Manual Cajero - baixardoc

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GOBIERNODECHILEDIRECCIONGENERALDELCREDITOPRENDARlO'-

MANUAL DEL CAJERO

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD'-

NOVIEMBRE - 2006

.~a n A nto ni o 427 ., Piso 5 - Teléfono: 4711500 - 'V'\' 'v .dierep.elI

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'- . GOBIERNO DE CHILEVDII~.ECCION GENERAlDELCREDITOPRENDARlO

Departamento de Contabilidad

RE"5QL.. N0 626 / DC.

- .~_._---~-~ "--------.----.----...-. APRUEBA MANUAL DEL CAJERO DE LADIRECCiÓN GENERAL DEL CRÉDITOPRENDARIO------------------------------------------------------

SANTIAGO, 1 3 NOV 2006

VISTOS:

La Resolución Exenta N°574, de 14/10/2005, en la cual se aprueban Equipos deTrabajo, Metas e Indicadoresde Gestiónpara el año 2006 en DICREP.

Que, respecto del Departamento de Contabilidad, se estableció la meta de:"Implementarun Manualde Normasy Procedimientospara Cajerosde DICREP".

El Memorándum W17, de 26/07/2006, del Depto. de Contabilidad, mediante el cual seremite al Comité de Actualización de Manuales y Reglamentos el texto correspondiente al"Manualdel Cajero".

El Memorándum sin número, de 23/08/2006, del Coordinador del Comité deActualización de Manuales y Reglamentos, mediante el cual remite las observacionescorrespondientes.

TENIENDO PRESENTE:

Lo dispuesto en el D.F.L. N°16, de 1986, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social,Subsecretaría del Trabajo; la Ley N° 18.834, de 1989, sobre Estatuto Administrativo, y laResoluciónN°520,de 1996,de la ContraloríaGeneral de la República.

RESUELVO:

1.- APRUÉBASE el Manual del Cajero de la Dirección General del Crédito Prendario, cuyotexto adjunto forma parte integrante de esta Resolución, preparado por el Departamento deContabilidad,documentoque será de cumplimientoobligatorioen DICREP. .

2.- DISTRIBÚYASE por el Departamentode Contabilidadeste Manual en todas las Unidadesde Créditoy Departamentosde la DirecciónGeneral, para su conocimientoy aplicación.

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~RER/Y Á V ARDirector General

ANÓTESE, COMUNIQUESE y ARCHlvESE.

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1. INTRODUCCiÓN

OBJETIVOS DEL MANUAL

Este Manual ha sido elaborado con el fin de facilitar la realización de las actividades

inherentes a la función de caja. Se pretende introducir un criterio unificador, considerando las

innovaciones tecnológicas implementadas, que hacen necesaria la actualización de los

procedimientos estableciendo una forma única y común para todas las Unidades.

CONTENIDOS

El Manual está organizado en las siguientes secciones, "Definiciones", "Descripción de

Cargos", "Normas", "Procedimientos", "Protocolo de Atención" y "Anexos",. cuyos contenidos

son los siguientes:

Definiciones. Esta sección incluye algunas definiciones de conceptos usuales que serán

utilizados en el Manual.

Descripción de Cargos. En esta parte se definen los objetivos y funciones de los Cajeros y

Cajeros Tesoreros.

Normas. Consiste en el detalle de diversas normas específicas relativas al desempeño de

los Cajeros.

Procedimientos. Acá se describe cómo deben ser cumplidas cada una de las funciones que

al Cajero le corresponden.

Protocolo de Atención. Contiene los aspectos formales a cumplir en el proceso de atención

a los usuarios.

Anexos. Se incorporan diversos formatos y modelos a emplear por los Cajeros y Cajeros

Tesoreros.

MANUAL DEL CAJEROSantiago, Noviembre 2006

1

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2. DEFINICIONES

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Caja: Dependencia o recinto de una Unidad de Crédito destinado a recibiro guardar dinero y para hacer pagos relacionados con operacionesde la Sucursal.

