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MANUAL DE GESTION DE PERSONAL

NORMATIVA Código: N-GDP-RL-01 Interno Descentralizado Aprobación:

29/10/2007 Publicación: 05/11/2007

GESTION DEL PERSONAL

Caducidad: 31/12/2007

Revisión Nº: 1

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CONTROL DE PRESENCIA DE COLABORADORES

Gerencia General Gerencia de Personal Organización y Métodos F-DOR-GP-01

NORMATIVA DE CONTROL DE PRESENCIA DE COLABORADORES


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Revisión Nº: 1

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DISTRIBUCIÓN Todos los departamentos de la empresa. Incentivo

RESPONSABILIDADES • Normativa: Gerente de Personal. • Cumplimiento: Todos los Colaboradores que de las áreas operativas de la empresa,

Asesoras del Personal, Jefes y Supervisores de Área.

PROPÓSITO Establecer pasos a seguir para el registro efectivo de los datos relacionados a la presencia en la jornada laboral.

ALCANCE Contiene los lineamientos para el marcaje de la entrada y salida de la jornada laboral, registro de incidencias, bono nocturno y mixto así como el análisis de los datos del sistema de marcaje.

REGLAS 1. El carnet de marcaje es intransferible, el uso del mismo por un Colaborador que no

sea su propietario será considerado motivo de amonestación tanto para el que lo manipula como para el responsable de dicho carnet. La amonestación se efectuara dentro de lo establecido dentro de la Ley Orgánica del Trabajo y su reglamento respectivo,

2. Los Colaboradores deberán marcar sólo dos (2) veces al día su presencia, al inicio y al final de su jornada laboral.


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3. El marcaje al inicio de la jornada laboral deberá realizarlo el Colaborador una vez tenga puesto el uniforme y los implementos de trabajo inherentes a su cargo.

4. Los Jefes de Departamento en las áreas operativas no están obligados a efectuar el marcaje de presencia.

5. La reposición del carnet será costeada en un cien por ciento (100%) por el Colaborador, en caso que la misma sea por extravío o daño.

6. Los Jefe de Departamento deberán entregar el formato de Control de Variaciones Laborales (F-GDP-RL-01) a las Asesoras de Personal cada lunes, el mismo relacionará las incidencias y cambios de horarios comprendidos desde el lunes al domingo anterior.

7. Los Jefes de Departamento son responsables de la exactitud de los datos reflejados en el formato de Control de Variaciones Laborales (F-GDP-RL-01) así como en el formato de Relación de Bono Nocturno Días Libres (F-GDP-RL-02).

8. Los Jefes de Departamento deben elaborar mensualmente la Relación de Bono Nocturno Días Libres (F-GDP-RL-02) con un rango de fechas desde el día 16 de un mes determinado hasta el día quince (15) del mes inmediato posterior.

9. Los Jefes de Departamento deberán entregar Relación de Bono Nocturno Días Libres (F-GDP-RL-02) a las Asesoras de Personal el día quince (15) de cada mes, o en su defecto el día hábil posterior a esta fecha.

10. Los Jefes de Departamentos únicamente cargarán en el sistema los cambios de horarios de tempo diarios así como los cambios de días libres.

11. En caso de no presentarse variaciones o incidencias para un período determinado los Jefes de Departamentos deben entregar el formato de Control de Variaciones Laborales (F-GDP-RL-01) firmado, como señal de que no hubieron incidencias durante el período.

12. Los Jefes de Departamentos son los responsables de validar la veracidad de las incidencias presentadas por los Colaboradores.

13. Los Jefes de Departamento deben entregar el formato de Control de Variaciones Laborales (F-GDP-RL-01) junto con los documentos pertinentes a las incidencias relacionadas en los mismos.

14. Los nuevos horarios que se incorporen al sistema deben estar aprobados el Ministerio del Trabajo, la Gerencia de Personal y la Gerencia de Operaciones.


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DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS.

Colaborador Jefe de Departamento Asesores de Personal

Inicio de la jornadalaboral

1

RegistrarPresencia

2

Registrar incidencias

3

Cargar Cambios deHorario Diario en Sistema

6

Cargar Incidenciasen el Sistema

5Elaborar relación deBono Nocturno Días

Libres

¿Asistirá ajornadalaboral?

SI

NO

4

Verificar reportes desistema

¿Relaciónposee erroresu omisiones?

