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Manual de utilização da entrada de notas fiscais de serviço via web.

Brasil

Version: 1.0

BPI 2890 Manual operacional da entrada NF serviços via web

Version 1.0 Page 2 of 16


Document Information

Owner Romário Monteiro

Document Type Manual Operacional para fornecedores de serviço

Geographic Scope Brasil

Review

Role Name Department Date

Author Ademir TI

Review Romário Monteiro DAC Impostos

Review Mariana Costa Suprimentos

Review

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Role Name Department Date

Romário Monteiro DAC Impostos

Document History

Version Changes Date

1.0




Table of Contents Page

1. Introdução. ................................................................................................................................ 4

1.1 Definições, Acrônimos e Abreviações ................................................................................ 4

2. Acessar o site para depositar a nota. ..................................................................................... 5

2.1 Acesso ao site Portal Pirellinet ........................................................................................ 5 2.2 Upload da Nota Fiscal de Serviços ................................................................................... 6

3. Entrar com as informações referentes a nota fiscal de serviços. ......................................... 7

3.1 Informar nº de Pedido de Compra .................................................................................... 7 3.2 Seleção dos Itens do Pedido de Compras ....................................................................... 8 3.3 Dados da Nota Fiscal ........................................................................................................ 9 3.4 Taxas/Impostos ............................................................................................................... 10

4. Preenchimento para Upload. ................................................................................................. 11

5. Erros e mensagens que podem ocorrer durante o processo de digitação e envio das informações ..................................................................................................................... 13

6. Contatos Pirelli ....................................................................................................................... 15

7. Consultar status das Notas Fiscais ...................................................................................... 15




1. Introdução

Este documento tem o objetivo de orientar aos fornecedores como deve ser efetuada a entrada e upload da nota fiscal de serviços emitida contra as empresas do Grupo Pirelli no site www.pirellinet.com.br.

1.1 Definições, Acrônimos e Abreviações

A correta interpretação deste documento exige o conhecimento de algumas convenções e termos específicos, que são descritos a seguir.

Acronyms

Terms

Cofins

Ncm

Imposto de âmbito nacional

Nomenclatura comum mercosul (Código)

Systems

www.pirellinet.com.br Site do grupo Pirelli para processos parceiros Pirelli

.

http://www.pirellinet.com.br/





2. Acessar o site para depositar a nota

2.1 Acesso ao site Portal Pirellinet

Entrar no browser de acesso a internet e entrar no site.

www.pirellinet.com.br

Entrar com usuário e senha. Caso não possua, realizar o autocadastro nesta mesma página.





2.2 Upload da Nota Fiscal de Serviços

Selecionar nesta página a opção “Fornecedores” e dentro desta selecionar a opção “Serviços”.

Dentro de Serviços selecionar a opção “Nota Fiscal Serviços”.




No campo “Selecione o Fornecedor” inserir o fornecedor correto, conforme descrição. Informar o CNPJ do emitente da Nota Fiscal, selecionar a empresa do Grupo Pirelli tomadora do Serviço (Pirelli Pneus, TLM e

CORD) e clique no botão para prosseguir.

3. Entrar com as informações referentes a nota fiscal de serviços

3.1 Informar nº de Pedido de Compra

Informar o número do pedido de compra (*) Pirelli correspondente ao faturamento da nota fiscal emitida.

Depois que clicar no e o pedido de compra estiver abaixo selecinado, clicar em:

(*) Nº Pedido de Compra: Informação consta na Ordem de Compra enviada para o e-mail cadastrado no sistema Pirelli. É de extrema importância receber o(s) pedido(s) de compra por e-mail, além disso, conferir as informações do(s) pedido(s) de compra, antes de inserir a Nota Fiscal em nosso Portal. Caso não esteja recebendo entrar em contato com comprador responsável.




3.2 Seleção dos Itens do Pedido de Compra

Nesta tela selecionar os itens do pedido de compra, checar descrição do serviço contratado e confirmar quantidade a ser faturada conforme o pedido de compra. Caso esteja faturando somente o Item Nº1 do pedido de compra, selecionar somente o Item Nº1. O Item Nº2 utilizar somente quando houver faturamento.

Para casos de FATURAMENTOS PARCIAIS DE SERVIÇO, de acordo com a negociação realizada com Suprimentos, o VALOR TOTAL BRUTO FATURADO deverá ser indicado no campo “QTDE A FATURAR”, durante o processo de carregamento da Nota Fiscal.

O sistema carregará a informação de saldo disponível no pedido de compras e será necessário informar o valor total bruto faturado (Parcial), conforme exemplo abaixo. Em casos de Faturamento Parcial, cujo pedido de compra estiver constando QUANTIDADE igual a 1,00, favor contatar comprador responsável para que providencie o ajuste necessário.




