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INDICE
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APARTADO PAGINA
1. INTRODUCCION 5
2. MARCO JURIDICO 9
3. MARCO TECNICO 13 3.1 PRINCIPIOS BASICOS DE CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL 15 3.2 NORMA PARA AJUSTAR AL CIERRE DEL EJERCICIO, EN
LA CONTABILIDAD DE
LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION PUBLICA
FEDERAL, LOS SALDOS EN MONEDA NACIONAL ORIGINADOS POR DERECHOS U
OBLIGACIONES EN MONEDA EXTRANJERA PARA EFECTOS DE CONSOLIDACION
27 3.3. LINEAMIENTOS PARA MODIFICAR EL CATALOGO DE CUENTAS
GENERAL 31 3.4. PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIN PARA EL USO DEL
SISTEMA DE
REGISTRO CONTABLE 39
3.5. PROCEDIMIENTO PARA LA AUTORIZACION DE LIBROS PRINCIPALES DE
CONTABILIDAD
43
3.6. DISPOSICIONES APLICABLES AL ARCHIVO CONTABLE GUBERNAMENTAL
49 3.7. DEPURACION Y CANCELACION DE SALDOS 65
4. CATALOGO DE CUENTAS 73 4.1 ESTRUCTURA 75 4.2 CONCEPTOS 81 4.3
LISTA DE CUENTAS 85 4.4 INSTRUCTIVOS DE MANEJO DE CUENTAS 95 4.5
GUIAS CONTABILIZADORAS 289
PRC-001.- ASIENTOS AL INICIO DEL EJERCICIO 291 PRC-003.- CONTROL
PRESUPUESTARIO DEL PRESUPUESTO DE EGRESOS 295 PRC-005.- ASIENTOS DE
CIERRE DE EJERCICIO 299 PRC-007.- CONSTANCIAS DE COMPENSACION DE
PARTICIPACIONES 307 PRC-010.- DENUNCIAS AL MINISTERIO PUBLICO Y
RESPONSABILIDADES 311 PRC-013.- OPERACIONES EXTEMPORANEAS 321
PRC-014.- PAGOS CON ACUERDO 325 PRC-016.- GASTOS 329 PRC-017.-
HONORARIOS 339 PRC-018.- INVENTARIOS 343 PRC-019.- OBRAS 361
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APARTADO PAGINA
PRC-020.- RECUPERACION POR BIENES INVENTARIABLES, INVERSIONES Y
OTROS CONCEPTOS
367
PRC-025.- FONDO REVOLVENTE Y ROTATORIO 379 PRC-026.- FONDO DE
GARANTIA PARA REINTEGROS AL ERARIO FEDERAL 383 PRC-028.-
PRESCRIPCION DE PASIVOS 389 PRC-029.- RAMO XXV.- PREVISIONES Y
APORTACIONES PARA LOS SISTEMAS
DE EDUCACION BASICA, NORMAL, TECNOLOGICA Y DE ADULTOS 393
PRC-040.- CONTROL DE CHEQUES 397 PRC-044.- TRANSFERENCIA DE
SALDOS 401 PRC-046.- ASUNCION DE PASIVOS 405 PRC-047.- BIENES
DERIVADOS DE EMBARGO, ADJUDICADOS, ASEGURA-
MIENTO Y DACION EN PAGO 409
PRC-053.- DEVENGADO NO PAGADO 415 PRC-054.- ERARIO 421 PRC-055.-
FONDO DE AHORRO CAPITALIZABLE DE LOS TRABAJADORES
DEL ESTADO 429
PRC-056.- REINTEGROS PRESUPUESTARIOS 435 PRC-057.-
RECTIFICACIONES PRESUPUESTARIAS 447 PRC-059.- SERVICIOS PERSONALES
461 PRC-061.- RECURSOS A ORGANOS ADMINISTRATIVOS DESCONCENTRADOS
473 PRC-068.- ADQUISICIONES DE BIENES Y/O SERVICIOS EN EL
EXTRANJERO
POR PARTE DE LAS FUERZAS ARMADAS, ARMADA DE MEXICO E
INSTITUCIONES DE SEGURIDAD PUBLICA
477
PRC-077.- MULTAS Y SANCIONES A PARTIDOS POLITICOS 481 NIF-002.-
ARRENDAMIENTO FINANCIERO 485
5. CASO PRACTICO 491
5.1 ENUNCIADO DE OPERACIONES 493
5.2 ASIENTOS DE DIARIO 499 5.3 ESQUEMAS DE MAYOR 513 5.4 HOJA DE
TRABAJO 519
6. ANEXOS 523
6.1 DIRECTORIO DE SERVIDORES PUBLICOS 525
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1. INTRODUCCION
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A lo largo de los aos, la contabilidad se ha constituido como la
tcnica idnea para ordenar, analizar y registrar las operaciones que
practican los entes econmicos. Por ello, la Contabilidad
Gubernamental juega un papel relevante como instrumento que define
y norma el registro y control financiero de los recursos pblicos
federales, as como de los bienes y obligaciones patrimoniales. En
este sentido se le define como la tcnica destinada a captar,
clasificar, registrar, resumir, comunicar e interpretar la
actividad econmica, financiera, presupuestaria, administrativa y
patrimonial del Estado.
A travs del registro sistematizado que llevan a cabo las
dependencias y las entidades paraestatales se posibilita la
interpretacin de la situacin patrimonial de la Administracin
Pblica. Para ello, la Direccin General de Contabilidad
Gubernamental, actualmente Unidad de Contabilidad Gubernamental e
Informes sobre la Gestin Pblica, en cumplimiento de las
atribuciones que la legislacin pblica le confiere, implant a partir
de 1985 el Sistema Integral de Contabilidad Gubernamental (SICG ),
el cual contribuye a dar mayor fluidez a las tareas contables de
las dependencias y entidades que conforman el Sector Pblico,
reflejndose esta situacin en un mayor y mejor control de las
finanzas pblicas.
A partir de ese momento la Unidad de Contabilidad Gubernamental,
en apego a las estrategias de modernizacin definidas por el
Gobierno Federal, efecta una labor permanente de revisin tanto de
la tcnica en s misma, como de sus mecanismos de aplicacin.
Al concluir cada ejercicio se actualizan los manuales del
Sistema Integral de Contabilidad Gubernamental, con la finalidad de
concentrar en los mismos todas las adecuaciones realizadas a lo
largo del perodo, y se difunden para su aplicacin.
Resulta de particular importancia el esfuerzo que tanto las reas
rectoras como los responsables de las reas centrales de
contabilidad, cada uno en su esfera, llevan a cabo para el estudio,
determinacin, implantacin y aplicacin de normas contables
gubernamentales acordes con los Principios Bsicos de Contabilidad
Gubernamental y con las tcnicas ms actuales en esta materia y en
finanzas pblicas. En este sentido, considerando que los Principios
de Contabilidad Generalmente Aceptados, emitidos por el Instituto
Mexicano de Contadores Pblicos, A.C. (IMCP), son de carcter
supletorio, la normatividad que de ellos emane debe ser aplicada en
los mismos trminos, con la previa autorizacin de la Secretara de
Hacienda y Crdito Pblico (SHCP).
Los manuales que conforman el Sistema tienen como objetivo
proporcionar a los distintos centros contables, los elementos
necesarios que les permitan contabilizar sus operaciones y unificar
los criterios en materia de contabilidad con el propsito de
consolidar la informacin financiera para formular e integrar La
Cuenta de la Hacienda Pblica Federal. La consolidacin consiste en
sumar algebraicamente la informacin financiera que se genera en los
subsistemas que conforman el SICG, considerando los trminos en que
fueron autorizados los presupuestos de ingresos y gastos y comparar
e igualar automticamente las cifras en cuentas de enlace y balance,
para continuar el proceso de cierre contable y la elaboracin de los
estados de Situacin Financiera Comparativo y de Modificaciones en
la Hacienda Pblica Federal.
Los Manuales que integran el SICG son:
Manual de Contabilidad Gubernamental del Subsistema de
Recaudacin Manual de Contabilidad Gubernamental del Subsistema de
Egresos Manual de Contabilidad Gubernamental del Subsistema de
Deuda Pblica Manual de Contabilidad Gubernamental del Subsistema de
Fondos Federales
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Manual de Contabilidad Gubernamental del Sector Paraestatal Los
manuales del Sector Central se integran con cuatro apartados
principales: MARCO JURIDICO Lo conforman los ordenamientos jurdico
administrativos que regulan la Contabilidad Gubernamental.
MARCO TECNICO
Integrado por las normas de carcter general aplicables a las
dependencias y entidades del Sector Pblico Federal.
CATALOGO DE CUENTAS
En l se especifica la estructura de las cuentas de mayor y sus
conceptos; incluye la lista de cuentas y sus correspondientes
instructivos de manejo, as como una Gua Contabilizadora que
clasifica las operaciones por su tipo, mencionando el concepto,
documento fuente, periodicidad, registro contable y, en su caso, la
relacin con otros subsistemas.
