MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA PREVENCIÓN DE LAVADO DE ...

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA

PREVENCIÓN

DE LAVADO DE ACTIVOS,

FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO,

COHECHO y OTROS DELITOS LEY 20.393

Consorcio Nacional de Seguros Generales S.A.

2018

1

1. INTRODUCCIÓN....................................................................................... 3

1.1. Fundamentos del Manual..................................................................... 3

1.2. Normativa aplicable............................................................................. 3

1.2.1. Las 40 Recomendaciones del GAFI…………………………. 4

1.3. Personas Sujetas a los términos del manual........................................ 4

1.4. Oficial de Cumplimiento ante la UAF y Encargado de

Prevención de delitos …………………….......................................... 4

1.5. Efectos en Procesos internos................................................................ 6

1.6. Productos Expuestos al Riesgo de LAFTCR ………………………. 7

1.7. Sanciones …………………................................................................. 7

2. POLITICA DE CONOCIMIENTO DEL CLIENTE.................................. 8

2.1. Objetivo................................................................................................ 8

2.2. Identificación de Clientes..................................................................... 9

2.2.1. Personas Naturales..................................................................... 9

2.2.2. Personas Jurídicas...................................................................... 9

2.3. Base de Datos....................................................................................... 10

2.4. Aceptación de Clientes......................................................................... 10

2.5. Confidencialidad de la Información..................................................... 11

2.6. Mantención de Datos de Clientes……………………………………. 11

2.7. Identificación Masiva de Clientes PEP………….…………………… 12

3. MEDIDAS DE PREVENCIÓN................................................................... 12

3.1. Listas Negras o de Sancionados............................................................ 13

3.2. Proveedores de Servicios….............................................................. 13

4. OPERACIONES INUSUALES Y/O SOSPECHOSAS............................... 13

4.1. Operaciones Inusuales…....................................................................... 13

4.2. Operaciones Sospechosas…………………………………………….. 13

4.3. Procedimiento de cómo actuar en caso de operaciones inusuales

y/o sospechosas……………………………..…………………............ 14

4.4. Reporte de Operación Sospechosa - ROS.............................................. 14

4.5. Registro de Operaciones en Efectivo – ROE......................................... 15

4.5.1. Declaración de Origen de fondos................................................ 15

4.5.2. Control de Cúmulos……………………………………………. 15

4.6. Reserva de la Información…………………..…………………........... 16

4.7. Archivo de Operaciones Inusuales y/o Sospechosas……………….… 16

5. CONSIDERACIONES ETICAS.................................................................. 16

5.1. Reclutamiento del Personal.................................................................. 16

5.2. Código de Ética y Estándares de Conducta ..….................................... 17

5.3. Línea Interna de Denuncia.................................................................... 17

5.4. Capacitación.......................................................................................... 18

5.4.1. Del Personal…………………………………………………… 18

5.4.2. Del Oficial de Cumplimiento y Colaboradores……………….. 18

5.5. Sanciones Administrativas…………………………………………… 18

2

6. CONSIDERACIONES FINALES............................................................... 19

6.1. Actualización........................................................................................ 19

6.2. Programas de Autoevaluación……………………………………….. 19

6.3. Obligatoriedad...................................................................................... 19

7. CONTROL DE CAMBIOS DEL MANUAL.................................................. 20

ANEXOS

I. Diagrama de las Operaciones Inusuales

II. Definiciones

III. Señales de Alerta

IV. Países/Territorios No Cooperantes y Paraísos Fiscales

V. Reporte de Operación Inusual

VI. Declaración de Origen de los Fondos

VII. Circular UAF N° 49

VIII. Cuestionario Persona Expuesta Políticamente (PEP)

IX. Las 40 Recomendaciones del GAFI

X. Circular UAF N° 57

XI. Procedimiento Solicitud de declaración y antecedentes para la identificación de

Beneficiarios Finales de clientes personas jurídicas

3

1. INTRODUCCIÓN

Este manual comprende los aspectos previstos en la Ley 19.913 y Ley 20.393, con el

objeto de definir las normas y pautas que se aplican en la Empresa para prevenir, detectar

y evitar la facilitación y realización de operaciones de Lavado de Activos, Financiamiento

del Terrorismo, Cohecho, Soborno y/o Receptación1 dentro de su giro.

Entre ellas está el conocimiento de los clientes de la compañía y advertir las actividades

que éstos realizan, particularmente cuando ellas difieran de lo habitual, así como, la

definición de los productos que presentan un mayor riesgo de estos delitos (Ley 19.913)

En el marco de la Ley 20.393 se consideran medidas aplicables a los trabajadores y/o

proveedores de servicios, para prevenir que éstos pudieran utilizar a la empresa para el

Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo, Cohecho (o Soborno) y/o

Receptación (en adelante LAFTCR).

1.1. Fundamentos del manual

Consorcio Nacional de Seguros Generales S.A., en adelante también la “Empresa”,

entiende el rol y la responsabilidad que tienen hoy en día para la economía global, las

empresas y personas que administran recursos de terceros. Asimismo, y al igual que a la

comunidad internacional, a la Empresa le preocupa el efecto negativo que producen los

delitos de Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo, Cohecho y/o Receptación,

tanto en la economía global como en otros aspectos del orden social.

1.2. Normativa aplicable

Son aplicables las normas establecidas por las siguientes leyes:

Ley N° 19.913, que crea la Unidad de Análisis Financiero (U.A.F.) y sus modificaciones posteriores;

Ley N° 20.000 que sanciona el tráfico ilícito de estupefacientes y sustancias psicotrópicas;

Circular N° 1.809 dictada por la Comisión para el Mercado Financiero con fecha 10 de Agosto de 2006 y sus modificaciones posteriores

Normas y Circulares impartidas por la U.A.F. ( www.uaf.gob.cl)

Ley N° 20.393, que establece la responsabilidad penal de las personas jurídicas en los delitos de lavado de activos, financiamiento del terrorismo, cohecho y receptación.

1 Ver definiciones de “Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo, Cohecho o Soborno y Receptación” en

Anexo II.

