MALAYSIAN STUDENTS’ ASSOCIATION IN FRANCE (MASAF) PERLEMBAGAAN
MALAYSIAN STUDENTS’ ASSOCIATION IN
FRANCE (MASAF)
PERLEMBAGAAN
Perkara 1 : NAMA 3
Perkara 2 : ALAMAT BERDAFTAR 3
Perkara 3 : TAFSIRAN LOGO 3
Perkara 4 : PENAUNG 4
Perkara 5 : PENASIHAT 4
Perkara 6 : VISI PERSATUAN 4
Perkara 7 : MISI PERSATUAN 5
Perkara 8 : KEAHLIAN 5
Perkara 9 : TANGGUNGJAWAB AHLI 5
Perkara 10 : HAK KEAHLIAN 6
Perkara 11 : PENTADBIRAN MASAF 6
Perkara 12 : AHLI JAWATANKUASA PERWAKILAN PELAJAR (HICOM) 8
Perkara 13 : SEKRETARIAT MAJLIS SERANTAU (REGIONAL COUNCIL) 13
Perkara 14 : WAKIL BANDAR 15
Perkara 15: MESYUARAT AGUNG 15
Perkara 16 : MESYUARAT AGUNG TAHUNAN 16
Perkara 17 : MESYUARAT AGUNG LUAR BIASA 17
Perkara 18 : PERATURAN MESYUARAT 18
Perkara 19 : PERATURAN KEWANGAN 18
Perkara 20 : PEMERIKSA KIRA‐KIRA 19
Perkara 21 : PERATURAN PERJALANAN PROGRAM / AKTIVITI 20
Perkara 22 : TINDAKAN TATATERTIB 29
Perkara 23 : PERATURAN PILIHANRAYA HICOM 31
Perkara 24 : PERATURAN PILIHANRAYA MAJLIS SERANTAU 38
Perkara 25 : PINDAAN PERLEMBAGAAN 39
Perkara 26 : PEMBUBARAN 39
Perkara 1: NAMA
1.1 Persatuan ini didaftar secara rasminya dengan “Préfecture de Police de Paris” (Pejabat
Pendaftar Pertubuhan kerajaan Perancis di Paris) dengan nama “Association des
Étudiants Malaisiens de France”.
1.2 Nama Persatuan ini, dalam bahasa kebangsaan, adalah Persatuan Pelajar Malaysia
di Perancis.
1.3 Nama Persatuan ini, dalam Bahasa Inggeris, adalah Malaysian Students’ Association
in France.
1.4 Singkatan nama rasmi bagi Persatuan ini adalah MASAF.
1.5 Lanjutan itu, Persatuan Pelajar Malaysia di Perancis akan disebut sebagai MASAF
atau Persatuan dalam perlembagaan ini.
Perkara 2 : ALAMAT BERDAFTAR
2.1 Alamat berdaftar Persatuan ini adalah 2 Bis Rue Benouville, 75116 PARIS atau lain‐
lain tempat yang akan diputuskan oleh Majlis Tertinggi dari semasa ke semasa.
2.2 Alamat berdaftar Persatuan tidak boleh diubah tanpa mendapat kebenaran terlebih
dahulu daripada Pendaftar Pertubuhan.
2.3 Alamat berdaftar Jabatan Pendaftaran Pertubuhan Malaysia (JPPM) adalah alamat
UNIKL MFI (Universiti Kuala Lumpur Malaysian France Institute), Jalan Teras Jernang,
Seksyen 14, 43650, Bandar Baru Bangi, Selangor D.E.
2.4 Alamat berdaftar Persatuan tidak boleh diubah tanpa mendapat kebenaran terlebih
dahulu daripada Jabatan Pendaftaran Pertubuhan Malaysia.
Perkara 3 : TAFSIRAN LOGO
1 : LOGO RASMI MASAF
3.1 Logo Persatuan ini terdiri daripada lingkaran bunga raya yang melambangkan bunga
kebangsaan Malaysia dan warna Biru, Putih dan Merah sebagai warna latar belakang yang
merupakan warna‐warna bendera negara Perancis.
3.2 Di samping itu, bunga kebangsaan pada logo ini juga melambangkan lima tunggak
rukun negara yang dipegang utuh oleh para mahasiswa selaku duta kecil Malaysia di
Perancis.
3.3 Motif batik yang menjadi inspirasi kepada penciptaan logo melambangkan identiti
pelajar yang membawa nama dan budaya negara di peringkat antarabangsa.
3.4 Logo Persatuan ini boleh ditafsirkan sebagai identiti kenegaraan para mahasiswa yang
diharapkan tidak akan luntur meskipun berada jauh di perantauan.
Perkara 4 : PENAUNG
4.1 Tuan Yang Terutama Duta Besar Malaysia ke Perancis merupakan Penaung kepada
Persatuan ini.
Perkara 5 : PENASIHAT
5.1 Yang Berbahagia Penasihat Pendidikan dan Latihan (PPL) merupakan Penasihat
Persatuan ini.
Perkara 6 : VISI PERSATUAN
6.1 Melahirkan generasi pemimpin muda bertaraf antara bangsa yang bersatu padu, serba
boleh dan tekun untuk berjaya.
Perkara 7: MISI PERSATUAN
7.1 Bersatu padu dengan menyediakan platform atau medium penyatuan pelajar bagi
mewujudkan semangat kebersamaan dan kerja sama.
7.2 Serba boleh dengan melengkapkan pelajar bersama pengetahuan dan kemahiran
untuk menjadi pemimpin serba boleh dalam masyarakat.
7.3 Tekun untuk berjaya dengan memupuk nilai penghayatan pengetahuan dan
kemahiran dalam semua situasi kehidupan dan mempertingkatkan keupayaan
mengaplikasikan pengetahuan ke alam kerja.
Perkara 8: KEAHLIAN
8.1 Semua pelajar Malaysia yang mengikuti pengajian di Perancis adalah ahli Persatuan.
8.2 Semua data ahli akan dikumpulkan dan tidak akan disebarkan kepada pihak luar.
Pangkalan data akan disimpan oleh setiausaha dan dikemas kini oleh Biro Akademik setiap
tahun. Semua HICOM berhak menuntut statistik pelajar tetapi bukan maklumat peribadi
mereka.
8.3 Biro hubungan korporat boleh mengumpulkan data dan menyebarkan ke pihak luar
untuk tujuan membantu mencari perkerjaan atau hal-hal lain yang berkaitan dengan
korporat.
Perkara 9 : TANGGUNGJAWAB AHLI
9.1 Setiap ahli mestilah patuh kepada Perlembagaan MASAF dan berpegang teguh
kepada dasar dan objektifnya.
9.2 Setiap ahli HARUS mengundi ketika Pilihan Raya Tahunan Ahli Jawatankuasa
Perwakilan Pelajar dan Sekretariat Majlis Serantau MASAF bagi pemilihan dan pelantikan
barisan kepimpinan Ahli Jawatankuasa Perwakilan Pelajar dan Sekretariat Majlis Serantau
MASAF.
9.3 Menampilkan imej yang positif dan memelihara keluhuran Negara serta Persatuan
ini.
Perkara 10 : HAK KEAHLIAN
10.1 Semua ahli berhak mengetahui perkembangan dan perubahan dalam struktur
organisasi.
10.2 Semua ahli berhak menyuarakan pandangan kepada MASAF atau kepada pihak
ketiga melalui MASAF dengan menggunakan saluran‐ saluran yang beretika.
10.3 Semua ahli berhak mengambil bahagian dalam Pilihan Raya Tahunan MASAF
sebagai calon atau pengundi, jika memenuhi syarat yang ditetapkan dalam Perkara 23
kecuali bagi ahli yang disabit kesalahan tertentu oleh Lembaga Tatatertib MASAF seperti
yang tertera dalam Perkara 22.
Perkara 11 : PENTADBIRAN MASAF
11.1 MASAF terdiri daripada Lembaga Tadbir Urus, Bahagian Pentadbir, Lembaga
Pengarah, Projek LAH, Sekretariat Majlis Jawatankuasa (Regional Council) dan Ahli
Syarikat Bersekutu (MASAF Associate). Hala tuju dan pengurusan MASAF dikendalikan
oleh Ahli Jawatankuasa Perwakilan Pelajar (HICOM) yang terdiri daripada Lembaga Tadbir
Urus, Bahagian Pentadbir dan Lembaga Pengarah.
.
