Acuerdo Ministerial 450-13 MNASGE, Art. 4.- De la implantación de los instrumentos: Son de uso obligatorio los siguientes instrumentos para la funciones del Asesor y Auditor Educativo: b) Manual de procedimientos para Auditores Educativos (Manual de Auditoría de Calidad) y sus instrumentos. MANUAL DE AUDITORÍA DE CALIDAD DIRECCIÓN NACIONAL DE AUDITORÍA A LA GESTIÓN EDUCATIVA Mayo 2015
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Acuerdo Ministerial 450-13 MNASGE, Art.
4.- De la implantación de los instrumentos:
Son de uso obligatorio los siguientes
instrumentos para la funciones del Asesor y
Auditor Educativo: b) Manual de
procedimientos para Auditores Educativos
(Manual de Auditoría de Calidad) y sus
instrumentos.
MANUAL DE
AUDITORÍA
DE CALIDAD DIRECCIÓN NACIONAL
DE AUDITORÍA A LA
GESTIÓN EDUCATIVA
Mayo 2015
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ELABORACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN
Presidente de la República
Rafael Correa Delgado
Ministro de Educación Augusto Espinosa Andrade
Viceministro de Gestión Educativa Wilson Ortega Mafla
Subsecretario de Apoyo, Seguimiento y
Regulación de la Educación Luis Ochoa Rizzo
Directora Nacional de Auditoría a la
Gestión Educativa Barbarita Donoso Rosero
Flujo diagramación: Dirección Nacional de Administración de
Procesos
Autores Oswaldo Boada Barbarita Donoso Jhon Benavides Rebeca García Equipo Técnico de la VV0B Inés Aguerrondo Carolina Decombel Equipo Técnico DNAGED Carmen Tobar Karina Nieto Jorge Tapia Equipos de Auditores Educativos Auditores Educativos Zona 6 Auditores Educativos Zona 7 Auditores Educativos Zona 8 Auditores Educativos Zona 9
Ministerio de Educación del Ecuador Amazonas N34-451 entre Juan Pablo Sánz y Atahualpa Quito, Ecuador Telf. 1800 EDUCACIÓN
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Nombre / Cargo Firma Fecha
Corrección de
estilo:
Yolanda Vivar
Auditora Educativa
José Zhunio Auditor Educativo
27-04-2015
Participación y
Revisión
Auditores Educativos Zona 6
Auditores Educativos Zona 7
Auditores Educativos Zona 8
Auditores Educativos Zona 9
02-02-2015
Flujo
diagramación:
Diana Valencia
Dirección Nacional de Procesos
23/03/15
Aprobación:
Luis Ochoa Subsecretario de Apoyo, Seguimiento y
Regulación de la Educación
Barbarita Donoso Directora Nacional de Auditoría a la
Gestión Educativa
Daniel Vasco Director Nacional de Administración de
Procesos
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CONTROL E HISTORIAL DE CAMBIOS
Versión Descripción del cambio Fecha
0.0 Modificación
Rediseño del subproceso ejecución
Caracterización de las actividades
Definiciones conceptuales
Actualización de instrumentos
Rediseño de los flujogramas
01/01/2015
1.0 Creación
Procesos: Planificación y evaluación y seguimiento a la gestión de auditoría educativa
Instrumentos de los procesos: Planificación y evaluación y seguimiento
Matrices de valoración para el proceso de ejecución
Flujogramas
Instructivos para los tipos de auditorías educativas
Interacciones entre los procesos y niveles desconcentrados
b) VERIFICACIÓN DE LA LEGALIDAD DE ACCIONES DE CIERRE DE INSTITUCIONES EDUCATIVAS.................................................................................................................................... 33
INSTRUCTIVO DE AUDITORÍA EDUCATIVA REGULAR ESPECÍFICA ......................................... 35
VERIFICACIÓN DE LA LEGALIDAD DE ACCIONES DE CIERRE DE INSTITUCIONES EDUCATIVAS.................................................................................................................................... 35
TIEMPO ..................................................................................................................................... 42
CODIFICACIÓN DE LA CARPETA DE AUDITORÍA AUDITORIA ESPECIAL DE CREACIÓN ................................................................................................................................................... 43
TIEMPO ..................................................................................................................................... 50
CODIFICACIÓN DE LA CARPETA DE AUDITORÍA ESPECIAL DE FUNCIONAMIENTO, CONTROL Y RENOVACIÓN .................................................................................................... 50
CAPÍTULO II: HERRAMIENTAS DE AUDITORÍA A LA GESTIÓN EDUCATIVA .................... 58
HERRAMIENTAS DEL SUBPROCESO DE PLANIFICACIÓN DE AUDITORÍA A LA GESTIÓN EDUCATIVA ...................................................................................................................................... 58
CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN DE INSTITUCIONES EDUCATIVAS.............................. 58
a) Auditoría regular: ........................................................................................................... 58
b) Auditoría especial: ......................................................................................................... 58
CONFORMACIÓN DE EQUIPOS DE AUDITORES EDUCATIVOS ............................................... 59
TIPO 1 ............................................................................................................................... 59
TIPO 2 ............................................................................................................................... 59
TIPO 3 ............................................................................................................................... 59
TIPO 4 ............................................................................................................................... 60
HERRAMIENTAS DEL SUBPROCESO DE EJECUCIÓN DE AUDITORÍA A LA GESTIÓN EDUCATIVA ...................................................................................................................................... 60
INSTRUMENTOS PARA EL LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN ............................................. 60
Evidencias de Auditoría Educativa ............................................................................................ 62
Tipos de evidencias: .................................................................................................................. 63
NORMAS DE AUDITORÍA EDUCATIVA .......................................................................................... 66
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HERRAMIENTAS DEL SUBPROCESO DE EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN DE AUDITORÍA EDUCATIVA ...................................................................................................................................... 67
ESTADO SITUACIONAL DE LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS ........................................ 67
RESULTADO DE LAS ENCUESTAS DEL SERVICIO EDUCATIVO ............................................... 69
HERRAMIENTAS DEL SUBPROCESO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO DE LA GESTIÓN DE AUDITORÍA EDUCATIVA .....................................................................................................................
REPORTES O INFORMES TÉCNICOS DEL SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN EDUCATIVA . 70
CAPÍTULO III: METODOLOGÍA DE EJECUCIÓN DE AUDITORÍA A LA GESTIÓN EDUCATIVA 71
Planificación de Auditoría a la Gestión Educativa............................................................................. 72
ANEXO Nº 7: Encuesta de Satisfacción del Servicio de Auditoría Educativa ................................ 144
ANEXO Nº 8: MAPA DE CALIDAD NACIONAL ............................................................................. 147
ANEXO Nº 9: INFORME ZONAL DE AUDITORÍA A LA GESTIÓN EDUCATIVA.......................... 149
ANEXO Nº 10: FORMATO INFORME DE GESTIÓN DE LA DIRECCIÓN NACIONAL DE AUDITORÍA A LA GESTIÓN EDUCATIVA ..................................................................................... 151
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DOCUMENTOS Y HERRAMIENTAS
(En el Manual de Auditoría de Calidad, constan de manera física los instrumentos
que son de uso público, los demás instrumentos requeridos, se encuentran en la
biblioteca virtual de la Dirección Nacional de Auditoría a la Gestión Educativa).
PLANIFICACIÓN
Diagnóstico de la gestión educativa a nivel nacional. Biblioteca virtual
Sistema de control. Biblioteca virtual
Matriz de selección de IE. Biblioteca virtual
Matriz de designación del tipo de equipo de auditores educativos
Biblioteca virtual
Matriz de selección de equipos y designación de líderes de auditoria educativa.
Biblioteca virtual
Programa zonal de auditoría educativa. Biblioteca virtual
Cronograma zonal de auditoría educativa. Biblioteca virtual
Plan Nacional de Auditoría a la Gestión Educativa. Biblioteca virtual
EJECUCIÓN
Convocatoria a reunión. Biblioteca virtual
Acta de reunión. Biblioteca virtual
Asignación de auditorías educativas (Carta de presentación).
Biblioteca virtual
Cartas de contacto (ARG-ARE) Documento físico
Levantamiento de hipótesis, preguntas o supuestos científicos.
Biblioteca virtual
Matriz de muestras de auditoría educativa. Biblioteca virtual
Cronograma de auditoría educativa. Documento físico
Carta de presentación. Documento físico
Matrices de valoración. Biblioteca virtual
Entrevistas individuales. Biblioteca virtual
Conversatorios grupales. Biblioteca virtual
Informe final de auditoría educativa. Biblioteca virtual
Acta final de auditoría educativa (incluye resumen ejecutivo).
Documento físico
Acta de entrega- recepción. Documento físico
EVALUACIÓN
Encuesta de satisfacción del servicio de auditoría educativa.
Documento físico
Informe de satisfacción del servicio de auditoría educativa. Biblioteca virtual
Mapa de calidad /niveles/. Documento físico
Informe nacional de resultados de la gestión de auditoría educativa.
Biblioteca virtual
Reporte de recomendaciones a nivel zonal de ser el caso de los resultados de auditoría educativa.
Biblioteca virtual
Informe de toma decisiones del seguimiento a las Biblioteca virtual
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recomendaciones del informe de auditoría educativa.
Informe técnico de control a la gestión educativa. Biblioteca virtual
CONTROL Y SEGUIMIENTO
Reporte de recomendaciones al distrito o al auditor educativo.
Biblioteca virtual
Informe técnico consolidado del seguimiento de la gestión educativa.
Biblioteca virtual
Informe zonal de auditoría a la gestión educativa. Documento físico
Informe nacional de la aplicación de las políticas y las recomendaciones.
Biblioteca virtual
Plan nacional de seguimiento y control a la gestión educativa.
Biblioteca virtual
Informes del estado situacional de la gestión educativa. Biblioteca virtual
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ADVERTENCIA
Un objetivo manifiesto del Ministerio de Educación es combatir el sexismo y
discriminación de género en la sociedad ecuatoriana y promover, a través del
sistema educativo la equidad entre hombres y mujeres. Para alcanzar este
objetivo, promovemos el uso de un lenguaje que no reproduzca esquemas
sexistas, y de conformidad con esta práctica preferimos emplear en nuestros
documentos oficiales palabras neutras como “los docentes” (en lugar de “los
profesores”, “las profesoras”), entre otras. Solo en casos en que tales expresiones
no existan se usará la forma masculina como genérica para hacer referencia tanto
a personas del sexo femenino como del masculino. Esta práctica comunicativa
que es recomendada por la Real Academia Española en su Diccionario
Panhispánico de Dudas, obedece a dos razones: (a) en español es posible
“referirse a colectivos mixtos a través del género gramatical masculino”, y (b) es
preferible aplicar “la ley lingüística de la economía expresiva”, para así evitar el
abultamiento gráfico y la consiguiente ilegibilidad que ocurriría en el caso de
utilizar expresiones tales como “las y los”, “os/as”, y otras fórmulas que buscan
visibilizar la presencia de ambos sexos.
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GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS
Descripción. Detalle de la fase o actividad, con explicación de sus
distintas partes.
Objetivos de la Auditoría. Es lo que se pretende conseguir con la
ejecución de la fase o actividad. Se refiere a lo que se espera lograr como
resultado de la auditoría en términos globales y específicos, de acuerdo al
tipo de auditoría educativa.
Alcance. La delimitación de los requerimientos y los productos de la fase
o actividad, es la extensión del trabajo a realizar para cumplir con los
objetivos de la auditoría, el período a emplearse en la auditoría y los
procedimientos a aplicar a fin de obtener evidencia suficiente para la
elaboración del informe.
Principales acciones y responsabilidades de los actores. Detalle de
cada paso que se ejecuta en la fase o actividad. Se refieren al micro flujo de
la fase o actividad y al detalle de las etapas y sus responsables.
Rol. Actores de las tareas a ejecutar (tareas a ejecutar por parte de los
actores).
Registros. Transcripción de hallazgos o asuntos que llaman la atención en
la ejecución de cada fase o actividad.
Condición. Situación actual encontrada.
Criterio. Medidas o normas aplicables, es decir lo que “debe ser”, según la
norma o estándar técnico- profesional, alcanzable al contexto evaluado.
Proceso. Conjunto de actividades orientadas a obtener un resultado
específico con valor agregado en cada una de las etapas.
Subproceso. Es un conjunto de actividades que tienen una secuencia
lógica para cumplir un propósito.
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Propósito. Sistema donde el problema existe y se desarrolla.
Procedimiento. Conjunto ordenado de actividades que especifican y
detallan un subproceso y fase, incluye, responsables, duración y flujo de
documentos.
Actividad. Conjunto de tareas que tienen lugar dentro de la fase y son
necesarias para generar un resultado.
Tarea. Trabajo que debe realizarse en un tiempo determinado.
Diagramas de flujo. Representación gráfica de la secuencia de etapas,
operaciones, movimientos, decisiones y otros eventos que ocurren en un
subproceso y/o fase. Esta representación se efectúa a través de formas y
símbolos gráficos.
ACRÓNIMOS Y ABREVIATURAS
ÍNDICE DE ACRÓNIMOS Y ABREVIATURAS
CÓDIGO SIGNIFICADO
ESTRUCTURA ORGÁNICA
MinEduc Ministerio de Educación del Ecuador
SASRE Subsecretaría de Apoyo, Seguimiento y Regulación
DNAGED Dirección Nacional de Auditoría a la Gestión Educativa
DASRE Dirección Zonal de Apoyo, Seguimiento y Regulación
ASR División Distrital de Apoyo, Seguimiento y Regulación
Z Zona
MARCO LEGAL
LOEI Ley Orgánica de Educación Intercultural
RGLOEI Reglamento General a la Ley Orgánica de Educación Intercultural
MNASGE Modelo Nacional de Apoyo, Seguimiento a la Gestión Educativa
AMIE Archivo Maestro de Instituciones Educativas
BGU Bachillerato General Unificado
DECE Departamento de Consejería Estudiantil
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EGB Educación General Básica
IE Instituciones Educativas
PEI Proyecto Educativo Institucional
POA Plan Operativo Anual
NEE Necesidades Educativas Especiales
SNA Sistema Nacional de Educación
USO DE AUDITORÍA A LA GESTIÓN EDUCATIVA
AuEd Auditor/a educativo/a
AuEdZ Auditor/a educativo/a de Zona
AuEdD Auditor/a educativo/a de Distrito
EAuEd Equipo de auditoría educativa
EAuEdZ Equipo de auditores educativos Zonales
EAuEdD Equipo de auditores educativos Distritales
LEAuEd Líder del equipo de auditoría educativa
IE Institución Educativa
ARG Auditoría Regular General
ARE Auditoría Regular Específica
AEC Auditoría Especial de Creación
AEFCR Auditoría Especial de Funcionamiento, Control y Renovación
AEFi Auditoría Especial de Fiscalización
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CAPÍTULO I: AUDITORÍA A LA GESTIÓN EDUCATIVA
La auditoría educativa, es la figura de carácter profesional del Modelo Nacional de
Apoyo y Seguimiento a la Gestión Educativa que tiene como “función principal
proveer a las autoridades y al sistema educativo de una evaluación externa acerca
de la calidad y los niveles de logro alcanzados por las instituciones, en relación
con los estándares de calidad educativa”1.
La función de Auditoría Educativa “es el complemento del asesoramiento a las
instituciones educativas (Públicas) ya que tiene como objetivo recoger información
sobre metas acordadas, para controlar su cumplimiento y sobre las dificultades
que se presentan para su logro”2.
El presente Manual de Auditoría de Calidad, “es el documento que describe el
funcionamiento interno del Sistema de Auditoría a la Gestión Educativa; es decir,
en este instrumento se detallan los procesos y procedimientos que deben seguir
los auditores en el distrito, para el cumplimiento de su función en el trabajo con la
institución educativa y sus relaciones con los niveles desconcentrados; establece
su responsabilidad, tareas, participación, lugar en la estructura y los principios
éticos al desempeñar su labor. Finalmente, contiene los instrumentos técnicos
para que el auditor pueda cumplir con su misión”3.
