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Manual de usuario, SACET Intelligence
Qu es SACET?
SACET es un poderoso software de control y auditora de llamadas
telefnicas, que permite reducir significativamente el costo por
servicio telefnico. Una vez instalado, SACET iniciar la captura y
anlisis de las llamadas realizadas. La captura de los datos se
realizar ya sea por medio de un cable serial que conecta la PC con
la central, o por medio de archivos planos, bases de datos, o algn
protocolo IP.
Informacin que brinda
El sistema brinda informacin de las llamadas nacionales locales
y larga distancia, a celulares, internacionales, entrantes,
salientes e internas. Entre la informacin que se muestra en los
reportes y grficos est:
Extensin, unidad administrativa, responsable, fecha, hora,
duracin, costo, cantidad de llamadas realizadas, nmero de destino,
lugar de destino, grupo de troncal y troncal.
Beneficios
Permite eliminar el abuso telefnico, obteniendo una reduccin en
sus gastos de comunicacin. Le permite un control detallado sobre el
origen, destino, duracin y costo de las llamadas telefnicas que se
realizan.
Contabiliza y distribuye los costos de comunicacin de acuerdo a
los requerimientos de su organizacin: por unidades administrativas,
centros de costos, clientes, proyectos, etc.
Proporciona indicadores para evaluar el rendimiento de la
central telefnica, y para optimizar la distribucin de extensiones
en la organizacin.
Reportes
Sacet ofrece una gran variedad de reportes configurables y de
fcil adaptacin a las necesidades del cliente.
Los niveles para la generacin de los reportes van desde un nivel
bsico de configuracin hasta un nivel de configuracin mas detallada
para cubrir todas las necesidades en un reporte.
Para obtener informacin sobre ste u otro producto de TecApro,
comunquese con los distribuidores autorizados o a nuestras
oficinas:
TecApro InternacionalTel.: (506) 2344400Fax.: (506)
[email protected]:// www.tecapro.com
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Garanta del sistema
SACET es un producto propiedad de TecApro Internacional S. A.
Todos los derechos reservados.
La adquisicin de SACET representa la adquisicin de una licencia
de uso, por tiempo indefinido, del producto. Este podr ser
utilizado para procesar informacin proveniente de una nica central
telefnica a la vez.
Con respecto a este manual y el CD incluido en este producto,
TecApro garantiza, por un periodo de un ao, a partir de la fecha de
compra, que stos estn libres de defectos en los materiales que los
conforman y en cuanto al manejo que han tenido por parte nuestra.
Si se reportara un defecto fsico en el manual o CD, dentro del
periodo de garanta, TecApro reemplazar, de acuerdo con su criterio,
esos materiales defectuosos, siempre y cuando no obedezca a un mal
trato por parte del usuario (descuido fsico, unidad de CD
defectuosa, etc.).
Esta garanta se limita al reemplazo de esos materiales. TecApro
no ofrece ninguna otra garanta explcita o implcita en lo referente
(pero no estrictamente limitado) a aspectos, tales como la no
aplicacin de este producto para un propsito particular, daos
causados por su utilizacin, etc.
TecApro no asume ninguna responsabilidad por daos directos y/o
indirectos, previstos o imprevistos, que surjan como consecuencia
de la utilizacin de SACET. Asimismo, no ser responsable por la
informacin, ni por los programas que sean empleados en forma
conjunta con SACET.
El comprador ser responsable de evitar la prdida del bloque de
seguridad que se adquiere junto con el sistema. En caso de extravo
del mismo, su reposicin costar aproximadamente el valor de adquirir
un nuevo sistema.
Ninguna parte de este manual puede ser copiada o reproducida en
ninguna forma sin la aprobacin previa y por escrito de TecApro.
Todas las marcas mencionadas en este manual son registradas por
sus respectivas compaas.
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Opciones generales del sistema
En este captulo se explican las ventanas o conos de uso general,
que son accedidas desde varias partes del sistema. Entre ellas
estn: la de parmetros de impresin, la de bsqueda de unidad
administrativa, la de bsqueda de extensin, la de bsqueda de
autorizacin.
A continuacin la explicacin de las ventanas utilitarias.
Impresin
Nombre de la impresora: Permite seleccionar la impresora donde
desea imprimirse el reporte.
Orientacin del papel: Permite seleccionar el tipo de orientacin
que tendr el papel a la hora de imprimirse (vertical u
horizontal).
Dividir por corte: Si esta opcin est habilitada, coloca un salto
de pgina inmediatamente despus de cada corte de control en los
reportes.
Aceptar: Cierra la ventana y acepta la configuracin
seleccionada.
Cancelar: Cierra la ventana y descarta cualquier cambio
realizado en la configuracin.
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Buscar extensiones / autorizaciones / cuentas
Sucursal: Permite seleccionar una sucursal si el sistema
instalado es multi- central. Si el sistema instalado es mono
central, la opcin sucursal aparecer deshabilitada. Al seleccionar
una sucursal se refrescar la lista de extensiones / autorizaciones
/ cuentas que se encuentra inmediatamente debajo.
Lista de extensiones / autorizaciones / cuentas: Muestra la
lista de extensiones / autorizaciones / cuentas asociadas a la
sucursal seleccionada, si el sistema es multi central. En caso
contrario se muestran todas las extensiones / autorizaciones /
cuentas de la empresa. Esta lista permite seleccionar uno de los
elementos por medio del botn Aceptar o haciendo doble click en el
elemento seleccionado.
Aceptar: Cierra la ventana y devuelve la extensin / autorizacin
seleccionada.
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Cancelar: Cierra la ventana.
Unidad administrativa
Lista de unidades administrativas: Muestra la lista de unidades
administrativas configuradas en el sistema
Aceptar: Cierra la ventana y devuelve la seleccin hecha.
Cancelar: Cierra la ventana.
Barra de administracin de archivos.
La mayora de las opciones de mantenimiento de archivos de
configuracin de SACET, poseen una barra de herramientas como la que
se muestra en la imagen anterior. Entre las operaciones que permite
realizar esta barra de herramientas estn: recorrer, insertar,
modificar y borrar registros. A continuacin la explicacin de cada
una de estas operaciones.
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Primero: Se posiciona en el primer registro del archivo.
Anterior: Se desplaza al registro anterior en el archivo.
Siguiente: Se desplaza al siguiente registro del archivo.
Ultimo: Se posiciona en el ltimo registro del archivo.
Insertar: Inserta un nuevo registro al archivo.
Modificar: Permite realizar modificaciones al registro
actual.
Borrar: Borra el registro actual.
Guardar: Almacena los cambios realizados a un registro, ya sea
por insercin o por modificacin. Solamente se habilita cuando se ha
presionado el botn Insertar o Modificar.
Ignorar: Cancela la operacin que est realizando con el registro
actual, es decir, ignora los cambios.
Buscar: Busca un registro, para ello despliega una ventana en la
cual se digita el elemento a buscar.
Personalizar: Permite configurar algunas opciones especiales
propias del archivo con el cual se est trabajando. En el captulo
Mantenimientos se tratar en detalle cada uno de los archivos de
mantenimiento y se explicar el papel que juega esta opcin en la
configuracin del sistema.
Mini reporte: Genera un reporte con todos los registros del
archivo.
Barra de Estado.
En la parte inferior de la ventana principal de SACET se
encuentra una barra de estado, compuesta de cinco elementos. La
siguiente imagen muestra un ejemplo de esta barra.
Usuario: En la parte izquierda de esta barra se muestra el
usuario activo con el que se ingres a SACET.
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Bloquear: Permite bloquear el sistema por medio de una palabra
clave. Para poder acceder nuevamente a las opciones del sistema se
deber digitar la palabra clave del usuario que bloque el
sistema.
Inactivo / Activo: Esta opcin se relaciona con el automatizador
de reportes. Este elemento puede indicar dos estados: activo o
inactivo. Cuando el elemento indica activo, el automatizador
generar los reportes que estn programados para generarse en ese
momento, en caso contrario, no se generarn reportes de manera
automtica, a pesar de que se hubiera programado algn reporte para
ser generado en ese momento.
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Configuracin
Este captulo tiene como objetivo mostrar al usuario la manera de
configurar los aspectos bsicos del sistema, como por ejemplo los
parmetros generales de los reportes, opciones de Internet, usuarios
que tendrn acceso al sistema y sus respectivas claves de
acceso.
Parmetros
Esta opcin permite configurar los parmetros generales que sern
aplicados a todos los reportes y ventanas de SACET. Al ingresar en
esta opcin SACET desplegar la siguiente ventana:
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Las opciones que presenta esta ventana son las siguientes:
Uso de decimales
Usar decimales en la duracin: Si esta opcin est seleccionada,
las duraciones en los reportes aparecern con decimales.
Usar decimales en el costo: Si esta opcin est seleccionada, los
costos en los reportes aparecern con decimales.
Formatos de despliegue
Nmeros: Permite seleccionar el formato que tendrn los costos en
los reportes.
Duracin: Permite seleccionar el formato que tendrn las
duraciones en los reportes.
Fecha: Permite seleccionar el formato que tendrn las fechas en
los reportes.
Color de ventanas
Color de fondo: Permite seleccionar el color de fondo que tendrn
todas las ventanas del sistema.
Color de ttulos: Permite seleccionar el color que tendrn los
nombres de las secciones en las que se dividen las ventanas.
Color de texto: Permite seleccionar el color que tendrn los
textos de las opciones de captura de las ventanas.
Otros
Desplegar nmero de autorizacin: Si esta opcin se encuentra
seleccionada, el nmero de autorizacin con que fue realizada una
llamada se desplegar en los reportes tal y como es enviado por la
central telefnica. En caso contrario, se desplegar un nmero nico
llamado mscara que es generado al azar en el momento de incluir la
autorizacin en el sistema
Desplegar siempre el encabezado: Si esta opcin se encuentra
seleccionada, el encabezado del reporte ser desplegado en cada una
de las pginas del reporte, sino ste solamente se desplegar en la
primera pgina.
Filtrar recargos: SACET tiene la posibilidad de cobrar recargos
a las llamadas telefnicas, los cuales son aplicados por defecto a
todas las extensiones y autorizaciones. Cuando se inserta un nmero
de extensin o autorizacin, es posible indicarle al sistema que no
cobre estos recargos, pero solamente se har esta distincin si la
opcin Filtrar recargos est seleccionada. En caso contrario los
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recargos se aplicarn a todos los nmeros de extensin y
autorizacin. Esta opcin debe estar seleccionada solamente si se
desea aplicar recargos a algunas extensiones o autorizaciones, ya
que el proceso de generacin de reportes es un poco ms lento al
realizar est distincin, mientras que si no est seleccionada el
sistema aplicar los recargos a todas las llamadas.
