Manual de usuario MÓDULO DE PROYECTOS REQUERIMIENTO 18 Ajustes a las funcionalidades de fichas administrativas y financieras en el módulo de proyectos Versión 1.0 Manual de Usuario
Manual de usuario MÓDULO DE PROYECTOS
REQUERIMIENTO 18
Ajustes a las funcionalidades de fichas
administrativas y financieras en el módulo de
proyectos
Versión 1.0
Manual de Usuario
Manual de usuario MÓDULO DE PROYECTOS
Historial de revisiones
Fecha Versión Descripción Autor 30/03/2015 [1.0] Creación del Documento Liliana Ramírez Martín
Manual de usuario MÓDULO DE PROYECTOS
Tabla de contenido
Historial de revisiones ................................................................................................................................... 2
1. Introducción .......................................................................................................................................... 4
1.1. Descripción general del requerimiento ......................................................................................... 4
1.2. Diagrama de contexto ................................................................................................................... 4
2. PARAMETRIZACIÓN ............................................................................................................................... 5
2.1. Establecer parametrización para el código de proyecto ............................................................... 5
2.2. Establecer permisos para el usuario ............................................................................................. 7
3. OPERACIÓN ........................................................................................................................................... 9
3.1. Crear proyecto ............................................................................................................................... 9
3.2. Cerrar vigencia de proyectos ....................................................................................................... 16
3.3. Revertir cierre de proyectos ........................................................................................................ 23
3.4. Modificar valor programado ....................................................................................................... 24
INFORMACION QUE FALTA:
LOS CONTROLES APLICADOS A TRASLADOS
Manual de usuario MÓDULO DE PROYECTOS
1. Introducción
1.1. Descripción general del requerimiento
Para el control de la ejecución y desarrollo de los recursos de los proyectos de la Universidad Nacional,
se requiere la modificación de las siguientes funcionalidades (formas) en el módulo de proyectos:
- Ficha Administrativa PYMOPYFA
- Ficha Financiera PYMOPYFF
- Modificaciones Ficha Administrativa PYMOMDFA
- Información Ficha Financiera PYMCPYFF
- Código de Proyecto PYMSCODI
- Roles y Usuarios GEMSUSUA
Lo anterior a fin de que sea posible:
Distribuir el valor del proyecto en vigencias, en el campo Valor Apropiado o Valor Programado de
la forma PYMOPYFA en el bloque de Vigencias
Modificar los valores programados por vigencia, con control de usuario
Poder generar varias ficha de creación de proyecto en una vigencia.
Ajustar la forma de autorización de ficha financiera para controlar el proyecto al momento de
adicionar o disminuir
1.2. Diagrama de contexto
Manual de usuario MÓDULO DE PROYECTOS
2. PARAMETRIZACIÓN
2.1. Establecer parametrización para el código de proyecto
Ingresar a la forma “Código del Proyecto”
Ruta de acceso: Proyectos » Soporte » Código de proyectos
Paso 1
Manual de usuario MÓDULO DE PROYECTOS
Definir la columna ‘M’ de cada cuenta o tipología (¿Para este tipo de proyecto se permitirá modificar los
valores programados del proyecto? S-Sí, N-No)
Paso 2
Manual de usuario MÓDULO DE PROYECTOS
Condiciones del parámetro
“S”- Sí modifica, indica que se permitirá modificar los valores programados de los proyecto
asociados a la tipología en el proyecto seleccionado: Se habilitará el campo ‘Valor Programado’ en
la ventana ´Vigencia Ficha Administrativa’, la cual se habilitará al seleccionar el botón ‘Vigencias’
de la forma Ficha Administrativa (PYMOPYFA). En esta ventana, el usuario diligenciará el valor por
vigencia del proyecto.
“N”- No modifica, indica que no se permitirá modificar los valores programados en el proyecto: No
se habilitará el campo ‘Valor Programado’ en la ventana ´Vigencia Ficha Administrativa’ que se
habilita cuando se presiona el botón ‘Vigencias’ de la Forma Ficha Administrativa (PYMOPYFA).
Para este caso el valor por Vigencia se digitará en el campo ‘Valor Apropiado’.
2.2. Establecer permisos para el usuario
Ingresar a la forma “Creación de usuarios”
Paso 1
Manual de usuario MÓDULO DE PROYECTOS
Ruta de acceso: Administración » Soporte » Crear usuarios
Definir el campo ‘Proyectos’ (Permite modificar los valores programados de proyectos. S-Sí, N-No). Al
digitar el valor ‘S’ en la variable “proyectos”, el sistema inserta automáticamente el permiso AU_VLRPRG, que
habilita al usuario para modificar el valor programado.
