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Cátedra:
Contabilidad Agropecuaria.
Catedrático:
Lic. Sergio Molina.
Integrantes:
Tatiana Berenice Campos Ramirez. CR121639.
Jacqueline Beatriz Galvez Reyes. GR120501.
Ana Carolina Melgar Rodriguez. MR120082.
David Alexander Uribe Rivera UR121494
Fátima Marisela Zelaya Orellana ZO120276
Lugar y Fecha:
San Salvador, 23 de febrero de 2016.
“m nu l de control interno
cont ble plic do l cultivo
de rroz ”
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ÍNDICE.INTRODUCCIÓN. .................................................................................................................... i
OBJETIVOS. .............................................................................................................................ii
Manual de control interno para cultivo de arroz. ........................................................... 1
Capítulo I: Generalidades. ................................................................................................. 11. Descripción del proceso productivo del arroz. ........................................................... 1
1.2 Antecedentes de la empresa GUMARSAL. ................................................................ 3
Capitulo II: Generalidades del manual. ........................................................................... 4
Resumen Ejecutivo. .......................................................................................................... 4
Objetivos del Manual. ...................................................................................................... 5
Alcance. ............................................................................................................................ 6
Capitulo III: Manual Contable. ........................................................................................... 7
3.1 Proceso de producción. ............................................................................................ 7
3.1.1 Proceso 1 (plantación de semilla de arroz). ....................................................... 7
3.1.2 Proceso 2 (Mantenimiento de cultivo) ................................................................. 9
3.1.3 Proceso Tres (Colecta del arroz). ........................................................................ 11
Capitulo IV: Procedimientos de control interno. ........................................................... 13
4. Marco conceptual del manual (Conceptos Generales de Control Interno yCOSO). ................................................................................................................................. 13
Principios del Control Interno ........................................................................................... 14
Componentes del Control Interno. .................................................................................. 154.1 Control para crédito de avío y liquidación .......................................................... 17
4.2 Control para compra de insumos agricolas. ....................................................... 18
4.3 Control del pago de planillas. ................................................................................ 23
4.4 Control para los inventarios. ................................................................................... 23
4.5 Control para cuentas y documentos por pagar. ................................................ 24
Capitulo V: Financiamiento. ............................................................................................. 25
CONCLUSIÓN. ..................................................................................................................... 27
Anexos. ................................................................................................................................ 28
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INTRODUCCIÓN.
Con la presente investigación se pretende elaborar un manual de control internocon un enfoque contable aplicable a un cultivo temporal exactamente al cultivo
del arroz, ya que dicho grano es catalogado en esta rama debido a que dicha
planta solo permite una cosecha entre un lapso de tiempo, y esta es la principal
característica de los cultivos temporales.
El arroz es uno de los principales granos básicos de nuestro país y el cual forma parte
esencial de la canasta básica de todas las familias salvadoreñas.
El proceso productivo del arroz engloba lo que es primeramente la plantación de
la semilla de arroz que es el primer procedimiento; luego el segundo procedimiento
consiste en el mantenimiento del cultivo y dejando por último la recolecta del arroz
que se convierte en el tercer procedimiento de nuestro manual de control interno.
Además incluye una serie de procedimientos que a nuestro criterio son importantes
a lo largo del proceso productivo como lo son la compra de los insumos agricolas,
el pago de planillas, el control de los inventarios y las cuentas por pagar.
También como anexos tenemos el proceso productivo del arroz y el proceso
industrial que también lo realiza nuestra empresa elegida GUMARSAL.
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OBJETIVOS.General.
Crear un manual de control interno contable que se capaz de demostrar elregistro de los diferentes procedimientos aplicables al proceso productivodel arroz.
Específicos:
Determinar cuáles son las fases en las que se divide el proceso productivodel arroz.
Enumerar las diferentes cuentas que están inmersas dentro de los registroscontables de este proceso.
Analizar desde el punto de vista contable el proceso del arroz.
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Manual de control interno para cultivo de arroz.
Capítulo I: Generalidades.
1. Descripción del proceso productivo del arroz.Paso 1: Sistematización del predio.
Época de realización de esta actividad: uno o dos años antes de la primerasiembra, y los inviernos y otoños de todos los años en los que se va a sembrar.También durante la época del cultivo (primavera y verano) pero más que nadapara reparar roturas.
Se entiende por sistematización a la realización de obras (hidráulicas y deinfraestructura como ser canales de riego, drenajes, caminos, estación de bombeo,etc.) necesaria para la producción de arroz.
Sus actividades suelen iniciarse uno o dos años antes de la primera siembra en esecampo, ya que prevé una primera etapa de relevamiento planialtimétrico degabinete y posterior convalidación en terreno, inversión, construcción de las obras,etc. Esta es una de las principales razones, por la cual los contratos dearrendamiento en arroz son por varios años. El productor no solo realiza lasinversiones iniciales sino que también debe gastar año a año en mantenimiento yreparación de canales, caminos, bombeo, electrificación, etc.
