Manual de Usuario de Sage Retail

Manual de Usuario

SAGE Retail

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Manual de Usuario Sage Retail

Índice del Manual

MANUAL DE USUARIO ................................................................................................ 1

CARACTERÍSTICAS DE LA APLICACIÓN SAGE RETAIL........................................... 2

1. OBJETIVOS GENERALES DE LA APLICACIÓN ................................................................................ 2

ELEMENTOS COMUNES DE LA APLICACIÓN ........................................................... 5 1. NAVEGACIÓN EN EL SISTEMA ..................................................................................................... 5

1.1. Ratón ...................................................................................................................................... 5 1.2. Teclas de Función / Iconos ..................................................................................................... 5

2. ORGANIZACIÓN DE LAS IMÁGENES ............................................................................................ 6 2.1. Menús ..................................................................................................................................... 6 2.2. Área de Trabajo ...................................................................................................................... 9 2.3. Ventanas ............................................................................................................................... 14 2.4. Iconos ................................................................................................................................... 17

3. ENTRADA EN LA APLICACIÓN .................................................................................................... 19 4. SALIR DE LA APLICACIÓN .......................................................................................................... 20 5. MANTENIMIENTO Y ACCESO A TABLAS ................................................................................... 22 6. LISTADOS E INFORMES .............................................................................................................. 24

6.1. Configuración ........................................................................................................................ 25 7. DOCUMENTOS ............................................................................................................................. 27

7.1. Formato A4 ........................................................................................................................... 27 7.2. Formato Ticket ...................................................................................................................... 29

CONFIGURACIÓN BÁSICA ...................................................................................... 30

1. LICENCIA ...................................................................................................................................... 30 2. BASE DE DATOS .......................................................................................................................... 30

2.1. Copias de Seguridad ............................................................................................................. 31 3. PARAMETROS BÁSICOS ............................................................................................................. 32

3.1. Parámetros ........................................................................................................................... 33 3.2. Secuencia ............................................................................................................................. 36 3.3. Front-Office ........................................................................................................................... 39 3.4. Comunicaciones .................................................................................................................... 43 3.5. Integración de Datos ............................................................................................................. 45

4. CONFIGURACIÓN DE USUARIOS ............................................................................................... 46 4.1. Grupos .................................................................................................................................. 47 4.2. Usuarios ................................................................................................................................ 48

5. CONFIGURACIONES GENERALES ............................................................................................. 51 6. CONFIGURACIÓN DE PUESTOS ................................................................................................ 53

6.1. Comportamiento .................................................................................................................... 54 6.2. Impresión .............................................................................................................................. 56 6.3. Valores Predeterminados ...................................................................................................... 57 6.4. Hardware .............................................................................................................................. 58 6.5. Diversos ................................................................................................................................ 61 6.6. Parámetros archivo INI ......................................................................................................... 64

7. CONFIGURACIÓN DE DOCUMENTOS ........................................................................................ 68

7.1. Configuración de la Rejilla de Registro ................................................................................. 68


7.2. Configuración Estándar ......................................................................................................... 71 7.3. Configuración de Series de Documentos .............................................................................. 73 7.4. Configuración de Numeración de Documentos ..................................................................... 75

8. CONFIGURACIÓN DE TECLAS.................................................................................................... 76

TABLAS ...................................................................................................................... 80 1. MONEDAS ..................................................................................................................................... 80 2. ZONAS / PAISES........................................................................................................................... 82 3. IMPUESTOS .................................................................................................................................. 83

3.1. Grupos de Impuestos ............................................................................................................ 83 3.2. Definiciones de Impuestos .................................................................................................... 83 3.3. Tasas por Impuesto .............................................................................................................. 85 3.4. Zonas de Impuestos .............................................................................................................. 85 3.5. Impuestos por Entidad .......................................................................................................... 86

4. PLAZOS DE PAGO ....................................................................................................................... 87 5. MODALIDADES DE PAGO ........................................................................................................... 88 6. VENDEDORES .............................................................................................................................. 89

6.1. Planificación de Comisiones ................................................................................................. 94 6.2. Grupos de Penalizaciones .................................................................................................... 95 6.3. Departamentos...................................................................................................................... 95 6.4. Grupos de Vendedores ......................................................................................................... 96 6.5. Rutas de Vendedores ........................................................................................................... 96 6.6. Subrutas de Vendedores ...................................................................................................... 97

7. CLIENTES ..................................................................................................................................... 97 7.1. Grupos de Clientes ............................................................................................................. 107 7.2. Imputación (Obras / Vehículos / Personalizada) ............................................................... 108

8. PROVEEDORES ......................................................................................................................... 111 9. ENTIDADES ................................................................................................................................ 118 10. FAMILIAS ................................................................................................................................ 122 11. PRODUCTOS ......................................................................................................................... 124

11.1. Propiedades ........................................................................................................................ 136 11.2. Tallas .................................................................................................................................. 139 11.3. Colores ................................................................................................................................ 139 11.4. Descuentos / Ofertas .......................................................................................................... 140 11.5. Puntos / Ticket Descuento .................................................................................................. 143 11.6. Equivalencias al descontar puntos ...................................................................................... 144 11.7. Comentarios Extra .............................................................................................................. 144 11.8. Grupos de Compra .............................................................................................................. 145 11.9. Grupos de Venta ................................................................................................................. 145

12. DESCRIPTIVOS ...................................................................................................................... 146 13. BANCOS ................................................................................................................................. 147

13.1. Métodos .............................................................................................................................. 151 13.2. Categorías .......................................................................................................................... 151

14. CARGAS / DESCARGAS ........................................................................................................ 152 15. TRANSPORTES ..................................................................................................................... 152 16. ALMACÉN ............................................................................................................................... 153 17. TIPO DE LLAMADA ................................................................................................................ 153 18. LLAMADAS ............................................................................................................................. 154


19. MOTIVOS DE MODIFICACIÓN .............................................................................................. 155 20. TABLAS DE CONFIGURACIÓN ............................................................................................. 155

20.1. Campos Extra ..................................................................................................................... 155 20.2. Localizaciones..................................................................................................................... 156 20.3. Línea de Precios ................................................................................................................. 156 20.4. Unidades de Medida ........................................................................................................... 157 20.5. Códigos de Cuentas Bancarias ........................................................................................... 158 20.6. Tabla de Documentos ......................................................................................................... 159 20.7. Estados ............................................................................................................................... 166 20.8. Hardware ............................................................................................................................ 167 20.8.5. Cajones portamonedas ....................................................................................................... 171

PANTALLAS DE MOVIMIENTOS ............................................................................. 178

1. LAS PANTALLAS DE MOVIMIENTOS ........................................................................................ 178 2. ¿CÓMO EMITIR UN NUEVO DOCUMENTO? ............................................................................ 179 3. ¿CÓMO EDITAR UN DOCUMENTO YA EXISTENTE? .............................................................. 181 4. IMPRESIÓN DE DOCUMENTOS ................................................................................................ 181 5. DOCUMENTOS DE VENTA ........................................................................................................ 183

5.1. Pantalla de Finalización ...................................................................................................... 186 5.2. Pantalla de Pago ................................................................................................................. 189 5.3. Pantalla de Cambio ............................................................................................................. 192

6. DOCUMENTOS DE COMPRA .................................................................................................... 193 6.1. Pantalla de Finalización ...................................................................................................... 197 6.2. Pantalla de Pago ................................................................................................................. 197 6.3. Pantalla de Cambio ............................................................................................................. 197

7. DOCUMENTOS DE STOCK ........................................................................................................ 197 8. DOCUMENTOS DE LIQUIDACIÓN ............................................................................................. 200

8.1. Cobros Pendientes .............................................................................................................. 200 8.2. Pagos a Proveedores .......................................................................................................... 204 8.3. Pagos a Vendedores ........................................................................................................... 208

9. DOCUMENTOS DE C/C - LANZAMIENTO MANUAL ............................................................... 211 9.1. Pantalla de Pago ................................................................................................................. 213 9.2. Pantalla de Cambio ............................................................................................................. 213

10. DOCUMENTOS DE CAJA ...................................................................................................... 213 11. DOCUMENTOS DE DEPÓSITO ............................................................................................. 215 12. MOVIMIENTOS MANUALES .................................................................................................. 217

12.1. Stock ................................................................................................................................... 218 12.2. Cuentas Corrientes ............................................................................................................. 220

13. CONVERSIÓN DE DOCUMENTOS ........................................................................................ 229

CIERRES DE CAJA .................................................................................................. 232 1. SESIÓN ....................................................................................................................................... 232 2. TERMINAL ................................................................................................................................... 234 3. GENERAL DEL DIA ..................................................................................................................... 236

OPERACIONES SOBRE PRODUCTOS ................................................................... 238

1. PRODUCTOS DISCONTÍNUOS.................................................................................................. 238 2. MODIFICACIÓN DE IMPUESTOS .............................................................................................. 241 3. MODIFICACION DE PRECIOS ................................................................................................... 243


3.1. Actualización automática de Precios ................................................................................... 243 3.2. Modificación de Precios por Documento ............................................................................. 246

4. TRAZABILIDAD ........................................................................................................................... 249

UTILIDADES ............................................................................................................ 251

1. IMPRESIÓN DE ETIQUETAS ..................................................................................................... 251 1.1. Con base en los detalles del documento ............................................................................ 252 1.2. Con base en los movimientos de stock ............................................................................... 253 1.3. Productos con precios modificados en un intervalo de fechas ............................................ 254 1.4. Productos creados en un intervalo de fechas ..................................................................... 255 1.5. Con base en las existencias en stock ................................................................................. 257 1.6. Precios temporales ............................................................................................................. 258 1.7. Con base en las planificaciones de descuentos/ofertas por artículo ................................... 259 1.8. Ningún criterio ..................................................................................................................... 261

2. AGENDA ...................................................................................................................................... 261 3. CALCULADORA .......................................................................................................................... 265 4. GENERADOR DE CONTRASEÑAS ............................................................................................ 266 5. ENVÍO DE MENSAJES ............................................................................................................... 269 6. RELLENAR PAGARÉS ................................................................................................................ 272

COMISIONES DE VENDEDORES ........................................................................... 274

1. PARAMETRIZACIÓN DE LAS COMISIONES ............................................................................. 274 1.1. Documentos ........................................................................................................................ 274 1.2. Vendedores ......................................................................................................................... 275 1.3. Planificación de comisiones ................................................................................................ 275 1.4. Grupos de penalizaciones ................................................................................................... 282 1.5. Configuración de Vendedores ............................................................................................. 284

2. PROCESAMIENTO DE LAS COMISIONES ................................................................................ 287 3. PAGO DE LAS COMISIONES A LOS VENDEDORES ............................................................... 289

PROPIEDADES ........................................................................................................ 291 1. ¿QUÉ SON LAS PROPIEDADES?.............................................................................................. 291 2. CONFIGURACIÓN DE LAS PROPIEDADES .............................................................................. 291

2.1. Activación ............................................................................................................................ 291 2.2. Tabla de Documentos ......................................................................................................... 293 2.3. Creación de Propiedades .................................................................................................... 295 2.4. Asociación de Propiedades a Productos ............................................................................. 301 2.5. Asociación de Propiedades a Familias ............................................................................... 308 2.6. Ejemplos de Propiedades ................................................................................................... 309

3. COMPRA DE ARTÍCULOS CON PROPIEDADES ...................................................................... 315 3.1. Ejemplos ............................................................................................................................. 315 3.2. Crear Documento sin indicar las propiedades .................................................................... 322 3.3. Notas a Considerar ............................................................................................................. 324 3.4. Atribución Automática de valores ........................................................................................ 326

4. VENTA DE ARTÍCULOS CON PROPIEDADES .......................................................................... 328 4.1. Ejemplos ............................................................................................................................. 329 4.2. Crear documento sin indicar las propiedades ..................................................................... 334 4.3. Notas a considerar .............................................................................................................. 334

5. COMPRAS Y VENTAS – CONVERSIÓN DE DOCUMENTOS .................................................. 335


5.1. Botón Convertir ................................................................................................................... 337 5.2. Opción Conversión de Documentos presente en el menú de Movimientos ........................ 337 5.3. Opción Satisfacer Documento............................................................................................. 339

6. DOCUMENTOS DE STOCK ........................................................................................................ 339 7. IMPRESIÓN ................................................................................................................................. 341

7.1. Impresión de Documentos con propiedades ....................................................................... 341 7.2. Impresión de Etiquetas de Productos ................................................................................. 344

8. LISTADOS / CONSULTAS / INFORMES .................................................................................... 345 8.1. Listado de productos con propiedades asociadas .............................................................. 345 8.2. Consulta de Stock en la ficha de producto .......................................................................... 348 8.3. Informes de Consultas de Stock por propiedades............................................................... 349

ESTADO DE LOS DOCUMENTOS .......................................................................... 351

1. ¿QUÉ ES? ................................................................................................................................... 351 2. CONFIGURACIÓN DE LOS ESTADOS DE LOS DOCUMENTOS ............................................. 351

2.1. Estados ............................................................................................................................... 351 2.2. Transición de Estado .......................................................................................................... 352

3. MOVIMIENTOS ........................................................................................................................... 356 3.1. Back Office .......................................................................................................................... 356 3.2. Front Office ......................................................................................................................... 358

4. INFORMES .................................................................................................................................. 359 4.1. Estado de los documentos .................................................................................................. 359 4.2. Transiciones de Estado de los documentos ........................................................................ 361

DISTRIBUCIÓN DE COSTES ................................................................................... 362

1. ¿QUÉ ES? ................................................................................................................................... 362 2. CONFIGURACIÓN DE LA DISTRIBUCIÓN DE COSTES ........................................................... 362

2.1. Documentos ........................................................................................................................ 362 2.2. Productos ............................................................................................................................ 363

3. MOVIMIENTOS ........................................................................................................................... 364 4. INFORMES .................................................................................................................................. 370

TICKETS DE REEMBOLSO / TICKETS REGALO .................................................... 372 1. ¿QUÉ ES? ................................................................................................................................... 372 2. CONFIGURACIÓN DE LOS TICKETS DE REEMBOLSO ........................................................... 372

2.1. Documento .......................................................................................................................... 372 2.2. Forma de Pago ................................................................................................................... 374 2.3. Diseño del documento ........................................................................................................ 376 2.4. Cierre del día....................................................................................................................... 376

3. CONFIGURACIÓN DE LOS TICKETS DE REGALO .................................................................. 377 3.1. Documento .......................................................................................................................... 377 3.2. Forma de Pago ................................................................................................................... 379 3.2.2. Cupón (emitido por terceros).............................................................................................. 381 3.3. Diseño del documento ........................................................................................................ 383 3.4. Producto .............................................................................................................................. 384 3.5. Cierre del día....................................................................................................................... 384

4. MOVIMIENTOS ........................................................................................................................... 385 4.1. Tickets de Reembolso ......................................................................................................... 385 4.2. Tickets Regalo .................................................................................................................... 394


5. INFORMES .................................................................................................................................. 400

GESTIÓN DE FACTURAS PERIÓDICAS ................................................................. 402

1. CREAR UNA FACTURA PERIÓDICA PARA UN CLIENTE ........................................................ 402 2. EMISIÓN DE LAS FACTURAS PERIÓDICAS ............................................................................. 404 3. PARÁMETROS PARA IMPRESIÓN DE FACTURAS PERIÓDICAS ........................................... 407 4. ACTIVAR AVISO DE FACTURAS PERIÓDICAS AL INICIAR SAGE RETAIL ............................ 408

GESTIÓN DE OFERTAS Y DESCUENTOS DE PRODUCTOS ................................ 409

1. APLICACIÓN DE DESCUENTOS, PRECIOS Y OFERTAS EN SAGE RETAIL .......................... 409 1.1. Cálculo del Descuento / Precio / Oferta por Línea .............................................................. 409 1.2. Cálculo del Descuento / Precio / Oferta por Documento ..................................................... 410 1.3. Descuento de Cliente vs Planificación de Descuentos ....................................................... 410

2. PARAMETRIZACIÓN DE DESCUENTOS / OFERTAS ............................................................... 411 3. CONFIGURAR REGLAS PARA DESCUENTOS / PRECIOS ...................................................... 416 4. CONFIGURAR REGLAS PARA OFERTAS ................................................................................. 418 5. EJEMPLOS DE PROMOCIONES / OFERTAS EN DOCUMENTOS DE VENTAS ...................... 421

5.1. Promoción Lleve 3 Pague 2 ................................................................................................ 421 5.2. Promoción Oferta de artículo en la venta de X unidades .................................................... 422 5.3. Promoción Descuentos a partir de X € ................................................................................ 424

6. MODIFICACIÓN DE VALORES EN LAS LÍNEAS DE DOCUMENTOS ...................................... 425 7. LISTADOS DE DESCUENTOS / OFERTAS ............................................................................... 425

GESTIÓN DE PUNTOS DE CLIENTES .................................................................... 426

1. QUÉ ES LA GESTIÓN DE PUNTOS ........................................................................................... 426 2. TABLA DE CONFIGURACIÓN DE PUNTOS .............................................................................. 427

2.1. Configuración de Puntos ..................................................................................................... 427 2.2. Configuración de Descuentos de Puntos ............................................................................ 431

3. EJEMPLOS DE CONFIGURACION DE PUNTOS....................................................................... 432 4. DESCONTAR PUNTOS DIRECTAMENTE ................................................................................. 434 5. DESCONTAR PUNTOS DIRECTAMENTE EN LA VENTA (DESDE FRONT OFFICE) .............. 436 6. DESCONTAR PUNTOS MEDIANTE VALE ................................................................................. 437 7. IMPRIMIR EL TOTAL DE PUNTOS POR DOCUMENTO ........................................................... 440 8. INFORME DE PUNTOS .............................................................................................................. 442

TICKETS DE DESCUENTO ..................................................................................... 444

1. EL TICKET DE DESCUENTO ..................................................................................................... 444 2. CONFIGURACIÓN DEL TICKET DESCUENTO ......................................................................... 444 3. PLANIFICACIÓN DE REGLAS PARA LOS TICKETS DESCUENTO.......................................... 448 4. EJEMPLOS DE CONFIGURACION DE TICKET DESCUENTO ................................................. 452 5. EJEMPLOS DE CONFIGURACIÓN DE REGLAS AVANZADAS ................................................ 453 6. DESCONTAR TICKET DE DESCUENTO ................................................................................... 456 7. INFORME DE TICKET DESCUENTO ......................................................................................... 458

GESTIÓN DE COBROS PENDIENTES / PAGOS A PROVEEDORES ..................... 459

1. ¿QUÉ ES? ................................................................................................................................... 459 2. CUENTA CORRIENTE DE CLIENTES ........................................................................................ 459

2.1. Lanzamientos Automáticos ................................................................................................. 459 2.2. Lanzamientos Manuales ..................................................................................................... 461

3. COBROS PENDIENTES ............................................................................................................. 463 4. CUENTA CORRIENTE DE PROVEEDORES ............................................................................. 469


4.1. Lanzamientos Automáticos ................................................................................................. 469 4.2. Lanzamientos Manuales ..................................................................................................... 471

5. PAGOS A PROVEEDORES ........................................................................................................ 473

GESTIÓN DE CUENTAS BANCARIAS / DEPÓSITOS ............................................. 480

1. CONFIGURACIÓN DE LAS CUENTAS BANCARIAS / DEPÓSITOS ......................................... 480 1.1. Bancos ................................................................................................................................ 480 1.2. Cuentas Bancarias .............................................................................................................. 482 1.3. Métodos .............................................................................................................................. 483 1.4. Categorías .......................................................................................................................... 484 1.5. Entidades ............................................................................................................................ 485 1.6. Descriptivos......................................................................................................................... 485 1.7. Depósitos de Clientes ......................................................................................................... 486 1.8. Pago a Proveedor ............................................................................................................... 488

2. MOVIMIENTOS ........................................................................................................................... 490 2.1. Registro Manual .................................................................................................................. 490 2.2. Depósitos de Clientes ......................................................................................................... 492 2.3. Pago a Proveedores ........................................................................................................... 497

3. INFORMES .................................................................................................................................. 499

GESTIÓN DE COBROS POR VENDEDOR .............................................................. 501

1. ACTIVACIÓN ............................................................................................................................... 501 2. DOCUMENTOS ........................................................................................................................... 502

2.1. Cobros por Vendedor .......................................................................................................... 502 2.2. Factura / Recibo .................................................................................................................. 504

3. DISEÑO DE IMPRESIÓN ............................................................................................................ 505 3.1. Documento Cobros por Vendedor ....................................................................................... 505 3.2. Documento Factura / Recibo .............................................................................................. 505

4. MOVIMIENTOS ........................................................................................................................... 507 4.1. Cobros por Vendedor .......................................................................................................... 508

5. INFORMES .................................................................................................................................. 517

DOMICILIACIÓN DE RECIBOS ................................................................................ 518 1. CUENTA BANCARIA PARA DOMICILIACIÓN ............................................................................ 518 2. GENERACIÓN DEL RECIBO BANCARIO .................................................................................. 522 3. RECIBOS BANCARIOS ............................................................................................................... 523 4. REMESAS BANCARIAS .............................................................................................................. 527 5. CONTROL DE LOS RECIBOS REMESADOS ............................................................................ 531 6. EXPORTACIÓN DE REMESAS A SOPORTE MAGNÉTICO ...................................................... 532

TOTALES EN CIERRES DE CAJA ........................................................................... 535 1. TOTAL GENERAL VENDIDO ...................................................................................................... 535 2. TOTAL CAJA ............................................................................................................................... 536 3. TOTALES POR DOCUMENTO ................................................................................................... 537 4. CAJA POR FORMA DE PAGO .................................................................................................... 537

DEVOLUCIÓN DE DEPÓSITOS............................................................................... 538

1. ¿QUÉ ES? ................................................................................................................................... 538 2. CONFIGURACIÓN DE LA EMISIÓN Y DEVOLUCIÓN DE DEPÓSITOS ................................... 538

2.1. Documentos para emisión y devolución de depósitos ....................................................... 538 2.2. Registro en Stock ................................................................................................................ 539


2.3. Función DEVDEP ................................................................................................................ 540 3. DEPÓSITO DE ARTICULOS ....................................................................................................... 543

3.1. Entrega de artículos en depósito (consigna de artículos) ................................................... 543 3.2. Devolución / Venta de artículos en depósito (función DEVDEP) ........................................ 545

GESTIÓN DE PEDIDOS ........................................................................................... 552 1. PARAMETRIZACIÓN DE LA GESTIÓN DE PEDIDOS ............................................................... 552

1.1. Nota de Pedidos de Clientes (documento de venta) ........................................................... 552 1.2 Nota de Pedidos a Proveedor (documento de compra) ...................................................... 553

2. MOVIMIENTOS ........................................................................................................................... 555 2.1. Pedidos de Clientes ............................................................................................................ 555 2.2. Pedidos a Proveedores ....................................................................................................... 571

3. INFORMES .................................................................................................................................. 584 3.1. Informe de Pedidos Pendientes .......................................................................................... 584 3.2. Informe de Plazos de Entrega ............................................................................................. 586 3.3. Análisis de Pedidos ............................................................................................................. 588 3.4. Sugerencias de Pedidos ..................................................................................................... 589

RECÁLCULOS Y REGULARIZACIONES DE STOCK .............................................. 594 1. ¿QUÉ ES? ................................................................................................................................... 594 2. CONFIGURACIÓN DE LA REGULARIZACIÓN Y RECÁLCULO DE STOCKS .......................... 594

2.1. Regularización de Stocks .................................................................................................... 594 2.2. Recalculo de Stocks ............................................................................................................ 596 2.3. Cierre del Recalculo de Stocks ........................................................................................... 597

3. MOVIMIENTOS ........................................................................................................................... 597 3.1. Regularización de Stocks .................................................................................................... 598 3.2. Recalculo de Stocks ............................................................................................................ 604 3.3. Cierre del Recalculo de Stocks ........................................................................................... 606

4. TÉCNICAS DE REGISTRO DE PRODUCTOS EN EL RECÁLCULO / REGULARIZACIÓN DE STOCK ................................................................................................................................................. 617

4.1. Importar PDT....................................................................................................................... 617 4.2. Copiar Líneas ...................................................................................................................... 618 4.3. Añadir Productos ................................................................................................................. 622

5. INFORMES .................................................................................................................................. 625


MANUAL DE USUARIO

El presente manual ha sido elaborado persiguiendo los siguientes objetivos:

Presentar una visión global de la aplicación Sage Retail.

Guiar al usuario la primera vez que utiliza la aplicación, o cuando necesite aclarar dudas que puedan surgir en el proceso de configuración o en el uso de la misma.

Analizar algunas funciones detalladamente, para resolver situaciones especiales o anomalías.

En la elaboración de este manual, nos hemos preocupado de que no fuese demasiado exhaustivo, así que su toda la estructura ha sido elaborada teniendo siempre presente la figura del usuario, una vez que será este el que sacará el máximo provecho de su lectura y el que podrá explorar todos los procedimientos. Para mayor comodidad y para obtener mejores resultados en la exploración de la aplicación, hemos diseñado este manual para ser consultado por los usuarios en general y por los administradores del sistema informático.

Los ejemplos incluidos en el manual se basan en la empresa de demostración, cuyo objetivo es mostrar las funciones del sistema.


CARACTERÍSTICAS DE LA APLICACIÓN SAGE RETAIL

Frente al nuevo contexto nacional e internacional en el que operan las organizaciones, que obliga a una permanente adaptación y modernización, es necesario, cada vez más, apostar por la adquisición de nuevos equipos y nuevas tecnologías, ya que la capacidad de resistir y competir reside, de manera creciente, en la potencialidad de los recursos informáticos. De este modo, la adquisición de esos recursos deberá pensarse siempre teniendo en cuenta cuál es su contribución a una mayor productividad, consecuencia directa de la eficacia en la implantación y uso de los mismos. Las aplicaciones informáticas sólo serán de interés si se incluyen en la estrategia de organización y en pleno funcionamiento, contribuyendo de forma inequívoca a su desarrollo.

En este contexto se enmarca la aplicación Sage Retail.

1. OBJETIVOS GENERALES DE LA APLICACIÓN

La aplicación gestiona las relaciones comerciales con proveedores y clientes, desde el presupuesto al pedido de producción y satisfacción del mismo, permitiendo controlar compras y ventas. La relación entre entrada/salida se registra de forma permanente, lo cual permite realizar el análisis histórico. Muchos de los movimientos de stock se derivan de compras y ventas, implicando a entidades externas (clientes y proveedores). Sin embargo, la aplicación también dispone de funciones para controlar el inventario. Asimismo, se prevén sistemas de inventario para introducir los recuentos de stock y procesar los ajustes. El registro de cobros/pagos se presenta en una secuencia lógica, común a los procesos financieros y administrativos corrientes. Compras

Registro y control de documentos comerciales asociados a proveedores:

Pedidos a proveedores. Devoluciones y entregas. Albaranes de entrada. Facturas de compra / Compras en efectivo. Notas de gastos / Notas de crédito.


Ventas

Registro y control de documentos comerciales asociados a clientes:

Presupuestos y pedidos de clientes. Entregas. Albaranes de salida. Tickets de descuento y reembolso. Facturas / Ventas en mostrador Notas de gastos / Notas de crédito. Facturas periódicas de clientes

Stocks

El mantenimiento del inventario permanente es uno de los pilares básicos del sistema. En él se asienta un conjunto de bases de información esencial:

Registro de artículos. Control de la existencia física de cada uno de los almacenes. Justificación de las existencias a través de los movimientos producidos. Valorización de los movimientos. Explotación estadística de los movimientos.

Pagos a proveedores

Carteras de valores por pagar resultado de las actividades comerciales con proveedores. Gestión de la cuenta corriente de los proveedores. Registro de pagos. Registro en caja de los pagos. Registro de las liquidaciones en cuenta corriente bancaria. Análisis varios de cuenta corriente de proveedores.

Cobros a clientes

Carteras de valores por pagar resultado de las actividades comerciales con clientes. Gestión de la cuenta corriente de los clientes. Registro de cobros. Registro de cobros en caja. Análisis varios de cuenta corriente de clientes.


Cuentas corrientes bancarias Carteras de c/c bancarias.

Gestión de la cuenta corriente bancaria. Análisis bancarios varios Compromisos bancarios. Listado de cheques. Depósitos.

TPV

Control de cierres de día.

Cierre y consulta de sesión. Cierre y consulta de día. Cierre y consulta general de día.

Caja

Registro y control de entradas y salidas de caja.

Registro de entrada y salida de valores. Análisis de movimientos de caja. Análisis de declaraciones de caja.

Asimismo, esta aplicación presenta las características generales de las aplicaciones Sage:

Facilidad de operación.

Entorno multipuesto y multitarea, permitiendo tratamientos simultáneos en diferentes puestos.

Alto nivel de calidad de presentación en pantalla y en los informes impresos.

Ergonomía avanzada en términos de pantalla (múltiples ventanas y menús) y listados (programa de configuración parametrizable), proporcionando un diálogo amistoso.

Parametrización sencilla de los ficheros maestros y tablas de apoyo.

Niveles de acceso parametrizables, permitiendo así un elevado grado de seguridad.


ELEMENTOS COMUNES DE LA APLICACIÓN

El conjunto de opciones de Sage Retail constituyen un sistema ergonómico, en términos de uso, visualización y organización de datos. Esta sección del manual explica las reglas y convenciones de:

Uso del ratón o de cualquier otro dispositivo con puntero, del teclado y de los iconos para navegar en el sistema.

Organización de imágenes y concatenación de opciones.

Mantenimiento y acceso a ficheros.

Listas y listados.

1. NAVEGACIÓN EN EL SISTEMA

La eficiencia del trabajo con el sistema se basa en la sistematización del diálogo con el usuario. Para conseguirlo usamos reglas normalizadas que facilitan la localización y manipulación de la información deseada. De este modo, procuramos optimizar toda la navegación para cargar y

explorar la base de datos, combinando la acción del teclado y el ratón, con las teclas de función, además del uso normal del teclado para introducir datos.

1.1. Ratón El uso de dispositivos de puntero (ratón, track ball, etc.) es común a todas las aplicaciones para el sistema operativo Microsoft Windows, proporcionando al usuario la selección de las opciones a ejecutar, de forma más rápida, reduciendo al mínimo la necesidad de teclear.

Todos los punteros poseen dos o más botones de selección. Pulsando el botón de la izquierda se pueden aceptar y/o seleccionar las diversas opciones disponibles (esta es la acción más utilizada). El botón de la derecha se utiliza en situaciones especiales.

1.2. Teclas de Función / Iconos El uso de iconos y teclas de función permite facilitar el acceso a operaciones de uso frecuente, evitando la incomodidad de tener que seleccionar diferentes menús, campos y opciones.


2. ORGANIZACIÓN DE LAS IMÁGENES

Sage Retail presenta un sistema homogéneo en términos de uso, visualización y organización de datos.

Esta estructura se compone, en la parte superior de la pantalla, de un área de carácter informativo, activa en relación al producto. En las aplicaciones de gestión y análisis de datos, justo abajo, se presenta un conjunto de opciones de menú.

En el back-office (SRetail.exe) se presenta una barra de iconos para facilitar el acceso a las operaciones de uso más frecuente. En la parte central del monitor, se sitúa el Área de Trabajo, de acceso rápido a las principales operaciones. En la parte inferior del monitor se presenta información sobre la licencia de la aplicación y el contrato Sage.

2.1. Menús Sage Retail dispone, en algunas aplicaciones, de un conjunto de opciones organizadas jerárquicamente al que se llama Menú, y que determina todas las acciones que se pueden utilizar, divididas en uno o más niveles. De este modo, dentro de un menú podrá encontrar la lista de opciones, con una de ellas siempre destacada.


Algunas opciones del menú pueden contener el símbolo , indicando que existe un submenú accesible con el simple desplazamiento del ratón o con las teclas del cursor.

1.1.1. Personalización

El usuario puede configurar los menús de opciones. Pueden definirse nuevas carpetas, nuevos separadores o accesos directos mediante la opción Diversos - Configuraciones - Personalizar Menús.

Para las nuevas carpetas deberá definir el título y, opcionalmente, asociar un icono.


En cuanto a los accesos directos, podrá ejecutar una aplicación externa o abrir una opción del menú.


2.2. Área de Trabajo

Situado en la zona central del escritorio del back-office, presenta diversos paneles dispuestos en matriz. Diagramas funcionales: diagramas de proceso organizados de modo a representar la secuencia funcional de las operaciones que lo constituyen, sirviendo también estos diagramas como asistentes al trabajo, permitiendo acceder rápidamente a las principales operaciones de la aplicación simplemente presionando el botón correspondiente. A cada Área de Trabajo podrá asociarse un diagrama funcional diferente. Si fuese el caso, al cambiar de área – lo que se hace seleccionando un área diferente en la barra de accesos directos acoplada al lado izquierdo de la ventana principal de la aplicación – cambia también el diagrama funcional. Ejemplo: sección Ventas:


Indicadores de negocio: representación gráfica, o en lista, de datos obtenidos de la empresa de trabajo.

Las principales características y funcionalidades de estos paneles son, de forma resumida:

Posibilidad de ordenar el contenido de las listas por una o más columnas, bastando para ello con pulsar en el título de la columna (o pulsar Shift + título de la columna para ordenar por más de una columna).

Posibilidad de acceder al contenido de cualquier campo de la lista, siempre que el panel esté configurado para ello.

Posibilidad de consultar la información detallada de cualquiera de los puntos de los gráficos, bastando para eso con desplazar el puntero sobre el punto deseado.

Visualización de las series de datos, gráficamente, en formato circular, columnas, líneas o áreas.

Los gráficos de líneas y de áreas permiten la visualización simultánea de más de una serie (conjunto) de datos.


Los paneles de indicadores - obtienen los datos en un proceso separado, paralelamente a la aplicación, para poder comenzar el trabajo aunque los datos no estén disponibles.

Durante el proceso de carga de los datos se presentará la información "Cargando...".

Una vez obtenidos los datos, se guardarán en caché. De esta forma, la primera vez que se entra en la aplicación, los paneles de información tendrán que ir a buscar necesariamente sus datos de origen, ya que estos todavía no se encuentran almacenados en caché, pero la segunda vez estos datos ya se obtendrán del caché creado con los datos originales, resultando así su carga mucho más rápida.

Los cachés se almacenan en lugares comunes a toda la red, por eso están disponibles para todos los puestos del sistema, siendo suficiente la actualización en uno de ellos.

Al efectuar el caché los datos no están actualizados, sino que se actualizan cada x tiempo.

Siempre que lo desee, el usuario podrá actualizarlos manualmente – botón

La información sobre la antigüedad de los datos del panel y próxima actualización está disponible en la descripción asociada al botón de actualización del panel.

1.1.2. Personalización

La definición del contenido de los escritorios y de su asociación a los temas de la barra de navegación lateral es configurable.

Eliminar paneles, añadir nuevos y modificar su orden de presentación son algunas de las configuraciones que el usuario puede efectuar desde - Diversos – Configuraciones – Personalizar Escritorio.

También podrá accederse mediante el botón


Cuando se crea un nuevo panel, o se edita uno ya existente, se presenta un asistente que ayudará al usuario en el proceso de configuración.


A continuación deberá indicarse el título y los valores de los parámetros...


También podrán definirse los permisos de visualización del panel.

2.3. Ventanas Las ventanas se abren sobre el escritorio de la aplicación para cargar los datos (tablas, movimientos, etc.). Las pantallas se dividen en zonas fáciles de identificar.


Título: identificación de la información en cuestión Carpetas: pestañas que permiten agrupar la información de una forma lógica. Se recurre al sistema de pestañas cuando el volumen de información a procesar lo requiera Campo de texto: zonas delimitadas para introducir datos Campo desplegable: casillas de selección que permiten elegir una opción de la lista presentada Casilla de verificación: casilla de verificación que permite activar o desactivar una determinada opción Botones de comando: se usan para dar la instrucción de ejecución de una determinada función


1.1.3. Búsquedas Sin salir de la pantalla podrá consultar las tablas auxiliares.

Los campos ofrecidos en las búsquedas se pueden configurar mediante el botón


Podrán añadirse campos de la lista Columnas Invisibles y excluirse algún campo de la búsqueda predeterminada (Columnas Visibles). Además de los campos disponibles, podrán usarse otros campos de la base de datos relacionando las tablas – botón Relacionar tablas.

2.4. Iconos

2.4.1. Barra de Comandos

Permiten el acceso rápido a las opciones evitando navegar por los menús de la aplicación.

Algunos iconos podrán aparecer inactivos, dependiendo de la licencia usada o permisos atribuidos al usuario.


2.4.2. Barra de Tareas La barra de accesos directos disponible en la aplicación back-office (SRetail.exe) permite acceder a algunas de las tablas y mapas de la aplicación.

Algunas opciones podrán aparecer inactivas, dependiendo de la licencia usada o permisos atribuidos al usuario.

Dependiendo del elemento seleccionado (ventas, compras, existencias, tablas o tesorería) se presentarán opciones relacionadas con el mismo.

El usuario puede configurar la barra de tareas a través de la opción Diversos – Configuraciones - Personalizar Barras.

El proceso de configuración es similar al ajuste de los menús. Para ampliar la información véase Menús – Personalización.


3. ENTRADA EN LA APLICACIÓN

Podrá entrar en la aplicación a través del icono de acceso directo creado durante el proceso de instalación en el Escritorio de Windows o a través de la opción Programas - Sage Retail. Al ejecutarse se presenta la pantalla de identificación de la empresa, ya que puede haber más de una empresa en el sistema.

El botón permite editar los datos de la empresa seleccionada.

Además de la identificación de la empresa, es necesario identificar al usuario…


La contraseña predeterminada para el usuario Administrador es "a". Para acceder bastará teclear la letra “a” y aceptar- botón OK.

Durante la sesión de trabajo, el usuario se puede cambiar en Sistema – Cambiar Usuario.

4. SALIR DE LA APLICACIÓN

Podrá salir haciendo doble click en el icono que aparece en la esquina superior izquierda de la pantalla del POS Back Office.


También podrá salir desde la opción Salir o través del icono de Microsoft Windows para cerrar la ventana.

En la aplicación POS Táctil se saldrá a través del botón configurado con la función SALIR. En la aplicación POS Teclado se saldrá a través del botón Salir o mediante la tecla configurada para ello.


5. MANTENIMIENTO Y ACCESO A TABLAS

Normalmente se accede a esta tarea a través del menú Tablas, pero también se podrá acceder a través de los botones del Área de Trabajo u opciones de la barra de tareas. Se accede de inmediato a las tablas en modo de creación. Para consultar los registros ya existentes acceda a la búsqueda rápida - botón

Podrá filtrar los registros de la lista tecleando un conjunto de caracteres para su selección en un determinado campo de búsqueda.


Las tablas Clientes, Proveedores y Productos incluyen además una búsqueda avanzada –

botón

El usuario sólo tendrá que teclear una cadena de caracteres y seleccionar la opción Buscar para comenzar la búsqueda. Se listarán todos los registros que contengan la secuencia tecleada. Podrá seleccionarse un elemento de la lista para editarlo haciendo doble clic con el ratón o pulsando la tecla Enter. Las búsquedas se cierran con la edición de un registro, pulsando la

tecla Esc o con el botón Algunas tablas, principalmente Clientes, Proveedores, Vendedores, Entidades, Productos y Bancos, tienen botones de navegación que facilitan la edición de registros. A medida que seleccione los botones de navegación se editarán, en secuencia, los registros de la tabla, de forma ascendente o descendente.

Podrá cerrar una tabla pulsando la tecla Esc o seleccionando el botón

La tabla Familias podrá cerrarse con el botón Salir.


6. LISTADOS E INFORMES

Los listados permiten la visualización organizada del contenido de las tablas, su impresión o exportación, de la misma forma que los informes reflejan los movimientos efectuados tanto en términos de compras, ventas, stock, c/c, caja, etc. Los listados e informes emitidos por la aplicación tienen características comunes.

Vistas: tipo de listado Título: nombre del informe/listado seleccionado Registros: líneas del informe/listado Menú de opciones: operaciones que se pueden ejecutar en un informe/listado (gráficos, configuración de campos, sumatorios, etc.).


Opciones de configuración: filtros de registros, configuración de impresión, configuración de campos y ordenación

La opción Configurar Impresión no está disponible para el listado original.

Criterios: parámetros para la emisión del informe/listado que permiten filtrar información (intervalo de fechas, intervalo de clientes, productos, etc.).

Sólo disponibles en determinados informes.

Al seleccionar la opción Generar se generará el informe/listado en la pantalla. Optando por la impresión podrá exportar a PDF, HTML, RTF o TXT.

6.1. Configuración

A veces los informes/listados predeterminados podrían no corresponderse al 100% con lo deseado por el usuario, por lo que es necesario incluir información extra o excluir algunos datos.

6.1.1. Campos disponibles En el Menú de Opciones está disponible la opción Mostrar Columnas, aquí el usuario tendrá una lista de los campos disponibles en relación al informe/listado en cuestión, pudiendo añadir o borrar campos de acuerdo con sus necesidades.

Podrá atribuirse un nombre diferente a cada campo – Menú de Opciones – Dar formato Columnas.


6.1.2. Tablas Relacionadas

La configuración de listados e informes podrá “exigir” la inclusión de campos de otras tablas de la base de datos que no sean las usadas por el mapa en cuestión. Para ello deberán relacionarse las tablas – Menú de opciones – Relacionar tabla.

Después de añadir la tabla de la base de datos que contiene la información deseada –

mediante el botón - deberá efectuar el vínculo. Para ello, nos situamos en el campo de la tabla base y lo “arrastramos” al campo de la tabla relacionada, con lo que se visualizará la flecha de relación entre los campos.


Por último bastará con seleccionar todos los campos necesarios para el informe/listado y

guardar – botón

7. DOCUMENTOS

Los documentos emitidos por la aplicación presentan características comunes, tanto en lo que se refiere a los criterios de extracción, como en lo que se refiere a la pre visualización, difiriendo sólo en relación al tipo: Formato A4 o Formato ticket

7.1. Formato A4 La emisión de documentos en formato A4 presenta la siguiente pantalla, en la que podrá definir algunos ajustes para la impresión.

Los documentos en formato A4 tienen un área de encabezado donde se mencionan los datos de la firma emisora y del cliente al que se destina el documento. También se menciona alguna información del documento, principalmente el tipo, número, ejemplar, fecha, transporte y condiciones de pago.


En el centro se mencionan los productos registrados y en el pie de página un resumen de impuestos, información relativa a la carga y descarga, totales y licencia de la aplicación.

El usuario puede personalizar los layouts de documento. A través del Diseñador de Etiquetas y Documentos podrá elaborar un layout diferente del predeterminado.


7.2. Formato Ticket

La pantalla de impresión de documento en formato ticket presenta las diversas impresoras configuradas en el sistema para que pueda seleccionar la deseada. En esta misma pantalla podrá también definir el número de copias que desea imprimir.

Los documentos en formato ticket presentan un área de encabezado donde se mencionan los datos de la firma emisora y del cliente al que se destina el documento. También se menciona alguna información del documento, principalmente el tipo, número, fecha, hora, vendedor y terminal. En el centro se mencionan los productos registrados y en el pie de página los totales.

El usuario puede personalizar los diseños de documento. A través del Diseñador de Etiquetas y Documentos podrá elaborar un diseño diferente del predeterminado.


CONFIGURACIÓN BÁSICA

1. LICENCIA

La licencia de la aplicación es imprescindible para que pueda disfrutar de las diversas funciones de la aplicación, principalmente de la emisión de documentos con validez legal.

La licencia de demostración sólo debe usarse para pruebas o demostraciones, permite un número máximo de 100 movimientos y los documentos emitidos no tienen carácter legal.

2. BASE DE DATOS

La base de datos debe ser obligatoriamente SQL Server, no permitiéndose base de datos Access.

Aunque la base de datos de la empresa será obligatoriamente de tipo SQL, cuando se trabaja en modo OffLine, la aplicación generará de forma automática una base de datos Access.


2.1. Copias de Seguridad

Al entrar al back office de la aplicación, se presenta el aviso de seguridad alertando al usuario de la necesidad de efectuar copias de seguridad del sistema. También podrá acceder desde el menú – Sistema – Copias de seguridad.

O bien, desde la barra de comandos.

La copia de seguridad podrá no abarcar únicamente la base de datos, sino también los diseños de documentos, informes, imágenes para usar en el modo táctil y adsviewer.


Si se añade, elimina o actualiza una gran cantidad de registros, se debe comprimir la base de datos frecuentemente mediante la opción – Sistema- Comprimir Base de Datos.

3. PARAMETROS BÁSICOS

La definición de los parámetros reviste una importancia vital para el correcto funcionamiento del sistema Podemos acceder mediante la opción Diversos – Configuraciones- Parámetros.

O bien, mediante la barra de comandos, Configuraciones - Parámetros


3.1. Parámetros

3.1.1. Configuración Monetaria

Moneda base: moneda base del sistema Moneda alternativa: moneda alternativa del sistema

3.1.2. Definiciones Locales Idioma: lenguaje utilizado País: país asumido por defecto en la creación de las entidades


Provincia: provincia asumida por defecto en la creación de las entidades Municipio: municipio asumido por defecto en la creación de las entidades Zona impuestos: región impositiva en la que se incluye la empresa Actualización/Carga Provincias: cargar información de las provincias, municipios y datos postales.

3.1.3. Contraseña de acceso máximo Clave: contraseña del supervisor

3.1.4. Configuración Predeterminada de los Productos

Unidad: unidad de venta Tipo de margen: margen para calcular el porcentaje de beneficio.

Margen Débil = (Precio Venta – Precio Coste) / Precio Coste Margen Fuerte= (Precio Venta – Precio Coste) / Precio Venta

Impuesto: agrupación de impuestos asumido por defecto en la creación de productos Código de Barras: tipo de código de barras asumido por defecto en la creación de productos Código Productor: prefijo para identificar el productor a incluir en el código de barras del tipo Productor EAN13 Máscara de referencia: formato para crear automáticamente referencias de productos

AAAA – caracteres alfanuméricos 9999 – caracteres numéricos

Nº Caract.Dup.Ref.: cuando desde el Mantenimiento de Artículos se utilice la opción de Duplicar registro, número de caracteres del código del producto que se conservan en pantalla para dar de alta la nueva referencia. Idiomas disponibles: idiomas para la descripción de los productos Campos extra de clasificación: activación de campos extra en la ficha de productos Desc. Campo (1): descripción del campo extra 1 de productos Desc. Campo (2): descripción del campo extra 2 de productos Desc. Campo (3): descripción del campo extra 3 de productos Clasificación de productos vendidos en conjunto: definición de campos para conjuntos (funcionalidad destinada a Libros Escolares).

3.1.5. Terceros Cliente mínimo: valor mínimo para atribución de numeración a clientes


Cliente máximo: valor máximo para atribución de numeración a clientes

Proveedor mínimo: valor mínimo para atribución de numeración a clientes Proveedor máximo: valor máximo para atribución de numeración a clientes Imp. a aplicar (Cli): impuesto por entidad asumido por defecto en la creación de clientes Imp. a aplicar (Prov): impuesto por entidad asumido por defecto en la creación de proveedores No permitir dar de alta registros en tablas con el mismo CIF/NIF: activación de validación del CIF/NIF de clientes y proveedores Tipo límite crédito: tipo de límite de crédito asumido por defecto en la creación de nuevos clientes Límite en valor: valor del límite de crédito asumido por defecto en la creación de nuevos clientes con límite de credito en valor Límite en días: número de días de límite de crédito asumido por defecto en la creación de nuevos clientes con límite de credito en días Días antigüedad de saldos: intervalos de días asumidos en los mapas de antigüedad de saldos

3.1.6. Áreas Funcionales Compuestos: activación de la función productos compuestos Propiedades: activación de la función propiedades de productos IVA Bienes 2ª mano: activación de la función productos de segunda mano Carnicerias: activación de la función de carnicerias Pescaderías: activación de la función pescaderías Quioscos: activación de la función quioscos Unidades métricas: activación de la función unidades métricas Lavanderías: activación de la función lavanderías Tallas y Colores: activación de la función de tallas y colores de productos Formato del código de barras: máscara del código de barras de productos con colores y tallas asociados (EAN13). Si se utiliza, el formato será: RRRRRRRCCCSS (R-referencia, C-color, S-talla)


3.2. Secuencia

3.2.1. Autorizaciones Generales en los Movimientos Compras y Ventas Controlar ventas de cantidades por el stock: activación del control de stock de productos Avisar cuando se alcance el stock mínimo: activación del aviso de stock mínimo de productos Introducir cantidades negativas: activación del permiso para indicar cantidades negativas en los documentos Introducir precios negativos: activación del permiso para indicar precios negativos en los documentos Vender inferior al precio de coste: activación del permiso de venta de productos con precio de venta inferior al precio de coste

3.2.2. Secuencia


Aplica descuentos, precios y ofertas: modo de aplicación de los planes de descuento y ofertas definidos: para cada línea de documento o por total del documento. Cantidad máxima: valor máximo permitido para el campo Cantidad en la emisión de documentos Nº Decimales Cant.: número de decimales permitidos en el campo Cantidad en la emisión de documentos Vende con Retención: activación de la función Retención en origen Tasa de retención: tasa de retención en origen asumida por defecto Su Refª. (Ventas): descripción del campo Su Refª. La descripción aquí indicada se visualizará en pantalla, en la Entrada de Documentos. Utiliza vendedor línea a línea: activación de la función vendedor línea a línea Orden de impresión: orden para imprimir las líneas de los documentos Descuento valor unitario es calculado sobre: base para calcular el descuento en valor unitario Al registrar, agrupa los artículos por el criterio: criterios para la agrupación de líneas durante el proceso de emisión de documentos Local de descarga predeterminado: local de descarga asumido por defecto en los documentos

3.2.3. Gestión de Cobros por Vendedores Gestión de cobros por vendedores: activación de la función de gestión de cobros, para Ventas y/o Compras.

3.2.4. Documento de Stock Comportamiento al cerrar un recuento: documento a generar al cerrar un inventario de stocks.

Si selecciona Reset de cantidades, generará el documento RST-Regularización de Stocks. Si selecciona Lanzar Entradas y/o Salidas, generará los documentos ES – Entrada de Stock o SS- Salida de stock, en función de las diferencias entre inventario y el stock real indicado.


3.2.5. Imputación al Cliente en las Ventas Imputación al cliente en las ventas: activación de la función Vehículos u Obras o Personalizada.

En función de lo aquí indicado se visualizará una nueva tabla (Tablas – Clientes – Obras o Vehículos o Personalizada)

Asimismo, en la ficha del cliente, se visualizará una nueva carpeta, denominada Obras, Vehículos u Personalizada, en función de lo definido en este campo.

En caso de seleccionar una Imputación Personalizada, debe configurar los campos a presentar en la tabla Personalizada, mediante la opción Diversos - Configuraciones – Configurar Campos de Asignación al cliente.

