Manual Book Lab Medis

PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI LAB MEDIS

1. INSTALASISpesifikasi kebutuhan software dan software untuk menjalankan aplikasi ini adalah sebagai berikut :

1.1Kebutuhan SoftwareAplikasi Lab Medis berjalan pada lingkungan sistem operasi Micrososft Windows dengan kebutuhan sebagai berikut : Microsoft Windows XP, Windows Vista, Windows 7 atau Windows Server 2000 dan product

windows server setelahnya. Microsoft SQL Server Express. Microsoft Access.

1.2Kebutuhan HardwareSpesifikasi kebutuhan minimum hardware atau perangkat keras adalah sebagai berikut :- Processor : Pentium 4 – 2.0 GHz- Memory : 512 Mb.- Harddisk : 40 GB.- Monitor- Printer

1.3Instalasi Database AplikasiFile installasi aplikasi Sistem Informasi Salon (SIS) terdiri dari satu file yaitu Salon_Setup.exe. Jalankan file tersebut dengan cara klik ganda (double click) pada file dan ikuti petunjuknya, secara default aplikasi akan terinstall pada folder “C:\Program Files\Salon Information System\Salon”. Setelah berhasil instalasi, pada folder tersebut akan berisi file-file dari aplikasi Sistem Informasi Salon (SIS).Jalankan file SystemSalon.Exe, sistem akan mendeteksi secara otomatis koneksi database. Apabila belum ada settingan koneksi database, sistem akan menampilkan form seperti tampak pada gambar berikut :

1

Gambar 1. Form konfirmasi setting database.

- Tekan tombol “Yes” untuk melakukan setting koneksi database. Proses selanjutnya, sistem akan menampilkan pilihan untuk setup database, seperti pada tampak pada gambar berikut ini :

1. Gambar 2. Setup database2.

- Pilih opsi “Memakai database yang telah ada” untuk mengkoneksikan dengan database server. Selanjutnya tekan tombol “Lanjutkan” untuk memprosesnya.

- Sistem akan menampilkan form settingan koneksi database seperti pada tampak gambar berikut :

Gambar 3. Settingan koneksi database.

- Pada form ini, semua item bersifat mandatory :o Server : adalah nama server database, secara otomatis apabila sudah melakukan

instalasi Microsoft SQL Express, item ini diisi dengan data “(local)” tanpa tanda (“).o Database : adalah nama database yang akan digunakan. Diisi sesuai kemauan kita,

misalkan : “LabMedis”, tanpa tanda (“).o User : adalah login yang diberi akses untuk melakukan koneksi ke database(Defaultnya

“sa”)

2

o Password : adalah kata sandi dari user diatas.- Selanjutnya tekan tombol “Buat Database” untuk melakukan instalasi database pada server

yang dimaksud dengan nama database seperti yang diisikan pada form diatas.

2. DESKRIPSI MENU APLIKASI LAB MEDIS2.1Keamanan

2.1.1 Pengguna

Pengguna atau user adalah orang yang diberikan hak untuk menggunakan aplikasi ini. Sebelum memberikan hak akses aplikasi ke pengguna / user, tentunya harus membuat user baru. Tambah pengguna :- Tekan tombol “Tambah” untuk menambah user baru. Form entri data akan aktif.- Isi data seperti pada gambar 2.5.- Tekan tombol ‘Simpan” untuk menyimpan data user/pengguna.Ubah pengguna :- Pilih data pengguna dari daftar yang ada di table pengguna.- Tekan tombol “Koreksi” untuk merubah data pengguna. Form entri data akan aktif

dengan data yang telah terisi sesuai dengan data pengguna.- Ubah data pengguna pada item data yang diinginkan, seperti pada gambar 2.5.- Tekan tombol ‘Simpan” untuk menyimpan data user/pengguna.Hapus pengguna :- Pilih data pengguna dari daftar yang ada di table pengguna.- Tekan tombol “Hapus” untuk menghapus data pengguna. Aplikasi akan menampilkan

konfirmasi terhadap data yang akan dihapus.- Tekan tombol ‘Yes’ untuk menghapus data.

