2013 Manual de Excel [GARCÍA GUEVARA ZAYI GABRIELA] Grupo: 263
Garcia Guevara Zayi Gabriela
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Capitulo 1 Entorno de Excel 2010
¿Qué es una hoja de cálculo?
Una hoja de cálculo es un programa o aplicación informática que permite la
manipulación sobre datos números dispuestos en tablas para la operación sobre cálculos
complejos de contabilidad, finanzas y negocios
¿Tipos de datos que se utilizan en una hoja de cálculo?
Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto.
¿Qué es Microsoft Excel 2010?
Es una aplicación distribuida por Microsoft Office para hojas de cálculo. Este programa es
desarrollado y distribuido por Microsoft, y es utilizado normalmente en tareas financieras y
contables.
¿Cómo ejecutar Microsoft Excel 2010?
Yo encuentro estás tres formas…
Inicio, Todos los programas, Microsoft Office, Microsoft Office Excel 2010.
También podemos acceder a Excel mediante su ícono, (que no es más
que un acceso directo al programa en sí), situado en el escritorio, que al igual que en la
forma anterior se abre un libro en blanco por defecto con las mismas características.
Win+R, Excel y aceptar.
Concepto de:
Columna: Es la línea vertical. En Excel se nombra por las letras (comenzando por la "A"). (Son
las que van de arriba a abajo).
Fila: Es la línea horizontal. En Excel se nombran por números (comenzando por el "1"). (Son las
que van de izquierda hacia la derecha).
Celda: Es la intersección de una columna y una fila (es donde se introducen los datos).
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Rango: Es el conjunto de celdas con el que estamos trabajando.
Libro: Documento completo de Excel el cual está conformado inicialmente por tres hojas de
cálculo.
Etiqueta de hoja: En la pantalla principal de Excel, se le nombra etiquetas a las marcas
que están en la parte de abajo, con el nombre de las hojas de cálculo, siempre aparecen como HOJA 1,
HOJA2 Y HOJA3 aunque después les puedes cambiar el nombre.
Elementos/componentes y Función de los elementos de
Microsoft Excel 2010.
Barra de título: En esta barra ubicamos el nombre del programa, en este
caso "Microsoft Excel - Libro1" y los botones de control que son: "Minimizar",
"Maximizar/Restaurar" y "Cerrar". Por mencionar el nombre de "Libro1" es temporal,
cambia cuando el usuario gusta ponerle otro nombre al archivo para ubicarlo más facil.
2. Barra de menús: permite el acceso a los menús, que incluyen todas las
funciones que ésta aplicación puede realizar. Se podia decir la estructura ósea de Excel
con estos podemos darle otro aspecto a la base de datos, desde cambiar el color de iuna
celda hasta insertar gráficas.
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3. Barra de herramientas estándar: Esta barra por lo general se encuentra
en todos los programas de Office, pero con ligeras variaciones, ya que estas realizan
direfentes trabajos que están diseñados para Excel.
4. Barra de formato: Esta barra permite cambiar la aparencia de la
hoja de cálculo ya sea cambiar de fuente, tamaño, color del rótulo, color de
celda, agregar bordes, poner valor de moneda entre otras.
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5. Barra de Fórmulas: Esta barra más que nada, te indica el contenido de
cada celda al momento de seleccionarla. Puede mostrar si es un rótulo, algún número o
también una fórmula. También se puede insertar información desde esa barra.
6. Barras de desplazamiento: Estas barras se encuentran ubicadas en la
parte baja de la y a la derecha de la ventana del programa. Su función es simplemente
desplazarnos por el documento en uso. Pueden llegar a disminuir de tamaño
dependiendo que tan grande sea el documento.
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Como modificar el ancho de columna en Microsoft Excel.
1. Haga clic con el botón secundario del mouse y, a continuación, elija
Seleccionar todas las hojas en el menú contextual.
2. En el menú Formato, elija Columna y, a continuación, haga clic en Ancho
estándar.
3. Introduzca una nueva medida. El número que aparece en el cuadro
Ancho estándar de columna es el promedio de dígitos 0-9 de la fuente estándar que
cabe en una celda.
Como introducir datos.