3.2.6. Color de campo en edición Color de campo en edición: color asumido en la edición de campos


3.2.7. Nombre Cobros P. Especiales

Nombre Cobros Periodicos Especiales: la descripción que se indique, aparecerá en la ventana de Emisión de Facturas Periódicas y se utilizará como criterio de exclusión o selección de Cobros periódicos a procesar (recordar que los Cobros Periódicos se definen en el Mantenimiento de Clientes, en la carpeta Facturas Periodicas)

3.2.8. Cuenta Bancaria

Activar control de salida de cheques: activación del registro en c/c bancaria de cheques usados como pago en la emisión de avisos de lanzamiento Operación para salida de cheque: descripción asumida en el registro en c/c bancaria de cheques usados como pago en la emisión de avisos de lanzamiento Método bancario: método asumido en el registro en c/c bancaria de cheques usados como pago en la emisión de avisos de lanzamiento Categoría bancaria: categoría asumida en el registro en c/c bancaria de cheques usados como pago en la emisión de avisos de lanzamiento

3.3. Front-Office

3.3.1. Cheques Entidad: entidad asumida al rellenar los cheques Municipio: localidad asumida al rellenar cheques

3.3.2. Publicidad Visor de Cliente Publicidad visor de cliente: texto de la publicidad que se mostrará en el visor de cliente Tiempo hasta presentar el mensaje en el visor de cliente o bloquear en automático el PV (min): tiempo de espera (en minutos) para presentar la publicidad en el visor de cliente


3.3.3. Agenda – Horario de Trabajo

Hora de inicio: primera hora presentada en la agenda Hora de fin: última hora presentada en la agenda Activa recordatorios de la agenda: activación de aviso de compromisos de la agenda

3.3.4. Modo Offline Utilizar base de datos offline cuando se detecten fallos en la red: activación de la función modo offline

3.3.5. Aplicaciones Externas

Aplicaciones externas: definición de aplicaciones a ejecutar por las funciones EXTERNO1, EXTERNO2 y EXTERNO3


3.3.6. Front Office

Tipo de pantalla de pago: configuración de la pantalla de pago. Normal o Simplificada. Normal

Simplificada


Tiempo de presentación de la pantalla de cambio: tiempo (en segundos) de presentación de la pantalla de cambio Cliente temporal: número de cliente asumido por defecto en la emisión de documentos de venta en front-office (Teclado o Táctil). Tipo de autorizaciones: tipo de control de permisos en la entrada de documentos del front office: por usuario o por vendedor. Documento para <Ticket Descuento>: documento que se generará en la emisión de tickets de descuento automáticos Documento para <Pedidos>: documento que se generará en la emisión de pedidos automáticos Orden de la sección de familias en la pantalla táctil: orden de presentación de las famílias en pantalla táctil: por Código de família o por Descripción. Documento para la función de devolución de depósitos / pedidos (DEVDEP): documento a utilizar para la devolución de depósitos/pedidos cuando se ejecuta la función DEVDEP Puede recuperar tickets temporales en cualquier puesto: activación de la posibilidad de recuperar tickets temporales en puestos diferentes del puesto que ha creado el ticket temporal Descripción del campo clave de tickets temporales: mensaje a presentar en la ventana de guardar/recuperar tickets temporales


3.4. Comunicaciones

3.4.1. Gesfiliales Ident. de localización: nombre de la localización en el sistema GesFILIALES Almacén de esta localización: almacén usado en la localización Terminales de esta tienda: puesto(s) usado(s) en la tienda Cómo comunica: tipo de comunicación: comunica por Internet (vía FTP), comunica manualmente o comunica por Email (SMTP). Localización de los archivos: carpeta de los archivos gestionados cuando se selecciona la comunicación manual


Enviar a: dirección de e-mail destino cuando se selecciona la comunicación por e-mail Exportación de datos por: fecha asumida en las comunicaciones GesFILIALES (Fecha de modificación real o fecha del documento). FTP Host Address: dirección de FTP cuando se selecciona la comunicación vía FTP Usuario: usuario para acceder al FTP cuando se selecciona la comunicación por FTP Contraseña: contraseña para acceder al FTP cuando se selecciona la comunicación por FTP Directorio inicial: local en el FTP de los archivos gestionados cuando se selecciona la comunicación por FTP Desconectar: activación de la desconexión tras la comunicación Passive Mode: activación de establecimiento de conexión en modo pasivo TimeOut: tiempo (en segundos) de inactividad durante el proceso de descarga o subida, al final del cual se cortará la comunicación Borrar archivos con más de: número de días al cabo de los cuales se eliminarán del FTP los archivos gestionados por las comunicaciones GesFILIALES Importar movimientos de los otros locales: activación de la importación vía GesFILIALES de documentos emitidos por otros locales Importa tablas y documentos de stock de los otros locales: activación de la importación vía GesFILIALES de tablas y documentos de stock emitidos por otros locales Modificación de tablas: activación de modificación de registros de tablas en base a la información importada vía GesFILIALES Modificación de tablas de configuración: activación de modificación de registros de configuraciones en base a la información importada vía GesFILIALES Tienda desde la que acepta modificaciones Exporta movimientos: activación de exportación de movimientos vía GesFILIALES Exporta todas las Tablas: activación de exportación de tablas vía GesFILIALES Importar las ventas de otras localizaciones sólo con determinado vendedor: activación de la importación de documentos emitidos por determinado vendedor vía GesFILIALES Producto a usar para borrar productos con registros relacionados: producto de sustitución a utilizar en la eliminación de productos con registros relacionados


3.4.2. Definiciones de Correo Electrónico de Internet (SMTP y POP3)

Su nombre: nombre del usuario Dir. corr. electr.: dirección de envío de e-mail Serv. recepción correo (POP3): servidor POP3 Serv. recepción correo (SMTP): servidor SMTP Nombre usuario: usuario de la cuenta de e-mail Contraseña: contraseña de la cuenta de e-mail Asunto: asunto del e-mail Necesita autenticación: activación de autenticación en el envío de e-mail Pedir confirmación de entrega de los mensajes: activación del acuse de recibo del e-mail Pedir confirmación de lectura de los mensajes: activación del acuse de lectura del e-mail

Para ampliar la información sobre esta configuración consulte el Manual Gesfiliales.

3.5. Integración de Datos


Archivo de Lista Negra: Sin uso en la aplicación

localización del archivo de lista negra

edición del archivo de lista negra

importación del archivo de lista negra Directorio de exportación: directorio de los archivos generados por la exportación vía script Directorio de importación: directorio de los archivos generados por la importación vía script Scripts a ejecutar: nombre del script a ejecutar

4. CONFIGURACIÓN DE USUARIOS

Por defecto existe un usuario Administrador con permisos totales; sin embargo, podrán activarse nuevos usuarios y definirse políticas de acceso a las diversas funciones. Los permisos se definen por grupos, y cada usuario está asociado a uno de ellos. Los grupos y usuarios se crean en Diversos – Niveles de Acceso – Usuarios y Accesos.

También podrá acceder mediante la barra de comandos


A partir de esta pantalla podrán crearse nuevos grupos y usuarios – botón Añadir. Se listan los usuarios y grupos creados posibilitando su edición – botón Propiedades – para su consulta y posible modificación. Para eliminar un usuario o grupo bastará seleccionarlo de la lista y hacer clic en el botón Borrar.

No podrá eliminar grupos que tengan usuarios (o vendedores) asociados, o que estén definidos en los diagramas de transición de estado de documentos.

Al haber indicado el usuario en la pantalla de entrada a la aplicación (Back Office), si se activa la Configuración General nº 14 (“Graba LOG de utilización en Back Office”), pueden guardarse las opciones ejecutadas por los usuarios, y listarlas mediante la opción Diversos – Niveles de Acceso – Listado de Uso.

Podrá eliminar el listado de operaciones efectuadas por cada usuario en Diversos – Niveles de Acceso- Eliminar Datos de Uso.

4.1. Grupos Cada grupo tendrá un conjunto de permisos y prohibiciones común a todos los usuarios de dicho grupo. Para bloquear el acceso a determinadas opciones o inhibir la ejecución de operaciones bastará desactivar la opción correspondiente en el árbol de permisos.

Por defecto están todas las opciones activas.


Grupo: descripción del grupo de usuarios Árbol de opciones: diversas opciones y operaciones contempladas en la aplicación

4.2. Usuarios Una vez añadidos los grupos, podrán crearse los usuarios y definirse la asociación usuario grupo.


Los datos de usuarios se distribuyen por diversas carpetas. General Propiedades generales del usuario. Número: identificación del usuario

Por defecto se atribuye una numeración secuencial.

Nombre: nombre del usuario Administrador: propiedad de administrador (permite vulnerar cualquier prohibición de acceso) Configura búsquedas: permiso de configuración de búsquedas Configura informes: permiso de configuración de informes Imprime informes: permiso de impresión de informes Exporta informes: permiso de exportación de informes Puede entrar en el Backoffice: permiso para acceder al backoffice (Sage Retail- Gestión Comercia)l Cambiar contraseña: modificación/definición de contraseña de acceso

La contraseña de acceso del usuario activo puede modificarse en Sistema – Cambiar Contraseña.

Fotografía: fotografía del usuario Asociación a grupos

Asociación usuario grupo.


E-mail Definiciones para el envío de e-mail.

Su nombre: nombre del usuario Su email: dirección de envío de e-mail Serv. recepción correo (POP3): servidor POP3 Serv. envío correo (SMTP): servidor SMTP Nombre usuario: usuario de la cuenta de e-mail Contraseña: contraseña de la cuenta de e-mail Asunto: asunto del e-mail Necesita autentificación: activación de autentificación en el envío de e-mail Pedir recibo de entrega de los mensajes: activación del acuse de recibo del e-mail Pedir recibo de lectura de los mensajes: activación del acuse de lectura del e-mail


5. CONFIGURACIONES GENERALES

Permiten configurar el funcionamiento de determinadas acciones. Puede acceder mediante Diversos – Configuraciones – Configuraciones Generales.

O mediante la barra de comandos, Configuraciones – Configuraciones Generales

Las configuraciones generales disponibles son:

1 Imprime «Totales por Documento» en los Tickets de Cierre

2 Imprime «Caja por Forma de Pago » en los Tickets de Cierre

3 Imprime «Ventas por Vendedor » en los Tickets de Cierre.

4 Imprime «Ventas por Familia» en los Tickets de Cierre

5 Imprime «Ventas por Artículo» en los Tickets de Cierre

6 Imprime «Diario de Ventas » en los Tickets de Cierre

7 Imprime «IVA por Documento» en los Tickets de Cierre


8 Imprime «IVA Total» en los Tickets de Cierre

9 (Especifico) Imprime «Ventas por Familia» de 1º Nivel en los Tickets de Cierre, presentando el importe y el porcentaje correspondiente.

10 Desactiva la Moneda alternativa en los documentos de Ventas / Compras.

11 Envía un e-mail a la dirección especificada en la ficha del Cliente/Proveedor después de emitir un documento.

12 TICKET – Aprovecha papel

13 Imprime «Valor Descuentos» en los Tickets de Cierre

14 Graba Log de utilización de BACK-OFFICE

15 Calcula Check Digit (Dígito de Control) en los Códigos de Barras

16 TOUCH – Mantiene en la pantalla el total de la última venta

17 Al imprimir documentos A4 agrupa productos con la misma referencia, precio, descuento, almacén e impuestos, separando las cantidades de los productos con colores y tallas….

18 Al imprimir documentos A4 agrupa los productos con misma referencia, precio, descuento y tasa de IVA.

19 Graba Log de operaciones POS (Fichero POS.LOG)

20 Usa “PC Speaker” para avisos sonoros

21 Muestra los productos discontinuados en las consultas rápidas y listados de producto

22 Al imprimir documentos de Venta/Compra, carga producto a producto la información de los campos extra

23 Al imprimir documentos de Venta/Compra, carga producto a producto los diferentes precios de venta

24 En los documentos de venta configurados para registrar en Caja, cuando el documento se finalice a crédito, abre el Cajón de Dinero.

25 En el Cierre General del Día respeta los terminales configurados en GesFILIALES….

26 Al abrir una nueva sesión establece el vendedor por omisión para los siguientes documentos

27 Al procesar Facturas Periódicas la fecha de vencimiento se calcula con base en la fecha de la factura periódica, en lugar de la fecha de emisión del documento.

28 Usar en las Compras como precio de coste, el precio de venta de la edición.

29 Permite stock negativo en productos de tipo edición

30 Actualiza producto con el proveedor del último documento de compra

31 Control de creación/modificación de clientes/proveedores en los intervalos indicados en los parámetros

32 La moneda utilizada para el cambio es la misma que la del documento

33 Al imprimir documentos de Venta/Compra, carga producto a producto los campos principales de la ficha.

34 En las ventas solicita el precio del producto cuando el valor de este es cero.

35 En las Compras permite registrar productos que no pertenecen al mismo proveedor indicado en el encabezado (cabecera del documento).

36 En las Ventas, no aplica el descuento del cliente cuando el producto tiene una promoción asociada.

37 Al imprimir un ticket donde se utilizó la modalidad de Rembolso, reimprime los tickets de reembolso utilizados.

38 Abre el Cajón portamonedas solo en las modalidades con cambio.

39 Al modificar el precio de venta del producto, modifica el precio de venta definido para el mismo en las Facturas Periódicas con base en el PVP1

40 Imprime «Existencias de productos de las familias seleccionadas» en los Tickets de Cierre


41 Imprime «Productos en promoción» en los Tickets de Cierre

42 Imprime «Detalles de los documentos anulados» en los tickets de cierre

43 Imprime «Detalles de todas las ventas » en los Tickets de Cierre

44 Imprime «Productos devueltos » en los Tickets de Cierre

45 Imprime «Aperturas de Cajón sin venta » en los Tickets de Cierre

46 Cuando se utiliza la forma de pago «Ticket de Descuento » no se emite un nuevo vale de descuento en base a esa venta.

47 Al registrar verifica si la refª indicada ya existe en el documento

48 Al operar, muestra componentes de productos del tipo «Compuesto»

49 Imprime componentes de productos del tipo «Compuesto»

50 Al imprimir documentos de Venta/Compra, carga para el cliente/proveedor la información de los campos extra

51 El valor de los Portes introducido en un documento de Compra, afecta al precio de coste del producto.

52 En el TPV pide una contraseña aleatoria, cuando la función o el botón estén configurados con contraseña.

53 Imprime «Ventas en ruta» en los Tickets de Cierre

54 Cuando se ha configurado para agrupar las líneas al dar de alta (configuración 47) , no preguntar para agrupar.

55 Al imprimir documentos, agrupa por referencia las cantidades de productos con talla y color.

56 Imprime «lista de cheques recibidos» en los Tickets de Cierre

57 Al grabar nuevos documentos de compra que actualicen el precio de coste último , muestra pantalla de alteración de precios.

58 Imprime «Numeración documentos emitidos» en los Tickets de Cierre

59 En los cierres verificar si existen Tickets temporales

60 Modificar precios de líneas ya entradas al indicar cliente

61 No muestra los clientes/proveedores inactivos en las búsquedas rápidas.

62 Además del total con IVA, presenta en pantalla el total sin IVA en los documentos de Compras/Ventas.

Para ampliar la información sobre estas configuraciones consulte Manual de Configuraciones Generales.

6. CONFIGURACIÓN DE PUESTOS

Además de los parámetros generales existen algunas configuraciones importantes relativas a cada terminal. Podemos acceder mediante Diversos – Configuraciones – Configuraciones de Puestos.


O mediante la barra de comandos, Configuraciones – Configuraciones de Puestos

6.1. Comportamiento Configuración del comportamiento de cada documento.

Los documentos y configuraciones ilustrados son los que la aplicación incluye por defecto.


El número de terminales presentado dependerá del nº de puestos para los que tiene licencia.

Campo desplegable: tipo de documento (Compra, Venta, Stock, Caja, Cuentas Corrientes, etc.) Stock: el documento procesa stock Cliente: el documento se registra en c/c Comisión: se tiene en cuenta el documento en el cálculo de comisión de vendedores Imp. Incluido: el documento se procesa con impuesto incluido (precios con Imp.incluido)

Finalización (Mostrar pantalla): al finalizar el documento se presenta la pantalla de detalles, principalmente el resumen de impuestos, descuento global, transporte, detalles de carga y descarga, portes y totales Impresión (Confirmar pedido): al finalizar el documento se solicita la confirmación de la impresión Impresora a utilizar (Confirmar): al finalizar el documento se pregunta qué impresora se desea utilizar y el número de copias a realizar


Pago (Confirmar modalidad): al finalizar se presenta la pantalla de pago. Solo para documentos configurados para registrar en caja. Cambio (Mostrar pantalla): en caso de que exista devolución de cambio se presentará la pantalla correspondiente. Para utilizar esta opción, debve estar activada la configuración anterior (Pago (Confirmar modalidad).

6.2. Impresión Los documentos pueden imprimirse en formato A4 o ticket. Normalmente, al tratarse de un documento de POS (venta en efectivo, por ejemplo) la impresión será en formato ticket, por otro lado, la factura suele imprimirse en formato A4.

Los documentos y configuraciones anteriormente ilustrados son los que la aplicación incluye por defecto.

Campo desplegable: tipo de documento (Compra, Venta, Stock, Caja, Cuentas Corrientes, etc.) Documentos: descripción del documento


Nombre Documento: layout usado para impresión. Haciendo clic en este campo se presentarán los diseños disponibles, bastará seleccionar uno de la lista. Impresora: impresora a utilizar para imprimir el documento. Aquí podrá optar por una impresora local o cualquier impresora de la red siempre que esté debidamente compartida y capturada en el puesto en cuestión Copias: número de copias a imprimir del documento Impresión: tipo de impresión – A4 o ticket

6.3. Valores Predeterminados

Para cada uno de los documentos podrá definir cuál es el vendedor, o modo de envío, pago, etc.

Aunque estén predefinidos podrán modificarse en el momento de emitir el documento.

Los documentos y configuraciones anteriormente ilustrados son los que la aplicación incluye por defecto.

Campo desplegable: tipo de documento (Compra, Venta, Stock, Caja, Cuentas Corrientes, etc.)


Documentos: descripción del documento Serie: Serie que se asignará por defecto al documento Vendedor: número de vendedor que se asignará por defecto al documento Expedición: número del transporte que se asignará por defecto al documento Pago: número del tipo de pago que se asignará por defecto al documento Zona: número de zona que se asignará por defecto al documento

Carga: número del lugar de carga que se asignará por defecto al documento Descarga: número del lugar de descarga que se asignará por defecto al documento PVP: número de la línea de precio que se asignará por defecto al documento Almacén: número del almacén que se asignará por defecto al documento Descuento: porcentaje de descuento global que se asignará por defecto al documento

6.4. Hardware Dispositivos usados en el sistema, desde la típica impresora de tickets, al visor de clientes y lector de código de barras, sin olvidar la caja de dinero.

Sólo podrán configurarse dispositivos en el propio puesto.


Se pueden añadir dispositivos haciendo clic con el botón derecho del ratón en el cuadro Hardware que aparece a la derecha.

Añadir hardware: configuración de dispositivos con driver directo Detectar Hardware OPOS: configuración de dispositivos con driver OPOS

Se añadirán los dispositivos que estén previamente configurados en los drivers OPOS respectivos. La configuración con driver OPOS estará limitada a los dispositivos admitidos por los mismos.

Detectar Hardware Windows: configuración de dispositivos con driver Windows

Se comprobará el hardware POS instalado en Windows y se añadirá. La configuración con driver Windows estará limitada a los dispositivos admitidos por los mismos.

Detectar Hardware Windows (A4): configuración de dispositivos con driver Windows A4

Se comprobará el hardware A4 instalado en Windows y se añadirá. La configuración con driver Windows estará limitada a los dispositivos admitidos por los mismos.

Borrar: eliminar dispositivo Exportar Lista de Hardware: exportar dispositivos configurados Importar Lista de Hardware: importar configuración de dispositivos de otro sistema Sage Retail Seleccionando el dispositivo añadido podrán analizarse las respectivas propiedades...


Propiedades de: identificación del dispositivo Puerto: puerto al que está conectado el dispositivo (las propiedades del puerto podrán analizarse mediante el botón Detalles).

Para los dispositivos configurados con driver OPOS y Windows se considerará el puerto configurado en los respectivos drivers.

Pista a leer: pista de lectura

Exclusivo de los dispositivos Lectores de tarjetas magnéticas.

Tipo de Servidor: tipo de conexión

Exclusivo del dispositivo Teléfono móvil/SMS.

Servidor: nombre o dirección IP de la máquina

Exclusivo del dispositivo Teléfono móvil/SMS.

Comprobar dispositivo: prueba de operatividad del dispositivo OPOS o Windows


6.5. Diversos Configuraciones diversas.

Usar tecnología Biométrica: uso de tecnología biométrica para identificar al vendedor y cliente

Implica la configuración del respectivo dispositivo en la sección Hardware.

Usar Biometría en la entrada: uso de tecnología biométrica para identificar al usuario

Implica la configuración del respectivo dispositivo en la sección Hardware.

Impresora Otros Doc.: impresora para documento diferente de los tradicionales documentos de venta, compra y stock. Por ejemplo, Avisos de Vencimiento a enviar a clientes.


Impresora de Etiquetas: impresora para imprimir etiquetas Layout de etiquetas de productos: diseño utilizado para imprimir etiquetas Modelo ticket temporal: diseño para imprimir ticket temporal Impresora ticket temporal: impresora para imprimir ticket temporal Documento de ventas predeterminado: documento predeterminado, que se visualizará al acceder a la emisión de documentos de Venta. Impresora de rollo: en caso de que la impresora de la que dispone admita la impresión de copias, deberá activar la impresora de rollo para que la emisión de etiquetas sea más rápida. Serie de ventas predeterminada: serie predeterminada de documentos de venta. Declaración de caja: activación del sistema de declaración de caja, que se pedirá al ejecutar los Cierres (Sesión, Terminal y Dia). Intentos permitidos en la Declaración de Caja: cuando se ha activado la Declaración de Caja (campo anterior), número de intentos que tiene el usuario para indicar el valor en caja.

Contraseña para menús del TPV Para cada función de la barra de opciones del TPV Teclado podrá definir una contraseña. De esta forma la ejecución de la función quedará limitada a los usuarios que conozcan la contraseña correspondiente.


Configuraciones para el TPV Táctil Configuraciones específicas del TPV Táctil.

Número de página inicial: página de inicio del TPV Táctil Mostrar barra de navegación: presentación de la pantalla de registro de datos a la derecha o a la izquierda Pantalla de pago simplificado, registra pantalla de pago: presenta teclado numérico o imágenes de los billetes y monedas. Modelo utilizado en las páginas dinámicas: configuración de páginas y botones a usar en las páginas dinámicas (función AUTOFAMIX)

Para ampliar la información lea Manual de Funciones POS

Mostrar cursor: cursor del ratón visible Mostrar mensajes de las acciones: presentación de leyenda de cada proceso efectuado. Por ejemplo, en caso de estar activo este campo, después de ejecutar la función DOCUMENTO, aparecería un mensaje en pantalla que indicaría el documento activo. Mostrar precio unitario y descuento: presentación de precio unitario y descuento del producto en la pantalla de registro Mostrar referencia en el cuadro: presentación de la referencia del producto en la pantalla de registro Usar rutas: uso de rutas de vendedores .


Configuraciones POS Configuraciones del Front-Office

SMS de cierres para: nº para enviar información del cierre de día Usuario predeterminado: usuario que se visualizará, por defecto, al acceder al Front-office Serie Offline: serie de documentos para uso en modo offline AdsViewer: Tiempo de visualización de la última venta registrada (segundos): tiempo de presentación de la última venta en el modo AdsViewer Confirma fecha de Caja y Sesión: al ejecutarse front-office se pide indicar la fecha de caja y sesión Password de bloqueo TPV: contraseña para desbloquear el bloqueo de TPV efectuado por la función BLOQUEAR Función ejecutada al iniciar: función ejecutada al abrirse el Front-office Pide motivo de modificación en los detalles de las ventas: solicitud de motivo de modificación del precio o descuento del producto

6.6. Parámetros archivo INI El archivo INI, creado automáticamente al crear una empresa, presenta algunos ajustes relativos a la localización de la base de datos y tecnología usada, así como configuraciones que influirán en el comportamiento de la aplicación.


MoreThanOneAppInstance: permite ejecutar más de una aplicación con el mismo exe. Si está desactivado, evita que se abran diversas instancias de la aplicación al hacer clic varias veces en el icono ShowSaleAgreementsAtStartUp: presenta aviso de existencia de acuerdos para procesar al abrir con back-office ShowBackupWarningAtStartUp: presenta aviso para efectuar copias de seguridad, al acceder al back-office ShowBirthdaysWarningAtStartUp: presenta alerta de aniversarios al ejecutar el back-office CanSaveZeroValueSaleTransaction: permite emitir documentos de venta, que se registran en el mapa de IVA, con valor total a cero CanUseItemsInShiftKey: permite usar la tecla de acceso directo con SHIFT CheckLedgerAccountCreateDate: controla, o no, fechas de movimientos manuales de c/c CheckAccountTransactionNumber: controla la numeración de documentos de c/c


CheckSaleTransactionCreateDate: controla fechas de documentos de venta CheckAccountTransactionCreateDate: controla fechas de documentos de c/c de cliente DoCacheQuickSearchItem: coloca en caché la búsqueda de productos RecalculValuesOnTransactionSale: al finalizar el documento de venta, recalcula los valores de las líneas, así como el total de línea LockQuickSearchItemOnPOS: bloquea la búsqueda de productos en la línea de registro en front-office POSDisableForcedShortCut: forzar la activación del focus cuando se utilizan teclas directas UseItemIDOnFunctionQTY: desactivación de la “copia” de la referencia de producto para el campo cantidad en referencias numéricas, al ejecutar la función QNT en el campo precio unitario ItemDefaultFamilyID: permite definir la familia predeterminada para crear artículos ItemDefaultSupplierID: permite definir el proveedor predeterminado para crear artículos OnCostPermDeniedShowTotals: visualización del total de documento de compra cuando se ocultan los precios de coste al usuario CacheDiscountPlan: coloca en caché el plan de descuentos CopyPriceToItemSize: al añadir un nuevo tamaño en la ficha de artículo, se asumirá el precio definido en la ficha principal como el precio del nuevo tamaño DoNotCalculOnItemExtract: al gestionar el extracto de artículo no se calcula el precio de coste medio (extracto más rápido) WaitForConfirmationOnItemExtract: el extracto de artículo se gestiona sólo después de la confirmación del usuario (botón gestionar) y no automáticamente al seleccionar la opción Extracto de la barra de opciones OnIdleRaiseLock: Bloqueo del puesto de venta al presentar publicidad en el visor del cliente DoNotPermitSameItemIDOnAnyTable: permiso para definir, para determinado proveedor, la referencia de un artículo ya existente como referencia de producto DoNotPermitSameItemIDOnPOSIdentity: permiso para definir como código de barras alternativo, una referencia ya usada como referencia de producto DoNotPermitSameBarcode: permiso de más de un artículo con el mismo código de barras DoNotPrintVoidOnLST: impresión de la información "Documento Anulado" en los documentos anulados DoNotSavePOSNoSaleTransaction: guardar apertura de caja sin venta


UseCustomerCarrier: al emitir un documento se asume el transporte asociado al cliente, prevaleciendo en relación al definido en Configuración de Puestos - Valores predeterminados DirectDiscountOnItem: Indicación de descuento en la ficha de producto UseBalconyScaleSalesman: asociación del vendedor del ticket de la balanza al documento registrado en la aplicación ChangeDecimalPointOnTransItemID: uso del carácter “.” en la referencia de artículo UseItemSearchAlterCurrency: configuración de moneda alternativa para la búsqueda de productos PDTExportOnlyNumericID: formato de los códigos de barras de productos en la exportación a PDT OnItemShowWarehouseID: almacén a considerar para calcular las existencias en la ficha principal del producto AfterGridDeleteGoToItemID: posicionamiento del cursor en el campo referencia de la línea de registro después de eliminar una línea ya registrada en documentos de venta en TPV Teclado OnExitRetainSaleTransaction: guarda información de la ventana de compras y ventas (encabezado y líneas) al cerrar el formulario BiometricUseFinalize: fuerza la destrucción de la API Biométrica CanChangeTransactionConverted: posibilidad de modificación de documentos convertidos VideoSurveillanceToPOSLog: registro detallado de los procedimientos efectuados al activar la configuración general 19 UseUnitPriceOnCustomerDisplay: presentación del precio unitario del producto en el visor de cliente sin calcular con base en el total de línea y cantidad TransToUseOnGetLastReference: sigla del documento a usar para obtener el campo Su Refª DontShowSendToEmailOnExport: desactivación de pedido de envío por e-mail al exportar listados a Excel UseDashboards: visualización del área de escritorio de la aplicación con botones de acceso directo y flechas de flujo UseTaskPane: visualización del área lateral, de las ventanas en pestañas y dashboards OnSaveCheckRelatedAccountTransaction: verificación de la existencia de documento de liquidación al guardar un documento de compras/venta TSOfflineFolder: Carpeta offline para comunicación Terminal Service


OnBuyReadQtyFromScale: lectura de peso de la balanza al registrar en documento de compra un artículo configurado para leer la cantidad de la balanza PrintItemInformationField: impresión de los campos definibles UseSQLNativeClient: disminución del tiempo de obtención/grabación de datos al usar conexión nativa al SQL Server 2005 CheckOffLineTransactionsOnStartup: verificación de registros offline al iniciar con back office ImportFamilyID: Familia predeterminada para asociar a los nuevos artículos (si es 0 se preguntará la familia en el momento de la importación) DefaultExportPriceType: precio de exportación por defecto. En caso de que el precio esté predefinido, el parámetro AskForExportPrice deberá ser False AskForImportFolder: pregunta la carpeta de importación AskForExportFolder : pregunta la carpeta de exportación AskForExportPrice: pregunta el precio de exportación DefaultImportFolder: identificación de la carpeta predeterminada de importación DefaultExportFolder: identificación de la carpeta predeterminada de exportación UseProviderColorSizeID: utiliza identificación de color y tamaño en la comunicación. Si está activo se basará en el ID (para color y tamaño) y no en la descripción UseProviderFamilyID: identificación de la familia en la comunicación OnImportIgnoreTaxes: al importar se ignoran, o no, las tasas de impuesto. En caso afirmativo, se creará el proveedor con la zona 1 de acuerdo con la configuración de ésta ImportExtraFields: importación de campos extra de documentos en el módulo de franquicia ExportExtraFields: exportación de campos extra de documentos

Para más información consulte el Manual de Configuración de puestos.

7. CONFIGURACIÓN DE DOCUMENTOS

7.1. Configuración de la Rejilla de Registro

La rejilla de registro de los documentos se puede configurar, permitiendo al usuario seleccionar los campos a leer para cada documento de acuerdo con sus necesidades.

Asimismo, también podrán definirse campos no editables, pero que permitan visualizar información.


Para ello, acceder a Diversos – Configuraciones - Configuración de Documentos - Campos de Documento.



Campos disponibles: lista de campos disponibles para la rejilla de registro Campos a utilizar: campos definidos para la rejilla del documento seleccionado Número de terminal: identificación del terminal al que se refiere la configuración Tipo: tipos de documento (Compra, Venta, Stock, etc.) Documento: identificación del documento Campo desplegable: configuraciones automáticas posibles (Predefinido, Talla/Color, 2 medidas (3 Cant), 3 Medidas (4 Cant) )

Además de las configuraciones automáticas que pueden cargarse - botón Cargar-, están disponibles diversos campos que permiten personalizar la rejilla de cada documento. La configuración es sencilla: basta añadir los campos deseados y activar (o no) el check de verificación del campo. Si el check del campo está activado, permitirá su edición al registrar el documento. A medida que se agregan/eliminan campos se actualizará la previsualización del cuadro a pie de página, pudiendo, mientras tanto, efectuar ajustes, tanto en términos de ancho de los campos (“estirando” o “acortando” la columna) como en relación a su orden (arrastrando el campo a la posición deseada).


Y tendríamos:

Las configuraciones pueden copiarse a otros documentos y terminales – botón Duplicar.

7.2. Configuración Estándar Algunos documentos se imprimen en formato A4, otros en formato ticket ya que se destinan al registro en POS. Asimismo, la configuración de campos de la rejilla de registro no es común a todos los documentos y puede variar. Para el registro en POS, por ejemplo, es más funcional sólo indicar la referencia del producto, no obligando al usuario a confirmar los restantes campos. Es decir, por defecto, algunos documentos tienen la configuración más funcional para el registro en POS, y otros, como por ejemplo la factura, presentan una configuración que se enmarca en el ámbito de la gestión comercial. Estas configuraciones se denominan Modo POS y Modo Comercial. En Diversos – Configuraciones – Configuración Rápida podrán, de forma rápida, cargarse las configuraciones estándar POS y Comercial para cada documento.



Terminal: identificación del terminal a configurar Configurar este terminal como: tipo de configuración – POS o Comercial Documento a configurar: documento al que se va a aplicar la configuración

Si se trata de un sistema con diversos puestos, se podrá copiar la configuración de uno a otro, pulsando el botón Ejecutar en la carpeta Copiar Configuración.


Copiar configuraciones del terminal: terminal que presenta la configuración a copiar al terminal: terminal a configurar

En cualquier momento podrá cargarse la configuración estándar, pulsando el botón Ejecutar en la carpeta Configuración Original.

7.3. Configuración de Series de Documentos Presentando cada una su configuración y siguiendo una numeración secuencial, las series de documentos permiten clasificar los documentos por terminal, localización, año, etc. La adopción de series de documentos es opcional, pudiendo crearse tantas series como sea necesario. Para ello, acceder a Diversos – Configuraciones – Configuración de Documentos – Series de Documentos.


También podrá acceder mediante la barra de comandos -

Serie: series existentes Offline: serie para uso exclusivo en modo offline

Para ampliar la información sobre el modo offline lea Manual de Configuración del modo OFFLINE.


Exporta GesFiliales: indicación de si la serie puede ser exportada cuando se ejecute el módulo de GesFiliales. Nueva serie: nueva serie a configurar

añadir serie indicada en Nueva Serie Serie por defecto: definir serie predeterminada para todos los terminales del sistema

eliminar serie seleccionada

7.4. Configuración de Numeración de Documentos

Los documentos deberán seguir una numeración secuencial, empezando cada serie por el nº 1. En caso de que Sage Retail se implante en una empresa que ya había iniciado su actividad anteriormente y que tenga documentos ya emitidos, será importante definir la numeración a seguir para cada documento/serie, mediante la opción Diversos - Configuraciones - Configuración de Documentos - Numeración de Documentos.



Tipo de documento: tipo de documentos a configurar (Compra, Venta, Stock, etc.) Campo desplegable Serie: serie del documento que se configura Serie: serie del documento Código: código del documento Nombre: Nombre del documento Número del próximo documento: numero que asignará al emitir un nuevo documento

8. CONFIGURACIÓN DE TECLAS

Además de limitar los campos que se informan en la rejilla de registro de documentos, existe la posibilidad de configurar teclas para, de forma rápida, efectuar el registro de productos o ejecutar funciones.

Por defecto existen algunas funciones grabadas en teclas, sin embargo podrán efectuarse otras configuraciones desde la opción Diversos – Configuraciones – Configuraciones de Teclas.



Terminal: identificación del terminal donde tendrá efecto la configuración que se realiza Tecla: tecla que se está configurando

Antes de seleccionar la tecla tendrá que hacer clic en el botón Activar.

Producto: configuración de tecla para productos Función: configuración de tecla para funciones Artículo/Función: identificación del producto/función configurada


Podrá consultar los productos/funciones disponibles para configuración a través de

búsqueda – botón

Contraseña: contraseña asociada a la tecla configurada


TTeeccllaass pprreeddeetteerrmmiinnaaddaass

FFuunncciióónn DDeessccrriippcciióónn ddee llaa ffuunncciióónn TTeeccllaa

FUNCTIONLIST Lista de funciones CTRL+A

QTY Cantidad Asterisco (tn)

UNITPRICE Precio unitario Más (tn)

DISCOUNT Descuento de línea Menos (tn)

CASHDRAWER Apertura de caja F3

SAVETEMPTRANS Guarda ticket temporal CTRL+F3

RESTORETEMPTRANS Repone ticket temporal CTRL+F4

ABORT Abortar documento F5

SELECTCUSTOMER Seleccionar cliente F6

PRINTCHECK Impresión de cheque F7

CASH-10 Venta a crédito F8

LEDGERACCCHECK-REC Emisión de recibo CTRL+F8

CASHDISCV Finalizar documento con descuento en valor

F9

CASH Finalizar documento F10

LOCK Bloquear terminal F11


TABLAS

Introducción de los elementos usados en el tratamiento informático de la cadena de tareas, que constituyen la gestión de la empresa. Como elementos funcionales comunes a todos los Mantenimientos, tenemos:

El botón de búsqueda que permitirá consultar los registros ya creados en la tabla que estemos consultando.

A la izquierda de la pantalla del Mantenimiento, estará la barra de opciones, con los botones para crear, guardar y eliminar registros (además de otros botones específicos de algunas tablas).

Creación de nuevo registro

Guardar registro

Eliminación de registro

1. MONEDAS

Información relativa a monedas y cambios, distribuida en dos carpetas: Moneda y Especificaciones.


Moneda

Información general relativa a la moneda.

Sigla: identificación de la moneda Descripción: moneda Euro: moneda sustituida por el euro Factor de conversión: tipo de cambio en relación al euro Cambio en relación: moneda para cambio Fecha: fecha de la última actualización de la tasa de cambio Precio de compra: precio de compra utilizado en los documentos de compras Precio de venta: precio de venta utilizado en los documentos de venta Especificaciones


Positivo: ejemplo de presentación de valor positivo Negativo: ejemplo de presentación de valor negativo Símbolo monetario: símbolo de la moneda Posición símbolo: formato de presentación del símbolo de la moneda Formato número negativo: formato de presentación de valor negativo Nº de casillas decimales: casillas decimales para totalizadores Nº decimales productos: casillas decimales para valores unitarios

2. ZONAS / PAISES

Zonas geográficas de las entidades.

Número: identificación de la zona


Zona: descripción de la zona Tipo: tipo de zona (nacional, intracomunitaria, otros países o inversión sujeto pasivo) Moneda: moneda usada en la zona País: país para aplicación de impuestos Región: región de impuestos


3. IMPUESTOS

Información relativa a los regímenes impositivos.

3.1. Grupos de Impuestos Definición, por región, de los diversos grupos de impuestos.

Código: identificación del grupo


Descripción: descripción del grupo País: país Región: región de impuestos Impuestos definidos: tasas de impuestos existentes Impuestos en el grupo: impuestos a aplicar en el grupo

3.2. Definiciones de Impuestos Impuestos admitidos por la aplicación teniendo en cuenta el tipo de actividad.


Número: identificación del impuesto


Descrip. descripción del impuesto Desc.corta: siglas del impuesto B. Imponible: tipo de base imponible (sobre transacción, valor bruto o sobre otros impuestos) Orden de cálculo: orden en el cual incidirá la tasa sobre el valor del producto Casillas decimales: número de decimales admitidos Fórmula de cálculo: fórmula aplicada para calcular el impuesto


Fórmula Incidencia: fórmula para calcular el impuesto cuando se aplica el régimen de IVA de bienes usados Fórmula inversa: fórmula aplicada para calcular el impuesto incluido Fórmula Inc. (inv): fórmula para calcular el impuesto incluido cuando se aplica el régimen de IVA de bienes usados

3.3. Tasas por Impuesto

Definición, por región, de las tasas para cada impuesto.

País: país Región: región de impuestos Impuesto: sigla del impuesto Grupo: grupo de la tasa para cada impuesto Tasa: porcentaje a aplicar

3.4. Zonas de Impuestos Zonas para aplicación de los impuestos (Península y Baleares, Canarias y Ceuta y Melilla).


País: país Código: sigla identificativa de la región de impuestos Nombre de la zona: nombre de la zona de impuestos

3.5. Impuestos por Entidad Tipos de impuestos asociados a cada entidad.

Número: identificación del impuesto



Descrip. descripción del impuesto Tipo: tipo de impuesto (nacional, intracomunitario, otros países o inversión sujeto pasivo) País: país Región: región de impuestos Impuestos definidos: tasas de impuestos existentes Impuestos en el grupo: impuestos a aplicar

4. PLAZOS DE PAGO

Tipos de Pagos posibles para las transacciones comerciales.

Número: identificación del pago


Descrip.: breve descripción del pago Plazo: periodicidad del pago Días: días relativos a la periodicidad de pago para el cálculo de la fecha de vencimiento

La nomenclatura de este campo varía en función de la periodicidad seleccionada.

Descuentos: porcentaje de descuento a aplicar cuando se utiliza el tipo de pago que estamos configurando. Se pueden indicar hasta 3 descuentos Plazos: pago a plazos Cobro automático:


En la definición de los pagos a plazos debe informar la carpeta Plazos.

Plazo: plazos aplicados (iguales, diferentes o primero diferente) Plazos: número de plazos Número: número del plazo Cantidad (%): porcentaje del plazo Días: número de días para pagar el plazo, a contar desde la fecha del vencimiento anterior. En el caso del primer plazo, los días indicados en esta pantalla se sumarán a la fecha calculada a partir de los campos Plazo y Días de la carpeta General)

5. MODALIDADES DE PAGO

Formas de pago para las operaciones comerciales con terceros.


Número: identificación de la modalidad de pago


Forma: nombre de la modalidad de pago Forma aplicada en: aplicación de la modalidad (cobros, pagos o ambos) Tipo: tipo del modo de pago (en efectivo, tarjeta de débito/crédito, cheque, vale, cuenta corriente o cupón) Límite: valor límite del documento para aplicar el modo de pago Utilizable en ventas a partir de: importe del documento a partir del cual podrá usarse el modo de pago Identificación del cliente: el uso del modo de pago obliga a identificar el cliente - DNI Identificación del pagaré: el uso del modo de pago obliga a cubrir los datos del pagaré

Aplicable en modalidades de tipo Cheque.

Puede dar cambio en dinero: el uso del modo de pago permite dar cambio en efectivo Usa documentos para pagar: el uso del modo presupone la presentación de documentos como pago

6. VENDEDORES

Entidades asociadas a los clientes y documentos.


A la izquierda se muestra la barra de opciones:


Guardar registro


Asociación de fotografía

Agenda de compromisos del vendedor

Extracto de c/c

Consulta de acumulación de c/c


Los datos de vendedores se distribuyen por diversos tabuladores. General Datos generales relativos al vendedor.

Número: identificación del vendedor


Nombre: nombre del vendedor Dirección: dirección del vendedor Cód. C. Postal: código postal del vendedor Idioma: idioma utilizado Departamentos: departamento del que forma parte el vendedor País: nacionalidad Provincia: provincia al que pertenece el vendedor Municipio: municipio del cliente Teléfono: número de teléfono de contacto Móvil: número de teléfono móvil E-mail: dirección de correo electrónico Web: dirección web Otros campos Información adicional relacionada con el vendedor. DNI: número de carné de identidad Fecha Nac.: fecha de nacimiento NIF: número de identificación fiscal


Admisión en: fecha de admisión del vendedor Observ.: información adicional Ruta: rutas en las que está el vendedor (cuando se utiliza la funcionalidad de rutas)

Comisiones Información sobre las comisiones que corresponden al vendedor por las ventas efectuadas.


Grupo de vendedor: agrupación de vendedores - permite asociar planificaciones de comisión a diversos vendedores Descuento máximo: valor máximo de descuento que el vendedor puede efectuar Grupo de penalizaciones: penalización a la que está sujeto el vendedor en el procesamiento de las comisiones Pago de comisiones (Venta/Liquidación): porcentaje de comisión a atribuir en la emisión de la venta y/o liquidación del documento (la suma de ambos deberá ser el 100%). Comisión sobre otros vendedores: vendedores sobre los cuales tendrá comisión y respectivo porcentaje La comisión incide sobre (el valor de la comisión calculada/el valor de las ventas): valor básico para calcular las comisiones sobre otras comisiones. Si se selecciona “El valor de la comisión calculada” se refiere al valor de comisión de los otros vendedores, si se selecciona “El precio de las ventas”, la comisión se calculará sobre el valor neto del documento Autorizaciones Configuraciones inherentes al acceso a las diversas opciones/operaciones de la aplicación.

Cambiar contraseña: definición de contraseña asociada al vendedor Grupo: identificación del grupo de usuarios Nombre: nombre del grupo de usuarios


6.1. Planificación de Comisiones

Reglas para calcular las comisiones a pagar al vendedor.

Número: identificación de la planificación


Descripción: breve descripción de la planificación Simple/Compuesta: forma en que se aplicarán las comisiones (criterio único o combinación de criterios) Niveles de comisiones: porcentaje de comisión en base a la cantidad vendida o al valor de venta. Si se indica “No utiliza” niveles de comisiones, se aplica el porcentaje fijo definido en “Comisión” Válido en: intervalo de días en que es válida la planificación de comisión Criterio de escalados: si se planifican comisiones por niveles (de cantidad o valor), criterio para aplicar las cantidades o valores: por cada línea, por documento o por período procesado. Cálculo: cálculo de la comisión basado en el precio de venta (valor neto) o en el beneficio, deduciendo o no los descuentos efectuados (% Comisión - % Descuento aplicado)

Para más información, consulte el apartado “Comisiones de Vendedores” de este manual


6.2. Grupos de Penalizaciones

Penalizaciones aplicadas a las comisiones basadas en el vencimiento del documento.

Número: identificación de la regla de penalización


Nombre: breve descripción de la regla de penalización Tabla de penalizaciones: días y porcentaje de penalización

6.3. Departamentos Secciones de la empresa. Es un dato informativo.

Departamento: sigla identificativa del departamento Descripción: nombre del departamento


6.4. Grupos de Vendedores Grupos de vendedores.

Grupo: identificación del grupo de vendedores


Descripción: nombre del grupo

6.5. Rutas de Vendedores Recorridos de ventas.

Ruta: identificación de la ruta


Descripción: nombre de la ruta


6.6. Subrutas de Vendedores

Asociación clientes rutas.

Ruta: identificación de la ruta a la que está asociada la subruta Subruta: identificación de la subruta


Descripción: nombre de la subruta Clientes a visitar: clientes incluidos en la subruta

7. CLIENTES

Identificación completa de los clientes, es decir, entidades compradoras de mercancías, productos y servicios.


A la izquierda se muestra la barra de opciones: Creación de nuevo registro

Guardar registro


Impresión de etiqueta

Asociación de fotografía Extracto de c/c

Consulta de acumulados de c/c

Análisis de facturas del cliente

Análisis de movimientos de facturas del cliente

Comentarios relativos al cliente Campos extra de cliente Contraseña de acceso Exportación a Microsoft Outlook


Mensajes para el cliente Copiar información del cliente a portapapeles Exportar ficha de cliente Importar ficha de cliente Los datos de clientes se distribuyen por diversos tabuladores. General Datos generales relativos al cliente.

Podrá consultar los clientes ya creados a través de los botones de búsqueda y búsqueda

avanzada o por las flechas de navegación


Número: identificación del cliente


Nombre: nombre del cliente Dirección: dirección del cliente Cód. Postal: código postal del cliente NIF/CIF: número de identificación fiscal Teléfono 1: número de teléfono de contacto Teléfono 2: número de teléfono de contacto Teléfono 3: número de teléfono de contacto Teléfono 4: número de teléfono de contacto Fax: número de fax Móvil 1: número de teléfono móvil Móvil 2: número de teléfono móvil E-mail: dirección de correo electrónico Web: dirección web País: nacionalidad Provincia: provincia a la que pertenece el cliente Municipio: municipio del cliente Agrupación: agrupación de clientes Vendedor: vendedor asociado al cliente Zona: zona a la que pertenece el cliente Transporte: tipo de transporte asociado al cliente Impuestos: impuesto por entidad asociado al cliente Pago: tipo de pago normalmente usado por el cliente Forma: modo de pago normalmente usado por el cliente Precios: línea de precio asumida por defecto en la emisión de documentos Grupo: grupo al que pertenece el cliente


Desc. Línea: porcentaje de descuento en los productos Desc. Global: porcentaje de descuento global Retención: activación de la retención en origen Tasa: tasa de retención en origen Puntos: número de puntos acumulados Cliente desde: fecha de inicio de las relaciones comerciales con el cliente Última venta: fecha del último documento de venta emitido al cliente Último documento: último documento de venta emitido al cliente Saldo: saldo de c/c Cheques: cheques en cartera Otros datos Información adicional relacionada con el cliente.

Tipo: tipo de limite de crédito Precio: valor para límite de crédito Moneda: moneda


Días: número de días para límite de crédito Bloqueado: activación del bloqueo de cliente Inactivo: Cliente desactivado Cod.Tarjeta: Nº Tarjeta Fidelización del cliente DNI: número de carné de identidad Fecha Nac.: fecha de nacimiento Observaciones: información adicional Enviando documento electrónico a Sage Retail remoto: activación del envío de documento por e-mail Direcciones Registro de direcciones del cliente.

Número: identificación del registro de dirección


Tipo de dirección: clasificación de la dirección


Dirección: dirección Cód. Postal: código postal País: identificación del país Provincia: provincia a la que pertenece Municipio: municipio de la dirección Envío de correo: activación de dirección para enviar correspondencia Contactos Contactos de la empresa cliente.

Número: identificación del contacto


Nombre: nombre del contacto


DNI: número de carné de identidad Fecha Nac.: fecha de nacimiento Cargo: cargo del contacto en la empresa Observ: información adicional Teléfonos: número de teléfono de contacto Correo electrónico: direcciones de correo electrónico

Cuentas Identificación de las cuentas bancarias del cliente.

Número: identificación de la cuenta bancaria



País de la cuenta: país al que pertenece Descripción: descripción de la cuenta bancaria Moneda: moneda Cta completa: número de identificación bancaria Banco: banco al que pertenece la cuenta bancaria IBAN: número internacional de identificación bancaria (International Bank Account Number) Facturas periódicas Configuración de facturas periódicas del cliente.

Al pulsar el botón de Agregar , se presentará la siguiente pantalla:


F.Periódica: descripción de la factura periódica (por ejemplo: Alquiler, Cuota mensual de servicios, mantenimiento, etc.) Creando: tipo de documento que generará el procesamiento del acuerdo de factura periódica Convirtiendo: tipo de documento a convertir al procesar el acuerdo de factura periódica Periodicidad: periodicidad del acuerdo de factura periódica Fechas de procesamiento: fecha de inicio, fecha de fin, fecha del próximo y último acuerdo Almacén de salida: almacén asumido para salida de productos al procesar el acuerdo Productos a facturar en la próxima f.: productos a incluir en la factura periódica. Pulsando INTRO sobre el campo, aparecerá la lista de productos para seleccionar el que interesa. Cantidad, Precio Unitario, Descuento: para la referencia indicada. A la izquierda se muestra la barra de opciones para dar de alta nuevos registros, grabar el registro y borrar registro, además de una opción para importar una factura periódica asociada a otro cliente de la base de datos (se copiarían los datos de la factura periódica definida para otro cliente en esta pantalla):

Pedidos Análisis de documentos (por defecto, notas de pedido) en términos de conversión.


