1. Unidad/ Direccin /Gerencia:UNIDAD DE COMPRAS
UNIDAD DE COMPRAS 2. Cdigo:DF-01
3. Nombre del Manual:
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE COMPRAS4.
Fecha de emisin: 07/07/2014
5. 5. Actualizacin:
6. Pgina:2 de 30
I. DESCRIPCIN DE LA UNIDAD DE COMPRAS:Ejercer el proceso de
adquisicin programada, desde la seleccin del mtodo de compra
(concurso de oferentes o adjudicacin directa) de acuerdo a la
normativa que regula dicha actividad en el CENTRO CLINICO
PEDIATRICO GLAMAR, C.A., la seleccin de proveedores, basados en
patrones de calidad y evaluacin de desempeo y la definicin de los
trminos del contrato a considerar, adems de los productos a
adquirir y las especificaciones tcnicas, los requerimientos de
calidad, vida til mnima aceptable, trminos comerciales y garantas
financieras (arras, fianzas de fiel cumplimiento, multas en caso de
incumplimiento, etc.) y dems requisitos que demanda una eficiente
administracin del proceso de adquisiciones.
a. OBJETIVO DE LA UNIDAD DE COMPRAS:Obtener productos de manera
oportuna, en condiciones de calidad y al mejor precio posible. b.
VISION DE LA UNIDAD DE COMPRAS:Trasformar el estilo de trabajo para
el logro de la integracin, entendimiento y educacin de las
necesidades de la red de sistemas mltiples que conforman la
actividad econmica del Centro Clnico Peditrico Glamar, para
facilitar la entrega ininterrumpida de valiosos bienes y
servicios.c. MISION DE LA UNIDAD DE COMPRAS:Adquirir los bienes y
servicios adecuados en la cantidad correcta, en el momento
correcto, de la calidad correcta, del proveedor correcto al mejor
costo de mercado y con una inversin mnima de inventario y
operaciones. d. ALCANCE DE LA UNIDAD DE COMPRAS:Recibir las
requisiciones, elaborar la orden de compras, realizar su
seguimiento y control perceptivo y de los materiales requeridos y
necesarios al personal. e. RESPONSABILIDADES DE LA UNIDAD DE
COMPRAS: El encargado de la unidad de compras es responsable de
abastecer la institucin utilizando los recursos de manera
eficiente, velar por el control del los materiales existentes en el
almacn, satisfacer al personal, en tiempo y cantidad.f.
CARACTERSTICAS CLAVES DE LA UNIDAD DE COMPRAS: Planificacin de las
compras. Anlisis de las necesidades. Seleccin del proveedor.
Negociacin de las condiciones. Solicitud del pedido. Seguimiento
del pedido y los acuerdos.
g. REFERENCIA DE POLITICAS CLAVE DE LA UNIDAD DE COMPRAS:
Polticas de pagos. Polticas de compras. Polticas de
inventarios.
h. USUARIOS PRICIPALES DEL SISTEMA DE LA UNIDAD DE COMPRAS:
Departamento de administracin. Unidad de cuentas por pagar.
Departamento de mantenimiento. Departamento de enfermera.
Departamento de contabilidad
II. NORMAS DE LA UNIDAD DE COMPRAS: Objetivo:Establecer
lineamientos que permitan el flujo de informacin entre CENTRO
CLINICO PEDIATRICO GLAMAR y sus proveedores a fin de garantizar la
reposicin oportuna del inventario, disminuir costos y satisfacer
las necesidades de nuestros clientes.Dirigidas a:Todos los
proveedores de CENTRO CLINICO PEDIATRICO GLAMAR y a las reas de la
Organizacin que as lo requieran.
a. A los proveedores:
1. La Unidad de Compras est autorizada a emitir rdenes de compra
correspondiente a productos comercializados por CENTRO CLINICO
PEDIATRICO GLAMAR.2. Las condiciones de negociacin para cualquier
compra debern ser mejores o iguales desde el punto de vista
financiero un plazo de pago de 30 das para todos los proveedores.3.
