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Uno de los problemas ms cotidianos al que nos enfrentamosen
nuestra actividad laboral es el poder administrar ladistinta
informacin que manejamos continuamente: informacin delos
proveedores, de los pedidos realizados, de las facturas
expedidas,de los clientes, etc.
En muchos casos tenemos esa informacin bastantedesperdigada: en
la agenda nos apuntamos la direccin y telfono delos proveedores de
material; en una aplicacin de contabilidadincluimos los detalles de
las facturas que expedimos a los clientes;creamos una hoja de
clculo para apuntar los pedidos a losproveedores y otra para
disponer de los detalles sobre nuestrosclientes...
La ventaja de utilizar una base de datos es disponer en un
nicositio de toda esa informacin que manejamos cada da. Si
necesitamosmodificar cualquier cosa, slo tenemos que hacerlo en la
parte de labase de datos adecuada.
As, si necesitamos disponer de informacin sobre
proveedores,consultaremos la base de datos; si lo que queremos es
imprimir unafactura o albarn de pedido, utilizaremos un informe de
la base dedatos.
Access es la aplicacin adecuada de Office para crear bases
dedatos.
La misma idea tambin la podemos aplicar en casa. Seguro
quetienes libros, compact discs y pelculas, y muchas veces no es
fcilencontrar alguno de ellos.
Podremos aplicar lo que aprenderemos sobre base de datos
paracentralizar toda la informacin de nuestro catlogo de libros y
demsen una base de datos de Access.
De esta forma, podrs saber en qu estante est ese libro quebuscas
o la pelcula que prestas a un amigo e incluso tambin serinteresante
apuntar qu amigo se la lleva, para tenerlo controlado.Todo esto se
podr guardar en la base de datos que crees con Access.
A lo largo de las lecciones iremos viendo cmo organizar
lainformacin que queremos guardar en la base de datos, por lo que
irnapareciendo conceptos como tabla, campo, tipo de datos, etc.
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Introduccin aa AAccess
1. PARA QQU SSIRVE AACCESS?
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Adems, tambin aprenderemos a extraer resultados de lainformacin
almacenada. Por ejemplo, ya que hemos hecho el trabajode introducir
todo nuestro catlogo de pelculas, por qu noaprovecharlo y disponer
de un listado dividido por directores, actores,gneros, etc.?
A la hora de estudiar cmo extraer informacin til de la base
dedatos iremos conociendo conceptos como los de consulta,
informes,campos calculados, etc.
Todo esto no es sencillo, pero Access hace que lo sea un poco
msproporcionando asistentes, plantillas, analizadores y muchas
otrasherramientas.
Y, como integrante de Office 2003, en Access tendremos
laposibilidad de compartir la informacin con el resto de
aplicaciones.As, por ejemplo, podremos preparar un documento en
Word parainvitar a la presentacin de nuestro ltimo producto a los
clientes de labase de datos que tenemos en Access.
As que, manos a la obra y empecemos a conocer esta
potenteaplicacin de Office 2003.
Como cualquier otra aplicacin Windows, Access se inicia atravs
del men Inicio.2
Introduccin a Access
2. IINICIAR AACCESS
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Al iniciar Access, aparece su ventana principal, con la
quetrabajaremos a lo largo del curso.
A partir de este momento ya puedes crear o abrir una base
dedatos, para lo que utilizars el Panel de tareas de la parte
derecha de lapantalla.
As, por ejemplo, podemos abrir un archivo de base de
datosexistente o crear una nueva base de datos.
Si no conocemos la ubicacin del archivo de base de datos
quequeremos abrir, podemos acceder a Herramientas - Buscar
paralocalizarlo. Esto es muy sencillo, ya que simplemente
introduces algncriterio de bsqueda (como, por ejemplo, parte del
nombre de la basede datos) y pulsas en el botn Ir.
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Introduccin a Access
Aunque Accessse ejecuta
desde el menInicio, si lo
usas habitual-mente,
es una buenaidea crear unacceso directoen el escrito-
rio. As su ini-cio ser
ms rpido.
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En la figura anterior vemos que se han encontrado dos bases
dedatos que se adaptan al criterio de bsqueda. Fjate que la
extensinde las bases de datos de Access es MDB.
Siempre que se abre una base de datos, Access nos avisa de
quepuede darse el caso de que contenga cdigo capaz de daar el
equipo,como podra ser que contuviera un virus informtico.