Paso 2: Preparación del terreno.Época de realización de esta actividad: Preferentemente otoño invierno de todoslos años.
El sistema más utilizado por los medianos y pequeños productores es elconvencional, el cual demanda mayor tiempo, planificación y dependencia defactores ambientales, y es por estas razones que deben comenzar las actividadesen el cuarto mes del año, dependiendo de escala de producción, disponibilidadde maquinarias y factores ambientales. El objetivo de esta actividad es dejar lomejor posible el lote como para poder realizar una buena siembra. Puede incluir
aplicación de herbicida pre-emergente, es decir anterior al nacimiento del cultivo.
Paso 3: Siembra.
Época de realización de esta actividad: un mes
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Sembrar en fecha es una de las cuestiones fundamentales para la producción dearroz. Lo que lógicamente exige preparar a tiempo el terreno. Siembras posteriores,se traducen en cosechas con menores rendimientos.
Paso 4: Riego (mantenimiento)
Época de realización de esta actividad: 15 días posteriores al nacimiento del cultivoy durante 100 días.
Es importante empezar cuando el arroz se encuentra entre 4 y 5 hojas, es decirtemprano, con una planta de arroz pequeña. Es una actividad que genera muchamano de obra, especifica de la producción de arroz, como es el aguador arrocero,pilar fundamental para poder expresar el potencial de rendimiento del cultivo.Anterior al riego se realizan la fertilización nitrogenada y eventualmente unaaplicación de herbicidas post-emergentes, es decir posterior al nacimiento delcultivo. No tardar más de 4-5 días en completar el lote con agua luego de aplicado
el fertilizante y el herbicida
Paso 5: Cosecha
Época de realización de esta actividad: Dependiendo de la fecha de siembra.
Una vez completado el ciclo biológico de la planta de arroz, encontrarse maduroel grano y haberse alcanzado la humedad deseable de cosecha 21-24% dehumedad de grano, se procede a recolectar el grano de arroz. Esta actividad esgeneralmente mecánica y dependiente también de los factores ambientales. Una
vez cosechado el grano, se lo debe acondicionar a través de un proceso delimpieza y secado, para ser almacenado con la humedad recomendable dealmacenaje y comercialización del mismo (12-13% de humedad del grano).
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1.2 Antecedentes de la empresa GUMARSAL.Agroindustrias GUMARSAL, fue fundada en 1997. Iniciando sus operaciones en laMolinera de Arroz Blanco. En sus orígenes, se concentró en atender al mercadomayorista del país, pasando al poco tiempo a exportar sus productos a los paísesvecinos en Centro América. El crecimiento de la empresa ha sido constante lo cual
le ha permitido cubrir todos los canales de distribución a nivel nacional. Inicialmentese abastecía al mercado con productos a granel como arroz, frijol, maíz, entreotros; a medida fue incrementando la demanda, fue necesario incluir productosempacados y además, aprovechando la fortaleza en la distribución, incluir unaamplia variedad de productos fabricados por terceros.
En el año 2000, la empresa ve la oportunidad de invertir en una planta deprecocido de arroz, lo cual permitió crear nuestra marca líder “Arroz San Pedro”,
marca que a través de los años ha ganado una importante participación en elmercado dada su alta calidad y su precio competitivo.
Comercializamos nuestros productos en diferentes canales de distribución,logrando de esta manera cubrir todo el territorio salvadoreño. También contamoscon una sucursal en San Miguel que nos permite cubrir la zona oriental del país ybrindar un servicio ágil y oportuno en todo el territorio nacional.
Nuestra fuerza de ventas está compuesta por un equipo especializado en cadasegmento con el fin de ofrecer una atención directa y especial a nuestros clientes.Todo esto nos ha ayudado a lograr un crecimiento sostenido a través de los años ynos ha convertido en una empresa que provee a todas familias salvadoreñas conproductos necesarios en la canasta básica, a precios competitivos, de ahí nuestro
slogan: EN CADA COMIDA SIEMPRE HAY ALGO NUESTRO.
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Capitulo II: Generalidades del manual.
Resumen Ejecutivo.Este manual presenta el Sistema de Control Interno enfocado al área contable de
las empresas agricolas dedicadas al cultivo y coseha del arroz del área rural de El
Salvador, Empresa GUMARSAL Caso Práctico
Las empresas Agricolas son de vital importancia en nuestra economia pues brindan
alimentos que son parte esencial de la canasta básica salvadoreña como lo es el
arroz. Además no solo es el cultivo y producción del arroz también es su compra y
venta tanto a nivel nacional como internacional.
GUMARSAL es una empresa dedicada a la producción y cultivo del arroz en
grandes proporciones y es uno de los principales distribuidores en diferentes lugares
de nuestro pais además de dedicarse a la producción de diferentes granos básicosa nivel centroamericano.
