Manajemen Proyek Komunikasi

BAB III

PEMBAHASAN

3.1. Tahapan Project Management Communication

Dalam project management communication terdapat beberapa tahapan yaitu sebagai

berikut :

a. Plan Communication Management

b. Manage Communication

c. Control Communication

Proses tersebut akan saling berinteraksi satu sama lain dengan proses di bidang lainnya.

Setiap proses mungkin melibatkan usaha dari satu atau lebih individu atau grup individu

berdasarkan kebutuhan proyek. Setiap proses umumnya terjadi setidaknya sekali dalam setia

tahapan proyek. Meskipun proses yang disajikan disini sebagai elemen terpisah dengan

antarmuka yang didefinisikan secara jelas, namun dalam praktiknya mereka mungkin tumpang

tindih dan berinteraksi dengan cara lain yang tidak dirinci.

3.2. Plan Communication Management

Perencanaan komunikasi menurut PMBOK termasuk ke dalam area pengetahuan bagian

planning. Perencanaan komunikasi merupakan proses yang sangat penting dalam proyek,

mengingat seringnya kegagalan proyek terkait dengan kegagalan komunikasi. Dalam tahap ini,

perlu ditentukan informasi dan komunikasi kebutuhan para pemangku kepentingan; yang

membutuhkan informasi apa, kapan mereka akan membutuhkannya, bagaimana akan diberikan

kepada mereka, dan oleh siapa. Keuntungan dari proses ini dapat mengidentifikasi dokumen

yang datang untuk menjadikan komunikasi yang efektif dan efisien kepada stakeholder.

Pada sebagian besar proyek, perencanaan komunikasi dilakukan sangat awal, seperti

selama pengelolaan Project Management Plan. Hal ini memungkinkan sumber daya yang tepat,

seperti waktu dan anggaran, yang akan dialokasikan untuk kegiatan komunikasi. Komunikasi

yang efektif berarti informasi yang disediakan dalam format yang tepat, pada waktu yang tepat,

untuk khalayak yang tepat, dan dengan dampak yang tepat. Komunikasi yang efisien berarti

hanya menyediakan informasi yang diperlukan.

Secara garis besar, isi dari perencanaan manajemen komunikasi adalah sebagai berikut :

a. Kebutuhan komunikasi stakeholder.

b. Informasi yang akan dikomunikasikan, termasuk format, konten dan tingkat

rincian.

c. Orang- orang yang akan menerima informasi dan yang akan menghasilkannya.

d. Metode atau teknologi yang disarankan untuk menyampaikan informasi.

e. Frekuensi/ jadwal untuk menghasilkan informasi, misalkan setiap tanggal 25

atau mingguan, dsb.

f. Metoda untuk mendapatkan informasi seperti memo, email, telepon, dsb.

g. Metoda untuk memperbarahui rencana manajemen komunikasi sejalan dengan

kemajuan dan pembangunan proyek.

h. Metoda untuk menyelesaikan masalah yang tidak dapat diselesaikan di level

bawah.

i. Daftar istilah/ terminologi.

Gambar Dokumen Isi Perencanaan Komunikasi

Perencanaan komunikasi itu sendiri memiliki beberapa tahapan yang akan dicapai untuk

mendapatkan dokumen seperti diatas yaitu akan digambarkan seperti dibawah ini:

Gambar Proses Tahapan Perencanaan Komunikasi

3.2.1. Input Plan Communication Management

1. Project Management Plan

Project Management Plan memberikan informasi bagaimana sebuah project itu

dapat di eksekusi, dipantau, dikendalikan dan diselesaikan.

2. Stakeholder Register

Stakeholder register memberikan informasi yang dibutuhkan untuk merencanakan

komunikasi dengan project stakeholder.

Gambar Dokumen Stakeholder Register

3. Enterprise Environmental Factors

Plan Communication Management Process terikat kuat dengan faktor lingkungan

perusahaan, karena sturktur organisasi akan memiliki pengaruh besar pada kebutuhan

komunikasi pada sebuah proyek.

4. Organizational Process Assets

Pada hal ini pelajaran dan informasi sejarah sangat penting karena mereka dapat

memberikan wawasan pada kedua keputusan yang diambil mengenai masalah

komunikasi dan hasil keputusan dalam proyek-proyek sebelumnya yang serupa.

