Manual de Usuario Administrador - eit.com.mx · PDF file~ 7 ~ Para modificar un titulo o descripción, presionamos doble click sobre la descripción a modificar. o Correos Para...

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v.2.0.1

Manual de Usuario

Administrador

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Índice

1.- Administrador (Tipo de Usuarios)

2.- Configuraciones.

3

4

3.- Usuarios (Altas/Bajas/Modificaciones)

4.- Relaciones

5.- Evaluación 360°

6.- Reportes

7.- Metas y Objetivos

8.- Encuestas y Evaluaciones

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24

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Bienvenido al sistema de evaluación de 360°:

A continuación te presentaremos un pequeño manual, con el cual será mucho más sencillo el uso del

sistema. Te explicaremos cada una de las secciones además de los diferentes reportes y gráficas con

las que contamos.

Administrador (Gerente Administrador)

Existen 3 tipos de usuarios:

- Gerente Administrador: Es el encargado de administrar el sistema.

Es el encargado de modificar los 3 módulos del sistema (Módulo de evaluación del

360° ,Módulo de Metas y Objetivos, Módulo de Encuestas) . Además la capacidad de

agregar usuarios y modificar las configuraciones del sistema (settings)

Nota: Este usuario NO EVALÚA

Esta pantalla es la que podrá visualizar el administrador del sistema.

- Gerente Observador: Este usuario no tiene la capacidad para administrar el sistema, a

diferencia del gerente administrador, este usuario solo puede evaluar y ver reportes.

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Este usuario puede ver todos los reportes del grupo o nivel asignado con excepción

del reporte general y el detallado .

- Usuario General: Este usuario solo puede accesar a las evaluaciones y a los reportes

referente a sus evaluaciones y su área. Este usuario no podrá obtener información

referente a otros usuarios. (Al usuario general se le debe asociar con algún grupo, esto

para separar los diferentes usuarios generales).

Configuraciones:

Para ingresar a la sección de configuraciones, debemos presionar un botón como el que

se muestra a continuación:

Las configuraciones del sistema están divididas en 7 secciones, la cuales veremos a

continuación:

o Niveles / Grupos

Los niveles jerárquicos son los diferentes grupos o niveles que tenemos en nuestra

organización. Nosotros podemos agregar o quitar todos los grupos que queramos evaluar,

como mercadotecnia, gerencia, clientes o nivel 1,nivel 2,nivel 3 entre otros.

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Para agregar un grupo presionamos el botón que está en la parte superior de la tabla de

niveles jerárquicos. Para modificar un grupo, presionamos doble click sobre el grupo y

modificamos, y para eliminar un grupo lo seleccionamos y presionamos el botón .

NOTA: SI BORRAMOS UN NIVEL, TODOS LOS USUARIOS ,CALIFICACIONES y HABILIDADES DE

ESE NIVEL SERÁN ELIMINADOS.

o Roles Laborales

Los Roles laborales, es la posición que juega el evaluador con el evaluado, es decir si es

colaborador, colateral o algún otro rol dentro de la relación Evaluador / Evaluado.

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Para agregar un grupo presionamos el botón que está en la parte superior de la tabla de

niveles jerárquicos. Para modificar un grupo, presionamos doble click sobre el grupo y

modificamos, y para eliminar un grupo lo seleccionamos y presionamos el botón .

o Puestos o Subgrupos

Los puestos o subgrupos son todos aquellos grupos de 2do nivel en el que asignaremos a un

usuario es decir si los grupos son los niveles (Dirección, Gerencia, etc..) los subgrupos podrían

ser las áreas (Ventas, Compras, Ingeniería etc..)

o Escala de Calificaciones

Las Escalas de calificaciones, son los de rangos calificaciones que podemos establecer en cada

parámetro o pregunta. En el caso de la imagen tenemos una escala de 20-100 esto quiere

decir que no podremos establecer calificaciones fuera de ese rango. Al igual que en los

grupos, podemos agregar o eliminar calificaciones presionando los botones, o modificar los

valores presionando doble click en el valor.

