PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
MANUAL ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
MANUAL ADMINISTRATIVO Y FINANCIEROElaborado por: Revisado y
aprobado por: Revisin
Nombre
Nombre
No: 2
Cargo
Cargo
Fecha:
Consultar: H:\AIADIGITAL\OFICINA\ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA\__SISTEMA DE GESTION
INTEGRAL\PROCEDIMIENTOS\CONTABILIDAD
1. OBJETO:
El objeto del presente documento es establecer las principales
directrices, normas y rutinas de la relacin administrativa y
financiera entre la obra y la parte administrativa de la oficina
central.2. ALCANCEComprende todas las obras de AIA en Medelln y por
fuera.
3. RESPONSABLES
Elaboracin del procedimiento: Vicepresidencia de Construccin
Ejecucin de la actividad: Directores de Obra y Residentes de
Oficina Tcnica
Control de la actividad: Director Tcnico, Coordinador de Obra,
Auditora Integral
Validacin de la actividad: Vicepresidencia Administrativa y
Financiera 4. FACTURACIN DE PROVEEDORES Y SUBCONTRATISTAS3.1
Procedimiento Para las obras, las facturas se debern diligenciar a
nombre de:
ARQUITECTOS E INGENIEROS ASOCIADOS S.A. Nit. 890.904.815-5
Todas las facturas de materiales y servicios debern ser
recibidas en las oficinas de AIA de Lunes a Mircoles de 9 a.m. a 12
m, Medellin Carrera 35 A 15B-35 Avenida Las Palmas. Centro de
Negocios Prisma Piso 97 Bogot Calle 114 No. 6A -92 C.C. Hacienda
Santa Brbara Piso 5 Ofc. D502.3.2 Requisitos para presentar
facturas o documentos equivalentes
Es condicin indispensable para el recibo de la factura o
documento equivalente presentar los siguientes documentos,
debidamente revisados y aprobados por el Director de la obra. Orden
de pago y/o orden de compra (original)Consultar:
H:\AIADIGITAL\PROYECTOS\EN EJECUCION\NOMBRE DE LA
OBRA\CONSTRUCCION\PLAN EJECUCION\03 PRESUPUESTO\PLANTILLAS\Orden de
pago Corte de obra, y/o remisin de almacn con sello de recibido y
nombre legibleConsultar:
H:\AIADIGITAL\PROYECTOS\EN EJECUCION\ NOMBRE DE LA OBRA
\CONSTRUCCION\PLAN EJECUCION\05 CONTRATOS\PLANTILLAS\Corte de mano
de obra
3.3 Forma de presentacin
Documentos anexos y forma de presentacin de la factura o cuenta
de cobro:
Original y dos (2) copias de la factura o Cuenta de cobro
Original del Corte de mano de obra u Orden de compra Original de la
Orden de pago Nota 1 Obras por fuera de Medelln y Bogot : Los
proveedores de la regin, radicarn las facturas en la obra con los
anteriores soportes. Habr una copia adicional que se dejar en obra,
como provisional en caso de prdida en el envo hacia Bogot, las
cuales podrn destruir pasado 1 mes. El Residente de Oficina Tcnica
se encargar de recibir, revisar y generar si es el caso la Orden de
pago. Despus las deben enviar por correo certificado a xxxx,
Asistente de tesorera a la direccin Calle 114 No. 6-92 oficina D502
en Bogot, dentro de los das establecidos.
Importante: La nica persona que colocar sello a las facturas ser
la Oficina Tcnica, por ningn motivo las personas que reciben los
suministros podrn recibir, firmar, guardar o sellar facturas.
Nota 2 Obras en Medelln y Bogot: Los proveedores, radicarn las
facturas en las sedes en lugar y fecha definidos. Las facturas se
recibirn en obra por lo menos 2 das antes del cierre de facturacin
(es decir 2 das antes del 25 de cada mes), con el fin de ser
enviados al da siguiente, a Bogot. La obra debe establecer sus
horarios y comunicarlos, para poder cumplir con las siguientes
fechas:
FECHAS CIERRE RECEPCION DE FACTURAS 2012
MESPROVEEDORESMANO DE OBRA
ENERO2531
FEBRERO2228
MARZO2627
ABRIL2524
MAYO2322
JUNIO2519
JULIO2531
AGOSTO2228
SEPTIEMBRE2525
OCTUBRE2423
NOVIEMBRE2620
DICIEMBRE1918
3.4 Aspectos tributarios
Las facturas o documentos equivalentes deben incluir los
siguientes requisitos establecidos por el rgimen tributario:
a. El proveedor o contratista debe estar inscrito debidamente en
el RUT informando su actividad econmica ante la Direccin de
Impuestos y Aduanas Nacionales, sea o no responsable del IVA.