El CENTRO CLINICO PEDIATRICO GLAMAR se compromete a cumplir con los
convenios acordados con los proveedores4. Las polticas de reposicin
de inventario deben estar alineadas a las directrices dadas por la
Gerencia General.5. El despacho de productos con fecha posterior a
la acordada en la orden de compra (Backorder) solo podrn ser
entregados a CENTRO CLINICO PEDIATRICO GLAMAR bajo estricta
aprobacin de la Unidad de Compras. En caso contrario la mercanca no
ser aceptada.6. El despacho de productos con fecha anterior a la
acordada en la orden de compra (Foreorder) solo podrn ser
entregados a CENTRO CLINICO PEDIATRICO GLAMAR bajo estricta
aprobacin de la Unidad de Compras. En caso contrario solo sern
recibidos en la fecha establecida.7. Los proveedores debern
informar semanalmente sus fallas y posibles fechas de
disponibilidad de los productos va electrnica, fax, telefnicamente
o cualquier otra va que considere conveniente.8. Los proveedores
debern informar a travs de listados oficiales las actualizaciones
de precios.9. Los proveedores deben informar las actualizaciones de
su catlogo de productos.10. Los proveedores deben notificar por
escrito las actualizaciones de sus ofertas y/o promociones por
productos. 11. El proveedor deber informar al CENTRO CLINICO
PEDIATRICO GLAMAR los productos a descontinuar.12. Los acuerdos
(precio, cantidades, fecha de entrega) deben ser revisados en mutuo
acuerdo por la Unidad de Compras y los proveedores: Negociaciones,
Ofertas y promociones.13. El proveedor no deber incluir ms de una
orden de compra en una factura.14. El proveedor debe garantizar
condiciones adecuadas de embalaje identificacin y traslado. (bultos
organizados, sin abolladuras, limpios y cerrados).15. El proveedor
debe cumplir el horario y la fecha establecido para la recepcin de
mercanca segn las especificaciones de la orden de compra. En
horario de oficina de lunes a viernes de 8 am a12pm y de 1pm a
5pm.16. Para la inclusin de nuevos proveedores: a. Cada proveedor
deber consignar los siguientes documentos en una carpeta marrn
tamao oficio, con la finalidad de cumplir con los requisitos
exigidos por el Ministerio del Poder Popular para la Salud,
mediante la cual dicta a travs de las Normas de Buenas Prcticas de
Distribucin de Medicamentos, segn Gaceta Oficial N 37966 de fecha
23 de Junio de 2004. 1. Registro Mercantil del establecimiento.2.
RIF. 3. Permiso de Funcionamiento emanado por el Ministerio del
Poder Popular para la Salud (MPPS).4. Lista de productos que
comercializa el establecimiento, con su respectivo cdigo de
barras.5. Polticas de Devolucin.6. Solvencia del Instituto
Venezolano del Seguro Social (IVSS).
CENTRO CLNICO PEDITRICO GLAMAR se compromete a custodiar y
mantener confidencialidad en la informacin suministrada.b. La
compra de medicamentos debe realizarse solo a proveedores
debidamente registrados ante el Ministerio del Poder Popular para
la Salud siendo la Unidad de Compras la responsable de la seleccin
e inclusin en CENTRO CLINICO PEDIATRICO GLAMAR.c. Todos los
medicamentos adquiridos por la Unidad de Compras debern contar con
un registro sanitario expedido por el Ministerio del Poder Popular
para la Salud y debern estar avalados por un Certificado de Control
de Calidad que certifique la fiabilidad de los resultados.d. La
Unidad de Cuentas por Pagar una vez entregado el expediente del
proveedor se compromete a crear cdigo en el sistema SYSCLIN en un
lapso no mayor de 24 horas.e. Para las primeras compras de contado
el proveedor deber mandar va fax o correo electrnico copia de la
factura.
b. Referente a la solicitud:1. Toda solicitud por encima del
monto mximo estipulado debe estar firmada y sellada por la Junta
Directiva o en su defecto por la Gerencia General.2. Toda solicitud
de productos o servicio diferente a los adquiridos regularmente por
la Unidad de Compras debe estar firmada y sellada por la Junta
Directiva o en su defecto por la Gerencia General.3. El monto mximo
estipulado ser fijado por la Junta Directiva o en su defecto por la
Gerencia General pudiendo variar este segn las condiciones internas
de la empresa.4. Toda solicitud de materiales o suministros deber
tramitarse, con el formato N 031 de requisicin.5. Toda solicitud
deber realizarse por el encargado del Departamento o Unidad.6. No
se tramitara la compra de material o suministro si no se recibe la
requisicin.7. Toda solicitud de materiales o suministro deber
contener: Fecha. Nombre de la persona solicitante. Nombre del
departamento a la cual pertenece la persona solicitante. Descripcin
completa del producto a adquirir, es decir marca, modelo, medida,
peso, funciones, entre otros. Cantidades. Si es posible traer una
muestra o foto del producto. Firma. Sello hmedo de la Unidad o
Departamento.8. Las Unidades o Departamento debern de realizar la
solicitud de materiales o suministros de forma razonables, para
evitar devoluciones y daos en lo solicitado.9. Toda solicitud de
material o suministro deber tener un tiempo lmite de respuesta de
una (1) semana, dicho tiempo podr alargarse por fallas en el
mercado o presupuesto por parte de la Clnica.a. De la recepcin de
mercanca:
1. Es normativa de la empresa que todo producto entregado debe
venir acompaado de la factura emitida en formatos o formas libres
en Venezuela, deben de contener ciertos requisitos que son exigidos
por el SENIAT:a. Debe tener la denominacin FACTURA.b. Nmero de
factura y Nmero de control.c. Fecha de emisin.d. Nombres y
Apellidos o razn social del emisor.e. R.I.F. del emisorf. Domicilio
fiscal y telfono del emisor.g. Nombre y Apellido o razn social, del
adquirente del bien o receptor del servicio.h. RIF o Cedula de
identidad, del adquirente del bien o receptor del servicio.i.
