Manajemen data elektronik

Electronic Data Management

MANAJEMEN DATA ELEKTRONIK

Vika A. Kovariansi

Disampaikan pada Pelatihan untuk Pustakawan UPT PMO ITB

30 Agustus 2013

Apa itu Data?

“A reinterpretable representation of information in a formalized manner suitable for communication, interpretation, or processing.”

Digital Curation Centre

In social science, data is generally

numeric files originating from social research methodologies or

administrative records, from which statistics are produced. It also includes, however, more data

formats such as audio, video, geospatial and other digital content

that are germane to social science research.

Apa itu Data?

Observational data

Laboratory experimental data

Computer simulation

Textual analysis

Physical artifacts or relics

•Preliminary analyses •Drafts of scientific papers •Plans for future research •Physical objects •Trade secrets •Commercial information •Materials necessary to be held

confidential by a researcher until they are published or under protected law

Data yang tidak disebarkan

Jenis data umumnya berupa:

Jadi MENGAPA data perlu

DIKELOLA?

Manajemen data…

Data management is a process that includes all aspects of data planning, handling,

analysis, documentation and storage. The objective is to create a reliable database

containing high quality data.

Good management

of data

Good research

High quality data

Data can be understood

and used now and in future

Data can be shared and

reused

Needs to be planned

Needs to be specific for purposes

Mengapa elektronik?

• Konsistensi • Terpercaya • Akses yang lebih efisien

Data Lifecycle

Alur hidup data

DATA LIFECYCLE

Data Management Plan

Perencanaan Pengelolaan Data (Data Management Plan)

Komponen dalam pengelolaan data:

Deskripsi ruang lingkup pekerjaan /project

Deskripsi data yang akan dikelola

Standar data yang akan digunakan

Media penyimpanan dalam jangka waktu tertentu dan pengelolaan datanya

Isu yang berkaitan dengan etika dan hukum

Kebijakan akses berikut syarat dan ketentuannya

Ketentuan untuk pelestarian dan penyimpanan jangka panjang

Penunjukkan staf pengelola dan tanggung jawabnya

Data Management Plan Checklist

• DMP Digital Curation Center

• DMP University of Minnesota Library

• DMP MIT Libraries

Evaluate the needs: • What type of data will be produced? • How much of it, and at what growth

rate? • Will it change frequently? • Who is it for? • Who controls it? • How long should it be retained?

Dokumentasi berfungsi agar data dapat digunakan sesuai dengan kebutuhannya di masa depan, terutama dalam proses penyimpanan dan penelusuran data. Dokumentasi data ini biasa disebut dengan “METADATA”

METADATA

• Mempermudah retrievalisasi (Proses temu balik) sesuai relevansinya

• mengidentifikasi bahan pustaka • mengelompokkan bahan pustaka • membedakan bahan pustaka yang

tak miliki kesamaan • memberikan informasi lokasi

Fungsi Metadata

METADATA

Proses identifikasi suatu atribut dan struktur dari sebuah data atau informasi

Secara definisi, metadata sebenarnya adalah “data tentang data.”

Metadata Deskriptif Menjelaskan sumber untuk tujuan pencarian dan

pengidentifikasian. Biasanya berisi elemen judul, abstrak, pengarang atau sebuah kata kunci.

Metadata Struktural mengidentifikasikan bagaimana data terbentuk

Metadata Administratif menyediakan informasi yang membantu proses

manajemen data misalnya menjelaskan kapan dan bagaimana data terbentuk, serta informasi teknis lainnya

Metadata

• Title (judul) • Creator (pembuat) • Identifier (nomor identifikasi) • Subject (subjek) • Funders (organisasi/lembaga) • Rights (Hak intelektual) • Access information (akses informasi) • Language (bahasa) • Dates (penanggalan dan jadwal) • Location (lokasi) • Methodology (metodologi pengumpulan data) • Data processing (proses data) • Sources (sumber yang berkaitan dengan data) • List of file names (daftar nama berkas yang

berkaitan) • File formats (format data) • Versions (versi data)

Aspek penting dalam suatu metadata

Format File

Format file untuk penyimpanan jangka panjang

Non-proprietary (bebas)

Open, documented standard (terbuka, terdokumentasi sesuai standard)

Common usage by research community (yang digunakan oleh umum)

Standard representation (penggunaan standar untuk tampilan, seperti ASCII, Unicode)

Unencrypted (tidak di enkripsi)

Uncompressed (tidak dikompresi)

Contoh pilihan format file

• PDF/A, bukan Word • ASCII, bukan Excel • MPEG-4, bukan

Quicktime • TIFF atau JPEG2000,

bukan GIF atau JPG • XML atau RDF, bukan

RDBMS

Pengorganisasian File

• Struktur penamaan file • Setiap perubahan versi wajib diarsipkan, meski sedikit •Musnahkan versi terlama setelah melakukan back-up

File version control

• Folder direktori utama harus mencakup judul, nomor identifikasi dan tanggal Directory structure

naming convention

•Mencantumkan 3-huruf dari ekstensi file sesuai kode aplikasi

• Identifikasi jenis pekerjaan dalam nama file

File naming convention

• Skema penamaan data • Identifkasi harus unik dan tetap (persistent) •Contoh data identifiers -> DOI

Data identifiers for sharing your data

Back-ups

Kendala Hardware faults or failure

Software or media faults

Virus infection or malicious hacking

Power failure

Human errors by changing or deleting files

Strategi Regular back-up

Back-up policy

Back-up media

Make 3 copies (original, external/local, external/remote)

Geographically distributed

Options Hard drive

Tape back up system

Cloud storage

Keamanan

• Kontrol terhadap akses ke ruangan /gedung tempat data, komouter atau media di simpan • Mencatat setiap perubahan dan pengaksesan terhadap media atau materi dalam ruang

penyimpanan • Memindahkan data yang sensitif hanya dalam kondisi yang luarbiasa

Physical data security

• Tidak menyimpan data yang bersifat rahasia, seperti data personal • Proteksi firewall dan peningkatan keamanan pada sistem operasi untuk menghindari virus

dan sejenisnya

Network security

• Mengunci komputer dengan password dan memasang sistem firewall • Menjaga server dengan memasang UPS • Membuat akses kontrol kepada materi terlarang • Membuat surat pernyataan untuk pengelola atau pengguna data rahasia • Tidak mengirimkan data personal melalui e-mail atau apapun tanpa ekripsi terlebih dahulu • Menghapus data secara konsisten jika diperlukan

Computer systems and files security

File Sharing

Virtual environment

• Cloud storage • Research

group

Online file sharing

• Resources Library

• Data center

Data Center / Resources Library

Keuntungan:

Memudahkan peneliti untuk berbagi tata cara praktik yang baik dan pengalaman manajemen

data satu sama lain, dengan demikian dapat membangun kapasitas, pengetahuan kolektif

dan sumber daya untuk pusat data.

Pendekatan penyeragaman pada manajemen data dan membuat standar kebijakan yang berkaitan pada prosedur dan aktifitas data.

Terdapat daftar pemilik data dan daftar kerjanya, yang berguna sebagai “checkpoint”

terutama ketika peneliti sedang bertugas ditempat yang berbeda.

Membuat Peneliti dan staff terkait menyadari akan tugas dan kewajibannya terhadap data

penelitian.

Resources

Further Resources

• University of Minnesota Library, https://www.lib.umn.edu/datamanagement

• MIT Library, http://libraries.mit.edu/guides/subjects/data-management/index.html

• Digital Curation Center, http://www.dcc.ac.uk/resources/data-management-plans

• UK Data Archive http://data-archive.ac.uk