Materi 2 Manajemen Proyek Adhi Yuniarto,PhD ManPro_mgg3_2015 1
Materi 2
Manajemen Proyek
Adhi Yuniarto,PhD
ManPro_mgg3_2015 1
Proyek sbg sebuah sistem
Sumber daya > Kegiatan proyek > Hasil
input proses output
Bukan kegiatan RUTIN
(terus menerus, berulang, berlangsung lama)
Ciri:
- Dimulai dg awal kegiatan dan akhir kegiatan,
jangka waktu terbatas
- Tidak ada proyek yg identik, yg ada sejenis
ManPro_mgg3_2015 2
• Planning
• Organizing
• Actuating/Execution
• Controlling
FUNGSI/PROSESMANAJEMEN
POAC
• Men
• Money
• Materials
• Machines
• Method
• Space and Time
AlatManajemen
Sumber Daya
(5M)+ S + T
ManPro_mgg3_2015 4
“The art and science of coordinating
people, equipment, materials, money, and
schedules to complete a specified project
on time and within approved cost”.
(Oberlender 2000)
untuk memenuhi target waktu (schedule) yang
direncanakan, memenuhi target anggaran (budget) yang
direncanakan dan memenuhi target mutu (quality) yang
disyaratkan
…….. untuk mencapai tujuan tertentu
(objectives) ……….
Untuk memenuhi kepuasaan pelanggan (client
satisfaction) dan/atau kepuasan pemangku
kepentingan internal (internal stakeholders’ satisfaction)
dan kepuasan pemangku kepentingan eksternal
(external stake holders satisfaction)
ANGGARAN
KINERJA
BIAYA
MUTUJADWAL
WAKTU
7
Aspek Pengelolaan Biaya
Perencanaan alokasi
sumber daya
Estimasi Biaya
Pengendalian
anggaran
(Kualifikasi & kuantifikasi)
• Jumlah jam kerja, tenaga kerja,
material, dan peralatan.
(RAB dan Analisa Biaya &
penjelasannya)
(Supervisi & Controlling)
SASARAN MANAJEMEN PROYEK
KONSTRUKSI
8
Aspek Pengelolaan Mutu
Program pengelolaan
mutu
Quality Control
Quality Assurance
(Dokumen policy
kualitas,organisasi pelaksanaan,
rencana kerja )
(jaminan/confidence standar mutu
- prosedur )
(kegiatan pengendalian &
acceptance/bila sesuai dengan
spesifikasi )
SASARAN MANAJEMEN PROYEK
KONSTRUKSI
9
Aspek Pengelolaan Waktu
(Daftar Kegiatan Proyek)
• Work Breakdown Structure
(Network)
(Jumlah hari kerja/Durasi)
(Time Schedule)
• Bar chart/ kurva S
• CPM, PERT, PDM
• Microsoft Project, Primavera, Micro
Cyclone
Identifikasi item
pekerjaan
Penyusunan urutan
kegiatan
Estimasi waktu
Penjadwalan dan
pengendalian
SASARAN MANAJEMEN PROYEK
KONSTRUKSI
10
Aspek Keselamatan & Kesehatan(Komunikasi & Sosialisasi)
• persuasion & education
•Setting realistic targets)
•Under appropriate working conditions
(Pihak Terkait)
(Penanggulangan/preventif)
Tujuan & Sasaran K3
• Pengembangan Kemampuan
• Mekanisme pendukung
Sistem Manajemen
Desain Tim
Aktivitas Beresiko
Kebijakan K3
SASARAN MANAJEMEN PROYEK
KONSTRUKSI
SIKLUS MANAJEMEN
Pere
ncan
aan
dan
Des
ain
(Pla
nnin
g &
Des
ign)
Proses Pelaksanaan
(Execution)
Pengendalian
(Controlling)
Staff
Perencanaan
Penetapan
Tujuan Pengendalian
Pengarahan
(Directing)Pengawasan
PROSES MANAJEMEN
PLANNING
• PENETAPAN TUJUAN (GOAL SETTING
• PERENCANAANPLANNING
ACTUATING
• STAFFING
• DIRECTING
CONTROLLING
• SUPERVISI
• CONTROLLING
• COORDINATING
ORGANIZING• ORGANIZING
MANAJEMEN
PROYEK
Pemilik
(Owner)
BAPPENAS,Departemen terkait
Lembaga Internal
Instansi Terkait
Izin & Regulasi
Masyarakat
(Community)
Kontraktor (Contractor)