Lembaga Tadbir Urus:
● Presiden ● Naib Presiden
Bahagian Pentadbir:
● Setiausaha ● Bendahari ● Juruweb
Lembaga Pengarah:
● Pengarah Eksekutif ● Ketua Biro Akademik dan Pendidikan ● Ketua Biro Hubungan Korporat ● Ketua Biro Komunikasi ● Ketua Biro Kebudayaan ● Ketua Biro Editorial ● Ketua Biro Sukan dan Rekreasi ● Ketua Biro Kepimpinan dan Keusahawanan
Sekretariat Majlis Serantau (Regional Council):
● Datuk Bandar ● Bendahari Serantau ● Setiausaha Serantau
Projek LAH:
● Pengarah
● Ahli Jawatankuasa Perwakilan Pelajar (HICOM)
Syarikat Bersekutu MASAF:
● Sehingga 5 orang ahli
11.2 Sebarang penambahan atau pengurangan jumlah Lembaga Tadbir Urus, Bahagian
Pentadbir, Lembaga Pengarah haruslah dibincangkan dan diluluskan pada mesyuarat ahli jawatankuasa dan keputusan adalah muktamad sekiranya mendapat kelulusan dua per tiga (2/3) undi daripada ahli jawatankuasa.
11.3 Pertukaran Perjawatan
11.3(a) Presiden yang dilantik berhak untuk mencadangkan agar jawatan yang
dimenangi oleh salah seorang calon itu ditukar.
11.3(b) Keputusan bagi penukaran jawatan itu hendaklah mendapat persetujuan
calon yang terlibat.
11.3(c) Keputusan penukaran jawatan hanya menjadi rasmi sekiranya mendapat
undi 2/3 ahli jawatankuasa.
Perkara 12: AHLI JAWATANKUASA PERWAKILAN PELAJAR (HICOM)
12.1 Perjawatan
12.1(a) Pemilihan HICOM dilakukan melalui pilihanraya yang dilakukan setiap satu
(1) tahun pada penghujung sesi pentadbiran kecuali jawatan Naib Presiden.
12.1(b) Presiden berhak dan HARUS melantik tidak lebih daripada tiga (3) Naib
Presiden dengan persetujuan majoriti HICOM yang dilantik.
12.1(c) Seandainya jawatan Naib Presiden tidak dipenuhi dalam tempoh dua (2)
minggu selepas pengumuman keputusan pilihanraya, Suruhanjaya Pilihan Raya
dengan secara langsungnya mempunyai kuasa untuk menamakan calon Presiden
yang mendapat undian kedua tertinggi sebagai Naib Presiden Persatuan.
12.1(d) Tempoh mandat minimum adalah satu (1) tahun dan maksimum dua (2)
tahun yang bermula pada Julai dan berakhir pada Jun.
12.2 Peletakan jawatan
12.2(a) Sebarang permintaan untuk meletak jawatan mesti mengikut langkah-
langkah ini mengikut jawatan di dalam MASAF.
Peletakan jawatan HICOM: Surat Peletakan Jawatan + Kelulusan BOG
Peletakan jawatan Anggota Biro: Surat Peletakan jawatan + Ketua Biro
12.2 (b) Surat Peletakan jawatan akan dihantar 1 bulan (had 2 minggu) dan
selewat-lewatnya akhir bulan tersebut semuanya diselesaikan antara MASAF dan
orang itu; termasuk sijil.
12.2 (c) Semua tugas rasmi mesti diselesaikan secara rasmi atau diserahkan
kepada seseorang sebelum meletakkan jawatan.
12.2 (d) Templat Surat Peletakan jawatan mesti merangkumi:
● Meletak jawatan dari apa dan berkuatkuasa dari tarikh berapa
● Justifikasi Peletakan jawatan
● Pengeluaran keputusan sendiri, tidak ada tuntutan untuk tarikh selepas
tarikh kuat kuasa (orang tersebut dan MASAF)
Setiausaha penggal akan menyediakan dokumen untuk peletakan jawatan
12.2 (e) Untuk jawatan HICOM sahaja, cadangan penggantian boleh dibuat.
Pemilihan pengganti hanya melalui proses temu ramah
12. 2 (f) Apabila anggota tersebut telah menjadi ahli MASAF selama sekurang-
kurangnya 3 bulan memutuskan untuk mengundurkan diri, borang Google untuk
maklum balas diperlukan dari mereka untuk menyatakan pendapat mereka secara
anonim mengenai persekitaran kerja MASAF.
12.3 Perlucutan jawatan
12.3(a) HICOM boleh dilucutkan jawatannya sekiranya :
● Didapati bersalah selepas perbicaraan oleh Lembaga Tatatertib
MASAF.
● Gagal dalam pelajaran dan dilucutkan biasiswa serta dipanggil
pulang ke Malaysia.
● Menerima undi tidak percaya daripada 2/3 Jawatankuasa
Perwakilan Pelajar rentetan keputusan sebuah Mesyuarat Agung Luar Biasa.
● Tidak menghadiri lebih daripada empat (4) kali mesyuarat HICOM
tanpa sebab munasabah dan surat tunjuk sebab kepada Presiden dan
Setiausaha Persatuan.
12.3(b) HICOM yang bakal dilucutkan jawatannya akan diberikan peluang untuk
bersuara bagi mempertahankan diri sebelum keputusan perlucutan dipersetujui.
12.3(c) Sebarang keputusan perlucutan jawatan adalah muktamad dan tertakluk
kepada budi bicara pihak‐pihak yang berkenaan.
12.4 Kekosongan jawatan
12.4(a) Sebarang kekosongan jawatan yang disebabkan oleh faktor kematian,
ketidakwarasan, perlucutan dan peletakan jawatan haruslah di isi semula dengan
pengendalian sebuah Pilihan Raya Kecil bagi jawatan tersebut.
12.4(b) Pilihan Raya Kecil akan dikendalikan dan disidangkan oleh Suruhanjaya
Pilihan Raya yang telah dilantik.
12.4(c) Keputusan Pilihan Raya Kecil tersebut adalah muktamad.
12.5 Bidang tugas umum
12.5(a) Melaksanakan bidang tugas jawatan seperti yang termaktub dalam
perlembagaan.
12.5(b) Melibatkan diri secara aktif dalam segala jenis diskusi HICOM berkenaan
perancangan dan gerak kerja MASAF sebagai sebuah organisasi.
12.5(c) Menghadirkan diri dalam semua mesyuarat bulanan dan mesyuarat luar
biasa melainkan berlandaskan sebab‐sebab yang munasabah.
12.5(d) Menyediakan dan mengemaskini perancangan tahunan biro.
12.5(e) Memastikan keberkesanan gerak kerja biro serta menggalakkan interaksi
serta kerjasama dalam kalangan ahli biro.
12.5(f) Sentiasa melaporkan maklumat terkini kepada Pengarah Eksekutif dan Naib
Presiden yang terlibat denagn biro masing-masing mengenai kemajuan biro
mereka.
12.5(g)) Menjaga tatasusila dan imej sebagai Ahli Jawatankuasa MASAF.
12.6 Bidang tugas khusus
12.6.1 Biro Komunikasi
● Memantau aktiviti media sosial MASAF (Facebook, Twitter, Instagram,
MasafStories, dll.).
● Menyediakan maklumat‐maklumat terkini yangmenarik kepada semua
pelajar Malaysia melalui media sosial.
● Menerima dan membalas maklum balas daripada para pelajar
dan pihak luar.
12.6.2 Biro Sukan dan Reakrasi
● Menganjurkan pertandingan‐pertandingan kesukanan secara berkala di
peringkat serantau dan mengetuai penganjuran aktiviti sukan tahunan atau
lebih dikenali sebagai MASAF Games.
12.6.3 Biro Editorial
● Menyediakan jurugambar bagi majlis‐majlis MASAF ● Reka bentuk media untuk setiap aktiviti yang dihantar oleh HICOM.
12.6.4 Biro Keusahawanan dan Kepimpinan
● Menganjurkan program keusahawanan atau Kem Tahunan MASAF bagi
mengeratkan hubungan silaturahim antara pelajar Malaysia.
● Membentuk dan mengasah bakat kepimpinan para pelajar.
12.6.5 Biro Akademik dan Pendidikan
● Membantu pelajar dalam panduan hala tuju akademik dan kerjaya di
Perancis.
● Mengurus pelaksanaan program‐program seperti FEdX, Welcome FPs,
Sembang Poursuite d’études, Edutalk, dll.
12.6.6 Biro Hubungan Korporat
● Menganjurkan “Career Fair” dan “CV Workshop” yang bertujuan untuk
membantu pelajar dalam persiapan diri sebelum memasuki alam
pekerjaan.
● Bertanggungjawab dalam menguruskan kerjasama antara MASAF dan
para penaja serta organisasi pelajar di negara
lain.
12.6.7 Biro Kebudayaan
● Mempromosikan budaya dan seni Malaysia kepada orang Perancis dan
sebaliknya.
● Mencungkil bakat seni para pelajar dan memberi galakan kepada
mereka untuk membuat persembahan semasa program MASAF.
12.6.7 Setiausaha
● Sistem penjadualan acara
● Contoh: LINK
● Untuk setiap GM, mulakan dengan ringkasan acara yang berlaku pada
bulan tersebut.
