SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA
Diajukan untuk memenuhi tugas Mata Kuliah Sistem Informasi
Manajemen
Disusun Oleh:1. Nia Revita
2. Nita Wulandari
3. Nurul Ulfah4. Nyimas Yulinda Rahayu5. Rani Soraya6. Ratna
Anindia K W
7. Shinta Shofiawati
Semester: VI MANAJEMEN (REGULER PAGI)
SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI
STIE LA TANSA MASHIRO
RANGKASBITUNG
2014KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT atas limpahan
rahmat dan hidayahnya, sehingga kami dapat menyelesaikan tugas
makalah Sistem Informasi Manajemen yang berjudul Sistem Informasi
Sumber Daya Manusia dan menjadi salah satu tugas dari mata kuliah
Sistem Informasi Manajemen ini dengan baik dan lancar.Penyusunan
makalah tidak terlepas dari bantuan dan dukungan dari berbagai
pihak, oleh sebab itu dengan segala ketulusan dan kerendahan hati
kami ingin mengucapkan terima kasih.Kami sebagai penyusun makalah
ini menyadari sepenuhnya bahwa dalam penulisan makalah ini masih
jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu kami mengharapkan kritik
dan saran yang bersifat membangun demi kesempurnaan di masa yang
akan datang. Akhir kata,semoga makalah ini bermanfaat bagi kami
selaku penyusun dan penulis makalah ini pada khususnya dan bagi
pembaca pada umumnya sebagai referensi tambahan di bidang ilmu
Sistem Informasi.
Rangkasbitung,26 April 2014
Penyusun
DAFTAR ISI
HALAMAN
JUDUL............................................................................................1KATA
PENGANTAR..........................................................................................2DAFTAR
ISI........................................................................................................3BAB.I.
PENDAHULUAN1.1 Latar
Belakang....................................................................................41.2
Rumusan
Masalah...............................................................................51.3
Tujuan
Makalah...................................................................................5BAB.II.
PEMBAHASAN2.1 Pengertian Sistem Informasi
SDM......................................................62.2
Fungsi Sumber Daya
Manusia.............................................................102.3
Kegiatan Utama
SDM.........................................................................162.4.
Arus Sumber Daya
Personil...............................................................202.5.
Model Sistem Informasi
SDM...........................................................212.6
Komponen Sumber Daya Manusia
(SDM).........................................22BAB.III. PENUTUP3.1
Kesimpulan..........................................................................................24DAFTAR
PUSTAKA...........................................................................................25BAB.
I
PENDAHULUAN
1.1. LATAR BELAKANGSetiap organisasi khususnya perusahaan
memerlukan data yang bersifat riil dari setiap tingkatan
manajemennya. Data tersebut disusun dan dikelola dalam sebuah
sistem informasi. Salah satu sistem informasi terpenting pada
perusahaan adalah Sistem Informasi Sumber Daya Manusia/Human
Resourches Information System (SISDM/HRIS).Setiap perusahaan besar
pastilah memiliki sistem informasi sumber daya manusia (human
resource information system). Sistem sumber daya manusia membantu
bisnis dalam mengembangkan susunan kebutuhan kepegawaian,
mengidentifikasi potensi-potensi karyawan baru, menyimpan arsip
karyawan, menjejaki pelatihan, keterampilan, dan prestasi kerja
karyawan, dan membantu para manajer mengembangkan rencana yang
sesuai dengan kompensasi dan pengembangan karir karyawan.Sistem
perusahaan dapat membantu bisnis untuk mengkoordinasi susunan
kepegawaian mereka dengan aktivitas produksi dan penjualan dan
sumber daya keuangan.Sumber daya manusia bertanggung jawab untuk
menarik, mengembangkan, dan memelihara satuan kerja perusahaan.
Sistem informasi sumber daya manusia mendukung aktivitas misalnya
menggidentifikasi potensi-potensi karyawan, memelihara catatan
lengkap, atas tiap karyawan, dan menciptakan program untuk
mengembangkan talenta dan keterampilan karyawan.1.2. RUMUSAN
MASALAH
Apakah yang dimaksud dengan Sistem Informasi Sumber Daya
Manusia?
Apakah fungsi dan kegiatan utama dari Sumber Daya Manusia?
Bagaimana arus Sumber Daya Personil?
Bagaimana model Sistem Informasi Sumber Daya Manusia?
Apa saja Subsistem Input dari Sistem Informasi Sumber Daya
Manusia?
Apakah yang dimaksud dengan Database Sistem Informasi Sumber
Daya Manusia?
Apa saja Subsistem Output dari Sistem Informasi Sumber Daya
Manusia?1.3. TUJUAN MAKALAHAdapun tujuan dari penyusunan makalah
dengan judul system Informasi Sumber Daya Manusia adalah sebagai
berikut :1. Memenuhi salah satu tugas mata kuliah Sistem Informasi
Manajemen2. Melatih Mahasiswa untuk lebih aktif dalam pencarian
bahan-bahan materi Sistem Informasi Manajemen3. Menambah wawasan
dan pengetahuan tentang sistem Informasi Sumber Daya Manusia4.