Ex.: Pedido de Compras com saldo de R$30.000,00 e o fornecedor efetuou o faturamento PARCIAL de R$12.745,92 (BRUTO), essa informação deve ser inserida no campo “QTDE A FATURAR”.

3.3 Dados da Nota Fiscal

Nesta mesma tela devem ser informados os dados da Nota Fiscal emitida:

Nota Fiscal nº - Número da Nota Fiscal Emitida – Contendo 06(seis) dígitos. Ex. 000001, 005253, 000263 e 523100.

Dt. Emissão – Data de Emissão da Nota Fiscal Emitida.

Total N.F (R$) – Valor Total Bruto da Nota Fiscal Emitida.

CNPJ Tomador – CNPJ do Tomador do Serviço (CONTRATANTE) conforme Pedido de compra e Nota Fiscal Emitida.

Assinalar a opção para Nota Fiscal de Formulário ou Nota Fiscal Eletrônica.




Quando solicitado pelo sistema a informação de Nº Folha de Registro(*) o fornecedor deve clicar no e digitar o registro de serviço. Podendo ser um número de registro de serviço ou vários.

(*) Nº Folha de Registro de Serviço: Informação enviada pelo requisitante do serviço, no pedido de compra consta a informação/contato do requisitante.

Importante: Quando o nº folha de registro de serviço não for solicitado pelo sistema significa que o pedido está no novo formato, conforme novo fluxo interno Pirelli, não havendo necessidade de informar o Nº Folha de Registro.

3.4 Taxas/Impostos

Informar os impostos que devem ser retidos, preenchendo o campo “Base”, confirmar a “Aliquota (%)” e o valor do imposto calculado pelo sistema automaticamente.

Caso a relação de impostos estiver incompleta deve-se entrar em contato com departamento fiscal para que o cadastro seja corrigido internamente.




Se estiver cadastrado algum imposto na tela e não tiver que ser retido este deve ser desmarcado e

também informado o motivo pelo qual não contém a retenção. Ex. Isento.

Após a informação dos impostos deve-se informar o valor líquido que deve corresponder:

TOTAL DA NOTA FISCAL – TOTAL DOS IMPOSTOS RETIDOS NA FONTE = VALOR LÍQUDIDO DA NOTA FISCAL.

4. Fazer upload da Nota Fiscal

Após o preenchimento de todas as informações, (i)Itens do pedido de compra, (ii)Quantidade a faturar, (iii)Número da Nota Fiscal, (iv)Dt. Emissão, (v)Selecionar Formulário ou NF Eletrônica, (vi)Total NF, (vii)CNPJ Tomador, (viii)Impostos, (ix)Valor Líquido.

Inserir o arquivo da Nota Fiscal, que deve ser anexado na opção de “Selecione o arquivo de N.F”. Devem estar nos formatos permitidos (PDF, JPG, GIF, DOC ou PPT), depois de anexá-lo concluir o processo de envio da Nota Fiscal utilizando o botão “Enviar N.F.”




Para garantia do procedimento, é de extrema importância, o envio do arquivo da Nota Fiscal correspondente às informações digitadas em nosso site PirelliNet.

Casos de Notas Fiscais tipo “Formulários”, realizar o upload do scaner da nota fiscal e enviá-la por correio para endereço abaixo constando o número do protocolo, informado ao concluir o upload da Nota Fiscal.

Ao concluir o processo de upload da Nota Fiscal com sucesso, será apresentada a informação do número do protocolo e vencimento da NF, que é calculada conforme prazo de pagamento estipulado/destacado no pedido de compra. Caso o vencimento calculado estiver divergente, favor contatar setor de Suprimentos.




5. Erros e mensagens que podem ocorrer durante o processo

de digitação e envio das informações da NF de Serviços.

Cód. Mensagem Texto informativo sobre a mensagem Setor responsável para resolver o problema ou tirar dúvida.

000 Pedido não encontrado O Número de pedido informado não se encontra no cadastro interno da Pirelli. Contatar comprador responsável - Setor de Suprimentos.

Setor de suprimentos.

002 Pedidos com empresa diferente

Foi selecionado pedido que pertence a empresas diferentes do grupo Pirelli. Contatar comprador responsável. Obs empresa selecionada no inicio do upload.


003 Pedido não pertence ao Cnpj Foram selecionados pedidos que não pertencem ao Cnpj informado. Contatar comprador - Suprimentos.

Setor de suprimentos

004 Pedido não pertence ao fornecedor.

Pedido selecionado não pertence ao código de fornecedor informado. Contatar comprador responsável –Suprimentos.


005 Itens com plantas diferentes Foram selecionados itens de pedidos que pertencem a plantas diferentes das empresas do grupo Pirelli. Contatar comprador – Suprimentos.