En cada una de las calificaciones , podemos agregar un titulo y descripción para cada

calificación, por ejemplo:

80 – Alto Desempeño-Manifiesta un desarrollo importante en la Habilidad

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Para modificar un titulo o descripción, presionamos doble click sobre la descripción a

modificar.

o Correos

Para configurar el envío de correos es necesario llenar los datos de configuración. El sistema

por default viene con los datos de envío de correos desde el servidor de “sistema de

evaluación 360°” si queremos que los correos salgan desde el servidor del cliente o algún otro

servidor, es necesario modificar estos datos.

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El sistema cuenta con 4 correos predefinidos, los cuales se envían automáticamente

dependiendo del correo:

- Ultimo día para realizar tu evaluación: Este correo se envía el último día de evaluación

en caso de no haber realizado la evaluación.

- Faltan 5 días para el término de la evaluación: Este correo se envía faltando 5 días para

el término de la evaluación.

- Inicio de periodo de evaluación: El sistema tiene la opción de configurar el tiempo de

evaluación (mensual, bimestral, semestral etc..)

- Usuario y Contraseña para comenzar a evaluar: Al dar de alta un usuario, es enviado el

correo con el nombre y contraseña al usuario dado de alta.

Nosotros podemos crear y guardar correos para futuros envíos. Para enviar un correo

manualmente, es necesario seleccionar el correo que enviaremos y a los grupos a los cuales

les enviaremos el correo.

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o Importar a Excel

Esta sección nos sirve para obtener usuarios, habilidades (competencias) , parámetros y

relaciones a partir de una hoja de Excel. Esto nos sirve para dar de alta información de una

forma más rápida sin requerir accesar a los módulos correspondientes.

- Usuarios

Para importar usuarios es necesario subir un archivo de Excel en formato .csv. Para bajar el

machote del archivo en Excel es necesario presionar la imagen y descargar el archivo.

Teniendo el archivo, basta con presionar el botón “Importar” y seleccionar el archivo con los

datos.

- Relaciones

Esta sección nos sirve para establecer las relaciones evaluador – evaluado. Es decir establecer

quién va a evaluar a quien. (el sistema es totalmente flexible para establecer las evaluaciones

como queramos, es decir no únicamente en 360° si no como queramos realizar la evaluación)

Para importar relaciones es necesario subir un archivo de Excel en formato .csv. Para bajar el

machote del archivo en Excel es necesario presionar la imagen y descargar el archivo.

Teniendo el archivo, basta con presionar el botón “Importar” y seleccionar el archivo con los

datos.

NOTA: Es necesario poner al Evaluador y Evaluado tal y como los dimos de alta.

- Habilidades / Parámetros

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Para importar habilidades y parámetros es necesario subir un archivo de Excel en formato

.csv. Para bajar el machote del archivo en Excel es necesario presionar la imagen y

descargar el archivo.

Teniendo el archivo, basta con presionar el botón “Importar” y seleccionar el archivo con los

datos.

o Otros

- Mostrar Reportes a Usuarios. Es posible mostrar o esconder los reportes a los

usuarios. NOTA: el usuario podrá ver sus resultados, sin embargo no tiene la

capacidad para ver quién lo evaluó. Esto para evitar algún tipo de problema entre

evaluados

- Mostrar evaluaciones realizadas por el jefe: Si mostramos las evaluaciones al usuario,

estas vendrán desplegadas en forma de promedio, sin saber quien lo evaluó, pero

tenemos la opción de que nos muestre únicamente las evaluaciones del jefe.

- Mostrar Sistema 360 – Mostrar Encuestas - Mostrar Metas y Objetivos : Cada una de

estas opciones nos sirve para mostrar u ocultar alguna de las secciones. Por ejemplo si

ya realizamos la evaluación de Habilidades (competencias) , pero Metas y objetivos lo

realizamos mensualmente, podemos seleccionar “Mostrar metas y objetivos” y quitar

la selección de evaluación 360 para que no se muestre dicho módulo.

- Mostrar comentarios automáticos : El sistema tiene la capacidad para generar

comentarios automáticos dependiendo de la calificación obtenida en alguna

competencia. Es decir nosotros generamos rangos de calificación y establecemos

comentario. Los cuales se mostrarán al usuario en su reporte dependiendo de la

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calificación que obtenga. En caso de requerir que los comentarios no sean

automáticos si no personalizados, quitamos esta selección.