La implementación de este sistema de control interno permitirá a esta empresa
arrocera mejorar los controles en el manejo de sus bienes de producción, ser más
eficientes en el desarrollo de sus operaciones, obtener información eficiente y
oportuna para la toma de decisiones y cumplir a cabalidad con las normas internas
y externas que la rigen.
Además de poder producir un arroz de calidad que sea capaz de cumplir con los
estándares generados a nivel mundial y sobre todo ser la empres lider que busca
ser.
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Alcance.El presente manual se ha realizado, aplicándolo a la empresa GUMARSAL S. A DEC.V que se dedica a la industria arrocera de El Salvador, la cual inicio sus
operaciones en el año 1987, y se encuentra ubicada en Kilómetro 30 y mediocarretera a Santa Ana .
Por lo que mediante la creación del presente manual se espera diseñar un conjuntode procedimientos de control interno que mejoren el ambiente interno dentro dela empresa, así como también de su estructura organizativa en base a susnecesidades y a la complejidad operacional, y la vez aplicando la normativaslegales de nuestro país.
Como grupo pretendemos, crear un manual de control interno comprensible paralos ejecutivos de la empresa, tanto como para el Gerente Financiero comotambién a auditores tanto internos como externos les permita su fácil aplicación,
permitiendo una eficiente gestión en las operaciones cotidianas de la empresaGUMARSAL S. A DE C.V
Al implementar el sistema de control interno propuesto, se pretende lograr laeficiencia en el desarrollo de las operaciones y el buen manejo de sus recursos, loque le generara un mayor beneficio para la población que consumen este tipo deproductos.
Análisis de áreas sujetas a control.
Esquema de procesos sujetos a control dentro de la empresa GUMARSAL S. V parala producción de arroz.
Procesosujeto acontrol.
Siembra.
-Adquisicion deinsumos agricolas.
-Costos de manode obra
empleada.
Mantenimiento de cultivo
-Compra de Fertilizantes.
-Costo de mano de obra.
-Costo adicionales.Recolecta.
-Costo de manode obra.
-Costos atribuiblesa la maquilaria
utilizada.
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Capitulo III: Manual Contable.
3.1 Proceso de producción.
3.1.1 Proceso 1 (plantación de semilla de arroz).Objetivo: Controlar de manera eficiente el proceso de siembra del arroz.
Alcance: Esto es aplicable a todos los encargados del proceso de siembra delcultivo del arroz.
Efectivo y Equivalente.
En esta cuenta se registraran cada una de las entradas y salidas de efectivo dentrodel proceso de cultivo del arroz, esta cuenta pertenece al activo no corriente ytiene naturaleza deudora, en esta parte (plantación) se originaran los siguientesmovimientos:
Cargo.
Con las entradas de efectivo provenientes de pagos parciales o totales de lascuentas y documentos por cobrar, por recibimiento de efectivo proveniente depréstamos bancarios, ventas al contado del producto terminado (cosecha).
Abono.
Por los egresos autorizados de efectivo originados por la compra de insumosagrícolas necesarios para llevar a cabo el proceso agrícola tales como: semilla,fertilizantes, y el pago de todos aquellos elementos necesarios para llevar a caboel proceso productivo (mano de obra, alquiler de maquinaria, etc.
Crédito de Avió (cultivo de arroz)
Esta cuenta representa los préstamos que la entidad ha realizado para poder llevara cabo sus operaciones, pertenece a los pasivos a corto plazo (según el plazo depago pactado), es de saldo acreedor.
Abono.
Por el recibimiento del desembolso de efectivo lo cual corresponde a unaobligación para la empresa.
Cargo.
Por el valor de pago de cuotas parcial del préstamo adquirido por la empresa.
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Inventario de insumos agrícolas
En esta cuenta refleja cada una de las entradas y salidas de los insumos agrícolasde la bodega, con su respectivo resguardo con documentación que sustente suautorización, esta cuenta pertenece a los activos no corrientes y tiene naturaleza
deudora.Cargo.
Al inicio de las operaciones con el valor de adquisiciones de insumos agrícolas,equipo, y otros costos e los que se hayan incurrido para darles la condición yubicación necesarias, devoluciones que realicen los clientes del productocosechado y con el valor de los bienes donados, por ajustes y correcciones.
Abono.
Con las salidas físicas de los insumos agrícolas y suministros debidamente
autorizados para la producción, por el deterioro o pérdidas sufridas en el cultivo,por la utilización o entrega de los bienes donados según lo dispuesto por eldonante.
Cuentas y Documentos por pagar
Esta cuenta corresponde a los pasivos corrientes, es de saldo acreedora e incluyetodas las cuentas y documentos que deben liquidarse dentro del periodo decultivo, o hasta la venta del cultivo, según lo pactado, dicho pago está sujeto a un
plazo determinado.Abono.
Con el valor de las obligaciones y documentos que deben liquidarse durante elplazo determinado.
Cargo.
Con el importe pagado a los proveedores incluyendo cualquier rebaja odevolución sobre compra.