Paso 2
Manual de usuario MÓDULO DE PROYECTOS
Condiciones del parámetro
“S”- Sí permite modificar, indica que el usuario estará autorizado para crear y modificar valores
programados de proyectos ya autorizados, en el siguiente proceso:
a. Modificar Valor Programado en la ventana ‘Histórico Valor Programado por Vigencia’, ubicado
en la funcionalidad de ‘modificación de proyectos’ que se habitará al presionar el botón ‘Histórico’
de la ventana ‘Vigencia Ficha Administrativa’, dentro de la forma de Modificación de Ficha
Administrativa PYMOMDFA. (Ver 3.4).
“N”- No modifica, indica que el usuario no estará autorizado para modificar valores programados
de proyectos ya autorizados, cuando la tipología del proyecto tenga definido permitir la
modificación del valor programado. .
3. OPERACIÓN
3.1. Crear proyecto
Ingresar a la forma “Creación de proyectos”
Paso 1
Manual de usuario MÓDULO DE PROYECTOS
Ruta de acceso: Proyectos » Operativo » Gestión ficha proyec. » Ficha administrativa
Definir los datos del proyecto en la Ficha Administrativa. Al utiliza una cuenta o tipología de proyectos
que tenga definido permitir la modificación del valor programado, en la forma PYMSCODI (Ver 2.1). El
sistema trae por defecto el parámetro asociado a la cuenta de proyectos, indicando si el proyecto que se
va a crear permitirá distribuir el valor del proyecto como valor programado en las vigencias.
Paso 2
Manual de usuario MÓDULO DE PROYECTOS
En el botón ‘Vigencias’, se establece el valor programado para cada año, según lo establecido con la
fecha inicial y final del proyecto.
Para el caso de los proyectos que utilizan una cuenta o tipología que no piden valor programado, el valor
a distribuir por vigencia se realizará como valor apropiado y el valor apropiado quedará inactivo para el
usuario.
Manual de usuario MÓDULO DE PROYECTOS
Autorizar la ficha administrativa. El botón ‘Grabar’ permite autorizar la ficha creada.
Ruta de acceso: Proyectos » Operativo » Gestión ficha proyec. » Autoriza ficha admva.
Ingresar a la forma “Información financiera”
Ruta de acceso: Proyectos » Operativo » Gestión ficha proyec. » Ficha financiera
Paso 3
Paso 4
Manual de usuario MÓDULO DE PROYECTOS
Definir la información financiera del proyecto. En el encabezado ‘Parámetros presupuestales’, se definen
las generalidades para el control presupuestal: Recurso del balance, generación de ingresos, cupo, grupo
de movimiento y área para validación
En el bloque ‘Distribución de rubros’ se establecen las partidas presupuestales asociadas al proyecto, con
sus respectivos valores, garantizando que la suma de todas las fichas de creación de ficha financiera para
la vigencia no supere el valor programado o el valor apropiado.
En cada ficha financiera el valor total de ingresos y gastos distribuido en la ficha, se controla frente al
valor programado, si el proyecto pertenece a una tipología que permite modificar el valor programado,
de lo contrario será controlado desde el valor apropiado de la vigencia
Paso 5
Manual de usuario MÓDULO DE PROYECTOS
Una vez ingresados los datos correspondientes, se guarda la creación de la ficha mediante el botón
‘Graba’.
El sistema emite una confirmación.
Autorizar la ficha financiera. Al chequear la casilla correspondiente al proyecto que se va a autorizar, el
sistema informa la cantidad de procesos pendientes, el tipo de movimiento y valor de la ficha. El botón
‘Aceptar’ permite ver la ventana de distribución por rubros.
Ruta de acceso: Proyectos » Operativo » Gestión ficha proyec. » Autoriza ficha fcra.
Paso 6
Manual de usuario MÓDULO DE PROYECTOS
En la ventana de distribuidos los valores por rubro, se controlan los siguientes procesos:
Para el caso de los proyectos que permiten modificar el valor programado:
Con los procesos de creación, adición, reducción de ficha financiera y cierre de proyectos se
digita ‘S’ en la casilla ‘Aprueba autorización’, y se pulsa la tecla ‘Enter’, la variable ‘afecta valor
proyecto’ queda inactiva para este proceso, pues la validación de si modifica o no el valor
programado del proyecto se realiza en la funcionalidad de ‘modificación de ficha’. De esta forma,
la ficha financiera queda autorizada.
Para el caso de los proyectos que ‘NO’ permiten modificar el valor programado:
Con el procesos de creación de ficha financiera y cierre de proyect, se digita ‘S’ en la casilla
‘Aprueba autorización’, y se pulsa la tecla ‘Enter’, la variable ‘afecta valor proyecto’ queda
inactiva para este proceso. De esta forma, la ficha financiera queda autorizada.