SI

7

Validar reportes en elsistema

NO

Reportes disponibles parael cálculo de la nómina

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO GESTIÓN DE MARCAJE


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PROCEDIMIENTOS

1. REGISTRAR PRESENCIA

Rol Pasos Colaborador 1. Al inicio de la jornada laboral y una vez tenga el uniforme

e implementos de trabajo puestos, efectuar el marcaje 2. Verificar en la pantalla del reloj nombre, apellido y hora

de entrada. 3. Si el reloj de marcaje no refleja su nombre o indica error,

informar al Supervisor o Jefe de departamento sobre la situación.

4. En caso de olvidar el marcaje o no estar seguro de haberlo efectuado, notificar al Jefe de Departamento.

5. Al final de la jornada laboral, efectuara el marcaje de salida.

6. Verificar que el reloj indique nombre del Colaborador así como la hora de salida.

7. Si el reloj de marcaje no muestra el nombre o indica error debe comunicar esta situación al Supervisor o Jefe de Departamento.

2. REGISTRAR INCIDENCIAS

Rol Pasos Jefe de Departamento

1. Obtener información sobre las incidencias de los Colaboradores, en caso de ser necesario solicita a los mismos la documentación de soporte.

2. Verificar la veracidad de la incidencia presentada por el Colaborador.

3. Registra en el formato de Control de Variaciones Laborales (F-GDP-RL-01), las incidencias de los Colaboradores, segun las indicaciones reflejadas en el documento del formato.

4. Semanalmente, Imprimir y firmar el formato de Control de Variaciones Laborales (F-GDP-RL-01), lo entrega junto a


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los respaldos pertinentes, en dicho formato debe indicar las incidencias presentadas por los Colaboradores durante la semana.

3. CARGAR CAMBIOS DE HORARIOS DIARIOS EN SISTEMA


1. Ingresar a la agenda del empleado en el sistema. 2. Seleccionar el día en el cual el Colaborador laboró o

laborará en un horario diferente. 3. En el campo anotación seleccionar la opción “Horario”. 4. Seleccionar el horario en el cual el Colaborador laboró o

laborará. 5. Seleccionar en el campo de prioridad la opción “SI”. 6. Grabar los cambios efectuados. 7. En caso de ser un cambio de día libre, debe repetir los

cinco (5) pasos anteriores para asignar un nuevo día libre, tomando en cuenta que en el tipo de horario debe seleccionar “Libre”.

8. En los casos de cambios que afecten días feriados, debe seleccionar horarios feriados, los cuales poseen la letra “F” en su nomenclatura.

4. VERIFICAR REPORTES DEL SISTEMA


1. Ingresar al sistema. 2. Verificar, diariamente, los movimientos del personal,

prestando especial atención a los marcajes de entrada y salida, tomando en cuenta que los mismos deben efectuarse dentro del horario establecido para cada Colaborador.

3. Verificar principalmente los reportes relacionados a cesta ticket, bonos nocturnos y mixtos.

4. En caso de detectar incongruencias en los reportes debe chequear los marcajes del personal, así como los cambios


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de horarios realizados, en caso de no lograr corregir la situación debe solicitar ayuda al Asesor de Personal.

5. ELABORAR RELACIÓN DE BONO NOCTURNO DÍAS LIBRES


1. Establecer los días libres regulares asignados a cada Colaborador según la programación.

2. Determinar la fecha de los fines de semana libre por planificación asignado a los Colaboradores.

3. Una vez disfrutados los días libres, tanto los regulares como los planificados, debe relacionarlos en el formato Relación Bono Nocturno Días Libres (F-GDP-RL-02) siguiendo las instrucciones asociadas al mismo.

4. Registrar adicionalmente los días en los cuales los Colaboradores presenten cualquiera de las incidencias remuneradas indicadas en las instrucciones Relación de Bono Nocturno Días Libres (F-GDP-RL-02).

6. CARGAR INCIDENCIAS EN EL SISTEMA

Rol Pasos Asesor de Personal

1. Verificar las incidencias relacionadas en formato de Control de Variaciones Laborales (F-GDP-RL-01) a fin de validarlas.

2. Revisar la documentación relacionada a las incidencias recibidas, Por ejemplo: Constancias médicas, reposos, etc.

3. En el caso de incidencias relacionadas a falla de carnet u olvido de marcaje debe ingresar al sistema y registrar manualmente el ingreso del Colaborador a su jornada laboral.