A la luz de estos fundamentos legales, el presente Manual constituye una
herramienta de gestión para los auditores educativos, los equipos técnicos y los
diferentes actores involucrados en esta función, quienes amparados en el Código
de Ética de la Dirección Nacional de Auditoría a la Gestión Educativa, hacen uso
del Manual de Auditoría de Calidad, para desarrollar su labor.
1según Acuerdo Ministerial 450-13 MNASGE, pág.10
2 Ibídem… pág.20
3 según Acuerdo Ministerial 450-13 MNASGE, pág. 3.
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VISIÓN DE LA AUDITORÍA A LA GESTIÓN EDUCATIVA
La Auditoría a la Gestión Educativa será un proceso técnico y sistematizado,
apoyado con tecnología de vanguardia, transparente, y confiable, que proveerá a
los niveles desconcentrados, al sistema educativo y a la comunidad, de
información sobre la realidad educativa local y nacional; aportará al desarrollo
de una cultura de mejora continua de las Instituciones Educativas basándose
en procesos técnicos de evaluación integral para garantizar el cumplimiento
de los estándares de calidad educativa y las políticas públicas implementadas
por el Ministerio de Educación.
MISIÓN DE LA AUDITORÍA A LA GESTIÓN EDUCATIVA
Los Auditores Educativos, profesionales competentes, éticos y comprometidos
con los principios de calidad educativa promulgados por el Ministerio de
Educación, proveen a las autoridades y actores del sistema educativo una
evaluación sistemática del cumplimiento de los Estándares de Calidad Educativa
en las Instituciones Educativas de todo tipo, nivel y modalidad, sobre la
base de evidencias válidas y confiables, dentro de un marco legal y ético, para
contribuir a la mejora continua de la educación en el Ecuador.
PRINCIPIOS DE LA AUDITORÍA A LA GESTIÓN EDUCATIVA
1. Cumplimiento de Normas de Auditoría a la Gestión Educativa.
Garantía del proceso acorde a la normativa emitida por la Autoridad
Educativa Nacional y a los protocolos definidos para la Auditoría
Educativa.
2. Cobertura. Aplicación en las Instituciones Educativas de todos los tipos,
niveles y modalidades del Sistema Nacional de Educación.
3. Enfoque en derechos y ética. Procesos de auditoría y elaboración de
informes centrados en los derechos de las personas y de las Instituciones,
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en apego a sólidos principios éticos.
4. Independencia y autonomía. Ejecución de procesos libres de sesgo,
compromisos e intereses.
5. Objetividad. Actitud imparcial sustentada en observaciones técnicas y
descriptivas.
6. Calidad y calidez. Aplicación de una evaluación veraz y constructiva
que agrega valor y genera oportunidades de mejora al servicio
educativo, llevada a cabo en un clima de cordialidad.
7. Pertinencia. Entrega de información válida y confiable que refleje los
logros y/o las carencias de la gestión institucional en función de los
estándares de calidad educativa.
8. Confidencialidad. Discrecionalidad en el uso de la información.
9. Corresponsabilidad. Responsabilidad compartida para garantizar el
cumplimiento de los deberes de los diferentes actores educativos.
10. Transparencia, exigibilidad y rendición de cuentas. Se garantiza la
transparencia en la gestión del Sistema Educativo Nacional, en
consecuencia la ciudadanía accederá a la información plena acerca de los
recursos empleados y las acciones tomadas por los actores del Sistema
Nacional de Educación, para determinar sus logros, debilidades y
sostenibilidad del proceso. Para el efecto, se aplicarán procesos
de monitoreo, seguimiento, control y evaluación a través de un Sistema
de Rendición de Cuentas.
11. Formación continua. Investigación, construcción y desarrollo
permanente de conocimientos.
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OBJETIVOS
Normar los procesos para implementar la Auditoría Educativa y estandarizar la
ejecución de sus procedimientos, uso de instrumentos y formatos, precisando
responsabilidades y protocolos en cada uno de los niveles desconcentrados.
Describir las funciones de los Auditores Educativos y de los diferentes actores
del Sistema de Auditoría Educativa de los niveles desconcentrados,
estipulados en el marco del Modelo Nacional de Apoyo y Seguimiento a la
Gestión Educativa y en el Estatuto Orgánico por procesos.
Orientar al Auditor Educativo en la ejecución de la Auditoría para que, a través
del informe respectivo, se comprometa a las instituciones educativas a su
mejora, desarrollo y transformación.
Apoyar en la inducción de los nuevos Auditores Educativos para garantizar el
cumplimiento de sus funciones, de acuerdo a lo estipulado en el Art. 310 del
Reglamento a la Ley Orgánica de Educación Intercultural.
Optimizar el cumplimiento de las atribuciones y de las funciones, de la
Dirección Nacional de Auditoría a la Gestión Educativa.
ALCANCE DE LA AUDITORÍA A LA GESTIÓN EDUCATIVA
“La auditoría educativa abarca todas las instituciones educativas de cualquier
régimen, nivel, modalidad y tipo de sostenimiento del sistema educativo del país”.
Está enfocada a verificar planes, programas, procesos, proyectos, actividades y/o
normativas específicas.
Los hallazgos de la auditoría educativa proveen una medida objetiva de la
situación de la institución y tienen como propósito, ayudar a gestionar su creación,
mejora, desarrollo y transformación.
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TIPOS DE AUDITORÍA EDUCATIVA
“La auditoría educativa maneja un criterio de auditoría proporcional según las
necesidades y los niveles de riesgo de cada unidad educativa debido a que,
apoyado en un sistema de información, el monitoreo permanente a nivel de
circuito permite elaborar un estado de situación de cada institución educativa, en
función del cual se establece la frecuencia de la visita. Existen visitas de
auditoría educativa regular y especial cuya proporción por año es de 65% y
35%, respectivamente. Cada centro debe ser visitado de manera regular por lo
menos una vez cada cinco años”4.
La visita o investigación de campo de AUDITORIA REGULAR, por su alcance,
está dividida en Auditoría Regular General (ARG) y Auditoría Regular Específica
(ARE).
Dentro de los procesos de Auditoría Regular Específica se destacan: a)
Evaluación del cumplimiento del PEI (Art. 88 RLOEI); b) Verificación de la
legalidad de acciones (Arts. 317, 318).
“La visita de AUDITORÍA ESPECIAL incluye visita en el marco de la creación,
funcionamiento inicial y fiscalización, de una institución educativa, con el objeto de
verificar el grado de observancia de las obligaciones de los representantes legales
y cumplimiento de los estándares educativos”5.
Concluida la investigación de campo de todos los tipos de auditoría educativa,
el equipo de auditores educativos dejará constancia escrita de las acciones
cumplidas, de las conclusiones y recomendaciones hechas a los miembros de
la comunidad educativa. Los auditores educativos, en todos los tipos de
auditoría, elaborarán y presentarán el Informe final de Auditoría Educativa y el
Acta Final de Auditoría Educa t iva, la misma que “ debe ser extendida por
quintuplicado y en la que se deben consignar los hechos constatados y las
4 según Acuerdo Ministerial 450-13, pág.23
5 según Acuerdo Ministerial 450-13 MNASGE, pág. 23
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observaciones correspondientes. Dicha acta debe ser firmada conjuntamente por
los miembros del equipo de auditores educativos que realicen la visita y por la
máxima autoridad de la institución educativa. Un ejemplar del acta debe quedar
en la institución, otro debe enviarse al Distrito, un tercero, al Nivel Zonal, un
cuarto, a la Administración del Circuito, y el quinto ejemplar, al Gobierno
Escolar de la institución educativa” 6.
Tipos de Auditoría a la Gestión Educativa Fuente: Acuerdo Ministerial 0450 - 13
6 según el Reglamento a la LOEI, Art. 101, pág. 174.
Tipos de Auditoría Educativa
Auditoría Regular
Auditoría Regular General - ARG
Auditoría Regular Específica - ARE
Auditoría Especial
Auditoría Especial de
Funcionamiento, Control y Renovación- AEFCR
Auditoría Especial de Creación - AEC
Auditoría Especial de fiscalización - AEFi
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AUDITORÍA REGULAR
Constituye el 65% de la planificación anual de Auditorías Educativas. Por su
alcance, puede ser Auditoría Regular General y Auditoría Regular Específica.
AUDITORÍA EDUCATIVA REGULAR GENERAL (ARG)
De acuerdo con la política 6 del Plan Decenal de Educación, Acuerdo Ministerial
0450-13, la LOEI y su Reglamento General, Capítulo VI De las funciones de
Docentes Mentores, Asesores y Auditores Educativos, en su Art. 310, los
Auditores Educativos proveerán a las autoridades y al sistema educativo de una
evaluación externa acerca de la calidad y los niveles de logro alcanzados por las
instituciones, en relación con los estándares de calidad educativa, en ese
contexto, los auditores educativos realizarán auditorías regulares generales con el
objeto de verificar el cumplimiento de los estándares de calidad y normativa
vigente. “La visita es anunciada a la institución con la finalidad de que ésta tenga
tiempo de realizar su autoevaluación, que será la base del trabajo de los Auditores
Educativos. Por ello, se plantea un modelo de auditoría situada, que se supone
tiene en cuenta las diferencias entre las unidades educativas”7, utilizando
instrumentos específicos para este tipo de auditoría educativa.
La auditoría educativa consta de dos fases8:
“Fase 1: Monitoreo permanente, a través de un sistema integrado de información
acerca del funcionamiento de las instituciones educativas, que permita establecer
rangos de cumplimiento de los procesos y resultados.
Fase 2: Informe de Auditoría Educativa. El Informe de Auditoría Educativa se
apoya en dos insumos:
Autoevaluación de la institución educativa, preparación de informes
internos y elementos de juicio. Se toman como base los estándares de
7 según Acuerdo Ministerial 450-13 MNASGE pág. 23
8 Ibídem …pág. 20
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calidad educativa generados por el Ministerio de Educación. Para
realizar la autoevaluación, las instituciones educativas (públicas) son
asistidas por los asesores educativos.
Evaluación externa (Visita de Auditoría Educativa) Visita al establecimiento,
la misma que se realiza en equipo de, por lo menos, dos auditores
educativos con perfiles complementarios y dura de cinco a siete días
(aunque este tiempo puede variar en función del tamaño del
establecimiento educativo o de situaciones de riesgo pedagógico en
que se encuentre)9.
INSTRUCTIVO DE AUDITORÍA EDUCATIVA REGULAR GENERAL
PROPÓSITO
Proveer información válida y confiable a las autoridades desconcentradas y a la
comunidad más amplia sobre los niveles de logro alcanzados por las IE en cuanto
al cumplimiento de los estándares de calidad educativa, en todas sus
dimensiones.
ALCANCE
Las actividades descritas orientan al Auditor Educativo a verificar el cumplimiento
de las políticas, normativa vigente y estándares de calidad educativa por parte de
las IE.
FUNDAMENTO LEGAL
Reglamento de la LOEI: Art.310
Acuerdo Ministerial Nº 450-13
9Ibídem… pág. 21.
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RESPONSABLES
Auditores Educativos, “…quienes realizan visitas a las instituciones educativas y
demás servicios en equipo, cuyo mínimo es de dos personas y su máximo es de
cuatro.”10
BENEFICIARIOS
Todas las instituciones educativas fiscales, fisco-misionales, municipales y
particulares en todos sus niveles, tipos y modalidades.
ACTIVIDADES
1. Las Direcciones Zonales de Apoyo, Seguimiento y Regulación planifican y
programan las auditorías educativas regulares generales y remiten la
información a la Dirección Nacional de Auditoría a la Gestión Educativa para su
aprobación.
2. Una vez aprobada la planificación y la programación, la Dirección Zonal de
Apoyo, Seguimiento y Regulación, a través del Equipo Técnico de Auditoría
Educativa de Zona, remite la asignación de la Auditoría por correo electrónico
al LEAuEd de acuerdo al cronograma.
3. El LEAuEd notifica al EAuEd la asignación de la auditoría y realizan las
siguientes fases: Planeación, pre investigación, investigación de campo,
elaboración de informe, retroalimentación y cierre, con cada uno de sus
requerimientos.
4. Terminada la Auditoría Regular General, el LEAuEd envía el Informe y los
anexos organizados a la Dirección Zonal de Apoyo, Seguimiento y Regulación.
10
según el Modelo Nacional de Apoyo y Seguimiento a la Gestión Educativa, Pág. 23
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TIEMPO
La duración de la visita depende del tamaño de la institución educativa y la
frecuencia de las visitas es variable de acuerdo con la situación detectada a través
del monitoreo de su calidad11. Su duración es de 5 a 7 días.
CODIFICACIÓN DE CARPETAS DE AUDITORÍAS EDUCATIVAS
Se llama codificación, porque permite enunciar un mensaje mediante un código
determinado de palabras, letras, números o signos facilitando el agrupar a varios
procesos bajo un mismo criterio, con simples diferencias para su fácil
identificación.
Para ejecutar la Auditoria Educativa, se han dado códigos para identificar a cada
una de las instituciones educativa auditadas, valiéndonos de los caracteres
creados por el sistema del MinEduc, logrando así un fácil manejo de la información
en las IE atendidas.
Por ejemplo: Z9_17D01_17H004532_Ecuador Amazónico_ARE_TP
Los códigos utilizados son los siguientes:
Z = Zona educativa a la que pertenece la IE
00D00= Distrito educativo al que pertenece la IE
00H0000= Número de identificación asignado por el MinEdu a la IE
Nombre de la IE
Siglas del tipo de auditoria
Iniciales del Líder del equipo de auditoria
Esta codificación se usará en cada una de las carpetas del proceso de las
auditorías educativas, a ser entregadas a la DNAGED.
11
Según Acuerdo Ministerial 450-13, pág. 23
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CODIFICACIÓN DE CARPETA DE AUDITORÍA REGULAR GENERAL
Nombre de la carpeta completa Número del cronograma_Zona_distrito_AMIE_tipo de auditoría_Nombre de la IE
1. Zona_distrito_AMIE_PRESENTACIÓN
1.1 CARTA DE CONTACTO Y DOCUMENTOS SOLICITADOS
1.2 CONVOCATORIA A REUNIÓN EAuEd
1.3 ACTA DE REUNIÓN EAuEd
1.4 CARTA DE PRESENTACIÓN
2. Zona_distrito_AMIE_PRE-INVESTIGACIÓN
2.1 LEVANTAMIENTO DE HIPÓTESIS PREGUNTAS O SUPUESTOS
CIENTÍFICOS
2.2 CRONOGRAMA DE LA VISITA
3. Zona_distrito_AMIE_EN TERRITORIO
3.1 MATRIZ DE CONVERSATORIOS
3.2 MATRIZ DE OBSERVACIONES ÁULICAS Líder - equipo
3.2.1 RETROALIMENTACIÓN
3.3 Zona_distrito_AMIE_MATRIZ DE ESTÁNDARES DE CALIDAD
EDUCATIVA
3.4 Zona_distrito_AMIE_INFORME PRELIMINAR
3.5 Zona_distrito_AMIE_Archivo de evidencias
4. Zona_distrito_AMIE_Documentos requeridos
4.1 Zona_distrito_AMIE INFORME DE AUDITORÍA EDUCATIVA
4.2 Zona_distrito_AMIE ACTA FINAL DE AUDITORÍA EDUCATIVA
4.3 Zona_distrito_AMIE ACTA DE ENTREGA - RECEPCIÓN
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ANEXOS
INSTRUMENTO ARCHIVO RESPONSABLE TIEMPO ESTIMADO DE VIGENCIA DE
LOS DOCUMENTOS
Notificación al auditor educativo.
Carpeta de instrumentos de auditoría.
LEAuEd DASRE
7 años
Convocatoria a reunión a equipo de auditores educativos.
Carpeta de instrumentos de auditoría.
LEAuEd DASRE
7 años
Acta de reunión. Carpeta de instrumentos de auditoría.
LEAuEd DASRE
7 años
Carta de contacto. Carpeta de instrumentos de auditoría.
LEAuEd DASRE
7 años
Levantamiento de preguntas o hipótesis.
Carpeta de instrumentos de auditoría.
