MANAJEMEN KOMUNIKASI ORGANISASI PADA HUBUNGAN MASYARAKAT ...

PRecious: Public Relations Journal Volume 1 Nomor 1 - Oktober 2020

MANAJEMEN KOMUNIKASI ORGANISASI PADA

HUBUNGAN MASYARAKAT DAN PROTOKOL DALAM

LEMBAGA NEGARA DI ERA PANDEMI COVID-2019

RAIN GUNAWAN, AHMAD TONI

Magister Ilmu Komunikasi, Universitas Budi Luhur

Jl. Ciledug Raya No.99, Petukangan Utara, Kec. Pesanggrahan, Kota Jakarta Selatan,

Daerah Khusus Ibukota Jakarta 12260 - Indonesia

e-mail Korespondensi: [email protected], [email protected]

Article Info Article history: Received: 2020-11-01 Revised: 2020-11-30 Accepted: 2021-02-04

ABSTRACT

Public Relation (PR) services and Protocol services are part of

an office administration system that functions to regulate the

activities and events of high-ranking state officials at both state

ministries and state institutions, which are intended to realize the

smooth running of leadership services in accordance with existing

standard operating procedures (SOPs). During the Covid-19

pandemic like today, PR Services and protocol services that were

enforced were different from those used in the era before the

pandemic occurred in Indonesia. As health protocols are

implemented to prevent the spread of the Covid-19 virus, PR

Services and protocol services for high-ranking state leaders and

ministry officials at echelon I are also different. This study aims

to analyze the arrangements and evaluate the barriers to PR

Services and protocol services that occur during this pandemic

era. The research method used in this research is the

phenomenological method. The results showed that during the

Covid-19 pandemic, there were many obstacles that occurred in

the PR services and protocol services. With good regulatory

management and understanding, PR services and protocol

services could still be maximally provided to the leaders.

Keywords : Public relations, Protocol, , Organizational management

ABSTRAK

Layanan hubungan masyarakat (Humas) dan protokol

merupakan bagian dari tata administratif perkantoran yang

difungsikan untuk mengatur kegiatan-kegiatan dan acara

pejabat tinggi negara baik di kementerian negara maupun

lembaga negara, yang dimaksudkan untuk mewujudkan

kelancaran pelayanan pimpinan sesuai dengan standard

operasional prosedur (SOP) yang ada. Dimasa pandemi

Covid-19 seperti sekarang ini, layanan kehumasan dan

protokol yang diberlakukan berbeda dengan yang biasa

digunakan di era sebelum pandemi terjadi di negara

Indonesia. Seiring diberlakukannya protokol kesehatan untuk

mailto:[email protected]


2 mencegah meluasnya persebaran virus Covid-19 maka

layanan kehumasan dan protokol bagi para pimpinan tinggi

negara maupun pejabat kementerian setara eselon I juga

berbeda. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis

pengaturan dan mengevaluasi hambatan-hambatan layanan

humas dan protokol yang terjadi selama era pandemi ini.

Metode Penelitian yang digunakan dalam penelitian ini

adalah metode fenomenologi. Hasil penelitian menunjukkan

bahwa selama terjadi pandemi Covid-19, banyak sekali

hambatan-hambatan yang terjadi dalam layanan humas dan

protokol pada lembaga negara. Dengan manajemen

pengaturan serta pemahaman yang baik maka layanan humas

dan protokol masih tetap bisa maksimal diberikan kepada

pimpinan

Kata Kunci: Humas, Protokol, ,Manajemen organisasi

PENDAHULUAN

Lembaga Negara dalam operasional kegiatan yang berhubungan dengan banyak

pihak, memiliki Standar Operasional Prosedur (SOP) yang harus di ikuti dan

dipedomani agar kegiatan dapat berjalan dengan baik dan lancar. SOP merupakan

sekumpulan prosedur operasional standar yang digunakan sebagai pedoman dalam

sebuah organisasi untuk memastikan langkah kerja setiap anggota telah berjalan

secara efektif dan konsisten, serta memenuhi standar dan sistematika (Tambunan,

2013). Kementerian negara atau lembaga negara sebagai institusi pemerintah yang

melaksanakan kegiatan pemerintahan telah memiliki SOP dalam melaksanakan

layanan kehumasan dan protokol khususnya bagi para pejabat tinggi negara dan juga

para pejabat tinggi madya kementerian/lembaga (pejabat eselon I). Kementerian

negara merupakan lembaga pemerintah yang membidangi urusan tertentu dalam

pemerintahan (arti kementerian menurut wikipedia indonesia). Kementerian

biasanya berkedudukan di ibukota negara dan berada di bawah dan bertanggung

jawab kepada Presiden. Sebagian besar kementerian yang ada saat ini telah

mengalami berbagai perubahan baik melalui penggabungan, pemisahan, pergantian

dan juga pembubaran baik sementara maupun permanen.

Menurut Undang Undang nomor 39 tahun 2008, ditetapkan bahwa batas

maksimal untuk jumlah kementerian adalah sebanyak 34 kementerian. Pembentukan

Kementerian memiliki dasar hukum yaitu Undang Undang nomor 39 tahun 2008


3

tentang Kementerian Negara dan Peraturan Presiden nomor 7 Tahun 2015 tentang

Organisasi Kementerian Negara tahun 2015 yang tertuang dalam Bab V Pasal 17.

Selain kedua Perundangan tersebut, landasan hukum kementerian juga termuat

dalam Bab V Pasal 17 UUD 1945. Kementerian dipimpin oleh seorang Menteri yang

tergabung dalam sebuah kabinet. Presiden juga dapat mengangkat wakil menteri

pada kementerian tertentu apabila terdapat beban kerja yang membutuhkan

penanganan khusus.

Dalam UU nomor 39 tahun 2008 juga diatur hubungan fungsional kementerian

dengan lembaga pemerintah, Non kementerian dan juga pemerintah daerah,

sedangkan pembagian kementerian menurut UU nomor 7 tahun 2015 kementerian

negara dikelompokkan menjadi empat kelompok yaitu Kementerian Kelompok I,

Kementerian Kelompok II, kementerian Kelompok III dan Kementerian

Koordinator. Kementerian kelompok I merupakan kementerian yang menangani

urusan pemerintahan yang nomenklatur kementeriannya secara tegas disebutkan dam

UUD 1945 yang terdiri dari Kementrian Dalam Negeri, Kementerian Luar Negeri

dan Kementerian Pertahanan. Untuk Kementerian kelompok II merupakan

kementerian yang menangani urusan pemerintahan yang ruang lingkupnya

disebutkan dalam UUD 1945 yang terdiri atas : Kementerian Agama, Kementerian

Hukum dan Hak Asasi Manusia, Kementerian Keuangan, Kementerian Pendidikan

dan Kebudayaan, Kementerian Riset Teknologi/BRIN, Kementerian Kesehatan,

Kementerian Sosial, Kementerian Ketenagakerjaan, Kementerian Perindustrian,

Kementerian Perdagangan, Kementerian ESDM, Kementerian Pekerjaan Umum dan

Perumahan Rakyat, Kementerian Perhubungan, Kementerian Komunikasi dan

Informatika, Kementerian Pertanian, Kementerain Lingkungan Hidup dan

Kehutanan, Kementerian Kelautan dan Perikanan, Kementerian Desa dan

Kementerian Agraria dan Tata Ruang/BPN. Untuk kementerian kelompok III adalah

kementerian yang menangani urusan pemerintahan dalam rangka penajaman,

koordinasi dan sinkronisasi program pemerintah yang terdiri dari : Kementerian

Perencanaan Pembangunan Nasional/Bappenas, Kementerian Pendayagunaan

Aparatur Negara, Kementerian BUMN, Kementerian Koperasi dan UKM,

Kementerian Pariwisata dan Ekonomi Kreatif, Kementerian Pemberdayaan


4 Perempuan dan Perlindungan Anak, Kementerian Pemuda dan Olahraga dan

Kementerian Sekretariat negara.

