Manajemen kesekretariatan

Badan Eksekutif Mahasiswa

Politeknik Negeri Balikpapan

MANAJEMEN

KESEKRETARIATAN

Kesekretariatan?Kesekretariatan dapat diartikan sebagai keseluruhan rangkaian penataan terhadap pekerjaan perkantoran (surat-menyurat) dan tugas-tugas bantuan lainnya dalam rangka menunjang kelancaran pencapaian tujuan organisasi.

Adapun bentuk-bentuk pola penataan

• Merencanakan (Planning)

• Menyusun (Arranging)

• Menghimpun (Collecting)

• Mencatat (Recording)

• Mengolah (Processing)

• Mengendalikan (Controlling)

• Mengirim (Transfering)

• Menyimpan (Filing)

TUJUAN

• Memperlancar lalu-lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik internal maupun eksternal.

• Mengamankan rahasia organisasi.

• Mengelola dan memelihara seluruh dokumentasi organisasi yang berguna bagi kelancaraan pelaksanaan fungsi manajemen.

FUNGSI

Adapun fungsi dasar Administrasi Kesekretariatan adalah sebagai berikut :

• Mengadakan pencatatan atau recording semua kegiatan manajemen.

• Sebagai alat pelaksanaan pusat ketatausahaan.

• Pengendali informasi internal dan eksternal organisasi

• Sebagai alat komunikasi organisasi.

• Sentral teknologi transfer informasi.

• Sebagai pusat dokumentasi atau master file.

Data-data/ dokumen yang diarsipkan

• Arsip pendirian ORGANISASI (AD/ART, bentuk dan struktur organisasi, job desk, dll.)

• Sistem dan mekanisme standar organisasi.

• Program kerja dan laporan pertanggungjawaban per periode kepengurusan.

• Proposal dan laporan pertanggungjawaban per kegiatan/kepanitiaan.

• Database pengurus/SDM.

• Database pihak Eksternal (lembaga, ORGANISASI, donatur, dll.).

• Administrasi sehari-hari (surat keluar/masuk, pengelolaan papan informasi/mading, catatan harian, dll.).

•TOR Kegiatan•Surat Keterangan Aktif•Surat pengajuan Kegiatan•Surat permohonan dana•Surat permohonan publikasi•Surat undangan•Surat konfirmasi delegasi•Surat pengalihan delegasi•Surat Undangan•Surat pemateri•Surat Permohonan plakat•Surat Rekomendasi•Surat Tugas

MACAM-MACAM SURAT

Contoh Pengarsipan Surat

FORMAT PROPOSAL KEGIATAN

• Halaman Isi: - A4 (21 x 29,7 cm)- Times New Roman 12- Spaci 1,15 cm

• Jilid proposal untuk organisasi : - MPM dan BEM sampulbelakang warna Merah

- UKM sampul belakang warna Hijau- HMJ sampul belakang warna Kuning

HAL-HAL YANG PERLU

DIPERHATIKAN ?

• KOP SURAT

• NOMOR SURAT

• TANGGAL SURAT

• LAMPIRAN

• ALAMAT TUJUAN

• TANDA TANGAN

ADA PERTANYAAN ??

TERIMA KASIH