manajemen konstruksi 1

KATA PENGANTAR

KATA PENGANTAR

Segala puji hanya untuk Allah. Hanya dengan rahmat Allah maka buku Manajemen Konstruksi ini dapat diselesaikan. Buku ini dibuat untuk melengkapi buku materi kuliah yang telah disusun Tim Dirjen Pendidikan Tinggi, yang karena tuntutan waktu maka perlu di perbaharui kembali. buku ini dibuat dari telaahan atas berbagai buku manajemen konstruksi baik yang diterbitkan dalam negeri maupun luar negeri. Buku ini lebih merupakan buku teori dasar, untuk itu maka pada kesempatan berikutnya akan dilengkapi dengan buku latihan soal-soal manajemen konstruski. Dibandingkan dengan materi kuliah yang disusun oleh Dikti maka pada materi kuliah ini diberi materi tambahan yaitu pengenalan manajemen konstruksi, rencana proyek dan pengendalian proyek. Tambahan juga dilakukan dengan perkayaan materi yang telah ada.

Kesempurnaan adalah milik Allloh. Oleh karena itu buku ini pastilah belum dan tidak sempurna, sehingga masukan dari pembaca sangat diperlukan guna perbaikannya. Kesulitan utama dalam penyusunan buku ini adalah usaha untuk menarik garis merah diantara berbagai pendapat atas suatu topik tertentu, mengingat buku yang dijadikan acuan sangat banyak. Kesulitan lainnya adalah terjemahan kedalam bahasa Indonesia yang memerlukan waktu dan ketelitian, sehingga atmosfir ide buku asal dapat dipahami.

Harapan penyusun, bahwa materi kuliah ini dapat bermanfaat bagi kita semua. Terima kasih.

Penyusun

Zaedar Gazalba, MTDAFTAR ISIBab I,

Pengenalan Manajemen konstruksi 1 Bab II,

Rencana Proyek 12Bab III,

Penjadwalan 26

Bab IV,

Pengendalian Proyek 41Bab V,

Organisasi Proyek 47Bab VI, Strategi Kontrak 57Daftar PustakaLampiran contoh syarat-syarat umum, surat perjanjian, sfesifikasi teknisSC 726

MANAJEMEN KONSTRUKSI

2 SKS

Tujuan mata kuliah:

Memberikan pengetahuan tentang tatacara pengelolaan proyek, mulai dari usulan proyek hingga pelaksanaan proyek pada bangunan sipil.

BAB I.

PENGENALAN MANAJEMEN KONSTRUKSITujuan Instruksional Umum:

Setelah mempelajari bab ini mahasiswa diharapkan dapat memahami dasar-dasar manajemen kontruksi.

Tujuan Instruksional khusus:

a. Mahasiswa dapat menjelaskan lingkup manajemen kontruksi

b. Mahasiswa dapat menjelaskan tantangan dunia konstruksi dimasa depan.

c. Mahasiswa dapat menjelaskan karakteristik proyek konstruksi dibandingkan dengan tipe proyek lainnya.

d. Mahasiswa dapat menjelaskan proyek.

e. Mahasiswa dapat menjelaskan tipe proyek konstruksi

f. Mahasiswa dapat menjelaskan Fase-Fase dalam pelaksanaan proyek.

PENGANTAR

Pada bab ini akan dijelaskan tentang dasar-dasar ilmu manajemen proyek seperti; lingkup manajemen proyek, tantangan masa depan dunia konstruksi, karakteristik proyek konstruksi, lima parameter proyek, tipe-tipe proyek konstruksi, dan daur hidup proyek konstruksi.

1.1MASA DEPAN KONSTRUKSI

Tantangan perkembangan paling menonjol dalam bidang konstruksi adalah semakin besarnya ukuran proyek dan organisasinya, semakin rumitnya teknologi, semakin kompleksnya saling ketergantungan satu dengan lainnya, serta variasi-variasi dalam hubungan organisasi dan lembaga, serta disisi lainnya makin ketat dan beragamnya peraturan yang harus dipenuhi dalam pelaksanaan konstruksi. Dalam pelaksanaan konstruksi, manajemen proyek harus mampu memadukan tuntutan ide, desain, pengadaan barang dan konstruksi menjadi satu kesatuan proses yang menyeluruh. Krisis sumber daya, terutama sumber daya material, peralatan, tenaga terampil, staf teknis dan lain-lain menuntut pengaturan yang sangat ketat terutama kaitannya dengan batasan aturan pemerintah dalam kebijakan ketenagakerjaan dan ketatnya aturan konservasi lingkungan hidup. Manajemen juga harus mampu mengantisipasi persoalan ekonomi dan budaya sebagai dampak timgginya inflasi, krisis budaya, kekurangan sumber ekonomi, perubahan pola permintaan dan lain-lain. Lebih lanjut tantangan dunia konstruksi dapat dilihat pada skema gambar 1.1.Gambar 1.1

Tantangan-tantangan Konstruksi

Koordinasi dan pengendalian

BIAYAWAKTUKUALITASPEMILIKINSINYURPEMBANGUN

Kenaikan biaya upah dfan gaji

Material dan perbekalan

Produktivitas

Penundaan waktu

Sengketa hukum

Peralatan dan hukum

Inflasi

Penyerahan material,

Pembatasan pemerintah Produktivitas Perubahan-perubahan Jadwal desain Jadwal konstruksi persediaan dan peralatan Kriteria desain

Inspeksi

Kekurangan tenaga terampil

Pengawasan

Keuangan

Ketersediaan materialManajemen konstruksi

PerencanaanDesainKonstruksi

Kelayakan

Pembiayaan

Metode kontrak

Persyaratan operasi

Pengendalian

Standar /norma

Seleksi penawar

Sumber daya

Peryaratan kontrak Menentukan proyek

Seleksi personil

Desaian menurut urutan pembangunan yang logis

Pengendalian biaya dan nilai

Jadwal desain

Prosedur

Peninjauan kembali rencana dan spesifikasi proyek Peninjauan kembali rencana dan spesifikasi dan mengujinya

Seleksi personil

Metoda konstruksi

Jadwal waktu

Analisis biaya

Pelaporan dan pengendalian

Melaksanakan konstruksi

Rekayasa nilai

Pertukaran biaya waktu kualitas

persetujuan serikat buruh

pelatihan

rekayasa nilai

Isolasi dan analisisdari pos-pos dengan biaya tinggi

Sumber: Boyd. C Paulson, Goal for Basic Research in Construction, Technical Report No. 22, Stanford University, 1975Walaupun terdapat begitu banyak tantangan kontruksi dimasa depan, namun bukan berarti bahwa dunia konstruksi harus berpangku tangan dan menyerah. Tantangan dunia konstruksi justru tercipta karena adanya tuntutan kebutuhan sarana dan prasarana sebagai bagian dari pola perubahan dunia. Untuk itu para enjiner dan manajer proyek harus dapat meningkatkan keterampilannya, dapat bekerja dengan peralatan yang lebih baik sehingga dapat mengoptimalkan segi perencanaan proyek dan pengendalian sumber daya yang tersedia guna menghadapi kenyataan dan tantangan baru dimasa depan. Selain itu, walaupun terdapat besarnya tantangan dimasa depan, akan tetapi kebutuhan konstruksi akan semakin meningkat terutama dari segi ragam dan skala pekerjaan.1.2KARAKTERISTIK PROYEK KONSTRUKSI

Pada dasarnya yang dimaksud dengan proyek adalah suatu usaha untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang dibatasi oleh waktu dan sumber daya yang terbatas. Sehingga pengertian proyek konstruksi adalah upaya untuk mencapai suatu hasil dalam bentuk bangunan atau infrastruktur. Menurut Wysocki (2000) proyek haruslah bersifat unik, kompleks, mengandung berbagai aktivitas yang saling berkaitan guna mencapai satu tujuan dan kesemuanya harus diselesaikan dalam waktu, biaya dan spesifikasi teknis yang spesifik

Setiap pekerjaan konstruksi tidak selalu dapat dikategorikan sebagai proyek konstruksi. Sebuah proyek harus memiliki kriteria antara lain:

1. Dimulai dari awal proyek (awal rangkaian kegiatan) dan diakhiri dengan akhir proyek (akhir rangkaian kegiatan) serta mempunyai jangka waktu yang umumnya terbatas.

2. Rangkaian kegiatan tersebut hanya satu kali sehingga menghasilkan produk yang unik. Jadi tidak ada proyek yang identik, yang ada adalah proyek sejenis.

Berdasarkan hal diatas dapat dikatakan bahwa kegiatan rutin dan dilakukan berulang-ulang dalam jangka waktu tertentu tidak dapat digolongkan dalam sebagai proyek, misalnya pemeliharaan rutin jalan kabupaten, pemeliharaan gedung, dan lain-lain. Secara lebih spesifik Badiru (1995) menjelaskan terdapat lima karakteristik yang harus dipenuhi oleh sebuah proyek yaitu:

1. Mempunyai tujuan dan batasan yang spesifik2. Membutuhkan waktu spesifik, yaitu terdapat awal dan akhir kegiatan.

3. Ketersediaan sumber daya yang terbatas, baik biaya, sumber alam, maupun sumber daya manusia.

4. Mempunyai unjuk kerja yang terukur dan terdefinisi.

5. Menpunyai skala pengukuran untuk meninjau kembali pekerjaan

1.3 PARAMETER PROYEK

Umumnya setiap proyek memiliki lima pembatas (Wysocki, 2000) yaitu :

1. lingkup (scope)

2. kualitas (quality)

3. Biaya (cost)

4. Waktu (time)

5. Sumber daya (resources)

.Dalam konteks ini, sebuah proyek merupakan keseimbangan diantara kelima konstrain tersebut. Setiap konstrain tersebut besifat saling ketergantungan, dimana setiap perubahan dalam satu aspek akan menyebabkan perubahan terhadap aspek lainnya. Misalnya peningkatan lingkup proyek tentunya akan berpengaruh terhadap kualitas penyelesaian, peningkatan biaya, waktu dan sumber daya.Lingkup proyek (scope) adalah pernyataan/batasan yang didefinisi atau melingkupi proyek guna mengetahui apa yang seharusnya dilakukan (termasuk juga apa yang seharusnya tidak dilakukan). Dalam sistim industri, lingkup proyek terkait dengan spesifikasi fungsi (funtional sfecification), dan dalam profesi enjinering biasa disebut sebagai Statement of work (SOW). Untuk itu maka lingkup proyek berkenaan dengan dokumen kesepahaman, batasan/lingkup pekerjaan, dokumen persyaratan, dan daftar kuantitas proyek. Dalam proyek pemerintah di Indonesia lingkup proyek dikaitkan dengan dokumen kontrak yang terdiri dari

syarat-syarat umum (general condition) yang mengatur dasar-dasar kesepahaman dalam praktek kontruksi (umumnya dirujuk dari dokumen syarat umum kontrak dalam AV 41, FIDIC atau ACE) ,

syarat-syarat khusus yang mengatur kondisi spesifik seperti persyaratan garansi, jaminan, persyaratan waktu, tata cara pembayaran, dan aturan khusus lainnya.

Rencana kerja dan syarat-syarat, yang mengatur persyaratan teknis pekerjaan konstruksi.

Gambar kerja, yang merupakan gambar dokumen rencana pembangunan yang menjelaskan bentuk, ukuran, material dan keterangan lainnya yang mendukung.

Perhitungan volume dan harga.

Terdapat dua tipe kualitas dalam proyek yaitu pertama; kualitas produk yang harus dicapai oleh proyek. Yang kedua adalah kualitas proses, yang merupakan kualitas dari manajemen proyek itu sendiri. Dalam kaitan ini, program manajemen kualitas dalam proses proyek harus ditempatkan sebagai alat untuk memonitor pelaksanaan pekerjaan. Program kualitas proyek diharapkan dapat memberikan kontribusi yang nyata terhadap kepuasan pelanggan, membantu organisasi dalam menggunakan sumber daya secara efektif dan efisien dengan mereduksi material sisa dan perbaikan pekerjaan.

Biaya merupakan pertimbangan utama dan pertama dalam seluruh daur hidup (life cycle) proyek mulai dari inisiasi (ide) hingga tahap terminasi (pengakhiran) proyek. Pemilik biasanya telah menentukan berapa biaya yang telah tersedia bagi pelaksanaan proyek yang dapat bersifat tetap ataupun fleksibel, akan tetapi perubahan terhadap jumlah tersebut tidak akan terpaut jauh dari biaya yang tersedia dari awal.

