Manual Access

ÍNDICE

1 INTRODUCCIÓN.......................................................................................................3

2 CAPÍTULO I: INFORMACIÓN GENERAL................................................................42.1. ¿Qué es Access?......................................................................................................42.2. Iniciar Access............................................................................................................52.3. Familiarizarse con el Entorno....................................................................................52.3.1. La Pantalla Inicial......................................................................................................52.3.2. Las Barras.................................................................................................................62.4. Componentes de una Base de Datos.......................................................................82.5. Diseño de una Base de Datos..................................................................................82.6. Ayuda........................................................................................................................9

3 CAPÍTULO II: OPERACIONES CON BASES DE DATOS....................................103.1. Crear una Base de Datos........................................................................................103.2. Cerrar la Base de Datos..........................................................................................123.3. Abrir una Base de Datos existente..........................................................................12

4 CAPÍTULO III: OPERACIONES CON TABLAS...................................................164.1. Crear una tabla de datos........................................................................................164.2. Edición de Tablas..................................................................................................204.2.1. Introducir y modificar datos en una tabla...............................................................204.2.2. Desplazarse dentro de una tabla...........................................................................214.2.3. Buscar y reemplazar datos....................................................................................224.3. Formato de Tabla...................................................................................................244.3.1. Tipos de Datos.......................................................................................................244.3.2. Propiedades de los campos...................................................................................254.3.3. Tamaño del campo................................................................................................264.3.4. Formato del campo................................................................................................274.3.5. Lugares decimales.................................................................................................284.3.6. Máscara de entrada...............................................................................................284.3.7. Título......................................................................................................................284.3.8. Valor predeterminado.............................................................................................294.3.9. Regla de validación................................................................................................294.3.10. Texto de validación................................................................................................294.3.11. Requerido..............................................................................................................304.3.12. Permitir longitud cero.............................................................................................304.3.13. Indexado................................................................................................................304.4. Guardar una tabla..................................................................................................304.5. Cerrar una tabla.....................................................................................................314.6. Modificar el diseño de una tabla............................................................................31

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5 CAPÍTULO IV: RELACIONES ENTRE OBJETOS................................................335.1. Crear la primera Relación.......................................................................................335.2. Añadir tablas a la ventana Relaciones....................................................................355.3. Quitar tablas de la ventana Relaciones..................................................................365.4. Modificar Relaciones...............................................................................................365.5. Eliminar Relaciones................................................................................................375.6. Limpiar la ventana relaciones.................................................................................375.7. Mostrar relaciones directas.....................................................................................385.8. Visualizar todas las relaciones................................................................................39

6 CAPÍTULO V: CONSULTAS..................................................................................406.1. Tipos de Consultas.................................................................................................406.2. Crear una Consulta.................................................................................................406.3. La vista Diseño.......................................................................................................426.4. Añadir campos........................................................................................................436.5. Definir Campos Calculados.....................................................................................446.5.1. Formar expresiones................................................................................................446.6. Encabezados de columna.......................................................................................466.7. Cambiar el órden de los campos............................................................................466.8. Guardar la Consulta................................................................................................476.9. Modificar el diseño de una consulta........................................................................476.10. Ordenar las Filas.....................................................................................................486.11. Seleccionar filas......................................................................................................486.12. Las consultas Multitabla..........................................................................................506.13. Combinar Tablas.....................................................................................................506.14. Las Consultas de resúmen.....................................................................................516.15. Incluír Criterios de Búsqueda..................................................................................526.16 Las Consultas de Acción.........................................................................................536.16.1 Consultas de Creación de Tabla.............................................................................53

7. CAPÍTULO VI: LOS FORMULARIOS....................................................................567.1. El Asistente para Formularios.................................................................................577.2. Editar datos de un formulario..................................................................................607.3. La vista diseño de formulario..................................................................................607.4. Trabajar con controles............................................................................................62

8 CAPÍTULO VII: LOS INFORMES...........................................................................658.1. El asistente para informes.......................................................................................66

9 BIBLIOGRAFÍA......................................................................................................71

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1 INTRODUCCIÓN

Este manual ha sido preparado para secretarias bilingües de Minera Spence, con el propósito de desarrollar la unidad de competencia laboral, Digitar, Archivar y Distribuír Documentos.

Sin lugar a dudas, el buen desempeño laboral, sólo se logra en la medida que se consigue compatibilizar eficientemente a los trabajadores, con el cargo que tienen que desempeñar, de modo que exista una completa identificación entre ambos.

Este material didáctico, ha sido diseñado para ayudar a que los trabajadores actualicen los conocimientos requeridos por el puesto y se adapten a él. Para asi lograr el objetivo fundamental de la Empresa: ser un productor de cobre eficiente, con costos competitivos, sin Incidentes y con respeto por el medio ambiente.

Les deseamos mucho éxito en el desarrollo de esta actividad y recuerde que este éxito, depende mucho de ustedes.

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2 CAPÍTULO I: INFORMACIÓN GENERAL

2.1. ¿Qué es Access?

Una Base de Datos es un conjunto de información relacionada con un asunto, tema o actividades específicas. Se pueden utilizar Bases de Datos, para cosas tan sencillas como mantener un registro de nuestra colección de discos de música, hasta llevar toda la gestión de una gran empresa u organización.

Microsoft Access es un potente sistema de administración de Bases de Datos Relacionales. Las Bases de Datos de Access, son documentos combinados donde se divide la información por áreas de objetos especializados. Así por ejemplo, como elemento primario de información, se encuentra las tablas. Normalmente, se crea una tabla para cada tipo de datos, de los que componen la Base de Datos. Aunque las tablas se crean como elementos independientes, pueden crearse relaciones entre distintas tablas para recuperar datos de todas ellas mediante una consulta, formulario o informe.

Las consultas se utilizan para localizar y recuperar los datos específicos, que cumplen unas determinadas condiciones especificadas por el usuario. Las consultas permiten actualizar varios registros al mismo tiempo y realizar operaciones de muy diversas índole, con los datos almacenados en las tablas.

Por otro lado, los formularios permiten visualizar, introducir y modificar los datos de las tablas, de una forma muy sencilla y amena. Al abrir un formulario, Access recupera en él los datos de una o varias tablas y les muestra en un diseño de ficha creado, bien de forma automática por el Asistente para formularios o manualmente desde el principio por el propio usuario.

Los informes se utilizan primordialmente para presentar, resumir e imprimir los datos, en la forma que resulte más apropiada para cada proyecto. Se pueden crear informes, que incorporen cálculos basados en los datos de las tablas, para mostrar resultados totales o promedios o bien para generar e imprimir catálogos, listas de nombres y direcciones o etiquetas postales.

Todos los elementos anteriores (y algunos más), están organizados en Access en la ventana Base de Datos

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2.2. Iniciar Access

Las dos formas básicas de iniciar Access.

Desde el botón Inicio , situado normalmente en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Colocar el cursor y hacer clic sobre el botón Inicio se despliega un menú; al colocar el cursor sobre Programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en su computador, buscar Microsoft Access, hacer clic sobre él y se iniciará el programa.

Desde el icono de Access del escritorio .

2.3. Familiarizarse con el Entorno

2.3.1. La Pantalla Inicial

Al iniciar Access aparece una pantalla (figura 1), la que veremos sus componentes fundamentales. Así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuación (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ve en el PC, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante.

Figura: 1

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2.3.2. Las Barras

La barra de título

La barra de título contiene el nombre del programa. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar, maximizar/restaurar y cerrar.

La barra de menú

La barra de menú contiene las operaciones de Access, agrupadas en diferentes menús desplegables. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con los diferentes elementos que se pueden insertar en Access.

Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las cosas más habituales se realizan más rápidamente desde los iconos de las barras de herramientas que veremos en el siguiente punto.

Cada opción tiene una letra subrayada, esto indica que se puede acceder directamente a la opción pulsando simultáneamente la tecla Alt y la letra subrayada, por ejemplo si pulsamos Alt+A se abre la opción Archivo.

En Access, la barra de menú tiene un comportamiento "inteligente" que consiste, básicamente, en mostrar sólo los comandos más importantes y los que el usuario va utilizando.

Los menús desplegables de la barra de menú contienen tres tipos básicos de elementos:

1. Comandos inmediatos: Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Se reconocen porque a la derecha del nombre del comando aparece la combinación de teclas para ejecutarlo desde el teclado en el caso que se pueda. Por ejemplo, en el menú “?” (ayuda), F1 para entrar en la ayuda de Microsoft Access.

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Figura: 2

2. Opción con otro menú desplegable. Al situarse sobre éste, se abre un nuevo menú a su lado con más opciones para que elegir una de ellas. Se reconocen porque tienen un triángulo a la derecha. Por ejemplo, en el menú, Bases de datos de ejemplo (Figura 2).

3. Opción con cuadro de diálogo. Al hacer clic en la opción aparece un cuadro de diálogo donde se pedirá más información y que tendrá botones para aceptar o cancelar la acción. Se distinguen porque el nombre acaba con puntos suspensivos. Por ejemplo, en el menú ?, Detectar y reparar…

Las barras de herramientas

Las barras de herramientas contienen iconos para ejecutar de forma inmediata algunas

de las operaciones más habituales, como Guardar , Abrir , Imprimir , etc.

Hay operaciones que no están disponibles en un determinado momento, se reconocen porque tienen el color atenuado.

La barra mostrada, es la de base de datos, existen más barras de herramientas como por ejemplo la del panel de tareas (es la que ocupa la mitad derecha de la pantalla), éstas son accesibles según la pantalla en la que se encuentre y se irán viendo a lo largo del curso. Incluso se podrán definir barras propias.

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La barra de estado

La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene indicaciones sobre el estado de la aplicación, proporciona distinta información según la pantalla en la que se encuentre en cada momento.

2.4. Componentes de una Base de Datos

Una Base de Datos puede estar compuesta por los siguientes objetos:

- Tabla: Unidad donde se crea el conjunto de datos de la Base de Datos. Una tabla está formada por filas y columnas. Las filas equivalen a los registros de un archivo y las columnas a los campos.

- Consultas: En estos objetos se definen las preguntas que se formulan a la Base de Datos con el fin de extraer y presentar la información resultante de diferentes formas (pantalla, impresora…).

- Formularios: Objeto en forma de ficha que permite la gestión de los datos de una forma más cómoda y visiblemente más atractiva.

- Páginas: Estos objetos son páginas de datos en formato Web.

- Informes: Objeto que permite preparar los registros de las Bases de Datos de forma personalizada para imprimirlos.

- Macros: Objeto que contiene un conjunto de instrucciones que se pueden almacenar para automatizar tareas repetitivas.

- Módulos: Objeto que contiene un programa o conjunto de instrucciones en lenguaje Visual Basic.

2.5. Diseño de una Base de Datos

Antes de utilizar Access para crear las tablas, los formularios y los demás objetos que formarán la Base de Datos, es obligatorio invertir algún tiempo (bastante) en diseñar la Base de Datos, porque un buen diseño de ésta, es clave para que realice las operaciones que se esperan de una forma efectiva, precisa y eficaz.

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El tiempo que se pierde en este punto lo recuperará con creces más adelante. Por lo tanto, antes que nada, debe:

- Determinar la finalidad de la Base de Datos.- Determinar las tablas que se necesitan en la Base de Datos.- Determinar los campos que se necesitan en las tablas.- Identificar los campos con valores exclusivos.- Determinar las relaciones entre las tablas.- Precisar y ajustar el diseño.- Agregar datos y crear salidas de información (listados).

Principios básicos de diseño:

- Una tabla no debe contener información duplicada (dos veces en el mismo registro).