- Cancelar opción (selección de habilidades): Al usuario (ver manual de usuario general)

, en el momento de ingresar al sistema, les mostrará la opción de los usuarios a los

que evaluará. Selecciona el usuario y le muestra todas las competencias a evaluar. El

sistema cuenta la opción de seleccionar las competencias que quiero evaluar, esto

para realizar la evaluación en varias etapas. Sin embargo si queremos que no tengan la

opción de seleccionar las habilidades y que realice toda la evaluación en una sola

etapa, Seleccionamos esta opción.

- Obligatorio comentario sobre habilidades debilidades y áreas de oportunidad. El

evaluador al terminar la evaluación a un usuario , tiene la opción de generar un

comentario al evaluado sobre sus habilidades y debilidades ( lo cual es muy

conveniente para detectar focos o puntos de vista de otros usuarios). Los comentarios

son obligatorios en caso de que no requerimos que los comentarios sean obligatorios

,quitamos la selección.

- Mostrar respuestas mediante combobox o radiobutton : son las

dos opciones en como se mostrarán las opciones de respuesta a los evaluadores.

- Adjuntar imagen para reportes: El sistema cuenta con reportes, uno de ellos impresos

el cual insertará la imagen (logo de la empresa) que subamos al sistema,

Usuarios (Altas-Bajas-Modificaciones)

Esta es la sección en la que agregamos usuarios:

El tipo de usuario es gerente administrador y observador, para un usuario general

seleccionamos el Usuario General y el Área o nivel al que lo asociaremos.

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Para consultar o modificar un usuario previamente dado de alta, tenemos la lista de todos los

usuarios guardados, si queremos buscar un usuario en particular podemos hacerlo por los

diferentes campos mostrados en la imagen:

Para borrar un usuario, tomamos el usuario y lo arrastramos al cesto de basura. Si borramos

el usuario , todas las calificaciones realizadas por o a este usuario, serán eliminadas.

En caso de querer modificar un usuario, hacemos doble click en el usuario y nos mostrará una

sección como la siguiente:

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Aquí podemos modificar todos los datos del usuario dado de alta, en caso de que queramos

bloquear a un usuario y no eliminarlo (al bloquear el usuario, las calificaciones de este

usuario no serán eliminadas, pero el usuario no tendrá acceso al sistema) presionamos sobre

el icono de bloqueo, y este se mostrará de la siguiente manera:

Relaciones

La relación de usuarios es establecer quién va a evaluar a quien, además de establecer que rol

juega el evaluador con el evaluado. Las evaluaciones pueden ser entre diferentes grupos o

personas del mismo grupo.

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En estas dos tablas tenemos a los evaluadores y los evaluados. En la parte de la derecha,

tenemos el nombre del evaluador y debajo de ella la lista de personas a evaluar, para agregar

una persona más a evaluar, arrastramos de la lista de la izquierda a la lista de la derecha las

personas que queremos sean evaluadas por la persona seleccionada. Para realizar una

autoevaluación en la lista de la izquierda seleccionamos el mismo nombre como evaluado y

evaluador, y lo arrastramos hacia la derecha.

Después de establecer las relaciones evaluadores – evaluados, establecemos el rol que juega

uno con otro.

Al posicionar el puntero sobre la relación podemos ver los roles que juegan uno con otro:

Si presionamos el icono de Excel, exportaremos a Excel todas las relaciones hechas a los

usuarios independientemente del área seleccionada.

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Evaluaciones 360°

Administración de habilidades

El sistema es totalmente administrable en cuanto a habilidades y parámetros, es decir

nosotros podemos agregar, modificar o borrar el número de habilidades que necesitemos.

El software cuenta con 15 habilidades pre cargadas como: Tolerancia a la presión, Liderazgo,

Iniciativa entre otras. Estas habilidades y las habilidades nuevas que carguemos no son

aplicables a todos los grupos, por lo tanto es necesario agregar las habilidades a los diferentes

grupos.

Para agregar una habilidad a un grupo, seleccionamos la habilidad en la tabla del grupo origen

y la arrastramos al grupo destino.

NOTA : Si la habilidad contiene parámetros, estos también se agregarán en el grupo destino.