Pemilik telah menentukan kerangka waktu atau batas waktu penyelesaian proyek. Waktu dan biaya biasanya merupakan faktor yang saling terbalik (inverse). Pemendekan waktu penyelesaian akan mengakibatkan peningkatan biaya, atau sebaliknya. Waktu merupakan sumber daya yang sangat penting. Tidak dapat disimpan, akan tetapi akan habis jika digunakan atau tidak.

Yang dimaksud dengan sumber daya adalah aset seperti sumber daya manusia, peralatan, fasilitas fisik, atau inventori yang kesemuanya tersedia dalam jumlah yang terbatas.

Proyek merupakan sistim yang dinamis dan harus terjaga dalam keseimbangan tertentu, sehingga untuk menggambarkan kelima hal diatas, maka dalam manajemen proyek dikenal segitiga waktu-biaya-sumber daya seperti pada gambar dibawah ini:

Sebuah rencana proyek harus dapat mengidentifikasi kebutuhan atas waktu, biaya dan ketersediaan sumber daya guna mencapai lingkup dan kualitas proyek. Dengan kata lain keseimbangan penyelesaian (waktu) pada tahap perencanaan akan berakibat terhadap ketersediaan sumber daya dan biaya.

1.1LINGKUP BIDANG ILMU DALAM MANAJEMEN PROYEK

Project Management Institute (PMI) menegaskan area cakupan manajemen proyek sebagai Project Management Body Of Knowledge (PMBOK) meliputi 8 area utama yaitu ; scope, quality, cost, risk, human resources, contract/procurement, and communication.

Scope management berkenaan dengan proses dari pengarahan (directing) dan pengendalian (controlling) seluruh lingkup proyek. Menetapkan definisi yang jelas tentang tujuan dan sasaran proyek merupakan pondasi dasar dari lingkup proyek.

Manajemen kualitas (Quality management) berkenaan dengan sistem yang digunakan guna memastikan performa proyek harus memenuhi persyaratan dan ekspektasi dari stakeholder proyek. Tujuan manajemen kualitas adalah meminimalisasi penyimpangan antara rancangan rencana proyek dan kondisi aktual pekerjaan. Manajemen kualitas harus dilaksanakan dalam seluruh daur hidup/proses proyek, bukan hanya pada saat inspeksi akhir proyek.

Manajemen waktu (Time management) berkaitan dengan penggunaan waktu yang efektif dan efisien dalam memfasilitasi percepatan proyek. Waktu dan segala aspeknya sangat diperhatikan dalam sebuah proyek karena erat kaitannya dengan tujuan proyek. Langkah pertama dalam manajemen waktu yang baik adalah membuat rencana proyek yang merepresentasikan proses dan teknik yang dibutuhkan dalam pelaksanaan proyek. Manajemen waktu yang efektif dapat direfleksikan dengan skejul pelaksanaan.

Manajemen biaya (Cost management) merupakan fungsi utama dari manajemen proyek, dengan tujuan mengontrol biaya dalam seluruh tahap proyek. Biaya adalah merupakan alat ukur yang sangat penting dalam manajemen proyek. Yang termasuk dalam manajemen biaya adalah pengontrolan biaya seluruh proyek melalui teknik estimasi, forecasting, budgeting, financial, dan pelaporan. Estimasi biaya(Cost estimation) berkaitan dengan pengumpulan data-data relevan yang diperlukan dalam seluruh daur hidup proyek. Perencanaan biaya (Cost planning) berkaitan dengan pengembangan kebutuhan dana guna penyelesaian proyek yang direncanakan. Kontrol biaya (Cost control) berkaitan dengan proses yang kontinyu guna memonitor, mengumpulkan, menganalisa dan melaporkan data keuangan proyek.

Manajemen Resiko (Risk management) adalah proses untuk mengidentifikasi, menganalisa dan mengenali berbagai resiko dan ketidakpastian yang mungkin terjadi dan efeknya terhadap proyek. Perubahan dapat terjadi (mungkin) dalam setiap proyek. Perubahan dapat menimbulkan resiko dan ketidakpastian. Analis resiko akan dapat memperkirakan kemungkinan yang terjadi dimasa depan. Dengan informasi tersebut, tim proyek akan dapat menyiapkan diri lebih baik dengan perencanaan dan tindakan pengawasan yang baik.

Manajemen Sumber Daya Manusia (Human resources) berkaitan dengan fungsi mengarahkan sumber daya manusia selama proses proyek. Kontrak dan pengadaan (Contract/procurement) berkaitan tentang metode pelelangan, kontrak dan manajemen pengadaan barang dan jasa bagi proses konstruksi. Manajemen komunikasi (Communications management) berkaitan dengan fungsi komunikasi antar individu atau organisasi dalam lingkungan proyek. Komunikasi penting bagi organisasi, rutinitas sehari-hari ataupun pengendalian .

1.4TIPE PROYEK KONSTRUKSI

Proyek konstruksi lebih bersifat jasa dibandingkan dengan industri, hal ini terkait karena kuatnya interaksi dengan konsumen dalam tujuannya bagi penyediaan sarana-dan prasaran fisik yang lebih baik. Sangat sulit untuk mengklasifikasi tipe proyek konstruksi terutama pada proyek skala besar dan kompleks karena keterkaitan antara tiap jenis pekerjaan. Akan tetapi umumnya terdapat 4 tipe proyek konstruksi (Barrie, 1995) antara lain konstruksi pemukiman, gedung, rekayasa berat, dan industri.

a.Konstruksi Pemukiman (Residential Construction)

Konstruksi pemukiman meliputi pembangunan rumah tunggal, perumahan kota, rumah susun, pemukiman khusus (tranmigrasi, perumahan pabrik, perumahan karyawan,), perkantoran kecil, dan lain-lain. Di Amerika Serikat sektor ini menempati 30% - 35% dari angka rata-rata pembiayaan konstruksi. Di Indonesia angka ini dapat mencapai lebih dari 50%. Tipe konstruksi ini umumnya berteknologi rendah, padat karya dan dilaksanakan oleh kontraktor skala kecil. Sektor konstruksi ini sangat rentan terhadap kondisi perekonomian negara karena permintaan sangat erat kaitannya dengan kebijakan pemerintah. Permintaan pemerintah yang tidak stabil menyebabkan tingginya angka kebangkrutan perusahaan jenis ini. b.Konstruksi Gedung (Building Construction)Konstruksi gedung menghasilkan bangunan toko pengecer, kompleks peremajaan kota, sekolah-sekolah, universitas, apartemen, bangunan bertingkat komersial, gedung pemerintah, pusat rekreasi, pergudangan dan lain-lain. Tipe ini umumnya bersifat non pemukiman dan dibangun dengan pertimbangan pembiayaan komersial, sehingga pembangunannya lebih banyak dilaksanakan oleh sektor swasta. Sifatnya yang lebih kompleks dan rumit menyebabkan diperlukan teknologi yang tinggi, koordinasi dengan berbagai bidang keahlian antara lain arsitektur, struktur, mekanikal dan elektrikal. Pembangunan konstruksi umumnya dikoordinasikan oleh kontraktor umum dengan melibatkan subkontraktor untuk pekerjaan sfesialisasi tertentu seperti listrik, lift, perpipaan, dan lain-lain.c. Konstruksi Rekayasa Berat (Heavy Engineering Construction)Dalam banyak kasus, bangunan konstruksi rekayasa berat sangat menentukan dan menyebabkan industri konstruksi suatu negara menjadi terkenal. Contoh pembanunan rekayasa berat diantaranya pembangunan terowongan (terowongan Inggris Prancis), bendungan skala besar (Jatilihur, bendung sungai Kuning di RRC, bendung sungai Nil di Mesir, dan lain-lain), jembatan skala nasional, jaringan jalan kereta api, jalan raya, pelabuhan laut, pelabuhan udara, bangunan lepas pantai, jaringan pipa ribuan kilometer, dan lain-lain. Umumnya bangunan rekayasa berat adalah milik negara yang terkait dengan struktur kebijakan perekonomian secara nasional maupun internasional.

d. Konstruksi Industri (Industrial Construction).

Proyek ini meliputi pabrik pengilangan minyak, pembangkit listrik, tenaga nuklir, pabrik industri, dan lain-lain. Desain dan konstruksinya memerlukan keahlian rekayasa yang sangat tinggi bukan hanya insyinyur sipil akan tetapi juga kelistrikan, mekanikal, kimia, dan disiplin ilmu lainnya. Umumnya keseluruhan tahapan proyek dilaksakan dengan metode turn-key karena diperlukan kontraktor dengan kemampuan pemahaman teknologi tinggi dan seluk beluk pengoperasiannya, dan sering kali melibatkan juga penggunaan hak patent dari kontraktornya. Dinegara maju proyek ini banyak dilaksanakan oleh sektor swasta.

1.5DAUR PROYEK KONSTRUKSI (THE LIFE CYCLE OF A CONSTRUCTION PROJECT)

Pengertian tentang tahapan dalam proses proyek konstruksi menjadi penting mengingat karakteristik suatu proyek konstruksi yaitu mempunyai waktu mulai dan waktu selesai. Hal ini menunjukkan bahwa setiap pembagian pentahapan perlu dicermati sehingga tujuan proyek dapat tercapai secara optimal. Hingga hari ini tidak terdapat definisi yang terinci tentang life cycle project, akan tetapi beberapa konsep dari berbagai sumber dapat diketengahkan sebagai berikut:

1. Kerzner, Harold, 1997

Definisi life-cycles diadopsi dari Cleland dan King sbb:

Konseptual (conceptual)

Definisi (definition)

Produksi (production)

Operasional (operation)

Divesment (pelepasan)

2. Barrie, Donald S, 1995

Konsep dan studi kelayakan

Rekayasa dan desain

Pengadaan

Konstruksi

Memulai dan penerapan

Operasi dan Pemanfaatan

3. Project management life cycle (Joseph W Weiss; Robert K Wysoki, 1992)

PlanningImplementation

IDENTIFIKASIRENCANAORGANISASIKENDALICLOSING

Tentukan permasalahanIdentifikasi kegiatanTentukan kebutuhan SDMTentukan model manajemenPencapaian penerimaaan

Tentukan goal proyekHitung waktu dan biayaRekruitmen proyek manajerTentukan alat pengendalianCommisioning

Buat daftar pekerjaanPembagian kegiatanRekrut Tim ProyekPersiapkan laporan statusBuat dokumentasi proyek

Tentukan sumber daya awalIdentifikasi kegiatan kritisBuat organisasi tim proyekReview penjadwalan proyekBuat item utama untuk laporan akhir

Identifikasi asumsiBuat proposal proyekTentukan paket pekerjaanBuat item perubahanArahan audit post serah terima

DELIVERABLES

Dalam buku Efective Project Management,Wysocki (2000) mengemukakan life cycle project sebagai berikut:

SHAPE \* MERGEFORMAT

4. Life Cycle of a Project: Strategic and Tactical Issues (Abraham Shtub, Jonathan F Bard; Globerson, 1994) dalam Anonim (1997) sebagai berikut:

Conceptual designAdvance developmentDetail designProductionTermination

Goal

Scope

Base line

Requirement

Feasibility

Desirebility Plan

Budget

Schedule

Bid proposal

Management comitment Responsibility definition

Team

Organizational structure

Detailed plan

kickoff Manage

Measure

Control

Update and replan

Problem solving Close out

Document

Suggest improvement

Transit

Reasign

Dissolve team

Untuk lebih jelasnya penjelasan tentang life cycle project dijelaskan oleh Kerzner (1997) sebagai berikut:

a. Fase Konsepsual (Conceptual phase)

Menetapkan kebutuhan yang utama atau kelemahan potensial dari sistim yang telah ada

Menetapkan konsep sistim yang akan diterapkan untuk mengatasi permasalahan yang ada.

Menguji alternatif penyelesaian masalah

Menyediakan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan seperti dibawah ini:

i. Bagaimana sistim pembiayaannya ?

ii. Kapan sistim akan tersedia ?

iii. Bagaimana sistim pengerjaannya ?

iv. Apakah sistim yang ditawarkan dapat terintegrasi dengan sistim yang telah ada.

Identifikasi faktor sumber daya manusia dan non manusia yang dapat tersedia untuk mendukung sistim

Memutuskan sistim utama yang akan digunakan

Membentuk struktur organisasi proyek.

b. Fase Definisi (Definition phase)

Menegaskan identifikasi dan sumberdaya manusia dan non manusia yang tersedia

Persiapan final dari sistim yang akan digunakan

Persiapan dari rencana detail untuk mendukung sistim

Menentukan persyaratan kualitas yang realistis dari biaya dan jadwal yang ditentukan.

