Manual Book Aktiva Cloud Accounting v 1.0

2015Manual Book Aktiva CloudAccountingVersion [email protected] Book Aktiva Cloud Accounting V 1.01goaktiva.comDaftar IsiDaftar Isi ....................................................................................................................................................... 1Pendahuluan................................................................................................................................................. 4Hak Akses...................................................................................................................................................... 4Modul-modul Yang Terdapat Dalam Aplikasi ............................................................................................. 4Memulai Aplikasi.......................................................................................................................................... 6Profil Perusahaan ..................................................................................................................................... 6Menambah Dan Mengubah Profil Unit ................................................................................................... 7Menambah User....................................................................................................................................... 8Membuat Akun Perkiraan/Chart Of Account Secara Otomatis.............................................................. 9Membuat Akun Perkiraan/Chart Of Account Secara Manual .............................................................. 10Input Saldo Awal Akun........................................................................................................................... 11Input Saldo Awal Piutang....................................................................................................................... 12Input Saldo Awal Hutang ....................................................................................................................... 14Input Persediaan Awal ........................................................................................................................... 17Pengaturan Link Akun ............................................................................................................................ 18Kode Pajak .............................................................................................................................................. 19Pengaturan Asuransi Pegawai ............................................................................................................... 20Modul Kepegawaian .................................................................................................................................. 22Jenis Pegawai.......................................................................................................................................... 22Menambah Data Pegawai ...................................................................................................................... 23Penambah Penghasilan Pegawai ........................................................................................................... 24Tunjangan Pegawai ................................................................................................................................ 25Potongan Pegawai.................................................................................................................................. 26Asuransi Pegawai ................................................................................................................................... 27Menghitung Gaji ..................................................................................................................................... 28Mencetak Slip Gaji.................................................................................................................................. 31Menghitung THR..................................................................................................................................... 32Mencetak Slip THR ................................................................................................................................. 34Data Siswa .................................................................................................................................................. 35Menambah Data Siswa .......................................................................................................................... 35Mencetak Pembayaran Siswa................................................................................................................ 36Data Supplier/Pemasok ............................................................................................................................. 37Manual Book Aktiva Cloud Accounting V 1.02goaktiva.comMenambah Data Supplier ...................................................................................................................... 37Menambah Barang Supplier .................................................................................................................. 38Modul Pembelian....................................................................................................................................... 38Pembelian Barang Dengan Hutang........................................................................................................ 39Pembelian Barang Hutang Dengan Uang Muka.................................................................................... 40Pembelian Barang Dengan Tunai........................................................................................................... 44Retur Pembelian..................................................................................................................................... 45Modul Persediaan ...................................................................................................................................... 47Menambahkan Barang........................................................................................................................... 47Mengatur Nilai Penyusutan ................................................................................................................... 48Mengatur Akun Persediaan ................................................................................................................... 49Modul Hutang dan Piutang........................................................................................................................ 51Registrasi Hutang ................................................................................................................................... 51Pembayaran Hutang............................................................................................................................... 53Pembayaran Hutang Pembelian ............................................................................................................ 54Registrasi Piutang................................................................................................................................... 55Penerimaan Piutang............................................................................................................................... 56Modul Kas Dan Bank .................................................................................................................................. 58Penerimaan Kas...................................................................................................................................... 58Penerimaan Kas Dengan File xlsx (Microsoft Excel).............................................................................. 59Penerimaan Siswa .................................................................................................................................. 61Penerimaan Siswa Dengan File xlsx (Microsoft Excel) .......................................................................... 