En caso de que en el momento de arrastrar al grupo destino esta no contenga parámetros,

será necesario agregar los parámetros manualmente. (Se recomienda primero generar

habilidades y parámetros y después moverlas a otros grupos)

Si queremos eliminar una habilidad la arrastramos al cesto de basura.

Si queremos agregar una habilidad nueva, presionamos el botón de y nos mostrará una

pantalla como la siguiente:

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En esta pantalla tenemos el nombre de la Habilidad, El identificador (Es la clave con la que

será reconocida la habilidad en los reportes), la descripción de la habilidad y el Perfil

Esperado(Esta es la calificación que espera la empresa como meta para cada una de las

habilidades, dependiendo del área en donde se encuentre).

Para agregar un comentario automático . Presionamos el boton y mostrará una pantalla como

la siguiente:

Para generar los comentario automáticos establecemos los comentarios y los rangos de

calificación que generarán dicho comentario, En el editor de comentarios podemos agregar

links a paginas o documentos, los cuales ayudarán al evaluado a realsar alguna competencia

en la cual este bajo de calificació, Unicamente ingresamos la liga, la seleccionamos y

digitamos el link de la liga en el campo inferior del editor de texto.

Para modificar la habilidad , presionamos doble click sobre la habilidad a modificar.

Si presionamos el icono de Excel, exportaremos a Excel todas las habilidades cargadas en el

sistema.

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Administración de parámetros

Cada habilidad contiene parámetros, es decir los puntos a evaluar. Por ejemplo en Análisis de

problemas tenemos parámetros como: Enriquece su análisis a partir de la información

proporcionada ó Genera modelos y Fórmulas para resolver problemas entre otros más.

Si queremos agregar un parámetro presionamos en el botón y agregámos el parámetro,

de igual manera para modificar un parámetro damos doble clik sobre el parámetro, y para

eliminarlo, lo arrastramos al cesto de basura.

Al momento de agregar el parámetro , tenemos la opcion “Escala global”. Nosotros

anteriormente predefinimos la escala de evaluación en “Settings”, sin embargo si no

queremos que esté parametro tenga la misma escala. Quitamos las selección Escala global.

Por ejemplo si mi escala global es : 80 AVECES , 90 MUCHAS VECES , 100 SIEMPRE sin

embargo en este punto en especifico (parámetro) no aplica esta escala, podemos modificarla

unicamente para este parámetro y cambiarlo por 80 BIEN , 90 MUY BIEN , 100 EXCELENTE.

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Los parámetros pueden ser preguntas abiertas o cuantitativas. Si deseamos que la pregunta

sea abierta palomemamos el recuadro donde indica “Abiertas”. SI la pregunta es abierta esta

no se tomará en cuenta para la parte cuantitativa de los reportes.

Si presionamos el icono de Excel, exportaremos a Excel todas las habilidades cargadas en el

sistema. En caso de que una habilidad no cuente con parámetros la hoja de Excel nos

mostrará esa habilidad en rojo.

NOTA : En caso de que la habilidad no cuente con parámetros no se mostrará en la evaluación

Periodo de Evaluación Todas las evaluaciones tienen un periodo de tiempo, estos periodos de tiempo, pueden ser

mensual, semanal, quincenal entre otros. Solamente podemos evaluar una sola vez a alguna

persona durante el periodo de tiempo establecido. Al terminar de evaluar a esa persona el

sistema no le dejará volverlo a evaluar, hasta que comience de nuevo el periodo, Los periodos

son por grupo, es decir a un nivel directivo podemos hacer las evaluaciones semestralmente,

pero a un nivel operador podemos hacer otro tipo de evaluaciones más seguido.

NOTA:

- Mensual: Enero, Febrero , Marzo , Abril ….

- Bimestral: Enero - Febrero, Marzo - Abril ….

- Trimestral: Enero - Marzo, Abril – Junio ….

- Cuatrimestral: Enero – Abril , Mayo – Agosto ….

- Semestral: Enero – Junio, Julio – Diciembre

- Anual : Enero – Diciembre

NOTA : En caso de que se realice una evaluación al mismo tiempo para toda la empresa es

necesario que verifiquemos que todos los grupos tienen el mismo periodo

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Borrar Evaluaciones

En caso de que alguna evaluación haya sido incorrecta, tenemos la posibilidad de borrar esa

evaluación.