- La información no debe duplicarse entre las tablas (un mismo registro en dos tablas distintas).

- Cuando cada elemento de información está almacenado en una tabla, se actualiza en un sólo lugar.

- Cuando cada tabla contiene datos sólo sobre un asunto, debe mantener la información acerca de cada tema separada de otro asunto. Por ejemplo, en cuanto a sus clientes, puede almacenar las direcciones en una tabla diferente a la de los pedidos, de modo que pueda eliminar un pedido y conservar la dirección.

2.6. Ayuda

Una forma rápida de aprenderse las características de Access es utilizar el comando ¿Qué es esto? del menú de Ayuda. Cuando eliges este comando, el puntero del mouse se transforma en un Cursor de Ayuda. Con dicho cursor puedes hacer clic sobre distintas características y elementos para obtener información acerca de los mismos. Algunos cuadros de diálogo contienen un botón de Ayuda.

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3 CAPÍTULO II: OPERACIONES CON BASES DE DATOS

3.1. Crear una Base de Datos

Para crear una nueva base de datos debemos:

Hacer clic sobre la opción Base de datos en blanco del panel de tareas que aparece a la derecha de la pantalla.

Figura: 3

Si este panel no está visible podemos utilizar en el menú Archivo de la barra de menús la opción Nuevo...

Figura: 4

O bien hacer clic sobre el icono Nuevo de la barra de herramientas. En estos dos casos aparecerá el panel de tareas y podremos seleccionar Base de datos en blanco.

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A continuación aparecerá el siguiente cuadro de diálogo donde se indica el nombre de la base de datos que se está creando y el lugar donde se guardará.

Figura: 5

En el cuadro Guardar en: hacer clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la carpeta donde se guardará la base de datos. Observar como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la carpeta seleccionada.

Hacer doble clic sobre la carpeta donde guardara el archivo. En el cuadro Nombre de archivo: escribir el nombre que se quiere poner a la base de datos.

Hacer clic sobre el botón Crear.

Automáticamente se creará una nueva base de datos a la cual Access asignará la extensión .MDB, y aparecerá la ventana Base de datos.

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Figura: 6

Si se observa la ventana Base de datos, en la parte de la izquierda aparecen los diferentes tipos de objetos que puede tener en la base de datos (tablas, consultas, formularios,...) y en la parte de la derecha, dependiendo del tipo de objeto seleccionado, Access muestra los objetos que hay creados y permite crear nuevos de distintas formas.

En nuestro caso el tipo de objeto seleccionado es la Tabla, principal elemento de cualquier base de datos ya que todos los demás objetos se crean a partir de éstas. En este momento no hay tablas creadas, cuando las hay éstas aparecerán en la parte derecha de la ventana debajo de las opciones Crear...

3.2. Cerrar la Base de Datos

Se puede cerrar una base de datos de varias formas:

Ir al menú Archivo y elegir la opción Cerrar. O hacer clic sobre el botón Cerrar de la ventana Base de datos.

Si se quiere además cerrar la sesión de Access elegir la opción salir o hacer clic en el botón cerrar de la ventana de Access.

3.3. Abrir una Base de Datos existente

Se puede abrir una base de datos ya existente desde tres sitios distintos:

Desde la barra de menús:

Ir al menú Archivo.

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Figura: 7

Elegir la opción Abrir...

Desde la barra de herramientas:

Hacer clic sobre el icono Abrir de la barra de herramientas.

Desde el panel de tareas:

Se tiene un apartado Abrir un archivo donde aparecen las últimas bases de datos que se abrieron y la opción Más archivos...

Figura: 8

Elegir la opción Más archivos...

En cualquiera de los tres casos anteriores aparecerá el cuadro de diálogo Abrir:

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Figura: 9

Elegir la carpeta donde está la base de datos que se quiere abrir.

Para abrir carpeta hacer doble clic sobre ella.

Al abrir una carpeta, ésta se situará en el cuadro superior Buscar en: y en el cuadro inferior aparecerá toda la información de dicha carpeta.

Hacer clic sobre la base de datos para colocar su nombre en el cuadro Nombre de archivo: y hacer clic sobre el botón Abrir.

O bien hacer doble clic sobre la base de datos y se abrirá directamente.

Otra forma de abrir una base de datos, consiste en utilizar una lista de documentos abiertos anteriormente.

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Figura: 10

Al final del menú desplegable de la opción Archivo de la barra de menús aparece una lista con los últimos documentos abiertos.

También aparece esta lista en el panel de tareas como se ha comentado anteriormente.

Para abrir la base de datos basta hacer doble clic sobre su nombre en la lista.

El primer documento de la lista es el último que se abrió.

Esta forma de abrir la base de datos suele ser la más utilizada ya que normalmente se trabaja siempre con la misma base de datos.

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4 CAPÍTILO III: OPERACIONES CON TABLAS

4.1. Crear una tabla de datos

En este capítulo veremos cómo crear una tabla de datos para poder, en las unidades siguientes, introducir datos y luego trabajar con éstos utilizando las ventajas que proporciona Access.

Para crear una tabla de datos hay que posicionarse en la ventana, base de datos, con el

objeto tablas seleccionado, si se hace clic en el icono se abre una ventana con las distintas formas que se tienen para crear una tabla:

Figura: 11

Vista Hoja de datos: Consiste en introducir directamente los datos en la tabla y según el valor que se introduzca en la columna determinará el tipo de datos que tiene la columna.

Vista diseño: es el método personalizado.

Asistente para tablas: Utiliza un asistente que va guiando paso por paso la creación de la tabla, utilizando un juego de tablas que tiene ya predefinidas.

Importar tabla: Consiste en crear una nueva tabla a partir de otra existente en otra base de datos.

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Vincular tabla: Consiste en crear una referencia a otra tabla, almacenada en otra base de datos.

Otra forma de crear una tabla en vista diseño. Este método consiste en definir la estructura de la tabla, es decir, definir las distintas columnas que esta tendrá y otras consideraciones como claves, etc.

Aparecerá la ventana Diseño de tabla:

Figura: 12

En la barra de título tenemos el nombre de la tabla (como todavía no se ha asignado un nombre a la tabla, Access le ha asignado un nombre por defecto Tabla1; a continuación se tiene la rejilla donde se definen las columnas que componen la tabla, se utiliza una línea para cada columna, así en la primera línea (fila) de la rejilla se determina la primera columna de la tabla y así sucesivamente. En la parte inferior izquierda hay dos fichas (General y Búsqueda), para definir propiedades del campo es decir características adicionales de la columna que estamos definiendo. Y a la derecha hay un recuadro con texto brinda ayuda sobre lo que se tiene que hacer, por ejemplo en este momento el cursor se encuentra en la primera fila de la rejilla en la columna Nombre del campo y en el recuadro inferior derecho Access se indica que el nombre de un campo puede tener hasta 64 caracteres.

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Se va rellenando la rejilla definiendo cada una de las columnas que compondrá la tabla:

Figura: 13

El generador de campos: permite definir campos a partir de los campos de una tabla

ejemplo, que se activa pulsando el icono de la barra de herramientas. O bien definir en forma personal los campos directamente como se explica a continuación.

En la primera fila escribir el nombre del primer campo, al pulsar la tecla INTRO pasará al tipo de datos, por defecto se ubica en Texto como tipo de dato. Si se quiere cambiar de tipo de datos, hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable inferior y elegir otro tipo.

Figura: 14

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Una vez ingresados datos en la segunda columna, la parte inferior de la ventana, la correspondiente a Propiedades del campo, se activa para indicar características del campo, las que se detallan en la unidad temática siguiente.

A continuación pulsar la tecla INTRO para ir a la tercera columna de la rejilla.

La tercera columna no es obligatorio utilizarla, ya que únicamente sirve para introducir un comentario, generalmente una descripción del campo. Este cometario aparecerá en la barra de estado de la hoja de datos.

Repetir el proceso hasta completar la definición de todos los campos (columnas) de la tabla.

La Clave Principal

Antes de guardar la tabla hay que asignar una clave principal.

La clave principal proporciona un valor único para cada fila de la tabla y sirve de identificador de registros, con esta clave se puede saber sin ningún tipo de equivocación el registro que identifica. No se puede definir más de una clave principal, pero podrá tener una clave principal compuesta por más de un campo.

Para asignar una clave principal a un campo, se debe seguir los siguientes pasos:

Hacer clic sobre el nombre del campo que será clave principal.

Hacer clic sobre el icono Clave principal de la barra de herramientas. A la izquierda del nombre del campo aparecerá una llave indicando que dicho campo es la clave principal de la tabla.

Si se quiere definir una clave principal compuesta (basada en varios campos), seleccionar los campos pulsando simultáneamente la tecla Ctrl y el campo a

seleccionar, una vez seleccionados todos los campos hacer clic en el icono .

Importante: Recordar que un campo o combinación de campos que forman la clave principal de una tabla no puede contener valores nulos y no pueden haber dos filas en la tabla con el mismo valor en el campo/s clave principal.

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Cuando se intente insertar una nueva fila con valores que infrinjan estas dos reglas, el sistema no dejará crear la nueva fila y emitirá un error de este tipo:

Figura: 15

4.2. Edición de Tablas

4.2.1. Introducir y modificar datos en una tabla.

Para introducir datos en una tabla, se puede elegir:

Desde la ventana Base de Datos seleccionar la tabla a rellenar, haciendo clic sobre ésta para que su nombre aparezca remarcado.

Hacer clic sobre el botón de la ventana Base de datos.

Hacer doble clic sobre el nombre de la tabla en la ventana Base de Datos. Si se está en la ventana Diseño de tabla, hacer clic sobre el icono Hoja de datos

de la barra Diseño de tabla.

En los tres casos aparecerá la ventana Hoja de datos:

Figura: 16

Cada fila sirve para introducir un registro.

Escribir el valor del primer campo del registro.

Pulsar INTRO para ir al segundo campo del registro.

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Cuando se termine de introducir todos los campos del primer registro, pulsar INTRO para introducir los datos del segundo registro.

En el momento en que cambia de registro, el registro en el cual se estaba introduciendo información se almacenará, no siendo necesario guardar los registros de la tabla. Hacer clic sobre el botón Cerrar de la ventana Hoja de datos para terminar con dicha tabla.

Para borrar un registro entero:

Seleccionar el registro que se quiere eliminar, haciendo clic sobre el cuadro de la izquierda del registro.

El registro quedará seleccionado.

Pulsar la tecla SUPR del teclado o el icono de la barra Hoja de datos. Para modificar algún valor introducido tiene que situarse sobre el valor a modificar y volverlo a escribir.

Si se quiere cambiar algo de la estructura de la tabla, tiene que pasar a la Vista

Diseño haciendo clic sobre el icono de la barra Hoja de datos.

4.2.2. Desplazarse dentro de una tabla

Para desplazarse por los diferentes registros de una tabla se utiliza la barra de desplazamiento:

La barra indica en qué registro se está ubicado y el número total de registros de la tabla.

El recuadro en blanco indica el registro actual.

Al final donde pone de 4 indica el número total de registros, que en este caso es cuatro.

Haciendo clic sobre los diferentes botones se ejecutarán las operaciones indicadas a continuación:

Para ir al primer registro de la tabla. Para ir al registro anterior en la tabla. Para ir al registro siguiente en la tabla. Para ir al último registro de la tabla.

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Para crear un nuevo registro que se situará automáticamente al final de la tabla.

