manajemen tik kerasipan

DASAR HUKUM DASAR HUKUM

1.UU No. 7 Thn 1971 2.PP No. 34 Thn 19793.Permen Diknas No. 42 Thn 2006 4.Permen Diknas No. 37 Thn 2006 5.Permen Diknas No. 26 Thn 2006 6.Kepmen Diknas No. 145/U/2004

2

DAMPAK TEKNOLOGI INFORMASI TERHADAP ADMINISTRASI

• Perubahan cara bekerja• Perubahan cara berkomunikasi• Perubahan persepsi tentang efisiensi • Perubahan dalam penciptaan,

pengelolaan dan penggunaan informasi/arsip

• Perubahan bagi arsiparis dalam mengelola arsip

OBJECTIVE OF INFORMATION MANAGEMENT

• Meet Business Needs• Provide Data and Information that is:– Timely– Accurate– Cost-effective– Accessible– Useable

55

BENTUK LAHAN BARU ARSIPBENTUK LAHAN BARU ARSIP

E-mail Website Internet Basisdata Dokumen Multimedia Spread Sheet, dll.

E-mail Website Internet Basisdata Dokumen Multimedia Spread Sheet, dll.

6

KEUNTUNGAN DALAM PENYIMPANAN ARSIP

KEUNTUNGAN DALAM PENYIMPANAN ARSIP

• Perpindahan dari repositori fisik ke repositori virtual

• Dari gedung ke server

• Perpindahan dari media penyimpanan kertas ke media penyimpanan yang tidak stabil (hard disk, optical disc, CD, DVD, dll.)

77

KEUNTUNGAN DALAM AKSES ARSIPKEUNTUNGAN DALAM AKSES ARSIP

• Penemuan kembali yang efisien • Kontrol akses• Akses jarak jauh• On-line Finding Aid • EAD: Encoded Archival Description

88

DAMPAK TERHADAP KOMUNIKASIDAN DISEMINASI ARSIPDAMPAK TERHADAP KOMUNIKASIDAN DISEMINASI ARSIP

• Penggunaan intranet dan internet• Penggunaan surat elektronik (e-mail)• Penggunaan situs-web (website dan portal• Perhatian pimpinan terhadap pemanfaatan

teknologi informasi dan komunikasi (TIK)

Peran Kearsipan dalam Pelaksanaan UU ITE dan UU KIP

Pengelolaan arsip dalam kaitannya denganUU No. 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan

transaksi Elektronik

Pengelolaan arsip dalam mendukung Reformasi Birokrasi

Pengelolaan arsip dalam pelayanan Informasi Publik

Pengelolaan arsip dalam mendukung UU No 14 Tahun 2008

Arsip Sebagai Alat Bukti

ARSIP/DOKUMEN (ELEKTRONIK)

Dalam Dictionary of Archival Terminology

yang dikeluarkan ICA, menyebutkan bahwa

arsip elektronik adalah

“Records/archives usually in code, recorded

on a medium such as magnetic tape, punched

card, whose contents are accessible only by

machine and organize in accordance with the

principle of provenance as district from data

archives”

Dokumen Elektronik adalah setiap informasi yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui komputer atau Sistem Elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses, simbol atau perforasi yang memiliki makna atau arti atau dapat dipahami oleh oleh orang yang mampu memahaminya.

(UU ITE Pasal 1 angka 4)

Pemanfaatan Teknologi Informasi dan Transaksi Elektronik dilaksanakan berdasarkan asas kepastian hukum, manfaat, kehati-hatian, iktikad baik, dan kebebasan memilih teknologi atau netral teknologi.

ASAS DAN TUJUAN ITE

(UU ITE Pasal 3)

Pemanfaatan Teknologi Informasi dan Transaksi Elektronik dilaksanakan dengan tujuan untuk:a. mencerdaskan kehidupan bangsa sebagai bagian

dari masyarakat informasi dunia;b. mengembangkan perdagangan dan

perekonomian nasional dalam rangka meningkatkan kesejahteraan masyarakat;

c. meningkatkan efektivitas dan efisiensi pelayanan publik;

d. membuka kesempatan seluas-luasnya kepada setiap Orang untuk memajukan pemikiran dan kemampuan di bidang penggunaan dan pemanfaatan Teknologi Informasi seoptimal mungkin dan bertanggung jawab; dan

e. memberikan rasa aman, keadilan, dan kepastian hukum bagi pengguna dan penyelenggara Teknologi Informasi.

Tujuan lanjutan .....

ASAS DAN TUJUAN ITE

(UU ITE Pasal 4)

Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik dan/atau hasil cetaknya merupakan alat bukti hukum yang sah.