Usar gua telefnica: SACET tiene la posibilidad de utilizar una
gua telefnica para personalizar los lugares de destino en los
reportes. Este parmetro indica si se utiliza dicha gua o no.
Archivo de imagen: Esta opcin permite seleccionar una imagen (e.
g. el logo de una empresa) para que aparezca en los encabezados de
todos los reportes. Si se deja en blanco no aparecer logo en los
reportes.
Tipo de letra: Esta opcin permite configurar el tipo de letra
con el que se generarn todos los reportes.
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Configuracin de internet y correo
El editor de reportes de SACET cuenta con la opcin de enviar
cualquier reporte que se genere por correo electrnico. Esta opcin
permite configurar una serie de parmetros necesarios para el envo
de correos electrnicos desde SACET.
Configuracin de correo
Servidor SMTP: Debe especificarse el servidor de correo a travs
del cual sern enviados los correos con los reportes anexos. El
servidor SMTP puede ser un nombre o una direccin IP.
Puerto: Nmero de puerto que utiliza el protocolo SMTP para el
envo de correos. Este protocolo utiliza por defecto el puerto 25
para este fin, por lo que se recomienda mantener este valor.
Usar autenticacin: Cuando el servidor SMPT requiere autenticacin
se debe marcar esta opcin.
Usuario: Cuenta de correo del usuario que enva los mensajes.
Password: Contrasea del usuario configurado para efectos de
autenticacin.
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Enva: Permite especificar el nombre o la direccin electrnica de
la persona que enva los correos.
Prioridad: Permite establecer una prioridad alta, baja o normal
para el envo de correo.
Configuracin de Internet
Se conectar a Internet utilizando LAN: Le indica a SACET que la
conexin a Internet debe realizarse a travs de la red local.Se
conectar a Internet utilizando un mdem: Se debe elegir la conexin a
Internet que utilizar el mdem. Cabe mencionar que SACET identificar
las conexiones a Internet que hayan sido definidas en el sistema
operativo de la PC.
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Usuarios
Esta opcin permite definir los usuarios que tendrn acceso al
sistema y sus respectivos derechos. La imagen siguiente muestra la
ventana que se despliega al elegir esta opcin:
A continuacin la descripcin de cada una de sus opciones.
Datos del usuario
Usuario: Nombre del usuario que tendr acceso al sistema.
Palabra clave: Clave utilizada por el usuario para ingresar al
sistema.
Puede editar reportes: Si se habilita esta opcin, se le permite
al usuario modificar el contenido del reporte, as como exportarlo a
los formatos soportados. Si se deshabilita esta opcin, el usuario
nicamente podr imprimir el reporte generado.
Derechos de acceso
En esta seccin se especifica el tipo de acceso que tendr cada
uno de los usuarios. Los derechos de acceso que se pueden
seleccionar son los siguientes:
Total: Brinda al usuario acceso total para que genere reportes
de cualquier departamento, extensin, autorizacin o sucursal.
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Departamento: Limita al usuario a generar reportes solamente de
la unidad administrativa que se especifique. Al seleccionar este
tipo de acceso tambin es necesario especificar si la unidad
administrativa seleccionada est ligada a las extensiones, a las
autorizaciones o a ambas.
Ambas: permite al usuario generar reportes de llamadas hechas
usando extensiones y autorizaciones ligadas al departamento
seleccionado.
Departamento de extensin: Permite al usuario generar reportes de
llamadas hechas usando extensiones ligadas al departamento
seleccionado.
Departamento de autorizacin: Permite al usuario generar reportes
de llamadas hechas usando autorizaciones ligadas al departamento
indicado, sin importar de qu extensin se realizaron la
llamadas.
Extensin: Limita al usuario a generar reportes solamente del
nmero de extensin que se especifique.
Autorizacin: Limita al usuario a generar reportes solamente del
nmero de autorizacin que se especifique.
Sucursal: En caso de tratarse de un sistema multi central, si se
le indica al sistema que el usuario tendr derechos de acceso sobre
una extensin o autorizacin, debe especificarse la sucursal a la que
pertenecen esa extensin o autorizacin.
Nota:
Se puede indicar el departamento, la extensin o la autorizacin
digitando esta informacin en el campo de edicin que se encuentra
debajo de las opciones anteriores o bien, podemos elegirla
presionando el botn de bsqueda que est al lado del campo de
edicin.
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Cambiar clave
Permite al usuario cambiar la clave de ingreso al sistema. Al
ingresar en esta opcin, SACET desplegar la siguiente ventana:
Clave actual: Debe digitarse la clave con la que ingres al
sistema.
Nueva clave: Permite especificar la nueva clave.
Verificacin: Nuevamente debe digitarse la nueva clave de acceso
definida anteriormente. Se solicita a manera de verificacin, si no
es la misma que se digit en el campo Nueva clave, entonces se
mantendr la clave anterior.
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Editor de reportes
Esta opcin muestra el editor de reportes de SACET con el cual es
posible abrir, modificar, imprimir o enviar por correo electrnico
cualquier reporte previamente generado y guardado.
A continuacin se describen en detalle cada una de las opciones
que es posible realizar desde la barra de herramientas del editor
de reportes.
Abrir
Esta opcin permite abrir un reporte previamente generado. Los
tipos de archivos que es posible abrir mediante esta opcin son sac,
csv y xls.
Guardar
Permite almacenar en disco un reporte. Los reportes pueden ser
almacenados en formato sac, xls, html, csv y rtf.
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Enviar por correo electrnico
Esta opcin le permite al usuario enviar un reporte por correo
electrnico. Cuando se selecciona esta opcin se despliega una
ventana como la que se muestra a continuacin:
A continuacin una descripcin de los parmetros que deben ser
configurados para enviar los reportes por correo.
Para: Direccin(es) de correo electrnico a la(s) que se desea
enviar el reporte. Para agregar ms de una direccin de correo es
posible digitarlas separadas por coma (,) o seleccionndolas de la
lista y presionando el botn Agregar. Ms abajo en esta seccin se
explica cmo es posible agregar direcciones de correo a la
lista.
De: Direccin electrnica de quien enva el correo. Por defecto en
este campo aparece la direccin electrnica que se configur en la
opcin Configuracin/Internet/Enva, pero puede ser modificada.
Asunto: Permite establecer un asunto o ttulo para el
mensaje.
Archivo adjunto: Permite especificar el archivo adjunto que
contiene el reporte y que ser enviado con el correo. El archivo
puede ser un reporte generado previamente y almacenado en disco o
bien un reporte que se encuentre en el editor, para lo cual debe
presionarse el botn que est junto al campo de edicin.
Comentario: Permite digitar el texto o cuerpo del mensaje.
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Agregar direccin de correo: Permite agregar una direccin de
correo electrnico a la lista. SACET permite almacenar una lista de
veinte direcciones y por medio de este campo de edicin y el botn
con un signo de adicin es posible insertar nuevas direcciones. El
botn con el signo de sustraccin permite eliminar direcciones de la
lista.
Para enviar el correo electrnico debe presionarse el botn Enviar
y para cancelar el envo y regresar a la ventana del editor de
reportes debe presionarse el botn Regresar.
Imprimir
Esta opcin permite imprimir el reporte.
Buscar
Brinda al usuario la posibilidad de buscar texto (palabra o
frase) en el editor de reportes. Al seleccionar esta opcin se
muestra una ventana similar a la que aparece en la siguiente
imagen:
A continuacin se describe cada una de las opciones de esta
ventana.
Texto: Permite digitar el texto que desea buscarse.
Direccin
De arriba hacia abajo: Establece que la bsqueda debe realizarse
de arriba hacia abajo en el editor de reportes.
De izquierda a derecha: Establece que la bsqueda debe realizarse
de izquierda a derecha en el editor de reportes.
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De abajo hacia arriba: Establece que la bsqueda debe realizarse
de abajo hacia arriba en el editor de reportes.
De derecha a izquierda: Establece que la bsqueda debe realizarse
de derecha a izquierda en el editor de reportes.
Buscar en
Todas las celdas: Indica que la bsqueda debe efectuarse a travs
de toda las celdas del editor de reportes.
En la fila actual: Indica que la bsqueda debe efectuarse
solamente en la fila en que est seleccionada.
En la columna actual: Indica que la bsqueda debe efectuarse
solamente en la columna que est seleccionada.
Opciones
Sensitivo: Indica que la bsqueda debe efectuarse haciendo
distincin entre letras maysculas y minsculas.
Palabras completas: Indica que se buscarn solamente palabras
completas.
Desde el primer carcter: Indica que el texto que se busque debe
estar desde el primer carcter para que sea vlido.
Ignorar HTML: El editor de reportes soporta cdigo html, por lo
que esta opcin indica si en la bsqueda debe considerarse este tipo
de cdigo.
Buscar en celdas fijas: Las celdas fijas existen en los reportes
de SACET para colocar los cortes de control o ttulos de los
reportes. Esta opcin permite buscar texto en esas celdas.
Usar comodines: Permite el uso de comodines en la bsqueda.
Pueden usarse comodines como el asterisco (*) o el signo de
pregunta (?).
Para proceder con la bsqueda debe presionarse el botn Aceptar.
Para salir de esta opcin debe presionarse el botn Cancelar.
* Reemplazar
Permite buscar un texto y reemplazarlo por otro. A continuacin
se presenta una imagen similar a la ventana que aparece cuando se
presiona esta opcin:
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A continuacin se describe cada una de las opciones de esta
ventana.
Texto: Permite digitar el texto que se desea reemplazar.
Nuevo texto: Permite digitar el texto que se usar para
reemplazar el texto que se digit en la opcin Texto.
Direccin
De arriba hacia abajo: Establece que la bsqueda debe realizarse
de arriba hacia abajo en el editor de reportes.
De izquierda a derecha: Establece que la bsqueda debe realizarse
de izquierda a derecha en el editor de reportes.
De abajo hacia arriba: Establece que la bsqueda debe realizarse
de abajo hacia arriba en el editor de reportes.
De derecha a izquierda: Establece que la bsqueda debe realizarse
de derecha a izquierda en el editor de reportes.
Buscar en
Todas las celdas: Indica que la bsqueda debe efectuarse a travs
de toda las celdas del editor de reportes.
En la fila actual: Indica que la bsqueda debe efectuarse
solamente en la fila en que est seleccionada.
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En la columna actual: Indica que la bsqueda debe efectuarse
solamente en la columna que est seleccionada.
Opciones
Sensitivo: Indica que la bsqueda debe efectuarse haciendo
distincin entre letras maysculas y minsculas.