Se puede ir directamente a un registro determinado de la siguiente forma:

Hacer doble clic sobre el cuadro en blanco donde pone el número del registro actual. Escribir el número del registro al que queremos ir. Pulsar INTRO. También se puede desplazar por los diferentes campos y registros pulsando las teclas FLECHA ABAJO, FLECHA ARRIBA, FLECHA IZQUIERDA y FLECHA DERECHA del teclado.

4.2.3. Buscar y reemplazar datos

Muchas veces se necesitará buscar algún registro conociendo el valor de alguno de sus campos. Para poder realizar esta operación se tiene a su disposición la herramienta Buscar de Access.

Para hacer uso de esta herramienta se debe visualizar los datos, por ejemplo, con la vista Hoja de datos se posiciona el cursor en el campo donde se quiere buscar y finalmente se puede desplegar el menú Edición y seleccionar la opción Buscar...

O bien hacer clic sobre el botón de la barra de herramientas.

Aparecerá el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar siguiente:

Figura: 17

En el cuadro Buscar: se escribe el valor que se necesita.

En el cuadro Buscar en: se indica el campo donde se encuentra el valor que se necesita. Por defecto coge el campo donde se tiene el cursor en ese momento, si se quiere que busque en cualquier campo seleccionar de la lista el nombre de la tabla.

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En el cuadro Coincidir: elegir entre estas tres opciones:

Hacer coincidir todo el campo para que el valor buscado coincida exactamente con el valor introducido en el campo.

Cualquier parte del campo para que el valor buscado se encuentre en el campo pero no tiene porque coincidir exactamente con él.

Comienzo del campo para que el valor buscado sea la parte inicial del campo.

Después podemos indicarle Buscar:

Todos para buscar en todos los registros de la tabla.

Arriba para buscar a partir del primer registro hasta el registro en el que se encuentra situado.

Abajo para buscar a partir del registro en el cual está situado adelante (último).

Si se activa la casilla Mayúsculas y minúsculas, esto diferencia la búsqueda entre mayúsculas y minúsculas (si se busca Maria no encontrará maría).

Hacer clic sobre el botón Buscar siguiente, para empezar la búsqueda hay que posicionarse en el primer registro que cumpla la condición de búsqueda. Si se quiere seguir la búsqueda, hacer clic sobre el botón Buscar siguiente sucesivamente para encontrar todos los valores que buscamos.

Después cerrar el cuadro de diálogo.

Para sustituir un valor por otro utilizar la opción Reemplazar. Para hacer uso de esta herramienta se deben visualizar los datos, por ejemplo; con la vista Hoja de datos se posiciona el cursor en el campo donde se quiere reemplazar y finalmente desplegar el menú Edición y seleccionar la opción Reemplazar...

O bien hacer clic sobre el botón de la barra de herramientas y seleccionar la ficha Reemplazar.

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Aparecerá el cuadro de diálogo siguiente:

Figura: 18

La ficha Reemplazar tiene las mismas opciones que la ficha buscar y además un cuadro para introducir el valor de sustitución denominado Reemplazar por:. Para sustituir el valor hay que hacer un clic en el botón Reemplazar. Si es necesario suplir mas de un valor, encontramos un botón Reemplazar todos que sustituye todos los valores encontrados por el que se va a cambiar.

4.3. Formato de Tabla

4.3.1. Tipos de Datos

En la siguiente tabla se resumen los tipos de campo contemplados en Access 2000, así como la utilidad de cada uno de ellos.

Texto: En este tipo de campo se almacena texto o combinaciones de texto y números, como por ejemplo, direcciones. También se guardan aquí números con los que no se van a realizar cálculos, como números de teléfonos o códigos postales. Para controlar el número máximo de caracteres que pueden introducirse, utilice la propiedad Tamaño del campo (en la vista Diseño).

Memo: Se utiliza para almacenar texto de gran longitud, como notas o descripciones. Numérico: Se utiliza para almacenar datos numéricos que pueden ser utilizados en

todo tipo de operaciones matemáticas, excepto operaciones monetarias (para este tipo de cálculos, utilice el tipo Moneda). Use la propiedad Tamaño del campo para definir el tipo Numérico específico.

Fecha/Hora: Sirven para almacenar fechas y horas. Moneda: Los campos de este tipo se utilizan para almacenar valores monetarios.

Para los números almacenados en este tipo de campo se tiene una precisión de 15 dígitos a la izquierda de la coma decimal y 4 dígitos a la derecha.

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Autonumérico: Este tipo de campo almacena exclusivamente números secuenciales (en incrementos de una unidad) o números aleatorios insertados automáticamente cuando se agrega un registro.

Si/No: Son campos que sólo contienen uno de dos valores, como Si/No, Verdadero/Falso, Activado/Desactivado.

Objeto Ole: En este campo se pueden insertar objetos de cualquier tipo creados en otros programas (como documentos de Microsoft Word, hojas de cálculo de Microsoft Excel, imágenes, sonidos u otros datos binarios) mediante el protocolo OLE y pueden ser vinculados a, o incrustados en una tabla de Access.

Hipervínculo: Tipo de campo que sirve para almacenar hipervínculos. Un hipervínculo puede ser una ruta de acceso a una ubicación en una red local, o una dirección URL para acceder a una página Web.

Asistente para búsquedas: Crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro combinado. Al elegir esta opción en la lista de tipos de datos, se inicia un asistente que permite definirlo automáticamente.

Los tipos de campo Numérico, Fecha/Hora, Moneda y Si/No, disponen de formatos de visualización predefinidos. Utilice la propiedad Formato para seleccionar uno de los formatos disponibles para cada tipo de datos. También puede crear un formato de visualización personalizado.

4.3.2. Propiedades de los campos

Cada campo de una tabla dispone de una serie de características que proporcionan un control adicional sobre la forma de funcionar del campo. Las propiedades aparecen en la parte inferior izquierda de la ventana Diseño de tabla cuando se tiene un campo seleccionado.

Figura: 19

Las propiedades se agrupan en dos fichas, la ficha General donde indicamos las características generales del campo y la ficha Búsqueda en la que podemos definir una lista de valores válidos para el campo, esta última ficha está explicada en el tema 3 junto con el asistente de búsqueda.

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Las propiedades de la ficha General pueden cambiar para un tipo de dato u otro mientras que las propiedades de la ficha Búsqueda cambian según el tipo de control asociado al campo.

Hay que tener en cuenta que si se modifican las propiedades de un campo después de haber introducido datos en él, se pueden perder estos datos introducidos.

A continuación se explican las propiedades que disponen según los diferentes tipos de datos.

4.3.3. Tamaño del campo

Para los campos Texto, esta propiedad determina el número máximo de caracteres que se pueden introducir en el campo. Siendo por defecto de 50 caracteres y valor máximo de 255.

Para los campos Numérico, las opciones son:

Byte: (equivalente a un carácter). Para almacenar valores enteros entre 0 y 255. Entero: Para valores enteros, comprendidos entre -32.768 y 32.767. Entero largo: Para valores enteros, comprendidos entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647. Simple: Para la introducción de valores, comprendidos entre -3,402823E38 y -1,401298E-45 para valores negativos y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores positivos.Doble: Para valores comprendidos entre -1,79769313486231E308 y -4,94065645841247E-324 para valores negativos y entre 1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E-324 para valores positivos.Id. de réplica: Se utiliza para claves autonuméricas en bases réplicas.Decimal: Para almacenar valores comprendidos entre -10^38-1 y 10^38-1 (si estamos en una base de datos .adp) y números entre -10^28-1 y 10^28-1 (si estamos en una base de datos .mdb).

Los campos Autonuméricos son Entero largo.

A los demás tipos de datos, no se les puede especificar tamaño.

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4.3.4. Formato del campo

Esta propiedad se utiliza, para personalizar la forma de presentar los datos en pantalla o en un informe. Se puede establecer para todos los tipos de datos, excepto el Objeto OLE y Autonumérico.

Para los campos Numérico y Moneda, las opciones son:

Número general: Presenta los números tal como fueron introducidos. Moneda: Presenta los valores introducidos con el separador de millares y el símbolo monetario asignado en Windows, como puede ser $. Euro: Utiliza el formato de moneda, con el símbolo del euro. Fijo: Presenta los valores sin separador de millares. Estándar: Presenta los valores con separador de millares. Porcentaje: Multiplica el valor por 100 y añade el signo de porcentaje (%). Científico: Presenta el número con notación científica.

Los campos Fecha/Hora, tienen los siguientes formatos:

Fecha general: Si el valor es sólo una fecha, no se muestra ninguna hora; si el valor es sólo una hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es una combinación de los valores de Fecha corta y Hora larga. Ejemplos: 3/4/93, 05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00 PM. Fecha larga: Se visualiza la fecha con el día de la semana y el mes completo. Ejemplo: Lunes 21 de agosto de 2000. Fecha mediana: Presenta el mes con los tres primeros caracteres. Ejemplo: 21-Ago-2000. Fecha corta: Se presenta la fecha con dos dígitos para el día, mes y año. Ejemplo: 01/08/00. El formato Fecha corta, asume que las fechas comprendidas entre el 1/1/00 y el 31/12/29, son fechas comprendidas entre los años 2000 y el 2029 y las fechas comprendidas entre el 1/1/30 y el 31/12/99, pertenecen al intervalo de años entre 1930 y 1999. Hora larga: Presenta la hora con el formato normal. Ejemplo: 17:35:20. Hora mediana: Presenta la hora con formato Pm o Am. Ejemplo: 5:35 Pm. Hora corta: Presenta la hora sin los segundos. Ejemplo: 17:35.

Los campos Sí/No, disponen de los formatos predefinidos Sí/No, Verdadero/Falso y Activado/Desactivado.

Sí, Verdadero y Activado, son equivalentes entre sí, al igual que lo son No, Falso y Desactivado.

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Nota: El control predeterminado para un dato Sí/No, es la casilla de verificación; por lo que, en la vista Hoja de Datos los datos de este tipo, aparecen como una casilla de verificación y no se ve el efecto de la propiedad formato. Si se quiere ver el efecto, se tiene que cambiar el control predeterminado en la ficha Búsqueda de las propiedades del campo, en la propiedad Mostrar control elegir el Cuadro de texto, como se muestra a continuación.

Los campos Texto y Memo, no disponen de formatos predefinidos. Para los campos Texto, se tendrían que crear formatos personalizados.

4.3.5. Lugares decimales

Esta propiedad permite indicar el número de decimales, que se quiere asignar a un tipo de dato Numérico o Moneda.

4.3.6. Máscara de entrada

Se utiliza la máscara de entrada, para facilitar la entrada de datos y para controlar los valores que los usuarios pueden introducir. Por ejemplo, se puede crear una máscara de entrada para un campo Número de teléfono, que muestre exactamente cómo debe introducirse un número nuevo: (___) ___-____.

Access dispone de un Asistente para máscaras de entradas, que facilita el establecer esta propiedad, y al cual se accederá al hacer clic sobre el botón , que aparece a la derecha de la propiedad a modificar, una vez activada dicha propiedad.

4.3.7. Título

Se utiliza esta propiedad ,para indicar cómo queremos que se visualice la cabecera del campo.

Por ejemplo, si un campo se llama Fnac y se indica Fecha de nacimiento, como valor en la propiedad Título, en la cabecera del campo Fna,c se verá Fecha de nacimiento.

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4.3.8. Valor predeterminado

El valor predeterminado, es el valor que se almacenará automáticamente en el campo, si no se introduce ningún valor. Se suele emplear, cuando se sabe que un determinado campo, va a tener la mayoría de las veces el mismo valor. Se utiliza esta propiedad, para indicar o especificar cuál va a ser ese valor y que así se introduzca automáticamente en el campo, a la hora de introducir los datos de la tabla.