Lembaga Penyedia
Pelayanan Publik
PLN, PDAM, Telkom
Pemasok (Supplier)
Konsultan (Consultant)
Manajemen Klasik
Departementalisasi n spesialisasi
Struktur piramida
Otoritas dan rantai komando
Pengambilan keputusan dan disiplin
Pejabat lini n staff
Hubungan atasan – bawahan
Arus kegiatan vertikal
Kriteria keberhasilan dan tujuan tunggal
ManPro_mgg3_2015 14
Perilaku
Dinamis
Non rutin
Multikompleks
Beresiko tinggi
Pelaksana byk pihak
Multi sasaran berbeda
Tuntutan
Tanggap thd perubahan,
perencanaan,pemantauan
pengendalian terpadu
Perhatian khusus, pemakaian
sumberdaya efisian n efektif
Koordinasi dan integrasi dg
tanggung jawab
Perlu analisa sistem dalam
perencanaan
Arus kegiatan dan komunikasi
horisontal
Pendekatan manajemen sistem
ManPro_mgg3_2015 15
Sumber, Penyebab, dan upaya penanggulangan konflik di
lingkungan proyek
No Sumber Konflik Penyebab Jalan Keluar dan Pemecahan
1 Jadwal Perbedaan pendapat mengenai Susun jadwal paket kerja sebaik mungkin
kurun waktu dan urutan pekerjaan Ikut sertakan pihak yang bertanggung
jawab dalam pelaksanaan sepanjang
siklus proyek
2 Prioritas Berbeda pandangan antara peserta Susun perencanaan secara jelas.
proyek perihal bobot pentingnya capai keputusan bersama dengan
berbagai kegiatan pihak-pihak yang bersangkutan
3 Tenaga kerja/Staf Penempatan (kurun waktu, kualitas, Susun perkiraan keperluan tenaga
dan kuantitas) personil dari internal staf sedini mungkin dan komunikasikan
dan eksternal organisasi di kantor pusat dengan pihak yang bersangkutan
4 Masalah teknis Standar, spesifikasi, kriteria material Menjelaskan kendala biaya dan filosofi
dan peralatan. Metode uji coba dan desain yang ditetapkan proyek
inspeksi
5 administrasi dan Perbedaan mengenai prosedur operasi Susun buku petunjuk pokok-pokok
prosedur atau pelaporan, otoritas, serta tanggung prosedur kerja dan koordinasikan
jawab dan progran implementasi untuk peserta proyek
6 Personalitas Perbedaan personalitas antara pelaku Kembangkan suasana yang menunjang
dalam melihat segala sesuatu saling pengertian. Perbanyak komunikasi
7 Biaya Perbedaan anggapan mengenai jumlah Menjelaskan dasar yang menjadi
dan jadwal alokasi biaya bagi bermacam keputusan jumlah dan dasar alokasi biaya
macam paket kerja
ManPro_mgg3_2015 16
2 Manajemen Proyek Manajemen Proyek adalah kegiatan perencanaan, pengorganisasian,
penempatan orang, pengendalian dan pengarahan untuk mencapai
tujuan tertentu dalam waktu tertentu dengan sumberdaya tertentu
Menggunakan pendekatan sistem dan hirarki (arus kegiatan) vertikal
maupun horizontal
a. Merencanakan
b. Mengorganisisi
c. Memimpin
d. Mengendalikan
e. Menggunakan pendekatan sistem
ManPro_mgg3_2015 17
a. Merencanakan
Urutan pelaksanaan dg sumberdaya yg tepat dan
waktu yg efisien, analisis jaringan kerja dan RAB
b. Mengorganisir
Memacu arus horizontal n vertikal dg baik
c. Memimpin
Pusat informasi smua masalah, koordinasi, integrator,
acountability
d. Mengendalikan
Keterpaduan perencanaan dan pengendalian yg erat
e. Pendekatan sistem
Bagian dr siklus sistem yg lengkap (totalitas yg
berfungsi scara utuh dikarenakan adanya saling