Palabras completas: Indica que se buscarn solamente palabras
completas.
Desde el primer carcter: Indica que el texto que se busque debe
estar desde el primer carcter para que sea vlido.
Ignorar HTML: El editor de reportes soporta cdigo html, por lo
que esta opcin indica si en la bsqueda debe considerarse este tipo
de cdigo.
Buscar en celdas fijas: Las celdas fijas existen el los reportes
de SACET para colocar los cortes de control o ttulos de los
reportes. Esta opcin permite buscar texto en esas celdas.
Consultar al reemplazar: Indica que cada vez que se encuentre el
texto que debe reemplazarse se le consulte al usuario si desea
llevar a cabo el reemplazo.
Para proceder con el reemplazo debe presionarse el botn Aceptar.
Para salir de esta opcin debe presionarse el botn Cancelar. Para
reemplazar todas las ocurrencias del texto que se busca debe
presionarse el botn Reemp. todo.
* Cortar
Elimina el contenido de un bloque de celdas seleccionado y lo
mueve a un rea de memoria. Esta operacin se utiliza en conjunto con
la opcin Pegar.
* Copiar
Copia el contenido de un bloque de celdas seleccionado a un rea
de memoria. El contenido de las celdas seleccionadas se mantiene
intacto. Esta operacin se utiliza en conjunto con la opcin
Pegar.
* Pegar
Pega la informacin de un rea de memoria al lugar seleccionado.
Esta operacin se utiliza en conjunto con las opciones Copiar o
Pegar.
* Exportar a Excel
Exporta el contenido del editor de reportes a un archivo de
Microsoft Excel.
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* Exportar a Word
Exporta el contenido del editor de reportes a un archivo rtf
(Rich Text Format) compatible con Microsoft Word.
* Exportar a HTLM
Exporta el contenido del editor de reportes a un archivo html
que puede ser abierto con cualquier navegador de Internet.
* Otros
Corresponde a un men de opciones de operaciones que son
aplicables al editor de reportes. A continuacin se describe cada
una de esas opciones.
Lneas horizontales: Pone o quita las lneas horizontales del
editor de reportes.
Lneas verticales: Pone o quita las lneas verticales del editor
de reportes.
Seleccionar todo: Selecciona todo el contenido del editor de
reportes.
Insertar salto de pgina: Coloca un salto de pgina en la fila
anterior a la fila seleccionada.
Insertar fila: Inserta una fila en blanco inmediatamente antes
de la fila seleccionada.
Borrar fila: Borra la fila seleccionada.
Limpiar editor: Elimina el contenido de todo el editor de
reportes.
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Mantenimiento
Presenta varias opciones que permiten al usuario configurar
aspectos propios de cada empresa, como por ejemplo estructura
administrativa, nmeros de extensin, autorizaciones, niveles
administrativos, cuentas y sucursales que posee la empresa.
A continuacin cada una de las opciones que presenta este
men:
Niveles Administrativos
SACET soporta una estructura administrativa de 8 niveles de
profundidad. A cada uno de estos niveles es posible asignarle un
nombre.
Cuando se selecciona esta opcin aparece una ventana similar a la
que se muestra en la siguiente figura y en donde es posible
establecer los nombres para cada uno de los niveles de profundidad
de la estructura administrativa.
Por ejemplo, a los primeros 4 niveles se les puede llamar de la
siguiente manera:
Nivel 1: AreaNivel 2: DepartamentoNivel 3: SeccinNivel 4:
Oficina
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Estructura administrativa
Esta opcin permite darle mantenimiento a la estructura
administrativa de la empresa.
La estructura administrativa es importante para el sistema, ya
que los nmeros de extensin y de autorizacin deben estar ligados a
una unidad administrativa especfica de la empresa. Adems, permite
obtener reportes por unidad administrativa.
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Extensiones
Permite dar mantenimiento a los nmeros de extensin que posee la
empresa. A continuacin se muestra la ventana que aparece al elegir
esta opcin.
A continuacin una descripcin de cada una de las opciones de esta
ventana.
Informacin general
Extensin: Nmero de extensin. Puede tener un mximo de 10
caracteres.
Sucursal: Nombre de la sucursal a la que se encuentra asociada
el nmero de extensin. Esta opcin solamente estar habilitada si
SACET est funcionando como un sistema multicentral.
Unidad administrativa: Cdigo de la unidad administrativa a la
que se encuentra asociada el nmero de extensin. Si se est
insertando o modificando una extensin, el cdigo de unidad
administrativa se puede digitar o buscar presionando el botn con la
lupa que se encuentra contiguo al campo de edicin. Si se presiona
el botn, aparecer una ventana en la cual es posible elegir la
unidad administrativa. La imagen que se muestra a continuacin
muestra dicha ventana.
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Para elegir una unidad administrativa de la ventana anterior, se
puede hacer seleccionndola y presionando el botn Aceptar o haciendo
doble click en la unidad deseada.
Caractersticas opcionales: Permite asignarle al nmero de
extensin alguna caracterstica que permita identificarlo fcilmente.
Por ejemplo, los caracteres DPNS insertados como caractersticas
opcionales podran significar que el telfono correspondiente a esa
extensin es digital (D), que tiene pantalla (P), que est ubicado en
la seccin norte(N) del edificio y que est en el segundo piso(S). Si
luego se desea generar un reporte de solo las llamadas hechas desde
telfonos digitales, se podr usar el filtro D***.
Informacin adicional
Responsable: Persona a la que pertenece el nmero de
extensin.
E-mail del responsable: E-mail de la persona responsable del
nmero de extensin. No se trata de un campo requerido, por lo que
puede omitirse si no se cuenta con esta informacin.
Observaciones: Permite adicionar observaciones acerca de la
extensin o su responsable.
No incluir en reportes: Permite que las extensiones que tengan
seleccionada esta opcin no sean consideradas en los reportes.
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No cobrar recargos: Segn la naturaleza de la empresa, es posible
que se desee aplicar recargos a las llamadas hechas por algunos
nmeros de extensin en particular. Esta opcin permite elegir cundo
aplican los recargos para un nmero de extensin y cundo no.
Como se mencion en la seccin Opciones generales del sistema /
Barra de administracin de archivos la funcionalidad de la opcin
Personalizar de la barra de herramientas, depende del archivo con
el que se est trabajando. En el caso del archivo de extensiones la
funcionalidad de esta opcin se describe a continuacin.
Personalizar: Permite establecer algunos parmetros relacionados
con el gasto telefnico del nmero de extensin. Al ingresar en esta
opcin se despliega la siguiente ventana:
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Lista de nmeros personales
Permite incluir un mximo de 20 nmeros personales para cada
extensin. Esta lista de nmeros no es utilizada directamente por
SACET sino por el mdulo de alarmas.
Nmero telefnico: Aqu se digita el nmero telefnico que se desea
agregar.
Agregar: Agrega un nmero telefnico a la lista. Este nmero debe
ser digitado en el campo de edicin Nmero telefnico.
Borrar: Elimina el nmero telefnico de la lista que se encuentre
seleccionado.
Asignacin de montos
Montos personales
Mximo gasto permitido: Permite establecer el mximo consumo
telefnico de llamadas personales a las que tiene derecho un nmero
de extensin. Esto no significa que si se sobrepasa este monto no se
podrn realizar ms llamadas, sino que permite asignarle a cada nmero
de extensin un consumo mximo que ser utilizado por el mdulo de
alarmas.
Mxima duracin permitida: Establece la mxima duracin de las
llamadas telefnicas a nmeros personales a que tiene derecho una
extensin con el fin de que sea utilizado por el mdulo de
alarmas.
Montos laborales
Mximo gasto permitido: Permite establecer el mximo consumo
telefnico de llamadas laborales a las que tiene derecho un nmero de
extensin. Esto no significa que si se sobrepasa este monto no se
podrn realizar ms llamadas, sino que permite asignarle a cada nmero
de extensin un consumo mximo que ser utilizado por el mdulo de
alarmas.
Mxima duracin permitida: Establece la mxima duracin de las
llamadas telefnicas a nmeros laborales a que tiene derecho una
extensin con el fin de que sea utilizado por el mdulo de
alarmas.
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Autorizaciones
Permite dar mantenimiento a los nmeros de autorizacin que posee
la empresa.
Se debe tener presente que un nmero de autorizacin es un nmero
que debe digitarse antes de realizar una llamada; de esta forma un
funcionario puede hacer uso de cualquier extensin utilizando su
nmero de autorizacin y la llamada quedar registrada al funcionario
sin importar la extensin que haya utilizado. No todas las centrales
telefnicas soportan nmeros de autorizacin por lo que esta opcin
puede utilizarse nicamente si la central telefnica tiene la
capacidad de generar dicho nmero de autorizacin.
A continuacin se muestra la ventana que aparece al ingresar en
esta opcin.
Cada una de las opciones de esta ventana se describe a
continuacin.
Informacin general
Autorizacin: Nmero de autorizacin. Puede tener un largo de hasta
12 caracteres.
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Sucursal: Nombre de la sucursal a la que se encuentra asociada
el nmero de autorizacin. Esta opcin solamente estar habilitada si
SACET est funcionando como un sistema multicentral.
Unidad administrativa: Cdigo de la unidad administrativa a la
que se encuentra asociada el nmero de autorizacin. Si se est
insertando o modificando una autorizacin, el cdigo de unidad
administrativa se puede digitar o buscar presionando el botn con la
lupa que se encuentra contiguo al campo de edicin. Si se presiona
el botn, aparecer una ventana en la cual es posible elegir la
unidad administrativa. La imagen que se muestra a continuacin
muestra dicha ventana.
Para elegir una unidad administrativa de la ventana anterior, se
puede hacer seleccionndola y presionando el botn Aceptar o haciendo
doble click en la unidad deseada.
Caractersticas opcionales: Permite asignarle al nmero de
autorizacin alguna caracterstica que permita identificarlo
fcilmente. Mscara: Existen centrales telefnicas que envan el nmero
de autorizacin tal y como se digit; por lo que es posible que
alguien pueda ver en un reporte el nmero de autorizacin con el que
otro funcionario realiza sus llamadas y utilizarlo para no asumir
responsabilidad sobre las llamadas. Esta opcin permite establecer
un nmero que sirva para ser desplegado en los reportes en lugar del
cdigo de autorizacin verdadero y evitar este tipo de
situaciones.
30
-
Responsable: Persona a la que pertenece el nmero de
autorizacin.
Informacin adicional
E-mail del responsable: E-mail de la persona responsable del
nmero de autorizacin. No se trata de un campo requerido, por lo que
puede omitirse si no se cuenta con esta informacin.
Observaciones: Permite adicionar observaciones acerca de la
autorizacin o su responsable.