Kelompok Kementerian Koordinator merupakan kelompok kementerian yang

melaksanakan fungsi sinkronisasi dan koordinasi urusan kementerian yang terdiri

dari : Kementerian Koordinator Bidang Politik Hukam dan Keamanan, Kementerian

Koordinator Bidang Perekonomian, Kementerian Koordinator Bidang Pembangunan

Manusia dan Kebudayaan dan Kementerian Koordinator Bidang Maritim dan

Investasi. Selain Kementerian, juga terdapat lembaga negara yang merupakan

lembaga pemerintahan bentukan negara yang mempunyai fungsi dan tugas masing-

masing seperti Majelis Pemusyawaratan Rakyat (MPR), Dewan Perwakilan Rakyat

(DPR), Dewan Perwakilan Daerah (DPD), Mahkamah Agung (MA), Mahkamah

Konstitusi (MK), Komisi Yudisial (KY), Badan Pemeriksa Keuangan (BPK) dan lain

lain.

Dalam menjalankan operasional dan kegiatan keseharian baik kementerian

negara maupun lembaga negara memiliki tata kelola kehumasan dan keprotokolan

yang dijadikan pedoman agar tidak terjadi ketersinggungan, ketimpangan,

kesalahpahaman dan saling menjaga martabat para pimpinan yang satu dengan yang

lain. Layanan kehumasan dan keprotokolan ini perlu di kelola dengan baik karena

menyangkut layanan kepada pimpinan tertinggi baik selama kegiatan di dalam negeri

maupun kegiatan di luar negeri. Apalagi jika dalam suatu acara yang dihadiri oleh

banyak pejabat tinggi negara, maka SOP tentang keprotokolan harus di terapkan

tanpa ada kesalahan. Di era pandemi seperti sekarang ini layanan kehumasan dan

keprotokolan bersandingan ketat dengan aturan protokol kesehatan yang telah di

susun oleh pemerintah. Pengaturan layanan kehumasan dan protokol dengan strategi

manajemen organisasi yang baik akan meminimalisasi dampak komplain dari

pimpinan. Untuk itu rumusan masalah penelitian ini adalah bagaimana strategi

manajemen layanan kehumasan dan keprotokolan di lembaga negara baik di

kementerian negara maupun di non kementerian (lembaga/badan) dapat ditata dan

berjalan baik di era pandemi Covid-19 ini. Berdasarkan rumusan masalah tersebut,

penelitian ini bertujuan untuk menganalisis POAC (Planning, Organizing, Actuating

and Controlling) pada layanan kehumasan dan protokol lembaga negara sebagai


5

upaya memberikan pelayanan yang prima kepada pimpinan baik kegiatan yang ada

di dalam kantor maupun kegiatan di luar kantor.

TINJAUAN PUSTAKA (LITERATURE REVIEW)

Lembaga Negara baik kementerian atau non kementerian memiliki struktur

organisasi yang disahkan dan dituangkan di dalam surat keputusan menteri/lembaga

tentang Struktur Organisasi dan Tata Kerja (SOTK). Organisasi merupakan

kumpulan orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Didalam

organisasi, jika tujuan yang ditetapkan ingin dicapai secara efektif dan efisien, maka

perlu diterapkan konsep manajemen. Organisasi dan manajemen memiliki

keterkaitan yang kuat.

Berdasarkan sifatnya, organisasi dibedakan menjadi dua macam, yaitu

organisasi formal dan informal. Organisasi formal menggambarkan interaksi otoritas

yang tegas dan hubungan struktural dalam suatu organisasi. Hal ini digambarkan ke

dalam struktur organisasi yang mendeskripsikan posisi dan tanggung jawab

pekerjaannya. Organisasi informal menggambarkan interaksi dan hubungan antar

pekerja, yang membentuk suatu pola yang tidak resmi diciptakan dan diatur oleh

manajemen. Secara umum terdapat 4 jenis struktur organisasi yaitu pertama,

Struktur organisasi garis; menerapkan aliran wewenang langsung dari top

manajemen kepada manajemen di bawahnya. Kelemahan model ini adalah tanggung

jawab dipikul sepenuhnya oleh pemimpin perusahaan sehingga dapat terjebak pada

pekerjaan yang bersifat administratif sehingga kekurangan waktu untuk memikirkan

hal dan rencana yang bersifat strategis. Struktur ini cocok untuk organisasi skala

kecil dan menengah.

Kedua, Struktur organisasi garis dan staf; merupakan gabungan lini dan

departemen staf. Departemen staf memberikan saran kepada departemen lini.

Pengambilan keputusan tetap pada departemen lini. Departemen staf hanya

memberikan dukungan tekhnis khusus. Struktur organisasi ini banyak ditemukan

pada organisasi menengah dan besar. Ketiga, Struktur organisasi fungsional, pada

struktur ini masing-masing manajer adalah spesialis atau ahli dan masing-masing


6 bawahan mempunyai beberapa pimpinan. Manajer memiliki kekuasaaan penuh

untuk menjalankan fungsi-fungsi yang menjadi tanggung jawabnya. Keempat,

Struktur organisasi matriks, merupakan suatu desain struktural yang menugaskan

para spesialis dari berbagai departemen fungsional untuk bekerja pada suatu proyek

yang dipimpin oleh seorang manajer proyek.

Manajemen dapat diartikan merupakan suatu aktifitas yang berhubungan antara

aktifitas satu dengan yang lain (gurupendidikan.co.id). Aktifitas tersebut tidak hanya

dalam mengelola orang-orang yang bekerja di suatu perusahaan, melainkan juga

mencakup tindakan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengendalian.

Beberapa definisi manajemen menurut para ahli, Mary Parker Follet (Handoko,

2000:8), menyatakan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui

orang lain. Ricky W Grifin, mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses

perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengontrolan sumber daya

untuk mencapai sasaran secara efektif dan efesien. Sementara Daft mendefinisikan,

“Management is the attainment of organizational goals in an effective

and efficient manner through planning organizing leading and controlling

organizational resources”. Plunket dkk, mendefinisikan manajemen sebagai

“One or more managers individually and collectively setting and achieving

goals by exercising related functions(planning organizing staffing leading and

controlling) and coordinating various resources (information materials money

and people)”. Lewis dkk, mendefinisikan “manajemen is the process of

administering and coordinating resources effectively and efficiently in an effort

to achieve the goals of the organization.”