ketergantungan diantara bagian2nya_ManPro_mgg3_2015 18
Proses dan Sistematika
Perencanaan
a
Menetapkan Tujuan
b
Menentukan Sasaran
untuk mencapai tujuan
c
Mengkaji “jarak” posisi
awal terhadap sasaran
dan tujuan
d
Memilih alternatif
e
Menyusun
rangkaian langkah untuk
mencapai sasaran & tujuan
ManPro_mgg3_2015 19
Hirarki Perencanaan
Menentukan tujuan dan sasaran
Merumuskan perencanaan strategis
Menjabarkan perencanaan operasional
• Paket kerja
• Organisasi
• Anggaran
• Jadwal
• Tenaga Kerja
• Program Mutu
Jawaban atas pertanyaan
• Kegiatan apa yang akan dilakukan?
• Bagaimana kegiatan harus dikerjakan?
• Siapa yang akan melakukan pekerjaan?
• Kapan kegiatan dikerjakan?ManPro_mgg3_2015 20
Rencana Kerja
1. Rencana organisasi proyekBentuk organisasi, pimpinan dan anggota tim
2. JadwalPenjabaran perencanaan proyek mjd urutan langkah
pelaksanaan pek utk mencapai sasaran
3. AnggaranPerencanaan penggunaan Dana
4. Keperluan tenaga kerja, material n peralatan
ManPro_mgg3_2015 21
Perencanaan yg efisien
1. Perencanaan yang realistis
2. Semua pihak mengetahui dan paham
3. Penjabaran menjadi sebuah action plan
4. Parameter KUANTITATIF
5. Pengkajian ulang atau review secara
periodik
6. Memperhitungkan adanya contingency
(perubahan tiba-tiba)
ManPro_mgg3_2015 22
Pengendalian (RJ Mpckler, 1972)
Usaha yang sistematis untuk menentukan
standar yang sesuai dengan sasaran
perencanaan, merancang sistem informasi,
membandingkan pelaksanaan dengan
standar menganalisis kemungkinan adanya
penyimpang antara pelaksanaan dan
standar, kemudian mengambil tindakan
pembetulan yang diperlukan agar
sumberdaya digunakan scr efisien dalam
rangka mencapai sasaranManPro_mgg3_2015 23
Siklus perencanaan dan
pengendalian proyek
Sasaran Proyek
Membuat produk/instalasi
Dengan :
• anggaran
• jadwal
• mutu tertentu
Lingkup Kerja
Menyusun SRK :
• per hirarki
• paket kerja
• kode biaya
Standar & Kriteria
• “milestone”
• anggaran per paket
• jadwal/paket
• standar mutu
• kinerja
• produktifitas
Tindakan Pembetulan
• relokasi sumber daya
• jadwal alternatf
• prosedur dan metode
• rework (pengerjaan kembali)
Mengkaji dan Menyimpulkan
• intepretasi masukan
• biaya dan jadwal penyelesaian
• kualitas
• laporan kesimpulan
Memantau Prestasi
Pekerjaan
• mengukur hasil kerja
• mencatat pemakaian sumber daya
• memeriksa kualitas
• mencatat kinerja dan produktivitas
PERENCANAAN
PENGENDALIANManPro_mgg3_2015 24
Obyek pengendalian proyek
1. Organisasi dan personil
2. Waktu dan jadwal
3. Anggaran biaya dan jam-orang
4. Pengendalian pengadaan
5. Pengendalian lingkup kerja
6. Pengendalian mutu
7. Pengendalian kinerja
ManPro_mgg3_2015 25
Pengendalian yg efektif
1. Tepat waktu dan peka thd penyimpangan
2. Bentuk tindakan/respon tepat dan benar
3. Terpusat pada masalah/titik strategis
4. Mampu mengkomunikasikan masalah –
tindakan koreksi cepat
5. Kegiatan pengendalian tidak berlebihan
6. Merupakan petunjuk berupa perkiraan hasil
pekerjaan yg akan datang
ManPro_mgg3_2015 26
3 Organisasi Proyek
Pengertian : bersatunya kegiatan-kegiatan dari
dua individu atau lebih di bawah satu
kordinasi, dan berfungsi untuk
mempertemukan menjadi satu tujuan.
