Manual BusinessAdmin

BusinessAdmin

1 Introduccin La mejor manera de manejar su negocio, BusinessAdmin!

Nuestro propsito es brindarle la ms alta tecnologa de manera flexible, amigable y accesible para poder llevar correctamente la administracin de su Micro, Pequea y Mediana empresa. Es por eso que hemos creado BusinessAdmin, una herramienta creada por empresarios y profesionales en el desarrollo de software, con amplia experiencia en procesos administrativos, contables, de control y almacn que le ayudarn a hacer crecer su negocio.

Ahora podr hacer que su negocio funcione de manera eficiente y sin perder el control con los mdulos interrelacionados de BusinessAdmin, que le permitirn mantener su informacin al da de clientes, bancos, proveedores, empleados, proyectos, tareas, hojas de trabajo y produccin.

El Manual de Usuario de BusinessAdmin contiene la informacin detallada y precisa sobre el manejo de su programa, con el fin de ayudarle a utilizarlo con eficacia y sobre todo, conocer todas las ventajas que le ofrece.

Gracias por su preferencia!

2 Requerimientos mnimos 128 MB RAM (256MB recomendables)

Procesador Pentium III 600MHZ (Recomendable Pentium IV 1.2GHz)

Windows 2000, Windows 2003, Windows XP (recommendable), Windows Vista

3 Instalacin Dentro de esta seccin encontrar las instrucciones bsicas para instalar su programa BusinessAdmin.

El procedimiento a seguir para Instalar BusinessAdmin

Introduzca el CD de instalacin en la unidad lectora. Este programa se instala de forma automtica (autorun) por lo que inmediatamente se desplegar la siguiente pantalla con el men de opciones donde usted deber seleccionar Instalacin. Si no le aparece esta pantalla puede iniciar la instalacin directamente desde Mi PC y dar doble clic en la unidad de CD donde encontrar el programa de instalacin Setup.exe

Al seleccionar Instalar o al hacer doble clic en el archivo de instalacin Setup.exe,

Se abrir el asistente para la instalacin.

Despus de seleccionar Siguiente se desplegar la pantalla que contiene el contrato de Licencia para el usuario final. Lea todos los trminos cuidadosamente usando la barra de desplazamiento y oprima Acepto si est de acuerdo con los trminos ah mencionados o No acepto si no est de acuerdo, y automticamente se terminar la instalacin de su programa. Tambin puede seleccionar Cancelar para terminar la instalacin.

Al Aceptar los trminos del contrato de licencia y luego de seleccionar Siguiente, se desplegar una nueva pantalla indicndole que se iniciar la instalacin; en esta pantalla se requerirn: Nombre de Usuario y Organizacin, presione Siguiente.

El asistente iniciar la instalacin de su programa; deje instalando el programa en su mquina. Al finalizar la instalacin seleccione Siguiente.

Una vez terminada la instalacin, presione Finalizar para empezar a trabajar con su Programa BusinessAdmin.

Al finalizar la instalacin se colocar un icono de acceso directo de BusinessAdmin en su escritorio.

3.1 Activacin de licencia Una vez instalado el programa, el cual siempre quedara instalado en la versin Basic, habr que registrar las licencias que usted haya adquirido como la Professional, Enterprise o algn mdulo en especfico.

El licenciamiento de BusinessAdmin es por usuario

Para activar la licencia, vaya en su men principal y seleccione la opcin Activacin

Al acceder a esta opcin le aparecer la siguiente pantalla

En esta pantalla se encuentran enlistadas todas las opciones que podr activar. Existen dos formas para poder activar una licencia de BusinessAdmin

Activacin Va Internet

Teniendo su nmero de caja a la mano seleccione la opcin correspondiente a su nmero de licencia. Al hacerlo aparecer la siguiente pantalla

Digite los 20 nmeros de su licencia sin espacios, comas o guiones.

El sistema enviar un mensaje de que la licencia fue activada con xito.

Una vez activada la licencia quedarn iluminados en verde las opciones que han sido habilitadas con la licencia.

Activacin Manual.

En caso de que no contar con Internet deber comunicarse a nuestro departamento de Activacin al 01 800 019 5644 estando frente a la computadora en donde se va a activar BusinessAdmin y teniendo a la mano su nmero de licencias (nmero de 20 dgitos separados de 4 en 4).

Teniendo su nmero de caja a la mano seleccione la opcin correspondiente a su nmero de licencia. Al hacerlo aparecer la siguiente pantalla

En la cual deber capturar su nmero de licencia (nmero de 20 dgitos separados de 4 en 4) y la contra-clave la cual ser proporcionada por el personal de Activacin de Logical Concept.

3.2 Instalacin en red El procedimiento a seguir para Instalar BusinessAdmin en red es el siguiente:

Por cada equipo donde se desee instalar BusinessAdmin deber contar con una licencia.

1. Instalar BusinessAdmin en cada uno de los equipos as como en el servidor.

2. En el servidor o la mquina que funja como servidor (en la cual se deber encontrar el archivo de la Base de Datos), se tendr que compartir la carpeta donde se encuentre instalado BusinessAdmin.

Por lo general BusinessAdmin se encuentra instalado en C:\Program Files\LogicalBusinessSolutiono bien C:\Archivos de Programa\LogicalBusinessSolution.

Si el sistema operativo de su computadora es Windows XP, el procedimiento para compartir la carpeta de LogicalBusinessSolutions es el siguiente:

Dar clic derecho sobre la carpeta de LogicalBusinessSolutions, seleccionar la opcin Compartir y Seguridad "Sharing and Security"

Se mostrara la siguiente pantalla, en la cual se deberseleccionar las siguientes opciones:

Compartir esta carpeta en red "Share this folder on the Network".

Permitir que los usuarios de la red cambien estos archivos "Allow netwok users to change y files".

Si el sistema operativo de su computadora es Windows Vista, el procedimiento para compartir la carpeta de LogicalBusinessSolutions es el siguiente:

Dar clic derecho sobre la carpeta de LogicalBusinessSolutions2008 y seleccionar la opcin Compartir "Share".

Dar clic en Uso compartido Avanzado "Advanced Sharing"

En la siguiente pantalla deber palomear la opcin Compartir esta carpeta "Share this folfer".

En el campo Establecer el lmite de usuarios simultneos "Limit the number of simultaneous users to" deber definir cuantos usuarios tendrn acceso a la carpeta.

La carpeta se mostrar de la siguiente manera.

3. El siguiente paso ser agregar la Base de Datos a BusinessAdmin, para ello deber ingrear al mdulo de Base de Datos.

Dar clic en el botn de opciones del mdulo que se muestra en la parte superior del lado izquierdo, seleccionar la opcin Aadir Base de Datos.

Se mostrara una ventana en la cual deber seleccionar la Base de Datos.

4. Una vez agregada la Base de Datos se deber activar, para ello deber seleccionar la Base de Datos, dar clic en el botn de opciones del mdulo que se muestra en la parte superior del lado izquierdo, seleccionar la opcin Activar Base de Datos.

3.3 Multiempresa El sistema BusinessAdmin, le permite tener tantas empresas como lo necesite.

El procedimiento para crear nuevas empresas es el siguiente:

1. Abrir la carpeta donde se encuentra instalado BusinessAdmin (C:\Program Files\LogicalBusinessSolution2008), Ubicar el archivo BaNew.mdb

2. Crear una copia del archivo BaNew.mdb y pegarla en (C:\Program Files\LogicalBusinessSolution2008).

3. Cambiar el nombre del archivo, para ello de clic derecho sobre el archivo BANew-copy.mdb y escriba el nombre que desee darle.

4. Una vez creada la Base de Datos, deber agregarla a BusinessAdmin.

Para ello deber abrir BusinessAdmin e ingresar al mdulo de Base de Datos

Dar clic en el botn de opciones del mdulo que se muestra en la parte superior del lado izquierdo, seleccionar la opcin Aadir Base de Datos.

Se mostrara una ventana en la cual deber seleccionar la Base de Datos.

5. Una vez agregada la Base de Datos se tendr que activar, para ello deber seleccionar la Base de Datos, dar clic en el botn de opciones del mdulo que se muestra en la parte superior del lado izquierdo, seleccionar la opcin Activar Base de Datos.

3.4 Registro Al instalar el BusinessAdmin tendr 7 das para registrarse y poder seguir utilizando el programa, an en su versin gratuita.

Cada da BusinessAdmin le mandar un recordatorio con los das que le quedan antes de que el programa quede bloqueado para su uso.

Si usted selecciona la opcin de Registrar ms tarde, el programa se ejecutar y le mostrar un nuevo aviso la siguiente vez que ejecute el programa.

Si selecciona la opcin de Registrarse aparecer la siguiente pantalla

En esta pantalla deber registrar sus datos y dar clic en Siguiente

Una vez registrado el sistema le mostrar una pantalla con el listado de licencias que se encuentran activas.

4 General Dentro de esta seccin se explican las opciones que generalmente contienen los Mdulos de BusinessAdmin con informacin detallada de los procedimientos a seguir.

Las opciones de informacin con las que cuenta son:

Pantalla Principal.

Impresin de vistas.

4.1 Pantalla principal Antes de comenzar a utilizar BusinessAdmin lo primero que deber conocer es cmo navegar dentro de la pantalla principal. Al conocer todas las opciones como lo son mens e iconos principales, usted podr trabajar sin contratiempos con todos sus Mdulos.

Al iniciar BusinessAdmin aparece la Pantalla Principal. Cada uno de los elementos se irn describiendo en orden.

Barra de Submdulos. Se encuentra ubicada en la parte superior izquierda de la pantalla. En ella se encuentran listados todos los submdulos con los que cuenta el mdulo seleccionado.

Los submdulos pueden contener un signo "+" o un signo "-". Cuando aparece el signo "+" significa que el submdulo est colapsado y no despliega todas las opciones que contiene. Cuando aparece el signo "-" significa que el submdulo est expandido y muestra todas las opciones que contiene. Para expandir o colapsar las opciones de un submdulo d clic con su ratn en el signo "+" o "-".

Panel de Vistas. Se encuentra ubicado en la parte central izquierda.

En l se encuentran listadas las vistas que contiene cada uno de los mdulos del sistema, as como la vista activa.