3.2.2. Tools & Technique Plan Communication Management

1. Communication Requirement Analysis

Persyaratan komunikasi adalah jumlah dari kebutuhan informasi dari para

stakeholder proyek. Persyaratan didefinisikan dengan menggabungkan jenis dan

format informasi yang diperlukan dengan analisis nilai informasi tersebut. Sumber

daya proyek harus dikeluarkan hanya pada komunikasi informasi yang memberikan

kontribusi untuk keberhasilan atau dimana kurangnya komunikasi yang dapat

menyebabkan kegagalan.

Manajer proyek juga harus mempertimbangkan jumlah saluran komunikasi

potensial atau jalur sebagai indikator kompleksitas komunikasi proyek. Jumlah

saluran komunikasi potensial adalah n(n-1)/2, dimana n merupakan jumlah

stakeholder. Sebagai contoh, sebuah proyek dengan 10 stakeholder memiliki 10 (10 -

1) / 2 = 45 saluran komunikasi potensial.

Informasi biasanya diperlukan untuk menentukan persyaratan komunikasi proyek

meliputi :

Hubungan antara organisasi proyek dengan tanggung jawab pemangku

kepentingan.

Disiplin, departemen, dan spesialisasi yang terlibat dalam proyek.

Keperluan logistik, berapa banyak orang yang akan terlibat dalam proyek dan

di lokasi mana.

Kebutuhan informasi eksternal (misalnya, berkomunikasi dengan media).

2. Communication Technology

Teknologi yang digunakan untuk mentransfer informasi antar stakeholder proyek

dapat bervariasi secara signifikan. Faktor teknologi komunikasi yang dapat

mempengaruhi proyek meliputi :

Informasi yang dibutuhkan dengan segera, adalah keberhasilan proyek

tergantung pada ketersediaan informasi yang sering diperbarahui setiap saat,

atau secara teratur akan menghasilkan laporan tertulis.

Ketersediaan teknologi – tersedianya sistem yang sudah ada di tempat yang

sesuai.

Kemudahan penggunaan.

Lingkungan proyek.

Sensitivitas dan kerahasiaan informasi.

Gambar Pemilihan Media/ Teknologi Komunikasi

3. Communication Models

Model komunikasi digunakan untuk memfasilitasi komunikasi dan pertukaran

informasi dapat beragam dari projek ke proyek lain dan juga dalam berbagai tahap

proyek yang sama. Urutan langkah-langkah dalam model komunikasi dasar adalah:

1. Mengkodekan

2. Mengirimkan pesan

3. Membaca sandi

4. Mengakui

5. Respon

Gambar Dasar Model Komunikasi

4. Communication Methods

Ada beberapa metode komunikasi yang digunakan untuk berbagi informasi antara

stakeholder. Metode ini diklasifikasikan sebagai berikut:

1. Komunikasi interaktif

2. Push communication => Informasi yang sangat penting

3. Pull communication => banyak informasi, banyak pendengar, butuh penerima

untuk mengakses konten komunikasi

Terdapat beberapa cara menghadapi konflik, yaitu sebagai berikut :

Confrontation or problem-solving: Hadapi langsung.

Compromise: dengan pendekatan memberi dan menerima.

Smoothing: menekankan kesepakatan dan mengabaikan perbedaan.

Forcing: pendekatan win-lose.

Withdrawal: menghindari potensi pertentangan.

5. Meetings

Proses manajemen perencanaan komunikasi membutuhkan diskusi dan dialog

dengan tim proyek untuk menentukan cara yang paling tepat untuk memperbarui dan

mengkomunikasikan informasi proyek. Ini adalah diskusi dan dialog yang umumnya

difasilitasi melalui pertemuan, yang dapat dilakukan tatap muka atau online di lokasi

yang berbeda, seperti lokasi proyek atau lokasi pelanggan. Dalam menjalankan

meeting yang efektif perlu diperhatikan hal-hal berikut yaitu:

Menentukan apakah rapat dapat dihindari.

Tetapkan tujuan dan hasil yang diharapkan dari rapat.

Menentukan siapa yang akan menghadiri rapat.

Memberikan agenda untuk peserta sebelum rapat.