Dalam suatu organisasi, manajemen diperlukan untuk menciptakan suatu

struktur dengan bagian-bagian yang terintegrasi sehingga fungsi POAC yang

meliputi fungsi perencanaan (planning), fungsi pengorganisasian (organizing),

fungsi pengarahan/penggerakan (actuating) dan fungsi pengendalian (controlling)

dapat terlaksana dengan baik dan bersinergis.

Menurut Koontz dan O.Donnel, manajemen organisasi adalah segala aktivitas

atau kegiatan dalam suatu organisasi yang berhubungan dengan POAC, begitu juga

Henry Fayol, George R Terry dan Luther M Gulick mengatakan bahwa POAC

merupakan rangkaian untuk mencapai goal organisasi. Secara lebih rinci POAC

dapat di jelaskan sebagai berikut (George R Terry, 1972) : Perencanaan (planning),


7

adalah suatu rangkaian langkah sistematis dan rutin untuk mencapai tujuan

perusahaan atau menyelesaikan masalah tertentu. Perencanaan juga ditafsirkan upaya

dalam menggunakan sumber daya yang tersedia meliputi penetapan tujuan dan

standar, penentuan aturan dan prosedur, pembuatan rencana serta perkiraan apa yang

akan terjadi.

Pengorganisasian (organizing), meliputi pemberian tugas terpisah kepada

masing-masing pihak, membentuk bagian, mendelegasikan dan menetapkan jalur

wewenang, menetapkan sistem komunikasi serta mengkoordinir kerja setiap

karyawan dalam satu tim yang solid dan terorganisasi. Tugas pengorganisasian

adalah untuk mengharmonisasikan kelompok orang yang berbeda, mempertemukan

macam-macam kepentingan dan memanfaatkan kemampuan kesuatu arah.

Penggerakan (actuating), merupakan fungsi untuk meningkatkan efektifitas

dan efesiensi kerja secara maksimal serta menciptakan lingkungan kerja yang sehat

dan dinamis. Perencanaan dan pengorganisasian yang baik kurang berarti bila tidak

di ikuti dengan pelaksanaan kerja organisasi yang bertanggungjawab. Pelaksanaan

kerja harus sejalan dengan rencana kerja yang telah disusun. Inti dari actuating

adalah menggerakkan semua anggota kelompok untuk bekerja agar mencapai tujuan

organisasi.

Pengawasan (controlling), manfaat dari pengawasan antara lain mengetahui

sejauh mana program telah dilaksanakan dan juga mengetahui bila ada

penyimpangan. Tindakan pengawasan berbeda-beda jenisnya seperti preventive

control (pengawasan sebelum pelaksanaan kegiatan), repressive control

(pengawasan setelah kegiatan), pengawasan saat kegiatan dilakukan, pengawasan

berkala, pengawasan mendadak dan pengawasan melekat. Fungsi manajemen terkait

ini adalah mencakup persiapan suatu standar kualitas dan kuantitas hasil kerja, baik

berbentuk produk maupun jasa yang diberikan perusahaan/organisasi dalam upaya

pencapaian tujuan, produktivitas dan terciptanya citra yang positip (rosady ruslan,

2013:1-3)

Manajemen organisasi adalah suatu proses dari sebuah perencanaan dan

pengorganisasian serta pengendalian terhadap sebuah sumber daya sebuah organisasi


8 dengan maksud untuk dapat mencapai tujuan organisasi (sarjanaekonomi.co.id).

Tujuan organisasi tersebut tentunya bisa bermacam-macam, tergantung suatu

organisasi itu sendiri. Manajemen organisasi ini juga memungkinkan sebuah

penggunaan optimal dari sumber daya yang dimiliki organisasi melalui perencanaan

dan pengendalian teliti di tempat kerja. Jadi mudahnya manajemen organisasi itu

dapat mengacu pada penanganan yang efisien dari organisasi serta karyawannya.

Tujuan manajemen organisasi adalah a. Membentuk suatu koordinasi yang baik antar

divisi maupun individu. b. Membentuk suatu kinerja sumber daya yang lebih efektif

melalui pemberian rasa aman dan kesatuan diantara karyawan. c. Menciptakan

suasana lingkungan pada kegiatan kerja yang damai dan positif. d. Mendorong para

karyawan agar bekerja dengan rasa tanggung jawab. e. Mencapai tujuan utama suatu

perusahaan dengan cara-cara yang paling efisien melalui pembentukan karakter

sumber daya.

Lembaga Negara telah menerapkan manajemen organisasi kehumasan dan

protokol dalam menjalankan kegiatan layanan pimpinan. Dunia kehumasan terus

mengalami perkembangan. Saat ini, keberadaan humas tidak hanya sebagai

pelengkap sebuah perusahaan/lembaga, namun mampu berperan maksimal dalam

membawa sebuah perusahaan/lembaga ke arah yang lebih baik. Tugas humas tidak

hanya menjaga nama baik perusahaan/lembaga, tetapi mampu berkontribusi untuk

membantu menyosialisasikan sebuah kebijakan kepada masyarakat. Humas adalah

suatu seni untuk menciptakan pengertian publik yang lebih baik, yang dapat

memperdalam kepercayaan publik terhadap suatu individu atau organisasi

(Ardianto,2009).

Humas merupakan fungsi manajemen yang membantu menciptakan dan saling

memelihara arus komunikasi, pengertian, dukungan, serta kerjasama suatu organisasi

dengan publik dan ikut terlibat dalam menangani masalah-masalah atau isi

manajemen (Seitel,2001). Selain humas, lembaga negara juga memerlukan layanan

keprotokolan. Mengacu pada Lembaran Negara Republik Indonesia Undang-Undang

Republik Indonesia nomor 9 tahun 2010 tentang Keprotokolan, pengertian dari

protokol adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan aturan dalam acara

kenegaraan atau acara resmi yang meliputi tata tempat, tata upacara dan tata


9

penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan/atau kedudukannya

dalam negara, pemerintahan atau masyarakat. (UU No,9 tahun 2010 pasal 1). Istilah

protokol berasal dari bahasa Yunani, yaitu kata Protokolum yang terdiri atas kata

Protos (pertama) dan kolum atau kolla (perekat/lem). Istilah protokol pada awalnya

dipergunakan pertama kali sebagai lembar pertama suatu gulungan papyrus atau

kertas tebal, selanjutnya pengertian protokol dipergunakan untuk seluruh gulungan

tersebut yang merupakan tempat dicatatnya semua dokumen penting negara yang

menyangkut nasional maupun internasional.