4

1.2.1. Las 40 Recomendaciones del GAFI2

En febrero de 2012, el Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI/FATF), aprobó

40 Recomendaciones para combatir el lavado de activos y el financiamiento del

terrorismo. Estos estándares reemplazaron a los que habían sido difundidos en 2001,

tras el ataque a las Torres Gemelas.

En términos generales Las 40 Recomendaciones del GAFI se centran en los siguientes

aspectos, los cuales están claramente detallados en el Anexo IX de este manual.

A- Políticas y Coordinación

B- Lavado de Activos y Decomiso

C- Delito de Financiamiento del Terrorismo

D- Medidas Preventivas

E- Transparencia y Beneficiario Final de las Personas Jurídicas y Otras estructuras

Jurídicas

F- Facultades y Responsabilidades de las Autoridades Competentes y Otras

Medidas Institucionales

G- Cooperación Internacional

1.3. Personas Sujetas a los términos del manual

El presente Manual es de cumplimiento obligatorio para todas las personas que trabajen en

la Empresa; especialmente, aquellas que por su labor se relacionen o puedan llegar a

relacionarse con clientes; aquellas que trabajen en áreas que presten servicios a clientes, o

que puedan relacionarse con ellas; aquellas que trabajen en áreas que manejen fondos

provenientes de clientes; y aquellas que tengan facultades amplias dentro de la Empresa,

en especial en lo referido a la supervisión de sus funcionarios.

1.4. Oficial de Cumplimiento ante la UAF y Encargado de Prevención de Delitos

El Gerente General de la Empresa deberá velar por el cumplimiento de lo establecido en el

presente manual, y será el encargado de tomar contacto con la Unidad de Análisis

Financiero creada por la Ley Nº 19.913, cuando corresponda en forma directa o a través de

las personas que designe para estos efectos.

Con el propósito de dar cumplimiento a la normativa existente, se ha designado al Gerente

de Auditoría corporativo como el Oficial de Cumplimiento ante la UAF y como el

Encargado de Prevención del Modelo de Prevención de Delitos, contemplado en la Ley

20.393. Las funciones que implican estos roles, son las siguientes:

2 Ver “Las 40 Recomendaciones del GAFI”en Anexo IX

5

Oficial de Cumplimiento ante la UAF:

Su principal función es la coordinación de las políticas y procedimientos de prevención y

detección de operaciones sospechosas, como asimismo, responsabilizarse por el

cumplimiento de las obligaciones contenidas por la Ley 19.913 y circulares emitidas por la

UAF.

Para tal propósito, el Oficial de Cumplimento es responsable de:

Verificar la existencia y observancia de la totalidad de los procedimientos encaminados

a la prevención del lavado de activos y financiamiento del terrorismo.

Desarrollar un programa de comunicación y capacitación permanente al personal sobre

la prevención de Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo.

Velar por el correcto monitoreo de las transacciones de los clientes y proveedores para

determinar operaciones a informar a la UAF.

Presentar a la Alta Dirección y al Comité de Auditoría las operaciones inusuales

analizadas para resolver los casos que serán informados como operaciones sospechosas

a la UAF (ROS).

Preparar trimestralmente e informar a la UAF, los reportes de operaciones en efectivo

(ROE) y mantener un registro adecuado de éstos.

Velar por la actualización de manuales de procedimientos y reglamentos internos para

la prevención del lavado de activos y financiamiento del terrorismo, de tal manera que

éstos se archiven y custodien debidamente.

Velar por el cumplimiento de la normativa y las leyes en materia de lavado de activo y

financiamiento del terrorismo.

Coordinar las respuestas a requerimientos de los organismos de control relacionados

con materias de los delitos atingentes al lavado de activo y financiamiento del

terrorismo.

Presentar al Directorio o a la Alta Gerencia un informe anual de evaluación del

cumplimiento de las políticas y procedimientos establecidos para la prevención de

lavado de activos y financiamiento del terrorismo.

Encargado de Prevención

Su objetivo principal es dirigir, promover la implementación del sistema de Prevención de

Delitos de Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Cohecho (Ley 20.393),

velando por la gestión de la función de cumplimiento en estas materias y del eficiente uso

de los recursos asignados, de forma que pueda asegurar la existencia de un adecuado

ambiente de control.

6

Para tal propósito, el Encargado de Prevención, será responsable de:

Verificar la existencia y observancia de la totalidad de los procedimientos encaminados

a la prevención del lavado de activos, financiamiento del terrorismo y cohecho.

Establecer métodos formales para el desarrollo e implementación efectiva de un

Modelo de Prevención de Delitos que se fundamente en la presente Política y de su

supervisión.

Promover la definición de estrategias internas para establecer los controles necesarios

que aseguren la aplicación del sistema de Prevención de Delitos.

Evaluar constantemente la adecuación del Sistema de Prevención a fin de detectar y

corregir sus fallas, así como actualizarlo de acuerdo al cambio normativo, legal ,

observaciones de auditoría interna, auditoría externa, certificadores y entes reguladores.

Desarrollar un programa de comunicación y capacitación permanente al personal sobre

la Prevención de Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Cohecho.

Reportar a la Alta Dirección y al Comité de Auditoría las faltas o posibles errores que

impliquen la responsabilidad de funcionaros.

Administrar el Canal Interno de Denuncias y gestionar la investigación de las

denuncias recibidas.

Mantener debidamente informado al Directorio, a través del Comité de Auditoría y a la

Alta Gerencia del cumplimiento de la aplicación del Sistema de Prevención y de los

hallazgos.

Velar por la actualización de manuales de procedimientos y reglamentos internos para

la prevención del lavado de activos, financiamiento del terrorismo y cohecho, de tal

manera que éstos se archiven y custodien debidamente.

Administrar los recursos asignados a su función.

Velar por el cumplimiento de la normativa y las leyes en materia de lavado de activo,

financiamiento del terrorismo y cohecho.

Coordinar las respuestas a requerimientos de los organismos de control relacionados

con materias de los delitos atingentes al lavado de activo, financiamiento del terrorismo

y cohecho.

1.5. Efectos en Procesos Internos

Se debe tener presente que cualquier procedimiento interno debe estar alineado a los

términos del presente manual, por lo que cada Gerencia deberá adecuar dichos

procedimientos al marco del presente reglamento y velar por el cumplimiento del mismo.