● Dokumen dikemas kini dan disebarkan ke HICOM setiap bulan
● Setiausaha selepas mesyuarat agung biasa akan membahagikan minit
mesyuarat dan takwim bulan-bulan yang tinggal (berkomunikasi dengan
VP Com)
12.7 Projek LAH
12.7.1 Nama
● Entiti ini ialah sebuah sub bahagian separa bebas Persatuan Pelajar
Malaysia di Perancis atau lebih dikenali sebagai Malaysian Association
Students’ in France (MASAF).
● Nama entiti ini, dalam bahasa kebangsaan, adalah Projek ‘LEAD,
ADVOCATE, HELP’ (LAH).
● Nama entiti ini, dalam Bahasa Inggeris, adalah The LAH Project.
● Singkatan nama rasmi bagi Persatuan ini adalah MNCD.
● Singkatan nama rasmi bagi Persatuan ini adalah The LAH Project.
● Lanjutan itu, Pertubuhan Amal MASAF akan disebut sebagai The Lah
Project.
12.7.2 Visi
● Untuk melahirkan generasi belia yang peka akan isu-isu semasa seperti
hak asasi manusia, persekitaran dan kesihatan mental agar mereka
dapat aktif dalam membentuk masa depan negara.
12.7.3 Misi
● Sediakan platform untuk generasi muda menyuarakan pendapat mereka
dan bertukar pandangan mengenai isu-isu semasa, hak asasi manusia,
alam sekitar, dan kesihatan mental
● Menjalankan tanggungjawab sebagai ahli Persatuan Pelajar Malaysia di
Perancis untuk melahirkan generasi belia yang peka terhadap urusan
semasa melalui platform yang sesuai.
● Memberi peluang kepada anggota organisasi ini untuk mengambil
bahagian dalam entiti inklusif.
12.7.4 Alamat
● Alamat entiti ini adalah sama seperti Persatuan Pelajar Malaysia di
Perancis iaitu 2 Bis Rue Benouville, 75116 PARIS atau lain‐lain tempat
yang akan diputuskan oleh Majlis Tertinggi dari semasa ke semasa.
● Alamat berdaftar entiti tidak boleh diubah tanpa mendapat kebenaran
terlebih dahulu daripada Pendaftar Pertubuhan.
12.7.5 Tafsiran Logo
Logo rasmi Projek LAH 2020/2021
● Komponen Logo
Manusia:
Menegaskan fokus utama kami untuk memberikan kembali kepada
masyarakat dengan cara yang kami mampu dan juga untuk menegakkan
hak asasi manusia.
Daun:
Alam sekitar adalah salah satu penyebab LAH mempromosikan dan
meningkatkan kesedaran tentang kelakuan lestari untuk melindungi Bumi.
Kumbang Betina:
Terlibat dalam hak haiwan untuk melindungi mereka dari bahaya dan juga
memberi keperluan mereka.
● Warna Logo
Utama - Hijau (Tritone)
Melambangkan kedamaian, ketenangan dan kekuatan untuk
mengingatkan masyarakat dan ahli persatuan kita salah satu objektif
utama, untuk menjadikan dunia tempat yang lebih baik.
Sekunder - Biru
Merupakan kedalaman dan kestabilan yang menonjolkan asas pertubuhan
Projek LAH.
Tersier- Merah dan Hitam
Mewakili keberanian dan kekuatan untuk mengingatkan semua orang
bahawa kita sebenarnya mampu melakukan perubahan, tidak kira besar
atau kecil, perubahan adalah perubahan.
12.7.6 Penaung
● Penaung entiti ini adalah sama seperti Persatuan Pelajar Malaysia di
Perancis iaitu Tuan Yang Terutama Duta Besar Malaysia ke Perancis.
12.7.7 Penasihat
● Penasihat entiti ini adalah sama seperti Persatuan Pelajar Malaysia di
Perancis iaitu Yang Berbahagia Penasihat Pendidikan dan Latihan (PPL).
12.7.8 Pentadbiran Projek LAH
● Pentadbiran MNCD dikendalikan oleh Ahli Jawatankuasa (HICOM)
Projek LAH sendiri. Namun, sebarang keputusan boleh diputuskan dan
bolehlah dirujuk kepada Ahli Majlis Tertinggi Persatuan Pelajar Malaysia
di Perancis (MASAF)
● Memandangkan entiti ini adalah sebuah sub bahagian Persatuan Pelajar
Malaysia di Perancis (MASAF), Ahli Jawatankuasa (HICOM) MASAF
berhak untuk menyuarakan pandangan dan sebarang rasa tidak puas
hati terhadap keputusan yang diambil oleh Ahli Jawatankuasa (HICOM)
Projek LAH.
● Percanggahan pendapat oleh Lembaga Pengarah MASAF harus dibawa
kepada Lembaga Tadbir Urus MASAF untuk dinilai sebelum sebarang
kata putus boleh diberikan.
● Ahli Jawatankuasa (HICOM) Projek LAH berhak membuat keputusan
tanpa merujuk kepada Ahli Jawatankuasa (HICOM) MASAF selagi
keputusan tersebut tidak bercanggah dengan Perlembagaan MASAF.
Sekiranya terdapat sebarang percanggahan, Ahli Jawatankuasa
Perwakilan Pelajar (HICOM) MASAF berhak untuk menukar atau
membatalkan keputusan tersebut.
● Projek LAH diketuai oleh:
1) Penasihat
- Membantu pengarah dalam merangka tujuan jangka panjang dan
dalam merancang dan memulakan projek jangka pendek.
- Tawarkan panduan dengan melihat kemajuan organisasi.
2) Pengarah
- Bertanggungjawab dalam pengurusan organisasi
- Buat keputusan strategik pertubuhan
- Memastikan organisasi memenuhi objektifnya
3) Naib pengarah
- Menyelia operasi dalaman.
- Memaksimumkan prestasi organisasi.
● Organisasi ini ditadbir oleh:
1) Setiausaha
- Memastikan perjumpaan diatur dan diatur dengan berkesan
- Menyimpan rekod dan pentadbiran yang berkesan
2) Bendahari
- Mengawasi pengurusan kewangan organisasi.
- Bekerjasama rapat dengan ahli lain untuk pengurusan kewangan
organisasi.
3) Pengurus Kandungan
- Mengetuai biro editorial
- Menguruskan siaran media sosial mingguan
- Sediakan sistem putaran untuk ahli memilih topik, dan buat poster
untuk media sosial.
- Periksa semua poster sehari sebelum menghantar untuk
pemeriksaan kualiti.
4) Pengurus projek
- Ketua biro hal ehwal dalaman
● Anggota lain akan ditugaskan ke salah satu biro berikut:
1) Biro Editorial
- Reka dan Buat poster untuk acara, pengambilan ahli atau apa
sahaja yang berkaitan dengan Projek LAH
- Kendalikan platform media sosial Projek LAH.
- Bertanggungjawab untuk menghasilkan kandungan tambahan selain
daripada kandungan mingguan
2) Biro Hal Ehwal Dalaman
- Menyumbangkan Idea untuk projek (acara dan kempen).
- Memilih pahli mengendalikan setiap projek dan buat hicom
mini untuk setiap projek.
- Pantau semua aliran kempen / acara.
12.7.9 Keahlian
● Mana-mana pelajar dari Malaysia dan Brunei boleh memohon untuk
menjadi ahli entiti ini.
12.7.10 Projek LAH: Jawatankuasa Tinggi
● Kedudukan
a) Mengenai HICOM, ia akan terdiri daripada pelajar Malaysia yang belajar di Perancis untuk memudahkan komunikasi dalaman.
b) Proses pemilihan HICOM dilakukan melalui pilihan raya dalaman yang diadakan setiap satu (1) tahun antara ahli-ahli Projek LAH.
● Peletakan jawatan
a) Semua permintaan untuk meletak jawatan mesti dikemukakan secara rasmi dengan alasan yang munasabah kepada Pengarah.
b) Peletakan jawatan hanya akan berlaku setelah dibincangkan dan diputuskan semasa mesyuarat HICOM.
● Pemecatan
a) HICOM boleh ditamatkan sekiranya: - Orang itu didapati bersalah selepas perbicaraan oleh Lembaga Disiplin
MASAF. - Kegagalan akademik dan kehilangan biasiswa. - Mendapat dua pertiga suara "keyakinan diri" semasa Mesyuarat
HICOM. - Gagal menghadiri lebih daripada empat (4) mesyuarat HICOM tanpa
sebab yang munasabah. b) Pihak-pihak yang berkenaan akan diberi kesempatan untuk membela
sebelum keputusan dibuat. c) Sebarang keputusan pemecatan adalah muktamad dan tertakluk
kepada budi bicara pihak yang berkenaan.
● Kekosongan
Semua kekosongan yang disebabkan oleh kematian, kegilaan, ketidakupayaan dan peletakan jawatan mesti diisi dengan pilihan raya kecil untuk jawatan itu.
12.7.11 Kewangan
.
● MASAF tidak akan menyumbang peruntukan lain kecuali pinjaman yang
diluluskan oleh Pentadbiran MASAF dan Lembaga Tadbir MASAF yang
harus dilunaskan pada akhir penggal.