No incluir en reportes: Permite que las autorizaciones que
tengan seleccionada esta opcin no aparezcan en los reportes.
No cobrar recargos: Segn la naturaleza de la empresa, es posible
que se desee aplicar recargos a llamadas hechas utilizando algunos
nmeros de autorizacin en particular. Esta opcin permite elegir
cundo aplican los recargos para un nmero de autorizacin y cundo
no.
Como se mencion en la seccin Opciones generales del sistema /
Barra de administracin de archivos la funcionalidad de la opcin
Personalizar de la barra de herramientas, depende del archivo con
el que se est trabajando. En el caso del archivo de autorizaciones
la funcionalidad de esta opcin se describe a continuacin.
Personalizar: Permite establecer algunos parmetros relacionados
con el gasto telefnico del nmero de extensin. Al ingresar en esta
opcin se despliega la siguiente ventana:
31
-
Lista de nmeros personales
Permite incluir un mximo de 20 nmeros personales para cada
autorizacin. Esta lista de nmeros no es utilizada directamente por
SACET sino por el mdulo de alarmas.
Nmero telefnico: Aqu se digita el nmero telefnico que se desea
agregar.
Agregar: Agrega un nmero telefnico a la lista. Este nmero debe
ser digitado en el campo de edicin Nmero telefnico.
Borrar: Elimina el nmero telefnico de la lista que se encuentre
seleccionado.
32
-
Asignacin de montos
Montos personales
Mximo gasto permitido: Permite establecer el mximo consumo
telefnico de llamadas personales a las que tiene derecho un cdigo
de autorizacin. Esto no significa que si se sobrepasa este monto no
se podrn realizar ms llamadas, sino que permite asignarle a cada
nmero de autorizacin un consumo mximo que ser utilizado por el
mdulo de alarmas.
Mxima duracin permitida: Establece la mxima duracin de las
llamadas telefnicas a nmeros personales a que tiene derecho un
cdigo de autorizacin con el fin de que sea utilizado por el mdulo
de alarmas.
Montos laborales
Mximo gasto permitido: Permite establecer el mximo consumo
telefnico de llamadas laborales a las que tiene derecho un cdigo de
autorizacin. Esto no significa que si se sobrepasa este monto no se
podrn realizar ms llamadas, sino que permite asignarle a cada cdigo
de autorizacin un consumo mximo que ser utilizado por el mdulo de
alarmas.
Mxima duracin permitida: Establece la mxima duracin de las
llamadas telefnicas a nmeros laborales a que tiene derecho un cdigo
de autorizacin con el fin de que sea utilizado por el mdulo de
alarmas.
33
-
Cuentas
Brinda la posibilidad de clasificar las llamadas telefnicas por
nmero de cuenta con el fin de que stos sean ligados a una cuenta
contable definida por la empresa. Esta caracterstica hace que los
nmeros de cuenta sean independientes de las unidades
administrativas. Cabe mencionar que no todas las centrales
telefnicas tienen la capacidad de generar cdigos de cuenta con cada
llamada.
La imagen a continuacin muestra la ventana que se despliega
cuando se ingresa a esta opcin.
A continuacin la descripcin de cada una de las opciones con que
cuenta esta ventana:
Informacin general
Nmero de cuenta: Nmero de cuenta enviado por la central
telefnica. Pueden tener un mximo de 20 caracteres.
Sucursal: Nombre de la sucursal a la que se encuentra asociada
el nmero de cuenta. Esta opcin solamente estar habilitada si SACET
est funcionando como un sistema multicentral.
Cuenta contable: Cuenta contable al que estar asociado el nmero
de cuenta. La cuenta contable es definida por la empresa. Varios
nmeros de cuenta pueden estar asociados a la misma cuenta
contable.
Responsable: Persona o unidad administrativa responsable del
nmero de cuenta.
Observaciones: Permite adicionar observaciones acerca del nmero
de cuenta.
34
-
Sucursales
Esta opcin permite que SACET trabaje con datos de varias
centrales telefnicas ubicadas en distintas agencias o sucursales de
una misma compaa. De esta forma SACET centralizar la informacin
relativa a la tarificacin de las llamadas telefnicas. Los datos que
se insertan en esta opcin son definidos por el personal tcnico que
instala el sistema, no por el usuario.
A continuacin se muestra la ventana que aparece cuando se
ingresa en esta opcin.
A continuacin una descripcin de cada una de las opciones.
Nombre: Permite digitar el nombre de la sucursal.
Telfono: Nmero telefnico de la sucursal. Este campo es
descriptivo y no requerido por lo que puede omitirse.
Directorio: Para cada sucursal debe especificarse un directorio
en el cual sern almacenados los datos que se recolecten de su
central telefnica. Esos directorios estarn en el computador
central.
Prefijo: Identificador que se utilizar para la central
telefnica. Se utiliza debido a que en algunos pases pueden existir
nmeros telefnicos iguales en lugares diferentes. De esta forma el
sistema podr identificar el lugar de destino correcto.
35
-
Gua telefnica
SACET, en su configuracin por defecto, posee prefijos de
localidad que le permiten identificar la ciudad o lugar de destino
de una llamada telefnica, sin embargo por medio de esta opcin es
posible personalizar nmeros telefnicos especficos con el nombre de
su abonado.
La imagen que se presenta a continuacin muestra la ventana que
aparece al ingresar en esta opcin.
Sucursal: Permite seleccionar la sucursal a la que estar
asociado un nmero telefnico.
Nmero telefnico: Nmero telefnico que desea personalizarse.
Destino: Permite configurar el nombre del abonado del nmero
telefnico.
36
-
Reportes
Reportes rpidos
Sacet brinda la posibilidad de generar reportes de una forma
rpida por medio de la barra de reportes localizada a la derecha en
la ventana principal de SACET. Esta barra cuenta con cuatro
secciones: Reportes generales, Reportes por extensin, Reportes por
autorizacin y Reportes por unidad administrativa.
En la figura que aparece a continuacin se muestran las cuatro
secciones desplegadas.
Reportes generales
Al seleccionar cualquiera de las opciones de esta seccin, se
desplegarn las mismas ventanas de captura de parmetros que se
despliegan cuando se acceden los reportes por medio del men
principal. Esta opcin es una manera alternativa de acceder a los
parmetros de reportes tradicionales.
Reportes por extensin, autorizacin y unidad administrativa.
Las opciones de reportes que brinda cada una de estas secciones
permite generar nicamente reportes de llamadas salientes y al
ingresar en cualquier opcin de alguna de estas secciones se
presenta la misma ventana de captura de parmetros. La diferencia
radica en la manera en que la informacin es presentada.
A continuacin se muestra la ventana de parmetros y se describe
cada una de sus opciones de captura.
37
-
Informacin general
Fecha inicial y fecha final: Permite establecer el rango de
fechas de las llamadas.
Extensin / Autorizacin / Unidad administrativa: Permite generar
un reporte de uno o todos los elementos. Si se especifica un
elemento, se generar un reporte que contenga solamente llamadas
realizadas de ese elemento. Si este campo se deja en blanco, el
reporte contendr llamadas de todos los elementos.
Moneda: Moneda en la que aparecern los costos en el reporte.
Nota:
Cuando el usuario seleccione alguna opcin de la seccin
destacados, ya sean costo, duracin o cantidad, en el reporte se
mostrarn solamente diez elementos.
Reportes predefinidos
38
-
SACET posee reportes predefinidos de tipo detallado y acumulado.
El tipo detallado muestra al usuario tal y como su nombre lo
indica, un detalle de cada una de las llamadas realizadas, mientras
que el reporte de tipo acumulado muestra totales que agrupan varias
llamadas. Estos dos reportes cuentan con la misma ventana de
captura de parmetros.
Debido a que estos dos reportes utilizan la misma ventana de
configuracin, a continuacin se explicar en detalle cada una de las
opciones de esta pantalla, las cuales aplican para ambos
reportes.
Reporte detallado y acumulado
La imagen siguiente muestra la ventana que se despliega cuando
se ingresa a uno de estos dos reportes predefinidos.
Informacin general
39
-
Fecha Inicial- Fecha Final: Estos campos permiten establecer el
periodo de das de los cuales se desea obtener la informacin de
llamadas.
Ordenar por: Define el campo por el cual se desea ordenar el
reporte. Segn el campo que se seleccione para ordenar, existe la
posibilidad de filtrar elementos. Por ejemplo, si se seleccion
ordenar por extensiones o autorizaciones, se puede definir un nmero
de extensin o de autorizacin especfico, tambin la sucursal a la
cual pertenece este ltimo en caso de ser un sistema multicentral.
Si se selecciona ordenar por Nivel Administrativo, es posible
especificar un departamento en particular, o si se selecciona Nmero
de Destino es posible especificar un archivo de destinos, en cuyo
caso sern incluidas en el reporte solo las llamadas hechas a nmeros
telefnicos incluidos en el archivo de destinos.
Moneda: Es necesario definir el tipo de moneda que ser utilizado
para desplegar los costos en el reporte. Los tipos de moneda
disponibles deben haber sido definidos en el sistema con
anterioridad. Si por ejemplo se han definido las monedas colones y
dlares, el usuario podr elegir si desea los montos en colones o en
dlares.
Compaas telefnicas: En esta opcin se le indica al sistema que
solamente muestre en el reporte las llamadas telefnicas realizadas
a travs de las compaas telefnicas que se elijan. Si el usuario slo
utiliza un proveedor de servicios telefnicos, se puede dejar en
Todas.
Archivo de destinos: Permite seleccionar la lista de destinos
que ser utilizada en el reporte. Estas listas se modifican en la
opcin de destinos de los reportes generales detallados y
acumulados. En el reporte solamente aparecern las llamadas
realizadas a los nmeros de telfono que estn definidos en la lista
seleccionada.
Incluir llamadas
Salientes: Permite incluir o no las llamadas clasificadas como
salientes.
Entrantes: Permite incluir o no las llamadas clasificadas como
entrantes.
Locales: Al colocar una marca en esta opcin, en el reporte
aparecern las llamadas calificadas como locales.
Larga distancia nacional: Al colocar una marca en esta opcin, en
el reporte se incluirn las llamadas calificadas como larga
distancia
Internacionales: Al colocar una marca en esta opcin, en el
reporte se incluirn las llamadas calificadas como
internacionales.
Celulares: Al colocar una marca en esta opcin, en el reporte se
incluirn las llamadas calificadas como celulares.
Rangos
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-
Duracin mnima: Permite filtrar la informacin de las llamadas
telefnicas de acuerdo a la duracin de las mismas. En esta opcin se
debe indicar a partir de qu duracin las llamadas sern tomadas en
cuenta para el reporte.
