Jalapa, 11 de mayo de 2015 Manual de Procedimientos OFICINA MUNICIPAL DE CONTROL PATRIMONIAL; DAFIM. VERSION 1.0 MUNICIPALIDAD DE JALAPA ADJUNTO DOCUMENTOS: Anexo 1: Reglamento para el Manejo y Control de los Activos Fijos Municipales. Acta No. 80-29-10-2012. Anexo 2: Acuerdo Gubernativo Número 217-94 Anexo 3: Circular 3-57 de la Dirección de Contabilidad de Estado, Departamento de Contabilidad, de fecha 1 de diciembre de 1969. Anexo 4: Extracto del MAFIN I y II, y muestra de formularios: Recepción de Bienes y Servicios; Solicitud/Entrega de Bienes Aprobado por el Honorable Concejo Municipal, Acta No. 21-11-05-2015
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Manual de Procedimientos · ACUERDO GUBERNATIVO NUMERO 217-94 REGLAMENTO DE INVENTARIOS DE LOS BIENES MUEBLES DE ... BIENES MUEBLES DE LA ADMINSITRACIÓN PÚBLICA. ... La Ley orgánica
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Jalapa, 11 de mayo de 2015
Manual de Procedimientos OFICINA MUNICIPAL DE CONTROL
PATRIMONIAL; DAFIM.
VERSION 1.0 MUNICIPALIDAD DE JALAPA
ADJUNTO DOCUMENTOS:
Anexo 1: Reglamento para el Manejo y Control de los Activos Fijos
Municipales. Acta No. 80-29-10-2012.
Anexo 2: Acuerdo Gubernativo Número 217-94
Anexo 3: Circular 3-57 de la Dirección de Contabilidad de Estado,
Departamento de Contabilidad, de fecha 1 de diciembre de 1969.
Anexo 4: Extracto del MAFIN I y II, y muestra de formularios: Recepción de
Bienes y Servicios; Solicitud/Entrega de Bienes
Aprobado por el Honorable Concejo Municipal, Acta No. 21-11-05-2015
COMISIÓN DE DESCENTRALIZACIÓN, FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL Y PARTICIPACION CIUDADANA ...... 3
EQUIPO TÉCNICO ................................................................................................................................................ 4
MARCO JURÍDICO: .............................................................................................................................................. 8
CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE LA REPÚBLICA DE GUATEMA: ........................................................................... 8
ORGANIZACIÓN INTERNA DE LA DIRECCION DE ADMINISTRACIÒN FINANCIERA INTEGRAL MUNICIPAL Y DE LA
SECCION DE CONTROL PATRIMONIAL. ............................................................................................................. 12
PARTE I: ............................................................................................................................................................. 14
PROCEDIMIENTOS PARA EL REGISTRO DE BIENES EN INVENTARIO .................................................................. 14
DE LA MUNICIPALIDAD DE JALAPA: .................................................................................................................. 14
ENTREGA DE BIENES: .................................................................................................................................... 19
ALMACENAMIENTO DE BIENES CARGADOS A INVENTARIOS: ...................................................................... 19
ELABORACION DE INVENTARIOS FISICOS A USUARIOS. ............................................................................... 20
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RENUNCIA, FALLECIMIENTO, DESTITUCIONES O TRASLADOS: ................................................................. 21
FALTANTE DE INVENTARIO: ...................................................................................................................... 22
NORMAS DE CUMPLIMIENTO INTERNO: ...................................................................................................... 36
BAJA DE BIENES DE INVENTARIO: ................................................................................................................. 37
DESTRUCCIÓN E INCINERACIÓN DE BIENES, (NO FERROSOS): ..................................................................... 38
Conformación de expediente: ................................................................................................................... 38
BAJA DE BIENES METALICOS O FERROSOS: .................................................................................................. 39
DESUSO O PERMUTA: ................................................................................................................................... 40
PROCEDIMIENTO DE BAJA DE BIENES MUEBLES DE INVENTARIO POR PÉRDIDA O ROBO DE LA
MUNICIPALIDAD DE JALAPA. ............................................................................................................................ 45
HURTO O ROBO: ....................................................................................................................................... 48
Conformación del Expediente: .................................................................................................................. 48
ROBO DE VEHICULOS: ............................................................................................................................... 49
DESTRUCCION POR FENOMENOS NATURALES: ........................................................................................ 50
DESTRUCCION DE BIENES MUNICIPALES EN ACCIDENTE: ............................................................................ 51
CASO FORTUITO:....................................................................................................................................... 51
20, las dependencias interesadas en dar de baja bienes de su inventario, deberán elaborar
una “Solicitud de traslado de Bienes” y entregarla al Encargado de la Sección de Control
Patrimonial (Inventario de Activos).