Pulsar dos veces sobre la celda en la que
queremos introducir la información y una vez nos
muestre el cursor en su interior, insertar los datos.
O bien, insertar los datos. señalar la celda
(pulsando sobre la celda) y escribir directamente en la
barra de fórmulas, como se puede ver en la imagen
superior.
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Capítulo 2 Operaciones con las hojas de trabajo
Crear un libro de trabajo.
Para crear un libro de trabajo nuevo en blanco, selecciona la ficha General en el cuadro
de diálogo Nuevo y pulse dos veces en el icono Libro. La figura de arriba muestra cómo crear un
archivo nuevo en Excel, Si deseas crear un nuevo documento a partir de una plantilla, entonces
selecciona Plantillas Instaladas o Mis Plantillas y elige la plantilla que necesidades.
Asignar un nombre a la hoja de trabajo.
Sitúate en la Hoja1, Selecciona le menú Formato. Elige la opción Cambiar el nombre de
la hoja.
Ocultar una hoja de trabajo.
Seleccione las hojas de cálculo que desee ocultar. Cómo seleccionar hojas
de cálculo, En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato. En
Visibilidad, haga clic en Ocultar y mostrar y haga clic en Ocultar hoja.
Insertar y eliminar hojas de trabajo.
Abre Microsoft Excel y el archivo que deseas cambiar. Para agregar una hoja de
trabajo, abre el menú Insertar y selecciona Hoja de trabajo. La nueva aparecerá antes
de la seleccionada en el menú de pestañas en el fondo de la ventana de Excel. Estará
numerada. Para borrar una hoja de trabajo primero selecciónala haciendo clic en su pestaña en
el fondo de la ventana Excel, luego abre el menú Editar y selecciona Borrar hoja de trabajo. Haz
clic en OK para borrarla.
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Capítulo 3 Operaciones de Edición.
Tipos de datos
Es un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un número, una fecha
u hora, o un texto.
Autor rellenó de celdas
Seleccione una celda vacía debajo, a la derecha, por encima o a la izquierda de la celda
que contiene los datos que va a utilizar para rellenar dicha celda. En el grupo Modificar de la
ficha Inicio, haga clic en Rellenar y, a continuación, en Abajo, Derecha, Arriba o Izquierda. Para
rellenar una celda rápidamente con el contenido de la celda situada encima o a la izquierda,
puede presionar CTRL+J o CTRL+D.
Búsqueda y sustitución de datos
Haga clic en cualquier celda. En la ficha Inicio, en el grupo Edición, haga clic en Buscar y
seleccionar. Para buscar texto o números, haga clic en Buscar Para buscar y reemplazar texto o
números, haga clic en Reemplazar Para reemplazar texto o números, escriba el nuevo texto o
número en el cuadro Reemplazar con (o deje el cuadro en blanco para no reemplazar los
caracteres con nada) y, a continuación, haga clic en Buscar o Buscar todos.
Copiar y mover datos
Para mover celdas, haga clic en Cortar en la barra de herramientas Estándar o
presione CTRL+X.
Para copiar celdas, haga clic en Copiar en la barra de herramientas Estándar o
presione CTRL+C.
Inserción de celdas, filas y columnas.
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Insertar nuevas celdas en blanco: Seleccione un rango de celdas en las que desee
insertar las nuevas celdas en blanco. Seleccione el mismo número de celdas que desea
insertar.
Insertar una única fila: Haga clic en una celda de la fila situada inmediatamente
debajo de la posición en la que desea insertar la nueva fila. Por ejemplo, para insertar
una nueva fila encima de la fila 5, haga clic en la fila 5.
Insertar varias filas Seleccione las filas situadas inmediatamente debajo de la
posición en la que desea insertar las nuevas filas. Seleccione el mismo número de filas
que desea insertar.
Insertar una única columna: Haga clic en una celda de la columna situada
inmediatamente a la derecha de la posición en que desea insertar la nueva columna.
Por ejemplo, para insertar una nueva columna a la izquierda de la columna B, haga clic
en una celda de la columna B.
Insertar varias columnas: Seleccione las columnas situadas inmediatamente a la
derecha de la posición en que desea insertar las nuevas columnas. Seleccione el mismo
número de columnas que desea insertar
Borar celdas, filas y columnas.