Direccin fiscal y telfono, del adquirente del bien o receptor del
servicio.j. Descripcin de la venta del bien o de la prestacin del
servicio, indicando la cantidad y monto.k. Todo tipo de ajuste,
descuento o anulaciones en el precio, debe contar con su debida
descripcin y valor ajustado.l. Especificar la base imponible, IVA
(indicando la alcuota) y monto total a cancelar.
2. Se debe contar la mercanca al momento de la recepcin. 3. El
pedido debe revisarse en un lapso no mayor de veinticuatro (24)
horas. 4. El receptor de mercanca debe verifica condiciones de
empaque, humedad, fecha de vencimiento e integridad del producto.5.
Si el producto presenta una fecha de vencimiento menor a seis (6)
meses se exige carta de compromiso a fin de poder tramitar la
devolucin del producto. 6. Si el producto de presenta un faltante o
mala condiciones se debe de levantar un informe donde indique: a.
Fecha.b. Nombre de la institucin o de la represente legal de la
empresa. c. Asunto: faltante de producto (indicando el/los
productos).d. Texto: debe especificar el producto faltante, sus
cantidades y solicitar dependiendo de las condiciones del mercado
la anulacin de la factura, una nota de crdito o la entrega del
producto.e. Firma del emisor.f. Numero de contacto del Departamento
de Compras. 7. Se debe colocar en el factura original y copia:a.
Firma.b. fecha de recibido.c. Sello del departamento.8. Condiciones
que rigen para que un producto sea devuelto:1. Mercanca no
solicitada: Presentaciones de productos no solicitados en la orden
de compra y cantidades mayores a las solicitadas en la orden de
compra.2. Productos con errores de facturacin por diferencia de
precio segn acuerdo entre las partes.3. Devoluciones por problemas
de calidad imputables al proveedor: Frascos y blster vacos, rotos.
Empaques derramados, sin etiqueta o daados durante el traslado
Proveedor CENTRO CLINICO PEDIATRICO GLAMAR Cambios de condiciones
fsico-qumicas y/o propiedades organolpticas de la formulacin. Por
Ej.: cambios de color, consistencia, apariencia y olor.4. Por fecha
de expiracin menor a un ao. Exceptuando productos que por
condiciones especificas no se ajusten a esta poltica. En este caso
el producto se recibir previa presentacin de una Carta de
Compromiso emitida por el proveedor donde notifique la condicin de
aceptacin posterior a la fecha de vencimiento o sustitucin de las
unidades por otras con fechas menos reciente de vencimiento, las
cuales sern recibidas con una Nota de Entrega5. Devoluciones por
disposicin del Ministerio de Salud y Desarrollo Social segn el
plazo establecido por ese Organismo.6. Los productos descontinuados
por el proveedor sern devueltos en un lapso de 6 meses contados a
partir de la fecha de comunicacin escrita a la Unidad de Compras.
7. Productos descontinuados que no hayan sido notificado por el
proveedor a la Unidad de Compras debern ser aceptados por este una
vez alcancen su fecha de expiracin. 8. La Unidad de Compras deber
considerar la capacidad mxima de recepcin y el espacio de
almacenamiento.9. Productos vencidos o prximos a vencer: CENTRO
CLINICO PEDIATRICO GLAMAR no se compromete a dispensar productos
con fecha de expiracin menor a un mes. Estos productos sern
entregados a los proveedores en el CENTRO CLINICO PEDIATRICO
GLAMAR, previo acuerdo con la Unidad de Compras y cumpliendo con
las condiciones establecidas por estos 10. La Unidad de Compras
informar al proveedor los productos sobrantes a travs de una
comunicacin escrita y durante las cuatro semanas restantes, va
correo electrnico. A partir de esta notificacin tendrn un plazo
perentorio de 30 das continuos y consecutivos para que procedan a
retirar en el CENTRO CLINICO PEDIATRICO GLAMAR los productos
sobrantes y en caso de que una vez transcurrido dicho plazo no sea
retirada dicha mercanca exoneran de toda responsabilidad al CENTRO
CLINICO PEDIATRICO GLAMAR por perdida, deterioro, caducidad, robo,
hurto e inclusive pago, reembolso o devolucin de las mismas.11.