63Pengeluaran Kas ..................................................................................................................................... 67Pengeluaran Kas Dengan File xlsx (Microsoft Excel) ............................................................................. 68Transfer Antar Kas/Bank........................................................................................................................ 71Rekonsiliasi Bank.................................................................................................................................... 72Jurnal .......................................................................................................................................................... 76Input Jurnal............................................................................................................................................. 76Melihat Data Jurnal ................................................................................................................................ 77Tutup Buku ................................................................................................................................................. 77Tutup Buku Bulanan............................................................................................................................... 78Tutup Buku Tahunan.............................................................................................................................. 82Pelaporan.................................................................................................................................................... 82Manual Book Aktiva Cloud Accounting V 1.03goaktiva.comNeraca..................................................................................................................................................... 82Jurnal Kas Keluar .................................................................................................................................... 83Jurnal Kas Masuk.................................................................................................................................... 84Jurnal Umum.......................................................................................................................................... 85Buku Besar.............................................................................................................................................. 85Laba Rugi................................................................................................................................................. 86Neraca Saldo........................................................................................................................................... 87Arus Kas .................................................................................................................................................. 87Rekap Pembayaran Gaji ......................................................................................................................... 88Rekap Premi Karyawan.......................................................................................................................... 89Rekap Premi Perusahaan....................................................................................................................... 89Rekap PPH21 .......................................................................................................................................... 89Rekap Pembayaran THR......................................................................................................................... 90Rekap Potongan Karyawan.................................................................................................................... 90Rekap Tunjangan Karyawan................................................................................................................... 91Daftar Persediaan................................................................................................................................... 91Barang Dibeli .......................................................................................................................................... 92Daftar Akun ............................................................................................................................................ 92Kontak......................................................................................................................................................... 93Manual Book Aktiva Cloud Accounting V 1.04goaktiva.comPendahuluanGambar Tampilan Utama AplikasiHak AksesModul-modul Yang Terdapat Dalam AplikasiBerikut adalah daftar menu lengkap beserta penjelasan singkat yang ada di dalamaplikasi:No Nama Menu Keterangan1 Pengaturan- Data Perusahaan Mengubah profil perusahaan induk dan menambahkan unitusaha dalam satu perusahaan- Daftar Akun Pengelolaan Akun Perkiraan atau Chart of Accounts- Saldo Awal Akun Mengisisaldoawaldari setiapakunperkiraanpadasaatmemulai aplikasi- Link Akun Menghubungkanakunperkiraandenganakunyangdibutuhkan pada proses transaksi akuntansi- Kode Pajak Pengaturan pajak beserta ratenya- Jabatan Pegawai Pengelompokan jenis pegawai- Asuransi Daftar asuransi yang dapat dikenakan kepada pegawai2 Akun Perkiraan- Daftar Akun Menambah, mengubah dan menghapus akun- Link Akun Menghubungkanakunperkiraandenganakunyangdibutuhkan pada proses transaksi akuntansi3 Kepegawaian- Daftar Pegawai Menambah,mengubah,mencari,mencetakslipgajidanmenghapus daftar pegawai- Proses Gaji Menghitung gaji dari setiap karyawan dalam satu unitManual Book Aktiva Cloud Accounting V 1.05goaktiva.com- Data Penggajian Mencaridanmencetakslipgajidaridatapenggajianyangtelah di proses sebelumnya- Proses THR Menghitung THR yang akan dibayarkan- Data THR MencaridanMencetakslipTHRyangtelahdiprosessebelumnya- Jabatan Pegawai Mengelompokanpegawaidanmengaturnominalpenggajian beserta akun yang terkait- Asuransi Daftarasuransidan pengaturanratepremiyangdapatdikenakan ke setiap pegawai4 Data Siswa Menambahkan, mengubah, menghapus dan mencetak slippembayaran siswa5 Data Suplier Menambahkan,mengubahdanmenghapussupplierataupemasok6 Pembelian- Input Pembelian Memasukandatapembelianinventorybaruberdasarkansupplier- Retur Pembelian Melakukan retur barang yang sudah dibeli- Daftar Transaksi Melihat daftar transaksi yang telah dilakukan7 Inventory- Input Inventory Input persediaan atau inventory- Daftar Inventory Mencari,mengubahdanmenghapusinventorydaridatabase8 Kas dan Bank- Penerimaan Kas Merekam pemasukan- Import Penerimaan Kas Merekam pemasukan dari file excel- Penerimaan Siswa Menerima pemasukan dari siswa- Pengeluaran Kas Merekam pengeluaran- Import Pengeluaran Kas Merekam pengeluaran dari file excel- Transfer Kas Memindahkan saldo akun- Rekonsiliasi Bank Mencocokan saldo rekening koran di bank dengan di sistem9 Hutang dan Piutang- Daftar Piutang Mendaftarkanpiutang barudanmencatatpenerimaanpiutang- Daftar Hutang Mendaftarkanhutangbarudanmencatatpembayaranhutang10 Jurnal- Input Jurnal Input Jurnal- Daftar Jurnal Mencari data jurnal yang telah terinput di dalam database11 Tutup Buku- Akhir Bulan Menutupperiodeakuntansiberjalandanmelanjutkanperiodeberikutnyabesertamenghitungpenyusutandarisetiap inventory yang ada- Akhir Tahun Menutupperiodeakuntansiberjalandanmelanjutkanperiodeberikutnyabesertamenghitungpenyusutandarisetiap inventory yang ada. Juga memindahkan laba berjalanke laba ditahanManual Book Aktiva Cloud Accounting V 1.06goaktiva.com12 Laporan- Neraca Laporanyangberisiharta(asset),utangataukewajiban-kewajibanpadapihaklain(liebilities)besertamodal(capital)- Jurnal Kas Keluar Laporan transaksi keluar- Jurnal Kas Masuk Laporan transaksi masuk- Jurnal Umum MencatattransaksikeuanganperusahaansecarakronologisdenganmenyebutkanakunyangdiDebetmaupun yang di Kredit- Buku Besar Laporan bukuutamapencatatantransaksikeuanganyangmengkonsolidasikan masukan dari semua jurnal akuntansi- Neraca Saldo