Seleccione las celdas, filas o columnas que desea eliminar. En el menú Edición, haga clic
en Eliminar. Si elimina un rango de celdas, haga clic en Desplazar las celdas hacia la izquierda,
Desplazar las celdas hacia arriba, Toda la fila o Toda la columna en el cuadro de diálogo
Eliminar.
Deshacer y rehacer acciones.
Con la combinación de teclas Cntrl + Z. Y para rehacer con la Cntrl + Y
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Capítulo 4 Formato de los datos
Formato de texto.
Seleccione las celdas a las que desea dar formato. En el menú Formato, haga clic en
Celdas y después en la ficha Número. En la lista Categoría, haga clic en Texto y, a continuación,
haga clic en Aceptar.
Formato de números.
Introduzca los números en las celdas a las que se ha asignado formato. Seleccione las
celdas que contienen los datos a los que desea dar formato de texto. En el menú Formato, haga
clic en Celdas y después en la ficha Número. En la lista Categoría, haga clic en Texto y, a
continuación, haga clic en Aceptar.
Alineación de datos en la celda.
Situado en la celda A1 con el texto escrito, lo primero vas a hacer más grande el
alto de fila para poder apreciar mejor los efectos. En la imagen está situado en 40. Para
realizar esta acción si es la primera vez que lo haces, te recomiendo la lectura de Cambia
el alto de las filas en la hoja de cálculo. A continuación abre la ventana Formato de
celdas como has leído arriba y despliega el triángulo negro al lado de la opción
Horizontal, elige Centrar. En el siguiente apartado, Vertical realiza idéntica acción y
escoge en este caso Superior. Pulsa Aceptar. El texto se ha situado en la parte superior de
la celda y se ha colocado de forma centrada en la misma. Te aconsejo que pruebes con
las diferentes opciones que ves al desplegar y compruebes el resultado.
Bordes y tramas.
En la barra de herramientas Bordes, haga clic en la flecha situada junto a Dibujar borde
o a Dibujar cuadrícula de bordes y, a continuación, haga clic en Dibujar borde en la
paleta.
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Dibujar una línea de borde en las celdas Haga clic en la línea que desee utilizar como
borde con la herramienta de dibujo de bordes o bien haga clic en la línea y arrastre las líneas
que desee utilizar como bordes.
Dibujar un borde exterior alrededor de una fila Haga clic en el centro de una celda
con la herramienta de dibujo de bordes y arrástrela hasta abarcar la fila.
Dibujar un borde exterior alrededor de una columna Haga clic en el centro de una
celda con la herramienta de dibujo de bordes y arrástrela hasta abarcar la columna.
Protección de celdas.
Seleccione las celdas que no quiere proteger. Para seleccionar celdas no contiguas,
mantenga presionada la tecla "Control" y haga clic en las celdas a seleccionar. En el menú
"Formato", haga clic en "Celdas" y en la solapa de "Protección". Desmarque el cuadro
"Bloqueada" y presione Aceptar. En el menú Herramientas, pinche en "Proteger" y haga clic en
"Proteger Hoja". Introduzca una contraseña si así lo desea y presione Aceptar.
MAYOR+A DE CELDAS DESPROTEGIDAS.
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Capítulo 5 Fórmulas.
Estructura de las fórmulas.
Las fórmulas son ecuaciones que calculan un resultado en base a valores existentes en la
planilla. Las fórmulas pueden contener números, operadores, referencias, e incluso otras
funciones.
La función SUMA.
La función SUMA suma todos los números que especifica como argumentos. Cada
argumento puede ser un rango, una referencia de celda, una matriz, una constante, una matriz,
o el resultado de otra función.
Prioridad de los operadores en las fórmulas.
Los operadores especifican el tipo de cálculo que desea ejecutar en los elementos de un
formula. Existe un orden predeterminado en el que tienen lugar los cálculos, pero puede cambiar
este orden utilizando paréntesis.
Existen cuatro tipos de operadores de cálculo: aritmético, comparación, concatenación de
texto y referencia.
Uso de nombres en los rangos.