4. En caso de cambios permanentes de horarios debe cargarlo mediante la agenda del empleado para lo cual: 4.1. Ingresar a la agenda del Colaborador. 4.2. Efectuar el cambio de calendario para el período de


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tiempo restante del año. 4.3. Grabar el cambio efectuado

5. En caso de cambio de horario temporales: 5.1. Ingresar a la agenda del Colaborador. 5.2. Establecer la fecha de inicio y final del cambio de

horario. 5.3. En el campo anotación seleccionar “Horario” 5.4. Asignar el horario en el cual laborará el empleado. 5.5. Grabar el cambio efectuado

6. Para la carga de cualquier otra incidencia: 6.1. Seleccionar “Incidencia” en el campo de anotación. 6.2. Establecer la fecha de inicio y final de la incidencia. 6.3. Seleccionar el tipo de incidencia a cargar. 6.4. Grabar la incidencia en la agenda del Colaborador.

7. VALIDAR REPORTES EN EL SISTEMA

Rol Pasos Asesor de Personal

1. Verificar los reportes del sistema, tomando en cuentas los marcajes de los Colaboradores así como las diferentes incidencias relacionadas por los Jefes y/o Supervisores.

2. Semanalmente se reúne con los Jefes de Departamento a fin de verificar las incidencias presentes en el formato de Control de Variaciones Laborales (F-GDP-RL-01) y validar los datos presentes en el reporte “Total Consolidado” emitido por el sistema.

3. Mensualmente, por lo menos un (1) día antes del corte de nómina imprimir el reporte total consolidado, cesta ticket y bono nocturno, lo entrega a los Jefes de Departamento y les solicita su revisión.

4. Mensualmente, por lo menos un (1) día antes del corte de nómina, verificar con los Jefes de Departamento todas las incidencias presentadas en el mes, así como para revisar y validar la información del formato Relación de Bono Nocturno Días Libres (F-GDP-RL-02).

5. Firmar los formatos de Control de Variaciones Laborales (F-GDP-RL-01) y formato Relación de Bono Nocturno


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Días Libres (F-GDP-RL-02) como señal de conformidad con la información reflejada en los mismos.

6. Archivar los reportes de total consolidado, cesta ticket y bono nocturno del sistema junto los formatos de Control de Variaciones Laborales (F-GDP-RL-01) y formato Relación de Bono Nocturno Días Libres (F-GDP-RL-02) incluyendo los soportes pertinentes a las variaciones, ejemplo: Reposos.

7. Enviar a nómina el formato Relación de Bono Nocturno Días Libres (F-GDP-RL-02) e informa sobre la disposibilidad en el sistema del reporte “Total Consolidado”.

DOCUMENTOS RELACIONADOS

• Instructivo del Formato Control de Variaciones Laborales (I-GDP-RL-01) • Instructivo del Formato Bono Nocturno Días Libres (I-GDP-RL-02) • Formato Control De Variaciones Laborales (F-GDP-RL-01) • Formato Bono Nocturno Días Libres (F-GDP-RL-02)

http://10.1.201.2:8081/apps/normas/Formato/Formato Variaciones laborales.xls�

http://10.1.201.2:8081/apps/normas/Formato/Formato Relacion Bono Nocturno Días Libres.xls�

INSTRUCTIVO Código: I-GDP-RL-01 Restringido Descentralizado Aprobación:

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CONTROL DE VARIACIONES LABORALES


INSTRUCTIVO DEL FORMATO CONTROL DE VARIACIONES LABORALES


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REPRESENTACIÓN GRÁFICA DEL FORMATO

Encabezado

Cuerpo

Resumen

Observación

Aprobación


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1. ENCABEZADO

1.1. Departamento: Colocar en el campo el nombre del departamento para el cual se está elaborando las variaciones laborales.

1.2. Fecha de Elaboración: Indicar la fecha de creación del formato, siguiendo el siguiente esquema DD/MM/AAAA.

1.3. Elaborado por: Ingresar en este campo el nombre del Colaborador que cargo los datos al formato.

1.4. Mes: Indicar el mes al que corresponde las variaciones laborales que se relacionarán en el cuerpo del formato.

1.5. Desde: Registrar la fecha inicial, en formato DD/MM/AAAA, correspondiente al rango de variaciones relacionadas en el documento, ejemplo para una relación comprendida en el rango 01/09/2007 al 07/09/2007 la fecha inicial es el 01/09/2007.