Tampilan untuk form data pengguna adalah sebagai berikut :

3

Gambar 4 Form pendaftaran user /pengguna

2.1.2 Hak Akses GroupSistem informasi salon ini mengatur hak akses pengguna berdasarkan group, yaitu Admin, Supervisor dan Kasir. Masing-masing group mempunyai otoritas akses yang berbeda-beda tergantung pengaturan terhadap group tersebut, seperti tampak pada gambar 2.6.- Tentukan nama group yang akan diubah data akses penggunaannya.- Aktifkan checkbox pada kolom ‘Granted’ untuk memberikan akses pada fitur yang ada

pada kolom ‘Nama Fitur’ atau sebaliknya.Setiap perubahan pada checkbox, data akan langsung disimpan kedalam database aplikasi.

4

Gambar 5. Pengaturan hak akses terhadap group pengguna

2.1.3 Keanggotaan GroupFitur ini untuk mengatur pengelompokkan pengguna kedalam group yang ada di aplikasi ini.Tambah keanggotaan group :- Tekan tombol ‘Tambah’- Pilih nama group untuk pengguna tersebut.- Pilih pengguna, dalam hal ini adalah login yang sebelumnya dibuat.- Pilih level pengguna tersebut, dengan pengaturan sebagai berikut :

- Level 1 untuk group admin- Level 2 untuk group supervisor- Level 3 untuk group kasir.

- Cek pada anggota untuk mengaktifkan login tersebut.- Tekan tombol “Simpan”Ubah keanggotaan group :- Pilih nama login pada daftar keanggotaan group.- Tekan tombol ‘Koreksi’- Aplikasi akan mengisi data form isian sesuai dengan data keanggotaan group pengguna

yang dipilih.

5

- Ubah data keanggotaan group, seperti pada proses tambah data keanggotaan group pengguna.

- Tekan tombol ‘Simpan’ untuk menyimpan data hasil perubahan.

Selanjutnya apabila pengguna tersebut login ke sistem, pengguna tersebut akan mempunyai otoritas terhadap fitur aplikasi sesuai dengan group akses yang diberikan kepadanya. Gambar berikut menunjukkan form pengaturan user akses.

Gambar 6 form keanggotaan group

2.1.4 Log PenggunaSemua aktivitas pengguna terhadap sistem ini disimpan (audit trail), sehingga tracking terhadap transaksi bisa dilacak. Seperti tampak pada gambar berikut :

Gambar 7. Log pengguna

6

2.2 Master Data2.2.1 Pasien

Fitur untuk me-record data pasien yang digunakan dalam operasional lab. Fungsionalitas seperti tampak pada gambar 8, form pasien mempunyai fungsionalitas sebagai berikut:Tambah :

- Tekan tombol ‘Tambah’ untuk melakukan entri data pasien, selanjutnya akan muncul form entri seperti tampak pada gambar 9.

- Kode pasien akan terisi dengan kode generate otomatis oleh aplikasi.- Isikan data-data pasien berikut :

- Rekam medi- No Register.- Nama Pasien.- Dll.

- Simpan data dengan menekan tombol ‘Simpan’.

Gambar 8. Daftar pasien

7

Gambar 9. Form Tambah/Ubah Data Pasien

Ubah :- Pilih data pasien dari daftar pasien yang ada di table pada form tersebut(gambar 9).- Tekan tombol ‘Tampilkan’ untuk mengubah data pasien, selanjutnya akan menampilkan

form input data pasien seperti pada gambar 9 dengan data yang sudah terisi.- Ubah data sesuai keinginan, dengan cara seperti pada saat tambah data pasien.- Simpan data dengan menekan tombol ‘Simpan’ atau tekan F12

Hapus :- Pilih data dari daftar produk yang ada di table pada form tersebut.- Tekan tombol ‘Hapus’ untuk menghapus data pasien.- Aplikasi akan memberikan konfirmasi hapus data.- Pilih ‘Yes’ untuk melakukan penghapusan data.