Memahami secara utuh fungsi dari Sistem Informasi sumber Daya
Manusia
BAB. II
PEMBAHASAN2.1. PENGERTIAN SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA
MANUSIASistem informasi sumber daya manusia adalah sistem yang
bertugas untuk mengumpulkan dan memelihara data yang menjelaskan
sumber daya manusia, mengubah data tersebut menjadi informasi, dan
melaporkan informasi itu kepada pemakai.Sistem informasi sumber
daya manusia adalah sebuah sistem yang mendukung proses pengambilan
keputusan dengan menyediakan berbagai informasi yang diperlukan.
Informasi yang disediakan merupakan informasi mengenai kebutuhan
akan pegawai dalam sebuah organisasi, informasi perekrutan pegawai,
informasi data pegawai, informasi pengelolaan pegawai selama
menjadi bagian dari organisasi tersebut, dan informasi mengenai
pemberhentian pegawai.Sistem informasi sumber daya manusia
merupakan sebuah bentuk interaksi atau pertemuan antara bidang
ilmumanajemen sumber daya manusiadanteknologi informasi. Ssistem
ini menggabungkan manajemen sumber daya manusia sebagai suatu
disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi
ke dalam aktivitas-aktivitas manajemen sumber daya manusia seperti
dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam
serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum
dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan. Secara
keseluruhan sistem perencanaan sumber daya perusahaan bertujuan
mengintegrasikan informasi yang diperoleh dari aplikasi-aplikasi
yang berbeda ke dalam satu sistembasis datayang bersifat
universal.Definisi Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (Human
Resources Information System / HRIS) adalah program aplikasi
komputer yang mengorganisir tatakelola dan tatalaksana manajemen
SDM di perusahaan guna mendukung proses pengambilan keputusan atau
biasa disebut dengan Decision Support System dengan menyediakan
berbagai informasi yang diperlukan.Pengertian menurut
wikipedia.com, yang dimaksud HRIS adalah sebuah bentuk
interseksi/pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya
manusia (MSDM) dan teknologi informasi. sistem ini menggabungkan
MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang
teknologi informasi ke dalam aktivitas-aktivitas MSDM seperti dalam
hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam
serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum
dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan/enterprise
resource planning (ERP).
Secara keseluruhan sistem ERP bertujuan mengintegrasikan
informasi yang diperoleh dari aplikasi-aplikasi yang berbeda ke
dalam satu sistem basisdata yang bersifat universal. Keterkaitan
dari modul kalkulasi finansial dan modul MSDM melalui satu
basisdata yang sama merupakan hal yang sangat penting yang
membedakannya dengan bentuk aplikasi lain yang pernah dibuat
sebelumnya, menjadikan aplikasi ini lebih fleksibel namun juga
lebih kaku aturan-aturannya. Karakteristik informasi yang
dipersiapakan dalam Sistem Informasi Sumberdaya Manusia adalah:
Timely (tepat waktu) Accurate (akurat) Concise (ringkas) Relevant
(relevan) Complete (lengkap)
Manajer dalam suatu perusahaan memerlukan informasi yang
memiliki karakteristik di atas dalam rangka mengambil suatu
keputusan (a decision making). Sumber Sistem Informasi Sumber Daya
Manusia
Membentuk sistem informasi sumber daya manusia yang
komprehensif, memerlukan informasi yang diperoleh dari berbagai
sumber. Formulir-formulir khusus dan kuisioner kuisioner dapat
dibuat untuk mengumpulkan informasi bagi keperluan Sistem Informasi
Sumber Daya Manusia, diungkapkan oleh Henry Simamora (1997 :94) di
dalam bukunya Manajemen Sumber Daya Manusia.Sumber-sumber informasi
dari Sistem Informasi Sumber Daya Manusia adalah sebagai berikut
:1. Blangko-blangko lamaran
Blangko lamaran harus dirancang sebagai guna mengumpulkan
informasi yangdibutuh-kan untuk Sistem Informasi Sumber Daya
Manusia. Informasi ini mencakup tingkat pendidikan, keahlian, dan
data biografis lainnya yang relevan. Setelah si calon diseleksi,
diminta menyelesaikan blanko kedua yang meminta informasi yang
lebih rinci untuk keperluan Sistem Informasi Sumber
DayaManusia.