7

1.6. Productos Expuestos al Riesgo de Lavado de Activos, FT, Cohecho y/o Receptación

Los productos de seguros generales son considerados de bajo riesgo de Lavado de

Activos y Financiamiento del Terrorismo. No obstante, se deberán tomar medidas

razonables de conocimiento del cliente en los seguros de vehículos (livianos y pesados),

seguros incendio hogar y contrapartes de negocios masivos y riesgos comerciales.

La prevención de los delitos de Cohecho o Soborno y Receptación son abordados de

manera transversal en la Empresa con las medidas de prevención y consideraciones éticas

establecidas en las secciones de este Manual. Adicionalmente ya que la relación con

talleres tiene un riesgo inherente de receptación, los convenios deben incorporar una

cláusula relativa al conocimiento y cumplimiento de la Ley 20.393 por parte del proveedor

(Ver Sección 3.2 Proveedores de Servicios) y los procedimientos relacionados a la

compra de repuestos deben asegurar que la adquisición de éstos tengan asociado un

documento tributario que respalde la operación de compra.

1.7. Sanciones

La Ley 19.913 contempla un conjunto de infracciones y sanciones, para las compañías que

incumplan las obligaciones legales para prevenir el Lavado de activos y el Financiamiento

del Terrorismo y el Cohecho. A modo de ejemplo:

Debido a: Sanción

Infracciones y sanciones

LEVES

Incumplimiento de las

instrucciones impartidas en

las Circulares de la UAF .

Desde una amonestación a una

multa que puede ascender hasta

800 UF.

Infracciones y sanciones

MENOS GRAVES

Incumplimiento de la

obligación de Reporte de

Operaciones en Efectivo y la

mantención de registros.

La sanción va desde una

amonestación a una multa de

hasta 3.000 UF

Infracciones y sanciones

GRAVES

Incumplimiento de la

obligación legal de entregar

información y/o de remitir

Reportes de Operaciones

Sospechosas.

La sanción va desde una

amonestación a una multa de

hasta 5.000 UF.

La Ley 20.393 establece que la responsabilidad penal de las personas jurídicas es

autónoma de la responsabilidad de las personas naturales, pudiéndose aplicar a las

personas jurídicas una o más de las siguientes penas, de resultar responsable de delitos de

Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y/o Cohecho:

Disolución de la persona jurídica o cancelación de la personalidad jurídica

Prohibición temporal o perpetua de celebrar actos y contratos con los organismos

del Estado

Pérdida parcial o total de beneficios fiscales o prohibición absoluta de recepción de

los mismos por un periodo determinado

Multa a beneficio fiscal

8

Publicación de un extracto de la sentencia en el Diario Oficial u otro diario de

circulación nacional

Comiso, es decir, el producto del delito y demás bienes, efectos, objetos,

documentos e instrumentos del mismo serán decomisados.

Cabe señalar que las personas jurídicas no serán responsables en los casos que las

personas (funcionarios, dueños o controladores) hubieren cometido el delito

exclusivamente en ventaja propia o a favor de un tercero.

2. POLITICA DE CONOCIMIENTO DEL CLIENTE3

2.1. Objetivo

La Empresa considera como una medida fundamental para la prevención y detección del

Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y/o Cohecho, tener un conocimiento

completo y actualizado de cada uno de sus clientes, en lo que dice relación con las operaciones

que éstos desarrollen con la Empresa.

Por definición de la Empresa, son considerados clientes los Contratantes y Asegurados de las

pólizas.

El Oficial de Cumplimiento ante la UAF y Encargado de Prevención, cuenta con la facultad de

rechazar nuevos negocios a clientes que se vean relacionados en el transcurso de la relación

comercial, con casos de lavado de activos, financiamiento del terrorismo, cohecho, receptación

u otros delitos. Asimismo, cuenta con la facultad de no autorizar el establecimiento de la

relación comercial, con clientes que de acuerdo a la información que proveen los medios de

comunicación públicos o sistemas de prevención contratados por la empresa, puedan estar

asociados a este tipo de ilícitos.

De esta forma, se debe adoptar como práctica rutinaria y propia de la forma de operar de la

Empresa, un adecuado conocimiento de nuestros clientes, por lo que las disposiciones

establecidas a continuación, tienen por finalidad dar cumplimiento a los siguientes objetivos:

Verificar que todos los clientes de la Empresa entreguen, como mínimo, los

antecedentes establecidos de acuerdo a la normativa de la UAF (Ver Anexo VI).

Mantener vigentes los antecedentes de los clientes que permitan detectar cualquier

indicio de lavado de activos, financiamiento del terrorismo, cohecho o de una

Operación Sospechosa en general. La información de los clientes deberá ser actualizada,

al menos, anualmente.

Que la información registrada sobre las operaciones en los sistemas, permitan

identificar actividades inusuales que requieran de un mayor seguimiento o análisis; y

Tener conocimiento de la actividad del cliente, así como del mercado o sector asociado

al cliente.

3 Ver definición de “Cliente” en Anexo II.

9

2.2. Identificación de los clientes

Toda la información requerida en este punto debe ser debidamente documentada por el

Ejecutivo Comercial4 o por quien incorpore al Cliente.

Como norma general, los documentos recibidos por el Ejecutivo Comercial al momento de

ingresar al cliente deben ser originales, perfectamente legibles, y no pueden estar incompletos

ni enmendados.

La Empresa pedirá, en el caso de los nuevos clientes, y mantendrá, respecto de aquellos que ya

se encuentren registrados, específicamente los siguientes antecedentes:

2.2.1. En el caso de las personas naturales, se mantendrá, a lo menos:

Antecedente Requerido

Vehículos Hogar SOAP P & C y

Masivos

(Contraparte)

Masivos

(Propietarios

de la materia

asegurada)

Nombre x x x x x N° de Cédula de Identidad o

Pasaporte Vigentes x x x x (*)

Fecha de Nacimiento x x (*) x x Sexo x x (*) x x Nacionalidad x x (*) x (*)

Domicilio y país de residencia x x (*) x (*)

Actividad,Profesión u Ocupación x x (*) x (*)

Teléfonos particulares o Celular x x (*) x (*)

Dirección Comercial x x (*) x (*)

Teléfono Comercial o Celular x x (*) x (*)

Dirección de e-mail en el caso

que posea x x (*) x (*)

Firma del Cliente de

Verificación (Fotocopia de CI) x x (*) x (*)

(*) Por el tipo de canal de venta, los productos de P & C, masivos y soap la obtención de datos de los clientes podrá

realizarse en caso de presentarse un siniestro, o a través de compra masiva de datos.