● Sebarang dana tambahan yang diperlukan oleh entiti ini haruslah
diusahakan oleh Ahli Jawatankuasa (HICOM) MNCD sendiri melalui
pengelolaan program atau aktiviti yang berkaitan.
● Wang sumbangan hanya digunakan untuk kumpulan sasaran. Semua
perbelanjaan berdasarkan sukarelawan mesti dibayar sendiri oleh
sukarelawan kecuali disubsidi oleh MASAF atau tajaan luar.
12.7.12 Peraturan Perjalanan Program/ Aktiviti
● Mesyuarat antara Ahli Jawatankuasa (HICOM) Projek LAH perlulah
dilaksanakan pada waktu yang ditetapkan secara kolektif sekiranya diperlukan.
● Pengarah Projek LAH tidak diwajibkan untuk menyertai mesyuarat Ahli
Jawatankuasa (HICOM) MASAF. Namun, setiap laporan acara mesti diserahkan kepada Lembaga Tadbir Urus agar dapat mengemas kini info aktiviti semasa.
● MNCD perlulah mengadakan aktiviti atau program relevan yang bersifat
fizikal sekurang- kurangnya 1 kali untuk meningkatkan pengetahuan umum tentang organisasi.
12.7.13 Peraturan Pemilihan Ahli Jawatankuasa Perwakilan Pelajar
● Calon Ahli Jawatankuasa Perwakilan Pelajar (HICOM) Projek LAH
hendaklah terdiri daripada kalangan ahli-ahli semasa MNCD.
● Ahli-ahli semasa Projek LAH berhak untuk mencalonkan diri sendiri
untuk sebarang jawatan yang dirasakan sesuai.
● Pemilihan akhir bagi setiap jawatan akan ditentukan dengan undian dari
setiap ahli semasa Projek LAH.
● Undian kedua akan dijalankan sekiranya tiada sesiapa yang mendapat
undi majoriti mudah iaitu sekurang-kurangnya dua pertiga bilangan ahli
Projek LAH.
● Pemilihan akhir bagi setiap jawatan untuk penggal baharu perlulah
disahkan oleh Presiden MASAF yang dilantik pada penggal baharu yang
sama.
12.7.14 Pindaan Perlembagaan
● Perkara 12.7.1, 12.7.2, 12.7.3, 12.7.5, 12.7.6 dan 12.7.9 ini TIDAK BOLEH
dipinda sama sekali melainkan dengan persetujuan semua HICOM yang
berhak mengundi, Penasihat serta Penaung di Mesyuarat Agung
Tahunan MASAF.
● Perkara lain dalam Perlembagaan ini tidak boleh dipinda melainkan
dengan keputusan melebihi dua per tiga (2/3) ahli yang hadir yang
berhak mengundi samada di Mesyuarat Agung Tahunan MASAF ataupun
di Mesyuarat Khas yang dipanggil oleh Presiden dengan persetujuan
majoriti melebihi setengah (1/2) HICOM.
12.7.15 Pembubaran Ahli Jawatankuasa Perwakilan Pelajar (HICOM) Projek LAH
● Ahli Jawatankuasa Perwakilan Pelajar (HICOM) Projek LAH wajib
dibubarkan setelah tamat tempoh satu penggal yang bersamaan dengan
satu penggal MASAF.
● Sekiranya pembubaran Ahli Jawatankuasa Perwakilan Pelajar (HICOM)
ini berlaku seperti di atas, cara menyelesaikan perkara‐perkara berkaitan
hutang piutang terpulanglah kepada Mesyuarat Agung untuk
ditentukan.
Perkara 13 : SEKRETARIAT MAJLIS SERANTAU (REGIONAL COUNCIL)
13.1 PENJAWATAN
13.1 (a) Di bawah pengawasan Lembaga Tadbir Urus, Naib Presiden
bertanggungjawab melantik Sekretariat Majlis Serantau melalui Wilayah Pilihan
Raya Majlis Serantau setiap tahun.
13.1 (b) Tempoh mandat Sekretariat Majlis Serantau adalah satu (1) tahun, bermula
pada bulan Januari dan berakhir pada bulan Disember.
13.1 PERSEMPADANAN
Perancis dibahagikan kepada 4 Kawasan dan setiap sempadan mempunyai Majlis Serantau tersendiri:
● North Council (Biru)
● South Council (Hitam)
● East Council (Merah Jambu)
● West Council (Kuning)
PERSEMPADANAN MAJLIS SERANTAU 13.3 KEAHLIAN
13.3 (a) Sebanyak 3 wakil pelajar akan dipilih di setiap sempadan dan mereka akan memegang 3 jawatan berikut:
I.Datuk Bandar
II.Bendahari Serantau
III.Setiausaha Serantau
13.3(b) Wakil pelajar yang dilantik mesti tinggal di bandar yang ditadbir semasa tempoh mandat. Sekiranya pelajar dijangka meninggalkan bandar tersebut, HICOM MASAF mempunyai kuasa untuk melantik pengganti.
13.3c) Sekiranya wakil pelajar berhasrat menukar institusi pendidikan atau mengambil bahagian dalam program pertukaran pelajar di luar bandar tang ditadbir, calon pelajar tidak digalakkan untuk mengambil bahagian dalam Sekretariat Majlis Serantau MASAF.
13.3d) Wakil pelajar yang dilantik tidak dibenarkan memegang jawatan penting dalam MASAF, MNCD atau organisasi lain yang berpotensi untuk menghalang komitmen calon.
13. 4 Bidang Tugas Umum
1) Member Bantuan dalam bentuk tenaga kerja dan logistik
Membantu biro dalam menjalankan aktiviti wilayah dan mengumpulkan maklumat yang relevan seperti maklumat mengenai program M
2) Penyebaran berita dan maklumat
Berkongsi berita terkini dan maklumat terkini mengenai aktiviti yang dianjurkan oleh MASAF kepada pelajar dari wilayah masing-masing.
Wakil pelajar harus mengemas kini pelajar di bandar yang ditadbir dari semasa ke semasa sekiranya berlaku bencana alam atau serangan pengganas.
3) Pengumpulan maklumat dan data
Kumpulkan maklumat pelajar seperti pangkalan data pekerjaan / latihan praktikal atau respons terhadap penyertaan mereka dalam acara atau aktiviti yang dianjurkan oleh MASAF.
Perkara 14 : WAKIL BANDAR
14.1 PERJAWATAN
14.1(a) Setiap Wakil Bandar dilantik untuk menyokong Ahli Jawatankuasa Tinggi
Majlis Serantau.
14.1 (b) Pemilihan Wakil Bandar diadakan melalui persetujuan majoriti ahli yang
menetap di bandar tersebut.
14.1(c) Tiada tempoh mandat yang ditetapkan.
14.2 BIDANG TUGAS UMUM
14.2(a) Merangka perjalanan aktiviti tahunan yang bersesuaian di bandar yang
ditadbir.
14.2 (b) Menjaga hal ehwal kebajikan pelajar Malaysia di bandar yang ditadbir.
14.3 SYARIKAT BERSEKUTU (MASAF ASSOCIATE)
Keahlian MASAF Associate adalah satu inisiatif untuk mengalu-alukan rakyat Malaysia yang merupakan Alumni MASAF, bukan alumni dan pelajar doktor-falsafah untuk menyertai jawatankuasa MASAF sebagai rakan sekutu. Setiap tahun, Syarikat Bersekutu dipilih oleh Lembaga Tadbir Urus pada penggal tersebut untuk memastikan bahawa sumbangan Syarikat Bersekutu setara dengan visi MASAF yang ditetapkan pada awal penggal mereka.
14.3.1 Matlamat
● Untuk memperluaskan sumber dan hubungan dengan organisasi luar MASAF di dalam industri.
● Untuk mempertimbangkan perspektif atau sudut pandangan yang berbeza
semasa mengendalikan urusan dalaman dan luaran.
● Untuk melaksanakan pengurusan risiko atau pengurangan risiko yang lebih baik.
● Untuk menyediakan platform penyatuan dan produktif untuk Alumni MASAF
dan bukan alumni untuk menyumbangkan khidmat bakti kepada komuniti pelajar.
14.3.2 Objektif
● Terlibat dengan sekurang-kurangnya 7 syarikat melalui salah satu Syarikat Bersekutu MASAF untuk menghubungkan syarikat berkenaan dengan pelajar dan graduan kami untuk latihan praktikal atau penempatan pekerjaan.
● Menigkatkan sumber kewangan kami sebanyak 10% melalui pengetahuan,
inisiatif atau cadangan rakan sekutu
● Menigkatkan sekurang-kurangnya 10% kepuasan peserta aktiviti, acara atau program kami yang diadakan, berkat idea, inisiatif atau cadangan rakan sekutu
14.3.3 Tempoh mandat
Keahlian Syarikat bersekutu diakui sah sepanjang tempoh MASAF HICOM pada tahun tersebut. Setelah dibincangkan, Lembaga Tadbir Urus MASAF dibenarkan mencalonkan dan menawarkan keahlian tersebut pada bila-bila masa, selagi tawaran itu dalam tempoh mandat mereka.