Plantaciones temporales
Esta cuenta pertenece a los activos no corrientes, posee un saldo deudor,representa el importe de la siembra del cultivo (costo de siembra), del que seespera tener a lo largo del proceso de producción.
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Cargo.
Con el importe que la empresa ha invertido en el proceso de siembra.
Abono.
Cuando la empresa da de baja el activo y se ha dejado de producir el cultivo.
Costo de producción agrícola
Esta cuenta es de resultado, se representan el valor de los costos incurridos dentrodel proceso productivo de la cosecha, se incluyen los costos atribuibles amantenimiento y cosecha del cultivo.
3.1.2 Proceso 2 (Mantenimiento de cultivo)
Objetivo: Controlar eficiente y oportunamente el proceso de mantenimiento de los
cultivos.
Alcance: El presente documento es aplicable a todo el personal y empleado que
se desempeñe en la producción del cultivo.
Efectivo y Equivalente.
Naturaleza: Deudora
Cuando se registra: Al momento de la transacción.
Abono: Todos los desembolsos realizados en efectivo o equivalentes al efectivo, ya
sea por emisión de cheques por pago de planillas y gastos por suministros para
maquinaria y cultivo.
Cargo: Todas las entradas de efectivo y equivalentes al efectivo, en concepto de
préstamos para el mantenimiento del cultivo
Inventario de producción en proceso
Naturaleza: Deudora
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Esta cuenta servirá para registrar las existencias de cultivos en fase de
mantenimiento, de acuerdo al conteo de cultivos sembrados, estos serán valuados
al costo.
Cargo: Todos los cultivos que se encuentren en la fase posterior a la siembra sedeberán registrar en esta cuenta cargando todos los cultivos en proceso de
mantenimiento.
Abono: Todos los cultivos en la fase posterior al mantenimiento pasaron al proceso
de cosecha por lo que se deberá abonar los cultivos que se encontraban en el
proceso de mantenimiento.
Costo de producción agrícola
Esta cuenta se utilizara para la acumulación de los costos incurridos en la
producción de cultivos, para determinar el costo final de los cultivos en cada fase
del proceso agrícola. Para el mantenimiento del cultivo se cargara esta cuenta con
las respectivas subcuentas que generen dicho costo.
Cargo.
Se cargara para todos los importes de costos en la obtención y producción de loscultivos.
Abono.
Se abonara por la venta de los cultivos producidos.
Provisiones por deterioro de la tierra.
Esta cuenta se utilizara para el registro del deterioro de los recursos utilizados en la
producción de cultivos.
Cargo.
Se cargara por el importe determinado de deterioro de los activos.
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Abono.
Se abonara por la reversión del deterioro de los activos.
3.1.3 Proceso Tres (Colecta del arroz).Objetivo: Controlar los registros generados dentro del proceso de cosecha delarroz.
Alcance: Aplicado a los empleados encargados de colectar el arroz sembrado.
Crédito de Avío (Cultivo de arroz).
En esta parte del proceso productivo del arroz la mayor parte del crédito de avíose ha liquidado pues ha medida que se ha conseguido la cosecha de arroz está seha ido entregando al ingenio para su respectiva venta y de esa manera se subsana
dicha deuda.Cargo.
Se cargará por saldo a favor del banco que el ingenio reciba por medio de laventa realizada por el productor, creando así disminución de la deuda.
Abono.
Si opta a un refinanciamiento esta cuenta se verá afectada pues el valor delcrédito aumenta y el abono da origen a ello.
Inventario de productos terminados.
En esta cuenta se registran cada una de las entradas y salidas del productoterminado al almacén y su respectivo resguardo en las bodegas. Esta cuenta tienenaturaleza deudora.
Cargo.
Por la entrada de la cosecha recolectada en los sacos y su respectivo resguardoen el almacén e incluso por el aumento de la producción.
Abono.
Por la salida del producto de las bodegas y su respectiva venta al consumidor finalo al mayoreo.
Propiedad, planta y equipo (Depreciación).
En esta cuenta se verán reflejadas las depreciaciones correspondientes de lamaquinaria utilizada en el proceso productivo. Es un cuenta de resultadoacreedora y es una cuenta representada en el balance general.
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Abono.
Se genera cuando se aumenta el valor de la depreciación de cada una de lasmaquinas utilizadas dentro del proceso productivo del arroz correspondiente.
Cargo.
Cuando se realiza el ajuste correspondiente con respecto a los valores reales de losactivos es decir que deducimos la depreciación a la Propiedad, Planta y Equipo.
Costo de Producción Agrícola.
Esta cuenta registra todas las transacciones que tienen que ver con los materiales,mano de obra y gastos generados por la producción del cultivo de arroz los cualesse van acumulando en esta cuenta.
Cargo.
Se carga por el aumento en los costos incurridos en la producción en concepto demateriales, mano de obra y gastos de producción.
Abono:
Se abona en concepto de término de la producción y venta de la producción finalal ingenio correspondiente representando el costo de la venta.