El Encargado de Control Patrimonial recibe el bien en bodega de baja de inventarios y
procede a elaborar expediente, según sea el caso.
DESTRUCCIÓN E INCINERACIÓN DE BIENES, (NO FERROSOS):
Cuando en una oficina o dependencia de la Municipalidad de Jalapa, se encuentren bienes
de madera, cuero, plástico o caucho, silicón u otro similar (bienes no ferrosos); que por el
uso al que han sido sometidos y el deterioro que han sufrido, se encuentran inservibles y
por su mal estado ya no es posible repararlos o utilizarlos, por lo que es necesario solicitar
la autorización para destruirlos y rebajarlos del inventario.
Para no incurrir en ningún tipo de responsabilidad y no retardar el trámite final del
expediente, el criterio que se aplica con respecto al equipo de oficina, (Calculadoras o
sumadoras) es que sus componentes en su mayor porcentaje no son de metal, se catalogan
como destructibles, circunstancia que debe ser tomada en cuenta para futuros trámites de
baja, haciendo separación correspondiente y por medio de sus procedimientos normales.
Conformación de expediente:
1. Solicitud de parte del Director Municipal; en donde solicita la baja del bien.
2. Suscribir acta en comparecencia del Director Municipal y empleado municipal de la
sección donde se encuentre asignado el bien; en donde se haga constar de que los
bienes se encuentran en mal estado, procediendo a detallarlos en columna con sus
respectivas descripciones tal y como aparecen en el inventario, con sus respectivos
valores. Dicha acta debe certificarse en original
3. Adjuntar una certificación de inventarios, por cada bien, y que este sea congruente
con el indicado en el acta suscrita.
4. El Encargado de la Sección de Control Patrimonial (inventario de activos), deberá
emitir oficio con Visto Bueno del Director de Administración Financiera Integral
Municipal al Alcalde Municipal; para su Resolución de Aprobación o Improbación.
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5. Enviar copia del expediente a la Delegación Departamental de la Contraloría General
de Cuentas, debiendo adjuntar al expediente original la copia de dicho oficio firmado
y sellado de recibido.
BAJA DE BIENES METALICOS O FERROSOS:
Según el Decreto Número 103-97 del Congreso de la República de Guatemala, se autoriza
al Organismo Ejecutivo a proceder a la venta o permuta de bienes, estén o no inventariados
del cien por ciento de todas las piezas metálicas, materiales y desechos de hierro, bronce,
acero, aluminio y otros metales, propiedad del Estado que estén en poder de las distintas
dependencias gubernativas. Las ventas o permutas de estos bienes están sujetas a lo que
norma la Ley de Contrataciones del Estado. Por Consiguiente cuando existan bienes
inservibles metálicos o ferrosos propiedad de la Municipalidad de Jalapa; se deberá emitir
un Acuerdo del Honorable Concejo Municipal para su venta o permuta, debiendo establecer
el destino específico en Programas Sociales; que tendrán dichos ingresos.
El producto de las ventas deberá ingresar al fondo común con carácter Extraordinario, a los
programas Sociales de la Municipalidad de Jalapa.
