Pengorganisasia n Manajemen Pengetahuan Pertemuan 2 Pendidikan Vokasi/Perpustakaan dan Arsip Muslech, MSi 18 Pebruari 2013
Jan 22, 2016
MANAJEMEN PENGETAHUAN
Pengorganisasian Manajemen Pengetahuan
Pertemuan 2
Pendidikan Vokasi/Perpustakaan dan ArsipMuslech, MSi
18 Pebruari 2013
Materi Pembahasan :
1. Konsep Dasar Pengorganisasian KM2. Desain dan Sruktur KM 3. Identifikasi Pengorganisasian KM4. Model Pengorganisasian KM5. Karakteristik Organisasi Pengelolaan
Pengetahuan6. Tugas dan Fungsi Unit KM
Dimensi Pengorganisasian KM
• Penggorganisasian memiliki 3 dimensi :• 1. organisasi memiliki suatu bentuk , konfigurasi dan saluran2
komunikasi formal• 2. tugas2 dirumuskan , ditetapkan dan pekerjaan individu
terstruktur• Sebuah falsafah organisasi mempengaruhi upaya dengan apa
koordinasi dicapai
Proses Pengorganisasian KM
• Certo (1994) :a. Melaksanakan refleksi tentang rencana dan sasaran b. Menetapkan tugas-tugas pokokc. Membagi tugas pokok menjadi tugas bagian d. mengalokasikan sumber-sumber daya dan petunjuk2 utk
tugas2 tersebute. Mengevaluasi hasil-hasil dari strategi pengorganisasian yg
diimplementasikan
Prinsip2 Pengorganisasian KMFayol (dalam Kast dan James E, Rosenzweig (2002) :a. Pembagian kerjab. Wewenang dan tanggungjawabc. Displined. Kesatuan perintahe. Kesatuan Arah dan Tujuanf. Mendahulukan kepentingan organisasi dari kep pribadig. Pengupahan dan penggajianh. Sentralisasii. Skala hirarkij. Tatatertibk. Keadilanl. Stabilitas jabatanm. Prakasa (inisiatif)n. Solidaritas kelompok kerja
Manfaat Pengorganisasian KM
Karhi, Nisjar (Winardi 2003) :a.Kejelasan ekspektasi kinerja individu dan tugas – tugas yg terspesialisasib. Pembagian kerja yg menghindari duplikasic. Terbentuknya susunan arus aktivitas kerja yg logis yg dpt dilaksanakan oleh individu dan kelompokd. saluran2 komunikasi yg mapane. Mekanisme koordinasi tercapainya harmonisasi antara anggota organisasif. upaya2 yg difokuskan pada sasaran yg akan dicapai secara logis dan efisieng.Struktur2 otoritas yg tepat utk kelancaran perencanaan dan pengawasan seluruh organisasi
“AN INVESTMENT IN KNOWLEDGE ALWAYS PAYS
THE BEST INTEREST
Benyamin Franklin
Desain dan Sruktur KM Desain Organisasi dipengaruhi :1 Pengembangan historikal yg berlangsung lambat dan ide kekuatan
terpaku pada rakyat sangat mempengaruhi organisasi2. Kompleksits teknologi yg makin meningkat Manager :• Memahami secara jelas struktur organisasi• Meninjau bagan organisasi.