Cuando trabajas con excel es bastante común que necesites usar el mismo rango de
celdas para diferentes operaciones (sumarlas, hallar el máximo, el mínimo…) cuando estas
operaciones son muchas, la cosa se puede volver un poco complicada, una forma bastante simple
de manejar esto es el uso de nombres en excel.
Usar un nombre en excel no es más que poner un “alias” al rango de celdas,
cuando queramos hacer referencia a ese rango, usaremos el nombre que hayamos definido.
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Cómo copiar fórmulas.
Copiar una fórmula
1. Seleccione la celda que contiene la fórmula que desea copiar.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Copiar.
3. Siga uno de los procedimientos siguientes:
Para pegar la fórmula y el formato, en la ficha Inicio, en el grupo
Portapapeles, haga clic en Pegar.
Para pegar la fórmula solamente, en la ficha Inicio, en el grupo
Portapapeles, haga clic en Pegar, en Pegado especial y luego en Fórmulas.
Compruebe que las referencias de celda de la fórmula producen el resultado deseado. Si
es necesario, cambie el tipo de referencia haciendo lo siguiente:
Seleccione la celda que contenga la fórmula.
En la barra de fórmulas, seleccione la referencia que desea cambiar.
Presione F4 para alternar las combinaciones.
Referencias Absolutas y Relativas.
Referencias relativas.
Una referencia relativa en una fórmula, como A1, se basa en la posición
relativa de la celda que contiene la fórmula y de la celda a la que hace referencia. Si
cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, se cambia la referencia. Si se
copia la fórmula en filas o columnas, la referencia se ajusta automáticamente. De forma
predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas. Por ejemplo, si copia
una referencia relativa de la celda B2 a la celda B3, se ajusta automáticamente de =A1 a
=A2.
Referencias absolutas.
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Una referencia de celda absoluta en una fórmula, como $A$1, siempre
hace referencia a una celda en una ubicación específica. Si cambia la posición de la celda
que contiene la fórmula, la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la
fórmula en filas o columnas, la referencia absoluta no se ajusta. De forma
predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas y es necesario
cambiarlas a referencias absolutas. Por ejemplo, si copia una referencia absoluta de la
celda B2 a la celda B3, permanece invariable en ambas celdas =$A$1.
Cómo auditar datos.
Al utilizar las opciones de Auditoria puede encontrar errores y asegurar la exactitud de
las fórmulas en sus hojas de trabajo complejas. Cuando audita una hoja de trabajo, el programa
Excel determina la relación que existe entre las fórmulas y las celdas que están referenciadas por
ellas. Las celdas precedentes son aquellas que suministran los datos a la fórmula mientras que las
celdas dependientes contienen las fórmulas y se refieren a otras celdas. Cuando el programa
encuentra las celdas precedentes o dependientes, aplica flechas de seguimiento a las celdas. Las
flechas de rastreo muestran la relación que existe entre la celda activa y las celdas relacionadas.
Cuando busca las celdas precedentes, debe seleccionar la celda de la fórmula antes de que
programa pueda aplicar las flechas. De igual forma, primero debe seleccionar una celda o el
rango de celdas que contiene los datos para buscar las celdas dependientes. Si dentro de la celda
aparece un mensaje de error, como #DIV/0! o #VALUE!, debe seleccionar la celda antes de que
el programa pueda encontrar un error. Al buscar los errores puede utilizar las opciones que se
encuentran en: Pestaña Fórmulas, Grupo Auditoría de fórmulas Debe seleccionar una celda que
contenga la fórmula antes de que empiece a buscar las celdas precedentes. Debe seleccionar la
celda o el rango de celdas que contienen los datos o que proporcionan los daros a la fórmula
antes de que pueda encontrar las celdas dependientes.
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Capítulo 6 Funciones.
Que es una función.
Una función es una fórmula predefinida por Excel que opera sobre uno o más valores
(argumentos) en un orden determinado (estructura). El resultado se mostrará en la celda donde
se introdujo la formula.
El tipo de argumento que utiliza una función es específico de esa función. Así, los
argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices,
valores de error cómo #N/A o referencias de celda. Un argumento puede ser una constante, una
fórmula o incluso otra función.