Para el trámite de baja de estos bienes, debe solicitar la aprobación de la Autoridad Máxima
Superior Administrativa, es decir, del Concejo Municipal quien nombrará a una comisión
integrada por:
Los integrantes de la Comisión de Fiscalización del Concejo Municipal;
El Alcalde Municipal;
El Gerente Municipal;
El Director de Administración Financiera;
El Auditor Interno
Un Auditor Gubernamental nombrado por la Contraloría General de Cuentas
(gestionar anticipadamente ante la Contraloría General de Cuentas el
nombramiento de un Auditor Gubernamental).
Con el propósito de que los bienes que se darán de baja sean verificados físicamente y que
se cuente con el Dictamen o Resolución de esa comisión previo a emitir el Acuerdo del
Concejo Municipal y proceder a la venta de los bienes.
Para poder realizar el proceso de autorización de baja de los bienes, se procederá de la
siguiente forma:
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1. Informar mediante oficio a la Sección de Control Patrimonial o Inventario de Activos,
que cuenta con bienes ferrosos en mal estado y que es necesario retirarlos de las
oficinas.
2. El Encargado de la Sección de Control Patrimonial deberá retirar los bienes y deberá
descargar de las tarjetas de responsabilidad del empleado responsable.
3. Los bienes deberán ser trasladados a la Bodega de Bienes en Desuso.
4. Cada año el Encargado de Control Patrimonial deberá suscribir acta haciendo constar
el mal estado de los bienes ferrosos, cuya baja se pretende dar de baja, detallando
sus características y valores como aparecen registrados en el inventario. En el caso
de los bienes que no se encuentren inventariados deberán indicarse en la parte final
de la misma acta.
5. El Encargado de Inventarios deberá emitir certificación de cada registro en el
inventario de los bienes cuya baja se pretende, en forma congruente con el detalle
del acta.
6. Emitir solicitud dirigido al Señor Alcalde junto con los documentos antes descritos
para que sea presentado ante el honorable Concejo Municipal y se pueda nombrar
a la comisión de verificación para que posteriormente se emita el Acuerdo Municipal.
Es importante hacer notar que dichos bienes no pueden rebajarse del inventario hasta
que se haya recibido la Resolución de Aprobación o Acuerdo de aprobación del
Concejo Municipal; y que dentro de dicho expediente se cuente con la Opinión o
Resolución de la Auditoria Interna.
DESUSO O PERMUTA:
Las dependencias Municipales que tengan bienes en desuso deben suscribir oficio a la
Sección de Control patrimonial (inventario de activos); para que éste suscriba acta haciendo
constar cuales son los bienes que tienen en desuso y/o permutar, y deben hacerlo con
aprobación escrita de dicha Sección (Control patrimonial); para realizar los cambios
correspondientes en las tarjetas de responsabilidad. El Empleado que sin autorización de
la Sección de Control Patrimonial (Inventario de Activos), permita que se le retiren los bienes
para ser reubicados en otra oficina o dependencia será responsable de pérdida del bien;
para esta operación los Directores Municipales no podrán autorizar la permuta sin la
aprobación previa de la Sección de Control patrimonial.
Para el caso de las permutas, entre las dependencias de la Municipalidad de Jalapa, se deberá
conformar el expediente con lo siguiente:
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1. Oficio de notificación de la Dirección Municipal, donde informa que el bien esta en
desuso y que sea reubicado.
2. Certificación del Acta suscrita, donde consten los bienes en desuso que se desean
permutar.
3. Autorización expresa del Alcalde Municipal.
4. Autorización de la Sección de Control Patrimonial con el Visto Bueno del Director de
Administración Financiera Integral Municipal.
5. Certificación del acta o documento suscrito con motivo de la transacción.
6. Certificación de asiento a inventario donde conste todas las características y valores
de los bienes cuya baja se solicita.
