UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 1 / 21 MANUAL DE USUARIO DIRECCIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN ACTUALIZADO 21/07/2015 Elaborado por: Ing. Eduardo Fonseca Castañeda. Revisado por: Ing. Daniel Rocha Ramírez. Página 1 MANUAL DE USUARIO PARA LIQUIDAR RETEFUENTE
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MANUAL DE USUARIO
PARA LIQUIDAR
RETEFUENTE
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3.8. Comparación de Valores ........................................................................... 19
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1. GENERALIDADES
1.1. INTRODUCCIÓN
La Dirección de Sistemas de Información Administrativo de la Universidad La Gran
Colombia necesita generar manuales de procesos y procedimientos para documentar las
actividades realizadas en el departamento de desarrollo Humano:
a. Ingreso de novedades a la base de datos reportada por los Usuarios.
b. Mantenimiento de las novedades y detectar errores, ajustando la parametrización
del programa ICEBERG para mejorar los procesos.
c. Revisar y controlar la información y velar por su correcto ingreso al sistema y
optimizar los procesos para el mejoramiento continuo con ayuda de la aplicación
ICEBERG.
1.2. OBJETIVO DEL MANUAL
Procesos y procedimientos del usuario en el módulo de Nómina donde realiza la
parametrización para realizar Rete fuente semestral a los empleados de la universidad.
1.3. ALCANCE DEL MANUAL
Precisar los procesos y procedimientos para realizar Retención fuente que será aplicada
a empleados de la Universidad, buscando mejorar y así lograr una buena calidad en el
proceso.
1.4. PROCESOS EN EL SISTEMA ICEBERG
Los procesos realizados en el Departamento de Desarrollo humano son registrados en la
base de datos con la ayuda de la aplicación Iceberg, estos procesos deben seguir un
determinado orden el cual está presentado en este manual de Usuario.
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2. PRELIMINARES AL INGRESAR AL SISTEMA ICEBERG
Para ingresar a la aplicación ICEBERG se pulsa en el ícono el escritorio de Windows
2.1. Tabla de Comandos
2.2. Ingreso a la Aplicación ICEBERG
Username: Se digita el nombre de usuario
Password: Se digita la Contraseña asignada
Database: Se digita el nombre de la base de datos a la que quiere ingresar
Connect: Se pulsa para validar los datos e ingresar a la Base de Datos
Cancel: Da por terminado el proceso y cierra la ventana.
Objeto o Tecla descripción
Pulsar en la lupa aparece un menú contextual con un listado para ser seleccionado el que corresponda
Tabulador Pasa al siguiente campo o cuadro de texto Tecla F3 Duplica el valor de un solo campo anterior Tecla F4 Duplica los valores de la ventana Tecla F6 Borrar Registros en la ventana Tecla F7 Al pulsar esta tecla de función en una ventana algunos campos se
colocaran de color amarillo se coloca el cursor sobre es que se desee y se digita el valor a buscar
Tecla F8 Trae el valor al campo y llena los demás con la información relacionada a ese campo al pulsarlo 2 veces trae el último dato registrado
Tecla F9 En algunas ventanas se utiliza para mostrar el listado de opciones disponibles
Tecla F10 Guarda los datos de la ventana Flechas arriba abajo
Desplazamiento por los valores de algunos registros al pulsar flecha abajo.
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Nota: El sistema no tiene en cuenta si utiliza palabras en mayúscula o minúscula.
Luego en la ventana ICEBERG muestra en el panel izquierdo un menú en forma de
árbol al pulsar los iconos con el símbolo “+” se desplegaran los submenús.
++: Despliega todos los submenús del árbol
--: Cierra todos los submenús del árbol
Cuadro de texto: muestra nombre de la base de datos a la cual está Conectado
Cambio de Usuario: Este botón se utiliza para realizar cambio de usuario e ingresar
nuevamente a la aplicación
Salir: Este botón Cierra y sale de la aplicación
3. PARAMETRIZACIÓN
Se deberán tomar los pagos laborales de los 12 meses anteriores a dicha fecha ejemplo: i) De diciembre 2011 a noviembre 2012. Que se aplica en el semestre enero- junio 2013 ii) De junio 2012 a mayo 2013. Que se aplica en el semestre julio-diciembre de 2013. b) Todas las Nóminas del año inmediatamente anterior deben estar Liquidadas y Acumuladas. c) No realizar incrementos salariales y tener los parámetros de ley actualizados a Junio y Diciembre respectivamente. d) Se debe correr en los meses de Julio y Enero, justo antes de correr cualquier nómina de esos meses.
