MANUAL DE ARCHIVO MDN 2007.ppt

Grupo Archivo GeneralRepblica de Colombia Ministerio de Defensa Nacional BIENVENIDOS

Grupo Archivo GeneralRepblica de Colombia Ministerio de Defensa Nacional APLICACIN DE TABLASDE RETENCIN DOCUMENTAL

A G E N D AGeneralidades del Plan de Capacitacin Marco Legal aplicable a las Tablas de Retencin DocumentalPrograma de Gestin DocumentalAplicacin de las T. R. D.Conclusiones

V I S I N Racionalizar y normalizar la produccin documental centralizando la informacin en un sistema integral que salvaguarde la memoria institucional del Ministerio de Defensa Nacional.

M I S I N Promover la cultura archivstica y asesorar a las dependencias en el desarrollo integral de sus archivos garantizando as la conservacin del patrimonio documental del Ministerio de Defensa Nacional.

OBJETIVO GENERAL Disponer de una herramienta que permita desarrollar los procesos archivsticos propios de la primera fase de formacin del archivo, de una manera precisa, secuencial y uniforme atendiendo lo dispuesto en las Tablas de Retencin Documental

Ley 594 de 2000, Art. 24 Obligatoriedad TRDDecreto 1382 de 1995 Obligatoriedad presentacin TRD.Acuerdo 009/2002 del AGN TRD MindefensaAcuerdo 047/2002 del AGN TRD Comando Fuerza AreaAcuerdo 006/2003 del AGN TRD Comando GeneralAcuerdo 007/2003 del AGN TRD Comando EjrcitoAcuerdo 011/2003 del AGN TRD FondelibertadAcuerdo 013/2004 del AGN TRD Comando ArmadaAcuerdo 016/2005 del AGN TRD Polica NacionalAcuerdo 038/2002 del AGN Elaboracin y Aplicacin TRDResolucin 0437/2004 MDN Por la cual se adoptan las Tablas de Retencin Documental para el MDN, como parte del PGD.

MARCO LEGAL

PROGRAMA DE GESTINDOCUMENTAL Es un conjunto de actividades tcnicas y administrativas que propenden por facilitar la gestin y la administracin del documento desde el mismo momento en que se produce o recibe y en el desarrollo de cada una de sus fases y etapas de carcter archivstico.

PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL Estos PGD, se definen como los procesos archivsticos sistemticos tendientes a lograr el eficiente y eficaz manejo en la organizacin de la documentacin producida y recibida por una entidad con el objeto de facilitar su produccin, tramite, ordenacin, clasificacin, descripcin, conservacin, utilizacin y disposicin final

Dichos procesos incluyen sistemas automatizados de organizacin de los documentos y en estos sistemas debemos tener en cuenta por ejemplo que desde la misma unidad de correspondencia se da el desarrollo a todo el tramite del manejo documental (SIGOD).PROGRAMA DE GESTINDOCUMENTAL

PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL Para efectos de la conceptualizacin de PGD, se determinan los siguientes procesos que estarn interrelacionados entre s y se desarrollarn en las unidades de correspondencia y durante las etapas del ciclo vital del documento (Archivo de Gestin, Archivo Central y Archivo Histrico):

Produccin de documentosRecepcin de documentosDistribucin de documentosTrmite de documentosOrganizacin de documentosConsulta de documentosConservacin de documentosDisposicin final de documentos.

Objetivos de un PGD

Contar con archivos organizados tcnicamente. Racionalizar y normalizar el recibo, radicacin y distribucin de la correspondencia.Ser base confiable en la toma de decisiones y para quienes deseen acudir a fuentes primarias a fin de verificar, comprobar o adelantar estudios e investigaciones.