Cajero: IFuncionario encargado de la caja, quien recibe y guarda el dinero oefectúalos pagosoriginadosen lasoperacionesde la Unidad.

Cajero Funcionario encargado de recibir y guardar el dinero que leTesorero: entreguen los Cajeros y de abastecerlos del efectivo requerido para

las operaciones diarias.

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Efectivo: I Dinero en billetes o en metálico.

Fondo Fijo o Cantidad de dinero que se pone a disposición de un funcionario, conCaja Chica: cargo de rendir cuenta periódicamente, para gastos menores.

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I Arqueo de Caja: IProcedimiento de control consistente en el recuento del dinero I! !existente en Caja para su comparación con el saldo contable y!. . I

I I determinación de diferencias. I~ .-.-..---.-.-..-....---------.--.--.......--.---.....-.----....---.--..-----..----......-......

Reporte: IInforme emitido por el sistema computacional OCP.

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, Faltante de caja:1

Diferencia que se produce cuando el dinero existente en Caja esI .. menoral saldocontable.

Sobrante deI

Diferencia que se produce cuando el dinero existente en Caja esCaja: mayor al saldo contable.

Asignación para Cantidad de dinero que se paga a los Cajeros designados porPérdidas de Resolución, cuando desempeñan el cargo durante la mayor parte del

Caja: mes, destinada a cubrir eventuales faltantes de Caja.--....---.

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I Crédito Entrega de dinero en préstamo, garantizado con una especie dejada I

I Pignoraticio: en prenda, con la obligación de devolverlo con intereses y otros!i derechos, dentro de un plazo definido. IL__~ ~ 1


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Rescate oI

Recuperación de la especie dejada como garantía, previo pago delLiquidación: capital, intereses, derechos de emisión, seguros, remates

correspondientes al período.

r Renovación: Prórroga del plazo del crédito por un período igual al original, previoi pago de los intereses, derechos de emisión, seguros, rematesI correspondientes al período.l m____._

Denuncio de Constancia efectuada por un usuario de haber extraviado el originalExtravío: del contrato, con lo cual se procede a emitirle una copia, previo pago

del derecho respectivo, equivalente al 1% del capital.

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Excedente deI

Suma a favor del empeñante producida en la subasta de una prendaRemate: de plazo vencido, calculada deduciendo al valor de adjudicación el

capital, intereses, derechos, comisiones, impuestos y gastos depublicidad.

DICREP: IDirección General del Crédito Prendario.

O.C.P: Operaciones del Crédito Prendario, (Sistema Cliente de Dicrep).


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3. DESCRIPCIONES DE CARGOS

CARGO 11 Cajero

SUPERVISADO POR I [Contador

LUGAR DE DESEMPEÑO I ! Unidades de Crédito

OBJETIVOS DEL CARGO 11 Ejecutar los movimientos de dinero efectivo originados enlas operaciones prendarías y administrativas de la Unidad.


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I 1 Pagar a los usuarios el monto de los créditos otorgados y los excedentes producidosen los remates, conforme a los limites fijados para las operaciones de Caja. . _._._-.

2 Efectuar otros pagos menores necesarios para las operaciones de la Sucursal,según los rangos autorizados para los movimientos de Caja.

3 Recibir las sumas de dinero que el público debe pagar por concepto de rescates,renovaciones, amortizaciones, ventas, remates, derechos varios y cualquier otro

i ingreso de efectivo que se produzca.

4 Controlar la emisión de la documentación sustentatoria de los movimientos de Caja,preocupándose de que cumpla con las formalidades y autorizaciones necesarias,como numeración, firmas, timbres, etc.

I 5

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Efectuarel recuentodel dineroexistenteen Caja, e inscribirsu detalle directamenteI en el Libro de Arqueos y conciliar su valor total con el saldo contable.