7. Copia de las Tarjetas de Responsabilidad; de Baja y de Alta.
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PRP-INV-009 BAJA DE BIENES DE INVENTARIO
Empleado/Funcionario Municipal
Encargado de Inventarios
Auxiliar de Inventarios
Fase
Inicio
Solicita dar de baja al Bien, con Visto
bueno del Director, por encontrarse en
mal estado o en desuso
Verifica el estado del Bien, recibe y da de baja en la tarjeta de responsabilidad
Traslada mediante oficio, al Almacén
de Activos
Recibe el Bien en mal estado y
procede a solicitar la Baja Definitiva
Clasifica los bienes en:1. Bienes Ferrosos
2. Bienes no ferrosos3. De plastico
Elabora expedientes para requerir
la Venta o Destrucción
PRP-INV-010
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PRP-INV-010 DESTRUCCION O VENTA DE BIENES
Encargado de Inventarios
Alcalde Municipal/ Concejo Municipal
Contraloría General de Cuentas
Fase
PRP-INV-009
Suscribe Acta haciendo constar del bien en mal
estado
Adjunta al expediente
certificación del acta por cada bien a
destruir
Emite oficio con visto bueno del
Director de AFIM para Resolución de
aprobación o Improbación
Analiza solicitud y expediente de los
bienes a dar de baja
Emite Resolución de Aprobación o Improbación
Recibe expediente incluyendo la
aprobación para conocimiento
Procede al Destrucción o Venta de los bienes según
la Resolución
Emite Acta y toma fotografias como
constancia
FIN
OBSERVACIONES: Cuando en la Resolución se determine la Venta o permuta de los bienes, se debe conformar una comisión fiscalizadora. Debiéndose emitir nombramiento por Acuerdo del concejo Municipal
estableciendo el destino específico de los fondos.
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PARTE III:
PROCEDIMIENTO DE BAJA DE BIENES MUEBLES DEL
INVENTARIO POR PERDIDA O ROBO, DE LA
MUNICIPALIDAD DE JALAPA.
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PROCEDIMIENTO DE BAJA DE BIENES MUEBLES DE INVENTARIO POR PÉRDIDA O ROBO DE
LA MUNICIPALIDAD DE JALAPA.
OBJETIVOS:
1. Normar los pasos a seguir en el control, registro y baja de los bienes muebles de
inventario de la Municipalidad de Jalapa, derivada de su pérdida o robo.
2. Proporcionar un instrumento administrativo que permita a las dependencias de la
Municipalidad de Jalapa, agilizar el trámite de baja de bienes muebles de inventario
por pérdida o robo.
3. Estandarizar el trámite de baja de bienes de inventario por pérdida o robo en las
diferentes dependencias de la Municipalidad de Jalapa.
4. Establecer y delimitar la responsabilidad de los trabajadores que tengan bajo su
responsabilidad la custodia y uso adecuado de bienes de inventario objeto de
pérdida o robo.
5. Contribuir a mantener actualizado el inventario físico de bienes muebles de
inventario de la Municipalidad de Jalapa, de tal forma que su saldo sea real y
razonable.
NORMAS DE CUMPLIMIENTO INTERNO:
1. La dependencia Municipal que realice el proceso de baja de bienes muebles de
inventario por pérdida o robo, debe observar y cumplir con las disposiciones
obligatorias según los artículos 22 y 23 del “Reglamento para el manejo y control de
los Activos Fijos Municipales”.
2. Las autoridades administrativas municipales de conformidad con el Artículo 22 y 23
del Reglamento para el Manejo y Control de los Activos Fijos Municipales, tendrán
potestad de autorizar la baja de bienes inventaríales pérdida o robo, debiendo
hacerlo constar en Acta Administrativa (dicho registro autorizado por la Contraloría
General de Cuentas); mientras que en caso de Bienes Fungibles (No Inventaríales)
perdidos o robados, su baja será autorizada directamente por el Alcalde Municipal y
hacerlo del conocimiento del Departamento de Contabilidad para la operatoria en el
registro pertinente.