Con los procesos de adición, y disminución de ficha financiera se digita ‘S’ en la casilla ‘Aprueba
autorización’, y se pulsa la tecla ‘Enter’, la variable ‘afecta valor proyecto’ queda activa para que
el usuario le indique al sistema si afecta el valor total del proyecto. De esta forma, la ficha
financiera queda autorizada.
Manual de usuario MÓDULO DE PROYECTOS
3.2. Cerrar vigencia de proyectos
Verificar que el cierre de vigencia y cierre mensual de presupuesto haya sido realizado para el último
período del año.
Ruta de acceso: Presupuesto » Soporte » Control Empresa
La empresa debe tener cerrada la vigencia.
Paso 1
Manual de usuario MÓDULO DE PROYECTOS
Distribución de rubros para el cierre de vigencia. Se diligencian los datos del proyecto, utilizando el
movimiento de cierre de proyectos, indicando la vigencia que cerró, fecha de la nueva vigencia en que se
genera el efecto del cierre. El sistema muestra los valores ejecutados y el valor de recurso de balance
calculado por el sistema según la Parametrización definida.
Paso 2
Manual de usuario MÓDULO DE PROYECTOS
El botón ‘Distribuir’ muestra la ventana de distribución por rubros que quedaron con saldo para que el
usuario asocie el área donde ejecutaran los saldos y los valores de recurso de balance y saldos de
apropiación, controlados frente a los acumulados que trae el sistema para el ingreso y el gasto
Manual de usuario MÓDULO DE PROYECTOS
Nota
El recurso del balance es igual a la resta entre el Valor Ejecutado (Ingresos) menos el Valor
Ejecutado de los gastos (Registros) de los grupos parametrizados para el cierre de vigencia en la
vigencia activa.
Validación de datos. El botón ‘Validar’ permite la validación de los datos distribuidos. El sistema genera
una confirmación, mostrando el resultado del proceso.
Procesamiento del cierre. Al pulsar el botón ‘Procesar’, el sistema ejecuta el cierre de vigencia.
Paso 3
Paso 4
Manual de usuario MÓDULO DE PROYECTOS
Verificar resultado del cierre, antes de autorizar la ficha de cierre. Se validan los datos generados por la
consulta de ficha financiera. El valor programado del siguiente año debe aumentar en un valor igual al
recurso del balance, como producto del cierre de proyectos. Este mismo valor, debe disminuir en la
vigencia que se está cerrando.
En este resultado, adicionalmente se valida que el proyecto cambie el estado de la vigencia ‘Activo’ y que
adicione el valor de Recurso de Balance en el bloque vigencia de la ficha administrativa.
Ruta de acceso: Proyectos » Consultas » Ficha financiera
Paso 5
Manual de usuario MÓDULO DE PROYECTOS
Autorizar la ficha de cierre. Se realiza el proceso de autorización de ficha financiera (Ver 3.1, paso 6)
Paso 6
Manual de usuario MÓDULO DE PROYECTOS
Verificar resultado de la autorización de ficha de cierre. El recurso del balance llega al valor apropiado
del siguiente año.
Paso 7
Manual de usuario MÓDULO DE PROYECTOS
3.3. Revertir cierre de proyectos
Dentro de la forma de cierre de vigencia, se selecciona el proceso ‘Reversa’. El botón ‘Reversar’ ejecuta
el proceso de devolución de los valores generados por el cierre. El sistema emite la confirmación al
finalizar el procedimiento.
Ruta de acceso: Proyectos » Consultas » Ficha financiera
Nota
Este proceso sólo podrá llevarse a cabo si la ficha de cierre no ha sido autorizada. En caso
contrario, ya no será posible revertir el proceso de cierre.
Paso 1
Manual de usuario MÓDULO DE PROYECTOS
Verificar el efecto de la reversión del cierre (Ver 3.2, paso 5). El recurso del balance debe ser retirado de
los campos “Recurso del Balance” y “Valor Programado”, para la vigencia siguiente. Así mismo, debe
devolverse valor programado de la vigencia que se está cerrando.
3.4. Modificar valor programado
Ingresar a la forma ‘Modificaciones ficha administrativa’
Ruta de acceso: Proyectos » Operativo » Modifica ficha admin.
Paso 2
Paso 1
Manual de usuario MÓDULO DE PROYECTOS
Ingresar al historial de valores programados. En la forma principal PYMOMDFA, el botón ‘Vigencias’
despliega la ventana de valores programados y apropiados. Dentro de esta ventana, se encuentra el
botón ‘Historial’, que muestra el histórico de traslados, adiciones y reducciones al valor programado.