2. Evaluasi-evaluasi pentingInformasi penting harus dimutahirkan
secara periodik meliputi keahlian Keahlian dan bakat karyawan,
tingkat kinerja saat ini dan potensipertumbuhannya. Organisasi
memerlukan informasi yang sahih untuk membuat keputusan-keputusan
perencanaan jangka panjang me-nyangkut individu-individu yang
memiliki potensi promosi3. Maklumat-maklumat perubahan
personaliaOrganisasi telah mengembangkan blanko sederhana yang
disebut maklumat perubahan personalia (personal change notice),
dimana penyedia dimintamelengkapi dan mengirimkan ke bagian sumber
daya manusia.4. Tindakan-tindakan pendisiplinan
Informasi yang bersangkut paut tindakan disipliner formal juga
diperlukan dalam Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. Beberapa
organisasi menggunakan formulir khusus untuk me-laporkan informasi
ini kepada bagian sumber daya manusia.5. Daftar gaji
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia kadang-kadang berisi
riwayat gajisetiap karyawan, termasuk gaji dasar, persentase
kenaikan setiap tahun dan setiap bonus serta penghargaan khusus
yang telah diberikan. Informasi ini dapat menjadi bagian dari data
yang disediakan melalui formulir evaluasi kerja. Komponen Sistem
Informasi Sumber Daya Manusia
Komponen-komponen Sistem Informasi Sumber Daya Manusia yang
dikemukakan oleh Henry Simamora dalam bukunya Manajemen Sumber Daya
Manusia adalah :a. Fungsi Masukan
Yaitu memberikan kemampuan untuk memasukan informasi personalia
kedalam Sistem Sumber Daya Manusia, fungsi ini mengumpulkan data
sepertisiapa yang mengumpulkan data, kapan, dan bagaimana data
diproses. Masukan-masukan dari Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
serupa dengan system manual, informasi karyawan,
kebijakan-kebijakan dan prosedur sumber daya manusia dan informasi
yang berkaitan dengan personalia lainnya harus dimasukan ke dalam
sistem agar dapat digunakan. Informasi ini biasanya dimasukan dari
dokumen-dokumen (seperti formulir lamaran) ke dalam komputer
pribadi yang dihubungkan dengan komputer besar (mainframecomputer).
Informasi dapat diketik, dibaca secara digital atau dipindah
(scanned) dari dokumen-dokumen dimasukan kedalam sistem dari
komputer-komputerlainnya atau diambil dari mesin-mesin lainnya yang
dihubungkan dengankomputer (misalnya mesin absensi yang dihubungkan
langsung dengan komputer).b. Fungsi PemrosesanSistem data dimasukan
ke dalam sistem informasi, fungsi pemeliharaan databaru (data
maintenance function) akan memperbaharui dan menambahkan data baru
ke dalam basis data yang ada. Dalam sistem yang tidak
terkomputerisasi, karyawan melakukan hal ini dengan tangan, mereka
mengarsipkan dokumen dokumen kertas dan membuat masukan-masukan
data ke dalam arsip arsip. Sistem yang terkomputerisasi melakukan
fungsi ini secara akurat dan cepat.
c. Fungsi KeluaranMerupakan fungsi yang paling terlihat dari
sebuah Sistem Informasi Sumber Daya Manusia.Untuk menghasilkan
fungsi keluaran yang bernilai bagi pemakai-pemakai komputer, Sistem
Informasi Sumber Daya Manusia harus memproses keluaran tersebut,
membuat kalkulasi-kalkulasi yang diperlukan dan setelah itu
memformat persentasinya dengan cara yang dapat dimengerti oleh para
pemakai. Sistem yang tidak terkomputerisasi melakukan hal ini
secara manual, menyusun statistik-statistik dan mengetik
laporan-laporan. Sistem yang terkomputerisasi melakukan hal ini
dengan menggunakan program-program yang canggih.
2.2. FUNGSI SUMBER DAYA MANUSIASumber Daya Manusia merupakan
departemen atau divisi yang bertanggung jawab terhadap pengelolaan
sumber daya manusia dalam sebuah organisas atas kegiatan-kegiatan
yang berhubungan dengan sumber daya menusia seperti perekrutan,
penerimaan, pendidikan, pelatihan, manajemen data, penghentian, dan
administrasi tunjangan.
Sumber daya manusia adalah faktor produksi yang kompleks apabila
dibandingkan dengan factor produksi lainnya. Manusia memiliki,
kemauan, keinginan, cita-cita, dan emosi. Tidaklah demikian dengan
sumber daya lainnya. Menurut Cherrington(1995: 11), fungsi-fungsi
sumber daya manusia terdiri dari:1. Staffing/EmploymentFungsi ini
terdiri dari tiga aktivitas penting, yaitu perencanaan, penarikan,
dan seleksi sumber daya manusia. Sebenamya para manajer bertanggung
jawab untuk mengantisispasi kebutuhan sumber daya manusia. Dengan
semakin berkembangnya perusahaan, para manajer menjadi lebih
tergantung pada departemen sumber daya manusia untuk mengumpulkan
informasi mengenai komposisi dan keterampilan tenaga kerja saat
ini.
Meskipun penarikan tenaga kerja dilakukan sepenuhnya oleh
departemen sumber daya manusia, departemen lain tetap terlibat
dengan menyediakan deskripsi dari spesifikasi pekerjaan untuk
membantu proses penarikan.