Barra de Mdulos. Se encuentra ubicado en la parte inferior izquierda de la pantalla. Aqu se encuentran todos los mdulos que contiene su programa, presentados nicamente en cono o cono con texto. Para mostrar u ocultar los conos con texto tendr que abrir el men que se encuentra en la parte inferior en donde se desplegarn las siguientes opciones:

Ensear Ms Botones: Al oprimir esta opcin, ver en su panel de botones ms botones con texto.

Ensear Menos Botones: Al oprimir esta opcin, ver en su panel de botones menos botones con texto.

Aadir o Quitar Botones: Al posicionar su cursor sobre esta opcin se desplegar una lista de los iconos que puede tener visibles en su panel de botones. Active o desactive los iconos para aadir o quitar iconos en el panel.

Una manera ms sencilla de ensear ms o menos botones en su panel es posicionarse en la lnea superior del panel, en la parte punteada, y con un clic sostenido de su ratn subir o bajar desplegando u ocultando los iconos con texto.

En la pantalla principal se podr visualizar el usuario que est conectado que est en la parte superior (Admin), y visualizar las alarmas si es que estn configuradas.

En la esquina superior derecha de la pantalla se mostrara el nombre de la Base de Datos.

Finalmente aparecen las tareas pendientes que pueda tener ese usuario, las cuales se dan de alta desde el mdulo de tareas que se explican ms adelante.

4.1.1 Manejo de datos En BusinessAdmin se utilizan los siguientes botones para guardar y Cancelar

Utilice este icono para salvar cambios y guardar registros.

Utilice este icono para salir sin salvar cambios ni guardar registros.

Captura de Nuevos Registros

Ingrese al Mdulo en donde desee capturar un nuevo registro.

Haga clic sobre el botn nuevo que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla.

Una vez hecho esto, se abrir la pantalla de captura de registro segn el mdulo en que se est navegando.

Una vez que se haya capturado la informacin, d clic en el botn aceptar y el registro ser guardado, o d clic en el

botn salir (al dar clic en este botn no se guardara ningn registro).

Edicin de Registros

Ingrese en el mdulo correspondiente donde se encuentre el registro que desee editar y seleccinelo.

D doble Clic con el botn izquierdo del ratn sobre el registro, o en su defecto seleccione el registro y haga clic en el botn

editar .

En ese momento, se abrir la ficha del registro y podr hacer los cambios correspondientes.

Una vez terminados los cambios, pulse el botn de Aceptar para guardar los cambios o salir si no desea guardar ningn cambio.

Suprimir Registros

Ingrese al mdulo de donde desee borrar un registro.

Seleccione el registro que desee borrar.

Haga clic en el botn suprimir

Al borrar el artculo el sistema manda una alarma para confirmar. En caso de que si desee borrar el artculo haga clic en si o en su defecto haga clic en no.

Manejo de Informacin en Tablas

En varios mdulos de BusinessAdmin es comn que se encuentre con tablas para capturar informacin. A continuacin se explica cmo agregar, editar o suprimir registros en dichas tablas.

Crear datos en una tabla.

Seleccione la casilla a la cul desee agregar informacin

Escriba la informacin deseada

Al escribir datos, se agrega automticamente una nueva lnea para poder seguir capturando informacin en esa tabla.

Editar datos en una tabla

Seleccione la casilla que desee editar

Borre la informacin o en su defecto agregue la informacin deseada.

Suprimir Registros una Tabla

Cada vez que vea una tabla dentro del sistema, la manera de suprimir registros ser exactamente cmo se explica a continuacin.

Seleccione con el botn izquierdo del ratn, desde la barra que se encuentra del lado izquierdo de la pantalla, el registro que desee suprimir

Una vez seleccionado el registro, seleccione "suprimir" desde su teclado y ser suficiente para eliminar el registro que seleccion.

Ordenar los registros en una Vista

El sistema tambin permite ordenar los registros por campos de una manera muy simple:

Si usted da un clic al encabezado de una columna, el sistema ordenar automticamente los registros segn el campo que usted haya dado clic con el ratn.

4.1.2 Panel de botones Se encuentra ubicado en la parte inferior izquierda de la pantalla. Aqu se encuentran todos los mdulos de BusinessAdmin

Para mostrar ms mdulos tendr que abrir el men que se encuentra en la parte inferior en donde se desplegarn las siguientes opciones:

Ensear Ms Botones: Al oprimir esta opcin, ver en su panel de botones ms botones con texto.

Ensear Menos Botones: Al oprimir esta opcin, ver en su panel de botones menos botones con texto.

Aadir o Quitar Botones: Al posicionar su cursor sobre esta opcin se desplegar una lista de los iconos que puede tener visibles en su panel de botones. Active o desactive los iconos para aadir o quitar iconos en el panel.

Una manera ms sencilla de ensear ms o menos botones en su panel es posicionarse en la lnea superior del panel, en la parte punteada, y con un clic sostenido de su ratn subir o bajar desplegando u ocultando los iconos con texto.

4.1.3 Barra de submodulos Se encuentra ubicada en la parte superior izquierda de la pantalla. En ella se encuentran listados todos los submdulos con los que cuenta el mdulo seleccionado.

Los submdulos pueden contener un signo "+" o un signo "-". Cuando aparece el signo "+" significa que el submdulo est colapsado y no despliega todas opciones que contiene. Cuando aparece el signo "-" significa que el submdulo est expandido y muestra todas las opciones que contiene. Para expandir o colapsar las opciones de un submdulo d clic con su ratn en el signo "+" o "- ".

4.1.4 Panel de vistas Se encuentra ubicado en la parte central izquierda. En l se encuentran listadas las vistas que contiene cada uno de los submdulos del sistema, as como la vista activa.

Definicin de una Vista

Una vista es un listado de informacin que se puede ver en pantalla segn el mdulo o consulta en la que se encuentre ubicado, donde podr hacer distintas operaciones como: establecer formatos condicionales, ordenar datos, ordenar columnas, crear agrupamientos, establecer filtros y generar reportes; con el fin de poder analizar la informacin y posteriormente imprimirla o exportarla a Excel. El sistema ya trae pre cargadas diferentes vistas por cada mdulo.

4.1.5 Barra de mens En la parte superior de la pantalla se encuentra la barra de mens. Desde esta barra se pueden ejecutar todos los comandos que el programa ofrece. Al hacer clic sobre un men se despliegan las opciones correspondientes para que elija cualquiera de ellas.

Archivo Men Archivo

Editar Editar

Herramientas

Dentro de esta seccin se explican cada una de las funcionalidades que lo componen.

Multialmacn

Dentro de esta pantalla usted podr registrar los almacenes con los que cuenta y de qu tipo son.

En la tabla que aparece del lado izquierdo de la pantalla, el primer campo muestra el tipo de almacn y el segundo campo usted puede ponerle el nombre.

Capturar un almacn.

1. Deber seleccionar el tipo de almacn.

En sistema cada almacn tambin puede funcionar como sucursal, si usted maneja sucursales, las podr dar de alta en esta misma tabla.

2. Escriba el nombre que desee dar al almacn

3. Finalmente en la parte superior de la pantalla, se pueden ver dos banderas que son:

Seleccione el almacn que por default ser considerado como almacn de entrada al recibir pedidos y otro almacn que por default ser considerado como salida al enviar pedidos. Esto es con la finalidad de ahorrarle tiempo y no tener que buscar el mismo almacn de salida o entrada en cada envo o recepcin de material. nicamente se puede tener configurado un almacn de entrada y un almacn de salida, de lo contrario el sistema marcar la siguiente alarma a la hora de aceptar los almacenes:

Racks Mediante esta funcin usted podr configurar ms a detalle sus almacenes, podr crear los racks que tenga en su almacn, las posiciones que tienen cada rack, el nivel y las dimensiones de cada nivel.

Capturar un Rack

Deber seleccionar el la opcin de Racks que se encuentra en el men de Herramientas que aparece en la barra de mens.

Seleccione el almacn al cual se va a aadir un rack.

Indique el nmero de rack que se est dando de alta y asgnele un nombre.

Ponga el nmero de posiciones (divisiones verticales) con el que cuenta el rack.

Indique el nmero de niveles (divisiones verticales) que tiene cada posicin.

Configure las medidas en cuanto alto, ancho y profundo que tiene cada nivel.

Aceptar.

Para aadir otro rack repita el proceso.

Todos los racks que se configuren desde esta funcin, aparecern como opcin para seleccionarlos cuando se haga una entrada o una salida hacia los almacenes.

Divisas Esta pantalla le facilita las conversiones del tipo de cambio y mantiene actualizada la informacin en su sistema. Registre todas las divisas que maneje y se mantendrn con el tipo de cambio actualizado va Internet.

Esta opcin se encuentra en men Herramientas->Divisas

Los campos que encontrar en esta pantalla son los siguientes:

Smbolo internacional: En este campo se ingresan los smbolos utilizados internacionalmente, debern ser exactos ya que el programa se conecta a un sitio en Internet, busca el smbolo que usted registr y enva el tipo de cambio al programa.

Smbolo: Ingrese los smbolos en caracteres utilizados para reconocer los diversos tipos de moneda

.

Nombre: Ingrese los nombres de las divisas que maneje en su programa.

Tipo de Cambio: En este campo el programa registra el tipo de cambio de cada divisa, que haya mandado desde el sitio de Internet o bien se puede modificar manualmente.

Alineacin: En este campo puede especificar en dnde ir colocado el smbolo de la divisa, es decir a la derecha o a la izquierda de la cantidad.

Capturar una Divisa

Los procedimientos que usted podr realizar son:

Ingresar nueva Divisa

Cambiar datos de una Divisa

Suprimir una Divisa

Actualizacin

Calculadora

Actualizacin

Al seleccionar este icono, el programa le enva a un sitio ya predeterminado dentro de Internet donde podr actualizar sus datos. Mientras el programa este actualizando, le aparecer en su pantalla una leyenda de Actualizacin; cuando esta leyenda desaparezca el valor de las divisas que usted maneje estarn actualizadas al da.

Calculadora

Seleccione el icono Calculadora y aparecer en su pantalla una calculadora donde podr realizar las operaciones que necesite. Formatos Dentro de su programa, se manejan varios reportes como son: Cotizaciones, Pedidos, Remisiones, etc., dentro de esta opcin, usted podr definirlos de acuerdo a sus formatos.


Tipos de documento: En este campo, aparece el listado de los documentos que se generan dentro del programa, como son una Cotizacin, un Pedido, una Factura, una Remisin, un Recibo de pago, etc.