Aquellos productos que por razones especiales fueren objeto de
excepcin de comn acuerdo de las partes.b. Del Almacn:a. Registro de
la Entrada: 1. El almacn dar entrada de forma manual a travs del
formato N032 kardex a todos los artculos.2. Todo ingreso y salida
de materiales o suministro ser registrado en el sistema SYSCLIN.b.
Registro de la Salida: 3. Todos los despachos de materiales o
suministro de pedidos que contengan ms de un producto se
registraran en el formato N 031 de requisicin.4. Para el despacho
de pedidos de material de oficina de solo un producto se utilizara
el formato N 033 de salida de inventario.5. La solicitud de
materiales o suministro ser despachada por el orden de llegada y en
un lapso no mayor de 1 da.6. Los materiales o suministros, slo
despachado por el personal asignado para tal fin.7. Todas las
transferencias entre almacenes se realizaran a travs del sistema
SYSCLIN.8. Toda salida ser anotada diariamente en el cuaderno de
reporte diario.9. Las transferencias debe hacerse diariamente en el
turno de 7 (siete) am a 1 (una) pm, excepto los fines de semana
donde no hay auxiliar de farmacia por lo que debe actualizarse el
da lunes.10. Los pedidos a los almacenes secundarios se realizaran
diariamente por el Auxiliar de Farmacia.11. El armado de los
pedidos es responsabilidad del auxiliar de Farmacia.12. El criterio
para el armado de los pedidos es segn FEFO (UEPS).13. El Auxiliar
de Farmacia deber chequear mensualmente preferiblemente al inicio
de cada mes la fecha de vencimiento de los productos a fin de
determinar productos vencidos.14. En caso de existir productos
vencidos se debern inventariar y dar salida en el sistema
SYSCLIN.15. El inventario de producto vencido deber estar
valorizado y dicho valor formara parte de la estadstica del
servicio.la perdida por vencimiento debe ser menor o igual a 1%.16.
De existir un producto en falla deber notificarse constantemente al
supervisor. 17. El Regente de Farmacia deber constatar la
informacin de la falta del producto para evitar compras
innecesarias por mal flujo de la informacin.
III. CONCEPTOS BSICOS DEL SISTEMA DE LA UNIDAD DE COMPRAS:1.
Registro sanitario: La conformidad del producto con las normativas
legales del pas se establece con la emisin de un documento mediante
el cual la autoridad regulatoria hace constar que este cumple con
los parmetros de evaluacin de acuerdo al uso previsto. Este
documento, que tiene diversos nombres de acuerdo al pas y al tipo
de producto regulado, normalmente se emite acompaado de un nmero o
cdigo.2. Gua de movilizacin: Documento emitido por el Ministerio
del Poder popular para el Proceso Social del Trabajo que hace
constar la aprobacin o no de movilizacin por va terrestre de
productos farmacuticos especificando lugar de partida y destino. 3.
Falla: Producto cuya existencia es cero (0). 4. Proveedor: Persona
o empresa que abastece con algo a otra empresa o a una comunidad.
El trmino procede del verbo proveer, que hace referencia a
suministrar lo necesario para un fin.
IV. DESCRIPCIN DE CARGO: Cargo:Encargada de la Unidad Compras
Supervisa:Gerencia General.Reporta a:Gerencia General.
Objetivo Principal del Cargo:Establecer controles que permitan
asegurar que todas las compras de productos necesarios para la
operacin de la clnica sean eficientes y que cumplan con las
polticas y estndares establecidos por los organismos legales y el
Centro Clnico Peditrico Glamar. En bsqueda de obtener los mejores
productos en cuanto a calidad, precio y un tiempo razonable de
entrega.
Descripcin de la Tarea: Planificar, coordinar y dirigir las
actividades tcnicas y administrativas de la Unidad. Supervisar al
personal a su cargo reportando desviaciones a las normas y
procedimientos establecidas en la Unidad. Definir los proveedores
por tipo y programas o convenios de compras. Supervisar la
colocacin de rdenes de compra en tiempo y forma. Negociar las
mejores condiciones y costos con cada uno de los proveedores.