PROGRAMA DE GESTINDOCUMENTAL

Clips plsticosMobiliario y ElementosPROGRAMA DE GESTINDOCUMENTAL

Ganchos legajadores plsticosMobiliario y ElementosPROGRAMA DE GESTINDOCUMENTAL

Carpetas desacidificadas (material estable con ph neutro).Mobiliario y ElementosCarpeta de aletasCarpeta colganteCarpeta celuguiaPROGRAMA DE GESTINDOCUMENTAL

Unidades de conservacinCajas de archivo

Elaboradas en cartn corrugado, recubierto en su cara interna por una pelcula a base de parafina y ceras vegetales. Adicionalmente, cada caja tendr en su interior dos fuelles elaborados en el mismo cartn. ARCHIVOCENTRALARCHIVOHISTRICOMobiliario y ElementosPROGRAMA DE GESTINDOCUMENTAL

Mobiliario y ElementosPROGRAMA DE GESTINDOCUMENTAL

Recomendaciones Generales

Registre nombre, fecha y hora de quien recibe,en el vrtice superior derecho del documento,utilizando tinta negra, esto solo para documentosinternos.

Los documentos externos ya tienen impresoel registro de recibido, cuya radicacin se efectaen la Oficina de Correspondencia.

PROGRAMA DE GESTINDOCUMENTAL

Recomendaciones Generales

Verifique que el documento llegado a su oficina odependencia, corresponda a las funciones que allse desarrollan, o si se trata de un asunto que requiera tramitarse a travs de ella.

Si el documento no tiene relacin directa consu dependencia, remtalo de inmediato a laoficina competente, segn sea el caso.PROGRAMA DE GESTINDOCUMENTAL

Adopcin y aplicacin de TRD

Apoya la autorregulacin y racionalizacin de los recursos de informacin de las entidades.

Impulsa la creacin de adecuados mecanismos de recuperacin y consulta de los documentos.

APLICACIN DE T. R. D.

Qu son las Tablas de Retencin Documental?

Son un listado de Series y/o subseries con suscorrespondientes tipos documentales a los cualesse les asigna un tiempo de retencin (permanencia)en cada etapa del ciclo vital de los documentos.


R E P B L I C A D E C O L O M B I AMINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL GESTIN GENERAL MINDEFENSA

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTALHOJA 1 DE XX .OFICINA PRODUCTORA : GRUPO ATENCIN Y ORIENTACIN CIUDADANA.SIGLA : MDSGAOC.CDIGOSERIES, SUBSERIES YTIPOS DOCUMENTALESRETENCIN(EN AOS)DISPOSICINFINALP R O C E D I M I E N T OA / GA / CCTMSE2ACTAS15XActas de entrega de dependenciasActas subcomit local de Coord. Contr. InternoQUEJAS Y RECLAMOS* Queja y/o reclamo* RespuestaCIRCULARESCONVENCIONES :* = Tipo DocumentalA/G = Archivo de GestinA/C = Archivo CentralCT = Conservacin TotalE = EliminarM = MicrofilmarS = SeleccionarFIRMA RESPONSABLE : __________________________2.2150XAPLICACIN DE T. R. D.4413Se deja una muestra representativa de un 2%, de acuerdo a la importancia.2.26* Concepto210XXActas de reuniones de trabajo2.25


R E P B L I C A D E C O L O M B I AMINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL FONDO NACIONAL PARA LA DEFENSA DE LA LIBERTAD PERSONAL FONDELIBERTADTABLA DE RETENCIN DOCUMENTALHOJA 1 DE XX .OFICINA PRODUCTORA : DIRECCIN - 1.CDIGOSERIES, SUBSERIES YTIPOS DOCUMENTALESRETENCIN(EN AOS)DISPOSICINFINALP R O C E D I M I E N T OA / GA / CCTMSE1 - 1Circulares11CircularCONVENCIONES :* = Tipo DocumentalA/G = Archivo de GestinA/C = Archivo CentralCT = Conservacin TotalE = EliminarM = MicrofilmarS = SeleccionarFIRMA RESPONSABLE : __________________________XSe selecciona un 60% anual, brindan informacin especfica de acuerdoal tema1 - 4Informes11Informes de Avance del Plan de AccinXInformes, Solicitudes, Carta de envo y1 - 5Actas Consejo Asesor de Gobierno14Acta, Propuestas, Cuadros EstadsticosXInformes1 4.1RespuestasEn un 40% anual se selecciona como soporte y procedimientos