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3. El responsable de un bien deberá informar al Jefe inmediato superior su desaparición,
durante las primeras 24 horas de ocurrida o detectada la pérdida o robo del mismo,
para que se cubra su procedimiento de baja.
4. El Encargado de la Sección de Inventarios, al practicar de oficio y previo al cierre de
operaciones anuales, realizará la verificación física de los bienes muebles de
inventario, pudiendo detectar pérdida o robo de los mismos que requerirá gestionar
su trámite de baja, debiendo conciliar su saldo con el personal designado para el
efecto en el Departamento de Contabilidad, a efecto de mantener depurado y
conciliado su saldo antes del 31 de diciembre de cada año.
5. Todo expediente de baja de bienes muebles de inventario perdidos o robados
(excepto Bienes Fungibles), se integrará como mínimo con:
a. solicitud de la unidad solicitante al Alcalde Municipal,
b. Denuncia de la pérdida o robo del bien presentada ante el Ministerio Público o
Policía Nacional Civil,
c. Pronunciamiento de Auditoría Interna, definiendo si es con o sin responsabilidad
del usuario o del personal asignado a su seguridad,
d. Autorización de la autoridad competente, y
e. Solicitud de regularización contable para su rebaja del patrimonio municipal.
6. Cuando Auditoría Interna dictamine la baja del bien por pérdida o robo, deberá
realizar una investigación que permita determinar si la misma es “con o sin
responsabilidad del usuario o del personal que pudiera estar asignado para su
seguridad”. Si se concluyera que es con responsabilidad, deberá exigir la reposición
del bien por otro de similares características o de mejor calidad y en buen estado; o
bien exigir el reintegro de su valor conforme al precio actual de mercado, en las cajas
de la Tesorería Municipal de la DAFIM.
7. Para hacer efectivo el reintegro del valor del bien a precio actual de mercado, el
responsable del mismo debe presentar cotización del bien de proveedor reconocido.
De no existir el bien en el mercado, el responsable debe obtener cotización del
proveedor directo o de su representante debidamente acreditado en el país, en
donde se consigne su valor puesto en plaza. Si éste fuera expresado en moneda
extranjera, su equivalencia a moneda nacional se establecerá mediante la aplicación
de la tasa de cambio del dólar americano, determinada por el Banco de Guatemala,
vigente a la fecha de hacer el reintegro.
8. Cuando el reintegro del valor del bien pretenda efectuarse mediante pagos parciales,
deberá suscribirse convenio de pago ante la Dirección de Administración Financiera
(DAFIM) por parte del responsable del mismo y el plazo fijado no debe exceder de 6
meses. Una vez formalizado el convenio de pago podrá tramitarse la autorización de
baja del bien mediante el procedimiento pertinente.
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9. La restitución de un bien mueble de inventario perdido o robado generará trámite
de baja del mismo mediante la cobertura del procedimiento respectivo; mientras que
el bien en reposición debe ser objeto de aceptación por el jefe de la unidad, previo
informe técnico acerca de las equivalencias o mejores características del mismo, lo
cual deberá hacerse constar en acta administrativa; seguidamente deberá cubrirse el
Procedimiento de Registro, Control, Custodia y Responsabilidad de Bienes Muebles
respectivo.
10. El Encargado de la Sección de Inventarios, debe llevar un libro de registro de
disminuciones o bajas de bienes de inventario, autorizado por la Contraloría General
de Cuentas, para anotar todos los bienes que por pérdida o robo han de ser
disminuidos del libro de registro de inventarios.
11. Toda baja de bienes muebles de inventario por pérdida o robo tramitado en el
transcurso de un ejercicio contable, deberá realizarse a solicitud de parte interesada.