1.6. Hasta: Ingresar en este campo la fecha final, en formato DD/MM/AAAA, correspondiente al rango de variaciones relacionadas en el documento, ejemplo para una relación comprendida en el rango 01/09/2007 al 07/09/2007 la fecha final es el 07/09/2007.

1.7. Días del Período: Colocar el número correspondiente al día, ejemplo para una rango del 01/09/2007 al 07/09/2007 los campos deben contener la información mostrada en el grafico que se presenta a continuación:

2. CUERPO

2.1. Horarios: Indicar el horario asignado temporalmente; este campo se utiliza para aquellas incidencias que involucren cambios de horarios y/o días libres, el mismo se registra según la nomenclatura del sistema de marcaje TEMPO.

2.2. Cédula: Indicar en este campo el numero de cédula del Colaborador sin puntos ni comas.

2.3. Nombre y Apellido del Colaborador: Colocar el nombre y apellido del


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Colaborador al cual se le registra la incidencia. 2.4. Detalle de Variaciones Durante el Período: Para cada uno de los

Colaboradores relacionados se selecciona una incidencia de la lista desplegable, dichas incidencias deben ingresarse en la fecha (día del período) en la que ocurrió tal y como se muestra a continuación:

3. RESUMEN Se compone por una serie de campos que muestran las incidencias, así como el número de veces que se repiten durante el período, estos campos se calculan automáticamente.

4. OBSERVACIÓN

En este campo se debe ingresar cualquier información adicional que se considere conveniente para la correcta carga de las incidencias en el sistema TEMPO.

5. APROBACIÓN

Una vez impreso, el formato será firmado por el elaborador, el Jefe de Departamento, el Analista de Personal y por un Supervisor del Departamento en el caso que el Jefe de Departamento no pudiese firmarlo.


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INSTRUCTIVO DEL FORMATO RELACION DE BONO NOCTURNO DIAS LIBRES


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REPRESENTACIÓN GRÁFICA DEL FORMATO

Encabezado

Cuerpo

Observación

Aprobación


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1. ENCABEZADO

1.1. Desde: Registrar la fecha inicial, en formato DD/MM/AAAA, correspondiente al rango de días relacionados en el documento, ejemplo para una relación comprendida en el rango 16/09/2007 al 15/10/2007 la fecha inicial es el 16/09/2007.

1.2. Hasta: Ingresar en este campo la fecha final, en formato DD/MM/AAAA, correspondiente al rango de días relacionados en el documento, ejemplo para una relación comprendida en el rango 16/09/2007 al 15/10/2007 la fecha final es el 15/10/2007.

1.3. Fecha de Elaboración: Indicar la fecha de creación del formato, siguiendo el siguiente esquema DD/MM/AAAA.

1.4. Elaborado Por: Indicar el primer nombre y el primer apellido de la persona que ingresó los datos al formato.

1.5. Departamento: Colocar en el campo el nombre del departamento para el cual se está elaborando la relación de bonos nocturnos por días libres.

2. CUERPO

2.1. Ficha: Colocar el número de ficha del Colaborador para el cual se

relacionarán los bonos nocturnos. 2.2. Nombre del Colaborador: Indicar el primer nombre y primer apellido del

Colaborador. 2.3. Incidencia: Indique las incidencias por las cuales se pagara bono al

Colaborador, las únicas incidencias que generan bono son las siguientes : • Libre Regular: Corresponde al día libre correspondiente al Colaborador

según la ley. • Libre Planificado (Fin de Semana): Corresponde a los fines de semana

libre que disfruta el Colaborador según la planificación. • Libre Bajo Acuerdo: Acuerdos previamente aprobados por el Jefe de

Departamento. • Asunto de Empresa: Diligencias relacionadas a la gestión del colaborador

dentro de la empresa. • Retardo por Imprevisto: Llegada tarde a la jornada laboral por una causa


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ajena a la voluntad del colaborador, siempre y cuando pueda demostrar la ocurrencia de dicha causa.

• Reposo por Accidente Laboral: Se incluye todos los reposos dados al colaborador a causa de un accidente sufrido durante la jornada laboral, para este caso los reposos deben esta avalados por los servicios médicos de la empresa y/o el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales (IVSS).