Neracasaldoadalahkumpulandarisaldo-saldoyangadapada setiap perkiraan dibuku besar- Laba/Rugi Laporanyangmenjabarkanunsur-unsurpendapatandanbeban perusahaan- Arus Kas Laporan yang menunjukkan aliran masuk dan keluar kas- Daftar Inventory Daftar Inventory atau persediaan yang tercatat- Rekap Pembayaran Gaji Laporan rekapitulasi penghitunga gaji karyawan- Rekap Premi karyawan Laporan rekapitulasi premi yang ditanggung karyawan- Rekap Premi Perusahaan Laporan rekapitulasi premi yang ditanggung perusahaan- Rekap PPH21 Laporan rekapitulasi premi yang ditanggung karyawan- Rekap Pembayaran THR LaporanrekapitulasiperhitunganTHRyangdibayarkanpegawai- Rekap Potongan Karyawan Laporan rekapitulasi potongan yang dibebankan karyawan- Rekap Tunjangan Karyawan Laporan rekapitulasi tunjangan karyawan yang dibayarkan- Barang Dibeli Laporan rekapitulasi pembelian persediaan- Daftar Akun Daftar AkunMemulai AplikasiProfil PerusahaanMenu ini untuk mengisi data tentang data-data terkait perusahaan yang nantinya dapat muncul di fakturpembelian, pembelian dan pelaporan.Manual Book Aktiva Cloud Accounting V 1.07goaktiva.comMenambah Dan Mengubah Profil UnitMenu ini untuk mengisi dan mengelola data-data unit perusahaan atau anak perusahaan yang nantinyadapat muncul di faktur pembelian, penjualan, invoice dan pelaporan.Manual Book Aktiva Cloud Accounting V 1.08goaktiva.comMenambah UserSetelahmenambahkanunitperusahaanmakaselanjutnyamenambahkanuseruntukditugaskanmengelola unit yang baru dibuat sebelumnya, yaitu unit SMK. Gambar berikut adalah lokasi menu untukmenambahkan user.Jika menekan tombol Tambah akan muncul form user seperti gambar berikut:Manual Book Aktiva Cloud Accounting V 1.09goaktiva.comIsiformsesuaiidentitasuntuk unityangterpilihdanpilihGrupUser AdminUnit sebagaitandausertersebut adalah pengguna utama untuk SMK. Setelah selesai mengisi form tersebut klik tombol Simpanuntuk menyimpan perubahan data kedalam database.Membuat Akun Perkiraan/Chart Of Account Secara OtomatisJika unit terpilih masih baru atau belum memiliki daftar akun makan akan tampil window pop-up sepertiini:Manual Book Aktiva Cloud Accounting V 1.010goaktiva.comTerdapat dua pilihan yaitu:1. Ambil Dari Unit Lain : Pembuatan daftar akun akan menduplikasi dari daftar akun unit lain yangsudah dibuat sebelumnya2. Buat Otomatis : Pembuatan daftar akun akan terisi sesuai standar yang kemudian dapat ditambahataupun dikurangi sesuai kebutuhanJika memilih Buat Otomatis makan akan tampil seperti gambar dibawah ini:Membuat Akun Perkiraan/Chart Of Account Secara ManualSetelah sebelumnya membuat akun perkiraan secara otomatis atau dengan menduplikasi dari akun unitlain, berikut ini adalah cara membuat akun perkiraan secara manual sesuai dengan kebutuhan. Berikut iniadalah gambar langkah cara membuat akun hutang premi baru:Manual Book Aktiva Cloud Accounting V 1.011goaktiva.comSetelah itu isi form seperti dibawah:Contoh di atas adalah pembuatan akun hutang premi karyawan yang akan digunakan sebagai penampungsaldo premi yang dipotong dari pendapatan karyawan.Fungsi Akun dibagi menjadi dua yaitu:1. Akun TransaksiDigunakan untuk proses transaksi dan penampung saldo transaksi2. Akun KategoriKategoriinitidakdigunakandalamprosestransaksimelainkanhanyadigunakansebagaipengkategorian akun-akun saja.Input Saldo Awal AkunSaldo awal akun adalah pembentuk neraca awal periode akuntansi. Saldo awal akun ini nilai didalamnyaadalahnilaitotalpadamasing-masingakundiantaranyajugauntuksaldoawalhutang,piutangjugapersediaan. Untuk memulai memasukan saldo awal periode dapat dilihat melalui gambar dibawah ini:Manual Book Aktiva Cloud Accounting V 1.012goaktiva.comApabilasisasaldotidakbernilainol(0)artinyaterdapatakunneracayangtidakbalancepada periodesebelumnya dan harus dikoreksi terlebih dahulu baru bisa disimpan ke dalam database.Input Saldo Awal PiutangPrinsipdaripenginputansaldoawal piutang iniialah harussamadengansaldoakunpiutangyangsebelumnya sudah diinput pada menu Saldo Awal Akun agar tidak terjadi kesalahan perhitungan saldopiutang. Untuk melakukan input saldo awal piutang dapat dijelaskan melalui gambar berikut:Dijelaskanpadagambardiatasbahwasaldopiutangyangharusdisesuaikansebesar5.000.000.NilaitersebutmunculkarenapadasaatinputsaldoawalakuntelahdiinputakunPiutangUsahasebesar5.000.000. Oleh karena itu harus memasukan data piutang sebesar jumlah tersebut agar terhindar darikasus piutang tak tertagih karena tidak adanya pencatatan data piutang. Untuk memasukan data piutangyaitu dengan mengklik tombol Tambah pada bagian Registrasi Saldo Awal Piutang.Manual Book Aktiva Cloud Accounting V 1.013goaktiva.comSetelah itu akan muncul form piutang. Pertama tentukan akun piutang.Kemudian tentukan akun pendapatan.Setelah form piutang diisi dan disimpan kedalam database, maka status nya akan berubah seperti berikut:Manual Book Aktiva Cloud Accounting V 1.014goaktiva.comPada status disebelah kiri bawah sudah berwarna hijau menandakan bahwa saldo piutang sudah benar,alias tidak ada piutang yang belum tercatat.Input Saldo Awal HutangPrinsipdaripenginputansaldoawalpiutanginiialahharussamadengansaldoakun hutang yangsebelumnya sudah diinput pada menu Saldo Awal Akun agar tidak terjadi kesalahan perhitungan saldohutang. Untuk melakukan input saldo awal piutang dapat dijelaskan melalui gambar berikut:Pada gambar diatas dijelaskan bahwa terdapat sisa saldo hutang yang harus disesuaikan atau hutang yangbelumtercatatsebesar12.000.000yangmunculpadasaatinputsaldoawalakun.Olehkarenaitu,diwajibkanuntukmemasukandata hutang sebesarjumlahtersebutagarterhindardarikasus hutangbelum dibayar hingga melewati jatuh tempo karena hutang tidak tercatat. Untuk memasukan data hutangdapat dilakukan dengan mengklik tombol Tambah pada bagian Registrasi Saldo Awal Hutang.Manual Book Aktiva Cloud Accounting V 1.015goaktiva.comSetelah itu akan muncul form hutang. Langkah pertama pilih supplier atau pemasok.Setelah itu tentukan akun hutang.Tentukan akun beban hutang.Manual Book Aktiva Cloud Accounting V 1.016goaktiva.comKemudian tentukan jumlah hutang, tanggal mulai hutang, tanggal jatuh tempo dan memo.Setelahdikliktombolsimpanakanterjadiperubahanpadasaldoyangharusdisesuaikandanstatusdipojok kiri bawah seperti gambar berikut:Jika status saldo awal hutang berwarna hijau menandakan bahwa saldo awal hutang sudah sesuai dengandata hutang yang ada.Manual Book Aktiva Cloud Accounting V 1.017goaktiva.comInput Persediaan AwalMenu ini berfungsi untuk melakukan perekaman data mengenai persediaan atau inventory yang sudahadapadaperusahanberikutdenganakunnya.Inputpersediaanawalinitidakmenyertaiinputsaldopersediaan,karena sudahdiinputpadamenuSaldoAwalAkun. Langkah-langkahuntuk mendaftarkanpersediaan dapat dilakukan dengan gambar berikut:Setelah di klik tombol Tambah Persediaan maka akan muncul form input persediaan seperti berikut:Terdapat 3 jenis akun yang harus dihubungkan ke persediaan yaitu:1. Akun Asset(Harta)Akun ini sebagai penyimpan saldo harta tetap dari perusahaan2. Akun Akumulasi DepresiasiAkun ini digunakan sebagai penyimpan saldo penyusutan dari persediaan. Akun ini ada disebelahkredit pada saat pencatatan jurnal penyusutan.3. Akun DepresiasiAkunini digunakansebagaipencatatansaldobebanpenyusutan. Akuniniadadisebelahdebitpada saat pencatatan jurnal penyusutan.Manual Book Aktiva Cloud Accounting V 1.018goaktiva.comDaftarkanbarangpersediaanhinggasisasaldopersediaanbernilai0danstatussaldoawalpersediaanberubah menjadi berwarna hijau seperti gambar dibawah ini:Jikastatussaldoawalhutangberwarnahijaumenandakanbahwasaldoawalpersediaansudahsesuaidengan data persediaan yang ada.Pengaturan Link AkunMenu pengaturan link akun adalah menu untuk menghubungkan akun yang telah dibuat ke akun kegiatantransaksi-transaksisepertipembelian,penjualan,kasmasukmaupunkaskeluar. Misalnya berikutiniadalah menghubungkan Akun Kas Utama digunakan untuk pembelian persediaan/inventory secara tunai.Setelah itu akan muncul window seperti berikut ini:Manual Book Aktiva Cloud Accounting V 1.019goaktiva.comPilih akun Kas Utama untuk dihubungkan ke Link transaksi pembelian secara tunai.Setelah itu klik tombol Simpan.Kode PajakSeperti