Buscar oportunidades para el desarrollo de nuevos proveedores
definiendo que productos pueden comprarse con ellos (fabricantes,
ofertas). Supervisar la actualizacin de los catlogos entregados por
los proveedores y sus productos. Dar seguimientos a la logstica de
los pedidos desde su lugar de origen hasta la llegada a la empresa
con las condiciones y fecha pactada. Supervisar y dar seguimiento a
la documentacin legal: gua de movilizacin de medicamentos para
medicamentos emitida por el Ministerio del Poder Popular para el
Trabajo, permisos de instalacin y funcionamiento en caso de
drogueras y casas de representacin, registro sanitario. Resguardar
las garantas de los productos y las notas de crdito. Supervisar el
pago oportuno a los proveedores para evitar entrmpese el
abastecimiento oportuno. Manejar de manera confidencial la
informacin que le sea confiada. Registrar en el sistema SYSCLIN la
informacin de la Unidad. Recibe pedidos de medicinas, materiales
mdicos quirrgico descartable, instrumentar, articulo de oficina y
articulo de limpieza. Canaliza solicitudes de servicios relacionado
a daos o averas de equipos electrnicos. Hace seguimiento a las
rdenes de servicios tcnicos para la reparacin que se hacen a los
proveedores. Atender e informar a los proveedores que acude a la
Unidad. Atender e informar al usuario que acude a la Unidad.
Supervisar que la recepcin de productos se realice en tiempo.
Verificar que la documentacin entregada a la Unidad de Cuentas por
Pagar y el Departamento de contabilidad este completa y en tiempo.
Estimar los recursos materiales, humanos y financieros requeridos
por la Unidad. Realizacin de reporte para la Gerencia y Junta
Directiva. Realizacin de los manuales del rea. Evala el desempeo
del personal a su cargo.Frecuencia:
Indefinida
Indefinida
PROCEDIMIENTO:1. ELABORACIN DE LA ORDEN DE COMPRAS PARA MATERIAL
MEDICO QUIRURGICO DESCARTABLE Y MEDICAMENTOS POR DEBAJO O IGUAL DE
LA CIFRA MXIMA ESTIPULADA UNIDADES QUE INTERVIENENACCIN
Auxiliar de farmacia
1. Emite el listado de fallas, semanalmente y se lo entrega a la
Encargada de la Unidad de compras.
Regente de farmacia2. Recibe el listado de fallas y agrega los
productos contenidos en las compras bimensuales que se encuentre en
el punto de reposicin.3. Emite el listado final de compras.
Jefe de compras 4. Enva la requisicin a los diferentes
proveedores segn el tipo de producto para ello se utiliza como
herramienta el correo: compras [email protected] opcin redactar
correo, opcin destinatario: seleccionar contacto, proveedores mmq y
proveedor de medicamento.5. Recibe los presupuestos de los
diferentes proveedores.6. Realiza el anlisis de compras haciendo
comparativos de precios entre los diferentes proveedores en caso de
ser necesario transforma las unidades de manejo de los productos ya
que cada proveedor cotiza sobre su unidad de manejo. 7. Selecciona
los productos a comprar a cada proveedor tomando en cuenta el monto
mximo estipulado.8. Emite por medio el sistema SYSCLIN la orden de
compras.9. Se guarda en la carpeta del proveedor la orden de
compras en PDF.10. Adjunta a la direccin de correo del proveedor la
orden de compras en formato PDF.11. Enva la orden de compras con
una carta informativa donde se indica al mismo la adjudicacin de
los productos, tiempo de entrega, nmero de contacto, y confirmacin
del mismo.12. Imprime la orden de compras y firma.13. Se archiva la
orden de compras en la carpeta rdenes en trnsito de la unidad de
compras.14. Para compras programadas si la factura no es recibida
por farmacia en un lapso de 48 horas se hace seguimiento diario de
la orden de compras va telefnica.
Regente de farmacia15. Entrega la factura con sello de recibida
firma y fecha a la Encargada de Unidad de compras.
16. Recibe la factura se dirige a la Unidad de Archivo a sacarle
copia a la factura.17. Compras la factura con la orden de compras
que se encuentra en el archivo de ordenes de transito.18. En caso
de existir un faltante contacta al proveedor y se modifica la orden
de compras en sistema SYSCLIN.19. Si el proveedor no entrego un
producto por falla en su inventario se programa una prxima entrega
al costo estipulado en el presupuesto.20. Si no es posible
programar una prxima entrega al costo estipulado en el presupuesto
el producto va nuevamente a cotizacin.21. Se busca la orden de
compras en el sistema SYSCLIN. Opcin ingresar factura se coloca el
numero de factura, el numero de control, la fecha programa para el
pago segn la condiciones de crditos de cada proveedor.22. Se
compara monto de la orden de compras con la orden de la factura
incluyendo el I.V.A. 23. Se imprime dos certificados de recepcin de
mercanca. 24. Enva el siguiente expediente a la Unidad Cuentas por
Pagar (orden de compras, certificado de recepcin de mercanca y
factura) original y copia con el sello de enviado.