• Reposo por Enfermedad Ocupacional: Se incluirá en este apartado todos aquellos reposos otorgados al colaborador por alguna enfermedad relacionada a las labores que desempeña dentro de la empresa; la causa de este tipo de reposo debe estar avalada por los servicios médicos de la empresa.

• Cursos: Se refiere a entrenamientos recibidos, dentro o fuera de las instalaciones de la empresa.

2.4. Horas de Bono: Seleccione de la lista desplegable las horas de bono a asignar.

2.5. Inicio: Registrar en la que inicio la incidencia del Colaborador, en formato DD/MM/AAAA.

2.6. Final: Ingresar en este campo la fecha en la que finalizó la incidencia, ello se debe efectuar igualmente en formato DD/MM/AAAA

En el caso de incidencias que tengan solo un (1) día de duración, la fecha de inicio y fin deben ser las mismas, ejemplo: para una incidencia ocurrida el día 27 de septiembre, los datos deben ser ingresados tal y como se muestra a continuación:

3. OBSERVACIÓN

En este campo se debe ingresar cualquier información adicional que se considere conveniente para el correcto procesamiento de la información relacionada.


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4. APROBACIÓN

Una vez impreso, el formato será firmado por el Jefe de Departamento en señal de elaboración y el analista de personal en señal de recepción; en caso de no poder firmar el Jefe de Departamento el formato será firmado por un supervisor


18/09/2008 Publicación: 24/09/2008



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Gerencia General Gerencia de Control Organización y Métodos F-DOR-GP-01

NORMATIVA DE INCENTIVO POR ASISTENCIA PERFECTA


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DISTRIBUCIÓN Todos los colaboradores.

RESPONSABILIDADES Custodia: Gerencia de Personal Cumplimiento: Gerente de Centro Comercial, Gerente de Hotel, Jefes, Supervisores y Asesor de Personal, Departamento de Compensación y Beneficios.

PROPÓSITO Establecer las normas que rigen la aplicación del incentivo por asistencia perfecta a los facilitadores, camareras, botones, lenceros y lavanderos.

ALCANCE Esta normativa reglamenta los requisitos que los colaboradores deben cumplir para acceder a este incentivo y las bases para el cálculo.

REGLAS 1. La empresa conviene en conceder un incentivo trimestral por asistencia perfecta, a

cada uno de los colaboradores que asistan y cumplan puntualmente su jornada de trabajo (Base Legal Art. 136 L.O.T.).

2. El Departamento de Compensación y Beneficios es la responsable por la asignación correcta del incentivo por asistencia perfecta para los siguientes períodos trimestrales:

• Septiembre – Noviembre

• Diciembre – Febrero

• Marzo - Mayo

• Junio - Agosto 3. El Departamento de Nómina debe realizar el pago del incentivo al mes siguiente al

corte del trimestre correspondiente. 4. El monto del incentivo es de TRESCIENTOS BOLIVARES (Bs. 300,00). 5. La Gerencia de Personal es responsable de revisar anualmente el monto

establecido para el incentivo. 6. El Departamento de Nómina debe pagar el incentivo junto al Programa de

Alimentación a través del instrumento que utilice la empresa para el pago del mismo.


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7. El Colaborador debe cumplir con las jornadas completas de lunes a domingos según el turno asignado en el Sistema de Control de Presencia, para el pago del incentivo.

8. El colaborador debe tener una antigüedad mayor a tres (3) meses al inicio del trimestre evaluado para optar al incentivo.

9. El Departamento de Compensación y Beneficios debe otorgar este incentivo solo a los colaboradores que ocupan los cargos de: Facilitador de Estacionamiento, Conservación, Mantenimiento Técnico, Seguridad y Servicios, Decoración, Camareras, Botones, Lenceros y Lavanderos, Mesoneros, Azafatas, Utileros.

10. El Asesor de Personal debe completar el formato de Asistencia Perfecta (F-GDP-NO-01) con los datos de aquellos colaboradores que califiquen para el pago del incentivo

11. El Asesor de Personal debe enviar al Departamento de Compensación y Beneficios, los primeros cinco (5) días de cada mes, el formato de Asistencia Perfecta (F-GDP-NO-01).

12. El Departamento de Compensación y Beneficios es el responsable de consolidar, al final del corte trimestral, los datos de los colaboradores que califiquen para el pago del incentivo.