pada akuntansi komersial maupun dalam akuntansi pajak terdapat persamaan dalam melakukanpencatatan yang harus dipersiapkan antara lain:1. Akun pajak masukanUntuk mencatatbesarnya pajakyangdikenakanketikaPengusahaKena Pajak (PKP) melakukanpembelian terhadap barang kena pajak atau jasa kena pajak.2. Akun pajak keluaranPadaakuniniuntuk mencatat pajakyangdikenakanketikasubjekpajakmelakukanpenjualanterhadap barang kena pajak (BKP) dan atau jasa kena pajak (JKP).Maka daripada itu sebelum memulai aplikasi harus menentukan pajak ke akun pada setiap unit sepertiberikut:Manual Book Aktiva Cloud Accounting V 1.020goaktiva.comSetelah klik dua kali (double click) pada sebuah data pajak, maka akan muncul window seperti berikut:Setelah itu akan muncul window seperti berikut:Pengaturan Asuransi PegawaiModulinidigunakanutukmembuatprogramasuransidanmengaturrate premi(%)sesuaidenganketentuan. Terdapat dua rate premi yang harus ditentukan. Pertama adalah rate yang dibebankan kepadaManual Book Aktiva Cloud Accounting V 1.021goaktiva.compenghasilan karyawan dan rate premi yang harus ditanggung perusahaan. Untuk melihat daftar programasuransi bisa dilakukan dengan melihat gambar berikut:Klikpadasalahsatuprogramuntukmengubahratedanmenghubungkanprogramasuransikeakunperkiraan.Setelah itu akan muncul form seperti berikut:AkunPremiTanggunganKaryawan adalahakunhutangyangpadajurnal/postingberadapadaposisiKredit.Sedangkan AkunPremiTanggunganPerusahaan adalahakunbebanyangpadajurnal/postingakan berada pada posisi debit. Pilih Akun yang sesuai dengan form tersebut. Jika akun belum dibuat, dapatmelakukan langkah pada halaman 9-11 tentang pembuatan akun perkiraan.Manual Book Aktiva Cloud Accounting V 1.022goaktiva.comModul KepegawaianJenis PegawaiMenuJenisPegawaidigunakanuntukmengelompokkansetiapnilaigaji pokok yangakandiberikankepada pegawai. Nilai gaji pokok pada menu Jenis Pegawai dibagi menjadi 3, yaitu:1. Jam-jamanMerupakan jenis nilai gaji pokok yang dihitung per-jam kerja dari pekerja2. BulananMerupakan jenis nilai gaji pokok yang nilainya tetap.3. Kehadiran/HarianMerupakanjenisnilaigajipokokyangnilainyaditentukanperkehadiranatauharianyangdilakukan pekerjaBerikut contoh menginput data jenis pegawai baru:Setelah itu akan muncul window seperti berikut:Setelah selesai mengisi form diatas selanjutnya klik tombol simpan untuk menyimpan data.Manual Book Aktiva Cloud Accounting V 1.023goaktiva.comMenambah Data PegawaiJenis PTKP (Penghasilan Tidak Kena Pajak) adalah penghasilan yang menjadi batasan tidak kena pajak bagiWajibPajakOrangPribadi,dengankatalainapabilapenghasilannetoWajibPajakOrangPribadijumlahnya dibawah PTKP tidak akan terkena Pajak Penghasilan (PPh) Pasal 25/29 dan apabila berstatussebagai pegawai atau penerima penghasilan sebagai objek PPh Pasal 21, maka penghasilan tersebut tidakakandilakukanpemotonganPPhPasal21. JenisPTKPtelahdisesuaikandenganperaturantariffpajakpenghasilan (PPh) terbaru tahun 2013.Penjelasan Jenis PTKP:Jenis PTKP KeteranganTK/0 Tidak Kawin tidak ada tanggunganTK/1 Tidak Kawin memiliki 1 (satu) tanggunganTK/2 Tidak Kawin memiliki 2 (dua) tanggunganTK/3 Tidak Kawin memiliki 3 (tiga) tanggunganK/0 Kawin tidak ada tanggunganK/1 Kawin memiliki 1 (satu) tanggunganK/2 Kawin memiliki 2 (dua) tanggunganK/3 Kawin memiliki 3 (tiga) tanggunganK/I/0 Kawin Isteri Bekerja/Usaha tidak ada tanggunganK/I/1 Kawin Isteri Bekerja/Usaha memiliki 1 (satu) tanggunganK/I/2 Kawin Isteri Bekerja/Usaha memiliki 2 (dua) tanggunganManual Book Aktiva Cloud Accounting V 1.024goaktiva.comK/I/3 Kawin Isteri Bekerja/Usaha memiliki 3 (tiga) tanggunganPenambah Penghasilan PegawaiMenuinidigunakanuntukmenambahpenghasilanpegawaidiluargajipokokdantunjangan. Berikutadalah contoh bagaimana untuk menambahkan sejumlah nilai penghasilan tambahan ke komponen gajipegawai.Setelah itu akan muncul window seperti dibawah ini, lanjutkan dengan memilih tab Tambahan GajiSetelah itu muncul form seperti berikut:Setelahselesaimengisisemua fieldselanjutnyakliktombolSimpanuntukmenyimpandatakedalamdatabase.Manual Book Aktiva Cloud Accounting V 1.025goaktiva.comTunjangan PegawaiMenu Tunjangan Pegawai digunakan untuk memberikan tunjangan tambahan penghasilan yang diberikankepadapegawaidalamsebuahperiode.Berikutadalahcontohbagaimanauntukmenambahkantunjangan pegawai.Setelah itu akan muncul window seperti dibawah ini, lanjutkan dengan memilih tab Tunjangan.Sikluspembayarantunjangandapatdiaturdilakukanpadasetiappenggajian/bulananatautahunan.Apabilajenisnilaidipilih Persentase makajumlahtunjanganakandikalikanGajiPokokpegawaidanapabila jenis nilai dipilih Nilai Tetap maka jumlah tunjangan langsung ditentukan sejumlah angka pasti.Dibawah ini adalah contoh penambahan tunjangan dengan siklus Bulanan dan Jenis nilai Persentase.SetelahmengisisemuaformselanjutnyaadalahmenekantombolSimpanuntukmenyimpandatakedalam database.Manual Book Aktiva Cloud Accounting V 1.026goaktiva.comPotongan PegawaiTerdapat dua jenis potongan yang dapat dikenakan ke pegawai, yaitu potongan yang disebabkan karenapinjaman atau kredit kepada perusahaan atau potongan tetap yang dibebankan ke penghasilan pegawaidalam suatu periode. Berikut adalah contoh entri potongan pinjaman baru dari karyawan.Kemudian di window data karyawan pilih tab Potongan.Selanjutnya muncul form potongan pinjaman pegawai seperti berikut:Gambar Form Pinjaman PegawaiJika potongan tetap bulanan atau tahunan ditampilkan seperti berikut:Manual Book Aktiva Cloud Accounting V 1.027goaktiva.comAsuransi PegawaiModulinidigunakanuntuk mengaturprogramasuransimanayangdiberikankepadakaryawansesuaikebijakan perusahaan.Pilih tab AsuransiLalu muncul window daftar program asuransi yang ada.Setelahitukliksimpandanperhitunganpremiyangdibebakan karyawantersebutdanditanggungperusahaan akan terhitung secara otomatis dan akan muncul di pelaporan dan slip gaji.Manual Book Aktiva Cloud Accounting V 1.028goaktiva.comMenghitung GajiMenuinidigunakanuntukmenghitunggaji,potongan,premiyangditanggungkaryawanmaupunyangditanggungperusahaandan tunjanganhinggadidapatkangajibersih sehinggaakan terbentuk laporanpenggajian. Berikut proses penghitungan gaji beserta komponen-komponen yang mempengaruhi gaji.Berikut ini gambar menambahkan daftar karyawan akan dihitung gajinya.Setelahdipilihsistemakanmenghitungtunjangan,potongan,premiasuransidangajipokokseperti berikut:Manual Book Aktiva Cloud Accounting V 1.029goaktiva.comTunjangan yang sebelumnya sudah ditentukan pada modul kepegawaian akan muncul di prosesgaji.Begitu juga potonga penghasilan yang sebelumnya sudah ditentukan akan muncul di proses gaji.Setelahselesaimemeriksaapakahnilai-nilaipenggajiansudahsesuaidengansemestinya,selanjutnyakliktombol ProsesGaji untukmenyimpan datagajikedalamdatabasedansecaraotomatis akan terbentuk jurnal payroll.Apabila saat menekan tombol Proses Gaji muncul window pop-up seperti ini dibawah ini:Manual Book Aktiva Cloud Accounting V 1.030goaktiva.comArtinyaandaharusmenghubungkanAkunyangdigunakanuntukmenampung saldo bebanPPH21 terlebih dahulu. Caranya adalah sebagai berikut:Lalu muncul window seperti berikut:Pilih Akun penampungan potongan PPH21Manual Book Aktiva Cloud Accounting V 1.031goaktiva.comKemudianyangterakhirkliktombolsimpan. Setelahselesaimenemtukanlinkakunpotonganpph21,lanjutkanprosespenggajiantadidenganmenekantombol ProsesGaji hinggamunculpop-up seperti ini:Untuk melihat jurnal yang tercipta dari proses penggajian diatas dapat dilihat pada menu:Mencetak Slip GajiMenu ini digunakan untuk mencetak data gaji per karyawan ke file pdf atau ke mesin printerManual Book Aktiva Cloud Accounting V 1.032goaktiva.comSetelahmemilihdatapenggajianmakaakanmuncul tampilanuntukdicetakke file pdfataukemesincetak.Menghitung THRBesarnyaTHRyangdibayarsisteminimengikutiaturandalampasal3ayat1PER.04/MEN/1994.Yaitusebagai berikut:1. Pekerjayangtelahmempunyaimasakerja12bulansecaraterus menerusataulebihsebesar1(satu) bulan upah.Manual Book Aktiva Cloud Accounting V 1.033goaktiva.com2. Pekerja yang mempunyai masa kerja 3 bulan secara terus menerus tetapi kurang dari 12 bulandiberikansecraproporsionaldenganmasakerjayaknidenganperhitunganmasakerja/12x1(satu) bulan