Excel cuenta con una gran variedad de funciones dependiendo del tipo de operación o
cálculo que realizan. Estas funciones pueden ser matemáticas y trigonométricas, estadísticas,
financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de
información.
Cuando cree una fórmula que contenga una función, el cuadro de diálogo Insertar
función le ayudará a introducir las funciones de la hoja de cálculo. A medida que se introduzca
una función en la fórmula, el cuadro de diálogo Insertar función irá mostrando el nombre de la
función, cada uno de sus argumentos, una descripción de la función y de cada argumento, el
resultado actual de la función y el resultado actual de toda la fórmula.
Para introducir una fórmula, cuenta con dos opciones:
1. Puede escribir la formula directamente en la celda que mostrará el
resultado. Si el nombre de la fórmula es correcto Excel indicará los argumentos de la
misma.
2. Puede utilizar la ayuda de Excel (cuadro de diálogo Insertar función),
este asistente mostrará el nombre de la función, los argumentos, además una descripción
de la función y de cada argumento.
Para que sirve una función.
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Las funciones de hoja en Excel permite realizar cálculos u operaciones que serían
imposible de realizar de otra manera. Excel proporciona una gran cantidad de funciones
integradas (Suma(); Promedio(); Buscar(); Indirecto(); Valor(); Si(); Y(); Dirección(), etc.)
Existen muchas funciones como habíamos dicho, tanto es así que existen funciones nuevas que se
han incorporado en Excel 2007, que la versión anterior (Excel 2003) no los tenía. Esto es debido a
las necesidades de los usuarios en realizar cálculos cada vez más complejos.
Lo bueno de las funciones propias (integradas) de Excel es que viene con una ayuda descriptiva
en cada una de ellas. El sistema de ayuda de Excel es un excelente recurso el cual tu puedes
acceder, la cual recomiendo.
Antes que me olvide. Excel también puede crear funciones nuevas, que nosotros mismos podemos
crearlas, estas funciones son denominadas Funciones definidas por el usuario. Para poder crearlas
o desarrollarlas es necesario tener conocimientos de VBA (Visual Basic para Aplicaciones)
La función SI
La función SI en Excel es parte del grupo de funciones Lógicas y nos permite evaluar una
condición para determinar si es falsa o verdadera. La función SI es de gran ayuda para tomar
decisiones en base al resultado obtenido en la prueba lógica.
Probaremos la función SI con el siguiente ejemplo. Tengo una lista de alumnos con sus
calificaciones correspondientes en la columna B. Utilizando la función SI desplegaré un mensaje
de APROBADO si la calificación del alumno es superior o igual a 60 y un mensaje de
REPROBADO si la calificación es menor a 60.
Las funciones MIN y MAX
Devuelven el mínimo o el máximo de un conjunto de valores de un campo
especificado en una consulta. Sintaxis, Mín(expr), Máx(expr) El marcador de posición expr
representa una expresión de cadena que identifica el campo que contiene los datos que
desea evaluar o una expresión que realiza un cálculo utilizando los datos de ese campo.
Los operandos de expr pueden incluir el nombre de un campo de tabla, una constante o
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una función (que puede ser intrínseca o definida por el usuario, pero no puede ser
ninguna de las otras funciones de agregado de SQL).
Funciones de tiempo.
Excel provee de tres funciones que nos ayudan a trabajar con información de tiempo. Estas funciones son de gran utilidad para extraer información específica de hora, minuto y segundo de una celda que contiene un dato de tipo Hora.
Cada función, de acuerdo a su nombre, extrae una parte específica de una hora con tan solo especificar la celda que contiene el dato que deseamos analizar. Por ejemplo, supongamos que la celda A 1 tiene la siguiente información:
La función HORA en Excel
Para obtener solamente la hora de esta celda puedo utilizar la función HORA de
la siguiente manera:
Observa que Excel regresa el valor 17 porque las horas son siempre especificadas
en el formato de 24-horas.
La función MINUTO en Excel
Para extraer la información de los minutos utilizamos la función MINUTO:
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La función SEGUNDO en Excel
Y finalmente para obtener los segundos de la celda A1 utilizamos la función
SEGUNDO:
Ya lo sabes, cuando necesites extraer información específica sobre una hora
puedes hacer uso de las funciones de tiempo para facilitar cualquier cálculo posterior.