b. Si es del Rgimen simplificado deber presentar dicho documento
la primera vez que realice sus ventas o servicios a cada
cliente.
c. Si vende bienes o presta servicios gravados debe estar
debidamente registrado como responsable de IVA bajo el rgimen comn
o bajo el rgimen simplificado considerando el tope mximo para
pertenecer a este ltimo.
d. Si pertenece al Rgimen Comn, debe solicitar autorizacin de
numeracin de la facturacin ante la DIAN; dicha facturacin tiene
vigencia de 2 aos, en caso de pasar este perodo, se debe solicitar
habilitacin de los documentos pendientes, la cual debe figurar
tambin en las facturas a travs de un sello.
e. Facturar debidamente con el diligenciamiento de los
siguientes requisitos legales:
Estar denominadas expresamente como factura de venta
(preimpreso) Apellido y nombre o razn social y Nit del vendedor o
quien presta el servicio (preimpreso)
Apellidos y nombre o razn social y Nit del adquiriente del
servicio o bien.
Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas o
indicar que no es responsable de IVA.
Discriminacin del IVA
Llevar un numero que corresponda a un sistema de numeracin
consecutiva de facturas de venta (preimpreso)
Tener preimpreso o con sello legible, la resolucin expedida por
la DIAN de aprobacin o habilitacin del rango numrico de las
facturas.
Fecha de expedicin
Descripcin especifica de los artculos vendidos o servicios
prestados
Valor total de la operacin
El nombre o razn social y Nit del impresor de la factura
(preimpreso) La fecha de vencimiento no debe ser ni inferior ni
igual a la fecha de radicacin, debe ser superior.
Cuenta de Cobro, para los del rgimen simplificado o no
responsables de IVA, sta debe contener los siguientes
requisitos:
Estar determinada como cuenta de cobro.
Llevar un nmero de consecutivo tanto para control de quien la
expide como para el cliente.
Apellidos - nombres y Nit del vendedor o de quien presta el
servicio.
Apellidos - nombres o razn social y Nit del adquirente del
servicio o bien.
Direccin, ciudad y telfono del vendedor o quien presta el
servicio. Fecha de expedicin. Descripcin de los artculos vendidos o
servicios prestados, coherente con la actividad inscrita en el RUT.
Valor total de la operacin. Informar que pertenece al rgimen
simplificado o que es persona natural no responsable del IVA.
Firma del vendedor de los bienes o servicios.3.5 Aspectos
adicionales a tener en cuenta en la factura
En contratos de obra, en la factura se debe discriminar la
utilidad, y la base del impuesto (IVA)
La descripcin de los soportes debe coincidir con lo relacionado
en la factura. El concepto debe discriminar la actividad, servicios
o bienes y hacer referencia al contrato y al nmero del corte. P.
ej: Corte de mano de obra No. 2 correspondiente a los trabajos de
mampostera segn contrato No. 10231-05. Si tienen anticipos, estos
deben ser nombrados en las facturas. (Amortizacin de anticipo =
$XXX) Los retenidos deben ser relacionados en la factura.
(Retegaranta = $XXX)
No se aceptan documentos incompletos, con tachones o
enmendaduras.
Para la aceptacin de las facturas se contar con los 10 das
establecidos por la Ley 1231 de 2008. Para el pago de las facturas
se contar a partir de la fecha de recepcin de las mismas. Si el
proveedor es nuevo deber anexarse el RUT y la certificacin
bancaria, si es posible enviar certificacin bancaria unos das antes
para inscribir la cuenta en el banco y evitar retrasos en el
proceso de pago.
5. CAJA MENOR:
5.1 Condiciones
Se establecer un fondo permanente de Caja Menor, para la obra
definido al inicio de la obra.Ningn gasto realizado por caja menor
deber superar el tope establecido por ley anualmente como base de
retencin sobre servicios. 5.2 Procedimientos Los documentos soporte
de los costos o gastos por caja menor deben reunir los mismos
requisitos de cualquier factura de compra-venta.
A cada factura se adjunta comprobante de caja menor, los cuales
deben llegar completamente diligenciados, sin omitir ninguno de los
datos solicitados. Es muy importante la descripcin clara del
concepto del gasto.
Nota: no se deben pegar los recibos de las cajas menores o
reembolsos, pues se atascan al pasar por el escner.
Reunir todos los comprobantes de Caja Menor y anexarlos al
CONTROL DE CAJA MENOR, debidamente diligenciado, enviar una copia;
tener en cuenta que sin el documento Original no se har ningn
proceso de causacin o pago por lo que no se van a volver a recibir
documentos escaneados o copias temporales.