DESCRIPCIN DE CAMPOSSiglaSerieDocumentalSubserieDocumentalOrden Jerrquico dentro de la Estructura Orgnica1er Nivel: Serie2do Nivel: Subserie3er Nivel: * TipoConjunto deunidadesdocumentalesde estructuray contenidohomogneosDocumentosde contenidotemtico deun asuntoespecfico Retencin(en aos)Tiempo de conservacin en cada etapa del ciclo vital del documentoARCHIVODEGESTINARCHIVOCENTRALARCHIVOHISTRICOTipoDocumental

Unidad mnima que rene todas las caractersticas necesarias para ser considerada documentoCdigoD isposicin

FinalP rocedimientoAPLICACIN DE T. R. D.

Apertura de Series y Subseries

La documentacin producida y recibida por lasoficinas se clasifica y ordena, identificando laSerie y/o Subserie que le corresponda en lasTRD; se ubica de izquierda a derecha en lacarpeta respectiva en forma ascendenteatendiendo al orden natural en que fueronelaborados o recibidos los documentos.


Separadores o guas

SERIE :Escribir en letra imprenta utilizando maysculasfijas el cdigo y el nombre de la respectiva serie(centrado en el borde superior).

Subserie :Utilizar nicamente mayscula inicial escribiendoen el ngulo superior derecho, el cdigo y nombrede la respectiva Subserie.APLICACIN DE T. R. D.

Colocar lminas (separadores o guas de 34 X 27 cm.), que identifiquen tanto las Series comolas Subseries, al inicio de los ExpedientesMDSGAOC - 2 ACTASMDSGAOC - 2.21Actas de entrega de dependencias


A continuacin de la gua de Serie o Subserie, colocartantas carpetas colgantes, como expedientes seanecesario abrir y dentro de cada una de estas, ir lacarpeta celugua que contendr los tipos documentales que conformarn el expediente.APLICACIN DE T. R. D.MDSGAOC - 2 ACTASMDGAOC - 2.21Actas de entrega de dependencias

Marcar las carpetas celuguia con todos los datos:Carpeta N ___ de ___ Caja N _____ GRUPO DE ATENCIN Y ORIENTACIN CIUDADANA MDSGAOC 2 ACTAS 2.21 Actas de entrega de dependencias Fechas Extremas 2000-01-03 a 2002-12-30 Cantidad de Folios : 164


MDSGAOC - 2 ACTAS

Gua de Serie o SubserieCarpeta colganteCarpeta CeluguaTipos DocumentalesAPLICACIN DE T. R. D.MDSGAOC - 2.21Actas de entrega de dependenciasMDSGAOC - 2.25Actas de reuniones de trabajo

Ubique en el interior de cada carpeta, solo los documentos cuyoasunto atae exclusivamente al respectivo expediente (copiade los enviados u original de los recibidos) y ordnelos en formaascendente atendiendo al orden natural en que fueron elaborados.El de fecha reciente a continuacin del anterior (de izquierda aderecha).Enero 3 de 1997Marzo 17 de 1997Junio 24 de 1997Octubre 24 de 19971234APLICACIN DE T. R. D.MDSGAOC - 2 ACTAS

MDSGAOC - 2.21Actas de entrega de dependencias

Organizacin interna de gavetasMDSGAOC 2 ACTASMDSGAOC - 2 ACTASMDSGAOC - 2.21 Actas de entrega de dependenciasMDSGAOC - 2.25 Actas de reuniones de trabajoMDSGAOC 13 CIRCULARESMDSGAOC - 44 QUEJAS Y RECLAMOS