Fecha: fecha de inicio del intervalo de tiempo a analizar Fecha final: fecha de fin del intervalo de tiempo a analizar Documento: tipo de documento objeto de análisis Estado: estado del documento Actualizar: botón de actualización de registros

7.1. Grupos de Clientes Agrupaciones de clientes.


Grupo: identificación del grupo de clientes


Descripción: nombre del grupo

7.2. Imputación (Obras / Vehículos / Personalizada) Obras, vehículos o campos Personalizados asociados a las entidades cliente para imputación en los documentos de venta.

Dependiendo de lo configurado en Diversos – Configuraciones – Parámetros – Secuencia – Asignación al cliente en las ventas se visualizará un formato de mantenimiento (Obra, Vehículos o, en caso de Personalizada, lo parametrizado en Diversos – Configuraciones – Configurar Campos de Asignación de Clientes) u otro.

Para todos los mantenimientos (Obra, Vehículos o Personalizada), además de las opciones comunes (Nuevo, Grabar y Borrar), existe una segunda pestaña para Informes:

Análisis de facturas del cliente

Análisis de movimientos de facturas del cliente

7.2.1. Obras


Número: identificación de la obra


Cliente: cliente asociado a la obra Descripción: nombre de la obra Inicio: fecha de inicio de la obra Fin: fecha de finalización de la obra Presupuesto: importe presupuestado para la obra Observaciones: información adicional relativa a la obra Últ. Venta: último documento asociado a la obra Inactivo: desactivación de la obra

7.2.2. Vehículos

Número: identificación del vehículo


Cliente: cliente asociado al vehículo Matrícula: matrícula del vehículo Año: año de fabricación Kilómetros: número de kilómetros actuales Marca: marca del vehículo


Modelo: modelo del vehículo Color: color del vehículo Nº bastidor: número de serie del vehículo Observaciones: información adicional relativa al vehículo Últ. Venta: último documento asociado al vehículo Inactivo: desactivación del vehículo

7.2.3. Personalizada

Número: identificación del objeto


Cliente: cliente asociado al objeto Descripción: nombre del objeto Personalizada: registros predefinidos para la imputación personalizada

La nomenclatura de este campo se define en la configuración de los campos de imputación (parametrizado en Diversos – Configuraciones – Configurar Campos de Asignación de Clientes).

Observaciones: información adicional relativa al objeto Últ.Venta: último documento asociado al objeto Inactivo: desactivación del objeto


8. PROVEEDORES

Identificación completa de los proveedores de la empresa, es decir, entidades vendedoras de mercancías, productos y servicios.

Podrá consultar los proveedores ya creados a través de la búsqueda – botón y - o por las flechas de navegación A la izquierda se muestra la barra de opciones:


Guardar registro


Impresión de etiqueta

Asociación de fotografía


Extracto de c/c

Consulta de acumulados de c/c

Análisis de facturas del proveedor

Análisis de movimientos de facturas del proveedor

Comentarios relativos al proveedor Campos extra de proveedor Contraseña de acceso Exportación a Microsoft Outlook Mensajes para el proveedor Copiar información del proveedor a portapapeles Exportar ficha de proveedor Importar ficha de proveedor Los datos de proveedor se distribuyen por diversas pestañas.


General Contiene los datos generales relativos al proveedor. Número: identificación del proveedor


Nombre: nombre del proveedor Dirección: dirección del proveedor Cód. Postal: código postal del proveedor NIF/CIF: número de identificación fiscal Teléfono 1: número de teléfono de contacto Teléfono 2: número de teléfono de contacto Teléfono 3: número de teléfono de contacto Teléfono 4: número de teléfono de contacto Fax: número de fax Móvil 1: número de teléfono móvil Móvil 2: número de teléfono móvil E-mail: dirección de correo electrónico Web: dirección web País: nacionalidad Provincia: provincia a la que pertenece el proveedor Municipio: municipio del proveedor Agrupación: agrupación de proveedores Zona: zona a la que pertenece el proveedor Impuestos: impuesto por entidad asociado al proveedor Pago: tipo de pago normalmente usado por el proveedor Forma: modo de pago normalmente usado por el proveedor Código de cliente en el proveedor: número de cliente en la firma proveedor


Retención: activación de la retención en origen Tasa: tasa de retención en origen Desc. Línea: porcentaje de descuento en los productos Impuesto incluido: activación de emisión de documentos con impuesto incluido Incluir portes en la Cuenta Corriente: activación en el registro del valor de portes en la c/c Proveedor desde: fecha de inicio de las relaciones comerciales con el proveedor Última compra: fecha del último documento de compra registrado para el proveedor Último documento: último documento de compra registrado para el proveedor Saldo: saldo de c/c Otros datos Información adicional relacionada con el proveedor.

Inactivo: Proveedor desactivado Descuentos por familia: tabla de descuentos para familia de productos Compras P.Unit decimales: número de casillas decimales para precio unitario de productos


Contabilidad: campo informativo de la cuenta contable asociada al proveedor Observ.: información adicional Enviando documento electrónico a Sage Retail remoto: activación del envío de documento por e-mail Direcciones Registro de direcciones del proveedor.



Tipo de dirección: clasificación de la dirección Dirección: dirección Cód. Postal: código postal País: identificación del país Provincia: provincia a la que pertenece Municipio: municipio de la dirección Envío de correo: activación de dirección para enviar correspondencia


Contactos Contactos de la empresa proveedora.



Nombre: nombre del contacto DNI: número de carné de identidad Fecha Nac.: fecha de nacimiento Cargo: cargo del contacto en la empresa Observ.: información adicional Teléfonos: número de teléfono de contacto Correo electrónico: direcciones de correo electrónico


Cuentas Identificación de las cuentas bancarias del proveedor.



País de la cuenta: país al que pertenece Descripción: descripción de la cuenta bancaria Moneda: moneda Cta. Completa: número de identificación bancaria Banco: banco al que pertenece la cuenta bancaria IBAN: número internacional de identificación bancaria (International Bank Account Number) Pedidos Análisis de documentos en términos de conversión.


Fecha inicial: fecha de inicio del intervalo de tiempo a analizar Fecha final: fecha de fin del intervalo de tiempo a analizar Documento: tipo de documento objeto de análisis Estado: estado del documento Actualizar: botón de actualización de registros

9. ENTIDADES

Entidades que no sean clientes, proveedores o vendedores.

Comentarios relativos a la entidad

Campos extra de la entidad


Los datos de entidades se distribuyen por diversas carpetas: General Datos generales relativos a la entidad. Número: identificación de la entidad


Nombre: nombre de la entidad Teléfono: número de teléfono de contacto E-mail: dirección de correo electrónico Direcciones Registro de direcciones de la entidad.



Tipo de dirección: clasificación de la dirección Dirección: dirección


Cód. Postal: código postal País: identificación del país Provincia: provincia a la que pertenece Municipio: municipio de la dirección Envío de correo: activación de dirección para enviar correspondencia Contactos Contactos de la entidad.



Nombre: nombre del contacto DNI: número de carné de identidad Fecha Nac.: fecha de nacimiento Cargo: cargo del contacto en la empresa


Observaciones: información adicional Teléfonos: número de teléfono de contacto Correo electrónico: direcciones de correo electrónico

Cuentas Identificación de las cuentas bancarias de la entidad.



País de la cuenta: país al que pertenece Descripción: descripción de la cuenta bancaria Moneda: moneda Cta. Completa: número de identificación bancaria Banco: banco al que pertenece la cuenta bancaria IBAN: número internacional de identificación bancaria (International Bank Account Number)


10. FAMILIAS

Agrupaciones de artículos. A la izquierda se muestra la barra de opciones:


Eliminación de registro Modificación del nivel de la familia/subfamilia en el árbol Imagen asociada a la familia Salir

Los datos de familias se distribuyen por diversas pestañas.

General Información general relativa a las familias.


Número: identificación de la familia


Origen: posición en la ramificación de familias Nombre: descripción de la familia Márgenes para precios: porcentaje para calcular el precio de venta basándose en el precio de coste del producto perteneciente a la familia Tipo (Producto/Servicio/Interés/Portes): clasificación de los productos de la familia Descuento máximo: descuento máximo permitido para productos asociados a la familia Nº de etiquetas: nº de etiquetas por defecto asumido en la impresión de etiquetas de productos de la familia Unidad de venta: unidad de venta asumida para los productos asociados a la familia Exportar a Táctil: considerar los productos asociados en la creación automática de páginas del táctil Obliga a indicar cliente en la venta: los productos asociados a la familia obligan a identificar el cliente en el documento de venta Otros datos Información adicional relativa a las familias.


Prop. 1: propiedad 1 de los productos asociados a la familia Prop. 2: propiedad 2 de los productos asociados a la familia Prop. 3: propiedad 3 de los productos asociados a la familia Período de garantía: información del período de garantía de la familia Campos definibles: diez campos para informaciones varias relativas a productos asociados a la familia

11. PRODUCTOS

Información completa sobre servicios y mercancías en general con los que trabaja la empresa.

A la izquierda se muestra la barra de opciones: Creación de nuevo registro

Guardar registro


Extracto de producto

Duplicación de producto Asociación de fotografía al producto Campos extra de producto Impresión de etiqueta Importación de productos de archivo xls

Trazabilidad


Los datos de productos se distribuyen por diferentes pestañas. Datos Información general relativa al producto.

Podrá consultar los clientes ya creados a través de los botones de búsqueda y búsqueda

avanzada o por las flechas de navegación Refª: Identificación del producto y respectiva descripción Tipo de producto: categoría de productos Descripción corta: descripción corta del artículo Código de Barras: código de barras del producto y tipo correspondiente Unidad de venta: unidad de venta del producto Capacidad: capacidad


Impuesto: grupo de impuestos asociada al producto Proveedor: principal proveedor del producto Familia: familia de productos Imagen: imagen del producto Propiedades: propiedades asociadas al producto Precio de coste: precio de coste último del producto con y sin impuestos incluidos P.Venta (1): precio de venta 1 del producto con y sin impuestos incluidos y margen correspondiente P.Venta (2): precio de venta 2 del producto con y sin impuestos incluidos y margen correspondiente P.Venta (3): precio de venta 3 del producto con y sin impuestos incluidos y margen correspondiente P.C.Medio: precio de coste medio del producto Leer Cant Balanza: activación de lectura de peso de la balanza al emitir el documento No puede mod. precios: activación de bloqueo de modificación de precio del producto en la balanza Discontinuo: activación de producto discontinuado (obsoleto) No agrupar: agrupación de líneas del documento para el producto Tara: campo informativo de la tara Per. Garantía: campo informativo del período de garantía Campo (1): campo extra 1 Campo (2): campo extra 2 Campo (3): campo extra 3 Procesa Stock: activación de procesamiento de stock del producto INVENTARIO: cantidad total existente del producto Stocks Información del stock del producto.


Inventario por: criterios para análisis de inventarios (almacén, color y tamaño, edición o propiedades) Almacén: almacén para análisis de stock, cantidades pedidas y entregadas Refª Local Almacén: campo informativo del lugar del almacén donde se encuentra el producto (estante) Stock Mínimo: stock de seguridad

Stock Mínimo al seleccionar un almacén es el vigente cuando se efectúa el control de stock (Diversos – Configuraciones – Parámetros – Movimientos – Permisos generales en los movimientos de Compra y Venta).

Stock Mínimo al seleccionar (Todos), es el stock mínimo que sirve de referencia para el Informe de Stock – Productos en Punto de Pedido.

Stock Reposición: campo informativo de la cantidad sugerida para reposición Cant Pedida de clientes: pedidos pendientes de clientes Cant. Pedida a proveedores: pedidos pendientes a proveedores Cant. en depósito a clientes: unidades entregadas a clientes Cant. depositada de proveedores: unidades entregadas por los proveedores


Cant. disponible: cantidad disponible de producto

Por defecto, la cantidad disponible se calcula deduciendo a la cantidad existente la cantidad pedida de clientes y las unidades consignadas a estos.

Cant. Existente: cantidad existente de producto Últ. Entrada: fecha del último documento que registró entrada en stock Últ. Salida: fecha del último documento que registró salida de stock Gráfico de Ventas/Compras últimos: meses para análisis gráfico de compras y ventas Equivalentes Tabla de equivalencias de productos.

Al registrar la venta podrá consultar los productos equivalentes y sugerirlos al cliente, útil para los casos de ruptura de stock – función ALTERNATIVOS

(ITEMALTERNATIVE).

Referencia: identificación del producto equivalente Descripción: descripción del producto equivalente


T./Color Información de los colores y tallas asociados al producto.

Utilizar la predefinición: referencia identificativa de la gama de colores y tallas. Cód. Barras (7 dígitos): código de barras del producto

Los productos con colores y tallas asociados presentan un código de barras con 7 dígitos para su identificación, identificando los restantes dígitos el color y el tamaño de acuerdo con la máscara definida en Diversos – Configuraciones – Parámetros – Áreas Funcionales – Formato del código de barras.

Tallas: tabla de tallas asociadas al producto Colores: gama de colores asociados al producto Stock Mínimo: stock de seguridad por talla/color Precio de coste: precio de coste del producto por talla/color P.Venta (1): precio de venta 1 del producto por talla, para todos los colores P.Venta (2): precio de venta 2 del producto por talla, para todos los colores P.Venta (3): precio de venta 3 del producto por talla, para todos los colores


Compuestos Información de la composición del producto.

Componentes necesarios para vender: unidades del producto para la cual definiremos la composición(en la rejilla inferior) El precio de venta de este producto es el sumatorio de los precios de venta de sus componentes: el cálculo del precio del producto corresponderá al de sus componentes

Si no se activa este campo, se respetará el precio definido en la ficha principal del producto

Producto: referencia de los componentes del producto Descripción: descripción de los componentes del producto P.Coste: precio de coste de los componentes del producto Color: color de los componentes del producto Tamaño: talla de los componentes del producto AddOn: edición de los componentes del producto (para artículos de tipo Edición) Cant: cantidad de los componentes del producto


Precio de coste: precio de coste del producto de acuerdo con la composición definida

Pulsando el botón podemos consultar la cantidad máxima que se puede “producir” de acuerdo con la existencia y composición definida

Proveedor Identificación de las referencias del proveedor para el producto y códigos de barras alternativos y/o packs del producto.

Introducir precios: precios de la tabla con o sin impuestos incluidos Nº Prov.: identificación del proveedor


Proveedor: nombre del proveedor Refª del proveedor: código que tiene asignado el proveedor para este producto Tamaño: tamaño del producto P.Coste: precio del producto en el proveedor Descuento: descuento del proveedor para el producto Cant. Mín.: campo informativo de la cantidad mínima de compra Fecha: fecha del último documento de compra del proveedor Serie: serie del último documento de compra del proveedor Tipo: siglas del último documento de compra del proveedor Número: número del último documento de compra del proveedor Últ.Cant.Prov.: cantidad registrada en el último documento de compra del proveedor Precio: valor del último documento de compra del proveedor Código de Barras: código de barras alternativo mediante el cual se identificará el producto o paquete de productos Color: color al que se refiere el código de barras alternativo Tam: tamaño al que se refiere el código de barras alternativo Descripción: descripción del código de barras alternativo Tipo CB: tipo del código de barras alternativo Cantidad: cantidad a la que se refiere el código de barras alternativo

En el caso de los paquetes de productos se mencionarán las unidades del paquete a las que se refiere el código de barras alternativo.

P.Pack s/Impuestos: precio asumido al registrar el código de barras alternativo.

La nomenclatura de este campo varía según la selección de precio con o sin impuestos incluidos.

Especial Informaciones varias relativas al producto.


Artículo asociado: cantidad y artículo que se incluirán en la venta al registrar la referencia en un documento de venta. País de origen: país de origen del producto Peso Bruto: peso bruto del producto Altura: dimensión del producto en altura Ancho: dimensión del producto en anchura Largo: dimensión del producto en largura Imprimir Stub: impresión de stub – útil para identificar la ropa en sistema de lavandería Ingredientes: información de los ingredientes que componen el producto Formato de etiqueta: para balanzas que imprimen sus propias etiquetas de producto, información a enviar a la balanza en relación a la etiqueta que tiene que imprimir (de los diferentes modelos de etiquetas que traen las propias balanzas, indicaremos el nº del modelo que vamos a utilizar). Vencimiento: información a enviar a la balanza en relación a la caducidad del producto Días hasta la caducidad: información a enviar a la balanza en relación a la caducidad del producto

La nomenclatura de este campo varía según el tipo de vencimiento seleccionado.


Días de consumo: información a enviar a la balanza en relación al consumo del producto

La nomenclatura de este campo varía según el tipo de vencimiento seleccionado.

Mensaje de aviso: mensaje a presentar al usuario cuando registre el producto en los diferentes documentos (Compra, Venta, Stocks). Observaciones: observaciones varias asociadas al producto Creado el: fecha de creación del producto Puesto: terminal en que fue creado el producto Obliga a indicar el cliente en la venta: producto que implica la identificación del cliente al que se vende Exporta Interface: incluido en la exportación a Interface Exportar a Táctil: asumido en la creación automática de páginas en el táctil Pescado Información específica de productos de pescado.

Función activada en Diversos – Configuraciones – Parámetros - Áreas Funcionales – Pescaderías.


Nombre científico: nomenclatura científica del pescado Método de producción: producción del pescado (capturado o de acuicultura) Zona de Captura: mar donde ha sido capturado el pescado País: información del país Peso neto escurrido: cantidad de producto que contiene el embalaje sin agua de vitrificación Precios Precios por propiedad.

Línea de precio: línea de precio de venta Propiedad: propiedad a la que se refiere el precio Importe sin Impuestos: precio sin impuestos incluidos Importe con Impuestos: precio con impuestos incluidos


Campos definibles Diez campos para informaciones varias relativas a productos de una determinada familia

El nombre de los campos se define en la tabla de familias.

11.1. Propiedades Valores o gamas asociadas a los productos. Los datos de las propiedades de los productos son distribuidos por dos pestañas.


General Código: identificación de la propiedad Descripción: designación de la propiedad que facilitará su identificación Literal para clave: identificación y tipo de clave principal de la propiedad que se presentará como descripción del campo a exhibir en la compra y venta del producto Usa tabla asociada: propiedades con valores predefinidos que deberán usarse en los movimientos Pide 2ª clave: información adicional Pide 3ª clave: información adicional Tipo de control: al solicitar la inserción de la propiedad, al entrar en stock, salir o en ambas situaciones

En propiedades con tablas asociadas se asumirá el tipo de control Entrada y Salida.

Permite varias cantidades: propiedad movida individualmente o en grupo

Salida Individual/Salida automática FIFO: la propiedad se indica en la venta o la aplicación determina la propiedad a vender de forma automática de acuerdo con el criterio FIFO Fecha de caducidad: al entrar en stock se pedirá la fecha de caducidad. Podrá activar el control de caducidad (Control, inhibe movimiento o Controla, emite aviso) o podrá no efectuar control (No Controla caducidad). Fecha de producción: al mover la propiedad se pedirá la fecha de stock


Tabla Registros predefinidos para propiedades con tabla asociada.

Para añadir un nuevo registro a la tabla, pulsar , con lo que se mostrará la siguiente pantalla:

editar un registro existente

eliminar un registro

Podrá usar los botones y para modificar el orden del listado.

Para más información sobre propiedades, consulte el apartado Propiedades de este manual.


11.2. Tallas Tallas disponibles para asociar a los productos.

Número: identificación de la talla


Nombre: nombre del tamaño

11.3. Colores Gama de colores disponibles para asociar a los productos.


Número: identificación del color

Por defecto se atribuye una numeración secuencial

Nombre: nombre del color Color: ejemplo del color

11.4. Descuentos / Ofertas Planificación de descuentos y ofertas a aplicar en la venta. Además del mero descuento u oferta por producto, familia, grupo de vendedores o cliente, están contemplados también los descuentos compuestos por entidad/producto o familia de productos.




Grabación de registro

Eliminación de registro Duplicación de registro

Impresión de etiqueta Importación de datos desde terminal portátil Ejecución de script

Número: identificación de la planificación


Simple/Compuesta: regla de aplicación de la planificación Tipo de oferta: tipo de planificación – descuento u oferta Tramos de descuentos: criterios para calcular el valor de descuento, si se define el tipo Descuento/Precio No utiliza: no se utilizan tramos para el cálculo Descuentos: porcentajes de descuento aplicados en caso de que se usen tramos Cantidad: cálculo de descuentos efectuado teniendo en cuenta las cantidades movidas Valor s/Impuesto: descuentos calculados de acuerdo con el precio unitario sin impuesto del artículo Valor c/Impuesto: cálculo de descuentos teniendo en cuenta el precio unitario con impuesto del producto


Unidades hasta: cantidad máxima del producto a la que se aplicará el descuento, en caso de que utilice el tramo Cantidad Largo hasta: valor máximo de la unidad métrica usada en el producto que se considerará para el descuento, en caso de que utilice el tramo Cantidad (y tenga configurado Unidades de Medida en Parámetros)

Valor sin impuesto hasta: valor sin impuesto máximo al que se aplicará el descuento, si se elige el tramo Valor s/impuesto Valor con impuesto hasta: valor con impuesto máximo al que se aplicará el descuento, si se elige el tramo Valor s/impuesto Oferta de producto: criterios para atribución de la oferta, si se define el tipo Producto Producto: producto a ofrecer

Si no se define ningún producto se considerará la oferta del producto en promoción

Oferta por cantidad máxima: Por cada ... unidades: unidades que dan origen a la oferta Ofrece ... unidades: unidades a ofrecer Oferta por intervalos de cantidad: Unidades hasta: límite de unidades para la oferta Ofrece ... unidades: unidades a ofrecer Tabla de descuentos: lista de entidades/productos a los que se aplica la planificación Válido en: intervalo de fechas en que está vigente la planificación Intervalos de validez: intervalo de horas para aplicar la planificación Localizaciones: puestos (o conjunto de puestos) en los que se aplica la planificación


11.5. Puntos / Ticket Descuento Planificación de puntos y tickets de descuento a atribuir al cliente de acuerdo con las ventas.

Para más información sobre la Gestión de Puntos y Tickets de Descuento, consulte los apartados “Gestión de Puntos” y “Ticket Descuento” en este manual.

Puntos/Ticket descuento: tipo de planificación De/Hasta: intervalo de tiempo en que está vigente la planificación Criterio: aplicación de la planificación basada en el encabezado o detalles del documento Criterio detalles: Selección: planificación a partir de una lista de productos/familias o aplicada a un producto/familia en concreto Campo: planificación aplicada a productos o a familias La regla se aplica a: registro(s) sobre los cuales se aplicará la planificación Asignación: reglas para calcular el importe del ticket de descuento/atribución de puntos Activado: activación/desactivación de la planificación


Localizaciones: puestos (o conjunto de puestos) en que se aplica la planificación En la carpeta Avanzado se mostrarán los parámetros de la regla definida, permitiendo asimismo configurar manualmente más condiciones (en la Fórmula de la Regla).

11.6. Equivalencias al descontar puntos Tabla de equivalencia de puntos/importe monetario.

Cada: nº de puntos para descontar Valor de descuento: importe monetario a atribuir a los puntos definidos

11.7. Comentarios Extra Información sobre el producto a incluir en la línea de registro al mover el artículo. La selección de los comentarios extra se activa con la función MENSARTI.

Mantenimiento activado cuando se selecciona Diversos - Configuraciones - Parámetros – Parámetros – Áreas Funcionalidades - Lavanderías

Número: identificación del comentario



11.8. Grupos de Compra Agrupación para lanzamiento contable.

Grupo: identificación del grupo Descripción: nombre del grupo

11.9. Grupos de Venta Agrupación para lanzamiento contable.

Grupo: identificación del grupo Descripción: nombre del grupo


12. DESCRIPTIVOS

Mantenimiento manual o automático al dar de alta la Tabla de documentos, carpeta Descriptivos. Códigos asociados a cada documento.

Número: identificación del descriptivo


Descriptivo: nombre del documento Cuentas corrientes: tipo de registro en c/c Opciones de precios: comportamiento en términos de actualización de los precios de coste medio y último Opciones de movimientos de existencias: comportamiento relativo a las existencias del producto


13. BANCOS

Bancos (cuentas bancarias) con los que trabajan la empresa y terceros.


Comentarios relativos a la entidad bancaria

Campos extra de la entidad bancaria

Los datos de bancos se distribuyen por diversas pestañas. General Datos generales relativos a la entidad bancaria. Número: identificación de la entidad bancaria


Nombre: nombre de la entidad


Código banco: código de banco n el sistema bancario del país Código Swift: código de identificación del banco necesario para efectuar transferencias internacionales País: país Teléfono: número de teléfono de contacto Fax: número de fax E-mail: dirección de correo electrónico Dirección Web: dirección web Observaciones: información adicional relativa a la entidad bancaria Direcciones Registro de direcciones de la entidad bancaria.



Tipo de dirección: clasificación de la dirección Dirección: dirección


Cód. Postal: código postal País: identificación del país Província: provincia a la que pertenece Municipio: municipio de la dirección Envío de correo: activación de dirección para enviar correspondencia Contactos Contactos de la entidad bancaria.



Nombre: nombre del contacto DNI: número de carné de identidad Fecha Nac.: fecha de nacimiento Cargo: cargo del contacto en la empresa


Observaciones: información adicional Teléfonos: número de teléfono de contacto Correo electrónico: direcciones de correo electrónico

Cuentas Bancarias Identificación de las cuentas bancarias.



País de la cuenta: país al que pertenece Descriptivo: descriptivo de la cuenta bancaria Moneda: moneda Cta. Completa: número de identificación bancaria Banco: banco al que pertenece la cuenta bancaria IBAN: número internacional de identificación bancaria (International Bank Account Number)


13.1. Métodos

Tipos de transacción bancaria (transferencias bancarias, ingresos, cheques, domiciliaciones, etc.

Número: identificación del método bancario


Descripción: descripción del método Excluir del informe: exclusión del mapa de análisis bancario

13.2. Categorías Clasificación de los movimientos bancarios. Estructura de gastos de la empresa.


Número: identificación de la categoría bancaria


Origen: posición en la estructura de categorías bancarias Nombre: descripción de la categoría bancaria

14. CARGAS / DESCARGAS

Lugares/medios identificados para la carga y descarga de la mercancía. Número: identificación del lugar/medio de carga/descarga


Descripción: nombre del lugar/medio de carga/descarga

15. TRANSPORTES

Medio usado para el transporte de mercancías.

Número: identificación del transporte


Descripción: nombre del transporte Precio: importe fijo del transporte

Asumido como importe de portes en la emisión del documento.

Impuesto: impuesto a aplicar al transporte Valor máximo de la venta S/IVA para incluir portes: importe a partir del cual no se cobrará el transporte


16. ALMACÉN

Identificación de los diferentes almacenes de la empresa.

Número: identificación del almacén


Descripción: nombre del almacén Dirección: dirección del almacén Cód. Postal: código postal País: país Província: provincia en la que se encuentra el almacén Municipio: municipio en el que se encuentra el almacén

17. TIPO DE LLAMADA

Tipos para clasificar las llamadas telefónicas efectuadas. Código: identificación del tipo de llamada Descripción: breve descripción del tipo de llamada


18. LLAMADAS

Registro de llamadas efectuadas.

Realizada por: tipo de entidad que realizó el contacto Fecha: fecha del contacto Hora inicio: hora de inicio del contacto Hora fin: hora de fin del contacto Vendedor: vendedor que estableció el contacto Tipo llamada: tipo de llamada Cliente: entidad que realizó el contacto

La nomenclatura de este campo se modifica de acuerdo con el tipo de entidad que establece el contacto.

Contacto: asunto del contacto Observaciones: información adicional relativa al contacto


19. MOTIVOS DE MODIFICACIÓN

Justificaciones de modificación de registros de los documentos. Código: identificación del motivo de modificación Descripción: breve descripción del motivo de modificación

20. TABLAS DE CONFIGURACIÓN

20.1. Campos Extra

Información adicional aplicada a entidades, productos o documentos.

Número: identificación del campo adicional


Pregunta: descripción del campo adicional Se aplica a: aplicación del campo adicional a entidades, productos o documentos La respuesta a dar es: formato de la respuesta Seleccionada de una lista: respuestas de texto posibles para seleccionar


20.2. Localizaciones

Agrupación de terminales.

Número: identificación de la localización


Nombre: descripción de la localización Asociación de terminales a las localizaciones: puestos pertenecientes a la localización

20.3. Línea de Precios


Tarifas de precios de venta de los productos.

Por defecto existen 3 líneas (tarifas) de precios de venta.

Número: identificación de la línea de precio


Descripción: nombre de la línea de precio Desc. corta: nombre corto de la línea de precio

20.4. Unidades de Medida Unidades de medida para asociar a los productos.


Código: identificación de la unidad de medida Descripción: nombre de la unidad de medida Unidad británica: si fuera unidad británica (galones, libras, millas, onzas, yardas, etc.) Conversión para unidad base: valores en relación a la unidad base Fórmula: fórmula de cálculo de la unidad de medida

20.5. Códigos de Cuentas Bancarias Información de códigos de entidades bancarias.


Código bancario: identificación de la entidad bancaria Banco: nombre de la entidad bancaria Código Swift: código de identificación del banco necesario para efectuar transferencias internacionales Nombre corto: sigla de la entidad bancaria País: país al que pertenece la entidad

20.6. Tabla de Documentos Documentos de venta, compra, stock, c/c, depósito y caja existentes en la aplicación.


A través de la opción Tabla de Documentos indicaremos las características y configuración de cada documento definido en la aplicación. En las pantallas siguientes, visualizamos el documento FAC - Factura



Grabación de registro

Eliminación de registro Duplicación de registro

La información relativa a cada documento está distribuida en varias carpetas.


General Abreviatura: sigla que identifica el documento Nombre: nombre del documento Nombre Abrev.: abreviatura del nombre del documento Precio predefinido: precio que se aplicará en el documento, por defecto.

Secuencia para listado: orden de listado en la selección de documento para emisión Impuesto incluido: documento con o sin impuestos incluidos, por defecto Tipo: tipo de documento

Caja: comportamiento en términos de registro en caja

Mapa de IVA: comportamiento con respecto al mapa de IVA

Listado Modelo 347: comportamiento con respecto al listado modelo 347


Mapa de Ventas: comportamiento con respecto al mapa de ventas

Mapa de Compras: comportamiento con respecto al mapa de compras

Origen a reembolso: documento usado como pago (un Ticket Reembolso, un Ticket Descuento, por ejemplo) Puede ser convertido: se permite convertir el documento (por ejemplo, una Nota de Pedido puede ser convertida a Albarán, Ticket o Factura. Pero un Ticket o Factura, no podemos convertirlos en otro documento, ya que son documentos “finales”). Control de Crédito: si está activo el control, se controla el crédito al emitir un documento para la entidad Validar fecha de creación: la fecha del documento se valida impidiendo la emisión de documentos con fecha anteriores a los ya emitidos con numeración inferior Obligar a S/Refª: es obligatorio cubrir el campo S/Refª al emitir el documento Pide propiedades: indicación de propiedades de los productos registrados Pide fecha de entrega: se solicita la indicación de la fecha de entrega de trabajos al emitir el documento. Comportamiento: comportamiento en términos de registro en la c/c

Propiedad de los documentos de tipo Cuenta Corriente.

Cuenta Corriente utilizada: c/c en la que se registra el documento

Propiedad de los documentos de tipo Cuenta Corriente y Caja.

Este documento tiene el siguiente comportamiento: comportamiento del documento en términos de registro en stock

Propiedad de los documentos de tipo Stock.


Descriptivos

Descriptivo: identificación del descriptivo asociado al documento Cuentas corrientes: tipo de registro en c/c


Opciones de precios: si el documento actualiza el precio de coste medio y/o precio de coste último del producto

Opciones de movimientos de existencias: comportamiento del documento con respecto a las existencias del producto.

Otros campos


Numeradores por serie de documento: numeración del documento para cada serie existente Obliga el indicar el tercero: al emitir el documento es obligatorio indicar la entidad Requiere la identificación del NIF/CIF: al emitir el documento es obligatorio indicar un número de contribuyente válido para la entidad Envia e-mail en cc para: dirección de correo electrónico Observaciones: información a incluir en las observaciones del documento en el momento de su emisión Estado inicial: estado asumido en el momento de la emisión del documento

Autorizaciones

Grupo: identificación de los grupos de usuarios existentes en el sistema Nombre: nombre de los grupos de usuarios existentes Ver: permite visualizar el documento Nuevo: permiso de creación de nuevo documento Modificar: permite modificar el documento Anular: permite anular el documento


20.7. Estados

Estados para clasificar los documentos.

Código: identificación del estado del documento Descripción: breve descripción del estado del documento


20.8. Hardware La configuración de los dispositivos de Hardware se realizará a través de Diversos – Configuraciones – Tablas de Hardware - dispositivo

20.8.1. Impresoras de Tickets (modo directo)

Configuración de impresoras para imprimir usando driver directo.


Número: identificación del dispositivo


Nombre: descripción del dispositivo Inicio: secuencia ESC para definir el code page Corte de papel: secuencia ESC para corte de papel Cambio de línea: secuencia ESC para cambio de línea Nº líneas hasta corte: número de líneas que avanza el papel hasta que se corta Usar configuración básica: usa secuencia ESC definida específicamente para el dispositivo Usar configuración multi-estación: admite multi-estación Puerto: puerto al que está conectado el dispositivo Definiciones del puerto: configuraciones de conexión del puerto al que está conectado el dispositivo Charset: charset (codificación de caracteres) Configuración básica: secuencia ESC para impresión en rojo, subrayado, doble altura, doble ancho e invertido Configuración multi-estación: secuencia ESC para imprimir en multi-estación


20.8.2. Impresora de Tickets (driver Windows)

Configuración de impresoras para imprimir usando driver Windows.



Nombre: descripción del dispositivo Inicio: secuencia ESC para definir el code page Corte de papel: secuencia ESC para corte de papel Cambio de línea: secuencia ESC para cambio de línea Nº líneas hasta corte: número de líneas que avanza el papel hasta que se corta Usar configuración básica: usa secuencia ESC definida específicamente para el dispositivo Usar configuración multi-estación: admite multi-estación Puerto: puerto al que está conectado el dispositivo Definiciones del puerto: configuraciones de conexión del puerto al que está conectado el dispositivo Charset: charset (codificación de caracteres) Configuración básica: secuencia ESC para imprimir letra grande, letra pequeña, color, invertido y fuente control Configuración multi-estación: secuencia ESC para imprimir en multi-estación


20.8.3. Lectores de código de barras

Configuración de lectores de códigos de barras.



Nombre: descripción del dispositivo Puerto: puerto al que está conectado el dispositivo Definiciones del puerto: configuraciones de conexión del puerto al que está conectado el dispositivo

20.8.4. Visores de Cliente Configuración de visores de cliente.




Nombre: descripción del dispositivo Inicio: secuencia ESC para definir el code page Página de códigos: secuencia ESC para cambiar a charset Charset: charset (codificación de caracteres) Limpiar: secuencia ESC para limpiar la información del visor Cursor en la 1ª línea: secuencia ESC correspondiente a la 1ª posición de la 1ª línea del visor Cursor en la 2ª línea: secuencia ESC correspondiente a la 1ª posición de la 2ª línea del visor Puerto predeterminado: puerto al que está conectado el dispositivo Definiciones del puerto: configuraciones de conexión del puerto al que está conectado el dispositivo Driver de comunicación: driver usado Número de líneas: número de líneas admitido Número de columnas: número de columnas admitido Tiempo de espera (ms): compás de espera para enviar nueva información al visor

20.8.5. Cajones portamonedas Configuración de cajones portamonedas.




Nombre: descripción del dispositivo Apertura: secuencia esc para abrir el cajón portamonedas Puerto predeterminado: puerto al que está conectado el dispositivo Definiciones del puerto: configuraciones de conexión del puerto al que está conectado el dispositivo

20.8.6. Terminales portátiles Configuración de terminales portátiles.



Nombre: descripción del dispositivo Tipo de driver: driver usado Modelo de terminal: modelo del dispositivo Tipo de descarga: modo de comunicación Puerto predeterminado: puerto al que está conectado el dispositivo


Definiciones del puerto: configuraciones de conexión del puerto al que está conectado el dispositivo Layout de importación: Comando Shell: codificación del proceso de importación Directorio de importación: directorio en el que se encuentran los ficheros para importación Archivo de importación: nombre del archivo para importación Utilizar carácter separador de campos: se usa carácter para identificar la separación entre los campos Carácter separador: carácter usado para separar campos Pos. ini.: posición del 1

er carácter correspondiente al campo

Long.: número de caracteres admitido por el campo Decimales Pos. ini.: posición del 1

er carácter correspondiente a las casillas decimales

Decimales long.: número de caracteres admitido para las casillas decimales Layout de exportación: Recibir datos: el terminal admite la recepción de datos de la aplicación Comando Shell exp.: Directorio de exportación: directorio en el que se encuentran los archivos exportados Archivo de exportación: nombre del archivo exportado Pos. ini.: posición del 1

er carácter correspondiente al campo

Long.: número de caracteres admitido por el campo Decimales Pos. ini.: posición del 1

er carácter correspondiente a las casillas decimales

Decimales long.: número de caracteres admitido para las casillas decimales Utilizado en: Documentos de stock: el dispositivo puede utilizarse para descargar información en documentos de stock Documentos de Venta/Compra: el dispositivo puede utilizarse para descargar información en documentos de compra y venta Comparación de precios: el dispositivo puede utilizarse para descargar información en planificación de descuentos y ofertas


20.8.7. Balanzas Electrónicas Configuración de balanzas electrónicas.



Nombre: descripción del dispositivo Emulación: protocolo Puerto predeterminado: puerto al que está conectado el dispositivo Definiciones del puerto: configuraciones de conexión del puerto al que está conectado el dispositivo Número de lecturas iguales: número de lecturas para “validar” el peso leído Intervalo entre lecturas (ms): compás de espera para enviar nuevo peso

20.8.8. Biometría Configuración de dispositivos biométricos.




Nombre: descripción del dispositivo Tipo de driver: driver usado

20.8.9. Video Vigilancia Configuración de dispositivos de vídeo vigilancia.



Nombre: descripción del dispositivo Tipo de driver: driver usado Puerto predeterminado: puerto al que está conectado el dispositivo Definiciones del puerto: configuraciones de conexión del puerto al que está conectado el dispositivo

20.8.10. Terminales Consulta de Precios

Configuración de terminales de consulta de precios.




Nombre: descripción del dispositivo Modelo: modelo del dispositivo Puerto local: puerto de conexión

20.8.11. Lectores de Banda Magnética Configuración de lectores de banda magnética.



Nombre: descripción del dispositivo


Pista a leer: pista donde deberá constar la información a leer Puerto predeterminado: puerto al que está conectado el dispositivo Definiciones del puerto: configuraciones de conexión del puerto al que está conectado el dispositivo Driver de comunicación: driver usado

20.8.12. Lectores iButton Configuración de dispositivos iButton.



Nombre: descripción del dispositivo Puerto predeterminado: puerto al que está conectado el dispositivo Definiciones del puerto: configuraciones de conexión del puerto al que está conectado el dispositivo


PANTALLAS DE MOVIMIENTOS

1. LAS PANTALLAS DE MOVIMIENTOS

Antes de registrar documentos – Menú Movimientos – deberá dar de alta la información en las tablas principales. Sin embargo, durante el proceso de emisión, podrán consultarse tablas - botón - y añadirse nuevos registros si es necesario – botón Para facilitar el tratamiento de los documentos, las ventanas de movimientos contienen elementos idénticos. Encabezado: identificación del documento e información relativa a la entidad Cuerpo: líneas de movimiento o importe Pie de página: totales del documento Barra de herramientas: operaciones disponibles para el documento Además de las opciones específicas para cada documento (carpeta Extras), existen seis operaciones básicas comunes a todos ellos.

Cancelar: borra la información de la pantalla para iniciar el nuevo registro/edición Grabar: grabación del documento


Ver antes: previsualización del documento

Disponible después de grabar el documento.

Imprimir: impresión del documento


Borrar: eliminación del documento


Salir: cierra la ventaja del documento

2. ¿CÓMO EMITIR UN NUEVO DOCUMENTO?

La emisión de un nuevo documento comienza informando los campos de encabezado, con información relativa a la identificación del documento, entidad, almacén, etc. Dependiendo de los niveles de acceso definidos, es posible que algunos campos no estén disponibles. Podrá avanzar entre campos pulsando la tecla Enter o Tab. Si lo prefiere puede usar el ratón.

El orden tabulación en la cabecera de los documentos de compra y venta se puede configurar en Diversos – Configuraciones – Configuración de Puestos – Parámetros de inicio INI.

Después de indicar los datos del encabezado, deberán definirse los detalles que componen el cuerpo del documento, con el registro de productos o importes de la transacción. En los documentos con tabla de registro, podrá desplazarse entre los campos pulsando las teclas Enter o Tab. Para retroceder entre los campos pulse las teclas Shift y Tab simultáneamente.

El usuario puede configurar los campos, a través Diversos – Configuraciones – Configuración de Documentos – Campos de documentos


Después de registrar el último campo de la línea inferior, esta quedará registrada en la rejilla Detalles del Documento y comenzará una nueva línea con numeración secuencial.

Las líneas ya registradas podrán editarse para su rectificación. Este proceso podrá efectuarse del siguiente modo: seleccione la línea con el ratón y pulse la tecla Enter o bien, haga clic con el ratón en el campo que pretende modificar y rectifique, confirmando con la tecla Enter o bien, teclee el nº de la línea a editar en el campo Línea y seleccione Modificar línea o bien, teclee 0 (cero) en el campo Línea, el cursor se posicionará en las líneas registradas, con las teclas del cursor seleccione la línea deseada y confirme su edición pulsando la tecla Enter En caso de que pretenda eliminar una línea ya registrada: seleccione la línea con el ratón y pulse la tecla Delete o bien, teclee el nº de la línea a editar en el campo Línea y seleccione Borrar línea o bien, teclee 0 (cero) en el campo Línea, el cursor se posicionará en las líneas registradas; con las teclas del cursor seleccione la línea deseada y elimínela pulsando la tecla Borrar En documentos valorados, a medida que se dan de alta las líneas y van quedando registradas en la rejilla, se actualiza a pie de página el contador del Nº de Ítems registrados y el total del documento. Para guardar el documento haga clic en el botón Grabar o pulse la tecla F10.

Dependiendo de la configuración del comportamiento del documento (Diversos – Configuraciones – Configuración de Puestos – Comportamiento), podrá mostrarse la pantalla de finalización, pantalla de pago, confirmación de impresión, etc.


3. ¿CÓMO EDITAR UN DOCUMENTO YA EXISTENTE?

Para editar un documento tendrá que seleccionar el tipo de documento en cuestión, indicando la serie y número. Los campos aparecerán informados de forma automática, pero podrá editarlos. Realice las modificaciones y grabe el documento.

4. IMPRESIÓN DE DOCUMENTOS

Los documentos podrán imprimirse individualmente o en serie, es decir, puede definir un intervalo imprimiendo los documentos incluidos en el mismo. También podrá imprimirse a partir de criterios definidos por el usuario – del documento x al y, documentos del vendedor x, etc. – Menú Movimientos – Movimientos de Compra o Movimientos de Venta - Imprimir Documentos.


Podrá avanzar entre campos pulsando la tecla Enter o Tab. Los valores podrán definirse tecleándolos directamente o aumentando y disminuyendo usando las teclas de cursor hacia arriba y hacia abajo. Si lo prefiere puede usar el ratón. Una vez confirmados los criterios de impresión – botón OK - , para documentos con tipo de impresión “Impresión A4”, tendrá que definir el diseño de impresión del documento, impresora y nº de copias.


5. DOCUMENTOS DE VENTA

Los documentos de venta se emiten desde el menú Movimientos, opción Movimiento de Ventas – Documentos de Venta.

También podrá accederse mediante la barra de comandos.

O seleccionando la opción deseada a través del acceso directo que aparece en el área de trabajo


O a través de la opción Documentos de venta de la barra de tareas.

Se visualizará la pantalla de documentos:


Documento: identificación del documento a emitir Nº: serie y número del documento

La serie y numeración de documentos están predefinidas por lo que deben respetarse.

Fecha: fecha de emisión del documento. Por defecto se asumirá la fecha del sistema

No deben emitirse documentos con fecha anterior a los ya emitidos. Para ampliar la información sobre este control lea el apartado Documentos – Tablas de Documentos

Hora: hora de emisión del documento. Por defecto se asumirá la hora del sistema Cliente: código de identificación del cliente CIF.: número de identificación fiscal del cliente (por defecto, el que aparece en su ficha)

Podrá activarse la validación del nº de contribuyente (CIF) en el apartado Documentos – Tablas de Documentos

Saldo: información del saldo de c/c del cliente (campo no editable) Botón : consulta de documentos pendientes de liquidación del cliente


F. Stock: fecha de registro del documento en stock Vendedor: identificación del vendedor (por defecto, aparecerá lo informado en la ficha del cliente) Zona: identificación de la zona (por defecto, aparecerá la informada en la ficha del cliente) Moneda: moneda en que se emitirá el documento (por defecto, aparecerá la informada en la ficha del cliente) Su Refª: identificación del documento para el cliente (ej.: nº de la hoja de pedido del cliente) Estado: clasificación del documento Línea: número de la línea de registro (numeración secuencial) Referencia: identificación del producto Descripción: breve descripción del producto Cant: cantidad del producto Precio unitario: precio unitario del producto Desc: descuento de línea Cód. IVA: código del impuesto del producto Alm.: identificación del almacén para registrar el movimiento en stock Total Línea: valor total de la línea registrada Precio con (sin) Impuestos Incluidos: documento con o sin impuestos incluidos (configuración predefinida por el usuario en Diversos – Configuraciones – Configuraciones de Puestos - Comportamiento) Nº Ítems: contador de nº de elementos registrados

Si la unidad de venta del producto es diferente de UNI se considera un artículo por línea independientemente de la cantidad registrada (útil para registrar productos por peso, litro, etc.).

5.1. Pantalla de Finalización Dependiendo de la configuración predefinida en Diversos – Configuraciones – Configuraciones de Puestos - Comportamiento, al finalizar el documento podrá presentarse un resumen de los totales del documento – Pantalla de Finalización.


Imp/Tasa: siglas del impuesto aplicado Tab: código del impuesto aplicado B. imponible: importe de la base imponible Tasa: tasa de impuesto aplicado Valor: importe del impuesto aplicado Pago: tipo de pago (según Tabla Plazos de Pago) Forma: forma de pago (según Tabla Formas de Pago) Vencimiento: fecha de vencimiento del documento (calculado automáticamente de acuerdo con la fecha de emisión y tipo de pago indicados) Descuento Global: porcentajes de descuento global a aplicar, relacionados con el Tipo de Pago indicado) Transporte: medio utilizado para el transporte de mercancías


Local Carga: lugar, fecha y hora de carga de la mercancía L. Descarga: lugar, fecha y hora de descarga de la mercancía Total Portes: importe de portes a aplicar al documento

Según el transporte indicado podrá asumirse automáticamente un importe de portes, según lo indicado en Tablas - Transportes

Total Bruto: total bruto del documento Descuento línea: importe total de descuento de línea del documento Descuento Global: importe de descuento global del documento Total líquido: importe neto del documento Total Impuestos: importe relativo al total de impuestos Total Documento: importe total del documento Total retención: total de retención en origen Redondeo: valor de redondeo Total a pagar: importe total a pagar Observaciones: información adicional relativa al documento

Se podrán predefinir observaciones en los diferentes documentos desde Diversos – Configuraciones – Configuración de Documentos – Tabla de Documentos – carpeta Otros Campos, campo Observaciones.

En caso de que el documento estuviera configurado para poder efectuar cobros parciales (quedando el resto pendiente), se visualizará el Valor a pagar, donde podrá indicar el importe parcial a pagar.


5.2. Pantalla de Pago En caso de que el documento esté configurado para registrar en caja podrá, dependiendo de lo indicado en Diversos – Configuraciones – Configuraciones de Puestos – Comportamiento, presentarse la pantalla de pago, al finalizar el documento.


Pagado en: moneda de pago Forma: modalidad de pago Valor: importe a pagar Valor en falta: diferencia entre el total a pagar y el importe entregado (campo no editable) Valor: total entregado (campo no editable), correspondiente a los diferentes movimientos registrados Si se paga en Cheque hay que rellenar los datos correspondientes al mismo:

Número: número del cheque Banco: banco relativo al cheque Fecha del cheque: fecha del cheque


Si se elige la modalidad Ticket de Reembolso o Ticket de Descuento, hay que indicar los datos del mismo:

Documento: documento usado como pago Serie: serie del documento usado como pago Número: número del documento usado como pago Importe: importe para pago

Para cualquier modalidad de pago: Seleccione la modalidad de pago e indique el importe. Haga clic en el botón Añadir para registrarlo como pago. Repita el proceso para las restantes modalidades, en caso de usarlas, hasta cubrir el total del documento.


5.3. Pantalla de Cambio

Al finalizar el documento, en caso de que el valor entregado sea superior al total a pagar podrá, dependiendo de lo indicado en Diversos – Configuraciones – Configuraciones de Puestos – Comportamiento, presentarse la pantalla de cambio.


La pantalla de cambio se presentará durante el tiempo predefinido en Diversos – Configuraciones – Parámetros – Front Office – Front Office –“Tiempo de presentación de la pantalla de cambio (seg)” o hasta que el usuario pulse la tecla Esc.

Importe a pagar: total a pagar del documento Valor Entregado: total entregado como pago Valor de cambio: diferencia entre el total del documento y el importe entregado

6. DOCUMENTOS DE COMPRA

Los documentos de compra se emiten desde el menú Movimientos, opción Movimientos de Compras – Documentos de Compra.

También podrá acceder mediante la barra de comandos...


O seleccionando la opción deseada a través del acceso directo que aparece en el área de trabajo.

O a través de la opción Documentos de Compra de la barra de tareas.







Hora: hora de emisión del documento. Por defecto se asumirá la hora del sistema Proveedor: código de identificación del proveedor CIF.: número de identificación fiscal del proveedor (por defecto, el que aparece en su ficha)


Podrá activarse la validación del nº de contribuyente. Para ampliar la información sobre este control lea el apartado Documentos – Tablas de Documentos

Saldo: información del saldo de c/c del proveedor (campo no editable) Botón : consulta de documentos pendientes Ent. Mercancía: fecha de registro del documento en stock Alm.: identificación del almacén para registrar el movimiento en stock

Aunque haya sido definido en la cabecera, el almacén puede modificarse línea a línea.