Modelos: El programa ya contiene predefinidos los modelos que puede utilizar en sus formatos, sin embargo usted podr generar nuevos modelos con la informacin que necesite. Contar con un asistente Pro-Format que le auxiliar a configurar sus informes en caso de manejar formatos propios.

Permitir seleccin de informe: Al seleccionar esta opcin, el programa le permitir elegir el tipo de informe que desea visualizar dentro de los Mdulos del programa al momento de imprimir algn documento (cotizacin, factura, etc.)

Configurar un Formato

Para configurar sus formatos, deber entrar al mdulo de Formatos que se encuentra en el men de Herramientas que aparece en la barra de mens.

Seleccionar la opcin Formatos.

Una vez hecho esto, usted ver una pantalla en el lado izquierdo donde aparecen todos los tipos de formatos que puede configurar desde el sistema. Observe que cuando selecciona un formato con el ratn como por ejemplo cotizacin, del lado derecho de la pantalla el sistema le muestra los formatos que estn pre cargado.

Para configurar un formato pre impreso como la factura por ejemplo, seleccione desde la lista de formatos Factura. Posteriormente haga clic con el Mouse en el botn Aadir, escriba el nombre que desee para su modelo, el tipo de documento que es (factura) y en Formato seleccione la opcin: ProFormat, una vez hecho esto haga clic en Aceptar. Observe que se ha aadido su modelo.

Primero tendr que dar un nombre al nuevo modelo. A continuacin elija el tipo de documento del listado para el cual quiere crear un nuevo formato y seleccione el formato ProFormat, HTML o Crystal Reports. Si es ProFormat pulse aceptar.

Para el caso de modelos HTML, estos ya se encuentran dentro de la carpeta del programa, slo deber indicar la ruta donde se encuentran estos archivos. Si es un modelo Crystal Report, este debi haber sido creado ya con anterioridad para que tambin se indique la ruta donde se encuentra alojado el archivo.

Para el caso especifico de Proformat, el programa le ofrece la opcin de trabajar con un Asistente que le auxiliar para crear sus nuevos modelos. Una vez que haya creado el nuevo modelo, deber configurarlo.

Para configurar el Formato Proformat deber de seleccionarlo con el Mouse y hacer clic en el botn Configurar. Una vez hecho esto, aparecer un asistente para la configuracin de formatos donde pasar por varias etapas. Cuando aparezca dicho asistente haga clic en siguiente.

A continuacin usted podr definir la fuente para su formato, as como el tamao para los encabezados y pies de pgina y en el campo Fuente Descripcin establecer el tamao de la fuente para el cuerpo de su documento.

Una vez hecho esto haga clic en Siguiente. Pasar a la etapa dos donde seleccionar los campos que desee para su formato; cuando termine de seleccionar los campos haga clic en Siguiente.

En la etapa tres, usted especificar las coordenadas de cada campo, as como el ancho mximo y altura mxima, si desea que el campo est en negritas, subrayado, con cursiva o formato divisa (este ltimo para que se anteponga el signo de pesos y se redondee a dos decimales). Seleccione cada campo con el Mouse y configure cada campo. Para la configuracin de coordenadas, tome como

origen la esquina superior izquierda de su formato, la coordenada x ser hacia la derecha de este origen y la coordenada y ser hacia debajo de este origen. Cuando haya terminado haga clic en Siguiente.

En la etapa cuatro, usted tiene la opcin de aadir a su formato alguna imagen, seleccione la imagen y fije sus coordenadas, as como el alto y ancho. Posteriormente haga clic en Siguiente.

Haga clic en siguiente cuando haya finalizado con la parametrizacin.

Para guardar toda la informacin que ingres en este documento, deber hacer clic en Terminar. Si desea verificar el documento que cre, seleccione visualizar y tendr una vista previa del documento tal cual usted lo configur.

Seleccione el modelo que ha creado y haga clic en Default, as cada vez que usted mande a imprimir cada formato podr seleccionarlo de la lista de modelos, poniendo como primera opcin el formato que est como Default.

Captura de prestaciones y gastos Captura de Prestaciones y Gastos:

Esta opcin sirve cuando usted le cobra a sus clientes por cualquier prestacin de servicios por parte de sus empleados y crea facturas por gastos imputables a sus clientes como por ejemplo viticos.

En la parte superior hay dos pestaas Prestaciones y Gastos, usted seleccionar la pestaa segn lo que desee aadir.

Aadir una prestacin de servicios

Deber seleccionar el mdulo de Captura de prestaciones y Gastos que se encuentra en el men de Herramientas que aparece en la barra de mens.

Seleccionar la pestaa de Prestaciones, el siguiente paso es seleccionar al empleado que hizo la prestacin del servicio donde el empleado debi de haberse dado de alta desde el mdulo de empleados (ver mdulo de empleados).

Observe que cuando se selecciona el campo del empleado automticamente pone la tarifa que cobra por hora dicho empleado en el campo de tarifa. Ese importe lo toma segn el sueldo que se le haya especificado al empleado (ver mdulo de empleados). De cualquier forma la tarifa tambin se puede capturar o modificar manualmente.

Posteriormente deber seleccionar al Cliente y si se requiere el proyecto, donde ambos debieron de darse de alta desde el catlogo de clientes (ver mdulo de clientes).

Despus habr que seleccionar la fecha en la que se prest el servicio, la sucursal que previamente se debi de dar de alta desde Multialmacn y el IVA que genera dicha prestacin.

Finalmente capturar las horas y los comentarios que usted desee, cuando haya terminado oprima el botn

Observe que cuando se aade la prestacin queda registrada en la parte inferior de la pantalla, donde ah aparecern todas las prestaciones y gastos que no se hayan facturado.

Aadir un Gasto

Se aadirn gastos que sean imputables al cliente como por ejemplo viticos, comidas, etc. Para que posteriormente puedan ser facturados.

Deber seleccionar el mdulo de Captura de prestaciones y Gastos que se encuentra en el men de Herramientas que aparece en la barra de mens.

Seleccionar la pestaa de Gastos, el siguiente paso es seleccionar el empleado con el que se generel gasto, donde previamente se debi de haber dado de alta (ver mdulo de empleados).

Seleccione el cliente al cual se le facturarel gasto, y el proyecto, en caso de que usted as lo requiera. Previamente debi de haberlos dado de alta (ver mdulo de clientes).

Seleccione la sucursal que previamente se debi de haber dado de alta desde Multialmacn (ver Multialmacn).

Seleccione el IVA que generar dicho gasto.

Seleccione el motivo del gasto. Si no encuentra el motivo que usted desee, podr aadirlo desde las opciones del sistema (ver Opciones, pestaa de listas).

Seleccione el importe del gasto.

Seleccinela opcin con comprobante en caso de que se tenga el comprobante

Oprima el botn

Edicin de Prestaciones y Gastos

Seleccione la prestacin o el gasto de la lista de prestaciones y gastos. (parte inferior de la pantalla) con el ratn. Automticamente le va a aparecer la informacin de dicha prestacin en la parte superior de la pantalla.

Haga los cambios deseados.

Oprima el botn

Suprimir una Prestacin y un Gasto Seleccione la prestacin o gasto que desea suprimir.

Oprima el botn

Una vez que usted haya terminado de aadir, editar o suprimir sus prestaciones, oprima el botn para que quede registrado en la base de datos.

Si usted no oprime el botn guardar y se sale de esta opcin, perder toda la informacin que haya capturado.

Limpiar pedidos clientes parciales Un pedido cliente se puede entregar toda la mercanca que involucra o se puede entregar parcialmente.

Supongamos que usted hizo un pedido de dos zapatos y solamente entreg uno y que su cliente ya no desea que le entregue el otro zapato, el estatus del pedido ser entregado parcial, pero a final de cuentas no deber serlo porque ya no se entregar ms mercanca de ese pedido.

Para limpiar el pedido deber seleccionar la funcin de Limpiar pedidos clientes parciales, la cual se encuentra en el men de Herramientas.

El sistema convertir todos los pedidos que tiene como parcialmente entregados en entregados. Poniendo en negativo la mercanca que no se entreg en los pedidos que estaban parciales, para que quede evidencia de que alguna vez ese pedido no fue entregado tal y como se haba planeado.

Con esta opcin usted podr limpiar todos los pedidos entregados parcialmente y as eliminarlos de pedidos por entregar. Facturacin Dentro de esta herramienta de Facturacin encontrar dos opciones:

Facturacin Globalizada.

Si usted realiza notas durante todo el da y al final del da crea una Factura global justificando todas las ventas, esta herramienta le optimiza el trabajo.

Crear una Factura Globalizada.

Deber seleccionar el mdulo de Facturacin Globalizada que se encuentra en el men de Herramientas que aparece en la barra de mens.

En esta pantalla podr ver un listado de todas las notas que se han generado en el sistema y que no hayan sido convertido a facturas.

El primer paso es seleccionar hasta qu fecha desea que se tomen las notas no facturadas

Una vez seleccionada esta fecha aparecer el listado de notas y usted seleccionar las que desee convertir a facturas.

Puede ayudarse de los botones y .

Posteriormente ponga la fecha que desee que tenga la factura y el ttulo de la misma.

Una vez hecho esto, oprima el botn y automticamente se generar la factura segn las notas que haya seleccionado.

Facturacin Peridica

Por medio de esta opcin usted generar todas las facturas que haga peridicamente o bien todos las prestaciones y gastos que se hayan capturado desde esa opcin del sistema.

Configurar una Factura Peridica

En el men de Herramientas/Opciones deber seleccionar la opcin Factura. Dentro de esta pantalla seleccione la opcin Facturas Peridicas.

Crear una Factura.

En la factura se mostrara la opcin Peridica, la cual deber seleccionar para definir el periodo de pago.

Generacin de Facturas Peridicas

Deber seleccionar el men Herramientas/Facturacin/Facturas Peridicas.

Se mostrar la siguiente pantalla

En la parte superior de la pantalla, usted podr seleccionar hasta que fecha desea que aparezcan todas las facturas peridicas, de

prestaciones o de gastos que estn pendientes de generarse.

Una vez hecho esto aparecer la lista de todo lo que est pendiente de facturar, agrupado por cliente y luego por tipo de facturas.

Usted podr seleccionar la(s) factura(s) que desee generar en ese momento por medio de la bandera que aparece del lado izquierdo.

