Manajemen Arsip Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi (Studi …journal.unair.ac.id/filerPDF/ln22903e8412full.pdf · 2014-02-21 · Arsip berdasarkan UU nomor 43 tahun 2009, ... Kebutuhan

1

Manajemen Arsip Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi

(Studi Kuantitatif Deskriptif pada Bidang Kearsipan Universitas Airlangga)

Dina Oktaviana (071016009)

Abstract

Since the issuance of Law No. 43 of 2009 on archives , has had implications for

Universities , because in these regulations , it is mandatory for all Universities funded by the

state budget revenue of Indonesia( APBN ) for conducting archival and has archives

Organization. As one of the universities that carry out functions of Tridharma , Airlangga

University selected as a State Universities which become research location , also performs

the function of archives , and have an archives organization wich name “Bidang Arsip

Universitas Airlangga” . How is the development of management practices on “Bidang

Arsip” of Airlangga University ? The purpose of this study is to describe the development of

archives management in “badan arsip” Airlangga University. The type of method used is

descriptive quantitative research , is intended to illustrate the development of the program .

Selection of respondents conducted at the population level , everyone involved in the

management of archival records in the “Badan Arsip” of Airlangga University wich total

respondent are 30 person . The results and analysis of this study is , in part records

management program is appropriate , while some others are still not appropriate , this is due

to a lack of depth in preparation for the implementation of records management . “Bidang

Arsip” Already have a policy as an institution , but the JRA and the classification is the first

and very important in the organization of archives , it is still not implemented , so that

records management is still very subjective based on the Staff .

Key Word : “Bidang arsip”, Records management, Universitas Airlangga, record.

ABSTRAK

Semenjak dikeluarkannya Undang-undang Nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan,

membawa dampak bagi perguruan tinggi, karena pada peraturan tersebut, diwajibkan bagi

seluruh perguruan tinggi yang didanai oleh anggaran pendapatan belanja negara(APBN)

untuk melaksanakan kegiatan kearsipan dan memiliki lembagap kearsipan. Sebagai salah satu

perguruan tinggi yang melaksanakan fungsi tridharma perguruan Tinggi, Universitas

Airlangga sebagai perguruan Tinggi yang dipilih, juga melaksanakan fungsi kearsipan, dan

memiliki lembaga kearsipan yang selanjutnya disebut sebagai bidang kearsipan Universitas

Airlangga. Bagaimanakah perkembangan pelaksanaan manajemen Kearsipan pada Bidang

arsip Universitas Airlangga? adapun tujuan dari penelitian ini adalah untuk menggambarkan

perkembangan manajemen kearsipan pada Bidang arsip Universitas Airlangga. adapun

metode yang digunakan adalah tipe penelitian kuantitatif deskriptif, ditujukan untuk

menggambarkan perkembangan pelaksanaan program. Pemilihan Responden dilaksanakan

pada tingkat populasi yakni, semua orang yang terlibat dalam pengelolaan arsip pada bidang

arsip Universitas Airlangga sejumlah 30 orang. Hasil dan analisis dari penelitian ini adalah,

sebagian program manajemen arsip sudah sesuai, sedangkan beberapa yang lain masih belum

sesuai, hal ini dikarenakan kurang adanya persiapan mendalam dalam pelaksanaan

manajemen arsip. Bidang Kearsipan Sudah memiliki kebijakan sebagai lembaga, namun JRA

dan Klasifikasi yang merupakan hal pertama dan sangat penting dalam organisasi kearsipan,

justru masih belum diterapkan, sehingga pengelolaan arsip masih sangat subjektif

berdasarkan pengelola.

Kata Kunci : Bidang Kearsipan, Manajemen Kearsipan, Universitas Airlangga, Arsip

2

1. Pendahuluan

Arsip merupakan salah satu bentuk informasi, dimana arsip akan terus bertambah

setiap harinya, dengan berbagai macam jenis, dan isi informasi yang berbeda. Setiap harinya

dimana ada aktivitas dalam suatu lembaga, yang menghasilkan transaksi, akan tercipta suatu

arsip, maka arsip yang tercipta setiap harinya bertambah semakin hari semaki

banyak(Effendhie, 2012).

Arsip berdasarkan UU nomor 43 tahun 2009, pada dasarnya adalah segala bentuk

rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan

perkembangan teknologi informasi dan komunikasi. Organisasi setiap hari melaksanakan

aktifitas, melaksanakan kegiatan, dan menghasilkan suatu arsip, maka penting kiranya bagi

suatu organisasi yang modern untuk memiliki sistem kearsipan yang modern, semata-mata

untuk pelaksanaan tertip administrasi( Shubhan, 2013). Dengan bertambahnya informasi

yang tercipta, maka perlu kiranya untuk membuat pengelolaan arsip guna mempermudah

penemuan kembali arsip. Lembaga kearsipan adalah lembaga yang bertanggung jawab untuk

melakukan pengelolaan arsip, sebagai pengendali atas informasi yang sudah diciptakan dalam

suatu organisasi.

Arsip semakin mendapat perhatian bagi instansi setelah adanya program penyelamata

khazanah bangsa, yakni dengan dikeluarkannya undang-undang Nomor 43 tahun 2009

tentang kearsipan.

Perguruan tinggi sebagai salah satu instansi yang wajib mengelola arsip, dimana

aktivitas yang terjadi sesuai dengan Tridharma perguruan tinggi seperti Pendidikan,

Pengabdian masyrarakat. Dengan adanya aktifitas tersebut, perlu adanya manajemen arsip,

dimana kinerja perguruan tinggi nantinya akan dapat dievaluasi atau dilakukan penilaian

melalui arsip-arsip yang dimiliki (Susiasih, 2009). Perguruan tinggi juga merupakan salah

satu lembaha pemerintah yang melahirkan orang-orang hebat, dan juga temuan-temuan

terbaru dalam semua bidang. Maka, sesuai dengan ketentuan ang berlaku, perguruan tinggi

wajib memiliki lembaga kearsipan guna pengelolaan arsip pada instansi perguruan tinggi.

Pemilihan Universitas Airlangga sebagai lokasi penelitian, didasari oleh beberapa hal

diantaranya adalah Arsip universitas Airlangga dipandang memiliki nilai lebih yang pertama

adalah dari sisi Historis, dimana Fakultas kedokteran Universitas Airlangga adalah salah satu

cagar budaya bangsa. Fakultas kedokteran yang berdiri pertama kali di Indonesia bagian

timur ini menjadi awal dari rangkaian sejarah Universitas Airlangga hingga bertambah

menjadi 13 fakultas seperti saat ini. Universitas Airlangga juga merupakan cikal dari

Universitas lain di Indonesia, seperti Universitas Udayana dan juga Universitas Negeri

Malang, serta memiliki hubungan dengan Universitas Indonesia, dan Juga Universitas Gadjah

Mada(www.unair.ac.id)

Universitas Airlangga juga dipandang memiliki nilai lebih, dimana Universitas

Airlangga merupakan perguruan tinggi pertama yang memiliki badan audit yang mengontrol

kegiatan manajemen pada semua lembaga yang ada pada Universitas Airlangga yakni

AIMS(Airlnangga Integrated Management System) dimana audit yang dilaksanakan ada dua

macam yakni audit Internal dan Audit Eksternal. AIMS menerapkan standar operasional

prosedur dalam bentuk Instruksi Kerja, dimana Instruksi Kerja ini dibuat berdasarkan standar

yang ada dalam masing-masing bidang(www.ppm.unair.ac.id ). Misalnya Bidang kearsipan

maka standar yang dipakai adalah peraturan terkait dengan kearsipan.

3

Prestasi dan kelebihan yang dimiliki oleh arsip Universitas Airlangga, berbeda dengan

kenyataan dilapangan yang ditemui oleh peneliti. Dimana pada internal kampus, masih

banyak hal-hal yang terkait dengan arsip yang belum mencerminkan bahwa pengelolaan arsip

Universitas Airlangga telah terlaksana dengan baik, yang tercermin dari beberapa hal sebagai

berikut. Arsip universitas Airlangga masih belum banyak diketahui orang, termasuk civitas

academikanya sendiri. Dari hasil presurvei yang dilaksanakan oleh peneliti dengan

menggunakan sampel acak, 90% mahasiswa tidak pernah mengetahui akan adanya arsip

Universitas Airlangga, 10 % mengetahui namun belum pernah mengakses secara langsung,

hanya sekedar tahu. Komposisi mahasiswa tersebut seluruhnya adalah mahasiswa yang aktif

mengikuti organisasi kemahasiswaan dan atau mahasiswa yang menempuh pendidikan yang

memuat pengetahuan kearsipan didalamnya, terkait dengan hal ini, menimbulkan suatu

pertanyaan mengapa bidang Arsip Universitas Airlangga tidak begitu terdengar dikalangan

civitas akademika dan belum dimanfaatkan.