Menetapkan kebutuhan subsistim pendukung

Identifikasi dan persiapan dokumen yang dibutuhkan untuk mendukung sistim seperti kebijakan, prosedure, job descriptions, biaya dan dokumen pembiayaan, surat-menyurat, ijin, dan lain-lain.

c. Fase Produksi (Production phase)

Updating rencana detail dan dan menegaskan kembali dari tahapan sebelumnya.

Identifikasi dan memanajemen seluruh sumber daya yang tersedia guna memfasilitasi produksi seperti inventory, suplai, tenaga kerja, dana, dan lain-lain.

Verfikasi spesifikasi produksi

Memulai produksi, konstruksi dan instalasi.

Persiapan akhir dan penyebaran dari kebijakan dan prosedure kerja.

Menyelenggarakan percobaan akhir.

Pengembangan manual teknik dan dokumen yang mendukung yang dapat menjelaskan bagaimana sistim dapat bekerja dengan sempurna.

Pengembangan dari rencana sistim pendukung dari dalam tahap operasi.

d. Fase operasi (Operational phase)

Kesimpulan penggunaan sistim oleh pengguna atau customer.

Itegrasi aktual produk proyek atau service dalam sistim organisasi.

Evaluasi teknik, sosial dan ekonomi

Menyediakan feedback bagi perencanaan proyek baru dan sistim

Evaluasi keseluruhan

e. Fase pelepasan (Divesment phase )

Pengembangan pengalihan tanggung jawab proyek kedalam sistim organisasi

Melepaskan atau mengalihkan sumber daya manusia kedalam sistim yang lain

Mengembangkan pembelajaran sistim seperti:

i. Penilaian image pelanggan

ii. Pembahasan persoalan utama dan solusinya

iii. Keunggulan-keunggulan teknologi

iv. Pengembangan teknik management

v. Merekomendasikan penelitian bagi pengembangan

1.8PRINSIP DARI MANAJEMEN PROYEK

Manajemen proyek adalah metode atau teknik yang didasarkan atas prinsip-prinsip manajemen yang dapat diterima yang digunakan untuk perencanaan, estimasi dan pengendalian aktivitas pekerjaan, guna memperoleh hasil akhir, dengan biaya dan spesifikasi tertentu.

Salah satu tugas utama dari manajer proyek adalah menegaskan pekerjaan yang harus diselesaikan dan area dimana tanggungjawabnya. Dalam fase ini, pemilik dan manajer proyek harus sepakat tentang beberapa aspek penting dari proyek, yang dapat disajikan dalam lima pertanyaan sbb:

Apa permasalahan dasar yang akan diselesaikan

Apa tujuan proyek

Bagaimana sasaran dapat dijabarkan untuk mencapai tujuan (goal) proyek.

Bagaimana batasan jika proyek telah sukses

Apakah terdapat asumsi, resiko, rintangan yang dapat berpengaruh terhadap kesuksesan proyek.

a.Perencanaan (Planning)Perencanaan merupakan bagian yang sangat diperlukan, bukan hanya bagimana pekerjaan harus diselesaikan tetapi juga merupakan alat untuk membuat keputusan, menjelaskan alternatif pendekatan, skejul, dan ketersediaan sumber daya. Perencanaan proyek merupakan proses dinamis. Perencanaan yang baik akan menegaskan tugas akan dilaksanakan, mengapa mereka menjadi penting, kapan harus dilaksanakan, apa sumber daya yang dibutuhkan dan apa kriteria yang digunakan untuk menilai apakah proyek telah selesai dan sukses.

Terdapat tiga keuntungan dari rencana proyek antara lain bahwa Perencanaan mengurangi ketidak pastian.

Perencanaan meningkatkan pemahaman

Perencanaan mengembangkan efisiensi.

b. Pelaksanaan (Executing)Pelaksanaan rencana proyek ekuivalen dengan mempercayakan pekerjaan pada staff sesuai dengan tanggung jawabnya. Setiap staf harus menyadari bagaimana harapan yang diletakkan kepadanya, bagaimana menjalankannya, dan kapan harus dilaksanakan. Pelaksanaan sebuah rencana proyek dilaksanakan dalam empat tahap:

Identifikasi sumber daya spesifik (kekuatan manusia, material, dan uang) yang dibutuhkan guna menyelesaiakan pekerjaan.

Penugasan personil sesuai aktivitas

Skejul aktivitas dengan tanggal mulai dan akhir yang spesifik.

Mengajukan perencanaan.

c. Pengendalian (Controlling)Manajer proyek harus mempunyai sistim yang tetap untuk dapat memonitor progres proyek. Sistim monitor ini harus mengembangkan perangkat pengukuran kinerja proyek yang dibandingkan terhadap perencanaan yang telah disusun. Sistim monitor ini dapat digunakan untuk melihat potensi permasalahan yang mungkin timbul dimasa depan.

d. Selesai (closing)Pengakhiran proyek yang baik harus dapat menjawab persoalan seperti dibawah ini:

Apakah selesainya proyek dapat memenuhi harapan pemberi tugas?

Apakah selesainya proyek dapat memenuhi harapan manajer proyek?

Apakah tim proyek telah menyelesaikan proyek sesuai rencana?

Apakah informasi telah terkumpul dengan baik guna membantu perencanaan proyek selanjutnya?

Bagaimana metodologi manajemen proyeknya dan bagaimana tim proyek mengikutinya?

Apa pelajaran yang dapat dipetik dari proyek yang telah selesai?.

Secara lebih spesifik Badiru (1995), mengemukakan outline yang harus dilakukan untuk proyek kontruksi pada tahap perencanaan, pengorganisasian, skejuling, tracking, sebagai berikut:

1. Planning

1.1. Latar belakang proyek

1.2. Penjelasan situasi dan proses sekarang

Pemahaman terhadap proses

Identifikasi variabel penting

Variabel kuantitatif

1.3. Identifikasi area yang akan dikembangkan

Daftar dan diskusi tentang area yang dikembangkan

Studi strategi potensial yang digunakan sebagai solusi.

1.4. Menentukan terminologi yang lelevan terhadap proyek

Terminologi spesifik industri

Terminologi spesifik perusahaan

Terminologi spesifik proyek

1.5. Menentukan tujuan dan sasaran proyek

Tentukan statemen misi yang akan diemban

Kumpulkan ide dan masukan dari personel.

1.6. Menetapkan stndar performa

Skejul

Performa

Biaya

1.7. Sertakan kelayakan proyek

Menentukan dampak terhadap biaya

Menentukan dampak terhadap organisasi

Menentukan waktu penyelesaikan proyek

1.8. Memastikan dukungan manajemen terhadap proyek

2. Organisasi

2.1. Identifikasi tim manajemen proyek

2.1.1. Struktur organisasi proyek yang spesifik Struktur matrik

Struktur formal dan informal

Justifikasi struktur

2.1.2. Tentukan bagian-bagian (departements) dan personel kuncinya

Pengadaan material

Manajemen material

Enjinering, desain, manufaktur, dan lain-lain2.1.3. Tentukan manajemen tanggung jawab

memilih manajer proyek

piagam penetapan proyek secara resmi

menetapkan kebijakan dan prosedur dalam proyek

3. Implentasi triple C model

3.1. Komunikasi

memutuskan bentuk metode komunikasi

pengembangan matrik komunikasi

3.2. Kerjasama

Outline persyaratan kerjasama

3.3. Koordinasi

pengembangan work breakdown structure

menetapkan penanggung jawab kegiatan

mengembangkan grafik tanggung jawab

4. Skejuling dan alokasi sumber daya

4.1. pengembangan skejul induk

4.1.1. Estimasi durasi kegiatan

4.1.2. identifikasi persyaratan urutan kegiatan

Urutan keteknikan

Urutan penentuan penggunaan sumber daya

prosedure urutan kegiatan

4.1.3. Penggunaan model analisa

CPM

PERT

Diagram Balok

Model optimasi

5. Tracking, pelaporan dan pengawasan

5.1. Tentukan garis pedoman utuk tracking, pelaporan dan pengendalian

5.1.1. menetapkan persyaratan data

kategori data

karakteristik data

skala pengukuran

5.1.2. pengembangan dokumentasi data

update persyaratan data

pengontrolan kualitas data

membentuk pengukuran keamanan data

5.2. Katagorisasi titik-titik pengendalian

5.2.1. audit skejul

network aktivitas dan diagram balok

milestone

skejul penyelesaian

5.2.2. audit performa

performa tenaga kerja

kualias produk

5.2.3. audit biaya

pengukuran biaya

persen komplit dihadapkan dengan jumlah biaya

5.3. Identifikasi implementasi proses

perbandingan dengan skejul target

tindakan koreksi

reskeduiling

realokasi sumber daya

5.4. terminasi proyek

review performa

stategi tindak lanjut proyek

pembubaran personel

5.5. Dokumentasi proyek dan pembuatan laporan akhir

RANGKUMAN

1. Lingkup manajemen konstruksi antara lain: lingkup proyek (perencanaan, pengarahan dan pengendalian), kualitas, biaya, resiko, sumber daya manusia, kontrak dan pengadaan, dan komunikasi.

2. Tantangan perkembangan bidang konstruksi dimasa depan adalah semakin besarnya ukuran. organisasinya, rumitnya teknologi, kompleksnya saling ketergantungan satu dengan lainnya, serta variasi-variasi dalam hubungan organisasi dan lembaga, serta disisi lainnya makin ketat dan beragamnya peraturan yang harus dipenuhi dalam pelaksanaan konstruksi. Dalam pelaksanaan konstruksi, manajemen proyek harus mampu memadukan tuntutan akan gagasan, desain, pengadaan barang dan konstruksi menjadi satu kesatuan proses yang menyeluruh. Krisis sumber daya, terutama sumber daya material, peralatan, tenaga terampil, staf teknis dan lain-lain menuntut pengaturan yang sangat ketat terutama kaitannya dengan peraturan pemerintah dalam kebijakan ketenagakerjaan dan ketatnya peraturan lingkungan. Manajemen juga harus mampu mengantisipasi persoalan ekonomi dan budaya sebagai akibat dari inflasi, krisis budaya, kekurangan ekonomi, perubahan pola permintaan dan lain-lain.3. Karakteristik proyek adalah (a) dimulai dari awal proyek (awal rangkaian kegiatan) dan diakhiri dengan akhir proyek (akhir rangkaian kegiatan) serta mempunyai jangka waktu yang umumnya terbatas. (b) Rangkaian kegiatan tersebut hanya satu kali sehingga menghasilkan produk yang unik. Jadi tidak ada proyek yang identik, yang ada adalah proyek sejenis.

4. Dalam setiap proyek terdapat lima konstrain/pembatas yang umum dijumpai yaitu, lingkup (scope), kualitas (quality), biaya (cost), waktu (time), dan sumber daya (resources)

5. Terdapat 4 tipe proyek konstruksi antara lain konstruksi pemukiman, gedung, rekayasa berat, dan industri.

6. Daur proyek terdiri dari tahap konsepsual, mengembangkan definisi proyek, produksi, operasi dan pelepasan.

7. Manajemen proyek adalah metode atau teknik yang didasarkan atas prinsip-prinsip manajemen yang dapat diterima yang digunakan untuk perencanaan, estimasi dan pengendalianing aktivitas pekerjaan, guna memperoleh hasil akhir, dengan biaya dan spesifikasi tertentuBAB II

RENCANA PROYEKDalam bab ini akan dibahas tentang dasar-dasar rencana proyek antara lain; tujuan rencana proyek, pemilihan proyek, komponen rencana proyek, pemahaman partisipasi masing-masing pihak dalam penyusunan rencana proyek, kelayakan proyek, proposal proyek, perencanaan biaya, work breakdown structure, dan spesifikasi proyek.