Mempersiapkan materii dan bantuan visual, dan membuat persiapan logistik

sebelumnya.

Jalankan rapat secara profesional.

Membangun hubungan.

3.2.3. Output Plan Communication Management

1. Communication Management Plan

Perencanann manajemen komunikasi adalah komponen dari rencana manajemen

proyek yang menggambarkan bagaimana komunikasi proyek akan direncanakan,

terstrukture, terpantau, terkendala. Perencanaannya berisi tentang:

Kebutuhan komunikasi stakeholder

Informasi yang akan dikomunikasikan, termasuk Bahasa, format, konten dan

detail

Alasan pembagian informasi tersebut

Waktu dan frekuensi untukdistribusi informasi yang diperlukan

Penanggungjawab untuk mengkomunikasikan informasi

Penanggungjawab untuk otoritas informasi rahasia

Orang atau kelompok yang akan menerima informasi

Metode atau teknologi yang digunakan untuk menyampaikan informasi, seperti

memo, email untuk otoritas informasi rahasia

Sumber daya yang dialokasikan untuk kegiatan komunikasi, termasuk waktu

dan anggaran

Proses eskalasi mengidentifikasi kerangka waktu dan rantai manajemen (nama)

untuk eskalasi masalah yang tidak dapat diselesaikan ditingkat stagg yang lebih

rendah

Metode yang mempebarui dan menyempurnakan rencana pengelolaan

komunikasi sebagai proyek yang berlangsung dan berkembang

Istilah-istilah umum

Flow chart dari arus informasi dalam proyek, alur kerja dengan kemungkinan

urutan otoritas, daftar laporan dan rencana pertemuan

Kendala komunikasi biasanya berasal dari undang-undang atau aturan tertentu,

teknologi dan kebijakan organisasi.

2. Project Documents Updates

Dokumen proyek yang dapat diperbarui meliputi, tapi tidak terbatas pada:

1. Jadwal proyek

2. Daftar stakeholder

3.3. Manage Communication

Manage communication adalah proses untuk membuat, mengumpulkan, mendistribusi,

menyimpan, mengembalikan, dan penempatan dari informasi proyek berdasrakan

communication management plan. Fungsi utama dari proses ini adalah dapat melakukan

efisiensi dan efiktivitas dalam berkomunikasi antara proyek stakeholders.

Gambar Proses Tahapan Manage Communication

3.3.1. Input Manage Communication

1. Communication Management Plan

Mendeskripsikan bagaimana komunikasi pada proyek akan direncanakan, dibuat

strukturnya, di monitoring dan di kontrol.

2. Work Performance Reports

Work performance report adalah kumpulan dari kinerja proyek dan status

informasi yang dapat digunakan untuk memfasilitasi diskusi dan membuat suatu

komunikasi. Untuk optimasinya proses ini penting dengan syarat laporannya

komprehensif, akurat dan tersedia.

3. Enterprise Environmental Factors

Enterprise environmental factors adalah faktor lingkungan yang dapat

mempengaruhi manage communication process, yang berada diluar jangkauan dari

tim proyek yaitu seperti :

Struktur organisasi

Budaya organisasi

Pemerintah atau standar industri dan kebijakan

4. Organizational Process Assets

Organizational Process Assets adalah rencana, proses, kebijaakan, prosedur dan

pengetahuan berdasarkan penggunaan spesifik dan digunakan untuk melakukan

organisasi. Seperti artifact, praktik, atau pengetahuan dari mana saja atau dar semua

organisasi yang berhubungan dalam proyek yang dapat digunakan untuk

melaksanakan proyek seperti :

Kebijakan prosedur, proses dan guidelines berhubungan dengan

management komunikasi, template, dan historical information/ lesson

learned.

3.3.2. Tools & Technique Manage Communication

1. Communication Technology

Teknologi komunikasi adalah metode yang digunakan untuk melakukan transfer

informasi ke stakeholder. Contoh tim proyek menggunaksn teknik yang tadinya

sebuah dokumen tertulis menjadi sesuatu yang luas (misal: jadwal, database, website)

dan itu dapat dikomunikasikan online sebagai metode dari komunikasi.