Por ejemplo, si se tiene la tabla Clientes con el campo Provincia y la mayoría de clientes son de la provincia Valencia, se puede introducir ese valor en la propiedad Valor predeterminado del campo Provincia y así a la hora de introducir los diferentes clientes, automáticamente aparecerá el valor Valencia y no se tendrá que teclear.

Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos, excepto el Objeto OLE, y el Autonumérico.

4.3.9. Regla de validación

Esta propiedad permite controlar la entrada de datos, según el criterio que se especifique. Hay que escribir el criterio, que debe cumplir el valor introducido en el campo, para que sea introducido correctamente.

Por ejemplo si se quiere que un valor introducido, esté comprendido entre 100 y 2000, se puede especificar en esta propiedad >=100 Y <=2000.


4.3.10. Texto de validación

En esta propiedad se escribe el texto, que se quiere que aparezca en pantalla, si se introduce en un campo un valor que no cumple la regla de validación, especificada en la propiedad anterior.

Debe ser un mensaje, para que la persona que se equivoque a la hora de introducir los datos, sepa el porqué de su error y pueda solucionarlo.


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4.3.11. Requerido

Si se quiere que un campo se rellene obligatoriamente, tendrá que asignar a esta propiedad el valor Sí; en caso contrario, el valor será el de No.


4.3.12. Permitir longitud cero

Los campos Memo y Texto cuentan con esta propiedad para controlar que no se puedan introducir valores de cadena que no contengan caracteres o estén vacíos.

4.3.13. Indexado

Se utiliza esta propiedad para establecer un índice de un solo campo. Los índices hacen que las consultas basadas en los campos indexados sean más rápidas, y también aceleran las operaciones de ordenación y agrupación. Por ejemplo, si se busca empleados basándose en un campo llamado Apellidos, se puede crear un índice sobre este campo para hacer más rápida la búsqueda.

Esta propiedad dispone de tres valores:

No: Sin índice. Sí (con duplicados): Cuando se asigna un índice al campo y además admite valores duplicados (dos filas con el mismo valor en el campo). Sí (sin duplicados): Cuando se asigna un índice pero sin admitir valores duplicados.

4.4. Guardar una tabla

Para guardar una tabla, se puede:

Ir al menú Archivo y elegir la opción Guardar. O bien hacer clic sobre el botón Guardar de la barra de herramientas.

Como la tabla aún no tiene nombre asignado, aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

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Escribir el nombre de la tabla.

Hacer clic sobre el botón Aceptar.

Nota: Si no se ha asignado una clave principal antes de guardar la tabla, aparecerá un cuadro de diálogo avisando de ello y preguntando si se quiere que Access cree una. Si se le dice que Sí, añade un campo de tipo autonumérico y lo define como clave principal. Si se le dice que No, se guarda la tabla sin clave principal, ya que una clave principal en una tabla es conveniente, pero no obligatoria.

4.5. Cerrar una tabla

Para cerrar una tabla, seguir los siguientes pasos:

Ir al menú Archivo y elegir la opción Cerrar. O bien hacer clic sobre el botón Cerrar, de la ventana de la tabla de datos.

4.6. Modificar el diseño de una tabla

Aquí se verá las técnicas de edición de registros, para modificar tanto la definición de una tabla, como los datos introducidos en ella.

Si una vez creada una tabla, se quiere cambiar algo de su definición (por ejemplo, añadir una nueva columna, ampliar una columna que ya existe, borrar una columna, etc.), se tendrá que realizar una modificación en su diseño:

Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a modificar, en el caso due no lo estuviera. Seleccionar la tabla que se quiere modificar, haciendo clic sobre ésta, para que su nombre aparezca remarcado.

Hacer clic sobre el botón Diseño , de la ventana de la base de datos. Aparecerá la ventana de diseño de tablas estudiada, en la unidad temática anterior.

Para modificar la definición de un campo, posicionar el cursor sobre el campo a modificar y realizar las sustituciones necesarias.

Para añadir un nuevo campo:

Ir al final de la tabla y escribir la definición del nuevo campo

o bien,

Situarse en uno de los campos ya creados y hacer clic en el icono de la barra Diseño de tabla. En este último caso, el nuevo campo se insertará delante del que se encuentra posicionado.

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Para eliminar un campo,

Posicionarse en el campo y hacer clic en el icono de la barra Diseño de tabla

o bien, Seleccionar toda la fila correspondiente al campo haciendo, clic en su extremo

izquierdo y cuando esté remarcada pulsar la tecla Supr o Del.

Se borrará el campo de la definición de la tabla y los datos almacenados en el campo, también desaparecerán. Por último, guardar la tabla.

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5. CAPÍTULO IV RELACIONES ENTRE OBJETOS

En esta unidad, se verá cómo relacionar tablas y los diferentes tipos de relaciones que pueden existir, entre dos tablas de una base de datos.

Una vez creadas tablas independientes, para cada tema de la base de datos, se necesita una forma de indicar a Access, cómo debe combinar la información. El primer paso de este proceso, consiste en definir relaciones entre las tablas. Una vez realizada esta operación, ya se puede comenzar a crear otros tipos de objetos, como consultas, formularios e informes, para mostrar información de varias tablas a la vez.

En una relación se hacen coincidir los datos de los campos clave (normalmente un campo con el mismo nombre en ambas tablas). En la mayoría de los casos, estos campos coincidentes son la clave principal de una tabla, que proporciona un identificador único para cada registro y una clave externa de la otra tabla. Por ejemplo, una tabla con información sobre empleados, puede relacionarse con otra con datos de pedidos a través de un campo común, que podría ser id. de empleado.

A la hora de establecer relaciones entre tablas, pueden presentarse dos situaciones diferentes:

Relación Uno a Varios

La relación uno a varios, es el tipo de relación más común. En este tipo de relación, un registro de la Tabla A, puede tener muchos registros coincidentes en la Tabla B, pero un registro de la Tabla B, sólo tiene un registro coincidente en la Tabla A.

Relación Uno a Uno

En una relación uno a uno, cada registro de la Tabla A sólo puede tener un registro coincidente en la Tabla B y viceversa. Este tipo de relación no es habitual, debido a que la mayoría de la información relacionada de esta forma, estaría en una sola tabla. Puede utilizar la relación uno a uno, para dividir una tabla con muchos campos, para aislar parte de una tabla por razones de seguridad o para almacenar información, que sólo se aplica a un subconjunto de la tabla principal. Por ejemplo, puede crear una tabla que registre los empleados, acogidos a un determinado plan de jubilación.

5.1. Crear la primera Relación

Para crear relaciones en Access primero se debe acceder a la ventana Relaciones, se puede optar por:

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Estando en la ventana Base de datos, ir al menú Herramientas, y elegir la opción Relaciones... O bien

Hacer clic sobre el botón de la barra de herramientas.

Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla de la derecha, esperando indicarle las tablas que formarán parte de la relación a crear.

Seleccionar una de las tablas que pertenecen a la relación y haciendo clic sobre ella, aparecerá dicha tabla remarcada.

Hacer clic sobre el botón Agregar. Repetir los dos pasos anteriores, hasta añadir todas las tablas de las relaciones a crear. Hacer clic sobre el botón Cerrar.

Ahora aparecerá la ventana Relaciones, con las tablas añadidas en el paso anterior.

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Para crear la relación:

Ir sobre el campo de relación de la tabla principal (en nuestro caso aulaclic_codigo). Pulsar el botón izquierdo del ratón y manteniéndolo pulsado, arrastrar hasta el campo codigo de la tabla secundaria (Tabla1). Soltar el botón del ratón.

Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones:

En la parte superior, deben estar los nombres de las dos tablas relacionadas (clientes de aulaClic y tabla1) y debajo de éstos, el nombre de los campos de relación (aulaclic_codigo y codigo). Ojo! Siempre deben ser campos que contengan el mismo tipo de información y por lo tanto, del mismo tipo.

Observar en la parte inferior el Tipo de relación que se asignará, dependiendo de las características de los campos de relación (en nuestro caso uno a varios). Activar el recuadro Exigir integridad referencial, haciendo clic sobre éste. Si se desea, se puede activar las casillas Actualizar en cascada los campos relacionados y Eliminar en cascada los registros relacionados.

Para terminar, hacer clic sobre el botón Crear. Se creará la relación y ésta aparecerá en la ventana Relaciones.

5.2. Añadir tablas a la ventana Relaciones

Si ya se ha creado una relación y se quiere crear otra, pero no se dispone de la tabla en la ventana Relaciones, se debe añadir la tabla a la ventana:

Primero se debe situar en la ventana Relaciones, haciendo clic sobre el icono de la barra de herramientas.

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Para añadir la tabla se puede elegir entre:

Hacer clic sobre el ícono Mostrar tabla

o bien,

Del menú Relaciones elegir la opción Mostrar tabla.

Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tablas, estudiado en el apartado anterior. Añadir las tablas necesarias. Cerrar el cuadro de diálogo.

5.3. Quitar tablas de la ventana Relaciones

Si se quiere eliminar una tabla de la ventana Relaciones:

Primero se sitúa en la ventana Relaciones, haciendo clic sobre el ícono de la barra de herramientas.

Después se puede elegir entre:

Hacer clic con el botón derecho sobre la tabla y elegir la opción Ocultar tabla del menú contextual que aparecerá,

Hacer clic sobre la tabla para seleccionarla y del menú Relaciones, elegir la opción Ocultar tabla, desaparecerá de la ventana la tabla y todas las relaciones asociadas a ella.

5.4. Modificar Relaciones

Para modificar relaciones ya creadas: Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre estas dos formas:

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Hacer clic con el botón derecho, sobre la relación a modificar y elegir la opción Modificar relación... del menú contextual que aparecerá,

o bien,

Hacer clic sobre la relación a modificar y elegir del menú Relaciones, la opción Modificar relación...

Se abrirá el cuadro de diálogo Modificar relaciones estudiado anteriormente. Realizar los cambios deseados. Hacer clic sobre el botón Aceptar.

5.5. Eliminar Relaciones

Si lo que se quiere es borrar la relación se puede: hacer clic con el botón derecho sobre la relación a borrar y elegir la opción Eliminar

del menú contextual,

o bien,

Hacer clic sobre la relación a modificar y elegir del menú Edición la opción Eliminar Hacer clic con el botón izquierdo sobre la relación, la relación quedará seleccionada,

y a continuación pulsar la tecla Del.La relación queda eliminada de la ventana y de la base de datos.

5.6. Limpiar la ventana relaciones

Cuando la base de datos contiene muchas tablas y muchas relaciones, la ventana Relaciones puede llegar a ser tan compleja, que sea difícil interpretarla. Se puede salvar esta dificultad limpiando la ventana y visualizando en ella únicamente las tablas que son de interés y sus relaciones. Para ello, utilizará la opción Borrar diseño y Mostrar relaciones directas que se describen a continuación.

Para limpiar la ventana Relaciones:Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre estas dos formas:

Elegir del menú Edición la opción Borrar diseño

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o bien,

hacer clic en el icono de la barra de herramientas.

Desaparecerán todas las tablas y todas las relaciones de la ventana Relaciones. Desaparecen las relaciones de la ventana, pero siguen existiendo en la base de datos, únicamente hemos limpiado la ventana.

A partir de ese momento se pueden ir añadiendo a la ventana, las tablas que interesan (con la opción Mostar tabla estudiada anteriormente) y las relaciones definidas con esas tablas con la opción Mostrar directas, que se explican a continuación.