Tujuan Instruksional Umum:

Setelah mempelajari bab ini mahasiswa diharapkan dapat memahami dasar-dasar rencana proyek

Tujuan Instruksional khusus:

1. Mahasiswa dapat menjelaskan tujuan rencana proyek

2. Mahasiswa dapat menjelaskan dasar-dasar pemilihan proyek

3. Mahasiswa dapat menjelaskan komponen rencana proyek

4. Mahasiswa dapat menjelaskan dasar-dasar kelayakan proyek

5. Mahasiswa dapat menyusun Work Breakdown Structure proyek sederhana

6. Mahasiswa dapat menyusun spesifikasi proyek.

2.1. TUJUAN RENCANA PROYEK

Seringkali menyusun rencana proyek dianggap membuang-buang waktu. Hal ini dapat dipahami karena membuat rencana berarti tidak melakukan apapun untuk capaian fisik konstruksi. Dalam dunia konstruksi yang makin kompleks peran perencanaan sangat penting mengingat bahwa perencanaan yang baik akan dapat: mereduksi ketidakpastian, dapat meningkatkan saling pengertian antar bagian, dan dapat meningkatkan efisiensi dengan adanya skejul dan stndar performa.

Kunci kesuksesan proyek adalah perencanaan yang baik. Perencanaan proyek merupakan pondasi dari gagasan, implementasi dan akhir sebuah proyek. Dalam perencanaan akan ditentukan tujuan spesifik proyek, struktur proyek, tugas, milestone, personel, biaya, peralatan, performa, dan lain-lain. Selain itu juga dalam perencanaan dijelaskan analisa apa yang dibutuhkan dan bagaimana ketersediaan sumber daya organisasi harus dipertimbangkan dalam perencanaan proyek. Wilson (1993) mengajukan 7 petunjuk dalam penyusunan rencana proyek yang baik antara lain:

1. Gunakan rencana proyek untuk koordinasi dibandingkan untuk pengendalian.

2. Gunakan perdekatan yang berbeda-beda dalam lingkungan proyek

3. Lakukan revisi yang berulang-rulang pada skejul sementara

4. Biarkan pekerja mengestimasi pekerjaannya sendiri.

5. Jelaskan tentang nilai/kualitas yang ingin dicapai lebih kuat daripada aktivitas

6. Tegaskan milestone spesifik dan nyata.

7. Gunakan checklist, matrik dan tambahan kelengkapan lainnnya dalam rencana proyek.

Dalam tahap awal rencana proyek, faktor internal dan eksternal yang berpengaruh pada proyek harus mendapat prioritas perhatian yang lebih besar. Contoh faktor internal tersebut antara lain: infrastruktur, cakupan proyek, hubungan perburuhan, lokasi proyek, kepemimpinan proyek, tujuan organisasi, pendekatan manajemen, suplai personel teknik, sumber dan dan modal yang tersedia. Faktor eksternal antara lain; kebutuhan publik, kebutuhan pasar, tujuan nasional, stabilitas industri, batasan teknologi, kompetisi industri, dan peraturan pemerintah.

2.2. MENYUSUN LINGKUP PROYEK

Lingkup proyek merupakan dasar dari seluruh aktivitas proyek, yang umumnya merupakan serangkaian narasi deskriptif tentang permasalahan, tujuan, sasaran, kriteria sukses dan asumsi-asumsi dasar seputar proyek.. Deskripsi naratif ini merupakan serangkaian pernyataan tentang kondisi ideal yang akan dicapai oleh proyek. Lingkup proyek paling kurang akan menjawab permasalahan apa yang akan dilakukan, mengapa dilakukan, dan bagaimana cara melakukannya.

Dalam daur hidup proyek (lihat bagian 1.6) penyusunan lingkup proyek dikenal sebagai tahap konseptual (Kerzner, 1997), konsep dan studi kelayakan (Barrie, 1995), indentifikasi dan rencana (wysoki, 1992), dan fase konseptual (Globerson, 1994). Secara lebih rinci Wysocki (2000) menggunakan istilah POS (Project Overview Statement) yang menjelaskan antara lain:

a. Permasalahan dan kesempatan. Bagian ini merupakan dasar dari proposal proyek, yang memuat fakta rasional permasalahan yang mendasari lahirnya ide proyek dan kemungkinan adanya solusi yang menguntungkan organisasi. Permasalahan dapat berasal dari; (1) pengenalan masalah mendasar terutama dalam kaitan perubahan dunia, kesempatan keuntungan, penawaran produk dan jasa baru, peningkatan pelayanan, dan lain-lain. (2) permintaan pelanggan, (3) inisiative perusahaan yang berasal dari proposal, dan (4) perintah berdasarkan aturan.

b. Menetapkan tujuan proyek (goal). Goal proyek berkaitan tujuan dan arah yang dituju guna mengatasi permasalahan yang ada. Setiap proyek idealnya mempunyai satu goal. Goal merupakan hasil akhir setiap proyek, oleh sebab itu maka goal harus dapat dinarasikan dengan jelas dan terang. Goal proyek harus singkat dan langsung mengena pada inti permasalahannya. Goal harus bebas dari bahasa dan terminologi yang sulit dan tidak dapat dimengerti oleh orang lain. Dorans (Wysocki, 2000) menggunakan istilah SMART untuk menggambarkan kriteria penyusunan goal, yaitu :

Specitic; target dalam goal harus spesifik

Measurable; harus terdapat indikator yang terukur

Assignable; harus dapat dilaksanakan oleh sesorang untuk dilaksanakan.

Realistic; realistis dilakukan dengan sumber daya organisasi

Time-relate; batasan kapan tujuan harus dicapai.

c. Medefinisikan sasaran proyek. (objective). Sasaran proyek merupakan detail dari goal. Kegunaan dari objektif adalah untuk mengklarifikasi batas-batas dari goal dan batas dari lingkup proyek. Salah satu cara memvalidasi pernyataan sasaran adalah pertanyaan apakah ini termasuk proyek atau bukan. Sasaran lebih cocok merupakan pernyataan spesifik tentang masa depan dari pada penyataan aktivitas. Penting dipahami bahwa sasaran merupakan kondisi yang akan dicapai dengan kegiatan proyek. Pernyataan sasaran setidaknya mengandung empat hal antara lain:

Hasil; pernyataan tentang apa yang akan diselesaikan

Kerangka waktu; harapan waktu penyelesaian pekerjaan

Pengukuran; ukuran tentang bagaimana sukses akan dicapai

Aksi; bagaimana sasaran akan dicapai.

d. Identifikasi kriteria sukses. Identifikasi kriteria sukses merupakan jawaban dari pertanyaan mengapa kita harus melaksanakan proyek. Pada masa sekarang kriteria sukses lebih didasarkan pada kriteria kepuasan pelanggan. Kesuksesan dapat juga didefinisikan sebagai dampak keuntungan yang tinggi pada organisasi, mereduksi perputaran waktu organisasi, meningkatkan produktivitas, mereduksi biaya manufaktur atau penjualan, dan lain-lain.

e. Daftar asumsi, identifikasi resiko dan hambatan lainnya. Tujuan dari analisa ini adalah membuat daftar segala sesuatu yang mempunyai dampak terhadap pencapaian proyek. Dampak dapat terjadi terhadap tujuan, sasaran, team proyek, lingkungan proyek atau kondisi organisasi. Terdapat beberapa hal yang dapat mempengaruhi sukses proyek antara lain:

Teknologi. Teknologi yang baru seringkali membutuhkan penyesuaian sistim baik terhadap organisasi maupun tenaga kerja.

Lingkungan. Faktor ini merupakan salah satu faktor yang sangat dominan terhadap tujuan proyek. Perubahan manajemen ditingkat atas akan berpengaruh sangat besar pada manajemen proyek. Perubahan personil proyek seringkali terbentur dengan kurva belajar yang tinggi dan persyaratan keahlian personil.

Interpersonal team proyek. Hubungan antar personil merupakan faktor yang sangat kritis dalam sukses proyek.

Budaya

2.3.KELAYAKAN PROYEK

Setelah menyusun lingkup (scope) proyek, maka dalam banyak proyek, perencanaan dilanjutkan dengan suatu studi yang lebih terinci tentang kelayakan proyek ditinjau dari berbagai segi. Kelayakan proyek merupakan laporan yang menjelaskan berbagai hal untuk menegaskan dan memastikan bahwa proyek layak dilaksanakan. Beberapa hal yang harus dijelaskan dalam studi kelayakan (Badiru, 1995) antara lain:

a. Technical feasibility. Kelayakan teknik menjelaskan tentang kemampuan proyek dalam memanfaatkan keunggulan teknologi yang ada. Faktor teknologi sama pentingnya dengan faktor personnel yang memanfaatkan teknologi tersebut.

b. Managerial feasibility. Kelayakan manajemen terkait dengan kemampuan sumber daya manusia yang akan mengelola proyek dimasa depan.

c. Economic feasibility.Terkait dengan keuntungan ekonomi dari proyek. Dalam kelayakan proyek industri yang baru, analisa untung-rugi (benefit-cos ratio) dan analisa titik impas (break event point) merupakan dua aspek ekonomi utama yang harus dianalisa. Dalam banyak kasus jika melibatkan pembiayaan perbankan maka analisa NPV dan IRR juga harus dikedepankan. d. Financial feasibility. Kelayakan finansial terkait dengan bagaimana proyek dapat memperoleh dana yang diperlukan guna implementasi proposal proyek. Finansial proyek merupakan pertimbangan utama dalam proyek yang melibatkan banyak pihak karena merupakan ukuran dari ketersediaan modal. Dalam analisa finansial aspek penting didalamnya adalah ketersediaan pinjaman, kredit, equity, dan skejul pinjaman.

e. Cultural feasibility.

f. Social feasibility

g. Safety feasibility. Kelayakan keamanan terkait dengan bagaimana proyek kapabel aman dalam implementasi dan operasinya dengan dampak yang minimal bagi lingkungan.

h. Political feasibility. Hal ini terkait dengan bagaimana proyek dapat diterima secara politis. Umumnya proyek besar dan bersifat nasional akan membutuhkan penerimaan pemerintah dan analisa pengaruhnya terhadap politik pemerintah.

Dalam kelayakan proyek, beberapa elemen yang harus tercakup antara lain:

a. Analisa kebutuhan. Merupakan indikasi pengenalan kebutuhan akan proyek. Kebutuhan ini dapat merupakan efek dari organisasi, organisasi orang lain, atau pemerintah. Studi pendahuluan perlu dilakukan untuk mengkonfirmasi kebutuhan tersebut dan proposal bagaimana kebutuhan tersebut dapat dipenuhi dengan baik. Beberapa pertanyaan yang harus diajukan antara lain:

Apakah kebutuhan tersebut cukup signifikan untuk menjustifikasi proyek yang diusulkan.?

Apakah kebetuhan tersebut masih tetap ada hingga proyek telah terselesaiakan?

Apakah ada alternatif lain untuk memenuhi kebutuhan tersebut?

Apakah dampak sosial, ekonomi, lingkungan dan pilitis dari kebutuihan tersebut?.

b. Proses kerja. Ini adalah analisa kerja awal untuk menetapkan apa yang harus dilakukan untuk memenuhi kebutuhan. Kegiatan ini umumnya dilakukan oleh oleh konsultan yang ahli dalam bidang tersebut. Studi ini umumnya merupakan model sistim yang dapat mengilustrasikan karakteristik umum dari proses yang akan dilakukan.

c. Engineering dan desain. Merupakan detail teknik dari proposal proyek yang diajukan. Kapabilitas teknologi yang diperlukan juga dievaluasi. Desain produk jika diperlukan harus dilakukan pada tahap ini, termasuk juga kesanggupan dari pemasok barang dan subkontraktor.

d. Estimasi biaya. Estimasi biaya proyek dengan level akurasi yang dapat diterima, yaitu -5% hingga +15%. Biaya proyek adalah biaya pembangunan dan biaya operasi, termasuk juga besarnya modal yang harus diinvestasikan dalam proyek.

e. Analisa finansial. Adalah analisa dari profil cashflow proyek. Analisa harus mempertimbangkan bunga pengembalian, inflasi, sumber modal, periode pengembalian, titik impas, nilai sisa, dan sensivitas. Analisa ini merupakan tahap yang paling kritis untuk dijelaskan walaupun tersedia atau tidak tersedia dana untuk proyek.

f. Dampak proyek. Pada tahap ini studi kelayakan merupakan analisa dan penilaian dampak proyek terhadap lingkungan, sosial, budaya, politik dan dampak ekonomi bagi publik. Nilai tambah proyek harus dikedepankan. Nilai tambah pajak dan peningkatan harga bahan mentah juga merupakan salah satu kontribusi proyek terutama dalam pandangan pemerintah.

g. Kesimpulan dan rekomendasi.