Kemudian, pengelolaan arsip pada masing-masing fakultas, yang masih

menggambarkan belum terkelolannya arsip dnegan baik. Fakultas, yang merupakan Unit

Kearsipan Tingkat II dalam PP Nomor 28 tahun 2012, juga menjadi salah satu bentuk

tanggung jawabb dari bidang arsip Universitas, untuk melaksanakan pembinaan. Namun

dalam pada salah satu fakultas yang ditemui peneliti, kondisi pengelolaan arsip yang belum

sesuai, sehingga menimbulkan tidak ditemukannya kembali informasi yang dibutuhkan sering

penulis temui dalam pencarian dokumen pada bagian ae(arsip dan ekspedisi). Dimana hal

terakhir yang harus diterima ketika arsip tidak berhasil ditemukan, maka user akan diminta

mencari arsip tersebut dalam tumpukan arsip aktif yang jumlahnya tidak sedikit.

Pengelolaan arsip pada suatu lembaga sangat diperlukan, dimana menurut Kennedy

dan Schauder (1996) menyebutkan bahwa lingkungan kerja akan menjadi semakin kompleks,

kebijakan bertambah dan pengelolaan arsip yang semakin kompleks akan terus berkembang.

Dimana praktek pengelolaan arsip yang baik, akan menjadikan organisasi tersebut semakin

bijak dalam mengontrol arsip yang ada.

Berbagai uraian yang telah dipaparkan diatas, menjadi landasan bagi penelitian ini.

Dimana lembaga arsip perguruan tinggi, yang berawal dari sebuah ketetapan didalam

Undang-Undang, dan setiap perguruan tinggi harus melaksanakannya. Kemudian, lembaga

kearsipan perguruan tinggi merupakan lembaga yang bertanggung jawab melaksanakan

fungsi kearsipan dan melakukan pembinaan pada pengelola arsip masing-masing unit kerja.

Namun dalam kenyataannya, masih banyak diketemukan fakta awal yang mengarah pada

permasalahan arsip. Di sisi lain, bidang arsip universitas Airlangga mampu mendapatkan

apresiasi ditingkat nasional, walaupun dalam berbagai kesempatan, lembaga arsip universitas

Airlangga, masih belum begitu terdengar. Dengan dasar pemaparan diatas, peneliti ingin

mengetahui bagaimanakah jalannya lembaga kearsipan perguruan tinggi pada universitas

Airlangga?

Peneliti ingin mengetahui berjalannya suatu program dalam hal ini adalah program

kearsipan dalam lembaga kearsipan dengn menggunakan studi deskriptif, yang

menggambarkan sejauh mana program kearsipan berjalan pada bidang arsip universitas

Airlangga.

Berdasarkan latar belakang diatas penulis ingin melakukan penelitian dengan judul

“Manajemen Arsip Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi (Studi Kuantitatif Deskriptif

terhadap Bidang Arsip Universitas Airlangga)”

4

2. Rumusan Masalah

Bagaimanakah pelaksanaan manajemen kearsipan pada bidang arsip universitas

Airlangga?

3. Kerangka Konseptual

Adapun kerangka yang dipakai adalah Program Komprehensif Manajemen Arsip

yaang dirumuskan oleh Kennedy dan Schauder (1996) yang meliputi:

(1) Analisa kebutuhan Manajemen kearsipan, dalam hal ini meliputi 5 macam yakni,

kebijakan kearsipan dari suatu organisasi, sistem Manajemen Arsip, SDM dan

Struktur Organisasi, pendanaan dan biaya perawatan, serta Fasilitas.

(2) Program penilaian dan pengurangan arsip(pedoman kerja penyusutan)

(3) Pemeliharaan arsip

Serta peraturan Perundangan, yakni UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan dan

Peraturan Pemerintah nomor 28 tahun 2012 tentang pelaksanaan UU nomor 43 tahun 2009,

terutama pasal-pasal terkait dengan arsip Perguruan Tinggi.

4. Definisi Operasional

Berdasarkan definisi konseptual diatas dapat ditarik definisi operasional dalam penelitian

ini adalah:

Analisa Kebutuhan Manajemen Kearsipan dapat dioperasionalkan

o Kebijakan kearsipan dari suatu organisasi, yang meliputi:

Bentuk kelembagaan Arsip Universitas Airlangga, dan Legalitasnya

dalam Universitas.

Identifikasi sistem layanan

Kesiapan lembaga kearsipan dalam menghadapi audit

o Sistem manajemen Pengelolaan kearsipan yang ada dalam Universitas

Airlangga

o Sumber Daya Manusia yang bekerja dan struktur organisasi

o Pendanaan dan biaya perawatan

Jenis-jenis pengeluaran

Sumber pendanaan

o Fasilitas

Standar Fasilitas

Fasilitas pengelolaan arsip

Perencanaan Penilaian dan Pengurangan Arsip (Pedoman Penyusutan)

o Penerapan Jadwal Retensi Arsip(JRA)

o Penerapan Kode Klasifikasi

Pemeliharaan Arsip

o Prosedur Penciptaan arsip

o Pengelolaan arsip aktif

o Pengelolaan arsip inaktif

o Pengelolaan arsip statis/vital

5. Metode Penelitian

Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah dengan menggunakan metode

survei. Dimana metode survei memiliki tujuan untuk mendeskripsikan suatu masalah, yakni

bertujuan untuk mengumpulkan informasi(Utomo, 2012). Penelitian ini menggunakan

5

metode survei, yakni untuk mendeskripsikan bagaimana jalannya lembaga kearsipan pada

Universitas Airlangga.

6. Analisis Data

6.1 Analisa kebutuhan Manajemen Kearsipan

Kebutuhan manajemen kearsipan menurut Kennedy dan Schauder(1996) adalah untuk

mendefinisikan dan mengidentifikasi hal-hal yang menjadi keperluan masing masing

organisasi. Analisa kebutuhan inilah yang nantinya akan dijadikan sebagai kerangka kerja

untuk perkembangan lebih lanjut. Ada beberapa komponen untuk menganalisis kebutuhan,

yakni kebijakan kearsipan dalam suatu organisasi, sistem manajemen arsip dan praktek kerja

yang sesuai, SDM dan struktur Organisasi, pendanaan dan pengaturan keuangan, serta

fasilitas.

6.1.1Kebijakan keasipan dari suatu organisasi

6.1.1.1 Identifikasi Kebutuhan dan Kebijakan Arsip Universitas Airlangga

Kebutuhan manajemen kearsipan Universitas Airlangga berdasarkan pemaparan dari

berbagai informan, berawal dari tuntutan undang-undang dimana sebelum undang-undang

tersebut disahkan Universitas Airlangga sudah melakukan persiapan dengan pemberangkatan

SDM untuk memperdalam pengetahuan di bidang kearsipan. Kemudian karena pimpinan

merasa arsip merupakan satu kebutuhan maka selain menjalankan amanah undang-undang

Universitas Airlangga juga berkomitmen untuk mengelola arsip dilingkungan Universitas

Airlangga.

Pada tanggal 29 April 2011, dengan ditandai dikeluarkannya SK Rektor Nomor

83/H3/KR/2011 tentang pembentukan Unit kearsipan Universitas Airlangga. adapun isi

ketetapannya adalah:

1. Membentuk pusat arsip yang berbentuk Unit kearsipan Universitas Airlangga.

2. Unit kearsipan sebagaimana dimaksud pada diktum Pertama adalah Organ dibawah

Koordinasi Bidang Administrasi Sekretariat Universitas Airlangga.

Kondisi ini sesuai dengan kewajiban untuk mendirikan arsip Universitas seperti yang

tertera dalam undang-undang pasal 27 ayat 1- 3 UU no.43 Tahun 2009

Sanksi seperti yang dimaksud oleh beberapa informan adalah sanksi yang berupa sanksi

administratif, dimana apabila tidak melaksanakan ketetapan undang-undang maka akan

menerima berbagai sanksi, adapun sanksi adalah berupa sanksi administratif atas pasal 27.

Sadar akan pentingnya arsip sebagai suatu kebutuhan, maka dibentuklah bidang arsip

yang terpisah dari bidang administrasi, atau menjadi lembaga sendiri,dengan ditandai

dikeluarkannya SK Rektor Nomor 9636/UN3/KR/2013 tentang pembentukan bidang arsip

pada Sekretariat Universitas Airlangga

Bidang Arsip Universitas Airlangga resmi menjadi lembaga sendiri dibawah sekretariat

universitas pada tahu 2013 dengan ditandai dengan dikeluarkannya SK rektor Nomor

9636/UN3/KR/2013 tentang pembentukan bidang kearsipan pada sekretariat Universitas

Airlangga, tepatnya pada tanggal 24 Juli 2013. Kemudian diangkatlah kepala bidang

kearsipan dengan ditandai dikeluarkannya Keputusan Rektor Universitas Airlangga nomor

11709/UN3/KR/2013 tentang pengangkatan kepala bidang kearsipan pada sekretariat

6

Universitas Airlangga pada tanggal 5 Oktober 2013. Pada SK pembentukan bidang arsip

disebutkan bahwa bidang arsip akan dipimpin oleh kepala bidang, namun dalam

kenyataannya bidang arsip sudah berdiri, tetapi kepala bidang baru ditetapkan 3 bulan

kemudian, hal ini terjadi, menurut responden adalah karena masih dalam pencarian SDM

yang tepat, dimana saat itu ada beberapa pilihan nama-nama dosen sebelum akhirnya

diputuskan kepala bidang arsip yang sekarang.