Costo mnimo: Corresponde al rango de costo de las llamadas que
sern incluidas en el reporte. De esta forma se puede generar un
reporte en el cual sean incluidas nicamente las llamadas cuyos
costos superan la cantidad indicada en este espacio. El monto que
se digite en esta opcin aplica de acuerdo a la moneda seleccionada
para generar el reporte.
Botn Impresora: Este botn muestra las impresoras disponibles en
el sistema, de acuerdo al tamao del papel de la impresora
seleccionada, se pagina el reporte, por lo que es importante
definir previamente a la generacin del reporte, la impresora en que
se imprimir el mismo.
41
-
Reportes Generales
Este tipo de reportes permite al usuario obtener la informacin
de sus llamadas telefnicas de una manera personalizada, o sea, que
puede elegir la informacin que desea que aparezca en el reporte y
cmo desea que sta sea mostrada en el resultado final.
A continuacin un detalle de cada uno de los tipos de reportes
disponibles en esta seccin.
Detallado
Este reporte permite al usuario obtener un detalle de cada una
de las llamadas que cumplan con los parmetros especificados.
La siguiente imagen representa la ventana que se despliega
cuando se ingresa a esta opcin.
General
Informacin general
Nombre del reporte: En esta opcin se debe definir el nombre del
reporte, para luego poder generarlo de nuevo sin tener que definir
todos los parmetros otra vez. En el
42
-
campo reporte se va a crear una lista de los diferentes reportes
que han sido generados anteriormente, de manera que el usuario
tenga la facilidad de ir almacenando con diferentes nombres los
reportes que utiliza con ms frecuencia.
Orden: Modo de ordenamiento del reporte. Las opciones
disponibles son: ascendente y descendente.
Fecha Inicial - Fecha Final: Estos campos permiten establecer el
periodo de das de los cuales se desea obtener la informacin de
llamadas.
Hora Inicial Hora Final: Estos campos permiten establece la hora
de inicio y fin para las llamadas que se mostrarn en el reporte.
Estos dos campos junto con los del punto anterior definen el rango
en el cual se considerarn las llamadas.
Incluir llamadas
Salientes: Permite incluir o no en el reporte las llamadas
salientes.
Entrantes: Permite incluir o no en el reporte las llamadas
entrantes.
Internas: Permite incluir o no en el reporte las llamadas
internas.
Locales: Permite incluir o no en el reporte las llamadas
clasificadas como locales.
Larga distancia nacional: Permite incluir o no en el reporte las
llamadas clasificadas como larga distancia nacional.
Internacionales: Permite incluir o no en el reporte las llamadas
clasificadas como internacionales.
Celulares: Permite incluir o no en el reporte las llamadas
clasificadas como celulares.
Legales: Permite incluir o no en el reporte las llamadas
clasificadas como legales. Este punto est definido en funcin del
siguiente (llamadas ilegales).
Ilegales: Permite incluir o no en el reporte las llamadas
clasificadas como ilegales. Las llamadas ilegales son aquellas que
por alguna razn SACET no pudo calcular el costo de la llamada. Por
ejemplo, una llamada cuyo nmero marcado inicia con un prefijo no
incluido en SACET sera una llamada ilegal.
Sin autorizacin: Permite incluir o no en el reporte las llamadas
que no posean cdigo de autorizacin. Si la opcin no est marcada,
solo aparecern en el reporte las llamadas que hayan sido realizadas
usando un cdigo de autorizacin.
Filtros
Esta opcin de la ventana de parmetros de reportes sirve para
filtrar la informacin que se desea que aparezca en el reporte segn
nmero de extensin, autorizacin y/o cuenta.
43
-
Filtros de extensiones: Aqu se deben seleccionar los nmeros de
extensin o patrones de extensiones que sern buscados en los
archivos de datos para generar el reporte. Es posible colocar cinco
filtros con diferentes nmeros y/o patrones para extensiones. A
continuacin se muestra la ventana que ser desplegada al ingresar en
esta opcin.
Extensiones: Debe colocarse el nmero o patrn de extensin que ser
buscado en los archivos de datos para generar el reporte. Como se
mencion, puede colocarse un nmero de extensin completo (p.e. 100) o
un patrn para los nmeros de extensin que sern buscados (p.e.
*******2**). En el primer caso se digit el nmero de extensin 100,
mientras que en el segundo se le indic al sistema que busque todos
los nmeros de extensin que tengan un 2 en la tercera posicin, por
ejemplo 215,1246, 200, etc. Los asteriscos * equivalen a cualquier
dgito. Para filtrar un nmero de extensin especfico puede digitarse
o seleccionarlo de una lista presionando el botn con la lupa que se
encuentra contiguo a este campo.
Sucursal: Si SACET est trabajando como un sistema Multi-Central,
se debe indicar la sucursal a la que pertenece el nmero o patrn de
extensiones que colocamos en el punto anterior. Si no se especifica
ninguna, el sistema buscar en todas las sucursales que hayan sido
incluidas en el sistema.
Unidad Administrativa: Corresponde a la unidad administrativa a
la que pertenecen las extensiones que se hayan colocado en los
patrones de extensiones. Si en los patrones de las extensiones
solamente se han colocado asteriscos * y en este punto elegimos una
unidad administrativa, en el reporte sern incluidas las llamadas
realizadas por todos los nmeros de extensin que pertenecen a esta
unidad.
44
-
Cars. Opc: Deben ser colocadas las caractersticas opcionales que
se desean buscar en los nmeros de extensin. Debe recordarse que
estos caracteres permiten agrupar las extensiones de acuerdo a
alguna caracterstica en particular, por ejemplo, D**** podra
representar todas las extensiones en donde el telfono es digital,
esto suponiendo que as se hayan clasificado al insertarlas en el
archivo de extensiones.
Nota:
Si no se desea aplicar ningn filtro a los nmeros de extensiones,
debe dejarse al menos el primero con todas sus opciones llenas de
asteriscos *. Los dems pueden ser limpiados presionando el botn con
la equis X que se encuentra al lado de cada uno.
Filtros de Autorizaciones: Aqu se deben seleccionar los cdigos o
patrones de autorizaciones que sern buscados en los archivos de
datos para generar el reporte. Es posible colocar cinco filtros con
diferentes cdigos o patrones para las autorizaciones. A continuacin
se muestra la ventana que ser desplegada al ingresar en esta
opcin.
Autorizaciones: Debe colocarse el nmero o patrn de autorizacin
que ser buscado en los archivos de datos para generar el reporte.
Como se mencion, puede colocarse un nmero de autorizacin completo
(p.e. 3128) o un patrn para los nmeros de autorizacin que sern
buscados (p.e. *********3**). En el primer caso se digit el nmero
de autorizacin 3128, mientras que en el segundo se le indic al
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-
sistema que busque todos los nmeros de autorizacin que tienen un
3 en la tercera posicin. Los asteriscos * equivalen a cualquier
nmero.Para filtrar un nmero de autorizacin especfico puede
digitarse o seleccionarlo de una lista presionando el botn con la
lupa que se encuentra contiguo a este campo.
Debe tenerse presente que en la opcin de Configuracin-Parmetros
se puede indicar a SACET que no despliegue autorizaciones en los
reportes, en cuyo caso desplegara la mscara respectiva que el
usuario haya definido para cada cdigo de autorizacin. Si este es el
caso, en la lista desplegada tras presionar la lupa aparecern las
mscaras y no los cdigos.
Sucursal: Si SACET est trabajando como un sistema MultiCentral,
se debe indicar la sucursal a la que pertenece el nmero o patrn de
autorizaciones que colocamos en el punto anterior. Si no se
especifica ninguna, el sistema buscar en todas las sucursales que
hayan sido incluidas en el sistema.
Unidad Administrativa: Corresponde a la unidad administrativa a
la que pertenecen los cdigos de autorizacin que se hayan colocado
en los patrones de autorizaciones. Si en los patrones de las
autorizaciones solamente se han colocado asteriscos * y en este
punto elegimos una unidad administrativa, en el reporte sern
incluidas las llamadas realizadas con cualquier nmero de
autorizacin que pertenecen a esta unidad administrativa.
Cars. Opc: Deben ser colocadas las caractersticas opcionales que
se desean buscar en los nmeros de autorizacin. El uso es muy
similar al de caractersticas opcionales de extensiones.
Nota:
Si no se desea aplicar ningn filtro a los nmeros de autorizacin,
debe dejarse al menos el primero con todas sus opciones llenas de
asteriscos *. Los dems pueden ser limpiados presionando el botn con
la equis X que se encuentra al lado de cada uno.
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-
Filtros de cuentas: Aqu se deben seleccionar los nmeros o
patrones de cuentas que sern buscados en los archivos de datos para
generar el reporte. Es posible colocar hasta cinco filtros
diferentes. A continuacin se muestra la ventana que ser desplegada
al ingresar en esta opcin.
Cuentas: Debe colocarse el nmero o patrn de cuenta que ser
buscado en los archivos de datos para generar el reporte. Como se
mencion, puede colocarse un nmero de cuenta completo (p.e. 312238)
o un patrn para los nmeros de cuenta que sern buscados (p.e.
**************5*****). En el primer caso se digit el nmero de
cuenta 312238, mientras que en el segundo se le indic al sistema
que busque todos los nmeros de cuenta que tienen un 5 en la sexta
posicin. Los asteriscos * equivalen a cualquier carcter.
Para filtrar un nmero de cuenta especfico puede digitarse o
seleccionarlo de una lista presionando el botn con la lupa que se
encuentra contiguo a este campo.
Sucursal: Si SACET est trabajando como un sistema multicentral,
se debe indicar la sucursal a la que pertenece el nmero o patrn de
cuentas que colocamos en el punto anterior. Si no se especifica
ninguna, el sistema buscar en todas las sucursales que hayan sido
incluidas en el sistema. Si no se desea aplicar ningn filtro a los
nmeros de cuenta, debe dejarse al menos el primero con todas sus
opciones llenas de asteriscos *. Los dems pueden ser limpiados
presionando el botn con la equis X que se encuentra al lado de cada
uno.
Desea que se cumplan los patrones a la vez: Si esta opcin est
seleccionada, las llamadas que aparezcan en el reporte debern
cumplir con los filtros de extensiones,
47
-
de autorizaciones y de cuentas simultneamente. Si no, aparecern
las llamadas que cumplan con al menos uno de los filtros
establecidos.
Destinos
Por medio de esta opcin es posible tener listas de nmeros
destino que permitan generar reportes que incluyan solamente las
llamadas realizadas a estos nmeros o que muestren las llamadas que
se hicieron a aquellos nmeros de destino que no coincidan con los
que estn en la lista.
