Manual de Economato

ECONOMATO

O economato é a secção responsável no que diz respeito a alimentos e mercadorias,

desde a sua compra até à recepção, à distribuição pelas diferentes secções requisitantes,

assegurando sempre uma boa conservação dos produtos armazenados.

É da responsabilidade do economato a compra de artigos alimentares de primeira

qualidade, pois um produto inferior, mesmo que com um preço mais baixo, não permite

nem garante um produto final de qualidade.

Resumo do papel do ecónomo:

Procede à aquisição e transporte de géneros, mercadorias e outros artigos,

sendo responsável pelo abastecimento da Pousada;

Armazena, conserva, controla e fornece às secções as mercadorias e

artigos necessários ao seu funcionamento;

Procede à recepção dos artigos e verifica a sua concordância com as

respectivas notas de encomenda;

Organiza e mantém actualizados os ficheiros de mercadorias à sua

guarda, pelos quais é responsável;

Executa os inventários periódicos;

Assegura a limpeza e boa ordem de todas as instalações do economato.

Pousada de S. Francisco

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Encomenda de artigos alimentares e outras mercadorias

Quando a quantidade de um ou mais produtos diminui, o ecónomo procede à elaboração

da Nota de Encomenda para o ou os respectivos fornecedores, de forma a não ocorrer a

ruptura de stock.

Para saber a quantidade a comprar à que ter em consideração o consumo médio do

produto, o tempo médio de entrega, o stock médio exigido com base na taxa de

ocupação da Pousada ou organização de algum serviço especial, por forma a não ocorrer

nenhum desperdício, devido ao não escoamento das mercadorias ou à existência em

stock de uma grande quantidade de produtos ou ruptura.

(atenção que no final de cada mês ou elaboração de inventários periódicos, as

existências de mercadorias e artigos alimentares / bebidas, deverá corresponder ao

stock mínimo exigível para o funcionamento normal da Pousada, não entrando nunca

em ruptura de stock)

Após o preenchimento da Nota de Encomenda, a mesma deverá ser do conhecimento da

Direcção e assinada pelo Director antes do seu envio (via fax ou encomenda directa na

presença do viajante / fornecedor)


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O preenchimento da Nota de Encomenda, deverá ter em conta os seguintes aspectos,

antes da sua apresentação ao Sr. Director:

Quantidade dos artigos a adquirir;

Nome do fornecedor;

Data de requisição;

Em caso de alteração do preço do produto, fazer referência à mesma,

para conhecimento do Director;

Assinatura do responsável pela encomenda.

Mensalmente deve haver uma consulta de preços no mercado, por forma a avaliar a

possibilidade de alteração dos fornecedores, análise de variações de preço, oferta de

novas produtos.

Os pedidos de cotação podem ser telefónicos, escritos ou verbais, devendo a Direcção

ser informada de qualquer variação ou flutuação dos preços, não esquecendo contudo, o

binómio qualidade / preço.

NOTAS ADICIONIAIS

Para os vinhos mais consumidos existe um maior stock, como é o caso

dos vinhos “Adega das Pousadas”;

Os vinhos com menor consumo ou aqueles que não podem estar muito

tempo em “armazém”, como o caso dos vinhos brancos, deve existir um stock

relativamente menor, para evitar, por exemplo, que os vinhos fiquem “passados” ou

que existam vinhos com pouca saída (produtos com pouca rotação);


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Relativamente aos amenities, procede-se com base no contrato efectuado

a nível de sede com a MK Portugal.

Recepção e acondicionamento de mercadorias

A Pousada de S. Francisco, encontra-se equipada com uma zona para recepção dos

diversos produtos (portão preto), existindo nesse local um monte-cargas para transportes

até 100 kg.

Deve-se salientar neste capítulo, que se pretende o melhor aproveitamento possível do

espaço do economato, pois o mesmo possui uma área considerada bastante reduzida.

Os inúmeros produtos de drogaria e limpeza que são na maioria das vezes tóxicos e que

emitem cheiros activos que acabam por prejudicar a qualidade dos alimentos, devem-se

encontrar num local isolado.

Cabe ao receptor (responsável pelo economato) ou alguém em sua substituição,

devidamente autorizado pela Direcção (exemplo: cozinha), ao receber as mercadorias

dos fornecedores efectuar a conferência de acordo com a Nota de Encomenda,

conferindo ainda se a mesma vem devidamente acondicionada (prazos de validade,

rotulagem correcta, condições de transporte, temperatura, características da viatura) e se

o preço acordado ou debitado na guia de remessa/factura, corresponde ao da

encomenda.