Vendedor: identificación del vendedor Zona: identificación de la zona (por defecto, aparecerá la informada en la ficha del proveedor) Moneda: moneda en que se emitirá el documento (por defecto, aparecerá la informada en la ficha del proveedor) Su Refª: identificación del documento para el proveedor (ej.: albarán del proveedor) Estado: clasificación del documento Línea: número de la línea de registro (numeración secuencial) Referencia: identificación del producto Descripción: breve descripción del producto Cant: cantidad del producto Precio unitario: precio unitario del producto Desc: descuento de línea Cód. IVA: código del impuesto del producto Alm.: identificación del almacén para registrar el movimiento en stock Total Línea: valor total de la línea registrada Precio con (sin) Impuestos Incluidos: documento con o sin impuestos incluidos (configuración predefinida por el usuario en Diversos – Configuraciones – Configuraciones de Puestos - Comportamiento) Nº Ítems: contador de nº de elementos registrados

Si la unidad de venta del producto es diferente de UNI se considera un artículo por línea independientemente de la cantidad registrada (útil para registrar productos por peso, litro, etc.).


6.1. Pantalla de Finalización

Así como para los documentos de venta, podrá configurar la presentación de la pantalla de finalización.

Para ampliar la información lea Documentos de Venta – Pantalla de Finalización.

6.2. Pantalla de Pago La configuración de la pantalla de pago es similar a la descrita para los documentos de venta.

Para ampliar la información lea Documentos de Venta – Pantalla de Pago

6.3. Pantalla de Cambio El comportamiento es similar al descrito para los documentos de venta.

Para ampliar la información lea Documentos de Venta – Pantalla de Cambio

7. DOCUMENTOS DE STOCK

Los documentos de stock se emiten desde el menú Movimientos, opción Movimientos de Stock – Documentos de Stock.


O a través del acceso directo que aparece en el área de trabajo.







Hora: hora de emisión del documento. Por defecto se asumirá la hora del sistema

Su Refª: identificación del documento para el proveedor (ej.: albarán del proveedor)

Otros datos: identificación de la entidad (ninguno, vendedor, cliente o proveedor) y moneda


Almacén: almacén de entrada y salida asumido para registrar el documento en stock.

Según el comportamiento del documento en stock, configurado a través de Diversos – Configuraciones – Configuración de Documentos – Tabla de Documentos, estarán activos ambos campos o sólo uno de ellos.

Línea: número de la línea de registro (numeración secuencial) Referencia: identificación del producto Descripción: breve descripción del producto Alm.: identificación del almacén para registrar el movimiento en stock Cant: cantidad del producto Precio unitario: precio unitario del producto Total Línea: valor total de la línea registrada Precio con (sin) Impuestos Incluidos: documento con o sin impuestos incluidos (configuración predefinida por el usuario en Diversos – Configuraciones – Configuraciones de Puestos - Comportamiento) Nº Ítems: contador del nº de elementos registrados Para los documentos Fabricación y Transformación: Tipo Mov.: identificación del movimiento – entrada o salida


8. DOCUMENTOS DE LIQUIDACIÓN

8.1. Cobros Pendientes

Los cobros pendientes se emitirán desde el menú Movimientos, opción Movimiento de Ventas – Cobros Pendientes.

También podrá acceder mediante la barra de comandos...

O a través del acceso directo que aparece en el Área de Trabajo


O a través de la opción Cobros Pendientes de la barra de tareas.


Se visualizará la pantalla del documento:




Fecha: fecha de registro del documento. Por defecto se asumirá la fecha del sistema Hora: hora de registro del documento. Por defecto se asumirá la hora del sistema Cliente: código de identificación del cliente NIF/CIF.: número de identificación fiscal del cliente (por defecto, el que aparece en su ficha) Saldo: información del saldo de c/c del cliente (campo no editable) Vendedor: identificación del vendedor Moneda: moneda en la que se emite el documento Visto: marca de documentos para liquidación Documento: nombre del documento a liquidar Serie: serie del documento a liquidar Número Doc.: número del documento a liquidar Plazo: identificación del plazo correspondiente, cuando se utiliza una modalidad de pago a plazos Fecha Doc.: fecha de emisión del documento a liquidar. Fecha Venc.: fecha de vencimiento del documento a liquidar. Días: número de días desde la fecha de vencimiento del documento a liquidar Valor Doc.: total del documento a liquidar Moneda: moneda en la que se ha emitido el documento a liquidar Pendiente: importe pendiente de liquidación del documento a liquidar A Pagar: importe a liquidar IRPF retenido: importe de retención en origen %Desc.: porcentaje de descuento aplicado Descuento: importe de descuento aplicado


Total Bruto: total bruto del documento Diferencia de cambio: importe relativo a la fluctuación del cambio de la moneda desde la emisión del documento liquidado Otros Valores: excedente pagado Total a Pagar: total liquidado Observaciones: información adicional relativa al documento

8.1.1. Pantalla de Pago La configuración de la pantalla de pago es similar a la descrita para los documentos de venta.


8.1.2. Pantalla de Cambio La configuración de la pantalla de cambio es similar a la descrita para los documentos de venta.


8.2. Pagos a Proveedores Los pagos a proveedores se emiten desde el menú Movimientos, opción Movimiento de Compras – Pagos a Proveedores.

También podrá acceder mediante la barra de comandos.


O a través del acceso directo que aparece en el área de trabajo.


O a través de la opción Pagos a Proveedores de la barra de tareas.





Fecha: fecha de registro del documento. Por defecto se asumirá la fecha del sistema Hora: hora de registro del documento. Por defecto se asumirá la hora del sistema Proveedor: código de identificación del proveedor NIF/CIF.: número de identificación fiscal del proveedor (por defecto, el que aparece en su ficha) Saldo: información del saldo de c/c del proveedor (campo no editable) Moneda: moneda en la que se emite el documento Visto: marca de documentos para liquidación Documento: sigla del documento a liquidar Serie: serie del documento a liquidar Número Doc.: número del documento a liquidar Doc. Proveedor: número del proveedor para el documento a liquidar Plazo: identificación del plazo correspondiente, cuando se utiliza una modalidad de pago a plazos Fecha Doc.: fecha de emisión del documento a liquidar. Fecha Venc.: fecha de vencimiento del documento a liquidar. Días: número de días desde la fecha de vencimiento del documento a liquidar Valor Doc.: total del documento a liquidar Moneda: moneda en la que se ha emitido el documento a liquidar Pendiente: importe pendiente de liquidación del documento a liquidar A Pagar: importe a liquidar IRPF Retenido: importe de retención IRPF %Desc.: porcentaje de descuento aplicado Descuento: importe de descuento aplicado Total Bruto: total bruto del documento


Diferencia de cambio: importe relativo a la fluctuación del cambio de la moneda desde la emisión del documento liquidado Otros Valores: excedente pagado Total a Pagar: total liquidado Observaciones: información adicional relativa al documento





8.3. Pagos a Vendedores En sistemas en los que se procesan comisiones, deberán emitirse los pagos a vendedores para tener un control efectivo de la c/c. Estos Pagos pendientes se emiten desde el menú Movimientos, opción Movimientos de Cuentas Corrientes - Vendedores – Pagos a Vendedores.

También podrá acceder a través del acceso directo que aparece en el área de trabajo.





Fecha: fecha de registro del documento. Por defecto se asumirá la fecha del sistema Hora: hora de registro del documento. Por defecto se asumirá la hora del sistema Vendedor: código de identificación del vendedor NIF/CIF.: número de identificación fiscal del vendedor (por defecto, el que aparece en su ficha) Saldo: información del saldo de c/c del vendedor (campo no editable) Moneda: moneda en la que se emite el documento Visto: marca de documentos para liquidación Documento: sigla del documento a liquidar Serie: serie del documento a liquidar Número Doc.: número del documento a liquidar Plazo: identificación del plazo correspondiente, cuando se utiliza una modalidad de pago a plazos Fecha Doc.: fecha de emisión del documento a liquidar. Fecha Venc.: fecha de vencimiento del documento a liquidar. Días: número de días desde la fecha de vencimiento del documento a liquidar Valor Doc.: total del documento a liquidar Moneda: moneda en la que se ha emitido el documento a liquidar Pendiente: importe pendiente de liquidación del documento a liquidar A Pagar: importe a liquidar IRPF retenido: importe de retención en origen %Desc.: porcentaje de descuento aplicado Descuento: importe de descuento aplicado Total Bruto: total bruto del documento


Diferencia de cambio: importe relativo a la fluctuación del cambio de la moneda desde la emisión del documento liquidado Otros Valores: excedente pagado Total a Pagar: total liquidado Observaciones: información adicional relativa al documento





9. DOCUMENTOS DE C/C - LANZAMIENTO MANUAL

Los documentos de c/c, normalmente denominados Lanzamiento Manual, se emiten desde el menú Movimientos, opción Movimientos de Cuentas Corrientes – Lanzamiento Manual




Fecha: fecha de registro del documento. Por defecto se asumirá la fecha del sistema Hora: hora de registro del documento. Por defecto se asumirá la hora del sistema

Cliente o Proveedor: identificación de la entidad, según la c/c afectada CIF/NIF: número de identificación fiscal de la entidad Vendedor: código de identificación del vendedor


Moneda: moneda en la que se emite el documento Importe del documento: importe del documento Tipo: impuesto a aplicar Pago: tipo de pago (según Tabla Plazos de Pago) Fecha: fecha vencimiento del documento Su Refª: Identificación del documento para la entidad. Observaciones: información adicional relativa al documento

9.1. Pantalla de Pago La configuración de la pantalla de pago es similar a la descrita para los documentos de venta.


9.2. Pantalla de Cambio El comportamiento es similar al descrito para los documentos de venta.


10. DOCUMENTOS DE CAJA

Los documentos de caja (Entrada en Caja / Salida de caja) se emiten desde el menú Movimientos, opción Movimientos de Caja.







Hora: hora de emisión del documento. Por defecto se asumirá la hora del sistema Entidad: identificación de la entidad, según la c/c afectada Vendedor: identificación del vendedor Moneda: moneda en que se emitirá el documento


Importe del documento: Importe de la entrada o salida de caja Observaciones: información adicional para el documento

11. DOCUMENTOS DE DEPÓSITO

Además del tradicional registro manual, el usuario podrá disfrutar de los depósitos de cheques de clientes o dinero efectivo. Los depósitos se emitirán desde el menú Movimientos, opción Movimiento de Cuentas Corrientes – Bancos - Depósitos.

También podrá acceder a través del acceso directo que aparece en el área de trabajo.





Fecha: fecha de emisión del documento. Por defecto se asumirá la fecha del sistema Hora: hora de emisión del documento. Por defecto se asumirá la hora del sistema

Cuenta bancaria: identificación del banco y cuenta bancaria en la que se efectuará el depósito


Vendedor: identificación del vendedor Moneda: moneda usada en el depósito Método: identificación del método bancario para el depósito Categoría: identificación de la categoría bancaria para el depósito Visto: marca de registro para depósito Serie: serie del documento al que se refiere el cheque Doc: siglas del documento al que se refiere el cheque Número Doc.: número del documento al que se refiere el cheque Núm. Cheque: número del cheque Fecha del cheque: fecha del cheque Banco: banco relativo al cheque Importe: importe del cheque Valor en efectivo: importe en efectivo para depósito Cheques: importe total de cheques a depositar Total: total del depósito Observaciones: información adicional relativa al depósito

12. MOVIMIENTOS MANUALES

Además del registro automático por emisión de los documentos, podrán efectuarse registros manuales tanto en stock como en diversas c/c. La pantalla de registro es similar al de la rejilla de documentos, sin embargo aquí aparecen dos botones:

Registrar línea: después de registrar todos los campos haga clic en este botón para confirmar la línea.

Borrar línea registrada: edite la línea y haga clic en este botón para eliminarla:


Para ampliar la información sobre el registro y edición de líneas de movimientos consulte el apartado Como emitir un nuevo documento

12.1. Stock Los registros "manuales" en stock se realizan desde el menú Movimientos, opción Movimientos de Stock - Movimiento de Stock.



Se visualizará la pantalla de movimientos de stock y podremos proceder al registro manual de los nuevos datos en el recuadro inferior:

Movimiento: número identificativo del registro Fecha: fecha del movimiento Referencia: identificación del producto Color: identificación del color del producto Talla: identificación de la talla del producto


Nº Desc.: identificación del descriptivo asociado al movimiento

Para ampliar la información sobre descriptivos de documentos vea el apartado Tablas - Descriptivos

Tipo: comportamiento en stock (rellenado automáticamente de acuerdo con el descriptivo seleccionado) Almacén: almacén del movimiento Documento: identificación del documento (cuando existe registro automático relativo al documento se menciona su sigla y número) Cantidad: cantidad del producto Precio unitario: precio unitario sin impuestos

Según el descriptivo/documento se asumirá automáticamente el precio de coste o precio de venta definidos en la ficha del producto.

Moneda: moneda usada en el movimiento Valor Total: importe del movimiento Moneda: moneda relativa al total del movimiento Nombre producto: descripción del producto (rellenado automáticamente de acuerdo con el registro de la ficha) Entidad: identificación de la entidad (Ninguno, Cliente, Proveedor) relativa al movimiento

12.2. Cuentas Corrientes Cada movimiento en c/c está asociado a un documento, es decir, aunque se efectúen registros manuales directamente en la c/c se creará un documento – lanzamiento manual - relativo a él.

12.2.1. Clientes Los registros “manuales" en c/c cliente se realizan desde el menú Movimientos, opción Movimientos de Cuentas Corrientes - Clientes.


También podrá accederse a través del acceso directo que aparece en el área de trabajo

Se visualizará la pantalla de registro manual:


Cliente: identificación del cliente Saldo: saldo de la c/c del cliente (campo no editable, calculado automáticamente) Moneda: moneda relativa a los registros en la c/c Visto: marca de verificación (revisado) del registro Número: número identificativo del registro (es un campo automático) Fecha Doc.: fecha del movimiento Fecha Venc.: fecha de vencimiento Serie: serie del documento Documento: sigla del documento al que se refiere el movimiento

Sólo aparecen disponibles los documentos que en la Tabla de Documentos estén configurados para la c/c seleccionada (en este caso, solo los documentos que tengan asignada Cuenta Corriente Cliente en el apartado “Cuenta corriente utilizada” de la Tabla de Documentos)

Número Doc.: número del documento al que se refiere el movimiento Plazo: identificación del plazo al que corresponde, cuando se usa un Tipo de Pago a Plazos (Mantenimiento de Plazos de Pago), al usar pago por plazos Doc. Interno: identificación del documento para la entidad (cliente) en cuestión Descripción documento: nombre del documento al que se refiere el movimiento Total Doc.: total del movimiento Moneda: moneda en que se efectúa el registro Tipo: comportamiento del registro en c/c (débito, crédito, ambos)

12.2.2. Proveedores Los registros “manuales" en c/c proveedor se realizan desde el menú Movimientos, opción Movimientos de Cuentas Corrientes - Proveedores.




Proveedor: identificación del proveedor


Saldo: saldo de la c/c del proveedor (campo no editable, calculado automáticamente) Moneda: moneda relativa a los registros en la c/c Visto: marca de verificación (revisado) del registro Número: número identificativo del registro (es un campo automático) Fecha Doc.: fecha del movimiento Fecha Venc.: fecha de vencimiento Serie: serie del documento Documento: sigla del documento al que se refiere el movimiento

Sólo aparecen disponibles los documentos que en la Tabla de Documentos estén configurados para la c/c seleccionada (en este caso, solo los documentos que tengan asignada Cuenta Corriente Proveedor en el apartado “Cuenta corriente utilizada” de la Tabla de Documentos)

Número Doc.: número del documento al que se refiere el movimiento Plazo: identificación del plazo al que corresponde, cuando se usa un Tipo de Pago a Plazos (Mantenimiento de Plazos de Pago), al usar pago por plazos Doc. Interno: identificación del documento para la entidad (proveedor) en cuestión Descripción documento: nombre del documento al que se refiere el movimiento Total Doc.: total del movimiento Moneda: moneda en que se efectúa el registro Tipo: comportamiento del registro en c/c (débito, crédito, ambos)

12.2.3. Vendedores Los registros “manuales" en c/c vendedor se realizan desde el menú Movimientos, opción Movimientos de Cuentas Corrientes – Vendedores – Cuentas Corrientes.



Vendedor: identificación del vendedor Saldo: saldo de la c/c del vendedor (campo no editable, calculado automáticamente) Moneda: moneda relativa a los registros en la c/c Visto: marca de verificación (revisado) del registro Número: número identificativo del registro (es un campo automático) Fecha Doc.: fecha del movimiento Fecha Venc.: fecha de vencimiento Serie: serie del documento Documento: sigla del documento al que se refiere el movimiento

Sólo aparecen disponibles los documentos que en la Tabla de Documentos estén configurados para la c/c seleccionada (en este caso, solo los documentos que tengan asignada Cuenta Corriente Vendedor en el apartado “Cuenta corriente utilizada” de la Tabla de Documentos)

Número Doc.: número del documento al que se refiere el movimiento


Plazo: identificación del plazo al que corresponde, cuando se usa un Tipo de Pago a Plazos (Mantenimiento de Plazos de Pago), al usar pago por plazos Doc. Interno: identificación del documento para la entidad (vendedor) en cuestión Descripción documento: nombre del documento al que se refiere el movimiento Total Doc.: total del movimiento Moneda: moneda en que se efectúa el registro Tipo: comportamiento del registro en c/c (débito, crédito, ambos)

12.2.4. Bancos Los registros “manuales" en c/c bancaria se realizan desde el menú Movimientos, opción Movimientos de Cuentas Corrientes – Bancos – Cuentas Bancarias.




Cuenta bancaria: identificación de la Entidad Bancaria (Mantenimiento de Bancos) y C/C Saldo: saldo de la c/c (campo no editable, calculado automáticamente) Moneda: moneda relativa a los registros en la c/c bancaria Visto: marca de verificación (revisado) del registro. Número: número identificativo del registro (es un campo automático) Fecha Doc.: fecha del movimiento Fecha Venc.: fecha de vencimiento Serie: serie del documento Documento: sigla del documento al que se refiere el movimiento


Número Doc.: número del documento al que se refiere el movimiento Plazo: identificación del plazo al que corresponde, cuando se usa un Tipo de Pago a Plazos (Mantenimiento de Plazos de Pago), al usar pago por plazos Doc. Interno: identificación del documento para la entidad (banco) en cuestión Descripción documento: nombre del documento al que se refiere el movimiento Total Doc.: total del movimiento Moneda: moneda en que se efectúa el registro Tipo: comportamiento del registro en c/c (débito, crédito, ambos) Entidad: identificación de la entidad asociada al movimiento Método: método bancario Categoría: categoría bancaria

Con el botón podemos realizar Repartos del importe del documento, por Categoría:

Con el botón podemos Añadir el movimiento a la rejilla y Grabar el registro

Con el botón podemos Eliminar el registro.


13. CONVERSIÓN DE DOCUMENTOS

Permite convertir un Documento en otro Documento, por ejemplo, pasar de Pedidos a Facturas, o de Pedidos a Ticket, o de Presupuesto a Factura, etc. Para que un documento esté disponible para convertirlo deberá identificarse la entidad – cliente o proveedor en el documento. Asimismo, en la Tabla de Documentos (Diversos – Configuraciones – Configuración de Documentos – Tabla de Documentos) debe estar configurado como “Puede ser convertido” y no registrarse el documento en el Mapa de IVA (Mapa de IVA debe estar deshabilitado, ya que sólo se contabilizará el documento resultado de la conversión).

Para acceder a la opción:


A esta opción también podrá acceder mediante la barra de comandos.

En Movimientos – Movimientos de Ventas (o Compras) – Conversión de Documentos están disponibles tres tipos de conversión:


Parcial: sólo se convertirán algunos productos/cantidades Individual: cada documento de origen dará lugar a un documento de destino Agrupada: los documentos de origen del mismo tipo de un determinado cliente se convertirán a un único documento


CIERRES DE CAJA

A medida que se registran los documentos, el volumen de ventas y la Caja se irán actualizando. Estos valores podrán evaluarse por Sesión, Terminal o en su totalidad, independientemente de la sesión y terminal (General Día). Mediante los tickets de cierre, además del valor de Caja y Ventas, podrá analizarse el volumen de ventas por vendedor, por familia de productos, etc.

El usuario puede configurar la información incluida en los tickets de cierre de sesión, terminal y general de día, activando las casillas de verificación correspondientes, en Diversos – Configuraciones – Configuraciones Generales

1. SESIÓN

En el cierre/consulta de sesión se considerarán los registros diarios efectuados en la sesión y terminal indicados Mediante la opción Movimientos – Movimientos de TPV – Cerrar Sesión en Terminal/Consulta Sesión en Terminal, accederemos a estos datos.


Sesión: identificación de la sesión a cerrar/consultar Terminal: identificación del terminal al que se refiere la sesión a cerrar/consultar Fecha: fecha a la que se refiere la sesión a cerrar/consultar Vendedor: identificación del vendedor que efectúa el cierre/consulta

Sólo disponible en el cierre de sesión en empresas con declaración de caja activada (Diversos – Configuraciones - Configuración de Puestos – Terminal – Diversos).

Moneda: moneda en que se efectúa el cierre/consulta Imprime cierre: impresión de ticket de cierre relativo al cierre/consulta Previsualizar cierre: previsualizar cierre/consulta Ventas: valor de ventas obtenido

El importe de las ventas se calculará de acuerdo con el comportamiento de los documentos en términos de registro en mapa de ventas (Entrada o Salida).

Caja: valor de caja obtenido

El importe de caja se calculará de acuerdo con el comportamiento de los documentos en términos de registro en el mapa de ventas (Entrada o Salida).

Si existe Declaración de Caja activada, antes de proceder al Cierre de Sesión, se solicitarán los valores de Caja.


2. TERMINAL

En el cierre/consulta de terminal se considerarán los registros diarios efectuados en el terminal en cuestión, independientemente de la sesión. Mediante la opción Movimientos – Movimientos de TPV – Cerrar Terminal/Consulta Terminal , accederemos a estos datos.


Sesión: (campo para cierre/consulta de sesión) Terminal: identificación del terminal a cerrar/consultar Fecha: fecha a la que se refiere la sesión a cerrar/consultar Vendedor: identificación del vendedor que efectúa el cierre/consulta

Sólo disponible en el cierre de terminal en empresas con declaración de caja activada (Diversos – Configuraciones - Configuración de Puestos – Terminal – Diversos).





Si existe Declaración de Caja activada, antes de proceder al Cierre del Terminal, se solicitarán los valores de Caja, similar a lo solicitado en el Cierre de Sesión.


3. GENERAL DEL DIA

En el cierre/consulta general de día se considerarán los registros efectuados en el día, independientemente de la sesión y terminal Mediante la opción Movimientos – Movimientos de TPV – Realizar Cierre General Día/Consulta Cierre General del Día , accederemos a estos datos.


Sesión: (campo para cierre/consulta de sesión) Terminal: (campo para cierre/consulta de sesión y terminal) Fecha: fecha a la que se refiere el cierre/consulta Vendedor: identificación del vendedor que efectúa el cierre/consulta

Sólo disponible en el cierre de terminal en empresas con declaración de caja activada (Diversos – Configuraciones - Configuración de Puestos – Terminal – Diversos).





Si existe Declaración de Caja activada, antes de proceder al Cierre General del Día, se solicitarán los valores de Caja, similar a lo solicitado ene l Cierre de Sesión y de Terminal.


OPERACIONES SOBRE PRODUCTOS

1. PRODUCTOS DISCONTÍNUOS

Hay productos que, aunque todavía estén disponibles para comercializar, no son actuales, bien porque pertenecen a una colección anterior, bien porque forman parte de una campaña que ya no está vigente, o que, por cualquier motivo, ya no interesa comercializar en el momento. Estos productos podrán rotularse como “discontinuos” u “obsoletos”, excluyéndose de los listados y búsquedas normales.

Los productos obsoletos podrán presentarse en las búsquedas y listados activando la configuración general 21. (Diversos – Configuraciones – Configuraciones Generales)

En sistemas con gran volumen de productos en estas circunstancias, tal vez no sea viable editar la ficha de cada uno y activar el campo “Discontinuo”.


En Movimientos – Movimientos de Stock - Operaciones con Productos - Marcar como „Obsoletos‟ podrá, de forma rápida, marcar los productos discontinuos basándose en la fecha de movimiento, stock o familia y proveedor al que están asociados.

Se presentará un asistente para marcar Productos como Obsoletos, los cuales podremos seleccionar utilizando diferentes criterios: por Fecha de última salida y/o por Fecha de última Entrada y/o por la Cantidad en Stock del artículo y/o Proveedor y/o Familia:

Asimismo, podremos seleccionar por los campos Extra de la ficha de artículos (carpeta Datos de la ficha del artículo):


Cuando los productos obsoletos lo sean de forma permanente y ya no interese conservarlos, podrán eliminarse por la opción Movimientos - Movimientos en Stock - Operaciones con Productos - Borrar Productos Obsoletos.

En este caso, se solicitará un producto para sustituir los eliminados en los documentos y listados donde aparecen. El producto a sustituir debe estar dado de alta en el Mantenimiento de Productos.


2. MODIFICACIÓN DE IMPUESTOS

La modificación de impuestos de productos implica, además de la definición del nuevo impuesto, el recálculo de precios, por lo que es un proceso lento y minucioso. Además, este tipo de modificaciones podrá tener que producirse en un corto espacio de tiempo. Ejemplo de eso son las modificaciones de IVA impuestas por el Estado. En Diversos – Utilidades – Modificación de Impuestos de Productos está disponible la rutina para modificar los impuestos asociados a los productos, que calcula automáticamente los respectivos precios.


Se visualizará la pantalla siguiente:

Impuesto a modificar: agrupación de impuestos a modificar Nuevo impuesto: nueva agrupación de impuestos a asignar a los productos Precio de coste a mantener: precio de coste que se mantendrá (con o sin impuestos), realizándose el recálculo correspondiente Precio de venta a mantener: precio de venta que se mantendrá (con o sin impuestos), realizándose el recálculo correspondiente Al pulsar el botón Siguiente, se presentará la pantalla para definir, caso interese, las reglas de redondeo a aplicar a los precios recalculados:

Finalmente, se presentará la pantalla para definir el momento en que se ejecutará el proceso:


Ejecución inmediata o podemos definir una fecha para que se ejecute el proceso de forma automática.

3. MODIFICACION DE PRECIOS

La modificación de precios de productos en masa es un proceso bastante común y que, debido a su lentitud, muchas veces resulta imposible de ejecutar en tiempo útil. Existen diversas rutinas de actualización de precios que podrán ser una herramienta útil y valiosa en este proceso.

3.1. Actualización automática de Precios Esta opción realiza la modificación de precios a partir de los precios actuales, precios de coste modificados, precios temporales o margen fijo


Acceder a la opción a través de - Movimientos - Movimientos en Stock - Operaciones con Productos - Actualización Automática de Precios.

Se visualizará la pantalla siguiente del asistente de modificación de precios:

Con Base en los precios de venta actuales Seleccionando el criterio Modificar Precios de Venta Base podrá definir un porcentaje a aplicar a los precios actuales para calcular los nuevos precios.

Modificación efectuada por familia de productos o proveedor.


Con Base en el precio de coste modificado Aplicando el margen definido para la familia de productos o manteniendo el margen anterior, podrán recalcularse los precios de venta a partir de las modificaciones de precio de coste. Para ello deberá ejecutar la rutina de actualización automática de precios seleccionando el criterio Modificar Precios c/Base precio coste modificado. Con base en los precios temporales A veces, no es viable modificar los precios de inmediato. Existen clientes en el establecimiento, precios en las estanterías, etc. En este caso podrá ejecutarse todo el proceso de actualización de precios guardándolos temporalmente.

Posteriormente, en cualquier momento, podrán actualizarse los precios en las fichas de los productos seleccionando el criterio Modificar Precios con base en los precios temporales. Con base en el margen fijo El criterio Modificar Precios con base en el margen fijo permite actualizar los precios de venta basándose en el precio de coste, aplicando el margen de referencia definida para el producto.


3.2. Modificación de Precios por Documento La actualización de precios de venta podrá realizarse directamente en el momento de grabar un Documento de Compra que cambie el precio de coste de un artículo. Para ello, el documento de compra debe tener asignado en la Tabla de Documentos, “Actualiza Precio Coste Último”. Asimismo, debe estar activada la Configuración General 57 “Al grabar nuevos documentos de compra que actualizan precio de coste ultimo, muestra pantalla de alteración de precios”. Asimismo, podemos acceder a la opción desde Movimientos – Movimientos de Stock – Operaciones con productos. - Modificación de Precios por Documento

O bien, directamente desde la barra de comandos.

Se visualizará la pantalla de Modificación de Precios:


Documento: identificación del documento de compra analizado Proveedor: proveedor mencionado en el documento analizado Precios con o sin Impuestos Incluidos: análisis sobre los precios con o sin impuestos incluidos Referencia: identificación del producto Descripción: descripción del producto L.Precio: línea de precio (Tarifa de precio) Talla: identificación de la talla del producto registrada en el documento (si se trabaja con Tallas y Colores) Prop 1: propiedad 1 asociada al producto (si se trabaja con Propiedades)


Prop 2: propiedad 2 asociada al producto (si se trabaja con Propiedades) Prop 3: propiedad 3 asociada al producto (si se trabaja con Propiedades) Anterior: precio de coste anterior del producto (el precio de la ficha de artículos, importe con/sin impuestos incluidos, dependiendo de lo seleccionado en pantalla) Documento: precio de coste indicado en el documento analizado % Var: porcentaje de variación del precio de coste del documento respecto al precio de coste actual % Var = [(Documento/Anterior) – 1)]*100 Actual: precio de venta actual del producto (el de la ficha de artículo) % Actual: margen actual del producto respecto al precio de coste del documento, teniendo en cuenta el Tipo de Margen definido (Margen Fuerte o Margen Débil).

Si Margen Fuerte: % Actual = [(Precio Venta Actual – Precio Coste Documento) / Precio Venta Actual]*100

Si Margen Débil: % Actual = [(Precio Venta Actual – Precio Coste Documento) / Precio Coste Documento]* 100 Nuevo: nuevo precio de venta sugerido aplicando el margen fijo definido en el campo siguiente (%Nuevo) % Nuevo: margen fijo del producto Ign: ignorar la modificación de precios para el producto Para facilitar el análisis se utilizarán colores para identificar los productos:

Grabar Precios en tabla temporal: Marcando esta opción, los precios modificados se grabarán en una tabla temporal, sin afectar a los precios de la ficha de artículo. Posteriormente, mediante la opción Movimientos - Movimientos en Stock - Operaciones con Productos - Actualización Automática de Precios, podrá actualizar los precios en la ficha del artículo.


4. TRAZABILIDAD

La trazabilidad es un concepto muy usado en el control de calidad, ya que permite conocer el recorrido trazado por un producto, desde su origen, pasando por el proceso de producción/fabricación, identificando el respectivo lote. En Movimientos - Movimientos de Stock – Trazabilidad puede analizarse todo el trayecto de un producto desde la entrada en stock hasta su salida, permitiendo identificar las materias primas que lo componen y su origen.



Refª: producto analizado Fecha inicial/fecha final: intervalo de fechas de los movimientos a analizar Proveedor: identificación del proveedor cuyos documentos pretende analizar Cliente: identificación del cliente cuyos documentos pretende analizar Almacén: identificación del almacén cuyos documentos pretende analizar Ordenar Por: orden de presentación de los movimientos – por documento o por fecha


UTILIDADES

1. IMPRESIÓN DE ETIQUETAS

Además de la impresión de etiquetas directamente desde la ficha de productos, está disponible en Diversos - Utilidades - Imprimir Etiquetas - Productos, una rutina de emisión de etiquetas. Con ella, podrá imprimir en serie etiquetas de múltiples referencias, basándose diversos criterios.


1.1. Con base en los detalles del documento

Impresión de etiquetas a partir de los documentos emitidos.

Tipo: tipo de documento que servirá de base para imprimir las etiquetas (Compra, Venta, Stock) Documento: documento Serie: serie de los documentos Del número al número: intervalo de numeración de documentos Nº de veces a imprimir cada etiqueta: puede seleccionar entre un nº fijo de etiquetas a imprimir para cada referencia o nº de etiquetas variable, según la cantidad indicada en la línea del documento (impresión de acuerdo con la cantidad “movida” del producto). Orden de impresión: orden de emisión de las etiquetas (por nº de documento, por la línea del documento, por código de referencia, por descripción de la referencia). Al pulsar el botón Siguiente, se presentará la pantalla que se muestra a seguir, donde se visualizará la relación de artículos que cumplen la selección indicada. Podrá Añadir nuevas referencias o Borrar alguna de la lista, pulsando los botones respectivos. Asimismo, podrá seleccionar el formato de etiqueta y previsualizarlas, antes de Imprimirlas mediante el botón Imprimir.


1.2. Con base en los movimientos de stock Impresión de etiquetas basada en los registros en stock.

Del movimiento al movimiento: intervalo de numeración de registros a considerar en la impresión de etiquetas Nº de veces a imprimir cada etiqueta: puede seleccionar entre un nº fijo de etiquetas a imprimir para cada referencia o nº de etiquetas variable, según la cantidad indicada en la línea del documento (impresión de acuerdo con la cantidad “movida” del producto).


Orden de impresión: orden de emisión de las etiquetas (por nº de documento, por la línea del documento, por código de referencia, por descripción de la referencia). Al pulsar el botón Siguiente, se presentará la pantalla que se muestra a seguir, donde se visualizará la relación de artículos que cumplen la selección indicada. Podrá Añadir nuevas referencias o Borrar alguna de la lista, pulsando los botones respectivos. Asimismo, podrá seleccionar el formato de etiqueta y previsualizarlas, antes de Imprimirlas mediante el botón Imprimir.

1.3. Productos con precios modificados en un intervalo de fechas Impresión de etiquetas basada en la modificación de precios.


Precio modificado: identificación del precio modificado, a partir del que se imprimirán las etiquetas Fecha inicial/fecha final: intervalo de fechas para seleccionar las modificaciones de precios Hora inicial/Hora final: intervalo de horas para seleccionar las modificaciones de precios Nº de veces a imprimir cada etiqueta: puede seleccionar entre un nº fijo de etiquetas a imprimir para cada referencia o nº de etiquetas variable, según la cantidad indicada en la línea del documento (impresión de acuerdo con la cantidad “movida” del producto). Al pulsar el botón Siguiente, se presentará la pantalla que se muestra a seguir, donde se visualizará la relación de artículos que cumplen la selección indicada. Podrá Añadir nuevas referencias o Borrar alguna de la lista, pulsando los botones respectivos. Asimismo, podrá seleccionar el formato de etiqueta y previsualizarlas, antes de Imprimirlas mediante el botón Imprimir.

1.4. Productos creados en un intervalo de fechas

Impresión de etiquetas basada en la fecha de creación de los productos.


Fecha inicial/fecha final: intervalo de fechas consideradas para identificar los productos creados Hora inicial/Hora final: intervalo de horas consideradas para identificar los productos creados Nº de veces a imprimir cada etiqueta: puede seleccionar entre un nº fijo de etiquetas a imprimir para cada referencia o nº de etiquetas variable, según la cantidad indicada en la línea del documento (impresión de acuerdo con la cantidad “movida” del producto). Al pulsar el botón Siguiente, se presentará la pantalla que se muestra a seguir, donde se visualizará la relación de artículos que cumplen la selección indicada. Podrá Añadir nuevas referencias o Borrar alguna de la lista, pulsando los botones respectivos. Asimismo, podrá seleccionar el formato de etiqueta y previsualizarlas, antes de Imprimirlas mediante el botón Imprimir.


1.5. Con base en las existencias en stock

Impresión de etiquetas basada en el stock de productos.

Existencias en el almacén: identificación del almacén a partir de cuyo stock se imprimirán las etiquetas Clasificados en la familia: identificación de la familia para seleccionar los productos cuyas etiquetas se imprimirán Clasificados en el proveedor: identificación del proveedor para seleccionar los productos cuyas etiquetas se imprimirán Nº de veces a imprimir cada etiqueta: puede seleccionar entre un nº fijo de etiquetas a imprimir para cada referencia o nº de etiquetas variable, según la cantidad indicada en la línea del documento (impresión de acuerdo con la cantidad “movida” del producto). Al pulsar el botón Siguiente, se presentará la pantalla que se muestra a seguir, donde se visualizará la relación de artículos que cumplen la selección indicada. Podrá Añadir nuevas referencias o Borrar alguna de la lista, pulsando los botones respectivos. Asimismo, podrá seleccionar el formato de etiqueta y previsualizarlas, antes de Imprimirlas mediante el botón Imprimir.


1.6. Precios temporales Impresión de etiquetas a partir de los precios temporales de los productos.

Para ampliar la información sobre esta función consulte el apartado Modificación de Precios.


Fecha inicial/fecha final: intervalo de fechas consideradas para identificar los productos cuyos precios temporales se han guardado Hora inicial/Hora final: intervalo de horas consideradas para identificar los productos cuyos precios temporales se han guardado Nº de veces a imprimir cada etiqueta: puede seleccionar entre un nº fijo de etiquetas a imprimir para cada referencia o nº de etiquetas variable, según la cantidad indicada en la línea del documento (impresión de acuerdo con la cantidad “movida” del producto). Al pulsar el botón Siguiente, se presentará la pantalla que se muestra a seguir, donde se visualizará la relación de artículos que cumplen la selección indicada. Podrá Añadir nuevas referencias o Borrar alguna de la lista, pulsando los botones respectivos. Asimismo, podrá seleccionar el formato de etiqueta y previsualizarlas, antes de Imprimirlas mediante el botón Imprimir.

1.7. Con base en las planificaciones de descuentos/ofertas por artículo Impresión de etiquetas a partir de las planificaciones de descuentos y ofertas de productos. .


Fecha inicial/fecha final: intervalo de fechas para identificar las planificaciones de descuentos y ofertas de productos Nº de veces a imprimir cada etiqueta: puede seleccionar entre un nº fijo de etiquetas a imprimir para cada referencia o nº de etiquetas variable, según la cantidad indicada en la línea del documento (impresión de acuerdo con la cantidad “movida” del producto). Al pulsar el botón Siguiente, se presentará la pantalla que se muestra a seguir, donde se visualizará la relación de artículos que cumplen la selección indicada. Podrá Añadir nuevas referencias o Borrar alguna de la lista, pulsando los botones respectivos. Asimismo, podrá seleccionar el formato de etiqueta y previsualizarlas, antes de Imprimirlas mediante el botón Imprimir.


1.8. Ningún criterio Impresión de etiquetas por selección manual. Si no se sigue ningún criterio automático para seleccionar productos, el usuario deberá definir para qué artículos se imprimirán etiquetas. Pulsando el botón Añadir, se podrán insertar las referencias deseadas.

2. AGENDA

En Diversos – Utilidades – Agenda por usuario podrá disponer de una útil agenda para anotar las diversas tareas, definiendo alertas para avisar de los compromisos más importantes.


El usuario podrá predefinir el horario mostrado. Para ampliar la información sobre este ajuste lea Parámetros Básicos – Front Office.


Aquí podrán anotarse los compromisos de cada usuario y/o vendedor

Nuevo: creación de nuevo compromiso Modificar: editar compromiso para modificar Borrar: eliminar compromiso Imprimir: impresión de la agenda Rótulo: añadir rótulo a un compromiso – importante, vacaciones, cumpleaños, personal, etc. Actualizar datos: actualizar información de la agenda

General: visualización de todos los compromisos Usuario: visualización de los compromisos de los usuarios Vendedor: visualización de los compromisos de los vendedores


Hoy: posicionamiento en el día actual Día: visualización por día Semana de trabajo: visualización por semana Semana: visualización por semana Mes: visualización por mes Día anterior: posicionamiento en el día siguiente Día siguiente: posicionamiento en el día anterior

Además del botón Nuevo compromiso, podrá definir una Nueva tarea seleccionando el día y hora en cuestión y haciendo clic con el botón derecho del ratón.

Asunto: breve descripción del compromiso Localización: donde tendrá lugar el compromiso Rótulo: anotación de compromiso – importante, personal, cumpleaños… Hora inicio/Hora fin: horario do compromiso Todo el día: compromiso con duración de un día Privado: compromiso privado


Reunión: compromiso de tipo reunión Mostrar como: visualización Campo desplegable entidad: identificación del usuario o vendedor Aviso: activación de alerta

definición de la periodicidad y características del compromiso

3. CALCULADORA

En Diversos – Utilidades – Calculadora está disponible una calculadora. También podrá acceder mediante la barra de comandos.


Una particularidad de esta calculadora es la suma y deducción de IVA – botones +[IVA] y –[IVA] La tasa de IVA considerada en estas operaciones dependerá de la configuración de impuestos para los productos.

4. GENERADOR DE CONTRASEÑAS

En sistemas donde el punto de venta está distante y sólo el administrador es responsable de introducir la contraseña, la mera codificación de contraseña para algunas teclas y funciones tal vez no sea posible. El generador de contraseñas permite, en estos casos, un control eficaz. Para poder generar contraseñas aleatorias, es necesario activar la configuración general nº 52 En el TPV pide contraseña aleatoria, cuando la función o botón esté configurado con contraseña


Al ejecutar determinada función que esté codificada con contraseña (por ejemplo, porque así se haya definido en Configuración de Puestos / Diversos / Contraseñas para menús del TPV), se presentará una pantalla con una clave y solo nos dejará continuar cuando le indiquemos la contraseña.

La generación de la contraseña se hará mediante la opción Diversos – Usuarios – Generador de contraseñas.


En la pantalla del generador de contraseñas, se indicará la clave de la pantalla anterior.

Al pulsar el botón Generar, se generará la contraseña.

Esta será la contraseña a indicar en la pantalla de petición de contraseña:


Las contraseñas se gestionan aleatoriamente por lo que para ejecutar de nuevo la misma función tendrá que solicitarse una nueva contraseña.

5. ENVÍO DE MENSAJES

El envío de mensajes entre usuarios del sistema o vendedores registrados muchas veces resulta útil, ya que permite eliminar los tradicionales "post-it” con recados. En Diversos – Utilidades – Mensajes para el usuario está disponible una utilidad para enviar mensajes.


Enviar Redacción de mensajes.

A la izquierda se muestra la barra de opciones: Escribir nuevo mensaje Enviar mensaje

Asunto: asunto del mensaje Mensaje a enviar: texto del mensaje Enviar a: lista de usuarios y vendedores disponibles para enviar el mensaje

Recibidos Lista de mensajes recibidos


A la izquierda se muestra la barra de opciones: Recibir mensajes Seleccionar todos los mensajes para eliminar Borrar mensaje seleccionado

De: quien ha enviado el mensaje Asunto: asunto del mensaje Fecha: fecha de envío del mensaje Hora: hora de envío del mensaje Enviados Lista de mensajes enviados.


Seleccionar todos los mensajes para eliminar Borrar mensaje seleccionado Para: a quien se ha enviado el mensaje Asunto: asunto del mensaje Fecha: fecha de envío del mensaje Hora: hora de envío del mensaje

6. RELLENAR PAGARÉS

En Diversos – Utilidades – Rellenar pagarés está disponible una utilidad para rellenar pagarés.


Pague por este cheque: importe del cheque Fecha del cheque: fecha del cheque Local de emisión: lugar de emisión del cheque Beneficiario: entidad a la que se destina el cheque


COMISIONES DE VENDEDORES

Cálculo de las comisiones de los vendedores basado en sus ventas. También podrá atribuir comisiones a un vendedor a partir de las ventas de otros vendedores.

1. PARAMETRIZACIÓN DE LAS COMISIONES

1.1. Documentos

Sólo se aplicarán comisiones en relación a documentos configurados para ello – campo Comisiones, en Diversos - Configuraciones - Configuraciones de Puestos - Comportamiento

El comportamiento en el cálculo de las comisiones – sumar o restar – dependerá de la configuración del documento con respecto al Mapa de Ventas (Diversos – Configuraciones – Configuraciones de Documentos – Tablas de Documentos).


1.2. Vendedores En el cálculo de las comisiones se considerarán los vendedores que estén dentro de los parámetros de las planificaciones de comisión vigente.

1.3. Planificación de comisiones Las comisiones se configuran en Tablas – Vendedores – Planificación de Comisiones.


1.3.1. Regla de aplicación La regla de aplicación de la comisión permite definir la forma en que se aplicarán las comisiones, pudiendo elegir una de las siguientes opciones:

Simple: se usará un único criterio para calcular la comisión, pudiendo elegir entre Familias, Artículos, Grupo de Vendedor o Grupo de Cliente. Compuesta: para calcular la comisión se usarán criterios combinados, pudiendo definir uno de los siguientes tipos: Grupo de Vendedor/Familia, Grupo de Vendedor/Artículo, Grupo de Cliente/Familia o Grupo de Cliente/Artículo.

Los grupos de vendedor y grupos de cliente se crean en Tablas – Vendedores – Grupos de Vendedores y Tablas – Clientes – Grupos de Clientes, respectivamente.

Deberá tener en cuenta el peso aplicado a cada una de las reglas, es decir, de izquierda a derecha y de arriba a abajo, los campos tienen un peso de 1 a 8, siendo el último [Grupo de Cliente/Artículo] la regla con mayor peso, por lo tanto prioritaria en la aplicación de las comisiones.

Tenemos una Familia X y un Artículo Y Se crea una regla para la Familia X donde una venta tendrá una comisión del 20% (precio=100 €, Comisión=20 €). Se crea una regla para el Artículo Y donde una venta tendrá una comisión del 10% (precio=100 €, Comisión=10 €).

P: ¿Cuál es la comisión a asignar al vendedor del Artículo Y de la Familia X? R: La comisión asignada será del 10%, porque la regla Artículo tiene mayor “peso” que Familias.

Dependiendo de la regla de aplicación elegida (Simple o Compuesta) y del criterio (Familias, Artículos, etc.), el cuadro de definición de importes para calcular la planificación variará. Seleccionando, por ejemplo, el criterio simple Artículos, deberá definir en el cuadro los productos implicados en el cálculo de la comisión.


Según el ejemplo de la imagen siguiente, al vender el producto Teclado o Monitor, se concederá una comisión del 10%.

Optando por una planificación compuesta basada en el grupo de vendedores y artículo comercializado, podríamos definir:


En la planificación de descuentos presentada en la imagen anterior, al haber usado el criterio compuesto de Grupo de Vendedores/Artículo, es necesario definir el grupo de Vendedor y los artículos implicados en la comisión, en este caso el grupo de vendedores 10 y 11 y el artículo 201105, además del grupo de vendedores 10 y el artículo 201127.

1.3.2. Niveles de Comisiones Una vez seleccionada la regla de aplicación, podrá definir los niveles aplicados a las comisiones. No utiliza: Seleccionando esta opción estará indicando al sistema que no pretende utilizar niveles para el cálculo, aplicándose en este caso la comisión definida en el campo Comisión.

Cantidad: Esta opción indicará al sistema que el cálculo de comisiones se realizará teniendo en cuenta las cantidades movidas.

Valor sin imp.: En caso de seleccionar esta opción, las comisiones se calcularán de acuerdo con el precio unitario sin impuesto del artículo.


Valor con imp.: En caso de que pretenda calcular las comisiones teniendo en cuenta el precio unitario con impuesto del producto deberá seleccionar esta opción.

Para los niveles Cantidad, Valor sin imp. y Valor con imp., deberá configurar cada uno de los niveles definiendo los siguientes datos:

Ventas hasta En este campo deberá definir:

La cantidad máxima del producto a la que se aplicará la comisión, en caso de utilizar el nivel Cantidad El importe sin impuesto máximo al que se aplicará la comisión, si se elige el nivel Valor sin imp. El importe con impuesto máximo al que se aplicará la comisión, si se elige el nivel Valor con imp.

Comisiones (%) Porcentaje a aplicar en el cálculo de la comisión a asignar al vendedor.

1.3.3. Validez

Activando la opción Válido en, estará indicando al sistema que la planificación tiene validez, es decir, mediante el intervalo de fechas aquí definido, se aplicará o no la comisión. Así, si pretende restringir a un determinado período, deberá informar la fecha de inicio y la fecha de fin de la planificación.


1.3.4. Criterio de Escalado

Si opta por una planificación de comisiones por niveles (de cantidad o importe) podrá seleccionar uno de los criterios:

por cada línea: los niveles definidos se analizarán/aplicarán línea a línea del documento por cada documento: los niveles definidos se analizarán/aplicarán a todo el documento por el período procesado: los niveles definidos se analizarán/aplicarán según el intervalo de tiempo definido en el procesamiento, considerándose todos los documentos de ese intervalo

Siguiendo la planificación anteriormente descrita por cantidad ( y suponiendo que los documentos se emiten para Grupo 10 de Vendedores) … FAC nº 1 con 3 líneas del artículo Reloj ROLEX con cantidad 5 en cada una.


FAC nº 2 con 1 línea del artículo Reloj ROLEX con cantidad 5.

P: ¿Cuál es la comisión asignada? R (si por cada línea):

FAC nº 1 y FAC nº 2 – aplicará un 1% de comisión en cada línea, ya que están en el 1er nivel (hasta 10 unidades - 1%) R (si por cada documento): FAC nº1 – aplicará un 3%, ya que sumará las líneas de artículo del documento , devolviendo la cantidad 15, incluyéndose en el 2º nivel de comisión. Para la FAC nº 2 – aplicará un 1%, una vez que 5 unidades se engloban en el 1er nivel de comisión definida. R (si se hace por período procesado): FAC nº 1 y nº 2 – se aplicará un 3%, ya que los dos documentos suman 20 unidades y esta cantidad se engloba en el 2º nivel (hasta 20 unidades - 3%).

1.3.5. Cálculo de comisión

La comisión podrá calcularse a partir del precio neto (importe neto) o del beneficio. Es decir, al calcular el porcentaje de comisión a asignar según la planificación definida, se tomará como base el importe neto o el beneficio de la venta (Importe Venta - Importe Coste).

También podrá optar por deducir los descuentos aplicados en la venta en la comisión del vendedor, para ello, active “Relacionado con el Dcto. Comercial”.

Considerando como ejemplo un vendedor que en la venta de 1000 € (s/impuesto) tiene una comisión del 2,5%. Si vende con un descuento del 2% en realidad su comisión sólo será del 0,5% (2,5%-2%=0,5%), lo que significa que recibirá 50 € (1000 €*0,5%=50 €).

En caso de que el descuento efectuado por el vendedor sea superior a su porcentaje de comisión, no se asignará comisión alguna.


1.4. Grupos de penalizaciones Según la fecha de vencimiento del documento, podrán definirse reglas de penalizaciones para las comisiones.


Tras crear las reglas de penalización, tendrá que asociarlas a los vendedores para tenerlas en cuenta al procesar la comisión.