Dalam proses seleksi, departemen sumber daya manusia melakukan
penyaringan melalui wawancara, tes, dan menyelidiki latar belakang
pelamar. Tanggung jawab departemen sumber daya manusia untuk
pengadaan tenaga kerja ini semakin meningkat dengan adanya hukum
tentang kesempatan kerja yang sama dan berbagai syarat yang
diperlukan perusahaan.2. Performance EvaluationSumber daya manusia
merupakan tanggung jawab departemen sumber daya manusia dan para
manajer. Para manajer menanggung tanggung jawab utama untuk
mengevaluasi bawahannya dan departemen sumber daya manusia
bertanggung jawab untuk mengembangkan bentuk penilaian kinerja yang
efektif dan memastikan bahwa penilaian kinerja tersebut dilakukan
oleh seluruh bagian perusahaan.
Departemen sumber daya rnanusia juga perlu melakukan pelatihan
terhadap para manajer tentang bagaimana membuat standar kinerja
yang baik dan membuatpenilaian kinerja yang akurat.3. Compensation
(kompensasi)
Dalam halkompensasi/rewarddibutuhkan suatu koordinasi yang baik
antara departemen sumber daya manusia dengan para manajer. Para
manajer bertanggung jawab dalam hal kenaikan gaji, sedangkan
departemen sumber daya manusia bertanggung jawab untuk
mengembangkan struktur gaji yang baik. Sistem kompensasi yang
memerlukan keseimbangan antara pembayaran dan manfaat yang
diberikan kepada tenaga kerja.
Pembayaran meliputi gaji, bonus, insentif, dan pembagian
keuntungan yang diterima oleh karyawan. Manfaat meliputi asuransi
kesehatan, asuransi jiwa, cuti, dan sebagainya. Departemen sumber
daya manusia bertanggung jawab untuk memastikan bahwa kompensasi
yang diberikan bersifat kompetitif diantara perusahaan yang
sejenis, adil, sesuai. dengan hukum yang berlaku (misalnya:UMR),
dan memberikanmotivasi.4. Training and Development
Departemen sumber daya manusia bertanggung jawab untuk membantu
para manajer menjadi pelatih dan penasehat yang baik bagi
bawahannya, menciptakan program pelatihan dan pengembangan yang
efektifbaik bagi karyawan baru (orientasi) maupun yang sudah ada
(pengembangan keterampilan), terlibat dalam program pelatihan dan
pengembangan tersebut, memperkirakan kebutuhan perusahaan akan
program pelati han dan pengembangan, serta mengevaluasi efektifitas
progam pelatihan dan pengembangan.
Tanggung jawab departemen sumber daya manusia dalam hal ini juga
menyangkut masalah pemutusan hubungan kerja Tanggung jawab ini
membantu restrukturisasi perusahaan dan memberikan solusi terhadap
konflik yang terjadi dalam perusahaan.5. Employee RelationsDalam
perusahaan yang memiliki serikat pekeja, departemen sumber daya
manusia berperan aktif dalam melakukan negosiasi dan mengurus
masalah persetujuan dengan pihak serikat pekerja. Membantu
perusahaan menghadapi serikat pekerja merupakan tanggung jawab
departemen sumber daya manusia. Setelah persetujuan disepakati,
departemen sumber daya manusia membantu para manajer tentang
bagaimana mengurus persetujuan tersebut dan menghindari keluhan
yang lebih banyak. Tanggung jawab utama departernen sumber
dayamanusia adalah untuk menghindari praktek-praktek yang tidak
sehat (misalnya : mogok kerja, demonstrasi).
Dalam perusahaan yang tidak memiliki serikat kerja, departemen
sumber daya manusia dibutuhkan untuk terlibat dalam hubungan
karyawan. Secara umum, para karyawan tidak bergabung dengan serikat
kerja jika gaji mereka cukup memadai dan mereka percaya bahwa pihak
perusahaan bertanggung jawab terhadap kebutuhan mereka. Departemen
sumber daya manusia dalam hal ini perlu memastikan apakah para
karyawan diperlakukan secara baik dan apakah ada cara yang baik dan
jelas untuk mengatasi keluhan.
Setiap perusahaan, baik yang memiliki serikat pekerja atau
tidak, memerlukan suatu cara yang tegas untuk meningkatkan
kedisiplinan serta mengatasi keluhan dalam upaya mengatasi
permasalahan dan melindungi tenaga kerja.6. Safety and Health
Setiap perusahaan wajib untuk memiliki dan melaksanakan program
keselamatan untuk mengurangi kejadian yang tidak diinginkan dan
menciptakan kondisi yang sehat. Tenaga kerja perlu diingatkan
secara terus menerus tentang pentingnya keselamatan kerja Suatu
program keselamatan kerja yang efektif dapat mengurangi jumlah
kecelakaan dan meningkatkan kesehatan tenaga kerja secara umum.
Departemen sumber daya manusia mempunyai tanggung jawab utama
untuk mengadakan pelatihan tentang keselamatan kerja,
mengidentifikasi dan memperbaiki kondisi yang membahayakan tenaga
kerja, dan melaporkan adanya kecelakaan kerja.7. Personnel
Research
Dalam usahanya untuk meningkatkan efektifitas perusahan,
departemen sumber daya manusia melakukan analisis terhadap masalah
individu dan perusahaan serta membuat perubahan yang sesuai.