LEAuEd DASRE
7 años
Cronograma de la investigación de campo.
Carpeta de instrumentos de auditoría.
LEAuEd DASRE
7 años
Matriz de valoración de PEI y sus componentes.
Carpeta de instrumentos de auditoría.
LEAuEd DASRE
7 años
Matriz de valoración de Estándares de Calidad Educativa.
Carpeta de instrumentos de auditoría.
LEAuEd DASRE
7 años
Matriz de valoración de bares escolares.
Carpeta de instrumentos de auditoría.
LEAuEd DASRE
7 años
Matriz de valoración de observaciones áulicas.
Carpeta de instrumentos de auditoría.
LEAuEd DASRE
7 años
Informe final de auditoría educativa.
Carpeta de instrumentos de auditoría.
LEAuEd DASRE
7 años
Acta final de auditoría educativa.
Carpeta de instrumentos de auditoría.
LEAuEd DASRE
7 años
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AUDITORÍA REGULAR ESPECÍFICA (ARE)
“El equipo de Auditores Educativos es el responsable de la evaluación y control
interno de la situación técnico-pedagógica y administrativa de toda la oferta
educativa que exista en el distrito. El equipo verifica por medio de un examen
evaluativo en formatos predeterminados el cumplimiento de las políticas y
estándares educativos, la normativa vigente y las condiciones para el
mejoramiento continuo de las instituciones educativas”12.
En este contexto, los auditores educativos realizan auditorías regulares
específicas en conformidad con el requerimiento de datos solicitados por los
niveles desconcentrados, sobre el rango de cumplimiento de determinados
procesos y resultados en referencia a la normativa específica expedida por la
Autoridad Central, a través de Acuerdos, instructivos, resoluciones, circulares,
oficios, entre otros. La importancia de esta auditoría radica en los hechos que
originan la investigación. De acuerdo al requerimiento, se utilizan instrumentos
específicos para este tipo de auditoría educativa con el fin de proveer insumos
sobre el cumplimiento de la normativa referida.
El Reglamento General a la Ley Orgánica de Educación Intercultural, en su Art. 88
dispone: “La Autoridad Educativa Nacional a través de los auditores educativos,
debe hacer la evaluación del cumplimiento del Proyecto Educativo Institucional”,
en esta consideración (en cumplimiento a lo prescrito) los auditores educativos
realizan a través de una programación mensual y anual la evaluación de los
Proyectos Educativos Institucionales del distrito, para ello verifican las evidencias
sobre la construcción participativa, el seguimiento a los Planes de Mejora, la
elaboración e implementación del Código de Convivencia y otros documentos
anexos al PEI, la evaluación a través de la implementación y mejora continua;
para este propósito utilizan la matriz de evaluación del cumplimiento del PEI, que
12
según Acuerdo Ministerial 450-13 MNASGE, pág. 23.
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relaciona los estándares de Gestión Escolar con los componentes del PEI:
Autoevaluación, Plan de Mejora, Código de Convivencia, entre otros. Este
instrumento predeterminado valora los logros de la Institución educativa y el
cumplimiento de la normativa vigente. El levantamiento de la información se
efectúa en territorio lo que permite recabar las evidencias necesarias.
INSTRUCTIVO DE AUDITORÍA EDUCATIVA REGULAR ESPECÍFICA
a) EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DEL PEI
PROPÓSITO
Proveer información sobre la evaluación del Proyecto Educativo Institucional en
cuanto al cumplimiento de los estándares de planificación estratégica, para
determinar la calidad y los niveles de logro alcanzados por las instituciones
educativas.
ALCANCE
Este instructivo direcciona las actividades del auditor educativo para la revisión de
uno o varios estándares educativos, a petición de la autoridad del nivel
desconcentrado o por programación de la DASRE.
FUNDAMENTO LEGAL
Reglamento de la LOEI: Art. 88
Acuerdo Ministerial Nº 450 – 13
RESPONSABLES
Las Auditorías Regulares Específicas de evaluación del cumplimiento del PEI
serán levantadas por el equipo de auditores educativos.
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BENEFICIARIOS
Las instituciones educativas de todos los niveles, tipos y modalidades del sistema
educativo ecuatoriano deben contar con un Proyecto Educativo Institucional
evaluado por los auditores educativos.
ACTIVIDADES
1. Elaboración del programa zonal de auditoría educativa. El equipo de auditores
educativos conjuntamente con el responsable de apoyo y seguimiento
planifican las auditorias regulares específicas:, considerando los siguientes
criterios:
Lista de Instituciones educativas auditadas en la evaluación del
cumplimiento del PEI.
Lista de Instituciones educativas con evaluación de cumplimiento del
Proyecto Educativo Institucional y que realizaron la verificación de legalidad
de acciones.
Requerimientos de las autoridades de los niveles desconcentrados.
2. Aprobación del Programa Zonal de Auditoría Educativa.- Una vez elaborado la
Planificación conjuntamente con el cronograma y distributivo de responsables,
se envía a nivel central para su autorización.
3. Una vez autorizado el Programa y Cronograma a nivel zonal, el equipo de
Auditores Educativos proceden a ejecutar las Auditorías Educativas Regulares
Específicas.
4. Toda Auditoría Educativa Regular Específica cumple las siguientes fases:
Investigación de campo, elaboración de informe, retroalimentación y cierre, con
cada uno de sus requerimientos.
5. Terminada la Auditoría Regular Específica, el auditor educativo enviará el
Informe y los anexos organizados a la DASRE.
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TIEMPO
La Auditoría Regular Específica: evaluación del cumplimiento del PEI tendrá una
duración de dos a tres días en la institución para recabar evidencias.
CODIFICACIÓN DE LA CARPETA DE AUDITORÍA REGULAR ESPECÍFICA
Nombre de la carpeta completa
Número del cronograma_Zona_distrito_AMIE_tipo de auditoría_Nombre de la IE
La Auditoría Especial de Funcionamiento, Control y Renovación, es efectuada por
auditores educativos, quienes realizan “… visitas a las instituciones educativas y
demás servicios en equipo cuyo mínimo es de dos personas y su máximo es de
cuatro.”19
BENEFICIARIOS
Todas las instituciones educativas públicas, fiscomisionales y particulares de todos
los niveles, modalidades y niveles desconcentrados.
ACTIVIDADES
1. Cada distrito envía a la zona el listado de instituciones educativas solicitantes.
2. La Dirección Zonal de Apoyo, Seguimiento y Regulación, a través de los
auditores educativos de zona, planifica y programa las auditorías especiales de
funcionamiento.
3. Una vez aprobada la planificación y la programación, la Dirección Zonal de
Apoyo, Seguimiento y Regulación, a través del equipo técnico de auditoría
19
según Reglamento a la Ley Orgánica de Educación Intercultural, Pág. 170
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educativa de zona, remite la asignación de la auditoría por correo electrónico al
LEAuEd y al equipo de auditores educativos.
4. Una vez notificado el EAuEd, procede a realizar la auditoría educativa con los
formatos predeterminados para el efecto.
5. Toda auditoría educativa especial de Funcionamiento, Control y Renovación,
cumple las siguientes fases: planeación, pre investigación, investigación de
campo, elaboración de informe, retroalimentación y cierre, con cada uno de los
requerimientos.
6. Terminada la Auditoría Educativa Especial de Funcionamiento, Control y
Renovación, el LIDER auditor educativo envía la carpeta codificada al AuEdZ
7. El AuEdZ realiza el consolidado de los informes y entrega a la DASRE y a la
DNAGED.
TIEMPO
La duración de la visita depende del tamaño de la institución educativa y la
frecuencia de las visitas es variable de acuerdo con la situación detectada a través
del monitoreo de su calidad20. El periodo de duración de 3 - 5 ó 7 días.
CODIFICACIÓN DE LA CARPETA DE AUDITORÍA ESPECIAL DE
FUNCIONAMIENTO, CONTROL Y RENOVACIÓN
Nombre de la carpeta completa
Número del cronograma_Zona_distrito_AMIE_tipo de auditoría_Nombre de la IE
1. Zona_distrito_AMIE_PRESENTACIÓN
1.1 CARTA DE CONTACTO Y DOCUMENTOS SOLICITADOS
20
Según Acuerdo Ministerial 450-13, pág. 23
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1.2 CONVOCATORIA A REUNIÓN EAuEd
1.3 ACTA DE REUNIÓN EAuEd
1.4 CARTA DE PRESENTACIÓN
2. Zona_distrito_AMIE_PRE-INVESTIGACIÓN
2.1 LEVANTAMIENTO DE HIPÓTESIS PREGUNTAS O SUPUESTOS
CIENTÍFICOS
2.2 CRONOGRAMA DE LA VISITA
3. Zona_distrito_AMIE_EN TERRITORIO
3.1 MATRIZ DE CONVERSATORIOS
3.2 MATRIZ DE OBSERVACIONES ÁULICAS Líder - equipo
3.2.1 RETROALIMENTACIÓN
3.3 Zona_distrito_AMIE_MATRIZ DE ESTÁNDARES DE CALIDAD
EDUCATIVA
3.4 Zona_distrito_AMIE_INFORME PRELIMINAR
3.5 Zona_distrito_AMIE_Archivo de evidencias
4. Zona_distrito_AMIE_Documentos requeridos
4.1 Zona_distrito_AMIE INFORME DE AUDITORÍA EDUCATIVA
4.2 Zona_distrito_AMIE ACTA FINAL DE AUDITORÍA EDUCATIVA
4.3 Zona_distrito_AMIE ACTA DE ENTREGA - RECEPCIÓN
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ANEXOS
INSTRUMENTO ARCHIVO RESPONSABLE TIEMPO DE VIGENCIA DE
LOS DOCUMENTOS
Notificación al auditor educativo.
Carpeta de Instrumentos de Auditoría
DASRE y LEAuEd 7 años
Convocatoria a reunión a equipo de auditores educativos.
Carpeta de instrumentos de auditoría.
DASRE y LEAuEd 7 años
Acta de reunión. Carpeta de instrumentos de auditoría.
DASRE y LEAuEd 7 años
Carta de contacto. Carpeta de instrumentos de auditoría.
DASRE y LEAuEd 7 años
Levantamiento de preguntas o hipótesis.
Carpeta de instrumentos de auditoría.
DASRE y LEAuEd 7 años
Cronograma de la investigación de campo.
Carpeta de instrumentos de auditoría.
DASRE y LEAuEd 7 años
Matriz de observación áulica.
Carpeta de instrumentos de auditoría.
DASRE y LEAuEd 7 años
Entrevista individual a docentes.
Carpeta de instrumentos de auditoría.
DASRE y LEAuEd 7 años
Matriz de valoración de PEI y sus componentes
Carpeta de instrumentos de auditoría.
DASRE y LEAuEd 7 años
Matriz de valoración de Estándares de Calidad Educativa.
Carpeta de Instrumentos de Auditoría.
DASRE y LEAuEd 7 años
Matriz de valoración de bares escolares.
Carpeta de instrumentos de auditoría.
DASRE y LEAuEd 7 años
Acta de retroalimentación
Carpeta de Instrumentos de Auditoría
DASRE y LEAuEd 7 años
Informe final de auditoría educativa.
Carpeta de instrumentos de auditoría.
DASRE y LEAuEd 7 años
Acta final de auditoría educativa.
Carpeta de instrumentos de auditoría.
DASRE y LEAuEd 7 años
AUDITORÍA ESPECIAL DE FISCALIZACIÓN (AEFi)
En cumplimiento del Reglamento General a la Ley Orgánica de Educación
Intercultural, en su Capítulo IX. DE LA FISCALIZACIÓN DE LAS INSTITUCIONES
EDUCATIVAS PARTICULARES Y FISCOMISIONALES, Art. 115, numeral 5,
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que dispone que, para que un establecimiento educativo pase a ser fiscal debe
tener el “…Informe del Auditor Educativo del Distrito, sobre el nivel de
cumplimiento de los estándares de calidad educativa de la institución que será
fiscalizada”. El equipo de auditores educativos realizará este tipo de auditoría
cuando a través de la Coordinación Zonal se ingrese la solicitud correspondiente
para su programación, calendarización y notificación. El equipo de auditores
educativos utilizará instrumentos y matrices específicas con el fin de proveer
insumos a la Autoridad Central para la autorización de fiscalización de las
instituciones educativas particulares y fiscomisionales.
INSTRUCTIVO DE AUDITORÍA EDUCATIVA ESPECIAL DE FISCALIZACIÓN
PROPÓSITO
Proveer el informe de Auditoría Educativa, como uno de los insumos estipulado en
el Reglamento General a la LOEI, para que un establecimiento educativo pase a
ser fiscal.
ALCANCE
Este instructivo direcciona las actividades del auditor educativo para “verificar el
nivel de cumplimiento de los estándares de calidad educativa de la institución que
será fiscalizada.21
FUNDAMENTO LEGAL
Reglamento General a la LOEI: Art.114.- Competencia.- “El Nivel Central de la
Autoridad Educativa Nacional puede disponer que un establecimiento educativo
particular o fiscomisional que tenga autorización de funcionamiento vigente pase a
ser fiscal, siempre que medie una solicitud expresa de los representantes legales
21
según Reglamento a la Ley Orgánica de Educación Intercultural, Pág. 178
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y/o promotores de dicho establecimiento educativo, y siempre que convenga a los
intereses de la comunidad educativa, para lo cual se deben cumplir las
disposiciones legales y reglamentarias correspondientes”22.
Reglamento General a la LOEI: Art.115.- Requisitos.- “Para que un
establecimiento educativo pase a ser fiscal, se deben cumplir los siguientes
requisitos: …..Informe del Auditor educativo del Distrito sobre el nivel de
cumplimiento de los estándares de calidad educativa de la institución que será
fiscalizada”23.
RESPONSABLES
La Auditoría Especial de Fiscalización es efectuada por auditores educativos,
quienes realizan “… visitas a las instituciones educativas y demás servicios en
equipo cuyo mínimo es de dos personas y su máximo es de cuatro.”24
BENEFICIARIOS
Todas las instituciones educativas fiscomisionales, militares y particulares de
todos los niveles y modalidades.
22
según Reglamento a la Ley Orgánica de Educación Intercultural, Pág. 177 23
Ibídem… 24
según el Modelo Nacional de Apoyo y Seguimiento a la Gestión Educativa, Pág. 23
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ACTIVIDADES
1. La institución educativa solicita al Nivel Central a través de los representantes
legales y/o promotores, la voluntad de pasar a ser fiscal.
2. El Nivel Central remite la información a la DNAGED.
3. La DNAGED envía la información a la Coordinación Zonal para la
correspondiente planificación y programación por parte del equipo técnico de
auditores educativos de zona.
4. La Dirección Zonal de Apoyo Seguimiento y Regulación calendariza las
auditorías, designa al equipo de auditores y notifica al LEAuEd.
5. Una vez notificado el EAuEd, procede a realizar la auditoría educativa con los
formatos predeterminados para el efecto.
6. La Auditoría Educativa Especial de Fiscalización cumple las siguientes fases:
Planeación, pre investigación, investigación de campo, elaboración de informe,
retroalimentación y cierre, con cada uno de sus requerimientos.
7. Terminada la Auditoría Educativa Especial de Fiscalización el auditor educativo
envía el informe y los anexos organizados a la Dirección Zonal de Apoyo,
Seguimiento y Regulación, para su posterior envío a la DNAGED.
TIEMPO
La duración de la visita depende del tamaño de la institución educativa y la
frecuencia de las visitas es variable de acuerdo con la situación detectada a través
del monitoreo de su calidad25. El periodo de duración de 3 - 5 o 7 días.