2.2.2. Para el caso de Personas Jurídicas:

Razón social completa

RUT

Dirección Comercial en Chile

Giro Comercial

Teléfono Comercial

Email del contacto, en caso que posea

Si la persona jurídica que requiere los servicios es extranjera, debe tener una filial en

Chile, y además presentar estos antecedentes legalizados en Chile y traducidos.

En ambos casos se debe dejar copia de los antecedentes legales y la individualización de

sus representantes legales, cuando corresponda.

4 Ver definición de “Ejecutivo Comercial” en Anexo II

10

Identificación de los Beneficiarios Finales: En cumplimiento de la circular UAF N°57

(ver Anexo X) se solicitará completar una declaración jurada (Ver Anexo XI) en la cual

se identifiquen a las personas naturales que poseen directa o indirectamente, a través de

sociedades u otros mecanismos, una participación mayor al 10% del capital o de los

derechos a voto de la persona jurídica.

Asimismo, se deberán identificar a las personas naturales que ejercen el control efectivo

de la persona jurídica, es decir, aquellas que tienen las atribuciones de tomar decisiones

relevantes e imponer dichas resoluciones en la persona jurídica, ya sea por poseer un

número relevante de acciones, contar con la participación necesaria para designar y/o

remover a la alta gerencia y/o directorio, y/o por disponer del uso disfrute o beneficios

de los activos propiedad de la persona jurídica.

Adicionalmente, en ambos casos, se deberá consultar al Cliente y a los Representantes Legales

de los Clientes Personas Jurídicas, si cumplen con la condición de Persona Expuesta

Políticamente5 o PEP.

Los clientes que se incorporen a través de los Cotizadores Web de la Empresa, responderán la

consulta de su calidad de PEP de manera on-line, mientras que los clientes de canales

presenciales deberán completar el Cuestionario de Persona Expuesta Políticamente6 si es que

cumplen con esta condición.

2.3. Base de Datos

Los antecedentes mencionados en el punto 2.2. deberán ser solicitados y validados, de acuerdo

a los procedimientos existentes, y deben mantenerse almacenados en una base de datos

electrónica, o en las respectivas carpetas, según corresponda por un plazo no inferior a 10 años.

Dicha información contará con la organización y las medidas de seguridad que sean necesarias

para garantizar su acceso sólo a las personas que corresponda, resguardándose su

confidencialidad. Adicionalmente la Gerencia de Tecnología debe realizar respaldos periódicos

a las bases de datos.

Junto con lo anterior, también deberán almacenarse dentro de la base de datos los antecedentes

básicos de las operaciones realizadas por los clientes de la Empresa, sin perjuicio de los demás

registros que la Empresa, de acuerdo con la normativa vigente, deba mantener de las

operaciones por ella realizadas. Los datos que para cada operación se registren dependerán del

tipo de operación realizada por cada cliente y deberán mantenerse por un plazo no inferior a 10

años.

2.4. Aceptación de clientes

Si un cliente se negare injustificadamente a proporcionar alguno de los antecedentes

establecidos en el punto 2.2. anterior, el funcionario que esté a cargo del registro podrá

incorporar al cliente sólo si estos antecedentes vienen autorizados y firmados por el Gerente

de la Línea Comercial correspondiente e informar del caso al Oficial de Cumplimiento ante la

UAF

5 Ver definición de “Persona Expuesta Políticamente” en Anexo II.

6 Ver Cuestionario de Persona Expuesta Políticamente en Anexo VIII.

11

No obstante lo anterior, el retraso injustificado o negativa de los clientes personas jurídicas en

proporcionar la declaración jurada para la identificación de sus beneficiarios finales se

considerará una señal de alerta para el envío de un reporte de Operación Sospechosa a la

Unidad de Análisis Financiero

De todas formas, la Empresa no prestará servicios a aquellas personas donde no sea posible

verificar sus antecedentes personales o financieros. Así mismo, monitoreará especialmente las

operaciones de aquellos clientes respecto de los cuales se tengan antecedentes que den indicios

de relación con actividades ilícitas o vinculadas a delitos de Lavado de Activos, Financiamiento

del Terrorismo o Cohecho. Esto podrá ser corroborado al efectuar el cruce de información con

las listas disponibles en la OFAC7, o bien, utilizando el servicio de consulta a Base de Datos de

listas negras y sancionados por los delitos antes mencionados, que la empresa haya contratado

para estos efectos.

En el caso de clientes o potenciales clientes que estén clasificados como Persona Expuesta

Políticamente(PEP)8, se debe contar con la aprobación del Gerente General o Gerente

Comercial para poder prestar servicios, o bien establecer relaciones comerciales. Frente a

productos en donde se dificulte la identificación previa de un PEP, éstos serán identificados a

través de cruces masivos con Bases de Datos de PEP que se realizarán periódicamente, para así

obtener el V°B° de la alta gerencia.

2.5. Confidencialidad de la información

Toda la información que la Empresa mantenga de los clientes y sus operaciones en la base de

datos, será estrictamente confidencial y por lo tanto no podrá darse a ésta ningún uso que

exceda del necesario para prestar al cliente un servicio satisfactorio. De esta forma, la Empresa

velará para que los funcionarios que accedan a la información de la base de datos sean

solamente aquellos que en razón de su cargo o posición deban acceder a ésta.

Para dichos efectos, la Gerencia de Tecnología velará para que la información contenida en la

Base de Datos sea resguardada con las medidas básicas de seguridad que correspondan para

garantizar su integridad y buen estado.

Todo la información debe mantenerse respaldada y guardada por un plazo mínimo de 10 años

desde la fecha de su entrega, sin perjuicio de los plazos que para otros efectos sea necesario.