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Capitulo IV: Procedimientos de control interno.
4. Marco conceptual del manual (Conceptos Generales de Control Interno yCOSO).Control interno es un proceso diseñado y ejecutado por la Administración y otro
personal de una Entidad para proporcionar seguridad razonable con miras a laconsecución de los siguientes objetivos:
1. Administración eficaz, eficiente y transparente de los recursos del Estado.
2. Confiabilidad de la rendición de cuentas.
3. Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
El Control Interno está presente en la mayor parte de la Administración en una
Entidad. Comprende los planes métodos y procedimientos utilizados para cumplir
la misión, alcanzar las metas y objetivos y respaldar la gerencia basada en
resultados y principios de servicios públicos. La administración eficaz, eficiente y
transparente de los recursos del estado está relacionada con las metas y objetivos
así como el uso de los recursos, lo cual conlleva a la protección de los activos y a
prevención de errores e irregularidades.
En la definición de Control Interno se destacan los siguientes aspectos
fundamentales:
El Control Interno es un proceso; es decir constituye un medio para un fin, no un fin
en sí mismo. Incluye una serie de acciones que ocurren en el desarrollo de las
operaciones. El Control Interno debe reconocerse como una parte integral de los
sistemas que utiliza la Administración académica y administrativa, para regular y
guiar sus operaciones, en vez de un sistema separado dentro de la empresa.
El Control Interno es ejecutado por personas. No son solamente Manuales de
Políticas y formas, sino personas en cada nivel de una organización. Las personas
hacen que el Control Interno funcione. La responsabilidad por un buen Control
Interno la tienen en principio los Directivos. La Administración fija los objetivos,
coloca los mecanismos y actividades de control en marcha y evalúa el
funcionamiento del Control. Sin embargo, todo el personal en la empresa tiene un
rol importante para que esto suceda.
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Del Control Interno puede esperarse que proporcione solamente seguridad
razonable, no seguridad absoluta, a la Administración de una Entidad.
Razones como la relación Costo Beneficio y la influencia de factores externos
pueden limitar la eficacia del control.
El Control Interno está engranado para la consecución de objetivos en una o más
categorías separadas pero interrelacionadas.
El Control Interno se debe estructurar, teniendo en cuenta que la Administración
académica y administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla
con fundamento en los principios de equidad, ética, eficacia, eficiencia,
economía, rendición de cuentas y preservación del medio ambiente.
Principios del Control Interno
Equidad
Las actividades de la empresa deben estar orientadas hacia el interés general, sin
privilegios otorgados a personas o grupos especiales. Es decir que en la
administración de los recursos nadie deberá sentirse afectado tendenciosamente
en sus intereses o ser objeto de discriminación.
Ética
Se refiere a que las operaciones para la Administración deben ser realizadas no solo
acatando las Normas Constitucionales y Legales, sino los principios éticos o de
conducta que deben regir la Sociedad. Este principio se fundamenta en los valores
que deben prevalecer en la empresa como una barrera contra el flagelo de la
corrupción y otras prácticas irregulares.
Eficacia
Se debe disponer de planes estratégicos o planes de desarrollo y de acción en los
cuales se identifiquen claramente objetivos y metas para el corto, mediano y largo
plazo. De igual forma, se deben estructurar y poner en marcha sistemas apropiados
que faciliten el logro de dichos objetivos y metas, así como su medición respectiva.
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Eficiencia
Se deben organizar y poner en marcha procesos de trabajo que soporten los
objetivos y metas, en la búsqueda permanente de óptimos resultados a costos
razonables, evitando el desperdicio o uso indiscriminado de los recursos.
Economía
Este principio promueve que los resultados se obtengan a un costo razonable, es
decir que se consigan las mejores opciones financieras sin afectar la calidad,
cantidad y oportunidad requeridas para alcanzar tales resultados. La economía
obtenida siempre debe ser demostrable.
Rendición de cuentas
Este principio se refiere a la obligación de revelar en forma oportuna y confiable el
cumplimiento de sus responsabilidades y de administrar en forma transparente la
información que se utiliza para el análisis de su gestión. La rendición de cuentas, no
se debe asociar únicamente con la presentación oportuna y confiable de Estados
Financieros. Los informes y comunicaciones que se deben exponer a los
ciudadanos, poderes y otros, sobre la forma, resultado e impactos obtenidos en la
administración de los recursos, así como la calidad, oportunidad y transparencia
de los mismos.
Preservación del medio ambiente
Según este principio, debe organizar sus operaciones con una firme orientación
hacia la preservación, conservación y recuperación del medio ambiente y de los
recursos naturales.
Componentes del Control Interno.
De acuerdo al marco COSO, el control interno consta de cinco componentes
relacionados entre sí; éstos derivarán de la manera en que la Dirección dirija la
Unidad y estarán integrados en el proceso de dirección. Los componentes serán
los mismos para todas las organizaciones (públicas o privadas) y dependerá del
tamaño de la misma la implantación de cada uno de ellos.