Masalah yang sering diperhatikan oleh departemen sumber daya
manusia adalah penyebab terjadinya ketidakhadiran dan keterlambatan
karyawan, bagaimana prosedur penarikan dan seleksi yang baik, dan
penyebab ketidakpuasan tenaga kerja. Departemen sumber daya manusia
bertanggung jawab untuk mengumpulkan dan menganalisis informasiyang
menyinggung masalah ini. Hasilnya digunakan menilai apakah
kebijakan yang sudah ada perlu diadakan perubahan atau tidak.
Peran Departemen Sumber Daya Manusia
Dalam hubungannya dengan para manajer dan untuk melaksanakan
fungsi-fungsinya, departemen sumber daya manusia memiliki peran
yang diharapkan dapat membantu para manajer untuk mencapai tujuan
perusahaan.
Menurut Cherrington (1995:8) peranan departemen sumber daya
manusia terdiri dari:
Advisory/Counseling Role
Dalam peran ini, departemen sumber daya manusia berperan sebagai
konsultan internal yang bertugas mengumpulkan informasi, menentukan
pennasalahan, menentukan solusi atas masalah tersebut, dan
memberikan bantuan serta panduan dalam memecahkan permasalahan
sumber daya manusia yang dihadapi oleh perusahaan.
Peran departemen sumber daya manusia ini tampak dalam tanggung
jawabnya mengenai staffing, performance evaluation, program
pelatihan, dan pemutusan hubungan kerja. Dalam hal ini, departemen
sumber daya manusia menyediakan masukan yang membantu para manajer
untuk mengambil keputusan. Service Role
Dalam peran ini departemen sumber daya manusia melakukan
aktivitas yang memberikan pelayanan secara langung kepada pihak
manajer. Penari kan, pelatihan orientasi, melakukan pencatatan, dan
melaporkan pekerjaan merupakan contoh perananini. Control Role
Dalam melaksanakan peran ini, departemen sumber daya manusia
bertugas untuk mengendalikan fungsi manajemen sumber daya manusia
dalam perusahaan. Departemen sumber daya manusia mengeluarkan
kebijakan dan mengendalikan sumber daya manusia melalui kebijakan
tersebut, sehingga departemen sumber daya manusia berperan sebagai
wakil pihak top management perusahaan. Dengan adanya berbagai
peraturan, peran ini semakin penting dalam mengatur masalah
keselamatan kerja, kesempatan kerja yang sama, hubungan tenaga
kerja, dan kompensasi. Merancang dan Menerapkan Sistem Informasi
Sumber Daya Manusia
Untuk merancang sistem informasi sumber daya manusia yang
efektif, pakar menyarankan dengan pertanyaan mengenai data yang
harus dimasukan. Pertanyaan yang harus diajukan adalah :1.
Informasi apa yang tersedia Dan informasi apa yang dibutuhkan
mengenai orang-orang dalam organisasi.2. Untuk kegunaan apa
informasi tersebut.3. Dalam format apa hasil akan dipresentasikan
agar sesuai dengan dokumen organisasional lainnya.
4. Siapa yang mebutuhkan informasi tersebut.5. Kapan dan
seberapa sering informasi tersebut dibutuhkan.
Kegunaan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM), adalah
sebagai berikut :1. Perencanaan dan Analisis SDMa. Bagian
organisasib. Proyeksi kepegawaianc. Analisis ketidakhadirand.
Pembiayaan restrukturisasie. Pencocokan pekerjaan internal2.
Kesetaraan dalam Pekerjaana. Pelacakan pelamarb. Analisis
ketersediaan3. Kepegawaiana. Sumber perekrutanb. Pelacakan
pelamarc. Analisis penolakan penawaran4. Pengembangan SDMa. Profil
pelatihan karyawanb. Penilaian kebutuhan latihanc. Perencanaan
penggantiand. Kepemimpinane. Peminatan dan pengalaman karier5.
Kompensasi dan Tunjangana. Struktur penggajianb. Pembiayaan
upah/gajic. Administrasi tunjangan yang fleksibeld. Pengambilan
cuti tahunane. Analisis penggunaan tunjanganf. Laporan pajak6.
Kesehatan, Keselamatan Kerja dan Keamanana. Pelatihan keselamatanb.
Catatan kecelakaanc. Catatan data material7. Hubungan Karyawan dan
Buruha. Pembiayaan negosiasi serikat pekerjab. Catatan auditc.
Hasil survey sikapd. Analisis wawancara keluar kerjae. Sejarah
kerja karyawan.2.3. KEGIATAN UTAMA SUMBER DAYA MANUSIAKegiatan
utama dari Sumber Daya Manusia adalah:
1. Perekrutan dan Penerimaan
Rekrutmen adalah proses mencari, menemukan, mengajak dan
menetapkan sejumlah orang dari dalam maupun dari luar perusahaan
sebagai calon tenaga kerja dengan karakteristik tertentu seperti
yang telah ditetapkan dalam perencanaan sumber daya manusia.