2.6. Mantención de Datos de Clientes

La Empresa deberá adoptar medidas de gestión que permita mantener actualizados los datos

relativos a identificación, domicilio, contacto, profesión u ocupación de los Clientes que tengan

contratados productos expuestos al riesgo de LAFTCR, con periodicidad anual, o aquella que

la Unidad de Análisis Financiero disponga.

7 Ver definición de OFAC en Anexo II.

8 Ver definición de “Persona Expuesta Políticamente” en Anexo II.

12

De manera similar, la empresa gestionará la actualización de los beneficiarios finales de los

clientes personas jurídicas, en la medida que la Declaración Jurada proporcionada cumpla la

vigencia establecida por la UAF.

Las iniciativas implementadas en este ámbito deberán estar documentadas al interior del área

de Prevención de Lavado de Activos.

2.7. Identificación Masiva de Clientes PEP

Con el objeto de identificar si un Cliente ha pasado a tener la calidad de PEP en el transcurso

de la relación comercial con la Empresa, el área de Prevención de Lavado de Activos realizará

cruces bimestrales de la cartera de clientes vigentes de la Empresa, contra la Base de Datos de

PEP y Funcionarios Públicos de Gesintel. Se incorporarán en los proceso de cruces masivos los

beneficiarios finales de los clientes personas jurídicas que hayan proporcionado esta

información.

En caso de identificarse personas que cumplen con la condición de PEP, éstos serán informados

al Gerente Comercial de la Empresa para la obtención de su aprobación.

3. MEDIDAS DE PREVENCIÓN

La mejor herramienta de prevención es aplicar medidas que permitan lograr un conocimiento

acabado de nuestros clientes y del mercado en el que ellos se desenvuelven, como por ejemplo:

Verificación de los datos de contacto, nacionalidad y de la actividad del cliente.

Que la documentación recabada sea fidedigna

Que no se omita información de los clientes

Generando instancias, que permitan mantener actualizada la información del cliente

(por ej: frente a contactos con el Call Center, visitas al sitio Web, contactos con su

Ejecutivo)

Conocer al cliente desde un punto de vista financiero

El no conocer bien a nuestros clientes puede conllevar riesgos de vernos involucrados en algún

caso de LAFTCR, afectando la reputación de la Empresa que es nuestro activo más

importante.

Se debe tener especial cuidado:

Si existen transacciones que impliquen participación de terceras personas, distintos de

nuestros clientes.

Cuando existan personas anónimas o con nombres ficticios.

Ante operaciones comerciales con eventuales clientes de países que se encuentren

calificados como territorios no cooperantes o paraísos fiscales de acuerdo a O.C.D.E9. y

a la G.A.F.I. 10

(Ver Anexo IV)

9 Ver definición de “O.C.D.E” en Anexo IV.

10 Ver definición de “G.A.F.I” en Anexo IV.

13

La empresa distingue el grado de riesgo relacionado a los clientes en función del área de

negocios o del producto asociado a ellos, tomando en cuenta sus antecedentes y actividades

empresariales entre otros.

La empresa cuenta con varias medidas de prevención ante la eventualidad de fraudes contra

ella. Algunas de estas contribuyen a prevenir actos de LA, FT y Cohecho. Sin embargo, hay

procedimientos que requieren la aplicación de prevenciones adicionales a las que ya se exponen

en los manuales de procedimientos vigentes. A continuación se ofrece una lista explícita de

disposiciones que se deben respetar:

Los abonos en efectivo que superen el monto de de MM$3 serán evaluados caso a caso.

Para ello se solicitará al Cliente una Declaración de Origen de Fondos (Ver punto. 4.5.1)

No se realizan depósitos en cuentas corrientes de terceros. En el caso de que un Cliente

no posea cuenta corriente vigente, se extenderá un cheque nominativo al Cliente.

Ante cualquier operación anormal, poco frecuente, o catalogada como inusual realizada

por algún cliente, ésta debe ser estudiada a nivel de jefatura y analizada para resolver si

se lleva a cabo o no. Adicionalmente se debe informar a la Gerencia de Auditoría

adjuntando toda la documentación de la operación, junto al formulario existente en la

Intranet N06: Manual de Prevención de Lavado de Activos - Formulario para

Reportar Operaciones Inusuales. (Ver Anexo V)

3.1 Listas Negras o de Sancionados

El Oficial de Cumplimiento ante la UAF y EPD deberá revisar y chequear de manera

periódica si se han establecido relaciones con clientes que estén individualizados en las

listas de sancionados emitidas por el Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas o que

pertenezcan a países no cooperantes o paraísos fiscales (Ver Anexo IV).

En caso de detectarse casos, el Oficial de Cumplimiento ante la UAF informará a este

organismo de manera inmediata y reservada, de acuerdo al procedimiento establecido para

el envío de ROS (Ver punto 4.4).

3.2 Proveedores de Servicio

Los contratos que se celebren con proveedores de servicios deben contener una Cláusula

relativa al conocimiento y cumplimiento de la Ley 20.393 por parte del proveedor. Es

responsabilidad de cada línea de Negocio solicitar la revisión y validación de los contratos

que celebren con Fiscalía previo a su firma.

Como medida de prevención adicional, las personas jurídicas y representantes legales de los

proveedores de servicios cuyos contratos son validados por Fiscalía serán verificados contra

las listas de sancionados y base de datos de PEP y funcionarios públicos, para evitar

posibles conflictos de interés o el establecimiento de relaciones con proveedores con

antecedentes en operaciones de LAFTCR

14

4. OPERACIONES INUSUALES Y/O SOSPECHOSAS

4.1. Operaciones Inusuales

Las Operaciones inusuales son aquellas que deben ser objeto de escrutinio para los efectos

de prevenir el Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Cohecho.

Se deberá dar especial atención a aquellas que presentan elementos o características

inusuales, irregulares o anormales, en relación con las actividades o giro del cliente o de

cualquiera de los que participan en ella, y/o que por su gestación, diseño financiero,

estructura, presentación, documentación utilizada, modificación de antecedentes ya

registrados, información proporcionada o falta de ésta, por la reiteración o cuantía de las

mismas o la intervención inusual de terceros o desconocidos, presentan dudas y sospechas.