CODIFICACIÓN DE LA CARPETA DE AUDITORÍA ESPECIAL DE
FISCALIZACIÓN
Nombre de la carpeta completa
Número del cronograma_Zona_distrito_AMIE_tipo de auditoría_Nombre de la IE
25
Ibídem…
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1. Zona_distrito_AMIE_PRESENTACIÓN
1.1 CARTA DE CONTACTO Y DOCUMENTOS SOLICITADOS
1.2 CONVOCATORIA A REUNIÓN EAuEd
1.3 ACTA DE REUNIÓN EAuEd
1.4 CARTA DE PRESENTACIÓN
2. Zona_distrito_AMIE_PRE-INVESTIGACIÓN
2.1 LEVANTAMIENTO DE HIPÓTESIS PREGUNTAS O SUPUESTOS
CIENTÍFICOS
2.2 CRONOGRAMA DE LA VISITA
3. Zona_distrito_amie_EN TERRITORIO
3.1 MATRIZ DE CONVERSATORIOS
3.2 MATRIZ DE OBSERVACIONES ÁULICAS Líder - equipo
3.2.1 RETROALIMENTACIÓN
3.3 Zona_distrito_AMIE_MATRIZ DE ESTÁNDARES DE CALIDAD
EDUCATIVA
3.4 Zona_distrito_AMIE_INFORME PRELIMINAR
3.5 Zona_distrito_AMIE_Archivo de evidencias
4. Zona_distrito_AMIE_Documentos requeridos
4.1 Zona_distrito_AMIE INFORME DE AUDITORÍA EDUCATIVA
4.2 Zona_distrito_AMIE ACTA FINAL DE AUDITORÍA EDUCATIVA
4.3 Zona_distrito_AMIE ACTA DE ENTREGA - RECEPCIÓN
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ANEXOS
INSTRUMENTO ARCHIVO RESPONSABLE TIEMPO DE VIGENCIA DE
LOS DOCUMENTOS
Notificación al auditor educativo.
Carpeta de instrumentos de auditoría.
DASRE y LEAuEd 7 años
Convocatoria a reunión a equipo de auditores educativos.
Carpeta de Instrumentos de Auditoría
DASRE y LEAuEd 7 años
Acta de reunión. Carpeta de instrumentos de auditoría.
DASRE y LEAuEd 7 años
Carta de contacto. Carpeta de instrumentos de auditoría.
DASRE y LEAuEd 7 años
Levantamiento de preguntas o hipótesis.
Carpeta de instrumentos de Auditoría.
DASRE y LEAuEd 7 años
Cronograma de la investigación de campo.
Carpeta de instrumentos de auditoría.
DASRE y LEAuEd 7 años
Matriz de valoración de PEI y sus componentes.
Carpeta de instrumentos de auditoría.
DASRE y LEAuEd 7 años
Matriz de valoración de Estándares de Calidad Educativa.
Carpeta de instrumentos de auditoría.
DASRE y LEAuEd 7 años
Matriz de valoración de bares escolares.
Carpeta de instrumentos de auditoría.
DASRE y LEAuEd 7 años
Matriz de valoración de observación áulica.
Carpeta de instrumentos de auditoría.
DASRE y LEAuEd 7 años
Informe final de auditoría educativa.
Carpeta de instrumentos de auditoría.
DASRE y LEAuEd 7 años
Acta final de auditoría educativa.
Carpeta de instrumentos de auditoría.
DASRE y LEAuEd 7 años
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CÓDIGO: D 2.07.02.01.01
HERRAMIENTAS DE AUDITORÍA A
LA GESTIÓN EDUCATIVA
REVISIÓN: 13/03/2015
FECHA DE ELABORACIÓN:
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CAPÍTULO II: HERRAMIENTAS DE AUDITORÍA A LA GESTIÓN
EDUCATIVA
HERRAMIENTAS DEL SUBPROCESO DE PLANIFICACIÓN DE AUDITORÍA A
LA GESTIÓN EDUCATIVA
CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN DE INSTITUCIONES EDUCATIVAS
Para definir las instituciones educativas a auditarse, considerando que todas
las instituciones del sistema educativo nacional tengan la misma posibilidad de
ser auditadas, se realizará una valoración, considerando los siguientes
criterios:
Criterio de auditoría proporcional. Según este criterio se deberá tomar en
cuenta el número de visitas de auditoría educativa regular y especial cuya
proporción por año es de 65% y 35%, respectivamente, considerando:
a) Auditoría regular:
Auditoría regular general: 5 - 7 días.
Auditoría regular específica: 2 - 3 días.
b) Auditoría especial:
Auditoría especial de creación: 3 - 5 - 7 días.
Auditoría especial de funcionamiento: 3 - 5 - 7 días.
Auditoría especial de fiscalización: 3 - 5 - 7 días.
Estado situacional de cada institución educativa. Este criterio determina
las necesidades y niveles de riesgo de cada institución educativa, en función
del cual se establece la frecuencia de visita.
Requerimientos. Se deben establecer las necesidades de los niveles
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CÓDIGO: D 2.07.02.01.01
HERRAMIENTAS DE AUDITORÍA A
LA GESTIÓN EDUCATIVA
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desconcentrados.
Ubicación. Determinar el nivel territorial: zona, distrito, circuito.
Tipo. El Sistema Nacional de Educación comprende dos tipos de
educación escolarizada y no escolarizada con pertinencia cultural y
lingüística.
Sostenimiento. Las instituciones educativas pueden ser públicas,
municipales, fisco- misionales y particulares, sean éstas últimas nacionales
o binacionales.
Nivel. El sistema educativo ecuatoriano está dividido en nivel de educación
inicial, nivel de educación básica y nivel de educación de bachillerato.
Modalidad. El sistema nacional de educación reconoce las modalidades
presencial y a distancia.
Tamaño de la institución. De acuerdo al número de estudiantes de cada
institución educativa.
Resultado de las pruebas de estado. Miden los resultados de los
aprendizajes de los estudiantes.
CONFORMACIÓN DE EQUIPOS DE AUDITORES EDUCATIVOS
Para la planificación periódica de las auditorías educativas se debe considerar los
siguientes tipos de grupos:
TIPO 1: Equipo de 2 auditores educativos para instituciones educativas de
hasta 1000 estudiantes.
TIPO 2: Equipo de 3 auditores educativos para instituciones educativas de
hasta 2000 estudiantes.
TIPO 3: Equipo de 4 auditores educativos para instituciones educativas de
hasta 3500 estudiantes.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CÓDIGO: D 2.07.02.01.01
HERRAMIENTAS DE AUDITORÍA A
LA GESTIÓN EDUCATIVA
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TIPO 4: Equipo de 4 auditores educativos para instituciones educativas de más
de 3500 estudiantes con una intervención de 7 días de auditoría.
HERRAMIENTAS DEL SUBPROCESO DE EJECUCIÓN DE AUDITORÍA A LA
GESTIÓN EDUCATIVA
INSTRUMENTOS PARA EL LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN
El proceso de auditoría educativa requiere de los siguientes instrumentos
para cumplir con sus objetivos:
Matrices de Valoración:
Conjunto de criterios específicos y fundamentales basados en los
estándares de calidad educativa y en la normativa vigente que permiten
valorar los logros de las IE y la calidad de los mismos.
Permiten valorar de manera objetiva y cuantitativa el nivel de cumplimiento
de la normativa vigente establecida por la Autoridad Educativa Central.
Son herramientas de evaluación que permiten al auditor educativo obtener
el estado situacional de la IE, a las autoridades institucionales conocer su
estado situacional y emprender acciones para la mejora, desarrollo y
transformación de la Institución, y, a las autoridades educativas obtener
información del sistema educativo para la toma de decisiones.
Indicadores:
Estado situacional de las instituciones educativas a través de una
valoración de resultados.
Valoración a la gestión de auditoría educativa.
Impacto de la gestión en la mejora de los procesos educativos.
Alertas tempranas que evidencien el nivel de eficacia, eficiencia, calidad e
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CÓDIGO: D 2.07.02.01.01
HERRAMIENTAS DE AUDITORÍA A
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impacto de la gestión escolar de una IE, representadas por los colores
verde, amarillo y rojo, en referencia al cumplimiento de los estándares de
calidad educativa y a la normativa vigente establecida por la Autoridad
Educativa Central.
Gráficas:
Representación del estado situacional de las instituciones educativas por
zonas y distritos.
Flujogramas:
Representaciones de los procedimientos de cada una de las fases y
actividades de Auditoría a la Gestión Educativa.
Hallazgos de Auditoría Educativa. Se denomina hallazgo de auditoría educativa,
al resultado que se obtiene de comparar un criterio con la realidad encontrada en
un área, departamento, actividad o proceso relacionado con los ámbitos
administrativos o pedagógicos y que inciden en el cumplimiento de la normativa o
estándares de calidad educativa; los hallazgos deben ser documentados y
debidamente comprobados.
Por tanto, una situación para ser un hallazgo debe cumplir las siguientes
condiciones:
Afectar significativamente a un estándar de calidad o normativa vigente
Debe permitir ser comprobado y documentado
Debe tener una causa
Debe causar un efecto
El auditor educativo debe comprobar que los hallazgos levantados estén
respaldados a través de evidencias suficientes y confiables a fin de asegurar que
la muestra examinada sea realmente representativa.
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Los hallazgos deben ser redactados con un estilo claro, conciso, estar referidos a
cada estándar o normativa auditados. El Auditor educativo en el Informe de
Auditoría, de acuerdo al tipo, vincula la normativa con las evidencias encontradas,
evitando divagar en la redacción del hallazgo para no confundir o dejar
posibilidades de libre interpretación.
Los miembros del equipo de auditoría educativa, al levantar los hallazgos, son
responsables de lo expuesto en el informe. De la valoración de los hallazgos
deriva el estado situacional de la Institución educativa, lo que puede debilitar o
posicionar la imagen de la institución frente a los resultados obtenidos, por lo que
es necesario que la información presentada en el informe sea relevante, confiable,
auténtica, verificable y sea expuesta con neutralidad.
Al final el líder debe revisar los hallazgos levantados por el equipo.
Ejemplo:
NORMATIVA EVIDENCIA HALLAZGO
Acuerdo Ministerial 482-12 Estándares de Calidad Educativa Estándares de Gestión Escolar Dimensión Planificación Estratégica Proceso Organización: Elaborar el Proyecto Educativo Institucional con la participación del Gobierno Escolar.
No presenta el Documento del Proyecto Educativo Institucional.
La Institución educativa no presenta el documento del Proyecto Educativo institucional incumpliendo el estándar de Gestión Escolar que dice: Elaborar el Proyecto Educativo Institucional…. y el Art. 88 del RGLOEI que expresa…….”.
Evidencias de Auditoría Educativa. Cualquier información que utiliza el auditor
para determinar la información cuantitativa o cualitativa que se está auditando; se
presenta de acuerdo al criterio establecido. La evidencia para que tenga valor
debe ser suficiente, competente y pertinente.
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Suficiente, cuando la información cuantitativamente es la apropiada para lograr
los resultados de la auditoria y que cualitativamente tenga la imparcialidad
necesaria para inspirar confianza y fiabilidad.
Competente, cuando guarda relación con el alcance de la auditoría y es creíble
y confiable.
Pertinente, cuando se relaciona con el objeto de la auditoría y de cada una de
las normas o estándares auditados.
Tipos de evidencias:
De registro documental. Son documentos y archivos que permiten verificar la
información. Ej.: Actas, registro de asistencia, planes, memoria fotográfica,
entre otros.
De resultados de entrevistas, conversatorios. Es la recepción de una
respuesta oral de uno o varios actores educativos. Sirve para verificar la
precisión de la información objeto de auditoría, Ej.: Acta o informe de
reuniones, socializaciones, entre otras.
De observaciones de desempeño. Se obtienen como resultado de las
observaciones del ejercicio de los profesionales vinculados al ámbito
administrativo y pedagógico. Ej.: Observaciones áulicas, atención del DECE,
entre otros.
De infraestructura. Edificios, laboratorios y mobiliario.
Muestreo estadístico. Permite la selección sistemática, casual o combinación de
ambas. Estos métodos aseguran que todas las prácticas pedagógicas y actores
educativos tengan la misma posibilidad de ser seleccionados y que la selección
represente significativamente la población o universo (Evidencias analíticas).
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Verificación. Confirmación de la veracidad, exactitud, existencia, legalidad y
legitimidad de las operaciones realizadas por la institución educativa, mediante el
examen de documentos que las justifican (Evidencias documentales).
Comparación. Análisis entre las observaciones realizadas en la pre investigación
y las definidas en territorio para determinar sus relaciones e identificar sus
diferencias y semejanzas (Evidencias analíticas).
Indagación. Averiguación mediante entrevistas directas con el personal de la
institución auditada o con terceros que tengan relación con la institución.
Tabulación. Agrupación de resultados importantes obtenidos en los instrumentos
de Auditoría a la Gestión Educativa para arribar o sustentar conclusiones
(Evidencias analíticas).
Inspección. Examen físico y ocular de activos tangibles o hechos, situaciones y
actividades aplicando la indagación, observación, comparación, análisis,
tabulación y verificación (Evidencias físicas).26
Conclusión de Auditoría Educativa. Refleja el estado situacional de la institución
de acuerdo al nivel de logro alcanzado y expresado en alertas tempranas como:
VERDE, AMARILLO o ROJO.
Recomendaciones de Auditoría Educativa. Las recomendaciones del informe
de auditoría educativa se realizan una vez terminado el levantamiento de los
hallazgos, deben estar referidas a cada estándar o normativa auditada.
Archivo de Información de la Institución educativa. El líder del equipo
guardará la información de la IE correspondiente a instrumentos curriculares,
distributivos, horarios, enviados por la institución en un solo repositorio digital con
la denominación “Información de la Institución Educativa”.
26
según el Manual de Procedimientos de Auditoria Interna,
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Archivo Instrumentos de Auditoría Educativa. El líder del equipo consolidará la
información proporcionada por el equipo de Auditores Educativos y archivará
matrices de valoración, ficha de observación áulica, Informe preliminar, Informe
final, Acta de Cierre, Resumen Ejecutivo, entre otros utilizados durante el proceso
de Auditoría Educativa, en un solo repositorio digital con la denominación
“Instrumentos de Auditoría Educativa”.
Matriz de valoración. Listado de criterios específicos que permiten valorar un
contenido, actividad o cualquier tipo de tarea que se lleve a cabo en un proceso.
Los auditores educativos en su ejercicio utilizan matrices de valoración para
evaluar el cumplimiento de los estándares de calidad y de toda normativa emitida
desde la Autoridad Central.
Informe Preliminar. Es el informe susceptible de modificación, por ello se expone
a las autoridades de la IE para que puedan dar sus observaciones, inquietudes y
comentarios al mismo.
Observaciones por parte de la IE. Constituyen las novedades que la IE desea
aclarar o precisar respecto al informe preliminar de auditoría educativa.
Acta de retroalimentación. Evidencia el proceso que el líder del equipo de
auditores educativos realiza con el fin de revisar el informe preliminar de auditoría
conjuntamente con el equipo directivo de la IE, de modo que, el informe final tenga
presente el resultado de las observaciones realizadas.
Informe final de auditoría educativa. Surge como resultado del proceso de
investigación efectuado por el equipo de auditores educativos, contiene los
hallazgos levantados en relación a la normativa investigada, las evidencias
encontradas, las recomendaciones para la mejora y el estado situacional de la IE.
Se elabora después de haber realizado la retroalimentación a las autoridades de
la IE.
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Acta final de auditoría educativa. Es el documento escrito en el cual la máxima
autoridad de la IE da testimonio de los hechos constatados y las observaciones
del informe de auditoría educativa. El acta final de auditoría educativa, cuenta con
datos informativos de la IE, del equipo auditor, del estado situacional de la IE y los
tiempos para presentar el Plan de Mejora y la realización de la próxima auditoría.
Además, incluye un resumen ejecutivo en el que consta la descripción analítica del
estado situacional de la institución educativa; se refleja los resultados de la
auditoría educativa.
NORMAS DE AUDITORÍA EDUCATIVA
Además de las contempladas en el Código de Ética del auditor educativo, se
consideran las siguientes normas que permiten guiar al auditor educativo en su
accionar para ser efectivo y eficiente.
Normas axiológicas
Por el carácter evaluativo del proceso, se debe:
Cumplir con el Código de Ética del auditor educativo.
Antes, durante y después del proceso de Auditoría, el auditor educativo debe
conservar una actitud horizontal con todos los actores educativos y fomentar
armonía en las relaciones interpersonales y profesionales.