Merekrut pegawai adalah pekerjaan klasik yang sudah ada dan
dilakukan baik untuk keperluan pribadi atau keluarga maupun
perusahaan. Pekerjaan ini memang dapat dilakukan begitu saja tanpa
ilmu manajemen tertentu, hanya berdasarkan intuisi apakah seseorang
yang akan direkrut baik atau tidak attitudenya dan cocok atau tidak
dengan jenis pekerjaannya.
Hal-hal yang perlu diperhatikan agar rekrutmen tersebut menjadi
efektif, yaitu: Posisi atau jabatan yang diperlukan untuk diisi,
apakah untuk level managerial atau untuk level staff Sebutkan
gender yang diinginkan termasuk juga statusnya Rentang usia
biasanya terkait erat dengan pengalaman kerja dan tingkah laku
Pengalaman yang dibutuhkan oleh perusahaan dari calon karyawan yang
berpengaruh pada keahlian, kemampuan, dan pengetahuan. Perhatikan
riwayat pengalaman kerja calon karyawan, sesuai dengan bidang usaha
yang kita inginkan Penampilan juga turut menentukan Tempat tinggal
calon karyawan dari kantor kita. Aspek penting dalam perekrutan
karyawan
a. Di Mana Melakukan Publikasi untuk Karyawan Baru?
Tulis dan tempatkan iklan Anda di tempat yang paling dicari.
Misalnya, kalau mau disiarkan di media cetak, pilih halaman yang
paling banyak dibaca orang, atau minta dimuat pada hari Minggu.
Sesuaikan dengan karyawan yang ingin Anda rekrut. Pilih surat kabar
khusus yang banyak dibaca oleh professional. Ada baiknya
mengirimkan job opening ke kampus-kampus atau sekolah bisnis.
Biarkan institusi pendidikan mengetahui perusahaan Anda dan tujuan
perekrutan.Ada baiknya juga untuk beriklan di radio, televisi kabel
atau dengan cara mensponsori suatu kegiatan promosi. Cara lain
adalah mencoba iklan luar ruang seperti memasang iklan lowongan
kerja di busway atau di temmpat umum lainnya. Cara ini akan meraih
audiens yang luas.1. Bagaimana Merekrut Karyawan dalam Pasar Kerja
yang Melimpah?
Dapatkan referensi tentang calon pegawai dari karyawan Anda
Mintalah supplier Anda untuk merekomendasikan orang yang menurut
mereka berkualitas Masukkan iklan lowongan di internet Pertimbangan
dari berbagai macam sumber.
2. Strategi Merekrut yang Cerdas Rekrutlah dengan pelan.
Bangunlah kemauan untuk mengorbankan waktu dan energi dalam
mengambil keputusan perekrutan. Pastikan dengan jelas di benak Anda
apa yang disyaratkan pekerjaan dan nilailah kualifikasi para
kandidat berdasarkan kualifikasi pekerjaan tersebut. Bayangkan
seberapa baik kandidat akan sesuai dengan budaya perusahaan Anda.
Apakah sikap mereka sesuai? Apakah dia komperatif? Persempit jumlah
kandidat yang serius. Cara mengeluarkan kandidat misalnya dengan
mengumumkan bahwa diperlukan tes narkoba untuk semua karyawan baru,
atau meminta mereka membuat tulisan singkat mengapa mereka
menginginkan pekerjaan tersebut. Lakukan wawancara singkat dengan 8
10 kandidat terbaik untuk mengurangi jumlah kandidat. Kemudian
lakukan wawancara yang lebih panjang dengan dua atau tiga kandidat
yang terpilih.
Hasil yang didapatkan dari proses rekrutmen adalah sejumlah
tenaga kerja yang akan memasuki prosesseleksi, yakni proses untuk
menentukan kandidat yang paling layak untuk mengisi jabatan
tertentu yang tersedia di perusahaan.
Tahap awal yang perlu dilakukan dalam seleksi adalah menerima
berkas lamaran dan melihat daftar riwayat hidup atau curriculum
vittae (CV) milik pelamar. Kemudian dari cv pelamar dilakukan
penyortiran antara pelamar yang akan dipanggil dengan yang gagal
memenuhi standar suatu pekerjaan. Lalu berikutnya adalah memanggil
kandidat terpilih untuk dilakukan ujian test tertulis, wawancara
kerja atau interview dan proses seleksi lainnya.
Seleksi dan rekrutmen bertanggung jawab untuk menjawab kebutuhan
pegawai melalui penerimaan pegawai hingga penempatan para pegawai
baru tersebut di posisi-posisi yang tepat.
Sedangkan penerimaan adalah proses menerima sejumlah orang
sebagai pegawai setelah melalui proses seleksi yang telah
ditetapkan oleh perusahaan.2. Pendidikan dan Pelatihan
Pendidikan dan pelatihan memiliki fungsi untuk menjaga kualitas
sumber daya manusia dalam organisasi melalui berbagai aktivitas
pelatihan, pendidikan dan pengembangan sebagai upaya peningkatan
kemampuan dan keterampilan kerja. Aktivitas ini dapat dilakukan
secara internal maupun eksternal.