5.7. Mostrar relaciones directas

Esta opción permite visualizar en la ventana Relaciones, todas las relaciones basadas en una tabla determinada para ello:

Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre:

Hacer clic con el botón derecho sobre la tabla y elegir la opción Mostrar directas del menú contextual que aparecerá,

Hacer clic sobre la tabla para seleccionarla y elegir del menú Relaciones, la opción Mostrar directas

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Hacer clic sobre la tabla para seleccionarla y hacer clic en el ícono

Aparecerán todas las relaciones asociadas a la tabla y todas las tablas que intervienen en estas relaciones.

5.8. Visualizar todas las relaciones

Si se quiere visualizar en la ventana Relaciones todas las relaciones: Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre:

Hacer clic con el botón derecho sobre el fondo de la ventana y elegir la opción Mostrar todo del menú contextual que aparecerá,

Elegir del menú Relaciones la opción Mostrar todo

Hacer clic en el icono

Aparecerán todas las relaciones existentes en la base de datos y las tablas asociadas.

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6 CAPÍTULO V CONSULTAS

6.1. Tipos de Consultas

Las consultas son los objetos de una base de datos, que permiten recuperar datos de una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.

Existen varios tipos de consultas:

Consultas de selección. Son las consultas que extraen o los muestran datos. Muestran aquellos datos, de una tabla que cumplen los criterios especificados. Una vez obtenido el resultado, se podrán consultar los datos para modificarlos (ésto se podrá hacer o no según la consulta). Una consulta de selección, genera una tabla lógica (se llama lógica porque no está físicamente en el disco duro, sino en la memoria del ordenador y cada vez que se abre, se vuelve a calcular).

Consultas de acción. Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de consultas: de acción, de eliminación, de actualización, de datos anexados y de creación de tablas.

Consultas específicas de SQL. Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrícula QBE de Access, sino que se tienen que definir directamente en SQL.

6.2. Crear una Consulta

Para crear una consulta, seguir los siguientes pasos: Abrir la base de datos, donde se encuentra la consulta a crear. Hacer clic sobre el objeto Consulta, que se encuentra en el lateral izquierdo de la ventana Base de datos.Esta es la pantalla que aparece:

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Luego se tienen tres alternativas:

Hacer doble clic sobre la opción, Crear una consulta utilizando el asistente.

En este caso se abre la ventana del asistent,e en la que se pide elegir la tabla de la que va a sacar los datos, los campos que se quieren visualizar y el título de la consulta. A continuación, genera automáticamente la consulta correspondiente.

Hacer doble clic sobre la opción Crear una consulta en vista diseño.

En este caso, se abre la ventana Diseño de consulta que se detallará más adelante y en la que se podrá definir con más detalle la consulta.

Hacer clic sobre el botón de la ventana Base de datos. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

El Asistente para consultas sencillas, es lo mismo que la opción Crear una consulta utilizando el asistente, comentada más arriba.

Los otros asistentes, permiten generar tipos especiales de consulta ,que se verá más adelante.

La opción Vista Diseño, tiene el mismo efecto que la opción Crear una consulta en vista diseño. Ésta es la opción que se explicará a continuación.

Al entrar en la Vista Diseño de consulta, se pide primero las tablas de las que la consulta sacará los datos, con un cuadro de diálogo parecido al siguiente:

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Seleccionar la tabla de la que se quiere sacar datos y hacer clic sobre el botón Agregar.

Si se quiere extraer datos de varias tablas, agregar de la misma forma las demás tablas.

Finalmente hacer clic sobre el botón Cerrar.

Aparecerá la ventana Vista Diseño de consultas.

6.3. La vista Diseño

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Si se observa la pantalla, en la parte superior se tiene la zona de tablas, donde aparecen las tablas añadidas con sus correspondientes campos y en la parte inferior denominada cuadrícula QBE, se define la consulta. Cada columna de la cuadrícula QBE, corresponde a un campo. Cada fila tiene un propósito que detallamos brevemente a continuación, más adelante se irá profundizando en la explicación:Campo: Ahí se ubica el campo a utilizar, que en la mayoría de los casos será el campo a visualizar. Puede ser el nombre de un campo de la tabla y también puede ser un campo calculado.Tabla: Nombre de la tabla de la que se extrae el campo. Será útil cuando se definan consultas basadas en varias tablas.Orden: Sirve para ordenar las filas del resultado.Mostrar: Si la casilla de verificación aparece desactivada, la columna no aparecerá en el resultado, ya que se suele desactivar, cuando se quiere utilizar el campo para definir la consulta, pero no se quiere que aparezca en el resultado. Por ejemplo, si se desea que la consulta saque todos los alumnos de Iquique, se necesita el campo Población para seleccionar los alumnos, pero no se quiere que aparezca la población en el resultado, ya que todos son de la misma población.Criterios: Sirve para especificar un criterio de búsqueda. Un criterio de búsqueda, es una condición que deben cumplir los registros, que aparecerán en el resultado de la consulta. Por lo tanto, está formado por una condición o varias condiciones, unidas por los operadores Y (AND) y O (OR).O: Esta fila y las siguientes, se utilizan para combinar condiciones.

6.4. Añadir campos

Para añadir campos a la cuadrícula, se puede:

Hacer doble clic sobre el nombre del campo, que aparece en la zona de tablas. Éste se colocará en la primera columna libre de la cuadrícula.

Hacer clic sobre el nombre del campo, que aparece en la zona de tablas y sin soltar el botón del ratón, arrastrar el campo sobre la cuadrícula; soltar el botón cuando se está sobre la columna, delante de la cual se quiere dejar el campo que se está añadiendo.

Hacer clic sobre la fila Campo: de una columna vacía de la rejilla, aparecerá a la derecha la flecha para desplegar la lista de todos los campos, de todas las tablas que aparecen en la zona de tablas. Si se tienen muchos campos y varias tablas, se puede reducir la lista, seleccionando primero una tabla en la fila Tabla:, así en la lista desplegable, sólo aparecerán campos de la tabla seleccionada.

También se podrá teclear directamente, el nombre del campo en la fila Campo: de una columna vacía de la cuadrícula.

Si se quiere que todos los campos de la tabla, aparezcan en el resultado de la consulta, se puede utilizar el asterisco * (sinónimo de 'todos los campos').

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6.5. Definir Campos Calculados

Los campos calculados, son campos obtenidos del resultado de una expresión o de una función.

6.5.1. Formar expresiones

Los campos calculados, son campos obtenidos del resultado de una expresión.Una expresión, se forma combinando un operador con uno o generalmente dos operandos. La mayoría de las veces, un operando será un campo de la tabla y el otro un valor concreto u otro campo.

Operadores.

Operador +, se utiliza para sumar dos números. Operador -, se utiliza para hallar la diferencia entre dos números.Operador *, se utiliza para multiplicar dos números.Operador ^, se utiliza para elevar un número a la potencia del exponente ( número ^ exponente )Operador / , se utiliza para dividir dos números y obtener un resultado de signo flotante.Operador \, se utiliza para dividir dos números y obtener un resultado entero. Operador Mod, divide dos números y devuelve sólo el resto.El operador &, se utiliza para concatenar dos expresiones de tipo texto.También se puede utilizar el operador de suma + cuando los dos operandos son de tipo texto, para concatenarlos. Un consejo es utilizar el operador & para la concatenación y así evitar errores o confusiones. Un operando puede ser un nombre de columna, una expresión, un valor concreto o una función predefinida.

Valores concretosLos valores concretos, se deben escribir siguiendo las siguientes reglas:

Los valores numéricos se indican poniendo el número sin más. Se tiene que utilizar, para separar la parte entera de los decimales, el símbolo definido en la configuración de Windows; además, los valores numéricos no se pueden escribir formateados, no se pueden escribir con separadores de miles. Por ejemplo, en una expresión correcta no puedo escribir (ventas + 1.000.000) ni tampoco (ventas + 1,000,000); se tiene que escribir (ventas +1000000)

Ejemplo: 2

Los valores de tipo texto deben ir siempre entre comillas simples ' o dobles ".

Ejemplo: ', ' ó ",", 'VALENCIA'

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Los literales de fecha se escriben entre # y deben estar en el formato de EE.UU., incluso si no se está utilizando la versión norteamericana, del motor de base de datos Microsoft Jet. Por ejemplo, el 10 de mayo de 1996, se escribe 10/5/96 en España y Latinoamérica y 5/10/96 en Estados Unidos de América. Para indicar la fecha 10 de mayo de 1996, en cualquier base de datos ya sea española, latinoamericana o de EE.UU., se deberá escribir #5/10/96#; con el formato #mes/dia/año#

También se puede utilizar la función DateValue, que reconoce las configuraciones internacionales establecidas por Microsoft Windows. Por ejemplo, DateValue('10/5/96'), es equivalente a #05/10/96# si la configuración de Windows, define las fechas con el formato dia/mes/año.

Funciones predefinidas.

Access tiene muchas funciones predefinidas que se pueden utilizar, enumerarlas y explicarlas sería demasiado largo. Lo mejor es saber que se tiene a su disposición muchas funciones y que cuando se quiera obtener algo diferente, se debe consultar la ayuda de Access para ver si existe ya una función, para lo que se quiera realizar.A título de ejemplo, verá algunas que se utilizan más a menudo:

DATE() o fecha() devuelve el día en que estamos.NOW() o Hoy() devuelve el día y la hora actual.YEAR(fecha) o Año() devuelve el año de la fecha. MONTH(fecha) o Mes() devuelve el mes de la fecha.DATEVALUE(literal) o ValorFecha() convierte el literal en un valor de fecha.

Nombres de campos.

Los nombres de los campos se indican entre corchetes [ ]. Cuando un nombre de campo está formado por una sola palabra, se pueden omitir corchetes; pero si el nombre, contiene varias palabras separadas por espacios en blanco, es obligatorio ponerlo entre corchetes [ ].

Por ejemplo para hacer referencia al campo Población, puedo escribir Población o [Población], pero el campo Fecha de nacimiento, siempre se escribirá [Fecha de nacimiento]

Uso del paréntesis.

Cuando se combinan varias expresiones, se puede utilizar los paréntesis para delimitar cada expresión. Siempre se tiene que utilizar un paréntesis de apertura (y uno de cierre).

Ejemplo: ventas + (ventas * 0.1)

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El uso del paréntesis, sirve para que la expresión quede más clara, sobretodo cuando combinamos muchas expresiones y para que los operadores actúen en el órden que se desee, para así olvidarse de la prioridad de los operadores.

6.6. Encabezados de columna

Se puede cambiar el encabezado de las columnas, del resultado de la consulta.Normalmente aparece en el encabezado de la columna, el nombre de la columna. Si se quiere cambiar ese encabezado, se indica en la fila Campo: escribiéndolo delante del nombre del campo y seguido de dos puntos ( : ). Se suele utilizar sobretodo, para los campos calculados. En la consulta que aparece más arriba, tienes el ejemplo de la segunda columna. Ésta tendrá en el encabezado mes_nacimiento y en la columna, se visualizará el mes de la fecha de nacimiento (se tiene un campo calculado que utiliza la función mes( ), función que obtiene el mes de una fecha).

6.7. Cambiar el orden de los campos

Si se han incluído campos en la cuadrícula y se quiere cambiar el órden de estos campos, podría mover una columna (o varias) arrastrándola o bien cortando y pegando.

Para mover una columna arrastrándola:Posicionar el cursor sobre el extremo superior de la columna y cuando aparece la flecha

hacer clic; la columna aparecerá resaltada (está seleccionada).

Mover un poco el cursor, para que aparezca la flecha . Pulsar el botón del ratón y sin soltarlo, arrastrar la columna hasta la posición deseada.