Proses:
Identifikasi dan klasifikasi pekerjaan
Pengelompokan pekerjaan
Menyiapkan pihak yg menangani pekerjaan
Mengetahui wewenang, tanggungjawab dan pek
Menyusun mekanisme koordinasi
ManPro_mgg3_2015 27
BENTUK ORGANISASI
1. Organisasi Fungsional
berdasar fungsinya, struktur piramida, hirarki
vertikal, hub horizontal dg prosedur
2. Organisasi Matriks
Dihimpun berdasar fungsi utk mengerjakan
proyek tertentu, dibentuk manajemen proyek
sendiri
3. Organisasi Khusus Proyek
ManPro_mgg3_2015 28
Perencanaan Teknik Penelitian
31 Organisasi Funsional
Direktur
Produksi Pemasaran Keuangan Personalia
ManPro_mgg3_2015 29
311 Keuntungan Organisasi Fungsional
Menyederhanakan koordinasi pekerjaan di antarabermacam personil dari berbagai jenjangmanajemen yg sudah berlatih.
Memperkecil upaya maupun penggunaan sumberdaya rangkap yang lebih sering mengakibatkanpemborosan
Memusatkan pd sumber daya yg sama sehinggasegenap satuan-satuan / departemen yg berbeda-beda menggunakan secara bersama-sama
Memberikan kelenturan di dlm menentukankebutuhan sumber daya
ManPro_mgg3_2015 30
312 Kekurangan Organisasi Funsional
Proses pelaksanaan proyek cenderung sering terlambat disebabkan oleh tata cara yg tdk praktis karena prioritas yg simpang siur bahkan tidak jarang saling bertentangan & berbenturan kepentingan
Para kepala satuan organisasi / departemen menjaga dg hati-hati kekuasaan mereka atas staf dlm satuan organisasi / departemen mereka & seringkali lebih bersikap harus berjuang utk mempertahankan wewenangnya dari pd bekerja ke arah tujuan proyek
Menghilangkan staf keterpaduan proyek diantara satuan-satuan organisasi/departemen fungsional.
Hanya kepala satuan organisasi / departemen bertanggungjawab langsung sepenuhnya atas pelaksanaan proyek.
ManPro_mgg3_2015 31
32 Organisasi MatriksDirektur
Proyek Gedung
Proyek Pengairan
Proyek Jembatan
Operasi Keuangan
Dan
Administrasi
Penelitian
Dan
Pengembangan
Personalia
ManPro_mgg3_2015 32
Keuntungan Organisasi Matriks
Kinerja koordinasi akan berlangsung dg baik pd jalur yg melintasi garis fungsional satuan organisasi / departemen.
Harapan-harapan proyek tampak dg jelas melalui satuan-satuan organisasi yg melakukan koordinasi proyek.
Mudah utk menghapus lembaga proyek dari organisasi / departemen setelah proyek dinyatakan selesai.
Mengimbangkan prioritas-prioritas proyek dlm keseluruhan organisasi
ManPro_mgg3_2015 33
Kekurangan Organisasi Matriks
Mudah terjadi pertentangan kepentingan diantara para koordinator proyek dg para kepala satuan organisasi / departemen oleh karena staf proyek bekerjs untuk dua atau lebih atasan.