6.1.1.2 Sistem Pelayanan

Terkait dengan pelayanan, yakni menyangkut tentang siapa saja yang akan dilayani dan

bagaimana pelayanannya, arsip Universitas Airlangga seperti yang telah dijelaskan

sebelumnya, tergantung dari jenis informasi dalam arsip, yakni apakah tergolong umum, atau

rahasia. belum adanya pedoman pelayanan membuat batasan layanan arsip masih belum

begitu jelas.

Arsip statis dalam undang-undang No 43 Tahun 2009 pasal 65 ayat (1) pada dasarnya

terbuka untuk umum namun pelayanan yang diberikan oleh bidang arsip masih belum terlalu

masif, belum ada pemanfaatan atau etiket dari Bidang Arsip untuk menyebarluaskan

Informasi tersebut dengan alasan masih melaksanakan pembenahan internal. Dimana unsur

civitas akademika yang memanfaatkan arsip UNAIR baru sebatas pimpinan, unsur

mahasiswa ataupun karyawan belum ada, hal ini terjadi semata-mata karena Arsip UNAIR

merupakan bidang baru. Pelayanan ini pada akhirnya akan sangat berpengaruh terhadap

implementasi undang-undang KIP(keterbukaan Informasi Publik) dimana Universitas

Airlangga sebagai salah satu lembaga Publik,menurut pasal 7 UU no 14 Tahun 2008, badan

publik berkewajiban untuk menyediakan informasi publik. Didalam kearsipan sendiri,

menurut pasal 101 PP no 28 Tahun 2012 arsip statis dilaksanakan dalam rangka pemanfaatan,

pendayagunaan dan pelayanan publik.

6.1.1.3 Audit

Audit adalah suatu proses sistemik untuk memperoleh dan mengevaluasi bukti secara

objektif mengenai pernyataan-pernyataan tentang kegiatan dan kejadian ekonomi dengan

tujuan untuk menetapkan tingkat kesesuaian antara pernyataan-peryataan tersebut dengan

kriteria yag telah ditetapkan, serta menyampaikan hasilnya kepada pemakai yang

berkepentingan(Ulum, 2009)

Penilaian kinerja Bidang Arsip Universitas Airlangga dilakukan oleh pihak internal dan

eksternal adapun yang bertugas melakukan audit adalah PPM(pusat penjaminan Mutu)

UNAIR, dengan programnya yakni AIMS, Airlangga Integrated Management System, yang

bergerak melakukan penilaian baik internal ataupun eksternal. Saat ini hasil audit yang telah

dilakukan oleh AIMS belum keluar, namun kedepannya bidang arsip UNAIR akan membuat

Prosedur Kerja namun masih berupa draft.

Universitas Airlangga sebagai salah satu bentuk organisasi publik, maka melakukan Audit

dalam Universitas Airlangga, hasil Audit sektor publik diperlukan untuk mengevaluasi

apakah:

(1) Sektor publik mengelola sumber daya publik dengan menggunakan

kewenangannya secara tepat dan sesuai dengan peraturan dan ketentuan

(2) Program yang dilaksanakan mencapai tujuan dan hasil yang di inginkan

(3) Pelayanan publik diselenggarakan secara efektif, efisien, ekonomis, etis dan

berkeadilan(Rai, 2008)

7

Berbicara masalah evaluasi, evaluasi merupakan bagian dari pembinaan kearsipan

nasional yakni menurut pasal 10 ayat (1) PP nomor 12 Tahun 2008, dimana didalamnya

adalah fungsi evaluasi, perencanaan, penelitian, pengembangan dan pemantauan, maka dalam

hal ini, evaluasi merupakan salah satu jalan untuk memeriksa jalannya lembaga arsip

universitas. Adapun yang bertanggung jawab melakukan pembinaan kearsipan nasional

adalah ANRI sebagaimana yang tertera dalam pasal 10 ayat (2).

Adapun pembinaan yang telah dilakukan oleh ANRI kepada UNAIR adalah terkait dengan

pengembangan SDM, konsultatif, dan pemberian aplikasi sistem yakni SIKD. Serta pihak

Universitas Airlangga senantiasa melaporkan perkembangan Kearsipan UNAIR kepada

ANRI, dengan demikian hubungan ANRI dengan UNAIR adalah hubungan konsultatif

Berkenaan dengan audit, kebijakan dibentuknya lembaga kearsipan harus memastikan

bahwa lembaga arsip yang dibentuk siap untuk dilaksanakan audit oleh instansi yang

terkait(Kennedy & Schauder, 1996) Maka dalam hal ini Bidang Arsip Universitas Airlangga

termasuk siap jika dilaksanakan audit baik Internal ataupun eksternal, dimana dalam lingkup

internal memiliki AIMS, dan juga menjalin hubungan baik dengan ANRI, selain itu SOP

dalam bentuk Prosedur Kerja yang di usulkan kepada AIMS, adalah buatan bidang Arsip

sendiri, dengan berdasarkan pada peraturan yang ada, namun harus dipastikan bahwa

program berjalan sesuai dengan standar yang telah dibuat pedoman.

Departemen Pendidikan Nasional, juga melaksanakan pembinaan dan pengawasan, sesuai

dengan pasal 65 Permendiknas RI Nomor 37 Tahun 2006 Tentang Tata Kearsipan di

lingkungan departemen pendidikan nasional.

6.1.2 Sistem Manajemen Arsip dan Praktik yang sesuai dengan Organisasi

Universitas Airlangga menerapkan fungsi desentralisasi dalam melaksanakan fungsi

administrasinya, dimana fungsi administrasi diserahkan kembali kepada unit masing-masing.

Unit yang dimaksud sebagaimana yang terdapat dalam Organisasi dan Tata Kerja (OTK)

Universitas Airlangga, yakni:

o Organ Universitas, yakni Majelis Wali Amanat, Senat Akademik, Dewan Audit dan

Pimpinan Universitas

o Unsur Pelaksana Universitas Yakni, Bdan Perencanaan Pembangunan, Satuan

Pengawas Intern, pusat penjaminan Mutu, Fakultas, Program Pasca Sarjana.

o Unsur Penunjang Universitas, yang meliputi, Direktorat, Perpustakaan, Lembaga.

o Satuan Oganisasi lain yang dibentuk berdasarkan kebutuhan.

Dalam praktek penerapan pengelolaan Arsip dalam lingkungan Universitas Airlangga

menurut responden salah satu acuannya adalah peraturan Menteri Pendidikan Nasional

tentang kearsipan. Adapun peraturan yang dimaksud adalah PERMENDIKNAS No. 37

Tahun 2006, termasuk asas pengelolaan arsip sebagaimana dimaksud diatas, jika pada

Universitas Airlangga menerapkan asas Desentralisasi, diatur dalam pasal 2

PERMENDIKNAS No. 37 Tahun 2006.

Hal yang kemudian menjadi sorotan adalah adanya sistem “dua kendaraan yang jalan

bersama-sama” seperti yang di istilahkan oleh Prio, yakni antara Administrasi dan Bidang

Arsip di Universitas Airlangga, dimana bidang administrasi menggunakan Tata Naskah

Dinas, sedangkan bidang Arsip memiliki pedoman berupa pola klasifikasi dan JRA.

Pemegang tata naskah dinas adalah pegawai bidang administasi masing-masing unit, baik

itu sekretaris, ataupun bagian AE masing-masing fakultas, bersamaan dengan hal tersebut,

8

mereka juga merupakan pengelola arsip pada unit tersebut. Pengelola yang dimaksud dalam

hal ini adalah mereka yang namanya tertera dalam SK Rektor Nomor 3817/UN3/KR/2013

tentang pengangkatan petugas pengelola arsip di lingkungan Universitas Airlangga.

Tata naskah dinas di lingkungan Universitas Airlangga dibuat oleh Bidang Hukum

Universitas Airlangga, namun pelaksananya adalah dari bidang administrasi. Hal ini terjadi

karena, prosedur membuat produk hukum pada Universitas Airlangga, dilakukan oleh bidang

hukum dengan prosedur yang sama sesuai dengan standar yang berlaku. Tata Naskah Dinas

adalah peraturan teknis mengenai penciptaan suatu dokumen, dengan demikian hal ini sangat

berbeda dengan Pola Klasifikasi dan JRA, akan tetapi terdapat hal yang mising disini adalah

adanya nomor klasifikasi pada tata naskah Dinas, sehingga terjadi dua kali kerja pada proses

penomoran yang digunakan pada surat, akan di lakukan klasifikasi ulang oleh petugas arsip,

ketika naskah tersebut akan menjadi arsip aktif yang disimpan dalam “central file”.