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Los componentes son:
Ambiente de Control.
Evaluación de Riesgos.
Actividades de Control. Información y Comunicación.
Supervisión y Monitoreo.
Ambiente de Control
El gerente y todos los empleados deben establecer y mantener un ambiente
mediante el cual se logre una actitud positiva de respaldo hacia el control interno,
creando conciencia en el personal bajo su cargo sobre los beneficios del control
para el logro de los objetivos de la administración de la empresa.
Evaluación de Riesgos
Se deben identificar y analizar los riesgos relevantes para la consecución de los
objetivos, de tal forma que se disponga de una base para administrarlos.
Actividades de Control
Se deben establecer y ejecutar actividades de control, para contribuir a la
administración de los riesgos en la consecución de los objetivos de la empresa.
Información y Comunicación
La información debe ser registrada y comunicada a los responsables de áreas y
estos a su vez al gerente de la empresa, en la forma y oportunidad que les permita
cumplir con sus responsabilidades, incluyendo las relacionadas con el control
interno.
Monitoreo
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Se debe evaluar el desempeño del control interno en el tiempo y asegurar que los
hallazgos de auditoría y otras revisiones sean atendidos correcta y oportunamente.
4.1 Control para crédito de avío y liquidación.
El proceso de otorgamiento y liquidación del crédito de avió es de vitalimportancia dentro de la entidad debido a que gracias a este la empresa
productora agrícola realiza su giro económico y por ende es importante que el
control interno en esta área sea eficiente a fin de poder detectar cualquier
inconsistencia en el proceso de otorgamiento y liquidación del crédito de avió.
A manera de mejorar dichos procedimientos sugerimos implementar las siguientes
recomendaciones para evitar cualquier inconsistencia en dicho proceso
financiero:
1. El socio de la empresa deberá de solicitar a la entidad financiera el
respectivo crédito de avió para el cultivo de arroz siendo este mismo la
garantía.
2. La institución financiera especifica los diferentes requisitos que deben de
cumplir los socios para poder acceder al crédito; entre algunos de los
requisitos que estos deberían de cumplir se pueden citar que el solicitante
del crédito de avió debe poseer la calidad de socio de la empresa agrícola,
se debe de llenar la respectiva solicitud de crédito de avió y el contrato,
entre otros.
3. Se empiezan a realizar las gestiones necesarias por parte del comité de
crédito con el principal objetivo de tramitar el crédito de avió, alguna
documentación que se debe de conocer es la ubicación geográfica de la
finca, la presentación del plan de trabajo de la finca, entre otros.
4. El comité de crédito empieza a analizar la solicitud, posteriormente se
procede a la aprobación o negación de la solicitud; en dado caso que el
crédito sea negado el comité de crédito vuelve a analizar con el fin de
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ayudar al solicitante del crédito de avió, si la solicitud vuelve a negarse se
finaliza el proceso de solicitud de crédito de avió.
5. En este procedimiento el comité de crédito resolvió a favor de la entidad y
se procede al desembolso y este será de acuerdo a las etapas de
producción de la cosecha y se procede a crear un expediente en donde se
lleva el control de los créditos el cual se tiene que actualizar continuamente.
Para el proceso de liquidación de un crédito de avió, se necesitan establecer
ciertos mecanismos que son necesarios para poder realizar la liquidación de los
créditos otorgados por parte de la institución financiera.
Por lo que sugerimos implementar dichos procedimientos a manera de evitar
dificultades en la liquidación de dicho crédito:
1. El comité de crédito encargado procede a realizar la revisión del expediente
del socio con el principal objetivo de verificar la situación actual de la
empresa.
2. Por medios de los registros contables se determinan los desembolsos y se
entrega el producto por parte del socio.
3. Se procede a determinar el saldo del crédito del socio otorgándole el estado
de cuenta determinando así el saldo de su crédito.
4. Una vez que el saldo de su crédito este determinado, se procede a la
liquidación del crédito, el cual puede presentar dos situaciones saldo a favor
del socio y saldo pendiente de liquidar, en dado caso que el resultado de la
liquidación sea saldo pendiente de liquidar ese saldo se traslada a lasiguiente cosecha y se agrega al expediente la liquidación del crédito del
socio con el propósito de tener actualizados los datos del socio.
4.2 Control para compra de insumos agricolas.La compra de insumos agrícolas es una de las principales actividades de controlinterno de toda empresa productora agrícola, ya que por medio de esta la
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empresa adquiere todos los insumos necesarios para llevar a cabo el proceso decultivo.
A su vez, esta actividades es muy sensible a riesgo ya que hace uso de recursos queposee la empresa misma como es el efectivo, una inadecuada custodia de la
cuenta de compras puede presentar un problema para la empresa, ya que sepueden dar exceso de materiales que con el paso del tiempo pueden deteriorarse,vencer y ya no utilizarlos, otro de los riesgos es el la posibilidad de hurto por elencargado de compra ya que puede realizar una factura con alguna compraficticia, entre otros.