2. Communication Models

Pemilihan model komunikasiadalah penting sebagai komponen dalam komunikasi

yang berkontribusi pada efektivitas dan efisiensi dalam proses komunikasi yang

berfokus untuk memastikan bahwa pemilihan model komunikasi adalah cocok untuk

proyek yang sedang dilaksanakan.

3. Communication Methods

Pemilihan metode komunikasi juga penting dimana banyak potensial barrier dan

tantangan pada proses ini, fokusnya adalah untuk memastikan informasi yang telah

dibuat dan distribusinya diterima dan dimengerti untuk dapat direspon balik.

4. Information Management Systems

Pada proses ini digunakan beberapa tools termasuk diantaranya :

Hard copy document management : surat, memo, laporan.

Elektronik komunikasi management: email, fax, voice mail, telephone, web

conference, dsb.

Electronic project management tools: web interface untuk schedulling dan

project management software, meeting dll.

5. Performance Reporting

Performance reporting adalah aktivitas mengoleksi dan distribusi performance

informasi termasuk status laporan, pngukuran progress dan peramalan. Performace

reporting harus dapat menyediakan informsi pada tingkatan yang benar kepada

audience. Lebih detailnya didalamnya berupa :

Analisis dari performa sebelumnya

Analisis dari project forecast

Status sekarang dari risk dan issues

Work complete pada periode tertentu

Work complete pada periode selanjutnya

3.3.3. Output Manage Communication

1. Project Communications

Dalam proses manage communication didalamnya terdapat aktivitas yang

membutuhkan informasi untuk didistribusikan dibuat, diterima dan dimengerti.

Project communication termasuk didalamnya dan tidak terbatas pada :

Performance report

Status deliverables

Progress dari penjadwalan dan pengadaan cost

2. Project Communication Plan Updates

Menyediakan informasi pada project baselines, communication management dan

stakeholder management. Tiap dari bagian tersebut membutuhkan update berdasarkan

performansi sebelumnya berbanding dengan performance measurement baseline

(PMB). PMB adalah rencana yang telah diapproved untuk sebuah proyek dimana tiap

ekseskusi dibandingkan dan deviasi dari maanagemnt control telah diukur.

3. Project Documents Updates

Project document update yang dapat diupdate tetapi tidak tebatas pada catatan

masalah, jadwal proyek dan kebutuhan dana proyek.

4. Organizational Process Assets

Merupakan organizational process asset yang dapat diupdate berupa :

Stakeholder notification : berupa informasi yang disediakan untuk stakeholder

tentang issue yang telah terselesaikan, perubahan yang telah disetujui dan status

proyek.

Project reoport: Bisa formal atau informal report yang mendeskripsikan status

proyek dan dilama nya termasuk informasi lesson learned, catatan masalah,

laporan penutupan proyek dan ouput.

Project presentation: tim proyek menyediakan informasi bisa formal ke

stakeholder berupa presentasi yang relevan dengan kebutuhan para audience.

3.4. Control Communication

Control communication merupakan proses monitoring dan pengendalian komunikasi di

seluruh siklus proyek untuk memastikan kebutuhan informasi dari para stakeholder proyek

terpenuhi.

Gambar Proses Tahapan Control Communication

3.4.1. Input Control Commnication

1. Project Management Plan

Project management plan adalah dokumen yang menjelaskan bagaimana proyek

akan dijalankan, dimonitor, dan dikontrol. Project manajemen plan menyediakan

informasi untuk proses kontrol komunikasi seperti:

• Kebutuhan komunikasi stakeholder

• Alasan untuk distribusi informasi

• Tanggung jawab individu maupun kelompok untuk penyampaian informasi

• Individu maupun kelompok yg menerima informasi

2. Project Communication

Proses kontrol komunikasi melibatkan aktifitas yg dibutuhkan untuk informasi dan

komunikasi untuk dimonitor, dikerjakan, dan diberikan pada stakeholder. Komunikasi

proyek berasal dari banyak sumber dan bervariasi pada formatnya, tingkatan detail,

derajat formalitas dan kepercayaan diri. Project Communications tidak terbatas pada:

• Status penerimaan

• Perkembangan jadwal dan pengeluaran.