Seiring berkembangnya waktu istilah protokol mengalami pergeseran makna

yang lebih di luas kepada hal yang menyangkut pada kehidupan bermasyarakat,

berpemerintahan, berbangsa dan bernegara terutama acara kenegaraan sebagaimana

yang tercantum dalam pasal 1 ayat 1 UU nomor 8 Tahun 1987. Adapun yang

dimaksud acara kenegaraan adalah acara yang diatur dan dilaksanakan oleh panitia

negara secara terpusat, dihadiri oleh Presiden dan/atau Wakil presiden serta pejabat

negara lainnya. Pertimbangan layanan keprotokolan ini ada beberapa hal, yaitu

pertama, Bahwa negara menghormati kedudukan para pejabat negara, pejabat

pemerintahan, perwakilan negara asing dan/atau organisasi internasional serta tokoh

masyarakat dengan pengaturan keprotokolan. Kedua, Bahwa perlu upaya

penyesuaian terhadap dinamika yang tumbuh berkembang dalam sistem

ketatanegaraan, budaya dan tradisi bangsa sehinga dipandang perlu dibuat suatu

pengaturan keprotokolan. Ketiga, Bahwa acara kenegaraan dan acara resmi yang

dilaksanakan oleh pemerintah atau lembaga negara yang dihadiri oleh pejabat negara

dan/atau pejabat pemerintahan, perwakilan negara asing dan/atau organisasi

internasional dan juga tokoh masyarakat perlu diatur pelayanannya.

Keprotokolan diatur berdasar asas kebangsaan, ketertiban dan kepastian

hukum, keseimbangan, keserasian, keselarasan dan hubungan timbal balik (UU no.9

tahun 2010 Pasal 2). Pengaturan layanan keprotokolan ini bertujuan untuk

memberikan penghormatan kepada pejabat negara, pejabat pemerintahan, perwakilan

negara asing, organisasi internasional, tokoh masyarakat, tamu negara sesuai dengan

kedudukan dalam negara, pemerintahan dan masyrakat. Selain itu, pengaturan

keprotokolan juga memberikan pedoman penyelenggaraan suatu acara agar dapat


10 berjalan dengan tertib, rapi, lancar dan teratur sesuai dengan ketentuan dan kebiasaan

yang berlaku baik nasional maupun internasional serta menciptakan hubungan yang

baik dalam tata pergaulan antar bangsa.

Ruang lingkup pengaturan keprotokolan meliputi tata tempat, tata upacara dan

juga tata penghormatan (UU no.9 tahun 2010 Pasal 4). Penyelenggaraan

keprotokolan di daerah khusus atau daerah istimewa dilaksanakan dengan

menghormati kekhususan atau keistimewaan daerah tersebut sepanjang tidak

bertentangan dengan Undang Undang (Pasal 35). Untaian kegiatan keprotokolan

mencakup 6 (enam ) fungsi yaitu : Perencanaan (Planning); mencakup kegiatan

memilih dan mengaitkan fakta guna menciptakan dan meformulasikan serangkaian

kegiatan yang diusulkan dalam rangka mencapai tujuan tertentu sesuai dengan

kehendak yang telah ditetapkan bersama. Fungsi ini dapat mencegah terjadinya celah

pemborosan waktu, tenaga, biaya, non materiil, dan sebagainya.

Pengorganisasian (Organizing); Fungsi yang dianggap penting untuk mencapai

suatu tujuan tertentu dengan melimpahkan wewenang dan tanggung jawab tertentu

kepada orang yang tepat untuk melaksanakan tugas. dalam hal ini, pengorganisasian

diperlukan secara terpadu dengan melibatkan orang-orang dari unit kerja terkait.

Penggerakan (Actuating); kegiatan ini dimaksudkan supaya petugas dapat

mencapai tujuan yang tepat sesuai dengan fungsi perencanaan. pengorganisasian

dilakukan oleh pimpinan.

Pengawasan (Controlling); Kegiatan pengawasan merupakan penentuan suatu

hal yang telah dilaksanakan, menilai dan bila perlu mengambil langkah-langkah

perbaikan agar pelaksanaan suatu tugas/pekerjaan dapat berjalan sesuai dengan

rencana semula. dalam suatu kegiatan, tentu semua tidak selalu berjalan dengan

sempirna sehingga perlu dilakukan controlling.

Pengkoordinasian (Coordinating); kegiatan ini untuk menyatupadukan dan

menyeleraskan upaya-upaya pelaksanaan (SDM, Sarana penunjang dan modality)

untuk menghasilkan tindakan-tindakan yang bersatu padu,serasi, tepat sasaran dan

tujuan. dengan melaksanakan fungsi ini dengan baik, akan di peroleh hasil kerja


11 yang tepat, dapat di cegah pemborosan dalam bentuk apapun. tidak ada tumpang

tindih dalam pelaksanaan tugas sehingga koordinasi antar berbagai unit kerja dapat

berjalan dengan optimal.

Pengambilan Keputusan (Decision Making); Pokok dari fungsi ini adalah

memilih satu tidakan diantara beberapa kemungkinan untuk bertindak (alternatif)

dalam berbagai keadaan dalam melaksanakan kegiatan tertentu. dalam bekerja di

lapangan, protokol sering di hadapkan pada fungsi ini. dimana seorang protokol

harus bisa mengambil suatu keputusan bahkan disaat tersulit demi kelancaran suatu

acara atau pelayanan kepada pimpinan.

Di era pandemi Covid-19 seperti sekarang ini layanan protokol kepada

pimpinan harus sejalan beriringan dengan protokol kesehatan yang telah ditetapkan

oleh Pemerintah. Beberapa hal yang menjadi hal yang berbeda saat pengaturan

layanan di era pandemi sekarang ini antara lain pengaturan saat rapat, pengaturan

saat acara di luar kantor, pengaturan acara dengan negara luar dan masih banyak yg

lainnya. Beberapa hal mendasar yang menjadi kendala dalam layanan keprotokolan

adalah adanya pembatasan-pembatasan atau aturan-aturan yang harus di taati seiring

pemberlakuan prosedur penanganan Covid-19 sehingga diperlukan startegi

manajemen pengaturan layanan keprotokolan yang baik disesuaikan juga dengan

sumber daya manusia yang tersedia.

Dalam surat edaran Menteri Kesehatan Republik Indonesia tentang protokol

penanganan Covid-19 untuk protokol komunikasi publik disebutkan bahwa dalam

penanganan wabah penyakit, anthony de mello pernah mengingatkan bahwa jumlah

korban bisa menjadi lima kali lipat kalau terjadi ketakutan di saat wabah menyerang.

Seribu orang menjadi korban sakit dan empat ribu orang menjadi korban karena

panik (mello,a.d,1997, the heart of the enlightened: a book of story meditations).

Begitu juga upaya menangani virus Covid-19 yang teridentifikasi pertama kali di

Provinsi Wuhan Cina ini, komunikasi adalah bagian penting dalam menghadapi

pandemi. Kepercayaan publik perlu dibangun dan dijaga agar tidak terjadi kepanikan

dalam masyarakat dan penanganan dapat berjalan dengan lancar. Pemerintah harus

menunjukkan bahwa pemerintah serius, siap dan mampu menangani outbreak ini.


12 Persepsi tentang kesiapan dan keseriusan pemerintah perlu di sampaikan kepada

publik melalui penjelasan yang komprehensif dan berkala, dengan menjelaskan apa

yang sudah dan akan di lakukan oleh pemerintah.

Berdasar surat keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia nomor

HK.01.07/menkes/328/2020 tentang panduan pencegahan dan pengendalian corona

virus disease 2019 (Covid-19) di tempat kerja perkantoran dan industri dalam

mendukung keberlangsungan usaha pada situasi pandemi, di jelaskan bahwa dalam

rangka memutus mata rantai penularan Covid-19 baik di sektor kesehatan, sosial,

ekonomi diperlukan dukungan untuk keberlangsungan perekonomian masyarakat,

sehingga aspek kesehatan perlu diatur pada tempat kerja perkantoran dan industri.