I 6 Velar por la seguridad y conservación del dinero confiado a su custodia, siendo

I

responsable por las pérdidas o deterioro de tales valores que se produjeran a causaI del incumplimiento de sus obligaciones.

17 Disponer permanentemente de un stock suficiente de monedas divisorias y billetesI de diferentes denominaciones requeridos para una adecuada atención del público.

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Mantener en Caja dinero disponible conforme a los montos autorizados, debiendoinformar al Cajero Tesorero y/o Contador acerca de los excesos que se produzcan.

9 Impedir el acceso de otras personas al recinto de Caja, trabajar con la puerta cerraday premunido de los medios apropiados de seguridad y control. ..--.

10 Exigir el arqueo total de los fondos a su cargo en los casos de reemplazos osubrogaciones, aunque sean ausencias momentáneas.

11 Estampar su firma completa o media firma registradas en la Unidad en todos losdocumentos en que conste un ingreso o egreso de dinero.

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! 12 IAI término del movimiento, entregar al Cajero Tesorero el saldo de fondos quehubierequedadoen su poder, pudiendoretener las monedaspara evitar demoraspor recuentode fondosde escasomonto.

Se prohíbe a los Cajeros, efectuar cambios de dineros.

CARGO] I Cajero Tesorero

UPERVISADO POR IlContador

LUGAR DE DESEMPEÑO 11 Unidades de Crédit~ ~.._--- J

OBJETIVOS DEL CARGO I IAbastecer a los Cajeros con el dinero requerido para lasloperacionesprendaríasy administrativasde la Unidad. .


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-- -------._----------!FUNCIONES i

1 Recibir de los Cajeros, al término del movimiento diario, los fondos de efectivo y i! mantenerlos en custodia en su caja de fondos, que deberá estar ubicada dentro de i

la bóveda de Alhajas de la Unidad. Podrá dejar en poder del Cajero las monedas Ipara evitar demoras por recuento de fondos de escaso monto. ....._--

2 Entregar a los Cajeros, antes de iniciar el movimiento diario, la cantidad de dineroestrictamente necesaria para las operaciones del día.

3 Retirar de las Cajas el exceso de dinero acumulado durante la atención de público,de preferencia los billetes de más alto valor. I

- I4 Disponer permanentemente de un stock suficiente de monedas y billetes para una I

adecuadaatenciónal público,efectuandolosgirosque seanprocedentes. 1

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cuando sea requerido. Ii -..--...------..---.---.-.--.--- - .-.- !

I 6 Efectuarlos depósitosde dinero efectivocorrespondientesasí como preocuparseIde la confección de los comprobantes respectivos.

7

Velar por la seguridad y conservacióndel dinero confiado a su custodia, siendoIresponsable por las pérdidas o deterioro de tales valores que se produjeran acausa del incumplimiento de sus obligaciones. I

8 Enviar al Banco Central o a otra Institución Bancaria los billetes muy deterioradospara su canje.

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Mantener el Fondo Fijo para la atención de los gastos menores, conforme a loI

autorizado por Resolución de la Dirección General. II

Utilizaruna libreta de entrega y otra de recepción donde registrará los movimientos1

,

de dinero que ejecute con los Cajeros, operaciones que deberán ser suscritas por!el Tesorero en conjunto con el Cajero correspondiente. !

Ingresar a la bóveda de Alhajas solamente en compañía del Depositario de Alhajas!o del Oficial10de Alhajas,cuando requiera retirardinero para el movimientodiario,Idejándose constancia de cada actuación con fecha y hora en el libro de Novedadesde la sección Custodia.

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12 IAjustar diariamente el saldo efectivo de las Cajas con lo determinado en la Hoja del,Diario. I--------------.---.. ..-.---..-....-.-


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4. NORMAS

4.2. RENOVACIONES

!a) No es válido para cursar una renovación el contrato respecto del cual se ha puestodenuncio de extravío.

b) En el rubro de Alhajas se pueden efectuar más de una renovación.

c) En el rubro de Objetos Varios sólo se puede realizar una renovación.