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Capítulo 7 Gráficos.
Que es un gráfico.
Un gráfico es la representación de datos, generalmente numéricos, mediante líneas,
superficies o símbolos, para ver la relación que esos datos guardan entre si y facilitar su
interpretación.
La utilización de gráficos hace más sencilla e inmediata la interpretación de los datos. Nos dice
mucho más que una serie de datos clasificados por filas y columnas.
Elementos de un Gráfico.
Área del gráfico. Esta es el área que se encuentra definida por el
marco del gráfico y que incluye todas sus partes.
Título del gráfico. Texto descriptivo del gráfico que se coloca en
la parte superior.
Puntos de datos. Es un símbolo dentro del gráfico (barra, área,
punto, línea) que representa un solo valor dentro de la hoja de Excel, es decir que
su valor viene de una celda.
Series de
datos. Son los puntos de
datos relacionados entre sí
trazados en un gráfico. Cada
serie de datos tiene un color
exclusivo. Un gráfico puede
tener una o más series de
datos a excepción de los
gráficos circulares que
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solamente pueden tener una serie de datos.
Ejes. Un eje es la línea que sirve como referencia de medida. El eje
Y es conocido como el eje vertical y generalmente contiene datos. El eje X es
conocido también como el eje horizontal y suele contener las categorías del
gráfico.
Área de trazado. Es el área delimitada por los ejes e incluye
todas las series de datos.
Líneas de división. Son líneas opcionales que extienden los
valores de los ejes de manera que faciliten su lectura e interpretación.
Título de eje: Texto descriptivo que se alinea automáticamente al
eje correspondiente.
Leyenda. Un cuadro que ayuda a identificar los colores asignados
a las series de datos.
Cómo se genera un gráfico.
Para insertar un gráfico tenemos varias opciones, pero siempre utilizaremos la sección
Gráficos que se encuentra en la pestaña Insertar.
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Es recomendable que tengas seleccionado el rango de celdas que quieres que participen
en el gráfico, de esta forma, Excel podrá generarlo automáticamente. En caso contrario, el
gráfico se mostrará en blanco o no se creará debido a un tipo de error en los datos que solicita.
Existen diversos tipos de gráficos a nuestra disposición. Podemos seleccionar un gráfico a
insertar haciendo clic en el tipo que nos interese para que se despliegue el listado de los que se
encuentran disponibles.
En cada uno de los tipos generales de gráficos podrás encontrar un enlace en la parte
inferior del listado que muestra Todos los tipos de gráfico…
Hacer clic en esa opción equivaldría a desplegar el cuadro de diálogo de Insertar gráfico
que se muestra al hacer clic en la flecha de la parte inferior derecha de la sección Gráficos.
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Aquí puedes ver listados todos los gráficos disponibles, selecciona uno y pulsa Aceptar
para empezar a crearlo. Si seleccionaste un rango de celdas verás tu nuevo gráfico
inmediatamente y lo insertará en la hoja de cálculo con las características predeterminadas del
gráfico escogido. Si has decidido probar suerte y no tenías celdas seleccionadas, deberás seguir
leyendo los siguientes apartados.
Tipos de Gráficos.
Gráficos de columna. Este tipo de gráfico hace un énfasis especial en las variaciones de los
datos a través del tiempo. Las categorías de datos aparecerán en el eje horizontal y los valores en
el eje vertical. Frecuentemente se compara este tipo de gráfico con los gráficos de barra, donde
la diferencia principal es que en los gráficos de barra las categorías aparecen en el eje vertical.
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Gráficos de línea. Un gráfico de línea muestra las relaciones de los cambios en los datos en
un período de tiempo. Este gráfico es comparado con los gráficos de área, pero los gráficos de
línea hacen un énfasis especial en las tendencias de los datos más que en las cantidades de
cambio como lo hacen los gráficos de área.
Gráficos circulares. También conocidos como gráficos de pie (en inglés) o gráficos de
pastel. Estos gráficos pueden contener una sola serie de datos ya que muestran los porcentajes de
cada una de las partes respecto al total.