Si la evaluación completa (Es decir todas las habilidades) están incorrectas, en la lista de

evaluaciones a la izquierda de la pantalla, seleccionamos la evaluación y presionamos el

botón de eliminar evaluación.

Si solamente una de las habilidades es la que esta incorrecta, seleccionamos en la tabla de la

derecha, la habilidad y presionamos el botón de eliminar Habilidad.

Reportes

Individual

El reporte individual es el resultado de cada uno de los usuarios, la búsqueda de usuarios la

podemos hacer por grupo o tecleando el nombre del usuario en el campo de buscar.

En este y todos los reportes tenemos las columnas de habilidad, 360 ° (Esta es la calificación

que obtuvo la persona), Perfil Esperado y GAP (La diferencia entre la calificación obtenida y lo

que espera la empresa de cada grupo).

NOTA: Para agregar un comentario o recomendación por cada una de las

habilidades del participante, presione doble click sobre la habilidad a la que

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deseamos agregar el comentario (Es necesario seleccionar a la persona a la cual

deseamos agregar un comentario).

Para agregar una recomendación a los usuarios, seleccione el usuario y

presione el botón “Recomendaciones Generales”

En la parte superior a la izquierda, tenemos 4 botones diferentes:

- Nos muestra la definición de cada una de las calificaciones.

- Exportamos los datos a Excel.

- Graficamos los resultados.

- Nos muestra un reporte general de la evaluación el cual tiene la opción de

imprimir dicho reporte. (Descargar Archivo)

Todas las gráficas se muestran de la siguiente manera:

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Por Fecha Este reporte podemos buscar los resultados por evaluados o evaluadores, o ver una

evaluación en específico de evaluado – evaluador. Además de sus calificaciones en

Habilidades y parámetros

Detallado Este Reporte consta de dos secciones, la primera sección es en la que seleccionamos al

usuario, si en “evaluaciones de” esta seleccionado “--Todos--“en la parte de abajo

aparecerá la lista del personal con evaluaciones en el periodo de tiempo seleccionado.

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Si presionamos doble click en la tabla con los nombres de usuario, me desplegará un

promedio de calificaciones del periodo seleccionado como muestra en la siguiente pantalla:

De lo contrario si en “evaluaciones de” esta seleccionado algún usuario, en la parte de

abajo aparecerá la lista de evaluaciones que él hizo, y que le hicieron a él.

Para ver la evaluación, presionamos doble click sobre la evaluación hecha o recibida. Y nos

mostrará una pantalla similar a la siguiente:

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Si queremos entrar más a detalle con la evaluación, presionamos en detallado por

parámetro y tendremos todas las calificaciones de las habilidades, desglosadas por

parámetro.

Concentrado

Aquí podemos ver las calificaciones por habilidad, como muestra la pantalla anterior,

tenemos seleccionado “Liderazgo/Influencia” y tenemos las dos calificaciones de cada

usuario.

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Resumen por Grupo

Es un promedio general o por grupo de todas las calificaciones. Podemos buscar por grupo o

por subgrupo. Esto en caso de que mis grupos sean Dirección , Gerencia etc.. y mis sub

grupos sean Compras, Ventas, Ingeniería. Podemos generar el promedio general de Gerencia

ó el promedio de Compras ó el promedio Gerencia de compras.

El promedio es del periodo seleccionado.

Evaluaciones.

Aquí podemos ver que evaluaciones han sido realizadas y que evaluaciones faltan por realizar.

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En la parte de la izquierda podemos ver los evaluadores, para buscar alguno tecleamos el

nombre en el campo de buscar. Ya que nos muestra los evaluadores, presionamos doble click

sobre el usuario y en la parte de la derecha nos mostrará las evaluaciones realizadas, Si la

evaluación aun no ha sido terminada nos mostrara la leyenda “– No –“ en la columna de

finalizado, de lo contrario será “--ok--“. Si presionamos sobre la evaluación, en la parte de

abajo nos mostrará que habilidades han sido hechas y que Habilidades aun no dentro de esa

evaluación.

General.