Al procesar la comisión para el vendedor 1 se analizará la fecha de vencimiento del documento y, en caso de que hayan transcurrido más de15 días, la comisión sufrirá una penalización del 0,5%; en caso de que hayan transcurrido más de 30 días, sufrirá una penalización del 1%

De acuerdo con las planificaciones anteriormente descritas en que el vendedor tiene una comisión del 1% en la venta hasta 10 uni… FAC nº1, con fecha de vencimiento el día 01/08/2010, con 1 línea de 8 unidades del artículo Reloj ROLEX. Fecha de hoy: 20/08/2010. Como el documento ya está vencido desde hace más de 15 días (pero menos de 30 días), se aplicará la penalización del 0,5%. De este modo la comisión será (1% comisión – 0,5% penalización) = 0,5%

1.5. Configuración de Vendedores Después de crear las planificaciones de comisión y definir las reglas de penalización, tendrán que configurarse los vendedores para aplicar las respectivas comisiones – carpeta Comisiones de la ficha de vendedor. Esta pantalla se divide en dos “secciones”:


1.5.1. Comisión del vendedor

Grupo de vendedor: agrupación de vendedores - permite asociar planificaciones de comisión a diversos vendedores Descuento máximo: valor máximo de descuento que el vendedor puede efectuar en documentos Grupo de penalizaciones: penalización a la que está sujeto el vendedor en el procesamiento de las comisiones (según definido en tabla Grupos de Penalizaciones) Pago de comisiones (Venta/Liquidación): porcentaje de comisión a asignar en la emisión de la venta y/o liquidación del documento (la suma de ambos deberá ser el 100%).

Si se paga el 100% de la comisión en la liquidación, sólo se aplicará la comisión cuando se pague el documento – el documento debe estar configurado para registrar en Caja y debe estar finalizado, (no a crédito ni con emisión de recibo).

Los grupos de vendedor se crean en Tablas – Vendedores – Grupos de Vendedores.

1.5.2. Comisión sobre otros vendedores

Recibe comisión sobre las ventas de los siguientes vendedores: identificación de los vendedores sobre los cuales tendrá comisión y respectivo porcentaje


La comisión incide sobre (el valor de la comisión calculada/el valor de las ventas): importe base para calcular las comisiones sobre otros vendedores, importe de comisión de los vendedores o importe neto de los documentos

Suponiendo que el Vendedor 3, que pertenece al Grupo de Jefes de Venta, recibe comisión del Vendedor 1. El vendedor 1 realiza una venta de Importe Neto 1000 €, obteniendo una comisión de 50 €. P: ¿Cuál es la comisión del vendedor 3 (del Grupo Jefes de Venta) sobre la venta realizada por el Vendedor 1? R (la comisión incide sobre el importe de la comisión calculada): 5 €, o sea, 10% de 50€

R (la comisión incide sobre el importe de las ventas): 100 €, o sea 10% de 1000 €

Para tener comisión sobre otros vendedores, el vendedor deberá tener asociado un grupo.

Un vendedor sólo podrá tener comisiones sobre vendedores de nivel (grupo) inferior). En caso de asociar un vendedor de grupo igual o superior al suyo, aparecerá el mensaje.


Suponiendo que un vendedor B recibe comisión de un vendedor A. Si intentamos cambiar A y asignarle un grupo de vendedor superior al que tiene asignado el vendedor B, aparecerá el mensaje:

2. PROCESAMIENTO DE LAS COMISIONES

El procesamiento de comisiones se realiza en Movimientos – Movimientos de Cuentas Corrientes – Vendedores – Procesamiento de Comisiones

Una vez definido el intervalo de fechas para el procesamiento, haga clic en Procesar. Se generarán las líneas relativas a las comisiones de los vendedores englobados en este período y que respeten las planificaciones de comisión creadas.


Para que el importe de la comisión se registre en la respectiva c/c, haga clic en el botón Grabar.

Si después de guardar las comisiones se modifica el documento que las originó, en el próximo procesamiento de comisiones se lanzará el importe de comisión relativo a la diferencia – positivo o negativo- según la modificación efectuada. Sucederá lo mismo en caso de que se modifique la planificación de comisión, modificándose en consecuencia el porcentaje de comisión asignada al vendedor.

Al Grabar los datos, se presentará el mensaje:


Si no existieran comisiones para el período indicado, presentaría el siguiente mensaje:

3. PAGO DE LAS COMISIONES A LOS VENDEDORES

Después de procesar y grabar las comisiones, podrá pagarse a los vendedores – Movimientos – Movimientos de Cuentas Corrientes – Vendedores – Pagos a Vendedores.

Indique el Vendedor para visualizar los documentos pendientes de liquidar. Seleccione los documentos a liquidar – documentos que dieron origen a las comisiones que pretende pagar – y finalice el documento.


Para la selección, pulsar sobre el registro (que quedará marcado con el check ) e indicar el importe a pagar.

Para finalizar, pulse el icono Finalizar e indique las condiciones de pago del documento.


PROPIEDADES

1. ¿QUÉ SON LAS PROPIEDADES?

Frente a las necesidades y exigencias del mercado, la identificación del producto a través de una o varias claves (Propiedades) se ha convertido en una realidad y un requisito actual en las diversas áreas de negocio, sobre todo en el sector del comercio de productos alimentarios para identificar el lote de productos, así como en el sector de las tecnologías, principalmente en la informática, para identificar los números de serie, entre otros, obteniendo así un mayor control de los productos y disfrutando al mismo tiempo de más información. Esta función también incluye otros segmentos de mercado, como el sector de las zapaterías y boutiques, donde es necesario identificar un tercer valor además del tradicional color y talla (tablas asociadas). Las propiedades son valores o gamas que se asocian a los productos, es información adicional que necesita ser registrada e identificada en los productos, siempre que la legislación obligue a ello o simplemente por representar una plusvalía para la gestión del negocio. Para facilitar la comprensión deberá entenderse Propiedad como cualquier información / valor / clave que se pretenda indicar en uno o varios productos, como por ejemplo, un lote, un número de serie, un IMEI, un color, una talla, un calibre, etc. Las propiedades pueden asociarse/indicarse en el momento de la compra/entrada de stock, en el momento de la venta/salida de stock, o en ambos casos, pudiendo cada propiedad solicitar un máximo de tres claves y dos campos de tipo fecha (caducidad y producción).

También debemos destacar que cada producto puede tener un máximo de tres propiedades.

2. CONFIGURACIÓN DE LAS PROPIEDADES

2.1. Activación

La opción Propiedades se activa desde el menú Diversos – Configuraciones – Parámetros


En el apartado Parámetros – Áreas Funcionales

Una vez efectuada esta activación, en Tablas – Productos aparece una nueva opción, titulada Propiedades, que le permitirá configurar las propiedades.


2.2. Tabla de Documentos Seleccionando la opción Pide Propiedades, presente en la ficha de cada uno de los documentos en Diversos – Configuraciones – Configuración de Documentos – Tabla de Documentos, indicará al sistema que el documento en cuestión solicitará la introducción de propiedades.

Deberá recordar que si el documento procesa stock (en Diversos – Configuraciones – Configuración de Documentos – Tabla de Documentos - <Documento> - pestaña Descriptivos campo Existencia del producto, con Entrada o Salida seleccionada), al desactivar la opción Pide Propiedades podrá crear incoherencias en el stock, apareciendo el siguiente mensaje de aviso:


A pesar de lo expuesto, está configuración podrá ser útil para clientes que distribuyen productos con propiedades asociadas, pero que poseen puntos de venta en los que no pretenden gestionar stocks por propiedad.


2.3. Creación de Propiedades


Los atributos de cada propiedad se determinan con su configuración, por lo que el usuario deberá tener en cuenta en el momento de su creación el comportamiento deseado para cada propiedad.

En la creación de cualquier tipo de propiedad, deberá identificar la siguiente información: Código: código que identifica la propiedad y que se asociará posteriormente al producto. Cada propiedad debe tener obligatoriamente un código diferente, que no podrá modificarse posteriormente Descripción: designación de la propiedad que facilitará su identificación Podrá modificarse posteriormente Literal para clave: este campo, que es obligatorio introducir, identifica la clave principal de la propiedad que se presentará como descripción del campo que aparecerá al comprar y vender el producto.

El usuario puede definir el tipo de datos que acepta, concretamente datos del tipo Alfanumérico, Numérico y Fecha. Es posible editar la información insertada, tras la grabación, únicamente en lo que respecta a la descripción del campo, el tipo no es editable tras la grabación.

Usa tabla asociada: activando esta opción la carpeta Tabla quedará activa, permitiendo indicar al sistema que la propiedad en cuestión contendrá valores predefinidos que deberán usarse en el movimiento.

La opción Usa tabla asociada sólo está disponible para claves definidas como Alfanuméricas.

La activación de la opción Usa tabla asociada impedirá usar los campos adicionales – 2ª clave y 3ª clave. Tampoco será posible definir el Tipo de Control usado, solicitándose la inserción de las propiedades tanto en la entrada como en la salida de stock.

Pide 2ª clave / Pide 3ª clave: campos adicionales que permitirán introducir información adicional además de la propiedad principal

Para identificar un teléfono móvil, por ejemplo, además de la identificación única – IMEI – podrá usarse el número de tarjeta y/o el número de serie del equipo.

No se podrá definir la 2ª y 3ª claves para propiedades con tablas asociadas.

Al contrario del campo “Literal para clave”, que es la clave principal y un campo índice, en estos campos no existe el control de la información insertada (ya que no son campos índices). Tanto el campo “Pide 2ª clave” como “Pide 3ª clave” son solamente campos adicionales e informativos.


Tipo de control: cuando se pedirá la propiedad: solo en la Entrada, solo en la Salida, en Entradas y Salidas.

Este campo no está disponible para propiedades con tablas asociadas. Cuando existen tablas asociadas, la aplicación asigna automáticamente el tipo de control Entrada y Salida, es decir, las propiedades se solicitarán tanto en la entrada como en la salida de stock.

Sólo en la entrada: sólo se piden las propiedades en la compra/entrada en stock del producto.

En el caso de las carnicerías que venden al público, los productos con lotes deberán tener asociadas propiedades con este tipo de control ya que, en el momento de la entrada en stock de la carne es necesario registrar el número de lote, pero en la venta al público esa información no es de registro obligatorio.

Sólo en la salida: las propiedades del producto sólo se solicitan en la venta/salida de stock.

Imagine una empresa que monta máquinas a medida para cliente. Si esa empresa pretende identificar unívocamente el producto final, podrá crear una propiedad de tipo número de identificación de serie que sólo se definirá en la venta del producto.

Entrada y salida: las propiedades se solicitan en la compra y en la venta, así como en los documentos que originen movimiento de stock.

Una empresa de distribución de fruta, por ejemplo, que deberá identificar el lote de producto tanto en la compra como en la venta, deberá seleccionar este tipo de control.

Permite varias cantidades: una de las características de las propiedades es la posibilidad de definir el comportamiento en cuanto a las cantidades, es decir, es posible definir si en la compra o venta (entrada o salida de stock), determinada propiedad se mueve individualmente o en conjunto. La activación de esta opción indica que será posible mover la propiedad con cantidad diferente de uno.

Esta opción es aplicable tanto en la compra como en la venta (entrada/salida de stock).

Por ejemplo, al crear una propiedad para solicitar el lote de yogures, la opción Permite varias cantidades deberá estar activada para poder comprar y vender más de una unidad de yogur del mismo lote. Por el contrario, al crear una propiedad que solicite el número de serie de un teléfono móvil, como el número de serie es único, la opción Permite varias cantidades no podrá estar activa, garantizando así que no se podrá comprar o vender más de una unidad del producto teléfono móvil con el mismo número de serie.


Sólo para las ventas, será posible definir la forma en que se realizará la salida de las propiedades:

Salida Individual: deberá indicarse la propiedad en la venta

Útil en la gestión de productos alimentarios (por ejemplo yogures), en que puede ser necesaria la información del lote del artículo en caso de devoluciones o reclamaciones por parte del cliente.

Salida automática FIFO: la aplicación determina cuál es la propiedad a vender de forma automática, saliendo de la propiedad más antigua, es decir, la propiedad cuya fecha de stock sea más antigua.

El criterio FIFO aquí aplicado se basa en la fecha de stock y no en la fecha de emisión del documento de compra.

En los documentos de stock que originan salidas de existencias, aunque la propiedad esté configurada como Salida automática FIFO, siempre se pedirá la

propiedad

Fecha de caducidad: seleccionando esta opción estará indicando al sistema que la propiedad tiene fecha de caducidad, por lo que siempre se pedirá esta información en la compra/venta de stock de esa propiedad. Una vez se active este tipo de control, se presentará siempre en la compra, existiendo tres opciones de control en lo que se refiere a la venta:

No controla caducidad: en la venta/salida de stock se ignora la fecha de caducidad, pudiendo completar la venta independientemente de la fecha de caducidad de la propiedad. Controla, emite aviso: en caso de que la fecha de caducidad de la propiedad sea inferior a la fecha de stock de la venta o de la salida de stock, se presenta un mensaje de aviso al usuario. A pesar de ello, permitirá registrar el producto.

Controla, inhibe movimiento: en la venta/salida de stock, en caso de que la propiedad seleccionada contenga una fecha de caducidad inferior a la fecha de stock, aparece un mensaje de aviso y no se permitirá registrar el producto


Fecha de producción: esta opción permite indicar al sistema que determinada propiedad obliga a introducir la fecha de producción tanto en la compra, venta, entrada o salida de stock.

2.3.1. Propiedades sin Tablas asociadas Casilla de verificación “Usa tabla asociada” no activada

Sin tablas asociadas permitirá definir el Tipo de Control, que puede ser:

Entrada y Salida

Las propiedades se solicitan tanto en la Entrada del producto en Stock, como en la salida.


Sólo en la Salida

Las propiedades se solicitan únicamente en la Salida del producto en Stock.

Sólo en la Entrada

Las propiedades se solicitan únicamente en la Entrada del producto en Stock.

2.3.2. Propiedades con Tablas Asociadas Tal como hemos dicho anteriormente, al marcar la opción Usa tabla asociada, la carpeta Tabla de la ficha de propiedades quedará activa, indicando al sistema que la propiedad en cuestión usa una tabla asociada que contendrá los valores predefinidos para el movimiento. Con tablas asociadas no se permite definir el Tipo de Control, solicitándose las propiedades tanto en la compra como en la venta del producto.

Tras marcar la casilla de verificación “Usa tabla asociada”, se activa la carpeta “Tabla”. Los valores predefinidos que la propiedad podrá contener deberán definirse en esta carpeta, usando para ello los siguientes botones:

Para añadir un nuevo registro a la tabla, mostrándose la siguiente pantalla:


Después de informar el Código y pulsar el botón “Grabar”, si tenemos activada la casilla de verificación “Mantener abierta”, la ventana de Propiedades de Productos se mantendrá para indicar nuevos valores. En caso contrario, esta ventana Propiedades de Productos se cerrará.

para editar un registro existente

para borrar un registro Los valores predefinidos se mostrarán en su orden de creación, por lo que podrá usar los

botones y para modificar el orden del listado.

2.4. Asociación de Propiedades a Productos La asociación de las propiedades al producto es un proceso bastante sencillo. Se pueden indicar como máximo tres propiedades por producto. En un principio, podrá pensarse que en el día a día no tendrá mucho sentido indicar las tres propiedades, pero vamos a comprobar que para algunos segmentos de mercado será bastante útil, enriqueciendo todavía más este módulo.


Una vez creadas las propiedades, podrá asociarlas a los respectivos productos abriendo la ficha de producto e informando el área Propiedades. Después de indicar la Prop. 1, quedará activa automáticamente la Prop. 2 para que pueda informarla y una vez completada, se activará la Prop. 3.

Será posible asociar propiedades en todos los tipos de productos, excepto para los que ya tienen configurados tallas y colores, es decir, artículos cuya carpeta T./Color contiene valores.


2.4.1. Precios por Propiedad La opción Precio, únicamente disponible para propiedades con tablas asociadas, permitirá definir, para cada uno de los valores predefinidos, el precio con y sin impuestos para cada una de las líneas de precio. Si quisiéramos asociar diferentes precios según la propiedad, debemos marcar la casilla de verificación “Precio”.

Podrán definirse precios diferentes para cada uno de los valores indicados en la tabla o sólo para algunos. Para los valores que no tengan el precio definido en la carpeta Precio, se aplicarán los precios de la carpeta Datos de la ficha de producto.


Existiendo el producto POMOS con la propiedad POMO asociada, que a su vez tiene la opción Usa tabla asociada activa, para identificar el tamaño de los pomos. Se han creado los siguientes registros en la pestaña Tabla de la propiedad POMO: 288 mm, 448 mm, 544 mm, 800 mm, 1120 mm y 1440 mm.


Están definidos, en la pestaña Datos de la ficha del producto POMOS, los siguientes precios de venta:

Importe s/Impuestos Importe c/Impuestos

P. Venta (1) 5,23 6,17

P. Venta (2) 6,54 7,72

En la pestaña Precios de la ficha del producto POMOS se han definido los siguientes precios para algunos de los tamaños:

Importe

s/Impuestos

Importe

c/Impuestos

Importe

s/Impuestos

Importe

c/Impuestos

P. Venta (1) 6,12 7,22 6,36 7,5

P. Venta (2) 7,12 8,4 7,35 8,67

1120 mm 1.440 mm

Teniendo en cuenta que el precio de venta definido para el documento / cliente es el Precio de Venta 1, al elegir la medida 1120 mm se lanzará el precio sin impuestos de 6,12 ya que está definido un precio especial para esa medida. En caso de elegir el tamaño 288 mm para lanzar en el documento de venta, una vez que no existe ninguna excepción de precio para este tamaño, se considerará el precio de venta definido en la pestaña Datos de la ficha del producto, es decir, se lanzará el precio sin impuestos de 5,23.

En caso de existir un producto con más de una propiedad, también será posible definir los precios para la combinación de las diversas variables.

Por ejemplo un sostén donde, para cada combinación COLOR/TALLA/COPA, el precio de venta es diferente, deberá crear las 3 propiedades COLOR, TALLA y COPA, marcando en cada una de ellas la opción Usa tabla asociada y definiendo, en la pestaña Tabla de la propiedad, los diversos valores que la propiedad podrá asumir. Como ejemplo, para el Color:


A continuación, en el producto SOSTÉN asocie las 3 propiedades anteriormente creadas y marque la opción Precios.


En la pestaña Precios de la ficha del producto SOSTÉN indique los precios para cada una de las combinaciones COLOR/TALLA/COPA.


2.4.2. Notas a Considerar

Varias propiedades con tipos de control diferentes asociadas a un mismo producto En caso de que un producto posea dos propiedades asociadas: una en que el Tipo de Control es Sólo en la Entrada y otra cuyo Tipo de Control es Sólo en la Salida, se solicitarán ambas propiedades tanto en la compra (entrada de stock) como en la venta (salida de stock).

Modificar/añadir/borrar propiedades de productos En caso de que pretenda asociar propiedades a productos que nunca las han tenido, sólo tendrá que acceder a la respectiva ficha de producto y realizar la asociación. Sin embargo, si pretende modificar, añadir o borrar propiedades de productos que ya tenían propiedades asociadas, pero que nunca han sido movidos, deberá pulsar las teclas Ctrl y Shift y hacer clic con el ratón en el área de Propiedades para que los Campos Prop. 1, Prop. 2 y Prop. 3 sean editables, permitiendo así modificar, añadir o borrar propiedades.

No se puede asociar una nueva propiedad a un producto que ya haya sido movido con propiedades, asimismo, no se pueden eliminar propiedades de productos que ya han sido movidos con propiedades.

Modificación de precios por propiedad La modificación de precios por propiedad (precios existentes en la pestaña Precios de la ficha del producto) es posible en cualquier momento, pudiendo modificar o eliminar los precios existentes, así como añadir nuevos precios.

Asociación de propiedades a productos con color y talla No se podrá asociar propiedades a productos con color y talla, es decir, artículos cuya pestaña T./Color contiene valores. Todos los restantes tipos de producto (Normal, Servicio, Edición, Compuesto/Conjunto, Compuesto/Fabricado, Interés y Portes) podrán contener propiedades.

2.5. Asociación de Propiedades a Familias

En las familias de productos podrá indicar, en la pestaña Otros datos, las propiedades de los productos pertenecientes a esa familia. Así, en la creación del producto, al indicar la familia, se heredarán automáticamente las propiedades definidas para ésta, pudiendo en cambio modificarse.

Sólo se pueden asociar propiedades a familias de tipo Producto.


En todo momento es posible modificar, añadir y/o borrar propiedades en las fichas de las familias.

2.6. Ejemplos de Propiedades

En este punto se presentarán ejemplos de propiedades, todos con características diferentes, desde propiedades para ferretería, pasando por el sector del comercio de productos alimentarios y el sector de la producción de ropa, terminando por el sector de las telecomunicaciones. EJEMPLO 1

Una ferretería, concretamente pomos de puertas, con medidas propias, es decir, existen modelos/tamaños predefinidos en milímetros (mm).

Como esta propiedad debe contener valores fijos que identifican el tamaño del pomo, en la creación de la propiedad deberá activar la opción Usa tabla asociada y, en la carpeta Tabla deberá indicar los respectivos tamaños de los pomos.


También se pretende que sea posible comprar/vender varias cantidades de cada tamaño (el cliente puede necesitar varios pomos con la medida 544 mm), por lo que se deberá activar la opción Permite varias cantidades. Ya que sólo en la venta será posible saber, mediante las especificaciones del cliente, cuáles son las medidas de los pomos deseados, también se va a elegir la opción Salida Individual para que el usuario indique las medidas de los pomos y no que se lo sugiera la aplicación.


EJEMPLO 2

Empresa de distribución de fruta que necesita indicar el lote del producto tanto en la compra como en la venta.

En el caso de esta empresa, como es necesario indicar el lote de producto tanto en la compra (o entrada de stock) como en la venta (o salida de stock), en la creación de la propiedad se deberá elegir la opción Entrada y Salida en el campo Tipo de control. También se pretende que los productos asociados a esta propiedad puedan venderse en varias cantidades y automáticamente, para comenzar la venta por los productos más antiguos, registrar en la pantalla de venta el lote más antiguo. Para que estos supuestos surtan efecto, deberá activar la opción Permite varias cantidades e indicar Salida automática FIFO.


EJEMPLO 3

Café que sólo necesita dar entrada a los lotes de café.

En el caso del café, que en la compra (o entrada de stock) de café necesitan registrar los respectivos lotes, pero no en la venta, deberán configurar en el Tipo de control de la propiedad creada, la opción Sólo en la Entrada. Como podrán comprarse varios sacos de café pertenecientes al mismo lote, también deberá activar la opción Permite varias cantidades.

EJEMPLO 4

Área de servicio en la que se pretende indicar, para la compra y venta de los sandwiches, la fecha de caducidad y producción de los mismos, no siendo posible vender el producto fuera de la fecha de caducidad.

Como deberá controlarse en la compra (o entrada de stock) y en la venta (o salida de stock) de los sándwiches la respectiva fecha de caducidad, en el campo Tipo de control de la propiedad, debemos seleccionar la opción Entrada y Salida y la opción Fecha de caducidad deberá estar activa. Asimismo, deberá seleccionar conjuntamente la opción Controla, inhibe movimiento, para que no sea posible vender sándwiches caducados. Como también se pretende saber cuál es la fecha de producción de los sándwiches, la opción Fecha de producción debe estar seleccionada para que se solicite su introducción en la compra (o entrada de stock) de los sándwiches.


Por último, como podrán comprarse varios sándwiches pertenecientes al mismo lote, la opción Permite varias cantidades deberá estar marcada, debiendo activar también la opción Salida Individual para que en la venta el usuario pueda seleccionar el lote de sándwiches a mover.

Debemos decir que en cualquier caso la fecha de producción y la fecha de caducidad sólo se indican en la compra o entrada de stock, informándose automáticamente en la venta o salida de stock después de indicar el lote en cuestión.

EJEMPLO 5

Una modista que hace ropa y que pretende indicar un número para cada prenda de ropa vendida.

En este ejemplo, para la ropa producida manualmente por la modista se deberá indicar, en la venta/salida de stock, un número por prenda, por lo que deberá estar seleccionada la opción Sólo en la salida en el campo Tipo de Control. Como cada pieza de ropa deberá tener un número único, la opción Permite varias cantidades no deberá estar marcada, garantizando así que no será posible vender o dar salida de stock a dos prendas de ropa con el mismo número.


EJEMPLO 6

Una tienda de móviles en la que se pretende identificar, tanto en la compra como en la venta, el número de serie, el IMEI y el número de móvil (tarjeta).

Para que se solicite, en la compra y venta (entrada y salida de stock), el número de serie, el IMEI y el número de móvil, deberá elegir la opción Entrada y Salida en el campo Tipo de control e indicar los diversos elementos que identificarán el móvil, sobre todo el número de serie (campo Literal para Clave), el IMEI (campo Pide 2º clave), y el Número de móvil (campo Pide 2ª Clave). Como cada teléfono móvil posee registros únicos (ya que el número de serie es único para cada móvil) la opción Permite varias cantidades deberá estar inactiva, indicando Salida Individual, ya que se pretende que en la venta/salida de stock sea el usuario quien indique la información del móvil.


En la venta/salida de stock, al indicar cualquiera de las claves de producto (por ejemplo IMEI), la aplicación informará automáticamente los restantes valores de la propiedad (Número de serie y Número de móvil)

3. COMPRA DE ARTÍCULOS CON PROPIEDADES

El funcionamiento de la aplicación descrita a continuación tiene en cuenta que no han sido modificadas las configuraciones predeterminadas de los documentos de compra, es decir, todos los documentos de compra tienen la opción Pide Propiedades activa (Diversos – Configuraciones – Configuración de Documentos – Tabla de Documentos).

Como ya hemos dicho, en la compra de artículos cuya propiedad asociada tiene en el campo Tipo de control la opción Sólo en la Entrada o Entrada y salida, será necesario introducir el valor para la propiedad al validar la línea en el documento de compra.

En la demostración del funcionamiento de compras de producto con propiedades, se utilizarán algunos ejemplos citados en el apartado anterior

Conviene indicar que, en la compra, las propiedades se solicitan al final de validar la línea, al contrario de las ventas.

3.1. Ejemplos Aprovechando el ejemplo 1 del Pomo de Puerta, producto con propiedades con tabla asociada, entraremos una línea en un documento de compra para 5 unidades.


EJEMPLO 1 - POMOS DE PUERTA Usando el producto POMO VESFER citado en el Ejemplo 1, cuya propiedad definida en su ficha tiene una tabla asociada que contiene las medidas predefinidas de los pomos, realizaremos una compra de 5 unidades.

Al confirmar la línea de producto de compra se abrirá la pantalla de propiedades y podremos acceder a la tabla asociada, para detallar las cantidades (en nuestro ejemplo, las cantidades para cada medida de pomo; cómo se reparten las 5 unidades que estamos indicando en la línea). Se visualizará la siguiente información: Referencia y descripción del producto. Almacén de entrada del producto. Cantidad ya movida y cantidad esperada, siendo esta última igual a la cantidad lanzada en la línea del documento de compra. Literal para la clave definida en la creación de la ficha de la propiedad. Cantidad a mover para la propiedad.

Podrá utilizar el botón o la tecla F12 para consultar la lista de valores asociados a la

propiedad y los botones y para, respectivamente, añadir o mover la línea.


Una situación a tener en cuenta, es el campo “Cantidad” que se asignará a cada línea de detalle. En este ejemplo, podemos indicar más de una unidad para cada medida porque en la propiedad POMO hemos indicado “Permite varias cantidades”. Para indicar las cantidades, después de informar una medida, indicaremos la cantidad correspondiente a la misma.


Sin embargo, el total de las cantidades incluidas en la pantalla Propiedades de Productos nunca podrá ser superior a la cantidad movida en la línea del documento de compra, mostrándose un mensaje de aviso que impedirá registrar la línea en esos casos.

Tras confirmar los datos introducidos, (botón OK de la ventana de las propiedades), los valores se presentan en el documento. En la rejilla de movimientos del documento de compra se visualizará una línea por cada uno de los valores de la propiedad y respectiva cantidad movida.

EJEMPLO 3 - LOTES DE CAFÉ Utilizamos ahora el Ejemplo 3, en que se describe la creación de una propiedad para registrar lotes de café.


Antes de nada, es importante subrayar que en la compra de las propiedades no se pueden introducir dos líneas con el mismo valor de propiedad. Tomando como ejemplo los lotes de café, si se lanzan 2 unidades del lote A123, al intentar lanzar 3 unidades más del mismo lote, aparecerá el siguiente mensaje:

Debemos decir que, como la opción Permite varias cantidades está activa, es posible introducir varias cantidades para el mismo lote, es decir, podrán existir varios sacos de café pertenecientes al mismo lote.

Como en este ejemplo la propiedad no tiene tabla asociada, no aparecerá el botón de acceso a la ventana de búsqueda y selección, por lo que deberá introducir los valores de las propiedades manualmente.

Después de introducir todos los valores en la pantalla de Propiedades de Productos, al hacer clic en el botón OK, la rejilla de movimientos del documento de compra contendrá una línea por cada uno de los lotes y la respectiva cantidad.


EJEMPLO 4 - LOTE DE SANDWICHES Pasando ahora al Ejemplo 4, que utiliza las propiedades para tratar lotes de sándwiches, también se pretende que, además de indicar la fecha de producción, no sea posible vender un producto caducado.

La introducción de esta propiedad es muy similar a lo descrito, aunque contiene dos campos adicionales: Fecha Caducidad: este campo permite introducir la fecha de caducidad del lote.

Teniendo en cuenta que en la propiedad SANDWICH se ha seleccionado la opción Controla, Inhibe movimiento, la fecha de caducidad nunca puede ser inferior a la fecha de stock (campo Ent. Mercancía de la pantalla del Documento).

Fecha Producción: este campo, meramente informativo, permite introducir la fecha de producción. EJEMPLO 6 - TEEFONOS MÓVILES Para terminar la explicación del registro de compras usando propiedades, se utilizará el Ejemplo 6, donde se pretende identificar en la compra, venta, entrada y salida de stock de móviles, el número de serie del equipo, el IMEI y el número de móvil (tarjeta). Al contrario de lo que sucede con las restantes propiedades descritas anteriormente, y como el número de serie es único, esta propiedad no permite varias cantidades (la opción Permite varias cantidades no está marcada), por lo que el campo Cantidad está inactivo permitiendo mover sólo 1 unidad por cada propiedad (Nº serie/IMEI/Nº móvil).


En caso de que intente lanzar una propiedad ya existente en la pantalla Propiedad de Productos se mostrará el siguiente mensaje que impedirá que existan 2 móviles con el mismo número de serie:

El control del número de serie también se efectúa al crear un nuevo documento y si se lanza un número de serie ya movido, se mostrará el siguiente mensaje:


El movimiento del mismo número de serie solo será posible si el stock de esa propiedad está a 0 (cero).

Imaginemos que determinado móvil con el número de serie 123, el IMEI 321 y el número de móvil 939999999 fue comprado y posteriormente vendido. Más tarde el cliente compra otro móvil y disfruta de un descuento por devolución, entregando así el móvil adquirido la primera vez. En este caso, como el stock de la propiedad Nº serie está a 0 (cero), es posible registrar la entrada en stock del móvil con el número de serie 123.

3.2. Crear Documento sin indicar las propiedades En caso de que el documento a crear no procese stock (en Diversos – Configuraciones – Configuración de Documentos – Tabla de Documentos - <Documento> - carpeta Descriptivos el campo Existencia del producto debe tener la opción Ninguno seleccionada) y la opción Pide Propiedades se encuentre activa - como es el caso del pedido -, podrá optar por no introducir los valores para la propiedad.


Para ello, cuando en el documento se presente la pantalla Propiedades de Productos, bastará hacer clic en OK (sin indica propiedades) para que el producto se lance sin valores para la propiedad.

En la creación de una nota de pedido a proveedores, por ejemplo, cuando se piden 10 cajas de lechuga, no se conocen los lotes de las mismas, entonces el producto debe registrarse sin esta información.

Posteriormente, en la conversión del documento, si el documento destino procesa stocks y la opción Pide Propiedades está activa, aparece la ventana Propiedades de Productos para que el usuario introduzca los respectivos valores para las propiedades.

Siguiendo el mismo ejemplo del pedido de las 10 cajas de lechuga, al convertir la nota de pedido en factura, a través del botón Convertir presente en la barra de Opciones del documento de compra, se mostrará la pantalla de Propiedades de Productos para introducir los respectivos lotes para las cajas de lechuga.


3.3. Notas a Considerar

Opción Pide propiedades del documento Para cualquier documento es posible activar / desactivar el pedido de propiedades, marcando o desmarcando, para el documento en cuestión, la opción Pide Propiedades presente en Diversos - Configuraciones – Configuración de Documentos.

Deberá recordar que si el documento procesa stock (en Diversos – Configuraciones – Configuración de Documentos – Tabla de Documentos - <Documento> - carpeta Descriptivos -campo Existencia del producto, tiene la opción Entrada o Salida seleccionada), al desactivar la opción Pide Propiedades

podrá crear incoherencias en el stock, apareciendo el siguiente mensaje de aviso:


Los valores de las propiedades se introducen siempre en mayúsculas Todos los valores de las propiedades (lote, nº de serie, talla, etc.) introducidos en la ventana de Propiedades de Productos, a pesar de ser introducidos con letras minúsculas pasan siempre a mayúsculas.

Tecleando “Lote123/a” para identificar un lote por ejemplo, el registro se efectuará como “LOTE123/A.

Informar todos los campos de las propiedades Para todos los documentos de compra que procesen el stock (en Diversos – Configuraciones – Configuración de Documentos – Tabla de Documentos - <Documento> - carpeta Descriptivos -campo Existencia del producto, tiene la opción Entrada o Salida seleccionada) los campos configurados en las propiedades (Literal para clave, Pedir 2ª Clave y Pedir 3ª Clave) son de cumplimentación obligatoria.

Al indicar un valor para uno de los campos (por ejemplo, Literal para clave), obligatoriamente deberá informar los restantes (Pedir 2ª Clave o Pedir 3ª Clave).

Para todos los documentos que no procesen stock, podrá optar por no indicar ningún valor para las propiedades.

Asumir la fecha del sistema operativo en las propiedades con fecha de caducidad y fecha de producción

En caso de que pretenda que Sage Retail informe automáticamente la fecha de caducidad y/o la fecha de producción usando la fecha del sistema operativo, deberá pulsar F3 cuando el cursor se encuentre en uno de esos campos.

Varias propiedades con fecha de caducidad / fecha de producción asociadas al mismo producto

Siempre que existan dos o más propiedades que usan fecha de caducidad o fecha de producción y que estén asociadas al mismo producto, en la pantalla de Propiedades de productos sólo aparecerá un campo para la fecha de caducidad y un campo para la fecha de producción, asumiéndose en cada una de las propiedades la misma fecha de caducidad y la misma fecha de producción introducidas en los respectivos campos.


3.4. Atribución Automática de valores

Pensando también en el usuario, este módulo pone a disposición un automatismo para la atribución de valores, (lotes, nº serie, etc.) a los campos Literal para Clave, Pedir 2ª Clave y Pedir 3ª Clave. Considerando por ejemplo una empresa de distribución de fruta que pretende atribuir lotes a 10 cajas de lechuga, cuyo lote deberá comenzar por LT y luego un número secuencial. En la pantalla de Propiedades de Productos, deberá colocar LT01* en el campo LOTE (Literal para Clave) indicando en el campo Cantidad el valor 1, es decir, la cantidad que deberá contener cada lote.

El asterisco, indicado en el campo LOTE incrementará el número secuencial definido que se encuentra después de la sigla LT, es decir, al último carácter (01) sumará uno más (02) y así

sucesivamente. De esta forma, al hacer clic en se crearán automáticamente los siguientes lotes:


En el ejemplo dado, se ha tenido cuidado de indicar, en el campo LOTE, LT01* y no LT* para que el incremento incidiese sólo sobre la parte numérica (01). En caso de que el asterisco vaya después de la T (LT*), la T se incrementa a U (formando el lote LU) ya que la U es la letra siguiente del alfabeto, luego la V y así sucesivamente. Al llegar a la letra Z, Sage Retail incrementa la letra colocada en la posición inmediatamente anterior (L), es decir, pasa a M, colocando en el lote MA, MB y así sucesivamente.

Si lo desea, también podrá atribuir automáticamente lotes usando una cantidad diferente de 1. Siguiendo el ejemplo de las lechugas, si se debe atribuir el mismo lote a 3 cajas, podrá colocar en el campo cantidad ese número de cajas, de esta forma los lotes generados serán de 3 unidades.


El procedimiento de asignación automática de valores, a pesar de haber sido descrito únicamente para el campo Literal para Clave, también se aplica a los campos Pedir 2ª Clave y Pedir 3ª Clave.

4. VENTA DE ARTÍCULOS CON PROPIEDADES

En los documentos de venta, cuya opción Pide Propiedades está activa (en Diversos – Configuraciones - Configuración de Documentos - <Documento>), sólo se pedirán las propiedades cuyo Tipo de Control está configurado como Sólo en la Salida o Entrada y Salida.

Al contrario de lo que sucede en las compras, en las ventas, las propiedades se piden después de introducir la referencia.


Otra diferencia destacada, en caso de que el Tipo de Control sea Entrada y salida, es el hecho de que en la ventana de Propiedades de Productos es posible acceder a la búsqueda y selección (a través de la lupa o de la tecla F12), para indicar el valor de la propiedad, apareciendo únicamente los valores de las propiedades en stock. De cualquier forma, si el usuario conoce los valores de las propiedades, podrá lanzarlos inmediatamente sin tener que recurrir a la búsqueda. Igual que en las compras, en los ejemplos del funcionamiento de ventas de productos con propiedades, se usarán algunos de los ejemplos citados en el apartado Ejemplos de Propiedades.

4.1. Ejemplos EJEMPLO 1 – POMOS DE PUERTA Utilizando de nuevo el ejemplo 1 del Pomo Vesfer - producto con propiedades con tabla asociada conteniendo los siguientes valores: 288 mm, 448 mm, 544 mm, 800 mm, 1120 mm y 1440 mm. A pesar de existir 6 medidas para los pomos, al lanzar el producto en un documento de venta, sólo se listarán las medidas existentes en el stock.

Como en el listado sólo se muestran los valores de las propiedades en stock, podrá plantearse la siguiente pregunta: ¿Los productos con propiedades pueden venderse sin stock?


Sí, los productos con propiedades pueden venderse sin stock bastando para ello que exista una entrada en stock del producto para la propiedad en cuestión (que haya tenido movimientos de stock anteriores, aunque en estos momentos no tenga existencias), conozca el valor de la propiedad a mover sin stock (evitando la búsqueda) y se verifique al menos una de las siguientes condiciones: El campo Controlar venta de cantidades por el Stock de los Parámetros de la aplicación tiene la opción Ninguno seleccionada. O, En el acceso a la aplicación, se ha usado un usuario con privilegios de Administrador (la opción Administrador está seleccionada para el usuario en cuestión en Diversos – Niveles de Acceso – Usuarios y Accesos). En el movimiento, en la pantalla de Propiedades de Productos no se mostrará la propiedad, pudiendo en cambio teclearse en la pantalla.

Siguiendo el ejemplo de los pomos, en caso de que el stock de la propiedad 800MM esté a 0 (cero) o fuera negativo, en la pantalla de búsqueda y selección, esa propiedad no aparecerá. En caso de que el usuario tenga privilegios de Administrador o esté seleccionada la opción Ninguno del campo Controlar venta de cantidades por el stock de los Parámetros de la aplicación, será posible lanzar esa propiedad en la pantalla apareciendo el stock correspondiente.


EJEMPLO 5 – PRENDAS DE ROPA

En este ejemplo, se atribuirá un número de pieza en la venta, por lo que el campo Tipo de control tiene la opción Sólo en la salida seleccionada.

Como hemos dicho al principio de este tema, la ventana de esta propiedad no presenta el botón de búsqueda, ya que la propiedad usada aquí se controla Sólo en la Salida.

Como deberá existir un único número para cada prenda de ropa en la propiedad asociada al producto, la opción Permitir varias cantidades está desactivada, por lo que al indicar un número de prenda ya movida en ese u otro documento, aparecerá el siguiente mensaje:

EJEMPLO 4 - LOTE DE SANDWICHES

Usando una vez más el Ejemplo 4, que utiliza las propiedades para tratar lotes de sándwiches, de modo similar a lo que sucede con todas las propiedades cuyo Tipo de control sea Entrada y

Salida, también en este ejemplo, recurriendo al botón , se listarán únicamente los lotes de sándwiches existentes en stock.


Cuando en la pantalla Propiedades de Productos se selecciona / teclea el lote de sándwiches, los campos Fecha de Caducidad y Fecha de Producción se informan automáticamente con las fechas introducidas para ese lote en la compra.

Como la propiedad asociada al producto controla la fecha de caducidad, inhibiendo el movimiento en caso de que la fecha de caducidad sea inferior a la fecha de stock, aparecerá un mensaje de aviso informando al usuario de que se ha superado la fecha de caducidad, no permitiéndose el movimiento del producto.


EJEMPLO 6 - TELÉFONOS MÓVILES

Para terminar la explicación del registro de ventas usando propiedades, se utilizará el Ejemplo 6, donde se pretende identificar, tanto en la compra como en la venta de móviles, el número de serie del equipamiento, el IMEI y el número de móvil. También en este caso y como el Tipo de control seleccionado para la propiedad es Entrada y

Salida, podrá usar el botón para consultar el stock existente por propiedad. En el lanzamiento, como esta propiedad tiene 3 claves – Nº serie, IMEI y Nº TLM – al indicar una de ellas, las restantes se informan automáticamente.

Ya que esta propiedad no permite varias cantidades, en caso de que intente lanzar, en el mismo u otro documento de venta, un número de serie ya movido, aparecerá el mensaje siguiente que impedirá mover el producto/propiedad:


4.2. Crear documento sin indicar las propiedades En caso de que el documento a crear no procese stock (en Diversos – Configuraciones – Configuración de Documentos – Tabla de Documentos - <Documento> - carpeta Descriptivos el campo Existencia del producto tiene la opción Ninguno seleccionada) y la opción Pide Propiedades se encuentre activa, como es el caso del pedido, podrá optar por no introducir los valores para la propiedad. Para ello, en la pantalla Propiedades de Productos bastará hacer clic en Cancelar para lanzar el producto sin valores para la propiedad.

En la creación de una nota de pedido de clientes, por ejemplo, cuando se piden 10 cajas de lechuga, no se conocen los lotes de las mismas, entonces el producto debe registrarse sin esta información.

Posteriormente, en la conversión del documento, si el documento destino procesa stocks y la opción Pide Propiedades está activa, aparece la ventana Propiedades de Productos para que el usuario introduzca los respectivos valores para las propiedades.

Siguiendo el mismo ejemplo del pedido de las 10 cajas de lechuga, al convertir la nota de pedido en factura, a través del botón Convertir presente en la barra de Opciones del documento de compra, se mostrará la pantalla de Propiedades de Productos para introducir los respectivos lotes para las cajas de lechuga.

4.3. Notas a considerar

Opción Pide propiedades del documento Para cualquier documento es posible activar / desactivar el pedido de propiedades, marcando o desmarcando, para el documento en cuestión, la opción Pide Propiedades presente en Diversos - Configuraciones – Configuración de Documentos.

Deberá recordar que si el documento procesa stock (en Diversos – Configuraciones – Configuración de Documentos – Tabla de Documentos - <Documento> - carpeta Descriptivos -campo Existencia del producto, tiene la opción Entrada o Salida seleccionada), al desactivar la opción Pide Propiedades

podrá crear incoherencias en el stock, apareciendo el siguiente mensaje de aviso:


Los valores de las propiedades se introducen siempre en mayúsculas Todos los valores de las propiedades (lote, nº de serie, talla, etc.) introducidos en la ventana de Propiedades de Productos, a pesar de ser introducidos con letras minúsculas pasan siempre a mayúsculas.

Tecleando “Lote123/a” para identificar un lote por ejemplo, el registro se efectuará como “LOTE123/A.

Informar todos los campos de las propiedades Para todos los documentos de venta que procesen el stock (en Diversos – Configuraciones – Configuración de Documentos – Tabla de Documentos - <Documento> - carpeta Descriptivos -campo Existencia del producto, tiene la opción Entrada o Salida seleccionada) los campos configurados en las propiedades (Literal para clave, Pedir 2ª Clave y Pedir 3ª Clave) son de cumplimentación obligatoria.

Al indicar un valor para uno de los campos (por ejemplo, Literal para clave), obligatoriamente deberá informar los restantes (Pedir 2ª Clave o Pedir 3ª Clave).

Para todos los documentos que no procesen stock, podrá optar por no indicar ningún valor para las propiedades.

Asumir la fecha del sistema operativo en las propiedades con fecha de caducidad y fecha de producción

Si se desea que Sage Retail informe automáticamente la fecha de caducidad y/o la fecha de producción usando la fecha del sistema operativo, deberá pulsar F3 cuando el cursor se encuentre en uno de esos campos.

Control de stock Todos los productos, a excepción de aquellos cuyas propiedades no permiten varias cantidades y/o cuyo Tipo de control sea Entrada y salida, pueden venderse sin stock, siempre que se efectúe al menos una de las siguientes configuraciones:

En Diversos – Configuraciones – Parámetros – pestaña Movimientos, el campo Controlar venta de cantidades por el stock tenga la opción Ninguno seleccionada En la ficha del producto, la opción Procesa Stock está inactiva.

5. COMPRAS Y VENTAS – CONVERSIÓN DE DOCUMENTOS

Los documentos pueden convertirse de 2 formas: A través del botón Convertir presente en la barra de Opciones de los documentos.


A través de la opción Conversión de Documentos presente en Movimientos - Movimientos de Compra y . Movimientos - Movimientos de Venta


5.1. Botón Convertir En cuanto a la conversión ejecutada en el propio documento de compra, posible a través del botón Convertir presente en la barra de Opciones, una vez seleccionados los productos a convertir y pulsando el botón (F10) Convertir, la aplicación tendrá el siguiente comportamiento: Si en el documento origen, al lanzar los productos, se han definido los valores de las propiedades, la línea se lanzará de inmediato.

Si en el momento del pedido de los pomos se definieron las medidas de los mismos, al crear la factura recurriendo a la conversión de documentos a través del botón Convertir, no se pedirá la introducción de las medidas de los pomos, recuperándose esa información de la nota de pedido.

Si ha optado por no indicar los valores de las propiedades en el documento origen, en la conversión aparecerá la pantalla Propiedades de Productos, permitiendo así introducir los respectivos valores de las propiedades.

Usando ahora como ejemplo las cajas de lechuga, como en la nota de pedido no se introdujeron los lotes de cada una de las cajas, en la conversión de la nota de pedido en factura aparecerá la pantalla Propiedades de Producto para introducir los lotes correspondientes.

5.2. Opción Conversión de Documentos presente en el menú de Movimientos A través de la opción Conversión de documentos, presente en Movimientos – Movimientos de Compra en el caso de las compras y en Movimientos – Movimientos de Venta en el caso de las ventas, no será posible la conversión de líneas de documentos cuyos valores de las propiedades no hayan sido definidos.


Por defecto, todas las líneas cuyas propiedades no tengan valores definidos estarán tachadas y al intentar seleccionar una de las líneas, aparecerá el mensaje siguiente:


5.3. Opción Satisfacer Documento La opción Satisfacer Documento, presente en la barra Extras de los documentos, le permite “cruzar” datos de forma automática, a partir del documento en curso en el que se lanzaron manualmente los productos, con todos los documentos pendientes de conversión. Sin embargo, en lo que se refiere a documentos que contienen propiedades, ese cruce será únicamente posible si, en ambos documentos (origen y destino), están definidos los mismos valores para las propiedades. En caso de que los valores de las propiedades del documento en curso no se correspondan totalmente con los valores introducidos en el documento origen, no existirá cruce entre las líneas de los documentos y, en consecuencia, no habrá conversión.

6. DOCUMENTOS DE STOCK

El método de control de los documentos con propiedades en los documentos de stock de entrada y salida es idéntico a los documentos de compra y venta respectivamente, englobándose los documentos Salida de Stock, Entrada de Stock, Transferencia de Stock y Stock Inicial. En cuanto a los documentos Recálculo y Regularización de Stock, al emitir una regularización de determinada propiedad de un producto, sólo se regularizará la existencia de esa propiedad manteniendo las existencias de las restantes propiedades inalteradas. En cuanto a los documentos de Fabricación y Transformación, estos utilizan el mismo método de control de los productos con propiedades, dependiendo del tipo de movimiento de stock que producen en las respectivas áreas de entrada y salida de stock. Sin embargo, existen excepciones a estos supuestos relativos a los productos con Salida automática FIFO, que se describirán a continuación: Productos cuya propiedad tenga la opción Salida automática FIFO, al crear un documento Salida de Stock, el usuario deberá indicar el valor de la propiedad a mover.

Al crear un documento de Salida de Stock, al mover el producto LECHUGA (cuya propiedad tiene la opción Salida automática FIFO seleccionada), deberá indicarse el lote a mover.

En el documento de stock Fabricación o Transformación, en caso de que la aplicación lance el producto automáticamente (asociado al compuesto) en el área Detalles de documento – Salidas de stock, se moverá la propiedad más antigua. Sin embargo, en caso de lanzamiento manual, se pedirá que se indique la propiedad a mover.


Imaginemos por ejemplo, que en la fabricación de sándwiches se usaba el producto LECHUGA. Teniendo en cuenta que previamente fue configurado el producto SANDWICH como Compuesto/Fabricado e indicado como componente el producto LECHUGA, al dar entrada de stock del producto SANDWICH, se lanzará el producto LECHUGA y se moverá el lote más antiguo.

NOTA: El documento de Fabricación contiene la opción Compone seleccionada en el campo Este documento tiene el siguiente comportamiento en el área Opciones de movimientos de stock en Diversos – Configuraciones – Configuración de Documentos – Tabla de Documentos – carpeta General.

El documento de Transformación contiene la opción Descompone seleccionada en el campo Este documento tiene el siguiente comportamiento en el área Opciones de movimientos de stock en Diversos – Configuraciones – Configuración de Documentos – Tabla de Documentos – carpeta General.


7. IMPRESIÓN

7.1. Impresión de Documentos con propiedades

En caso de que pretenda imprimir en el documento la información relativa a las propiedades, deberá modificar el diseño de los documentos de compra, venta y stock, incluyendo las variables listadas a continuación:

Estas variables están disponibles en la Lista de variables recorriendo la ramificación Campos – Cuerpo – Propiedades del Diseño de Documentos.