Ketika proyek telah dinilai layak, maka tahap selanjutnya adalah penyusunan proposal proyek (Request For Proposal (RFP). Bentuk tipikal dari RFP (Badiru, 1995) harus memuat:

a. Latar belakang proyek. Menyangkut kebutuhan, cakupan, studi pendahuluan dan hasilnya.

b. Hasil proyek dan batas waktu. Apa produk yang dihasilkan proyek dan kapan waktu terbaik untuk dilaksanakan. Bagaimana produk dihasilkan juga harus dijelaskan.

c. Spesifikasi performa proyek: analisa yang menunjukkan bahwa performa proyek merupakan yang terbaru dan dari segi biaya paling efektif.

d. Tingkat dana (funding level), biasanya tidak spesifik diperlukan

e. Persyaratan laporan; bagaimana review proyek, formatnya, jumlah dan frekwensi komunikasi, komunikasi oral, pengungkapan modal, dan persyaratan lainnya yang diperlukan.

f. Persyaratan kontrak; memuat data manajemen, hak-hak kepemilikan dalam pekerjaan, monitoring progress, prosedur evaluasi proyek, persyaratan patent, rahasia dagang, hak cipta dan lain-lain.

g. Persyaratan khusus (jika diperlukan); seperti daerah terlarang, kesamaan hak, dukungan pada pengusaha kecil, akses bagi penyandang cacat, aturan pemerintah, dan lain-lain.

2.4.KOMPONEN dari RENCANA PROYEK

Jika proposal proyek telah disetujui maka dimulai penyusunan rencana proyek. Rencana proyek (Badiru, 1995) pada umumnya mengandung komponen:

a. Ringkasan dari rencana proyek. Ringkasan memuat lingkup, tujuan proyek, dan batasan kritisnya. Tipe dan asal sumber daya harus dijelaskan spesifik, termasuk juga hubungannya dengan tujuan organisasi, besarnya biaya dan milestone.

b. Tujuan. Tujuan harus detail hingga dapat menjelaskan apa yang diharapkan akan dicapai dan bagaimana harapan tersebut berkontribusi dalam seluruh proyek.

c. Pendekatan. Bagaimana metodologi manajemen dan teknik yang spesifik akan diimplementasikan. Pendekatan manajemen harus berkaitan dengan organisasi proyek, jaring komunikasi, hirarki persetujuan, tanggung jawab, dan akuntabilitas. Pendekatan teknik berhubungan dengan pengalaman perusahaan dalam proyek yang sama dan ketersediaan teknologi.

d. Kebijakan dan prosedur Pengembangan kebijakan proyek yang spesifik merupakan kerangka umum dalam melaksanakan tugas dalam proyek.Prosedur proyek merupakan metode implementasi pelaksanaan guna mencapai tujuan proyek.

e. Syarat kontrak. Pada bagian ini rencana proyek harus memuat persyaratan, mata rantai komunikasi, spesifikasi konsumen, spesifikasi performa, batas waktu, proses review, penyelesaian proyek, skejul, kontak internal dan eksternal, keamanan, kebijakan dan prosedur. Pada bagian ini bersifat praktik, dan segala sesuatu yang sekiranya dapat menimbulkan masalah dikemudian hari harus didokumenkan.

f. Skejul proyek. Skejul proyek merupakan komitmen signifikan sumber daya terhadap waktu dalam mencapai tujuan proyek. Skejul harus spesifik kapan harus dimulai dan diakhiri. Pase-pase utama proyek teridentifikasi. Skejul harus terpercaya dan merupakan perkiraan waktu penyelesaian pekerjaan. Estimasi dapat diperoleh dari pengetahuan personel, pengalaman, dan perkiraan.

g. Persyaratan sumber daya.Sumber daya proyek, batasan dana dan biaya pekerjaan harus dijelaskan pada rencana proyek. Persyaratan modal harus spesifik. Sumber daya dapat berupa personel, peralatan dan informasi. Personel meliputi keahlian, gaji, dan pelatihan harus dijelaskan. Peryaratan dan ketersediaan personel harus sesuai dengan skejul hingga dapat menjamin ketersediaannya pada saat dibutuhkan. Ketersediaan dana dan asal dana harus dijelaskan. Dasar estimasi biaya harus dijustifikasi dan alokasi dan sistim monitoringnya harus dapat dijelaskan.

h. Pengukuran performa. Pengukuran atas evaluasi progres proyek harus dikembangkan. Pengukuran harus didasarkan pada standar praktik atau kebiasaan. Metode dari monitoring, pengumpulan dan analisa pengukuran harus spesifik. Tindakan koreksi untuk even yang tidak diinginkan harus dijelaskan.

i. Rencana tak terduga. Banyak proyek gagal karena tidak terdapat rencana untuk keadaan yang tidak terduga.

j. Tracking, pelaporan, dan auditing. Ketiga hal diatas untuk menjaga agar proyek dapat sejalan dengan rencana, mengevaluasi pekerjaan, dan meneliti dengan detail dari dokumentasi proyek.

2.5. PEMILIHAN PROYEK

Wysocky (2000) mengemukakan bahwa pemilihan proyek adalah pemenuhan goal proyek atas parameter lingkup kegiatan, kualitas, biaya, waktu dan sumber daya yang ada. Pada tingkat strategi manajemen proyek, Badiru (1995) menyatakan bahwa keputusan strategis proyek merupakan dasar dari kesuksesan implementasi proyek. Perencanaan yang baik merupakan dasar dari seluruh tindakan proyek. Keputusan strategis proyek dibedakan atas 3 level strategi:

a. Supralevel Planning. Keputusan pada tahap ini adalah menilai kerangka besar proyek, bagaimana proyek secara keseluruhan dan dalam jangka waktu yang lama akan sesuai dengan tujuan organisasi. Pertanyaan yang harus diputuskan adalah bagaimana kontribusi potensialnya, efeknya terhadap sumber daya, hubungan dengan proyek baik didalam maupun diluar organisasi, resiko, manajemen, budaya dan keuangan.

b. Macrolevel planning. Keputusan pada tahap ini adalah menilai seluruh rencana seputar proyek. Pertanyaan yang harus diputuskan pada tahap ini adalah definisi tujuan proyek, cakupan, ketersediaan personel, ketersediaan sumber daya, kebijakan, komunikasi, dana, interaksi tujuan, batas waktu dan strategi konflik.

c. Microlevel planning. Tahap ini mencakup detail operasi, jenis-jenis kegiatan dan juga tujuan spesifik dari proyek. Hal-hal yang dipertimbangkan adalah skejul, peralatan, bahan, prosedur kerja, pelaporan, pengendalian kualitas, dan lain-lain.

Sementara itu Grag (1999) mengingatkan bahwa seleksi proyek dalam organisasi tidak terlepas dari pertimbangan politis, yang pada prakteknya mempunyai pengaruh yang sangat kuat dalam keputusan seleksi. Politis didefinisikan sebagai aksi individu atau grup untuk membangun dan menggunakan kekuatan dan sumber dayanya untuk mempengaruhi pilihan proyek. Dalam banyak kasus dijumpai bahwa faktor politis sangat berbahaya karena dapat merusak pertimbangan kelayakan proyek.

Cleland (1999) menggunakan kriteria-kriteria evaluasi yang lebih ditujukan untuk proyek produksi, antara lain kesesuaian dengan tujuan baik dari segi produk maupun pasar, konsistensi dengan tujuan proyek baik terhadap Return On Investment (ROI), dividen maupun imej yang timbul dari proyek tersebut, konsistensi dengan tingkatan strategi organisasi secara keseluruhan., kontribusi pada goal organisasi, kekuatan perusahaan, kelemahan perusahaan, keunggulan komparatif, tingkat konsistensi internal, tingkat resiko yang dapat diterima, dan konsistensi kebijakan. Pemilihan proyek menurut Turner (1997) setidaknya mengandung empat isu pokok yaitu;

a. Prioritas proyek; Seleksi proyek harus digerakkan secara top-down mulai dari perencanaan bisnis. Proyek hanya boleh dilaksanakan jika sesuai dengan tujuan organisasi, tersediaan sumber daya secara tepat dan efisien, harus sesuai dengan proyek lainnya baik yang baru maupun yang lama dan sesuai dengan budget yang tersedia.

b. Penilaian investasi dan gap perencanaan; Ide proyek harus muncul karena adanya gap antara perencanaan jangka panjang dan kondisi yang terjadi saat ini. Proyek diharapkan dapat mengisi gap tersebut. Berbagai teknik investasi yang dapat dilakukan untuk menilai kelayakan proyek antara lain NPV, IRR, pay-back period, dan indek produktivitas.

c. Perhitungan resiko dengan metode kuantitatif. Proyek harus dinilai resikonya terutama terhadap investasi baik dalam kondisi terbaik, biasa, maupun kondisi terburuknya. Dampak proyek harus diterminasi dan dikalkulasi untuk mempersiapkan manajemen melakukan upaya pengurangan resiko yang timbul.

d. Managerial judgement. Walaupun terdapat metode kuantitatif untuk memilih proyek, namun pemilihan akhir harus diputuskan oleh menejer. Banyak elemen tidak dapat dimodelkan dalam bentuk kuantitatif dan dapat terjadi justru model kuantitatif hanya merupakan elemen kecil dari keseluruhan elemen pemilihan. Beberapa pertimbangan dominan antara lain; pertimbangan moral, reputasi organisasi, dampak dari usaha, sudut pandang pemilik saham, dampak terhadap kesehatan, dampak terhadap lingkungan dan opini publik.

Dari Linstone, Badiru dan Cleland diatas, terlihat bahwa pemilihan proyek adalah pemenuhan proyek terhadap kriteria-kriteria yang ada baik berupa kualitatif maupun kuantitatif. Akan tetapi banyak aspek dalam pemilihan proyek tidak dapat diekspresikan dalam kriteria kuantitatif (Badiru, 1995). Untuk maksud itu maka perlu dipergunakan teknik penyelesaian yang mengabungkan kedua kriteria kuantitatif dan kualitatif.

2.6.PEMAHAMAN TERHADAP PARTISIPASI MASING-MASING PIHAK DALAM PERENCANAAN PROYEK

Tanggung jawab dari masing-masing pihak dalam penyusunan rencana proyek akan bebeda-beda tergantung level manajemen organisasi. Dalam proyek konstruksi, Kerzner (1998) menjelaskan tanggung jawab masing-masing pihak antara lain:

a. Manajer proyek (Project Manager) akan menegaskan:

Goal dan objektif

Milestone utama

Persyaratan-persyaratan

Aturan dasar dan Asumsi

Waktu, biaya dan persyaratan performa

Prosedur operasi

Kebijakan administrasi

Persyaratan pelaporan

b. Manajer fungsional (manager fungsional) akan menegaskan:

Deskripsi detail pekerjaan yang dilakukan guna mengimplementasi objektif, persyaratan dan milestone.

Skejul detail dan alokasi tenaga kerja guna mendukung penyusunan budget dan skejul induk.

Identifikasi area resiko, ketidakpastian, dan konflik.

c. Sponsor proyek (Senior manager/project sponsor) :

Bertindak sebagai negositor jika terjadi ketidak sepakatan antara proyek dan line management. Mengadakan klarifikasi untuk isu kritis

Mengadakan rantai komunikasi dengan senior manajemen pelanggan atau pemilik proyek..

2.7. PERENCANAAN BIAYA

Pembiayaan (budgeting) adalah proses alokasi berbagai sumber daya yang mungkin guna melaksanakan kegiatan dari organisasi. Beberapa batasan rencara pembiayaan antara lain dapat berasal dari ketersediaan modal, kekurangan keahlian personel, keterbatasan material, atau tingkatan mutu yang harus dilaksanakan. Beberapa manfaat rencana pembiayaan antara lain:

Pengukuran performa

Efisiensi Insentive.

Kriteria seleksi proyek

Ekspresi dari kebijakan organisasi

Rencara pengeluaran/pembiayaan sumberdaya

Katalis dalam peningkatan produktivitas

Dasar pengendalian bagi manager dan administrasi

Standarisasi dari operasi.