6.1.3 SDM dan Struktur Organisasi

6.1.3.1 Sumber Daya Manusia

SDM sebagai pengelola arsip dilingkungan Universitas Airlangga secara umum terbagi

menjadi dua yakni arsiparis dan pengelola arsip, arsiparis adalah pegawai yang memiliki

jabatan fungsional sebagai arsiparis, yang telah mengikuti diklat yang diselenggarakan oleh

ANRI, sedangkan pengelola arsip adalah pegawai yang bertugas mengelola arsip berdasarkan

kebijakan yang berlaku dalam Universitas Airlangga, dalam hal ini adalah Keputusan rektor.

Arsiparis pada Universitas airlangga berjumlah 5 orang, dimana 4 orang merupakan

arsiparis terampil, sedangkan 1 orang pada tahun 2013 ini baru diangkat sebagai arsiparis

ahli, dan 1 dari 4 orang, arsiparis terampil, yakni Siti, akan dipromosikan menjadi arsiparis

ahli. Hal inilah yang menjadi salah satu bentuk kesiapan arsip UNAIR untuk membentuk

bidang arsip, seperti yang dipaparkan Priyo, dimana persiapan SDM menjadi hal yang

pertama kali dilakukan. Kondisi ini dapat menggambarkan kebutuhan SDM kearsipan

dibandingkan dengan kebutuhan organisasi(Universitas Airlangga) sangat minim. Pada awal

hendak didirikannya Bidang Arsip Unair, berdasarkan Informasi dari Siti, ada 10 Orang

pegawai yang diberangkatkan untuk mengikuti program pelatihan kearsipan yang

diselenggarakan ANRI, dengan memakan anggaran yang lumayan besar, namun selanjutnya

dari 10 orang pegawai hanya 4 yang menjadi arsiparis, dan 6 lainnya masih sibuk dengan

tugas pokoknya di masing-masing Unit.

Bidang arsip Universitas Airlangga dikepalai oleh seorang dosen dari Jurusan Ilmu

Informasi dan perputakaan, dengan dibantu 8 orang staff, 1 staff diantaranya adalah arsiparis

terampil. 2 orang staff berlatar belakang perpustakaan, 1 orang IT, 1 orang sosiologi, 2 orang

administrasi Negara, 1 orang hukum. 6 orang darii staff tersebut merupakan pegawai honorer.

SDM yang bekerja dalam Bidang Arsip Universitas Airlangga, belum sepenuhnya „tune

in‟ dalam arsip, hal ini dikarenakan berbagai faktor, diantaranya, sebelum adanya kepala

bidang kearsipan, terdapat semacam „kecemburuan‟ antara PNS dan non PNS, dengan

pembagian kerja yang tidak tersirat didalam satu ketetapan Rektor, ataupun pimpinan

lainnya, maka tidak ada kontrol kerja.

Selain faktor diatas dari SDM juga merasa bahwa “koordinator” belum mengarahkan

tenaga honorer yang ada pada arsip dengan benar dan maksimal, sehingga, honorer yang

merasa tugas utamannya hanya membantu PNS, merasa riskan bekerja jika tidak diawasi,

dikarenakan khawatir salah, dan sebagainya.

9

Pemilihan kepala bidang arsip yang di sahkan berdasarkan SK Rektor Nomor

11709/UN3/KR/2013 tentang pengangkatan kepala bidang kearsipan pada sekretariat

Universitas Airlangga, sesuai dengan UU no 43 Tahun 2009.

Program pelatihan, benchmarking untuk SDM kearsipan sering dilakukan pada

Universitas Airlangga. Seminar, workshop, dan pelatihan bagi SDM masing-masing unit

dibawah Universitas menjadi salah satu agenda tahunan yang selalu dilaksanakan dalam

penyusunan rencana kegiatan tahunan

Hasil kerja dari SDM kearsipan baik yang berada pada bidang arsip pusat ataupun dalam

masing-masing unit belum ada penilaian kinerja. Kinerja individu merupakan kinerja dari

suatu organisasi(Ivancevich, et.al, 2007) penilaian kinerja ini adalah salah satu langkah

untuk mengidentifikasi efektivitas dari suatu organisasi yang meliputi produktivitas, kualitas

dan kemampuan beradaptasi,sehingga mampu merefleksikan keseluruhan proses, input, dan

output dari suatu organisasi(Ivancevich, et.al, 2007) Penilaian SDM ini dirasa sangat perlu,

dikarenakan, beberapa informan mengeluhkan tentang SDM pengelola arsip.

Berdasarkan data yang telah dipaparkan sebelumnya, salah satu masalah yang dihadapi

SDM adalah Tingkat Kejenuhan, adapun menurut Ivancevich, tingkat kejenuhan, penurunan

motivasi, apatis, adalah salah satu akibat dari stres, dimana Individu dalam kondisi ini

memiliki kinerja yang rendah dengan beban kurang(2006) sama dengan yang terjadi pada

bidang Kearsipan, dimana Individu merasa sangat bosan dengan tugasnya, ditambah lagi

tidak ada pimpinan(sebelum adanya bidang arsip) yang bisa mereka contoh.

Jika dikaitkan dengan pembahasan sebelumnya, ketidak kreatifan yang terjadi pada SDM

sebagaimana disebutkan oleh Informan, muaranya adalah pada senioritas SDM yang ada pada

Unit arsip, dimana sebagai tenaga Honorer yang baru mereka merasa tidak bisa bekerja jika

tidak diajari, bilamana melakukan sesuatu tanpa contoh, mereka akan takut melakukann suatu

kesalahan.

SDM yang namannya tertera dalam SK pengelola arsip dilingkungan Universitas

Airlangga, dikarenakan sifatnya desentralisasi, dalam kerjannya akan menyesuaikan dengan

tugasnya pada masing masing unit, tidak monitoring langsung terkait dengan implementasi

arsip pada masing-masing unit,sehingga sejauh mana pengelolaan arsip tidak bisa menjadi

tuntutan pada masing-masing unit/fakultas. Pengelola arsip pada masing-masing fakultas ini

merupakan kepanjangan tangan dari arsip universitas untuk diteruskan kepada unit yang

lebih kecil di lingkungannya dalam hal ini adalah fakultas ke jurusan-jurusan, namun

dikarenakan tidak ada aturan ang bersifat mengikat, SDM ini kemudian tidak ada kontrol

kerjanya.

6.1.3.2 Struktur

Struktur organisasi merupakan pola formal dari aktivitas dan gubungan antar

organisasi(Ivancevich, et.al, 2007) . Struktur organisasi bidang arsip, sejak diresmikan

menjadi sebuah lembaga serndiri yakni badan arsip berada tepat dibawah sekretariat

Universitas Airlangga, hal ini sesuai dengan pasal 134 PP no 28 tahun 2012

Adapun struktur organisasi yang terdapat dalam badan arsip sendiri masih belum ada,

namun sudah ada pembagian kerja, pembagian kerja tersebut saat ini disesuaikan dengan

tingkat kebutuhan yang ada. Sebelum mendesain sebuah struktur organisasi para manajer

harus memilih berbagai alternatif kerangka kerja jabatan, proyek pekerjaan dan departemen,

10

dan proses ini disebut Desain organisasi, dan keputusan keputusan dan tindakan akan

menghasilkan sebuah struktur organisasi(Ivancevich, et.al, 2007)

Adapun desain organisasi yang baik harus memperhatikan efektivitas suatu organisasi,

yang dapat menjawab tujuan dari desain organisasi dan juga Elemen dasar suatu

organisasi, adapun tujuan dari desain organisasi sendiri meliputi:

Mewujudkan tingkat pengendalian

Koordinasi dan integrasi

Hubungan timbal balik yang efektiv dengan lingkungan organisasi

Mempengaruhi motivasi dan komitmen

Memperoleh inovasi dan fleksibilitas(Sadler, 1994)

Sedangkan SDM pengelola arsip dalam masing-masing unit di lingkungan Universitas

Airlangga, secara struktural dibawah pimpinan masing – masing unit/fakultas, namun dalam

pelaksanaan arsip, memiliki hubungan koordinatif. Dimana pimpinan masing-masing

unit/fakultas yang bertanggung jawab, namun pelatihan dilaksanakan oleh sumber daya

bersama dengan bidang arsip universitas. Dalam hal ini unit kearsipan I dan II memang sudah

terlaksana, tugas dan tanggung jawab memang sudah diatur oleh pimpinan masing-masing

unit. Unit kearsipan II secara fungsional ada pengelolanya, namun tidak dalam bentuk „unit‟

tersendiri pada masing-masing fakultas/unit. Hal inilah yang menyebabkan ketidak efektifan

kerja, karena masih menyesuaikan. Pengelola arsip dilingkungan Universitas Airlangga,

sesuai dengan ketentuan yang berlaku, pada diktum ketiga SK Nomor 3817/UN3/KR/2013

Tidak adanya laporan kegiatan dari masing-masing Unit Kerja, merupakan bagian dari hak

masing-masing pimpinan unit kerja, namun ada beberapa fakultas, yang melaporkan kegiatan

kearsipan kepada Arsip pusat. Kondisi ini mengakibatkan Bidang Arsip Universitas

Airlangga, tidak memiliki kewenangan untuk pengelola arsip unit kerja dilingkungan

universitas Airlangga, sehingga, arsip yang terdapat dalam bidang arsip masih baru diterima

dari lingkungan kantor manajemen pusat universitas Airlangga. Dengan demikian,

implementasi pasal 145 PP no.28 Tahun 2012, tidak bisa berjalan dengan optimal.