Pengaturan ini mengacu pada Undang-Undang nomor 1 tahun 1970 tentang

Keselamatan Kerja, Undang-Undang nomor 4 tahun 1984 tentang wabah penyakit

menular, Undang-Undang nomor 36 tahun 2009 tentang Kesehatan, Undang-Undang

nomor 40 tahun 1991 tentang penanggulangan wabah penyakit menular dan Undang-

Undang nomor 50 tahun 2012 tentang sistem manajemen keselamatan dan kesehatan

kerja. Tentunya berdasarkan protokol kesehatan untuk perkantoran dan/atau tempat

kerja yang telah dibuat tersebut harus di taati oleh semua pihak baik perkantoran

pemerintah maupun industri swasta agar penularan Covid-19 tidak semakin

menyebar luas.

Lembaga negara sebagai institusi yang melaksanakan tata administrasi tugas-

tugas pemerintahan, harus menyesuaikan pengaturan pelayanan kehumasan dan

keprotokolan sesuai dengan protokol kesehatan yang telah ditetapkan oleh

pemerintah. Beberapa hal yang diatur selama masa pandemi di tempat kerja antara

lain: a. Pembagian sumber daya manusia (pegawai) yang ada, melalui pengaturan

bekerja dari work from home (sebagian atau sepenuhnya). b. Melakukan pengukuran

suhu dengan thermogun dan self assessment risiko Covid-19. c. Pengaturan waktu

kerja tidak terlalu panjang yang dapat menyebabkan penurunan sistem imunitas

tubuh. d. Wajib menggunakan masker dan mengatur asupan nutrisi. Memfasilitasi

tempat kerja yang aman dan sehat termasuk hygiene dan sanitasi lingkungan kerja,

sarana cuci tangan, physical distancing dan juga pola hidup bersih sehat (PHBS)


13

METODE PENELITIAN

Pada penelitian ini, penulis menggunakan metode penelitian kualitatif dengan

menggunakan metode fenomenologi. Penelitian kualitatif merupakan penelitian yang

digunakan untuk menyelidiki, menemukan, menggambarkan dan menjelaskan

kualitas atau keistimewaan dari pengaruh sosial yang tidak dapat dijelaskan, diukur

atau digambarkan melalui pendekatan kuantitatif (Saryono,2010). Kualitatif dapat

diartikan sebagai penelitian yag menghasilkan data deskriptif mengenai kata-kata

lisan maupun tertulis dan tingkah laku yang dapat diamati dari orang-orang yang

diteliti (taylor dan bogdan, 1984:5, hendrarso, 2010:166). Penelitian kualitatif

dimaksudkan untuk memahami fenomena tentang apa yang dialami oleh subjek

penelitian misalnya perilaku, persepsi, motivasi, tindakan dan lainnya secara holistik

dan dengan cara deskripsi dalam bentuk kata-kata dan bahasa, pada suatu konteks

khusus yang alamiah dengan memanfaatkan berbagai metode ilmiah

(moleong,2011:6). Penelitian kualitatif bisa berlandaskan filsafat post positivisme

untuk meneliti kondisi obyek yang alamiah dimana peneliti sebagai instrumen kunci.

Hasil penelitian kualitatif lebih menekankan makna daripada generalisasi (sugiyono,

2011).

Metode penelitian kualitatif yang digunakan dalam penelitian ini adalah

metode fenomenologi (phenomenology). Metode ini menggunakan teknik dengan

cara memperhatikan dan menelaah fokus fenomena yang diteliti, dengan melihat

berbagai aspek subjektif dari perilaku objek. Selanjutnya peneliti akan melakukan

penggalian data berupa bagaimana memaknai objek dalam memberikan arti terhadap

fenomena terkait. Penggalian data dilakukan dengan melakukan wawancara yang

mendalam kepada objek atau informan atau responden di dalam penelitian, serta

dengan melakukan observasi secara langsung mengenai objek penelitian dan

menginterprestasikannya kepada orang lain (statistikian.com).

Phenomenology is a form of qualitative research in which the researcher

attempts to understand how one or more individuals experience a phenemenon.

The key element of phenomenological research study is that the researcher

attempts to understand how people experience a phenomenom from the person’s


14 own perspectives. Your goals is to enter the inner world of each participant to

understand his or her perspectives and experiences.(burke johnson & larry

christensen,2012). In simple terms, phenomenology can be defined as an

approach to research that seeks to describe the essence of a phenomenon by

exploring it from the perspective of those who have experienced it. The goal of

phenomenology is to describe the meaning of this experience—both in terms

of what was experienced and how it was experienced (teherani a, martimianakis

t, stenfors-hayes t, wadhwa a, varpio l. Choosing a qualitative research

approach. J grad med educ. 2015;7:669–670). Phenomenology is a form of

qualitative research that focuses on the study of an individual’s lived

experiences within the world (how phenomenology can help us learn from the

experiences of others, brian e neubauer, catherine t witkop & lara

varpio:2019:90-97).

Adapun alasan penulis menggunakan metode fenomenologi adalah penulis

berkeinginan untuk menggambarkan keadaan yang terjadi secara apa adanya dengan

menguraikan fenomena yang terjadi seiring perkembangan yang adaSubjek penelitian adalah

kementerian/lembaga negara dan objeknya adalah terkait manajemen layanan keprotokolan.

Data primer berupa hasil observasi dan hasil wawancara dengan rekan kerja didapatkan dari

pengalaman penulis selama bekerja di Bagian Protokol dan Tata Usaha Pimpinan

Wawancara dengan teman sejawat lintas kementerian/lembaga negara, studi pustaka dari

website atau media online dan juga literature jurnal yang terkait juga dilakukan untuk

melengkapi penelitian ini. Penelitian ini dilakukan dari Bulan April 2020 sampai dengan

Bulan September 2020

HASIL DAN PEMBAHASAN

Suatu Organisasi dalam menjalankan kegiatan operasional, membutuhkan sumber

daya manusia yang kompeten dan mampu berkontribusi bagi organisasi. Faktor

eksternal dan faktor internal menjadi perhatian penting bagi sebuah organisasi untuk

mencapai tujuan yang diharapkan (Rivai & Sagala, 2011). Begitu juga lembaga

negara yang menjalankan roda pemerintahan dan pelayanan bagi masyarakat.

Layanan humas dan protokol memiliki fungsi yang penting dalam membangun citra

organisasi baik dalam kedudukannya di luar negeri (diplomatik) maupun urusan di

dalam negeri.