Para ayudarse puede utilizar los botones de y .

Seleccionar la fecha con la cual desee que se generen sus facturas en la parte superior derecha de la pantalla

Observe que llegan a existir cuatro tipos de facturas que se podrn generar con esta opcin:

Prestaciones: se generar una factura por todos los tiempos capturados desde el mdulo de captura de prestaciones y gastos.

Gastos sin Comprobante: Se generar la factura de todos los gastos que hayan sido capturados sin comprobantes desde la funcin de captura de prestaciones y gastos.

Gastos con Comprobante: se generar la factura de todos los gastos que hayan sido capturados con comprobante desde la funcin de captura de prestaciones y gastos.

Facturas Peridicas: Todas las facturas peridicas que se hayan programado desde el mdulo de facturas.

Una vez que usted haya seleccionado los gastos, prestaciones y/o las facturas peridicas que desee generar, oprima el botn

.

Esta opcin es muy til para la automatizacin de la generacin de facturas. A estas facturas automticas se les puede asignar un texto que aparezca de forma automtica cada vez que se generen dichas facturas. Para ver la configuracin del texto para la facturacin automtica usted tendr que ver el captulo de Opciones, en la pestaa de Facturas, la explicacin del texto facturacin automtica.

Impresin Masiva de Facturas

Cuando haya generado las facturas, se aadirn en la parte inferior de la pantalla, la cual sirve para impresin masiva de facturas y se explica a continuacin:

En esta lista, aparecern todas las facturas que estn pendientes de imprimir, mediante esta opcin usted podr mandar a imprimir las facturas que estn seleccionadas.

Si usted le da doble clic a cualquier factura de esta lista automticamente se abrir el registro.

Para ayudarse puede utilizar los botones de y .

Una vez seleccionadas las facturas que usted desee imprimir, deber de oprimir el botn .

En ese momento se manda la impresin de las facturas seleccionadas y desaparecen de esa lista.

Para configurar cuantas copias usted desea imprimir en una impresin masiva deber de configurarlo desde las opciones del sistema en la pestaa general (ver opciones de sistema).

Una vez que haya terminado de utilizar esta funcin haga clic en .

Para ver cmo se pueden programar las facturas peridicas ver el mdulo de Facturas.

Para ver cmo se generan las prestaciones y gastos a imprimir ver la opcin de Prestaciones y Gastos. Compras Mediante esta herramienta podr consultar informacin del comportamiento de sus productos en las ventas y en funcin a ello determinar qu comprar.

Generar una compra.

Seleccionar el men de herramientas->Compras->herramienta de Compra.

Se mostrara la siguiente pantalla

Usted podr filtrar la lista de sus productos por familia, grupo y artculo. En la tabla usted ver el anlisis que hace el sistema segn las configuraciones que se hayan hecho a un artculo en cuanto a cantidad mnima para comprar, tiempo de entrega proveedor (ver mdulo de inventario), las existencias y la rotacin que tiene cada producto. As el sistema le aconsejar si tiene que comprar mercanca, rematar o descontinuar los productos segn las polticas que haya definido (ver ms adelante).

Para generar una compra usted seleccionar el(los) artculo(s) que desee comprar, para seleccionar ms de un artculo, deber de seleccionarlo con la tecla Ctrl+botn izquierdo del mouse seleccionando cada artculo, una vez hecho esto, oprimir el botn Generar Compra y as le abrir un pedido proveedor con la compra recomendada del sistema.

Para que se pueda hacer el pedido proveedor, los artculos debern tener asignados el mismo proveedor desde la ficha de un artculo, de lo contrario no se generar ninguna compra. (Ver mdulo de inventario para ver cmo se asigna un proveedor a un artculo).

Con el botn polticas podr aplicar polticas para descontinuar o rematar productos acorde a su rotacin, de tal manera que en base a estas polticas esta herramienta recomendar cuando usted debe rematar o descontinuar un producto.

Clientes En esta opcin encontrara la funcin importar su catlogo de clientes el cual se encuentre en un archivo de Excel a BusinessAdmin

Importar Catalogo de Clientes

Capturar su catlogo de Excel en el archivo Inventario.xls, el cual se encuentra dentro de la carpeta donde se instalo BusinessAdmin

En el archivo Inventario.xls deber tener capturado su catlogo de clientes.

Dar clic en el men Herramientas->Clientes->Importar Clientes de Ms Excel

Una vez realizada la instalacin se mostrar el mensaje indicando que la importacin se realizo correctamente.

Antes de realizar la importacin es muy importante revisar el archivo de Excel Empleados En esta opcin se encontrar las siguientes funciones:

Configuracin de la Evaluacin

En la configuracin de la Evaluacin podr definir los criterios que tomar en cuenta para realizar una evaluacin de sus empleados.

Configuracin de la Evaluacin

Definir los criterios de Evaluacin

Definir un Proyecto, Ejemplo: Empleados. Para ello deber seleccionar el Men Herramientas->Opciones, pestaa Listas

Ligar el empleado con el proyecto.

En la ficha de empleado se muestra el campo de proyecto, en el cual deber definir el proyecto al cual estar asignado.

Dar clic en el men Herramientas y seleccionar la opcin Empleados/Configuracin de la Evaluacin.

Se mostrara la siguiente pantalla, en la cual deber definir los puntos a evaluar por cada uno de los proyectos que se tengan definidos.

Para ello deber dar clic en el botn de .

En esta pantalla deber definir el nombre de la categora. Ejemplo: Asistencia, Puntualidad, etc.

Despus deber definir cada una de las sub categoras, as como el puntaje.

Evaluacin del personal

Realizar Evaluacin.

Para realizar la evaluacin a cada uno de los empleados, deber dar clic en el men Herramientas/Empleados/Evaluacin del Empleado.

Se mostrar la siguiente pantalla, en la cual deber definir que empleado cumpli con los puntos. En esta pantalla podr filtrar su lista de empleados por Proyecto o por funcin.

Una que se tenga definido la evaluacin, en el mdulo de productos encontrar un consulta la cual me muestra la calificacin del empleado por semana.

Productos En esta opcin encontrar:

Manejo de productos sin ID.

Con esta funcionalidad usted podr agregar productos a su inventario los cuales se facturarn previamente.

Conteo Fsico.

La herramienta de conteo fsico le permitir realizar un ajuste de su inventario.

Adaptacin Masiva de Precios al Catlogo.

Esta funcionalidad le permitir manipular de manera masiva los precios de cada uno de sus productos y servicios. La herramienta muestra una pestaa por cada tipo de cifras a modificar y dar la opcin de cambiarlas en funcin de otros precios o montos, siempre con la facilidad de filtrar slo los artculos que se deseen.

Conciliar productos repetidos.

En muchas ocasiones, un producto es dado de alta varias veces en el inventario debido a confusiones en su descripcin o presentacin. A veces es peor an, cada copia del producto presenta sus propios movimientos como compras y ventas, ocasionando un problema grave de inventarios. La herramienta de conciliacin permite localizar los posibles artculos duplicados para posteriormente eliminar los equivocados y transferir los movimientos al definitivo.

Manejo de productos sin ID

Esta funcionalidad, le permite agregar productos que facturo y los cuales no se encuentran en el catlogo de Inventario.

Procedimiento

Se crea una factura por un producto el cul no est en el inventario.

Seleccionar el men Herramientas/Producto/Manejo de Productos sin ID. Se mostrara la siguiente pantalla.

En esta pantalla podr decidir si el producto que facturo, desea dejarlo como comentario, agregar a un producto existente, o aadirlo al catalogo.

Conteo Fsico

El conteo fsico permite ajustar las existencias reales en el sistema BusinessAdmin La ventana permite la captura de un listado de artculos con 3 conteos diferentes y mostrar las diferencias encontradas. Tambin ofrece la posibilidad de importar un conteo registrado en una hoja de clculo XLS.

Adaptacin Masiva de Precios al Catlogo

Usted podr utilizar esta herramienta cuando quiera hacer cambios masivos de precios a sus productos pudindolo hacer por Familias, Grupos o Proveedores.

Adaptacin Masiva de Precios al Catlogo

Seleccionar el men de herramientas->Productos->Adaptacin Precios Catalogo.

Se mostrara la siguiente pantalla:

Observe que la herramienta muestra su catlogo de productos. Dicho catlogo puede ser filtrado por Familia, grupo o Proveedor, cuando usted aplica un filtro, la informacin se ver reducida segn la haya filtrado:

Podr calcular sus Costos, Precio de Lista o Precios Promocionales en base a Costo, Precio de Lista o Precio Promocional como se puede ver en pantalla.

Suponga que para la familia ropa, los costos bajaron un 10%, usted seleccionar el campo costo y que el clculo lo har en base al Costo donde lo multiplicar por 90, es decir 100% del costo menos el 10%.

Para ver como sus costos bajaron un 10%de clic en el botn .

Cuando est seguro de su operacin pulsar el botn y entonces los nuevos costos quedarn aplicados al catlogo de inventario de los artculos que haya filtrado en esta pantalla.

Ahora bien supongamos que quiere calcular el precio de lista en base al costo, donde querr tener un 30% de ganancia en base a dicho costo:

Seleccionar que el precio de Lista lo calcular en base al costo como se ve en la pantalla y lo multiplicar por 130, es decir el 100% de su costo ms el 30% que desea establecer como ganancia, de momento tampoco aplicar ningn redondeo y pulsar el botn Aplicar como se ve en la pantalla superior.

Observe que ahora su precio de lista es 30% mayor a su Costo. Si no est seguro puede pulsar el botn , para que los precios vuelvan a como estaban antes. Esta opcin la podr utilizar siempre y cuando no haya aplicado los precios al

catlogo con el botn , recuerde que en el momento que selecciona ese botn, los precios se vern reflejados en el catlogo de inventario.

Un tercer ejemplo de cmo utilizar esta herramienta sera si usted quisiera que su precio promocional quedara un 20% debajo de su precio de lista, entonces har lo siguiente:

Seleccionar que el precio promocional lo calcular en base al precio de Lista y lo multiplicar por 80, es decir el 100% menos el 20% que quiere quedar por debajo de su precio de lista. De momento tampoco aplicar ningn redondeo y seleccionar el botn Aplicar como se ve en la pantalla superior y los precios Promocionales quedarn un 20% por debajo de los precios de lista.