4.3. EXCEDENTES DE REMATESI

I a) El usuario dispone de un año para cobrar el excedente a su favor, en cualquiera ¡IUnidad de Crédito del país, desde la fecha de la subasta Ilb) Transcurrido"el plazo de-cobro~el excedente prescribeafavor-de--O"'CREP. 1L...:....

~)MANUAL DEL CAJEROSantiago, Noviembre 2006

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4.4. ARQUEOS DE CAJA

a) Se prohíbe terminantemente realizar arqueos de Caja en borrador.

,b) La contravención a esta norma se considerará como una irregularidad cometida por'el Cajero con la complicidad de sus jefes inmediatos y será causal suficiente para iniciar

~as investigaciones pertinentes y relevar al Cajero de sus funciones. ---J

ic) Copia de los documentos que den cuenta de esta irregularidad deberá serllincorporada a la C~~peta de ~ntece_?entes ~~~~onal~~__delCaj~~~. m_ IId) En el arqueo se registrará exclusivamente el dinero efectivo, quedando estrictamente IIprohibido incorporar a él cheques, excepto Vale vistas recibidos en Remates. '1 mm..mm m m m.mm m m m'.m

le) La teneduría del libro de arqueos debe ser eficiente no aceptándose borrones, I¡enmendaduras, raspaduras, ni otras anomalías contables que resten transparencia a ¡Ieste registro o lo tornen no fidedigno. ¡rf)Los arqueos de caja, cualquiera sea su tipo, deben efectu-arseregularmente. ) 1j . mm_" ti ~

I g) El Administrador y el Contador deben controlar sorpresivamente los fondos existentes i!en cada Caja y en el Fondo Fijo o Caja Chica, al menos tres veces al mes, mediante IIarqueoregistradoen el respectivolibro. 1¡ m m m ¡

Ih) Asimismo, el Administrador debe efectuar arqueo de cada Caja el último día hábil de I

i~ada mes,__~ejandoen t~_?Ocaso regist~~~~ é~~ en el.~~_~~_~~~~~p~~9i~~!~ 1

i) El arqueo de caja practicado por el Administrador o el Contador deberá ser anotado Ide puño y letra de tales funcionarios. En el evento de que el Cajero hubiera aplicado Ieste control,quiencontroledeberá repetirel arqueoen la forma señaladaen el espacioien blanco siguiente del referido Libro de Arqueo. .

j) En todos los arciueosefectuados- por losContadores y-Administradores se deberá-]dejar constancia de la hora en que se aplicó dicho control. I

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kY'Oe'-tod'adifurenCla-qUe-s-e-'detecte'enlOs-arq-ueo'sde'-'c'aIasedejará-co.ñ-stancia-.e.n.efjlibro respectivo,con una nota en la sección "Observaciones"referida a su fecha deIcontabilización, refrendada por el Contador. I

k) Para los fondos en poder del Cajero Tesorero se aplicarán las mismas normas antes ¡referidas. ¡

------.....------.-------.... __m....._._.._._.______._______........___....____....___.......__.

MANUAL DEL CAJERO

Santiago, Noviembre 2006

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4.5. SOBRANTES DE DINERO EN CAJA

a) Los sobrantes de Caja superiores al 3% de una U. T. M. producidos en lasoperaciones diarias y que no hayan sido objeto de reclamo por parte del público, secontabilizarán en la cuenta "Varios Acreedores", "Sobrantes de Caja a Favor deTerceros" .

b) Los sobrantes registrados en "Varios Acreedores" prescriben a favor de DICREP enel plazo de un año contado desde la fecha de su contabilización, debiendo serabonados a la cuenta "C x C Ingresos de Operaciones", "Entradas Varias".

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