Este reporte contiene todos los datos del sistema, podemos hacer búsqueda por evaluadores,

evaluados, habilidades o parámetros. Además de el status de cada habilidad (Iniciado, Sin

Iniciar o Terminado).

En la parte de la derecha podemos ver seleccionados todos los campos que contiene la tabla,

si no queremos ver algún campo en particular, quitamos la palomita del recuadro

seleccionado. La tabla se muestra de la siguiente manera.

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Gráfica General.

Esta gráfica es llamada gráfica de radar, en esta gráfica podemos comparar uno o más

usuarios contra el perfil esperado.

En la parte de la izquierda del sistema, tenemos primeramente el rango de fechas que

queremos tomar, en la parte de abajo las habilidades. Nosotros podemos seleccionar las

habilidades que queremos mostrar , no es necesario que se desplieguen todas.

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Después tenemos los usuarios, al principio tenemos seleccionados todos los usuarios y nos

muestra la gráfica de todos ellos. Sin embargo si queremos mostrar únicamente los valores de

un usuario contra otro, o de varios usuarios, seleccionamos un usuario presionando Ctrl y

después seleccionamos otro, como muestra la imagen:

Gráfica Comparativa. Esta gráfica nos sirve para comparar evaluaciones a lo largo del tiempo.

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Una vez que tenemos seleccionada la persona y el periodo, presionamos el botón y

nos mostrará todas las evaluaciones hechas a la persona.

Si queremos graficar , seleccionamos con ctrl y seleccionando las evaluaciones a graficar,

presionas y nos mostrará una gráfica como la siguiente.

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Metas y Objetivos

Aspectos Estratégicos.

En esta sección agregamos los aspectos que queremos medir en nuestro tablero de control.

De la misma manera que agragamos las habilidades en el módulo de competencias

agregamos los Aspectos.

Si queremos agregar un aspecto nuevo, presionamos el botón de y nos mostrará una

pantalla como la siguiente:

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Para agregar una aspecto a un grupo, seleccionamos el aspecto en la tabla del grupo origen y

la arrastramos al grupo destino.

NOTA : Si el aspecto contiene indicadores, estos también se agregarán en el grupo destino. En

caso de que en el momento de arrastrar al grupo destino esta no contenga indicadores, será

necesario agregar los indicadores manualmente. (Se recomienda primero generar aspectos e

indicadores y después moverlas a otros grupos).

Indicadores

Los indicadores son los puntos a evaluar con objetivos y metas.

Los Indicadores pertenecen a cada uno de los aspecto, en cada aspecto puede haber varios

indicadores. El sistema no cuenta con límite de aspectos e indicadores.

Si queremos agregar un indicador nuevo, presionamos el botón de y nos mostrará una

pantalla como la siguiente:

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Aquí establecemos los valores de cada uno de nuestros indicadores:

- Objetivo: Objetivo al realizar dicho indicador

- Identificador del Indicador: Debe ser diferente en cada indicador, sirve para identificar

cada indicador en los reportes y gráficas.

- Valor de referencia: El valor de referencia del ciclo anterior, Por ejemplo si el

indicador es Ventas 2013, el valor de referencia son las ventas del año anterior (2012)

- Acción Estratégica: Acción para mejorar en dicho punto.

o Aumentar (sumatoria) : Aumentar en cierto indicador siendo la sumatoria de

cada periodo, Es decir si mi periodo es mensual y mi meta es en ventas 45

ventas anuales. Entonces enero = 5 + Febrero = 10 … y el total es la suma de

todos los meses. Si igualo o aumento la meta , estaré en un valor de

excelencia. Si disminuyo mi meta, bajaré mi calificación y estare en un valor no

aceptable.