Ejercer el rol con eficiencia, profesionalidad y equidad.
Evitar crear o formar parte de acciones que puedan dar lugar a la existencia de
conflictos entre los actores de la auditoría educativa.
Obviar representar intereses propios o de terceros que pudieran influir en la
objetividad de la auditoría educativa.
Respetar la confidencialidad de la información de cada institución educativa.
Evitar realizar acciones que pudieren ser interpretadas como violaciones a
derechos, a la privacidad, que afecten el proceso de auditoría educativa.
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Abstenerse de realizar recomendaciones y comparaciones que afecten el
proceso de auditoría y menoscaben la labor de los auditados.
Mantener una actitud proactiva y cordial en toda circunstancia.
Reflexionar sobre su propio accionar a través de la autoevaluación y
coevaluación dentro del equipo de auditoría educativa como base para la
mejora del desempeño.
Utilizar en todo momento, un lenguaje asertivo.
Normas del proceso
Seguir los procesos y procedimientos establecidos en el Manual de
Auditoria de Calidad.
Cumplir con los tiempos establecidos en cada una de las fases con
responsabilidad y pertinencia.
Entregar los productos por los medios especificados.
HERRAMIENTAS DEL SUBPROCESO DE EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN DE
AUDITORÍA EDUCATIVA
ESTADO SITUACIONAL DE LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS
Siendo la función de la Auditoría a la Gestión Educativa, evaluar la calidad y los
niveles de logro alcanzados por las instituciones educativas, en relación con los
estándares de calidad educativa, el proceso de auditoría pretende mejorar la
calidad de la educación sobre la base de la retroalimentación a las instituciones
educativas y autoridades del sistema educativo, para ello, desarrolla un proceso
de evaluación en formatos predeterminados que permiten establecer el nivel de
cumplimiento del objeto de auditoría y que constituye el estado situacional de la
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IE, que refleja las necesidades y niveles de riesgo de cada institución educativa,
en función del cual se establece la frecuencia de la visita.
La Valoración del Estado Situacional de la IE determina las siguientes alertas
tempranas: verde, amarillo o rojo.
Verde: La institución Educativa alcanza el rango de cumplimiento alto, lo que
implica que tiene una cultura organizacional orientada a la calidad con
resultados destacables en clima escolar, gestión institucional, liderazgo directivo
y técnico, alianzas entre familias y escuelas; demuestra tener metas claras, los
docentes confían en ellos mismos y en sus educandos; tienen altas
expectativas, lo que permite concluir que en la IE existe un clima escolar
favorable para los aprendizajes; la institución demuestra que lo puede hacer
sola; por tanto, la Auditoría Educativa Regular será dentro de 5 años (Acuerdo
450-13; pág. 23), salvo que haya necesidad de inspeccionar programas
especiales que forman parte de políticas centrales que se decidieron con
posterior a la última auditoría educativa, es decir que no se detectan áreas que
requieren atención a corto plazo. La IE debe estructurar un plan de mejora para
los puntos que se señalen.
Amarillo: La institución educativa alcanza el rango de cumplimiento medio, es
decir que se detectan áreas que requieren atención en el mediano plazo o
atención inmediata en los casos que no tengan impacto de riesgo en el
aprendizaje o en la seguridad de los estudiantes. La IE demuestra tener una
cultura organizacional, evidencia resultados que deben ser mejorados en
cuanto al clima escolar, gestión institucional, liderazgo directivo y técnico,
alianzas entre familias y escuelas; tienen expectativas, lo que permite concluir
que en la institución existe un clima escolar apto para el aprendizaje, que lo
puede mejorar sola. Se prevé una nueva Auditoría Educativa Regular dentro de
2 a 3 años para constatar las mejoras. Si los problemas tienen que ver con
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infraestructura y son daños que requieren de atención emergente la
investigación de campo ocurrirá antes de los dos años.
Rojo: La institución educativa alcanza el rango de cumplimiento bajo, es decir
existen áreas que requieren atención inmediata y que implican riesgos
evidentes para el aprendizaje o la seguridad de los estudiantes. La IE tiene
problemas en evidenciar una cultura organizacional orientada a la calidad, sus
resultados en cuanto a clima escolar, gestión institucional, liderazgo directivo y
técnico, deben ser mejorados. El directivo de la institución en caso de ser
pública debe buscar el apoyo de los Asesores Educativos y elaborar un Plan de
Mejora. Se prevé realizar una nueva Auditoría Educativa Regular dentro de 1 a
2 años. Si nuevamente la valoración equivale a color rojo, se inicia el proceso
de cierre, a ser definido por la Autoridad Educativa Nacional.
RESULTADO DE LAS ENCUESTAS DEL SERVICIO EDUCATIVO
Esta encuesta ha sido realizada con preguntas dirigidas a las autoridades
institucionales para evaluar el trabajo en sitio del proceso de la auditoria a la
gestión educativa. La encuesta es aplicada en línea una vez firmadas las actas
finales y la recepción del informe realizado en la auditoria, inmediatamente retorna
a la plataforma para ser bajada y realizar el análisis de los resultados cada
trimestre.
El aspecto fundamental que se analiza en la encuesta es el proceso mismo de la
Auditoria a la Gestión Educativa así como la calidad y calidez del líder de equipo
de auditoria.
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HERRAMIENTAS DEL SUBPROCESO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO DE LA
GESTIÓN DE AUDITORÍA EDUCATIVA
REPORTES O INFORMES TÉCNICOS DEL SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN
EDUCATIVA
Son instrumentos en los que se visualiza los resultados del impacto obtenido por
los procesos de auditoria a la gestión educativa, con estos evaluaremos los
mejoramientos que han desarrollado las IE auditadas desde nuestra visita hasta
las próxima mirada.
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METODOLOGÍA DE EJECUCIÓN DE
AUDITORÍA A LA GESTIÓN
EDUCATIVA
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CAPÍTULO III: METODOLOGÍA DE EJECUCIÓN DE AUDITORÍA A
LA GESTIÓN EDUCATIVA
La Auditoría a la Gestión Educativa comprende cuatro subprocesos:
Subprocesos de Auditoría a la Gestión Educativa
Fuente: Acuerdos Ministeriales 020-12; 0450-13
• Planeación
• Pre investigación
• Investigación de campo
• Elaboración de informes, retroalimentación y cierre
Planificación de Auditorías Educativas
Ejecución de Auditorías Educativas
Evaluación de Auditorías
Educativas
Control y Seguimiento de
Auditorías Educativas
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Planificación de Auditoría a la Gestión Educativa
PROPÓSITO
Diseñar y actualizar el Plan Nacional de Auditoría en donde se definan los
procesos y procedimientos para la Auditoría a la Gestión Educativa en los ámbitos
administrativo y pedagógico de las instituciones educativas en todos los niveles y
modalidades de educación.
La planificación presupone un proceso dinámico y participativo con los niveles
desconcentrados.
ALCANCE
Abarca desde la planificación de las auditorías educativas a nivel nacional hasta
su publicación en la página web del Ministerio de Educación.
FLUJOGRAMA
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PROCEDIMIENTO
DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
Actividad Rol Descripción Documento
Solicitar información a los niveles desconcentrados.
Dirección Nacional de Auditoría a la Gestión Educativa
Solicitar a la Dirección Zonal de Apoyo, Seguimiento y Regulación los informes zonales de auditoría educativa, base de datos de las instituciones educativas auditadas, y requerimientos de auditoría educativa.
Solicitud de información.
Realizar diagnóstico de la gestión educativa a nivel nacional.
Consolidar la información entregada por la Zona y realizar el diagnóstico a la gestión educativa.
Diagnóstico de la gestión educativa a nivel nacional.
Validar instrumentos de auditoría educativa.
De acuerdo al diagnóstico realizado y a los Sistemas de Control aplicados en el periodo anterior, se deberá realizar una validación de los Instrumentos de Auditoría Educativa utilizados, para determinar su pertinencia o modificación para el periodo de Auditoría subsiguiente.
Instrumentos de Auditoría Educativa.
Determinar directrices para el control
Determinar las directrices para realizar el control de la aplicación de las políticas educativas, currículo, investigaciones e innovaciones educativas acordes con los estándares de calidad, desarrollando protocolos de auditoría educativa en base de la normativa vigente.
Directrices para el control.
Elaborar el programa y cronograma preliminar.
Elaborar el programa y cronograma preliminar de Auditoría a la Gestión Educativa.
Programa y cronograma preliminar de Auditoría a la Gestión Educativa.
Elaborar sistemas de control.
Elaborar un sistema de control para la implementación de las políticas en los niveles desconcentrados, con el fin de definir responsabilidades y coordinar acciones en cada uno de los niveles.
Sistema de control.
Definir lineamientos para los tipos de auditoría educativa.
Desarrollar lineamientos y criterios de selección para los diferentes tipos de auditoría educativa, considerando la normativa vigente.
Lineamientos para los diferentes tipos de auditoría. Criterios de selección de auditoría
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educativa.
Enviar lineamientos establecidos.
Enviar a la Dirección Zonal de Apoyo, Seguimiento y Regulación los lineamientos establecidos.
Instrumentos de auditoría educativa. Sistema de control. Lineamientos para los tipos de auditoría.
Seleccionar las instituciones educativas
Dirección Zonal de Apoyo, Seguimiento y Regulación de la Educación
Aplicar los criterios de selección a las instituciones educativas que han sido seleccionadas para las auditorías educativas, a través de la matriz de selección de IE debidamente ponderadas.
Matriz de selección de IE.
Designación del tipo de equipo de auditores educativos.
Elaborar la matriz de designación del tipo de equipo de auditores educativos de acuerdo al tamaño de institución y a la auditoría educativa a desarrollarse.
Matriz de designación del tipo de equipo de auditores educativos
Selección de equipos y designación del líder de auditoría educativa.
Elaborar la matriz de selección de equipos y designación de líderes.
Matriz de selección de equipos y designación de líderes de auditoria educativa
Elaboración del programa y cronograma zonal de auditoría educativa.
Elaborar el programa zonal de auditoría educativa y el cronograma zonal de auditoría educativa, y enviar a la Dirección Nacional de Auditoría a la Gestión Educativa para su revisión y aprobación.
Programa zonal de auditoría educativa. Cronograma zonal de auditoría educativa.
Generar el Plan Nacional
Dirección Nacional de Auditoría a la Gestión Educativa
Consolidar la información enviada (Programa y cronograma zonal de auditoría educativa) y elaborar el Plan Nacional de Auditoría a la Gestión Educativa.
Plan Nacional de Auditoría a la Gestión Educativa
Notificar y disponer la ejecución del Plan Nacional.
Notificar a la Dirección Zonal de Apoyo, Seguimiento y Regulación el Plan Nacional de Auditoría a la Gestión Educativa y, disponer su ejecución.
Plan Nacional de Auditoría a la Gestión Educativa
Publicar el Plan Nacional.
Publicar en la página web del Ministerio de Educación el Plan Nacional de Auditoría a la Gestión Educativa.
Plan Nacional de Auditoría a la Gestión
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EDUCATIVA
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Educativa.
Archivar la documentación generada
Generar un expediente físico de forma anual, en el cual se archive la documentación generada: Diagnóstico de la gestión educativa a
nivel nacional. Directrices para el control. Lineamientos para los tipos de
auditoría. Sistema de control a la
implementación de políticas. Instrumentos de auditoría educativa. Criterios para la selección de IE.
Expediente físico
Archivar la documentación generada
Dirección Zonal de Apoyo, Seguimiento y Regulación de la Educación
Generar un expediente físico de forma anual, en el cual se archive la documentación generada: Matriz de ponderación. Matriz de selección.
Expediente físico
REGISTRO DOCUMENTAL
A continuación se presenta un resumen de la documentación que debe tener el
proceso de planificación, la cual debe reposar en los archivos correspondientes.
Instrumento Tiempo de Vigencia
Responsable de Archivo
Tipo de Archivo
Diagnóstico de la gestión educativa a nivel nacional.
Anual DNAGED Físico
Sistema de control. Anual DNAGED Físico
Matriz de selección de IE. Anual DNAGED - DASRE Físico
Matriz de designación del tipo de equipo de auditores.
Anual DNAGED - DASRE Físico
Matriz de selección de equipos y designación de líderes de auditoria educativa
Anual DNAGED - DASRE Físico
Programa zonal de auditoría educativa
Anual DNAGED - DASRE Físico
Cronograma zonal de auditoría educativa
Anual DNAGED - DASRE Físico
Plan Nacional de Auditoría a la Gestión Educativa
Anual DNAGED Físico
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Ejecución de Auditoría a la Gestión Educativa
PROPÓSITO
Proveer a las autoridades y actores del sistema educativo de una evaluación
sistemática del cumplimiento de las políticas, estándares de calidad educativa y
normativa vigente en las instituciones educativas de todo tipo, nivel y
modalidad.
Este proceso se desarrolla en cuatro actividades:
1) Planeación
2) Pre Investigación
3) Investigación de campo
4) Elaboración de informes, retroalimentación y cierre
La ejecución de las actividades mencionadas dependerá del tipo de auditoría
educativa a efectuar, de acuerdo al siguiente gráfico:
Tipos de Auditoría Educativa
Actividades de Auditoría Educativa Duración de
Auditoría Educativa
Planeación
Pre
investigación
Investigación
de campo
Elaboración de informes,
retroalimentación y cierre
Auditoría Regular General
X X X X 5 - 7 días
Auditoría Regular
Específica
X X 2 - 3 días
Auditoría Especial de
Creación
X X X X 3 - 5 - 7 días
Auditoría Especial de
Funcionamiento
X X X X 3 – 5 - 7 días
Auditoría Especial de
Fiscalización
X X X X 3 – 5 - 7 días
Actividades para la Ejecución de Auditoría a la Gestión Educativa
Fuente: Acuerdo Ministerial 0450-13
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ALCANCE
Este proceso describe todas las actividades que realizan los auditores educativos
para verificar y controlar internamente la situación técnico-pedagógica y
administrativa de la oferta educativa, desde el momento de la asignación de la
auditoría educativa hasta el cierre de la misma.
FLUJOGRAMA
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PLANEACIÓN
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PROCEDIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES: PLANEACIÓN
Revisó: Autorizó:
Director Nacional de Administración de Procesos.
Directora Nacional de Auditoría a la Gestión Educativa
Daniel Vasco V. Barbarita Donoso
Campo de aplicación:
Aplica a la ejecución de la auditoría educativa, en cumplimiento del Plan Nacional
de Auditoría a la Gestión Educativa.
Procedencia:
Procedimiento institucional de planificación de actividades para realizar las
Auditorías Educativas Regulares y Especiales, a excepción de las Auditorías
Regulares Específicas.
Estructura:
a. Objetivo. Planificar las tareas que debe efectuar el líder y el equipo de
auditoría para iniciar con la auditoría educativa.
b. Alcance. Cubre las actividades que realiza el líder y el equipo de auditoría
educativa, en el Distrito, desde el momento que recibe la asignación de la
auditoría hasta la notificación a la IE para efectuar la auditoría educativa.
c. Responsabilidades:
Líder del equipo de auditoría educativa. Recopilar información de las
instituciones educativas a las cuales se va a realizar la auditoría educativa.
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Equipo de auditores educativos. Recibir la asignación de tareas y
responsabilidades, organizar y analizar la información recolectada de la
institución educativa.
d. Definiciones:
Procedimiento: Conjunto ordenado de actividades que especifican y detallan
un subproceso y una fase incluye responsables, duración y flujo de documentos.
Actividad: Conjunto de tareas que tienen lugar dentro de la fase y son necesarias
para generar un resultado.
LOEI: Ley Orgánica de Educación Intercultural.
RGLOEI: Reglamento General a la Ley Orgánica de Educación Intercultural.
IE: Institución Educativa.
LEAuEd: Líder del equipo de auditoría educativa.
EAuEd: Equipo de auditoría educativa.
e. Método de trabajo:
A continuación se describen las diferentes actividades del procedimiento:
N° Actividad Descripción de la Actividad Responsable
Detalle de actividades de planificación (planear)
1 Recibir asignación
Recibir del analista zonal de auditoría educativa la notificación de las instituciones educativas a las cuales se realizará la
Auditoria educativa.