Pembinaan kearsipan sudah berjalan dilingkungan Universitas Airlangga, namun akuisisi

arsip untuk jenis statis dan inaktif yang memiliki masa lebih dari 10 tahun, belum terlaksana.

Salah satu hal yang sangat diperlukan Universitas Airlagga untuk memperbaiki Struktur ini

adalah mendesain terlebih dahulu organisasi kearsipan Universitas Airlangga seperti apa,

guna menentukan struktur organisasi yang akan diciptakan.

6.1.4 Pendanaan dan Biaya Perawatan

Pendanaan yang dialokasikan pada Unit Arsip Universitas Airlangga, tidak ada nominal

yang bisa dilaporkan, namun pengunaan dana ini dialokasikan untuk berbagai hal, mencakup,

kebutuhan habis pakai, pelatihan, perawatan, dan juga kebutuhan rumah tangga, serta

pengadaan alat dan barang. Adapun alokasi dana terbesar adalah untuk biaya pelatihan

Biaya yang dialokasikan menurut Wiwi sebagai pengelola keuangan, sangat cukup dengan

diambil dari RKAT, hal ini sesuai dengan PP no. 28 Tahun 2012, pasal 160Pengelola arsip

baik pada Unit Arsip Pusat dan atau pengelola dilingkungan Universitas Airlangga, juga

mendapatkan pelatihan, termasuk juga dana peyusunan JRA dan Klasifikasi, biaya untuk

pelaksanaan tugas pengelola arsip, serta jaminan kesehatan yang berupa pemberian makanan

tambahan bergisi seperti susu.

11

Pengadaan barang juga masuk dalam anggaran tahunan namun, berdasarkan data yang ada

dalam fasilitas, maka ada beberapa hal yang kemudian perlu dilakukan analisis, seperti

keterpakaian dan kesesuaian barang yang dibeli dengan kondisi arsip, dan terkait dengan

keamanan, namun juga tetap memperhatikan efektivitas dan efisiensi, agar pengalokasian

anggaran tidak membengkak pada salah satu jenis anggaran saja.

Bidang arsip Universitas sebagai pengelola arsip Inaktif dan statis khususnya, harus

memperhatikan prinsip dasar pegelolaan arsip yakni, murah, luas, aman dan mudah diakses(

KK ANRI No. 3 Tahun 2000) Dengan demikian, pendanaan yang seharusnya dilakukan oleh

unit arsip adalah dengan efektif dan efisien, mengingat arsip yang dikelola tingkat

penggunaannya sudah menurun.

6.1.5 Fasilitas

Fasilitas dalam manajemen kearsipan adalah semua hal baik itu aset fisik, ataupun layanan

penunjang yang digunakan dalam kegiatan manajemen kearsipan( Kennedy dan Schauder

1996)

Fasilitas yang terdapat dalam Bidang Arsip memiliki standar dalam fasilitasnya. Terkait

dengan fasilitas, terdapat suatu peraturan yang dikeluarkan oleh kepala ANRI, yakni tertuang

dalam Keputuran Kepala ANRI, nomor 3 tahun 2000, tentang standar minimal gedung dan

ruang penyimpan arsip Inaktif. Dalam peraturan tersebut dibahas tentang prinsip dasar

penyimpanan arsip Inaktif, yakni

Murah, hal ini semata – mata karena penggunaannya sudah menurun

Luas, ruang penyimpanan harus didesain luas, dikarenakan untuk menampung volume

arsip yang cukup banyak dari berbagai macam unit.

Aman, harus bisa menjamin aman dari gangguan manusia, gangguan hewan, dan juga

pengaruh iklim/cuaca.

Mudah diakses.

Sedang kondisi di UNAIR, sudah memenuhi standar Luas, dan juga mudah diakses,

namun untuk standar murah dan aman masih belum terjadi pada Bidang Arsip Universitas

Airlangga. untuk hal murah misalnya, program kerja dan laporan hasil kegiatan

menggambarkan anggaran dana yang terlalu banyak terserap untuk pelatihan yang sangat

mahal, dan ataupun pengadaan barang yang lebih mahal dibandingkan dengan barang standar

arsip lainnya, misalnya almari arsip, box arsip yang lebih mahal karena terdapat lapisan

laminasinya. Sedangkan Aman juga masih kurang terpenuhi, utamannya untuk arsip,

dikarenakan masih belum adanya ruangan simpan khusus arsip dimana user bisa langsung

kontak dengan arsip. terkait dengan hal ini menurut Kepka ANRI No, 3 Tahun 2000,

menyebutkan bahwa ruangan arsip, harus terpisah dari ruang kerja. Dan tidak semua SDM

bisa masuk pada ruangan penyimpanan arsip. kemudian bidang arsip Universitas Airlangga

belum memiliki kontrol suhu dan alat pendeteksi kebakaran atau asap rokok.

Keputusan kepala ANRI tersebut membahas terkait dengan berbagai hal, yakni Gedung,

ruang penyimpanan arsip, serta keamanan dan keselamatan, adapun analisis hasil dari

masing-masing item adalah sebagai berikut :

6.1.5.1 Gedung

Gedung baru Unit Arsip Universitas Airlangga memiliki lokasi yang sudah sesuai dengan

Ketentuan yang berlaku, dimana memenuhi unsur keamanan dan lokasi yang sesuai standard.

12

Gedung yang dipergunakan untuk gedung arsip UNAIR ini dahulu merupakan gedung

student center, sehingga konstruksi dan bahan bangunan yang disediakan sudah sesuai

dengan standar pembangunan gedung yang lainnya.

Berdasarkan Kepka ANRI no 3 Tahun 2000, ruangan arsip yang Luas dan Kokoh ,

terpenuhi untuk standar gedung arsip, namun berkenaan dengan Tata ruang, karena masih

merupakan gedung yang baru ditempati, sehingga masih belum ada penataan ruang untuk

pembagian antara ruang kerja, ruang layanan dan juga ruang penyimpanan.

6.1.5.2 Standar Ruang Penyimpanan Arsip

Belum adanya pembagian ruangan mengakibatkan belum adanya penilaian beban muatan

dan juga kapasitas ruang simpan. Pengaturan suhu dan kelembaban, bidang arsip Universitas

Airlangga masih belum memiliki higrometer, pengaturan suhu dilakukan dengan pemasangan

AC. Pada tempat sebelumnya terdapat AC dan Blower, untuk gedung yang baru ditempati

terdapat AC sebagai pengatur suhu. Berdasarkan KK ANRI no. 3 tahun 2000, dimana

seharusnya tidak boleh lebih dari 27C dengan kelembapan sebesar 60% sedangkan pada

arsip Suhu ruangan dalam arsip sebesar 18 c, dengan kondisi arsip bercampur antara arsip

dan manusia, dengan tidak ada alat ukur kelembapan.

Pengaturan cahaya dan penerangan juga masih belum diadakan pengaturan, hal ini terjadi

dikarenakan karena perpindahan gedung yang baru, masih belum ada pengaturan akan

cahaya, yani cahaya sinar matahari yang masih bisa masuk secara langsung dalam gedung

dan mengenai arsip. Dimana menurut KK ANRI NO. 3 Tahun 2000 seharusnya tidak ada

sinar matahari yang langsung mengenai arsip

Gedung penyimpanan arsip UNAIR sudah dilengkapi dengan suntik gedung anti rayap.

Dan juga dilengkapi dengan makanan tikus serta kamper, sebagai pengendali atas hewan-

hewan yang bisa merusak arsip.

Rak arsip, yakni sebagai fasilitas yang ada dan digunakan untuk penyimpan arsip, banyak

jenis rak yang terdapat dalam arsip UNAIR. Guna memaksimalkan penyimpanan arsip, dan

juga untuk memenuhi prinsip dasar pengelolaan arsip yang murah namun aman dan gampang

diakses, terdapat suatu standar yang dikeluarkan oleh keputusan kepala ANRI. Dalam hal ini

bidang arsip UniversitasAirlangga sudah memiliki berbagai jenis rak, diantaranya adalah rool

o‟pack, rak besi,filing kabinet, dan yang terbaru adalah rak kayu(mirip loker) yang juga

digunakan untuk arsip dalam box.