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o Disminuir (sumatoria): Disminuir en cierto indicador siendo la sumatoria de

cada periodo. Es decir si mi periodo es mensual y mi meta en accidentes es de

10 anuales. Entonces enero = 3 + Fecbreo = 5… y el total es la suma de todos

los meses. Si igualo o disminuyo la meta , estaré en un valor de excelencia. Si

aumento mi meta, bajaré mi calificación y estare en un valor no aceptable.

o Aumentar (promedio) : Aumentar en cierto indicador siendo el promedio de

todos los periodo, Es decir si mi periodo es mensual y mi meta es en ventas 45

ventas anuales. Entonces enero = 5 + Febrero = 10 … y el total el promedio de

todos los meses. Si igualo o aumento la meta , estaré en un valor de

excelencia. Si disminuyo mi meta, bajaré mi calificación y estare en un valor no

aceptable.

o Disminuir (promedio): Disminuir en cierto indicador siendo el promedio de

todos los periodos. Es decir si mi periodo es mensual y mi meta en accidentes

es de 10 anuales. Entonces enero = 3 + Fecbreo = 5… y el total es el promedio

de todos los meses. Si igualo o disminuyo la meta , estaré en un valor de

excelencia. Si aumento mi meta, bajaré mi calificación y estare en un valor no

aceptable.

- Meta: A donde queremos llegar.

- % de variacion. Variacion para los valores aceptables y no aceptables para el

semáforo.

- Ponderación: El valor de cada uno de los indicadores.

Evaluar Indicadores

Los indicadores pueden ser los mismos para un grupo , sin embargo las metas pueden ser

diferentes para una persona ó pueden ser indicadores diferenetes para personas de algun

grupo. Esta seccion fue diseñada especialmente para eso.

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Tu puedes seleccionar a un evaluado y modificar su tablero, desde modificar sus metas (las

que ya fueron predefinidas por grupo) , modificar la ponderación de cada indicador o borrar

indicadores. Ya que pueden ser diferentes para cada evaluado.

Es MUY IMPORTANTE recalcar, que en el momento en el que presionamos GUARDAR la

evaluación ya no puede ser modificada, a menos que nos vayamos a la seccion borrar , la

eliminemos y volvamos a cargar toda. Es decir en e momento que presionas guardar esta lista

para que sea respondida y no será modificada, hasta el siguiente año.

Relaciones

En estas dos tablas tenemos a los evaluadores y los evaluados. En la parte de la derecha,

tenemos el nombre del evaluador y debajo de ella la lista de personas a evaluar, para agregar

una persona más a evaluar, arrastramos de la lista de la izquierda a la lista de la derecha las

personas que queremos sean evaluadas por la persona seleccionada.

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Existen 3 opciones para las relaciones de evaluación:

- Personalizado: Podemos establecer quien va a realizar el tablero de cada quien, en

caso de que algún usuario no llevase algún tablero esta es la opción a seleccionar.

- Jefe: La persona encargada de realizar el tablero es el jefe.

- Auto Evaluación: Cada persona realiza su propio tablero.

Periodo de Evaluación

Todas las evaluaciones tienen un periodo de tiempo, estos periodos de tiempo, pueden ser

mensual, bimestral, trimestral entre otros. Los periodos son por grupo, es decir a un nivel

directivo podemos hacer las evaluaciones semestralmente, pero a un nivel operador

podemos hacer otro tipo de evaluaciones más seguido.

NOTA:

- Mensual: Enero, Febrero , Marzo , Abril ….

- Bimestral: Enero - Febrero, Marzo - Abril ….

- Trimestral: Enero - Marzo, Abril – Junio ….

- Cuatrimestral: Enero – Abril , Mayo – Agosto ….

- Semestral: Enero – Junio, Julio – Diciembre

- Anual : Enero – Diciembre

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Borrar

Para eliminar la evaluacion, busque por grupo al evaluado y el año y presione “Eliminar

Evaluacion”

Reportes

o Reporte Individual

El reporte individual es el resultado de cada uno de los usuarios, la búsqueda de usuarios la

podemos hacer por grupo o tecleando el nombre del usuario en el campo de buscar.

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En la parte superior a la izquierda, tenemos 4 botones diferentes:

- Exportamos los datos a Excel.

- Graficamos los resultados.

Todas las gráficas se muestran de la siguiente manera:

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Concentrado

Aquí podemos ver las calificaciones por aspectos, como muestra la pantalla anterior, tenemos

seleccionado “Aspecto Financiero” y tenemos las dos calificaciones de cada usuario.

Resumen por Grupo

Es un promedio general o por grupo de todas las calificaciones ya sea por aspecto o por

indicador.

Por Indicador

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Por Aspecto

El promedio es del año seleccionado.

General.