Líder del equipo de auditoría educativa.
2 Recopilar información de
la IE
Recopilar la información de las instituciones educativas, que se encuentre disponible en los sistemas informáticos del MINEDUC, y/o a través de solicitud directa a la máxima autoridad de la IE. La información que se deberá recopilar es:
Proyecto Educativo Institucional. Informe de Autoevaluación.
Líder de auditoría
educativa.
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PLANEACIÓN
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Planes de Mejora. Código de Convivencia. Resultados de las pruebas estatales. Horario y distributivo de docentes y directivos. Informe de auditoría educativa anterior (si
corresponde). Información adicional que requiera el LEAuEd.
Detalle de actividades de ejecución (Hacer)
3 Reunión de trabajo inicial.
Realizar una reunión de trabajo con el equipo de auditores educativos para la distribución de tareas y responsabilidades. Estas tareas deberán asignarse de forma equitativa y en consenso dependiendo de la experticia de cada miembro del equipo, y que se relacionan con los ámbitos y las actividades propias de la auditoría educativa como entrevistas, conversatorios, observaciones áulicas, revisión de documentos, entre otras. La distribución de tareas y responsabilidades deberá registrarse en el acta de reunión del EAuEd.
Líder del equipo de auditoría educativa.
4 Analizar y estudiar la
información recolectada.
Analizar y estudiar la información recolectada, lo cual permitirá realizar una primera aproximación al contexto situacional de la IE, en relación a la existencia o no de información y a las condiciones que determinarán la aplicación de la auditoría educativa, es decir, a qué áreas o focos de investigación hay que prestar más atención durante la investigación de campo, la ubicación y existencia de la información, así como la impresión causada por el contenido cualitativo de la misma al EAuEd. Este análisis deberá estar enfocado en los siguientes Estándares de Calidad Educativa:
Gestión Escolar. Desempeño Profesional docente. Desempeño Profesional Directivo. Resultados de los aprendizajes, y Estado de la infraestructura.
Dichos estándares corresponden a la información que reposa en el Sistema de Información del MINEDUC y de ser el caso, en informes de Asesoría y Auditoría previas.
Equipo de auditores
educativos
5 Organizar la información de
la IE.
Organizar la información de la IE en un archivo digital denominado “Información de la IE”.
Líder del equipo de auditoría educativa.
6 Enviar carta de Remitir físicamente o por correo electrónico al Líder del equipo
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CÓDIGO: D 2.07.02.01.01
PLANEACIÓN
REVISIÓN: 13/03/2015
FECHA DE ELABORACIÓN:
24/02/2015
PÁGINA: 83 de 151
contacto a la IE. directivo de la IE, la Carta de Contacto en la que se informará la fecha y hora, objetivos, las actividades a ejecutar en la investigación de campo y los nombres de los miembros del EAuEd. Adicionalmente, se deberá solicitar que se disponga, de manera física, de los documentos que serán revisados, así como también que, se habilite un espacio físico para el desarrollo de las reuniones y actividades de auditoría, de ser necesario, en la carta de contacto se solicitarán documentos adicionales.
de auditoría educativa.
Detalle de actividades de seguimiento y control (verificar)
7 Confirmar la recepción de la
carta de contacto.
Confirmar por medio del correo electrónico institucional la recepción de la carta de contacto por parte de la autoridad de la IE.
Una vez confirmada la recepción, realizar una captura de pantalla del correo recibido.
Líder del equipo de auditoría educativa.
Detalle de actividades correctivas y preventivas (actuar)
8 Realizar un registro
documental.
Guardar la documentación generada en el archivo digital denominado “Información de la IE”:
Documento de asignación de auditorías educativas.
Convocatoria a primera reunión del EAuEd.
Acta de la primera reunión del EAuEd.
Carta de contacto con la IE.
Captura de pantalla de la recepción de la carta de contacto.
Líder del equipo de auditoría educativa.
f. Anexos. A continuación se detallan los documentos que se adjuntan al
procedimiento:
N° Anexo Descripción
N/A
g. Formatos o Especies Valoradas. A continuación se detallan los formatos o
especies valoradas que se adjuntan al procedimiento:
N° de formato Descripción Código
N/A
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CÓDIGO: D 2.07.02.01.01
PLANEACIÓN
REVISIÓN: 13/03/2015
FECHA DE ELABORACIÓN:
24/02/2015
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h. Control de cambios.
Fecha de modificación N° de revisión Motivo de cambio
N/A N/A N/A
1. Anexos:
N° Anexo Descripción
1 Ficha del procedimiento
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CÓDIGO: D 2.07.02.01.01
PLANEACIÓN
REVISIÓN: 13/03/2015
FECHA DE ELABORACIÓN:
24/02/2015
PÁGINA: 85 de 151
Anexo 1: Ficha del Procedimiento.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PLANEACIÓN
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO:
Planificar las tareas que deben efectuar el líder y el equipo de auditoría educativa para iniciar con la
auditoría educativa.
DUEÑO DEL PROCEDIMIENTO:
Líder y equipo de
auditoría educativa
ALCANCE:
Cubre las actividades que realizan el líder y el equipo de auditoría educativa en el Distrito, desde el
momento que reciben la asignación de la auditoría hasta la notificación a la institución educativa para
efectuar la auditoría educativa.
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
D 2.07.02.01.01
PROVEEDORES INSUMOS
ACTIVIDADES PRODUCTOS CLIENTES
PLANEAR HACER VERIFICAR ACTUAR
Analista Zonal de Auditoría Educativa
Notificación de auditoría educativa
Recopilar información
de la IE.
Analizar información y enviar carta de
contacto.
Confirmar la recepción de la carta
de contacto.
Realizar un registro
documental.
Carta de contacto
.
Institución Educativa
Información de la
IE.
Equipo de Auditoría Educativa
NORMATIVIDAD APLICABLE AL PROCESO:
LOEI, RGLOEI, Acuerdo Ministerial 450-13, Modelo de Apoyo, Seguimiento a la Gestión Educativa.
Equipo de computación Internet Institución Educativa N/A
Líder y equipo de auditoría educativa
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CÓDIGO: D 2.07.02.01.02
PRE INVESTIGACIÓN
REVISIÓN: 13/03/2015
FECHA DE ELABORACIÓN:
24/02/2015
PÁGINA: 86 de 151
PRE INVESTIGACIÓN
Revisó: Autorizó:
Director Nacional de Administración de Procesos.
Directora Nacional de Auditoría a la Gestión Educativa
Daniel Vasco V. Barbarita Donoso
Campo de aplicación:
Aplica para la ejecución de la auditoría educativa, en cumplimiento del Plan
Nacional de Auditoría a la Gestión Educativa.
Procedencia:
Procedimiento institucional en el que se realiza la pre investigación de campo a las
instituciones educativas que fueron designadas para realizar Auditorías Educativas
Regulares Generales y Auditorías Especiales, con excepción de la Auditoría
Regular Específica.
Estructura:
a. Objetivo. Verificar el estado situacional de la institución educativa, en base a
los estándares de calidad educativa y/o normativa vigente.
b. Alcance. Cubre las actividades que realiza el líder y el equipo de auditoría
educativa del Distrito, desde el momento que realiza el análisis del estado
situacional de la institución hasta la elaboración del cronograma de auditoría
educativa.
c. Responsabilidades:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CÓDIGO: D 2.07.02.01.02
PRE INVESTIGACIÓN
REVISIÓN: 13/03/2015
FECHA DE ELABORACIÓN:
24/02/2015
PÁGINA: 87 de 151
Líder del equipo de auditoría educativa. Consolidar la información,
seleccionar muestras representativas y elaborar el cronograma de auditoría
educativa.
Equipo de auditores educativos. Realizar el levantamiento de hallazgos
de auditoría, plantear hipótesis, preguntas o supuestos científicos.
d. Definiciones:
Procedimiento. Conjunto ordenado de actividades que detallan un subproceso y
fase, incluye responsables, duración y flujo de documentos.
Actividad. Conjunto de tareas que tienen lugar dentro de la fase y son necesarias
para generar un resultado.
LOEI. Ley Orgánica de Educación Intercultural.
RGLOEI. Reglamento General a la Ley Orgánica de Educación Intercultural.
IE. Institución Educativa.
LEAuEd. Líder del Equipo de auditoría educativa.
EAuEd. Equipo de auditoría educativa.
e. Método de trabajo.
A continuación se describen las diferentes actividades del procedimiento:
N° Actividad Descripción de la actividad Responsable
Detalle de actividades de planificación (planear).
1 Profundizar análisis de la
situación.
Profundizar el análisis de la situación de la IE. Equipo de auditores
educativos.
2 Realizar levantamiento
de hallazgos de auditoría.
Realizar el levantamiento de los hallazgos de la información disponible, para cual se deberá utilizar la matriz de valoración que corresponda al tipo de auditoría educativa y tarea asignada.
Equipo de auditores
educativos.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CÓDIGO: D 2.07.02.01.02
PRE INVESTIGACIÓN
REVISIÓN: 13/03/2015
FECHA DE ELABORACIÓN:
24/02/2015
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Posteriormente, durante la investigación de campo, confirmará o modificará la valoración de acuerdo a las evidencias presentadas.
Detalle de actividades de ejecución (hacer).
3 Plantear hipótesis,
preguntas o supuestos científicos.
En base a los hallazgos, cada miembro del EAuEd deberá plantear hipótesis, preguntas o supuestos científicos acerca de las posibles causas que originan el estado situacional preliminar de la IE, para lo cual deberá registrar en el documento denominado levantamiento de hipótesis, preguntas o supuestos científicos.
Equipo de auditores
educativos
4 Consolidar la información planteada.
Consolidar las hipótesis, preguntas o supuestos científicos que fueron planteados por el EAuEd.
Líder del equipo de auditoría
educativa.
5 Seleccionar muestras
representativas.
Programar las actividades que no pueden ser observadas en toda la población en función de la selección de muestras representativas, que permitan inferir de manera objetiva en el estado situacional de la IE, para lo cual deberá registrar en el documento matriz de muestras de auditoría educativa.
Líder del equipo de auditoría
educativa.
5 Elaborar el Cronograma de
auditoría educativa.
Elaborar el cronograma de auditoría educativa en base al documento de hipótesis, preguntas o supuestos científicos consolidado y, de la muestra pertinente al tamaño de la IE. En el cronograma se deberá determinar:
Grupos a entrevistarse. Observaciones áulicas. Recorridos por las instalaciones físicas. Conversatorios grupales. Reuniones de consulta. Revisión de documentos en los distintos
departamentos. Elaboración del informe preliminar de auditoría
educativa. Retroalimentación y lectura del informe definitivo
de la auditoría educativa.
Adicionalmente, deberá incluirse a las reuniones de inducción (Reunión inicial de inducción a directivos de la IE, y, reunión de inducción a todos los miembros de la IE) como primeras actividades del cronograma.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CÓDIGO: D 2.07.02.01.02
PRE INVESTIGACIÓN
REVISIÓN: 13/03/2015
FECHA DE ELABORACIÓN:
24/02/2015
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Detalle de actividades de seguimiento y control (verificar).
6 Socializar y ratificar el
cronograma de auditoría
educativa.
Socializar y ratificar el cronograma de auditoría educativa con el equipo de auditores educativos.
Líder del equipo de auditoría
educativa.
Detalle de actividades correctivas y preventivas (actuar).
7 Realizar un registro
documental
Guardar la documentación generada en el archivo digital denominado “Información de la IE”.
Matriz de valoración.
Levantamiento de hipótesis, preguntas o supuestos científicos.
Muestras de auditoría educativa.
Cronograma de auditoría educativa.
Líder del equipo de auditoría
educativa.
f. Anexos. A continuación se detallan los documentos que se adjuntan al
procedimiento:
N° Anexo Descripción
N/A
g. Formatos o Especies Valoradas.- A continuación se detallan los formatos o
especies valoradas que se adjuntan al procedimiento:
N° de formato Descripción Código
N/A
h. Control de cambios.
Fecha de modificación N° de revisión Motivo de cambio
N/A N/A N/A
2. Anexos:
N° Anexo Descripción
1 Ficha del procedimiento
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CÓDIGO: D 2.07.02.01.02
PRE INVESTIGACIÓN
REVISIÓN: 13/03/2015
FECHA DE ELABORACIÓN:
24/02/2015
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Anexo 1: Ficha del Procedimiento.
NOMBRE DEL
PROCEDIMIENTO:
PRE INVESTIGACIÓN
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO:
Verificar el estado situacional de la institución educativa, en base a los Estándares de Calidad Educativa y/o normativa vigente.
DUEÑO DEL PROCEDIMIENTO:
Líder y equipo de auditoría educativa
ALCANCE:
Cubre las actividades que realizan el líder y el equipo de auditoría educativa en el Distrito, desde el momento que realiza el análisis del
estado situacional de la institución, hasta la elaboración del cronograma de auditoría educativa.
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
D 2.07.02.01.02
PROVEEDORES INSUMOS
ACTIVIDADES PRODUCTOS CLIENTES
PLANEAR HACER VERIFICAR ACTUAR
Líder de auditoría
educativa. Información de
la IE.
Profundizar el análisis de la
situación de la IE.
Plantear hipótesis,
preguntas o supuestos científicos
Socializar y ratificar el
cronograma de auditoría
educativa.
Realizar un registro
documental.
Cronograma de auditoría educativa
Institución educativa
Seleccionar muestras
representativas
NORMATIVIDAD APLICABLE AL PROCESO:
LOEI; Reglamento General a la LOEI, Acuerdo Ministerial 450-13, Modelo de Apoyo, Seguimiento a la Gestión Educativa.
Equipo de computación Internet Institución educativa N/A
Líder y equipo de auditoría
educativa.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CÓDIGO: D 2.07.02.01.03
INVESTIGACIÓN DE CAMPO
REVISIÓN: 13/03/2015
FECHA DE ELABORACIÓN:
24/02/2015
PÁGINA: 91 de 151
INVESTIGACIÓN DE CAMPO
Revisó: Autorizó:
Director Nacional de Administración de Procesos.
Directora Nacional de Auditoría a la Gestión Educativa
Daniel Vasco V. Barbarita Donoso
Campo de aplicación:
Aplica a la ejecución de la auditoría educativa, en cumplimiento del Plan Nacional
de Auditoría a la Gestión Educativa.
Procedencia:
Procedimiento institucional en el que se realiza la investigación de campo en las
instituciones educativas que fueron designadas para realizar la auditoría
educativa.
Estructura:
a. Objetivo. Indagar in situ el desempeño de la institución respecto a los
estándares de calidad educativa y/o a la normativa específica, a través del
levantamiento de hallazgos en matrices de valoración que permitan conocer el
estado situacional de la institución educativa.
b. Alcance. Cubre todas las actividades que realiza el equipo de auditores
educativos en el Distrito, desde la recepción del cronograma de auditoría
educativa hasta la verificación de hipótesis, preguntas o supuestos científicos
en relación a los logros alcanzados por la institución educativa.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CÓDIGO: D 2.07.02.01.03
INVESTIGACIÓN DE CAMPO
REVISIÓN: 13/03/2015
FECHA DE ELABORACIÓN:
24/02/2015
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c. Responsabilidades:
Líder del equipo de auditoría educativa. Generar reuniones de inducción y
establecer reuniones de consulta con los miembros del equipo de auditoría.
Equipo de auditores educativos. Realizar la valoración de la institución
educativa, desarrollar entrevistas y organizar evidencias.
d. Definiciones:
Procedimiento. Conjunto ordenado de actividades que especifican y detallan un
subproceso y fase, incluye responsables, duración y flujo de documentos.
Actividad. Conjunto de tareas que tienen lugar dentro de la fase y son necesarias
para generar un resultado.
LOEI. Ley Orgánica de Educación Intercultural.
RGLOEI. Reglamento General a la Ley Orgánica de Educación Intercultural.
IE. Institución Educativa.
LEAuEd. Líder del equipo de auditoría educativa.
EAuEd. Equipo de auditoría educativa.