3. Issue Log

Sebuah Issue Log digunakan untuk mendokumentasikan dan memantau

penyelesaian masalah.Ini mungkin digunakan untuk memfasilitasi komunikasi dan

memastikan pemahaman umum dari masalah. Sebuah dokumen log tertulis dan

membantu untuk memantau siapa yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan

masalah-masalah tertentu dengan target waktu.

4. Work Performance Data

Data kinerja mengatur dan merangkum informasi yang dikumpulkan,dan

menyajikan hasil analisis komparatif ke dasar pengukuran kinerja.

5. Organizational Process Assets

Aset proses organisasi yang dapat mempengaruhi proses kontrol Komunikasi

termasuk:

• Template Laporan

• Kebijakan, Standar, dan Prosedur yang mendefinisikan komunikasi

• Teknologi Komunikasi yg tersedia

• media komunikasi yg diijinkan

• Kebijakan perekaman

• Security requirements

3.4.2. Tools & Technique Control Communication

1. Information Management Systems

Beberapa software memungkinkan manajer proyek untuk mengkonsolidasikan

laporan dari beberapa sistem dan memfasilitasi distribusi laporan kepada stakeholder.

Contoh format distribusi mungkin termasuk table reporting, spreadsheet analisis, dan

presentasi. Kemampuan grafis dapat digunakan untuk membuat representasi visual

kinerja proyek informasi.

2. Experts Judgement

Penilaian ahli sering diandalkan oleh tim proyek untuk menilai dampak dari

komunikasi proyek, perlu untuk tindakan atau intervensi, tindakan yang harus

diambil, tanggung jawab untuk mengambil tindakan tersebut, dan kerangka waktu

untuk mengambil tindakan.

3. Meetings

Proses Kontrol Komunikasi memerlukan diskusi dan dialog dengan tim proyek

untuk menentukan cara yang paling tepat untuk memperbarui dan menyampaikan

kinerja proyek, dan untuk merespon permintaan dari para pemangku kepentingan

untuk mendapatkan informasi. Diskusi dan dialog yang umumnya difasilitasi melalui

pertemuan, yang dapat dilakukan tatap muka atau online dan di lokasi yang berbeda,

seperti lokasi proyek atau situs klien.

Gambar Laporan Kegiatan Meeting

3.4.3. Output Control Communication

1. Work Performance Information

Informasi kinerja mengatur dan merangkum performance data. Performance Data

ini biasanya memberikan status dan informasi progress tentang proyek yang

diperlukan stakeholders. Informasi ini kemudian dikomunikasikan kepada para

stakeholder dengan tepat.

2. Change Request

Proses Kontrol Komunikasi sering mengakibatkan perlunya penyesuaian,

tindakan, dan intervensi. Change request diproses dan dapat mengakibatkan:

• Perkiraan biaya baru atau yang direvisi, urutan kegiatan, tanggal jadwal, kebutuhan sumber daya, dan analisis risiko.

• Penyesuaian rencana manajemen proyek dan dokumen.

• Rekomendasi tindakan perbaikan yang dapat membawa kinerja masa depan yang diharapkan dari proyek kembali sejalan dengan rencana manajemen proyek

• Rekomendasi tindakan pencegahan yang dapat mengurangi kemungkinan menimbulkan dampak negatif kinerja proyek.

Untuk mengajukan perubahan terdapat dua dokumen yang perlu dipersiapkan yaitu sebagai berikut :

Change Request Form

Gambar Dokumen Change Request Form

Change Request Log

Gambar Dokumen Change Request Log

3. Project Management Plan Updates

Proses kontrol komunikasi dapat memicu update rencana manajemen komunikasi

serta komponen lain dari rencana manajemen proyek (misalnya stakeholders dan

human resource management plans).

4. Project Documents Updates

Dokumen proyek dapat diperbarui sebagai hasil dari proses Komunikasi Control.

Pembaruan ini mungkin termasuk, namun tidak terbatas pada:

• Peramalan

• Laporan Kinerja

• Issue log.

 5. Organizational Process Assets Updates

Organizational process assets yang dapat diperbaharui yaitu laporan dan

dokumentasi. Dokumentasi ini dapat menjadi bagian dari historical database bagi

kedua proyek dan organisasi dan mungkin termasuk penyebab isu, alasan di balik

tindakan perbaikan, dan jenis-jenis pelajaran yang dipelajari selama proyek.