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-
Lista de destinos
Usar lista de destinos: Habilita o deshabilita el uso de las
listas de destinos que hayan sido creadas.
Archivo de destinos: Permite seleccionar la lista de destinos
que ser utilizada en el reporte. Solamente puede utilizarse si est
seleccionada la opcin Usar lista de destinos. En el recuadro que se
encuentra bajo esta opcin deben ser digitados los nmeros de destino
que deseamos incluir o excluir del reporte. Para insertar un nuevo
nmero se usa el comando Ctrl I y para borrar uno ya existente Ctrl
B.
Nota:
Cuando en la lista de destinos se incluyan nmeros completos debe
colocarse solamente el nmero. No se debe llenar el resto del campo
con asteriscos *. Por otro lado, si se desea colocar patrones de
nmeros telefnicos, debe colocarse el patrn y llenar el resto del
campo con asteriscos *. Por ejemplo, si se va a ingresar un nmero
de telfono completo, se debe colocar de la siguiente manera:
2344400Si va a ingresarse un patrn de nmeros de telfono, debe
ingresarse as:771*****************, en cuyo caso aparecern todas
las llamadas que fueron hechas a nmeros que comienzan con 771.
49
-
Incluir slo los nmeros de la lista: Si esta opcin est
seleccionada, en el reporte solamente aparecern las llamadas
realizadas a los nmeros de telfono que estn en la lista que se
elija en el punto anterior: Archivo de destinos.
No incluir los nmeros de la lista: Si esta opcin est
seleccionada, le indica al sistema que excluya las llamadas
realizadas a los nmeros de telfono que se encuentren en la lista.
De manera que se mostrarn en el reporte el resto de las
llamadas.
Rangos
Los parmetros de rangos permiten filtrar las llamadas por das,
horas, compaa, duracin, costo y troncales.
Das y horas
Das de la semana: Permite seleccionar los das de la semana que
sern incluidos en el reporte. Esto quiere decir que si se le indica
al sistema que genere un reporte de un periodo de das que abarca
todo un mes y en esta opcin solamente se seleccionaron los das
martes, se obtendr un reporte de un periodo de un mes, pero
solamente las llamadas generadas los das que fueron martes a lo
largo del periodo.
Horas del da: Permite seleccionar las horas de las cuales se
desea obtener informacin de llamadas en el reporte. Por ejemplo, se
puede establecer un periodo de tiempo para generar el reporte en el
cual solamente se desea que aparezcan las
50
-
llamadas realizadas entre las 2:00pm y las 4:00pm. Estos rangos
de horas sern aplicados a todos los das que sean incluidos en el
reporte.
Compaas telefnicas y monedas
Compaas telefnicas: SACET permite generar reportes que incluyan
informacin de llamadas realizadas por varias compaas telefnicas. En
esta opcin se le indica al sistema que solamente muestre en el
reporte las llamadas telefnicas realizadas a travs de las compaas
telefnicas que se elijan.
Simular con tarifas de la compaa: Esta opcin permite que en el
reporte los costos de las llamadas aparezcan calculados de acuerdo
a las tablas de costo de la compaa telefnica que se haya
seleccionado y no con las de la compaa que se utiliz para hacer la
llamada. El objetivo de este parmetro es permitir al usuario
determinar si le conviene cambiarse de proveedor de telefona.
Moneda: Es necesario definir el tipo de moneda que ser utilizado
para desplegar los costos en el reporte. Los tipos de moneda
disponibles deben haber sido definidos en el sistema con
anterioridad, bajo el men de Tarifas. Si por ejemplo se han
definido las monedas colones y dlares, el usuario podr elegir si
desea los montos en colones o en dlares.
Otros rangos
Duracin mnima y mxima: Permite filtrar la informacin de las
llamadas telefnicas de acuerdo a la duracin de las mismas. En esta
opcin se debe indicar a partir de qu duracin las llamadas sern
tomadas en cuenta para el reporte.
Costo mnimo y mximo: Corresponde al rango de costo de las
llamadas que sern incluidas en el reporte. De esta forma se puede
generar un reporte en el cual sean incluidas nicamente las llamadas
cuyos costos superan la cantidad indicada en este espacio. El monto
que se digite en esta opcin aplica de acuerdo a la moneda
seleccionada para generar el reporte.
Troncales: Permite indicarle al sistema que incluya en el
reporte nicamente las llamadas que hayan hecho uso de las troncales
especificadas en esta opcin.
Grupos de troncal: Las troncales de una central telefnica (PBX)
pueden estar agrupadas. As, es posible tener la troncal 002 del
grupo 001 y la troncal 002 del grupo 002. Por medio de esta opcin
es posible generar un reporte en el que aparezcan solamente las
llamadas que han hecho uso de los grupos troncales que se
encuentren en el rango que se especifique.
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-
Despliegue
Esta opcin permite elegir las columnas que aparecern en el
reporte y de qu manera estar ordenada la informacin.
Extensiones
Al presionar este botn, se mostrar la informacin referente a las
extensiones que es posible incluir en el reporte. Esta informacin
se desplegar en la parte derecha de la ventana, junto al ejemplo
del reporte. Para incluir esta informacin en el reporte, basta
hacer click sobre el campo que queremos y arrastrarlo hasta la
columna en el ejemplo de reporte en donde deseamos que aparezca.
Como puede verse en la imagen anterior, se est arrastrando el campo
que corresponde a la persona responsable del nmero de extensin para
posicionarlo junto al nmero de extensin. Este procedimiento se debe
seguir con cada uno de los campos que se deseen incluir en el
reporte. Para eliminar una columna del reporte, se hace click sobre
el campo correspondiente en el reporte ejemplo y se arrastra hacia
afuera del mismo. Tambin puede cambiar la posicin de una columna,
arrastrndola de la posicin actual a la posicin deseada. Cada vez
que se agrega o se quita una columna, los datos del reporte ejemplo
cambiarn reflejando el cambio, de esta manera el usuario se dar una
idea de cmo aparecer el reporte final.
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-
Autorizaciones
Despliega la informacin referente a los cdigos de autorizacin
que es posible incluir en el reporte. Para incluir o eliminar
columnas correspondientes a autorizaciones se procede de la misma
manera que con extensiones.Cuentas: Despliega la informacin
referente a los nmeros de cuenta que es posible incluir en el
reporte. Para incluir o eliminar columnas correspondientes a
cuentas se procede de la misma manera que con extensiones.
Informacin A
Permite seleccionar informacin adicional que puede ser incluida
en el reporte. Esta informacin incluye la fecha, hora, nmero de
telfono, lugar de destino y la duracin de la llamada. Esta
informacin es desplegada en la parte derecha de la ventana, junto
al ejemplo de reporte. Para incluir o eliminar columnas
correspondientes a este grupo, se procede de la misma manera que
con extensiones.
Informacin B
Permite seleccionar informacin adicional que puede ser incluida
en el reporte. Esta informacin incluye el costo, troncal, nmero de
compaa telefnica, nombre de la compaa telefnica y grupo de troncal.
Esta informacin es desplegada en la parte derecha de la ventana,
junto al ejemplo de reporte. Para incluir o eliminar columnas
correspondientes a este grupo, se procede de la misma manera que
con extensiones.
Ordenar por
Permite establecer el orden que tendr la informacin en el
reporte. Es posible ordenar la informacin por tres criterios
simultneamente. Estos criterios debemos colocarlos en los espacios
disponibles en esta opcin, arrastrando del ejemplo de reporte las
columnas por las cuales se desea ordenar la informacin. En la
imagen anterior puede observarse que el reporte estar ordenado por
nmero de extensin, luego por fecha y luego por hora. Estas columnas
fueron arrastradas del ejemplo de reporte una vez que se estableci
la informacin que ser incluida en el mismo. Cada vez que se
arrastre un campo a la seccin de Ordenar por, el reporte de ejemplo
se ordenar segn los campos all incluidos. El usuario puede utilizar
solo uno o dos niveles de ordenamiento si as lo desea, adems podr
eliminar un nivel con solo arrastrar el botn correspondiente hacia
afuera.
Configurar impresora: Permite seleccionar la impresora en la que
se imprimir el reporte y la orientacin del papel, que puede ser
horizontal o vertical. En el recuadro de impresora, aparecern todas
las impresoras que hayan sido instaladas en el sistema operativo y
si no se selecciona ninguna, SACET imprimir en la que est
seleccionada como impresora por defecto en el sistema operativo. La
seleccin de la impresora es muy importante ya que es con base en
ella que el sistema har la paginacin de los reportes.
Generar: Una vez que se hayan establecido los parmetros para el
reporte, se debe presionar este botn para que el sistema trate de
generar el reporte.
53
-
Regresar: Cierra la ventana de parmetros del reporte sin guardar
ningn cambio en los parmetros que se hayan definido.
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-
Acumulado
Estos reportes permiten al usuario obtener un resumen de las
llamadas realizadas que cumplan con los parmetros establecidos.
Como su nombre lo dice, este tipo de reporte incluir solamente
informacin acumulada de cantidad de llamadas, total de costos de
llamadas, total de tiempo de las llamadas realizadas, etc., a
diferencia del reporte detallado que muestra un detalle de cada
llamada.
Los parmetros que deben establecerse para generar este reporte
son prcticamente los mismos que para el reporte detallado, por lo
que puede referirse a esa seccin para obtener un detalle de cada
uno de los parmetros necesarios para generar este tipo de
reporte.
Ejemplo de reporte acumulado
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-
Facturas
Es muy similar a un reporte detallado solo que el corte de
control siempre ser por nmero de extensin y el responsable de
extensin se desplegar en la lnea siguiente a la de la extensin. La
seleccin de los campos que se desean en el reporte se hace de la
misma manera que en el detallado.
Ejemplo de una factura generada con el sistema.
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Elementos destacados
El objetivo principal de este reporte es obtener la informacin
de las extensiones, autorizaciones y departamento con mayor
cantidad, duracin y costo.
Los parmetros de este tipo de reporte son los mismos que para un
reporte detallado a excepcin de la pestaa Despliegue.
Dentro de las opciones que el sistema evala estn las de
extensiones, autorizaciones y unidades administrativas de mayor
Cantidad, duracin y costo.
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Das de la semana
El objetivo principal de este reportes obtener informacin
acumulada de nmero de llamadas, duracin y costo, en trminos de
das
Los parmetros de este tipo de reporte son los mismos que para un
reporte detallado a excepcin de la pestaa Despliegue que no
existe.
Orden: Permite seleccionar el orden de orientacin del reporte,
permite por extensin niveles administrativos, autorizacin y
responsables.