In Situ. En el sitio.
e. Método de trabajo.
A continuación se describen las diferentes actividades del procedimiento.
N° Actividad Descripción de la Actividad Responsable
Detalle de actividades de planificación (planear).
1 Efectuar reunión inicial de inducción a directivos de la
Generar una reunión inicial de inducción con los directivos de la IE.
En esta reunión el LEAuEd y EAuEd deberán propiciar
Líder del equipo de auditoría
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CÓDIGO: D 2.07.02.01.03
INVESTIGACIÓN DE CAMPO
REVISIÓN: 13/03/2015
FECHA DE ELABORACIÓN:
24/02/2015
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IE. un clima de confianza.
En la inducción se dará a conocer el objetivo de la investigación de campo, la metodología a ser empleada y los productos finales que se obtendrán como resultado de la auditoría, es decir, resumen ejecutivo e informe de auditoría educativa.
Adicionalmente, se deberá informar que al final de la auditoría, se procederá a la presentación del informe preliminar de auditoría educativa, momento en el cual, la IE podrá presentar evidencias NO registradas durante la investigación de campo, las mismas que serán consideradas en la elaboración del informe final.
Durante el tiempo que dure la auditoría educativa, el equipo de auditores asignados proyectará hacia los diferentes miembros de la comunidad educativa, un trabajo y una imagen impecable, transparente y profesional.
Nota.- La reunión de inducción no deberá pasar de 15 minutos. Se levantará un acta de la reunión, la cual será firmada por las autoridades de la institución educativa.
educativa.
2 Escanear el acta de la reunión de inducción.
Escanear el acta de la reunión. Líder del equipo de auditoría
educativa.
3 Generar una reunión de inducción a todos los
miembros de la IE.
Desarrollar una reunión de inducción con todos los miembros de la IE.
La máxima autoridad de la IE presentará al EAuEd. El LEAuEd agradecerá la presentación y se dará inicio a la inducción, cuyo objetivo principal será disminuir el estado de incertidumbre del personal.
Esta inducción podrá realizarse con ayudas didácticas (presentaciones y/o videos).
Finalmente, se dará a conocer el cronograma de actividades.
Nota.- La reunión de inducción no deberá pasar de 15 minutos.
Líder y equipo de auditores
educativos.
Detalle de actividades de ejecución (hacer)
4 Realizar la valoración de
la IE.
Iniciar las actividades de observación e indagación planificadas.
En todo momento se alimentará la matriz de valoración con los hallazgos encontrados, los mismos que estarán
Equipo de auditores
educativos.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CÓDIGO: D 2.07.02.01.03
INVESTIGACIÓN DE CAMPO
REVISIÓN: 13/03/2015
FECHA DE ELABORACIÓN:
24/02/2015
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debidamente sustentados.
En esta matriz se reflejará la evaluación del estado situacional de la IE, a través de las alertas tempranas: verde, amarillo o rojo.
5 Desarrollar entrevistas
individuales y reuniones de indagación.
De acuerdo a la revisión de documentos (institucionales, curriculares, cuadernos, leccionarios) y de las observaciones áulicas, se desarrollará entrevistas individuales con los docentes observados y, reuniones de indagación con equipos de docentes, padres de familia y estudiantes, con el propósito de:
Contrastar la información y aportar con insumos para que las autoridades de la IE tomen decisiones.
Conocer la cultura institucional.
Retroalimentar las prácticas pedagógicas a través de la reflexión en los docentes.
Reprogramar el cronograma focalizando, problemas detectados en las reuniones con la comunidad educativa.
Formalizar las evidencias.
Los resultados de las entrevistas y reuniones de indagación serán orientadas y registradas en los documentos: Entrevistas Individuales y Conversatorios Grupales. Estos documentos serán firmados por los involucrados y finalmente archivados en la carpeta Instrumentos de Auditoría Educativa.
Equipo de auditores
educativos.
Detalle de actividades de seguimiento y control (verificar)
6 Establecer reuniones de
consulta.
Establecer reuniones de consulta, durante la ejecución de la auditoría educativa, para intercambiar inquietudes, experiencias y retroalimentación.
Líder y equipo de auditores
educativos.
7 Organizar evidencias y registrar su
cumplimiento.
Organizar las evidencias y registrar su cumplimiento en la matriz de valoración.
Equipo de auditores
educativos.
Detalle de actividades correctivas y preventivas (actuar)
8 Realizar un registro
Guardar la documentación generada en el archivo digital denominado “Información de la IE”.
Líder del equipo de auditoría
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CÓDIGO: D 2.07.02.01.03
INVESTIGACIÓN DE CAMPO
REVISIÓN: 13/03/2015
FECHA DE ELABORACIÓN:
24/02/2015
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documental. Acta de inducción.
Matrices de valoración.
Entrevistas individuales.
Conversatorios grupales.
educativa.
f. Anexos. A continuación se detallan los documentos que se adjuntan al
procedimiento:
N° Anexo Descripción
1 N/A
g. Formatos o Especies Valoradas. A continuación se detallan los formatos o
especies valoradas que se adjuntan al procedimiento:
N° de formato Descripción Código
N/A
h. Control de cambios-
Fecha de modificación N° de revisión Motivo de cambio
N/A N/A N/A
3. Anexos:
N° Anexo Descripción
1 Ficha del procedimiento
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CÓDIGO: D 2.07.02.01.03
INVESTIGACIÓN DE CAMPO
REVISIÓN: 13/03/2015
FECHA DE ELABORACIÓN:
24/02/2015
PÁGINA: 96 de 151
Anexo 1: Ficha del Procedimiento.
NOMBRE DEL
PROCEDIMIENTO:
INVESTIGACIÓN DE CAMPO
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO:
Indagar in situ el desempeño de la institución educativa respecto a los Estándares de Calidad Educativa y/o a la normativa específica, a través del levantamiento de hallazgos en matrices de valoración que
permitan conocer el estado situacional de la Institución Educativa.
DUEÑO DEL PROCEDIMIENTO:
Líder y equipo de auditoría educativa
ALCANCE:
Cubre todas las actividades que realiza el equipo de auditores educativos en el Distrito, desde la recepción del cronograma de
auditoría hasta la verificación de hipótesis, preguntas o supuestos científicos en relación a los logros alcanzados por la institución
educativa.
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
D 2.07.02.01.03
PROVEEDORES INSUMOS
ACTIVIDADES PRODUCTOS CLIENTES
PLANEAR HACER VERIFICAR ACTUAR
Líder de auditoría
educativa.
Cronograma de auditoría
educativa.
Generar reuniones de
inducción.
Realizar la valoración de
la IE.
Establecer reuniones de
consulta.
Realizar un registro
documental.
Matriz de valoración de la IE.
Institución Educativa
NORMATIVIDAD APLICABLE AL PROCESO:
LOEI, Reglamento General a la LOEI, Acuerdo Ministerial 450-13, Modelo de Apoyo, Seguimiento a la Gestión Educativa.
Equipo de computación Internet Institución educativa N/A
Líder y equipo de auditoría
educativa
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CÓDIGO: D 2.07.02.01.04
ELABORACIÓN DE INFORMES, RETROALIMENTACIÓN Y CIERRE
REVISIÓN: 13/03/2015
FECHA DE ELABORACIÓN:
24/02/2015
PÁGINA: 97 de 151
ELABORACIÓN DE INFORMES, RETROALIMENTACIÓN Y CIERRE
Revisó: Autorizó:
Director Nacional de Administración de Procesos.
Directora Nacional de Auditoría a la Gestión Educativa
Daniel Vasco V. Barbarita Donoso
Campo de aplicación:
Aplica a la ejecución de la auditoría educativa, en cumplimiento del Plan Nacional
de Auditoría a la Gestión Educativa.
Procedencia:
Procedimiento institucional en el que se elabora los informes, se realiza la
retroalimentación y cierre de la auditoría educativa asignada.
Estructura:
a. Objetivo. Elaborar los informes referentes a la auditoría educativa
realizada; efectuar la retroalimentación a los directivos de la IE y efectuar
el cierre de la Auditoría.
b. Alcance. Cubre todas las actividades que realiza el equipo de auditores
educativos en el Distrito para la elaboración del informe de auditoría,
incluye los resultados recopilados en la pre investigación e investigación
de campo, hasta la firma del acta de cierre de la auditoría educativa.
c. Responsabilidades:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CÓDIGO: D 2.07.02.01.04
ELABORACIÓN DE INFORMES, RETROALIMENTACIÓN Y CIERRE
REVISIÓN: 13/03/2015
FECHA DE ELABORACIÓN:
24/02/2015
PÁGINA: 98 de 151
Líder del equipo de auditoría educativa. Ejecutar reuniones de
consolidación, presentar el informe preliminar de auditoría educativa, elaborar
informe final, cerrar la auditoría y enviar información generada para su
consolidación.
Equipo de auditores educativos. Ejecutar reuniones de consolidación,
presentar el informe preliminar de auditoría, elaborar informe final, cerrar
auditoría y enviar información generada para su consolidación.
d. Definiciones:
Procedimiento: Conjunto ordenado de actividades que especifican y detallan un
subproceso y fase, incluye responsables, duración y flujo de documentos.
Actividad. Conjunto de tareas que tienen lugar dentro de la fase y son necesarias
para generar un resultado.
LOEI. Ley Orgánica de Educación Intercultural.
RGLOEI. Reglamento General a la Ley Orgánica de Educación Intercultural.
IE. Institución Educativa.
LEAuEd. Líder del equipo de auditoría educativa.
EAuEd. Equipo de auditoría educativa.
e. Método de trabajo.
A continuación se describen las diferentes actividades del procedimiento:
N° Actividad Descripción de la actividad Responsable
Detalle de actividades de planificación (planear)
1 Ejecutar reunión para
consolidación
Desarrollar una reunión para consolidar la información recopilada y elaborar el informe preliminar de auditoría educativa, el que se señalará
Líder y equipo de auditores
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CÓDIGO: D 2.07.02.01.04
ELABORACIÓN DE INFORMES, RETROALIMENTACIÓN Y CIERRE
REVISIÓN: 13/03/2015
FECHA DE ELABORACIÓN:
24/02/2015
PÁGINA: 99 de 151
de la información.
los hallazgos y las recomendaciones correspondientes.
educativos.
Detalle de actividades de ejecución (hacer)
2 Convocar a reunión para presentación de informes
Realizar una convocatoria a los directivos de la IE para dar a conocer el informe preliminar.
Líder y equipo de auditores
educativos.
3 Presentar el informe
preliminar de auditoría
educativa.
De acuerdo al cronograma de actividades de auditoría, realizar una reunión con los directivos de la IE para retroalimentarlos con el informe preliminar de auditoría educativa.
Si la IE presentase observaciones y documentos de descargo, el LEAuEd apoyado en las evidencias que presente la IE, registrará los cambios pertinentes en la matriz de valoración correspondiente y, rectificará el informe preliminar.
De no existir observaciones, la IE deberá ratificar la información aceptando el informe preliminar.
Líder y equipo de auditores
educativos.
4 Elaborar el informe final de auditoría educativa y
resumen ejecutivo.
Elaborar el informe final de auditoría educativa y resumen ejecutivo, en dicho informe se incluirá, si fuese el caso, los cambios a los cuales fue sujeto el informe preliminar.
Adicionalmente, el EAuEd acordará con la máxima autoridad de la IE el plazo para la presentación de un Plan de Mejora para atender las necesidades y los hallazgos detectados en la IE.
Dicho plazo será registrado en las conclusiones del informe final de auditoría educativa.
El LEAuEd conjuntamente con la máxima autoridad de la IE firmará el acta de retroalimentación.
Líder y equipo de auditores
educativos.
5 Cerrar la auditoría
educativa.
Firmar por duplicado el acta de cierre, informe final de auditoría educativa y resumen ejecutivo, dando fe de la conformidad, recepción física y digital.
Un ejemplar de dichos documentos será entregado a la IE.
La IE recibirá como resultados del informe final de auditoría educativa: la notificación de la condición en la cual se encuentra la IE, las acciones a seguir, los tiempos aproximados en los que se desarrollará la siguiente auditoría educativa y la urgencia con la cual se deben implementar los planes de mejora.
Además, se solicitará responder la encuesta virtual
Líder y equipo de auditores
educativos.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CÓDIGO: D 2.07.02.01.04
ELABORACIÓN DE INFORMES, RETROALIMENTACIÓN Y CIERRE
REVISIÓN: 13/03/2015
FECHA DE ELABORACIÓN:
24/02/2015
PÁGINA: 100 de 151
de satisfacción del servicio de auditoría educativa.
Para garantizar un proceso transparente de auditoría, es indispensable que el EAuEd socialicen los principios éticos descritos en el Código de Ética.
La IE auditada percibirá en el cierre de la auditoría educativa, el espíritu profesional, objetivo y transparente plasmado en todas las actividades ejecutadas.
Detalle de actividades de seguimiento y control (verificar)
6 Enviar los datos con
información de la auditoría educativa.
Enviar a la Dirección Zonal de Apoyo, Seguimiento y Regulación mediante correo electrónico los siguientes documentos, debidamente firmados y escaneados:
Informe final de auditoría educativa.
Resumen ejecutivo.
Acta de cierre.
También enviará los archivos de datos generados en la auditoría educativa, tales como:
Información de la institución educativa.
Instrumentos de auditoría educativa.
Líder del equipo de auditoría
educativa.
7 Consolidar información.
Consolidar la información enviada por el LEAuEd. Analista Distrital de
Apoyo, Seguimiento y Regulación
Detalle de actividades correctivas y preventivas (actuar)
8 Realizar un registro
documental.
Guardar la documentación generada en el archivo digital denominado “Información de la IE” e “Instrumentos de Auditoría”.
Archivo de información de la institución educativa.
Archivo de instrumentos de auditoría educativa.
Informe preliminar.
Actas de retroalimentación.
Informe final de Auditoría Educativa.
Líder del equipo de auditoría educativa
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CÓDIGO: D 2.07.02.01.04
ELABORACIÓN DE INFORMES, RETROALIMENTACIÓN Y CIERRE
REVISIÓN: 13/03/2015
FECHA DE ELABORACIÓN:
24/02/2015
PÁGINA: 101 de 151
f. Anexos. A continuación se detallan los documentos que se adjuntan al
procedimiento:
N° Anexo Descripción
1 N/A
g. Formatos o Especies Valoradas. A continuación se detallan los formatos o
especies valoradas que se adjuntan al procedimiento:
N° de formato Descripción Código
N/A
h. Control de cambios.
Fecha de modificación N° de revisión Motivo de cambio
N/A N/A N/A
4. Anexos:
N° Anexo Descripción
1 Ficha del procedimiento
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CÓDIGO: D 2.07.02.01.04
ELABORACIÓN DE INFORMES, RETROALIMENTACIÓN Y CIERRE
REVISIÓN: 13/03/2015
FECHA DE ELABORACIÓN:
24/02/2015
PÁGINA: 102 de 151
Anexo 1: Ficha del Procedimiento.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
ELABORACIÓN DE INFORMES, RETROALIMENTACIÓN Y CIERRE
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO:
Elaborar los informes referentes a la auditoría realizada; realizar la retroalimentación a la institución educativa y efectuar el cierre de la
auditoría educativa.
DUEÑO DEL PROCEDIMIENTO:
Líder y Equipo
de Auditoría Educativa
ALCANCE:
Cubre todas las actividades que realiza el equipo de auditores educativos en el Distrito para la elaboración del informe de auditoría con los resultados
recopilados en la pre investigación e Investigación de campo hasta la firma del acta de cierre de la Auditoría Educativa.
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
D 2.07.02.01.04
PROVEEDORES INSUMOS
ACTIVIDADES PRODUCTOS CLIENTES
PLANEAR HACER VERIFICAR ACTUAR
Líder de auditoría educativa.
Matriz de valoración de
la IE.
Consolidar información
recopilada y elaborar informe preliminar.
Presentar el informe preliminar
Enviar la información
generada para su consolidación.
Realizar un registro
documental.
Informe final de auditoría educativa.
Institución educativa.
Elaborar el informe final de auditoría
educativa.