13. El Gerente de Operaciones, el Jefe de Área y el Gerente de la Unidad deben aprobar el pago del incentivo a los colaboradores.

14. El Departamento de Compensación y Beneficios debe notificar al Departamento de Nómina los datos para el pago del incentivo a mas tardar el octavo (8) día hábil posterior al corte del trimestre correspondiente.

15. Las excepciones establecidas para optar al incentivo son: vacaciones, exámenes pre y post vacacional, libres planificados, asistencia a cursos o talleres de formación coordinados por la empresa y asuntos de empresa tales como reuniones de trabajo, participación en eventos en representación de la empresa.

16. El incentivo es de carácter social no remunerativo, no tendrá carácter salarial, es decir no se considerará como integrante del salario a ningún efecto.

NORMATIVA Código: N-GDP-NO-01 Interno Descentralizado Aprobación:

16/05/08 Publicación:

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Revisión Nº: 4

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SERVICIOS DE NÓMINA


NORMATIVA SERVICIOS DE NÓMINA



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Revisión Nº: 4

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DISTRIBUCIÓN Todas las unidades involucradas en el proceso de nómina.

RESPONSABILIDADES Custodia: Gerencia de Control. Cumplimiento: Jefe de relaciones laborales, Coordinadores de personal, Asesoras de personal, Supervisor de nómina y Analistas de nómina.

PROPÓSITO Establecer las normas y procedimientos a seguir para ejecutar de manera coordinada y oportuna las actividades entre Nómina y Personal.

ALCANCE Esta normativa reglamenta los requerimientos de nómina solicitados por la gerencia de personal para dar cumplimiento a las solicitudes y servicios a los colaboradores de la empresa.

REGLAS SOLICITUD DE SERVICIOS A NOMINA

1. El asesor de personal debe tramitar las solicitudes de servicio al departamento de Nómina a través del Sistema de Solicitudes de Servicio (SSS), especificando los datos requeridos según el servicio solicitado (estos datos se indican en las secciones posteriores).

2. El asesor de personal es responsable de mantener informado al colaborador sobre el estado de sus solicitudes.

3. El asesor de personal debe enviar los soportes requeridos por Nómina para procesar las solicitudes de servicios, en el tiempo estipulado para cada caso según lo determinan las siguientes reglas.

VACACIONES

4. El asesor de personal debe realizar una solicitud de servicio a Nómina, seis (6) días hábiles antes de la fecha de salida de vacaciones, indicando el código de los colaboradores.



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5. Nómina debe enviar a finanzas el total estimado de pagos por vacaciones, cinco (5) días hábiles antes de la fecha en que se emitirá el pago, con la finalidad de que sea considerado en la disponibilidad financiera.

6. El asesor de personal debe enviar al departamento central de personal, los soportes físicos requeridos, tres (3) días hábiles antes de la fecha de pago de vacaciones, con la finalidad de que sean validados y aprobados.

7. El departamento central de personal debe entregar a Nómina la notificación de vacaciones de los colaboradores, dos (2) días hábiles antes de la fecha de salida de vacaciones.

VARIACIONES LABORALES Y CESTA TICKETS

8. El asesor de personal debe generar el informe consolidado y la relación de bono nocturno por días libres del sistema de control de presencia, el primer (1er) día hábil posterior al 15 de cada mes.

9. El asesor de personal debe informar a Nómina, a través de una solicitud de servicio en SSS, la disponibilidad de los reportes en el sistema de control de presencia.

10. Cada gerencia debe notificar al asesor de personal, vía email, las faltas injustificadas de sus colaboradores que no están incluidos en el sistema de control de presencia, indicando código del colaborador, departamento y los días de falta injustificada.

11. El asesor de personal a su vez deberá notificar a Nómina, el ajuste en el pago de cesta tickets basado en las faltas injustificadas, a través de una solicitud de servicio en SSS, a más tardar el primer (1er) día hábil posterior al 15 de cada mes hasta las 9:00 am.

INGRESOS

12. El departamento central de personal debe entregar a Nómina los memorando de ingresos a más tardar en la fecha tope de recepción de notificaciones establecidas en el Calendario de Pago de Nómina vigente, indicando el número de cuenta bancaria del colaborador.

EGRESOS

13. El asesor de personal debe generar una solicitud de servicio a Nómina, en un lapso no mayor a dos (2) días hábiles posteriores a la culminación de la relación de trabajo, especificando la empresa, código del colaborador, fecha de egreso y la



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Revisión Nº: 4

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notificación de que el movimiento laboral (variaciones) se encuentra actualizado en el sistema.