CASO PRACTICO
Presenta asientos de diario, esquemas de mayor y hoja de
trabajo, con el propsito de que el usuario cuente con ejemplos que
contengan las operaciones ms representativas que se dan en el
Sector Pblico.
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2. MARCO JURIDICO
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PRINCIPALES ORDENAMIENTOS JURIDICO - ADMINISTRATIVOS
Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos Ttulo
Tercero, Captulo Segundo, Seccin III, Artculos 73 y 74.
LEYES Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal Ttulo
Segundo, Captulo Segundo, Artculo 31, Fracciones XVIII y XXIII. Ley
Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria Ttulo Primero,
Captulo I, Ttulo Quinto, Captulo I, II y III, Artculos 86 al 105.
Ley de Ingresos de la Federacin. REGLAMENTOS Reglamento Interior de
la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico. Artculo 64. Diario
Oficial del 31 de Julio de 2002, modificacin el 18 de julio de
2006. Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad
Hacendaria DECRETOS Decreto referente a la revisin de la Cuenta de
la Hacienda Pblica Federal de 1989. Artculo 1. incisos c) e i)
Diario Oficial del 7 de Diciembre de 1990. Decreto del Presupuesto
de Egresos de la Federacin correspondiente al ejercicio.
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3. MARCO TECNICO
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3.1. PRINCIPIOS BASICOS DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
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PRINCIPIOS BASICOS DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
La Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la
Gestin Pblica de la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico (SHCP),
emite y difunde los Principios Bsicos de Contabilidad Gubernamental
para los Gobiernos, los cuales, incluyen propuestas de algunas
entidades federativas expuestas en los talleres sobre la
armonizacin y adaptacin del marco tcnico normativo. Se incorporan
dos nuevos principios, y se considera el esquema conceptual que
rige a los emitidos por el CINIF para los entes privados; todo
esto, atendiendo a las buenas prcticas contables y a la
modernizacin en materia de contabilidad, siempre, encaminadas a las
particularidades y necesidades del Sector Pblico.
Estos Principios Bsicos, son los elementos generales
fundamentales para uniformar los mtodos, procedimientos y prcticas
contables, as como organizar y mantener una efectiva sistematizacin
que permita la obtencin de informacin veraz en forma homognea,
clara y concisa; por lo que se constituyen en el sustento tcnico de
la Contabilidad Gubernamental.
La aplicacin y observancia de los Principios en el registro
contable, patrimonial y presupuestario de las operaciones, as como
en la preparacin de informes, hace posible obtener informacin que
por sus caractersticas de oportunidad, confiabilidad y
comparabilidad, resulta una verdadera base para la toma de
decisiones.
ENTE PBLICO
Principio Bsico
Se considera ente pblico a toda dependencia o entidad
gubernamental, paraestatal, centro contable de los ramos, de
Ingresos, de Deuda o de Tesorera plenamente identificable con
existencia propia e independiente, que ha sido creado por Ley o
Decreto.
Criterios del Principio Bsico
I. El ente pblico es un organismo establecido por una legislacin
especfica, la cual determina los objetivos de la misma, su mbito de
accin y sus limitaciones;
II. Se formaliza la creacin de las empresas paraestatales y de
los fideicomisos pblicos paraestatales a partir de un acto legal de
constitucin, participacin o aportacin en su capital o
patrimonio;
III. La informacin contable, presupuestaria, econmica y
programtica pertenece a entes claramente definidos que se
constituyen con el fin especfico de lograr los objetivos que se
establecen en el ordenamiento jurdico que los cre;
IV. La personalidad jurdica que implica tener patrimonio y
autonoma de gestin, en las dependencias, ramos y entidades
paraestatales, como tales, debern tener presupuesto propio;
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Los centros contables de los ramos, de Ingreso, de Deuda y de
Tesorera que no cuentan con patrimonio propio por estar adscritos a
una dependencia; estn obligados a cumplir en materia contable y de
rendicin de cuentas, como cualquier otro ente pblico;
V. Los entes podrn tener unidades administrativas que lleven a
cabo acciones de registro, sin que esto se interprete el delegar su
responsabilidad directa ante las instancias globalizadoras de
observar los lineamientos, reglas, procedimientos y rendir cuentas
sobre el total de las cifras resultantes de su gestin pblica, salvo
que se le requiera de manera especfica;
VI. El ente pblico es aquel que tiene las atribuciones para
asumir derechos, y contraer obligaciones derivadas de las
facultades que le confieren los marcos jurdicos y tcnicos que le
apliquen; es decir, que maneje, utilice, recaude, ejecute o
administre recursos pblicos.
EXISTENCIA PERMANENTE
Principio Bsico
Se considera que el ente tiene existencia permanente, salvo
modificacin posterior de la Ley o Decreto que lo cre, en la que se
especifique lo contrario.
Criterios del Principio Bsico
I. El sistema contable del ente pblico se establecer
considerando que el perodo de vida del mismo es indefinido; dicho
sistema debe disearse de modo que exista una relacin cronolgica de
las transacciones presupuestarias, financieras y patrimoniales, sin
que deban preverse mecanismos o procedimientos para una eventual
extincin;
II. Se puede considerar por terminado su ciclo de gestin cuando
ocurra un evento interno o externo, con respaldo jurdico, que
determine el fin del objetivo para el cual se constituy, o en su
defecto, que sea transformado el ente pblico;
III. La informacin contable que emitan los entes pblicos se podr
presentar a corto y largo plazo, entendindose que las entidades
tendrn vigencia suficiente para alcanzar sus objetivos y hacer
frente a sus compromisos.
CUANTIFICACIN EN TRMINOS MONETARIOS
Principio Bsico
Los derechos, obligaciones y en general las transacciones o
transferencias patrimoniales que realice el ente, sern registrados
en moneda nacional.
Criterios del Principio Bsico
I. Los entes deben registrar en moneda nacional los eventos y
operaciones que llevan a cabo, susceptibles de ser cuantificables,
as como aquellos realizados en divisas u otro tipo de valor como
son las unidades de inversin UDIs;
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II. La moneda nacional es el medio para valorar las
transacciones presupuestarias, financieras y patrimoniales a una
expresin homognea que permita agruparlas, compararlas y
presentarlas; as como mostrar la situacin financiera del ente;
III. Las operaciones que se generen en una moneda distinta a la
nacional, deben convertirse a moneda de curso legal para su
registro correspondiente, de acuerdo al tipo de cambio fijado por
el Banco de Mxico vigente al momento de su realizacin;
IV. Al cierre del ejercicio los entes pblicos debern aplicar el
documento Tipos de Cambio de Divisas Extranjeras para Cierres
Contables al 31 de Diciembre, que ser emitido y difundido por la
Secretara de Hacienda y Crdito Pblico para la rendicin de
cuentas.
V. Para efectos de control e informacin adicional, podrn manejar
en paralelo a los registros en los libros principales de
contabilidad en moneda nacional, auxiliares que muestren cifras en
diferentes monedas u otro tipo de valores como son las UDIs.
PERODO CONTABLE
Principio Bsico
La vida del ente se divide en perodos uniformes de un ao
calendario, para efectos del registro de sus operaciones y de
rendicin de cuentas.
Criterios del Principio Bsico
I. En lo que se refiere a la contabilidad gubernamental, el
perodo relativo es de un ao calendario, que comprende a partir del
1 de enero hasta el 31 de diciembre, y est directamente relacionado
con la anualidad del ejercicio y ejecucin de los presupuestos
pblicos de gasto e ingreso, autorizados y estimados,
respectivamente;
II. La necesidad de conocer los resultados de las operaciones y
la situacin financiera del ente, hace indispensable dividir la vida
continua del mismo en perodos uniformes y permite su
comparabilidad;
III. En caso de que algn ente inicie sus operaciones en el inter
del ao, el primer ejercicio contable abarcar a partir del inicio y
hasta el 31 de diciembre; tratndose de entes pblicos que terminen
su existencia permanente durante el ejercicio, efectuarn un cierre
por el trmino del perodo de la administracin de que se trate, sin
que esto sustituya los reportes para efectos de rendicin de cuentas
correspondientes al cierre contable del ao calendario;
IV. Para efectos de evaluacin y seguimiento de la gestin
financiera, as como de la emisin de estados financieros para fines
especficos se podrn presentar informes contables a determinado
perodo, sin que esto signifique la ejecucin de un cierre;
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COSTO HISTRICO
Principio Bsico
Los derechos, obligaciones y transformaciones patrimoniales se
deben registrar reconociendo el importe inicial conforme a la
documentacin comprobatoria y justificativa que los respalde,
identificando claramente los diferentes componentes que los
integran.