( Ayat (1) Pasal 5 UU ITE)

( Ayat (4) Pasal 5 UU ITE)

Ketentuan mengenai Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tidak berlaku untuk:a.surat yang menurut Undang-Undang harus dibuat dalam bentuk tertulis; danb.surat beserta dokumennya yang menurut Undang-Undang harus dibuat dalam bentuk akta notaril atau akta yang dibuat oleh pejabat pembuat akta.

(UU ITE Pasal 5Ayat (1))

Dalam hal terdapat ketentuan lain selain yang diatur dalam Pasal 5 ayat (4) yang mensyaratkan bahwa suatu informasi harus berbentuk tertulis atau asli, Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik dianggap sah sepanjang informasi yang tercantum di dalamnya dapat diakses, ditampilkan, dijamin keutuhannya, dan dapat dipertanggungjawabkan sehingga menerangkan suatu keadaan.

Alat bukti penyelidikan, penuntutan dan pemeriksaan di sidang pengadilan menurut ketentuan Undang-undang ini adalah sebagai berikut:

a. alat bukti sebagaimana dimaksud dalam ketentuan Perundang-undangan; danb. alat bukti lain berupa Informasi Elektronik dan /atau Dokumen elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 angka 1 dan angka 4 serta Pasal 5 ayat (1), ayat (2), dan ayat (3)

(UU ITE Pasal 44)

UU KIP diberlakukan sejak 1 Mei 2010UU KIP diberlakukan sejak 1 Mei 2010 UU ini mendorong peningkatan kualitas UU ini mendorong peningkatan kualitas

pelayanan publik melalui pengelolaan pelayanan publik melalui pengelolaan dan pelayanan informasi yang mudah dan pelayanan informasi yang mudah diakses masyarakatdiakses masyarakat

UU ini mendorong Reformasi birokrasiUU ini mendorong Reformasi birokrasi Sejak dini harus dipersiapkan berbagai Sejak dini harus dipersiapkan berbagai

perangkat agar implementasi UU KIP perangkat agar implementasi UU KIP dapat dilakukan secara konsistendapat dilakukan secara konsisten

PengertianPengertian• INFORMASI PUBLIK adalah informasi yg INFORMASI PUBLIK adalah informasi yg

dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim, dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim, dan/atau diterima oleh suatu BADAN PUBLIK dan/atau diterima oleh suatu BADAN PUBLIK yg berkaitan dgn penyelenggaraan negara yg berkaitan dgn penyelenggaraan negara (Psl 1 ayat 2).(Psl 1 ayat 2).

• BADAN PUBLIK adalah lembaga eksekutif, BADAN PUBLIK adalah lembaga eksekutif, legislatif, yudikatif, dan badan lain yg legislatif, yudikatif, dan badan lain yg fungsi dan tugas pokoknya berkaitan dgn fungsi dan tugas pokoknya berkaitan dgn penyelenggaraan negara, yg sebagian atau penyelenggaraan negara, yg sebagian atau seluruh dananya berasal dari APBN dan/atau seluruh dananya berasal dari APBN dan/atau APBD (Psl 1 ayat 3).APBD (Psl 1 ayat 3).

• KOMISI INFORMASI adalah lembaga mandiri KOMISI INFORMASI adalah lembaga mandiri yg berfungsi menjalankan UU ini dan yg berfungsi menjalankan UU ini dan peraturan pelaksanaannya, menetapkan peraturan pelaksanaannya, menetapkan juknis standar layanan informasi publik dan juknis standar layanan informasi publik dan menyelesaikan sengketa informasi publik menyelesaikan sengketa informasi publik melalui mediasi dan/atau ajudikasi non melalui mediasi dan/atau ajudikasi non litigasi (Psl 1 ayat 4).litigasi (Psl 1 ayat 4).

BAB X A Hak Azazi Manusia (Perubahan II UUD 1945 Tahun 2000)

Pasal 28F

Setiap orang berhak untuk berkomunikasi dan memperoleh informasi untuk mengembangkan pribadi dan lingkungan sosialnya, serta berhak untuk mencari, memperoleh, memiliki, menyimpan, mengolah, dan menyampaikan informasi dengan menggunakan segala saluran yang tersedia.

Hak untuk memperoleh informasi merupakan hak azasi manusia sebagai salah satu wujud dari kehidupan berbangsa dan bernegara yang demokratis

Sejarah keterbukaan arsip/informasi (arsip merupakan rekaman informasi/record information) dimulai bersamaan dengan instansi kearsipan modern (tempat penyimpanan

yangterbuka untuk umum)

Dimulai setelah Revolusi Perancis 1789 (Liberte, Egalite, dan Fraternite)

Meletakkan dasar pokok paradigma kearsipan masa kini:1.Adanya tanggung jawab negara memelihara administrasi pemerintah masa lalu;2.Adanya institusi kearsipan yang berdiri sendiri di suatu negara;3.Perlunya dimungkinkan dan diatur penggunaan arsip untuk masyarakat umum/publik

PENGERTIANKeterbukaan dalam Kearsipan dikenal

istilah:1. Access:

- The availability of Record/ Archives for Consultation as a result both of legal authorisation and the existence of finding aids.- In automatic data processing the method of placing data into and retrieving it from a memory, e.g. direct access, random access, sequential access.