14. El asesor de personal debe enviar al departamento central de personal, la notificación de egreso, en un lapso no mayor a dos (2) días hábiles posteriores a la culminación de la relación de trabajo, con la finalidad de que sea validada y aprobada.

15. El departamento central de personal debe entregar a Nómina, la notificación de egreso aprobada, en un tiempo máximo de tres (3) días hábiles posteriores la culminación de la relación de trabajo.

PÓLIZAS DE SEGUROS

16. El coordinador de administración de personal debe enviar a través del sistema de Nómina, el archivo de las pólizas enviado por Becoblohm, cinco (5) días hábiles antes de la corrida de nómina de fin de mes. En caso de no disponerlo para esa fecha, se tomará como referencia el archivo del mes anterior.

17. El coordinador de administración de personal debe informar a Nómina, a través de una solicitud de servicio en SSS, la disponibilidad del archivo de las pólizas en su sistema.

CAMBIO DE CONDICIONES

18. El asesor de personal debe entregar a Nómina el listado de cambio de condiciones los primeros cinco (5) días hábiles de cada mes, donde se especifique por cada colaborador, la empresa, el código y fecha en la que se hace efectivo el cambio.

DISPONIBILIDAD DE PRESTACIONES

19. El asesor de personal debe realizar una solicitud de servicio a Nómina, requiriendo la disponibilidad de prestaciones de los colaboradores que lo solicitaron durante el día, especificando la empresa y código de cada colaborador.

20. Nómina debe responder el siguiente día hábil posterior a la solicitud, en el transcurso de la mañana, enviando la información de disponibilidad vía correo electrónico al asesor de personal.

PRÉSTAMOS Y ANTICIPOS SOBRE PRESTACIONES

21. El asesor de personal debe realizar una solicitud de servicio a Nómina, seis (6) días



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hábiles antes de la fecha de pago del préstamo o anticipo, es decir el viernes de la semana anterior al pago; conteniendo la lista de todos los colaboradores que solicitaron el servicio en la semana y especificando por cada uno, la empresa, el código del colaborador, el concepto (préstamo o anticipo) y el monto solicitado.

22. El asesor de personal debe enviar al departamento central de personal, los soportes físicos requeridos, seis (6) días hábiles antes de la fecha de pago del préstamo o anticipo, es decir el viernes de la semana anterior al pago, con la finalidad de que sean validados.

23. El departamento central de personal debe enviar a Finanzas el total estimado de pagos por préstamos y anticipos, a más tardar el día lunes de la semana en que se emitirá el pago, con la finalidad de que sea considerado en la disponibilidad financiera.

24. El departamento central de personal debe entregar a Nómina los soportes físicos requeridos, a más tardar dos (2) días hábiles antes de la fecha de pago del préstamo o anticipo.

EMISIÓN DEL LISTADO DE NÓMINA

25. El asesor de personal debe realizar una solicitud de servicio a Nómina, donde especifique el listado que requiere, empresa o código de los colaboradores.

26. Nómina debe responder el día hábil posterior a la solicitud. REPOSICION DE TARJETA DE ALIMENTACIÓN

27. El asesor de personal debe realizar una solicitud de servicio a Nómina, para reponer la tarjeta dañada, especificando el código del colaborador y empresa a la que pertenece.

28. El asesor de personal debe enviar a Nómina el plástico dañado de la tarjeta de alimentación.

PAGO DE BENEFICIOS

29. El asesor de personal debe realizar una solicitud de servicio a Nómina, al menos siete (7) días hábiles antes de la corrida de nómina de la segunda quincena, especificando el código del colaborador, departamento, concepto del beneficio y monto a cancelar.

30. El asesor de personal debe enviar al departamento central de personal, siete (7)



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días hábiles antes de la corrida de nómina de la segunda quincena, el listado de los beneficios a pagar en el mes, en el formato de beneficios, con los soportes requeridos en cada caso para su validación.

31. El departamento central de personal debe autorizar el listado de los beneficios a ser pagados en el mes y lo envía a Nomina (5) días hábiles antes de la corrida de nómina de la segunda quincena.

EMISION DE RECIBOS DE NÓMINA

32. Los Analistas de Nómina deben generar los recibos siguiendo las indicaciones del procedimiento Emisión de Archivo de Recibos de Pago.