Por lo que sugerimos implementar los siguientes procedimientos para permitirle a laempresa una adecuada custodia de las compras.
1. El encargado del departamento agrícola, debe determinar la necesidad deadquisición de insumos agrícolas, verificando la existencia en bodega.
2. El departamento agrícola, procederá a elaborar una solicitud de comprade los insumos agrícolas requerido.
3. La persona encargada de recibir la solicitud de compra, deberá hacer lascotizaciones respectivas con los diferentes proveedores.
4. Las cotizaciones deberán pasar a una la persona encargada de laaprobación de dicha compra, la cual decidirá cuál es la idónea pararealizar la compra.
5. Una vez esté aprobada la cotización se deberá elaborar la orden decompra y se enviara al proveedor seleccionado. Se deberá también tramitarel pago correspondiente del proveedor.
6. El bodeguero recibirá la mercadería y deberá enviar la documentación acontabilidad. Y es en este punto donde finaliza el proceso de compra.
Analizando estos procedimientos, se cuenta con una adecuada segregación defunciones ya que se cuenta con la persona encargada del departamento agrícolaquien hace la solicitud, persona encargada de compra y bodeguero lo queasegura que dicha actividad se está realizando de la manera idónea.
Otro punto a resaltar es que se utiliza documentación soporte que sustente elprocedimiento realizado como los son: la solicitud de compra, cotización, ordende compra, ingreso de bodega, según formatos sugeridos:
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1. Solicitud de compra
GUMARSAL S.A DE C.VSOLICITUD DE COMPRA No.____
DEPARTAMENTO AGRÍCOLA FECHA:___________
CANTIDAD DESCRIPCIÓNNOMBRE DELTERRENO/FINCA.
Elaboro __________________________ Autorizo __________________________
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2. Cotización /Orden de compra
A) EMPRESA _____________B) EMPRESA _____________C) EMPRESA _____________
Condiciones de pago: ____________________
Solicitado por: ___________________________Autorizado por: __________________________
GUMARSAL S.A DE C.VCOTIZACIÓN/ ORDEN DE COMPRA No.____
DEPARTAMENTO AGRÍCOLA FECHA:___________
CANTIDADDESCRIPCIÓNDE INSUMOS
COTIZACIONESCOSTOS
UNITARIOSA B C
COSTOTOTAL
ACEPTADO
UTILIZARSEEN FINCA
EXISTENCIAACTUAL
COSTOUNITARIO.
Total $
Elaboro __________________________ Autorizo __________________________
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3. Ingreso a bodega.
GUMARSAL S.A DE C.V
INGRESO A BODEGAFECHA:___________________________ INGRESO No.______PROVEEDOR:______________________CCF No. :_________________________
CANTIDADDESCRIPCIÓN DE INSUMOS
ACEPTADO
UNIDADDE
MEDIDA
COSTOSUNITARIO
COSTOTOTAL
Cotización / orden de compraNo_______________________
Total Gravado
Total IVA
Sub-Total
Exentos
Totales
F. __________________________ F. __________________________
Bodeguero Revisado
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4.3 Control del pago de planillas.El pago de planilla es parte importante en la administración pues es laretribución económica del trabajo que han realizado sus empleados. En el areaagricola es de vital importancia mantener los derechos y deberes de cada unode los trabajadores.
Al igual que con la compra de insumos agricolas esta es una actividad sujeta alriesgo en el sentido de malos calculos en la planilla de las respectivasretenciones o el cálculo de horas extras en el pago de la misma.
Para evitar este tipo de riesgos sugerimos implementar los siguientesprocedimientos para permitirle a la empresa un adecuado pago de planilla:
1. El encargado de recursos humanos debe de llevar un control de cadauno de los empleados con su respectivo salario.
2. El encargado de planilla llevará un control de cada una de las horas
laboradas en las jornadas de trabajo.3. En el caso de las horas extras estas serán pagadas de acuerdo a la ley.4. Al dar por terminada el cálculo de la planilla ésta será entregada a
contabilidad para su respectiva revisión y registro.5. Los pagos de las jornadas serán cada 15 días a cada trabajador, ya sea
por medio de cheque o en efectivo.6. Los pagos por anticipado de la planilla se llevarán en un control aparte
por el encargado de su pago, el cual es el tesorero.
4.4 Control para los inventarios.
Para la entrada y salida de los inventarios se deben seguir los siguientes pasos:
Entradas:
1. Para el ingreso de los insumos agrícolas a la bodega se debe cotejar la
respectiva factura con la requisición de compra para verificar que la
cantidad recibida es la que se ha registrado como compra. Posterior a
esto se deberá ingresar las entradas al sistema de control de inventarios.
2. Para el ingreso de los cultivos cosechados se deberá generar un reporte
de la cantidad producida de arroz, el cual se almacenara en sacos hasta
un máximo de un quintal. Colocándolos posteriormente en los estantes
designados al producto.