Recuerde que si desea restablecer los precios antes de aplicarlos podr usar el botn Restablecer o si desea aplicarlos precios al catlogo utilizar el botn Aplicar Precios al Catlogo para que se vean reflejado en su catlogo de inventario.

Finalmente vamos a suponer que usted desea aumentar un 15% sus precios de la familia Ropa sobre el precio de lista, lo que tendra que hacer sera seleccionar que el precio de lista lo calcular en base al Precio de Lista actual y lo multiplicar por 115, es decir el 100% ms el 15% que quiere aumentar. Pulsar Aplicar y luego Aplicar precios al Catlogo.

Los redondeos funcionan de la siguiente manera:

Suponiendo que usted selecciona en redondeo selecciona el 00, y que tiene un precio de venta de $150.00, al cual le aumentar el 30%. El redondeo lo har al valor que se aproxime a una centena 00 es decir a 150*1.3= 195, el valor ms cercano de centena en este caso es 200, por lo que su precio final quedara en $ 200.00 M.N.

Ahora bien suponga que tiene un precio de Venta de $ 110 y lo aumentar un 30% utilizando el redondeo 00. Si usted multiplica 110*1.3= 143, en este caso para este resultado el valor de centena ms cercano es 100, por lo que el precio quedara en $ 100.00.

Usted tambin puede utilizar el redondeo a 90, donde tenemos un precio de venta de $150.00 al cual le aumentar nuevamente el 30%. El redondeo lo har al valor que ms se aproxime a noventa, es decir tendramos un resultado de 195, pero lo ms cercano a 90 sera 190 siendo este el precio final.

O bien suponga que tiene un precio de Venta de $ 110 y lo aumentar un 30% utilizando el redondeo 90. Si usted multiplica 110*1.3= 143, en este caso para este resultado el valor ms cercano a un redondeo de 90 para un incremento sera 290 quedando este como precio final.

Para el caso del redondeo de 99 sera el mismo caso para el 90, pero el redondeo sera al valor ms cercano a 99.

Supongamos que usted ahora quiere que al mismo tiempo se genere los incrementos que hemos hecho de precio, como se puede ver en la siguiente pantalla:

Si en este momento se seleccionara el botn de , los tres clculos se haran al mismo tiempo (costo, precio lista y precio Promo). Recuerde aplicar los precios al catlogo si est satisfecho con el resultado.

Si usted deseara utilizar esta herramienta para modificar sus precios de forma manual, registro por registro y luego aplicar esos cambios al catlogo, lo podr hacer sin problema alguno.

El botn sirve para actualizar la informacin de su pantalla en dado caso de que se encuentre trabajando en red y otros usuarios hubiesen hecho algn cambio o generado algn nuevo registro.

Conciliar productos de catlogo

Este quinto icono que aparece en el catlogo de inventario, le permite utilizar esta poderosa herramienta si es que cree que pueda tener productos duplicados y depurar as su catlogo de inventario de manera rpida y sencilla. Al seleccionar este icono aparecer la siguiente pantalla:

Como podr notar usted podr filtrar la informacin que aparecer en esta pantalla por familia de artculos, grupo, nombre de artculo,

clave y bien seleccionar los artculos que estn repetidos en descripcin. En el momento que oprima el botn , aparecern los registros segn los filtros que haya seleccionado:

Usted podr dar doble clic a los registros para que se abra su ficha de inventario, de tal forma que pueda tener varias ventanas de inventario abiertas al mismo tiempo y pueda comparar la informacin para ver si los artculos estn o no repetidos.

Si su conclusin fue que los artculos si estn repetidos usted podr depurarlos de manera muy sencilla. Primero seleccionar el(los) artculos(s) que desea depurar. Recuerde que para hacer selecciones de distintos artculos presionar la tecla Ctrl de su teclado y al mismo tiempo pulsar con el botn izquierdo del ratn el artculo que desee seleccionar. El ltimo artculo que seleccione ser el que se quedar activo en la base de datos, pasando as todos los movimientos que hayan tenido los artculos que desaparecern de la base de datos al artculo que se quedar activo.

Cuando haya terminado su seleccin pulse y los artculos que haya seleccionado primero desaparecern, quedando nicamente activo el ltimo artculo que seleccion. Objetivos de Venta Para obtener informacin sobre esta funcionalidad, comunquese a nuestro departamento de soporte Tcnico

Catalogo Central Para obtener informacin sobre esta funcionalidad, comunquese a nuestro departamento de soporte Tcnico

Catalogo Central -Precios Proveedor

Para obtener informacin sobre esta funcionalidad, comunquese a nuestro departamento de soporte Tcnico Seguridad Usted podr crear grupos, usuarios y establecer niveles de seguridad para el acceso a la informacin contenida dentro de la Base de Datos, para cada uno de usuarios.

Configurar la seguridad de BusinessAdmin

1. Dar clic en el men Herramientas y seleccionar la opcin Seguridad, o Bien dar clic en el botn del cando que se encuentra en la barra de Herramientas.

Se mostrara la siguiente pantalla. En la parte izquierda superior de la pantalla encontrar los grupos de usuarios, as como los usuarios que existen en BusinessAdmin.

2. Primero deber crear los grupos de usuarios:

Pulse el botn que se encuentra en la parte inferior de los grupos de usuario.

Una vez hecho esto aparecer la siguiente pantalla:

Defina el nombre del grupo de usuarios que est aadiendo y pulse OK para guardarlo o Cancel para no guardarlo si as lo desea.

Una vez hecho, esto el Grupo de Usuarios que aadi aparecer en pantalla y estar listo para definir los accesos al sistema.

Tambin podr editar un grupo de usuarios si es que desea cambiarle el nombre, seleccionando con el ratn el grupo de usuarios y

haciendo clic en que se encuentra en la parte inferior de la lista de grupo de usuarios, donde nuevamente le abrir la pantalla para que haga los cambios que desee.

Adems podr borrar un grupo de usuarios si es que as lo desea, seleccionando el grupo de usuarios que desee borrar y, una vez

seleccionado, haga clic en el botn que se encuentra en la parte inferior de la lista de grupo de usuarios, el sistema le pedir una confirmacin para borrar el registro.

Para definir los accesos de cada grupo de usuarios, deber seleccionar con el ratn el Grupo de Usuarios y posteriormente definir la seguridad en cuanto a permisos y alarmas.

Siempre deber de haber por lo menos un grupo de usuarios que tenga acceso a la seguridad del sistema para poder hacer los cambios cuando se requieran.

3. Creacin de Usuarios Para crear los usuarios, primero deber de seleccionar con el ratn el grupo al cual desea que pertenezca el usuario que va a crear,

posteriormente deber de seleccionar el botn que se encuentra debajo de la lista de usuarios y aparecer la siguiente pantalla:

Defina el nombre del usuario para el login al sistema, a qu grupo de usuarios pertenece, el nombre completo de la persona, su contrasea y un campo para confirmar la contrasea y finalmente el empleado al que ir ligado este usuario. Para que el nombre de la persona deseada aparezca en la lista del campo del empleado, deber darlo de alta primero desde el mdulo de empleados. Este campo crear la liga tambin para el mdulo de tareas que se explicar ms adelante en este manual.

Tenga cuidado con las contraseas, no las olvide.

Una vez que haya terminado de dar de alta al usuario, de clic en para aceptar guardando los cambios.

4. Permisos y Alarmas: En la parte superior de la pantalla existen dos pestaas, una de permisos, que indica todos los accesos por mdulos y las alarmas que aparecern a los usuarios en la pantalla principal.

Permisos:

Seleccione la pestaa de permisos. Observe que del lado derecho de la pantalla aparecen todos los mdulos en forma de diagrama de rbol, donde del lado derecho aparece una bandera para seleccionar los accesos, los mdulos que estn palomeados ser a los que tendr acceso el grupo de usuarios seleccionado.

Usted podr expandir los mdulos haciendo clic en el signo que aparece del lado izquierdo de cada mdulo. Al hacer esto, se desplegarn todos los submdulos y donde podr seleccionar los accesos que desee dentro de cada mdulo o bien dar acceso completo a un mdulo para el grupo de usuarios seleccionado.

A su vez algunos submdulos contienen muestran el signo + lo que significa que tambin se pueden restringir ciertos accesos a dicho submdulo al grupo de usuarios seleccionados.

Usted no slo podr restringir los accesos a un grupo de usuarios, sino que tambin podr restringir las funciones que se pueden hacer a pesar de haberle dado accesos de tal manera que se podr restringir si un grupo de usuarios podr crear, editar o suprimir registros en un mdulo y nicamente darle acceso para que pueda consultar cierta informacin.

Para poder hacer estas restricciones, seleccione el submdulo en el diagrama de rbol con el ratn y en la parte inferior palomee las operaciones que el grupo de usuarios podr hacer, dentro del mdulo que se le est dando acceso, como se muestra en la siguiente pantalla:

En la parte inferior del diagrama de rbol aparecen los campos disponibles en la vista del submdulo seleccionado:

Del lado izquierdo aparecen los campos que el grupo de usuarios no podr ver en la vista del submdulo seleccionado. Del lado derecho se mostrarn los campos que el grupo de usuarios s podr ver en la vista del submdulo seleccionado.

Para pasar campos de un lado a otro nicamente bastar seleccionar el campo deseado y utilizar el botn si se quieren pasar

de izquierda a derecha o bien el botn si se quieren pasar de derecha a izquierda.

El botn sirve para pasar todos los campos que estn del lado izquierdo al lado derecho.

El botn sirve para pasar todos los campos que se encuentren del lado derecho al lado izquierdo.

Alarmas:

Una alarma es un hipervnculo que aparece en la pantalla principal de cada usuario, dicha alarma liga hacia una consulta del sistema haciendo clic en ella.

Una vez que usted ha definido los permisos, tambin podr definir las alarmas que aparecern a cada usuario en la pantalla principal de BusinessAdmin.Seleccione la pestaa de Alarmas en la pantalla de seguridad y podr definir las alarmas que podr ver cada usuario, palomeando cada una de ellas.

: Cuando exista alguna cuenta por cobrar y los usuarios tengan este permiso, aparecer una alarma en

su pantalla principal, la cual ligar a la consulta de cuentas por cobrar, donde podr ver ese estatus.