33. Los Analistas de Nomina deben crear un archivo por cada nómina generada. 34. El Departamento de Nómina deberá enviar el archivo de los recibos de pago el día

en que se hace efectiva la nómina correspondiente. 35. El Departamento de Nómina enviará los archivos de los recibos de pago

únicamente a las asesoras de personal.

RECLAMOS DE NÓMINA 36. El asesor de Personal debe solicitar a Nómina a través del sistema de solicitudes la

revisión de los reclamos de los colaboradores por concepto de nómina. 37. Si el reclamo procede, Nómina debe documentar en el sistema de solicitudes,

cuando haya realizado el reintegro respectivo.



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PROCEDIMIENTOS 1. Solicitud de Servicios a Nómina Rol Acción Asesores y Coordinadores de Personal en las distintas Unidades de Negocios

1. Envía por valija los soportes requeridos para la solicitud del servicio a Nómina, cumpliendo con los tiempos estipulados para cada caso.

2. Genera la solicitud de servicio a Nómina a través del sistema SSS, dirigiéndola al Buzón de “Personal” e indicando en la descripción el detalle del servicio que solicita e informando la fecha de envío de los soportes, si aplica.

3. Asigna la solicitud al grupo solucionador “Nómina”, a través del módulo de Administración de Solicitudes disponible en la intranet.

4. Realiza seguimiento a través del SSS, para constatar que Nómina haya recibido los soportes y garantizar el trámite del servicio en el tiempo requerido.

Analistas de Nómina 5. Realiza seguimiento diario a través del SSS, para revisar si tienen solicitudes de servicio pendientes.

6. Se asigna las solicitudes pendientes y se asegura de recibir los soportes requeridos para el trámite del servicio. En caso de no haberla recibido para el momento de asignarse la solicitud, deberá documentarlo en el sistema y hacer seguimiento.

7. Ejecuta el servicio solicitado y en caso de requerirse, envía por correo electrónico la respuesta requerida por el solicitante.

8. Valida con el solicitante su conformidad con el servicio.

9. Documenta y cierra la solicitud en el sistema SSS.



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2. Emisión de Archivo de Recibos de Pago Rol Acción Analistas de Nómina 1. Convertir en archivo TXT los Recibos de Pago a

través de la herramienta "Salida de Impresora". 2. Desde Word abrir el documento TXT generado en el

paso anterior. 3. Pulsar CTRL + E para seleccionar todo el texto,

cambiar el tamaño de la fuente a 9,5 y pulsar ENTER.4. En el menú ARCHIVO CONFIGURACION DE

PAGINA, efectuar los siguiente cambios: 4.1. En la pestaña PAPEL cambiar el tamaño de

papel a CARTA 4.2. En la pestaña MARGENES configurar los

márgenes de la siguiente manera: SUPERIOR 0,7cm; INFERIOR 2,12cm; DERECHO 1cm; IZQUIERDO 1 cm.

4.3. Hacer click en ACEPTAR para guardar los ajustes realizados

5. Verificar que todos los recibos se encuentren ajustados a las paginas, cada pagina debe contener dos recibos (original y copia) correspondientes al mismo colaborador.

6. Pulsar CTRL + P, seleccionar la impresora PDFfactory pro y pulsar ACEPTAR.

7. Verificar en pantalla del PDFfactory pro la alineación de los recibos en todas las páginas generadas.

8. Pulsar la opción SAVE y guardar el archivo en formato PDF.

9. Enviar los archivos en formato PDF a los Asesores de Personal correspondientes.

ANEXO Código: A-GDP-RL-01 Interno Descentralizado Aprobación:

14/11/2007 Publicación: 14/11/2007

GESTION DE PERSONAL


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LISTADO DE FORMATOS


ANEXO LISTADO DE FORMATOS RELACIONADOS AL MANUAL DE

GESTION DE PERSONAL

ANEXO Código: A-GDP-RL-01 Interno Descentralizado Aprobación:

14/11/2007 Publicación: 14/11/2007

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LISTADO DE FORMATOS


Normativa Control de Presencia de Colaboradores • Formato Control De Variaciones Laborales (F-GDP-RL-01) • Formato Bono Nocturno Días Libres (F-GDP-RL-02)

MANUAL DE GESTION DE PERSONAL - ptservicios.com

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