Unidad de cuentas por Pagar25. Recibe firma, sella y coloca la
fecha del dio que lo recibe.
Jefe de compras 25. Se recibe y se archiva en la unidad de
compras dentro de la carpeta del proveedor la copia del expediente
con sello de recibido y fecha.
PROCEDIMIENTO: 2. ELABORACION DE LA ORDEN DE COMPRAS PARA
MATERIAL MEDICO QUIRURGICO ESPECIALIZADO, PRODUCTOS DE LIMPIEZA,
MATERIAL DE OFICINAUNIDAD QUE INTERVIENENACCIN
Encargada del Departamento solicitante1. Emite la requisicin de
compras y se lo entrega a la Encargada de la Unidad de compras.
Encargada de Unidad de Compras.
Encargada de Unidad de Compras.2. Recibe la requisicin de
compras y le coloca firma y fecha en la que recibe.3. Enva la
requisicin a los diferentes proveedores segn el tipo de producto
para ello se utiliza como herramienta el correo:
[email protected] opcin redactar correo, opcin destinatario:
seleccionar contacto, proveedores de limpieza.4. Recibe los
presupuestos de los diferentes proveedores.5. Realiza el anlisis de
compras haciendo comparativos de precios entre los diferentes
proveedores en caso de ser necesario transforma las unidades de
manejo de los productos ya que cada proveedor cotiza sobre su
unidad de manejo. 6. Selecciona los productos a comprar a cada
proveedor tomando en cuenta el monto mximo estipulado.7. Ingresa al
sistema SYSCLIN , selecciona la opcin proveedores, luego la opcion
compra y se coloca el nombre del proveedor, se agregan los artculos
que conforman la orden de compra y posteriormente se guarda la
orden en la opcin: rdenes donde el usuario deber colocar el N de
requisicin que correspondiente a la orden de compra y la condicin
de pago que depender del convenio con el proveedor.8. Se emite la
orden de compra pulsando el botn aceptar y se guarda en la carpeta
del proveedor la orden de compras en pdf 9. Adjunta a la direccin
de correo del proveedor la orden de compras en formato pdf.10. Enva
la orden de compras con una carta informativa donde se indica al
mismo la adjudicacin de los productos, tiempo de entrega, nmero de
contacto, y confirmacin del mismo.11. Imprime la orden de compras y
firma.12. Se archiva la orden de compras en la carpeta rdenes en
trnsito de la unidad de compras.13. Para compras programadas si la
factura no es recibida por farmacia en un lapso de 48 horas se hace
seguimiento diario de la orden de compras va telefnica.
3. PROCEDIMIENTO:RECEPCIN DE MERCANCIA UNIDADES QUE
INTERVIENENACCIN
Receptor de la mercanca1. Recibe la factura y verifica tomando
en cuenta las normativas legales para la factura.2. Si la factura
se detecta una falla se le notifica al proveedor.3. Una vez
verificada la factura se procede a contar la mercanca.4. En caso de
presentar un faltante se debe de levantar un informe.5. Verifica
condiciones del producto o empaque, humedad, fecha de vencimiento e
integridad del producto.6. Si el producto se vence una fecha de
vencimiento menor a seis (6) meses se exige carta de
compromiso.
Proveedor
7. Entrega la carta de compromiso.8. De no poseerla anota en la
factura pendiente por carta de compromiso.
Receptor de la mercanca9. Si la mercanca esta completa se firma
la factura, coloca fecha de recibido y sella como constancia de
recibido original y copia.10. Entrega la copia al proveedor sellada
y firmada y con la fecha en que fue recibida. 11. Si el proveedor
retiene la original esta debe ser entregada a la Unidad de Cuentas
por Pagar al momento de cancelar la deuda.
Proveedor 12. Recibe la copia y verifica que este correcto.
Receptor de la mercanca13. Entrega al Encargado de la Unidad de
Compras original sellada, firmada y con la fecha en que fue
recibida.
Encargado de la Unidad de Compras 14. Recibe factura original
sellada, firmada y con la fecha en que fue recibida.
4. PROCEDIMIENTO: INGRESO DE LA MERCANCIA AL SISTEMA
SYSCLINUNIDADES QUE INTERVIENENACCIN
Analista de Unidad de Compras1. Recibe la factura se dirige a la
Unidad de Archivo a sacarle copia a la factura.