Gráficos de Barra. Un gráfico de barra hace un énfasis en la comparación entre
elementos en un período de tiempo específico. Este tipo de gráfico incluye cilindros, conos y
pirámides.
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Gráficos de Área. Los gráficos de área muestran la importancia de los valores a través del
tiempo. Un gráfico de área es similiar a un gráfico de línea, pero ya que el área entre las líneas
está relleno, el gráfico de área le da una mayor importancia a la magnitud de los valores que lo
que puede hacer un gráfico de línea.
Gráficos XY (Dispersión). Los gráficos de dispersión son útiles para mostrar la relación
entre diferentes puntos de datos. Este tipo de gráfico utiliza valores numéricos para ambos ejes
en lugar de utilizar categorías en alguno de los ejes como en los gráficos anteriores.
Existen otros tipos de gráficos en Excel como los de superficie, anillos, burbuja, pero los
analizaremos en una publicación posterior. Los gráficos presentados el día de hoy son los tipos de
gráficos más utilizados en Excel y pronto aprenderás a obtener el mayor provecho de cada uno
de ellos.
Edición de un gráfico.
Una vez hemos creado un gráfico Interactivo, SPSS nos ofrece la posibilidad de
modificar todas sus características estructurales para obtener más información sobre los
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datos, mejorar su presentación o incluso agregar información adicional. Dentro de las
diferentes posibilidades que nos ofrece el programa para modificar los gráficos, se
encuentran:
Cambiar las asignaciones de las variables.
Añadir o eliminar elementos del gráfico.
Cambiar las funciones de resumen.
Ingresar, editar o eliminar etiquetas.
Modificar el tamaño, color o textura de los gráficos.
Editar y aplicar aspectos de gráfico.
Reordenar los objetos gráficos.
Ajustar los ejes.
Impresión de un gráfico.
1. Haga clic en la hoja de cálculo que contiene el gráfico que desea
imprimir.
2. En la ficha Vista, en el grupo Vistas de libro, haga clic el Diseño de página
o Vista previa de salto de página.
3. Para mover un gráfico, arrástrelo a la ubicación que prefiera en la
página que desea imprimir.
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4. Para cambiar el tamaño del gráfico, siga uno de estos procedimientos:
Haga clic en el gráfico y, a continuación, arrastre los controladores
de tamaño hasta el tamaño que desee.
En la ficha Formato, en el grupo Tamaño, escriba el tamaño en el
cuadro Alto de forma y Ancho de forma.
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Capítulo 8 Manejo de datos.
Por muchos años he utilizado el Asistente para tablas y gráficos dinámicos de
Excel, sin embargo a partir de Excel 2007 este Asistente ya no está disponible en la Cinta
de opciones y no es tan simple encontrarlo, pero hoy te mostraré cómo hacerlo.
Encontrando el asistente para tablas dinámicas
El método más fácil para ejecutar el Asistente para tablas y gráficos dinámicos es
utilizar el siguiente atajo de teclado: ALT + T + B. (Si tienes Excel en inglés el atajo es: ALT
+ D + P)
También puedes agregar este asistente a la barra de acceso rápido. En el cuadro
de diálogo Opciones de Excel, en la sección para Personalizar la barra de herramientas
de acceso rápido, selecciona la opción Todos los comandos de la lista de comandos
disponibles y podrás encontrar el comando correspondiente:
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De esta manera podrás tener siempre disponible el Asistente para tablas y
gráficos dinámicos que nos ayudará en la creación de tablas dinámicas.
Crear una tabla dinámica con el Asistente
La primera de las opciones del Asistente nos permite crear una tabla dinámica
con los datos que tengamos en nuestras hojas de Excel, por ello esta opción es llamada
Lista o base de datos de Microsoft Excel.
Al seleccionar esta opción y hacer clic en Siguiente, se mostrará el segundo paso
del proceso que nos permitirá especificar el rango de celdas en las que estará basada
nuestra tabla dinámica.
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Una vez seleccionado el rango adecuado, pulsamos el botón Siguiente y
podremos decidir si deseamos crear la tabla dinámica en una hoja de cálculo nueva o en
una hoja ya existente.
Pulsamos el botón Finalizar y nuestra tabla dinámica habrá sido creada.