Yuki (2005) : struktur organisasi merupakan pola rumusan peran dan hubungan peran pengalokasian aktivitas guna memisahkan sub-sub unit , distribusi kekuasaan sera jaringan kerja komunikasi formalWexley dan Gary , A Yuki : struktur perencanaan formal utk mencapai pembagian tenaga yg efektif dan efisien serta koordinasi aktivitas anggotanya.Gibson (1996) : Pola formal aktivitas dan hubungan di anatar sub unit dlm organisasiStruktur organisasi akan menggambarkan identitas yg berientasi pada manajemen pengetahuan
Identifikasi pengorganisasian KMLangkah-langkah Identifikasi sbb :1. penentuan nama strategi Manajemen Pengetahuan sesuai dengan strategi organisasi utk mencapai tujuan dan sasaran2. Road map Knowledge (arah pemetakan pengetahuan ) :Klasifikasi pengetahuan menurut Kwasnik (1999) :• Mampu meringkas pengetahuan shg mudah dicerna• Memberikan deskripsi yg kaya pada setiap butir pengetahuan• Memperlihatkan hubungan antara pengetahuan yg satu
dengan yg lain• Memperlihatkan jarak antara butir pengetahuan yg satu
dengan yg lain• Dapat membantu menemukan pola dalam memberikan
kriteria pada butir2 pengetahuan
Model pengorganisasian KMVon Krocgk Ichiyo dan Nonaka (2000) :Alasan pengembangan manajemen pengetahuan di perusahaan adalah meninimalkan resiko dan meningkatkan efisiensi dan inovasi melalui beberapa tahapan :1. Mengawali KM dengan meninimalkan resiko dengan cara mencari
pengetahuan yg berharga yg dimilki, mengumpulkan dan digunakan utk solusi perusahaan
2. Organisasi memanfaatkan tindakan reaktif dan belum ada proses kreasi pengetahuan
3. Pengembangan manajemen pengetahuan untuk menghasilkan inovasi
4. Para penggiat pengetahuan dlm organisasi rajin memotivasi orang di organisasi utk menjadi pembelajaran aktif mengadakan pengetahuan diluar organisasi utk saling berbagi dan menciptakan dan saling memanfaatkanpengetahuan baru
Karaktersistik Personil pengelola Pengetahuan :• Seorang pemimpin yg dapat bersikap professional dan
egaliter, bukan birokrat yg memegang teguh prosedur dan memiliki mentaslitas atasan atau bawahan.• Wawasan yg luas atau seorang generalis.• Memil;iki professinal networking yg luas baik diinternal
perrusahaan maupun diluar perusahaan• Mampu melakukan komunikasi dan koordinasi secara
virtual dan tatap muka (komunikatif)• Mampu memfasilitasi berbagai pihak dalam berbagi
knowledge, berkolaborasi dan belajar
Karakteristik Organisasi Pengelolaan KM
Kareaktersistik Struktur• Tidak bersifat birokratis, prosedur adminstratif terhadap
substansi knowledge berada pada level minimal• Unit-unit berbentuk sel-sel yg menyebar di berbagai unit
tetapi tetap terkoordinasi• Tidak hirarhis sehingga kesan hubungan atau proses
atasan dan bawahan sebaikkny tidak ada.
Karakteristik Organisasi Pengelolaan KM
Posisi-posisi dalam organisasi Manajemen Pengetahuan :• Chief knowledge Officer (CKO) adalah pimpinan tertinggi
yg bertanggungjawab : (Leith & Rosen 2001) :• Menciptakan visi pengelolaan knowledge• Mensosialisasikan dan menjual konsep dan inisietahuan
atif manajemen pengetahuan serta membagikan visi kepada manajemen senior• Melakukan mentoring inisiatif manjemen pengetahuan
yg memberikan kontribusi siknifikan pada keberhasilan perusahaan.