2.Toegankelijkheid (existences of finding aids) enopenbaarheid (legal authorisation)

(Dictionary of Archival Teminology ICA Hanbooks Series Vol. 7)

Pengertian Lain1. Clearance An Administrative determination than an individual may have

acces to restricted records or information of a specified category2. Resticted Access

A limitation on acces to records/archives or to individual documents to information of specified type, imposed by general or specific regulations detemining acces date or general exclussions from acces

3. Security Classification The restriction on acces to and use of records/archives or information therein imposed by a government in the interests of national security. The records or information concerned are referect to classified records or classified information

(Dictionary of Archival Teminology ICA Hanbooks Series Vol. 7)

Isi Access menjelaskan:

1. Pengguna (siapapun dilayani);2. Kepekaan Informasi ( dalam perlindungan pribadi);3. Pembatasan ( dari instansi pencipta);4. Standar dan Indeks (sarana temu balik);5. Pelayanan Copy (arsip/dokumen);6. Hak Cipta (intelektual);7. Pengawasan terhadap khasanah arsip (holding)8. Kondisi fisik arsip (media rekam);9. Pengamanan arsip/dokumen (tidak menunjukkan

asli arsip/dokumen);10.Kebijakan pada pengguna ruang baca (reading

room).

Pengecualian KeterbukaanArsip statis harus dibuka untuk publik, karena tujuan lembaga kearsipan didirikan ketersiedian arsip statis untuk dipergunakan, tetapi dalam keadaan tertentu halangan kebebasan (untuk mendapat informasi) dapat dihilangkan karena 4 (empat) hal:

1. Arsip statis yang berisi tentang militer yang dapat mempengaruhi keamanan dan keselamatan bangsa masa sekarang dan yang akan datang. Tidak semua arsip militer tertutup, arsip tentang sejarah militer dapat dibuka untuk publik bila pembukaannya tidak bertentangan dengan keamanan dan keselamatan negara;

2. Arsip yang berisi kebijaksanaan Luar Negeri, kebijaksanaan yang menentukkan hubungan dari pemerintah dengan pemerintah lain yang bersifat peka harus tetap tertutup untuk beberapa sebelum dapat dibuka kepada publik declassified

3. Arsip tentang rahasia bisnis/ finansial perusahaan;

4.Arsip yang berisi informasi pribadi (privacy):− marital status− finger print− medical history− personal information bank

(TR Schellenberg, Modern Archives, Principles And Techniques)

ASAS :1. Setiap Informasi Publik bersifat terbuka dan dapat

diakses oleh setiap Pengguna Informasi Publik.2. Informasi Publik yang dikecualikan bersifat ketat dan

terbatas.3. Setiap Informasi Publik harus dapat diperoleh setiap

Pemohon Informasi Publik dengan cepat dan tepat waktu, biaya ringan, dan cara sederhana.

4. Informasi Publik yang dikecualikan bersifat rahasia sesuai dengan Undang-Undang, kepatutan, dan kepentingan umum didasarkan pada pengujian tentang konsekuensi yang timbul apabila suatu informasi diberikan kepada masyarakat serta setelah dipertimbangkan dengan saksama bahwa menutup Informasi Publik dapat melindungi kepentingan yang lebih besar dari pada membukanya atau sebaliknya.

(pasal 2 UU KIP)

TUJUAN:a. menjamin hak warga negara untuk mengetahui

rencana pembuatan kebijakan publik, program kebijakan publik, dan proses pengambilan keputusan publik, serta alasan pengambilan suatu keputusan publik;

b. mendorong partisipasi masyarakat dalam proses pengambilan kebijakan publik;

c. meningkatkan peran aktif masyarakat dalam pengambilan kebijakan publik dan pengelolaan Badan Publik yang baik;

d. mewujudkan penyelenggaraan negara yang baik, yaitu yang transparan, efektif dan efisien, akuntabel serta dapat dipertanggungjawabkan;

(pasal 3 UU KIP)

TUJUAN Lanjutan…..:

d. mengetahui alasan kebijakan publik yang mempengaruhi hajat hidup orang banyak;

e. mengembangkan ilmu pengetahuan dan mencerdaskan kehidupan bangsa; dan/atau

f. meningkatkan pengelolaan dan pelayanan informasi di lingkungan Badan Publik untuk menghasilkan layanan informasi yang berkualitas.