Tahap awal dari rencana pembiayaan adalah pengumpulan dan penyiapan data organisasi yang relevan. Perencanaan biaya proyek umumnya lebih sulit dibandingkan dengan penyiapan pembiayan untuk organisasi yag bersipat reguler dan permanen. Data biasanya didapatkan dengan generalisasi data historis dan di-input dalam suatu sekuen kegiatan. Input data dalam proses budgeting termasuk antara lain trend inflasi, aturan standar biaya, rekaman biaya, perkiraan dimasa depan. Terdapat tiga metode pengumpulan data:

a. Top-down budgeting

Merupakan pengumpulan data yang berasal dari atasan seperti top/midle manager. Perkiraan biaya oleh manager dapat berasal dari penilaian (judgements), pengalaman masa lalu, data yang berasal dari proyek sejenis. Estimasi ini kemudian akan turun terus kelevel dibawahnya, misalnya line manager, supervisor dan akhirnya ke akan bermuara ke bagian pekerjaan atau akan berakhir pada estimasi pembiayaan satu aktivitas spesifik.

b. Bottom up budgeting

Merupakan kebalikan dari top-down budgeting. Dalam metode ini setiap elemen aktivitas, jadwal, deskripsi dan persyaratan keahlian tenaga kerja dapat digunakan untuk mengkonstruksikan kebutuhan pembiayaan secara detail. Estimasi dibuat satuan mata uang untuk setiap aktivitas berdasarkan kebutuhan waktu tenaga kerja, material dan peralatan. Semua komponen biaya antar bagian kemudian digabungkan dan dikirim ke managemen yang lebih tinggi untuk disetujui.

c. Zero-Base Budgeting

Zero-Base Budgeting adalah pendekatan budgeting yang didasarkan pada tingkat pembiayaan proyek pada performa sebelumnya.Umumnya diaplikasikan pada program yang berulang-ulang, khususnya pada sektor publik. Siklus pembiayaan dimasa lampau diukur/ditimbang berdasarkan tingkat kebutuhan sumber daya tertentu. Program biasanya bersifat tetap dalam pengertian bahwa penyelesaiannya membutuhkan ukuran pembiayaan tertentu dan tidak terdapat kegiatan pembiayaan lainnya.

Terdapat tiga jenis perkiraan biaya (Asianto, 2002) yaitu:

a. Estimasi Awal; estimasi ini biasa digunakan pada tahap awal proyek, terutama untuk estimasi biaya tahap studi kelayakan proyek. Pendekatan estimasi didasarkan pada informasi biaya proyek sejenis persatuan kapasitas, satuan fungsi, dan lain-lain. Contohnya biaya pembangunan pabrik semen dihitung Rp. X per ton kapasitas produksi, biaya pembangunan hotel adalah Rp. X per unit kamar. Contoh: Rencana Pemerintah Daerah membangun unit kios dalam kompleks pasar menggunakan pendekatan biaya per-unit kios adalah Rp. 25 juta dan Los pasar Rp. 50 juta.

b. Estimasi semi detail. Estimasi ini biasa dilakukan pada tahap konseptual proyek. Pada tahap ini desaian awal sudah ada, sehingga perhitungan dapat dilakukan berdasarkan metode konstruksi yang spesifik. Contohnya biaya kontruksi suatu gedung dapat diuraikan sebagai berikut:

Biaya perencanaan

Biaya kontruksi gedung berdasarkan harga satuan gedung bertingkat

Biaya utilitas

Biaya site development

Biaya pengawasan

Dan lain-lainContoh : Sebuah Rencana pembangunan pasar di NTB yang diajukan Developer sebagai berikut:RINCIAN BIAYA PASAR SURYA KENCANA

(termasuk PPN 10%)

1PENDAHULUANRp. 421.062.400

2SITE DEVELOPMENTRp. 545.740.800

3BIAYA PEMBANGUNAN GEDUNGRp. 6.469.350.000

4LANSEKAPRp. 689.356.800

5JALAN DAN LAIN-LAINRp. 1.648.213.600

6FASUMRp. 123.200.000

7JARINGAN AIR BERSIHRp. 407.017.600

8MEKANIKAL ELEKTRIKALRp. 637.450.000

Rp. 10.941.391.200

PERINCIAN PENGGUNAAN ANGGARAN

1KONSTRUKSI FISIKRp. 10.284.907.728

2PERENCANAAN (3%)Rp. 328.241.736

3PENGAWASAN (2,5%)Rp. 273.534.780

4Pengelola Teknis Proyek (0,5%)Rp. 54.706.956

JUMLAH 10.941.391.200

c. Estimasi detail. Estimasi detail dilakukan setelah proses penggambaran konstruksi komplet, sehingga estimasi didasarkan pada detail harga komponen pembangunnya. Disamping berdasarkan harga komponennya, estimasi juga harus mempertimbangkan metode kontruksi yang digunakan, pekerjaan pendahuluan yang harus dilakukan, kondisi lokasi, penggunakan tenaga/subkontrakor yang spesifik dan waktu pelaksanaan. Contoh estimasi antara lain: harga satu kubuk beton akan dihitung berdasarkan biaya tukang, bahan, dan pekerjaan pendukungnya seperti bekesting dan perancah. Dalam proses proyek, terdapat dua jenis estimasi yaitu estimasi pemilik (owner estimate) dan harga penawaran (bid price) kontraktor. Contoh: Rencana anggaran biaya sebuah gedung dalam kompleks pasar sbb:

REKAPITULASI RENCANA ANGGARAN BIAYA GEDUNG A

NoUraianJumlah

I. PEKERJAAN PENDAHULUAN Rp. 3.052.500,00

II. PEKERJAAN TANAH & PASIR Rp. 69.998.924,40

III. PEKERJAAN BETON BERTULANG Rp. 442.699.006,52

IV. PEKERJAAN PASANGAN Rp. 262.335.192,96

V. PEKERJAAN PINTU DAN JENDELA Rp. 103.323.618,50

VI. PEKERJAAN PENUTUP ATAP Rp. 356.621.143,75

VII. PEKERJAAN SANITAIR Rp. 8.227.500,00

VIII. PEKERJAAN KERAMIK DAN PLAFOND Rp. 169.286.667,32

IX. PEKERJAAN FINISHING Rp. 29.547.133,33

J U M L A H ( A ) Rp. 1.445.091.686,78

RENCANA ANGGARAN BIAYA

BANGUNAN UTAMA ( KIOS A)