Ejemplo de un reporte con corte por das de la semana.
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-
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-
Cartas
Este reporte permite generar cartas para los responsables de las
extensiones que realizaron llamadas que cumplan con las
caractersticas que se especifiquen en los parmetros de este
reporte. Puede ser utilizado por ejemplo para generar cartas de
amonestacin o llamada de atencin a personas que hicieron llamadas
demasiado largas.
Informacin general
Reporte: En esta opcin se debe definir el nombre del reporte,
para luego poder generarlo de nuevo sin tener que definir todos los
parmetros otra vez. En el campo reporte se va a crear una lista de
los diferentes reportes que han sido generados anteriormente, de
manera que el usuario tenga la facilidad de ir almacenando con
diferentes nombres los reportes que utiliza con ms frecuencia.
Fecha inicial y final: Filtro que permite establecer el rango de
fechas del cual se desea obtener el reporte.
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Formato de carta: Permite seleccionar el formato con el cual se
generarn las cartas para el responsable de cada una de las llamadas
que cumplan con los parmetros que se definan. SACET cuenta con un
formato estndar que puede ser modificado en cualquier momento
presionando el botn que se encuentra al lado de esta opcin. De esta
manera el usuario podr cambiar el texto que aparecer en la
carta.
Moneda: Permite seleccionar la moneda en la cual sern
desplegados los costos de las llamadas.
Solicitar destinatario: Si esta opcin se encuentra seleccionada,
cada vez que el sistema encuentre una llamada en los archivos de
datos, que cumpla con las caractersticas anteriormente descritas,
solicitar al usuario el nombre de la persona a quien ir dirigida la
carta. De lo contrario, el sistema automticamente colocar como
destinatario el nombre de la persona responsable del nmero de
extensin desde la cual se realiz la llamada.
Rangos
Duracin (min): Tiene como objetivo establecer el rango de
duracin en minutos en el que deben encontrarse las llamadas que
sern buscadas en los archivos de datos para generar las cartas. Por
ejemplo, puede indicrsele al sistema que genere cartas con las
llamadas que se encuentren entre los 30 y los 2000 minutos de
duracin.
Costo: Sirve para establecer el rango de costo en el que deben
encontrarse las llamadas que SACET buscar en los archivos de datos
para generar las cartas. Por ejemplo, puede indicrsele al sistema
que genere cartas con las llamadas que tienen un costo de 5 US$ en
adelante.
Filtros
Extensiones: Debe colocarse el nmero o patrn de extensin que ser
buscado en los archivos de datos para generar el reporte. Como se
mencion, puede colocarse un nmero de extensin completo (p.e. 100) o
un patrn para los nmeros de extensin que sern buscados (p.e.
*******2**). En el primer caso se digit el nmero de extensin 100,
mientras que en el segundo se le indic al sistema que busque todos
los nmeros de extensin que tengan un 2 en la tercera posicin. Los
asteriscos * equivalen a cualquier nmero.
Para filtrar un nmero de extensin especfico puede digitarse o
seleccionarlo de una lista presionando el botn con la lupa que se
encuentra contiguo a este campo.
Sucursal: Si SACET est trabajando como un sistema multicentral,
se debe indicar la sucursal a la que pertenece el nmero o patrn de
extensiones que colocamos en el punto anterior. Si no se especifica
ninguna, el sistema buscar en todas las sucursales que hayan sido
incluidas en el sistema.
Unidad Administrativa: Corresponde a la unidad administrativa en
la que se desea que el sistema busque las llamadas realizadas desde
los nmeros de extensin que se hayan colocado en los patrones de
extensiones. Si en los patrones de las extensiones solamente se han
colocado asteriscos * y en este punto elegimos una unidad
61
-
administrativa, en el reporte sern incluidas las llamadas
realizadas por todos los nmeros de extensin que pertenecen a esta
unidad.
Caractersticas opcionales: Deben ser colocadas las
caractersticas opcionales que se desean buscar en los nmeros de
extensin.
Nota
Si no se desea aplicar ningn filtro a los nmeros de extensiones,
debe dejarse al menos el primero con todas sus opciones llenas de
asteriscos *. Los dems pueden ser limpiados presionando el botn con
la equis X que se encuentra al lado de cada uno.
Los botones Impresora, Generar y Regresar cumplen la misma
funcin que en los reportes detallados.
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-
Excepciones
Este reporte permite al usuario determinar si hay extensiones,
autorizaciones o cuentas que estn apareciendo en la informacin de
las llamadas suministrada por la central telefnica, pero no estn
incluidas en SACET. Cuando una extensin, autorizacin o cuenta no
est incluida en el sistema no va a aparecer en los reportes.
Informacin general
Nombre del reporte: En esta opcin se debe definir el nombre del
reporte, para luego poder generarlo de nuevo sin tener que definir
todos los parmetros otra vez. En el campo reporte se va a crear una
lista de los diferentes reportes que han sido generados
anteriormente, de manera que el usuario tenga la facilidad de ir
almacenando con diferentes nombres los reportes que utiliza con ms
frecuencia.
Fecha inicial Fecha final: Debe seleccionar el rango de das en
los cuales desea buscar extensiones, autorizaciones o cuentas que
no estn incluidas en el sistema.
Buscar
Debe marcar lo que desea buscar, eligiendo entre extensiones,
autorizaciones y cuentas.
Configurar impresora: Este botn muestra las impresoras
disponibles en el sistema, de acuerdo al tamao del papel de la
impresora seleccionada se pagina el reporte.
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-
Extensiones
Este reporte permite obtener informacin acerca de las
extensiones que se hayan ingresado en el sistema. Es como una
especie de directorio interno.
A continuacin se muestra la ventana que se despliega al elegir
este tipo de reporte.
Informacin general
Incluir: Permite seleccionar las columnas de informacin
referentes a las extensiones que sern incluidas en el reporte.
Ordenar por: Permite ordenar el reporte que se genere de acuerdo
al campo que se elija en esta opcin.
Todas las unidades administrativas: Si esta opcin est
seleccionada, se generar un reporte de extensiones de todas las
unidades administrativas. Si no est seleccionada, se generar un
reporte de las extensiones de una unidad administrativa que se
elija en el punto siguiente.
Sucursal: Si el sistema est funcionando como multicentral, en
esta opcin se debe seleccionar la sucursal o sucursales de las que
se quiere obtener el reporte de extensiones.
Unidades Administrativas: Si la opcin Todas las unidades
administrativas no est seleccionada, se debe elegir la unidad
administrativa de la cual se desea obtener el reporte con la lista
de extensiones. Si est seleccionada, esta opcin aparecer
deshabilitada.
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-
Destinos
El reporte de destinos est basado en los nmeros telefnicos hacia
donde se hacen las llamadas. Es importante aclarar que este reporte
slo incluye llamadas salientes. La finalidad del mismo es mostrar
al usuario un acumulado de las llamadas realizadas hacia
determinados nmeros telefnicas, estas llamadas puedan agruparse
segn lo que se desea evaluar. Es posible definir nmeros telefnicos
especficos as como patrones. Los patrones permiten incluir varios
nmeros al mismo tiempo.
Informacin general
Nombre del reporte: En esta opcin se debe definir el nombre del
reporte, para luego poder generarlo de nuevo sin tener que definir
todos los parmetros otra vez. En el campo reporte se va a crear una
lista de los diferentes reportes que han sido generados
anteriormente, de manera que el usuario tenga la facilidad de ir
almacenando con diferentes nombres los reportes que utiliza con ms
frecuencia.
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Fecha inicial - Fecha final: Estos campos permiten establecer el
periodo de das de los cuales se desea obtener la informacin de
llamadas.
Compaas telefnicas: SACET permite generar reportes que incluyan
informacin de llamadas de hasta cinco compaas telefnicas. En esta
opcin se le indica al sistema que solamente muestre en el reporte
las llamadas telefnicas realizadas a travs de las compaas
telefnicas que se elijan.
Simular con tarifas de la compaa: Esta opcin permite que en el
reporte los costos de las llamadas aparezcan calculados de acuerdo
a las tablas de costo de la compaa telefnica que se haya
seleccionado y no con las de la compaa que se utiliz para hacer la
llamada. El objetivo de este parmetro es permitir al usuario
determinar si le conviene cambiarse de proveedor de telefona.
Moneda a utilizar: El usuario debe indicar la moneda en la cual
desea ver el costo de las llamadas.
Ordenar por: Es necesario indicar por cul elemento se va ordenar
el reporte.
Desplegar reporte en forma horizontal: Este reporte de destinos
puede ser desplegarlo de manera horizontal, mostrando la informacin
de una forma ms compacta.
Rangos
Duracin (min.): Permite filtrar la informacin de las llamadas
telefnicas de acuerdo a la duracin de las mismas. Por ejemplo, se
puede obtener un reporte que solamente despliegue la informacin de
las llamadas cuya duracin se encuentre entre 10 y 30 minutos.
Costo: Corresponde al rango de costo de las llamadas que sern
incluidas en el reporte. De esta forma se puede generar un reporte
en el cual sean incluidas nicamente las llamadas cuyos costos se
encuentren entre 5 y 10 dlares americanos, si usamos como moneda
los dlares americanos por ejemplo. El monto que se digite en los
rangos de costo aplica de acuerdo a la moneda seleccionada para
generar el reporte.
Troncales: Permite indicarle al sistema que incluya en el
reporte nicamente las llamadas que hayan hecho uso de las troncales
especificadas en esta opcin.
Grupos de troncal: Las troncales de una central telefnica (PBX)
pueden estar agrupadas. As, es posible tener la troncal 002 del
grupo 001 y la troncal 002 del grupo 002. Por medio de esta opcin
es posible generar un reporte en el que aparezcan solamente las
llamadas que han hecho uso de los grupos troncales que se
encuentren en el rango que se especifique.
Destinos
Nombre y destinos: El usuario tiene la posibilidad de definir
hasta cinco Destinos (se muestran en Destino 1 hasta Destino 5), a
cada uno de los destinos es necesario asignarle un nombre por el
cual lo vamos a identificar en el reporte, ste se digita en
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-
el campo Nombre. Luego, donde dice Destinos, se pueden digitar
hasta cinco patrones o nmeros telefnicas, los cuales van a
conformar el grupo que definimos en Nombre.
Configurar impresora: Este botn muestra las impresoras
disponibles en el sistema, de acuerdo al tamao del papel de la
impresora seleccionada, se pagina el reporte.