Para mover una columna cortándola:Seleccionar la columna (posicionar el cursor sobre el extremo superior de la columna y

cuando aparece la flecha hacer clic).

Hacer clic sobre el icono (o elegir la opción Cortar del menú Edición, o bien teclear Ctrl+X); desaparecerá la columna.A continuación, crear una columna en blanco en el lugar donde se quiera mover la columna que se ha cortado, con la opción Columnas del menú Insertar.

Seleccionar esa columna y hacer clic sobre el icono (o elegir la opción Pegar del menú Edición, o bien teclear Ctrl+V). Se pueden seleccionar varias columnas consecutivas, seleccionando la primera y manteniendo la tecla May pulsada; seleccionar la última columna a seleccionar. Se seleccionarán las dos columnas y todas las columnas, que se encuentren entre las dos.

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6.8. Guardar la Consulta

Podrá Guardar la consulta

Haciendo clic sobre el botón de la barra de herramientas

o bien,

Seleccionando la opción Guardar del menú Archivo.

Si es la primera vez que se guarda la consulta, aparecerá el cuadro de diálogo para darle un nombre.

Se puede poner cualquier nombre, excepto el de una tabla ya creada.A continuación hacer clic sobre el botón Aceptar. Para cerrar la consulta hacer clic sobre su botón.

Se puede ejecutar una consulta, desde la ventana Diseño de consulta o bien, desde la ventana Base de datos.

Desde la ventana Base de datos: Primero seleccionar la consulta a ejecutar haciendo clic sobre ella.

A continuación hacer clic sobre el botón de la ventana de la base de datos.

Desde la vista diseño de la consulta:

Haciendo clic sobre el botón de la barra de herramientas. Cuando la consulta es de selección, para visualizar el resultado, también se puede

hacer clic sobre el botón (Vista Hoja de Datos)Cuando se está visualizando el resultado de una consulta, lo que se ve realmente, es la parte de la tabla que cumple los criterios especificados; por lo tanto, si se modifica algún dato de los que aparecen en la consulta, estaremos modificando el dato en la tabla (excepto algunas consultas que no permiten esas modificaciones).

6.9. Modificar el diseño de una consulta

Si lo que se quiere es modificar el diseño de una consulta:

Situarse en la ventana Base de datos, en el objeto Consultas,Seleccionar la tabla a modificar haciendo clic sobre ella.

Hacer clic sobre el botón .

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6.10. Ordenar las Filas

Para ordenar las filas del resultado de la consulta:

Hacer clic sobre la fila Orden: del campo por el cual se quiere ordenar las filas, hacer clic sobre la flecha que aparecerá para desplegar la lista y elegir el tipo de ordenación.Puede ser Ascendente; en este caso, se ordenarán de menor a mayor si el campo es numérico; por orden alfabético si el campo es de tipo texto; de anterior a posterior si el campo es de tipo fecha/hora, etc..., o bien puede ser Descendente en orden inverso.

Se puede ordenar también por varios campos; para ello rellenar la fila Orden: de todas las columnas por las que quiera ordenar. En este caso, se ordenan las filas por la primera columna de ordenación; para un mismo valor de la primera columna, se ordenan por la segunda columna y así sucesivamente. El órden de las columnas de ordenación, es el que aparece en la cuadrícula; es decir, por ejemplo, si se quiere ordenar por provincia y dentro de la misma provincia, por localidad, tendrá que tener en la cuadrícula primero la columna provincia y después la columna localidad. El tipo de ordenación es independiente, por lo que se puede utilizar una ordenación distinta para cada columna. Por ejemplo, ascendente por la primera columna y dentro de la primera columna, descendente por la segunda columna.

6.11. Seleccionar filas

Para seleccionar filas, tiene que indicar un criterio de búsqueda. Un criterio de búsqueda, es una condición que deberán cumplir todas las filas, que aparezcan en el resultado de la consulta.Normalmente la condición estará basada en un campo de la tabla. Por ejemplo, para seleccionar los alumnos de Iquique, la condición sería población = "Iquique". Para escribir esta condición en la cuadrícula, se tiene que tener en una de las columnas de la cuadrícula el campo poblacion y en esa columna, poner en la fila Criterios: el resto de la condición o sea ="Iquique".

Cuando la condición es una igualdad, no es necesario poner el signo =. Se puede poner directamente el valor Iquique en la fila Criterios: ya que si no se pone operador, asume por defecto el =. Tampoco es necesario poner las comillas, las añadirá por defecto. Siempre que se encuentra un texto, lo encierra entre comillas. Si en la fila Criterios: se quiere poner un nombre de campo, en vez de un valor (para comparar dos campos entre sí), se tiene que encerrar el nombre del campo entre corchetes [ ]. Por ejemplo, se quiere poner la condición precio = costo, en la que precio y costo son dos campos, tenemos que poner en la fila criterios: [costo]; si no ponemos los corchetes, añadirá las comillas y entenderá Precio = "costo", precio igual al valor Costo, no al contenido del campo Costo. Para indicar varias condiciones, se emplean los operadores Y y O.

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En un criterio de búsqueda, en el que las condiciones están unidas por el operador Y, para que el registro aparezca, se deben cumplir todas las condiciones. Por ejemplo, precio > 100 y precio < 1200, aparecen los registros cuyo precio está comprendido entre 101 y 1199.

En un criterio de búsqueda, en el que las condiciones están unidas por el operador O, el registro aparecerá en el resultado de la consulta, si cumple al menos una de las condiciones.

Todas las condiciones establecidas en la misma fila de la cuadrícula, quedan unidas por el operador Y.

En el ejemplo siguiente serían alumnos de Iquique Y, cuya fecha de nacimiento esté comprendida entre el 1/1/60 y el 31/12/69.

Del mismo modo pasa con cada una de las filas O:Si queremos que las condiciones queden unidas por el operador O, tenemos que colocarlas en filas distintas (utilizando las filas O: y siguientes).

Por ejemplo, si en la cuadrícula QBE, tenemos especificado los siguientes criterios:

Visualizaremos de la tabla Alumnado, los campos Apellidos, Nombre, Población y Fecha nacimiento. Los alumnos aparecerán ordenados por Apellidos, pero únicamente aparecerán aquellos que sean de Iquique y hayan nacido entre el 1/1/60 y el 31/12/69, o bien aquellos de Arica, sea cual sea su fecha de nacimiento.

¡Ojo! El criterio de la fecha de nacimiento, únicamente afecta a la población Iquique, por encontrarse en la misma fila. Access no diferencia entre mayúsculas y minúsculas, a la hora de realizar la búsqueda de registros.

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6.12. Las consultas Multitabla

Una consulta multitabla, es una consulta que obtiene datos de varias tablas, por lo que deberá contener en la zona de tablas de la ventana Diseño, las distintas tablas de donde obtiene esos datos.

Para añadir una tabla a la zona de tablas, podemos (una vez en la ventana Diseño de consulta):

Desplegar el menú Consulta y elegir la opción Mostar tablao bien,

Hacer clic sobre el icono de la barra de Herramientas.

Si las tablas no están relacionadas o no tienen campos con el mismo nombre, la consulta obtiene la concatenación, de todas las filas de la primera tabla, con todas las filas de la segunda tabla. Si se tiene una tercera tabla, concatenará cada una de las filas obtenidas en el primer paso, con cada una de las filas de la tercera tabla y así sucesivamente. Se observa que no interesa basar la consulta en muchas tablas, ya que el resultado de la concatenación, puede alcanzar dimensiones gigantescas.

Además, normalmente la mayoría de las concatenaciones obtenidas no sirven y entonces, tenemos que añadir algún criterio de búsqueda, para seleccionar las filas que al final interesan. Por ejemplo, le puede interesar datos de la tabla Alumnado y de la tabla Curso,s porque se quiere sacar una lista con los datos de cada alumno y nombre del curso al que pertenece. En este caso, no le interesa unir el alumno con cada uno de los cursos, sino unirlo al curso que tiene asignado. Para esto, se tiene que combinar las dos tablas.

6.13. Combinar Tablas

Combina dos tablas por un campo (o varios) de unión, de la misma forma que se relacionan tablas en la ventana Relaciones, arrastrando el campo de unión de una de las tablas, sobre el campo de unión de la otra tabla. De hecho, si añaden a la zona de tablas relacionadas, éstas aparecerán automáticamente combinadas, en la zona de tablas de la ventana Diseño de Consulta.

También se combinan automáticamente, tablas que tengan un campo con el mismo nombre en las dos tablas, aunque no exista una relación de afinidad entre ellas.Cuando dos tablas están combinadas en una consulta, para cada fila de una de las tablas Access, busca directamente en la otra tabla, las filas que tienen el mismo valor en el campo de unión, con lo cual se emparejan sólo las filas que luego aparecen en el resultado y la consulta es más eficiente.

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Cuando las tablas están combinadas, aparecen en la ventana diseño de la consulta, de la siguiente manera:

Las composiciones vistas hasta ahora son composiciones internas, ya que todos los valores de las filas del resultado, son valores que están en las tablas que se combinan.Con una composición interna sólo se obtienen las filas, que tienen al menos una fila de la otra tabla que cumpla la condición. Veamos un ejemplo:

En la lista de alumnos comentada anteriormente, no saldrán los alumnos que no tengan curso asignado.

Pues en los casos, en que queremos que también aparezcan las filas que no tienen una fila coincidente en la otra tabla, utilizaremos la Composición externa.

6.14. Las Consultas de resúmen

En Access se puede definir un tipo de consultas, cuyas filas resultantes son un resúmen de las filas del origen de la consulta; por eso se denominan consultas de resumen. También se conocen como consultas sumarias.Es importante entender, que las filas del resultado de una consulta de resúmen, tienen una naturaleza distinta, a las filas de las demás tablas resultantes de consultas, ya que corresponden a varias filas de la tabla origen.

Para simplificar, ver el caso de una consulta basada en una sola tabla, una fila de una consulta 'no resumen', corresponde a una fila de la tabla origen; contiene datos que se encuentran en una sola fila del origen, mientras que una fila de una consulta de resúmen, corresponde a un resúmen de varias filas de la tabla origen. Esta diferencia es lo que va a originar una serie de restricciones, que sufren las consultas de resúmen y que se verán a lo largo del tema. Por ejemplo, este tipo de consulta no permite modificar los datos del origen.

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En el ejemplo que viene a continuación, se tiene un ejemplo de consulta normal, en la que se visualizan las filas de una tabla de oficinas, ordenadas por región. En este caso, cada fila del resultado se corresponde con una sola fila de la tabla oficinas, mientras que la segunda consulta es una consulta resúmen, cada fila del resultado, se corresponde con una o varias filas de la tabla oficinas.

Una consulta de resúmen, se define activando la opción Totales del menú Ver o bien

haciendo clic sobre el icono de la barra de herramientas.

En cualquiera de los dos casos, se añade una fila a la cuadrícula QBE, la fila Total:Todas las columnas que incluyamos en la cuadrícula, deberán tener un valor en esa fila. E, ese valor le indicará a Access, qué hacer con los valores contenidos en el campo escrito en la fila Campo:Los valores que podemos indicar en la fila Total: son los que aparecen al desplegar la lista asociada a la celda, como puedes ver en la imagen superior:

6.15. Incluír Criterios de Búsqueda

La opción Dónde permite poner un criterio de búsqueda, que se aplicará a las filas del origen de la consulta, antes de realizar los cálculos. Por ejemplo, si se quiere saber cuántos alumnos tenemos de Iquique, tenemos que contar los registros de la tabla alumnado, pero seleccionando previamente los de Iquique. Ésto se definiría de la siguiente forma:

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También se puede incluír un criterio de búsqueda, en una columna que no tenga la opción Dónde. En este caso, la condición se aplicará a las filas resultantes de la consulta. Para la condición de selección, se pueden utilizar los mismos operadores de condición, que en una consulta normal. También se pueden escribir condiciones compuestas (unidas por los operadores OR, AND, NOT). Notar que existe una limitación, en la fila Criterios: no se podrá poner un nombre de columna, si esta columna no es una columna de agrupación.

6.16 Las Consultas de Acción

Las consultas de acción, son consultas que permiten realizar cambios en los datos, almacenados en una tabla. Con estas consultas podemos crear una nueva tabla, a partir de los registros de otra, modificar los datos almacenados, insertar nuevos registros o eliminar registros

6.16.1. Consultas de Creación de Tabla

Las consultas de creación de tabla, son consultas que almacenan en una nueva tabla, el resultado de una consulta de selección.Se suelen utilizar para crear tablas de trabajo, tablas intermedias. Se crean para una determinada tarea, (por ejemplo, para almacenar el resultado de una consulta compleja, que tarda en ejecutarse y que se va a utilizar en varios informes) y cuando se ha terminado esa tarea, se borran. También puede ser útil, para sacar datos en una tabla para enviarlos a alguien o para crear copias de nuestras tablas.

Para crear una consulta de Creación de tabla:Se abre una nueva consulta en vista diseño.Se añade la tabla o las tablas, de donde se van a sacar los datos a grabar en la nueva tabla.Se diseña la consulta como una consulta de selección normal, de tal forma que en el resultado de esa consulta, aparezcan exactamente los registros, que se quieran guardar en la nueva tabla.Desplegar el menú Consulta y elegir la opción Consulta de creación de tabla…

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o bien desplegar el botón de la barra de herramientas y elegir la opción Consulta de creación de tabla.Aparecerá el cuadro de diálogo Crear tabla:

Escribir en el recuadro Nombre de tabla: el nombre de la nueva tabla. Normalmente se creará la tabla, en la misma base de datos (opción Base de datos activa), pero se puede crear la tabla en otra base de datos. En este caso, se tiene que activar la opción Otra base de datos: y escribir en el cuadro Nombre del archivo: el nombre de la base de datos, donde se creará la tabla. Debe ser el nombre completo incluída la ruta; por eso es más cómodo buscar la base de datos con el botón Examinar.... Al pulsar Examinar... aparecerá el cuadro de diálogo, para buscar en el árbol de carpetas, la base de datos donde se quiere guardar la nueva tabla.

Por último hacer clic sobre el botón Aceptar y volver a la ventana Diseño de consulta:

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La ventana de diseño, será igual a la de una consulta de selección. En ella definir la consulta de selección, para obtener los datos a grabar en la nueva tabla. La única diferencia es que en la barra de título, después del nombre de la consulta, pone Consulta de creación de tabla y si abre las propiedades de la consulta, haciendo clic sobre el

ícono de la barra de herramientas, verá en la propiedad Tabla de destino, el nombre de la tabla que se tiene que crear y en Base de datos de destino, la base de datos donde se creará:

Para ver los datos que se grabarán en la nueva tabla, hacer clic sobre el tipo de vista

Hoja de datos, de la barra de herramientas o bien desplegar el menú Ver y elegir la opción Vista hoja de datos. Esta opción permite visualizar los datos, sin que se cree la nueva tabla.

La opción Ejecutar consulta, hace que se cree la nueva tabla con los datos obtenidos

de la consulta. Para ejecutar la consulta, hacer clic sobre el icono o bien desplegar el menú Consulta y elegir la opción Ejecutar.

Cuando se ejecuta una consulta de creación de tabla, avisa de esta creación. También avisa cuando ya existe una tabla, con el nombre de la nueva tabla.

Los campos de la nueva tabla, se llamarán como el encabezado de los campos de la consulta y heredarán el tipo de datos de los campos origen, pero no heredan propiedades como clave principal, índices, etc.

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7. CAPÍTULO VI LOS FORMULARIOS

Los formularios sirven para definir pantallas y generalmente para editar los registros de una tabla o consulta.

En esta unidad se verá cómo crear un formulario, manejarlo para la edición de registros y cambiar su diseño.

Para crear un formulario, se tiene que posicionar en la ventana Base de datos, con

el objeto Formularios seleccionado. Al hacer clic en el botón se abre una ventana, con las distintas formas que se tienen para crear un formulario:

Vista Diseño: Abre un formulario en blanco en la vista diseño y se tienen que ir incorporando los distintos objetos, que se quiere aparezcan en él. Este método no se suele utilizar, ya que en la mayoría de los casos, es más cómodo y rápido crear un autoformulario o utilizar el asistente y después sobre el formulario creado, modificar el diseño para ajustar el formulario a necesidades propias. En esta unidad, se verá más adelante cómo modificar el diseño de un formulario.

Asistente para formularios: Utiliza un asistente que va guiando paso por paso, en la creación del formulario.

Autoformulario: Consiste en crear automáticamente un nuevo formulario, que contiene todos los datos de la tabla o consulta origen. Según el tipo de formulario que se elija (en columnas, en tabla,...), el formulario presentará los datos de manera diferente. Cuando se hace clic en una de las opciones, en la parte izquierda aparece un esquema, de cómo se presentarán los datos con esa opción. Por ejemplo Autoformulario: en columnas, presenta cada registro en una pantalla, mientras que Autoformulario: en tabla, presenta varios registros en una misma pantalla y cada registro en una fila.

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Para poder utilizar esta opción, se tiene que rellenar previamente el cuadro Elija la tabla o consulta de donde proceden los datos del objeto: con el nombre del origen del formulario. Este será el único dato a introducir; después, seleccionar el tipo de autoformulario y pulsar el botón Aceptar; Access se encarga del resto.

Asistente para gráficos: Utiliza un asistente que va guiando paso por paso, en la creación del gráfico.

Asistente para tablas dinámicas: Utiliza un asistente que va guiando paso por paso, en la creación de la tabla dinámica.

A continuación, se explica la forma de crear un formulario utilizando el asistente.

7.1. El Asistente para Formularios

Para arrancar el asistente para formularios, podemos hacerlo como lo vimos en el punto anterior o bien, otra forma más rápida es desde la ventana Base de datos, con el objeto Formularios seleccionado, haciendo doble clic en la opción Crear un formulario utilizando el asistente.

Aparece la primera ventana del asistente:

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En esta ventana, pide introducir los campos a incluír en el formulario.

Primero seleccionar la tabla o consulta de donde cogerá los datos, del cuadro Tablas/Consultas, el cual será el origen del formulario. Si se quiere sacar datos de varias tablas, lo mejor será crear una consulta para obtener esos datos y luego, elegir como origen del formulario esa consulta.

A continuación seleccionamos los campos a incluír en el formulario, haciendo clic

sobre el campo y clic sobre el botón , simplemente doble clic sobre el campo.

Si se ha equivocado de campo, pulsar el botón . El campo se quita de la lista de campos seleccionados.

Se puede seleccionar todos los campos a la vez, haciendo clic sobre el botón y

deseleccionar todos los campos a la vez, haciendo clic sobre el botón .

A continuación pulsar el botón Siguiente> y aparece la ventana, que puede ver en la siguiente página.

En esta pantalla, elegir la distribución de los datos dentro del formulario. Seleccionando un formato, aparece en el dibujo de la izquierda, el aspecto que tendrá el formulario con esa distribución.

Una vez seleccionada la distribución que interes,a pulsar el botón Siguiente y aparece la siguiente pantalla:

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En esta pantalla elegir el estilo que se quiere dar al formulario. Puede elegir entre los estilos, que tiene definidos Access. Seleccionando un estilo, aparece en el dibujo de la izquierda, el aspecto que tendrá el formulario con ese estilo.Una vez seleccionado el estilo que interesa, pulsar el botón Siguiente y aparece la última pantalla del asistente para formularios:

En esta ventana, el asistente pregunta el título del formulario. Este título, también será el nombre asignado al formulario.

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Antes de pulsar el botón Finalizar, se puede elegir entre:

Abrir el formulario para ver o introducir información. En este caso, se verá el resultado del formulario preparado, para la edición de registros. Por ejemplo:

o bien,

Modificar el diseño del formulario: Si se selecciona esta opción, aparecerá la vista Diseño de formulario, donde se podrá modificar el aspecto del formulario

7.2. Editar datos de un formulario

Para editar datos de una tabla utilizando un formulario, se debe abrir el formulario, posicionándose en la ventana Base de datos, con el objeto Formularios

seleccionado y hacer clic en el botón o simplemente hacer doble clic, sobre el nombre del formulario en la ventana Base de datos.

Aparecerán los datos del origen del formulario, con el aspecto definido en el formulario (la vista Formulario). A continuación, se puede buscar datos, reemplazar valores, modificarlos como si se estuviera en la vista Hoja de datos de una tabla, desplazarse a lo largo de la tabla, utilizando la barra de desplazamiento, por los registros

que ya se conocen. Lo único que cambia, es el aspecto de la pantalla.

7.3. La vista diseño de formulario

La vista diseño es la que permite definir el formulario. En ella se indica a Access, cómo debe presentar los datos del origen del formulario. Para ello se sirve de los controles, que se verá más adelante.

Para entrar en la vista diseño, se debe posicionar en la ventana Base de datos con

el Formulario seleccionado y a continuación hacer clic en el botón .

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Aparecerá la ventana Diseño de formulario:

El área de diseño consta de tres secciones:

La sección Encabezado de formulario: En ella se pone, lo que se quiere que aparezca al principio del formulario.La sección Detalle: En ella aparecerán los registros del origen del formulario o varios registros o uno sólo por pantalla, según el tipo de formulario. Aunque se visualicen varios registros en una pantalla, se debe indicar en la sección Detalle, el diseño correspondiente a un sólo registro.La sección Pie de formulario: En ella se pone, lo que se quiere que aparezca al final del formulario.Se puede eliminar el encabezado o el pie con el menú; Ver la opción encabezado o pie de formulario.La marca a la izquierda de la opción, indica si las secciones están abiertas o cerradas; si se quitan las secciones, se perderán todos los controles definidos en ellas.

Para abrirlas, sólo se tiene que volver a seleccionar la opción.

Alrededor del área de diseño, se tienen unas reglas que permiten medir las distancias y los controles; también se dispone una cuadrícula, que ayuda a colocar los controles dentro del área de diseño.

Para ver u ocultar las reglas o la cuadrícula, se tiene en el menú Ver, las opciones Regla y Cuadrícula respectivamente.

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Esto es el encabezado del

Esto es el pie del formulario

7.4. Trabajar con controles

Seleccionar controles.Para seleccionar un control, basta hacer clic sobre él. Cuando un control está seleccionado, aparece rodeado de cuadrados, que llamaremos controladores de movimiento (los más grandes) y controladores de tamaño (los más pequeños), como se observa en la siguiente imagen:

Para seleccionar varios controles, hacer clic sobre uno de los controles a seleccionar; mantener pulsada la tecla May y hacer clic en cada uno de los controles a seleccionar.Si se quiere seleccionar varios controles contiguos, hay una forma más rápida: pulsar el botón izquierdo del ratón, sobre el fondo del área de diseño y sin soltarlo arrastrarlo. Aparece dibujado en el área de diseño un cuadrado, cuando se suelta el botón del ratón. Todos los controles que entren en ese cuadrado, quedarán seleccionados, (no hace falta que el control se encuentre completamente dentro del cuadrado).

Añadir controlesPara añadir al formulario un nuevo campo del origen, lo más rápido y cómodo es abrir

el cuadro Campos (si no está abierto), haciendo clic en el botón de la barra de herramientas. En este cuadro, aparecen todos los campos del origen del formulario. A continuación, hacer clic sobre el campo a añadir y sin soltar el botón del ratón, arrastrar el campo en el área del formulario, hasta el lugar donde se quiere que aparezca el campo. Access creará automáticamente, una etiqueta con el nombre del campo y un cuadro de texto asociado al campo.Si se quiere añadir otro tipo de control, como por ejemplo una imagen, abrir el cuadro Herramientas, hacer clic sobre el tipo de control que se quiere añadir y al soltar el botón del ratón, vemos que el cursor ha tomado otra forma. Ahora posicionarse en el área del formulario, donde se quiere definir el control, apretar el botón izquierdo del ratón y manteniéndolo apretado arrastrar el ratón, hasta dejar el control del tamaño deseado.

Para mover un control de sitio, seleccionar el control y mover un poco el ratón sobre el control, hasta que el puntero del ratón tome forma de mano. En ese momento, pulsar el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrastrar el control hasta su posición definitiva. Cuando se selecciona un control, también se selecciona la etiqueta que tiene asociada y se moverán tanto el control, como su etiqueta.Para mover únicamente su etiqueta, mover el ratón encima del controlador de movimiento de la etiqueta y cuando el puntero del ratón toma la forma de un dedo índice, arrastrar la etiqueta.También, se puede mover el control sin su etiqueta, del mismo modo pero el dedo índice, debe aparecer encima del controlador de movimiento del control. Para mover varios controles a la vez, seleccionarlos y al mover uno de ellos, se moverán todos.

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Cambiar el tamaño de los controles.Para cambiar el tamaño de un control, seleccionarlo para que aparezcan los controladores de tamaño; a continuación, mover el ratón encima de uno de los controladores de tamaño. Cuando el puntero toma la forma de una flecha doble, pulsar el botón izquierdo del ratón y sin soltarlo, arrastrarlo hasta que el control tome el tamaño deseado.

Para cambiar el tamaño de varios controles a la vez, seleccionarlos y al cambiar el tamaño de uno de ellos, se cambiarán todos.

Para alinear varios controles, se pueden mover uno a uno guiándonos por la cuadrícula, aunque se tiene una opción del menú Formato, que permite realizarlo de forma más cómoda. Seleccionar los controles a alinear, desplegar el menú Formato, el menú Alinear y elegir la opción deseada, según se quiera alinear los controles a la izquierda, derecha, arriba, abajo, a la cuadrícula. Para ver el efecto de cada opción, tenemos un dibujo en la parte izquierda de la opción.

Ajustar el tamaño de los controles.Si se quiere que varios controles tengan el mismo tamaño, para dejar nuestro formulario más homogéneo y agradable a la vista, se tiene una herramienta muy útil, la opción Tamaño del menú Formato.

Se procede de la misma forma que para alinear controles; seleccionar los controles que se quieren ajustar, desplegar el menú Formato, el menú Tamaño y elegir la opción más adecuada a lo que se quiere hacer.Se puede elegir Ajustar, lo cual hace el control lo suficientemente grande, para que quepa todo su contenido.

A la cuadrícula: ajusta a la cuadrícula.Ajustar al más alto: todos los controles toman la altura del más alto.Ajustar al más corto: todos los controles toman la altura del menos alto.Ajustar al más ancho: todos los controles toman la anchura del más ancho.Ajustar al más estrecho: todos los controles toman la anchura del menos ancho. Cuando se quiere alinear y dejarlos del mismo tamaño, es preferible primero ajustar el tamaño y después alinearlos, porque a veces al cambiar la anchura, se pierde la alineación.

Ajustar el espacio entre controles.Si se quiere cambiar la distancia entre controles, además de moverlos libremente por el área de diseño, se pueden utilizar unas opciones del menú formato.Seleccionar los controles que se quieren ajustar, desplegar el menú Formato, el menú Espacio horizontal y elegir la opción más adecuada a lo que se quiere hacer, dejarlos con el mismo espacio entre controles (Igualar), aumentar el espacio entre todos los controles seleccionados, tal como muestra la imagen a la izquierda de la opción (Aumentar), o reducir ese espacio (Disminuír).

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También se puede hacer lo mismo con el espacio vertical; seleccionar los controles que se quieren ajustar, desplegar el menú Formato, el menú Espacio vertical y elegir la opción más adecuada a lo que se quiere hacer; dejarlos con el mismo espacio entre controles (Igualar), aumentar el espacio entre todos los controles seleccionados, tal como muestra la imagen a la izquierda de la opción (Aumentar), o reducir ese espacio (Disminuír).

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8 CAPÍTULO VII LOS INFORMES

Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta, generalmente para imprimirlos. La diferencia básica con los formularios, es que los datos que aparecen en el informe, sólo se pueden visualizar o imprimir (no se pueden modificar) y en los informes, se puede agrupar más fácilmente la información y sacar totales por grupos.

En esta unidad se verá cómo crear un informe, utilizando el asistente y cómo cambiar su diseño una vez creado.

Para crear un informe hay que posicionarse en la ventana Base de datos, con el

objeto Informes seleccionado; si se hace clic en el botón , se abre una ventana con las distintas formas, que se tienen para crear un informe:

Vista Diseño: Abre un informe en blanco en la vista diseño y se tiene que ir incorporando los distintos objetos, que se quiere aparezcan en él. Este método no se suele utilizar, ya que en la mayoría de los casos, es más cómodo y rápido crear un autoinforme o utilizar el asistente y después sobre el informe creado, modificar el diseño para ajustar el informe a nuestras necesidades.

Asistente para informes: Utiliza un asistente que va guiando paso por paso, en la creación del informe.

Autoinforme: Consiste en crear automáticamente un nuevo informe, que contiene todos los datos de la tabla o consulta origen.

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Según el tipo de autoinforme que se elija, el informe presentará los datos de manera diferente; al hacer clic en una de las opciones, en la parte izquierda, aparece un esquema de cómo se presentarán los datos con esa opción. Por ejemplo Autoinforme: en columnas, presenta cada registro en una página, mientras que Autoinforme: en tablas, presenta varios registros en una misma página y cada registro en una fila.

Para poder utilizar esta opción, se tiene que rellenar previamente el cuadro Elija la tabla o consulta de donde proceden los datos del objeto: con el nombre del origen del informe. Éste será el único dato a introducir, después seleccionamos el tipo de autoinforme y pulsar el botón Aceptar. Access se encarga del resto.

Asistente para gráficos: Utiliza un asistente que va guiando paso por paso, en la creación del gráfico.

Asistente para etiquetas: Utiliza un asistente que va guiando paso por paso, en la creación de etiquetas.

Explicaremos a continuación, la forma de crear un informe utilizando el asistente. 8.1. El asistente para informes

Para arrancar el asistente para informes, se puede hacer como se vió en el punto anterior o bien, otra forma más rápida es desde la ventana Base de datos, con el objeto Informes seleccionado, haciendo doble clic en la opción Crear un informe utilizando el asistente.

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Aparece la primera ventana del asistente:

En esta ventana, se pide introducir los campos a incluír en el informe.

Primero se selecciona la tabla o consulta, de donde cogerá los datos del cuadro Tablas/Consultas, el cual será el origen del informe. Si se quiere sacar datos de varias tablas, lo mejor será crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir como origen del inform,e esa consulta.

A continuación seleccionar los campos, haciendo clic sobre el campo para seleccionarlo

y clic sobre el botón o simplemente doble clic sobre el campo.

Si se ha equivocado de campo, pulsar el botón y el campo se quita de la lista de campos seleccionados.

Se pueden seleccionar todos los campos a la vez, haciendo clic sobre el botón o

deseleccionar todos los campos a la vez, haciendo clic sobre el botón .

A continuación pulsar el botón Siguiente> y aparece la ventana como la siguiente:

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En esta pantalla, se eligen los niveles de agrupamiento dentro del informe. Se pueden agrupar los registros, que aparecen en el informe por varios conceptos y para cada concepto, añadir una cabecera y pie de grupo. En el pie de grupo, normalmente se visualizarán totales de ese grupo.

Para añadir un nivel de agrupamiento, en la lista de la izquierda, hacer clic sobre el

campo, por el cual se quiere agrupar y hacer clic sobre el botón (o directamente hacer doble clic sobre el campo).

En la parte de la derecha, aparece un dibujo que indica la estructura que tendrá el informe. En la zona central, aparecen los campos que se visualizarán para cada registro. En nuestro ejemplo, encima aparece un grupo por población y encima un grupo por código postal.

Para quitar un nivel de agrupamiento, hacer clic sobre la cabecera correspondiente al

grupo para seleccionarlo y pulsar el botón .

Si se quiere cambiar el órden de los grupos definidos, utilizar los botones . La flecha hacia arriba sube el grupo seleccionado un nivel; la flecha hacia abajo baja el grupo un nivel.

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Con el botón , se puede refinar el agrupamiento. Haciendo clic en ese botón, aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

En este cuadro ,aparecen los distintos grupos que se tienen definidos y por cada grupo, tenemos el campo que define el grupo en Campos de grupo: el cuadro Intérvalos de agrupamiento:. Desplegando el cuadro, podemos indicar que utilice para agrupar el valor completo contenido en el campo o que utilice la primera letra, las dos primeras, etc. Después de pulsar el botón Aceptar, volvemos a la ventana anterior.

Una vez que se tengan los niveles de agrupamiento definidos, hacer clic en el botón Siguiente> y pasar a la siguiente ventana, que se muestra en la siguiente página...

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En esta pantalla, puede elegir ordenar los registros por hasta cuatro campos de ordenación. Seleccionar el campo por el que se quiere ordenar los registros, que saldrán en el informe y elegir si se quiere una ordenación ascendente o descendente. Para elegir una ordenación descendente, hacer clic sobre el botón Ascendente y pasará a ser Descendente.

Se puede elegir un tipo de ordenación diferente, en los distintos campos de ordenación.

Esta pantalla permite además, añadir totales de forma casi automática. Si queremos

añadir líneas de totales, tenemos que hacer clic sobre el botón , aparecerá el cuadro de diálogo Opciones de resúmen:

En el cuadro de diálogo, aparece la lista de los campos numéricos que se tienen en el informe y las funciones de agregado, que se pueden seleccionar para calcular algún total. Para que en el informe aparezca la suma de algún campo, sólo se tiene que seleccionar la casilla, que se encuentra en la fila del campo y en la columna Suma. Se puede así elegir varios totales.

En el cuadro Mostrar, si se activa la opción Detalle y resúmen, aparecerán en el informe tanto las líneas de detalle (los registros del origen), como las líneas de totales. Si se activa la opción Resumen sólo, no aparecerán las líneas de detalle.

Si se activa la casilla Calcular el porcentaje del total por sumas, añade un total, el porcentaje que representa la suma calculada, sobre la suma total de todos los registros. Por ejemplo, si se suman las horas por grupo, el porcentaje sería el porcentaje que representan las horas del grupo, sobre el total de horas de todos los grupos.

Una vez rellenadas las opciones correspondiente,s hacer clic en el botón Aceptar, para volver a la ventana del asistente.

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9 BIBLIOGRAFÍA

Microsoft Access 2000, José Daniel Sánchez Navarro, Editorial McGraw-Hill.

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Manual Access

Documents

tabla de datos

tipos de datos

bases de datos

base de datos existente

ventana relaciones

formato de tabla

captulo iii

captulo iv