Encargada de la Unidad de Compras2. Compara la factura con la
orden de compras que se encuentra en el archivo de ordenes de
transito.3. En caso de existir un faltante se modifica la orden de
compras en sistema sysclyn.4. Si el proveedor no entrego un
producto por falla en su inventario se programa una prxima entrega
al costo estipulado en el presupuesto.5. Si no es posible programar
una prxima entrega al costo estipulado en el presupuesto el
producto va nuevamente a cotizacin.6. Se busca la orden de compras
en el sistema SYSCLIN . Opcin ingresar factura se coloca el numero
de factura, el numero de control, la fecha programa para el pago
segn la condiciones de crditos de cada proveedor.7. Se compara
monto de la orden de compras con la orden de la factura incluyendo
el I.V.A. 8. Se imprime dos certificados de recepcin de mercanca.
9. Enva y arma a la Unidad Cuentas por Pagar el expediente: orden
de compras, certificado de recepcin de mercanca y factura original
y copia con el sello de enviado.
Unidad de Cuentas por Pagar10. Recibe firma, sella y coloca la
fecha en que lo recibe. 11. Entrega a la Encargada de la Unidad de
compras copia con la firma, sella y coloca la fecha en que lo
recibe.
Analista de Unidad de Compras12. Recibe y se archiva en la
unidad de compras dentro de la carpeta del proveedor la copia del
expediente con sello de recibido y fecha.
5. PROCEDIMIENTO: INGRESO DE MERCANCA AL ALMACN
PRINCIPAL.UNIDADES QUE INTERVIENENACCIN
Auxiliar de Farmacia 1. Ubica los productos segn almacn, para
materiales de oficina: en el almacn correspondientes, para material
mdico quirrgico en el almacn principal si son de grandes volmenes
se traslada al depsito, para medicamentos se coloca en el modular
bien sea en el puesto de salida o en el rea de reserva (no tocar)
para evitar se saque productor diferente lotes.2. Registra en el
formato N 032 la entrada de frmacos.3. Si el producto estaba en
falla se dar la cantidad estipulada a cada uno de los stocks
inmediatamente.4. Dado caso que el producto no forme parte del
stock se debe llamar o informar a la unidad solicitante de la
llegada del producto.5. Si el producto debe ser entregado
inmediatamente se har una orden de entrega donde se especificara
descripcin del producto, cantidad, quien lo entrega y quien lo
recibe dicha orden debe estar firmada y sellada por el emisor y
receptor.6. Archiva la orden de entrega en la Unidad.
6. PROCEDIMIENTO: SALIDA DE MERCANCIA DEL ALMACEN (EXCEPTO
MATERIAL MEDICO QUIRURGICO DESCARTABLE Y MEDICAMENTO INCLUYE
EQUIPOS MEDICOS).UNIDADES QUE INTERVIENENACCIN
Solicitante1. Emite la solicitud del pedido a travs del formato
N 031, cada 15 das debidamente firmada y sellada por el jefe del
Departamento o Unidad.2. Entrega la solicitud del formato N 031 en
la Unidad de Compras.
Unidad de Compras 3. Recibe y verifica la solicitud, es decir
que todos los datos estn completos y que exista disponibilidad de
los productos.4. De no existir disponibilidad del producto se
notifica al solicitante que el pedido se transforma a una solicitud
de compras y debe esperar el tiempo establecido.5. Para los
productos existentes se procede a l armado del pedido.6. Se llama a
la unidad solicitante para coordinar el despacho del producto.7.
Solicita firma y entrega el pedido
Solicitante8. Recibe el pedido y firma como constancia.
Realizado por:Revisado por:Aprobado por:
Yesireth Suarez Organizacin y MtodosDra. Raquel Palmero
RegenteLic. Gloria Machado Gerente Dr. Luis E. Marcano DirectorDra.