Criterios del Principio Bsico
I. Al reconocer en la contabilidad el valor inicial del costo,
gasto, contratacin, adquisicin, produccin o construccin de las
transacciones del ente se debern identificar los elementos que los
integren y, por cada rubro su incidencia contable;
II. Las operaciones y transacciones que la contabilidad
cuantifica al considerarlas realizadas se registran segn la
documentacin comprobatoria, justificativa y de soporte que las
sustente;
III. Tratndose de derechos derivados de los activos fijos se
podrn registrar a su valor de avalo o, en su caso, estimado si no
se cuenta con el inicial cuando sea producto de una donacin,
expropiacin, dacin en pago o hallazgo; siempre y cuando se
sustenten dichos eventos con la documentacin respectiva.
IV. Los estados financieros, muestran los valores y costos en
fechas anteriores y no los actuales segn el mercado. Si la
informacin deja de ser representativa en virtud de los cambios en
el poder adquisitivo de la moneda, podr ser reexpresada mediante
registros en cuentas complementarias especficas;
V. Los cambios en el poder adquisitivo de la moneda, se ajustarn
aplicando las normas especficas que para ello establezca la Unidad
de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestin
Pblica;
VI. Si derivado de los cambios se ajustan las cifras, se
considerar que no ha habido violacin de este principio, siempre y
cuando en las cuentas originales se conserve el valor histrico,
esta situacin debe quedar debidamente especificada y aclarada en la
informacin que se produzca;
IMPORTANCIA RELATIVA
Principio Bsico
Los estados financieros, presupuestarios y patrimoniales, deben
mostrar todas las partidas y elementos que son de importancia para
tomar decisiones, efectuar evaluaciones y rendir cuentas.
Criterios del Principio Bsico
I. La informacin procesada por el sistema de registro contable y
especialmente la presentada en los estados financieros,
presupuestarios y patrimoniales, debe incluir los aspectos
importantes o significativos del ente, tomando en consideracin que
su omisin o incorrecta presentacin afecta para la toma de
decisiones susceptible de ser cuantificables en trminos
monetarios;
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II. Es necesario tener en cuenta la relacin que guardan entre s
las diversas situaciones que se presentan, para conforme a su monto
y naturaleza, darles la aplicacin debida. En tales circunstancias,
lo fundamental para determinar los lmites de las "partidas de poca
importancia" ser el equilibrio entre la utilidad de la informacin,
el grado de detalle de la misma, la naturaleza de la partida y su
monto;
III. La informacin contable tiene importancia relativa cuando un
cambio en ella, en su presentacin, en su evaluacin, en su
descripcin o en cualquiera de sus elementos, pudiera modificar los
estados financieros.
CONSISTENCIA
Principio Bsico
Ante la existencia de operaciones similares en una entidad, debe
corresponder un mismo tratamiento contable, el cual debe permanecer
a travs del tiempo, en tanto no cambie la esencia econmica de las
operaciones para conocer su evaluacin mediante la comparacin de los
estados financieros de la entidad o su posicin en relacin con otros
entes pblicos.
Criterios del Principio Bsico
I. Las polticas, mtodos de cuantificacin y procedimientos
contables deben ser los apropiados para reflejar la situacin del
ente y en relacin con otros similares, debiendo aplicarse de manera
uniforme a lo largo de un perodo y de un perodo a otro.
II. Previa autorizacin de la instancia rectora y normativa en
materia de Contabilidad Gubernamental, se pueden variar los
procedimientos de cuantificacin, las polticas contables, los
procedimientos de registro y la presentacin contable cuando las
circunstancias requieran de un cambio;
III. Los estados contables o financieros correspondientes a cada
ejercicio seguirn los mismos criterios y los mismos mtodos de
valuacin utilizados en ejercicios precedentes, salvo cambios de
modelos contables de aplicacin general;
IV. La observancia de este principio, no imposibilita el cambio
en la aplicacin de reglas, lineamientos, mtodos de cuantificacin y
procedimientos contables; sino que exige que, cuando se efecte una
modificacin que afecte la comparabilidad de la informacin, se
revele claramente en los estados financieros: su motivo,
justificacin y efecto. Tambin, obliga al ente pblico a mostrar su
situacin financiera y resultados, aplicando bases tcnicas y
jurdicas consistentes que permitan la comparacin con ella misma
sobre la informacin de otros perodos y conocer su posicin relativa
con otros entes econmicos similares.
BASE EN DEVENGADO
Principio Bsico
La contabilizacin de las transacciones de gasto se reconocern
conforme a la fecha de su realizacin independientemente de su pago;
las de ingreso cuando se realicen efectivamente y/o se registrarn
en los activos correspondientes cuando exista jurdicamente el
derecho de cobro.
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PRINCIPIOS BASICOS DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
Criterios del Principio Bsico
I. Deben reconocerse en la contabilidad el total de las
transacciones o modificaciones patrimoniales cuantificables que
realizan los entes pblicos, considerando su base acumulativa;
II. Los gastos y costos se consideran devengados desde el
momento que se formalizan las transacciones mediante la recepcin a
satisfaccin de los servicios o bienes, respectivamente;
independientemente de la fecha de pago;
III. Los ingresos se registrarn a partir de su recaudacin y/o de
la identificacin jurdica del derecho de cobro relacionada con la
documentacin comprobatoria que los ampare; y,
IV. Cuando se deba elegir entre una alternativa para medir un
hecho econmico-financiero, se elegir aquella que no altere la
informacin y no produzca la sobre-valuacin de los activos ni
sub-valuacin de pasivos.
REVELACIN SUFICIENTE
Principio Bsico
Los estados financieros, presupuestarios y patrimoniales, deben
incluir informacin suficiente para mostrar amplia y claramente los
resultados y la situacin financiera, presupuestaria y patrimonial
del ente.
Criterios del Principio Bsico
I. Los estados financieros, presupuestarios y patrimoniales
deben mostrar la informacin necesaria para que sta sea
representativa de la situacin del ente a una fecha establecida,
dichos estados se acompaarn de notas explicativas.
INTEGRACIN DE LA INFORMACIN
Principio Bsico
La informacin de los diferentes entes, se integra en la
contabilidad, en los mismos trminos que se presentan en el Decreto
del Presupuesto de Egresos y en la Ley de Ingresos de la
Federacin.
Criterios del Principio Bsico
I. Los estados financieros de los entes se consolidan
considerando los trminos en que fue autorizado su presupuesto.
Para el Gobierno Federal la consolidacin se lleva a cabo
sumndose algebraicamente la informacin contable que se genera en
las reas centrales de contabilidad de los sistemas que conforman el
Sistema de Contabilidad Gubernamental, considerando los trminos en
que fueron autorizados los presupuestos pblicos, as como al
comparar e igualar automticamente las cifras en cuentas que
reflejan la vinculacin de las operaciones que se registran en dos o
ms sistemas, para continuar el proceso del cierre contable y la
elaboracin de los estados de situacin financiera.
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II. En las entidades paraestatales la dependencia coordinadora
de sector deber reconocer en su informacin financiera el valor de
la inversin patrimonial;
III. Le corresponde a la Instancia Rectora Normativa del Sistema
de Contabilidad Gubernamental, determinar el grado de consolidacin
de las cuentas, as como de la informacin de los Entes y rganos
sujetos a ste;
DUALIDAD ECONMICA
Principio Bsico
El ente debe reconocer en la contabilidad la representacin dual
de las transacciones aplicando la teora del cargo y del abono,
conforme a los derechos y obligaciones, ya sean derivados de los
presupuestos pblicos, as como de aquellos de origen patrimonial y
no presupuestario.
Criterios del Principio Bsico
I. Los entes deben registrar sus operaciones observando de
manera independiente, la teora del cargo y del abono, sin menoscabo
de la vinculacin que tengan con otro u otros entes;
II. Los registros de las operaciones de los hechos econmicos
deben contener por lo menos dos movimientos compensatorios para
mantener la doble dimensin, suma positiva, negativa o cero; y,
III. Los registros podrn realizarse en rojo, tanto en cargo como
en abono, para no presentar movimientos alterados, cuando as lo
determine la normatividad.
NO COMPENSACIN
Principio Bsico
La contabilizacin de las transacciones se aplicar en trminos
brutos, con base en la documentacin contable original que las
respalde y no en trminos netos.
Criterios del Principio Bsico
I. Todas las transacciones deben registrarse en la contabilidad,
conforme a los valores brutos de los documentos originales
justificativos, comprobatorios y de soporte.
CUMPLIMIENTO DE DISPOSICIONES LEGALES
Principio Bsico
El ente debe observar las disposiciones legales que le sean
aplicables en toda transaccin, en su registro y en general, en
cualquier aspecto relacionado con el sistema contable y
presupuestario.