4.2. Operaciones Sospechosas

De acuerdo a lo especificado en el inciso segundo del artículo 3° de la Ley N° 19.913, un

Operación Sospechosa es todo acto, operación o transacción que, de acuerdo con los usos y

costumbres de la actividad de que se trate, resulte inusual o carente de justificación

económica o jurídica aparente, sea que se realice en forma aislada o reiterada.

4.3. Procedimiento de cómo actuar en caso de operaciones inusuales y/o sospechosas

Cualquier persona que tenga conocimiento de la ocurrencia de una operación inusual y/o

sospechosa tiene la obligación de informar inmediatamente a su superior directo, quien

dentro de las 48 horas siguientes deberá informar de sus características a su Gerencia y al

Oficial de Cumplimiento ante la UAF, aportando todos los antecedentes necesarios que

permitan conocer la naturaleza de la operación y la identificación del Cliente (Ver Anexo V)

La información mínima aportada deberá ser la siguiente:

RUT o Cédula Nacional de Identidad o documento equivalente

Nombre completo del o los clientes

Identificación del producto o servicio

Montos involucrados para cada caso

Antecedentes o documentos relacionados

Observaciones del Caso

Declaración de Origen de los Fondos llenada por el Cliente, si corresponde. (Ver Anexo

VI)

4.4. Reporte de Operación Sospechosa – ROS

La Circular UAF N° 007 establece que la Empresa está obligada a informar a la UAF,

sobre actos, transacciones u operaciones sospechosas que advierta en el ejercicio de sus

actividades.

15

Frente al análisis de una operación inusual que a criterio del Oficial de Cumplimiento

ante la UAF, podría ser clasificada como sospechosa, éste deberá presentarla

inmediatamente y en forma reservada a la Alta Dirección o al Comité de Auditoría para

resolver si será informada como ROS.

Para estos efectos, la UAF ha dispuesto un Sistema de transmisión segura en su sitio

web institucional, a través del cual, el Oficial de Cumplimiento ante UAF debe enviar

los ROS.

4.5. Registro de Operaciones En Efectivo - ROE

Las Circular UAF N° 007 establece que la Empresa debe mantener registros especiales

por un plazo mínimo de 5 años e informar a la Unidad de Análisis Financiero, cuando

ésta lo requiera, de toda operación en efectivo superior a un monto de diez mil

dólares de Estados Unidos de América (US$10.000), o su equivalente en pesos

chilenos, según el valor del dólar observado el día en que se realizó la operación.

Con este propósito durante los primeros 10 días hábiles de los meses enero, abril, julio y

octubre de cada año, el Oficial de Cumplimiento ante la UAF enviará a esta Unidad un

registro de las operaciones efectuadas durante el trimestre inmediatamente precedente a

cada uno de los meses señalados. Si eventualmente no hubiera registro de operaciones

en efectivo superiores los US$10.000, reportará un ROE Negativo.

Para estos efectos, la UAF ha dispuesto un Sistema de “transmisión segura” en su sitio

web institucional, a través del cual, el Oficial de Cumplimiento ante la UAF enviará los

ROE.

4.5.1. Declaración de Origen de Fondos

A todo Cliente que realice un abono en efectivo11

por un monto igual o superior a

MM$3 en alguno de sus productos, se le debe solicitar una Declaración de Origen de

Fondos (Ver Anexo VI), con el objeto de obtener antecedentes actualizados y de primera

fuente del origen del efectivo.

La Declaración de Origen de los Fondos será enviada al Oficial de Cumplimiento ante

la UAF para su registro y análisis. Si éste determinara que se trata de una operación

sospechosa actuará de acuerdo a lo señalado en 4.4.

4.5.2. Control de Cúmulos

Semestralmente el Área de Prevención de Lavado de Activos analizará las

transacciones o pagos en efectivo que haya realizado un Cliente en la Compañía, y

cuyo monto total en efectivo supere los US$10.000 en el periodo.

De existir coincidencias, se evaluará la cantidad total de transacciones involucradas, la

existencia de Declaración de Origen de Fondos, y el perfil del Cliente.

11

Se debe considerar como efectivo, sólo aquellas operaciones que se materialicen mediante papel moneda

o dinero metálico.

16

Si el Oficial de Cumplimiento ante la UAF determinara que se trata de una operación

sospechosa actuará de acuerdo a lo señalado en 4.4.

4.6. Reserva de la Información

El personal de la empresa, debe mantener estricta reserva ante los clientes cuyas

operaciones estén siendo sometidas a revisiones especiales por el Oficial de

Cumplimiento ante la UAF. Lo anterior, en atención a que la Ley 19.913, señala

expresamente la prohibición a la Empresa y sus empleados de informar al afectado o a

terceras personas, la circunstancia de haberse requerido o remitido información a la

UAF, como asimismo, proporcionarles cualquier otro antecedente al respecto. Esta

prohibición rige también para las personas que presten servicios a cualquier título a la

Empresa.

4.7. Archivo de Operaciones Inusuales y/o Sospechosas

El Oficial de Cumplimiento ante la UAF llevará el registro de aquellos clientes que

hayan efectuado operaciones inusuales y/o sospechosas los que serán almacenados en la

Gerencia de Auditoría por un período mínimo de 10 años, permitiendo acceder a la

información completa del cliente involucrado con este tipo de transacciones en caso de

ser necesario.

La información aquí contenida es estrictamente confidencial y estará a disposición de

la autoridad en el tiempo y forma que determine.

5. CONSIDERACIONES ÉTICAS

Como menciona en el Código de Ética y Estándares de Conducta la reputación respecto a la

integridad de la Empresa es su más valioso activo y la conducta de los empleados debe

protegerlo en forma permanente.

En consecuencia, la Empresa evitará establecer relaciones comerciales o de otra índole, o

suscribir contratos o asumir compromisos con personas sancionadas o vinculadas en la

comisión de delitos de Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo, Cohecho y

Receptación (Ley N°20.393) u otras conductas similares.

La Empresa y sus empleados se comprometen a conducir sus negocios personales y aquellos

realizados por cuenta de la Empresa de acuerdo a los más altos estándares éticos.

5.1. Reclutamiento del Personal

En concordancia con los altos estándares éticos, al momento de la evaluación de los

postulantes, la Empresa pone especial atención al problema ético, considerándolo como un

factor esencial catalogado dentro de las contraindicaciones. Los postulantes sólo

continuarán el proceso de selección si no presentan alguna contraindicación.