MDSGAOC - 2.21Actas de entrega de dependenciasMDSGAOC - 13 CIRCULARESAPLICACIN DE T. R. D.MDSGAOC - 2 ACTASMDSGAOC - 2.21 Actas de entrega de dependenciasMDSGAOC - 2.25 Actas de reuniones de trabajoMDSGAOC 13 CIRCULARESMDSGAOC 44 QUEJAS Y RECLAMOS

MDSGAOC - 2.25 Actas de Reuniones de Trabajo

Distribucin secuencial de las gavetas del archivador (o bandeja de estantera), numerando desde 1 hasta ....n.

Identificacin de la gaveta, en el ngulo superior derecho describiendo las Series y Subseries que all se encuentran.1234

APLICACIN DE T. R. D.MDSGAOC - 2 ACTASMDSGAOC - 2.21 Actas de entrega de dependenciasMDSGAOC - 2.25 Actas de reuniones de trabajoMDSGAOC 13 CIRCULARESMDSGAOC 44 QUEJAS Y RECLAMOS

Este criterio rompe la unidad de los escritos e impide saber lo que se contest en cada caso. Por el contrario, cada respuesta debe ir unida al documento que la origin, y sucesivamente se deben ir agregando todos en una sola carpeta. Es necesario distinguir claramente los distintos grupos de documentos que nada tienen que ver entre s, pero que, a veces, se confunden por error.No es correcto organizar la correspondencia por Entrada o SalidaAPLICACIN DE T. R. D.

No toda la documentacin que llega a una oficina, forma parte de su archivo Suele encontrarse en las oficinas toda aquella documentacin necesaria para el correcto desarrollo de su gestin administrativa (textos legales, publicaciones, informes, circulares, etc.), que tiene una funcin de apoyo informativo, pero no se debe considerar como parte de un expediente.


Para evitar labores adicionales al momento deefectuar las transferencias, se requiere numerarcada folio en el momento que se genere; paralos fines pertinentes se debe utilizar lpiz demina negra y escribir el nmero de cada folioen el vrtice superior derecho. Solamente se debe anotar un nmero por folio.

El foliar los documentos diariamente evitar queexistan faltantes inexplicables en la numeracincomo sucede cuando se efecta la foliacin almomento de la transferencia.APLICACIN DE T. R. D.

Foliacin en el ngulo superior derecho, APLICACIN DE T. R. D.

Foliar de manera legible y sin enmendaduras, todos los documentos con lpiz blando de grafito y fuera del texto. Se debe foliar as:

57 El documento nicamente R contiene informacin por una cara

58 El documento contiene R/V informacin por ambas caras

Archivsticamente:R = Recto V = VueltoAPLICACIN DE T. R. D.

Las nminas de pago, debern estar debidamente firmadas tanto por el ordenador del gasto como por el personal que en ellas figure o en su defecto el sello de consignado.APLICACIN DE T. R. D.

La foliacin debe hacerse mes a mes:Enero a Junio, Prima Semestral, Julio a Diciembre y Prima de Navidad.En caso de existir adicionales, stos irn luego del mes respectivo y foliados por aparte.La Paginacin nosiempre es confiableFoliacinAPLICACIN DE T. R. D.

Este procedimiento se realiza mediante el empleo de una cinta de faya de 2,5 cm. de ancho que abrace la unidad en sentido vertical y horizontal, a modo de paquete anudado en la cara superior central. AmarreAPLICACIN DE T. R. D.

Transferencias DocumentalesRemisin de documentos de los Archivos de Gestin al Archivo Central y de ste al Histrico.Teniendo en cuenta el Ciclo Vital del documento el Archivo General del Ministerio de Defensa establece el Programa de Transferencias.Toda transferencia debe ir acompaada de un inventario, en el que se relacionan datos de importancia para la Gestin Documental.APLICACIN DE T. R. D.