Realizar el cierre
de auditoría educativa.
NORMATIVIDAD APLICABLE AL PROCESO:
LOEI, Reglamento General a la LOEI, Acuerdo Ministerial 450-13, Modelo de Apoyo, Seguimiento a la Gestión Educativa
Equipo de computación. Internet Institución educativa. N/A
Líder y equipo de auditoría educativa.
Analista Distrital de Apoyo, Seguimiento
y Regulación.
MANUAL DE AUDITORIA DE CALIDAD
CÓDIGO:
EVALUACIÓN A LA GESTIÓN DE AUDITORIA EDUCATIVA
REVISIÓN: 13/03/2015
FECHA DE ELABORACIÓN:
24/02/2015
PÁGINA: 103 de 151
Evaluación de la Gestión de Auditoría Educativa
Propósito.
Evaluar la eficacia del sistema y sus actores, a través de un seguimiento
permanente que permita fortalecer y mejorar los procesos de auditoria educativa,
la mejora continua de las instituciones educativas y el cumplimiento de los
objetivos educacionales con calidad y equidad.
Describe todos los procedimientos y responsabilidades de los niveles
desconcentrados relacionados con el seguimiento y evaluación de la gestión de
auditoría educativa.
Las actividades, enmarcadas en esta fase, se realizan una vez concluida la
ejecución de la auditoría educativa. La evaluación, da como resultado,
información que sirve de insumo para el análisis de la gestión de la auditoría, la
toma de decisiones, el reforzamiento o ajuste de procesos y el seguimiento de su
cumplimiento.
Alcance.
Describe todos los procedimientos y responsabilidades de los niveles
desconcentrados relacionados con el seguimiento y evaluación de la gestión de
auditoría educativa.
Flujograma.
MANUAL DE AUDITORIA DE CALIDAD
CÓDIGO:
EVALUACIÓN A LA GESTIÓN DE AUDITORIA EDUCATIVA
REVISIÓN: 13/03/2015
FECHA DE ELABORACIÓN:
24/02/2015
PÁGINA: 104 de 151
MANUAL DE AUDITORÍA DE CALIDAD
CÓDIGO:
CONTROL Y SEGUIMIENTO DE LA GESTIÓN DE AUDITORÍA
EDUCATIVA
REVISIÓN: 26/03/2015
FECHA DE ELABORACIÓN:
13/01/2015
PÁGINA: 105 de 151
PROCEDIMIENTO
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES:
Actividad Rol Descripción Documento
Aplicar la encuesta de
satisfacción del servicio de auditoría
educativa.
Dirección Zonal de Apoyo,
Seguimiento y Regulación.
Líder del Equipo de Auditoría
Educativa.
Aplicar la encuesta de satisfacción del servicio de auditoría educativa a las IE auditadas. Dicha encuesta se realizará de manera virtual ingresando al link http:/bit.ly/EncuestaServicioAuditoria
Encuesta de satisfacción del
servicio de auditoría
educativa.
Consolidar los resultados de la
encuesta de satisfacción.
Dirección Zonal de Apoyo,
Seguimiento y Regulación.
Consolidar los resultados obtenidos en la encuesta de satisfacción del servicio de auditoría educativa, para lo cual se realizará un informe de satisfacción del servicio de auditoría educativa.
Informe de satisfacción del
servicio de auditoría
educativa.
Generar el mapa de calidad distrital.
División Distrital de Apoyo,
Seguimiento y Regulación
Valorar el resultado de los informes de auditoría educativa que fueron entregados por la Dirección Zonal de Apoyo, Seguimiento y Regulación, y generar el mapa de calidad del Distrito, en el que se identificará las necesidades, logros y dificultades de la gestión de la auditoría educativa de su jurisdicción para la toma de decisiones.
Mapa de calidad distrital.
Generar el mapa zonal de calidad
educativa e Informe zonal de
evaluación interna.
Dirección Zonal de Apoyo,
Seguimiento y Regulación.
Evaluar los resultados de los informes técnicos de control e informes de satisfacción del servicio de auditoría educativa para la toma de decisiones.
Con los resultados de dichos informes consolidar la información, desarrollar el mapa zonal de calidad educativa y el informe zonal de evaluación interna de la gestión educativa.
Si al analizar el informe de satisfacción del servicio de auditoría educativa, el auditor educativo o EAuEd reincide en observaciones a su desempeño, se enviará un reporte de recomendaciones a la División Distrital de Apoyo, Seguimiento y Regulación o a los reincidentes, y se solicitará las pruebas de descargo correspondientes.
Mapa zonal de calidad
educativa.
Informe zonal de evaluación
interna de la gestión
educativa.
Reporte de recomendaciones a nivel Distrital.
MANUAL DE AUDITORÍA DE CALIDAD
CÓDIGO:
CONTROL Y SEGUIMIENTO DE LA GESTIÓN DE AUDITORÍA
EDUCATIVA
REVISIÓN: 26/03/2015
FECHA DE ELABORACIÓN:
13/01/2015
PÁGINA: 106 de 151
Generar el mapa
nacional de calidad
educativa.
Dirección Nacional de
Auditoría a la Gestión
Educativa.
Consolidar los resultados de las auditorías educativas, elaborar el mapa nacional de calidad educativa y, el informe nacional de resultados de la gestión de auditoría educativa.
Si el caso lo amerita, se enviará a la Dirección Zonal de Apoyo, Seguimiento y Regulación un reporte de recomendaciones, con el fin de acordar un compromiso de mejora de desempeño.
Mapa nacional de calidad
educativa.
Informe nacional de resultados de
la gestión de auditoría
educativa.
Reporte de recomendaciones a nivel zonal de
ser el caso.
Elaborar políticas.
Elaborar políticas para la toma de decisiones y, retroalimentar las fases evaluadas.
N/A
REGISTRO DOCUMENTAL:
A continuación se presenta un resumen de la documentación que reposarán en los
archivos correspondientes.
REGISTRO LUGAR DE ARCHIVO RESPONSABLE DE ARCHIVO
TIEMPO DE VIGENCIA DE LOS
DOCUMENTOS
Actas de entrega recepción de informes y actas de cierre.
Plataforma de gestión. DASRE
7 años
Mapa distrital de calidad educativa.
Plataforma de gestión. DASRE
7 años
Informe zonal de satisfacción del servicio de auditoría educativa.
Plataforma de gestión. DNAGED
7 años
Mapa zonal de calidad educativa. Plataforma de gestión. DNAGED
7 años
Mapa nacional de calidad. Plataforma de gestión. DNAGED
7 años
Informe nacional de retroalimentación de procesos evaluados.
Plataforma de gestión. DNAGED
7 años
Encuesta de calidad y satisfacción del servicio del proceso de auditoría educativa.
Plataforma de gestión. DNAGED
7 años
Actas de entrega de informes a nivel distrital.
Plataforma de gestión. DASRE 7 años
Informe zonal de calidad educativa.
Plataforma de gestión. DASRE
7 años
MANUAL DE AUDITORÍA DE CALIDAD
CÓDIGO:
CONTROL Y SEGUIMIENTO DE LA GESTIÓN DE AUDITORÍA
EDUCATIVA
REVISIÓN: 26/03/2015
FECHA DE ELABORACIÓN:
13/01/2015
PÁGINA: 107 de 151
Documento de decisiones. Plataforma de gestión. ASE 7 años
Control y Seguimiento de la Gestión de Auditoría Educativa
PROPÓSITO
Verificar la ejecución de las políticas educativas del currículo y de las
innovaciones educativas, acordes con los Estándares de Calidad Educativa.
ALCANCE
Este proceso orienta las actividades de control y seguimiento de los subprocesos
de auditoría educativa.
FLUJOGRAMA
MANUAL DE AUDITORÍA DE CALIDAD
CÓDIGO:
CONTROL Y SEGUIMIENTO DE LA GESTIÓN DE AUDITORÍA
EDUCATIVA
REVISIÓN: 26/03/2015
FECHA DE ELABORACIÓN:
13/01/2015
PÁGINA: 108 de 151
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CÓDIGO:
CONTROL Y SEGUIMIENTO DE LA GESTIÓN DE AUDITORÍA
EDUCATIVA
REVISIÓN: 26/03/2015
FECHA DE ELABORACIÓN:
13/01/2015
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PROCEDIMIENTO
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES:
Actividad Rol Descripción Documento
Elaborar informes técnicos
periódicos de control.
Elaborar informes técnicos periódicos de control de la gestión educativa del Distrito, y remitirlos a la Dirección Zonal de Apoyo, Seguimiento y Regulación.
Informe técnico de control.
Realizar el seguimiento del cumplimiento de
las recomendaciones
del informe de auditoría
educativa.
División Distrital de Apoyo,
Seguimiento y Regulación
Realizar el seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones del informe de auditoría educativa y registrarlo en la matriz de recomendaciones de auditoría.
Si se encontrasen novedades, se realizará un informe de toma decisiones, basado en la normativa legal vigente y se resolverá de acuerdo al caso.
Matriz de recomendaciones
de auditoría.
Informe de toma decisiones.
Elaborar el informe técnico consolidado del
seguimiento de la gestión
educativa.
Elaborar el informe técnico consolidado sobre el seguimiento a la gestión educativa del Distrito y enviarlo a la Dirección Zonal de Apoyo, Seguimiento y Regulación.
Informe técnico consolidado del
seguimiento de la gestión educativa.
Efectuar el seguimiento de la
gestión de auditoría
educativa en territorio
Dirección Zonal de Apoyo,
Seguimiento y Regulación
Elaborar el consolidado de los informes de seguimiento a la gestión educativa de los Distritos y efectuar el seguimiento a la gestión de auditoría educativa en el territorio de su jurisdicción.
Consolidado de los Informes de
seguimiento de la gestión educativa
distrital.
Elaborar un informe de
resultados de seguimiento.
Elaborar un Informe de los resultados del seguimiento a la Gestión Educativa de la zona y enviarlo a la Dirección Nacional de Auditoria a la Gestión Educativa.
Informe de los resultados del
seguimiento a la Gestión Educativa
Zonal
Consolidar los informes de seguimiento
zonales.
Dirección Nacional de
Auditoría a la Gestión
Educativa.
Consolidar en formato digital los informes de seguimiento y archivos de auditoría educativa por zonas y distritos y realizar el seguimiento a la gestión educativa de los distintos procesos desconcentrados del Sistema Nacional de Educación.
Consolidado de los informes de
seguimiento de la gestión educativa
zonal.
Emitir un informe nacional.
Emitir un informe nacional de la aplicación de las políticas y las recomendaciones a los resultados
Informe nacional de la aplicación de las políticas y
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CÓDIGO:
CONTROL Y SEGUIMIENTO DE LA GESTIÓN DE AUDITORÍA
EDUCATIVA
REVISIÓN: 26/03/2015
FECHA DE ELABORACIÓN:
13/01/2015
PÁGINA: 110 de 151
obtenidos para la toma de decisiones. las recomendaciones.
Generar el plan nacional.
Generar el plan nacional de seguimiento y control a la gestión educativa.
Plan nacional de seguimiento y
control a la gestión educativa
Emitir informes del estado situacional.
Emitir periódicamente informes del estado situacional de la gestión educativa con reportes estadísticos.
Informes del estado situacional
de la gestión educativa.
Archivar la documentación
generada.
Generar un expediente digital, en el cual se archive la documentación que se genere en la fase:
Informe zonal de satisfacción del servicio de auditoría educativa.
Mapa zonal de calidad educativa.
Informe zonal del control a la gestión educativa.
Mapa nacional de calidad.
Informe nacional de resultados de la gestión de auditoría educativa.
Informe nacional de retroalimentación de procesos evaluados.
Reporte de recomendaciones.
Encuesta de calidad y satisfacción del servicio del proceso de auditoría educativa.
Informes zonales de seguimiento.
Consolidado a nivel nacional de informes de seguimiento.
Informe nacional de aplicación de las políticas y recomendaciones.
Plan nacional de seguimiento y control a la gestión educativa.
Informe nacional del estado situacional de la gestión educativa con reportes estadísticos.
Este archivo digital deberá permanecer almacenado durante 7 años, para lo cual se garantizará su almacenamiento
Expediente digital.
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CÓDIGO:
CONTROL Y SEGUIMIENTO DE LA GESTIÓN DE AUDITORÍA
EDUCATIVA
REVISIÓN: 26/03/2015
FECHA DE ELABORACIÓN:
13/01/2015
PÁGINA: 111 de 151
y recuperación, de acuerdo a la Norma de Control Interno 410-10 de Seguridad de Tecnología de Información.
Archivar la documentación
generada.
Dirección Zonal de Apoyo,
Seguimiento y Regulación.
Generar un expediente digital, en el cual se archive la documentación que se genere en la fase:
Actas de entrega recepción de informes.
Actas de cierre.
Mapa distrital de calidad educativa.
Informe Distrital de control a la gestión educativa.
Actas de entrega de informes a nivel distrital.
Informe zonal de calidad educativa.
Consolidado de informes distritales de seguimiento.
Informes distritales de seguimiento de la gestión educativa.
Este archivo digital permanecerá almacenado durante 7 años, para lo cual se garantizará su almacenamiento y recuperación, de acuerdo a la Norma de Control Interno 410-10 de Seguridad de Tecnología de Información.
Expediente digital.
Archivar la documentación
generada.
División Distrital de Apoyo,
Seguimiento y Regulación.
Generar un expediente digital, en el cual se archive la documentación que se genere en la fase:
Documento de decisiones
Informes y actas de cierre de auditoría
Informe distrital de control a la gestión educativa
Informe distrital de seguimiento a la gestión educativa
Este archivo digital permanecerá almacenado durante 7 años, para lo cual se garantizará su almacenamiento y recuperación, de acuerdo a la Norma de Control Interno 410-10 de Seguridad de Tecnología de Información.
Expediente digital
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CÓDIGO:
CONTROL Y SEGUIMIENTO DE LA GESTIÓN DE AUDITORÍA
EDUCATIVA
REVISIÓN: 26/03/2015
FECHA DE ELABORACIÓN:
13/01/2015
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REGISTRO DOCUMENTAL:
A continuación se presenta un resumen de la documentación que reposará en los
archivos correspondientes:
REGISTRO LUGAR DE ARCHIVO
RESPONSABLE DE ARCHIVO
TIEMPO
Informe distrital de control a la gestión educativa.
Plataforma de gestión.
DASRE
7 años
Reporte de recomendaciones. Plataforma de gestión.
DASRE
7 años
Informe zonal de control a la gestión educativa.
Plataforma de gestión.
DASRE DNAGED
7 años
Informe nacional de resultados de la gestión de auditoría educativa.
Plataforma de gestión.
DNAGED
7 años
Reporte de recomendaciones. Plataforma de gestión.
DNAGED
7 años
Informes distritales de seguimiento a la gestión educativa
Plataforma de gestión.
DASRE 7 años
Consolidado de informes distritales de seguimiento.
Plataforma de gestión.
DASRE DNAGED
7 años
Informes zonales de seguimiento. Plataforma de gestión.
DASRE DNAGED
7 años
Consolidado a nivel nacional de informes de seguimiento.
Plataforma de gestión.
DNAGED 7 años
Informe nacional de la aplicación de las políticas y recomendaciones.
Plataforma de gestión.
DNAGED
7 años
Plan nacional de seguimiento y control a la gestión educativa
Plataforma de gestión.
DNAGED
7 años
Informe nacional del estado situacional de la gestión educativa con reportes estadísticos.
Plataforma de gestión.
DNAGED 7 años
MANUAL DE AUDITORÍA DE CALIDAD
CÓDIGO:
INDICADORES Y CONTROLES DE LA GESTÍON DE AUDITORÍA
EDUCATIVA DE CALIDAD
REVISIÓN: 26/03/2015
FECHA DE ELABORACIÓN:
13/01/2015
PÁGINA: 113 de 151
CAPÍTULO IV: INDICADORES Y CONTROLES DE LA GESTÍON DE
AUDITORÍA EDUCATIVA DE CALIDAD
INDICADORES DE GESTIÓN.- los que se han definido, son los siguientes: