Manejo y participación en reuniones productivas

Manejo y Participación en reuniones productivas

Perspectivas y HerramientasProf. María Teresa Gandolfo y Prof. Eduardo Díaz Madero

Objetivos Reflexionar sobre aspectos centrales de las

Reuniones Efectivas, desde las perspectivas: Individual: compromisos, contribución, participación Equipo: criterios de organización, comunicación,

contribuciones al personal y a la organización Detectar temáticas de interés en Manejo de

Reuniones Efectivas para próximos encuentros en el 2016

Reuniones de trabajo Concepto: Espacio laboral en que se logra la interacción y

compromiso de personas hacia un objetivo determinado. Contribución: Equipo, institución y personas Tipos: Planificación, Gestión, Control, Consulta, Negociación Elementos

Finalidad Organización Recursos Tiempos Modalidad de trabajo Etc….

http://www.sii.cl/rrhh/Guia_Practica_de_Manejo_de_Reuniones_Efectivas_v2011.pdf

Autodiagnóstico Aspecto a evaluar Nunca A veces Siempre Observaciones

1. Tengo agendada las reuniones

2. Planifico actividades laborales en función de las reuniones

3. Organizo los datos que contribuyen a la organización y a las reuniones

4. Le dedico tiempo a prepararme a una reunión

5. Conozco los objetivos de la reunión o trato de informarme de ellos

6. Conozco la agenda de la reunión previamente

7. Se cuanto tiempo dura la reunión

8. Le dedico a mi jefe tiempo para brindarle información para la reunión

9. Voy a la reunión unos minutos antes de su inicio

10. Llevo a la reunión elementos de trabajo / información/ agenda propia

Algunas perspectivas….

Algunas perspectivas….

Algunas perspectivas….

Trabajo productivo y sistemático

Reunión de Planificación/ Organización

Grupo SH / Bomberos

Revisión de Tareas

Criterios de validez

Delegación

Paradoja de las reunionesRelación T/R Eficaci

aEficiencia

Motivación

Desarrollo

Planificación

Decisión

>Tiempo<Resultado

<Tiempo<Resultados

>Tiempo>Resultados

<Tiempo>Resultados

¿Luego de la reunión hay…..?

Cultura de usar agenda?

Dependencia de las confirmaciones de las

reuniones?

Compartimos datos/tareas antes de cada reunión?

Como planificar reuniones

Antes

Durante

Después

•Convocatoria - envío de agenda•Planificar – Avisar•Acordar temas y anticiparlos•Solicitar datos•Asignar Responsabilidades•Recabar opiniones - ideas

•Aprendizaje•Revisión de agenda•Tomar decisiones•Desarrollar temario / tiempo /objetivo•Cerrar: Qué, Quién, Cómo, Cuándo, Dónde, Con qué•Próxima reunión•Acta coherente con la agenda •Informar decisiones y comprometerse •Organizarse en el trabajo

Aportes personales en reunión productiva ¿Qué tema/s se han de tratar? Y ¿qué temas no se

tratarán? ¿Cómo es el proceso previsto, centralizado;

descentralizado; colegiado?. ¿Se informó de ello? ¿Se distribuyeron roles como anotador; facilitador,

observador; experto? ¿Qué clima contribuyo a desarrollar desde mi

participación? ¿me convierto en obturador; discutidor; indiferente?Reuniones productivasTiempos x Participación x Clima = Aprendizaje +

Resultados

Tenemos claro ¿cómo seguimos?

Organizando una reunión productiva Técnicas de trabajo:

Presentación Torbellino de ideas Grupos pequeños Metaplan Etc…

Visión compartida para una reunión productiva En función de ella:

Tener claro que se espera de mi Hacer preguntas que aporten

valor: Durante la reunión Luego de la reunión

Aportar: Conocimientos y datos Sugerencias Problemas observados y

soluciones posibles (no se vale sólo problemas = rol obstaculizador)

ACTA

AGENDA

Qué llevo a una reunión productiva En función de ella:

Concurrir con material y datos posiblemente necesarios

Informes históricos Archivos Papel y lápiz Agenda personal

¿Cómo contribuyen los participantes?Tipos de participantes En cualquier reunión

existen: Hablador Discutidor Conversador privado Errático Obstinado Gran contribuyente

Silencioso Experto Influenciador positivo Influenciador negativo Colaborador Líder Contra líder Etc….

(*) NUEVAS METODOLOGÍAS DOCENTES, Amparo Fernández March, Instituto de Ciencias de la Educación Universidad Politécnica de Valencia

¿Cómo contribuyen los participantes?Tipos de participantes

PAPELES

POSITIVOS

(*)

LÍDER-Personalidad fuerte del grupo, gran autoridad y consigue oirse y captar la atención.-Inconveniente: sólo habla él, amedrenta al resto.-Actuación del profesor: deberá encauzar esta figura, dominarlo o incluso aislarlo si la cosa va mal.

MODERADOR -Calma los ánimos, reduce tensiones y lleva al grupo al plano de las ideas y acciones.-Actuación del profesor: recurrir a él cuando la cosa va mal.

ORIENTADOR-Es el guía del grupo. Centra la conversación en el tema a tratar y recuerda las directrices y objetivos.-Actuación del profesor: se apoya en la persona de talante orientador.

EXPERTO

-Se encarga de informar al grupo.-Inconveniente: que actúe como sabelotodo, que se crea autoridad indiscutible, que inhiba al grupo.-Actuación del profesor: ha de fijar el papel y los límites del experto.

PAPELES

NEGATIVOS

CRÍTICO-Censura todo lo que se dice y se hace. Critica pero no da prouestas válidas ni inválidas. Es la postura fácil y cobarde.-Actuación del profesor: procurar que el grupo lo acalle, pedirle propuestas concretas.

PARALIZADOR-Cada vez que interviene busca bloquear al grupo. Habla de cosas tales como: vocabulario, procedimiento, etc.-Actuación del profesor: decirle que el tema es muy interesante pero que se tratará más adelante; que el tema es muy atractivo y debería animarse a presentarlo a todos.

PESIMISTA-Desde el principio opina que lo que se hace no va a servir para nada. Ninguna idea le entusiasma. Si reconoce la bondad de alguna idea, apostillará que no es aplicable.-Actuación del profesor: Inmiscuirle en un subgrupo optimista; preguntarle qué consideraría válido para todo el grupo.

JOVIAL-Su objetivo es reírse, cada idea manifestada le sugiere un chiste.-Actuación del profesor: pedirle que cuente los chistes en voz alta; encargarle que haga un informe de la reunión.

OPONENTE SISTEMÁTICO

-Sólo sus ideas son válidas, suele tener traumas. Se considera un experto y el único capacitado para opinar.-Actuación del profesor: invitarlo a que haga él la exposición; darle la razón en exceso.

(*) NUEVAS METODOLOGÍAS DOCENTES, Amparo Fernández March, Instituto de Ciencias de la Educación Universidad Politécnica de Valencia

La suma de compromisos

Ec + Ep = 100%

¿Qué no hacer…..?¿Qué no hacer para una reunión?

¿Qué no hacer en una reunión?

¿Qué no hacer luego de una reunión?

¿Qué no hacer para una reunión?

Las reuniones para….

¿Qué no hacer en una reunión?QUE NO RESOLUCIÓN POSIBLE

Discutir sin datos o información Planificar cómo seguir el tema y asumir responsabilidades en ello

Incorporar temas de poca importancia

Resolverlo con anticipación para no restar tiempo en las reuniones

Incorporar temas de urgencia sin información

Plantearlo y proponer una pausa para tener la información clave en mano

No escuchar Balancear mi participación para conocer todos los puntos de vista para la decisión

Hablar por demás Hacer aportes sintéticos y clarosEn las reuniones se mezclanConocimientos x habilidades x emociones = Equipo

efectivo (recordar Ep=100%)

Compromiso personal … (para Reuniones Productivas) Afilar la sierra Evitar ser el violinista del Titanic Del timón a la carta, la corrección tal cual marca Comprender antes que ser comprendido Preguntar – Re-preguntar Ganar equipo + ganar yo Urgencia vs Importancia en perspectiva de

equipo Desafiarme y mejorar Comprometerme

¿Conclusiones - Cómo seguimos?

¡Muchas gracias!