14.3.4 Keahlian
Setiap tahun, Lembaga Tadbir Urus akan mencalonkan dan secara peribadi mendekati 5 orang Syarikat bersekutu untuk mencadangkan mereka sebagai ahli MASAF Associates. Ini untuk mengelakkan ketidakcekapan terlalu banyak syarikat sekutu dalam MASAF dalam tempoh mandat.
14.3.5 MASAF HICOM akan berkomunikasi dan meminta kepada Syarikat Bersekutu untuk bekerjasama dengan mereka apabila perlu.
14.3.6 Syarikat bersekutu mempunyai hak untuk mengetahui tentang sebarang maklumat sulit dari MASAF HICOM yang akan digunakan untuk tujuan menyokong dan membantu MASAF HICOM. Walau bagaimanapun, Syarikat Bersekutu tidak boleh mendedahkan maklumat sulit ini kepada rakan luar yang boleh menjejaskan reputasi atau kredibiliti MASAF.
14.3.7 Sekiranya terdapat persilishan faham atau konflik yang berlaku antara Syarikat Bersekutu dan MASAF HICOM, Lembaga Tadbir Urus berhak untuk menangani isu tersebut untuk mengemukakan penyelesaian bersama.
14.3.8 Syarikat Bersekutu tidak dibenarkan mengundi dalam pilihan raya umum MASAF.
14.3.9 Syarikat bersekutu dengan ini memberikan persetujuan kepada MASAF untuk penggunaan gambar atau gambar media elektronik mereka untuk mengumumkan mereka sebagai syarikat bersekutu kami di laman web & media sosial kami dan sebarang persembahan apabila diperlukan.
14.3.10 Setiap Bersekutu WAJIB menunjukkan imej positif dan mengekalkan ketuanan Bangsa. Perlakuan yang sebaliknya membenarkan MASAF HICOM untuk membuang syarikat bersekutu dari keahlian.
Perkara 15: MESYUARAT AGUNG
15.1 Terdapat tiga jenis mesyuarat:
15.1(a) Mesyuarat Agung biasa
15.1(b) Mesyuarat Biro
15.1 (c) Laporan Suku Tahun
15.2 Kehadiran dalam Mesyuarat Agung boleh dihadiri oleh orang itu sendiri atau oleh
wakil.
15.3 Mesyuarat akan dibatalkan sekiranya jumlah peserta tidak lebih dari separuh ahli
HICOM MASAF.
15.4 Dalam mana‐mana Mesyuarat Agung setiap HICOM hendaklah mempunyai satu
undi dan jika terdapat bilangan undi sama banyak ketetapan itu hendaklah diisytiharkan
sebagai terbatal.
Perkara 16 : MESYUARAT AGUNG TAHUNAN
16.1 Mesyuarat Agung Tahunan hendaklah diadakan tidak lewat dari akhir bulan
September tiap‐tiap tahun.
16.2 Agenda bagi Mesyuarat Agung Tahunan adalah seperti berikut:
16.2(a) Ucapan Pengerusi mesyuarat.
16.2(b) Mengesahkan minit Mesyuarat Agung Tahunan yang lalu.
16.2(c) Menerima laporan tahunan mengenai pergerakannya bagi tahun yang lalu.
16.2(d) Menerima laporan kewangan dan penyata kira‐kira yang telah diaudit bagi
tahun yang lalu.
16.2(e) Membincangkan usul‐usul dan perkara lain yang telah diberitahu secara
bertulis kepada Setiausaha dua (2) minggu sebelum tarikh mesyuarat itu.
16.3 Setiausaha hendaklah mengeluarkan satu notis memberitahu mengenai masa,
tarikh dan tempat mesyuarat dua puluh satu (21) hari sebelum Mesyuarat Agung Tahunan
diadakan serta meminta HICOM mengemukakan usul‐usul Pindaan Perlembagaan atau
lain‐lain usul, jika ada, yang hendak dibincangkan.
16.4 Usul‐usul untuk perbincangan di Mesyuarat Agung Tahunan hendaklah sampai
kepada Setiausaha tidak lewat dari empat belas (14) hari sebelum tarikh mesyuarat.
16.5 Setiausaha hendaklah mengedarkan minit Mesyuarat Agung yang lalu, penyata kira‐
kira yang telah diaudit, usul‐usul pindaan Perlembagaan dan lain‐lain usul jika ada, kepada
ahli tidak kurang tujuh
(7) hari sebelum mesyuarat diadakan.
16.6 Jika selepas setengah jam dari waktu yang ditetapkan untuk sesuatu Mesyuarat
Agung kuoram masih tidak cukup, mesyuarat itu bolehlah ditangguhkan ke suatu tarikh
(tidak lebih dari tiga puluh (30) hari) yang ditentukan oleh AMT.
16.7 Sekiranya kuoram masih tidak cukup setengah jam selepas dari masa yang
ditetapkan untuk Mesyuarat Agung yang ditangguhkan itu, maka seberapa bilangan
HICOM yang hadir mempunyai kuasa untuk meneruskan mesyuarat hari itu, tetapi tidak
berkuasa mengubah perlembagaan.
Perkara 17 : MESYUARAT AGUNG LUAR BIASA
17.1 Permintaan mengadakan mesyuarat adalah secara bertulis, dan ditandatangani
oleh tidak kurang daripada tiga (3) HICOM yang berhak mengundi mengadakannya.
Permintaan ini hendaklah dihantar kepada Setiausaha Persatuan.
17.2 Notis memanggil Mesyuarat Agung Luar Biasa hendaklah dihantar kepada HICOM
tidak kurang daripada empat belas (14) hari sebelum tarikh yang ditetapkan untuk
mesyuarat itu dan hendaklah menyatakan perkara yang akan dibincangkan di mesyuarat
itu; dan tiada perkara lain selain daripada perkara yang dinyatakan dalam notis boleh
dibincangkan di mesyuarat itu.
17.3 Kuoram bagi Mesyuarat Agung Luar Biasa ialah seperti dalam Perkara 16.6 dan
Perkara 16.7 di dalam Perlembagaan ini berkenaan kuoram Mesyuarat Agung Tahunan
tetapi dengan syarat jika tiada kuoram pada masa yang ditetapkan untuk Mesyuarat
Agung Luar Biasa, Pengerusi hendaklah mengisytiharkan mesyuarat itu dibatalkan, dalam
tempoh (Pindaan III) satu (1) bulan daripada tarikh ini Mesyuarat Agung Khas dengan
tujuan yang sama tidak boleh diadakan.
Perkara 18 : PERATURAN MESYUARAT
18.1 Mesyuarat Persatuan harus dijalankan sekurang‐kurangnya sekali dalam masa dua
bulan.
18.2 Bahasa rasmi Mesyuarat Persatuan ditetapkan oleh Pengerusi Mesyuarat samada
dalam Bahasa Kebangsaan, Bahasa Inggeris atau Bahasa Perancis.
18.3 Mesyuarat tergempar boleh dipanggil dengan persetujuan majoriti melebihi 1/2
oleh AMT.
18.4 Sebarang usul yang tidak melibatkan perkara dalam perlembagaan MASAF hanya
boleh diluluskan dengan persetujuan majoriti melebihi 1/2 oleh HICOM.
18.5 Satu minit mesyuarat rasmi perlulah dikeluarkan oleh pencatat yang dilantik oleh
Pengerusi Mesyuarat, dan dihantar kepada semua HICOM dalam masa tujuh (7) hari.
18.6 Segala keputusan mesyuarat adalah muktamad dan bersifat sulit. Mana‐mana
HICOM yang disyaki membocorkan maklumat tersebut akan disoal siasat dan akan
dikenakan hukuman tatatertib seperti Perkara 22.
Perkara 19 : PERATURAN KEWANGAN
19.1 Semua wang terkumpul dalam setiap aktiviti adalah menjadi hak milik Persatuan.
19.2 Tahun kewangan bagi Persatuan bermula pada 1 Julai dan berakhir pada 30 Jun tiap‐
tiap tahun.
19.3 Bendahari dibenarkan memegang wang tunai tidak lebih daripada 500.00€ dalam
satu‐satu masa. Wang yang lebih hendaklah dimasukkan ke dalam bank dalam tempoh
tujuh (7) hari dari tarikh yang diterima.
19.4 Bendahari hendaklah menyediakan Penyata Kewangan secepat mungkin selepas
berakhir tahun kewangan untuk diperiksa oleh Pemeriksa Kira‐kira.
19.5 Penyata Kewangan yang telah diaudit hendaklah ditandatangani bersama oleh
Bendahari dan Presiden.
Perkara 20 : PEMERIKSA KIRA‐KIRA
20.1 Satu (1) orang yang bukan pemegang jawatan dalam HICOM hendaklah dilantik
oleh Mesyuarat Agung Tahunan Persatuan sebagai Pemeriksa Kira‐kira.