008 Pedido ainda não aprovado Pedido de compra ainda não está aprovado internamente. Contatar comprador responsável – Setor de Suprimentos.


009 Quantidade superior ao saldo disponível

Quantidade no item do pedido maior que saldo disponível no pedido de compras. Contatar comprador responsável – Setor de Suprimentos.


010 Total Líquido divergente do calculado.

O total líquido informado divergente. Contatar Setor Fiscal. (Total da NF – Impostos Retidos = Valor Liquido)

Setor Fiscal

011 C.N.P.J.inválido para planta CNPJ tomador, divergente da planta cadastrada no pedido. Contatar comprador responsável – Setor de Suprimentos.


012 Data Emissão fora da data limite para o período.

O prazo para carga de notas está expirado. Contatar Setor Fiscal.

Setor Fiscal

013 Nenhum pedido válido selecionado.

Nenhum dos pedidos informados é válido para faturamento. Contatar comprador responsável – Setor de Suprimentos.


014 Valor retenção não informado É obrigatório informar o valor da retenção para impostos que serão retidos. Contatar Setor Fiscal.

Setor fiscal

015 Cnpj não encontrado O Cnpj informado não consta no cadastro interno da Pirelli. Contatar comprador responsável – Setor de Suprimentos.


017 Não encontrado código válido para Cnpj.

Existem mais que um código válido para o Cnpj informado.

Setor de suprimentos / Contas a pagar

018 Nenhum item válido selecionado

Nenhum item dos pedidos informados está válido para faturamento. Contatar comprador responsável – Setor de Suprimentos.


019 Este número de N.Fiscal já foi carregada - Protocolo nº

A Nota informada já foi carregada nos sistema interno Pirelli. Consultar status da Nota Fiscal em “Relatórios”.

Setor fiscal. / Consultar posição financeira para acompanhar.

020 Nota fiscal aceita com sucesso - protocolo:

Nota fiscal aceita com sucesso. Consultar posição financeira em “Relatórios” para acompanhamento do status.

Consultar posição financeira para acompanhar.

021 Pedido inválido para faturamento serviço

Pedido inválido para faturamento de serviço. Falta discriminação do I9. Contatar comprador responsável – Setor de Suprimentos.


022 Número NF deve conter apenas 6 dígitos numéricos

Informar a nota fiscal apenas com 6 dígitos numéricos. Exemplo: 000021, 000001 e 132526 - Contatar Setor Fiscal.

Setor fiscal

023 Motivo não deve ser Não preencher o campo motivo referente a um imposto Setor Fiscal




informado para retenções que será retido. Contatar Setor Fiscal.

024 Motivo deve ser informado para NÃO retenções

É obrigatório o preenchimento do motivo referente a um imposto que não deverá ser retido. Contatar Setor Fiscal.

Setor fiscal

025 Registro de serviço não aprovado

O registro de serviço informado ainda não está aprovado pelo responsável pelo serviço. Contatar requisitante do serviço.

Área requisitante do serviço

026 Reg. de serviço não está em nenhum Pedido informado

O registro de serviço informado não corresponde aos pedidos de compra informados. Contatar requisitante do serviço.


027 Pedido informado sem Reg. serviço correspondente

Foi informado pedido de compras que não possui registro de serviço correspondente. Contatar requisitante do serviço.


028 Unidade de medida inválida Foi informado uma unidade de medida que não é válida. Contatar comprador responsável – Setor de Suprimentos.


029 Quantidade deve ser informada

É obrigatória a informação da quantidade de cada item do pedido selecionado. Contatar comprador responsável – Setor de Suprimentos.


030 Áreas de aprovação diferentes

Pedidos de áreas distintas internamente e não é permitido. Favor contatar comprador responsável – Setor de Suprimentos.


031 Problema na gravação da Nota Fiscal

Ocorreu um problema interno no momento da gravação da nota fiscal. Consultar a posição financeira em “Relatórios”, caso a NF não constar no relatório, tente fazer o envio novamente. Caso não tenha sucesso, contate comprador responsável – Setor de Suprimentos ou Setor Fiscal.

Setor Fiscal ou Setor Suprimentos – Abre chamado Support Center para TI.

032 Você deve selecionar ao menos 1 item do pedido de compras

Selecionar item referente o faturamento, observar pedido de compras recebido e valores dos itens. Contatar comprador responsável – Setor de Suprimentos.

Setor de Suprimentos

033 Valor total da nota fiscal divergente da soma dos itens informados.

Valor total da NF divergente da soma dos saldos de itens informados. Atenção casos de faturamento parcial. Contatar comprador – Setor de Suprimentos

Setor de Suprimentos

E00 Problema na criação protocolo

Ocorreu um problema interno no momento da gravação da nota fiscal. Consultar a posição financeira em “Relatórios”, caso a NF não constar no relatório, tente fazer o envio novamente. Caso não tenha sucesso, contate comprador responsável – Setor de Suprimentos ou Setor Fiscal.