Sebagaimana pengalaman penulis selama bekerja sebagai protokoler, maka

layanan keprotokolan ini memiliki induk atau lembaga resmi yang menaungi


15

pengelolaan utama kegiatan atau sebagai lembaga konsultasi bila terdapat hal yang

kurang dimengerti yaitu ke Direktorat Jenderal Protokol dan Konsuler Kementerian

Luar Negeri. Tugas dan fungsi seorang protokoler sangat penting dalam menentukan

berhasil atau tidaknya suatu acara penting terutama acara yang melibatkan kehadiran

pejabat tinggi negara baik pejabat negara dalam negeri maupun pejabat negara dari

luar negeri. Seseorang yang ditugaskan dalam bidang keprotokolan senantiasa harus

meletakkan perhatian, keahlian dan tanggung jawab secara sungguh sungguh dengan

tetap menjunjung tinggi nilai-nilai kebudayaan, norma adat istiadat yang relevan dan

SOP yang berlaku sehingga tugas dan fungsi kehumasan dan protoko dapat

dilaksanakan dengan sempurna.

Humas dan Protokol seringkali dipersepsikan dalam beragam wacana seperti

kaku, rumit, dan juga berbelit-belit. Dalam sebuah sudut pandang mungkin ada

benarnya, namun tidak seluruhnya benar. Peran humas dan protokol bukan sekedar

membawakan acara atau mempersilakan tamu, namun juga tehnik berkomunikasi

yang baik dan benar, bagaimana menjadi pribadi yang efektif dan juga personal

grooming (cara berpenampilan di dunia profesional). Kinerja humas dan protokol

dapat meningkatkan pembentukan citra dari sebuah organisasi sehingga petugas

harus cakap dan cekatan baik berkomunikasi dengan pihak internal maupun dengan

pihak luar. Protokol mencerminkan keteraturan, efektifitas dan memiliki estetika.

Berikut adalah contoh gambar terkait layanan humas dan keprotokolan yang meliputi

aturan mengenai tata tempat, tata upacara dan tata penghormatan sehubungan dengan

penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan/atau kedudukannya

dalam masyarakat, pemerintahan dan bernegara.


16

Gambar 1. Tata Penghormatan

Gambar 2. Tata Upacara

Gambar 3. Tata Tempat


17

Gambar 4. Kunjungan Kenegaraan

Layanan humas dan protokol terus mengalami perkembangan seperti disaat

seperti sekarang ini dimana Bangsa Indonesia bahkan sebagian besar dunia

mengalami pandemi coronavirus disease-19 (Covid-19). Penyakit yang ditularkan

oleh virus corona dan telah dinyatakan sebagai pandemi oleh who pada 11 maret

2020 ini telah menjadi ancaman darurat kesehatan bagi seluruh negara di dunia.1

Tentunya untuk menekan angka penyebaran dan meluasnya kasus Covid-19 ini

pemerintah telah bekerja keras yaitu dengan mengeluarkan aturan berupa protokol

kesehatan. Berbagai protokol kesehatan telah diterbitkan seperti protokol kesehatan

untuk individu, protokol kesehatan untuk perkantoran dan industri, protokol

kesehatan di tempat umum dan lainnya.

Berpedoman pada protokol kesehatan yang telah terbit tersebut, maka

layanan humas dan protokol kepada pimpinan juga mengalami penyesuaian. Berikut

disampaikan perubahan layanan humas dan eprotokol sesuai dengan penelitian

penulis periode Maret sampai dengan September tahun 2020 :

1https://www.who.int/dg/speeches/detail/who-director-general-s-opening-remarks-at-the-

media-briefing-on-covid-19---11-march-2020

https://www.who.int/dg/speeches/detail/who-director-general-s-opening-remarks-at-the-media-briefing-on-covid-19---11-march-2020



18 Tata cara audiensi

Untuk tamu dari luar yang ingin bertemu atau audiensi dengan menteri atau

pimpinan lembaga harus menyertakan surat keterangan bebas dari Covid-19, bisa

dengan uji swab nasopharing-oropharing maupun uji rapid test. Jika sebelum

pandemi berlangsung, pejabat/orang yang ingin audiensi dengan pimpinan

kementerian/lembaga cukup meminta jadwal untuk bertemu, namun sekarang

berbeda. Hal ini tentunya cukup membuat kesulitan bagi yang ingin beraudiensi

karena harus melaksananakan swab/rapid terlebih dahulu.

Tata cara rapat / persidangan / rakorpim

Di masa pandemi, diberlakukan pengaturan jarak untuk para peserta rapat

sehingga meminimalisasi jumlah peserta rapat. Rapat juga diusahakan minimal

untuk tatap muka secara langsung (physic). Kendala yang terjadi disini yaitu

terjadi pada peserta rapat yang terbatas dan tidak bisa lebih leluasa

menyampaikan masukan atau pendapat kepada pimpinan. Terlebih lagi dengan

penggunaan media digital sebagai media rapat, perlu koneksi jaringan internet

yang memadai dan dipastikan tidak ada problem saat rapat berlangsung. Apalagi

rapat tersebut di pimpin oleh presiden langsung misalnya. Sebelum dan setelah

rapat, ruangan juga diperlakukan adanya penyemprotan desinfektan.

Tata cara kunjungan kerja keluar kantor atau keluar daerah

Telah diterbitkan aturan baku bahwa bagi setiap orang yang hendak melakukan

perjalan keluar kota dengan menggunakan maskapai perlu menyerahkan test uji

swab atau hasil rapid test. Tentunya hal ini cukup membebani masyarakat. Namun

hal ini diperlukan untuk mencegah terjadinya cluster baru di dalam pesawat.

Pimpinan kementerian atau lembaga juga tidak lepas dari peraturan ini. Begitu

juga saat kunjungan di luar daerah tetap harus menerapkan aturan protokol

kesehatan. Protokol harus mempersiapkan semua kebutuhan untuk perjalanan

pimpinan dan memastikan tidak ada kesalahan dalam pelaksanaan dalam

kunjungan kerja tersebut. Perlakuan layanan keprotokolan selama kunjungan

kerja di daerah juga menjadi perhatian bagi protokol yang bertugas. Di era

pandemi kunjungan kerja keluar kota memiliki resiko yang cukup tinggi, apalagi


19

ke daerah yang berzona merah. Keterbatasan moda transportasi seiring

berkurangnya jadwal penerbangan juga menyulitkan petugas untuk giat

kunjungan kerja luar kota. Kekhawatiran dari personil yang bertugas juga satu

aspek tersendiri bila khawatir terjadi penularan saat bertugas.

Tata cara pelantikan

Untuk pelantikan pejabat terutama untuk pejabat di unit pelaksana teknis (UPT),

dimasa pandemi ini mengalami pergeseran yaitu dengan menggunakan fasilitas

media digital. Kendala yang dihadapi disini adalah kekuatan infrastruktur internet

(kekuatan jaringan) yang berbeda-beda di setiap provinsi/daerah. Hal ini

terkadang menyebabkan terjadinya kesalahan. Misal saat pengucapan lafaz

sumpah jabatan. Jika sebelum pandemi terjadi, pejabat yang akan di sumpah

cukup datang ke kantor pusat tempat berlangsungnya pelantikan di adakan.

Namun sekarang mereka harus menyediakan perangkat sendiri, mendatangkan

rohaniawan sendiri, dan juga memastikan jaringan berlangsung baik disaat

pelantikan.

Pengaturan SDM / Personil

Mengingat kapasitas ruangan kerja yang tidak boleh penuh, maka petugas yang

ada perlu diatur dengan berpedoman pada aturan protokol kesehatan yang ada.