2.2.2 Dokter

Fitur ini digunakan untuk memasukkan data dokter

8

Gambar 10. Daftar Dokter

Gambar 11. Form Tambah/Ubah Data Dokter

Fungsionalitas pada form ini :Tambah :

9

- Tekan tombol ‘Tambah’ atau F1 untuk mengaktifkan form input data dokter.- Kode dokter akan terisi dengan kode generate otomatis oleh aplikasi.- Isikan nama dokter.- Isikan Poli dengan menekan tanda V. default program “N/A” artinya kosong.- Simpan data dengan menekan tombol ‘Simpan’ atau tekan F12.Ubah :- Pilih data dari daftar dokter yang ada di table pada form tersebut.- Tekan tombol ‘Tampilkan’ atau F2 untuk mengubah data dokter.- Form entrian akan terisi dengan data sesuai data dokter yang dipilih tadi.- Ubah data sesuai keinginan, dengan cara seperti pada saat tambah data dokter.- Simpan data dengan menekan tombol ‘Simpan’ atau tekan F12.

Hapus :- Pilih data dari group jasa awal yang ada di table pada form tersebut.- Tekan tombol ‘Hapus’ atau F3 untuk menghapus data dokter.- Aplikasi akan memberikan konfirmasi hapus data.- Pilih ‘Yes’ untuk melakukan penghapusan data.

2.2.3 Gol PemeriksaanFitur ini menyatakan golongan pemeriksaan lab medis yang digunakan untuk mengrupkan item pemeriksaaan. Form golongan akan tampak seperti gambar 12 sebagai berikut:

Gambar 12. Form Golongan pemeriksaan

Fungsionalitas pada form ini :

10

Tambah :

- Tekan tombol ‘Tambah’ atau F1 untuk mengaktifkan form entri data.- Kode golongan akan terisi dengan kode generate otomatis oleh aplikasi.- Isikan nama golongan dan keterangan yang bersangkutan.- Simpan data dengan menekan tombol ‘Simpan’ atau tekan F12.Ubah :- Pilih data golongan dari daftar gol pemeriksaan yang ada di table pada form tersebut.- Tekan tombol ‘Edit’ atau F2 untuk mengubah data golongan.- Form entrian akan terisi dengan data sesuai data golongan yang dipilih tadi.- Ubah data sesuai keinginan, dengan cara seperti pada saat tambah data golongan.- Simpan data dengan menekan tombol ‘Simpan’ atau tekan F4.

Hapus :- Pilih data golongan dari daftar Gol pemeriksaan yang ada di table pada form tersebut.- Tekan tombol ‘Hapus’ atau F3 untuk menghapus data jenis.- Aplikasi akan memberikan konfirmasi hapus data.

Pilih ‘Yes’ untuk melakukan penghapusan data.

2.2.4 Jenis Pemeriksaan

Fitur ini menyatakan jenis pemeriksaan lab medis yang digunakan untuk men sub grupkan item pemeriksaaan. Form jenis akan tampak seperti gambar 13 sebagai berikut:

11

Gambar 13. Form Jenis Pemeriksaan

Fungsionalitas pada form ini :Tambah :

- Tekan tombol ‘Tambah’ atau F1 untuk mengaktifkan form entri data.- Kode jenis akan terisi dengan kode generate otomatis oleh aplikasi.- Isikan nama jenis dan keterangan yang bersangkutan.- Simpan data dengan menekan tombol ‘Simpan’ atau tekan F12.Ubah :- Pilih data jenis dari daftar jenis pemeriksaan yang ada di table pada form tersebut.- Tekan tombol ‘Edit’ atau F2 untuk mengubah data jenis.- Form entrian akan terisi dengan data sesuai data jenis yang dipilih tadi.- Ubah data sesuai keinginan, dengan cara seperti pada saat tambah data jenis.- Simpan data dengan menekan tombol ‘Simpan’ atau tekan F12.