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALESREPBLICA DE COLOMBIAMINISTERIO DE DEFENSA NACIONALGRUPO ARCHIVO GENERAL

FORMATO DE INVENTARIOUNIDAD ADMINISTRATIVA ______________________________ HOJA ____ DE____

OFICINA PRODUCTORA ________________________________ REGISTRO DE ENTRADA ENTREGADO POR : ___________________________RECIBIDO POR : ____________________________FIRMA : ______________________________________FIRMA : ___________________________________FECHA DE RECIBO : ________________________TOTALInformacin de uso exclusivo del Archivo General Mindefensa

N de OrdenCdigoNombre de Serie o SubserieFechas ExtremasUnidad de ConservacinN de FoliosSignatura AGMDNObservaciones

Organizacin, Manejo y Archivo de Documentos Unidad Administrativa: Debe consignarse el nombre de la dependencia de mayor jerarqua que compone la entidad u organismo productor ( Ejrcito Nacional, Armada Nacional, Fuerza Area, Unidad de Gestin General).

Oficina Productora: Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que conserva la documentacin tramitada en ejercicio de sus funciones (Oficina Jurdica, Ayudanta General, Batalln de Infantera N 1 Bolvar, etc.).

Organizacin, Manejo y Archivo de Documentos Hoja N __ De __. Se numerar cada hoja del inventario consecutivamente.

N de Orden: Se registrar consecutivamente el nmero de unidades documentales que conforman la transferencia.

Cdigo: Se anotar el que corresponde a cada serie o subserie de acuerdo con las Tablas de Retencin Documental de la dependencia.

Organizacin, Manejo y Archivo de Documentos Nombre de la Serie Documental o Asunto: Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogneos, emanados de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas, el cual figura en las T. R. D. Fechas Extremas (aos): deben consignarse la fecha inicial y final de cada serie.

Organizacin, Manejo y Archivo de Documentos Unidad de Conservacin: Se consignar el nombre de la unidad de conservacin (caja, carpeta, legajo, libro, tomo, etc.).

Nmero de Folios: Se anotar el nmero total de folios de las unidades de conservacin descritas en la columna anterior.

Observaciones: Se consignarn los datos que no ha sido posible registrar en las columnas anteriores. Adems, podr anotarse informacin sobre el estado de conservacin de la serie descrita.

Reparaciones Menores(Primeros Auxilios)

Eliminacin de material metlicoEliminacin de cintas adhesivasUnin de rasgadurasEliminacin de doblecesAPLICACIN DE T. R. D.

No empastar ninguna clase de documentos.

Realizar depuracin primaria (eliminacin dedocumentos repetidos como copias, fotocopias,facsmile, etc., dejando nicamente el original oen su defecto, el duplicado ms legible.

Revisar que toda la documentacin cumpla con elTiempo de Retencin establecido para cada serie.

Retirar grapas, clips, ganchos legajadores, gomas,tornillos, y cualquier otro cuerpo extrao quepueda degradar el papel.

Normas generalesAPLICACIN DE T. R. D.

Normas Especiales

NO DOBLARNO USAR MATERIAL METALICONO USAR CINTA PEGANTE COMERCIALNO AMARRAR CON PITA, CABUYA, ETC.NO PERFORAR NI RESALTAR SOBRE EL DOCUMENTOAPLICACIN DE T. R. D.

Conclusiones

Dar aplicacin a las T. R. D. en el Ministerio de Defensa Nacional, a toda la documentacin generada y recibida desde el 1 de enero de 2005.El seguimiento y evaluacin a la aplicacin de las T. R. D. es responsabilidad del Archivo General Mindefensa y se iniciar a partir de la segunda quincena del mes de agosto de 2006.APLICACIN DE T. R. D.

Muchas Gracias por su atencin y asistencia.

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