Pemilihan rak arsip yang terletak diluar, dengan alasan dari salah satu informan yang

mengaku pembeli dari pengadaan rak tersebut adalah untuk memanfaatkan „space‟ dan

menjaga keamanan arsip, agar tidak terkena rayap, dan diletakkan diluar karena akan

digunakan untuk arsip SPK yang sering digunakan dan merupakan arsip statis. Keberadaan

rak ini dirasa kurang efektif, dan cenderung memakan dana dikarenakan harganya 2 kali lipat

harga roll o‟pack, dan juga dikarenakan rak ini terbuat dari kayu, keamanan dari

penyimpanan arsip dalam rak ini masih belum terjamin keamanannya. Dengan demikian

fasilitas yang memakan anggaran tahunan bidang arsip hampir 17% anggaran tersebut.tidak

memenuhi prinsip murah dan juga keamanan. Serta tempatnya yang berada diluar, tidak

sesuai dengan yang seharusnya, dimana ruang penyimpan arsip yang seharusnya berada

terpisah antara ruang kerja dan ruang penyimpanan arsip. Namun hal ini juga bukan menjadi

suatu permasalahan jika dikaitkan dengan pembahasan selanjutnya, jika fasilitas sangat

tergantung pada kemampuan instansinya.

13

Menurut Effendhie, 2009, guna memaksimalkan penyimpanan arsip, tinggi rak

penyimpanan arsip bisa berjarak 70 – 80 cm dengan tembok, dan untuk ketinggian atap 260

cm – 280 cm dipergunakan rak arsip setinggi 200-220 cm. Dengan demikian penyimpanan

arsip dapat lebih maksimal. Jika yang dipermasalahkan adalah penggunaan dari almari besi

yang sudah ada pada Bidang arsip terlalu pendek, maka bidang arsip bisa melakukan

pengadaan khusus rak, sesuai dengan kondisi bangunan yang ada.

Box yang digunakan dalam bidang arsip universitas Airlangga menggunakan satu ukuran

yang sama yang sudah standar. Terbuat dari bahan kardus, serta sudah memiliki lubang

sirkulasi udara, dan juga dilengkapi dengan penutup, serta ditambah laminasi, sehingga lebih

mahal dari boks arsip standar lainnya.

Arsip inaktif, dimana dalam penggunaannya sudah berkurang intensitasnya, dan masih

belum dinyatakan musnah atau statis, atau sebagai media simpan sementara, maka rak arsip

lebih baik menggunakan rak kayu ataupun rak besi konvensional dan atau almari

bekas.(Effendhie, 2009)

6.1.5.3 Keamanan dan Keselamatan

Keamanan dan keselamatan dalam suatu sistem pengelolaan arsip meliputi keamanan

terhadap arsip, dan juga keamanan SDM yang ada. Keamanan arsip dalam artian melakukan

upaya-upaya preventif akan kehilangan arsip, atau kerusakan arsip yang dilakukan oleh

manusia, hewan dan ataupun bencana.

Arsip Universitas Airlangga, terutama pada Unit kerja masih melakukan penyimpanan

dengan menggunakan odner, hal ini sudah melakukan pengurangan nilai keotentikan dari

arsip(Wursanto, 1991)

Keamanan arsip yang pertama adalah usaha untuk menjaga arsip dari dari serangan

berbagai macam hewan yang dapat membahayakan arsip, seperti tikus, rayap, dsb. Maka

pada arsip UNAIR pun juga memiliki fasilitas tersebut. Kemudian keamanan arsip dari unsur

bencana, seperti kebakaran misalnya, unit arsip sudah memiliki pemadam kebakaran

portabel, namun masih belum memiliki pendeteksi rokok dan juga alarm kebakaran.

Selanjutnya adalah keamaan arsip dari unsur kehilangan, atau yang diakibatkan karena

manusia, hal ini masih bisa terjadi pada arsip UNAIR, dikarenakan belum adanya pemisah

antara ruangan penyimpan arsip dan juga ruang kerja. Hal ini mengakibatkan kontrol arsip

sangat susah.

Berdasarkan Kepka ANRI NO. 3 Tahun 2000, disebutkan bahwa ruangan antara

penyimpanan arsip dan ruang kerja hendaknya terpisah dan ruang penyimpan memiliki

petugas khusus, dimana yang berhak masuk pada ruang penyimpan adalah petugas yang

memiliki tanda pengenal dan atas seizin dari pejabat yang berwenang, namun hal ini masih

belum terjadi pada bidang kearsipan UNAIR.

Keselamatan dalam pengelolaan arsip juga sangat diperlukan, dalam hal ini adalah ketika

fumigasi harus melibatkan keselamatan teknik fumigasi(KK ANRI No. 3 Tahun 2000) pada

arsip Uiversitas Airlangga menggunakan pihak ketiga yang sudah memiliki standar. Prosedur

pemusnahan pada Bidang Arsip UNAIR tidak dibakar, hal ini juga sesuai, dimana

pemusnahan arsip dengan cara dihancurkan(Effendhie, 2009) namun dari pertama berdiri

hingga sekarang, Bidang arsip UNAIR belum melakukan pemusnahan arsip, hanya

menghancurkan dokumen non arsip, saat ini masih dalam tahap analisa untuk pelaksanaan

pemusnahan.

14

6.2 Perencanaan Penilaian dan Pengurangan arsip (Pedoman Kerja penyusutan)

Penyusutan arsip merupakan kewajiban konstitusional yang wajib dilaksanakan dengan

taggung jawab hukum yang jelas, dimana harus terdapat apresiasi dari pimpinan, dan disertai

dengan prosedur standar operasional dalam pelaksanaannya, sehingga bisa terukur dan dapat

dipertanggung jawabkan (Effendhie, 2012). Penyusutan arsip menurut PP No. 28 tahun 2012

pasal 1 ayat 18 adalah kegiatan pengurangan jenis arsip dengan cara pemindahan arsip dari

unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan

penyerahan arsip statis pada lembaga kearsipan

Dalam menentukan perencanaan ini, ada dua hal yang sangat pokok yakni klasifikasi dan

JRA, dimana klasifikasi akan menentukan atau gambaran organisasi yang sedang menjadi

tempat bernaung, dimana klasifikasi arsip masing-masing lembaga berbeda, tidak bisa

disamakan. Klasifikasi arsip menurut PP nomor 28 tahun 2012 digunakan sebagai dasar

pemberkasan dan penataan arsip untuk mendukung akses dan pemanfaatan arsip serta

penyusutan arsip. Sedangkan JRA akan menentukan nasib suatu dokumen dan masa dari

suatu dokumen, yakni lamanya dokumen tersebut disimpan dan rekomendasi tentang

penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali ataupun dipermanenkan sebagai

pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip

Bidang Arsip Universitas Airlangga memiliki draft yang mengatur Prosedur Kerja, namun

masih belum disahkan, terkait dengan penyusutan,, terdapat satu prosedur kerja yang dibuat,

namun masih belum membahas tentang prosedur pemusnahan baik diserah, musnah ataupun,

dipindah.

6.2.1 Klasifikasi

Klasifikasi arsip Universitas Airlangga disahkan berdasarkan SK nomor

9062/UN3/KR/2013, adapun klasifikasi yang baru di Sahkan pada tanggal 31 Jui 2013, sudah

disebarkan pada semua pengelola arsip dilingkungan Universitas Airlangga, namun dalam

praktek di Bidang arsip, masih menggunakan klasifikasi arsip yang sebelumnya yakni pola

klasifikasi arsip tahun 2009, dikarenakan menurut Daeng, masih sesuai yang sebelumnya.

Sehingga pola klasifikasi akan kembali dilakukan peyusunan Ulang oleh kepala bidang yang

baru.

Peyusunan klasifikasi arsip berdasarkan Pasal 7 ayat 1 peraturan pKepala Anri tahun 2012,

dapat disesuaikan dengan pencipta arsip, dengan pengkodean secara fleksibel sesuai dengan

kebutuhan. Dimana, bisa terdiri dari kode berupa angka, huruf, ataupun campuran dari

keduannya. Klasifikasi arsip disusun berdasarkan kode klasifikasi, judul, pokok masalah, sub

masalah dan sub-sub masalah.

Klasifikasi arsip merupakan dasar penyusunan JRA, yang berupa daftar jenis-jenis dan

fungsi yang merupakan penjabaran dari fungsi dan tugas yang ada dalam suatu instansi, baik

itu yang bersifat fasilitatif ataupun subtantif. Pasal 7 ayat 1 peraturan Kepala Anri tahun

2012, menyatakn Klasifikasi arsip disusun berdasarkan fungsi dan tugas pencipta arsip

bukan berdasarkan struktur organisasi, dalam ketentuan lebih lanjut, dalam rangka menyusun

klasifikasi arsip harus mengikutsertakan perwakilan dari masing masing satuan kerja dan

civitas akademika dilingkungan perguruan tinggi

Beberapa ketentuan teknis yang harus dipenuhi dalam penyusunan klasifikasi arsip adalah:

a. Logis, yang meliputi judul suatu fungsi, kegiatan dan transaksi, yang mudah

dimengerti oleh semua pengguna

15

b. Faktual: berdasarkan fungsi dan tugas suatu organisasi

c. Perbaikan berkelanjutan: penyusunan klasifikasi arsip harus mampu beradaptasi

terhadap perubahan struktur organisasi.

d. Sistematis: penyusunan berdasarkan fungsi, kegiatan, transaksi.

e. Akomodatif: menjamin seluruh fungsi kegitan dan transaksi

f. Kronologis: berurutan(Perka ANRI no19 Tahun 2012)

Berdasarkan Kepka 07 tahun 2001, Penyusunan kalsifikasi arsip, secara sederhana

berpedoman pada organisasi induk masing masing dengan cara memahami semua informasi

yang terekam dalam semua media. Adapun mekanisme sederhana tersebut meliputi

MISIFUNGSIAktivitasTransaksi

Setiap organisasi dalam hal ini adalah perguruan tinggi pasti memiliki MISI, dalam

menjalankan MISI, mempunyai fungsi, dalam masing-masign fungsi tersebut pasti akan

tercipta suatu aktifitas/kegiatan yang menghasilkan berbagai macam transaksi arsip/dokumen.