Hapus :- Pilih data jenis dari daftar jenis pemeriksaan yang ada di table pada form tersebut.- Tekan tombol ‘Hapus’ atau F3 untuk menghapus data jenis.- Aplikasi akan memberikan konfirmasi hapus data.

Pilih ‘Yes’ untuk melakukan penghapusan data.

2.2.5 Item Pemeriksaan

Fitur ini menyatakan item pemeriksaan lab medis. Form item pemeriksaan akan tampak seperti gambar 14 sebagai berikut:

12

Gambar 14. Form Item Pemeriksaan

Fungsionalitas pada form ini :Tambah :

- Tekan tombol ‘Tambah’ atau F1 untuk mengaktifkan form entri data.- Kode item akan terisi dengan kode generate otomatis oleh aplikasi.- Isikan nama dan keterangan yang bersangkutan.- Simpan data dengan menekan tombol ‘Simpan’ atau tekan F12.Ubah :- Pilih data Item dari daftar Item pemeriksaan yang ada di table pada form tersebut.- Tekan tombol ‘Edit’ atau F2 untuk mengubah data item.- Form entrian akan terisi dengan data sesuai data item yang dipilih tadi.- Ubah data sesuai keinginan, dengan cara seperti pada saat tambah data item.- Simpan data dengan menekan tombol ‘Simpan’ atau tekan F12.

Hapus :- Pilih data jenis dari daftar item pemeriksaan yang ada di table pada form tersebut.- Tekan tombol ‘Hapus’ atau F3 untuk menghapus data item.- Aplikasi akan memberikan konfirmasi hapus data.

Pilih ‘Yes’ untuk melakukan penghapusan data.

2.2.6 Konversi TarifKonversi Tarif adalah proses inisialisasi dari kode tarif/jenis pemeriksaan di HMS di terjemahkan/di konversikan ke jenis pemeriksaan di aplikasi lab medis.

Gambar 15. Daftar Konversi Tarif

13

Gambar 16. Tambah/Ubah Konversi Tarif.

Fungsionalitas pada form ini :Tambah :

- Tekan tombol ‘Tambah’ atau F1 untuk mengaktifkan form entri data.- Pada Kode Tarif tekan F8 atau tekan tombol icon kaca pembesar, selanjutnya akan

tampil data kode tarif yang telah di import dari HMS.- Inputkan Keterangan- Pada item-item pemeriksaan tekan F8, selanjutnya akan tampil Daftar jenis pemeriksaan

tekan OK.- Simpan data dengan menekan tombol ‘Simpan’ atau tekan F12.Ubah :- Pilih data Konversi tarif dari daftar yang ada di table pada form tersebut.- Tekan tombol ‘Tampilkan’ atau F2 untuk mengubah data.- Form entrian akan terisi dengan data sesuai data konversi tarif yang dipilih tadi.- Ubah data sesuai keinginan, dengan cara seperti pada saat tambah data konversi tarif.- Simpan data dengan menekan tombol ‘Simpan’ atau tekan F12.

Hapus :- Pilih data konversi tarif dari daftar yang ada di table pada form tersebut.- Tekan tombol ‘Hapus’ atau F3 untuk menghapus data jenis.- Aplikasi akan memberikan konfirmasi hapus data.

Pilih ‘Yes’ untuk melakukan penghapusan data.

2.3Transaksi

14

2.3.1 Nilai NormalFungsi dari Fitur ini untuk menentukan nilai normal/rujukan dari masing-masing item pemeriksaan. Form nilai normal akan tampak seperti gambar 17 sebagai berikut:

Gambar 17. Form Daftar Nilai Normal item pemeriksaan

Gambar 18. Form tambah/ubah Nilai Normal item pemeriksaanFungsionalitas pada form ini adalah sebagai berikut :Tambah :

15

- Tekan tombol ‘Tambah’ untuk melakukan entri data nilai normal, selanjutnya akan muncul form entri seperti tampak pada gambar 18.