: Cuando existan productos con disponibilidad negativa o bien con existencias por debajo de su cantidad mnima, aparecer una alarma la cual indicara que tiene algn artculo que pedir a sus proveedores o a produccin. Al hacer clic en dicha alarma podr ver el detalle de sus artculos por pedir. Esta alarma la podrn ver

nicamente los usuarios que tengan el permiso. : Cuando exista alguna cuenta por pagar y los usuarios tengan este permiso, aparecer una alarma en su pantalla principal, la cual ligar a la consulta de cuentas por pagar, donde

podr ver ese estatus. : Cuando existan entregas por confirmar y los usuarios tengan este permiso, aparecer una alarma en su pantalla principal, la cual ligara a la consulta de entregas por confirmar, donde podr ver ese

estatus. Una vez que haya terminado de definir la seguridad en el sistema, deber seleccionar la bandera

que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla de seguridad. Al hacer esto se activar toda la seguridad que haya definido. Si esta casilla est des palomeada, el sistema operar sin seguridad.

Nunca deje la opcin de seguridad si no existe por lo menos un grupo de usuarios con acceso a sta!!!

En caso de requerirlo tambin podr:

Editar un Usuario.

Usted podr editar un usuario si desea cambiar algn dato como por ejemplo la contrasea. Primero seleccione el grupo de usuarios del usuario que desea editar con el ratn. Despus seleccione el usuario con el ratn que desee editar.

Oprima el botn que se encuentra en la parte inferior de la lista de usuarios y se abrir la pantalla para que

cambie lo que usted quiera de ese usuario y de clic en cuando haya terminado.

Eliminar un Usuario.

Tambin se pueden borrar los usuarios si as lo desea.

Para suprimir usuarios, seleccione el grupo de usuarios del usuario que desee borrar. Una vez hecho esto

seleccione el usuario que desee borrar y oprima con el ratn el botn que se encuentra en la parte inferior de la lista de usuarios. El sistema le pedir una confirmacin si es que desea eliminar el usuario y al decir que s, quedar borrado.

Cuando haya terminado, haga clic en y estar listo para empezar a trabajar con los usuarios.

Ya definida la seguridad, cada vez que alguien desee entrar al sistema aparecer una pantalla que pedir un nombre de usuario y la contrasea como se muestra a continuacin:

El sistema no permitir acceso si el nombre de usuario o la contrasea son incorrectos. Ya que se haya ingresado al sistema, los usuarios nicamente vern los mdulos y podrn hacer las operaciones a las que se les concedi el permiso.

Accesos

A continuacin se explicarn todos los accesos que muestran el diagrama de rbol y qu es lo que restringe cada opcin.

: Al des palomear esta opcin no se tendr acceso a ningn elemento que forme parte de este mdulo, si est palomeada, se tendr acceso a parte del mdulo o a todo el mdulo segn sea el caso.

: dar acceso al submdulo de clientes donde se podr tener acceso a las fichas de los clientes, este submdulo a su vez tiene tres restricciones:

: Esta opcin otorga o quita el acceso a la edicin del descuento desde la ficha de un cliente.

: Esta opcin sirve para que se de o se quite el acceso para la edicin del lmite de crdito desde la ficha de un cliente.

: Esta opcin permitir o impedir que se pueda editar el plazo de pago a un cliente.

: dar o quitar el acceso al submdulo de tipos de cliente.

: dar o quitar el acceso al submdulo de cotizaciones. Este submdulo a su vez permite otras restricciones:

: permitir o denegar que se pueda acceder para agregar un encabezado y pie de pgina a una cotizacin.

: Cuando una cotizacin es impresa, el sistema le asigna una fecha de recibido y una vez hecho esto el documento queda bloqueado y no se podr editar. Si se quita la fecha de recibido de la cotizacin se desbloquear y nuevamente se podrn hacer cambios. Esta opcin permite o impide que se pueda quitar la fecha de recibido y as desbloquear una cotizacin. (Ver submdulo de cotizaciones).

: permitir o quitar el acceso al submdulo de pedidos. Este submdulo permite otras restricciones:

: Esta opcin sirve para restringir si se puede reactivar un pedido cancelado.

: Con esta opcin usted podr restringir la cancelacin de pedidos a los usuarios que usted desee.

: El sistema permite convertir un pedido a una factura, si esta opcin est restringida para los usuarios no permitir hacer dicha operacin.

: Cuando un pedido es impreso, el sistema le asigna una fecha de recibido y una vez hecho esto el documento queda bloqueado y no se podr editar. Si se quita la fecha de recibido del pedido se desbloquear y nuevamente se podrn hacer cambios. Esta opcin permite o impide que se pueda quitar la fecha de recibido y as desbloquear un pedido. (Ver submdulo de pedidos).

: otorgar o quitar acceso para entrar al expediente de un pedido.

: podr restringir que los usuarios puedan ver los precios de venta en un pedido.

: podr impedir que los usuarios puedan registrar pagos a un pedido.

: podr quitar el acceso para que los usuarios registren o consulten la comisin de ventas que se tiene que pagar de un pedido.

: podr eliminar el acceso para que se entregue la mercanca de un pedido.

: podr restringir el acceso para que un empleado pueda aceptar el descuento de un pedido cuando no est autorizado para otorgar dicho descuento. Usted podr

visualizar en el pedido una bandera que dice Aceptado, eso se refiere a que el descuento registrado ha sido aceptado y usted puede restringir dicha aceptacin.

: podr impedir a los usuarios que puedan entregar de manera masiva la mercanca de los pedidos.

: podr inhabilitar la opcin a los usuarios de que puedan validar o no validar los pedidos.

: Los empleados que tengan restringida esta funcin no podrn editar el plazo de pago en un pedido.

: permitir o quitar el acceso al submdulo para registrar las devoluciones por consignacin.

: permitir o quitar el acceso al submdulo de facturas. Este submdulo cuenta con las siguientes restricciones:

: Cuando una factura es impresa, el sistema le asigna una fecha de recibido y una vez hecho esto el documento queda bloqueado y no se podr editar. Si se quita la fecha de recibido de la factura se desbloquear y nuevamente se podrn hacer cambios. Esta opcin permite o impide que se pueda quitar la fecha de recibido y as desbloquear una factura. (Ver submdulo de facturas).

: podr restringir el acceso para que un empleado pueda aceptar el descuento de una factura cuando no est autorizado para otorgar dicho descuento. Usted podr visualizar en la factura, una bandera que dice Aceptado, eso se refiere a que el descuento registrado ha sido aceptado y usted puede restringir dicha aceptacin.

: podr restringir que los usuarios puedan ver los precios de venta en una factura.

: podr quitar el acceso para que los usuarios registren o consulten la comisin de ventas que se tiene que pagar a un vendedor de una factura.

: podr quitar el acceso para que los usuarios puedan programar la facturacin peridica.

: tendr la facultad de eliminar el acceso para que los usuarios puedan crear las notas de crdito, las cuales se hacen desde la factura.

: podr impedir que los usuarios puedan registrar pagos a una factura.

: podr impedir el acceso para que los usuarios puedan crear notas de cargo, donde esta operacin se tiene que hacer desde una factura.

: Con esta opcin usted podr restringir la cancelacin de las facturas a los usuarios que usted desee.

: Esta opcin sirve para restringir si se puede reactivar una factura cancelada.

: podr impedir que los usuarios cambien el nmero de las facturas.

: tendr la facultad de permitir que los usuarios cambien la fecha de las facturas que ya se han creado.

: podr permitir o denegar el acceso a la vista de las notas de crdito.

: podr permitir o denegar el acceso a la vista de notas de cargo.

Usted tendr la facultad de dar o eliminar el acceso a las consultas correspondientes del mdulo ce clientes.

Podr dar nicamente el acceso a las consultas que sean apropiadas para un perfil de usuarios.

Al igual que las consultas, podr dar o quitar el acceso a los reportes que sean apropiados para un grupo de usuarios definido.

Podr agregar o quitar el acceso a las grficas que corresponden al mdulo de clientes.

: Al des palomear esta opcin no se tendr acceso a ningn elemento que forme parte de este mdulo, si est palomeada, se tendr acceso a parte del mdulo o a todo el mdulo segn los submdulos que est permitiendo el acceso.

: dar acceso al submdulo, donde podr tener acceso a las fichas de los proveedores.

: podr otorgar el acceso a este submdulo y a su vez presenta las siguientes restricciones:

: tendr la facultad de eliminar el acceso para que se entregue la mercanca de un pedido.

: podr inhabilitar la opcin a los usuarios de que puedan validar o no validar los pedidos.

: podr restringir que los usuarios puedan ver los precios de venta en un pedido.

: podr impedir que los usuarios puedan registrar pagos a un pedido.

: restringir el acceso al submdulo de facturas proveedor.

: podr impedir el acceso al mdulo de devoluciones.

: Podr dar o quitar accesos a las consultas que presenta el mdulo de proveedores.

: Podr dar o quitar acceso a los reportes que presenta el mdulo de proveedores.

: Podr dar o quitar acceso a las grficas que presenta el mdulo de proveedores.

: Al des palomear esta opcin no se tendr acceso a ningn elemento que forme parte de este mdulo, si est palomeada, se tendr acceso a parte del mdulo o a todo el mdulo segn los submdulos que est permitiendo el acceso.

: dar o quitar acceso al mdulo de inventario, donde se captura todo el catlogo de sus productos y dentro de este submdulo usted podr restringir lo siguiente:

: impedir que los usuarios puedan ver los precios de venta a pesar de que tengan acceso al mdulo de inventario.

: Los usuarios que no tengan este permiso, no podrn modificar los precios de venta de su catlogo de productos.

: Quien no tenga este acceso no podr modificar los costos de los productos de su catlogo de productos.

: Cuando crea un artculo, tiene una opcin para indicar si es un producto nuevo en el catlogo; si usted quita este permiso no se podr hacer dicha validacin.

: Los usuarios que no tengan este permiso, no podrn ver el costo de un producto.

: otorgar o impedir el acceso al submdulo de transferencia entre almacenes.

: restringir el acceso al submdulo de correcciones manuales al inventario.

: podr dar o quitar accesos a las consultas que presenta el mdulo de inventario.

: impedir el acceso a los usuarios que no tengan este permiso a la herramienta de conciliacin de productos que se explica en el mdulo de inventario.

: impedir el acceso de los usuarios a la herramienta de adaptacin de precios al catlogo, la cual permite cambio de precios masivos a su catlogo de productos y se explica en el mdulo de inventario.