Salidas:
1. Para la salida de insumos agrícolas de la bodega se debe de exigir la
respectiva requisición de insumo agrícola la cual deberá estar firmada
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Capitulo V: Financiamiento.El Financiamiento, es el conjunto de recursos monetarios y de crédito que se
destinan a una empresa, actividad, organización o individuo para que los
mismos lleven a cabo una determinada actividad o concreten algún proyecto,
siendo uno de los más habituales la apertura de un nuevo negocio.
Cabe destacarse que las maneras más comunes de lograr el financiamiento
para algunos de los proyectos mencionados es un préstamo que se recibe de
un individuo o de una empresa, o bien vía crédito que se suele gestionar y lograr
en una institución financiera.
Créditos Agropecuarios. (Banco Agrícola)
El crédito agropecuario está destinado a toda la actividad agrícola o
agropecuaria que necesite financiamiento, incluyendo las agroindustrias
tradicionales.
Información General
Está destinado a toda actividad agrícola o agropecuaria que necesite
financiamiento, incluyendo las agroindustrias tradicionales y no tradicionales. Se
otorga como complemento del costo de los proyectos.
Crédito Avío
Disponible para café, caña de azúcar y otros cultivos. Destinado para la
operación anual y se otorga a productores propietarios o arrendatarios de
fincas; los desembolsos son parciales y la forma de pago es al vencimiento,
pagan intereses en junio y diciembre.
Nota: Los plazos del crédito dependen de la actividad agropecuaria y de la
época de generación de ingresos.
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Requisitos
Se requiere garantía hipotecaria, prendaría, fiduciaria o personal, según
el cliente y la naturaleza de los proyectos.
Hoja de Información básica (empresas).Estados financieros auditados y anexos, además de la opinión del auditor
externo.
Balance de Comprobación y anexos recientes (2 meses máximos).
Copia de Escritura de Constitución de la Sociedad y de las
modificaciones.
Copia de credencial del representante legal.
Constancia de deudas, con buena trayectoria financiera.
Estudio de factibilidad (costo de Proyecto, aportes, presupuestos, flujo de
efectivo).
Los tipos de Créditos agropecuarios entre los que se puede otorgar son loscréditos de avió el cual es el que se utiliza en dicha empresa, Beneficiado decafé, compras de café, anticipos de contrato, FEDA II, créditos para el desarrolloagropecuario y forestales.
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CONCLUSIÓN.
Durante la realización de este trabajo se ha llegado a la conclusión de que los
manuales de control interno son de vital importancia para el control y manejode cuentas contables y más para una empresa agricola que se dedica a la
producción masiva de productos de canasta básica como lo es GUMARSAL S.A
DE C.V
Estos manuales dan la pauta para poder controlar las entradas y salidas de
dinero generados por el cultivo del arroz y también el control del registro del
financiamiento generado por el crédito de avío que hoy en día es muy
demandado por los agricultores.
Además de poder conocer el proceso productivo a profundizar de este cultivo
y así poder darle un enfoque contable a cada una de las fases del cultivo desde
su siembra pasando por el mantenimiento y hast finalizar en la cosecha del
mismo. Incluso como se registrará la venta de esta producción al ingenio
correspondiente.
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Anexos.Flujograma del proceso de producción de arroz.
Procesoproductivo
del arroz
Primero sesiembra elarroz en el
mes deseptiembre
Luego inundan
el plantio,creando talpas,que son
cordones detierra que
retiene el agua
Cuandoesta madurolo sacan del
agua ycosechan
Lo envian a lasplantasindustrializador as y separan lacascara que
no escomestible
Ahi lo
limpian,secan yalmacenan
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Control de produccion de cultivos
Clase de cultivo
Cantidad de
producto
Cantidad
percibida por la
Costos incurridos
N° Manzanas cultivadas:
Quintales producidos:
Costo total :
Costo unitario (qq):
Precio de v enta unitario
Total venta percibida
Semilla
Fertilizantes: organicos
quimicos
Pesticidas y
Agua
Mano de obra
LA TIERRA
Manipulacion de
maquinaria de arar
SIEMBRA
Siembra
CULTIVO
Primera fertilizacion
pesticidas y
Herbicidas
Primera limpia
Segunda limpia
Aguador de cultivo
Recoleccion
MAQUINARIA ANIMAL
Pases
Informe de costos de produccion del arroz
Costo
totalCosto
unitario
Costo
unitario
Costo
parcial
Costo
parcial
Costo
unitario
Costo
parcial
Costo
unitario
Costo
total
Se llevara un informe por cultivo procesado, en el cual se llevara control sobre lo
indicando extensión de
SUMINISTROS DE
MAQUINARIA EN
LA COSECHA
Rubros
MASCULINO FEMENINO
Jornal Jornal
INSUMOS Unidad CantidadCosto unitario
dolares
Costo parcial
dolares
Costo
parcial
Costo
totalPases