No.URAIAN PEKERJAAN VOL. SAT.KODE HARGA SAT JUMLAH HARGA

ANALISA

I. PEKERJAAN PENDAHULUAN 3.052.500,00

1 Uitzet dan Bouwplank 310,50 mls 5.000,00 1.552.500,00

2 Ijin Mendirikan Bangunan (IMB) 2.341,00 m2ls 1.500.000,00

II. PEKERJAAN TANAH & PASIR 69.998.924,40

1 Galian tanah pondasi 386,47 mA.1 13.062,50 5.048.264,38

2 Urugan kembali galian pondasi 136,99 mA.11 3.265,63 447.366,17

3 Urugan tanah peninggian lantai 615,16 mA.10.a 68.288,00 42.008.046,08

4 Urugan pasir 329,55 mA.12 68.260,50 22.495.247,78

III. PEKERJAAN BETON BERTULANG 442.699.006,52

1 SLOOF PRAKTIS 10/15 16,380 mSP.V.c.xx 2.556.621,90 41.877.466,76

2 BETON RABAT LANTAI T=5CM 107,05 mK.720 268.686,96 28.762.938,70

3 BALOK KUDA KUDA 15/20 20,571 mSP.V.c.xx 2.556.621,90 52.592.269,16

4 KOLOM PRAKTIS 10/10 10,970 mSP.V.c 1.690.636,68 18.546.284,33

5 KOLOM PRAKTIS 20/20 13,37mSP.V.c.xviii 2.885.378,58 38.577.511,56

6 BALOK RING 10/15 10,160 mSP.V.c.xx 2.556.621,90 25.975.278,53

7 BALOK LATEI 10/12 7,040 mSP.V.c.xx 2.556.621,90 17.998.618,19

8 PLAT BETON TALANG 5,10204mSP.V.c.xxiii 2.628.127,25 13.408.810,35

BANGUNAN BERLANTAI II

9 BETON LANTAI KERJA FOOT PLATE 6,00 mK.720 268.686,96 1.612.793,46

10 FP 2,25 x 2,25 11,900 msp.Vc.i 2.162.449,94 25.733.154,29

11 SLOOF STR 22/25 2,080 mSP.V.c.xvii 2.492.890,50 5.185.212,23

12 KOLOM STR. 30/40 12,260 mSP.V.c.v 2.452.990,65 30.073.665,33

13 BALOK LANTAI 14,650 mSP.V.c.xiii 2.621.568,56 38.409.020,47

14BALOK RINGBALK2,69mSP.V.c.xx 2.556.621,90 6.880.353,92

15BALOK KUDA-KUDA2,1mSP.V.c.xx 2.556.621,90 5.368.906,00

16BALOK BORDES0,16mSP.V.c.xiii 2.621.568,56 419.450,97

17BALOK PLAT ATAP0,9mSP.V.c.xx 2.556.621,90 2.300.959,71

18 PLAT LANTAI T 12 cm 16,920 mSP.V.c.xxi 3.556.370,22 60.173.784,14

19 PLAT ATAP T 7 CM 4,480 mSP.V.c.xxiii 2.628.127,25 11.774.010,07

20 PLAT NAMA 1,390 mSP.V.c.xvii 3.943.044,36 5.480.831,65

21 PLAT TANGGA & BORDES 2,942 mSP.V.c.xix 3.924.580,86 11.547.686,71

IV. PEKERJAAN PASANGAN 262.335.192,96

1 Pasang Batu Kosong 138,97 mG.2 99.808,50 13.870.187,63

2 Pasang Batu Kali 291,82 mG.32.h 225.929,22 65.929.761,26

3 Pasang dinding bata camp. 1pc: 6psr 382,04 mG.33.G 254.979,95 97.412.997,15

4 Plesteran dinding camp. 1pc:5psr 3.663,12 mG.50k 12.943,15 47.412.246,91

5 Ornamen fasade dan kolom unit kios 72,00 bhLS 400.000,00 28.800.000,00

6 Roster kayu 405,00 bhls 22.000,00 8.910.000,00

V. PEKERJAAN PINTU DAN JENDELA 103.323.618,50

1 Kusen pintu, jendela, bouventlight 0,80 mF.26.b 4.158.000,00 3.326.400,00

2 Daun pintu teakwood lapis aluminium KM/WC 9,00 bhls 200.000,00 1.800.000,00

3 Daun pintu panil 6,00 mF.34 316.373,75 1.898.242,50

4 Daun jendela kaca bening 5 mm kayu 6,40 mF. 36a 359.590,00 2.301.376,00

5 List kaca mati kayu 28,80 m'taksir 2.000,00 57.600,00

6 Roaster KM/WC 8,00 bhls 10.000,00 80.000,00

7 Kunci 18,00 bha 87.500,00 1.575.000,00

8 Rolling door 503,5mLS 170.000,00 85.595.000,00

9 Railing tangga dan void 2,00 unitLS 3.000.000,00 6.000.000,00

10 Engsel Pintu 36,00 bha 6.500,00 234.000,00

11 Engsel Jendela 16,00 bha 6.500,00 104.000,00

12 Grendel Pintu 18 bha 8.000,00 144.000,00

13 Grendel Jendela/Grendel Kecil 16,00 bha 6.500,00 104.000,00

14 Hak Angin Siku/Hak Angin Besar 16,00 bha 6.500,00 104.000,00

VI. PEKERJAAN PENUTUP ATAP 356.621.143,75

1 Gording kanal C 75 35 15 1,6 5.536,60 kg12.a.1 9.981,23 55.262.075,25

2 ATAP SPANDEK 2.327,80 mH..11 122.457,50 285.056.568,50

3 BUBUNGAN ATAP spandek 123,00 mLS 82.500,00 10.147.500,00

4 TALANG PVC 303,00 mLS 15.000,00 4.545.000,00

5 Pipa Saluran air dari talang kesaluran 3" 23,00 bhLS 70.000,00 1.610.000,00

VII. PEKERJAAN SANITAIR 8.227.500,00

1 Kloset jongkok, setara INA 10,00 unitLS 100.000,00 1.000.000,00

2 Floor drain 10,00 bhLS 27.750,00 277.500,00

3 Kran air 15,00 bhLS 50.000,00 750.000,00

4 Bak mandi traso 10,00 unitLS 70.000,00 700.000,00

5 Instalasi pipa, sumur dan pompa 1,00 unitLS 2.500.000,00 2.500.000,00

6 Septiktank dan Peresapan 4,00 unitLS 750.000,00 3.000.000,00

VIII. PEKERJAAN KERAMIK DAN PLAFOND 169.286.667,32

1 Keramik Lantai kombinai Putih/warna 30/30 1.852,26 mSP.III.17 49.020,14 90.797.792,01

2 Keramik tangga 20,00 mSP.III.16 52.433,98 1.048.679,50

3 Lantai keramik Lantai Kamar mandi 20/20 30,00 mSP.III.14 53.839,97 1.615.199,03

4 Keramik dinding kamar mandi 20/25 63,80 mSP.IV.19.a 80.557,46 5.139.565,63

5 Plafond eternit 1.521,84 mSp. VII.b 46.447,50 70.685.431,16

IX. PEKERJAAN FINISHING 29.547.133,33

1 Cat dinding tembok 2.513,42 mSup.IX 7.496,50 18.841.853,03

2 Cat tembok mutu tinggi untuk fasade 676,04 mSup.IX.b 14.575,00 9.853.283,00

3 Cat Kusen, Pintu, jendela sistim duco 30,80 mSup.IX.a 27.662,25 851.997,30

-

2.8. IDENTIFIKASI AKTIVITAS PROYEK.

Salah satu cara melakukan identifikasi aktivitas adalah dengan membuat Project Breakdown Structure (PBS) yaitu menguraikan sebuah unit pekerjaan berdasarkan aktifitas penyusunnya. Misalnya Sebuah rumah disusun atas pondasi, dinding dan atap. Pondasi itu sendiri dibuat berdasarkan rangkaian aktifitas seperti menggali pondasi, memasang batu kosong, pasangan pondasi dan beton sloef. Dinding terdiri atas aktifitas pasangan dinding, kusen pintu dan jendela, plesteran, kolom praktis dan ringbalk. Atap atas komponen kuda-kuda, usuk reng dan penutup atap, dstnya.PBS pada dasarnya adalah struktur hirarki kegiatan sebagai upaya memecahkan/ menguraikan suatu tujuan/sasaran atas komponen kegiatam yang mendukungnya. PBS dalam beberapa literatur disebut sebagai Work Breakdown Structure (WBS). WBS pada kenyataaannya merupakan alat untuk memecahkan pekerjaan kedalam elemen yang lebih kecilDalam perencanaan proyek, manager harus membuat struktur pekerjaan dalam elemen yang lebih kecil dengan tujuan agar:

Dapat dikelola (Manageable), struktur harus dapat menjelaskan otoritas dan tanggung jawab yang spesifik pada masing-masing personil.

Independent. Setiap unit kegiatan bersifat independent dan mempunyai pengaruh yang minimum dan kebebasan dalam melaksanakannya.

Integritas

Pengukuran progres. Setiap kegiatan harus dapat diukur progresnya berdasarkan satuan tertentu misalnya volume penyelesaian, waktu ataupun biaya.Lebih lanjut Kerzner (2001) menjelaskan enam hirarki struktur dari WBS antara lain:

LevelDescription

Managerial level1Total program

2 Project

3 Kegiatan (task)

Technical level4 Subkegiatan

5 Paket pekerjaan

6 Unit kegiatan

Kegiatan (task) yang dalam WBS merupakan rangkaian kegiatan yang mendiskripsikan seluruh proyek umumnya menunjukkan produk fisik, service dan data. WBS menjelaskan hubungan antara tujuan akhir (objective) dan persyaratan operasi yang dilakukan guna mencapai objective. Ini berarti WBS dapat menjelaskan elemen kegiatan dalam kerangka kopseptual perencanaan dan pengendalian. Kerzner (2001) menjelaskan bahwa WBS dapat dipergunakan sebagai:

Matrik dari tangung jawab

Network skejul

Costing

Analisa resiko

Organisasi

Koordinasi pencapaian objective

Pengendalian

Menyusun suatu WBS bukan merupakan proses yang mudah. Untuk itu diperlukan kemampuan dan pengalaman untuk mengenali komponen/elemen kegiatan yang menyusun suatu sasaran tertentu. Menurut Wysocki (2000) terdapat beberapa kriteria untuk menilai WBS:

Status penyelesaian yang terukur. Contoh penyelesaian yang terukur antara lain:, jika pekerjaan pondasi dengan volume 10 m3 dapat diselesaikan dalam waktu 2 minggu, maka 50% pekerjaan dapat diselesaikan dalam waktu 1 minggu.

Awal dan akhir setiap kegiatan harus terdefinisi dengan jelas. Definisi dapat dilakukan dengan waktu atau juga kondisi yang menjadi persyaratannya. Misalnya pekerjaan pondasi dapat dilakukan setelah pekerjaan gali pondasi selesai dilaksanakan dan hal berlangsung dari tanggal hingga tanggal tertentu.

Aktivitas harus dapat dilaksanakan.

Waktu dan biaya dapat diestimasikan.

Terdapat durasi aktivitas dengan waktu yang dapat diterima.

Setiap kegiatan/penugasan adalah independen.

Terdapat tiga pendekatan untuk membuat WBS antara lain:

d. Tipe pendekatan dengankata benda; penyelesaian pekerjaan proyek merupakan komponen fisik atau fungsi tertentu. Contoh komponen fisik antara lain pada proyek pembangunan gedung; tembok, pondasi, atap, pintu, jendela, dan lain-lain. Contoh fungsi tertentu antara lain; sistim kelistrikan, sistim air bersih, sistim pemadam kebakaran, dan lain-lain. Sistim biasanya merujuk pada kesatuan fungsi komponen sebagai sebuah sistim.

e. Pendekatan dengan kata kerja; didefinisikan sebagai tujuan (objective) dan tindakan/aktivitas yang harus diselesaikan untuk memproduksi sesuatu mulai dari desain, implementasi.

f. Pendekatan lain seperti pendekatan beradasarkan geografis, departemen, fuingsi organisasi, dan lain-lain.

Dibawah ini diberikan contoh WBS untuk bangunan berlantai banyak yang adopsi dari dari Wysocki (2000) :

Outline WBS untuk pembangunan sebuahGedung berlantai III

1. PERSIPAN SITE

1.1. Tata letak

1.2. Perataan lokasi dan pembersihan

1.3. Penggalian

2. PONDASI

2.1. Pemancangan

2.2. Pondasi pour

2.3. Pondasi setempat

3. STRUKTUR

3.1. Sloef

3.1.1. Bekesting

3.1.2. Pembesian

3.1.3. Pengecoran

3.2. Kolom lt I

3.2.1. Bekesting dan perancah

3.2.2. Pembesian

3.2.3. Pengecoran

3.3. Balok, tangga dan plat lt II

3.3.1. Bekesting dan perancah

3.3.2. Pembesian

3.3.3. Pengecoran

3.4. Kolom lt II

3.4.1. Bekesting dan perancah

3.4.2. Pembesian

3.4.3. Pengecoran

3.5. Balok, tangga dan plat lt III

3.5.1. Bekesting dan perancah

3.5.2. Pembesian

3.5.3. Pengecoran

3.6. Kolom lt III dan ringbalk

3.6.1. Bekesting dan perancah

3.6.2. Pembesian

3.6.3. Pengecoran

3.7. Atap

3.7.1. Rangka baja

3.7.2. Gording, usuk dan reng

3.7.3. Penutup Atap

4. UTILITAS

4.1. Listrik

4.2. Plumbing Air kotor dan air bersih

4.3. Drainage

5. DINDING DAN KUSEN

5.1. Dinding dan kusen lt I

5.2. Dinding dan kusen lt II

5.3. Dinding dan kusen lt III

6. PLAFOND

6.1. Plafond lt I

6.2. Plafond lt II

6.3. Plafond lt III

7. PEKERJAAN AKHIR

7.1. Perabot

7.2. karpet

7.3. cat

7.4. Walpaper

7.5. Partisi

8. LANDSCAPE

2.9. PERSYARARATAN PEKERJAAN (STATEMENT OF WORK)

Statement of Work (SOW) adalah narasi deskriptif tentang persyaratan pekerjaan. SOW merupakan dasar pekerjaan, karena SOW berisi segala persyaratan seperti persyaratan metode konstruksi, material, spesifikasi teknis, ketentuan uji laboratorium, uji operasi, penghantaran, ijin, dan lain-lain. Komplekssitas dari SOW ditentukan oleh pimpinan (top menagement), pelanggan (customer), dan atau kelompok pemakai ( user group). Untuk proyek yang bersifat internal, SOW biasanya dilakukan oleh office manager dengan input dari pelanggan. Untuk proyek yang bersifat eksternal organisasi, misalnya dari lelang, kontraktor menyiapkan SOW untuk pelanggan, sebab pelanggan tidak mempuyai team penyusun. Dalam kasus ini SOW kontraktor harus mendapat persetujuan pemilik. Berdasarkan SOW inilah kemudian line manager memperkirakan biaya yang dibutuhkan.

Dalam pelelangan terdapat dua macam SOW, pertama SOW yang digunakan sebagai proposal dan kedua SOW yang digunakan dalam kontrak pelaksanaan. Sebelum kontrak dilakukan kedua belah pihak yaitu pelanggan dan kontraktor harus memahami dan menyetujui SOW, sebagai bagian dari persyaratan pekerjaan, apa yang diusulkan, dan dasar faktual bagi biaya dan elemen lain yang terkait.

Sangat umum dijumpai adanya kesalahan interpretasi dalam SOW, yang disebabkan antara lain:

Kegiatan, spesifikasi, persetujuan dan instruksi khusus yang saling terkait/bercampur.

Penggunaan kata-kata yang tidak tepat (seperti mendekati, optimum, kira-kira, dan lain-lain)

Ketiadaan pola, struktur, dan kronologi perintah

Variasi dalam ukuran dan kegiatan.

Variasi yang lebar dalam bagaimana mendeskripsikan detail dari pekerjaan.

Dibawah ini beberapa ketentuan dalam penyusunan SOW yang diambil dari publikasi NASA (Kerzner, 2001) sbb:

Manajer proyek atau perencananya harus mereview dokumen yang terotorisasi bagi proyek, dan menyusun tujuan proyek, demikian juga harus mereview kontrak dan studi terbaru yang telah dikembangkan. Yang terbaik adalah bibliography studi yang berhubungan harus disiapkan dengan contoh SOW yang sejenis.

Copi dari WBS harus didapatkan. Pada poin ini koordinasi antara WBS dan SOW harus dimulai. Setiap kegiatan (task) dalam WBS harus dijelaskan dalam SOW dan kode-kode yang berhubungan antar keduanya harus dikembangkan.

Manajer proyek harus membentuk sebuah team penyusunan SOW dengan pertimbangan project office yang memiliki keahlian teknik, wakil dari pengadaan, manajemen keuangan, fabrikasi, test, logistik, configuration management, operatsi, safety, reliability, pengendalian kualitas, dan area lainnya yang dibutuhkan dalam pengadaan.

Sebelum penyusunan SOW, manajer proyek harus dapat menjelaskan program sebagai sebuah struktur awal dari WBS dan merupakan adasar dari SOW.

Manajer proyek harus mengidentifikasi kegiatan/tugas dari setiap anggota team dan mengidentifikasi spesifikasi, kriteria desain, dan persyaratan dokumen lainnya yang harus inklusif dalam dalam SOW. Penugasan setiap anggota team akan teridentifikasi dan menghasilkan spesifikasi dan persyaratan teknis dokumen, gambar kerja, dan kesimpulan awal dan/atau hasil studi yang dapat diaplikasikan dalam berbagai lemen dan pengadaan barang.

Manajer proyek harus menyiapkan ceklist yang detail yang memperlihatkan item utama dan item pilihan lainnya yang akan diaplikasikan dalam SOW.

Manajer proyek harus menegaskan penggunaan list-list tambahan seperti, standar desaian sub sistim, kondisi existing dan pengembangan, inventory alat-alat, peralatan lainnya, data kualifikasi komponen, buku pegangan kriteria desain, dan informasi keteknikan lainnya yang harus disediakan untuk engineer desain untuk mencegah terjadinya penyimpangan dari performa terbaik yang dibutuhkan.

Estimasi biaya (persyaratan buatan, biaya material, persyaratan software, dan lain-lain) harus dikembangkan oleh spsialis estimator biaya harus direview sebagai kontributor dalam SOW. Setiap review harus mempertimbangkan keseimbangan dalam menentukan putusan, tidak hanya mempertimbangkan faktor faktor keteknikan.

Manual persiapan dalam penyusunan SOW juga mengandung petunjuk untuk editor dan penyusunnya sbb:

Setiap SOW setidaknya harus dapat dijelaskan dalam dua bagian, yaitu dalam tabel dan dikonfirmasi dalam struktur kode WBS.