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Este reporte contiene todos los datos del sistema, podemos hacer búsqueda por Evaluados,

Aspectos , Objetivos e Indicadores.

Además de mostrarlo en forma de resumen o detallado.

Gráfica General.

Esta gráfica es llamada gráfica de radar, en esta gráfica podemos comparar uno o más

usuarios. La gráfica la podemos visualizar por indicador y por aspecto.

En la parte de la izquierda del sistema, tenemos primeramente el año que queremos tomar,

en la parte de abajo os aspectos o indicadores según corresponda. Nosotros podemos

seleccionar los indicadores que queremos mostrar , no es necesario que se desplieguen todas.

Después tenemos los usuarios, al principio tenemos seleccionados todos los usuarios y nos

muestra la gráfica de todos ellos. Sin embargo si queremos mostrar únicamente los valores

de un usuario contra otro, o de varios usuarios, seleccionamos un usuario presionando Ctrl y

después seleccionamos otro, como muestra la imagen:

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Gráfica Comparativa. Esta gráfica nos sirve para comparar evaluaciones a lo largo del tiempo.

Una vez que tenemos seleccionada la persona y el periodo, presionamos el botón y

nos mostrará todas las evaluaciones hechas a la persona.

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Si queremos graficar , seleccionamos con ctrl y seleccionando las evaluaciones a graficar,

presionas y nos mostrará una gráfica como la siguiente.

Al igual que las gráficas anteriores, podemos mostrar resultados por aspectos y por

indicadores.

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Encuestas y Evaluaciones

Administración de Encuestas.

Agregar Encuesta.

En esta sección podemos administrar encuestas y evaluaciones, las cuales se le presentarán al

usuario antes de realizar la evaluación 360.

Para crear una encuesta es necesario agregar el nombre de la encuesta y presionar “Agregar

Encuesta” como en la siguiente figura:

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A la encuesta nosotros podemos agregar campos como el nombre del encuestado, la ciudad

el sexo del encuestado , la edad entre otros campos. Para agregar un campo es necesario

arrastrar de la tabla de parámetros a la tabla de diseño de evaluación el campo deseado.

Ya habiendo diseñado el encabezado de la encuesta procedemos a diseñar la encuesta

arrastrando el campo “Pregunta” de una tabla a otra.

Habiendo arrastrado la pregunta nosotros podemos editar dicha pregunta y cambiar el color

de la misma.

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En caso de requerir darle peso a las preguntas (ya sea para evaluación o encuesta) podemos

modificar el % de cada una de las preguntas

Habiendo seleccionado la pregunta procedemos a agregar las respuestas para cada pregunta.

Seleccionamos la pregunta, y en la parte inferior izquierda seleccionamos el número de

respuestas y presionamos Agregar respuestas

Las respuestas pueden ser del tipo opción múltiple y abierta. Seleccionamos la respuesta y la

editamos. En caso de ser una evaluación en los % le damos el 100 a la respuesta correcta y a

las demás le damos un 0.

En caso de querer generar un salto al responder una respuesta, en salto ponemos el número

de pregunta a la que saltará si responde dicha respuesta.

Nosotros podemos establecer si la encuesta es obligatoria o no:

En caso de ser obligatoria no dejará comenzar la evaluación 360 hasta que realice la encuesta.

También se cuenta con la opción de que exista un reloj en la encuesta estableciendo en

cuantos minutos o segundos tiene que terminar dicha encuesta o evaluación.

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Modificar Encuesta.

De la misma manera como agregamos una encuesta se puede modificar, únicamente

seleccionamos la encuesta y modificamos sus valores.

Asignar Encuesta.

Para asignar una encuesta a un evaluador , buscamos al evaluado, seleccionamos la encuesta

que queremos realice (puede realizar una o mas encuestas) y arrastramos al evaluado a la

tabla de “Personas a Realizar Encuesta” . Después de realizar la encuesta desaparecerá de

dicha tabla.

Reportes.

Reportes.

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La tabla de reportes es muy similar a una hoja de Excel, donde podemos filtrar la información

según los campos, ya sea por sexo, Edad etc..

Esta información puede ser enviada a Excel o graficada

Además de generar un reporte con todas las gráficas generadas (ver reporte)