Sin embargo el Encargado de la Sección de Inventarios, de oficio y previo al cierre
de operaciones anuales, realizará la verificación física de los bienes muebles de la
Municipalidad y conciliará su saldo con el personal designado para el efecto en el
Departamento de Contabilidad, a efecto de mantener depurado y conciliado su saldo
antes del 31 de diciembre de cada año.
12. Para el caso específico de vehículos robados, el responsable de su uso y custodia
previamente a tramitar su baja mediante el procedimiento correspondiente, deberá
efectuar el trámite de reclamo del seguro que para dichos bienes tiene contratado la
Municipalidad de Jalapa. Así mismo deberá presentar solicitud de inhabilitación de
circulación del vehículo objeto del robo, a la Superintendencia de Administración
Tributaria –SAT-, para que sea cancelado su registro en los controles de Impuesto de
Circulación de Vehículos y placas, que pudieran operar para el mismo.
PERDIDA:
El Empleado responsable al tener conocimiento del caso inmediatamente debe dar aviso por
escrito a la Sección de Control Patrimonial (Inventario de Activos); el aviso debe contar con
la firma y sello del empleado, del jefe inmediato superior y del Director de la dependencia;
al recibirse en la Sección de Control patrimonial el Encargado de dicha sección debe suscribir
“acta” en el libro autorizado por la Contraloría General de Cuentas, haciendo constar las
circunstancias en que ocurrieron los hechos y cuales son específicamente los objetos
perdidos, extraviados o faltantes, con sus características y valores, estableciendo en el “acta”
que el empleado es directamente responsable, (según la Tarjeta de Responsabilidad y Aviso
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de Perdida); y que debe reponerse el bien con uno de similares características o superiores,
sin perjuicio de las sanciones que por negligencia o descuido en la custodia de los bienes a
su cargo imponga la Contraloría General de Cuentas de acuerdo a su ley orgánica.
En caso el Jefe Inmediato Superior o el Director Municipal haga omisión del aviso será
solidariamente responsable junto al empleado de reponer el bien.
HURTO O ROBO:
Cuando una oficina municipal o empleado de la misma, sea objeto de un hurto o robo;
inmediatamente debe darse aviso a la Policía Nacional Civil y/o al Ministerio Público;
posteriormente a las denuncias se deberá notificar por escrito a la sección de Control
patrimonial lo sucedido para que se suscriba “acta” haciendo constar la fecha, hora y lugar
en donde se dio al acto delictivo, describiendo los objetos propiedad de la Municipalidad
de Jalapa, consignado las características y valores con que se encuentran registrados en el
inventario, con el objetivo de no entorpecer ninguna diligencia de averiguación por parte
de las autoridades respectivas.
Copia de las denuncias y la certificación del acta deberán ser remitidas mediante oficio al
Asesor Jurídico para su conocimiento y seguimiento ante las instancias correspondientes.
Una vez agotada la vía judicial y según el resultado obtenido, por medio de oficio con copia
del expediente, se solicita al Honorable Concejo Municipal con copia a la Contraloría General
de Cuentas; la autorización para poder proceder a dar de baja a los bienes hurtados o
robados en el libro de inventarios.
Se debe solicitar a las autoridades judiciales y/o del Ministerio Público una certificación de
la denuncia, así como una certificación de la fase en que se encuentra el proceso, la cual se
adjuntará al expediente de rigor para efectos de trámite.
Conformación del Expediente:
1. Aviso inmediato e intervención a la Policía Nacional Civil y/o Ministerio Público u otra
autoridad.
2. Oficio de Notificación a la Sección de control Patrimonial.
3. Acta donde se debe hacerse constar la fecha y hora en que se cometió el robo,
describiendo además con detalle los objetos que pertenezcan a la Municipalidad, no
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así los de propiedad particular, consignando sus características y valores con que se
encuentran registrados en el inventario.
4. Adjuntar la certificación de inventario de cada bien, que hayan sido sustraídos y copia
certificada de la tarjeta de responsabilidad.