- Pada Golongan tekan F8 atau tekan tombol icon/bergambar kaca pembesar. Selanjutnya akan tampil daftar golongan yang sudah ada. Jika data golongan tidak ada, tekan F1 atau tekan tombol tambah dan tampilan form golongan akan keluar seperti gambar 12. Langkah-langkah pengisian data golongan sama seperti di 2.2.3.

- Isikan Jenis pemeriksaaan dengan menekan tombol F8 atau tekan tombol icon kaca pembesar. Selanjutnya akan tampil daftar jenis pemeriksaan yang sudah ada. Jika data jenis tidak ada, tekan F1 atau tekan tombol tambah dan tampilan form golongan akan keluar seperti gambar 13. Langkah-langkah pengisian data jenis sama seperti di 2.2.4.

- Inputkan keterangan- Inputkan daftar item-item pemeriksaan. Dengan menekan F8 pada kolom Nama

pemeriksaan. Selanjutnya akan tampil daftar item pemeriksaan yang sudah ada. Jika data jenis tidak ada, tekan F1 atau tekan tombol tambah dan tampilan form golongan akan keluar seperti gambar 14. Langkah-langkah pengisian data jenis sama seperti di 2.2.5.

- Inputkan Nilai normal/nilai rujukan. - Selanjutnya apabila ada sub item, centang/tekan tombol di kolom Sub Item.- Simpan data dengan menekan tombol ‘Simpan’ atau F12.

Ubah :- Pilih data dari daftar nilai normal yang ada di table pada gambar 17 tersebut.- Tekan tombol ‘Tampilkan’ untuk mengubah data nilai normal, selanjutnya akan

menampilkan form entri Nilai normal seperti pada gambar 18 dengan data yang sudah terisi.

- Ubah data sesuai keinginan, dengan cara seperti pada saat tambah data nilai normal.- Tekan tombol di keyboard <delete> apabila ingin menghapus item pemeriksaan- Simpan data dengan menekan tombol ‘Simpan’ atau tekan F12.

Hapus :- Pilih data dari daftar item yang ada di table pada form tersebut.- Tekan tombol ‘Hapus’ untuk menghapus data item nilai normal.- Aplikasi akan memberikan konfirmasi hapus data.- Pilih ‘Yes’ untuk melakukan penghapusan data item nilai normal.- Atau Tekan tombol di keyboard <delete> apabila hanya ingin menghapus item

pemeriksaan

2.3.2 Daftar Antrian Pemeriksaan

16

Daftar antrian pemeriksaan adalah fitur untuk melihat daftar antrian pemeriksaan yang telah masuk/dibayar dari program HMS. Form antrian pasien seperti gambar 19 sebagai berikut:

Gambar 19. Daftar Antrian.2.3.3 Hasil Pemeriksaan

Form transaksi Hasil pemeriksaan adalah fitur yang paling sering digunakan. Setiap akan mencetak hasil pemeriksaan, user harus mengisi data di form hasil pemeriksaan terlebih dahulu. Form –form yang terlibat dalam proses transaksi hasil pemeriksaan sebagai berikut :

Gambar 20. Daftar Hasil Pemeriksaan.

17

Gambar 21. Form Tambah/Ubah Hasil Pemeriksaan.

Pengisian data hasil pemeriksaan ada 2 cara, secara manual dan otomatis mengambil data dari data Antrian.

Pengisian data otomatis(Data diambil dari data antrian pemeriksaan)

Tambah :

- Tekan tombol ‘Tambah’ untuk melakukan entri data seperti gambar 21.

18

- Pada No Antrian tekan F8 atau tekan tombol icon/bergambar kaca pembesar. Selanjutnya akan tampil daftar antrian yang sudah ada. Tekan Ok, maka data No RM, No Register, Pasien, Dokter, Kamar dan data item-item pemeriksaan akan terisi secara otomatis.

- Apabila data item-item pemeriksaan kosong, isikan data konversi tariff langkah-langkah pengisian master konversi tarif seperti penjelasan di 2.2.6

- Inputkan keterangan- pada daftar item-item pemeriksaan inputkan hasil pemeriksaan dan keterangan. - Simpan data dengan menekan tombol ‘Simpan’ atau F12.