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Criterios del Principio Bsico
I. El Sistema de Contabilidad Gubernamental debe:
a) Mostrar que se ha dado cumplimiento a todas las disposiciones
legales, y
b) Determinar adecuadamente los hechos, exponiendo plenamente su
efecto en la posicin financiera y los resultados de las operaciones
del ente contable.
Si se presenta conflicto entre las disposiciones legales y los
Principios Bsicos de Contabilidad Gubernamental, prevalecern las
primeras. Sin embargo, hasta donde sea posible el Sistema deber
permitir la presentacin de la posicin financiera en forma razonable
y los resultados de operacin.
CONTROL PRESUPUESTARIO
Principio Bsico
El registro presupuestario de la ejecucin del ingreso y el
ejercicio del gasto en entes pblicos se deber reflejar en la
contabilidad, considerando, sus efectos patrimoniales y su
vinculacin con los objetivos y metas determinados.
Criterios del Principio Bsico
I. El sistema de Contabilidad Gubernamental debe considerar
cuentas de orden a nivel mayor para el registro de la ejecucin de
la recaudacin y el ejercicio del gasto, a fin de proporcionar
informacin presupuestaria oportuna y confiable, y evaluar los
resultados obtenidos respecto de las expectativas y objetivos
previstos, respectivamente;
II. El sistema de registro contable del ente debe incluir
procedimientos, para la verificacin de la disponibilidad suficiente
para cada rubro de gastos, antes de contraer compromisos que
afecten al mismo;
La contabilizacin de los presupuestos, al igual que la
patrimonial deben seguir la metodologa de registros equilibrados o
igualados, representando las transacciones a travs de cuentas de
orden presupuestarias que reflejen la ejecucin de ingreso y el
ejercicio del gasto; as como su efecto en la posicin financiera y
en los resultados;
IV. Es necesario que cada ente cuente con un sistema de registro
contable que le permita identificar de forma individual y agregada
el registro de las operaciones en las cuentas presupuestarias; de
balance y de resultados correspondientes; as como generar registros
a diferentes niveles de agrupacin;
V. Las operaciones gubernamentales inherentes a la ejecucin de
los presupuestos de ingresos y egresos se ajustarn a lo
siguiente:
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a) Los ingresos presupuestarios se ejecutarn y clasificarn de
acuerdo con lo aprobado en la Ley de Ingresos; y,
b) Los gastos presupuestarios se afectarn y clasificarn como
sigue: primero, administrativa conforme en el Decreto del
Presupuesto de Egresos, que es la que permite identificar quin
gasta; segundo, funcional programtica, que indica para qu y en
funcin de qu se gasta; y tercero, econmica, que identifica en qu se
gasta y cul es el objeto del gasto;
VI. Las clasificaciones se determinan en razn de las dimensiones
o perspectivas que resultan del anlisis del gasto pblico del
gobierno; e informan, de manera principal y no exhaustiva ni
limitativa;
VII. Las obligaciones presupuestarias afectarn al presupuesto
del ejercicio en que se realicen, con cargo a los respectivos
presupuestos autorizados; los derechos afectarn al presupuesto del
ejercicio en que se liquiden;
VIII. Los ingresos afectan el presupuesto hasta el momento de su
cobro.
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3.2. NORMA PARA AJUSTAR AL CIERRE DEL EJERCICIO, EN LA
CONTABILIDAD DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION
PUBLICA FEDERAL, LOS SALDOS EN MONEDA NACIONAL ORIGINADOS POR
DERECHOS U OBLIGACIONES EN MONEDA EXTRANJERA PARA EFECTOS DE
CONSOLIDACION
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NORMA PARA AJUSTAR AL CIERRE DEL EJERCICIO, EN LA CONTABILIDAD
DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION PUBLICA
FEDERAL, LOS SALDOS EN MONEDA NACIONAL ORIGINADOS POR DERECHOS U
OBLIGACIONES EN MONEDA EXTRANJERA PARA EFECTOS DE CONSOLIDACION
I OBJETIVO
Que las dependencias y entidades apliquen de manera uniforme los
tipos de cambio, para ajustar al cierre del ejercicio anual los
saldos en moneda nacional, originados por derechos u obligaciones
en moneda extranjera.
II MARCO LEGAL Y TECNICO
- Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal. Art. 31 Fracc.
XVIII
- Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. Ttulo
Quinto, Captulo I Art. 94
- Cdigo Fiscal de la Federacin. Art. 20
- Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad
Hacendaria. Arts. 234 y 243
- Reglamento Interior de la Secretara de Hacienda y Crdito
Pblico. Art. 64 Fracciones I, IV y XXIII
- Disposiciones aplicables a la determinacin del tipo de cambio
para solventar obligaciones denominadas en moneda extranjera
pagaderas en la Repblica Mexicana, publicadas por el Banco de Mxico
en el Diario Oficial de la Federacin el 22 de marzo de 1996
- Principios Bsicos de Contabilidad Gubernamental
C) Cuantificacin en Trminos Monetarios G) Consistencia J)
Cumplimiento de Disposiciones Legales
III NORMA
Las dependencias y entidades debern actualizar al cierre de su
ejercicio anual, todos los saldos en moneda nacional originados por
derechos u obligaciones en moneda extranjera para efectos de
consolidacin, con base en los tipos de cambio que d a conocer la
Secretara de Hacienda y Crdito Pblico a travs de la Unidad de
Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestin Pblica,
mediante el documento "Tipos de Cambio de Divisas Extranjeras para
Cierres Contables al 31 de Diciembre".
IV PROCEDIMIENTO
Los saldos en moneda extranjera se convertirn a moneda nacional
conforme al tipo de cambio para solventar obligaciones denominadas
en moneda extranjera pagaderas en la Repblica Mexicana vigente al
31 de diciembre, publicado por el Banco de Mxico en el Diario
Oficial de la Federacin.
Los equivalentes en moneda nacional de monedas extranjeras, sern
calculados con base en el citado documento "Tipos de Cambio de
Divisas Extranjeras para Cierres Contables al 31 de Diciembre" que
prepara anualmente la Unidad de Contabilidad Gubernamental e
Informes sobre la Gestin Pblica, con informacin del Banco de
Mxico.
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NORMA PARA AJUSTAR AL CIERRE DEL EJERCICIO, EN LA CONTABILIDAD
DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION PUBLICA
FEDERAL, LOS SALDOS EN MONEDA NACIONAL ORIGINADOS POR DERECHOS U
OBLIGACIONES EN MONEDA EXTRANJERA PARA EFECTOS DE CONSOLIDACION
Para lo anterior, se multiplicarn las unidades pactadas en
moneda extranjera por el tipo de cambio correspondiente a la
divisa, consignado en la columna "Tipo en M.N." que aparece en el
documento indicado en el prrafo anterior. Una vez obtenido en
moneda nacional el equivalente de esa moneda, se comparar con la
cantidad registrada y la diferencia obtenida se contabilizar,
correspondindola, segn proceda, con cargo o abono en cuentas de
resultados.
V OTRAS DISPOSICIONES LEGALES
Las instituciones que son supervisadas, inspeccionadas y
vigiladas por las Comisiones Nacionales Bancaria y de Valores, y de
Seguros y Fianzas, observarn las disposiciones que por conducto de
dichas comisiones se dicten en esta materia.
VI VIGENCIA
La Norma ser obligatoria para los cierres contables efectuados a
partir del ejercicio 1995.
VII EXCEPCIONES
La Secretara de Hacienda y Crdito Pblico podr autorizar en casos
especficos el empleo de un tipo de cambio distinto a los indicados
en la presente norma.
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3.3. LINEAMIENTOS PARA MODIFICAR EL CATALOGO DE CUENTAS
GENERAL
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LINEAMIENTOS PARA MODIFICAR EL CATALOGO DE CUENTAS GENERAL
I. OBJETIVO
Dar a conocer los lineamientos que deben observar las reas
normativas para solicitar las modificaciones al Catlogo de Cuentas
General aplicable en las dependencias comprendidas en las
fracciones I a VIII del Artculo 4 de la Ley Federal de Presupuesto
y Responsabilidad Hacendaria, para el registro de sus operaciones
financieras y presupuestarias.
II. MARCO LEGAL Y TECNICO
Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal Art. 31, Fracc.
XXIII
Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria Ttulo
Quinto, Captulo I, Art. 4
Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad
Hacendaria Captulo II, Seccin 1, Art. 248, 250 y 251
Reglamento Interior de la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico
Art. 64, Fracc. IV
Principios Bsicos de Contabilidad Gubernamental
III. DEFINICIONES
El Catlogo de Cuentas General se integra por:
Lista de Cuentas.- Relacin ordenada de cuentas de mayor por
nmero consecutivo y rubro. Instructivo de Manejo de Cuentas.-
Conjunto de lineamientos de los conceptos ms frecuentes por los que
se
carga y abona cada cuenta, su clasificacin, naturaleza y lo que
representa su saldo.