20.2 Pemeriksa Kira‐kira dikehendaki memeriksa kira‐kira Persatuan untuk tahun itu dan
mengesahkan laporan kewangan dan penyata kira‐ kira tahunan sebelum dibentangkan di
Mesyuarat Agung Tahunan Persatuan.
Perkara 21 : PERATURAN PERJALANAN PROGRAM / AKTIVITI
21.1 Segala gerak kerja penganjuran program perlulah mengikuti ‘Standard Operating Procedure’ SOP seperti berikut :
Sebelum Program
● Perancangan
Agenda Catatan
Kajian kadar kebolehlaksanaan
Pengesahan program
Gantt chart/ garis masa
Komunikasi bersama kedutaan berkenaan pengesahan tarikh (Graduation Day)
Jemputan VIP (Duta, PPL JPA, etc.)
Tentatif bersama perincian 1) ‘Person in charge’ 2) Lokasi 3)
Masa
Peruntukan kewangan:
1) Kos tempat
2) Kos peralatan
3) Makanan dan minuman
4) Logistik
5) Cenderamata
6) ‘Banner’/’Backdrops’ etc.
7) T‐shirts (untuk MASAF GAMES)
8) Subsidi pihak MASAF
9) Kelengkapan aktiviti
Polisi pembatalan penyertaan (jika perlu)
Kertas Kerja:
1) Cadangan kertas kerja program
2) Surat sokongan
3) Surat Jemputan
4) Surat Memohon Sumbangan
● Pelaksanaan
Agenda Catatan
Penyelaras Program
1) Sesi taklimat garis masa/program kepada sukarelawan dan AJK
2) Memastikan semua persediaan siap 2‐3 minggu sebelum
program
3) Memastikan bahawa setiap AJK mempunyai 4 sukarelawan
4) Rancangan luar jangkaan (cuaca – aktiviti di luar)
Jawatankuasa Media dan Hebahan
1) Poster (1‐2 bulan sebelum program)
2) ‘Teaser’ (2‐4 bulan sebelum program)
3) ‘Hashtag’ program
4) ‘Banne’r/Banting
5) ‘Backdrop’ ( Digital atau cetak)
6) ‘Hype/buzz build up’ (E.g.: ‘teaser’, foto, video)
7) Penamaan dua orang jurugambar/juru video
8) Pencetakan:
a) ‘Bookle’t
b) Jemputan
c) Tag nama(rujuk AJK pendaftaran)
d) Nombor Meja
e) Papan tanda
Jawatankuasa Cenderahati
1) ‘Door gifts’ untuk peserta (beli di Malaysia jika mampu)
2) Cenderamata untuk para VIP (beli di Malaysia jika mampu)
3) Hadiah “Early bird”
*Utamakan ‘functionality’
Jawatankuasa Pendaftaran
1) ‘Google form’ ‐ pendaftaran (1.5 – 3 bulan sebelum
program)
2) Dapatkan senarai peserta berbayar daripada Bendahari
3) Cetak senarai nama peserta berdaftar
4) Sediakan tag nama para peserta
5) Pengambilan sukarelawan
6) Tetapkan sukarelawan untuk pendaftaran
Bendahari
1) Pemantauan keluar‐masuk duit/dana
2) ‘Weezevent (rujuk AJK pendaftaran)
* Bagi program skala besar (cth: MASAF Games, Graduation Day), tetapkan Bendahari/Timbalan Bendahari MASAF sebagai bendahari program.
* Bagi program skala kecil (cth: Buku Jalanan, dll), penyelaras program akan berhubung secara langsung dengan Bendahari MASAF bagi peruntukan dana.
Jawatankuasa Makanan
1) Sediakan “quotation”
2) Pengenalpastian keperluan makanan (alahan, faktor agama)
3) Rancangan makanan
4) AJK Dapur (jika perlu)
5) Menentukan sukarelawan bagi pengedaran makanan
Jawatankuasa Penginapan
1) « Quotation » bagi penginapan
2) Tempahan penginapan (bilangan bilik – pendaftaran)
3) Tentukan AJK untuk memantau penginapan setiap masa
Jawatankuasa Protokol
1) Sediakan teks ucapan untuk VIP
2) Tentukan Pengacara Majlis
3) Tentukan Pembaca doa
4) Tentukan atur cara pengagihan hadiah dan cenderamata
*Penyampaian hadiah: kanan = pemberi, kiri = penerima
*Peringatan kepada pemberi ucapan akan tempoh masa ucapan yang diberi
Jawatankuasa Logistik
1) Pengangkutan kelengkapan
2) Pembelian kelengkapan
3) Sediakan kedudukan VIP
4) Sediakan meja untuk:
a) Pendaftaran
b) Makanan dan minuman
c) Hadiah dan cenderamata
Jawatankuasa kebajikan
1) MASAF first‐aid kit
2) ‘Emergency contact person’
Jawatankuasa Pelaksanaan Program
1) Penyediaan bilik:
a) Kapasiti maksima bilik
b) Pentas
c) Sewaan meja dan kerusi
d) Jenis meja (Bulat, Segi empat)
e) Bilangan peserta di setiap meja
f) ‘Service vestiare’
g) Tandas berdekatan
h) Peralatan Audio visual disediakan?(harga, person in charge, susunan peralatan bersesuaian dengan bilik)
i) Hiasan (jika perlu)
Jawatankuasa Aktiviti
1) Sediakan modul/aktiviti
2) Tentukan ‘person in charge’ bagi setiap sesi
● Semasa program
Agenda Catatan
Jawatankuasa Pendaftaran
1) Sediakan tempat pendaftaran (rujuk AJK logistik)
2) Tag nama mengikut urutan abjad dan sediakan tag kosong bagi kejadian luar jangkaan (jika perlu)
3) Tag nama bagi para sukarelawan
4) Sediakan para sukarelawan dengan soalan‐soalan mudah:
a) Masa program bermula?
b) Di mana tandas?
c) Di mana ruang solat?
d) Masa program tamat?
e) Siapa terlibat dengan makanan?
f) Dll.
Jawatankuasa Media dan Hebahan
1) Hebahan di media sosial akan sebarang pindaan tentatif
2) Hebahan secara langsung
3) Jurugambar mesti bersedia ketika sesi
penyampaian hadiah dan saat‐ saat penting
4) Pindahkan gambar sejurus selepas program setiap hari secara manual
Jawatankuasa Cenderahati
1) Aturkan hadiah di meja yang telah disediakan
Bendahari
1) Memantau keluar‐masuk wang/dana
Jawatankuasa Makanan
1) Pastikan makanan tersedia tepat pada masanya
2) Sediakan minuman (mineral)
Jawatankuasa Penginapan
1) Senaraikan nama peserta dan bilik
2) Pantau kebersihan sebelum ‘checkout’
Jawatankuasa Protokol
1) Iring VIP
2) Penyampaian hadiah: kanan = pemberi, kiri = penerima
3) Peringatan kepada pemberi ucapan akan tempoh masa ucapan yang diberi
4) Berikan nota kecil 5 minit sebelum akhir masa yang diberi
Jawatankuasa Logistik
1) Pengangkutan kelengkapan
2) Pembelian kelengkapan dan keperluan
3) Sentiasa peka sepanjang masa
Jawatankuasa Kebajikan
1) Sediakan papan tanda pusat kecemasan (MASAF Games)
2) MASAF ‘first‐aid kit’
3) ‘Emergency contact person’
Jawatankuasa Pelaksanaan Program
1) Pastikan program berjalan lancar mengikut tentatif
2) Bersedia untuk sebarang pertanyaan dan soalan
● Selepas program
Agenda PIC Catatan
‘Post‐mortem’:
1) Mesyuarat
2) ‘Feedback’ Google form
3) Semakan dana
SEMUA
Audit
1) Kunci kira‐kira akaun
2) Inventori
Bendahari dan Penyelaras Program
Appresiasi
1) Surat atau email penghargaan kepada VIP
2) Post media sosial – penghargaan kepada peserta
3) Sijil:
○ Sijil mesti dikeluarkan satu bulan selepas acara tersebut. Untuk HICOM, sijil mesti dikeluarkan satu bulan selepas tempoh tersebut dicabut.
○ Semua sijil mesti disimpan di dalam Google Drive sepanjang tempoh tersebut, tetapi akan dihapuskan 3 bulan setelah syarat tersebut tamat untuk pelindungan data.
○ Untuk sijil mandat sebelum 2019, hanya sijil HICOM boleh dikeluarkan.
○ Semua sijil mesti merangkumi tempoh perkhidmatan
○ Kewajiban untuk mengeluarkan sijil untuk penyertaan minimum 3 bulan
○ Sekiranya kurang dari 3 bulan, ia adalah
atas cadangan Pengarah Biro atau
BOG.