17

Por lo anterior, los postulantes seleccionados serán validados en los aspectos de la Ley

20.393, con el fin de comunicar a la Gerencia correspondiente, cualquier reparo que se

pudiera observar en esta materia y evaluar acciones a seguir.

Adicionalmente, la Empresa efectuará el cruce periódico de los funcionarios versus Listas

de Sancionados emitidas por organismos estatales o instituciones internacionales de

personas riesgosas a modo de advertir si personas dentro de la organización han sido

vinculadas a operaciones de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y/o cohecho

durante el transcurso de la relación laboral, y evaluar las acciones a seguir según cada caso

en particular.

5.2. Código de Ética y Estándares de Conducta

El personal debe tener una conducta acorde a los valores de la Empresa respecto de las

relaciones y operaciones que puedan efectuarse con los inversionistas, clientes o partes de

la operación para evitar un comportamiento de excesiva confianza que permite la

facilitación o realización de operaciones de Lavado de Activos, Financiamiento del

Terrorismo o Cohecho.

Para ello se deben cumplir las normas estipuladas en el Código de Ética y Estándares de

Conducta de la Empresa en el cual se señalan pautas específicas referidas a

comportamientos éticos, conflictos de intereses y estándares de conducta.

Es responsabilidad del personal estar constantemente informándose acerca de los

procedimientos de prevención y control que se explican en este manual, disponible en la

Intranet de la empresa, para conocer sus obligaciones al respecto.

5.3. Línea Interna de Denuncia

La Empresa dispone de una Línea Interna de Denuncia cuyo objetivo es permitir que

cualquier persona que tenga conocimiento o sospeche de alguna actividad que pudiese

implicar una infracción a las leyes y normas vigentes, tenga la posibilidad de hacerlo saber

al Oficial de Cumplimiento ante la UAF, en forma expedita y anónima, o si desea,

entregando datos que permitan contactarlo en caso de ser necesario contar con más

antecedentes, para investigar la denuncia.

Se puede acceder a la Línea Interna de Denuncia de tres formas:

A través del link "Línea Interna de Denuncia" que está alojado en el home de la Intranet

Accediendo al sitio www.consorcio.ethicspoint.com desde cualquier computador

conectado a internet

Llamando sin costo al número telefónico 800392626 de Ethicspoint.

18

5.4. Capacitación

5.4.1. Del Personal

El personal que ingresa a la Empresa tiene la obligación de realizar y aprobar el curso

“Prevención del Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Cohecho”, que

imparte la Gerencia de Desarrollo Organizacional bajo modalidad ClassroomTV.

Adicionalmente, el personal deberá asistir a los programas de capacitación que la

Empresa contemplará dentro del Plan de Capacitación anual de PLAFTCR, elaborado

por el Oficial de Cumplimiento ante la UAF, para efectos de mantener vigentes los

conocimientos y procedimientos en materias de PLAFTCR implementados por la

Empresa.

5.4.2. Del Oficial de Cumplimiento y Colaboradores

El Oficial de Cumplimiento ante la UAF y el personal que le reporta, deberá mantenerse

capacitado en las materias de prevención de LA, FT, Cohecho y Receptación de manera

continua, de modo de ir adecuando y optimizando el modelo de prevención en el marco

de la normativa vigente. Para ello debe visitar periódicamente la página web de la UAF,

y así estar informado respecto a los cambios en la normativa, cursos, noticias entre otras

novedades relacionadas con la labor en la prevención.

El Oficial de Cumplimiento ante la UAF, podrá solicitar a la Alta Gerencia el

nombramiento de Colaboradores que pertenezcan a las distintas áreas del negocio de la

Empresa, con el objeto de servir de apoyo en las tareas de prevención.

5.5. Sanciones Administrativas

Los trabajadores que no cumplan en forma oportuna e íntegra con las obligaciones de este

manual, y aquellas derivadas de la norma, se exponen a sanciones por parte de la Compañía, las

cuales, dependiendo de la gravedad y reiteración de la falta cometida, podrán ser: desde una

Amonestación por escrito con copia a su Jefatura y Carpeta Personal, hasta la desvinculación

de la Empresa.

19

6. CONSIDERACIONES FINALES

6.1. Actualización

El Directorio de la Empresa deberá evaluar, al menos una vez dentro de cada año calendario,

las políticas y procedimientos establecidos en el presente manual, junto al cumplimiento que se

esté dando a sus disposiciones, efectuando las modificaciones que sean necesarias de acuerdo a

la citada evaluación.

Sin perjuicio de lo anterior, el presente manual será actualizado cada vez que se presenten

circunstancias que así lo ameriten, previo acuerdo del Directorio en dicho sentido.

En el caso que cualquier disposición del presente manual sea modificada, está deberá ser puesta

en conocimiento de las personas que corresponda. Junto con lo anterior, se deberá emitir un

texto refundido del manual el cual deberá estar a disposición de todos los funcionarios que

corresponda, ya sea por medio escrito o electrónico.

6.2. Programas de Autoevaluación

La Gerencia de Auditoría realizará de manera semestral una actividad de Autoevaluación al

Modelo de Prevención de Delitos de la Empresa y del cumplimiento de las distintas materias y

disposiciones relativas a la prevención de LA, FT, Cohecho y Receptación (Ley 19.913, Ley

20.393 y Circulares UAF)

6.3. Obligatoriedad

El presente Manual de Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Cohecho, es de

cumplimiento obligatorio para todo el personal de la Empresa y se encontrará publicado en la

Intranet para facilitar su continua consulta.

Las actualizaciones serán comunicadas a los empleados por el Oficial de Cumplimiento ante la

UAF, a través de los sistemas de comunicación formales existentes al interior de la Empresa,

quedando éstos inmediatamente sujetos a sus disposiciones y no podrán alegar

desconocimiento de éstas.

20

7. CONTROL DE CAMBIOS DEL MANUAL

Fecha de

modificación Descripción Responsable

05-10-2012

Se actualiza la definición de PEP, de acuerdo a Circular

UAF N° 48 de Abril de 2012

Jacqueline Yáñez/

Auditoría

26-12-2012

Se instruye que la documentación debe resguardarse por

plazo mínimo de 10 años

Se instruye de la obligación de mantener reserva ante los

clientes en el caso de que sus operaciones estén siendo

revisadas.