Esto slo es una advertencia que debes tener en cuenta si la
basede datos que ests abriendo no es de confianza (por ejemplo, la
hasobtenido de un sitio de Internet que no conoces bien o te la ha
enviadoalgn desconocido por correo electrnico).
Normalmente abrirs tus bases de datos u otras provenientes
dealguna fuente de confianza, por lo que puedes obviar la
advertenciaque hace Access.
Ahora Access ya est preparado para realizar cualquier tarea
degestin de la base de datos abierta.
Veamos los principales elementos de la ventana de Access.La
ventana principal se divide en tres partes:
rea de comandos.rea de trabajo.rea informativa.
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Introduccin a Access
3. LLA VVENTANA PPRINCIPAL
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El rea de comandos, en la parte superior de la pantalla,
estformada por:
- La barra de ttulo: en la que aparecer el nombre de la base
dedatos con la que estamos trabajando si es que tenemos su
ventanamaximizada.
- La barra de mens: para acceder a las funciones de Access
pormedio de mens.
- Las barras de herramientas: situadas por debajo de la barra
demens, contienen varios botones que permiten acceder rpidamente
alos comandos o funciones de uso ms frecuente.
Ten en cuenta que en muchos casos hay un botn de barra
deherramientas y un comando de men equivalentes. Puedes utilizar
loque sea ms cmodo para ti.
En la zona central (rea de trabajo) figura la ventana de la
basede datos. La ventaja que tienen las bases de datos de Access es
quetodos sus elementos se almacenan en un nico archivo de
extensin.mdb. El contenido de dicho archivo es el que puedes ver en
estaventana.
A medida que abrimos elementos de la base de datos actual, seirn
colocando en este rea de la ventana principal de Access.
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Introduccin a Access
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En la parte inferior (rea informativa) est la barra de estado,en
la que ir apareciendo informacin que sea til en funcin de latarea
que ests realizando.
Mediante el cuadro de dilogo Opciones, disponible en el
menHerramientas, podemos configurar distintos aspectos de
Access.Dado que el nmero de fichas y opciones es grande, lo
iremosexplicando conforme lo necesitemos.
Por ejemplo, puedes indicar si quieres que se muestre la barra
deestado, el panel de tareas al inicio, etc.
Aparte del men principal de Access, tambin podemosutilizar los
mens contextuales.Un men contextual aparece cuando se pulsa con el
botn
derecho del ratn sobre un determinado objeto.
Se llama contextual precisamente porque, dependiendo del
objetosobre el que hemos pulsado, el men puede ser distinto. ste es
unmodo rpido de acceder a las tareas ms comunes de un
determinadoelemento.
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Introduccin a Access
4. MMENS CCONTEXTUALES
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Por ejemplo, en el caso del mencontextual de una barra de
herramientaspodremos indicar cules queremos que semuestren en
pantalla. Las que tienen el signo
son las visibles en ese momento. Fjate queel Panel de tareas se
trata como una barra deherramientas ms.
En funcin de sobre dnde pulsemos con el botn
derecho,dispondremos de un men distinto.
Los mens contextuales son muy tiles, ya que en muchos
casosutilizarlos es la forma ms rpida de realizar una tarea. De
todasformas, no todos los objetos que ves en pantalla disponen de
un mencontextual, slo aquellos en los que tiene sentido.
Finalmente, con la opcin Salir del men Archivo
finalizaremosnuestro trabajo en Access. A diferencia de otros
documentos de Office,en Access los cambios en los datos de la base
de datos se almacenanen el momento en que se realizan, no as los
cambios en el diseo delos objetos, como ya veremos.
NOTA A LA INSTALACIN DE ACCESS 2003
Access 2003 necesita que tu sistema tenga instaladoMicrosoft Jet
4.0 Service Pack 8 o posterior para sucorrecto funcionamiento. Esto
te lo indica al abrir cualquierbase de datos si no lo tienes
instalado.
Podrs obtener ms informacin al respecto en la ayuda deAccess
(buscando el tema service pack).
Para instalar este componente adicional, puedes acceder a
lapgina web:
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=2deddec4-350e-4cd0-a12a-d7f70a153156&displaylang=es
Ten en cuenta que esta direccin puede cambiar a lo largo
deltiempo, por lo que si no funciona, debers realizar unabsqueda
del Service Pack en el centro de descargas deMicrosoft.
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