upah.UpahyangdimaksudadalahGajiPokokditambahdenganTunjangan-tunjangan. RumusTHRsecarasederhana dapat digambarkan sebagai berikut:Masa Kerja/12 x (Gaji Pokok + Tunjangan) = Jumlah THRBerikut ini contoh perhitungan THR yang diterapkan dalam sistem:Sedangkan proses penghitungan THR yang dibayarkan dapat dilakukan dengan langkah berikut:Tampilan proses THR hampir sama dengan tampilan proses Gaji.Budi telah bekerja sebagai karyawan kontrak di PT. X selama 7 bulan. Budi mendapat upah pokok sebesarRp 2.500.000 ditambah, tunjangan jabatan Rp 300.000 dan tunjangan transportasi Rp 500.000 dantunjangan makan Rp. 500.000. Berapa THR yang bisa didapat Budi?Jawaban :Rumus untuk menghitung THR bagi pekerja yang mempunyai masa kerja 3 bulan secara terus menerustetapi kurang dari 12 bulan adalahGaji Pokok : Rp. 2.500.000Tunjangan Tetap : Tunjangan Jabatan : Rp. 300.000Tunjangan transportasi dan makan merupakan tunjangan tidak tetap, karena tunjangan tersebut diberikansecara tidak tetap (tergantung kehadiran).Jadi, perhitungan THR yang berhak Budi dapatkan adalah :7/12 x (Rp. 2.500.000 + Rp. 300.000) = Rp. 1.633.333Manual Book Aktiva Cloud Accounting V 1.034goaktiva.comSetelah selesai meninjau data pegawai yang akan diproses THRnya, selanjutnya klik tombol Proses THRuntuk menyimpannya ke dalam database. Maka akan terbentuk jurnal secara otomatis seperti di bawahini.Mencetak Slip THRSetelah THR selesai diproses sebelumnya data THR tersebut dapat dicetak ke file PDF atau mesin cetak.Langkah mencetak slip THR dapat dilakukan sebagai berikut:Setelah itu akan muncul tampilan seperti gambar dibawah ini:Manual Book Aktiva Cloud Accounting V 1.035goaktiva.comData SiswaMenudatasiswainidigunakanuntukmengeloladata-datasiswaajarkhususdiperusahaan/lembagabergerakdilembagapendidikan. Menuinidapatmelakukanpelacakanriwayat pembayaran,piutangsiswa, mencetak slip pembayaran siswa dan lain-lain.Menambah Data SiswaUntuk menambah data siswa baru, dapat dilakukan dengan langkah berikut:Setelah tombol tambah di klik maka akan muncul form siswa seperti berikut:Manual Book Aktiva Cloud Accounting V 1.036goaktiva.comIsi form siswa lalu klik tombol simpan untuk menyimpannya ke dalam database.Mencetak Pembayaran SiswaUntuk mencetak pembayaran siswa yang telah diinput dapat dilakukan dengan cara berikut:Beriku tampilan cetaknya:Manual Book Aktiva Cloud Accounting V 1.037goaktiva.comData Supplier/PemasokMenambah Data SupplierSetelah itu isi form profil data supplier.Manual Book Aktiva Cloud Accounting V 1.038goaktiva.comMenambah Barang SupplierSetelahsebelumnyasudahmenambahkansupplier,sekarangsaatnyamemasukandaftarbarangyangdisediakan oleh supplier tersebut. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:Kemudian klik tombol TambahIsi form barang supplierModul PembelianModul pembelian adalah modul yang digunakan untuk menambah asset perusahaan dengan melakukanaktifitastransaksipembelian.Berikutadalah metode transaksipembelianyangdapatdilakukandalammodul ini.Manual Book Aktiva Cloud Accounting V 1.039goaktiva.comPembelian Barang Dengan HutangSetelahformpembeiankreditterisisemua,selanjutnyatekantombol RekamPembelianKas ataujikaingin langsung mencetak faktur pembelian tekan tombol Rekam dan Cetak Pembelian. Gambar dibawahini contoh pencetakan faktur pembelian :Manual Book Aktiva Cloud Accounting V 1.040goaktiva.comApabila muncul window pop-up seperti dibawah ini:Artinya akun untuk menampung saldo Biaya Angkut Pembelian belum dihubungkan. Cara menghubugkanakun Biaya Angkut Pembelian sama caranya dengan menghubungkan link akun Beban Biaya PPH21 padabagian Proses Gaji. Pembelian barang secara kredit akan membentuk jurnal seperti dibawah ini.Pembelian Barang Hutang Dengan Uang MukaProsespembelianbarang kreditdenganuangmuka samadenganprosessebelumnya,hanya sajapadabagian ini pembelian melibatkan akun kas untuk pembayaran uang muka. Langkah pertama buka menuInput Pembelian.Manual Book Aktiva Cloud Accounting V 1.041goaktiva.comInput pembelian dengan uang muka seperti gambar dibawah ini:Setelahselesaimengisisemuadatapembeliankliktombol RekamPembelian atau RekamdanCetakPembelian untuk mencetak faktur pembelian.Apabila saat diklik tombol Rekam Pembelian atau Rekam dan Cetak Pembelian muncul window pop-upseperti dibawah ini:Artinya link Akun Uang Muka Pembelian belum ditentukan. Caranya adalah buka menu Pengaturan danpilih sub menu Link Akun.Manual Book Aktiva Cloud Accounting V 1.042goaktiva.comLalu pilih akun yang digunakan untuk menampung saldo Uang Muka Pembelian.Window daftar akun:Lanjutkanpembeliandenganmenekan tombol RekamPembelian atau RekamdanCetakPembelian.Apabila muncul window pop-up lagi seperti ini:Manual Book Aktiva Cloud Accounting V 1.043goaktiva.comArtinyalink AkunKas/Bank belum ditentukan.Caranyasamasepertimenentukan AkunUangMukaPembelian adalah dengan membuka menu Pengaturan dan pilih sub menu Link Akun.Kemudian pilih akun yang digunakan untuk mengeluarkan uang muka.Lanjutkan kembali dengan menekan tombol Rekam Pembelian atau Rekam dan Cetak Pembelian untukmencetak faktur pembelian.Manual Book Aktiva Cloud Accounting V 1.044goaktiva.comJurnal yang terbentuk seperti berikut:Pembelian Barang Dengan TunaiProses pembelian tunai pada dasarnya sama seperti proses pembelian yang sebelumnya telah dibahas.Hanyasaja beberapapenyesuaiansepertipemilihanjenispembayarandipilihopsi Tunai dan SaldoTerhutang harus bernilai nol (0) seperti form dibawah ini:SetelahselesaimengIsiformpembeliansepertidiatasselanjutnyakliktombol RekapPembelian atauRekap dan Cetak Pembelian. Jurnal yang terbentuk seperti gambar dibawah ini:Manual Book Aktiva Cloud Accounting V 1.045goaktiva.comRetur PembelianPadasaatpembelianyangsudahterlanjurditerimadansudahterlanjurtercatatpembukuanterdapatbarangyangcacatatau tidaksesuaipesanan terkadang harusdi kembalikan/returkesupplier. Berikutlangkah-langkah untuk memproses barang yang telah diterima dari supplier:Pilih akun hutang untuk mengurangi saldo hutang.Selanjutnya pilih dari supplier manaSetelah itu akan muncul daftar order yang telah dilakukan dari supplier tersebut (CV Perkasa Jaya)Manual Book Aktiva Cloud Accounting V 1.046goaktiva.comSelanjutnya memilih barang yang direturMasukkan jumlah barang yang diretur, tanggal retur dan catatan returManual Book Aktiva Cloud Accounting V 1.047goaktiva.comJikaselesaimengisisemuadata-datayangadadiformdankliktombol RekamdanCetakRetur akantampilan cetak faktur retur.Proses retur ini akan mengurangi jumlah barang, hutang dan mengurangi persediaan.Modul PersediaanModul persediaan digunakanuntukpencatatan hartatetapsepertibangunan,perlengkapandanperalatan yang biasa digunakan dalam aktifitas investasi.Menambahkan BarangMenuinihanyadigunakanuntukmenambahkanbarangkedatabase dan tidakmenambahkansaldopersediaan, karenatidakadanyaprosesoperasiataupuninvestasi. Olehkarenaitujumlahkuantitasbarang yang diinput melalui menu ini akan selalu berjumlah 0. Untuk memulai proses input barang dapatdilihat melalui gambar berikut:Setelah itu isi form persediaan.Manual Book Aktiva Cloud Accounting V 1.048goaktiva.comSetelah semua kolomterisi, selanjutnya klik tombol simpan.Mengatur Nilai PenyusutanMetodepenyusutanyangdigunakandalamAktivaAccountingadalahMetodePenyusutanGarisLurus.Metode garis lurus menganggap aktiva tetap akan memberikan kontribusi yang merata di sepanjang masapenggunaannya, sehingga aset tetap akan mengalami tingkat penurunan fungsi yang sama dari periodekeperiodehinggaasetditarikdaripenggunaannyadalamoperasionalperusahaan (closing). Rumuspenyusutan garis lurus adalah sebagai berikut:Langkah-langkah untuk mengatur penyusutan dapat dilakukan sebagai berikut:Setelah mengklik tombol Detail, selanjutnya mengatur parameter penyusutan.Penyusutan = (Bulan Berolehan/12) x (Harga Perolehan-Residu)Umur EkonomisManual Book Aktiva Cloud Accounting V 1.049goaktiva.comJika sudah selesai klik tombol Simpan. Penyusutan akan terjadi pada saat penutupan periode akhir bulanatau akhir tahun. Untuk melihat proses penyusutan persediaan dapat dilihat pada modul Tutup Buku.Mengatur Akun PersediaanAkun Persediaan digunakan untuk