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3.1. Agrupador RTS
Verificar en iceberg que el agrupador RTS tenga todos los conceptos base para sacar el promedio. Se ingresa por ICEBERG- TALENTO HUMANO- Instalación- Agrupadores
Se pulsa F7 y se digita RTS en la celda Código luego se pulsa F8, en el segundo bloque, se revisa que estén todos conceptos base incluidos en el agrupado, si falta alguno se debe incluir, con la tecla F6
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3.2. Verificar Concepto 540 alivios tributarios
Se deben haber reportado todos los alivios tributarios para agregar o verificar se ingresa por ICEBERG-TALENTO HUMANO- Nómina- Novedades- Alivio Rete fuente
Se ingresa a la celda concepto y se pulsa F7 se ingresa el número del concepto 540-
Retención en la Fuente Salario se quita la marca a Consulta y se pulsa F8
En el bloque FIJO:
Teniendo los documentos solicitados a los empleados como certificaciones de estudio de
hijos, préstamo hipotecario, leasing, medicina pre-pagada, pago voluntario a pensión etc.,
se registran los valores como se muestra a continuación:
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3.3. Ingreso de Alivios Tributarios
Se ubica el cursor en la celda Empleado y se pulsa F7 ingresa el código del Empleado se
carga Primer apellido y Nombre automáticamente, luego se analiza la documentación para
agregar los valores en las columnas, el valor de Porcentaje Rtefte, se calcula
Automáticamente al ingresar todas la novedades y se guarda con F10.
3.3.1. Alivios por Disminución Vivienda o leasing Habitacional
Se ingresa el valor de los interés que paga el empleado por el préstamo mensualmente no
deben sobrepasar el tope que registra la norma.
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3.3.2. Valor Disminución Salud y Educación.
a- Salud:
Se ingresa el valor que paga el empleado por medicina pre-pagada mensualmente, No
debe superar el tope que establece la norma.
b- Educación:
Para alivio de educación se debe verificar las personas a cargo para ello se ingresa por
ICEBERG-TALENTO HUMANO- Hoja de Vida- Persona TH
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Al ingresar se ubica el cursor en Nit y se pulsa F7, se ingresa el número de identificación y
se pulsa F8, se carga información del empleado
Se revisa y se verifica con la información presentada por el empleado, en el campo A
cargo se registran las personas que tiene a cargo y en la celda Declarante se verifica si
está declarando rete fuente, si declara se coloca un “Si” o si no declara se deja vacío.
Luego se guarda con F10
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3.4. Verificar los Alivios Tributarios
Ingresar por ICEBERG- NOMINA- REPORTES- NOVEDADES FIJO- Alivio
Tributario Registrado en Nómina
En esta ventana se pulsa sobre el semáforo
En el reporte generado saldrán los valores que se registraron en el concepto 540
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3.5. Verificar valor de la UVT
Se verifica que en los parámetros generales el valor de la UVT – Unidad de Valor
Tributario, corresponda al de la norma, Se ingresa por ICEBERG- TALENTO
HUMANO- Instalación- Parámetros Generales
Se pulsa F7 en campo Código se ingresa las siglas UVT y se pulsa F8, se carga el valor y
la descripción, si hay que modificar el valor, se ingresa y se guarda con F10.
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3.6. Crear el calendario de nómina
Crear un calendario con los periodos que se deben tener en cuenta para tomar los
acumulados para el promedio:
Fechas: 01/Junio del año anterior al 31/Mayo del año en curso o 01/diciembre del año
anterior al 30 de noviembre del año en curso.
El periodo del empleado es de acuerdo a la periodicidad de pago de la nómina, Mensual
o Quincenal
Descripción: Asignar nombre a la nómina
Estado: abierto
Año: Año actual
Número Periodo: número de mes actual
Orden de periodo: el consecutivo
Periodo*: Se digita
Fecha Inicial*: primer día del mes junio del año anterior
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Fecha Fin*: Último día del mes mayo del año actual
Fecha Pago: Fecha Actual
Agrupador: Se selecciona CRS- Calcular Rete-Fuente Semestral
Periodos: Quincenal
En el bloque Novedades todos los cuadros de texto se dejan en el valor “No”
3.6.1. Verificar Agrupador CRS
Luego se revisa que los conceptos de rete fuente estén en el agrupador que va a utilizar este
calendario de nómina se ingresa por ICEBERG- TALENTO HUMANO- Nómina-
Instalación-agrupadores
Se ubica el cursor en la celda Código y se digita CRS luego se pulsa F8, la información es
cargada automáticamente
En el bloque detalle agrupador se revisa que estén registrados los conceptos 540 y 544
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3.7. Liquidar Rete fuente
Se ingresa por ICEBERG- TALENTO HUMANO-Liquidación prestaciones-
Cálculo Semestral de Rete fuente
Se realiza la liquidación de la pre-nomina pulsando en el botón Liquidar
En esta pantalla le damos OK
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