Cuerpo.Propiedades.Propiedad1.Descripción1: Campo Literal para Clave; Cuerpo.Propiedades.Propiedad2.Descripción2: Campo Literal de la 2ª Clave; Cuerpo.Propiedades.Propiedad1.Descripción3: Campo Literal de la 3ª Clave; Cuerpo.Propiedades.Propiedad1.Código: Código de la propiedad; Cuerpo.Propiedades.Propiedad1.Valor; Valor del campo Literal de la propiedad en el movimiento; Cuerpo.Propiedades.Propiedad1.Valor2: Valor de la 2ª Clave de la propiedad en el movimiento; Cuerpo.Propiedades.Propiedad1.Valor3: Valor de la 3ª Clave de la propiedad en el movimiento;


Teniendo en cuenta el ejemplo del móvil que utiliza la siguiente propiedad:

Se adquirió un móvil y se introdujeron los siguientes valores para las

propiedades: Nº Serie: 123, IMEI: 321, Nº TLM: 96999999. Se imprimirá la siguiente información en cada una de las variables:

□ Cuerpo.Propiedades.Propiedad1.Descripción1: Nº Serie: □ Cuerpo.Propiedades.Propiedad2.Descripción2: IMEI; □ Cuerpo.Propiedades.Propiedad1.Descripción3: Nª TLM; □ Cuerpo.Propiedades.Propiedad1.Código: NSERI; □ Cuerpo.Propiedades.Propiedad1.Valor; 123; □ Cuerpo.Propiedades.Propiedad1.Valor2: 321; □ Cuerpo.Propiedades.Propiedad1.Valor3: 969999999.

Las variables presentadas sólo se refieren a la primera propiedad asociada al producto, sin embargo, para la 2ª y 3ª propiedades las variables son similares, variando sólo el número de la propiedad, por ejemplo la descripción 1 será: Cuerpo.Propiedades.Propiedad2.Descripción1 y Cuerpo.Propiedades.Propiedad3.Descripción1.

Para propiedades que utilizan fecha de caducidad y/o de producción, podrá usar las siguientes variables:


Cuerpo.Propiedades.Fecha.UsaValidez: Utiliza o no Fecha de Caducidad; esta variable imprimirá True o False, conforme a la propiedad usada en la línea de movimiento obligue, o no, a introducir la fecha de caducidad Cuerpo.Propiedades.Fecha.Validez: Fecha introducida en el campo Fecha de Caducidad Cuerpo.Propiedades.Fecha.Producción: Fecha introducida en el campo Fecha de Producción.

7.2. Impresión de Etiquetas de Productos Para el diseño de etiquetas de productos podrá usar las siguientes variables, a disposición en la Lista de variables recorriendo la ruta Variables – Propiedades:


Cuerpo.Propiedades.Propiedad1.Código: Código de la propiedad Cuerpo.Propiedades.Propiedad1.Valor: Valor del campo Literal de la propiedad introducido en el movimiento Cuerpo.Propiedades.Propiedad1.Valor2: Valor de la 2ª Clave de la propiedad introducido en el movimiento; Cuerpo.Propiedades.Propiedad1.Valor3: Valor de la 3ª Clave de la propiedad introducido en el movimiento;

Éstas son las variables disponibles para la propiedad 1, para las propiedades 2 y 3 todas las variables son similares variando sólo el número de la propiedad, por ejemplo: Cuerpo.Propiedades.Propiedad2.Valor y Cuerpo.Propiedades.Propiedad3.Valor.

Para propiedades que utilizan fecha de caducidad y/o de producción, podrá usar las siguientes variables: Cuerpo.Propiedades.Fecha.UsaValidez: Utiliza o no Fecha de Caducidad; esta variable imprimirá True o False, conforme a la propiedad usada en la línea de movimiento obligue, o no, respectivamente a introducir la fecha de caducidad Cuerpo.Propiedades.Fecha.Caducidad: Fecha introducida en el campo Fecha de Caducidad Cuerpo.Propiedades.Fecha.Producción: Fecha introducida en el campo Fecha de Producción. Propiedades.Cantidad: cantidad de la propiedad, que dependerá del criterio seleccionado para imprimir las etiquetas

8. LISTADOS / CONSULTAS / INFORMES

8.1. Listado de productos con propiedades asociadas

En caso de que pretenda listar los productos con propiedades asociadas, podrá crear una nueva configuración en el listado normal de productos, añadiendo los campos relativos a las propiedades. Para ello siga estos pasos:

1º Acceda a Listados – Productos – Productos 2º Haga clic en Generar y a continuación, pulse el botón derecho del mouse y seleccione la opción Listados


3º En la pantalla que aparece mientras tanto, haga clic en el botón Nuevo listado,


Indique un nombre (por ejemplo “Productos Propiedades”), confirme (botón Confirmar) y luego haga clic en Seleccionar para mostrar el listado creado.

Vuelva a pulsar el botón derecho del mouse y seleccione la opción Filtrar por selección.

Introduzca el siguiente filtro:


Para terminar, haga clic en Añadir a la lista y luego en Localizar ahora. Posteriormente, en caso de que pretenda visualizar el listado de productos con propiedades, bastará seleccionar en la vista el listado creado (en el ejemplo dado, “Productos propiedades”).

8.2. Consulta de Stock en la ficha de producto

En la carpeta Stocks de la ficha del producto, podrá consultar las existencias por propiedades, bastando para ello seleccionar en el campo Existencia por la opción Propiedades.


8.3. Informes de Consultas de Stock por propiedades

8.3.1. Informes de Compras En Informes – Informes de Compras – Movimientos de Compras por propiedades, podrá obtener un listado con toda la información relativa a las líneas de los documentos de compra que incluyen productos con propiedades.

8.3.2. Informes de Ventas De igual forma, en Informes – Informes de Ventas – Movimientos de Ventas por propiedades, podrá obtener un listado con toda la información relativa a las líneas de los documentos de venta que incluyen productos con propiedades.

8.3.3. Informes de Stocks En Informes – Informes de Stock, encontrará varios informes que le permitirán obtener información variada sobre las propiedades de los productos, principalmente:


Propiedades por producto: donde podrá consultar las propiedades asociadas a cada producto, con información sobre la fecha de caducidad, fecha de producción, etc. Inventario de existencias por propiedad: para consultar las existencias de cada una de las propiedades Extracto por propiedad de producto: si pretende consultar las propiedades que han tenido movimiento de un determinado producto Estado por propiedad: este informe le permite obtener un listado del estado de propiedades, en el campo Tipo de Mapa podrá elegir una de las siguientes opciones: Todos: en este tipo de mapa se listarán todas las propiedades independientemente de su estado Agotado: se listarán todas las propiedades agotadas. Disponible: al seleccionar esta opción aparecerán todas las propiedades existentes en stock Caducado: este tipo de mapa le permite obtener un listado con la información de las propiedades cuya fecha de caducidad ha vencido teniendo en cuenta la fecha del sistema Propiedades caducadas: este informe le permite obtener un listado con la información de las propiedades cuya fecha de caducidad habrá vencido en la fecha definida para el listado.


ESTADO DE LOS DOCUMENTOS

1. ¿QUÉ ES?

El Estado de los Documentos consiste básicamente en su clasificación. Útil para la gestión de pedidos y proyectos, también podrá utilizarse en la gestión de trabajos de lavandería.

No está disponible en sistemas con GesFILIALES.

2. CONFIGURACIÓN DE LOS ESTADOS DE LOS DOCUMENTOS

2.1. Estados

Previamente deberán crearse los diversos estados posibles para los documentos mediante la opción Diversos – Configuraciones – Configuración de Documentos – Estados de Documento.


2.2. Transición de Estado

Después de crear los diferentes estados posibles, tendrá que definir el diagrama de flujo de transición de estados a través de la opción Diversos – Configuraciones – Configuración de Documentos – Transiciones de Estado de Documento.


Para diseñar un nuevo diagrama seleccione el documento deseado haciendo clic en el icono de

nuevo diagrama

A continuación arrastre los estados posicionándolos en el área de diseño…


También tendrá que configurar la transición de estados. Para ello, haga clic en el icono y proceda a unir los elementos. Además de colores diferentes, cada cuadro de estado podrá tener asociados restricciones a los documentos, sobre todo autorización de modificación y/o conversión. Asimismo, las flechas que identifican las transiciones de estado podrán presentar colores diferentes. Además, podrá definirse el grupo de usuarios que tienen autorización para modificar el estado en cuestión. Si lo desea, asocie acciones a los cambios de estado – envío de SMS al cliente, definición de comentario por parte del usuario…

Para formatear cada elemento del diagrama haga clic en el icono y seleccione el elemento a configurar.

Para configurar un conector de estados deberá hacer clic en la línea correspondiente.

En el cuadro de propiedades defina los colores, acciones, restricciones de los documentos y autorizaciones de usuarios.


Nota de pedido no aprobada no puede convertirse.


Paso de documento a estado “No aprobado” obliga a indicar un comentario por parte del usuario.

3. MOVIMIENTOS

El estado de los documentos podrá modificarse respetando el diagrama de flujo previamente establecido. Este análisis/modificación podrá efectuarse tanto en back office como en front office.

3.1. Back Office Acceda a Movimientos – Movimientos de Ventas (o Movimientos de Compras) – Estados de Documento. Aquí podrá definir el estado y el tipo de documento a analizar así como definir un intervalo de fechas. Si lo desea, indique el cliente (o intervalo de clientes).

Una vez definidos los criterios haga clic en Cargar para listar los documentos. Para modificar haga clic en el campo Estado y seleccione una de las opciones.


Se le pedirá que confirme la modificación efectuada. En caso de que la transición implique una operación, está comenzará automáticamente.

Siguiendo el ejemplo de la transición para el estado “No aprobado”… Una vez que han surgido problemas técnicos imprevistos, el Departamento Financiero ha retirado su aprobación al proyecto (Serie A - NP - 4), a la espera de nuevo estudio financiero. Por ello, al cambiar al estado “No aprobado” el usuario tiene que introducir un pequeño comentario justificativo de esta no aprobación.


3.2. Front Office

Para modificar el estado de los documentos en TPV ejecute la función CAMBIAESTADO (TRANSTATUSFLOW). El proceso de modificación es sencillo. Defina los criterios para el análisis y haga clic en Actualizar para listar los documentos.

Seleccione el documento a modificar de la lista y elija uno de los estados posibles. Para terminar haga clic en el botón Cambiar Estado.


Siguiendo el ejemplo de la transición para el estado “No aprobado”… Una vez analizada por el Dpto. Comercial, la NE 6 no es aprobada. Al cambiar al estado “No aprobado” el usuario tiene que introducir un pequeño comentario justificativo de esta no aprobación.

4. INFORMES

4.1. Estado de los documentos En cualquier momento podrá consultar los estados de los documentos a través de la opción Informes – Informes de Ventas (o Informes de Compras) - Estados de Documentos - Estados de Documentos.



4.2. Transiciones de Estado de los documentos

Además del estado actual de los documentos, podrá ser importante un análisis del historial de estados. Acceda a Informes – Informes de Ventas (o Informes de Compras) – Estados de Documentos – Transiciones de Estado de Documentos. Aquí podrá consultar los diversos cambios de estado que ha sufrido cada documento. El campo Estado Origen se refiere al estado inicial antes de la transición analizada, Nuevo Estado corresponde al estado al que ha pasado el documento. El estado actual se presenta en el campo Estado.

Para facilitar el análisis, podrá definir una agrupación por tipo y número de documento.


DISTRIBUCIÓN DE COSTES

1. ¿QUÉ ES?

La distribución de costes se refiere a la asociación de determinado documento a otros documentos, imputándose el importe al coste de los artículos registrados en los mismos. Se trata de una función útil cuando transporta la mercancía una empresa que no ha vendido los productos – empresas de transportes para entregar la mercancía – teniendo interés en imputar los costes de ese transporte a los artículos facturados en otro documento/empresa.

Esta función solamente está disponible para documentos de compra.

2. CONFIGURACIÓN DE LA DISTRIBUCIÓN DE COSTES

2.1. Documentos

La distribución de costes sólo se aplicará en documentos de compra, que además deben cumplir los siguientes requerimientos:

el documento debe estar configurado para actualizar stock (en Diversos – Configuraciones – Configuración de Documentos – Tabla de Documentos – carpeta Descriptivos – campo Existencia del Producto asignado con Entrada, además de Diversos – Configuraciones – Configuraciones de Puestos – Comportamiento – campo Stock activado)

y

el documento debe estar configurado para actualizar precio de coste último (en Diversos – Configuraciones – Configuración de Documentos – Tabla de Documentos – carpeta Descriptivos – campo Actualiza Precio de Coste Último activado

Esta función solamente está disponible para documentos de compra.


2.2. Productos Como la distribución de costes se refiere a una imputación al coste de los productos, sólo aquellos artículos configurados para procesar stock se verán afectados por la distribución.


Por ello, en Tablas – Productos – Productos - el campo Procesa Stock debe estar activado.

3. MOVIMIENTOS

Para efectuar la distribución de costes es necesario que estén dados de alta los documentos sobre los cuales incidirá la distribución de costes, así como el documento con los importes a distribuir. Edite el documento que contiene importes a distribuir. En la pestaña Extras de la barra de herramienta seleccione la opción Repartir Costes.

Previamente deberá grabar el documento para que la opción de distribución de costes esté activa


Se visualizará la pantalla siguiente:

El importe a distribuir será el importe neto


Haciendo clic en el botón se añadirá una línea en la tabla para que pueda entonces seleccionar los documentos sobre los que incidirá la distribución de costes.

En caso de que sólo seleccione un documento, el importe a distribuir incidirá en la totalidad (100%) de los artículos de ese documento, si se seleccionan varios documentos, deberá indicar el porcentaje a aplicar en cada uno de ellos, dando la suma 100%.


Al modificar el importe se actualizará automáticamente el porcentaje y viceversa.

Para poder continuar añadiendo documentos, la suma de los % anteriores indicados debe ser inferior a 100%.

Después de definir los documentos que contienen los artículos cuyo coste se verá afectado por esta distribución, confirme esta pantalla haciendo clic en el botón Finalizar. Luego grabe de nuevo el documento para efectuar así los recálculos/distribuciones de costes.


El reparto de los 3000 € de la Factura 6 (Importe Neto), lo hemos hecho asignando 2400 € a la Factura 2

La factura 2, antes del reparto tenía las siguientes características:


La distribución de costes será porcentual de acuerdo con el total neto línea a línea… Si distribuimos los 2400 € entre las líneas de la factura 2, le corresponde: En la línea 1, el total neto es de 5400 € , por lo que se imputarán 1751,35 € [(5400/7400)*2400)] a las Placas Base MHI3456.

Por ello, cada unidad se incrementará en 17,51€ (1751,35€ / 100 unidades de la línea)

En la línea 2, el total neto es de 2000 € , por lo que se imputarán 648,64 € [(2000/7400)*2400)] a los Convertidores APE2415.

Por ello, cada unidad se incrementará en 6,49€ (648,64€/ 100 unidades de la línea). El precio de coste último (sin impuestos) de los artículos (que quedará reflejado en su ficha), será: Placa Base MHI3456 - 54€ (antes del reparto) + 17,51€ (del reparto) = 71,51€


Convertidor APE2415 - 20€ (antes del reparto) + 6,49€ (del reparto) = 26,49€

4. INFORMES

En la opción Informes – Informes de Stock – Listado de Movimientos de Stock - campo Valor O. Costes podrá consultar los valores imputados a los productos por la distribución de costes .



TICKETS DE REEMBOLSO / TICKETS REGALO

1. ¿QUÉ ES?

El Ticket de Reembolso es un documento usado para cambiar artículos. Se suele usar en el comercio minorista y será una buena ayuda para gestionar los habituales cambios de productos en situaciones de “¡No me sirve! ¿No tiene otra talla?”, “¿No me gusta, lo puedo cambiar por otro?”... El Ticket Regalo es un documento que podrá usar como regalo, sin discernir artículos, y que garantizará una amplia libertad de elección a quien lo recibe. Estos tickets regalo también podrán ser emitidos por una empresa descontándose en determinadas tiendas que pertenezcan a la firma emisora. En este ámbito se incluyen el ticket restaurante – Euroticket y Ticket Restaurant.

2. CONFIGURACIÓN DE LOS TICKETS DE REEMBOLSO

2.1. Documento

Compruebe que el documento TRE-TICKET DE REEMBOLSO consta en la base de datos – Diversos – Configuraciones – Configuración de Documentos – Tabla de Documentos.

El documento TRE-TICKET DE REEMBOLSO ya consta en la base de datos estándar creada por la aplicación Sage Retail. En caso de que lo haya eliminado deberá crearlo respetando los ajustes predeterminados.

Aunque sea un documento de venta, el ticket de reembolso deberá tener un comportamiento contrario a la habitual venta en tienda, tanto en términos de mapa de IVA y mapa de ventas, como en lo relativo al mapa recapitulativo. Es decir, se considerará como una salida. No deberá afectar a la caja ni a las cuentas corrientes. En cuanto al stock, como se usará para cambiar productos tendrá que dar entrada en stock al artículo devuelto. De este modo, deberá considerarse como una entrada en cuanto a la existencia y cantidad disponible del artículo.



Una de las características importantes será el hecho de poder usarse como forma de pago – Origen a reembolso – debiendo definirse su límite de uso – Válido por X días.

2.2. Forma de Pago Al activar el indicador Origen a reembolso el documento estará disponible para ser usado como pago. Entonces deberá existir una forma de pago de tipo Vale, aplicada a los Cobros, que use el ticket de reembolso...


El modo de pago Ticket de Reembolso ya consta en la base de datos creada por la aplicación Sage Retail. En caso de que lo haya eliminado deberá crearlo respetando los ajustes predeterminados.

Para facilitar la identificación del ticket de reembolso en el momento de su descuento podrá definirse un código de barras que identifique el documento.

Adoptada una máscara como prefijo de cuatro dígitos – 9999 – seguido de ocho dígitos que identificarán el nº de documento.

Esta opción sólo estará disponible después de grabar la forma de pago, es decir, tendrá que grabar el registro de la forma de pago y volver a editarla de nuevo para definir el formato del código de barras.

La máscara del código de barras tiene que ser única, en caso de que ya la haya usado en otra forma aparecerá el mensaje:


2.3. Diseño del documento

A veces el ticket de reembolso podrá no descontarse en su totalidad, siendo importante mencionar el total gastado y el que todavía tiene disponible. Con la finalidad de volver a imprimir el ticket de reembolso con esta información cuando se usa como modo de pago deberá activar la configuración general 37 – Al imprimir un ticket donde fue usada una forma de reembolso, reimprime los tickets de reembolso utilizados. Las variables a incluir en el diseño de documento del ticket de reembolso son: Pie de página.Totales.Total: Importe original del ticket de reembolso Pie de página.Totales.TotalGasto: Importe ya descontado del ticket de reembolso Pie de página.Totales.Total - Pie de página.Totales.TotalGasto: Importe pendiente del ticket de reembolso También podrá incluir un código de barras que permita identificar el documento. La forma a incluir en el diseño será: chr(27) & chr(97) & chr(1) & chr(29)&"h"&chr(80)&chr(29)&"H"&chr(2)&chr(29)&"w"&chr(4)&chr(29)&"k" &chr(2)& General.Documento.Vale.CódigoBarras & chr(0)

2.4. Cierre del día Para entender mejor los importes de caja y ventas en los tickets de cierre deberá activarse la impresión de totales por documento y formas de pago - configuración general nº 1 Imprime “Totales por documento” en los tickets de cierre y configuración general nº 2 Imprime “Caja por pago” en los tickets de cierre.


3. CONFIGURACIÓN DE LOS TICKETS DE REGALO

3.1. Documento

Para gestionar la emisión de tickets regalo y su posterior canjeo por diversos productos, deberá crearse un nuevo documento - Ticket regalo- que se asumirá como una entrada en caja. En cuanto a las cuentas corrientes, normalmente será un documento de débito/crédito, por ello deberá definirse Ambos. Para que no obligue a identificar al cliente deberá desactivarse el registro en c/c en Diversos - Configuraciones - Configuraciones de Puestos – Terminal <X> - Comportamiento - Clie. En cuanto al stock, como en el momento de la emisión del ticket regalo todavía no se conoce el producto que se comercializará, el documento no afectará al stock. El ticket regalo estará exento de IVA en virtud del nº 28 del artículo 9 del CIVA.


En la imagen anterior se ilustra la configuración del documento Ticket Regalo con abreviatura CHP, esta abreviatura es opcional, podrá utilizarse otra.

Este documento se usará como forma de pago, por ello deberá activar el indicador Origen a reembolso, debiendo definirse su límite de uso – Válido por X días.


Para los tickets regalo emitidos por otra empresa, no necesita crear un documento, sólo se configurará la forma de pago.

3.2. Forma de Pago

3.2.1. Vale (emitido por la tienda) Al activar el indicador Origen a reembolso el documento estará disponible para ser usado como forma de pago. Entonces deberá existir una forma de pago de tipo Vale, aplicada a los Cobros, que use el ticket regalo.


Para facilitar la identificación del ticket en el momento de su descuento podrá definirse un código de barras que identifique el documento.

Adoptada una máscara como prefijo de cuatro dígitos – 9899 – seguido de ocho dígitos que identificarán el nº de documento.


Esta opción sólo estará disponible después de grabar la forma de pago, es decir, tendrá que grabar la forma de pago y editarla de nuevo para definir el formato del código de barras.

La máscara del código de barras tiene que ser única, en caso de que ya la haya usado en otra forma aparecerá el mensaje:

3.2.2. Cupón (emitido por terceros) En caso de usar en el sistema el descuento de tickets emitidos por terceros deberá crearse una forma para los mismos. Será una forma de tipo Cupón, aplicada a los Cobros. Podrá crearse una forma que englobe todos los Cupones, sin embargo, normalmente se crea una forma para cada tipo de cupón para poder analizar por separado los importes de cada uno.

Analicemos el caso del Ticket Restaurant y Euroticket…

En este caso no se aplicará la configuración Usa documentos para pagar.


Para facilitar la identificación del ticket en el momento de su descuento podrá definirse una máscara para el código de barras.

La entidad reguladora en la asignación de los códigos de barras es GS1, para ampliar la información consulte:

http://www.gs1.ie/sections/Products/GS1IDKeys/CouponCoding

Siguiendo el ejemplo de los vales para restaurante Ticket Restaurant y Euroticket. Ticket Restaurant con prefijo 981

Con esta configuración, el importe máximo permitido es de 99,9 € - IID

http://www.gs1.ie/sections/Products/GS1IDKeys/CouponCoding


Euroticket con prefijo 982

Con esta configuración, el importe máximo permitido es de 9,99 € - IDD

3.3. Diseño del documento Podrá incluir un código de barras en el diseño de impresión que permita identificar el documento. La forma a incluir en el diseño será: chr(27) & chr(97) & chr(1) & chr(29)&"h"&chr(80)&chr(29)&"H"&chr(2)&chr(29)&"w"&chr(4)&chr(29)&"k" &chr(2)& General.Documento.Vale.CódigoBarras & chr(0)


3.4. Producto Cree un producto que no procese stock y que sólo se use para registrar los tickets regalo. El producto debe estar EXENTO DE IVA.

3.5. Cierre del día Para entender mejor los importes de caja y ventas en los tickets de cierre deberá activarse la impresión de totales por documento y formas de pago - configuración general nº 1 Imprime “Totales por documento” en los tickets de cierre y configuración general nº 2 Imprime “Caja por pago” en los tickets de cierre.


4. MOVIMIENTOS

4.1. Tickets de Reembolso

El ticket de reembolso suele utilizarse en las devoluciones de productos en las que no se devuelve el importe correspondiente.

4.1.1. Emisión del Ticket de Reembolso El ticket de reembolso deberá emitirse cuando el cliente devuelve algún producto quedando el importe correspondiente pendiente de una futura compra. Al emitir un ticket de reembolso deberá registrarse el producto a devolver por el cliente para que se produzca la respectiva entrada en stock. Aunque no obligue a indicar el cliente, si lo desea, podrá incluir esa información.

Día 08-06-2010 se produce una devolución del producto 201021 “Reloj Seiko World Cup” . Se emite el ticket de reembolso nº 1 por valor de 475 €...


Podrá configurar una tecla (o botón del Táctil) con la función SELECTDOC-TRE para emitir el ticket reembolso (TRE es la abreviatura del documento).

Se repondrá el stock del producto…


Al final del día, al emitir el Cierre, el Ticket Reembolso se considerará en el cálculo de la facturación como una resta, ya que en realidad se trata de una devolución. En cuanto al valor en caja, no se verá afectado ya que no se ha producido movimiento alguno en dinero.

Analicemos como ejemplo el día 08-06-2010. Se han realizado diversas ventas en la tienda por un total de 1059,96 € y un ticket de reembolso de 475 € El total de ventas será 584,96 € = Ventas (Facturas+Tickets) – TRE = 1059,96 € - 475 € El total de la caja será 310 € = Tickets


4.1.2. Descuento del Ticket de Reembolso

El ticket de reembolso se usará como pago en una futura venta. Esta venta podrá producirse en el mismo día de la devolución del producto (día de emisión del ticket de reembolso) o posteriormente.

Siguiendo el ejemplo anterior de la devolución del producto 201021 “Reloj Seiko World Cup”. El cliente se lleva otro producto y usará el ticket de reembolso para pagar.


Al confirmar este pago se pedirá la indicación del nº de ticket de reembolso y la confirmación del valor a descontar…

El ticket de reembolso podrá descontarse en cualquier momento, siempre que no esté caducado. Cuando haya caducado, aparecerá un mensaje de aviso indicándolo.


El ticket de reembolso a descontar podrá identificarse leyendo el código de barras. Al leer el código de barras en la línea de registro se asumirá automáticamente esa forma como pago.

Siguiendo el ejemplo anterior de la máscara del código de barras para el ticket de reembolso - 9999NNNNNNNN – el ticket de reembolso para la serie A nº 1 presentará el código 9999000000015

1 es el nº do ticket de reembolso y 5 el dígito de control de acuerdo con las normas EAN13.

No es obligatorio que el cliente se lleve un producto de igual valor al devuelto (que sería el importe del Ticket Reembolso). En caso de que opte por uno de valor superior deberá pagar la diferencia, utilizando otra forma de pago (Efectivo, VISA, etc.).


Cuando se haya utilizado el Ticket Reembolso, podremos verificar los documentos donde ha sido descontado.

En caso de que el ticket de reembolso tenga un valor superior a la venta (o no se quiera utilizar en su totalidad), todavía quedará saldo para el futuro.

Por ejemplo, en la venta anterior, no utilizamos los 475 € del Ticket original, solamente queremos pagar 150 € con él. En este caso, indicaríamos el valor a descontar, introduciríamos los datos del Ticket Reembolso sobre el cual descontaremos el importe, quedando el resto pendiente.


En la siguiente venta, si volvemos a utilizar el Ticket Reembolso, ya nos aparecerá como valor disponible, solo lo pendiente.


El día en que se descuenta, el ticket de reembolso se mencionará en el ticket de cierre como una forma de pago.

Veamos el ejemplo del día 31-10-2008... Se han emitido diversas ventas en la tienda por un total de 3060 € y se ha descontado un ticket de reembolso de 150 € El total de ventas y de caja será 3060 € = 2760 € efectivo + 150 € Visa + 150 € ticket de reembolso. Este día el ticket de reembolso se considerará como una forma de pago, del mismo modo que la Visa y efectivo.


4.2. Tickets Regalo

El ticket regalo suele usarse para regalos y sólo mencionará un determinado valor, permitiendo usarlo como pago a posteriori.

4.2.1. Emitido por la Tienda El ticket regalo podrá ser emitido por la propia tienda pudiendo canjearse únicamente en las tiendas del grupo. Resulta bastante útil para regalos de cumpleaños, Navidad, etc. en que el agasajado sólo tendrá que estar en posesión del ticket regalo para adquirir un producto en la tienda de su gusto. Emisión de ticket regalo para descontar en la propia tienda Como este documento no mueve ningún producto, pero sí su valor, deberá registrarse una referencia que no corresponda físicamente a un artículo. Algo tipo un simple . (punto).

No debe usar una línea de observaciones (carácter =) para ello, ya que no se considerará para el cálculo de la facturación, sobre todo en mapa de ventas por producto.

La descripción podrá utilizarse como mensaje alusivo en el momento.


Podrá configurar una tecla (o botón del Táctil) con la función DOCUMENTO-CHP para emitir el cheque regalo (en nuestro ejemplo, CHP es la abreviatura del

documento).

Este ticket regalo se considerará al final del día en el cálculo del valor en caja y total de ventas.

Analicemos como ejemplo el día 05.06.2010 Emitidas diversas ventas en la tienda por un total de 500 € y un ticket regalo de 100 €

El total de ventas y de caja será 600 € = 500 € (Tickets) + 100 € (Ticket Regalo)


Descuento de Ticket Regalo emitido por la tienda

El ticket regalo podrá descontarse en cualquier momento. Deberá emitirse una venta normal registrándose el producto elegido por el poseedor del ticket regalo. Se entregará el ticket regalo y se registrará como Forma de Pago.

Siguiendo el ejemplo anterior de un ticket regalo por un importe de 100 €... Venta del producto 201037 Perfume Chanel nº 5 por un importe de 100€. El Ticket se pagará con el Ticket regalo del mismo valor.

Al confirmar este pago se pedirá la indicación del nº de ticket regalo y la confirmación del valor a descontar…


El ticket regalo podrá descontarse en cualquier momento, siempre que no esté caducado. Cuando haya caducado, aparecerá un mensaje de aviso indicándolo.

El ticket regalo podrá identificarse leyendo el código de barras. Al leer el código de barras en la línea de registro se asumirá automáticamente esa forma de pago.

Siguiendo el ejemplo anterior de la máscara del código de barras para el ticket regalo - 9899NNNNNNNN – el ticket nº 1 presentará el código 9999000000018

1 es el nº do ticket de reembolso y 8 el dígito de control de acuerdo con las normas EAN13.


En el cierre del día el ticket regalo se considerará una forma de pago, similar a efectivo, Visa, transferencia, etc. Veamos el ejemplo del día 30-10-2008...

Se han emitido diversas ventas en la tienda por un total de 490 € y se ha descontado un ticket regalo de 30 € El total de ventas y de caja será 490 € = VB = 146 € efectivo + 314 € Visa + 30 € ticket regalo (una de las VB se pagó con el ticket regalo). Este día el ticket regalo se considerará como una forma de pago, del mismo modo que la Visa y el dinero.


4.2.2. Emitido por Terceros

El cheque regalo podrá ser emitido por terceros, situación usual en centros comerciales en que se distribuyen a los clientes vales para canjear por productos de terminadas tiendas del complejo. El proceso de descuento será similar al usado para tickets emitidos por la propia firma. Al leer el código de barras en la línea de registro se asumirá automáticamente esa forma como pago.

Similar al ejemplo anterior, tomaremos ahora los vales para restaurante Ticket Restaurante y Euroticket... Ticket Restaurant 981220200150 (15,0€) 9812202 (parte fija definida) + 00 (dígitos cualesquiera) + 15 (dos dígitos para parte entera) + 0 (un dígito para parte decimal) Euroticket 982261400725 (9,00€) 9822614 (parte fija definida) + 00 (dígitos cualesquiera) + 9 (un dígito para parte entera) + 00 (dos dígitos para parte decimal)


5. INFORMES

En cualquier momento podrá consultar el estado de los vales emitidos mediante la opción- Informes - Informes de TPV - Listado de Reembolsos.


Aquí podrá analizar el valor original del vale – columna Valor Total -, el importe ya descontado – columna Valor Gastado - y, en caso de que el documento todavía tenga un valor pendiente por descontar, estará activado el check de la columna – Gast. Totalidad.

Ticket regalo nº 1 por un valor de 100 € totalmente descontado. Ticket regalo nº 3 por un valor de 100 € pendiente en su totalidad. Ticket de reembolso nº 1 por un valor de 475 € con 150 € ya gastados (pendientes 325€)


GESTIÓN DE FACTURAS PERIÓDICAS

1. CREAR UNA FACTURA PERIÓDICA PARA UN CLIENTE

Para configurar una factura periódica para un cliente, acceda a la tabla Clientes (Tablas – Clientes – Clientes), seleccione el cliente correspondiente y a continuación, sitúese en la carpeta “Facturas Periódicas”.

En esta pantalla podrá crear y modificar cobros periódicos a un cliente (o borrarlos, si ya están creados). F. Periódica: campo donde tendrá que teclear el nombre del cobro periódico, por ejemplo, Alquiler, Mantenimiento, etc. Esto servirá para distinguirlo de otro cobro periódico que el cliente pueda tener. De este modo podrá tener más de un cobro periódico para un mismo cliente. Creando (Documento a crear) : Documento que Sage Retail creará después de haber ejecutado la opción “Emitir F. Periódicas a clientes”. En nuestro ejemplo, generaremos una Factura.


Convirtiendo (Documento a convertir): Cuando se debite la Factura Periódica, se verificará si existen documentos pendientes del tipo que se indique en este campo (Tickets, Facturas, Albaranes u cualquier otro documento) y se añadirán al documento final que se generará por el cobro periódico.

Para que sea más fácil vamos a pensar en un ejemplo práctico para definir lo que es este campo de documento a convertir. Imaginemos que un cliente tiene un cobro periódico de 100 € de soporte técnico en su sistema informático que tan sólo engloba la mano de obra. En un desplazamiento, el técnico necesita colocar una placa gráfica nueva, para lo que se emite un documento (se aconseja la creación de un documento especial, por ejemplo, un documento Cobro Periódico Provisional, para incluir estos conceptos que deben aparecer junto con el Cobro Periódico), que contendrá todo el hardware extra que tuvo que utilizar en la asistencia. Cuando el cobro periódico esté debitado, Sage Retail tendrá en cuenta el valor del cobro periódico, así como el de todos los Cobros Periódicos Provisionales emitidos a ese cliente, para llegar así a un valor final que será emitido en el documento que configuramos en el documento a crear.

Periodicidad: aquí podrá seleccionar la periodicidad del cobro periódico pudiendo ésta ser mensual, bimensual, trimestral, semestral y anual. También tiene la posibilidad de definir que el cobro periódico se hace de x en x días, es decir, podrá indicar que el cobro periódico vence de 2 en 2 días, bastando para eso introducir un dos en el respectivo campo. Fechas de proceso

Fecha inicial: fecha del primer cobro periódico emitido al cliente seleccionado.

Fecha final: si no se introdujese ninguna fecha, la fecha para la gestión de cobros periódicos sería infinita; si tuviese una fecha límite, tendría que indicar la fecha correspondiente.

Próxima: aquí está indicada la fecha del vencimiento del próximo cobro periódico.

Último cobro periódico procesado: este campo no es modificado por el usuario, es el propio Sage Retail quien realiza la gestión mediante la Gestión de Facturas periódicas emitidas. Productos a facturar en la próxima factura periódica: todos aquellos productos que quiera integrar en el documento emitido al cliente cuando llegue el momento de emitir el cobro periódico.


2. EMISIÓN DE LAS FACTURAS PERIÓDICAS

Para debitar los cobros periódicos a los clientes tan sólo tendrá que ejecutar la opción Movimientos - Movimientos de ventas - Emitir F. Periódicas a clientes

Se visualizará la pantalla de donde podrá escoger las facturas periódicas que pretende procesar.


Aquí podrá seleccionar la ordenación de las facturas periódicas (por Nº Cliente o Nombre Cliente), filtrar los Clientes por Zona y también por Nombre de la factura periódica. En este último caso, podrá Excluir o Seleccionar por el nombre de la factura periódica ( o sea, el concepto por el que se emiten las facturas periódicas, por ejemplo, Alquiler, Mantenimiento, etc. Recordar que el nombre de la Factura periódica hace referencia a lo indicado en el campo F. Periódica de la ficha del cliente). Después de indicar los criterios de selección, al pulsar el botón Comprobar, se visualizarán los registros que los cumplen y se presentarán en la rejilla. Activando la casilla de verificación SEL se podrán seleccionar las facturas periódicas a procesar.

Si se marca la casilla de verificación “Comprueba límite de crédito”, la aplicación verificará si existen clientes con su límite de crédito excedido. En este caso, quedarán fuera de la selección y no podrán ser procesados.

Una vez que por ley, la numeración de documentos debe ser secuencial, respetando las fechas, o sea, no debemos emitir un documento con una numeración superior y fecha anterior a otro, la rutina de conversión de documentos genera normalmente los documentos, respetando la numeración existente y la fecha.


Sin embargo, en caso de que sea necesario emitir documentos con otra fecha que no la actual, para por ejemplo, acompañar mercancía que será transportada más tarde, podrá definir en el campo “Crear documentos con fecha de emisión en:” la fecha que interesa. Sin embargo, tenga en cuenta esta limitación/regla de numeración y fecha de los documentos. El botón “Ignorar Proceso” podrá ser utilizado para no generar los documentos correspondientes a las facturas periódicas, pero actualizar la fecha del próximo cobro periódico en la ficha del cliente. Cuando se pulse el botón se presenta el mensaje siguiente:

Finalmente, al pulsar el botón “Procesar”, se generarán automáticamente los documentos correspondientes a las Facturas periódicas (lo especificado en el campo “Creando” de la ficha de la factura periódica del cliente).

Desde esta misma pantalla, podrá proceder de inmediato a imprimir los documentos que resultan del proceso efectuado.


3. PARÁMETROS PARA IMPRESIÓN DE FACTURAS PERIÓDICAS

A veces es útil mencionar el periodo de tiempo al que se refiere el cobro periódico, por ejemplo: “Contrato de asistencia relativo al mes de enero”, “Contrato de asistencia relativo al primer semestre”... Podrá así definir estos parámetros de manera que al procesar el cobro se describa automáticamente el periodo de tiempo al que se refiere. Las macros que podrá utilizar son: Referentes al cobro periódico que está procesando: Supongamos que estamos facturando el 10 de diciembre de 2010 [MES] Ej.: Diciembre [ANO] Ej.: 2010 [MES+1] Ej.: Enero [ANO] Ej.: 2011 [MES-1] Ej.: Noviembre [ANO] Ej.: 2010 [DIA] (Nombre de la semana) Ej.: Viernes [FECHA] Ej.: 10-12-2010 Referentes a la fecha de emisión: Supongamos que estamos emitiendo el 28 de octubre de 2010 [MESACTUAL] Ej.: Octubre [ANOACTUAL] Ej.: 2010 [FECHACTUAL] Ej.: 28-10-2010 [PERIODICIDAD] Ej.: Mensual Referentes a la fecha de la última emisión: [FECHAULTIMA] Ej.: 10-10-2010 Referentes a la fecha de la próxima emisión: [FECHAPROXIMA] Ej.: 10-12-2010 [FECHAPROXIMA + 1] Ej.: 10-01-2011


Estas macros se definirán en el campo relativo al descriptivo del producto incluido en la factura periódica. Deben aparecer entre corchetes y en mayúsculas, tal y como se indica arriba.

4. ACTIVAR AVISO DE FACTURAS PERIÓDICAS AL INICIAR SAGE RETAIL

Sage Retail también tiene una funcionalidad que avisa al usuario de la existencia de facturas periódicas pendientes que deben ser emitidas ese día. Para poder gozar de esta enorme ventaja de Sage Retail tan sólo tendrá que marcar la opción Diversos / Utilidades / Comprobar si existen cobros periódicos al iniciar, como se puede comprobar en la siguiente imagen.

Al activar esta funcionalidad de Sage Retail, el usuario será avisado de las facturas periódicas que deben emitirse tan pronto como entre en la aplicación.


GESTIÓN DE OFERTAS Y DESCUENTOS DE PRODUCTOS

1. APLICACIÓN DE DESCUENTOS, PRECIOS Y OFERTAS EN SAGE RETAIL

Los descuento s u ofertas se calcularán en función de lo definido en la opción Diversos – Parámetros – Secuencia – Secuencia – “Aplica descuentos, precios y ofertas” : al final de cada línea o al final del documento.

1.1. Cálculo del Descuento / Precio / Oferta por Línea Este método realiza el cálculo al confirmar la línea. Ejemplos:


Promoción: Descuento de 10% en la compra de 2 unidades del artículo X Tipo de Oferta: Descuento / Precio Indicando 2 unidades del artículo X y confirmando la línea, se dará un descuento de 10% (las 2 unidades deben estar indicadas en una única línea).

Promoción: Lleve 3 unidades y pague 2 unidades Tipo de Oferta: Producto Indicando 2 unidades del artículo X (las 2 unidades deben estar indicadas en una única línea) y confirmando la línea, se lanzará de forma automática una nueva línea, con 1 unidad del artículo X y descuento del 100%.

1.2. Cálculo del Descuento / Precio / Oferta por Documento Este método realiza el cálculo al finalizar el documento, después de registrados todos los productos (incluido el producto de oferta), o sea, solo al final del documento se generarán los respectivos descuentos/ofertas. Ejemplos:

Promoción: Descuento de 10% en la compra de 2 unidades del artículo X Tipo de Oferta: Descuento / Precio Indicando 2 unidades del artículo X, en la misma línea o en líneas diferentes (2 líneas de 1 unidad), al confirmar el documento se aplicará un descuento del 10% en cada una de las líneas.

Promoción: Lleve 3 unidades y pague 2 unidades Tipo de Oferta: Producto En este tipo de promoción, las 3 unidades del artículo X podrán estar indicadas en líneas diferentes, al confirmar el documento, se aplicará un descuento del 100% a una de las líneas. En el caso de que se indiquen las 3 unidades en una única línea, al grabar el documento, esa línea se desdoblará en 2 líneas distintas: una con las 2 unidades que se pagarán y otra línea con 1 unidad y descuento del 100%.

1.3. Descuento de Cliente vs Planificación de Descuentos Si en Diversos – Configuraciones – Configuraciones Generales, está activada la configuración nº 36 “En las ventas, no aplica el descuento del cliente, cuando el producto tiene una promoción asociada”, se aplicará el descuento de la promoción y no el descuento que tiene el cliente asignado en su ficha.


En caso de desear que siempre se aplique el descuento definido en la ficha del cliente, independientemente de las promociones existentes, debe deshabilitar esta configuración general.

En el caso de que en Diversos – Parámetros – Secuencia – Secuencia – “Aplica descuentos, precios y ofertas” se haya indicado la opción “por documento”, la configuración general nº 36 será ignorada y siempre se aplicará el

descuento de la promoción.

2. PARAMETRIZACIÓN DE DESCUENTOS / OFERTAS

En Tablas / Productos / Descuentos/Ofertas, podrá definir las reglas para el cálculo de las Ofertas /Descuentos a aplicar.


“Tipo de Oferta”, seleccione la regla a aplicar. Podrá optar por un descuento o un producto de regalo.

Nombre, breve descripción que le queramos dar a la oferta/descuento.


Los descuentos podrán ser del tipo Simples o Compuestos.

Para definir las reglas, debe tener en cuenta el orden de prioridad: de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo, los campos tienen una prioridad de 1 a 11 (Familia tendría la prioridad 1, la más baja; Cliente / Artículo (11)] el prioritario, la primera regla que prevalece sobre las demás.

Ejemplo práctico:

Tenemos una familia X y un Artículo Y. Existe una regla para la Familia X donde la venta tiene un descuento del 20% (Precio = 100 €; Descuento = 20€) Existe una regla para el artículo Y donde la venta tiene un descuento del 10% (Precio = 100€; Descuento = 10€) P: ¿Cuál será el descuento que se aplicará a la venta del Artículo Y de la Familia X? R: El descuento que se le aplicará será del 10%, porque la regla de Artículos tiene mayor “peso” que el Familias.

Si lo deseamos, podremos definir un intervalo de tiempo en el que la regla de Descuento tendrá vigencia, tanto en intervalo de días (Inicio-Fin), como de Horas de vigencia (Hora de Inicio – Hora de Fin). Para ello active “Valido en:”y defina los intervalos

Si la promoción se aplica a cualquier hora del día, debe indicar el intervalo de horas de 00:00 a 23:59


Asimismo, podrá indicar las localizaciones (puestos) en los que se aplique la regla:

También necesitaremos definir un conjunto de valores que servirán de base para el cálculo del planeamiento que está configurando. Ejemplo:

Se podría definir una regla solo para ciertas familias, con lo que esta Oferta/Descuento únicamente se aplicaría a ventas de artículos asociados a esas familia(s). En el ejemplo mostrado, aplicaremos un 5% de descuento a los artículos de las familias Relojes y Perfumes.

Dependiendo de la regla de aplicación escogida (Simples o Compuesta) y del criterio (Familias, Artículos, etc.), la rejilla de definición de valores para el cálculo de la planificación variará. Ejemplo:

Si indicamos el criterio simple Artículo, debemos definir en la rejilla los productos que forman parte de la promoción.


En este caso además, es posible indicar un precio diferente al de la ficha del artículo, lo que significa que cuando se registre el artículo, el precio de venta 1 se verá modificado, además de aplicarse el descuento del 5%.

Para planificaciones de descuento cuya regla incluye Artículos (Artículos, Grupo de

Vendedor/Artículo, Grupo de Cliente/Articulo, Cliente/Artículo), a través del botón , es posible consultar el precio de venta actual para compararlo con la promoción definida.


3. CONFIGURAR REGLAS PARA DESCUENTOS / PRECIOS

La siguiente imagen se refiere a los Niveles de Descuento que aplicaremos a la regla.

Si no pretende utilizar Niveles de Descuento active “No utiliza” e indique directamente el/los porcentaje/s de descuento (hasta 3 porcentajes de descuento).

Activando los niveles de descuento por “Cantidad”, tendrá que definir el volumen de ventas (unidades vendidas) y el respectivo porcentaje de descuento. Haga clic en el icono de añadir campos en la rejilla, y proceda a las configuraciones. Ejemplo:

Como demuestra la figura siguiente, las ventas hasta 10 unidades tienen un descuento del 2%, entre 11 y 100 unidades el descuento será de 5%, superiores o iguales a 101 unidades será del 10%.

Para los Valores con o sin IVA el funcionamiento es similar al apartado anterior, únicamente es necesario activar el campo respectivo. Ejemplo:

La siguiente imagen se refiere a los descuentos de valores sin impuestos, donde está definida como regla que, en las ventas hasta 100 (Ej: Euros), el descuento sería del 3%, entre 101 € y 250 € sería del 5%, entre 251 € y 1000 € se aplicaría un descuento del 8% y, para valores superiores o iguales a 1001 € será del 10%.


Si se seleccionan reglas que incluyen Artículo y en niveles de descuento se selecciona Cantidad, Valor sin Imp. o Valor con Imp., podemos definir, además del descuento a aplicar, un precio unitario distinto para el artículo. En este caso, se aplicarán ambos conceptos, el precio y además, el descuento definido.

Para los niveles de descuento por Cantidad, Valor s/Impuesto y Valor c/Impuesto, debe configurar cada escalado definiendo los siguientes datos: Unidades hasta: cantidad máxima del producto sobre la que se aplicará el descuento, cuando se utiliza el escalado Cantidad. Valor s/Impuesto hasta: valor sin impuesto máximo sobre el que se aplicará el descuento, cuando se utiliza el escalado Valor s/Impuesto. Valor c/Impuesto hasta: valor sin impuesto máximo sobre el que se aplicará el descuento, cuando se utiliza el escalado Valor c/Impuesto. Largo hasta: valor máximo de la unidad métrica usada en el producto que se considerará para el descuento. Este dato se solicita para nivel de descuento por Cantidad y se utilizan Unidades de Medida.


4. CONFIGURAR REGLAS PARA OFERTAS

Caso opte por la oferta de Productos, debe seleccionar la opción Producto en el área Tipo de Oferta y definir el producto a ofrecer en el apartado Oferta de Producto.

Si no se indica ningún producto en el apartado Oferta de producto, se ofrecerá el producto objeto de la promoción (el indicado en la rejilla).

Ejemplo: Por cada 4 unidades de Whisky Johnny Walker ofrece 1 unidad de Vodka Absolute


Por cada 4 unidades de Whisky Johnny Walker ofrece 1 unidad de Whisky Johnny Walker

Podrá escoger uno de los siguientes tipos de oferta: Oferta por Cantidad máxima: en este caso, debe indicar el número de unidades que dará origen a la oferta y la cantidad a ofrecer. El producto ofrecido será el indicado en campo Producto o, en caso de que este campo no se encuentre indicado, se tomará el producto definido para la promoción. Teniendo en cuenta el ejemplo indicado, al lanzar las cantidades definidas en “Cantidad Vendida”, se ofrecerán las unidades definidas en “Cantidad Ofrecida”:


Cantidad

Vendida

Cantidad

OfrecidaNotas

3 0 Las 3 unid. vendidas no alcanzan la cantidad necesaria para la oferta

6 1 Se llegó al primer limite de 4 unid., por ello se ofrece 1 unidad

12 3 Se llegó al segundo limite de 10 unid., por ello se ofrecen 3 unidades

17 4

En este caso, la aplicación detecta que consigue aplicar los 2 limites ,

empezando por la línea que contiene el mayor número de unidades para

el cálculo de la oferta y después pasando para las líneas con

cantidades inferiores, calcula: para las 10 primeras unid. vendidas

ofrece 3 unid., para las 4 siguientes unid. vendidas ofrece 1 unidad, y

para las 3 unid. vendidas restantes, como no llegan a la cantidad

definida para ningún límite, no ofrece nada. Total: 4 unid. ofrecidas

Oferta por Intervalos de Cantidad: es similar al caso anterior, pero las cantidades de la oferta se comprueban entre intervalos de unidades. Teniendo en cuenta el mismo ejemplo indicado anteriormente, al lanzar las cantidades definidas en “Cantidad Vendida”, se ofrecerán las unidades definidas en “Cantidad Ofrecida”:

Cantidad

Vendida

Cantidad

OfrecidaNotas

3 1Como las 3 unid. vendidas están comprendidas en el primer limite (de 0

hasta 4 unidades), se ofrece 1 unidad

6 3Las 6 unidades vendidas están comprendidas en el segundo límite (de

5 unidades a 10 unidades), por ello se ofrecen 3 unidades

12 0

El último limite definido (hasta 10 unidades) ha sido ultrapasado por eso,

no existe oferta del producto. Si se pretende que a partir de 10

unidades se ofrezcan X unidades, debe definirse un límite que indique

hasta 9999999 unidades, por ejemplo.

17 0

El último limite definido (hasta 10 unidades) ha sido ultrapasado por eso,

no existe oferta del producto. Si se pretende que a partir de 10

unidades se ofrezcan X unidades, debe definirse un límite que indique

hasta 9999999 unidades, por ejemplo.


5. EJEMPLOS DE PROMOCIONES / OFERTAS EN DOCUMENTOS DE VENTAS

Las líneas objeto de promoción se visualizarán en color azul en la rejilla de los documentos de venta.

5.1. Promoción Lleve 3 Pague 2

En la compra de 2 unidades del producto “Helado Haagen-Dazz”, se ofrece 1 unidad gratis (presentará 100% descuento) del mismo producto. Como se ofrece el mismo artículo, no indicamos producto en “Oferta de Producto”

Aplica descuentos por Línea: Al grabar la línea donde hemos indicado 2 unidades del producto “Helado Haagen-Dazz”, se genera automáticamente una nueva línea del mismo producto y con descuento 100%

Aplica descuentos por Documento: Al lanzar 3 unidades del producto “Helado Haagen-Dazz” en la misma línea, cuando grabemos el documento, se desdoblará la línea en dos diferentes: una contendrá 2 unidades y la otra, será de 1 unidad con descuento del 100%.