5. Oficio de notificación al Asesor Jurídico para el seguimiento correspondiente.
6. Oficio de notificación al Alcalde Municipal para que sea presentado ante el
Honorable Concejo Municipal el expediente del caso; y solicite la aprobación de baja
del inventario,
7. Opinión o dictamen de la Contraloría General de Cuentas.
8. Acuerdo o Resolución de Aprobación del Concejo Municipal, para dar de baja al
inventario a los bienes hurtados.
Queda en obligación del Asesor Jurídico las diligencias pertinentes, ante los
organismos judiciales.
ROBO DE VEHICULOS:
En el caso de que los bienes robados sean vehículos, además de las consideraciones
indicadas en el punto anterior, debe tomarse en cuenta que tales bienes están destinados
para garantizar el cumplimiento de los fines de la Municipalidad de Jalapa, y no para
satisfacer necesidades particulares, por lo que las personas encargadas de su manejo y
custodia son responsables del deterioro, daño o pérdida de tales bienes, que no provenga
del uso lógico o natural de los mismos, adjuntando el nombramiento del Alcalde Municipal.
Previo a la conformación del expediente se debe informar a la Aseguradora, para que realice
los trámites correspondientes de aplicación del Seguro, el piloto responsable debe de
adjuntar lo siguiente:
1. Certificación de la denuncia presentada ante la Policía Nacional Civil y el Ministerio
Público.
2. Certificación original de la fase en que se encuentran las actuaciones, extendida por
el Ministerio Público o Juzgado que tenga conocimiento del proceso.
3. En todos los casos se agregará certificación de los registros de inventario.
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4. Certificación de la fotocopia de la Tarjeta de Responsabilidad donde se encuentra
cargado el Bien.
5. Copia certificada del Nombramiento de la Comisión.
6. Fotocopia de la Licencia de conducir del Piloto.
7. Formulario de Reclamo de la Aseguradora correspondiente.
8. Oficio de Notificación a la Sección de control Patrimonial.
9. Acta donde se debe hacerse constar la fecha y hora en que se cometió el robo,
describiendo además con detalle los objetos que pertenezcan a la Municipalidad, no
así los de propiedad particular, consignando sus características y valores con que se
encuentran registrados en el inventario.
10. Oficio de notificación al Asesor Jurídico para el seguimiento correspondiente.
11. Oficio de notificación al Alcalde Municipal para que sea presentado ante el
Honorable Concejo Municipal el expediente del caso; y solicite la aprobación de baja
del inventario,
12. Opinión o dictamen de la Contraloría General de Cuentas.
13. Acuerdo o Resolución de Aprobación del Concejo Municipal, para dar de baja al
inventario a los bienes hurtados.
DESTRUCCION POR FENOMENOS NATURALES:
Al ocurrir cualquiera de los siniestros tales como: terremotos, inundaciones, deslaves, etc. El
Jefe de la Oficina Municipal, con intervención de autoridad competente (Policía Nacional
Civil y Ministerio Público) proceden a levantar informe o denuncia, independiente de la que
se suscriba con motivo de la instrucción de las primeras diligencias, haciendo constar las
circunstancias en las que ocurrió y los objetos destruidos o dañados, teniendo cuidado de
que si existen objetos ferrosos (restos) debe observarse lo indicado en el procedimiento de
baja ; además debe gestionarse ante el Concejo Municipal con previo dictamen de Auditoria
Interna y copia a la Contraloría General de cuentas para poder darle de baja en el inventario
a los bienes que se perdieron.
Provocado por actos o hechos delictivos (incendio, atentado terrorista o acto similar):
Al haber sido víctima de uno de estos hechos, el empleado o funcionario de la misma forma,
procederá a levantar acta circunstanciada con intervención de autoridad competente (Policía
Nacional Civil; Ministerio Público); haciendo constar los hechos, así como la descripción
detallada de los bienes, destruidos, dañados o robados, en columna consignando sus
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características y valores con que se encuentren registrados en el inventario respectivo.