mencatat perubahan saldo dari terjadinya aktifitas akuntansi sepertipembelian persediaan, retur persediaan, penjualan dan penyusutan. Sehingga persediaan dapat disajikankeberbagailaporansepertikartustok,neracaataupunneracasaldo. Untukmendefinisikanakunpersediaan dapat dilakukan seperti berikut:Manual Book Aktiva Cloud Accounting V 1.050goaktiva.comSetelah itu akan muncul window seperti berikut dan pilih Tab Akun Persediaan:Hubungkan akun persediaan tiap Unit dengan meng-klik gambar pensil untuk memunculkan form akunpersediaan.Pilih akun perkiraan yang sesuai:Manual Book Aktiva Cloud Accounting V 1.051goaktiva.comLakukan hal sama ke Akun Akumulasi Depresiasi dan Akun Beban Depresiasi hingga form kode akun terisiseperti dibawah ini:Terakhir, klik tombol Simpan untuk menyimpan perubahan akun persediaan ke dalam database.Modul Hutang dan PiutangRegistrasi HutangMenu ini digunakan untuk mendaftarkan hutang yang terjadi selain dari aktifitas pada menu pembelianbarang sebelumnya.Tentukan Akun hutang (kredit)Manual Book Aktiva Cloud Accounting V 1.052goaktiva.comKemudian Tentukan akun beban kena hutang (debit)Setelah form registrasi hutang terisi semua, selanjutnya klik tombol Simpan untuk menyimpan data padaform ke database.Registrasi hutang ini akan membentuk jurnal seperti dibawah ini:Manual Book Aktiva Cloud Accounting V 1.053goaktiva.comPembayaran HutangSetelahmelakukanpencatatanhutangbaru padabahasansebelumnya,sekarang langkahuntukpengurangan/pembayaran hutang (debit) dan pengurangan harta (kredit). Berikut langkah-langkahnya:Kemudianmasukkannominalpembayaranyangakandilunasi danpilihakunkas/bankyangdigunakanuntuk melunasi hutang.Setelah disimpan akan muncul popup bahwa proses pembayaran hutang telah berhasilProses pembayaran hutang ini akan membentuk jurnal seperti dibawah:Manual Book Aktiva Cloud Accounting V 1.054goaktiva.comPembayaran Hutang PembelianPadamenuinipembayaranhutangkhususuntukhutangyangterjadipadaprosespembelianyangdilakukan pada Modul Pembelian. Seperti pada contoh sebelumnya di Modul Pembelain terdapat hutangyang masih belum terbayar. Untuk lebih jelasnya bisa dilihat pada gambar dibawah ini:Setelah di-klik tombol Pembayaran akan muncul window dari detail data pembelian.SetelahmenentukanAkunKas/Bank,TglBayardanJumlahhutangyangingindibayarselanjutnyakliktombol Rekam Pembayaran untuk menyimpannya ke dalam database. Jurnal yang terjadi seperti berikut:Manual Book Aktiva Cloud Accounting V 1.055goaktiva.comRegistrasi PiutangModul ini berfungsi sebagai pencatatan pendapatan yang belum tertagih dalam suatu periode dan sebagaikontrolpenerimaanpiutangyangtertagihmaupunyangbelumtertagihdalamsuatuperiode. Berikutlangkah-langkah untuk memulai pencatatan piutang baru.Setelah form piutang terbuka, tentukan akun piutang.Selanjutnya pilih akun pendapatan.Kemudian masukan jumlah piutang, tanggal dimulai piutang dan keterangan.Manual Book Aktiva Cloud Accounting V 1.056goaktiva.comSetelah piutang baru disimpan ke dalam database akan terbentuk jurnal seperti dibawah ini:Penerimaan PiutangTerdapatduacarapenerimaanpiutang,yaitumelaluimenuPiutang langsung atau melaluimenuPenerimaan Kas dan Penerimaan Siswa.1. Menu Piutang LangsungPengurangan piutang melalui form penerimaan piutang pada menu Piutang. Langkah-langkahnyasebagai berikut:Setelah itu muncul form penerimaan piutang dan tentukan nominal penerimaan piutang, tanggaldan akun kas penampung penerimaan piutang.Manual Book Aktiva Cloud Accounting V 1.057goaktiva.comSetelah di simpan maka sisa piutang akan berkurang.2. Menu Penerimaan Kas dan Penerimaan SiswaCarakeduauntukmengurangipiutangadalahpadasaatmelakukaninputpenerimaankasdanpenerimaansiswapadamenu KasdanBank. Misalnyaketikamelakukan inputpenerimaankas/siswa denganakunpendapatan(kredit) yangsebelumnyasudahterdaftarpadamodulpiutang, maka secara otomatis piutang akan berkurang. Misalnya, pada daftar piutang terdapatsisa piutang SPP sebesar 24.500.000.KemudianpadamenuPenerimaanKas/Siswadi-inputakunpendapatanSPPsepertigambardibawah ini:Manual Book Aktiva Cloud Accounting V 1.058goaktiva.comJikadikliktombol Rekam Penerimaan Kas atau RekamdanCetakPenerimaanKas makaakansecara otomatis mengurai piutang yang ada pada menu daftar piutang.Modul Kas Dan BankModul kas dan bank ini digunakan untuk mengelola dan mencatat keluar masuk kas atau bank.Penerimaan KasUntuk melakukan pencatatan kas masuk dapat dilakukan sebagai berikut.Setelah memilih menu Penerimaan kas akan muncul form seperti dibawah ini.Untuk menambah item kredit, klik tombol Tambah Item.Manual Book Aktiva Cloud Accounting V 1.059goaktiva.comBerikutiniadalahcontohpenerimaankaskarenaadapenambahan modal. Olehkarenaituakunyangberada di sebelah kredit adalah Modal Usaha.Setelah semua terisi selanjutnya pilih tombol Rekam Penerimaan Kas atau Rekam dan Cetak PenerimaanKas. Aktifitas ini akan membentuk jurnal seperti gambar di bawah ini:Penerimaan Kas Dengan File xlsx (Microsoft Excel)Pilih menu Import Penerimaan KasSelanjutnya download file template xlsxManual Book Aktiva Cloud Accounting V 1.060goaktiva.comJika file template tersebut didownload dan dibuka dengan menggunakan software Microsoft Excel makaakan tampak seperti gambar dibawah:Syarat file xlsx yang dapat diimport ke dalam form penerimaan kas, formatnya wajib sama persis sepertidiatas. Kolom file xlsx tersebut terdiri dari No, No Unit, No Akun, Jumlah, Tgl Penerimaan.Beberapa hal yang harus diperhatikan:1. No Unit diambil dari Unit yang telah terdaftar sebelumnya di aplikasi. Untuk melihat nomor unitdapat dilihat pada menu Data Perusahaan.2. TanggalPenerimaanharuslahsamapersisformatnya,yaitu:dd.mm.yyyy(tanggal.bulan.tahun).Untuk tanggal dan bulan menggunakan format dua (2) digit.3. File tersebut disimpan ke dalam format xlsx atau Excel WorkbookManual Book Aktiva Cloud Accounting V 1.061goaktiva.comSetelah file xlsx di-upload maka akan tampil seperti berikut:Setelah tersimpan ke dalam database jurnal otomatis akan terbentuk seperti gambar dibawah ini:Penerimaan SiswaSedikit berbeda dengan modul penerimaan kas yang sebelumnya dibahas. Untuk modul Penerimaan Siswainikhususdigunakanuntukmenerimapenerimaansiswa(kredit)dandicatatkeakunkasataubank(debit). Berikut langkah-langkah untuk menerima penerimaan siswa:Manual Book Aktiva Cloud Accounting V 1.062goaktiva.comPadacontohkaliinimenjalankanpenerimaansiswadariforminput. KetikakliktombolTambahItem,maka akan muncul form seperti berikut:Selanjutnya pilih jenis pembayaran atau penerimaan.Jika sudah selesai klik tombol Simpan Penerimaan Siswa atau Simpan dan Cetak Penerimaan Kas untukmenyimpannya kedalam database.Jika memilih tombol Simpan dan Cetak Penerimaan Kas akan mencetak bukti penerimaan/kwitansi sepertiberikut:Manual Book Aktiva Cloud Accounting V 1.063goaktiva.comProses penerimaan siswa ini akan membentuk jurnal seperti dibawah ini:Penerimaan Siswa Dengan File xlsx (Microsoft Excel)Langkah-langkah penerimaan siswa dengan file xlsx hampir sama dengan penerimaan siswa sebelumnya,hanya saja modul ini menggunakan file template (xlsx) yang di-upload ke aplikasi sehingga memudahkandan menghemat waktu proses input jika ada penerimaan siswa yang banyak.Setelah itu download file template xlsxManual Book Aktiva Cloud Accounting V 1.064goaktiva.comJika file template tersebut didownload dan dibuka dengan menggunakan software Microsoft Excel makaakan tampak seperti gambar dibawah:Syarat file xlsx yang dapat diimport ke dalam form penerimaan siswa dengan formatnya wajib sama persisseperti diatas. Kolom file xlsx tersebut terdiri dari No Induk Siswa, No Akun Pembayaran, Jumlah, Bulan,Tahun, Denda.Penjelasan setiap kolomyang harus diperhatikan:1. No Induk SiswaMerupakan Nomor Induk Siswa telah didaftarkan sebelumnya. Untuk mengetahui nomor induksiswa dapat dilihat pada menu:2. No Akun PembayaranMerupakan Nomor Akun pendapatan yang ada pada menu:Manual Book Aktiva Cloud Accounting V 1.065goaktiva.com3. JumlahJumlah nomimal yang dibayarkan oleh siswa4. BulanBulan pembayaran5. TahunTahun pembayaran6. DendaNominal denda jika ada, apabila tidak ada denda harap ditulis nol (0)Setelahtemplatetelahterisiidengandatapembayaransiswa,filetersebut