Gua Contabilizadora.- Documento en el que se describen las
operaciones ms representativas para su correcto registro, control
y, en su caso, correspondencia con otros subsistemas.
IV. LINEAMIENTOS GENERALES
La autorizacin para modificar el Catlogo de Cuentas General es
competencia exclusiva de la Unidad de Contabilidad Gubernamental e
Informes sobre la Gestin Pblica, previa solicitud por escrito de
las reas normativas.
Los documentos que se integren al Catlogo de Cuentas General
debern elaborarse de acuerdo a los formatos ya existentes y
coincidir indistintamente entre ellos en nmero y nombre sin
abreviaturas.
Deber respetar el nmero de dgitos de las cuentas e integrarse en
el apartado que corresponde.
Para modificar el Catlogo de Cuentas General, es necesario que
se especifiquen el o los movimientos solicitados, requisitando para
tal efecto el formato que se presenta en anexo.
En todos los casos, debe presentarse una justificacin suficiente
por cada movimiento requerido, anexando dos ejemplares debidamente
requisitados del formato que se presenta al final de este
apartado.
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LINEAMIENTOS PARA MODIFICAR EL CATALOGO DE CUENTAS GENERAL
Los movimientos que se consideran como modificaciones son:
Altas.- Por la incorporacin de nuevas cuentas necesarias en la
operacin. Para ello, invariablemente debern remitirse el o los
instructivos de manejo de cuentas y las guas contabilizadoras
correspondientes.
Bajas.- Por la eliminacin de cuentas. Bajas y Altas.- Los
cambios de nmero y/o de nombre que no alteren los gneros, grupos y
clase, se
solicitarn como baja y alta simultneamente.
Otros.- Cuando por el alta o baja de una cuenta se derive una
adecuacin a los registros de otra, sin que implique cambio de nmero
o nombre en sta ltima. (Incorporar o eliminar movimientos).
Para autorizar la baja de una cuenta, debe estar previamente
autorizada el alta de la misma.
En los casos de Altas y Otros, deben remitirse los instructivos
de manejo de cuentas, las guas contabilizadoras y registros en
esquemas de mayor que contengan los movimientos mencionados de los
subsistemas involucrados en la operacin.
Tratndose de Bajas, la solicitud debe estar acompaada, en su
caso, del Acta de Depuracin y Cancelacin de Saldos, emitida por el
centro contable que solicita el movimiento.
Cuando se trate de NUEVA NORMATIVIDAD, solicitar por escrito el
nmero de Procedimiento de Registro Contable (PRC), anexando el
formato de la gua contabilizadota con los subsistemas involucrados
y un caso prctico en esquemas de mayor, que reflejen las
operaciones correspondientes.
Para la autorizacin de modificaciones al Catlogo de Cuentas
General, se remitirn dos ejemplares de los documentos mencionados
en cada caso.
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LINEAMIENTOS PARA MODIFICAR EL CATALOGO DE CUENTAS GENERAL
INSTRUCTIVO DE LLENADO
(1) Nombre del rea normativa solicitante.
(2) No. de oficio de solicitud.
(3) Fecha del oficio.
(4) Anotar el nmero de la cuenta que se quiere dar de baja o en
la que se modifique el nombre. Para el alta slo el rea responsable
del Catlogo de Cuentas General, ser quien designe dicho nmero.
(5) Indicar el nombre completo de la cuenta, en todas las
modificaciones Alta, Baja o Cambio. En el caso de cambio escribir
inmediatamente abajo el nombre completo actualizado.
(6) Sealar el tipo de movimiento solicitado: Alta (A), Baja (B)
o Cambio (C).
(7) Indicar la naturaleza de la cuenta (Activo, Pasivo, Enlace,
Hacienda Pblica, Resultados y Orden).
(8) Especificar a que grupo pertenece (Circulante, Fijo, Otros
Activos, Otros Pasivos, etc.).
( 9 ) Indicar el ordenamiento particular de las operaciones del
gobierno federal (Erario, Administracin, Inventarios, etc.).
( 1 0 ) Sealar el subsistema que lo solicite.
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LINEAMIENTOS PARA MODIFICAR EL CATALOGO DE CUENTAS GENERAL
FORMATO DE MODIFICACIONES
(1)
Con Oficio No. ________(2)________ de
fecha_________(3)________.
No. Nombre Tipo de Movimiento Gnero Grupo Clase Subsistema
(4) (5) (6) (7) (8) (9) (10)
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LINEAMIENTOS PARA MODIFICAR EL CATALOGO DE CUENTAS GENERAL
JUSTIFICACION A LAS MODIFICACIONES
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G U I A C O N T A B I L I Z A D O R A
PRC -
EGRESO RECAUDACION DEUDA PUBLICA FONDOS FEDERALES No CONCEPTO
DOCUMENTO FUENTE
PERIODICI DAD CARGO ABONO CARGO ABONO CARGO ABONO CARGO
ABONO
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3.4. PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACION PARA EL USO DEL SISTEMA DE
REGISTRO CONTABLE
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PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACION PARA EL USO DEL SISTEMA DE
REGISTRO CONTABLE
I. OBJETIVO
Dar a conocer los lineamientos que deben observar los centros
contables de la Administracin Pblica Federal (APF), a fin de
obtener de la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico la autorizacin
para el uso del Sistema de Registro Contable.
II. MARCO LEGAL Y TECNICO
Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal Art. 31, Fracc.
XXIII
Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Pblico Federal Arts. 2,
40 y 42
Ley Federal de las Entidades Paraestatales Art. 4
Cdigo Fiscal de la Federacin Art. 28
Reglamento Interior de la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico
Art. 64, Fracc. IV
Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Pblico
Federal Arts. 96 al 98
Reglamento del Cdigo Fiscal de la Federacin Art. 26
III. CLASIFICACIN
Los sistemas de registro contable que podrn ser utilizados por
los centros contables de la APF de los cuales se derivarn los
reportes para la integracin de sus libros principales de
contabilidad, son los siguientes:
Manual.- Se refiere al registro manuscrito de las operaciones
contables.
Mecanizado.- Registro de las operaciones contables auxiliado de
equipos mecanizados (mquinas de escribir especiales).
Electrnico.- Registro automatizado de las operaciones contables
a travs de medios informticos.
IV. LINEAMIENTOS
Sistema de Registro Manual. Solicitar mediante oficio a la
Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestin
Pblica la autorizacin para su uso, anexando los libros principales
de contabilidad en blanco, empastados y con las caractersticas que
seala la tcnica contable para cada uno de ellos.
Para la autorizacin de libros subsecuentes en este sistema, debe
remitirse el libro nuevo en blanco a ms tardar 60 das posteriores a
la fecha del ltimo registro, as como el ltimo autorizado
conteniendo por lo menos el 80 por ciento de sus hojas empleadas,
las cuales no deben presentar espacios vacos.
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PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACION PARA EL USO DEL SISTEMA DE
REGISTRO CONTABLE
Sistema de Registro Mecanizado. Para su autorizacin se requiere
apegarse al Artculo 97 del Reglamento de la Ley de Presupuesto,
Contabilidad y Gasto Pblico Federal.
Sistema de Registro Electrnico. Solicitar mediante oficio a la
Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestin
Pblica, la autorizacin para su uso dentro de los 30 das anteriores
a la fecha en que se adopte o modifique el Sistema, la cual debe
estar indicada en el comunicado, sealando en ambos casos, las
caractersticas y especificaciones del mismo, tales como: marca,
capacidad y tipo del equipo, lenguaje que utilicen, descripcin de
los programas a emplear y dems explicaciones concretas que sean
necesarias mencionar; asimismo, anexar la Balanza de Comprobacin
completa a nivel de cuentas de Mayor con saldos, e impresin, a
manera de ejemplo, de los reportes que integran los libros Diario y
Mayor General a la fecha en que se solicite, incluyendo nombre,
cargo y firma del responsable, en las tres presentaciones. Es
importante mencionar que los documentos mencionados contendrn las
cuentas previamente autorizadas por esta Secretara.
Cambio de sistema de registro manual a sistema de registro
electrnico. Solicitar la autorizacin mediante oficio a la Unidad de
Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestin Pblica,
indicando claramente, que se trata del cambio de Sistema de
Registro, sealando lo siguiente:
Fecha a partir de la cual se hace el cambio de sistema;
(debiendo ser a partir del 1 de enero del ao que corresponda).
Remitir los ltimos libros con sistema manual, conteniendo los
registros a la fecha del cambio de sistema y las hojas restantes
canceladas.
Cubrir los requisitos para la autorizacin del uso del sistema de
registro electrnico, indicados en el punto anterior.
Para la autorizacin y/o verificacin de las cifras contenidas en
los libros, debern apegarse a lo sealado en el Apartado de
Procedimiento para la Autorizacin de los Libros Principales de
Contabilidad de este Manual.