* En el bloque ‘’Histórico Valor Programado de la Vigencia’’ se presentarán los siguientes campos: Tipo
de Registro, Valor Ajuste, Valor Programado, Fecha, Usuario, Observación.
Paso 2
Manual de usuario MÓDULO DE PROYECTOS
Tipo Registro: se presenta una lista desplegable con los tipos de modificación (Adición,
Reducción, Traslado (+ ó -)) que podrían llegar a generarse para modificar el Valor
Programado de una vigencia.
Manual de usuario MÓDULO DE PROYECTOS
Valor Ajuste: es un campo numérico donde el usuario podrá ingresar el valor a adicionar,
reducir o trasladar. Este campo solo admitirá números positivos.
Valor Programado: Presenta el resultado del último valor asociado al Valor Programado
sumándole el valor del campo Valor Ajuste en caso de haberse seleccionado el Tipo de
Registro “Adición”, restándole el valor del campo Valor Ajuste en caso de haberse
seleccionado el Tipo de Registro “Reducción” o restándole el valor del campo Valor Ajuste en
caso de haberse seleccionado el Tipo de Registro “Traslado (-)”.
Nota importante:
En este campo se presentará la actualización del valor Programado después de realizar el
tipo de ajuste. Tener en cuenta que para el primer ajuste se tomara como referencia el
valor origen del campo ‘Valor Programado’. Para el siguiente ajuste se tomara como
referencia el resultado del valor ajustado ósea el último valor actualizado.
El ‘Valor Programado’ solo podrá ser modificado en la vigencia actual y en la posterior,
con movimientos de Traslado, adición o Reducción
Fecha: se presentará la fecha en la que se modificó el Valor Programado de la vigencia de
cada registro. La trae el sistema.
Usuario: En caso de que se cumplan las validaciones necesarias para poder realizar la
adición, reducción o traslado, se colocará el usuario de la persona que está autorizado y
realizó la modificación del Valor Programado.
Observación: presentará la observación que el usuario haya ingresado al momento de
realizar una modificación.
En el momento que se va a ingresar un nuevo registro, el usuario podrá ingresar esta
observación cuando diligencie todos los datos de la modificación. Este campo es obligatorio.
Al oprimir “Enter” el sistema presentará una ventana de autenticación con los campos
Usuario y Contraseña. Se validará que las credenciales del usuario correspondan con las que
están almacenadas en base de datos para la persona que esta logueada.
A continuación se presenta el comportamiento que se generará al momento de realizar movimientos de
adiciones, reducciones, traslados (-), traslados (+):
1. Adiciones: siempre sumará al Valor Programado de la vigencia activa y al Valor Total del
Proyecto.
Manual de usuario MÓDULO DE PROYECTOS
2. Reducciones: siempre se restará al Valor Programado de la vigencia activa y al Valor Total del
Proyecto. Se debe tener presente que el efecto de una reducción no puede generar que el Valor
Programado de la vigencia sea inferior al Valor Apropiado.
3. Traslado (-): si esta opción se selecciona en el detalle(bloque Histórico Valor Programado de la
vigencia) de la vigencia activa, en este caso se restará el Valor de Ajuste al Valor Programado de la
vigencia activa y lo sumará al Valor Programado de la siguiente vigencia como Tipo Modificación
“Traslado (+)”. Esto quiere decir que si visualiza el detalle de la vigencia siguiente a la activa se verá un
registro Traslado (+)” ingresado automáticamente con los mismos datos de valores usados en el Traslado
(-) excepto la vigencia y tipo de registro.
Si por el contrario esta opción se selecciona en el detalle(bloque Histórico Valor Programado de la
vigencia) de la vigencia siguiente a la activa, se restará el Valor de Ajuste al Valor Programado de la
vigencia siguiente a la activa y lo sumará al Valor Programado de la vigencia activa como Tipo
Modificación “Traslado (+)”. Esto quiere decir que si visualiza el detalle de la vigencia activa se verá un
registro Traslado (+)” ingresado automáticamente con los mismos datos de valores usados en el Traslado
(-).
Al finalizar el renglón y dar enter, el sistema solicita clave del usuario administrador.
Al finalizar, el sistema muestra un mensaje de confirmación.
Manual de usuario MÓDULO DE PROYECTOS
Nota
El usuario administrador debe tener marcada la opción ‘S’ en el campo ‘Proyectos’ de la forma
GEMSUSUA. Así mismo, debe contar con el permiso de administrador AU_VLRPRG en el módulo de
presupuesto (Ver 2.2, paso 2).