Tener en cuenta que los reembolsos que se hagan deben ser
equivalentes a una suma aproximada del 70 y al 80% del valor del
fondo.Las facturas pagadas deben estar a nombre de:ARQUITECTOS E
INGENIEROS ASOCIADOS S.A. Nit. 890.904.815-5 El horario de recepcin
de Cajas menores es de 7:00 am a 8:30 am los das lunes; cuando sea
festivo, el martes.
Se debe recordar que el fondo de la Caja Menor es para pagos de
menor cuanta y estrictamente en efectivo para cubrir gastos de la
obra. No se permiten gastos para celebraciones de cumpleaos del
personal de la obra, estos deben ser asumidos por las personas que
quieran hacer el homenaje.
Las compras de ferretera, papelera y dems insumos deben
canalizarse por el departamento de compras en el Iconstruye.No
olvidar que es responsabilidad del director de la obra o del
departamento, el aprobar o rechazar un gasto de la Caja Menor.
Nota: Para realizar la contabilizacin y pago de un documento, es
necesario que est numerado, por lo anterior, les solicitamos a
partir de la fecha numerar con el centro de costos y un nmero
consecutivo por rea o proyecto que no debe repetirse; entre otros
los siguientes documentos:
a. Gastos de viaje
b. Reembolsos
c. Solicitud de gastos
d. Cajas menores
6. CORTES DE MANO DE OBRA
Las obras entregan los CORTES DE MANO DE OBRA a los
Coordinadores o Directores Tcnicos los das martes antes de las 2:00
pm para su revisin y aprobacin, el alcance definido es la revisin
tcnica del corte (cantidades y valores unitarios). En Bogot los
cortes son recibidos por la secretaria general, quien coloca sobre
la factura un sello de recibido.
En el caso en que los Coordinadores o Directores Tcnicos no se
encuentren para la revisin y aprobacin los vales, estos sern
entregados al proceso Administrativo y Financiero (tesorera) para
continuar con el procedimiento de pago y la revisin se har
posterior con el fin de garantizar la aprobacin tcnica y que se
realicen los ajustes necesarios.
Una vez aprobados los CORTES DE MANO DE OBRA, los Coordinadores
o Directores Tcnicos harn entrega al proceso Administrativo y
Financiero (tesorera) el da mircoles antes de las 2:00 pm, para
continuar con el procedimiento de verificacin de la informacin que
contiene la factura.
En caso de presentarse algn inconveniente con la informacin de
la factura, se proceder a comunicarle a la obra quien a su vez dar
aviso al contratista para que realice los cambios que sean
necesarios. Las devoluciones de retenido deben cumplir con lo
indicado en el PARGRAFO. FONDO DE RESERVA: EL CONTRATISTA declara
que acepta constituir un Fondo de Reserva en cuanta suficiente como
mnimo al equivalente al 12% del valor del contrato, que garantice
la buena calidad de la obra ejecutada, la reposicin o reparacin de
cualquier elemento que por su causa o la de sus trabajadores o
dependientes se hubieren daado y el pago oportuno de salarios,
prestaciones e indemnizaciones a cargo de EL CONTRATISTA y a favor
los trabajadores o dependientes de ste, as como el cumplimiento de
cualquier obligacin derivada del presente contrato, y/o la solucin
de reclamaciones efectuadas por terceros. Este porcentaje se
retendr sobre el valor bruto de las actas parciales de obra
ejecutada y/o de cada pago que se realice, y se devolver un mes
despus de haber cumplido los siguientes requerimientos: a) recibo a
satisfaccin de la obra contratada, b)EL CONTRATISTA demuestre el
pago de todas las acreencias laborales, perjuicios, reclamaciones,
etc., c) presente el paz y salvo del residente de la obra y de
almacn, as como la recepcin de las correcciones solicitadas por el
dueo de la obra y/o la interventora.
Para proceder con la ENTREGA DE RETENIDOS se debe Incluir la
LISTA DE CHEQUEO A ELABORACIN Y LIQUIDACION DE SUBCONTRATOS, tener
como requisito la entrega de las liquidaciones firmadas y con la
huella del trabajador.
Consultar: H:\AIADIGITAL\PROYECTOS\EN EJECUCION\NOMBRE DE LA
OBRA\CONSTRUCCION\PLAN EJECUCION\05 CONTRATOS\FORMATOS\ACTAS Y
MINUTAS DE CONTRATOS
La Auditoria har una verificacin de informacin que contienen los
cortes de Mano de Obra de acuerdo a la metodologa de Pareto y con
un nfasis en las obras por precios unitarios, suma global y
EPC.