Cómo trabajar con los datos de una tabla dinámica.
Si desea trabajar en Servicios de Excel con los datos de una tabla basados en una
conexión de datos externos, no podrá utilizar un rango de datos externos (lo que también se
conoce como tabla de consulta). Debe crear un informe de tabla dinámica que acople los datos
jerárquicos multidimensionales en una tabla o en dos dimensiones. Ésta es la forma de hacerlo.
Uso de la tabla dinámica para crear un gráfico.
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Un gráfico dinámico es un gráfico que está basado en los datos de una tabla dinámica y
que se ajusta automáticamente al aplicar cualquier filtro sobre la información. Con este tipo de
gráfico podrás ayudar en la compresión de los datos de una tabla dinámica.
Ordenar datos de una lista.
Ordenar los datos es una parte esencial del análisis de datos. Puede que desee poner una
lista de nombres en orden alfabético, compilar una lista de niveles de inventario de productos de
mayor a menor u ordenar filas por colores o por iconos. Ordenar los datos ayuda a verlos y a
comprenderlos mejor, así como a organizarlos y encontrarlos más fácilmente y a tomar decisiones
más eficaces.
Uso de filtros para visualizar selectivamente una lista.
Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar un subconjunto de datos de
un rango y trabajar con el mismo. Un rango filtrado muestra sólo las filas que cumplen el
criterio que se especifique para una columna. Microsoft Excel proporciona dos comandos
para aplicar filtros a los rangos:
Autofiltro, que incluye filtrar por selección, para criterios simples
Filtro avanzado, para criterios más complejos
A diferencia de la ordenación, el filtrado no reorganiza los rangos. El filtrado
oculta temporalmente las filas que no se desea mostrar.
Cuando Excel filtra filas, le permite modificar, aplicar formato, representar en
gráficos e imprimir el subconjunto del rango sin necesidad de reorganizarlo ni ordenarlo.
Uso de formularios.
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Los formularios en Excel son un método para ingresar datos a nuestras hojas y son de
mucha utilidad porque nos ayudan a evitar errores en la captura de información. Podemos
comparar los formularios de Excel con los formularios impresos en papel.
Tipos de formularios en Excel
Podemos crear tres tipos diferentes de formularios en Excel.
Formulario de datos
Hojas de cálculo con controles de formulario o controles ActiveX
Formularios de usuario de VBA
A continuación describiré brevemente cada uno de ellos.
Formularios de datos
A través de un formulario de datos podemos mostrar al usuario una sola fila de nuestra
tabla de datos. En este formulario se puede realizar la edición de la información e inclusive crear
un nuevo registro para la tabla.
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Excel puede generar automáticamente un formulario de datos para nuestras tabla. Para
consultar más detalle sobre este tema consulta el artículo: Agregar filas a una tabla de Excel.
Un detalle importante que debes saber sobre los formularios de datos es que si una celda
contiene una fórmula no podrás modificar dicha fórmula mediante el formulario sino que
solamente se mostrará el resultado del cálculo sin poder editarlo.
Hoja de cálculo con controles
Ya que las celdas de una hoja de Excel nos sirven para introducir información, podemos
pensar en una hoja como un gran formulario. De esta manera, si agregamos controles de
formulario a nuestra hoja podremos crear formularios de entrada de datos muy útiles.
Por ejemplo, podemos agregar a nuestra hoja un control de cuadro de lista para facilitar
la selección de los elementos.
De igual manera podemos agregar botones, cuadros combinados, casillas de verificación
y otros controles más que nos ayudarán a crear formularios avanzados.
Formularios de usuario VBA
Los formularios de usuario, también conocidos como UserForm, son cuadros de diálogo
que hacen uso de controles ActiveX y que nos permiten solicitar información al usuario. Estos
formularios son creados desde el Editor de Visual Basic y administrados desde código VBA.
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Una vez que se ha creado el formulario de usuario podemos arrastrar y soltar los
controles Active X que se mostrarán en el Cuadro de herramientas:
Los diferentes tipos de formularios en Excel nos evitarán dolores de cabeza ya que podremos tener cierto grado de control sobre el ingreso de datos que otras personas realizan sobre nuestras hojas de Excel.