Setiausaha dan penyelaras program
Media Sosial
1) Gambar di FB, Flickr, Instagram
BCM
Laporan
1) Laporan penuh (dokumentasi)
2) Laporan ringkas untuk laman web MASAF
Setiausaha Program/ BEI/ BMM
Perkara 22 : TINDAKAN TATATERTIB
22.1 Lembaga Tatatertib
22.1(a) Satu (1) Lembaga Tatatertib ditubuhkan bagi mengendalikan sepenuhnya
proses perbicaraan kesalahan tatatertib bermula dari tarikh tuduhan dibacakan
sehinggalah pengeluaran keputusan dan hukuman.
22.1(b) Lembaga Tatatertib ini mempunyai kuasa penuh terhadap segala
keputusan di dalam proses perbicaraan kesalahan tatatertib selagi mana ia
mematuhi segala peruntukan Perlembagaan ini. Keputusannya tidak boleh
dipengaruhi oleh mana‐mana pihak dari luar Persatuan ini.
22.1(c) Ahlinya boleh terdiri dari sesiapa sahaja yang berumur 18 tahun ke atas
(termasuklah AJK MASAF serta yang bukan warganegara Malaysia), kecuali mana‐
mana yang berkaitan
dengan orang yang disabitkan dengan sesuatu kesalahan.
22.1 (d) Dalam semua masalah umum yang tidak melibatkan BOG, BOG mesti ada.
Untuk operasi tertentu, pihak luar mesti hadir. Contoh: proses temu ramah untuk
Exec merangkumi BOG, Associate dan HICOM sebelumnya. Sekiranya BOG
menimbulkan masalah, ikuti peraturan yang terdapat dalam perlembagaan.
22.1(e) Pengerusi Lembaga Tatatertib ini dilantik dengan mendapat persetujuan
sekurang‐kurangnya dua pertiga 2/3 sokongan daripada HICOM.
22.1(f) Pengerusi Lembaga Tatatertib ini bertindak untuk memilih sesiapa sahaja
ahli jawatankuasa yang dirasakan sesuai. Bilangan anggotanya adalah menurut
budi bicara Pengerusi Lembaga Tatatertib dengan tidak kurang dari tiga (3)
anggota dan mestilah dianggotai oleh sekurang‐kurangnya seorang (1) dari HICOM
dan seorang anggota (1) dari luar MASAF.
22.1(g) Tertuduh serta yang mempunyai pertalian dengan tertuduh (seperti adik
beradik, suami isteri) tidak boleh menjadi ahli kepada Lembaga Tatatertib ini.
22.1(h) Lembaga Tatatertib ini perlulah mengendalikan proses perbicaraan
mengikut peruntukan yang telah ditetapkan di dalam Perkara 22.3. Lembaga
Tatatertib ini bebas menentukan peraturan‐peraturan tambahan berpandukan
nasihat atau cadangan dari HICOM.
22.2 Situasi yang membolehkan tindakan diambil 22.2 (a) Melanggar undang‐undang
serta perlembagaan Negara Malaysia dan juga Negara Perancis.
22.2(b) Menyebarkan fitnah atau khabar angin yang memburukkan nama dan imej Negara
Malaysia dan juga MASAF.
22.2(c) Disyaki pecah amanah, salah guna kuasa ataupun gagal menjalankan tugas seperti
yang termaktub di dalam perlembagaan.
22.3 Proses tindakan tatatertib
22.3(a) Apabila ahli disabitkan dengan Perkara 22.2. Lembaga Tatatertib perlu membuat
panggilan tunjuk sebab bersaksikan semua HICOM bagi individu terbabit membela diri.
22.3(b) Sekiranya Lembaga Tatatertib tidak berpuas hati dengan alasan individu terbabit,
suatu siasatan yang terperinci akan dijalankan untuk mengumpul sebarang bukti atau
maklumat bagi proses perbicaraan.
22.3(c) Lembaga Tatatertib hanya boleh mengeluarkan keputusan serta hukuman selepas
proses perbicaraan diadakan.
22.4 Jenis‐jenis tindakan yang boleh diambil : 22.4(a)
Amaran lisan.
22.4(b) Amaran bertulis.
22.4(c) Gantung keahlian
22.4(d) Lucut keahlian
22.5 Individu yang dikenakan tindakan tatatertib akan hilang semua hak keahlian.
22.6 Individu yang tidak berpuas hati dengan tindakan yang diambil boleh membuat
rayuan kepada Penaung dan Penasihat secara bertulis dan keputusan Penaung dan
Penasihat adalah muktamad.
Perkara 23 : PERATURAN PILIHANRAYA HICOM
23.1 Tarikh Pilihanraya
23.1(a) Pindaan (III) Pilihanraya HICOM hendaklah diadakan selewat-lewatnya
satu (1) bulan sebelum tempoh mandat berakhir.
23.2 Bentuk Pilihanraya adalah berbentuk undi sulit dan terbuka kepada semua ahli.
23.3 Suruhanjaya Pilihanraya
23.3(a) Satu (1) Suruhanjaya Pilihanraya ditubuhkan bagi mengendalikan
sepenuhnya proses pilihan raya bermula dari sesi penamaan calon sehinggalah
mengeluarkan keputusan undian.
23.3(b) Suruhanjaya Pilihanraya ini mempunyai kuasa penuh terhadap segala
keputusan di dalam proses kendalian pilihan raya asalkan mematuhi segala
peruntukan perlembagaan ini. Keputusannya tidak boleh dipengaruhi oleh mana‐
mana pihak dari luar Persatuan ini.
23.3(c) Ahlinya boleh terdiri dari sesiapa sahaja yang berumur 18 tahun ke atas
(termasuklah AJK MASAF serta yang bukan warganegara Malaysia).
23.3(d) Pengerusi Suruhanjaya Pilihanraya ini dilantik dengan mendapat
persetujuan sekurang‐kurangnya 2/3 sokongan daripada HICOM.
23.3(e) Pengerusi Suruhanjaya Pilihanraya ini boleh memilih sesiapa sahaja yang
dirasakan sesuai. Bilangan anggotanya adalah menurut budi bicara Pengerusi
Suruhanjaya Pilihanraya dengan tidak kurang dari tiga (3) anggota dan mestilah
dianggotai oleh sekurang‐kurangnya seorang (1) dari HICOM dan seorang (1)
anggota dari luar MASAF.
23.3(f) Calon‐calon bertanding dan sesiapa sahaja yang memberikan sokongan
terbuka kepada calon‐ calon, serta yang mempunyai pertalian dengan calon
(seperti adik beradik, suami isteri) tidak boleh menjadi ahli kepada badan ini.
23.3(g) Suruhanjaya Pilihanraya ini perlulah mengendalikan pilihan raya mengikut
peruntukan yang telah ditetapkan di dalam Perkara 23.1. Suruhanjaya Pilihanraya
ini bebas menentukan peraturan‐peraturan tambahan dan strategi pilihan raya
(bilangan jawatan, bilangan pusingan pilihan raya, dsb) berpandukan nasihat atau
cadangan dari HICOM yang tidak bercanggah dengan Perlembagaan.
23.3(h) Suruhanjaya Pilihanraya ini akan dibubarkan apabila:
▪ Tamatnya sesi pilihan raya pada tahun tersebut.
▪ Sekiranya terdapat unsur‐unsur penyelewengan atau berat sebelah dalam
mengendalikan proses undian yang dibuktikan kesahihannya. Satu
Jawatankuasa Pilihan yang baru dilantik bagi menggantikan Suruhanjaya
Pilihanraya ini.
23.4 Kelayakan Daftar Mengundi
23.4(a) Semua rakyat Malaysia yang berusia 18 tahun dan ke atas, dan sedang
menuntut di institusi pengajian di Perancis serta berdaftar dengan kedutaan
Malaysia layak untuk mengundi.
23.4(b) Untuk mendapat kelayakan membuang undi, setiap pengundi yang layak
perlulah mendaftar sebagai pengundi bagi membuat pengesahan identiti dengan
pihak kedutaan Malaysia.
23.4(c) Hanya pengundi yang telah mendaftar sebelum tarikh tutup daftar
mengundi sahaja yang layak mendapat hak membuang undi.
23.4(d) Suruhanjaya Pilihanraya boleh melanjutkan tarikh daftar mengundi jika
dirasakan perlu tetapi tidak ada sesiapa pun dibenarkan mendaftar selepas
tamatnya tarikh daftar mengundi walau dengan apa‐apa alasan sekalipun.
23.5 Kelayakan Mencalon
23.5(a) Secara amnya, semua rakyat Malaysia yang layak mengundi adalah layak
untuk mencalonkan diri (yang selepas ini disebut sebagai individu) bagi jawatan‐
jawatan yang dipertandingkan jika memenuhi syarat yang ditetapkan.
23.5(b) Suruhanjaya Pilihanraya bertanggungjawab menerangkan portfolio bagi
setiap jawatan dengan jelas sebelum atau semasa bermulanya tarikh penamaan
calon.
23.5(c) Bagi jawatan Presiden dan Naib Presiden, pencalonan dihadkan kepada
individu yang telah menuntut sekurang‐ kurangnya dua tahun akademik di
Perancis.