Pendidikan dan pelatihan digunakan untuk : Mendapatkan kualitas
dan kuantitas pegawai yang tepat yang diperlukan untuk mencapai
tujuan organisasi. Memberikan informasi kepada pegawai sehingga
dapat menambah pengetahuan dan keterampilan. Memberikan pengertian
tentang kewajiban dan tanggung jawab dari suatu jabatan dan tentang
tugas-tugas yang terkandung dalam tiap jabatan, serta bagaimana
melaksanakan tugas tersebut.
Agar menyediakan Pelatihan yang baik untuk karyawan yang
berpendidikan tinggi dan untuk karyawan yang berpendidikan rendah
maka perusahaan harus memberikan suatu fasilitas. Hal ini dilakukan
agar karyawan yang berpendidikan rendah dapat memperoleh pendidikan
tinggi dan karyawan yang berpendidikan tinggi dapat lebih
meningkatkan kemampuannya.
3. Manajemen Data
Manajemen data adalah suatu kegiatan pengolahan data yang
berhubungan dengan pegawai dan memproses data tersebut sehingga
data tersebut dapat digunakan sebagai sumber informasi untuk
memenuhi kebutuhan informasi bagi semua yang membutuhkan.
4. Penghentian dan Administrasi Tunjangan
Kegiatan penghentian berfungsi untuk mengelola seluruh tindakan
pemutusan hubungan kerja dalam organisasi yang disebabkan karena
banyak hal seperti habisnya masa kontrak, pensiun, meninggal, atau
karena suatu kesalahan yang menyebabkan seorang pegawai harus
diberhentikan.
Sedangkan administrasi tunjangan suatu kegiatan di dalam
perusahaan yang bertugas untuk mengelola tunjangan-tunjangan yang
harus diberikan kepada pegawai yang masih bekerja maupun pagawai
yang sudah pensiun.2.4. ARUS SUMBER DAYA PERSONIL
Model Sistem Informasi Sumber Daya ManusiaPerencanaan awal harus
memasukan sebuah model keseluruhan yang akan menggambarkan
masukan-masukan, transformasi, dan keluaran-keluaran yang
diharapkan dari sebuah sistem. Model Sistem Informasi Sumber Daya
Manusia menggunakan format umum yang sama dari subsistem input,
database, dan subsistem output yang telah digunakan berbagai area
fungsional lain.
Penjelasan :
Perusahaan yang membutuhkan pegawai terlebih dahulu melakukan
kegiatan perekrutan terhadap calon pegawai sesuai dengan keahlian
dan kemampuan yang telah ditentukan oleh perusahaan tersebut. Calon
pegawai yang memenuhi syarat kemudian diterima menjadi pegawai
perusahaan. Pegawai yang telah bekerja diberikan diklat berupa
pendidikan dan pelatihan oleh perusahaan untuk meningkatkan
kualitas. Kemudian perusahaan melakukan kegiatan penghentian
terhadap pegawai yang telah habis masa kontrak ataupun pegawai yang
harus pensiun. Perusahaan memberikan tunjangan kepada pegawai yang
masih bekerja ataupun yang telah pensiun. Semua kegiatan tersebut
dikelola oleh suatu manajemen data yang ada di dalam
perusahaan.2.5. MODEL SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA
Penjelasan :
Sistem informasi sumber daya manusia memperoleh data-data dari
berbagai sumber. Data-data yang masuk berasal dari sumber internal
(Sinformasi Akuntansi dan Subsistem Penelitian SDM) dan sumber
eksternal (Subsistem Inteligen SDM). Kemudian semua data dimasukan
ke dalam suatu database yang nantinya akan dikelola menjadi sebuah
informasi yang lebih bermanfaat. Informasi yang telah dihasilkan
kemudian dimanfaatkan oleh Subsistem Angkatan kerja, Subsistem
Perekrutan, Subsistem Manajemen Angkatan Kerja, Subsistem
Kompensasi, Subsistem Tunjangan, dan Subsistem Pelaporan Lingkungan
untuk disalurkan atau diberikan kepada para pemakai yang
membutuhkan informasi tersebut.2.6. Komponen Sumber Daya Manusia
(SDM) Komponen dalam Sumber Daya Manusia dapat dijelaskan sebagai
berikut :1. Subsistem Input
Kombinasi standar dari pengolahan data, penelitian, dan
intelejen.Subsistem ini terdiri dari :a. Sistem Informasi Data
PersonilMenyediakan data personil bagi Sistem Informasi Sumber Daya
Manusia sehingga database berisi gambaran yang lengkap dari sumber
daya personil yang berupa non keuntungan relatif lebih permanen
seperti : nama pegawai, jenis kelamin, tanggal lahir, pendidikan,
jumlah tanggungan.b. Subsistem Penelitian Sumber Daya
ManusiaMengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus,
contohnya : penelitian suksesi, analisis dan evaluasi jabatan dan
penelitian keluhan.c. Subsistem Intelijen Sumber Daya Manusia
Subsistem ini mengumpulkan data berhubungan dengan Sumber Daya
Manusia (SDM) dari lingkungan perusahaan. Elemen lingkungan yang
menyediakan data ini meliputi pemerintah, pemasok, tenaga kerja,
masyarakat global, dan sebagainya.