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Excesos
El reporte de Excesos muestra un listado de las extensiones o
autorizaciones que han excedido su cantidad mxima de tiempo y/o
gasto permitido. Este reporte trabaja en conjunto con la informacin
de las extensiones y autorizaciones. Cuando se inserta una nueva
extensin o autorizacin segn sea el caso, en la parte de
Personalizar se puede definir un monto de gasto mximo y una
cantidad de tiempo en duracin mxima. Estos parmetros son los
utilizados por este reporte para determinar quienes se han excedido
segn los mrgenes asignados.
Informacin general
Nombre del reporte: En esta opcin se debe definir el nombre del
reporte, para luego poder generarlo de nuevo sin tener que definir
todos los parmetros otra vez. En el campo reporte se va a crear una
lista de los diferentes reportes que han sido generados
anteriormente, de manera que el usuario tenga la facilidad de ir
almacenando con diferentes nombres los reportes que utiliza con ms
frecuencia.
Fecha inicial - Fecha final: Estos campos permiten establecer el
periodo de das entre los cuales se desea obtener la informacin de
llamadas.
Tipo de Exceso: Esta opcin sirve para determinar lo que queremos
ver en el reporte, porque es posible que solamente se necesite
saber quienes se excedieron en costo, o slo quienes se excedieron
en duracin. En caso de seleccionar Ambas se desplegarn en el
reporte la informacin de las extensiones o autorizaciones que se
han excedido en al menos uno de los lmites (Costo mximo o Duracin
mxima).
Excesos en: Como los lmites de excesos se pueden definir tanto
para extensiones como para autorizaciones, debemos seleccionar una
de las dos opciones para generar el reporte.
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Sucursal: En caso de ser un sistema multicentral, es posible
indicar la sucursal en la cual se desea buscar excesos, o si se
desea seleccionar slo una extensin o autorizacin indicar la
sucursal a la cual pertenece.
Moneda: El usuario debe indicar la moneda en la cual desea ver
el costo de la llamada.
Unidad administrativa: En este espacio se puede indicar que
busque excesos en las extensiones o autorizaciones que pertenezcan
a una Unidad Administrativa determinada.
Extensin / Autorizacin: En este campo se puede indicar una
autorizacin o extensin especfica, de modo que en el reporte
aparezca solo ella.
Configurar impresora: Este botn muestra las impresoras
disponibles en el sistema; de acuerdo al tamao del papel de la
impresora seleccionada se pagina el reporte.
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Automatizador de reportes
En la ventana de automatizacin de reportes existe una serie de
campos y de opciones para la configuracin de la automatizacin de
los reportes que as lo requieran, a continuacin la explicacin de
cada uno de estos campos
Parmetros generales
Tipo de reporte: El sistema SACET puede generar reportes de tipo
Detallado, Acumulado, Facturas, etc., de los cuales el
automatizador est capacitado para poder llevar su trabajo en
cualquiera de ellos. Este campo se refiere a alguna de las clases
de reportes anteriormente mencionadas.
Nombre: Aqu se selecciona una de las posibles opciones del tipo
de reporte seleccionado.
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Automatizacin activa: Indica al automatizador de reportes si el
reporte es considerado para ser generado en forma automtica segn lo
que establecen las propiedades de su automatizacin. Si est
desactivada, entonces el automatizador no considera este reporte
para su automatizacin.
Prxima ejecucin del reporte: Indica la fecha y la hora de la
prxima vez que deba ejecutarse el reporte.
Parmetros de ejecucin
Fecha inicio Hora inicio: Indican la fecha y la hora de la
primera ejecucin del reporte.
Generar el reporte cada: Se refiere a la periodicidad de
generacin del reporte, en otras palabras, a partir de la primera
ejecucin cada cuanto tiempo se vuelve a generar el reporte. Aqu se
debe digitar una cantidad numrica en el campo de edicin y elegir
una unidad de tiempo en la lista desplegable, por ejemplo: 1
semana, 2 das, etc., que significa que cada semana o bien cada 2
das se va a generar el reporte. En caso de seleccionar la opcin
Nunca de la lista desplegable, sin importar la cantidad numrica
significa que el reporte solo se va ha generar una vez en forma
automtica y es en la Primera Ejecucin del Reporte. Adems, en esta
seccin existe una etiqueta que est debajo del campo de edicin y la
lista desplegable la cual indica la fecha de la prxima ejecucin del
reporte, esta informacin es actualizada en forma automtica cada vez
que se ejecuta el reporte.
Tipo de periodo: Se puede escoger una de dos alternativas, las
cuales son: Prederteminado o Personalizado. Cuando se selecciona
Prederteminado es cuando el reporte se va a generar con el rango de
fechas que existe dentro del formato que guarda la configuracin del
reporte. Cuando se selecciona Personalizado es para generar el
reporte con el rango de fechas que establece el automatizador de
reportes para este reporte, este rango de fechas se forma con la
informacin que est en Periodo por procesar (antes de fecha actual),
que se explica a continuacin.
Periodo por procesar (antes de fecha actual): Se utiliza cuando
se va a generar el reporte para un rango de fechas personalizado,
el cual es interpretado de la siguiente manera: Se digita una
cantidad numrica en la caja de edicin y se escoge una unidad de
tiempo en la lista desplegable, lo que significa que el rango de
fechas del reporte ser, restando la cantidad de tiempo seleccionado
de la fecha de emisin del reporte, hasta la fecha de emisin. Por
ejemplo: 1 semana, el reporte se generar con el rango de fechas
desde una semana antes de la fecha de emisin del reporte hasta la
fecha en que se emite el reporte.
Salida del reporte
Tipo de salida del reporte: Indica al automatizador como debe
generarse el reporte. Las opciones disponibles son las
siguientes:
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Archivo: Indica al automatizador que el reporte generado debe
ser almacenado en un archivo en disco.
Impresora: Indica al automatizador que el reporte generado debe
ser enviado a impresora.
Correo electrnico: Indica al automatizador que el reporte
generado debe ser enviado a travs de correo electrnico.
Dependiendo de lo seleccionado en esta seccin, la informacin de
la seccin Configuracin de la Salida tiene un significado
diferente.
Configuracin de la Salida: Puede variar dependiendo de lo
seleccionado en la opcin Tipo de salida del reporte. Las diferentes
posibilidades se explican a continuacin.
Si en la opcin Tipo de salida del reporte se selecciona Archivo,
se debe especificar el formato que se utilizar para guardar el
archivo, la ruta dnde debe almacenarse y si se debe sobrescribir el
archivo en caso de que ya exista.
Si en la opcin Tipo de salida del reporte se selecciona
Impresora debe especificarse la ruta de la impresora en la que se
desea la imprimir el reporte y si se desea que la impresin se haga
en forma vertical u horizontal.
Si en la opcin Tipo de salida del reporte se selecciona Correo
electrnico, debe especificarse el formato en le que debe ser
adjunto el archivo, si debe sobrescribirse en caso de que exista,
el ttulo o asunto del mensaje y mximo 5 direcciones a las que se le
har llegar el reporte.
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Reprogramar los reportes Automatizados
Esta opcin brinda al usuario la posibilidad reprogramar las
fechas de los reportes automatizados que se encuentran activos.
A continuacin una descripcin de las opciones de esta
ventana.
Seleccione los reportes que desea reprogramar
Reprogramar: Este campo debe contener una marca si se desea
reconfigurar la fecha de inicio del reporte.
Nombre: Este campo muestra el nombre del reporte fsico.
Tipo: Este campo muestra el tipo de reporte.
Fecha: Fecha de la primera ejecucin como reporte
automatizado.
Hora: Hora de la primera ejecucin en la que el reporte debe
efectuarse.
Marcar todo: Selecciona todos los reportes para ser
reprogramados.
Desmarcar todo: Desmarca todo s los reportes para no ser
reprogramados.
Aplicar esta fecha a todos los reportes seleccionados: Esta
opcin permite cambiar la fecha de primera ejecucin de los reportes
que contenga alguna marca en el campo reprogramar.
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Calcular costo
Consultar costo permite al usuario determinar el costo de una
llamada que desea realizar o que ya realiz. La finalidad primordial
es mostrar el costo de una determinada llamada, dndole la
posibilidad al usuario de imprimir un pequeo tiquete con el
costo.
La imagen siguiente muestra la ventana que se despliega cuando
se ingresa a la opcin de Consultar Costo.
Caractersticas de la llamada
Fecha: Fecha en la cual se realiz o realizar la llamada.
Hora: Es necesario indicar la hora de la llamada, esto porque
las tarifas pueden variar dependiendo de la hora y fecha de la
llamada.
Nmero de destino: En este espacio se digita el nmero telefnico
donde se quiere llamar.
Duracin: Se define la duracin de la llamada en minutos.
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Moneda: El usuario debe indicar la moneda en la cual desea ver
el costo de la llamada. Adems de la moneda seleccionada, el costo
de la llamada tambin se mostrar en dlares americanos.
Compaa telefnica: Debe seleccionar la Compaa Telefnica por la
cual se desea realizar la llamada.
Informacin solicitada
Una vez que se han configurado los parmetros anteriormente
descritos, la informacin del costo y lugar de destino de la llamada
es desplegada en esta seccin.
Calcular: Al presionar este botn se calcula el costo de la
llamada.
Limpiar: Este sirve para volver a calcular el costo de una nueva
llamada.
Imprimir: Al presionar la opcin de imprimir se imprimir un
tiquete con la informacin de la llamada.
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Especiales
Reporte de operadores
El reporte de operadores brinda informacin para evaluar el
rendimiento de los operadores de la central. Este reporte solamente
est disponible para centrales Nortel Meridian.
La siguiente imagen representa la ventana que se despliega al
seleccionar esta opcin.
La informacin que se despliega al generar este reporte se
describe a continuacin.
a. Llamadas internas: Nmero de llamadas internas que se dirigen
hacia la operadora.
b. Duracin internas: Tiempo total de las llamadas que se dirigen
hacia la operadora.
c. Llamadas externas: Nmero de llamadas externas que fueron
atendidas por dichas operadoras.
d. Duracin externas: Tiempo total de las llamadas que fueron
atendidas por las operadora.
e. Tiempo operacin: Tiempo total en que la consola de la
operadora fue operada.
f. Tiempo total atendiendo: tiempo total que utiliz dicha
operadora atendiendo llamadas, igual a duracin internas + duracin
externas.
Reporte de Centrales
El reporte de centrales permite medir el trfico de ocupacin de
los bucles tipo "TERM", "CONF" y "TDS". Los bucles tipo "TERM" se
relacionan con los telfonos
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internos de la compaa o perifricos de comunicacin en general,
incluyendo lneas y troncales. Los bucles tipo "TDS" son bucles de
tonos y generan todos los tipos de tono, por ejemplo, tono de
ocupado y tono de desborde. Los bucles "CONF" hacen posible todo
tipo de conferencias, inc