Gladys Rondn - Directora
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS UNIDAD DE COMPRAS
PROCEDIMIENTO: ADQUISICIN DE MATERIAL MEDICO QUIRRGICO Y
MEDICAMENTOS POR DEBAJO O IGUAL DE LA CIFRA MXIMA ESTIPULADA
Jefe de compra
Auxiliar de farmaciaEntrada Regente de farmacia
Salida
Emite el listado de fallas, semanalmente y se lo entrega al Jefe
de compras.Listado de fallasRecibe el listado de fallas y agrega
los productos contenidos en las compras bimensuales que se
encuentre en el punto de reposicin.Emite el listado de
compras.Listado de comprasRecibe el listado de compras.Enva la
requisicin a los diferentes proveedores segn el tipo de
producto.Listado de compras Recibe los presupuestos de los
diferentes proveedores.Realiza el anlisis de compras haciendo
comparativos de precios entre los diferentes proveedores en caso de
ser necesario transforma las unidades de manejo de los
productos.Presupuesto Selecciona los productos a comprar a cada
proveedor tomando en cuenta el monto mximo estipulado.Emite por
medio el sistema sysclyn la orden de compras.1
Orden de compras MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS UNIDAD DE
COMPRAS
PROCEDIMIENTO: ADQUISICIN DE MATERIAL MEDICO QUIRRGICO Y
MEDICAMENTOS POR DEBAJO O IGUAL DE LA CIFRA MXIMA ESTIPULADA
Entrada Adjunta a la direccin de correo del proveedor la orden
de compras en formato pdf.Imprime la orden de compras y firma.Enva
la orden de compras con una carta informativa donde se indica al
mismo la adjudicacin de los productos.Jefe de compras
Salida
1
Se archiva la orden de compras en la carpeta rdenes en trnsito
de la unidad de compras.Orden de compras Carta informativaAuxiliar
de farmacia y regente de farmacia
Entrega la factura con sello de recibida firma y fecha al jefe
de compras.Recibe la factura se dirige a la Unidad de Archivo a
sacarle copia a la factura.Comprara la factura con la orden de
compra que se encuentra en el archivo de ordenes de transito.2
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MANUAL UNIDAD DE COMPRAS
PROCEDIMIENTO: ADQUISICIN DE MATERIAL MEDICO QUIRRGICO Y
MEDICAMENTOS POR DEBAJO O IGUAL DE LA CIFRA MXIMA ESTIPULADA
Entrada Se compara monto de la orden de compras con la orden de
la factura incluyendo el I.V.A.Se imprime dos certificados de
recepcin de mercanca.Enva el siguiente expediente a la Unidad de
Cuentas por Pagar (orden de compras, certificado de recepcin de
mercanca y factura) original y copia con el sello de enviado.Jefe
de compras
Unidad de Cuentas por Pagar
Salida
2
En caso de existir un faltante contacta al proveedor y se
modifica la orden de compras en sistema sysclyn.Se recibe y se
archiva en la Unidad de Compras dentro de la carpeta del proveedor
la copia del expediente con sello de recibido y fecha.Recibe firma,
sella y coloca la fecha del da que lo recibe y enva a Jefe de
ComprasCertificado de recepcin de mercanca Orden de compras
factura
Certificado de recepcin de mercanca Orden de compras factura
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS UNIDAD DE COMPRAS
PROCEDIMIENTO:ELABORACIN DE LA ORDEN DE COMPRAS PARA MATERIAL
MEDICO QUIRRGICO ESPECIALIZADO, PRODUCTOS DE LIMPIEZA, MATERIAL DE
OFICINA
Entrada
Salida
Encargada del Departamento Solicitante
Encargada de la unidad de ComprasEmite la requisicin de compras
y se lo entrega a la Encargada de la Unidad de compras.Recibe la
requisicin de compras y le coloca firma y fecha en la que
recibe.Requisicin de compras
Enva la requisicin a los diferentes proveedores. Recibe los
presupuestos de los diferentes proveedores.Requisicin de
compras
Realiza el anlisis de compras haciendo comparativos de precios
entre los diferentes proveedores.Presupuesto Selecciona los
productos a comprar a cada proveedor tomando en cuenta el monto
mximo estipulado.Emite por medio el sistema sysclyn la orden de
compras.Se guarda en la carpeta del proveedor la orden de compras
en pdf.Adjunta a la direccin de correo del proveedor la orden de
compras en formato pdf.1
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS UNIDAD DE COMPRAS
PROCEDIMIENTO: ELABORACIN DE LA ORDEN DE COMPRAS PARA MATERIAL
MEDICO QUIRRGICO ESPECIALIZADO, PRODUCTOS DE LIMPIEZA, MATERIAL DE
OFICINA
Entrada
Imprime la orden de compras y firma.Orden de comprasCarta
informativa Encargada de la unidad de ComprasSalida
Se archiva la orden de compras en la carpeta rdenes en trnsito
de la unidad de compras.Enva la orden de compras con una carta
informativa donde se indica al mismo la adjudicacin de los
productos.1
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS UNIDAD DE COMPRAS
PROCEDIMIENTO: RECEPCIN DE MERCANCA
Proveedor
si
Entrada
Salida
Receptor de la mercanca
Recibe la factura y verifica tomando en cuenta las normativas
legales para la factura.Factura correcta Procede a contar la
mercanca.Factura
Notifica al proveedor
Verifica condiciones del producto o empaque, humedad, fecha de
vencimiento e integridad del producto.
Levanta un informe.Producto faltante o en mala condiciones?Si el
producto se vence una fecha de vencimiento menor a seis (6) meses
se exige carta de compromiso.Entrega la carta de compromiso.Anota
en la factura pendiente por carta de compromiso.Tiene carta de
compromiso?
Si la mercanca esta completa se firma la factura, coloca fecha
de recibido y sella como constancia de recibido original y
copia.1
No
Si
No
Si
No
Carta de compromiso