Si se indican las unidades en líneas diferentes, al grabar el documento, será igualmente aplicado el descuento a una de las líneas.

5.2. Promoción Oferta de artículo en la venta de X unidades

En la compra de 6 o más unidades del producto “Vino Gran Reserva”, se regala 1 unidad del artículo “Set Accesorios Vino”

Aplica descuentos por Línea: Al introducir 1 línea de “Vino Gran Reserva” con 6 unidades y grabarla, automáticamente se ha generado una segunda línea, con 1 unidad del producto “Set Accesorios Vino”.


Aplica descuentos por Documento: Después de introducir la línea con 6 unidades de “Vino Gran Reserva” y dar de alta (manualmente) otra línea con 1 unidad de “Set Accesorios Vino”, al grabar el documento, la aplicación modifica la línea del “Set Accesorios Vino”, indicando un descuento de 100%

Las líneas con diferentes unidades del “Vino Gran Reserva” pueden darse de alta separadamente. Después de introducir las líneas del “Vino Gran Reserva” y además, haber dado de alta la línea del “Set Accesorios Vino”, al grabar el documento se modificará la línea del “Set Accesorios Vino”, quedando asignada con descuento 100%.

Si se hubiera dado de alta una línea con más unidades del “Set Accesorios Vino” (por ejemplo, 2 unidades), al grabar el documento, la línea del “Set Accesorios Vino” se desdoblaría en dos líneas diferentes: la primera con 1 unidad y descuento 100% y la segunda, con la cantidad restante, con el descuento que tuviera asignado.


5.3. Promoción Descuentos a partir de X €

Para la familia de Relojes, aplicaremos descuentos en artículos cuyo precio unitario sin impuestos sea superior a 50€. Si el valor es superior a 50€ y hasta 100€, haremos 10% de descuento. Superior a 100€ y hasta 500€, haremos un 15% de descuento. Para valor superior a 500€, haremos un 20% de descuento.

Aplica descuentos por Línea / por Documento Independientemente de la opción seleccionada para aplicar descuentos (por Línea o por Documento), se asignarán los mismos descuentos, variando solamente el momento en que se producirá la variación del descuento: en el momento de grabar la línea, para el caso de Aplica descuentos por línea, o en el momento de grabar el documento, para el caso de “Aplica Descuentos por Documento”.


6. MODIFICACIÓN DE VALORES EN LAS LÍNEAS DE DOCUMENTOS

Cuando el cálculo de descuentos se realiza por Línea, al modificar uno de los campos de la rejilla del documento (cantidad, precio unitario, talla o color), siempre se recalculará el descuento de la oferta. Sin embargo, si el cálculo de descuentos se realiza por Documento, al modificar los precios unitarios de los productos o el descuento de la línea, no se recalculará el descuento (se mantendría el que hubiera calculado anteriormente).

7. LISTADOS DE DESCUENTOS / OFERTAS

Mediante la opción Listados – Descuentos / Ofertas podrá obtener listados varios que contienen los datos de las promociones creadas.


GESTIÓN DE PUNTOS DE CLIENTES

1. QUÉ ES LA GESTIÓN DE PUNTOS

Sage Retail contiene una herramienta muy importante a nivel de fidelización de clientes para el registro y organización de puntos, que permiten descuentos en efectivo o premios a los clientes de la empresa. Con este sistema podrá crear fórmulas para atribuir puntos en las ventas de artículos o familias teniendo como base diferentes criterios de campos: Cantidad, Precios unitarios con/sin IVA, Importe total del documento, etc. También existirá una tabla de equivalencias entre puntos y valores a descontar por cada X puntos obtenidos. Los puntos se acumularán y se podrán visualizar en la ficha del cliente:

Los puntos acumulados podrán ser “descontados” de la siguiente manera:


Descontar puntos directos, sin descontar valor en las ventas, para atribuir premios de productos que no están en venta.

Por ejemplo, podrá realizar una campaña en la que ofrece determinados productos a cambio de puntos, como “viajes”; “productos de droguería”, “productos publicitarios”, entre otros.

En documentos de venta, el usuario indicará cuantos puntos quiere descontar, basándose en el nº de puntos que el cliente posee, de forma que se efectúe un descuento en efectivo sobre el total de la venta.

A partir de los puntos a descontar, emitiendo un documento (un vale de descuento, por ejemplo), que servirá como forma de pago en las ventas siguientes.

Para identificar el cliente, Sage Retail lo realiza de diversas maneras:

Indicar el cliente mediante la búsqueda que incluye el propio TPV, usando las funciones indicadas para tal hecho (CLIE).

Indicar el cliente a través de una tarjeta, siendo necesario pasar la tarjeta sin registrar ninguna función. Para tal efecto, tendrá que grabar en la tarjeta (código de barras o banda magnética), la función para indicar cliente y que cliente (CLIE-N), por ejemplo CLIE-1, donde 1 es el nº de cliente.

Indicar el cliente por biometría (registrado en el FrontOffice), el cliente es reconocido por la huella digital.

Existen varios listados donde podrá encontrar el total de puntos de cada cliente, además del campo fijo que aparece en el TPV cuando indica cliente en el momento de la venta.

2. TABLA DE CONFIGURACIÓN DE PUNTOS

2.1. Configuración de Puntos

En Tablas / Productos / Puntos/Ticket Descuento, podrá definir las reglas para el cálculo de los Puntos y Tickets de Descuento.


“Tipo”, seleccione la regla a aplicar. Podrá optar por una regla de Puntos o Ticket Descuento. Definimos una regla de Puntos.

Indicaremos el intervalo de tiempo en el que la regla tendrá vigencia, tanto en intervalo de días (De - Hasta), como Horas de vigencia (Hora Inicio – Hora de Fin).

A continuación, definiremos los criterios de aplicación de la regla de Puntos. El criterio seleccionado (Encabezado o Detalle) condicionará los campos de asignación de la regla. En el caso de seleccionar una regla de Destalle, permitirá además indicar sobre qué campo aplicaremos la regla, por Familia o por Producto.


La Familia o Producto lo indicaremos en el apartado “Detalle de la Regla”: para un solo Producto o Familia en caso de haber realizado una Selección Individual o para varios Productos o Familias, en caso de haber informado una Selección por Lista.


También necesitaremos definir los valores que servirán de base para el cálculo de la asignación de Puntos, que indicaremos en el apartado Asignación. Podemos indicar dos tipos de Asignación: “Asigna X puntos según” Cantidad o Precio unitario con/sin IVA o Total línea con/sin IVA o Precio Total del documento, etc.” o “Atribuye X puntos por cada Y” Cantidad o Precio unitario con/sin IVA o Total línea con/sin IVA o Precio Total del documento, etc.”


Para activar la regla, habilitamos la casilla de verificación “Activado”. Finalmente, indicaremos las localizaciones (puestos) en los que se aplique la regla:

2.2. Configuración de Descuentos de Puntos Para configurar las equivalencias entre puntos y valores a descontar por cada X puntos obtenidos, iremos a la pestaña Descuento.

Aquí podremos definir, por ejemplo, que Cada 100 puntos equivalen a 5 € (Valor de Descuento).


3. EJEMPLOS DE CONFIGURACION DE PUNTOS

EJEMPLO 1 Durante el período 01/07/2010 al 31/07/2010 y en todas las tiendas (localizaciones), para el producto Yogourt Normal, por cada unidad que compre el cliente se le asignará 1 punto.

Indicamos asimismo, la regla de descuento de puntos, que será: cada 10 puntos equivaldrán a 1 €.


EJEMPLO 2 Durante el período 01/07/2010 al 31/07/2010 y en todas las tiendas (localizaciones), por la compra de 3 unidades de Helado Magnum, Helado Häagen-Dazs o Helado Viennetta, se asignará 1 punto.

Cada punto valdrá 0,50€

EJEMPLO 3 Durante el período 06/09/2010 al 18/09/2010, en la tienda de Barcelona, por cada 200 € de compra (total del documento sin impuestos) se regalarán 10 puntos.


Cada 20 puntos, se descontarán 15 €.

4. DESCONTAR PUNTOS DIRECTAMENTE

El descuento de puntos directos puede ser aplicado cuando, por ejemplo, el cliente cambia sus puntos por regalos.

Si el cliente quiere cambiar los puntos que posee por un regalo podrá descontarlos directamente en el BackOffice (Movimientos de Ventas/ Descuentos de Puntos a Clientes) o con la función RETIRAPUNTOS desde el Front Office. Desde Back Office Movimientos de Ventas/ Descuentos por Puntos a Clientes:


Al seleccionar el cliente, por defecto se visualizarán los puntos de que dispone. Indicamos el tipo de descuento que queremos realizar (Directo) e indicamos el nº de puntos que deseamos descontar.


Desde el Front Office, con la función RETIRA PUNTOS

En ambos casos (desde Back Office o desde Front Office), se descontarán directamente los puntos del cliente y se rebajarán de su ficha.

5. DESCONTAR PUNTOS DIRECTAMENTE EN LA VENTA (DESDE FRONT OFFICE)

Mediante la función DESCPUNTOS, los puntos del cliente pueden ser descontados en la venta como un descuento en efectivo.

Para que el descuento de puntos en importe sea efecuado correctamente, debe definir qué valor atribuir a los puntos. Para ello, acceda a Tablas – Productos – Puntos/Ticket Descuento y defina, en la carpeta Descuento el valor a atribuir a los puntos.


Al efectuar una venta, caso el cliente posea puntos y los quiera descontar, podrá ejecutar la función DESCPUNTOS para que, al finalizar el documento, se abra la ventana del descuento de puntos.

En pantalla se indicarán los puntos a descontar, que se “traducirán” en un valor de descuento de la venta, según la configuración de descuentos de puntos parametrizada.

6. DESCONTAR PUNTOS MEDIANTE VALE

Si el cliente quiere descontar sus puntos recibiendo a cambio un vale, y que ese vale lo pueda utilizar posteriormente en sus compras, podemos utilizar la opción Movimientos de Ventas/ Descuentos de Puntos a Clientes desde el Back Office, o bien, utilizar la función RETIRAPUNTOS si se realiza desde el Front Office. Desde Back Office Movimientos de Ventas/ Descuento de Puntos a Clientes:


Al seleccionar el cliente, por defecto se visualizarán los puntos de que dispone. Indicamos el tipo de descuento que queremos realizar (Emite Vale) e indicamos los puntos a descontar, que se transformarán en un importe, en función de lo configurado para el descuento de puntos.

Desde el Front Office, con la función RETIRA PUNTOS


En ambos casos (desde Back Office o desde Front Office), al seleccionar la opción Emite Vale se está indicando al sistema que desea emitir vales a cambio de puntos, indicando en ese caso, el tipo de documento a crear (ticket de descuento, ticket de reembolso). Al aceptar la pantalla de Descuento de Puntos, se generará de forma automática en la aplicación, el documento (Ticket Descuento en nuestro ejemplo) indicado en pantalla. Ese documento se listaría y entregaría al cliente para que lo pudiera utilizar en futuras compras.


Asimismo, los puntos descontados se rebajarán del total de puntos en la ficha del cliente.

7. IMPRIMIR EL TOTAL DE PUNTOS POR DOCUMENTO

Si necesita imprimir los totales de puntos por documento utilice la variable de impresión PieDePagina.Totales.Puntos que representa los puntos por documento.


Para imprimir los puntos acumulados, utilice la variable PieDePagina.Totales.PuntosAcumulados


8. INFORME DE PUNTOS

Para imprimir un informe del planeamiento de puntos, acceda en el BackOffice a Listados / Productos / Puntos.


Para verificar los puntos atribuidos a clientes, acceda a su ficha y verifique el campo PUNTOS, o acceda a Listados/Clientes/Clientes/Clientes – columna Puntos.


TICKETS DE DESCUENTO

1. EL TICKET DE DESCUENTO

Sage Retail le presenta la posibilidad de emitir “Tickets Descuento”, que podrán ser descontados en cualquier venta. Los Tickets de Descuento pueden generarse de forma automática, a partir de los documentos de venta y según la configuración de reglas que se parametrice. La base de configuración es semejante a la de los Puntos, pudiendo parametrizarlo en base a los detalles o encabezado (totales) del documento. Deberá existir una forma de pago para los cobros realizados con el ticket de descuento.

2. CONFIGURACIÓN DEL TICKET DESCUENTO

Aunque el documento ya viene creado en la versión estándar (documento con la sigla TDC), si por alguna razón lo ha borrado y debe volver a darlo de alta, podrá hacerlo desde la opción Diversos/Configuraciones/Configuración de documentos/Tabla de documentos. El ticket de descuento deberá ser un documento de venta que de origen a reembolso, no debiendo afectar a caja, mapa de IVA, mapa de ventas, listado modelo 347, ni tampoco a existencias ni cuentas corrientes. Deberá definir el número de días de validez del documento. Por defecto 0 días, el documento solo será válido para el mismo día de emisión, puede colocar 365 días para que este sea válido por un año.


En Diversos/Configuraciones/Parámetros en el tabulador FrontOffice seleccione en el campo “Documento para Ticket Descuento” el documento previamente creado conforme la siguiente imagen).


En Diversos/Configuraciones/Configuración de Puestos, “Impresión”, “Documentos de Venta”, defina el formato de diseño (layout) para el documento creado “”

Posteriormente en Tablas/Formas de Pago cree la forma de pago “Ticket Descuento” aplicada a “Cobros” del tipo “Vale”. En el campo “Usa documento para pagar” indique “Ticket Descuento”. Asimismo, podría configurar que el Ticket Descuento solamente pudiera utilizarse en Ventas a partir de X Euros.


Si lo desea, configure el código de barras del ticket descuento para cada serie utilizada.

Esta opción sólo estará disponible después de grabar la forma de pago, es decir, tendrá que grabar la forma de pago y editarla de nuevo para definir el formato del código de barras.

De acuerdo con las normas internacionales EAN (códigos de barras) los códigos de cupones emitidos en la tienda internamente (In Store Coupons) deberán comenzar por 99, y si son emitidos por otras entidades deberán empezar por 98. Existen aún los “In Store Barcodes” que deben empezar por 2. Sugerimos que sigan las reglas internacionales de códigos de barras y utilicen por ejemplo 9901, 9902, 9903, etc. Los códigos deberán ser del tipo EAN13, o sea, deberá definir 12 caracteres en su mascara (el 13 será el digito de control que es calculado automáticamente). Como deben comenzar por 99, restan 10 dígitos, los 8 finales serán para identificar el número del documento que podrá tener como máximo 8 dígitos, restando así 2 dígitos después del 99, que se pueden usar para diferencias las series.


Por ejemplo:

9901NNNNNNNN – serie A 9902NNNNNNNN – serie B 9903NNNNNNNN – serie C

Los tickets descuento son creados en la serie del documento que lo generó, o sea si se emite un Ticket de la serie A será generado un ticket de descuento de la serie A.

3. PLANIFICACIÓN DE REGLAS PARA LOS TICKETS DESCUENTO

La planificación de las reglas de Tickets Descuento se realiza de forma similar a la planificación de Puntos, vista en el apartado anterior, accediendo a Tablas/Productos/Puntos-Ticket Descuento.

“Tipo”, seleccione la regla a aplicar. Podrá optar por una regla de Puntos o Ticket Descuento. Definimos una regla de Ticket Descuento.


Indicaremos el intervalo de tiempo en el que la regla tendrá vigencia, tanto en intervalo de días (De - Hasta), como Horas de vigencia (Hora Inicio – Hora de Fin).

A continuación, definiremos los criterios de aplicación de la regla de Ticket Descuento. El criterio seleccionado (Encabezado o Detalle) condicionará los campos de asignación de la regla. En el caso de seleccionar una regla de Detalle, permitirá además indicar sobre qué campo aplicaremos la regla, por Familia o por Producto.


La Familia o Producto lo indicaremos en el apartado “Detalles de la Regla”: para un solo Producto o Familia en caso de haber realizado una Selección Individual o para varios Productos o Familias, en caso de haber informado una Selección por Lista.

También necesitaremos definir los valores que servirán de base para el cálculo de la asignación del Ticket Descuento, que indicaremos en el apartado Asignación. Podemos indicar dos tipos de Asignación: Aplica un porcentaje sobre el valor” … Cantidad o Precio unitario con/sin IVA o Total línea con/sin IVA o Precio Total del documento, etc.” Por ejemplo,

Atribuir 10% de descuento sobre la cantidad introducida en la línea del documento

Atribuir 1% sobre el Valor total del documento (o sea, a cada 100€ del Total de documento, obtendrá un ticket descuento de 1€)

o “Asigna X valor por cada Y” Cantidad o Precio unitario con/sin IVA o Total línea con/sin IVA o Precio Total del documento, etc.” Por ejemplo,

Atribuir 3 € por cada 25€ del Total Documento

Atribuir 2% de descuento sobre la cantidad introducida en la línea del documento


Para activar la regla, habilitamos la casilla de verificación “Activado”. Finalmente, indicaremos las localizaciones (puestos) en los que se aplique la regla:


4. EJEMPLOS DE CONFIGURACION DE TICKET DESCUENTO

EJEMPLO 1 Durante el período 01/08/2010 al 31/08/2010 y en todas las tiendas (localizaciones), para productos de las Familias de Relojes o Perfumes, para cada 20 € del Total de la línea sin IVA, se regala 1€ en Ticket Descuento.

EJEMPLO 2 Durante el período 01/08/2010 al 31/08/2010, en la tienda de Sevilla, para los productos de la familia de Bebidas, se regala un ticket descuento por valor de un 5% de la cantidad de la línea del documento.


5. EJEMPLOS DE CONFIGURACIÓN DE REGLAS AVANZADAS

Además de configurar reglas, tal y como hemos visto en el apartado anterior, es posible establecer excepciones o condiciones especiales de aplicación para las mismas. Tómese el siguiente ejemplo: Queremos establecer una regla que genere un Ticket Descuento por valor del 5% del Total Documento, pero solo si el documento supera 100 € Para ello, configuramos la regla en la carpeta Normal:


Si consultamos la regla indicada en la carpeta Avanzado, visualizaremos:


Si queremos establecer la excepción de que solo lo calcule para compras superiores a 150€, lo haremos indicando manualmente en la “Fórmula de la Regla”, la expresión {TotalTransactionAmount} >=150

Otro ejemplo, utilizando la misma regla anterior, pero en donde queremos aplicarla solamente si el nº de ítems del documento sea superior a 10 unidades. En este caso, definiremos en el campo “Fórmula de la Regla” la condición: {Details.TotalQuantity} > 10

Otro ejemplo de regla avanzada sería el de una planificación que se aplicara solamente a determinados clientes, por ejemplo, solo a clientes preferentes. Para ello, podríamos crear un nuevo Grupo de clientes que asignaríamos a los clientes “Preferentes”, por ejemplo, el Grupo 5.


En la carpeta Avanzada de la regla, en el apartado Fórmula de la Regla, definiríamos la excepción, en este caso, que solo se aplique al Grupo de Clientes 5, mediante la expresión {PartyCustomerLevel}=5

6. DESCONTAR TICKET DE DESCUENTO

Cuando el cliente desee descontar el ticket en una próxima venta, en Back Office o en el Front Office, simplemente lo indicará como Forma de Pago del documento. En caso de que el Ticket Descuento tenga Código de Barras, antes de finalizar el documento podrá ejecutar la lectura del código de barras del Ticket descuento, siendo automáticamente asumido el valor del vale como forma de pago.


En el caso de que no lea el código de barras del ticket descuento, al finalizar el documento deberá indicar el valor del ticket descuento y posteriormente indicar cuál es el número de ese ticket descuento.

Tenga en cuenta que el valor del ticket descuento nunca podrá ser superior al total del documento emitido siendo de todos modos efectuada la validación del valor entregado cuando esta modalidad estuviese configurada para no dar cambio. Para que no sea impreso un nuevo ticket descuento cuando una venta haya sido liquidada total o parcialmente con un ticket descuento, acceda a Diversos/Configuraciones/Configuraciones Generales y active la configuración general nº 46 “Cuando se utilice la forma de pago Ticket Descuento no se emite un nuevo vale en base a la venta”.


7. INFORME DE TICKET DESCUENTO

Podrá consultar todos los tickets de descuento emitidos en Informes/Informes de ventas/Totales de documentos de venta emitidos. En Informes/Informes de TPV/Listado Reembolsos podrá verificar cuáles de ellos están pendientes de liquidación.


GESTIÓN DE COBROS PENDIENTES / PAGOS A PROVEEDORES

1. ¿QUÉ ES?

El Cobro es un documento de liquidación que certifica que determinados documentos ya han sido pagados por parte del cliente. Desde la opción Movimientos / Movimientos de Venta / Cobros Pendientes se reconocen los documentos a liquidar, analizando la Cuenta Corriente de un determinado cliente y verificando aquellos documentos cuyo campo “Valor en Falta” sea diferente de 0 (cero). Asimismo, el Pago a Proveedor es el documento que normalmente acompaña un pago efectuado a un determinado Proveedor. El comportamiento del documento Pago a Proveedor es similar al del Cobro, pero analizando la cuenta corriente de un determinado proveedor (desde Movimientos / Movimientos de Compra/ Pagos a Proveedor).

2. CUENTA CORRIENTE DE CLIENTES

Los lanzamientos en una determinada Cuenta Corriente pueden ser automáticos o manuales.

2.1. Lanzamientos Automáticos Los lanzamientos automáticos se generan al emitir un determinado documento de Venta. Si al emitir este documento de Venta se satisfacen determinadas condiciones previamente especificadas, el valor de ese documento es registrado en la Cuenta Corriente del Cliente. Las condiciones para que un documento sea registrado en Cuenta Corriente son:

1. El cliente debe estar identificado en el documento. Para ello, en Back Office informaremos directamente el campo Cliente en el documento. Desde el POS Teclado o POS Táctil, puede ejecutar la función DATOSCLI para indicarlo. En caso de que el cliente no esté indicado, el documento no será registrado en Cuenta Corriente.

2. La configuración del puesto para el documento (Diversos / Configuraciones /

Configuración de Puestos /Terminal / Comportamiento) debe indicar que ese documento registra en Cuenta Corriente


O bien, mediante alguna función especial se fuerza el registro en Cuenta Corriente (por ejemplo, la función CNSCREDITO en el POS Teclado o POS Táctil)

3. El Importe del documento es mayor que 0 (cero). Si el valor del documento es inferior o igual a cero, aunque se satifagan todas las condiciones anteriores o siguientes, ese documento no será registrado en Cuenta Corriente.

4. El Nº de Descriptivo asociado al documento indica que registra en Cuenta Corriente y

que el Tipo de Lanzamiento es “Débito”, “Crédito” o “Ambos”.

En la Tabla / Descriptivos, puede configurar el comportamiento del documento.

Si se cumplen esas condiciones, el documento se registrará en Cuenta Corriente:


2.2. Lanzamientos Manuales Los lanzamientos manuales a una determinada Cuenta Corriente pueden efectuarse por dos opciones diferentes, aunque solo se diferencian por la forma en que se realiza el lanzamiento:

1. Desde Movimientos / Movimiento de Cuentas Corrientes / Clientes

Mediante esta opción, después de indicar el Nº del Cliente, se cargará su Cuenta Corriente y se podrá efectuar el registro directamente.


2. Desde Movimientos / Movimiento de Cuentas Corrientes / Lanzamiento Manual

En esta opción, los lanzamientos podrán realizarse para diversos clientes (un documento de Lanzamiento para cada cliente), sin que se visualice la Cuenta Corriente de cada uno.


El Lanzamiento Manual no es más que un documento que indica que en determinado día se ha efectuado un movimiento manual en Cuenta Corriente. Este documento además, puede ser impreso.

3. COBROS PENDIENTES

El Cobro se realiza a través de la opción Movimientos / Movimientos de Venta / Cobros Pendientes. La numeración del documento de Cobro se realiza de forma automática. Si se indica un número ya existente, se presentarán los Cobros Pendientes. Si no existe, se entrará en modo alta. Si dos terminales entran en la opción al mismo tiempo, en ese momento, a nivel de pantalla se presentará el mismo número, pero al finalizar el documento, la aplicación les asignará el número correlativo correcto a cada uno.


Al indicar el Código del cliente para el cual se quiere realizar el Cobro, si este no tiene ningún Débito, no se presentará información y el cursor permanecerá en el campo Cliente. Después de indicar un cliente que tenga Débitos, estos se presentarán en la rejilla, para poder efectuar los cobros.

Para indicar los cobros y liquidar un documento, realizaremos los siguientes pasos:

1. Situarse sobre el documento que se desea liquidar. Al pulsar con el ratón sobre la columna “Visto”, se seleccionará ese documento para el cobro con el importe de la columna “A Pagar”. Otra forma de seleccionar los documentos, es desplazarse por la rejilla con las teclas de desplazamiento del cursor (Arriba y Abajo) y situado sobre el que interese, pulsar la barra espaciadora. Al igual que en el caso anterior, quedará seleccionado el importe “A pagar” para el cobro.


2. Con las teclas de desplazamiento Izquierda y Derecha del teclado, podrá desplazarse por las columnas del documento. Situado sobre la columna “A Pagar”, podrá pulsar la barra espaciadora e indicar el importe “A pagar” para un documento, pudiendo entonces realizar un Pago Parcial.

También podrá especificar un Importe parcial, simplemente pulsando con el ratón en el campo “A pagar” e indicando el importe parcial a liquidar.


3. Si se indica un valor en “Total a Pagar”,

se seleccionarán de forma automática los documentos a cobrar, hasta el importe indicado.


4. Para grabar el Cobro, podrá pulsar el botón Finalizar o bien presionar la tecla F10.


Antes de grabar el documento, se visualizan los documentos no Liquidados (aquellos

que no tienen la marca en la columna Visto).

Una vez grabado el documento, si se consulta la Cuenta Corriente del Cliente, se visualizará el Cobro efectuado y los documentos correspondientes al mismo. Aquellos

ya liquidados en su totalidad, se visualizarán con la marca en la columna Visto). El Saldo del cliente corresponderá a los documentos no liquidados.


4. CUENTA CORRIENTE DE PROVEEDORES

Al igual que para Cliente, los lanzamientos en una determinada Cuenta Corriente pueden ser automáticos o manuales.

4.1. Lanzamientos Automáticos Los lanzamientos automáticos se generan al emitir un determinado documento de Compra. Si al emitir este documento de Compra se satisfacen determinadas condiciones previamente especificadas, el valor de ese documento es registrado en la Cuenta Corriente del Proveedores. Las condiciones para que un documento sea registrado en Cuenta Corriente son similares a las indicadas para Clientes, aunque con la salvedad de que ahora se trata de Proveedores:

1. El cliente debe estar identificado en el documento. Para ello, en Back Office informaremos directamente el campo Proveedor en el documento.


2. La configuración del puesto para el documento (Diversos / Configuraciones /

Configuración de Puestos /Terminal / Comportamiento) debe indicar que ese documento registra en Cuenta Corriente

3. El Importe del documento es mayor que 0 (cero). Si el valor del documento es inferior o igual a cero, aunque se satifagan todas las condiciones anteriores o siguientes, ese documento no será registrado en Cuenta Corriente.

4. El Nº de Descriptivo asociado al documento indica que registra en Cuenta Corriente y que el Tipo de Lanzamiento es “Débito”, “Crédito” o “Ambos”.

En la Tabla / Descriptivos, puede configurar el comportamiento del documento.


Si se cumplen esas condiciones, el documento se registrará en Cuenta Corriente:

4.2. Lanzamientos Manuales Los lanzamientos manuales a una determinada Cuenta Corriente pueden efectuarse por dos opciones diferentes, aunque solo se diferencian por la forma en que se realiza el lanzamiento:

1. Desde Movimientos / Movimiento de Cuentas Corrientes / Proveedores


Mediante esta opción, después de indicar el Nº del Cliente, se cargará su Cuenta Corriente y se podrá efectuar el registro directamente.

2. Desde Movimientos / Movimiento de Cuentas Corrientes / Lanzamiento Manual

En esta opción, los lanzamientos podrán realizarse para diversos clientes (un documento de Lanzamiento para cada cliente), sin que se visualice la Cuenta Corriente de cada uno.


El Lanzamiento Manual no es más que un documento que indica que en determinado día se ha efectuado un movimiento manual en Cuenta Corriente. Este documento además, puede ser impreso.

5. PAGOS A PROVEEDORES

El Pago a Proveedores se realiza a través de la opción Movimientos / Movimientos de Compra/ Pagos a Proveedores. La numeración del documento se realiza de forma automática. Si se indica un número ya existente, se presentarán los Pagos Pendientes. Si no existe, se entrará en modo alta. Si dos terminales entran en la opción al mismo tiempo, en ese momento, a nivel de pantalla se presentará el mismo número, pero al finalizar el documento, la aplicación les asignará el número correlativo correcto a cada uno. Después de indicar un Proveedor que tiene documentos pendientes de pago, estos se presentarán en la rejilla, para poder efectuar los pagos.


Para indicar los pagos y liquidar un documento, realizaremos los siguientes pasos:

1. Situarse sobre el documento que se desea liquidar. Al pulsar con el ratón sobre la columna “Visto”, se seleccionará ese documento para el pago con el importe de la columna “A Pagar”. Otra forma de seleccionar los documentos, es desplazarse por la rejilla con las teclas de desplazamiento del cursor (Arriba y Abajo) y situado sobre el que interese, pulsar la barra espaciadora. Al igual que en el caso anterior, quedará seleccionado el importe “A pagar” para el cobro.


2. Con las teclas de desplazamiento Izquierda y Derecha del teclado, podrá desplazarse por las columnas del documento. Situado sobre la columna “A Pagar”, podrá pulsar la barra espaciadora e indicar el importe “A pagar” para un documento, pudiendo entonces realizar un Pago Parcial.

También podrá especificar un Importe parcial, simplemente pulsando con el ratón en el campo “A pagar” e indicando el importe parcial a liquidar.


3. Si se indica un valor en “Total a Pagar”,

se seleccionarán de forma automática los documentos a cobrar, hasta el importe indicado.


4. Para grabar el Cobro, podrá pulsar el botón Finalizar o bien presionar la tecla F10.


Antes de grabar el documento, se visualizan los documentos no Liquidados (aquellos

que no tienen la marca en la columna Visto).

Una vez grabado el documento, si se consulta la Cuenta Corriente del Cliente, se visualizará el Pago efectuado y los documentos correspondientes al mismo. Aquellos

ya liquidados en su totalidad, se visualizarán con la marca en la columna Visto). El Saldo del Proveedor corresponderá a los documentos no liquidados.



GESTIÓN DE CUENTAS BANCARIAS / DEPÓSITOS

Además del tradicional registro manual, el usuario podrá realizar depósitos de cheques de clientes o en metálico, así como efectuar el registro automático en cuenta corriente bancaria en el momento de la emisión de Pagos a Proveedores.

1. CONFIGURACIÓN DE LAS CUENTAS BANCARIAS / DEPÓSITOS

1.1. Bancos

El primer paso será comprobar que tenemos creada la configuración para nuestro banco. En Sage Retail ya están configurados una gran cantidad de códigos del cuentas bancarias. Para su creación, modificación y visualización, debe acceder a Diversos / Configuraciones/ Códigos de Cuentas Bancarias. El contenido de esa tabla es meramente informativo. Para crear los bancos con los que trabaja la empresa acceda a Tablas – Bancos - Bancos.

Aquí deberá definir los datos de la entidad bancaria, principalmente el código de la cuenta bancaria y el código SWIFT (para transferencias internacionales).


En la pestaña Direcciones podrá definir las direcciones de las diversas sucursales con las que trabaja. Para crear un nuevo registro haga clic con el botón derecho del ratón y seleccione la opción

Nuevo o haga clic en el botón

Podrá añadir tantas direcciones como necesite.


Para editar los datos de una sucursal haga clic en el botón o seleccione la dirección en

cuestión y haga clic con el botón derecho del ratón, eligiendo Editar. También podrá editar el

registro haciendo doble clic con el ratón.

Si pretende borrar un registro haga clic en el botón o haga clic con el botón derecho del

ratón en la dirección en cuestión y seleccione Borrar.

El proceso será similar para añadir sus contactos en el banco:

1.2. Cuentas Bancarias

Para cada entidad bancaria creada deberá definir sus cuentas. Edite la ficha del banco y acceda a la pestaña Cuentas Bancarias. El proceso de creación será similar al de los contactos y direcciones descrito anteriormente: Creación – botón o haga clic con el botón derecho del ratón y seleccione la opción Nuevo Edición – botón , haga clic con el botón derecho y seleccione la opción Editar o haga doble clic en el registro a editar Eliminación – botón o haga clic con el botón derecho del ratón y seleccione la opción Borrar


El nombre del banco se rellenará automáticamente de acuerdo con la descripción definida para la entidad bancaria editada. Al rellenar el NIB se rellenará automáticamente el IBAN.

1.3. Métodos En Tablas – Bancos – Métodos cree los métodos bancarios a utilizar. Estos corresponderán a los diversos tipos de transacción bancaria (transferencias bancarias, ingresos, cheques, domiciliaciones, etc.)


La opción Excluir del informe define si los movimientos registrados en la c/c bancaria serán objeto de análisis en el Mapa de Análisis Bancario.

Por ejemplo, en caso de que se produzcan transferencias bancarias entre cuentas de la empresa, puede no interesar analizar esos movimientos en el Mapa de Análisis Bancario.

1.4. Categorías El siguiente paso es crear las categorías bancarias. En ellas crearemos la estructura de gastos de la empresa, como pueden ser Alquileres, Leasing, Vehículos, Salarios, Publicidad, etc. Este paso es muy importante ya que en un futuro una correcta estructura nos permitirá recibir una información más precisa de los gastos. Como el gasto en la luz de las oficinas en un año, etc. Cree las diferentes categorías en Tablas – Bancos – Categorías. Para crear un nuevo registro haga clic en el botón Nuevo (F2) y seleccione Categorías Bancarias o pulse la tecla F2.


Tal vez necesite crear subcategorías. Para crear el “árbol” seleccione la categoría del 1er

nivel y pulse la tecla F2 o haga clic en el botón Nuevo (F2). En caso de asociar una subcategoría en la ramificación de categorías incorrecta, seleccione el registro a modificar, haga clic en el botón Cambiar Origen, seleccione la categoría correcta y por último haga clic en Grabar.

1.5. Entidades Cada registro en la c/c bancaria tendrá que estar asociado a una entidad. Esas entidades pueden no ser clientes, proveedores, ni vendedores. Una Entidad podrá ser, por ejemplo, Telefónica, Aguas de Guadix, Seguridad Social, etc. Acceda a Tablas – Entidades para crear las diversas entidades con las que trabaja.

En las pestañas Direcciones, Contactos y Cuentas podrá definir las direcciones, contactos y cuentas bancarias de la entidad, respectivamente.

1.6. Descriptivos Cualquier movimiento registrado en la c/c bancaria deberá tener un descriptivo asociado. Antes de proceder a crear los movimientos de las cuentas bancarias deberá crear los descriptivos deseados para su utilización. En Tablas – Descriptivos deberán crearse los necesarios para el movimiento de la c/c. bancaria


1.7. Depósitos de Clientes Para poder trabajar con depósitos de cheques o efectivo de Clientes en la cuenta corriente bancaria, deberá crear un documento del tipo Depósito. Compruebe que el documento DEP-DEPÓSITO (Debe) existe en – Diversos – Configuraciones – Configuraciones de Documentos – Tablas de Documentos.

El documento DEP-DEPÓSITO (Debe) ya consta en la base de datos creada por la aplicación Sage Retail. En caso de que lo haya eliminado deberá crearlo respetando los ajustes predeterminados.

Este documento quedará disponible en Movimientos / Movimientos de Cuentas Corrientes / Bancos / Depósitos para su utilización. En el tabulador General tendrá que seleccionar el campo Tipo como Depósito y en el tabulador Descriptivos, el campo Cuentas Corrientes a Débito.


Será un registro de cargo en la c/c bancaria ya que se trata del extracto del banco y analizado desde esa perspectiva será un débito.

En Diversos – Configuraciones – Configuraciones de Terminales – Terminal X - Valores predeterminados podrá definir para el documento DEPÓSITO (Débito) la categoría, método y vendedor predeterminado.


Defina también un diseño de impresión Diversos – Configuraciones – Configuraciones de Puestos – Terminal X - Impresión.

Con esta configuración, cuando se finalice una venta que mueva caja y se escoja “Cheque” como modalidad de pago, este quedará automáticamente disponible para el documento del tipo Depósito.

1.8. Pago a Proveedor Para registrar en la c/c bancaria los pagos a proveedores, deberá crearse un nuevo descriptivo en Tablas – Descriptivos. A este descriptivo, en cuenta corriente deberá indicar Crédito.


Deberá ser un registro de abono ya que el análisis se realiza desde la perspectiva de la entidad bancaria.

Después de crear el descriptivo, en Diversos – Configuraciones – Parámetros – C.C. Bancaria deberá definir el control de salida de cheques. Operación para salida de cheque: descriptivo creado para registrar en la c/c bancaria los pagos a proveedores efectuados en cheque. Método bancario: método que deberá asociarse al registro en la c/c bancaria de los pagos a proveedores efectuados en cheque. Categoría bancaria: categoría que deberá asociarse al registro en la c/c bancaria de los pagos a proveedores efectuados en cheque.


2. MOVIMIENTOS

El registro en la c/c bancaria podrá ser manual, por depósito o, en el caso de los pagos en cheque a proveedores, automáticamente al emitir el Pago a Proveedores.

2.1. Registro Manual Para realizar registros manuales acceda a Movimientos – Movimiento de Cuentas Corrientes – Bancos – Cuentas Bancarias. Seleccione el banco y la respectiva cuenta. En la línea de registro indique la fecha del movimiento (por defecto se sugiere la fecha del sistema) y seleccione el descriptivo de la lista. Automáticamente se asumirá el tipo de movimiento – cargo, abono- y sólo tendrá que indicar el valor.


A continuación deberá seleccionar la entidad a la que se refiere el movimiento. Podrá ser un cliente, un proveedor, un vendedor, una entidad, un banco, etc. También deberá indicarse el método y categoría.

Por ejemplo, registro de gastos de seguro por un importe de 2.500 €

Si los gastos se refieren a diferentes Gastos de Seguro de la empresa, pulsando el botón podrá dividir aquí el importe entre ellos


A continuación, pulsando el botón se grabaría el registro.

2.2. Depósitos de Clientes El registro en la c/c bancaria de los cheques de los clientes podrá efectuarse a través de la opción Movimientos – Movimiento de Cuentas Corrientes – Bancos – Depósitos. Por defecto, se presentará el vendedor, método y categoría definidos en Diversos – Configuraciones – Configuraciones de Puestos - Terminal X – Valores Predeterminados, sin embargo podrá modificarlos.

2.2.1. Ingreso de Cheques

Después de emitir Cobros Pendientes con forma de pago de tipo Cheque, éste quedará pendiente del ingreso, en Movimientos – Movimientos de Cuentas Bancarias – Bancos - Depósitos.


Para ingresar los cheques, indique el banco y cuenta bancaria en la que pretende efectuar el ingreso y seleccione los cheques a ingresar.


El cheque 5634 tiene fecha posterior al día actual por lo que aparece en rojo.

Una vez seleccionados, pulsando Finalizar, se grabará el ingreso, efectuándose el registro correspondiente en la c/c bancaria.


2.2.2. Ingreso en Efectivo Además de los cheques, también podrá efectuar ingresos en efectivo. Para efectuar el ingreso, indique el banco y cuenta bancaria donde pretende efectuar el ingreso, el método y categoría (en caso de que sean distintas a los valores predeterminados) e indique la cuantía en el campo Valor en efectivo.


Así como el ingreso de los cheques, al pulsar el botón Finalizar, se registrará automáticamente en la c/c bancaria correspondiente.


2.3. Pago a Proveedores Al emitir Pagos a Proveedores (Movimientos – Movimientos de Compra – Pagos a Proveedores) con forma de pago de tipo cheque, se registrará automáticamente en la c/c bancaria indicada.


Este registro respetará las predefiniciones de Diversos – Configuraciones – Parámetros – C.C. Bancaria en lo relativo al método y categorías bancarios, así como al descriptivo asociado al movimiento.


Esta opción se aplicará para todos los documentos (Diversos – Configuraciones – Configuración de Documentos – Tablas de Documentos) que tengan indicado Salida de Caja.

3. INFORMES

Todo el análisis de cuentas corrientes bancarias deberá efectuarse en Informes – Informes de Cuentas Corrientes – Informes de Cuentas Bancarias. El mapa Listado General de Movimientos presentará todos los registros efectuados en la c/c bancaria, independientemente del nº de cuenta.


Podrá analizar cada cuenta por separado por los extractos – Extracto por fecha de registro y Extracto por fecha de vencimiento, o por categorías – Análisis Bancario – Categoría/Año.

En el mapa Categoría/Año sólo se tendrán en cuenta los movimientos asociados a métodos que no estén configurados para ser excluidos de este análisis.

Además de los habituales extractos y balances de verificación, podrá consultar los documentos de depósito emitidos – Depósitos – Totales de Depósitos y Movimientos de Depósitos. El mapa de Compromisos bancarios será útil para analizar los pagos a largo plazo, sobre todo cheques que pudiera haber registrado en la c/c con fecha posterior al día actual. Si lo desea, también podrá obtener un listado de los cheques emitidos así como de los cheques entregados por los clientes como forma de pago – Listado de Cheques.


GESTIÓN DE COBROS POR VENDEDOR

La Gestión de Cobros por Vendedor en Sage Retail consiste básicamente en emitir la factura y, de forma simultánea, emitir el cobro de la misma, quedando el saldo de la cuenta corriente del cliente a cero, pero sin que se haya efectuado realmente la liquidación de la factura (el cliente todavía no ha pagado). En estas condiciones, para visualizar lo que está pendiente de liquidar (y realizar la liquidación, cuando el cliente pague), no se haría mediante el documento Cobro, como sería lo habitual, sino por el documento Cobros por Vendedor. Este sistema es de uso habitual en empresas que poseen comerciales para efectuar los cobros a los clientes directamente en sus instalaciones. También podrá ser útil para gestionar las cuentas corrientes de proveedores que usen el mismo método de cobro (aunque es menos frecuente).

1. ACTIVACIÓN

La gestión de cobros se activa en Diversos – Configuraciones – Parámetros – Secuencia – Gestión de Cobros por Vendedor. La activación del sistema de cobros para las ventas y compras es independiente, es decir, podrá optar sólo por este tipo de gestión en las ventas, o sólo en las compras.


2. DOCUMENTOS

2.1. Cobros por Vendedor

Aunque puede aplicarse a las compras, el sistema de gestión de cobros se suele usar en el control de c/c de clientes. Para las Ventas, compruebe que el documento CBZ-COBRO POR VENDEDOR consta en la base de datos – Diversos – Configuraciones – Configuración de Documentos – Tabla de Documentos.


El documento CBZ-COBRO POR VENDEDOR ya consta en la base de datos creada por la aplicación estándar Sage Retail. En caso de que lo haya eliminado deberá crearlo respetando los ajustes predeterminados.

Cuando se utiliza el sistema de Cobros por Vendedor, el documento COB - Cobro debe tener desactivado la opción de Caja (ya que cuando se emite el documento Cobro, el cliente no ha liquidado realmente la factura y esta, está todavía pendiente. La entrada en Caja se producirá realmente, cuando liquidemos el documento CBZ - Cobro por Vendedor).


En caso de querer utilizar el sistema de Cobros por Vendedor para las Compras, deberá crear un nuevo documento, en Diversos – Configuraciones – Configuración de Documentos – Tabla de Documentos.

2.2. Factura / Recibo Utilizando Cobros por Vendedor, puede utilizar dos formas de emisión de documentos:

1. Podrá emitir una Factura (en Movimientos – Movimientos de Venta – Documentos de Venta – documento Factura) y emitir el Cobro por separado (en Movimientos – Movimientos de Venta – Cobros Pendientes – documento Cobro)

O bien,

2. Emitir un único documento, por ejemplo, un documento que podemos llamar Factura/Recibo (en Movimientos – Movimientos de Venta – Documentos de Venta – documento Factura/Recibo) y que realice las funciones del Cobro.

En el caso de emitir un único documento Factura/Recibo, deberá crear este nuevo documento (en Diversos – Configuraciones – Configuración de Documentos – Tabla de Documentos), similar a la factura de venta, que registre cargos y abonos en la c/c.


3. DISEÑO DE IMPRESIÓN

3.1. Documento Cobros por Vendedor

El diseño de impresión del documento Cobro por Vendedor podría ser similar al del documento Cobro.

3.2. Documento Factura / Recibo Si se emiten los documentos Factura y Cobro por separado, deberán usar los diseños estándar. En caso de que se adopte un nuevo documento - Factura/Cobro (o Factura-Recibo, como lo denominamos en el ejemplo)- deberá utilizarse un diseño que contemple un bloque de registro de los productos (factura) y un bloque relativo a la liquidación (un formato recibo, por ejemplo).


Por defecto está disponible un diseño con ese formato -ESNFactura Recibo.lst - sin embargo podrá crear uno nuevo.

El diseño deberá definirse en Diversos – Configuraciones – Configuraciones de Puestos - Impresión.


Al tratarse de un documento de venta tendrán que respetarse las variables a disposición para este tipo de documento. Siendo así, recuerde que: La variable Encabezado.Documento.Nombre se convertirá en FACTURA/RECIBO, para el recibo deberá optar por definir como texto libre (entre comillas) - “RECIBO” Para el Importe en letras que aparece en el recibo, deberá usar la variable Pie de página.Totales.Extenso

4. MOVIMIENTOS

Como ya hemos dicho, el sistema de Cobros por Vendedor se adapta a la gestión de c/c cuando se procede a emitir el Cobro junto con la Factura, quedando saldada la cuenta corriente. Pero entonces, cuando se liquidará realmente el Cobro de la Factura? El cobro se liquidará cuando se liquide el documento Cobro por Vendedor, por el importe de la factura (o parte del mismo). O sea, se emite la factura y el cobro (aunque no tenga lugar el pago). El cobro pendiente real se podrá consultar en el documento Cobros por Vendedor. Cuando el cliente nos pague, desde el documento Cobros por Vendedor, se liquidará la factura pendiente. Como documento de c/c que es, el Cobro por Vendedor se emitirá en Movimientos – Movimiento de Ventas – Cobros Pendientes.


4.1. Cobros por Vendedor

Ejemplo:

1. El día 04-10-2010 se emite la factura nº 14, para el cliente nº 100, por un importe de 1550,00 €

Movimientos / Movimientos de Venta / Documentos de Venta / Factura:

En la cuenta corriente del cliente 100 queda registrado el cargo por el importe de la factura

Informes / informes de Cuentas Corrientes / Informes de Clientes / Extracto por Fecha de Registro, por ejemplo


2. Se emite el cobro nº 4 para el cliente 100, por el mismo importe de la factura

Movimientos / Movimientos de Venta / Cobros Pendientes / Cobro:


En este momento la caja permanece inalterada ya que en realidad no ha entrado dinero.

3. En la cuenta corriente del cliente, el saldo está a cero, ya que se ha producido un cargo por el importe de la factura y un abono por el Cobro.



4. Si consultamos el listado de Cobros por Vendedor, visualizaremos los cobros reales pendientes

Informes / Tesorería / Cobros de Vendedores / Listado de Pendientes

5. El día 04-11-2010 el cliente paga, emitiéndose el cobro por vendedor y liquidando el cobro nº 4. Al finalizar el cobro se pregunta la forma de pago y la caja aumenta.

Movimientos / Movimientos de Venta / Cobros Pendientes / Cobro por Vendedor


Informes / Informes de TPV / Listado de Movimientos de Caja, por ejemplo


En caso de emitir el documento Factura/Recibo (que listará la factura y el documento de Cobro directamente), el comportamiento es similar a lo indicado, la diferencia residirá en que no se realiza el Cobro (paso 2 anterior), ya que el documento Factura/Recibo registra el cargo y también el abono en la c/c. Por ello, el documento Cobro por Vendedor liquidará directamente el documento Factura/Recibo.

1. El día 05-10-2010 se emite la Factura-Recibo nº 1, para el cliente nº 140, por un importe de 1200,00 €

Movimientos / Movimientos de Venta / Documentos de Venta / Factura-Recibo:

En la cuenta corriente del cliente 140 queda registrado el cargo por el importe de la factura-recibo y también el abono por el mismo importe.



2. La caja permanece inalterada ya que en realidad no ha entrado dinero.


3. Si consultamos el listado de Cobros por Vendedor, visualizaremos los cobros reales pendientes

Informes / Tesorería / Cobros de Vendedores / Listado de Pendientes

4. El día 10-11-2010 el cliente paga, emitiéndose el cobro por vendedor y liquidando la Factura-Recibo emitida. Al finalizar el cobro se pregunta la forma de pago y la caja aumenta.

Movimientos / Movimientos de Venta / Cobros Pendientes / Cobro por Vendedor



5. INFORMES

Una vez activado el sistema de cobros, todo el análisis de c/c deberá efectuarse mediante los informes de tesorería – Informes – Tesorería – Cobros de Vendedores- y no mediante los informes de cuentas corrientes como de costumbre, ya que en la cuenta corriente del cliente la cuenta ya estará saldada por emisión del Cobro (o de la Factura-Recibo).


DOMICILIACIÓN DE RECIBOS

1. CUENTA BANCARIA PARA DOMICILIACIÓN

Para poder gestionar los recibos de nuestros clientes y envío de remesas al banco, el primer paso a realizar será crear la cuenta corriente de la remesa. Para ello, desde la opción Tablas - Bancos - Bancos, edite la ficha del banco y acceda a la pestaña Cuentas Bancarias.

Para el proceso de creación/edición o eliminación de las cuentas bancarias, utilizar los siguientes botones: Creación – botón o haga clic con el botón derecho del ratón y seleccione la opción Nuevo Edición – botón , haga clic con el botón derecho y seleccione la opción Editar o haga doble clic en el registro a editar Eliminación – botón o haga clic con el botón derecho del ratón y seleccione la opción Borrar


El nombre del banco se rellenará automáticamente de acuerdo con la descripción definida para la entidad bancaria editada. Al rellenar el NIB se rellenará automáticamente el IBAN. En esta cuenta bancaria deberá marcar la opción “Cuenta de remesas”. Asimismo, rellenar los campos Sufijo y Sufijo norma 58 (si procede), que nos deberá facilitar el banco. Una vez informados los campos, pulsar el botón OK.