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3.5. PROCEDIMIENTO PARA LA AUTORIZACION DE LIBROS PRINCIPALES DE
CONTABILIDAD
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PROCEDIMIENTO PARA LA AUTORIZACION DE LIBROS PRINCIPALES DE
CONTABILIDAD
I. OBJETIVO
Dar a conocer los lineamientos que deben observar los centros
contables de la Administracin Pblica Federal (APF), a fin de
obtener de la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico la autorizacin
de los libros principales de contabilidad, denominados Diario,
Mayor e Inventarios y Balances.
II. MARCO LEGAL Y TECNICO
Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal Art. 31, Fracc.
XXIII
Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Pblico Federal Art. 40
y 42
Ley Federal de las Entidades Paraestatales Art. 4
Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Pblico
Federal Arts. 81 a 86, 95 al 99, 101, 102, 104 y 108, 109 y 110
Reglamento Interior de la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico
Art. 64, Fracc. IV
Reglamento del Cdigo Fiscal de la Federacin Art. 29
III. CLASIFICACIN
Libro Diario, integra en forma descriptiva, todas las
operaciones, actos o actividades por orden cronolgico, indicando
los movimientos y sumatorias que a cada una corresponda y el nmero
de pliza consecutiva.
Libro Mayor, contiene el saldo inicial, los movimientos del ao
de manera mensual con sumatorias y el saldo final, por cuenta de
Mayor con su nmero y nombre.
Libro de Inventarios y Balances, incluye los estados financieros
mensuales y el acumulado anual debidamente firmados; as como los
inventarios fsicos al cierre de cada ejercicio, de almacenes en su
caso y de activo fijo con el resumen correspondiente, y el Vo. Bo.
(nombre, cargo y firma) de las reas involucradas (Recursos
Materiales y Financieros).
IV. LINEAMIENTOS
Los libros principales de contabilidad de los centros contables
de la APF, sern autorizados por la Secretara de Hacienda y Crdito
Pblico a travs de la Unidad de Contabilidad Gubernamental e
Informes sobre la Gestin Pblica, previo oficio de solicitud,
anexando en su caso, copia del expediente de cierre del ejercicio
que se trate y/o del dictamen del auditor externo y debern
presentarse a nivel de cuentas de Mayor
Los libros Diario y Mayor concentrarn todas las operaciones y se
presentarn en forma general; independientemente cada Centro
Contable podr llevar, para su control en forma adicional, los
libros auxiliares por subcuentas, delegacin, actividad o cualquier
otra clasificacin que permita la toma de decisiones y el control en
la ejecucin de las acciones de acuerdo con sus necesidades
especficas.
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PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACION DE LIBROS PRINCIPALES DE
CONTABILIDAD
La presentacin de los libros Diario y Mayor debe de coincidir
ntegramente con los ejemplos remitidos para la autorizacin de su
Sistema de Registro Electrnico.
Los libros se presentarn por separado debidamente encuadernados
de imprenta y foliados sin borraduras, tachaduras o enmendaduras,
indicando en la pasta el nombre de la Entidad, libro del que se
trate (Diario, Mayor o Inventarios y Balances), ao de referencia y
nmero de tomos; en el contenido de los libros deber indicar como
encabezado los datos de la Entidad (nombre y/o logotipo) y
ejercicio a que corresponda.
En el Libro de Inventarios y Balances se incorporarn, los
estados financieros anuales, adems de los mensuales, los
inventarios fsicos de almacenes y activos fijos efectuados por el
rea de Recursos Materiales con las siguientes caractersticas:
a) Se presentarn por grupos homogneos de artculos y/o bienes
(cuando corresponda a la misma factura) o en forma desglosada,
conteniendo por lo menos la cuantificacin, descripcin del bien,
fecha de adquisicin, nmero de factura, precio unitario y precio
total a valor histrico. En el caso de las entidades paraestatales,
se incluirn las columnas necesarias para sealar las depreciaciones
y revaluaciones correspondientes.
b) Se integrar la sumatoria de cada una de las cuentas
inventariables al igual que un resumen de stas que coincida con los
saldos del Mayor General, del Estado de Situacin Financiera o en su
caso, con la Hoja de Trabajo.
c) Se incluirn al inicio de los inventarios los resmenes de
almacenes y activos fijos y contendrn el monto total de las cuentas
de Mayor, haciendo mencin de los importes de las depreciaciones y
revaluaciones (entidades paraestatales).
d) Se presentar nicamente el reporte de las altas y bajas de los
bienes por cada cuenta de activo fijo a nivel de mayor, indicando
el saldo inicial y final e incluyendo los resmenes, cuando el libro
de Inventarios y Balances est previamente autorizado conforme a los
trminos anteriores.
Los centros contables de la APF, registrarn anualmente como
asiento de apertura en los libros principales y registros
auxiliares de contabilidad, los saldos de las cuentas de balance
del ejercicio inmediato anterior.
Las cuentas que se utilicen en los libros principales de
contabilidad, en el caso de los centros contables de la APF
centralizada deben coincidir con el Catlogo de Cuentas General
autorizado para cada subsistema del Sector Central, y para las
entidades paraestatales con las de su catlogo autorizado por la
Secretara de Hacienda y Crdito Pblico.
Las cifras contenidas en los libros debern estar registradas
correctamente a pesos y centavos y coincidir invariablemente tanto
los movimientos como los saldos, con las que se reportan en los
siguientes informes de acuerdo a su clasificacin:
Centros Contables de la APF Centralizada.- Las que se presenten
para la integracin de la Cuenta de la Hacienda Pblica Federal
(expediente de cierre).
Entidades de Control Presupuestario Directo.- Con el dictamen
del auditor externo y expediente de cierre de la Cuenta de la
Hacienda Pblica Federal.
Entidades Coordinadas.- Con el dictamen del auditor externo.
Las reclasificaciones de los auditores externos se incluirn sin
excepcin, en los registros contables (No debe haber
diferencias).
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PROCEDIMIENTO PARA LA AUTORIZACION DE LIBROS PRINCIPALES DE
CONTABILIDAD
Los centros contables de la APF que operen con Sistema de
Registro Manual, independientemente de que remitan sus libros en
blanco para autorizacin (ver Procedimiento para la Autorizacin del
Sistema de Registro Contable), debern enviar sus libros para la
verificacin de cifras al cierre de cada ejercicio dentro de los
plazos de presentacin indicados a continuacin.
Plazos de Presentacin:
Las dependencias, ramos y entidades de control presupuestario
directo, presentaran los libros principales de contabilidad para su
autorizacin o verificacin a ms tardar el 10 de septiembre de cada
ao, es decir, 90 das posteriores al 10 de junio, fecha establecida
para la entrega de la Cuenta de la Hacienda Pblica Federal a la
Honorable Cmara de Diputados y que se considera fecha de cierre
contable con cifras al 31 de diciembre del ao anterior.
Las entidades coordinadas presentarn los libros para su
autorizacin o verificacin a ms tardar el 31 de mayo del ejercicio
siguiente a su cierre.
Los centros contables de la APF que remitan sus libros
principales de contabilidad para su autorizacin o verificacin fuera
de los plazos establecidos, se les otorgar, de proceder, con
carcter extemporneo.
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3.6. DISPOSICIONES APLICABLES AL ARCHIVO CONTABLE
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DISPOSICIONES APLICABLES AL ARCHIVO CONTABLE GUBERNAMENTAL
PRESENTACION
En el marco de la modernizacin de la Administracin Pblica
Federal, y con el propsito de dar respuesta a las disposiciones del
Ejecutivo Federal en materia de racionalidad y austeridad
presupuestaria, la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico a travs de
la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestin
Pblica, inici un proceso de revisin del Acuerdo sobre Archivo
Contable emitido en 1982, a fin de mejorar la eficacia y eficiencia
en el uso de los recursos pblicos.
Para tal efecto, se aprovech la experiencia de servidores
pblicos a cargo de diversos centros y archivos contables
gubernamentales y de la propia Secretara. Los resultados mostraron,
entre otros, que anualmente se genera un enorme volumen de
informacin contable; los espacios para almacenamiento son
insuficientes; no se cuenta con personal especializado para su
control, clasificacin, custodia y consulta; los recursos
financieros utilizados para su mantenimiento son cada vez ms
elevados y se disminuye la relacin costo-beneficio.
En este sentido, se hizo necesario redefinir el marco normativo
para la conservacin de los archivos contables con el propsito de
minimizar la demanda creciente de recursos humanos, materiales y
financieros, as como aplicar nuevas tcnicas y procedimientos, tales
como la reduccin de los plazos obligatorios de guarda y custodia de
la informacin de doce a cinco aos y la implantacin de procesos de
microfilmacin, que no afecten las tareas de integracin y elaboracin
de la Cuenta de la Hacienda Pblica Federal y del Informe de Avance
de Gestin Financiera, ni la fiscalizacin y revisin del ejercicio en
curso y anteriores por parte de los Poderes Ejecutivo, Legislativo
y Judicial.