Berdasarkan peraturan kepala ANRI No 19 Tahun 2012, Dalam melaksanakan

penyusunan klasifikasi arsip ada beberapa tahapan yang harus dilaksanakan mulai dari

persiapan, penyusunan draft dan juga penulisan skema Universitas Airlangga sebagai salah

satu perguruan tinggi yang melaksanakan fungsi tridharma perguruan tinggi yang

menyelenggarakan fungsi kearsipan, juga melaksanakan penyusunan skema klasifikasi arsip

sesuai dengan permulaan diagram diatas yakni dimulai dengan pembentukan tim penyusun

klasifikasi arsip sebagaimana di sahkan dalam SK Rektor nomor 9060/UN3/KR/2013. Dan

sudah melalui tahapan konsultatif kepada ANRI, serta sudah di Sahkan, namun belum

digunakan dengan alasan tidak sesuai. Hal yang mengakibatkan hal ini terjadi, dikarenakan

tim penyusun(berdasarkan SK terlampir) tidak melibatkan unsur perwakilan dari masing-

masing unit kerja, dan juga civitas akademika. Hal ini terkait dengan pembhasan yang sudah

dipaparkan sebelumnya yakni Misi, fungsi dan kegiatan, yang mengetahui detail transaksinya

adalah pihak yang bersangkutan, maka yang dimaksud adalah pimpinan masing-masing unit.

6.2.2 JRA

Jadwal rentensi Arsip menurut Pasal 48 PP No. 12 Tahun 2008, adalah daftar yang berisi

sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan

yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali,

atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan

arsip. Setiap perguruan tinggi negeri wajib memiliki JRA. JRA pada UniverisitasAirlangga,

paling baru disahkan pada tahun 2013, melalui SK Rektor Nomor 9061/UN3/KR/2013

tanggal 31 Juli 2013 setelah sebelumnya yakni pada tahun 2011, juga sudah memiliki JRA.

Arsip yang telah memasuki usia inaktif, pola JRA akan menentukan apakah dokumen

tersebut akan dimusnahkan atau diserahkan menjadi bentuk statis. Keduannya memerlukan

berita acara sebagai bentuk pertanggungjawaban.((Effendhie, 2012). Kegiatan penyusutan

arsip dengan menggunakan JRA masih belum bisa dillaksanakan dalam pengelolaan arsip di

UNAIR dikarenakan JRA yang sudah disahkan tidak sesuai. Namun UNAIR sudah memiliki

beberapa jenis arsip statis, penilaian ini dilakukan langsung oleh pengelola arsip, dengan

demikian proses penilaian arsip pada Universitas Airlangga masih bersifat subyektif.

16

6.3 Pemeliharaan Arsip

6.3.1 Manajemen Penciptaan dan Penerimaan arsip

Manajemen penciptaan dan penerimaan arsip Universitas Airlangga bersifat desentralisasi,

artinya pencipta dokumen dikembalikan pada masing-masing unit, dnegan pengawasan

langsung dari pimpinan/ wadek II. Adapun penciptaan naskah atau dokumen, terdapat dalam

suatu prosedur yang mempersatukan yakni adanya tata naskah dinas, pedoman tata naskah

dinas di lingkungan Universitas Airlangga di sahkan berdasarkan peraturan rektor nomor

11333/J03/TU/2008.

Dalam praktiknya, tata naskah dinas memiliki kode klasifikasi sendiri, yang lebih

sederhana, dan tidak sama dengan pola klasifikasi yang ada, hal ini terjadi semata-mata

karena tata naskah yang ada, disahkan tahun 2008, lebih dahulu dibandingkan dnegan pola

klasifkasi, terlebih lagi, pola klasfikasi yang sudah dibuat belum di Implementasikan.

Adapun manajemen penciptaan ini pada dasarnya harus memuat standar yang baku, agar bisa

mengontrol volume arsip yang akan tercipta, memudahkan ketika suatu dibutuhkan

(retrieval),serta mudah dalam menyebarluaskan dokumen/arsip bagi siapa saja yang

membutuhkan(Kennedy & Schauder 1996)

6.3.2. Manajemen arsip aktif

Manajemen arsip aktif dalam Universitas Airlangga, terutama yang berada dilingkungan

kantor manajemen pusat Universitas Airlangga menganut sistem desentralisasi, dimana

pengelolaan dan penyimpanan arsip aktif berada pada unit masing-masing. Pada kantor

manajemen Universitas Airlangga, dokumen asli yang berupa surat, disimpan dalam central

file yang terdapat dalam Bidang Tata Usaha, namun pengelolala diambil dari tenaga

kearsipan. Akan tetapi pada kantor manajemen Universitas Airlangga, menganut sistem

sentralisasi pada tahap register dan klasifikasi arsip, dimana dilakukan oleh pengelola arsip

pusat.

Pada pengelolaan arsip Aktif ini terdapat penerapan dari sistem aplikasi kearsipan

dinamis(SIKD) dimana proses registrasi, merupakan kewenangan dari TU, namun

berdasarkan SK pendirian Bidang Arsip yakni SK Rektor Nomor 9636/UN3/KR/2013

tentang pembentukan bidang kearsipan pada sekretariat Universitas Airlangga, dimana

pengembangan SIKD merupakan fungsi dan tugas pokok bidang kearsipan. Pegawai pada

bidang TU, berdasarkan keterangan dari Prio, memang masih dalam tahap belajar dengan

pegawai bidang arsip untuk pelaksanaan SIKD namun kedepannya yang menjalankan

semuannya adalah bidang TU, fenomena yang terjadi, SDM yang ada pada Tata Usaha sudah

berusia lanjut, dan kurang begitu faham dengan komputer, untuk itu, keseluruhan tugas SIKD

dikelola oleh SDM dari kearsipan.

Universitas airlangga menyelenggarakan pemeliharaan arsip aktif, yang dilaksanakan

dengan pemberkasan dan penyimpanan arsip pada masing-masing unit kerja sesuai dengan

amanat undan-undang dalam hal ini peraturan pemerintah No. 28 tahun 2012. Penyimpanan

yang dilakukan pada masig masing unit untuk jenis arsip aktif, menggunakan Filing kabinet

dan odner, walaupun sudah mengelola arsip aktif pada masing-masing unit, unit pengelola

arsip masing-masing unit, belum melaksanakan laporan daftar arsip aktif kepada Bidang

Kearsipan UNAIR. Hal ini kurang sesuai dnegan pasal 42 Ayat 7

6.3.3 Manajemen arsip inaktif

17

Pengelolaan arsip,pasal 44 ayat 1 PP No. 28 Tahun 2012, pada dasarnya terbagi menjadi 2

yakni prinsip asal usul( provenance) dan asas aturan asli(original Order). Prinsip asal-usul

adalah penataan arsip berdasarkan asal-usul ketika masih aktif, artinya masih dalam satu

keatuan yang utug yang diatur tanpa melepaskan ikatan dari instansi yang menciptakan.

Sedangkan prinsip aturan asli adalah penataan arsip yang disesuaikan dengan penataan arsip

ketika masih aktif. Artinya, dalam melakukan penataan kembali arsip aturan/struktur arsip

yang lama kalau bisa tetap dipertahankan satau sebagai dasar penyusunan kembali, misalnya

apabila penyimpanan aktif dengan menggunakan tata naskah, maka penyimpanan inaktif juga

dikembalikan ke tata naskah.

6.3.3.1Pengolahan Arsip Inaktif Bidang Kearsipan UA

Diagram diatas merupakan gambaran dari proses pengelolaan arsip inaktif pada Bidang

Kearsipan Universitas Airlangga. Adapun analisis pengolahan arsip inaktif, adalah sebagai

berikut:

Proses sama dengan Surat Edaran SE/01/1981, tentang penanganan arsip inaktif

sebagai pelaksanaan ketentuan peralihan peraturan pemerintah tentang penyusutan

arsip. Dimana peraturan ini juga dijadikan landasan oleh Bidang kearsipan UNAIR

pada penyusunan draft Prosedur kerja Penyusutan.