Kepala bagian keprotokolan harus pandai- pandai mengatur jadwal petugas

sehingga tidak terjadi ketimpangan petugas dan layanan keprotokolan tetap dapat

berjalan dengan baik.

Dari kelima perubahan yang disampaikan diatas, dapat ditarik kesimpulan

bahwa diperlukan strategi manajemen layanan kehumasan dan protokol yang tepat

agar layanan dapat diberikan secara maksimal di era pandemi Covid-19 ini. Merujuk

pada teori manajemen yang telah penulis sampaikan dalam kerangka teori diatas

yang bertumpu pada POAC (planning, organizing, actuating and controlling), maka

dari uraian yang ada di atas dapat di sampaikan strategi manajemen layanan

kehumasan dan protokol sebagai berikut :


20

Gambar 5. Siklus POAC

a. Perencanaan ( planning)

Perencanaan disini dimulai dari pengaturan sumber daya manusia yang ada di

bagian keprotokolan. Untuk mengurangi penyebaran Covid-19 antar pegawai

perlu diatur perputaran pegawai secara adil dan merata termasuk memperhatikan

tempat duduk pegawai dalam rangka program jaga jarak (setidaknya kapasitas

50% dari jumlah personil yang ada). Pengaturan dapat dibuat kedalam dua tim

tugas yaitu tim ganjil dan tim genap atau bisa juga tim 1 dan tim 2 yang masuk

secara bergantian. Pembagian personal tim bisa di atur misal sesuai dengan plat

kendaraan yang dimiliki atau juga dengan komposisi personil yang adil. Hal yang

harus diperhatikan bahwa, personil yang ada dan terbentuk nantinya harus bisa

mengcover semua kegiatan pimpinan di hari saat bertugas. Selain perencanaan

SDM, perencanaan jadwal/agenda juga harus ada. Hal ini untuk menghindari dari

acara yang benar-benar penuh di satu hari (karena disatu hari bisa saja terjadi

undangan rapat yang bersamaan waktunya). Sedangkan dihari lain

jadwal/agendanya kosong. Koordinasi dengan pihak terkait juga harus terjalin

baik sehingga acara yang telah diagendakan dapat berjalan dengan baik. Skala

prioritas untuk acara/rapat yang harus di hadiri atau di pimpin oleh kepala

lembaga/kementerian adalah suatu yang mutlak dilakukan dalam rangka

penyaringan kegiatan di era Covid-19.


21 b. Pengorganisasian (organizing)

Bila sudah direncanakan personil yang bertugas dan acara/agenda sudah tersusun,

maka pengaturan dan alokasi untuk para personil juga harus jelas disesuaikan

dengan kompetensi personil yang ada. Jangan sampai misal personil yang tidak

bisa mengoperasikan komputer dengan baik diperintahkan untuk mengurus

persidangan atau menjadi tenaga asisten sorot (Asrot) pimpinan yang sedang

memimpin rapat. Atau bila ada tamu negara luar (diplomat) yang audiensi dengan

pimpinan, maka yang personil yang dipilih hendaknya yang setidaknya mampu

berkomunikasi dengan baik dan memiliki keahlian bahasa asing sehingga bila di

ajak berbicara oleh sang tamu, maka protokol yang bertugas dapat menjawab

dengan baik. Pengorganisasian yang tepat tentunya akan membawa kelancaran

dalam bertugas. Tidak dipungkiri bahwa jika profesi sebagai seorang protokol

dimana setiap hari harus berhadapan dengan para pejabat-pejabat tinggi dan tak

jarang juga berhadapan dengan Kepala Negara, tentunya harus memiliki sikap dan

gaya komunikasi yang baik, di dukung dengan kecakapan intelektual sebagai

seorang pribadi yang terampil. Hal ini diperlukan, karena akan mengangkat dan

membawa citra bagi instansi yang diwakilinya.

c. Penggerakan (actuating)

Setelah dilaksanakan perencanaan dan pengorganisasian, maka langkah

selanjutnya adalah berupa proses penggerakan, di mana di dalamnya terkandung

unsur pengarahan dari pimpinan. Setiap kegiatan memiliki tata urutan yang

berbeda-beda. Misal dalam pelaksanaan kegiatan audiensi berbeda dengan

kegiatan saat pelantikan. Persiapan yang dilakukan juga berbeda. Disini peran

seorang pimpinan atau ketua tim project memegang peranan penting untuk bisa

merangkul seluruh personil dan staf yang ada untuk mencapai tujuan dari suatu

kegiatan yang dilakukan.Pembagian pekerjaan disesuaikan dengan personil yang

betugas dan koordinasi lintas unit kerja dilakukan tanpa ada rasa saling tertekan

dan terpaksa untuk melaksanakan kegiatan. hal ini diyakini, tentunya akan

membuat keharmonisan dalam bekerja dan hasil kinerjapun akan lebih

memuaskan semua pihak.


22 d. Pengawasan ( controlling)

Ditahap terakhir yaitu tahap pengawasan dimana pentingnya tahapan ini untuk

memastikan acara berjalan dengan baik dan lancar. Kegiatan yang melibatkan

orang banyak dengan sumber daya yang sedikit dan keterbatasan penunjang,

memerlukan pengawasan yang ketat agar tidak terjadi kesalahan yang

mengakibatkan rusaknya acara. Apalagi di era pandemi yang sebagian besar

acaranya di lakukan secara daring (online), maka proses pengawasan mulai dari

persiapan sampai dengan pelaksanaan harus dilakukan secara cermat. Controlling

tidak harus dibuat tertulis resmi, namun juga bisa disampaikan secara singkat

melalui whatsapp group yang telah dibuat. Feedback diperlukan untuk

mengevaluasi kegiatan yang telah berjalan, sehingga bila terjadi kekurangan bisa

di antisipasi di kegiatan selanjutnya.

POAC dibuat secara flexible dengan memperhatikan situasi dan kondisi yang

ada. Beberapa langkah dalam pembuatan POAC layanan kehumasan dan

keprotokolan yang dapat ditempuh sebagai langkah penyesuaian di era pandemi

adalah sebagai berikut :

a. Mensinkronisasikankan kebijakan pusat dan kebijakan daerah terkait layanan

keprotokolan. Pemerintah pusat melalui jejaring keprotokolan sering

mengadakan pertemuan keprotokolan untuk koordinasi dengan lintas

kementerian negara dan lembaga negara. Saat ini pertemuan sering diadakan

melalui video conference untuk membahas perkembangan keprotokolan

sesuai dengan kondisi terkini. Dalam pertemuan koordinasi keprotokolan ini

bisa di bahasa berbagai hambatan, kendala dan juga inovasi inovasi terbaru

untuk bisa di terapkan oleh pemerintah pusat dan pemerintah daerah.

b. Pembuatan jadwal untuk mengatur sumber daya yang ada baik SDM, sarana

penunjang maupun kekuatan perangkat yang ada. Pengaturan jadwal tetap

memperhatikan capabilities, competence and efeciency.

c. Mengutamakan pemanfaatan teknologi digital di era kecanggihan teknologi

sekarang ini (dalam rangka meminimalisasi pertemuan fisik), juga

mengurangi durasi pertemuan dari yang biasa dilakukan sebelum masa

pandemi berlangsung untuk mencegah kejenuhan ber-online.