Ubah :- Pilih data dari daftar hasil pemeriksaan yang ada di table pada gambar 20 tersebut.- Tekan tombol ‘Tampilkan’ untuk mengubah data hasil pemeriksaan, selanjutnya akan

menampilkan form entri hasil pemeriksaan seperti pada gambar 21 dengan data yang sudah terisi.

- Ubah data sesuai keinginan, dengan cara seperti pada saat tambah data nilai normal.- Apabila ingin menghapus item pemeriksaan, hilangkan centang yang ada di kolom- Simpan data dengan menekan tombol ‘Simpan’ atau tekan F12.

Hapus :- Pilih data dari daftar hasil pemeriksaan yang ada di table pada form tersebut.- Tekan tombol ‘Hapus’ untuk menghapus data hasil pemeriksaan.- Aplikasi akan memberikan konfirmasi hapus data.- Pilih ‘Yes’ untuk melakukan penghapusan data hasil pemeriksaan.- Atau Apabila ingin menghapus item pemeriksaan, hilangkan centang yang ada di kolom

Pengisian data secara manual(tidak berdasarkan antrian pemeriksaan)

Tambah :

- Tekan tombol ‘Tambah’ untuk melakukan entri data seperti gambar 21.- Pada No Antrian dikosongkan- Pada No RM tekan F8 atau tekan tombol icon/bergambar kaca pembesar. Selanjutnya

akan tampil daftar pasien yang sudah ada. Tekan Ok, maka data No RM, No Register, pasien secara otomatis. Apabila data pasien tidak ditemukan tekan F1 atau tombol Tambah, selanjutnya akan tampil form seperti gambar 8. Langkah-langkah pengisian data seperti penjelasan artikel di 2.2.1

- Di Text Dokter tekan F8 atau tekan tombol icon/bergambar kaca pembesar. Selanjutnya akan tampil daftar pasien yang sudah ada. Tekan Ok, Apabila data Dokter tidak

19

ditemukan tekan F1 atau tombol Tambah, selanjutnya akan tampil form seperti gambar 9. Langkah-langkah pengisian data dokter seperti penjelasan artikel di 2.2.2

- Inputkan kamar.- Inputkan keterangan- pada daftar item-item pemeriksaan tekan F8, selanjutnya akan keluar daftar item-item

pemeriksaan tekan OK.- Inputkan Hasil dan keterangan item pemeriksaan- Simpan data dengan menekan tombol ‘Simpan’ atau F12.

Ubah :- Pilih data dari daftar hasil pemeriksaan yang ada di table pada gambar 20 tersebut.- Tekan tombol ‘Tampilkan’ untuk mengubah data hasil pemeriksaan, selanjutnya akan

menampilkan form entri hasil pemeriksaan seperti pada gambar 21 dengan data yang sudah terisi.

- Ubah data sesuai keinginan, dengan cara seperti pada saat tambah data nilai normal.- Apabila ingin menghapus item pemeriksaan, hilangkan centang yang ada di kolom- Simpan data dengan menekan tombol ‘Simpan’ atau tekan F12.

Hapus :- Pilih data dari daftar hasil pemeriksaan yang ada di table pada form tersebut.- Tekan tombol ‘Hapus’ untuk menghapus data hasil pemeriksaan.- Aplikasi akan memberikan konfirmasi hapus data.- Pilih ‘Yes’ untuk melakukan penghapusan data hasil pemeriksaan.- Atau Apabila ingin menghapus item pemeriksaan, hilangkan centang yang ada di kolom

20

2. PENUTUPAplikasi Lab Medis di desain untuk supaya mudah digunakan dan dipahami oleh pengguna, baik

yang sudah terbiasa dengan penggunaan komputer maupun untuk yang jarang menggunakannya. Dengan petunjuk penggunaan aplikasi ini semoga makin membantu pengguna dalam mengoperasikan aplikasi ini.

Terima kasih

21