Karakteristik Organisasi Pengelolaan KM
Posisi-posisi dalam organisasi Manajemen Pengetahuan :Chief knowledge Officer (CKO) adalah pimpinan tertinggi yg bertanggungjawab : (Tiwana 2000) :• Optimalisasi desain proses manajemen pengetahuan• Menciptakan kanal-kanal dan kompetensi yang dimiliki perusahan• Mengintegrasikan knowledge pada aktivitas dan tugas rutin
perusahaan• Meruntuhkan sekat-sekat thnis, budaya , dan aliran kerja dalam
perukaran pengetahuan.• Memastikan bhw perusahaan belajar dari kesalahan masa lalu.• Menciptakan nilai dari aset pengetahuan dan sasrasna manajemen
baik berupa profit maupun non profit.• Mendukung tugas-tugas diatas dengan mengggunkan teknologi
informasi
Karakteristik Organisasi Pengelolaan KM
Posisi-posisi dalam organisasi Manajemen Pengetahuan :(Tobing 2007) : sbb. :
A. Asisten Vice President knowledge Management yg betanggungjawab ;• Memastikan tersedianaya strategi dan kebijakan manajemen
pengetahuan dan memonitor efektifitas dlm implementasinya.• Memastikan tersedianya sistem manajemen pengetahuan • Memastikan tersedianya dan beroperasinya sistem applikasi
sarana manajemen pengetahuan• Memastikan berjalannya forum expert• Melakukan kampanye dan penyebaran penggunaan KM• Memastikan ketersediaan kepatuhan dan konsistensi
implementasi proses bisinis KM
Karakteristik Organisasi Pengelolaan KM
B. Operation :Memastikan tersedianya usulan forum expert :Memastikan tersedianya knowledge sharing virtual dan tatapmukaMemastikan terkelolanya otoritas sistem aplikasi sarana KMMemastikan tersedianya laporan perfornansi sistem aplikasiMengusulkan pemberian reward pada konttributor dan pengguna KM
Karakteristik Organisasi Pengelolaan KM
C. Senior Officer KM System Development bertugas :• Menyususn strategi dan kebijaksaan KM• Menyususn alternatif pemilihan sistem dan model KM• Menyusun arsitektur kesisteman KM• Menyusun aplikasi dan saran KM• Melakukan uji terima hasil pengembangan sistem
aplikasi sarana KM
Karakteristik Organisasi Pengelolaan KM
1. Fungsi pengelolaan perubahan :• Melakukan knowledge audit dan assessment (penilaian)• Mengembangkan srategi KM • Mengembangkan metodologi implementasi KM• Melakukan komunikasi dengan manjemen puncak• Merekrut , membentuk, melatih tim anggota perubahan.• Melakukan pilot proyek implementasi KM• Mengembangkan sarana KM (IT support)• Melakukan sosialisasi dan deployment implementasi KM
diseruruh organisasi
Tugas dan Fungsi Unit KM
2. Fungsi Pengelolaan Expert :• Memastikan tersedianya expert• Melakukan taksonomi knowledge berdasarka business need
analysis • Melakukan identifikasi sumber pengetahuan dan meminta expert
dan rara sumber membagikan pengetahuan dan pengalamannya• Melakukan updating dan evaluasi taksonomi pengetahuan secara
berkala• Menyusun kebijakan pengelolaan expert dan evaluasinya• Melakukan evaluasi kinerja expert• Memproses pengangkatan dan penggantian expert• Memenuhi kebutuhan pengembangan expert (seminar, lokakarya
dsb.)• Mempersiapkan kaderisasi expert
Tugas dan Fungsi Unit KM
3. Fungsi Operasi :• Menjamin beroperasinya srana KM• Melakukan perancangan sistem dokumentasi dan
implementasinya • Mengelola konten yg diupdate ke sarana KM• Melakukan fungsi updating dan deleting dokumen pd resositori
saarana KM• Mengelola security system dan dokumen• Mengola adminstrasi sistem• Menerbitkan laporan rutin• Menangani keluhan pelanggan• Melakukan progran sharing dgn forum tatapmuka • Mendokumentasi knowledge dan mendistribusikan pengetahuan
ke unit-unit dan personnel yg membutuhkan
Tugas dan Fungsi Unit KM
4. Fungsi Performansi dan pengembangan :• Membangun sistem performansi KM• Melakukan evaluasi dan analisis terhadap laporan
performansi dari expert• Melakukan pensyaratan pengguna, teknologi dan bisnis• Menerbitkan laporan rutin utk KM• Melakukan pengembangan dan penyempurnaan sistem
kolaborasi virtual melalui sarana KM• Memberikan feedback (umpan balik)• Mendifinisikan dan merencanakan kebutuhan
pengetahuan dan expert utk 2-3 tahun mendatang
Tugas dan Fungsi Unit KM
5. Distribusi peran dan penyelarasan dlm Organisasi :• Unit teknostruktur (perencanaan dan pengendalian
pengelolaan pegetahunan sesuai dengan bidangnya• Unit pengelola infrastruktur dan produk (Pengetahuan
terkait dengan operasi dan pemeliharaan , rekayasa dan pengembangan• Unit sales dan disttributor berkaitan dengan
pengetahuan pemasaran dan pelayanan• Unit pengelola keuangan berkaitan dengan pengetahuan
(akuntansi, laporan dan manajemen)
Tugas dan Fungsi Unit KM