: En la ficha de cada artculo existe una opcin que indica que el producto se podr vender en negativo (es decir llevar existencias negativas del producto) o no. Los usuarios que no tengan este permiso no podrn modificar esa opcin.

Para los mdulos: Banco, Empleados, Proyectos, Tareas, Produccin y Grficas no existen opciones extra, nicamente se dan o se quitan acceso a los mdulos, submdulos, consultas, grficas y reportes. A continuacin se muestran los rboles de seguridad de los mdulos restantes:

: El diagrama de opciones contiene todas las opciones adicionales del sistema que no estn contenidas en un mdulo en s, a continuacin se explican todas las opciones adicionales a los mdulos que se pueden restringir:

: impide el acceso a los grupos de usuarios que no tengan permiso a la seguridad del sistema, es decir a la opcin que se est explicando en este captulo del manual. A esta opcin se accede desde la barra de mens, en el men de herramientas.

: impide el acceso a la configuracin de formatos. A esta opcin se accede desde la barra de mens, en el men de herramientas. (Ver Formatos)

: Se puede restringir el acceso a la configuracin de divisas. A esta opcin se accede desde la barra de mens, en el men de herramientas.

(Ver Divisas)

: podr quitar el acceso a la configuracin de multialmacenes. A esta opcin se accede desde la barra de mens en el men de herramientas.

(Ver Multialmacn)

: restringe el acceso a las opciones del sistema. Las opciones se accedan desde la barra de mens, en el men de herramientas.

(Ver Opciones)

: impide el acceso a que se hagan respaldos de la base de datos. A esta opcin se accede desde la barra de mens en el men de herramientas.

: puede quitar el acceso a la pantalla de la informacin de la compaa. A esta opcin se accede desde la barra de mens, en el men de Archivo.

: impide el acceso a la captura de prestaciones y gastos. A esta opcin se accede desde la barra de mens en el men de herramientas.

(Ver Captura de Prestaciones y Gastos)

: impide el acceso a la generacin de facturas peridicas. A esta opcin se accede desde la barra de mens en el men de herramientas.

: podr restringir el acceso al reporte de Situacin General. A esta opcin se accede desde la barra de mens, en el men de Reportes.

: para la opcin de captura de prestaciones y gastos, los empleados pueden ver la tarifa cuando se est capturando una prestacin. Si usted quita este permiso, los usuarios no podrn ver dichas tarifas por empleados.

: Dentro de la captura de gastos en la opcin de prestaciones y gastos, se pueden capturar gastos e indicarles por medio de una bandera si son con comprobante o sin comprobante. Si usted quita este permiso, los usuarios no podrn ver la bandera de comprobante y cada vez que capturen un gasto, por default se capturar sin comprobante.


: En la opcin de captura de prestaciones y gastos, se puede editar una prestacin y un gasto, al deshabilitar este permiso, los usuarios no podrn editar una prestacin o un gasto.


: Al deshabilitar este permiso, los usuarios no podrn bajar el catlogo centralizado.

Opciones Dentro de esta opcin podr determinar los parmetros bases bajo los cuales su programa funcionar. Opciones cuenta con diez pestaas:

General

Definir los parmetros base por medio de los cuales trabajar su programa.


Divisa base Podr escoger la divisa base que utilizar para realizar todas las operaciones dentro de su programa. Tenga en cuenta que podr modificar la divisa si le fuera necesario desde la operacin que est realizando, por lo que normalmente esta opcin debe de estar en pesos mexicanos si es que sus operaciones se encuentran en Mxico.

Idioma Podr seleccionar de igual manera el idioma base que utilizar en su programa.

IVA En esta opcin usted podr establecer el porcentaje de IVA que manejar dentro de su programa.

Ligar descuento con tipo de pago Para permitir un descuento en un Pedido o Factura, adems de autorizarlo con una clave de descuento, puede solicitar que antes se establezca el tipo de pago como una medida ms de seguridad y eso se logra activando esta opcin.

Mostrar cubicaje Si a usted le interesa manejar sus productos por medio del cubicaje, podr agregar este campo dentro del Mdulo inventario y poder registrar cual ser la capacidad necesaria (m3) para almacenar sus productos en su bodega.

Limitar artculos al catalogo (Ventas) Con esta opcin usted permite o no anexar ms artculos en su catlogo de inventario an cuando no se hayan dado de alta previamente.

Activar E-Business si usted cuenta con Web-Store usted deber de habilitar esta opcin.

Activar lmite de crdito Podr indicar si desea establecer un lmite de crdito a cada uno de sus clientes. Cuando se activa la opcin, el sistema le enviar alarmas cada vez que usted haga una operacin de venta con el cliente y tenga su lmite de crdito sobrepasado.

Bloquear Factura Dentro de la opcin Activar lmite de crdito puede palomear la opcin de Bloquear factura si se alcanz el lmite de crdito. As el sistema no le permitir imprimir un pedido o una factura cuyo monto, sumado a los importes de cuentas por cobrar de ese cliente, sea superior a su lmite de crdito.

Cargar todos los clientes en documentos impresos: Cada vez que vaya a hacer un nuevo documento a uno de sus clientes (cotizacin, pedido o factura) se carga una lista de todos sus clientes que estn dados de alta en el sistema. Cuando uno de estos documentos ha sido impreso, ya no carga la lista

de todos los clientes, sino nicamente muestra el cliente al que se le hizo el documento. Si esta opcin se encuentra habilitada, el sistema cargar la lista de todos los clientes en los documentos que han sido impresos.

Mostrar mensaje antes de imprimir La impresin masiva se hace de la facturacin peridica como se mostr anteriormente, si se encuentra esta opcin seleccionada, en la impresin agrupada aparecer un mensaje confirmando la configuracin de la impresin.

Cantidad impresin Dentro de este campo indicar el nmero de copias que necesite al momento de mandar a imprimir sus documentos.

Aumentar gastos de prestacin sin comprobante de

En prestaciones y gastos, a la hora de capturar un gasto se le puede indicar por medio de una bandera si tiene comprobante o no. En el caso de todos los gastos sin comprobante se les puede aumentar automticamente un porcentaje como recargo al no tener comprobante. Desde esta opcin se indica el porcentaje para que se aumente automticamente a todos los gastos que no estn capturados con comprobante.

Servidor de Consultas

Al activar esta opcin podr, al momento de agregar nuevas consultas a los mdulos del programa, visitar, consultar y descargar consultas adicionales alojadas en nuestro sitio Web.

Ensear IVA Habilitar el campo de IVA en las partidas a la hora de hacer un pedido o factura cliente/proveedor o una cotizacin de tal manera que podr ver o modificar el IVA correspondiente a cada producto al momento de realizar documento.

Ensear Clave Esta opcin habilitar el campo de la clave de sus productos en las partidas de sus documentos (cotizacin, factura, pedido, etc.)

Incluir IVA a la venta Podr visualizar el precio de venta con IVA incluido por partida para cualquier documento (cotizacin, pedido o factura).

Seleccionar artculos de una lista Esta opcin le permite desplegar o no la lista de sus artculos contenidos en Inventario, al momento por ejemplo de realizar un pedido cliente/proveedor, factura cliente/proveedor o cotizacin. Tambin habilita la funcin de auto rellenado a la hora de capturar los artculos desde cualquier documento.

Manejar Nmero de Serie Esta opcin habilita el campo de nmero de serie para las facturas cliente, de tal manera que usted tendr este campo adicional para capturar el nmero de serie en cada partida de sus facturas.

Bloquear captura de prestaciones Usted podr bloquear la captura de prestaciones y gastos en un rango de das de cada mes.

Cotizacin

Indica las opciones principales para el submdulo de cotizaciones:

Cotizacin No. Podr indicar el nmero de caracteres que utilizar la numeracin de sus cotizaciones. Por ejemplo si desea que sus nmeros de cotizaciones sean de cuatro caracteres, habr que escribir NNNN en esta opcin.

No. Obligatorio Si palomea esta opcin cada vez que se realice una Cotizacin el programa le pedir obligatoriamente el No. de Cotizacin.

Bloquear precios Cuando usted ingresa un artculo dentro de una Cotizacin, el programa automticamente enva el precio de lista marcado dentro de su catlogo de productos. El sistema tiene la facilidad de modificar los precios desde una cotizacin o bien obligar a los empleados a trabajar nicamente con los precios que estn dentro de su catlogo. Con esta opcin, usted puede bloquear el campo de precios para que nadie pueda realizar cambiarlos en una cotizacin.

Fecha validez obligatoria Si usted requiere manejar fecha de validez, se le sugiere seleccionar esta opcin para indicar siempre una fecha lmite hasta la cual se respetar una cotizacin. Si usted habilita esta opcin el sistema no le permitir guardar una cotizacin si no se le ha capturado una fecha de validez.

Avisar de la NO disponibilidad Cuando habilitamos esta opcin, y se agregan productos a la cotizacin y no se tiene disponibilidad, el sistema enviar una alarma de que no se tiene disponibilidad de ese producto.

Pedido

Permite configurar ciertos valores del submdulo de Pedidos Clientes:

Pedido No. Usted indicar el nmero de caracteres que utilizar la numeracin de sus pedidos. Por ejemplo si desea que sus nmeros de pedidos sean de cuatro caracteres, habr que escribir NNNN en esta opcin.

No. Obligatorio Si palomea esta opcin, cada vez que se realice un pedido cliente, el programa le pedir obligatoriamente el No. de Pedido.

Fecha tentativa El programa calcula, segn los das que usted indique en esta opcin una fecha probable de entrega a partir de la fecha en que est realizando su pedido. Desde aqu usted puede modificar esa opcin

Bloquear precios Cuando usted ingrese un artculo dentro de un Pedido, el programa automticamente enva el precio de lista marcado dentro de su Inventario, pero se pueden modificar en un pedido. Por seguridad, usted puede bloquearlos para que nadie pueda realizar cambios de precio en un pedido cliente.

Bloquear Pedido impreso Para llevar un mejor control en su contabilidad, es recomendable que en cuanto se haya impreso un Pedido, habilitando esta opcin, el sistema evitar la reimpresin de pedidos impresos.

Avisar de la NO disponibilidad de producto Cuando se habilita esta opcin, y se agregan productos al pedido y no se tiene disponibilidad, el sistema enviar una alarma de que no se tiene disponibilidad de ese producto.