Pemilahan arsip dan non arsip dilakukan dengan cara melihat isi dari suatu dokumen,

serta legalitas dari suatu dokumen artinya mengandung pengesahan, ada stempel dan

ada tandatangan. Pada tahap ini, dikarenakan arsip kacau, maka kronologi tahun

bercampur, tidak ada pengelompokan tahun, dan penilaian apakan sudah habis

masanya, atau tidak, hal ini semata-mata karena JRA belum diterapkan, sehingga

semua arsip yang masuk diolah.

Pengisian kartu deskripsi, pada tahap ini sedikit yang menjadi masalah adalah pada

kolom indeks, tidak ada keseragaman atau standar yang dipakai, hal ini terjadi

dikarenakan pola klasifikasi yang ada masih belum diterapkan.

Penomoran sementara, adalah sepanjang dan sebanyak arsip yang ada, pada

dokumen(arsip) , pada kartu deskripsi, dan pada box. Permasalahan banyak terjadi

terutama adanya nomor yang terulang.

Entri, membutuhkan tenaga yang sangat banyak dan juga memasukkan semua

keterangan dalam kartu deskripsi. Setelah itu, rekap entrian, akan dilakukan oleh

pegawai arsip, untuk kemudian disatukan

Pengelompokan kartu deskripsi pada tahap ini, akan sangat subjektif, karena tidak ada

pedoman yang pasti, namun hal ini tiada menjadi masalah, jika kontinyu, karena

pengelompokan arsip inaktif kacau bisa dengan menggunakan prinsip kesamaan jenis

ataupun fungsi(SE/ 01/1981)

Manuver berkas, dikarenakan berkas yang diolah sangat banyak, dan belum ada JRA,

maka penentuan musnah dan statis, belum bisa dilaksanakan, pengelompokan yang

ada akan terkendala pada Indeks yang berbeda, tahun yang belum kronologis.

6.3.3.2 Penyimpanan Arsip Inaktif

Media simpan arsip inaktif dengan menggunakan box, yang disimpan dalam almari besi,

loker simpan, dan juga pada roll „o pack. Media simpan yang ada pada bidang arsip UNAIR

dengan menggunakan BOX beruuran standar yakni 37x19x27.

Pengaturan suhu arsip masih menggunakan AC, dikarenakan bidang arsip baru berdiri,

dengan demikian masih belum memiliki pengaturan suhu. Arsip disimpan dalam suhu AC

18

yakni 18 C. Dengan standar yang seharusnya yakni tidak lebih dari 27 C dan kelembapan

sebesar 60%.

6.3.4 Program perlindungan arsip vital/Statis

Arsip vital belum diakuisisi oleh arsip Universitas Airlangga, masih berada dalam

penyimpanan pimpinan masing-masing. Sedangkan , pengelolaan arsip statis sudah

dilaksanakan sesuai dnegan standar yang berlaku yakni ditempatkan termisah pada almari

tahan api(Roll O‟Pack).

Penilaian arsip statis, dikarenakan JRA masih belum berlaku, masih belum bisa terlaksana.

Sementara ini penilaian arsip statis dilakukan oleh pengelola arsip berdasarkan isi dari suatu

dokumen. Arsip statis dalam bentuk foto sudah mengalami proses digitaliasasi, sedangkan

dokumen arsip statis dalam bentuk lembaran masih belum dilakukan digitalisasi.

Arsip statis pada bidang arsip Universitas Airlangga masih belum di layangkan secara

umum, pengakses arsip statis sejauh ini adalah user pimpinan, dan belum dilaksanakan

pemanfaatan, pendayagunaan dan pelayanan publik yang harusnya menurut Pasal 101 PP 28

tahun 2012, arsip status dimanfaatkan, didayagunakan dan dilayankan kepada publik.

7. Penutup

7.1 Kesimpulan

Manajemen Arsip Universitas Airlangga, dapat disimpulkan sebagai berikut:

Kebijakan Manajemen arsip Universitas Airlangga pada dasarnya sudah sesuai

dengan peraturan perundangan dikarenakan sudah menjadi bentuk Lembaga

kearsipan, sesuai dengan SK rektor nomor 9636/UN3/KR/2013.

Universitas Airlangga belum menerapkan standar baku sistem pelayanan yang akan

diberikan kepada User. Prosedur pengelolaan masih dalam proses.

Bidang arsip Universitas Airlangga pada dasarnya siap untuk dilaksanakan audit,

dikarenakan memiliki audit internal dari dalam Universitas, serta dari luar. Dimana

dalam melakukan kerja sesuai dengan standar yag berlaku.

Sistem manajemen arsip Universitas Airlangga menganut sistem Desentralisasi,

dimana pengolahannya berada pada unit masing-masing.

SDM pada dasarnya terbagi menjadi dua, yakni arsiparis dan non arsiparis, namun

belum adanya struktur organisasi pada SDM, struktur hanya dimiliki oleh bidang

arsip, yakni dibawah sekretariat universitas sudah sesuai dengan peraturan

perundangan

Pendanaan diambilkan dari RKAT, sudah sesuai dengan peraturan perundangan.

Fasilitas yang terdapat dalam bidang arsip UNAIR beberapa ada yang sesuai,

beberapa belum sesuai

JRA dan kode Klasifikasi, sebagai pedoman Penyusutan, masih belum diterapkan

dalam bidang Arsip Universitas Airlangga

Manajemen penciptaan arsip diatur dalam Tata Naskah Dinas.

Manajemen Arsip aktif, pada dasarnya dikelola pada masing-masing unit.

Pelaksanaan manajemen arsip masih dnegan menggunakan odner sebagai media

simpan, hal ini kurang sesuai, den bisa mengurangi otentikasi arsip.

Manajemen arsip inaktif kurang bisa berjalan dengan maksimal dikarenakan JRA dan

Kode Klasifikasi masih belum diterapkan. Penilaian arsip inaktif masih sangat

bergantung dengan pengelola.

19

7.2 Saran

Diperlukan adanya peraturan teknis, guna pengelolaan arsip pada Universitas

Airlangga.

Menciptakan mekanisme kontrol kinerja arsip sebagai bentuk pedoman kerja,

sehingga ketika dilakukan penilaian atau audit, bidang arsip telah siap

melaksanakannya.

Memperjelas sistem kerja pengelola arsip, adanya pembeda tugas administrasi dan

tugas pengelola arsip

Sinkronisasi tata naskah dinas dan juga kode klasifikasi

Pemberdayaan SDM dengan membudayakan kerja TIM, dan kerja berbasis

peningkatan pengetahuan SDM.

Membuat kontrol fasilitas arsip guna menjamin keselamatan dan keamanan antara

arsip dan pengelola arsip.

Penyusunan ulang JRA dan kode klasifikasi dengan disesuaikan dengan kondisi

Universitas Airlangga, dengan memperhatikan misi-fungsi-aktivitas-transaksi

Memperjelas media simpan arsip, dan melakukan pembaharuan pengelolaan arsip

inaktif yang lebih efektif.

Daftar Pustaka

Effendhie, Machmoed. Materi rakor penyusunan pedoman penyusutan arsip dilingkungan

pemerintah provinsi Jawa Tengah, 26 April 2012.

Effendhie, Machmoed dkk. 2009. Panduan ringkas tata kelola arsip Inaktif di Lingkungan

Universitas Gadjah Mada. Yogyakarta:UGM

Ivancevich, John M. Et.al. 2007.perilaku dan manajemen organisasi.Jakarta:Erlangga, Jilid 1

Ivancevich, John M. Et.al. 2007.perilaku dan manajemen organisasi.Jakarta:Erlangga, jilid 2

Kennedy, Jay & Cherryl Schauder. 1996. Records Management. Australian:Longman

Keputusan Kepala ANRI No. 3 Tahun 2000 tentang standar ruang penyimpan arsip.

Kepka ANRI 07 tahun 2001tentang pedoman penilaian arsip bagi instasi pemerintah, Badan

Usaha dan Swasta

Kusumawardani, Gayatri. Kondisi Pengelolaan dokumen/ Arsip perbankan di Indonesia

PP no.12 tahun 2008 atas implementasi UU no 43 tahun 2009 tentang kearsipan

Peraturan kepala ANRI Noor 19 tahun 2012 tentang pedoman klasifikasi arsip

Surat edaran nomor : se/01/1981 tentang penanganan arsip inaktif sebagai pelaksanaan

Ketentuan peralihan peraturan pemerintah Tentang penyusutan arsip

Sadler, Philip.1994. Medesain organisasi, Jakarta: Pustaka Binaman Pressindo

Stewart, Aileen Mitchell. 1998.Empowering People. Jakarta:Kanisius

Sugihartati,Rahma.2010. Masyarakat dan perpustakaan di Era Revolusi Informasi. Surabaya:

Departemen Informasi dan perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial Universitas Airlangga.

(dalam artikel yang berjudul Masyarakat informasi: Tantangan bagi perpustakaan dan

Pustakawan)

UU no 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan

Rai, I Gusti Ngurah Agung.2008.Audit kierja pada Sektor Publik, Jakarta: Salemba

Wursanto,Ig. 1991. Kearsipan 2. Jakarta:Kanisius

www.okezone.com