23.5(d) Bagi jawatan‐jawatan lain, pencalonan terbuka kepada individu yang telah
menuntut sekurang‐ kurangnya satu tahun akademik di Perancis.
23.5(e) Pencalonan adalah bersifat sendiri. Segala pencalonan yang dilakukan oleh
pihak ketiga perlulah mendapat pengetahuan pihak yang dicalonkan itu terlebih
dahulu.
23.6 Penamaan Calon
23.6.(a) Tarikh penamaan calon ditetapkan oleh Suruhanjaya Pilihanraya. Tempoh
penamaan calon adalah sekurang‐kurangnya satu (1) minggu.
23.6(b) Seseorang individu hanya layak untuk mencalonkan diri bagi satu jawatan
yang dipertandingkan sahaja.
23.6(c) Individu yang telah disahkan pencalonannya (yang selepas ini disebut
sebagai calon) adalah layak untuk bertanding bagi jawatan yang dipilihnya.
23.6(d) (Pindaan I) Bagi jawatan Presiden, calon yang akan menyandang jawatan
ini perlulah menang dengan bertanding.
23.6 (d)(i) Sekiranya terdapat hanya satu (1) calon yang bertanding, calon
tersebut hendaklah mendapatkan kemenangan dengan majoriti dua per
tiga (2/3).
23.6(d) (ii) Sekiranya calon tersebut gagal mendapatkan kemenangan
dengan majoriti dua per tiga (2/3), Suruhanjaya Pilihanraya Umum
haruslah membuka kembali penamaan calon bagi jawatan ini.
23.6(d) (iii) Sekiranya perkara di atas (Perkara 23.6(d) (ii)) berulang sekali
(1) lagi, pihak Suruhanjaya Pilihanraya Umum bersama ahli-ahli tertinggi
MASAF yang baharu berhak memilih calon yang sesuai untuk menyandang
jawatan ini.
23.6(e) (Pindaan I) Sekiranya tiada calon bagi jawatan ini, Suruhanjaya Pilihanraya
Umum perlu memanjangkan tempoh penamaan calon dan mengambil sebarang
bentuk inisiatif bagi mempromosikan kekosongan jawatan ini.
23.6(e) (i) Sekiranya masih tiada calon bagi jawatan ini selepas tempoh
penamaan calon dipanjangkan, pihak Suruhanjaya Pilihanraya Umum
bersama ahli-ahli tertinggi MASAF yang baharu berhak memilih calon yang
sesuai untuk menyandang jawatan ini.
23.6(f) Bagi jawatan‐jawatan yang lain, kemenangan tanpa bertanding diberikan sekiranya hanya satu individu sahaja yang mencalonkan diri.
23.6(g) Individu yang telah mencalonkan diri boleh menukar jawatan yang ingin
dipertandingkan sekali sahaja dan tidak boleh menukar jawatan tersebut selepas
tamat tempoh pencalonan.
23.6(h) Calon yang menarik diri dari bertanding adalah muktamad dan tidak
dibenarkan menukar keputusannya pada sesi pilihan raya tahun tersebut.
23.7 Kempen Pilihanraya
23.7(a) Kempen boleh bermula sejurus selepas Suruhanjaya Pilihanraya
menyenaraikan senarai calon yang bertanding.
23.7(b) Calon‐calon hendaklah menghantar manifesto masing‐ masing kepada
Suruhanjaya Pilihanraya untuk disalurkan kepada pengetahuan umum. Manifesto
boleh dikarang dalam bahasa Melayu, bahasa Inggeris atau bahasa Perancis sahaja.
23.7(c) Setiap calon boleh berkempen dengan menggunakan apa‐ apa pendekatan
sama ada melalui poster, video dan sebagainya dan boleh disalurkan melalui
pelbagai medium seperti e-mel, laman web MASAF atau laman web calon, blog
serta melalui laman sosial.
23.7(d) Calon yang berkempen boleh dibantu oleh para penyokongnya yang bukan
merupakan ahli MASAF dan anggota badan bebas.
23.7(e) Selepas tarikh berkempen tamat, setiap calon tidak lagi dibenarkan
mengubah manifesto serta menambah atau menukar apa‐apa bahan yang telah
digunakan untuk berkempen. Sebarang aktiviti berbentuk kempen secara terbuka
adalah tidak dibenarkan selepas tarikh ini.
23.8 Membuang Undi
23.8(a) Suruhanjaya Pilihanraya menetapkan saluran yang digunakan untuk
mengundi serta tarikh dan masa undian dibuka dan ditutup.
23.8(b) Badan bebas bertanggungjawab menyediakan talian atau medium bagi
memudahkan para pengundi berhubung sekiranya terdapat masalah teknikal.
23.8(c) Masa membuang undi disyorkan adalah di antara dua puluh empat (24)
hingga tiga puluh enam (36) jam.
23.8(d) Suruhanjaya Pilihanraya tidak dibenarkan mengikuti keputusan undian
secara langsung, “live results” selagi undian belum ditutup.
23.8(e) Segala undian adalah rahsia dan Suruhanjaya Pilihanraya perlu mengambil
langkah sebaik mungkin bagi menjamin perkara ini.
23.8(f) Selepas masa membuang undi dibuka, Suruhanjaya Pilihanraya tidak lagi
dibenarkan untuk melanjutkan masa undian ditutup melainkan dengan justifikasi
yang kukuh.
23.8(g) Setiap pengundi mendaftar hanya boleh mengundi satu calon sahaja bagi
setiap jawatan yang dipertandingkan.
23.8(h) Tiada undi dibenarkan sebelum atau selepas masa membuang undi yang
telah ditetapkan.
23.9 Keputusan Undian
23.9(a) Kiraan undi atau membuka keputusan undian hendaklah dilakukan di
hadapan sekurang‐ kurangnya tiga (3) orang saksi di mana sekurang‐kurangnya
salah seorang daripadanya adalah anggota Suruhanjaya Pilihanraya.
23.9(b) Satu memorandum pengisytiharan calon‐calon yang menang mengikut
jawatan berserta jumlah undian hendaklah diisi dan ditandatangani tiga (3) orang
saksi sebelum keputusannya dihebahkan kepada umum.
23.9(c) Keputusan hendaklah diumumkan selewat‐lewatnya enam
(6) jam selepas undian ditutup.
23.9(d) Memorandum tersebut hendaklah mempunyai salinan dan dihantar
kepada Penaung MASAF serta kepada pihak‐pihak yang terlibat (bekas presiden
MASAF, Pegawai Pelajar, dsb).
23.9(e) Segala keputusan undian adalah muktamad dan tidak boleh dipinda
melainkan atas sebab-sebab tertentu seperti dinyatakan di dalam
23.10 Undian Kali Kedua
23.10(a) Undian kali kedua dilakukan sekiranya berlaku kes‐kes yang berikut:
● Tiada majoriti: terdapat dua calon yang menang disebabkan mendapat
jumlah undi.
● Calon yang menang menarik diri selepas diisytiharkan kemenangannya.
● Terdapat unsur‐unsur penyelewengan dalam proses
pengundian.
Perkara 24 : PERATURAN PILIHANRAYA MAJLIS SERANTAU
24.1 Tarikh Pilihanraya
24.1(a) Pilihanraya Majlis Serantau hendaklah diadakan selewat-
lewatnya sebulan (1) sebelum tempoh mandat berakhir.
24.2 Bentuk Pilihanraya
24.2(a) Pilihanraya adalah berbentuk undi sulit dan terbuka kepada semua ahli.
24.3 Proses Pilihanraya Majlis Serantau diuruskan oleh HICOM dan sebarang
keputusan adalah muktamad.
Perkara 25 : PINDAAN PERLEMBAGAAN
25.1 Perkara 1,3,6,7, dan 8 ini TIDAK BOLEH dipinda sama sekali melainkan dengan
persetujuan semua HICOM yang berhak mengundi, Penasihat serta restu daripada
Penaung di Mesyuarat Agung.
25.2 Perkara lain dalam Perlembagaan ini tidak boleh dipinda melainkan dengan
keputusan melebihi dua per tiga (2/3) ahli yang hadir yang berhak mengundi samada di
Mesyuarat Agung ataupun di Mesyuarat Khas yang dipanggil oleh Presiden dengan
persetujuan majoriti melebihi setengah (1/2) HICOM.
Perkara 26 : PEMBUBARAN
26.1 Persatuan ini boleh dibubarkan dengan persetujuan semua HICOM yang hadir yang
berhak mengundi di Mesyuarat Agung atau dalam suatu Mesyuarat Khas yang diadakan
untuk tujuan tersebut di atas persetujuan oleh Penasihat serta restu daripada Penaung.
26.2 Sekiranya pembubaran Persatuan ini berlaku seperti di atas, cara menyelesaikan
perkara‐perkara berkaitan hutang piutang terpulanglah kepada Mesyuarat Agung untuk
menentukan.