disimpandenganfileakhir/extension xlsx atau Excel Workbook. Seperti gambar dibawah ini:Setelahselesaimenginputpembayaransiswakefiletemplatexlsx,selanjutnyakembalilagikeaplikasiuntuk melakukan proses upload file yang barusan dibuat:Cari file template yang baru saja dibuat sebelumnya.Manual Book Aktiva Cloud Accounting V 1.066goaktiva.comKemudian klik tombol import untuk memasukan data pembayaran yang ada di file template tersebut diform penerimaan siswa.Datapembayaranyangsebelumnyaadadifiletemplatesudahter-uploadkeformpenerimaansiswa.Kemudian klik tombol Simpan Penerimaan Siswa atau Simpan dan Cetak Penerimaan Siswa.Berikut tampilan cetak bukti penerimaan siswaManual Book Aktiva Cloud Accounting V 1.067goaktiva.comKemudian secara otomatis akan membuat Jurnal seperti gambar dibawah ini:Pengeluaran KasModulpengeluarankasdigunakanuntuk pencatatanpengeluarankasdalammenjalankanoperasional.Untuk memulai pencatatan dapat dilihat melalui gambar berikut:Setelah klik tombol Tambah Item akan muncul form Tambah Item Pengeluaran kas dan pemilihan akunpengeluaran/beban.Manual Book Aktiva Cloud Accounting V 1.068goaktiva.comSetelahselesai meng-inputdaftaritempengeluaran(debit)dilanjutkanmeng-kliktombol RekamPengeluaran Kas untuk menyimpan ke dalam database.Proses ini akan membuat jurnal secara otomatis seperti gambar berikut:Pengeluaran Kas Dengan File xlsx (Microsoft Excel)Prosespencatatanpengeluarankasdenganfiletemplatexlsxhampirsamadengansebelumnya,hanyasaja modul ini menggunakan file template xlsx yang formatnya telah ditentukan agar dapat diterima kedalam sistem. Berikut langkah-langkah pencatatan pengeluaran kas dengan menggunakan file templatexlsx:Manual Book Aktiva Cloud Accounting V 1.069goaktiva.comSetelah dibuka file template yang didownload:Syarat file xlsx yang dapat diterima ke dalam form penerimaan siswa dengan formatnya wajib sama persisseperti diatas. Kolom file xlsx tersebut terdiri dari No, No Unit, No Akun, Jumlah,Tanggal.Penjelasan setiap kolom yang harus diperhatikan:1. NoNomor urut dari daftar data pengeluaran/beban2. No UnitNomor unit usaha yang bisa didapatkan di gambar dibawah ini:3. No AkunNo Akun adalah akun pengeluaran atau beban yang dapat diambil pada menu Akun Perkiraan ->Daftar Akun.Manual Book Aktiva Cloud Accounting V 1.070goaktiva.com4. JumlahJumlah nominal yang dikeluarkan5. TanggalTanggal terjadinya transaksiSetelah selesai menyusun daftar pengeluaran menggunakan file template xlsx tersebut, selanjutnya untukmeng-upload ke dalam form import pengeluaran.Jika kolom status keterangan tidak ada kesalahan maka status di kolom keterangan 'Oke' dan siap untukdirekam ke dalam database.Berikut Jurnal yang terbentuk:Manual Book Aktiva Cloud Accounting V 1.071goaktiva.comTransfer Antar Kas/BankModul ini digunakan untuk mengelola jika ada perpindahan saldo dari satu harta lancar ke harta lancaryanglain.MisalnyaterjadipenarikandanadariBankkeKasperusahaanuntukkebutuhanoperasionalsehari-hari. Berikut adalah langkah-langkah proses transfer antar kas atau antar bank.Pertama pilih unit dan akun kas sumber transferKemudian pilih akun tujuan transfer.Jika sudah mengisi semua form yang diperlukan, selanjutnya klik tombol simpan untuk menyimpan datake dalam databaseManual Book Aktiva Cloud Accounting V 1.072goaktiva.comRekonsiliasi BankSecara sederhana, konsep dasar rekonsiliasi bank adalah menormalkan perbedaan antara saldo buku kasperusahaan dengan saldo rekening koran yang diterbitkan oleh bank. Beberapa hal yang menyebabkanperbedaan saldo buku kas perusahaan dengan saldo rekening koran:1. Tanggal Pengakuan Kas Keluar2. Tanggal Pengakuan Kas Masuk3. Pengeluarandanpemasukankasbankyangbersifatotomatis sepertibungabankataubiayaadministrasi bank4. Kekeliruan pencatatan oleh perusahaan5. Kekeliruan pencatatan oleh pihak bankBerikut ini langkah-langkah untuk melakukan rekonsiliasi bank:Terdapat dua tombol rekonsiliasi, yaitu Bank Entry dan Entry Lain.1. Bank EntryDigunakan untuk menginput data transaksi Administrasi Bank dan Pendapatan Bunga Bank.2. Entry LainDigunakan untuk menginput data transaksi selain Administrasi Bank dan Pendapatan Bunga BankBerikut contoh menginput data transaksi Administrasi Bank dan Pendapatan Bunga Bank:1. Klik tombol Bank EntryManual Book Aktiva Cloud Accounting V 1.073goaktiva.com2. Pilih akun biaya Administrasi Bank3. Isi Tanggal dan Jumlah beban administrasi bank4. Setelah di klik tombol Tambahkan data transaksi biaya administrasi bank akan muncul di daftarrekonsiliasiSetelah menginput data biaya administrasi bank, selanjutnya untuk menginput pendapatan bunga bank:1. Klik tombol Bank Entry2. Pilih akun pendapatan bunga bankManual Book Aktiva Cloud Accounting V 1.074goaktiva.com3. Selanjutnya tentukan tanggal transaksi dan jumlah pendapatan bunga bank4. Setelah di klik tombol Tambahkan, pendapatan bunga bank akan muncul di daftar rekonsiliasiDapatdiperhatikanbahwapadakolom Selisih terdapatjumlahselisihsebesar300.000.Angkatersebutadalah jumlah yang belum sesuai dengan nominal saldo yang ada di pembukuan perusahaan/buku besar.Berikut ini contoh input pendapatan yang sudah diterima perusahaan tapi belum tercatat di buku besarperusahaan.1. Pilih tombol Entry Lain2. Pilih jenis transaksiManual Book Aktiva Cloud Accounting V 1.075goaktiva.com3. Pilih akun yang sesuai4. Input tanggal terjadinya transaksi dan jumlah5. Setelah di klik tombol Tambahkan, pendapatan bunga bank akan muncul di daftar rekonsiliasiSekarang jumlah selisih sudah bernilai nol (0). Artinya saldo rekening koran dengan saldo pada buku besarperusahaan sudah sama. Selanjutnya klik tombol Rekam Penerimaan Kas untuk menyimpan rekonsiliasibank ke dalam database.Manual Book Aktiva Cloud Accounting V 1.076goaktiva.comJurnalPada dasarnya dalam aplikasi aktiva setiap transaksi penjualan, pembelian, kas keluar, kas masuk, jurnalpenutup danrekonsiliasi bank akanmembentuk jurnalsecaraotomatis.Namun, dalamaplikasiaktivamemungkin pengguna untuk menginput jurnal secara manual.Input JurnalBerikut langkah-langkah untuk membuat jurnal pendapatan usaha diterima di muka secara manual:Setelahdikliktombol TambahJurnal,akanmunculwindowinputdatajurnal. Posisikandengansaldokolom kredit dan debit sesuai dengan persamaan akuntansi yang berlaku. Pada contoh kali ini posisi KasUtamaberadapadasebelahdebitkarenapenerimaanpendapatandanpadakolomkreditadalahakunpendapatan.Setelah klik tombol tambahkan, selanjutnya isi kolom kredit dengan akun pendapatan.Jikanilai pada OutofBalancebernilai0artinyasudahseimbang(balance).TerakhirkliktombolRekapJurnal untuk menyimpan data jurnal tersebut ke dalam database.Manual Book Aktiva Cloud Accounting V 1.077goaktiva.comMelihat Data JurnalMenuinidigunakanuntukmelihatsemuajurnalyangterbentuksecaraotomatismelaluitransaksipembelian, penjualan, kas masuk, kas keluar, closing dan rekonsiliasi bank. Tampilan daftar jurnal dapatditunjukan melalui gambar dibawah ini:Tutup BukuTutup buku merupakan proses akhir dari siklus akutansi pada suatu periode. Tutup buku diterapkan dalamduatahapanyaitu tutupbukubulanan dan tutupbukutahunan. Konsepdasartutupbukuyaitumemindahkannilaisaldoakhirsetiapakun-akunNeracamenjadisaldoawaluntukbulanatautahunselanjutnyasedangkannilaisaldoakhirsetiapakun-akunLaba-Rugiselaluditutupdandipindahkankeakun Laba Tahun Berjalan (Current Year Earnings) setiap bulannya dan Laba Tahun Berjalan akan ditutupdan dipindahkan ke Laba Ditahan (Retained Earnings) pada akhir tahun setelah tutup buku akhir tahun.Selain itu proses tutup buku mengubah periode akuntansi ke periode berikutnya.Manual Book Aktiva Cloud Accounting V 1.078goaktiva.comTutup Buku BulananGambar dibawah ini adalah langkah-langkah untuk melakukan tutup buku bulanan:Pada gambar diatas terdapat status Akun Persediaan Belum Terdefinisi yang artinya bahwa persediaanyang akan disusutkan belum di hubungkan ke akun akumulasi penyusutan dan beban penyusutan. Makasebelummemulaiprosestutupbuku,semuapersediaanharusdihubungkanterlebihdahuluakunnyadengan cara seperti berikut:Pilih tab Akun PersediaanKlik gambar pensil untuk menghubungkan akun akumulasi