En “Cuentas Bancarias” podremos tener guardadas tantas cuentas como deseemos en los diferentes bancos, incluyendo cuentas de préstamos, leasing…

Después de crear la cuenta de remesas, deberemos indicar a Sage Retail cuáles son los clientes que tendrán sus recibos domiciliados. Para ello, en la ficha de esos clientes deberemos tener creada una cuenta bancaria asociada a una de nuestras cuentas de remesas para que en el momento en el que realicemos una venta utilizando la forma de pago “Domiciliación bancaria”, el recibo se genere automáticamente en “Recibos Bancarios”.


Mediante la opción Tablas - Clientes, accederemos a la ficha de los clientes. En la carpeta General aparecen los campos Pago y Forma. El primero nunca podrá indicar “Contado” ya que ello implica un pago inmediato y esa modalidad es incompatible con la domiciliación bancaria. En el segundo, seleccionaremos Domiciliación Bancaria.

Aunque en la ficha del cliente existan un plazo y/o forma de pago determinados, podremos modificarlos en el momento de realizar la venta. (emitir la factura).

Una vez indicados el Pago y la Forma de Pago, nos situamos en la carpeta “Cuentas” para indicar los datos de la cuenta del cliente. Es muy importante indicarle a Sage Retail qué cuenta queremos que asocie a la hora de realizar la remesa, para ello deberemos tener seleccionada la opción “Cuenta a utilizar para remesas bancarias”.


Como en el caso anterior, podremos tener guardadas otras cuentas para cualquier otra labor administrativa.

Después de crear la cuenta bancaria del cliente, debemos seleccionar nuestra cuenta de remesas. Para ello pulsamos sobre el primer cuadro, seleccionamos el banco, y luego seleccionamos la cuenta de nuestro banco.


2. GENERACIÓN DEL RECIBO BANCARIO

Todo recibo bancario tiene que estar asociado a una venta realizada con el documento “Factura”. Desde Movimientos - Movimientos de Venta - Documentos de Venta realizamos una factura.


Al grabar la factura, se visualizará la pantalla de Finalización (Diversos – Configuraciones – Configuración de Puestos – Comportamiento), permitiendo elegir el Plazo de pago y la Forma de Pago. Por defecto, aparecerán los datos indicados en la ficha del cliente, aunque podremos modificarlos para este documento.

Si en el momento de crear al cliente hubiéramos seleccionado el plazo de pago “contado”, ahora deberemos seleccionar en el “Pago” cualquier otro método y posteriormente seleccionar Domiciliación Bancaria. Finalizamos la venta pulsando el botón Finalizar. En el caso de que el “Pago” sea a plazos, se visualizará una ventana que nos permite configurar los vencimientos y los porcentajes correspondientes. Una vez finalizada la venta, ya podemos proceder a la gestión de los recibos.

3. RECIBOS BANCARIOS

Ya hemos realizado la venta, ahora lo que queremos es proceder a su envío al banco. Para ello, iremos a la opción Movimientos - Movimientos de Venta - Recibos Bancarios


Una vez tengamos la ventana de Recibos Bancarios, procedemos a hacer la búsqueda entre las fechas deseadas. También podemos seleccionar los clientes a los que queremos visualizar sus recibos.

En caso de que queramos visualizar todos los recibos, solo tenemos que borrar ambas fechas, inicial y final, seleccionar todos los clientes y pulsar actualizar.


Antes de enviarlo, podremos agrupar otros recibos vencidos que tengamos de este mismo cliente, o enviar alguno que nos interese anticipadamente. Si hacemos doble clic sobre uno de los recibos, vemos como nos aparece una nueva ventana en donde nos ofrece información acerca del recibo.

En esta ventana podemos seleccionar el nuevo estado del recibo, podemos remesarlo, anularlo, darlo por pagado.


También podemos añadir más recibos a éste para realizar una “Compensación de Recibos”. Para ello pulsamos sobre el botón “Añadir Recibo” y seleccionamos el recibo a agregar.

Cuando agrupamos varios recibos, Sage Retail nos muestra esos recibos con unos iconos. El primero es una caja azul con el símbolo + en una esquina, indicándonos que ese es el recibo principal en el que se han agrupado otros. Cuando el recibo es agrupado en otro, nos muestra un icono con forma de caja verde.


4. REMESAS BANCARIAS

En este momento tenemos nuestros recibos generados. Ahora lo que queremos es remesarlos para pasarlos al banco. Para poder realizar una remesa, debemos ir a la opción Movimientos \ Movimientos de Ventas \ Remesas Bancarias.


Igual que en el punto anterior, elegimos el intervalo de fechas correspondiente a los vencimientos de los recibos que queremos remesar, el banco en el que queremos crear las remesas, y la cuenta asociada a este banco. Una vez hecho esto, nos aparece un listado con todos los recibos que podemos remesar.

En este ejemplo tenemos varios recibos. Dos de ellos están compensados y el resto aparecen solos. Si nos surgieran dudas de cuáles recibos están agrupados, solo tenemos que hacer clic en el recibo que aparece como principal, y aparecerá un mensaje informándonos de cuáles son los recibos compensados.


En este punto solo nos queda elegir los recibos a remesar, y pulsar en el botón finalizar. En este momento podemos imprimir la remesa que vamos a llevar al banco.



5. CONTROL DE LOS RECIBOS REMESADOS

Por último, sólo nos queda confirmar que los recibos incluidos en la remesa han sido cobrados o devueltos. Para ello, con los extractos del banco, desde Movimientos - Movimientos de Venta - Recibos Bancarios, realizamos la consulta en el intervalo de fechas que nos interese, y vemos el listado de Recibos.

Por lo tanto, sólo nos queda hacer clic en el recibo que nos interese y modificar su estado a pagado o devuelto.


6. EXPORTACIÓN DE REMESAS A SOPORTE MAGNÉTICO

Otra de las posibilidades que soporta Sage Retail es la capacidad de exportación de remesas bancarias a soporte magnético, siendo este sistema es compatible con las normas del Consejo Superior Bancario Español. Si desea utilizar este sistema, únicamente deberá consultar la norma que utilizará con su banco. Las tres normas bancarias más utilizadas corresponden a:

Norma 19: Adeudos por domiciliaciones en soporte magnético.

Norma 32: Remesas de efectos en fichero informático de clientes a Entidades Financieras.

Norma 58: Créditos comunicados mediante fichero informático para su anticipo y gestión de cobro.

Al realizar la exportación de la remesa deberá elegir una de las anteriores normas. Los pasos a seguir son los siguientes:


A. Recuperamos la remesa ya grabada

B. Pulsamos el botón Exportar. Nos aparece la ventana en el que podemos elegir la norma.

C. Elegir la Norma

Antes de exportar el fichero podremos decidir si queremos incluir la serie de los recibos, marcar el fin del archivo o agrupar por fechas de vencimiento.


D. Finalmente, elegir la ubicación en que queremos guardar nuestro fichero y exportarlo, pulsando el botón OK.

Nos aparecerá una ventana confirmando que la operación se ha llevado a cabo.

Podremos utilizar el sistema proporcionado por su entidad financiera para importar el fichero creado y enviarlo a la oficina bancaria para que sea procesado.


TOTALES EN CIERRES DE CAJA

1. TOTAL GENERAL VENDIDO

Suma o resta de todos los documentos, configurados con la flag “Mapa de Ventas”, el documento es sumado o restado conforme al signo configurado (Entrada / Salida)

De forma predeterminada: (FAC) FACTURA, (TCK) TICKET y (NC) NOTA DE CARGO Suma las ventas. (TRE) TICKET REEMBOLSO, (NAB) NOTA DE ABONO Resta las ventas.


2. TOTAL CAJA

Suma o Resta de todos los valores registrados en la tabla Historial de Caja. Los documentos que pueden modificar los valores de esta tabla son los configurados con la opción “Caja”. Estos valores son emitidos en positivo o negativo dependiendo del signo configurado. (Entrada / Salida)

De manera predeterminada:

Documentos de Venta: (TCK) TICKET – Que no sean a crédito, suma la caja.

Documentos de Cobro/Liquidación: (COB) COBRO, (RBC) RECIBO BANCARIO - Suma a la Caja. (RBP) PAGO PROVEEDOR, (PGV) PAGO A VENDEDORES - Restan en Caja.

Documentos de Cuenta Corriente: (ADP) ADELANTO A PROVEEDOR CC - Resta de Caja. (ADC) ADELANTO DE CLIENTES CC - Suma a la Caja.


Documentos Caja: (ECJ) ENTRADA EN CAJA - Suma a la Caja

(SCJ) SALIDA DE CAJA - Resta a la Caja.

Cuando usamos un Ticket de Reembolso, como forma de pago es considerada para el total de caja, como si de un pago por VISA (por ejemplo) se tratase. Así, en el día en que el Ticket de Reembolso es emitido, y por el simple hecho de emitir este documento, no implica que se devuelva el dinero al cliente, solamente indica que el cliente devolvió la mercancía, por lo que el valor de este documento es restado al valor VENDIDO pero no afecta al valor de CAJA. El día en que el Ticket de Reembolso se utiliza como forma de pago, no se considera como valor VENDIDO (porque ya se tuvo en cuenta cuando se emitió el documento Ticket Reembolso), y si se considera para el valor de CAJA.

3. TOTALES POR DOCUMENTO

Desglose de los totales por documentos de tipo de Venta, Caja y Liquidación. La suma de los documentos del tipo VENTA (retirando el valor de los TICKET finalizados a crédito) es el VALOR VENDIDO.

4. CAJA POR FORMA DE PAGO

Suma por Forma de Pago, usado en los documentos en los que se solicitaron. La suma de estos valores es el VALOR DE CAJA obtenido.


DEVOLUCIÓN DE DEPÓSITOS

1. ¿QUÉ ES?

La función DEVDEP está optimizada para controlar productos en depósito y respectivas devoluciones por parte del cliente.

La función DEVDEP sólo podrá ser ejecutada en Front office.

2. CONFIGURACIÓN DE LA EMISIÓN Y DEVOLUCIÓN DE DEPÓSITOS

2.1. Documentos para emisión y devolución de depósitos

Solo podrá utilizarse en documentos configurados para ser convertidos – Diversos – Configuraciones – Configuraciones de Documentos – Tabla de Documentos. Para registrar el Depósito, podemos utilizar el documento Albarán de Depósito, por ejemplo. Para registrar la devolución, podemos utilizar el documento


Del mismo modo que en el proceso de conversión, el documento tendrá que mencionar un cliente, aunque no influya en las cuentas corrientes.

2.2. Registro en Stock La función DEVDEP (devolución del depósito) presenta un comportamiento idéntico a la conversión de documentos en términos de registro en stock, es decir, se “deshará” el registro del documento “convertido”.

Cuando se emite un Albarán de Depósito la cantidad disponible en stock disminuye (y aumenta la cantidad consignada a Clientes).

Cuando se devuelve el artículo mediante la función DEVDEP es como si de una conversión se tratase, es decir, se “deshará” el comportamiento anterior – comportamiento del albarán de depósito. La cantidad disponible aumentará, sin embargo no se efectuará registro alguno de entrada de stock, ya que en realidad no se trata de una entrada por el documento de la función DEVDEP, sino de “deshacer” lo que el albarán de depósito había hecho.


Para ello el documento emitido por la función DEVDEP, indicado en Diversos

– Configuraciones – Parámetros – Front Office – Documento para la función de devolución de depósito / pedidos (DEVDEP), no deberá influir en el stock, ni en términos de existencia ni en términos de cantidad disponible.

2.3. Función DEVDEP El documento a emitir en la ejecución de la función DEVDEP tendrá que definirse previamente en Diversos – Configuraciones – Parámetros – Front Office – Documentos para la función de devolución de depósito / pedidos (DEVDEP).

Al tratarse de una devolución de artículos en el depósito, podría denominarse, por ejemplo, Devolución de Depósito.


En caso de que no haya definido ningún documento, al ejecutar la función DEVDEP aparecerá un mensaje informando que debe configurar un documento para poder utilizar esta función.

El documento Devolución Depósito no deberá afectar al stock.



3. DEPÓSITO DE ARTICULOS

La gestión del Depósito de artículos englobará la entrega al cliente de los productos en depósito, la devolución de los mismos y la posible adquisición de los artículos por parte del cliente. Para entender mejor todo el proceso se presentará un ejemplo de depósito de productos.

El funcionamiento de la aplicación descrito a continuación tiene en cuenta que no se han modificado las configuraciones predeterminadas de los documentos. Es decir, el documento Nota de Consigna sólo afecta al stock de artículos en términos de cantidad disponible y está configurado para poder convertirlo. En cuanto al documento Devolución de Consigna, no afecta al stock, ni existencias ni cantidad disponible (Diversos - Configuraciones - Configuración de Documentos - Tabla de Documentos).

3.1. Entrega de artículos en depósito (consigna de artículos)

El depósito (consigna) de artículos podrá gestionarse a través de la emisión de notas de depósito (el documento Albarán de Depósito, en nuestro ejemplo), identificándose el cliente en cuestión y especificando los productos en consigna. Como cualquier otro documento de venta, el documento de depósito podrá ser emitido desde el Back office (Movimientos – Movimientos de Ventas - Documentos de Venta) o desde el Front office.


Como el albarán de depósito sólo afecta al stock de artículos en términos de cantidad disponible, tras la emisión del documento, el stock de los artículos presentará diferencias en términos de existencias y cantidad disponible. La “Cantidad Existente” será superior a la “Cantidad Disponible”. La diferencia residirá en la “Cantidad en depósito a Clientes”


3.2. Devolución / Venta de artículos en depósito (función DEVDEP)

Cuando el cliente devuelve, o muestra intención de adquirir parte de la mercancía que tiene en depósito, deberá ejecutarse la función DEVDEP.


En caso de que no esté informado el cliente, se pedirá de inmediato que lo indiquemos:

Después de indicar el cliente, se visualizará la ventana con los diversos artículos de los documentos pendientes.


Además de los artículos indicados en los Albaranes de Depósito, también se visualizarán los artículos indicados en todos los documentos que pueden ser convertidos (por ejemplo, Notas de Pedido, Notas de Abono, Presupuestos, Albaranes, etc.)

Siguiendo el ejemplo anterior, estarán disponibles 3 Uni del artículo Reloj Rolex GMT Master II, 5 Uni del artículo Reloj Omega Planet Ocean y 5 Uni del artículo Reloj Chopard GT XL GMT, todas ellas referentes al Albarán de Depósito nº 1 de la serie A. En esta pantalla, podrá indicar qué artículos y cantidades pretende devolver, así como los que va a comprar. Suponiendo que el cliente devuelve dos unidades de los Reloj Rolex GMT Master II que tenía en su posesión y compra la unidad restante. Además, devuelve 1 unidad del Reloj Omega Planet Ocean y compra 2 unidades. Y finalmente, compra las 3 unidades del Reloj Chopard GT XL GMT.

Pulsando el botón (F10) Convertir se generará un documento Devolución de Depósito (documento definido para la función DEVCONS – Diversos – Configuraciones – Parámetros – Front Office – Documento para la función de devolución de depósito / pedidos (DEVCONS)), en nombre del cliente nº 6 - Relojes de Lujo S.L., con las unidades a devolver (2Uni del artículo Reloj Rolex GMT Master II y 1 unidad del artículo Reloj Omega Planet Ocean).


Como en el ejemplo anterior el cliente mostró interés en comprar varios de los artículos, se generará también automáticamente la venta de los mismos.

En este ejemplo, TICKET es el documento asignado por defecto para el terminal en uso (Diversos - Configuraciones - Configuraciones de Terminales - Diversos - Documento de Ventas por defecto).


Los restantes artículos, continuarán en depósito: Al ejecutar la función DEVDEP se “anulará” el registro en stock por parte del documento Albarán de depósito. Por ello, al final de este proceso existirán en stock: Reloj Rolex GMT Master II Situación anterior:

Vendidas = 1 unidad Devueltas: 2 unidades Situación Actual:


Reloj Omega Planet Ocean Situación anterior:

Vendidas = 2 unidades Devueltas = 1 unidad Situación actual:


Reloj Chopard GT XL GMT Situación anterior:

Vendidas = 3 unidades Devueltas = 0 unidades Situación actual:


GESTIÓN DE PEDIDOS

1. PARAMETRIZACIÓN DE LA GESTIÓN DE PEDIDOS

1.1. Nota de Pedidos de Clientes (documento de venta)

La Nota de Pedido de Ventas no afecta a las existencias del producto, solamente afecta a la cantidad disponible (Salida), ya que en realidad el producto todavía continua en stock, aunque no está disponible para la venta. Asimismo, se considera como una Entrada en términos de Cantidad Pedida de Clientes. Certifíquese que el documento NP - NOTA DE PEDIDO existe en Diversos – Configuraciones – Configuración de Documentos – Tabla de Documentos.


El documento NP-NOTA DE PEDIDO ya consta en la base de datos creada por la aplicación Sage Retail. En el caso de haberlo eliminado, debe crearlo respetando la parametrización por defecto del documento.

En Diversos – Configuraciones– Configuraciones de Puestos – Comportamiento debe estar activo el registro en Stock para el documento.

1.2 Nota de Pedidos a Proveedor (documento de compra) La Nota de Pedido de Compras no afecta a las existencias del producto ni a la cantidad disponible, ya que en el momento de realizar el pedido todavía no disponemos del mismo para la venta ni tampoco sabemos la disponibilidad del proveedor. Asimismo, se considera como una Entrada en términos de Cantidad Pedida a Proveedores. Certifíquese que el documento PNP – V/NOTA DE PEDIDO existe en Diversos – Configuraciones – Configuración de Documentos – Tabla de Documentos.


El documento PNP-V/NOTA DE PEDIDO ya consta en la base de datos creada por la aplicación Sage Retail. En el caso de haberlo eliminado, debe crearlo respetando la parametrización por defecto del documento.

En Diversos – Configuraciones– Configuraciones de Puestos – Comportamiento debe estar activo el registro en Stock para el documento.


2. MOVIMIENTOS

Así como las Ventas, Compras y Cuentas Corrientes, el análisis de los pedidos es también un punto muy importante en la Gestión de una empresa. En Sage Retail podrá gestionar los pedidos de clientes así como los pedidos a los proveedores, teniendo siempre un control del stock tanto en términos de disponibilidad de los productos como en las existencias reales.

2.1. Pedidos de Clientes

2.1.1. Registrar el Pedido Como para cualquier otro documento de Venta, acceda a Movimientos – Movimientos de Ventas – Documentos de Venta para registrar la Nota de Pedido de Clientes. Después de introducir la Nota de Pedido, el artículo permanece en el Stock. Sin embargo, las unidades pedidas ya están “reservadas”, por ello la Cantidad Existente del producto no varía (permanece inalterable) mientras la Cantidad Disponible disminuye. En la carpeta Stock de la ficha del producto podrá consultar las Cantidades Pedidas de Clientes, además de las existencias y la cantidad disponible del producto.


Analicemos el producto MB – MotherBoard SC20.. Entradas en stock = 10 Unidades Salidas de stock =8 Unidades Pedidos de clientes = 3 Unidades

Existencias = 2 Unidades (10 entradas – 8 salidas) Cantidad disponible = -1 Unidad (2 Existentes – 3 Pedidos cliente)


Aunque la Nota de Pedido se visualice en el Extracto del Producto, no se le considera ni entrada ni una salida.


2.1.2. Servir el Pedido – Procesos de Conversión

Al servir el Pedido al cliente, “convertimos” la Nota de Pedido en otro documento (Albarán, Factura, Ticket). Para realizar la conversión del documento, existen diferentes opciones:

Desde Movimientos de Venta - Documentos de Venta, mediante la función CONVIERTE

Desde Movimientos de Venta - Documentos de Venta, mediante el botón Convertir

Desde Movimientos de Venta - Conversión de Documentos

Desde Movimientos - Movimientos de Venta – Documentos de Venta – Función CONVIERTE

La conversión del Pedido puede ser efectuada por la función CONVIERTE (en Back o Front Office). Para ello, daríamos de alta un nuevo documento, una Factura por ejemplo (indicaríamos el documento en que se convertirá la Nota de Pedido, ya que la conversión, corresponderá a Servir el Pedido). Indicaríamos el Cliente al que queremos servir el pedido y ejecutaríamos la función CONVIERTE (tecleando la función en el campo Referencia).


Se presentará la ventana de Selección de los productos a convertir: En Documento de Origen, seleccione el tipo de documentos a convertir. En el caso de Pedidos, seleccionaríamos Nota de Pedido.

En el caso de que existan muchos tipos y documentos a convertir, podrá seleccionarlos pulsando el botón (F2) Seleccionar Todos o pulsando la tecla F2.

En el campo A Convertir indicar las unidades que queremos convertir (y que serán las unidades que serviremos del pedido). Una vez indicadas todas las líneas y cantidades a servir, pulsar el botón Convertir o la tecla F10.

Para el ejemplo del producto MB - MotherBoard SC20 convertiremos 2 Unidades de la Nota de Pedido nº 3.


La cantidad a convertir (cantidad que estamos sirviendo) se dará de alta en el documento.


Desde Movimientos - Movimientos de Venta – Documentos de Venta – Botón Convertir El proceso es similar al descrito en el punto anterior, pero en vez de utilizar la función CONVIERTE, pulsaremos el botón Convertir. Se dará de alta un nuevo documento, se indicará el cliente y, a continuación, se pulsará el botón Convertir.


Se visualizará la pantalla de selección de los productos a convertir. En Documento de Origen, seleccione el tipo de documentos a convertir. En el caso de Pedidos, seleccionaríamos Nota de Pedido.

En el caso de que existan muchos tipos y documentos a convertir, podrá seleccionarlos pulsando el botón (F2) Seleccionar Todos o pulsando la tecla F2.

En el campo A Convertir indicar las unidades que queremos convertir (y que serán las unidades que serviremos del pedido). Una vez indicadas todas las líneas y cantidades a servir, pulsar el botón Convertir o la tecla F10.


Para el ejemplo del producto MB - MotherBoard SC20 indicamos que convierta 2 Unidades de la Nota de Pedido nº 3.

La cantidad a convertir (cantidad que estamos sirviendo) se dará de alta en el documento.


Desde Movimientos - Movimientos de Venta – Conversión de Documentos

La rutina de conversión de documentos de Venta permite realizar tres tipos de conversión:

Parcial: sólo se convertirán algunos productos/cantidades Individual: cada documento de origen dará lugar a un documento de destino Agrupada: los documentos de origen del mismo tipo de un determinado cliente se convertirán a un único documento

En caso de que no existieran suficientes cantidades en stock, seleccionaríamos la opción de servir parcialmente el pedido.

Siguiendo el ejemplo del producto MB - MotherBoard SC20 La cantidad pedida por clientes es de 3 unidades, aunque solo existen 2 unidades disponibles en stock. En este caso, realizaremos una conversión

Parcial, quedando 1 unidad pendiente. Indicaremos el documento a convertir -Notas de Pedido – y las fechas

inicial y final de emisión de esas Notas de Pedido a convertir (podrían haber varias Notas de Pedido pendientes).


Informaremos el tipo de documento que se creará en la conversión (en este caso, Factura) y el tipo de conversión a realizar (Parcial):

Seleccionaremos el cliente y las Notas de Pedido deseadas


Visualizaremos las líneas de producto que pueden convertirse para seleccionar aquellas que deseamos servir. En el caso de seleccionar alguna línea de producto cuya Cantidad Disponible sea inferior a la cantidad Pedida, se presentará un mensaje indicándolo.


Indicaremos la cantidad que queremos convertir (el resto de unidades quedarán pendientes) y pulsamos el botón Convertir

Nos indicará el documento destino

Que podremos consultar desde Movimientos – Movimientos de Venta - Documentos de Venta:


Una vez finalizado el proceso, si consultamos la ficha del artículo, veremos que la Cantidad Existente será de 0 Unidades y la Cantidad Disponible de -1 Unidad, ya que todavía están pendientes 1 unidad de Pedido de Clientes.


2.1.3. Servir el Pedido – Función Verifica Conversión

Algunas veces, el cliente se dirige al establecimiento y solicita X unidades de un producto, sin informar que tiene pedidos pendientes de ese mismo producto. En este caso, podremos recurrir a la función VERIFICACONV para verificar si existen pedidos pendientes para ese cliente del producto que está comprando y, en caso de que los encuentre, “convertir” esa cantidad pendiente (que equivaldría a restar de las unidades pendientes del pedido, las unidades que nos está comprando en este momento). Para ello, damos de alta la línea en nuestro documento, registrando el producto y cantidad solicitada por el cliente. A continuación, seleccionamos la opción Satisfazer Documento indicando qué tipo de documento debe verificar la aplicación.

Volviendo al ejemplo del producto MB - MotherBoard SC20 Existencias = 2 Unidades Pedidos de Clientes = 3 Unidades Registro de Ventas de 1 unidad


Al verificar las Notas de Pedido, detectará nuestra Nota de Pedido nº 3 con 3 Unidades pendientes y “satisfará” parcialmente la Nota de Pedido, automáticamente. Si tenemos el campo Doc.Origen en la rejilla, visualizaremos la Nota de Pedido Origen que se ha satisfecho.

La Nota de Pedido nº3 se ha convertido parcialmente, quedando pendientes 2 unidades.

Los pedidos pendientes de cada cliente se pueden consultar directamente desde la ficha del cliente, en la carpeta Pedidos. Seleccione el intervalo de fechas a analizar, así como el documento y su estado (Por convertir, Convertidos o Todos). A continuación, pulse el botón Actualizar, para visualizar los documentos de acuerdo a los criterios definidos. Podrá consultar la cantidad pedida, la cantidad ya satisfecha (ya servida) y la cantidad pendiente.


De acuerdo con el ejemplo anterior del producto MB - MotherBoard SC20, para el cliente 12 se presentará la Nota de Pedido nº 3 como documento con estado “Por convertir”, con 2 Unidades todavía pendientes, por satisfazer.

Algunas veces, el cliente ya no quiere lo que nos pidió o lo que queda pendiente por servir de su pedido, por lo que las unidades pendientes ya no deben tenerse en cuenta en futuras análisis. Podrá entonces, “cerrar” el documento habilitando la casilla de verificación Cerrado. De esta forma, el documento ya no se tendrá en cuenta en una futura conversión y el stock del producto se modificará, actualizando la cantidad pedida por clientes y la cantidad disponible.

2.2. Pedidos a Proveedores

2.2.1. Registrar el Pedido Para proceder al registro de pedidos a proveedores acceda a Movimientos – Movimientos de Compras – Documentos de Compra.


Al efectuar un pedido al proveedor la cantidad de las existencias y la cantidad disponible del producto se mantiene inalterable ya que en realidad, todavía no ha habido ninguna entrada o salida del stock. El pedido solamente se reflejará en la cantidad disponible del producto. En la carpeta Stock de la ficha del producto podrá consultar las Cantidades Pedidas a Proveedor, además de las existencias y la cantidad disponible del producto.

Analicemos el producto MON - Monitor TFT ASUS Entradas en stock = 5 Unidades Salidas de stock = 3 Unidades Pedidos a Proveedor = 6 Unidades Existencias = 2 Unidades (5 unidades Entradas – 3 unidades Salidas) Cantidad disponible = 2 Unidades (5 unid.Entradas – 3 unid.Salidas)


Aunque la Nota de Pedido se visualice en el Extracto del Producto, no se le considera ni entrada ni una salida.


2.2.2. Recibir el Pedido - Proceso de Conversión

Cuando se recepcione el Pedido del Proveedor, podrá realizarse la conversión del documento V/Nota de Pedido, que es el pedido al proveedor. Los procesos de conversión son similares a los vistos para Pedidos de Clientes, pudiéndose realizar desde las opciones:

Desde Movimientos de Compra - Documentos de Compra, mediante la función CONVIERTE. El proceso es similar a lo indicado para Pedidos de Clientes.

Desde Movimientos de Compra - Documentos de Compra, mediante el botón Convertir. El proceso es similar a lo indicado para Pedidos de Clientes.

Desde Movimientos de Compra - Conversión de Documentos

Veamos como ejemplo la conversión realizada desde la opción Movimientos de Compra – Conversión de Documentos:

Siguiendo el ejemplo del producto MON - Monitor TFT ASUS , suponiendo que el proveedor solo nos sirve 5 unidades (de las 6 unidades que habíamos pedido): Conversión de la Nota de Pedido (5 Unidades) en Factura

Indicaremos el documento a convertir –V/Notas de Pedido – y las fechas

inicial y final de emisión de esas Notas de Pedido a convertir (podrían haber varias Notas de Pedido pendientes).


Informaremos el tipo de documento que se creará en la conversión (en este caso, V/Factura) y el tipo de conversión a realizar (Parcial):

Seleccionaremos el Proveedor y las Notas de Pedido deseadas:


Visualizaremos las líneas de producto que pueden convertirse para seleccionar aquellas que nos sirve el proveedor. Indicaremos la cantidad que queremos convertir (el resto de unidades quedarán pendientes) y pulsamos el botón Convertir

Nos indicará el documento destino


Que podremos consultar desde Movimientos – Movimientos de Compra - Documentos de Compra:

Al convertir 5 Unidades quedará 1 Unidad pendiente

El stock del producto será: Cant. Existente = 7 Unidades (2 unidades existentes + 5 unidades recibidas del proveedor) Cantidad Disponible = 7 Unidades (2 unidades existentes + 5 unidades recibidas del proveedor) Pedidos de Proveedor = 1 Unidad (6 unidades pedidas anteriormente – 5 unidades recibidas del proveedor)


Los pedidos pendientes de recibir de cada proveedor se pueden consultar directamente desde la ficha del Proveedor, en la carpeta Pedidos. Seleccione el intervalo de fechas a analizar, así como el documento y su estado (Por convertir, Convertidos o Todos). A continuación, pulse el botón Actualizar, para visualizar los documentos de acuerdo a los criterios definidos. Podrá consultar la cantidad pedida, la cantidad ya satisfecha (ya servida) y la cantidad pendiente.


De acuerdo con el ejemplo anterior del producto MON – Monitor TFT Asus, para el proveedor 30 se presentará la Nota de Pedido nº 3 como documento con estado “Por convertir”, con 1 Unidad todavía pendientes, por satisfazer.

Algunas veces, ya no queremos lo que pedimos al proveedor o lo que queda pendiente de recibir de su pedido, por lo que las unidades pendientes ya no deben tenerse en cuenta en futuras análisis. Podrá entonces “cerrar” el documento habilitando la casilla de verificación Cerrado. De esta forma, el documento ya no se tendrá en cuenta en una futura conversión y el stock del producto se modificará, actualizando la cantidad pedida a proveedores.

Consultando el stock del producto Cant. Existente = 7 Unidades Cantidad Disponible = 7 Unidades Pedidos a Proveedores = 0 Unidades

2.2.3. Recibir el Pedido - Función Verifica Conversión Aunque utilizar la función Verifica Conversión es más habitual para Pedidos de Clientes, también se podrá utilizar para Pedidos a Proveedor.


Podremos recurrir a la función VERIFICACONV para verificar si existen pedidos pendientes del proveedor para el producto que estamos recibiendo y, en caso de que los encuentre, “convertir” esa cantidad pendiente (que equivaldría a restar de las unidades pendientes del pedido, las unidades que estamos recibiendo en este momento). Para ello, damos de alta la línea en nuestro documento, registrando el producto y cantidad recibida. A continuación, seleccionamos la opción Satisfazer Documento indicando qué tipo de documento debe verificar la aplicación. El proceso es similar a lo indicado, en apartados anteriores, para Pedidos de Cliente.

2.2.4. Generar Pedido a Proveedores en base a los Pedidos de Clientes Un proceso bastante útil es la emisión automática de pedidos a proveedor en base a los pedidos de clientes. Para ello, a través del botón Añadir Productos podrá, de forma rápida, generar una Nota de Pedido a Proveedor con los productos pendientes de servir a clientes.


Podrá seleccionar los productos por familias

O por proveedores (seleccionará los productos por el campo Proveedor de la ficha de artículos)


En la siguiente pantalla, podrá indicar filtros por campos de la ficha del producto (definidos en Diversos - Configuraciones - Parámetros – Parámetros – Configuración predeterminada de los productos – Campos Extra de clasificación) y seleccionar criterios por cantidad “Cantidad en Stock”

Además, podrá generar los pedidos a proveedor teniendo en cuenta diferentes cantidades: Existencia actual, Cantidad Pedida por Clientes, Diferencia para Stock Mínimo, Satisfacer Cantidad Pedida + Stock Mínimo.


Si indicamos Cantidad Pedida por Clientes serán “importados” para la Nota de Pedido del proveedor, los productos pendientes de servir a los clientes.


3. INFORMES

En Informes – Informes de Pedidos están disponibles algunos informes que permitirán un análisis de los pedidos de clientes y de proveedores.

3.1. Informe de Pedidos Pendientes Una de las situaciones que es importante analizar es la cantidad que falta por servir / recibir de un pedido.

Analizando los productos MB - MotherBoard SC20 y MON – Monitor TFT Asus Desde Informes de Pedido – Pedidos Pendientes Clientes


Desde Informes de Pedido – Pedidos Pendientes de Proveedores


Desde Informes de Pedido – Pedidos Pendientes Clientes/Proveedores

3.2. Informe de Plazos de Entrega Junto con el análisis de pendientes podrá ser útil una visión de los plazos de entrega de los pedidos

Analizando el día 21/10/2010 los productos MB - MotherBoard SC20, pedido el día 13/10/2010 y el producto MON – Monitor TFT Asus, pedido el día 14/10/2010



3.3. Análisis de Pedidos Los ejemplos indicados apenas ilustran los pedidos de un cliente de un determinado producto así como el pedido de un producto a un proveedor. Sin embargo, pueden ocurrir simultáneamente pedidos a diferentes entidades (clientes y proveedores), siendo importante un análisis más detallado por Cliente/Producto o por Proveedor/Producto. En Informes –Informe de Pedidos – Análisis de Pedidos podrá consultar los informes Productos por Cliente, Clientes por Producto, Productos por Proveedor y Proveedor por Producto.


3.4. Sugerencias de Pedidos Con base en las ventas y en los pedidos de clientes, a través de los informes Sugerencia con Base a las Ventas y Sugerencias con Base a los Pedidos de Clientes, se puede obtener un informe con sugerencias de las cantidades a pedir al proveedor.

3.4.1. Sugerencia con Base a las Ventas Analizando las ventas de determinado período y la cantidad disponible del producto podrá ponderar las unidades a pedir al proveedor, teniendo en cuenta, exclusivamente, un stock de aprovisionamiento para X días. La fórmula de cálculo será:

Cantidad a Pedir = [(Cantidad Vendida en el Intervalo / Días Intervalo) * Días Aprovisionamiento] - Cantidad Disponible

Siendo el intervalo = al nº de días indicado en “Periodo de ventas a analizar”


Ejemplo con producto MB - MotherBoard SC20 En 30 días (del 01/10 al 31/10) se han vendido 11 Unidades, en 90 días la previsión será de 33 Unidades. Como tenemos una cantidad disponible de -6 unid. (hay pedidos de clientes no servidos, todavía pendientes), hay que sumar esas 6 unidades a las 33 unidades calculadas, por lo que será necesario pedir 39 Unidades.


Podremos además, efectuar un análisis teniendo en cuenta el plazo de entrega medio del proveedor y un margen de stock de seguridad, de forma a evitar la ruptura de stock por retrasos de entrega o un aumento inesperado de la demanda por parte de los clientes, por ejemplo. La fórmula de cálculo será:

Punto de Pedido = [(Cantidad Vendida en el Intervalo / Días Intervalo) * Plazo de Entrega Medio del Proveedor] * (1 + Stock de Seguridad /100)

El Punto de Pedido permite analizar cuando deberá proceder a realizar el pedido a proveedor teniendo en cuenta la cantidad vendida en un determinado intervalo, el plazo medio de entrega por parte del proveedor y un margen de seguridad. Así, si el punto de pedido calculado es de 10 unidades, deberá proceder a realizar el Pedido al proveedor cuando se alcancen 10 unidades en stock de ese producto.

Siguiendo el ejemplo del producto MB - MotherBoard SC20 Si queremos un stock de seguridad del 20% y considerando que el plazo de entrega del proveedor es, en media, de 40 días, tendremos un Punto de Pedido de 17,6 unidades ((11 unid. ventas/30 días) * 40 días entrega * (1 + 20% stock seguridad))


3.4.2. Sugerencia con Base a los Pedidos de Clientes

Ejemplo con producto MB - MotherBoard SC20 Una vez que todavía están pendientes 7 Unidades y la existencia es de 1 Unidad, la cantidad a pedir sugerida es de 6 Unidades.



RECÁLCULOS Y REGULARIZACIONES DE STOCK

1. ¿QUÉ ES?

El Recálculo de Stock permite informar cantidades de inventario recogidas mediante un recuento físico de cada producto y compararlas con la cantidad que nos indica la aplicación. En base a las diferencias entre ambas cantidades, permitirá generar un documento de Regularización de Stocks o bien, documentos de Entrada y/o Salida de Stocks. La Regularización de Stock puede haberse generado de forma automática desde un documento de Recálculo de Stock o bien, haberse registrado manualmente las cantidades de cada producto en el propio documento. En cualquiera de estos casos y, a partir de la fecha de esa regularización, el stock se calculará en base a esas cantidades.

2. CONFIGURACIÓN DE LA REGULARIZACIÓN Y RECÁLCULO DE STOCKS

2.1. Regularización de Stocks El documento Regularización de Stock es un documento de stock con comportamiento de Regularización en lo referente a la cantidad existente y disponible del producto, no siendo considerado ni como una entrada ni como una salida, sino como un Cuadre de stock. Certifíquese que el documento RST-REGULARIZACION STOCK existe en Diversos – Configuraciones – Configuración de Documentos – Tabla de Documentos.


El documento RST- REGULARIZACION STOCK ya consta en la base de datos creada por la aplicación Sage Retail. En el caso de haberlo eliminado debe crearlo respetando las parametrizaciones por defecto.


2.2. Recalculo de Stocks El documento RECALCULO STOCK, con comportamiento de Cuentas, siendo como es un documento de registro del inventario (recuento físico de las cantidades existentes en los almacenes), por si solo no tiene cualquier influencia en el stock del producto. Al finalizar el Recálculo de stock, cuando se generan los documentos de Regularización o de Entradas/Salidas, entonces sí, se verá afectado el stock del producto. Certifíquese que el documento RCS-RECALCULO STOCK existe en Diversos – Configuraciones – Configuración de Documentos – Tabla de Documentos.

El documento RCS-RECALCULO STOCK ya consta en la base de datos creada por la aplicación Sage Retail. En el caso de haberlo eliminado deberá crearlo respetando la parametrización por defecto.


2.3. Cierre del Recalculo de Stocks Normalmente, al cerrar un Recálculo de Stocks, se genera un documento de Regularización de Stocks. Este es el comportamiento habitual, aunque podrá optar por generar un documento de Entrada o Salida, por la diferencia (positiva o negativa) entre la cantidad del recuento físico y la cantidad indicada por la aplicación. En Diversos – Configuraciones – Parámetros – Secuencia defina el comportamiento deseado para el cierre del Recálculo de stock:

Reset de Cantidades: generar el documento Regularización de stock por la diferencia entre la cantidad contada por el usuario y la que indica la aplicación.

Lanza Entradas/Salidas: generar el documento Entrada de stock y/o Salida de stock con la

diferencia entre la cantidad contada por el usuario y la que indica la aplicación.

3. MOVIMIENTOS

En cualquier momento puede existir la necesidad de efectuar un inventario del stock y proceder a su regularización, teniendo en cuenta que puede no estar registrada alguna entrada o salida de productos, por fallo del operador, por hurtos o degradación de productos.


Algunas veces este proceso de recuento debe ocurrir durante el normal funcionamiento de la empresa esto es, cuando se están vendiendo productos y se está dando entrada de otros, por lo que deberá ponderarse la mejor forma de realizar las debidas regularizaciones de stock.

En el caso de que la empresa utilice diferentes almacenes, deben indicarse los valores para cada almacén.

3.1. Regularización de Stocks

La Regularización Stock es considerada por la aplicación el último movimiento del día. Ello implica que, aunque en el mismo día de la Regularización se registren nuevas entradas y/o salidas en stock del producto, al final del día será considerada la existencia conforme el documento Regularización Stocks. Así, el proceso de regularización debe efectuarse después de finalizado el período laboral de la empresa, durante el cierre por inventario del almacén, durante las vacaciones etc., cuando ya sabemos que no habrán más movimientos de entrada-salida de material para ese día, evitando así

diferencias debido a las unidades que se van vendiendo, comprando o traspasando entre almacenes durante el día.

Después del recuento físico del stock podrá generar el documento de Regularización de stocks desde la opción de Movimientos – Movimientos de Stock – Documentos de Stock Seleccione el documento Regularización Stocks e indique el almacén para el que se informarán las cantidades. Inserte, para cada uno de los productos, la cantidad del recuento físico en el campo Cant. En el campo Existencias se presentará la cantidad que la aplicación retorna de acuerdo a los registros efectuados hasta el momento. La diferencia entre esta cantidad y la cantidad contada (Existencias – Cant.) se reflejará en el campo Dif.Stock. Regularización de Stock de 32 unidades para el almacén 1 del producto MOBI – Mouse

Biométrico HT. Antes de realizar la Regularización, la aplicación presentaba una existencia de 22 Unidades-


Si en el documento se registra más de una línea para el mismo producto, almacén, propiedad, edición y combinación de talla y color, será considerada como cantidad de Regularización la suma de cantidades de las dos líneas.

El documento de Regularización de stock será registrado en stock como un movimiento de Regularización, siendo “olvidados” los movimientos anteriores. O sea, desde ese momento, el stock del producto se calculará a partir del valor de la Regularización.

Siguiendo el ejemplo del producto MOBI – Mouse Biométrico HT


La cantidad existente y disponible del producto es de 32 Unidades.


A partir del día 26-10-2010 el stock del producto MOBI – Mouse Biométrico

HT se calculará teniendo como base las 32 unid. Indicadas en la Regularización.

Para productos con colores y tallas o ediciones asociadas, la Regularización debe efectuarse para cada combinación de color y talla o edición.

Analicemos el producto T-Shirt Mod. 123 cuyas existencias en stock están definidas para tres colores (blanco, negro y rojo) y en dos tallas diferentes (Talla S y Talla M)


Las existencias del producto deben ser analizadas para cada combinación de talla y color. En el día 25-10-2010 existen:

Suponiendo que se verifica la necesidad de efectuar una Regularización de stock, también debe ser analizado por combinación de Talla/Color. Regularización de 5 unidades del producto en el color negro, de la talla S.


Solamente la existencia de la combinación Negro/Talla S será modificada; las demás combinaciones no se verán afectadas.

En el caso de que el producto tenga propiedades asociadas, la Regularización será por propiedad.


3.2. Recalculo de Stocks

Con la particularidad de grabar, en el momento de registro, la diferencia entre la cantidad contada y la resultante de los movimientos existentes, el Recálculo de stocks es un método para regularizar las existencias en caso de que el proceso de recuento del inventario se efectúe con la empresa “trabajando”. A medida que se va realizando el recuento físico de los productos se podrá registrarlo en el documento Recálculo Stock, desde la opción Movimientos – Movimientos de Stock – Documentos de Stock. Seleccione el documento Recálculo Stock e indique el almacén para el que se informarán las cantidades. Inserte cada uno de los productos y la respectiva cantidad contada en el campo Cant. En Existencias se presentará la cantidad que la aplicación retorna de acuerdo a los registros efectuados hasta el momento. La diferencia entre esta cantidad y la cantidad contada (Existencias – Cant.) se reflejará en el campo Dif.Stock.

Regularización de stock de 32 Unidades para el almacén 1, del producto

TEC - Teclado ultra flat K133. En el momento de realizar el Recálculo del Stock, la aplicación presentaba unas existencias de 22 Unidades.


No deberá informar más de una línea para el mismo producto, a menos que sea para otro almacén, propiedad, edición o combinación de talla y color. Si desea informar varias líneas, deberá activar la configuración general 47, confirmando la agrupación.

Para productos con tallas y colores, propiedades o ediciones asociadas, tendrá que efectuar la regularización para cada combinación de color, talla, propiedad o edición.

Después de grabar (con botón Finalizar) el documento Recálculo Stocks, este no será registrado en stocks o sea, el stock del producto permanecerá inalterable (hasta que el recálculo finalice, mediante el botón Terminar Recálculo)


Siguiendo el ejemplo del producto TEC - Teclado ultra flat K133, después de grabar el documento (botón Finalizar), la cantidad existente y disponible del producto, continuará siendo de 22 Unidades.

3.3. Cierre del Recalculo de Stocks La existencia del producto solamente será actualizada cuando se Termine el Recálculo (al pulsar el botón Terminar recálculo del la pantalla) . En ese momento, se realizará la grabación del movimiento de stock que regularice el stock, de acuerdo a la parametrización efectuada en Diversos – Configuraciones – Parámetros – Secuencia:

Reset de Cantidades: generar el documento Regularización de stock por la diferencia entre la cantidad contada por el usuario y la que indica la aplicación.

Lanza Entradas/Salidas: generar el documento Entrada de stock y/o Salida de stock con la

diferencia entre la cantidad contada por el usuario y la que indica la aplicación.


3.3.1. Reset de Cantidades Este es el proceso más habitual. Al pulsar Terminar Recálculo se generará el documento Regularización Stock a partir de la diferencia indicada en el registro del recuento físico.

De acuerdo a nuestro ejemplo del producto TEC - Teclado ultra flat K133

Cuando se da alta el Recálculo Stocks, día 25/10/2010, la diferencia es de 10 unidades (32 unidades contadas – 22 unidades que nos indica la aplicación). Día 25/10/2010, finalizamos Recálculo Stock (se pulsa botón Terminar Recálculo): Se genera el documento Regularización Stock con 32 Unidades (= 22 Unidades indicadas por la aplicación + 10 Unidades de diferencia).


Se mantiene el registro de recálculo, que indicaba 10 unidades de diferencia en la fecha 25/10/2010.


Sin embargo, se realizan Entradas y Salidas de stock en días posteriores: Día 26/10/2010 Entradas 12 unidades Día 26/10/2010 Salidas 7 unidades


El Recálculo de Stock se termina el día 27/10/2010


La Regularización de Stock efectuada corresponde a la misma diferencia de las 10 unidades, pero sobre las existencias del día 27/10/2010. Existencia que devuelve la aplicación el día 27/10/2010 = 27 unidades (22 unidades que tenía el día 25/10/2010 + 12 unidades entradas día 26/10/2010 – 7 unidades salida día 26/10/2010) La Regularización se realiza para 37 unidades = 27 unidades indicadas por la aplicación + 10 unidades de diferencia


3.3.2. Generar Entradas / Salidas Optando por Lanza Entradas/Salidas, al finalizar el Recálculo de Stocks, se generará un documento de Entrada o Salida de Stock, en base a la diferencia encontrada entre el recuento físico y la cantidad que nos indica la aplicación.

De acuerdo a nuestro ejemplo del producto TEC - Teclado ultra flat K133 Cuando se registra el Recálculo Stock, la diferencia de stock era de 10 unidades: 32 unidades eran las indicadas para el recuento físico y 22 unidades, las indicadas por la aplicación.


Recálculo finalizado el día 25/10/2010: Se genera un documento de Entrada de Stock con 10 Unidades


Recálculo finalizado el día 27/10/2010 (después de registrar Entradas y Salidas posteriores) Día 26/10/2010 Entradas 12 unidades Día 26/10/2010 Salidas 7 unidades


Día 27/10/2010 se pulsa el botón Terminar Recalculo

La Regularización de Stock efectuada corresponde a la misma diferencia de las 10 unidades registrada el día 25/10/2010, cuando se realizó el recuento.



4. TÉCNICAS DE REGISTRO DE PRODUCTOS EN EL RECÁLCULO / REGULARIZACIÓN DE STOCK

4.1. Importar PDT En los ejemplos anteriores se ha mostrado una Regularización / Recálculo para un solo producto. Sin embargo, el recuento de una empresa será más sencillo recurriendo a la lectura realizada por un terminal de datos portátil PDT. Después de la lectura de los productos en almacén, efectúe la “descarga” en el documento Regularización o Recálculo Stock mediante el botón Importar PDT.


Como podrá haber leído más de una vez el mismo producto, deberá activar la configuración general 47 – Al dar de alta verifica si la línea ya existe en el documento (criterio definido en Parámetros) de forma a que sea efectuada la agrupación de líneas por referencia.

Para no obligar al usuario a confirmar cada agrupación podrá activar además, la configuración general 54 - Cuando se ha configurado para agrupar las líneas al dar de alta (Cfg 47), no preguntar para agrupar.

4.2. Copiar Líneas Además del período en que será efectuado la Regularización / Recálculo, deberá tener especial atención a los productos que no existen físicamente en stock. Si un producto no consta en el almacén, no será obviamente contado y por eso será fácilmente olvidado al emitir el documento de stock. Esta situación podrá resultar en incoherencia de valores en el caso de que en Sage Retail existan movimientos para ese mismo producto que resulten en una determinada existencia.


Si el producto TEC - Teclado Ultra Flat K133 no existiera en el almacén 1, no sería contado y por eso en Sage Retail solamente sería considerada la existencia de 22 unidades, erróneamente.

Para evitar este tipo de situaciones podrá emitir un documento de Regularización Stock con cantidad cero y posteriormente, el documento con las cantidades del recuento físico. De esta forma, en el caso de que determinado producto no sea contado, se mantendrá la existencia a cero resultante de la primera Regularización de Stock.

La Regularización de stock con cantidades cero tendrá que emitirse el día anterior, ya que no podrá haber más que una Regularización Stock para el mismo producto y almacén en el mismo día.

Existe un pequeño “truco” para emitir el documento de Regularización Stock con cantidad cero. Es la opción Copiar Líneas de la carpeta Otros del documento.


A través de esta rutina podrá registrar rápidamente los productos en el documento Regularización Stock. Importación de líneas del Tipo y Documento seleccionados, entre un rango de fechas:

Seleccionar los documentos que interese o todos los documentos, si se habilita la casilla de verificación “Seleccionar todas las líneas”


Seleccionar las líneas de producto de los documentos o todas las líneas, si se activa la casilla de verificación “Seleccionar todas las líneas”. Asimismo, se podrán agrupar las líneas, si se activa la casilla de verificación “Agrupar líneas”

Finalmente, seleccionar los criterios de generación y pulsar el botón Finalizar:


4.3. Añadir Productos Otra “técnica” que facilita el registro de los productos en el documento de Regularización Stocks es la de Añadir Productos.

Rápidamente podrá añadir en los documentos los productos, seleccionando los productos por Familias o por Proveedores:


Indicando los criterios de stock y campos extra de artículos:

Y los de generación de los datos, excluyendo/incluyendo productos discontinuados o con stock cero:



5. INFORMES

El stock de productos será analizado en diversos informes, desde Informes – Informes de Stock.

Podrá analizar separadamente cada producto – Extracto de producto –, por almacén –

Inventario por almacén, Inventario Existencias por Almacén, Inventario Discriminando

Almacenes – o a nivel general – Inventario Existencias Global.

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