Agrupar productos matriciales a nivel del padre En el sistema se pueden crear productos matriciales, de tal manera que va a existir un producto padre y de este producto se derivarn sus hijos con ciertas caractersticas, por ejemplo:

Un producto padre puede ser: Zapato para caballero y sus hijos sern:

Zapato para Caballero Color: Negro; Talla: 8

Zapato para Caballero Color: Negro; Talla: 7

Etc.

Si se habilita esta opcin, cada vez que se capturen productos matriciales hijos en un pedido cliente, en lugar de desplegar el nombre del hijo, se desplegar el nombre del padre.

Poder limpiar pedidos parcialmente entregados Al habilitar esta opcin, en la barra de mens, dentro del men de herramientas aparecer una nueva funcin que dir: Limpiar pedidos clientes parciales.

Un pedido cliente se puede entregar toda la mercanca que involucra o se puede entregar parcialmente.

Supongamos que usted hizo un pedido de dos zapatos y solamente entreg uno y que su cliente ya no desea que le entregue el otro zapato, el estatus del pedido ser entregado parcial, pero a final de cuentas no deber serlo porque ya no se entregar ms mercanca de ese pedido. A la hora de que usted seleccione la funcin de Limpiar pedidos clientes parciales el sistema convertir todos los pedidos que tiene como parcialmente entregados en entregados. Poniendo en negativo la mercanca que no se entreg en los pedidos que estaban parciales, para que quede evidencia de que alguna vez ese pedido no fue entregado tal y como se haba planeado.

Usar preparacin antes de entregar Si usted necesita revisar su entrega en formato corroborando los datos, deber seleccionar esta opcin. Con esta opcin usted podr capturar la informacin e imprimirla antes de efectuar la salida de mercanca de su almacn.

Factura

Estas son las opciones que encontrar dentro del submdulo de Facturas

No. Factura Podr indicar el nmero de caracteres que utilizar la numeracin de sus pedidos. Por ejemplo si desea que sus nmeros de pedidos sean de cuatro caracteres, habr que escribir NNNN en esta opcin.

No. Obligatorio Si palomea esta opcin cada vez que se realice una factura cliente el programa le pedir obligatoriamente el No. de factura.

Serie No. de factura Active esta opcin si al momento de generar una factura desea ingresar la serie de la factura junto al nmero de factura para llevar control de la serie a la que pertenece y as poder ingresar por ejemplo el mismo nmero de factura pero de series diferentes.

Justificar tipo de prestacin Si usted selecciona esta opcin, el programa le indicar en el campo de Leyenda dentro de Notas/Facturas en el Mdulo Clientes, una descripcin de cmo sern realizados sus pagos.

Documento por Default Desde el submdulo de facturas, usted podr crear notas de remisin o facturas, a la hora de crear un nuevo documento, mediante esta opcin usted podr definir qu tipo de documento se crear por default a la hora de crear un nuevo registro desde este submdulo, aunque usted podr modificar si es nota o factura manualmente desde cada documento, por conveniencia seleccione el tipo de documento que ms utilice.

Bloquear precios Cuando usted ingrese un artculo dentro de una Factura, el programa automticamente enva el precio de lista marcado dentro de su Inventario, pero se pueden modificar en un manualmente dentro de una factura. Por seguridad, usted puede bloquearlos para que nadie pueda realizar cambios de precio en una factura cliente.

Mismos nmeros para Notas/facturas Para evitar tener dos folios diferentes en sus Notas y Facturas, seleccione esta opcin y le permitir llevar el mismo folio para ambas.

Bloquear Facturas impresas Para llevar un mejor control en su contabilidad, es recomendable que en cuanto se haya impreso una Factura, si usted habilita esta opcin, ya no podr reimprimir las facturas impresas.

Poder vender de otra sucursal Al contar con SynchroServer usted podr ver el inventario de sus dems sucursales lo que le facilita el poder hacer ventas de los artculos aunque no estn presentes en su sucursal. Si usted cuenta con SynchroServer, podr seleccionar esta opcin y se habilitar el campo de sucursal dentro de la factura, donde usted podr especificar de qu sucursal est vendiendo y descontar la mercanca de la sucursal que usted haya seleccionado.

Mostrar nmero de gua Esta opcin habilita un campo en las facturas para que usted pueda capturar el nmero de gua dentro de la factura si as lo requiere.

Facturas Peridicas Esta opcin le permite generar facturas peridicas automticamente, si usted vende un producto o servicio a un cliente en una fecha peridica, puede generar dichas facturas sin necesidad de cargar los datos nuevamente. Esta opcin habilita dicha funcionalidad.

Listas de venta:

Ensear Costos Seleccionando esta opcin usted podr ver los costos por partida en sus facturas, siempre y cuando el artculo se encuentre dentro del catlogo de inventario.

Ensear Proyecto A la hora de activar esta opcin usted podr asignar un proyecto por partida dentro de sus facturas.

Facturacin Automtica:

Anteriormente hemos visto que se pueden generar facturas de prestaciones, gastos y peridicas. Estas facturas deben de llevar un ttulo y/o una descripcin y es desde aqu donde se hace esa configuracin.

Primero deber de seleccionar el tipo de factura a la cual quiere asignarle el texto automtico.

Escribir en ttulo, el texto que quiera que se escriba automticamente en el campo Ttulo para la generacin del tipo de facturas seleccionado.

Escribir en el campo Lista, el texto que quiera que se escriba automticamente en la descripcin para la generacin del tipo de facturas que haya seleccionado. Si usted desea que el sistema asigne automticamente el mes y el ao de la factura correspondiente usted deber de escribir en lista para el mes [mmmm] y para el ao: [yyyy]

Ejemplo:

Usted desea que todas facturas peridicas que genere en el sistema contengan el ttulo Igualas del mes y que en la descripcin se especifique el texto: Cargo por Iguala Mensual correspondiente al mes de (mes corriente) del ao (ao corriente) usted deber de hacer lo siguiente:

Seleccionar Facturas peridicas en la parte de facturacin automtica del sistema.

En ttulo poner Igualas del Mes

En lista escribir: Cargo por Iguala Mensual correspondiente al mes de [mmmm] del ao [yyyy].

Para el caso de las facturas de prestaciones y gastos, el texto automtico se asignar de la misma manera.

Para ms informacin de cmo programar facturas peridicas, ver mdulo de facturas.

Para ms informacin de cmo generar facturas automticas ver Generacin de Facturas Peridicas

Impresin Pedimento: Cuando usted importa la mercanca que vende, tiene que justificar la procedencia a la hora de imprimir sus facturas, habilitando estas opciones usted podr imprimir en sus facturas:

El nmero de pedimento

La fecha de entre

La Cantidad

El Puerto al que lleg su mercanca

Para la impresin de los datos de importacin, el programa utilizar el sistema de Primeras Entradas Primeras Salidas (PEPS), en base a este criterio, el sistema asignar e imprimir automticamente estos datos de importacin en sus facturas.

La captura de pedimentos se hace desde el pedido proveedor desde la remisin de entrega de mercanca.

Para ms informacin de importacin, ver mdulo de Pedidos Proveedor, donde se encuentra el mdulo de importacin.

Cdigo de barras

BusinessAdmin maneja un cdigo de barras para cada uno de sus productos, usted podr indicar si desea que el programa de automticamente el nmero de cdigo o usted lo establecer.

Esta opcin aplica nicamente si usted va a utilizar BusinessAdmin para la impresin de sus etiquetas de cdigo de barras.


Cdigo de barras automtico Al seleccionar esta opcin el programa le asignar a su producto un nmero de cdigo de barras automtico y secuencial, basndose en el nmero auto numrico que el sistema asigna a cada registro (ID).

Tipo Cdigo de barras Dentro de este campo, usted elegir de cuantos dgitos desea manejar su cdigo de barras de cada uno de sus productos, podr elegir entre 8 y 13 dgitos.

Archivo de Definicin Deber contar ya con un archivo que contenga el formato para imprimir sus etiquetas el cual deber estar registrado en este campo; para localizarlo haga clic en el icono carpeta que aparece a la derecha.

Inventario

Aqu se contienen las opciones para trabajar con su Inventario:

Concatenar Familia y grupo Familia y grupo son dos opciones de clasificacin de los productos y funcionan como campos independientes. Si usted selecciona esta opcin, podr ver concatenados los campos de familia, grupo y artculo (ver mdulo de inventario) en los documentos que usted haga (cotizaciones, pedidos, facturas, etc.)

Descripcin multa-idioma Como podr ver ms adelante, el sistema cuenta con la opcin de manejar un idioma por cliente, proveedor, cotizacin, etc. Al activar esta funcin, usted podr enviar documentos (cotizaciones, pedidos, facturas, etc.) en el idioma que haya seleccionado (ingls, francs o espaol). Activando esta opcin, se activa la opcin multa- idioma que se encuentra dentro del mdulo de Inventario donde usted podr capturar las descripciones de sus artculos en otro idioma y as completar esta funcionalidad.

Permitir artculos duplicados El sistema no permite que existan artculos con el mismo nombre en su catlogo de productos. Si usted habilita esta opcin, BusinessAdmin permitir que si pueda haber artculos dentro de su catlogo con el nombre idntico.

Vender por regin Al habilitar esta opcin, y en caso de que usted cuente con CashPoint en lnea o SynchroServer, usted podr asignar precios por regin (sucursal). Donde la regin se asigna en Multialmacn a cada sucursal (ver Multialmacn).

Mostrar precios venta con IVA incluido Si usted necesita que sus precios de venta incluyan el IVA, seleccione esta opcin. De lo contrario, los precios de venta sern considerados sin IVA y sobre eso el sistema estar operando.

Mostrar precios compra con IVA incluido Si usted necesita que sus precios de compra incluyan el IVA, seleccione esta opcin.

Mostrar precios costo con IVA incluido Si usted necesita que sus precios de costo incluyan el IVA, seleccione esta opcin.

Mostrar ms categoras El sistema permite categorizar los productos en familia y grupo, si usted requiere ms categoras para clasificar su inventario, podr seleccionar la opcin mostrar ms categoras y palomear las categoras extra que necesite (se pueden aadir dos categoras ms).

Manejo de lotes y caducidad Activando esta opcin, podr registrar el lote y fecha de caducidad cada vez que se haga un movimiento que af

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