Cenderung dijumpai kesulitan tatkala menentukan prioritas antara kepentingan proyek dan satuan-satuan organisasi fungsional.
Wewenang pemimpin proyek biasanya menjadi lebih kecil ketimbang tanggungjawab atas proyek yg dilimpahkan kepadanya.
Sumber daya pokok (personil, perlengkapan dll) sering tidak mencukupi untuk melaksanakan formasi organisasi yg demikian.
ManPro_mgg3_2015 34
Organisasi Khusus ProyekDirektur
Proyek Produksi Keuangan
Dan
Administrasi
Penelitian
Dan
Pengembangan
Personalia
Proyek
Gedung
Lab.
Proyek
Alat
Lab.
Proyek
Pelatihan
Instruktor
ManPro_mgg3_2015 35
Keuntungan Organisasi Khusus
Proyek
Tujuan merupakan sasaran tunggal yg menjadi titik pusat perhatian seluruh staf dan tim proyek.
Harapan-harapan proyek dpt dinyatakan & dipahami dg jelas
Batas-batas jenjang wewenang pengambilan keputusan adalah jelas
Perselisihan dalam pemanfaatan sumber daya dapat diperkecil
ManPro_mgg3_2015 36
Kekurangan Organisasi Khusus
Proyek
Harus disediakan fasilitas rangkap utk keperluan organisasi rutin & proyek
Penggunaan sumber daya cenderung boros jika tidak dikendalikan
Membengkaknya pembiayaan yg harus dikeluarkan untuk mendirikan organisasi baru yg ditambahkan pd organisasi semula
Selama menjalankan tugasnya para petugas diliputi kegelisahan oleh karena proyek yang bersifat sementara yg pd saatnya akan berakhir
ManPro_mgg3_2015 37
TIM PROYEK
ManPro_mgg3_2015 38
Tim Proyek
Harus BERSINERGI, anggota merasa saling diperlukandan sadar pentingnya bekerjasama
Kualitas dan efektifitas tim, dg ciri:
1. Hubungan dengan tugas:Komitmen, berorientasi thd hasil kerja, kreatif daninovatif, peduli terhadap kualitas produk, tanggapthd perubahan, mampu memperkirakan trend
2. Hub antar anggota
Komunikasi baik, konflik terpecahkan, salingpercaya, semangat terjaga dan saling membantu
ManPro_mgg3_2015 39
1 TANGGUNG JAWAB PIMPINAN
PROYEK
Merencanakan kegiatan-kegiatan dlm proyek, tugas-tugas & hasil akhir termasuk pemecahan pekerjaan, penjadwalan dana penganggaran
Mengoperasikan, memilih & menempatkan orang-orang dlm tim proyek.
Memonitor status proyek
Mengidentifikasi masalah-masalah teknis
Titik temu dari para konstituen : sub kontraktor, user, konsultan, top management.
Menyelesaikan konflik yg terjadi dlm proyek
Merekomendasikan penghentian proyek / pengerahankembali sumber daya bila tujuan tidak tercapai.
ManPro_mgg3_2015 40
2 OTORITAS
Otoritas Legal
mengacu pada hal-hal yg tertulis yg
ditetapkan dlm uraian pekerjaan (job
description) seseorang.
Otoritas Karismatik
berkaitan dg kekuatan yang dipunyai karena
sifat-sifat personal seperti penampilan atau
kepribadian.
ManPro_mgg3_2015 41
3 MEMILIH MANAJER PROYEK
Kualifikasi yang harus dipunyai untuk menjadi
seorang Manajer Proyek :
1. Karakteristik Personal
2. Ketrampilan Pelaku
3. Ketrampilan Bisnis
4. Kemampuan Teknis
ManPro_mgg3_2015 42
31 Karakteristik Personal
Mempunyai fleksibilitas dan kemampuan beradaptasi yang tinggi.