Se formalizan las funciones de Oficial de Cumplimiento

ante la UAF y Encargado de Prevención de Delitos.

Se instruye sobre la disponibilidad de la Línea Interna de

Denuncias.

Se dan a conocer las sanciones legales y administrativas

a que se ven expuestas las personas que no dan

cumplimiento a la normativa de LA, FT y Cohecho.

Se incorpora la responsabilidad de realizar programas de

autoevaluación al Modelo de Prevención de Delitos por

parte de la Gerencia de Auditoría.

Se explicita deber de aviso oportuno y reservado, en caso

de detectar clientes incorporados a listados de las

Naciones Unidas, o que pertenezcan a países no

cooperantes o paraísos fiscales.

Se actualiza Anexo con Circular UAF N° 49/2012, la

cual ordena y sistematiza las instrucciones de carácter

general impartidas por la UAF, dejando sin efecto varias

circulares anteriores y que se encuentran identificadas en

dicho anexo.

Francisco Goñi/

Oficial de

Cumplimiento ante la

UAF.

11-12-2013

Se realiza una revisión a todo el Manual y se determina

que sólo corresponde actualizar el contenido del Anexo

IV que hace referencia a la nómina de Países y

Territorios No Cooperantes y Paraísos Físcales

El resto de las instrucciones y disposiciones se

mantienen plenamente vigentes para el nuevo periodo

2014.

Francisco Goñi/

Oficial de

Cumplimiento ante la

UAF.

17-03-2014 Se formaliza el control semestral que se realiza de las

operaciones en efectivo de montos inferiores a UF 450

en 4.5.2 “Control de Cúmulos”

Jacqueline Yáñez/ Jefe

de Prevención de

Lavado de Activos

21

Fecha de

modificación Descripción Responsable

17-12-2014

Se incorpora referencia al Plan de Capacitación Anual

en materias de PLAFTC.

Se explicita que la Empresa debe realizar gestión de

actualización de datos de los clientes con la

periodicidad que la UAF disponga.

Se explicita que el responsable de chequear y revisar

las listas de sancionados es el Oficial de Cumplimiento

ante la UAF

Se explicitan los medios por los cuales se identifican a

los Clientes PEP en la Empresa.

Se incorpora el Anexo VIII- Cuestionario de Persona

Expuesta Políticamente

Francisco Goñi/

Oficial de Cumplimiento

ante la UAF.

27-02-2015

Se actualiza el umbral de los Reportes de Operaciones

en Efectivo (ROE), el cual se reduce de UF450 a

US$10.000, según lo establecido en Ley N°20.818 de

2015 y Circular UAF N°52/2015

Análogamente, se actualiza el umbral del control de

cúmulos semestral.

Jacqueline Yáñez/ Jefe de

Prevención de Lavado de

Activos

18-12-2015

Se incorpora definición de Productos expuestos al

riesgo de Lavado de Activos y Financiamiento del

Terrorismo

Se incorpora Anexo IX con las 40 Recomendaciones

GAFI

Se actualiza Cuestionario de Persona Expuesta

Políticamente, el cual contiene campo para

Declaración de Origen de Fondos de los Clientes PEP

Se actualiza Anexo IV con la nómina actualizada a

Octubre de 2015, de los países y jurisdicciones no

cooperantes GAFI.

Se incorpora validación en aspectos de la Ley 20.393

para funcionarios y postulantes seleccionados.

Se informan las penas que establece la Ley 20.393 a

las personas jurídicas.

Francisco Goñi/

Oficial de Cumplimiento

ante la UAF.

22

Fecha de

modificación Descripción Responsable

30-11-2016

Se incorpora la definición y evaluación de la

exposición riesgo de los productos frente al delito de

Receptación, el cual fue incluido dentro del catálogo

de delitos bases de la Ley 20.393 en Julio de 2016

Para la Versión 2017 el manual ha sido denominado

como “Manual para Prevención de Lavado de Activos,

Financiamiento del Terrorismo, Cohecho y Otros

delitos de la Ley 30.393’

Dentro de las Medidas de Prevención se incorpora la

sección 3.2 “Proveedores de Servicios”, formalizando

el deber de utilizar en los contratos con proveedores la

cláusula relativa al conocimiento y cumplimiento por

parte del Proveedor de la Ley 20.393.

Anexo II incorpora el delito de Receptación y la

actualización de la definición de Cohecho o Soborno

Francisco Goñi/

Oficial de Cumplimiento

ante la UAF

08/09/2017

Se incluye el Anexo X - Circular UAF N°57

Se incorpora Anexo XI – Procedimiento “Solicitud de

declaración y antecedentes para la identificación de

Beneficiarios Finales de clientes personas jurídicas”

Se formaliza facultad del Oficial de Cumplimiento y

Encargado de Prevención, para no autorizar el

establecimiento de relaciones comerciales con clientes

que presenten antecedentes relacionados con lavado de

activos, financiamiento del terrorismo, cohecho u otros

delitos.

Francisco Goñi/

Oficial de Cumplimiento

ante la UAF

22/12/2017

Se revisa Manual de PLAFTCR y se genera versión

2018 que considera la actualización de la Sección 5

Consideraciones Éticas en lo siguiente:

-Se suprime referencia al Reglamento Interno de

Disciplina, Orden, Higiene y seguridad, ya que el

nuevo Código de Ética y Estándares de Conducta,

emitido a fines de Julio de 2017, absorbió todas las

definiciones que en este ámbito que deben cumplir los

colaboradores en materias de prevención de LAFTCR.

-Se actualizan los mecanismos de accesos a la Línea

Interna de Denuncia, los cuales fueron informado al

personal a principios de en Mayo de 2017 .

-Se limita la revisión periódica de los colaboradores de

la Empresa, a listas de Sancionados en materias de

lavado de activos, financiamiento del terrorismo, así

como listas internacionales emitidas por organismos

estatales o instituciones internacionales de personas

riesgosas en esta materia.

Francisco Goñi/

Oficial de Cumplimiento

ante la UAF

23