De esta manera, el 25 de agosto de 1998 se public en el Diario
Oficial de la Federacin el Acuerdo por el que se Establecen los
Lineamientos a que se Sujetar la Guarda, Custodia y Plazo de
Conservacin del Archivo Contable Gubernamental, que sustituye el
Decreto de 1982.
Cabe mencionar que durante el proceso de elaboracin del nuevo
Acuerdo, se cont con el valioso apoyo y la opinin favorable de la
Secretara de la Funcin Pblica, de la Procuradura Fiscal de la
Federacin, de la Consejera Jurdica de la Presidencia de la
Repblica, del Archivo General de la Nacin y de diversas unidades
administrativas de la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico.
Finalmente, con el propsito de disponer de una base normativa
que sustente y apoye el cumplimiento de los lineamientos del nuevo
Acuerdo, particularmente en lo referente al Artculo 2, se emite el
presente documento que contiene las Disposiciones Aplicables al
Archivo Contable Gubernamental, mismas que deben observar todas las
entidades que aplican ingreso y/o gasto pblico federal.
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I I. OBJETIVO
Atender lo dispuesto en el Artculo 2, prrafo segundo del Acuerdo
por el que se Establecen los Lineamientos a que se Sujetar la
Guarda, Custodia y Plazo de Conservacin del Archivo Contable
Gubernamental publicado en el Diario Oficial de la Federacin el 25
de agosto de 1998 (Anexo A), para dar a conocer a las entidades de
la Administracin Pblica Federal, las disposiciones emitidas por la
Secretara de Hacienda y Crdito Pblico, a travs de la Unidad de
Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestin Pblica, para
la guarda, custodia y conservacin de los archivos contables
originales, as como para la autorizacin de su baja definitiva.
II. MARCO JURIDICO
Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal Art. 31
Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Pblico Federal Arts. 40
y 42
Ley Federal de las Entidades Paraestatales Arts. 1, 4, 7 y
40
Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector
Pblico Art. 56
Ley de Obras Pblicas y Servicios Relacionados con las mismas
Art. 74
Ley de Fiscalizacin Superior de la Federacin Arts. 12 y 74,
Fracc. VIII
Ley General de Sociedades Mercantiles Art. 245
Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Pblicos Arts.
46 y 47, Fracc. IV
Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica
Gubernamental Arts. 13 y 14
Cdigo de Comercio Arts. 38, 46 y 49
Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Pblico
Federal Arts. 82, 102 y 103
Reglamento Interior de la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico
Art. 64, Fracc. IV
Acuerdo por el que se Establecen los Lineamientos a que se
Sujetar la Guarda, Custodia y Plazo de Conservacin del Archivo
Contable Gubernamental (D.O.F. 25-VIII-98)
Lineamientos Generales para la organizacin y conservacin de los
Archivos de las dependencias y entidades de la Administracin Pblica
Federal. (D.O.F. 20-II-2004)
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III. AMBITO DE APLICACION
Estn sujetos a la aplicacin de estas disposiciones los poderes
Legislativo, Judicial y Ejecutivo, este ltimo integrado por los
ramos administrativos y generales, rganos autnomos, organismos
descentralizados, empresas de participacin estatal mayoritaria y
fideicomisos, as como cualquier otro ente que reciba ingreso y/o
ejerza gasto pblico federal.
IV. DEFINICIONES
Entidades:
Para efectos de estas disposiciones, todos los entes enunciados
en el prrafo anterior sern denominados entidades.
Archivo Contable:
Conjunto de documentacin original justificativa, comprobatoria y
de soporte del ingreso y/o gasto pblicos federales, de operaciones
que afectan la Hacienda Pblica Federal, de documentos autorizados,
en casos excepcionales o extraordinarios por la Secretara de
Hacienda y Crdito Pblico.
Centro Contable:
Unidad administrativa que registra la informacin contable,
financiera, presupuestaria, econmica, fiscal y de auditora.
Seccin de Archivo Contable:
Sitio dentro del centro contable donde se clasifica, controla y
conserva durante el ejercicio vigente la documentacin de afectacin
contable y de soporte en legajos uniformes, de manera que sean
fcilmente manejables e identificables, adems de todos aquellos
documentos que amparen la informacin necesaria para integrar la
Cuenta de la Hacienda Pblica Federal, el Informe de Avance de
Gestin Financiera y dems informes derivados de la contabilidad
gubernamental.
Unidad Especializada de Archivo:
Lugar donde se conserva la documentacin contable y
administrativa en forma separada por un perodo de dos aos, despus
del cual se turna al Archivo de Concentracin.
Archivo de Concentracin:
rea encargada de guardar, custodiar, conservar y relacionar de
manera uniforme la documentacin de archivo contable y
administrativa remitida por las diferentes unidades productoras de
la informacin durante el perodo de guarda que le reste. Tambin es
responsable de solicitar la baja de documentacin con base en la
normatividad establecida, debiendo contar con el Visto Bueno del
rea generadora de informacin.
Documentos Justificativos:
Disposiciones y documentos legales en los que se establecen las
obligaciones y derechos que tiene la Entidad y que le permiten
demostrar el cumplimiento de los ordenamientos jurdicos aplicables
en cada operacin registrada; por ejemplo: contratos, oficios de
comisin, etc.
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Documentos Comprobatorios:
Documentos originales o copias autorizadas que generan y amparan
registros en la contabilidad de la Entidad y demuestran que:
Recibi o proporcion bienes y/o servicios.
Obtuvo o entreg dinero en efectivo o ttulos de crdito.
Sufri transformaciones internas o se dieron eventos econmicos
cuantificables que modificaron la estructura de sus recursos o de
sus fuentes.
Copias al carbn que se reciben con carcter de original y que son
emitidas por la compra o venta de bienes y/o servicios.
Ejemplos de documentos comprobatorios: facturas, notas, nminas,
cheques, fichas de depsitos, cuentas por liquidar, pago de
contribuciones, avisos de cargo o dbito, etc.
Documentos Soporte:
Son los que sin ser justificativos o comprobatorios respaldan el
registro contable, tales como los manuales de carcter financiero y
normas especficas del mismo, establecidos por autoridades en la
materia; tambin forma parte de este archivo la informacin generada
para o por el sistema de registro contable, catlogos de cuentas, o
cualquier otro instructivo de contabilidad, al igual que los
diseos, diagramas, manuales u otra informacin necesaria para la
operacin de los sistemas de registro electrnicos.
Documentos Generales:
Son los distintos a las tres clasificaciones anteriores y que
inciden en el sistema y registro contables, tales como: acuerdos
oficiales, actas del Consejo de Administracin u rganos de Gobierno,
dictmenes fiscales, registros sociales, demandas judiciales que
afectan o puedan afectar el patrimonio pblico, etc.
Baja Documental:
Accin de eliminar aquella documentacin contable original que
haya prescrito de acuerdo con los plazos de guarda establecidos,
vigentes.
Inventario de Baja:
Relacin en la cual se detalla el contenido y caractersticas de
la documentacin contable original que se proponga para su baja,
debiendo apegarse a los lineamientos establecidos en las presentes
Disposiciones.
V. REGLAS GENERALES
Corresponde a las oficialas mayores de las dependencias del
Ejecutivo Federal y a las de los Poderes Legislativo y Judicial, as
como a los rganos de gobierno de las entidades paraestatales y a
los equivalentes de los rganos pblicos autnomos, emitir los
lineamientos particulares que deben observar para el funcionamiento
de su archivo contable.
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1) Los centros contables de las entidades son los responsables
de llevar a cabo las siguientes actividades:
Mantener actualizados y en forma ordenada los sistemas de
operacin de archivos, en coordinacin con las unidades de
organizacin y mtodos o equivalentes, a efecto de proporcionar el
servicio de consulta con la debida oportunidad y eficacia.
Incluir en su Manual de Procedimientos, un apartado especfico
sobre archivo contable donde, entre otros aspectos, se precisen las
funciones del archivista contable, y los procedimientos formales
para el manejo, control y depuracin de los documentos.
Turnar a su Seccin de Archivo Contable, los documentos
originales de afectacin contable del ao en curso y los de soporte
debidamente identificados e integrados, y una vez contabilizados se
anotar la referencia de la afectacin contable correspondiente.
Conservar completa y ordenada la documentacin del archivo
contable, tanto del ao en curso como anteriores, as como la
grabacin en disco ptico y/o la microfilmacin de documentos, previa
autorizacin de la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico.
Llevar un control permanente de la documentacin que se haya
enviado a su Seccin de Archivo Contable, a la Unidad Especializada
de Archivo Contable y a la que por razones justificadas se localice
fuera de ambas.