23

d. Selalu membuat persiapan yang matang apabila acara melibatkan banyak

orang (via daring), membuat back up saluran jaringan bila terjadi gangguan

mendadak, antisipasi perubahan tahapan acara karena suatu hal tertentu.

e. Selalu melakukan koordinasi dengan bijak, baik antar personil ataupun antar

lintas unit kerja agar acara yang melibatkan pimpinan dapat berjalan dengan

lancar.

f. Minimalisasi komplain dengan menerapkan manajemen komplain tanpa

harus menyalahkan siapapun apabila terjadi komplain dari pimpinan. Siap

salah adalah kata yang harus dipegang oleh seorang protokol. Terus berupaya

untuk instropeksi bila muncul komplain dari pimpinan.

g. Selalu berpatokan pada peraturan/perundangan yang ada apalagi terkait

dengan hal yang menyangkut acara kenegaraan sehingga tidak muncul

ketimpangan dalam layanan pimpinan. Selalu disiplin, menjaga etika dan

kepercayaan diri bila menghadapi suatu kondisi yang dirasa cukup sulit

berbekal dari knowledge yang seorang protokol harus miliki.

SIMPULAN

Layanan kehumasan dan protokol memiliki sifat yang unik. Bukan terbatas pada

kekakuan yang selalu mengutamakan prosedur yang ada, namun juga harus ada

fleksibilitas dengan tetap berpedoman pada SOP yang berlaku dan kearifan lokal dari

masing-masig daerah. Untuk acara yang bersifat resmi dan dihadiri oleh pejabat

tinggi negara dimana lokasi pelaksanaan acara di luar dari tempat yang biasa kita

diami, maka langkah yang tepat untuk menerapkan layanan kehumasan dan protokol

ini adalah memadukan SOP yang ada dengan kearifan lokal yang terdapat di daerah

tersebut.

Di era pandemi Covid-19 ini, meskipun terjadi pergeseran beberapa tahapan

layanan atau perubahan kebiasan, layanan kehumasan dan protokol kepada para

pimpinan tinggi negara di lembaga negara baik di kementerian maupun di non

kementerian harus tetap secara maksimal di berikan. Salah satu langkah penyesuaian

yaitu dengan menerapkan fungsi POAC dengan tepat pada manajemen layanan

keprotokolan di kementerian/lembaga negara.


24 DAFTAR PUSTAKA

Brian e neubauer, catherine t witkop & lara varpio, 2019. How phenomenology can

help us learn from the experiences of others, perspectives on medical

education. Https://link.springer.com/article/10.1007/s40037-019-0509-2

Burke johnson & larry christensen, 2012. Educational research fourth edition

quantitative, qualitative, and mixed approaches,university of south alabama,

sage publications inc

Buku keprotokolan dan master of ceremony (m.c),

https://www.academia.edu/38184223/buku_keprotokolan_dan_mcedit_a

Edaran Biro Komunikasi dan Pelayanan Masyarakat Kementerian Kesehatan RI

tentang penanganan covid-19 protokol komunikasi publik

Farid hamid, msi, dr. Jurnal “pendekatan fenomenologi (suatu ranah penelitian

kualitatif)”.

Handoko, t.hani (2000), manajemen personalia dan sumber daya manusia, edisi ke 2,

yogyakarta

Hasbiansyah, 2008. Jurnal “pendekatan fenomenologi: pengantar praktik penelitian

dalam ilmu sosial dan komunikasi”. Mediator, vol.9 no.1

Hendrarso, 2010. Metode penelitian sosial. Pt. Kencana prenada grup, jakarta

Helaluddin, 2018. Jurnal “mengenal lebih dekat dengan pendekatan fenomenologi:

sebuah penelitian kualitatif”. Uin sultan maulanan hasanuddin, banten

https://www.linguistikid.com/2016/09/pengertian-penelitian-deskriptif-

kualitatif.html

https://id.wikipedia.org/wiki/kementerian_indonesia

https://www.gurupendidikan.co.id/manajemen-organisasi/

https://sarjanaekonomi.co.id/manajemen-organisasi/

https://covid19.kemkes.go.id/

https://www.who.int/dg/speeches/detail/who-director-general-s-opening-remarks-at-

the-media-briefing-on-covid-19---11-march-2020

https://www.statistikian.com/2012/10/penelitian-kualitatif.html

https://link.springer.com/article/10.1007/s40037-019-0509-2

https://www.linguistikid.com/2016/09/pengertian-penelitian-deskriptif-kualitatif.html

https://www.linguistikid.com/2016/09/pengertian-penelitian-deskriptif-kualitatif.html

https://id.wikipedia.org/wiki/Kementerian_Indonesia

https://www.gurupendidikan.co.id/manajemen-organisasi/

https://sarjanaekonomi.co.id/manajemen-organisasi/

https://covid19.kemkes.go.id/



https://www.statistikian.com/2012/10/penelitian-kualitatif.html


25

Keputusan Menteri Dalam Negeri nomor 440-830 tahun 2020 tentang pedoman

tatanan normal baru produktif dan aman corona virus disease 2019 bagi

aparatur sipil negara di lingkungan kementerian dan pemerintah daerah

Mello,a.d,1997, the heart of the enlightened: a book of story meditations

Nazir, m. 1988. Metode penelitian, ghalia indonesia: jakarta..

Ruslan, rosadi. 2013. Metode penelitian public relations dan komunikasi. Jakarta:

rajagrafindo persada

Sugiyono. 2005. Metode penelitian administrasi. Bandung: alfabeta

Sugiyono, 2011. Metode penelitian kuantitatif, kualitatid dan r&d, pt. Alfabeta,

bandung

Saryono, 2010. Metode penelitian kualitatif, pt. Alfabeta, bandung

Sukaris, Mayang Putri Prathiwi, Budiyono Pristyadi, 2020. Meningkatkan Kinerja

Karyawan melalui Keterikatan, Budaya Organisasi dan Gaya Kepemimpinan,

Jurnal Ekonomi – Manajemen- Akuntansi, Universitas Muhamadiyah, Gresik

Surat Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia nomor

HK.01.07/menkes/328/2020 tentang panduan pencegahan dan pengendalian

corona virus disease 2019 (Covid-19) di tempat kerja perkantoran dan industri

Teherani a, martimianakis t, stenfors-hayes t, wadhwa a, varpio l, 2015. Choosing

a qualitative research approach. J grad med educ

Undang-Undang Republik Indonesia nomor 8 Tahun 1987 tentang Protokol

Undang-Undang Republik Indonesia nomor 9 tahun 2010 tentang keprotokolan

Wibawa, Darajat,Dr, 2020. Hukum dan Etika Humas,Membina hubungan baik

dengan wartawan

Winata, Sheila Vania, 2016. Perancangan Standard Operating Prosedur (SOP) pada

Chocolab, Jurnal Manajemen dan Start-Up Bisnis, Vol1 No 1 (2016)

MANAJEMEN KOMUNIKASI ORGANISASI PADA HUBUNGAN MASYARAKAT ...

Documents