São tão importantes as condições de transporte da mercadoria, como a conferência da

Nota de Encomenda (características, preços e quantidades do produto).

Se as condições acima descritas forem respeitadas, dever-se-à proceder ao transporte

imediato e acondicionamento nos respectivos locais das mercadorias, não esquecendo:

Não deve existir qualquer caixa de cartão no frio ou em contacto com qualquer

produto acondicionado;


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Nenhum produto deve estar em contacto directo com o chão;

Separar os produtos tóxicos dos géneros alimentícios.

É importante relembrar, que durante o período de armazenamento, os produtos não

devem estar em caixas de cartão, não devem estar sem rótulo ou em contacto com o

chão.

Deve ainda diariamente, o ecónomo manter as arcas e o economato em perfeito estado

de limpeza, retirando eventualmente os produtos estragados para não ocorrer a

contaminação de outros em bom estado, comunicando ainda esse facto ao Director da

Pousada.

No caso de ocorrer durante o período em que o produto esteve armazenado a sua

deterioração, por causas externas à Pousada (exemplo: vinhos passados), o mesmo deve

ser devolvido ao fornecedor (com conhecimento da Direcção).

Requisições das secções / Programa de stocks / Visitas de viajantes e fornecedores

O ecónomo deve trabalhar em estreita colaboração com as outras secções por forma a

conhecer as suas necessidades, devendo ainda ter um diálogo diário com o Sr. Director,

por forma a compreender as consequências das compras, a possibilidade da compra de

novos produtos ou mudança (exemplo: qualidade das laranjas do sumo natural servido

ao pequeno almoço), novos preços ou promoções.

Os produtos só saem do economato e entregues às secções, mediante entrega de uma

requisição interna.


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Deve vir descriminado na requisição:

a secção requisitante

tipo e quantidades do produto

data da requisição

assinatura do requisitante

Encontra-se estipulado (em mapa a consultar em anexo), os dias de requisição e entrega

de produtos ou material por secção devendo ser respeitado obrigatoriamente os dias.

O economato está dotado de um programa informático que regista as entradas, saídas,

quebras e ofertas (de fornecedores à Pousada) de produtos.

Nesse programa é obrigatório a inserção de todas as facturas referentes a fornecedores

(diariamente), devendo no final de cada movimento ser impresso o comprovativo que

vai ser arquivado à factura correspondente.


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A factura deve ainda ser identificada (secção), para facilitar a classificação pelo

contabilista.

Todas as facturas após a sua inserção no programa de stocks, devem ser apresentadas ao

Director para assinatura, devendo ter ainda em anexo a nota de encomenda.

Ao escritório deverá ser entregue a factura depois de terem sido cumpridos estes passos,

para sua inserção na pasta da contabilidade à quinzena.

As requisições devem ser lançadas no programa de stocks, devendo estar em anexo à

requisição o comprovativo de lançamento do programa.


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Existe ainda a obrigatoriedade de preenchimento das fichas de prateleira dos produtos,

sempre que ocorra entrada ou saída de produtos, devendo as mesmas corresponderem

aos valores existentes no programa de stocks.

Uma chamada de atenção para eventuais ofertas de produtos por parte dos fornecedores,

que devem ser registadas como se de uma entrada/compra se tratasse.

Relativamente aos viajantes ou representantes de fornecedores, conforme mapa em

anexo, existem dias em que os mesmos procedem a visitas para eventuais encomendas.

Fundo fixo

O fundo fixo do economato, no valor fixo de 50 €, deverá estar sempre na totalidade,

por forma a haver uma disponibilidade imediata para uma compra.

No caso de existirem facturas ou utilização do mesmo, as facturas deverão estar juntas

ao fundo fixo, por forma a totalizar o valor em caixa acima descrito, devendo as facturas

ser entregues no escritório para reposição do fundo fixo (diariamente).

O economato só efectua compras a pronto até 50 € (produtos em pequenas quantidades)

e a fornecedores que não tenham condições de pagamento acordadas até 30 dias

(exemplo: LIDL, Modelo, Pingo Doce, ou outros do mesmo género).

Todas estas compras, com a devida autorização da Direcção, deverão estar devidamente

justificadas e assinadas, acompanhadas de factura preenchida com os seguintes dados:

GPP – Grupo Pestana Pousadas, S.A.


NC: 506619508

Atenção: o economato está aberto de segunda feira a sábado, das 09H00 às 17H00, estando fechado ao domingo e na ausência do responsável, o mesmo encontra-se sempre fechado.

NÃO ESQUECER QUE UMA MERCADORIA É DINHEIRO E DINHEIRO É

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