2) El archivo contable se controlar a travs de:
Seccin de Archivo Contable:
Se constituir de manera tal que la operacin asegure la guarda,
conservacin y consulta de la documentacin a travs de vales de
prstamo, as como la que turne a la Unidad Especializada de Archivo
Contable.
Mantendr por separado la documentacin original que ampare las
inversiones de activos fijos y obras pblicas, as como los
originales que sirvieron de base para el fincamiento de
responsabilidades o procesos judiciales, por un perodo aproximado
de un ao, hasta en tanto las turne a la Unidad Especializada de
Archivo Contable.
Unidad Especializada de Archivo Contable:
Recibir los documentos de la Seccin de Archivo Contable para su
clasificacin y custodia, debiendo conservar por separado, la
documentacin original que ampare inversiones de activos fijos y
obras pblicas, as como los originales que sirvieron de base para el
fincamiento de responsabilidades o procesos judiciales.
Controlar el prstamo de documentos mediante vales.
Transferir al Archivo de Concentracin la documentacin para su
baja definitiva.
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3) La obligacin de conservar la documentacin contable, se
refiere a los documentos originales y copias contables que la
Entidad reciba con ese carcter, al igual que aquellos autorizados
por la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico.
4) Los locales destinados al archivo contable deben disponer de
espacio suficiente, con la ubicacin, orientacin, iluminacin, grado
de humedad y ventilacin apropiados; adems, se establecern medidas
contra plagas, incendios, inundaciones y sustracciones de todo
tipo.
VI. VIGENCIA DE LA GUARDA Y CUSTODIA
El cmputo del tiempo de guarda y custodia de la documentacin
inicia a partir del trmino del ejercicio contable en que se genera
el registro. Tratndose de documentacin que ampare gasto corriente e
ingreso, su perodo mnimo de conservacin es de 5 aos; para la
relativa a inversiones en activos fijos, obras pblicas y aquella
que sirva de base para el fincamiento de responsabilidades,
denuncias ante el Ministerio Pblico, litigios pendientes,
observaciones o controversias de cualquier ndole, ser de 12
aos.
VII. PROCEDIMIENTOS PARA LA BAJA DE ARCHIVOS
Para la baja definitiva de archivo contable, una vez
transcurrido el tiempo de guarda y custodia, se deben cubrir los
siguientes requisitos:
Solicitar mediante oficio la baja definitiva de la documentacin
contable al Titular de la Unidad de Contabilidad Gubernamental e
Informes sobre la Gestin Pblica, con el Visto Bueno del responsable
del centro contable, especificando claramente que se trata de
documentacin contable original y el ao al que corresponde.
Integrar un inventario en original, con la descripcin detallada
de la documentacin, conteniendo bsicamente lo siguiente: Nombre de
la Dependencia o Entidad que remite, en cada hoja. Nombre del rea
generadora de la informacin. Elaborar para su autorizacin un
inventario exclusivamente con documentacin contable original,
indicndolo,
sin excepcin, en cada concepto u hoja, o copia autorizada en los
trminos del Artculo 103 del Reglamento de la Ley de Presupuesto,
Contabilidad y Gasto Pblico Federal.
Detallar invariablemente, el tipo de gasto al que corresponde,
si es corriente o de inversin. Nmero y nombre del expediente, datos
que deben de ser plenamente identificables. Perodo o ao al que
corresponde la informacin contable. Hacer referencia de la
documentacin original que integra los expedientes, as como en cada
concepto, de ser
necesario, especificar la numeracin que le corresponde, ejemplo:
pliza de diario o cuenta por liquidar certificada de la No. a la
No.
Las hojas que conforman el inventario tienen que estar
debidamente foliadas en forma consecutiva. El desglose de los
inventarios debe presentarse de manera continua, sin dejar espacios
en blanco, o en su
caso, tienen que ser cancelados.
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Precisar al final del inventario, sin excepcin, la sumatoria
total (no parcial) de las cajas, paquetes o legajos en donde se
encuentra contenida la informacin; as como el peso total aproximado
de la documentacin.
La ltima hoja debe contener nombres, cargos y firmas autgrafas
de los responsables de la generacin, integracin, control y guarda
de la documentacin (rea de Contabilidad y Recursos Materiales);
asimismo, todas las hojas tienen que estar rubricadas por los
servidores pblicos involucrados. Las firmas no deben presentarse
por separado del texto del inventario.
No deber relacionarse documentacin de carcter administrativo, ya
que la instancia para autorizar su baja es el Archivo General de la
Nacin, en coordinacin con el Instituto Federal de Acceso a la
Informacin (IFAI), a quien deben turnar directamente su
peticin.
En los casos de documentacin siniestrada por causas ajenas o
imprevisibles como los desastres naturales, es necesario se informe
a la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la
Gestin Pblica, dentro de los 45 das posteriores al evento, anexando
copia del Acta de levantamiento de hechos emitida por el Ministerio
Pblico, el acta administrativa que debe contar con la firma del
representante del rgano Interno de Control en la entidad, as como
el inventario integrado con base en las presentes
Disposiciones.
Emitir declaratoria de prevaloracin documental cuando se trate
de la documentacin contable original sealada en el Artculo Primero
del Acuerdo del 25 de agosto de 1998, del servidor pblico
responsable de la guarda y custodia del archivo, acreditando que en
la documentacin propuesta para su baja, no estn contenidos
originales referentes a activos fijos, obras pblicas, valores
financieros, aportaciones de capital, emprstitos, crditos
concedidos e inversiones en otras entidades paraestatales, as como
a juicios, denuncias ante el Ministerio Pblico y fincamiento de
responsabilidades que se encuentren pendientes de resolucin.
En caso de que se solicite la baja de documentacin que ampare
inversiones en activos fijos y obras pblicas, el servidor pblico
responsable de la custodia del archivo emitir declaratoria,
sealando que en dicha documentacin no se incluyen originales que
formen parte de juicios, denuncias ante el Ministerio Pblico y
fincamiento de responsabilidades pendientes de resolucin, o que
estos ltimos no hayan cumplido con el perodo de guarda de doce aos
posteriores a su finiquito. El mismo tratamiento deber darse a
aquella documentacin contable original que en su momento fue
clasificada como confidencial o reservada, de acuerdo a lo sealado
en los artculos 13 y 14 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso
a la Informacin Pblica Gubernamental.
La Unidad competente de esa Entidad, elaborar declaratoria que
respalde el cumplimiento de lo anterior, sin perjuicio de que el
propio rgano Interno de Control lleve a cabo su verificacin.
Al inventario de baja, se anexar la declaratoria de prevaloracin
en original, as como la ficha tcnica elaboradas con base en los
lineamientos establecidos para tal efecto por el Archivo General de
la Nacin.
La Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la
Gestin Pblica, contar con 30 das hbiles para otorgar o rechazar la
autorizacin de baja de la documentacin una vez cubiertos los
requisitos anteriores.
Obtener la conformidad de la Auditora Superior de la Federacin
de acuerdo con sus facultades en la materia.
Contar con el dictamen favorable (Acta de Baja Documental),
expedido por el Archivo General de la Nacin.
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Al evento de destruccin de la documentacin acudir,
invariablemente, un representante del rea a cargo de su custodia y
otro del rgano Interno de Control que d fe del procedimiento,
quienes conjuntamente levantarn acta circunstanciada conforme al
modelo e instructivo de llenado (Anexo B).
Una vez efectuada la destruccin de la documentacin contable, que
puede realizarse preferentemente con mquina trituradora de papel,
se enviar copia del acta circunstanciada a la Unidad de
Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestin Pblica, la
cual debe incluir, sin excepcin, la firma del representante del
rgano Interno de Control. Hasta en tanto no se reciba copia del
acta circunstanciada debidamente requisitada, la Unidad de
Contabilidad Gubernamental no dar por concluido el proceso de
baja.
En caso de entidades que se encuentren en proceso de liquidacin,
nicamente podrn solicitar la destruccin de la documentacin contable
original que haya sido generada antes del inicio de dicho proceso,
debiendo especificar en el oficio de solicitud la fecha de
publicacin de la resolucin de la liquidacin, anexando un inventario
de baja integrado con base en las presentes Disposiciones.
La documentacin contable original producida en el perodo
comprendido entre el inicio del proceso de liquidacin hasta que ste
finalice, se deber conservar mnimo 10 aos despus de la fecha de su
conclusin, tal y como lo establece el Artculo 245 de la Ley General
de Sociedades Mercantiles. Una vez transcurrido dicho periodo, se
podr requerir su destruccin, anexando al oficio de solicitud un
inventario de baja que cumpla con los requisitos de las presentes
Disposiciones (ambos debidamente firmados por el Liquidador). Se
debe identificar en los encabezados (tanto en el oficio como en el
inventario, declaratoria de prevaloracin y ficha tcnica) la figura
jurdica de que se trata de una entidad extinta o l