Setor Fiscal ou Setor Suprimentos – Abre chamado Support Center para TI.

WEB Informe um CNPJ válido CNPJ preenchido não tem 14 digitos. Favor corrigir a informação, Caso persista o erro contatar setor fiscal.

Deve se corrigir a informação, se corrigida e persistir o erro contatar setor fiscal para que se abra um chamado no Support Center.

WEB Preencher o campo “Nota Fiscal“ somente com números

Foi digitado caracteres não numéricos no campo “Nota Fiscal”. Favor corrigir o campo, Caso persista o erro, contatar setor fiscal.


WEB Preencher o campo “Data Emissão“ corretamente

A data de emissão não pode ser maior que a data atual. Favor corrigir a informação, caso persista o erro, contatar setor fiscal.


WEB O campo “Base” não pode ser igual a 0 (zero) para impostos retidos.

A base do imposto não foi informada. Favor corrigir o campo divergente, caso o erro persista, contatar o setor fiscal.


WEB O campo “Alíquota” não pode ser igual a 0 (zero) para impostos retidos

A Alíquota do imposto não foi informada. Favor corrigir a informação, caso persista o erro, contatar setor fiscal.


WEB CNPJ do Tomador não confere com os dados do pedido, favor contatar a área de Suprimentos.

O Cnpj do Tomador não está igual ao informado no pedido de compras. Contatar comprador responsável – Setor de Suprimentos.


WEB Os valores “Total N.F.” não confere com os valores de “Impostos” e “Líquido” informados

O Total líquido informado não corresponde ao total da nota informado – o total de impostos. Contatar Setor Fiscal.

Setor Fiscal.

WEB Você deve realizar o upload do arquivo da Nota Fiscal.

Para concluir a inclusão. O arquivo PDF da NF deve estar anexo. Favor anexar o arquivo, caso o erro persista, contatar setor fiscal.





WEB Só é permitido upload de arquivos em PDF, JPG, GIF, DOC e PPT.

Foi anexado um arquivo fora do padrão permitido. Favor corrigir o arquivo da NF, caso persista o erro, contatar setor fiscal.


Este registro já foi utilizado – Protocolo nº

O nº de registro de foi utilizado em outra NF. Consultar posição financeira em “Relatórios”, caso não a encontre, contatar requisitante de serviço.


Falta cadastro dos impostos Caso os impostos não estejam destacados na inclusão da nota fiscal, o cadastro pode estar divergente. Contatar Setor Fiscal.

Setor Fiscal

6. Contatos Pirelli

Setor de Suprimentos: Deve ser contatado o comprador responsável, cujo contato consta no Pedido de Compras.

Setor Fiscal: Deve ser contatado através dos telefones:

Fábrica de Santo André: 11 4998-3548 – Juliana Rinaldi

Fábrica de Campinas: 11 4998-3520 – Jose Costa

Fábrica de Gravataí: 51 3484-7590 – Bruno Sanco

Fábrica de Feira de Santana: 75 3603-7017 – Kassio Cardoso

Área requisitante do serviço: Deve ser contatado o solicitante do serviço indicado no Pedido de Compras.

Setor de Contas a Pagar: Deve ser contatado através do telefone 11 4998-3561 – Horário das 08:00hrs as 09:00hrs. – Consultar em relatórios o status da posição financeira no Pirelli Net.

7. Consultar status das Notas Fiscais

Para consultar o andamento de cada nota fiscal até a liberação do pagamento, entrar na opção de “Relatórios” e escolher a opção “Faturas pendentes” ou “Faturas Pagas”. Informar código fornecedor, selecionar empresa

tomadora do serviço, clicar em processar (Ícone na parte de baixo da tela ou “ENTER”).




No relatório exibido contem as informações: Número da Nota Fiscal, Data, Status, Valor Líquido da Nota Fiscal.

Legenda referente status das notas fiscais:

Nota a Processar – Aguardar sistema para processar Nota Fiscal.

Falta confirmação do serviço – Contatar área requisitante do serviço.

Falta revisão fiscal – Aguardar sistema processar NF.

Falta confirmação do pagamento – Contatar área requisitante do serviço.

Liberada para Pagto – Processo concluido, dúvidas referente o pagamento contatar Setor Contas a Pagar.

Nota Recusada – Contatar área requisitante informado no Pedido de Compras.

Nota Recusada Fiscalmente – Verificar se consta para a mesma Nota Fiscal outro status (2 lançamentos) com a regularização. Caso esteja somente com um lançamento para a Nota Fiscal com o status “Nota Recusada Fiscalmente” pedimos para inserir novamente em nosso sistema para processamento. Dúvidas: Contatar Setor Fiscal.

Exemplo:

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