Adalah esensial untuk mendeskripsikan setiap kegiatan (task) dengan jernih dan tepat. Penulis SOW harus sadar akan bahaya akan timbul akibat cara baca dan interpretasi dari berbagai pembaca (seperti pengacara, pembeli, engineer, estimator biaya, akuntan, dan specialis produksi, transportasi, sekuriti, audit, kualitas, keuangan, dan manajemen kontrak). Sebuah SOW yang baik harus dapat mengambarkan secara tepat layanan yang diinginkan. Kejernihan, kemurnian, kejelasan dari SOW akan berimpikasi pada administrasi kontrak, begitu kegiatasn tersebut merupakan skope dari pekerjaan yang harus dilakukan. Setiap kegiatan yang tidak memenuhi syarat akan mengakibatkan peningkatan biaya akibat pengadaan barang yang baru.

Yang paling penting ditanamkan dalam ingatan ketika menulis SOW adalah akibat dari tulisan yang timbul dari sisi pembaca. Oleh sebab itu setiap upaya agar diusahakan meniadakan pengertian ambigu. Setiap kewajiban dari pemerintah harus dengan hati-hati dijelaskan. Jika diperlukan ijin pelaksanaan dari pemerintah, harus dibatasi waktunya. Jika terdapat peralatan / layanan yang harus disediakan oleh pemerintah, tetapkan persyaratannya, kondisi dan waktu penghantaran jika memungkinkan.

Ingat berbagai ketentuan yang membutuhkan pengendalian atas kegiatan yang tidak dilakukan oleh kontraktor, walaupun bersifat temporer, yang hasilnya merupakan tanggung jawab kontraktor.

Dalam persyaratan spesifikasi, lebih baik menggunakan terminologi aktif dibandingkan pasif. Lebih baik mengatakan kepada kontraktor harus melakukan test dari pada mengatakan test merupkan bagian didalamnya.

Batasi penggunaan singkatan untuk sesuatu yang umum digunakan. Sediakan daftar dari seluruh singkatan dan akronim pada awal SOW. Ketika menggunakannya pertama kali, eja dengan baik dan perlihatkan singkatan atau akronim jelaskan arti dengan baik kata-demi kata.

Sangat penting untun mendefinisikan tanggung jawab antara kontraktor, agen lainnya, dan lain-lain dalam bagian yang terpisah dari SOW (bagian tertentu) yang harus inklusif menggambarkan tangungjawabnya.

Setakan prosedure. Ketika keputusan segera tidak dapat dibuat, sangat penting untuk mengembangkan prosedure untuk memecahkan masalah.

Jangan membuat spesifikasi yang berlebihan.

Deskripsikan persyaratan dengan detail untuk menjamin kemurnian, tidak hanya karena pertimbangan legal, tetapi juga karena pertimbangan aplikasi praktisnya.

Abaikan persyaratan yang tidak ada hubungannya dengan material dan peralatan, yang meungkinkan pertambahan biaya.

Jangan mengulang dengan detai persyaratan atau spesifikasi yang telah disebutkan sebelumnya dalam suatu dokumen. Masukkan sebagai referensi, Jika terdapat perbedaan, modifikasi atau persayaratan yang diharapkan, maka sertakan porsi/bagian yang spesifik beribah.

Spesifikasi seperti namanya menunjukkan komunikasi desain spesifik arsitek atau enjiner. Agar komunikasi ini berlangsung dengan sukses, maka spesifikasi harus memberikan detail yang cukup bagi proses hasil konstruksi dalam kerangka waktu, pengerjaan yang efisien dan termasuk juga lingkup desain. Dengan iklim dunia konstruksi modern dengan komplikasi spesifikasi yang tinggi, maka spesifikasi haruslah merupakan keseimbangan dari permintaan teknologi, penghematan biaya dan kebutuhan pemilik akan hasil yang sempurna.

Cara terbaik untuk menimimalisasi resiko adalah dengan mengidentifikasi beberapa aspek antara lain; persiapan spesifikasi, itnterpretasi dan implementasi persoalan utamanya antara designer, pemilik dan kontraktor. Persoalan yang umum berhubungan dengan spesifikasi digolongkan kedalam 8 katagori utama antara lain:

a. spesifikasi atau sama dengan

b. Constructability (spesifikasi yang cacat/kurang sempurna dan toleransinya)

c. Ambiguities (phrase dan kesalahan tipological)

d. Konflik antara rencana (plan) dan spesifikasi

e. Ketidak akuratan data.teknik

f. Unjuk kerja produk yang cacat

g. Persyaratan inspeksi

h. Persyaratan Keselamatan dan kesehatan

BAB III

PENJADWALAN

Penjadwalan merupakan tahap waktu yang mengambarkan saling ketergantungan antara waktu dan sumber daya yang terbatas guna pencapaian tujuan yang sfesifik. Skejuling proyek merupakan proses yang komplek, tidak dapat diprediksikan dengan kebenaran yang mutlak, dan dinamis. Kompleksitas berasal dari indepedensi aktivitas, persyaratan sumber daya yang beragam, jenis kegiatan yang beragam, konflik tujuan, kendala teknik, dan kendala skejul. Skejuling tidak dapat diperkirakan karena ketersediaan peralatan, material alam (penghantaran dan kualitas), performa operator, absensi pekerja, kejadian yang tidak diharapkan, dan lain-lain. Kedinamisan dapat berasal dari variasi sumber daya, perubahan pekerjaan, dan penggantian tenaga kerja. Untuk itu prediksi skejul dapat dianggap sebagai pendekatan skejul untuk dapat mengantisipasi berbagai potensi permasalahan dalam skejul. Skejul dapat dianggap sebagai rencana yang mungkin untuk dilaksanakan.

Tujuan Instruksional Umum:

Setelah mempelajari bah ini mahasisa diharapkan dapat menyusun rencana penjadwalan proyek konstruksi.

Tujuan Instruksional Khusus:

1. Mahasiswa dapat menyusun berbagai jenis aktifitas yang mendukung proyek dan menghitung durasinya.

2. mahasiswa dapat menyusun penjadwalan dengan berbagai metode.

3.1. ESTIMASI DURASI PEKERJAAN

3.1.1 PEMAHAMAN DURASI

Durasi dipahami sebagai jumlah hari kerja yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Hari kerja tidak termasuk didalamnya hari libur, hari minggu atau hari non kerja lainnya. Durasi pengertiannya berbeda dengan waktu kerja (dalam pengertian jumlah jam kerja), karena dalam durasi termasuk juga pengertian jam kerja dalam satu hari yang dipergunakan untuk istirahat makan, pengarahan, memasang alat keamanan, alat bantu, dan lain-lain. Jadi pengertian durasi lebih ditekankan pada pengertian jumlah hari dimana pekerja telah bekerja untuk satu tujuan tertentu.

Sebagai contoh; untuk pekerjaan pondasi batu kali, dalam satu kubik pondasi dibutuhkan tenaga kerja 2 orang pekerja dan satu tukang batu dan 1 jam kerja. Sehingga untuk 20 kubik pondasi akan diperlukan waktu kerja 20 jam kerja atau 2,5 hari kerja (satu hari 8 jam kerja). Akan tetapi pada kenyataannya diperlukan 4 hari kerja. Untuk itu maka durasinya adalah 4 hari kerja. Hal ini dapat terjadi karena faktor lain diluar kondisi ideal misalnya tanah pondasi yang keras, bahan bangunan diambil dari jarak yang cukup jauh, banyaknya waktu istirahat, merokok, snack, dan lain-lain. Contoh yang lebih ekstrim dicontohkan oleh Wysocki (2000 : 159) tentang perhitungan durasi telaahan dokumen kontrak oleh kantor hukum sebagai berikut:

Waktu pengiriman 3 hari

Waktu terima hingga sampai dimeja notaris 1 hari

Waktu telaahan oleh notaris 30 menit

Waktu pengesahan pengadilan 2 hari

Pengiriman kembali 3 hari

Sehingga total waktu yang diperlukan adalah 10 hari kerja. Durasi bukanlah dihitung berdasarkan jumlah waktu telaahan oleh kantor hukum akan tetapi jumlah hari kerja total yang diperlukan hingga dokumen kembali ke proyek.

Berdasarkan ilustrasi diatas maka perhitungan durasi bukan merupakan proses yang mudah. Untuk itu diperlukan pengalaman terutama pekerjaan yang bersifat sfesifik. Pengenalan proses dan tahap-tahap pekerjaan sangat membantu untuk menemukan durasi yang realistis.

3.1.2 PEMAHAMAN DURASI DIKAITKAN DENGAN JUMLAH SUMBER DAYA

Durasi aktivitas sangat tergantung dari jumlah tenaga kerja yang bekerja pada pekerjaan tersebut. Akan tetapi penambahan tenaga kerja tidak berbanding lurus dengan pengurangan durasi pekerjaan. Untuk ilustrasi akan dicontohkan pekerjaan plafond. Jika dilakukan oleh seorang pekerja, maka pekerjaan yang dilakukan adalah mengetam kayu untuk rangka, membuat perancah, membuat rangka plafond, mengangkat bahan penutup plafond, dan memasang plafond. Seluruh pekerjaan dilakukan sendiri sehingga pekerjaan plafond seluas 12 m2 dilaksanakan selama 3 hari. Jika ditambahkan seorang pekerja, maka pekerja tersebut akan membantu tukang dalam pekerjaan mengetam, memasang perancah, mengangkat bahan dan pekerjaan kecil lainnya. Durasi berkurang menjadi 2 hari. Jika tukang dan pekerja digandakan maka durasi kemungkinan tidak akan berubah menjadi satu hari.

Penambahan jumlah pekerja juga harus dipertimbangkan terhadap keterbatasan volume pekerjaan itu sendiri. Contoh yang dapat diambil adalah jika jumlah tenaga kerja digandakan menjadi 4 pasang pekerja, maka justru akan menimbulkan kekacauan karena jumlah pekerja yang banyak tidak dapat ditampung oleh ruangan yang ada, disamping itu jumlah pekerja yang banyak tidak sesuai dengan volume pekerjaan yang kecil. Hal lain yang patut dipertimbangkan adalah adanya penambahan jumlah tenaga kerja akan mengakibatkan terjadinya perselisihan akibat perbedaan kebiasaan kerja diantara mereka.

3.1.3 VARIASI DALAM DURASI AKTIVITAS

Memperkirakan durasi aktifitas merupakan proses yang sulit, karena tidak seorangpun akan mengetahui dengan pasti berapa lama waktu yang sesungguhnya diperlukan untuk suatu aktifitas. Suatu aktifitas yang sama dengan perlakuan yang sama pula dapat diselesaikan dalam waktu yang berbeda-beda walaupun dilakukan oleh kelompok pekerja yang sama. Wysocki (2000) menyebut penomena durasi aktivitas sebagai variabel random. Terdapat beberapa sebab mengapa terjadi variasi durasi aktual kegiatan antara lain:

a. Variasi tingkat keahlian. Pengalaman untuk mengetahui rata-rata kemampuan pekerja dan kelompoknya dalam suatu aktivitas sangat menentukan dalam penentuan durasi. Berdasarkan pengalaman para kontraktor diketahui bahwa daerah tertentu memiliki pekerja yang ahli dalam pekerjaan sfesifik tertentu. Misalnya tukang dari Bali cakap dalam pekerjaan finishing, tukang dari jawa cepat dapat pekerjaan dinding, tukang dari Lombok cocok untuk pekerjaan yang agak kasar, dan lain-lain.

b. Kejadian yang tidak diharapkan. Terdapat banyak kejadian yang tidak terduga dan diluar kendali pekerja yang dapat mengurangi produktivitas atau peningkatan durasi aktivitas, seperti kecelakaan kerja, kejadian alam, keterlambatan suplay bahan, kesalahan pengiriman, keterlambatan lalu-lintas, listrik padam, dan lain-lain.

c. Efisiensi waktu kerja. Tingkat efisiensi pekerja akan bepengaruh terhadap produktivitas. Penurunan produktivitas umumnya disebabkan oleh banyaknya interupsi pekerjaan untuk hal-hal yang tidak ada kaitannya dengan pekerjaan misalnya merokok, mengobrol, bernaung, istirahat diluar dalam jam kerja, dan lain-lain.

d. Kesalahan dan kesalahpahaman dalam melakukan pekerjaan. Kondisi ini akan mengakibatkan penambahan waktu dan biaya akibat pekerjaan bongkar dan bangun kembali.

3.1.4 METODE ESTIMASI DURASI

Estimasi durasi merupakan proses yang menantang, karena begitu banyak faktor yang saling terkait dan mempengaruhinya. Setiap estimator mempunyai pandangan, analisa dan metode yang berbeda-beda. Beberapa pendekatan penentuan dur