2. Database Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM)Database
yang digunakan adalah berbasis komputer yang meliputi :a. Isi
DatabaseData pegawai, seperti : tanggal lahir, nama, departemen,
jabatan, tingkat pendidikan, dan lain-lain.Data non pegawai, yang
mengidentifikasi data dan menjelaskan organisasi di lingkungan
per-usahaan seperti agen tenaga kerja, akademis, universitas,
serikat kerja, serta pemerintahan.b. Lokasi Database Sistem
Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM)Sebagai database Sistem
Informasi Sumber Daya Manusia ditempatkan pada komputer sentral
perusahaan, tetapi database yang lain bisa berada didivisi khusus
seperti pada divisi operasi lain dan luar pusat pelayanan.c.
Perangkat Lunak Manajemen DatabasePerangkat lunak yang digunakan
dalam mengelola database Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
perusahaan contohnya : IMS, FOCUS, Dbase, dan lain-lain.3.
Subsistem Output
Mencerminkan hasil pengelolahan data Sumber Daya Manusia (SDM)
personil perusahaan, yang meliputi :a. Subsistem Perencanaan
Angkatan KerjaSubsistem ini meliputi semua kegiatan yang
memungkinkan manajemen untuk mengidentifikasi kebutuhan pegawai di
masa datang sepertipembuatan bagan organisasi, peramalan gaji,
analisis atau evaluasi jabatan.b. Subsistem Perekutan
Subsistem ini mengidentifikasi dua aplikasi perekutan yaitu
penelusuran pelamaran dan pencarian internal.c. Subsistem Manajemen
Angkatan KerjaMeliputi penilaian kerja, pendidikan dan pelatihan,
pengendalian posisi, realokasi, keahlian atau kompetisi, suksesi
dan pendisiplinan.d. Subsistem KompesasiMendeskripsikan segala
bentuk informasi yang berkaitan dengan balas jasa terhadap apa yang
telah dikerjakan oleh karyawan, meliputi peningkatanpenghargaan,
gaji, kompesasi eksekutif, intensif bonus kehadiran.
e. Subsistem benefitSubsistem benefit ini seperti berapa besar
pensiun yang diperoleh seorang karyawan dan masa kerjanya.
BAB. III
PENUTUP3.1. KESIMPULAN
Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia adalah sebuah
sistem yang mendukung proses pengambilan keputusandengan
menyediakan berbagai informasi yang diperlukan. Informasi yang
disediakan merupakan berbagai informasimengenai pegaswai dalam
sebuah organisasi atau perusahaan. Sistem informasi sumber daya
manusia sangat penting dalam suatu perusahaan, karena kesuksesan
suatu perusahaan salah satunya ditentukan oleh kualitas sumber daya
manusia yang terdapat dalam perusahaan tersebut.
Kegiatan utama Sumber Daya Manusia adalah perekrutan dan
penerimaan, pendidikan dan pelatihan, manajemen data, serta
penghentian dan administrasi tunjangan.
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia terdiri dari Subsistem
input (Sistem Informasi Akuntansi, Subsistem penelitian SDM, dan
Subsistem Intelijen SDM), database, dan Subsistem output (Subsistem
Angkatan Kerja, Subsistem Perekrutan, Subsistem Manajemen Angkatan
Kerja, Subsistem Kompensasi, Subsistem Tunjangan, dan Subsistem
Pelaporan Lingkungan)
DAFTAR PUSTAKA
1. Laudon, Keneth C.2004.Sistem Informasi
Manajemen.Andi:Yogyakarta2. Jogiyanto. Sistem Teknologi Informasi.
Andi, Yogyakarta :249 257.3. Sedarmayanti.(2007).Manajemen Sumber
Daya Manusia.Bandung : Aditama.
4.
http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_manajemen_sumber_daya_manusia
5. www.portalhr.com6.
http://abstraksi-ta.fti.itb.ac.id/?abstraksi=1&details=1&id=15&tahun=20057.
http://www.portalhr.com/tips/2id20.html8. http://www.google.com9.
http://vellyajah.blogspot.com/2008/09/sistem-informasi-sumber-daya-manusia.html10.
http://yodisetyawan.wordpress.com/2008/05/02/sistem-informasi-sumber-daya-manusia.11.
http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_manajemen_sumber_daya_manusia12.
http://antordo.blogspot.com/2009/10/sistem-informasi-sumber-daya-manusia.html13.
http://dinkesbonebolango.org/index2.php?option=com_content&do_pdf=1&id=21514.
http://www.ardy.biz/2010/11/sistem-informasi-sumber-daya-manusia.html1