Mempunyai kemampuan memimpin dan punya inisiatif
Percaya diri, bisa meyakinkan orang lain
Punya disiplin tinggi
Luwes/fleksible dalam menangani masalah tanpa mengurangi sasaran
Bersedia mengambil resiko
Bisa menemukan masalah dam membuat keputusan
Bersikap kritis thd tatanan dan prosedur yg berlaku
Mampu menyeimbangkan antara masalah teknis dg waktu, biaya dan faktor manusia.
ManPro_mgg3_2015 43
Otoritas dalam proyek
Otoritas resmi – legal authority ada surat tugas,
Batas wewenang
Hirarki pelaporan
Otoritas tidak resmi expert power – diakui karena pengetahuan,
pengalaman akan disiplin ilmu bidang yg dipimpin
Referent power – kharisma, prestasi yg dimilliki
ManPro_mgg3_2015 44
32 Ketrampilan Perilaku
Yang termasuk dlm kualifikasi ini :
kemampuan mendengarkan secara aktif,
komunikator yang baik, bisa menjalin jaringan
komunikasi informal
ManPro_mgg3_2015 45
33 Ketrampilan Bisnis
Pemahaman mengenai organisasi dan masalah bisnis itu sendiri
Pemahaman mengenai manajemen secara umum yg meliputi : pemasaran, pengendalian, pembelian, hukum, administrasi karyawan dan konsep umum mengenai keuntungan
Kemampuan mengubah kebutuhan bisnis menjadi kebutuhan proyek
Punya kemampuan kuat & aktif untuk mengajari, melatih dan mengembangkan kemampuan bawahan.
ManPro_mgg3_2015 46
34 Kemampuan Teknis
Seorang pimpinan/manajer proyek perlu
mengambil keputusan tentang hal-hal yg
berhubungan dg masalah teknis. Untuk itu
perlu mengetahui aspek teknis dari proyek yg
ditangani.
ManPro_mgg3_2015 47
4 ANGGOTA TIM PROYEK
Tergantung jenis dan besaran proyek
Tim inti: pimpro, manager lapangan,
manager pengadaan, proyek kontrol,
manager administrasi dan keuangan
Kriteria yang diperlukan
Pengisian personil anggota tim sesuai
dengan kriteria
ManPro_mgg3_2015 48
5 PERAN LAIN DI LUAR TIM
PROYEK
1. Manajer Program
2. Manajemen Puncak
ManPro_mgg3_2015 49
51 Manajer Program
Tugas manajer program :
1. Mengarahkan & menevaluasi kegiatan dari seluruh manajer proyek
2. Memastikan bahwa arah dari semua proyek ini tidak melenceng dari tujuan strategis perusahaan
3. Bekerjasama dg para pemimpin fungsional persh utk melakukan alokasi sumberdaya & menyelesaikan konflik pemakaian sumber daya antar proyek dg cara melakukan prioritas
4. Memastikan bahwa perubahan yg terjadi dalam suatu proyek tetap memperhatikan batas biaya, waktu dan performansi dari proyek-proyek yg lain.
5. Membantu dlm mengembangkan kebijakan-kebijakan perencanaan & teknik-teknik pengendalian manajemen proyek.
ManPro_mgg3_2015 50
52 Manajemen Puncak
Manajemen puncak bertanggung jawab untuk mesukseskanpelaksanaan manajemen proyek.
Menetapkan secara jelas tanggung jawab dan wewenang manajerproyek relatif terhadap manajer yang lain
Menentukan lingkup hidup dan batasan tanggung jawabpengambilan keputusan yang dimiliki manajer proyek.
Menetapkan kebijaksanaan dlm penyelesaian konflik dan penetapanprioritas.
Menjabarkan tujuan-tujuan yg akan digunakan untuk mengevaluasiperformansi manajer proyek.
Merencanakan & memberikan dukungan pd suatu sistemmanajemen proyek yg bisa menyediakan informasi yang bergunauntuk perencanaan, pengendalian, pemeriksaan dan evaluasiproyek-proyek yang dilaksanakan.
ManPro_mgg3_2015 51