Deberá así mismo ponerse en conocimiento de las autoridades judiciales correspondientes.
Conformación del Expediente:
1. Certificación del acta suscrita con intervención de autoridad competente en la que
consten los pormenores de los hechos ocurridos.
2. Certificación de los Registros de Inventarios de los bienes extraviados o perdidos.
3. Certificación o constancia extendida por el Juzgado que haya tenido conocimiento
del caso, en la que se consigne la fecha en la que se presentó la denuncia.
4. Certificación de la denuncia que en su oportunidad se presentó ante la Policía
Nacional Civil, Ministerio Público u otro.
5. Solicitud dirigida al Alcalde Municipal; para que sea trasladado el caso al Honorable
Concejo Municipal y a la Contraloría General de Cuentas; para que autoricen operar
contablemente la baja en el inventario.
DESTRUCCION DE BIENES MUNICIPALES EN ACCIDENTE:
CASO FORTUITO:
Al ocurrir un accidente por causa inevitable, fallas mecánicas o cualquier otra causa que no
implique responsabilidad por parte del empleado o funcionario que tenga a su cargo el o
los bienes que se destruyan o queden inservibles con tal motivo, el Jefe Inmediato del
empleado responsable con el Visto Bueno del Director y el Encargado de la Sección de
Control Patrimonial, deben suscribir acta con intervención del Alcalde Municipal o el Gerente
Municipal; haciendo constar las circunstancias en que ocurrió el suceso y de ser posible en
la misma el resultado del peritaje de un experto con el fin de establecer los extremos
correspondientes.
Es conveniente que se proporcionen todos los elementos de juicio a efecto de aclarar las
causas determinantes del accidente. La autorización para poder operar la baja en el
inventario se solicita a través de Solicitud al Honorable Concejo Municipal; previo se deberá
adjuntar opinión o dictamen de la Auditoria Interna y copia del informe a la Contraloría
General de cuentas.
Cabe mencionar la importancia del Decreto No. 103-97 sobre material ferroso.
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PRP-INV-011 PERDIDA, HURTO O ROBO DE BIENESEmpleado/Funcionario Municipal
Encargado de Inventarios
Auditoría Interna
Fase
INICIO
Dar aviso inmediatamente por escrito, con
visto bueno del Jefe o Director de la
Sección
Suscribir Acta en el libro auxiliar
haciendo constar las circunstancias en
que ocurrieron los hechos, indicar las
características y valor del bien.
Certificar el Acta y enviarla a Auditoría Interna requiriendo
Dictamen para determinar la
Responsabilidad del Empleado o Funcionario
Emitir Dictamen determinando
Responsabilidad del Empleado o Funcionario Municipal
¿Existe Responsabilidad
?
Requerir al empleado reponer
el Bien
Dar tramite de Baja al Inventario
NO
SI
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PRP-INV-012 DESTRUCCION POR FENOMENOS NATURALES U OTROS
Empleado/Funcionario Municipal
Encargado de Inventarios Auditoria Interna
Fase
INICIO
En caso de Terremotos,
inundaciones, deslaves, etc. Determina las
pérdidas
Elabora expediente conteniendo
intervención de la Policía Nacional Civil y Ministerio Publico
Realizar proceso de Baja de Bienes
Emitir Dictamen para que el Concejo
Municipal emita Acuerdo de Baja
Presentar expediente al
Concejo Municipal para su aprobación
PRP-INV.009
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ANEXOS:
a. Anexo 1: Reglamento para el Manejo y Control de los Activos Fijos Municipales. Acta
No. 80-29-10-2012.
b. Anexo 2: Acuerdo Gubernativo Número 217-94
c. Anexo 3: Circular 3-57 de la Dirección de Contabilidad de Estado, Departamento de
Contabilidad, de fecha 1 de diciembre de 1969.
d. Anexo 4: Extracto del MAFIN I y II, y muestra de formularios: Recepción de Bienes y