depresiasi dan beban depresiasiManual Book Aktiva Cloud Accounting V 1.079goaktiva.comPilih akun akumulasi depresiasi untuk menyimpan saldo akumulasi depresiasiTentukan juga untuk akun beban depresiasi.Setelah akun akumulasi depresiasi persediaan dan beban depresiasi sudah ditentukan, kemudian statuspada daftar persediaan yang akan disusutkan akan berubah menjadi OK yang artinya persediaantersebut siap untuk disusutkan atau di-depresiasi.Manual Book Aktiva Cloud Accounting V 1.080goaktiva.comSetelah meng-klik tombol simpan pada pojok kanan bawah, maka aplikasi akan memproses data-datasebagai berikut:1. Membuat jurnal penutup pendapatan dan pengeluaranManual Book Aktiva Cloud Accounting V 1.081goaktiva.com2. Menghitung penyusutan persediaan dan membuat jurnal penyusutan3. Nilai saldo akhir setiap akun-akun Laba-Rugi ditutup dan dipindahkan ke akun Laba TahunBerjalan (Current Year Earnings).Manual Book Aktiva Cloud Accounting V 1.082goaktiva.com4. Mengubah periode akuntansi ke periode berikutnyaTutup Buku TahunanBerikut beberapa hal yang terjadi pada proses tutup buku tahunan:1. Membuat jurnal penutup pendapatan dan pengeluaran2. Menghitung penyusutan persediaan dan membuat jurnal penyusutan3. Laba Tahun Berjalan (Current Year Earnings) akan ditutup dan dipindahkan ke Akun LabaDitahan / Retained Earnings4. Mengubah periode akuntansi ke tahun periode berikutnyaGambar berikut adalah langkah-langkah untuk melakukan Tutup Buku Tahunan:PelaporanNeracaNeracaadalahlaporanyangberisiharta(asset),utangataukewajiban-kewajibanpadapihaklain(liebilities) beserta modal (capital) dari suatu perusahaan pada periode tertentu. Oleh karena itu Neracaterdiri dari tiga kelompok, yaitu aktiva, kewajiban, dan modal. Link menu laporan neraca ada di Sub MenuLaporan. Gambar dibawah ini adalah contoh laporan neraca pada suatu periode:Manual Book Aktiva Cloud Accounting V 1.083goaktiva.comJurnal Kas KeluarJurnal kas Keluar ialah jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi ynag menyebabkan kas keluar.Transaksi yang dicatat dalam jurnal pengeluaran kas antara lain ;1 Pembelian barang dagang secara tunai2 Pembelian aktifa secara tunai3 Pembayaran utang4 Pembayaran beban5 Retur penjualan tunai6 Pengambilan uang untuk kepentingan pribadi ( prive )Manual Book Aktiva Cloud Accounting V 1.084goaktiva.comUntuk melihat laporan jurnal kas keluar yang telah dihasilkan dalam periode tertentu dapat diakses padaSub Menu Laporan. Gambar dibawah ini adalah contoh laporan jurnal kas keluar:Jurnal Kas MasukJurnal Penerimaan Kas /JKM ialalh suatu jurnal untuk mencatat transaksi yang menyebabkan kasmasuk/bertambah. Transaksi yang dapat di masukkan kedalam JKM sebagai berikut :1. Penerimaan Investasi modal tunai.2. Penjualan barang dan aktiva dagang secara tunai.3. Penerimaan Piutang dan Pendapatan.4. Retur Pembelian tunai.Untuk melihat laporan jurnal kas keluar yang telah dihasilkan dalam periode tertentu dapat diakses padaSub Menu Laporan. Gambar dibawah ini adalah contoh laporan jurnal kas keluar:Manual Book Aktiva Cloud Accounting V 1.085goaktiva.comJurnal UmumPadaperusahaanmanfukatur/perusahaandagangjurnalumumhanyadipergunakansebagaimediapencatatan akun yang tidak tersedia dalam jurnal khusus. Contohnya jika terdapat retur pembelian atauhutang dagang. Untuk melihat laporan jurnal umum yang telah dihasilkan dalam periode tertentu dapatdiakses pada Sub Menu Laporan. Gambar dibawah ini adalah contoh laporan jurnal umum:Buku BesarBukubesar/Ledgeradalahkumpulanakun-akunyangdigunakanuntukmeringkastransaksiyangtelahdicatat dalam jurnal. Buku besar juga dapat diartikan tahapan catatan terakhir dalam akuntansi book offinal entry yang menampung ringkasan data yang sudah dikelompokan atau diklasifikasi yang berasal darijurnal.Manual Book Aktiva Cloud Accounting V 1.086goaktiva.comLaba RugiLaporan laba rugi (Income Statement atau Profit and Loss Statement) adalah bagian dari laporan keuangansuatuperusahaanyangdihasilkanpadasuatuperiodeakutansiyangmenjabarkanunsur-unsurpendapatan dan beban perusahaan sehingga menghasilkan suatu laba (atau rugi) bersih.Laporan laba rugi yang disusun perusahaan strukturnya terdiri dari pendapatan dalam periode berjalandan semua beban baik beban usaha maupun beban diluar usaha dalam periode berjalan. Gambar dibawahini adalah contoh laporan dari laba rugi:Manual Book Aktiva Cloud Accounting V 1.087goaktiva.comNeraca SaldoNeraca saldo merupakan salah satu tahapan yang harus dilalui dalam proses akuntansi (siklusakuntansi). Penyusunan Neraca Saldo bermanfaat untuk:1. Menunjukkan ringkasan akun akun buku besar, sehingga dapat menjadi sumber informasiyang benar untuk menyusun laporan laba rugi, perubahan ekuitas dan neraca.2. Melakukan pengujian keseimbangan jumlah debit dan kredit dalam buku besar dan ketepatanperhitungannya dalam pembukuanselama tahun berjalan.Untuk melihat laporan neraca saldo yang telah dihasilkan dalam periode tertentu dapat diakses padaSub Menu Laporan. Gambar dibawah ini adalah contoh laporan neraca saldo pada suatu periode:Arus KasArus kas adalah salah satu bagian dari laporan keuangan. Arus kas ini akan menggambarkan tentangpenggunaan kas pada tiga bagian aktivitas dari sebuah perusahaan yang berhubungan dengan masalahkas. Laporan arus kas adalah laporan keuangan yang sumbernya dari penggunaan kas. Dalam bentuklaporan arus kas terdiri atas 3 bagian yaitu :1. Kas dari Aktivitas OperasionalPada bagian ini, biasanya terdiri atas kegiatan utama perusahaan yang secara langsungmemepngaruhi kas seperti Penerimaan piutang, pembayaran utang, Pembayaran gaji karyawandan sebagainya.2. Kas Dari Aktivitas InvestasiUntuk masalah Kas dari Aktivitas Investasi adalah hal yang berkaitan atas perolehan penjualanaktiva tetap dan pembelian aktiva.3. Kas Dari Aktivitas PendanaanKas dari aktivitas pendanaan adalah biasanya pada hal yang berkaitan dengan penambahan ataupengurangan modal.Manual Book Aktiva Cloud Accounting V 1.088goaktiva.comUntuk melihat laporan arus kas yang telah dihasilkan dalam periode tertentu dapat diakses pada SubMenu Laporan. Gambar dibawah ini adalah contoh laporan arus kas pada suatu periode:Rekap Pembayaran GajiLaporan ini adalah hasil dari proses penghitungan gaji pada menu Proses Gaji. Gambar di bawah iniadalah contoh hasil rekap pembayaran gaji:Manual Book Aktiva Cloud Accounting V 1.089goaktiva.comRekap Premi KaryawanRekappremikaryawanadalahhasilpotongandarigajikaryawanyangdiikutsertakanpadasebuahprogram asuransi. Gambar di bawah ini adalah contoh hasil rekap premi karyawan:Rekap Premi PerusahaanRekap premi perusahaan adalah rekap perhitungan dari persentase premi dikali penghasilan pegawai yangselanjutnya premi tersebut ditanggung perusahaan. Gambar di bawah ini adalah contoh hasil rekap premiperusahaan:Rekap PPH21Rekap PPH21 adalah potongan yang dibebankan kepada pegawai untuk setoran pajak penghasilan yangdisetorkan oleh perusahaan. Gambar di bawah ini adalah contoh hasil rekap pph21:Manual Book Aktiva Cloud Accounting V 1.090goaktiva.comRekap Pembayaran THRRekap pembayaran THR adalah rekap biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk pembayaran THR kepadakaryawan. Gambar di bawah ini adalah contoh hasil rekap pembayaran THR:Rekap Potongan KaryawanRekappotongankaryawanadalahpotonganyangdiberlakukankepadasuatukaryawan. Potonganterekam secara otomatis pada saat proses gaji dilakukan. Gambar di bawah ini adalah contoh hasil rekappotongan karyawan:Manual Book Aktiva Cloud Accounting V 1.091goaktiva.comRekap Tunjangan KaryawanRekaptunjangankaryawanadalahrekamantambahanpendapatandiluargajipokokuntukkaryawan.Tunjangan terekam secara otomatis pada saat proses gaji dilakukan. Gambar di bawah ini adalah contohhasil rekap tunjangan karyawan:Daftar PersediaanAdalah daftar persediaan yang ada pada perusahaan atau pada suatu unitManual Book Aktiva Cloud Accounting V 1.092goaktiva.comBarang DibeliAdalah daftar lengkap barang yang dibeli dalam suatu periode.Daftar AkunDaftar akun perkiraan pada suatu unit.Manual Book Aktiva Cloud Accounting V 1.093goaktiva.comKontakWebsite : www.goaktiva.comEmail : [email protected] : 0857 1919 1442