(pasal 3 UU KIP)

Kewajiban Badan Publik :1. Menyediakan, memberikan dan/atau

menerbitkan Informasi Publik yang berada di bawah kewenangannya kepada Pemohon Informasi Publik

2. Menyediakan Informasi Publik yang akurat,benar, dan tidak menyesatkan

3. Membangun dan mengembangkan sistem informasi dan dokumentasi untuk mengelola Informasi Publik secara baik dan efisien

4. Membuat pertimbangan secara tertulis setiap kebijakan yang diambil untuk memenuhi hak setiap orang atas Informasi Publik

5. Pertimbangan tersebut memuat pertimbangan politik, ekonomi, sosial, budaya, dan/atau pertahanan dan keaman negara(pasal 7 UU KIP)

Lanjutan……6. Badan Publik dapat memanfaatkan sarana

dan/atau media elektronik dan noneletronik

(pasal 7 UU KIP)

7. Kewajiban Badan Publik yang berkaitan dengan kearsipan dan pendokumentasian Informasi Publik dilaksanakan berdasarkan peraturan perundang-undangan (UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan)

(pasal 8 UU KIP)

Hak Badan Publik :

Badan publik berhak menolak memberikan informasi yang dikecualikan , yang mencakup:

1. Informasi yang dapat membahayakan negara2. Informasi yang berkaitan dengan kepentingan perlindungan usaha dari persaingan usaha tidak sehat3. Informasi yang berkaitan dengan hak-hak pribadi 4.Informasi yang berkaitan dengan rahasia jabatan5.Informasi publik yang diminta belum dikuasai atau didokumentasikan

Pasal 131. Untuk mewujudkan pelayanan cepat, tepat dan sederhana, setiap Badan

Publik :

a. Menunjuk Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi, dan

b. Membuat dan mengembangkan sistem penyediaan layanan informasi secara cepat, mudah dan wajar sesuai dengan petunjuk teknis standar layanan informasi publik yang berlaku secara nasional.

2. Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi sebagaimana dimaksud ayat 1 dibantu oleh pejabat fungsional

Badan Publik yang dengan sengaja tidak menyediakan, tidak memberikan, dan/atau tidak menerbitkan InformasiPublik berupa Informasi Publik secara berkala, InformasiPublik yang wajib diumumkan secara serta-merta, Informasi Publik yang wajib tersedia setiap saat, dan/atauInformasi Publik yang harus diberikan atas dasar permintaan sesuai dengan Undang-Undang ini, dan mengakibatkan kerugian bagi orang lain dikenakan pidana kurungan paling lama 1 (satu) tahun dan/atau pidana denda paling banyak Rp5.000.000,00 (lima juta rupiah).

Pasal 52

(Pasal 52 UU KIP)

Pimpinan Satuan kerja, Pimpinan Satuan kerja, (Eselon II /unit kerja mandiri)(Eselon II /unit kerja mandiri)bertanggungjawab atas bertanggungjawab atas otentisitas dokumen yang tercipta otentisitas dokumen yang tercipta

PPIDPPID

kegiatan

kegiatan

Arsip

Arsip

Arsip

Arsip

Dibantu : Arsiparis, Pranata Humas,Pranata Komputer

disediakan

diumumkan

Dg alasan:politik, ekonomi,

sosial, dan hankam

tertutup

Dg alasan pengambilan keputusan publik

Arsip

Arsip

kegiatan

kegiatan

kebijakan

Organisasi

program

Tugas &Fungsi Informasi

Informasi

Informasi

terbuka

kegiatan

ArsipArsip

Dibantu oleh : Arsiparis, Pranata Humas, Pranata Komputer

disediakan

dium

umka

n

ArsipArsip

kegiatan

kegiatan Informasi

Informasi

Informasi

Alasan :Politik, Ekonomi,Sosial, Hankam

Terbuka

Pimpinan Satuan kerja, Pimpinan Satuan kerja, (Eselon II /unit kerja mandiri)(Eselon II /unit kerja mandiri)bertanggungjawab atas bertanggungjawab atas pengelolaan arsip yang tercipta pengelolaan arsip yang tercipta

PPIDBertanggung jawab dalam pengelolaan informasi

ArsipArsipArsipArsip

Tertutup

Unit Kearsipan

Alur Pertanggungjawaban Otentisitas dan Reliabilitas Dokumen dan Informasi

pada Badan Publik

Unit kerja pemilik kegiatan

Unit kerja kearsipan

Unit kerja kehumasan

Kebijakan ProgramProgram KegiatanProgramKegiatan

alasan pengambilan keputusan publik

Dokumen otentik

Dokumen otentik

Dokumen otentik

Dokumen otentik

Dokumen otentik

Dokumen otentik

PPID

informasiinformasi

Dokumen otentik

Dokumen otentik