Las devoluciones de retenidos se recibirn solo cada quince das
con los cortes de mano de obra y se pagaran mnimo a un mes.7. VALES
DE COSTOS 7.1 Consulta virtual de los vales de costos
Los vales de costos, no llegaran a la obra con los documentos
impresos, en cambio, los das martes de cada semana, se podrn
consultar y revisar de manera virtual.
Esto permite:
Agilizar el proceso de elaboracin y consulta
Ahorrar costos de operacin, impresin y copias que al finalizar
la obra, eran destruidos
Consultar simultneamente un documento desde cualquier parte
(obra, oficina, reunin externa)
Optimizar el espacio fsico
Optimizar el tiempo que antes se utilizaba en archivar.
Teniendo en cuenta, que estos documentos estan disponibles en
cualquier momento durante el desarrollo de todo el proyecto,
evitemos imprimirlos y guardarlos fsicos.
A continuacin entregamos un manual de consulta, cualquier
inquietud, duda, observacin o aporte que permita enriquecer el
proceso, pueden comunicarlo al mail [email protected] Manual de
consulta de vales de costos
a. Ingresar a la pgina principal del SICO, en la barra de
herramientas, ingresar a la opcin actas/elaboracin actas de
costos/captura de datos
b. Digita el nmero del centro de costos y el nmero del vale de
costos
c. Dar doble click sobre el registro que desea consultar o click
en el icono de imagen que est ubicado al lado derecho para
visualizar el documento.
d.Podemos visualizar la imagen de la factura con todos sus
anexos (remisiones, Orden de compra, de pago o de servicio)
e.Es posible colocar anotaciones, resaltar o subrayar textos o
partes del documento:
8. PAGOS
Los pagos se harn semanalmente desde las sedes principales (en
este caso Bogot) el da viernes alternando una semana Contratistas
de Mano de Obra y a la siguiente Proveedores. Se les solicitar una
certificacin bancaria de una cuenta a su nombre y una carta donde
autoricen recibir los pagos en dicha cuenta. Tambin deben indicar
un correo electrnico donde se les enviar los soportes de pago.
En todos los casos para los pagos a proveedores se tomar la
fecha de radicacin de la facturacin y no la fecha de emisin.9.
FACTURACIN AL CLIENTELa obra enva mediante correo electrnico a la
auxiliar de Tesorera, Astrid Martin el acta mensual de cobro, quien
elabora la factura y la devuelve a la obra escaneada para revisin,
y despus de aprobada por la obra, se enva para radicacin al
cliente.
La obra se encargar de adjuntar los soportes que se hayan
acordado con el cliente.
10. TECNOLOGIAAl iniciar la obra el director de obra y/o
coordinador de obras deber enviar un correo electrnico solicitando
los equipos tecnolgicos necesarios para el desarrollo de la obra,
especificando el centro de costos al cual se cargaran. El rea de
sistemas entregar los equipos comprados o alquilados en un plazo
aproximado de 1 semana.En caso de necesidad de revisin, instalacin,
mantenimiento, actualizacin de equipos tecnolgicos en la obra, se
debe enviar un correo electrnico a [email protected],
con el fin de programar una asesora telefnica, soporte remoto o
presencial en una fecha especfica.Los pedidos de tecnologa tales
como cmaras, impresoras multifuncin, monitores, repuestos, discos
duros externos, UPS, etc., solo los debe manejar el proceso de
sistemas. Para la compra el director de obra y/o coordinador de
obras, debe enviar un correo solicitado el pedido, al rea de
sistemas har la gestin de compras y entregar el recurso de acuerdo
a la disponibilidad del proveedor.Para el servicio de internet la
obra deber solicitarlo directamente al proveedor con previa asesora
del rea de sistemas. Tambin se debe coordinar con el rea de
Sistemas para el cableado de red de los campamentos.11. GASTOS DE
VIAJE.La solicitud de anticipo de gastos de viaje debe hacerse a
tesorera con 2 das de anticipacin en el formato diseado para tal
fin y con el visto bueno del Jefe inmediato.La legalizacin de los
gastos de viaje se debe hacer en un trmino no mayor a tres das
hbiles a partir del da de regreso, en el formato establecido
adjuntando los soportes respectivos y con el visto bueno del
jefe.No se entregarn nuevos anticipos hasta tanto no se haya
legalizado el viaje anterior.Ver imagen
nota
nota
resaltar
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COPIA CONTROLADA. Febrero 23 de 2012. Sistema de Gestin
Integral. REV: 114/02/2012
COPIA CONTROLADA. Febrero 14 de 2012. Sistema de Gestin
Integral. REV: 1 14/02/2012