MAKALAH - · PDF fileMAKALAH “ SISTEM INFORMASI ... Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang

MAKALAH

“ SISTEM INFORMASI MANAJEMEN TENDER E-PROC “

LAPORAN TUGAS KELOMPOK

Diajukan untuk memenuhi persyaratan Nilai UAS

Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen

DISUSUN OLEH :

1. Yoga Prasetio 12140845

2. Ana Aliyatun Nisa 12140525

3. Nita Rizkiana 12144797

4. M. Adek Amsyah 12141589

5. Caroline 12141094

Kelas : 12.3I.07

Program Studi Manajemen Informatika

Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika

Kramat / Salemba Jakarta

2015

Makalah Sistem Informasi Manajemen Tender E-Proc 1

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas segala karunia

yang telah dilimpahkan, sehingga penulis dapat menyelesaikan makalah yang dengan

Tema “Sistem Informasi Manajemen Tender E-Proc”.

Sebagaimana ketentuan yang sudah berlaku di Akademi Manajemen

Informatika & Komputer Bina Sarana Informatika, bahwa mahasiswa diharuskan

menyusun makalah sebagai salah satu persyaratan untuk memperoleh nilai UAS mata

kuliah Sistem Informasi Manajemen.

Dengan kerendahan hati penulis mengucapkan terima kasih kepada semua

pihak yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan makalah ini. Penulis

menyadari bahwa dalam penulisan ini masih terdapat banyak kekurangan, untuk itu

penulis mengharapkan kritik dan saran yang sifatnya membangun demi

kesempurnaan makalah ini. Akhir kata penulis berharap semoga makalah ini dapat

memberikan manfaat dan pengembangan wawasan bagi mahasiswa dan pembaca

pada umumnya.

Jakarta, November 2015

Penulis


DAFTAR ISI

COVER

KATA PENGANTAR 1

DAFTAR ISI 2

BAB I PENDAHULUAN 3

A. Latar Belakang 4

B. Maksud dan Tujuan 4-5

C. Manfaat Penelitian 5

D. Sistematika Penelitian 5

BAB II LANDASAN TEORI 6

A. Tinjauan Teori 6

1. Konsep Dasar Sistem Informasi 6-7

2. Komponen Sistem Informasi 7-9

3. Elemen Sistem Informasi 9-11

4. Klasifikasi Sistem Informasi 11-13

5. Pengelola Sistem Informasi 13-14

6. Pengembangan Sistem Informasi 14-15

7. Jenis – Jenis Sistem Informasi 15-17

BAB III HASIL ANALISA SISTEM INFORMASI 18

A. Tinjauan Perusahaan 18

1. Sejarah Perusahaan 18

2. Visi dan Misi Perusahaan 18-19

3. Struktur Organisasi 19-21


B. Prosedur Sistem Berjalan 21

1. Perancangan Sistem Informasi Perusahaan 21-22

2. Flowchart Kegiatan Perusahaan 23-25

C. Permasalahan

1. Strategi Instansi/Lembaga Lain 26-27

2. Kegiatan Instansi/Lembaga Lain 28-31

BAB IV PENUTUP 32

A. Kesimpulan 32

B. Saran 32

DAFTAR PUSTAKA


BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Sistem Informasi adalah kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas

orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen.

Dalam arti yang sangat luas, istilah sistem informasi yang sering digunakan merujuk

kepada interaksi antara orang, proses algoritmik, data, dan teknologi. Istilah ini

digunakan untuk merujuk tidak hanya pada penggunaan organisasi teknologi

informasi dan komunikasi (TIK), tetapi juga untuk cara di mana orang berinteraksi

dengan teknologi ini dalam mendukung proses bisnis.

Dalam hal ini, Sistem Informasi Manajemen pada Tender-Eproc merupakan

strategi yang berperan penting dalam proses pelaksanaannya agar bisa dilaksanaakan

sesuai dengan rencana. Sistem informasi ini juga bisa disebut sebagai tipe khusus dari

sistem kerja yaitu suatu sistem di mana manusia dan atau mesin melakukan tindakan

dalam proses pelaksanaan kerja.

B. MAKSUD DAN TUJUAN

Kedudukan Informasi Manajemen Sistem memiliki beberapa maksud, yaitu :

a. Mengetahui kegiatan perusahaan dalam Tender E-Proc

b. Memberikan suatu informasi dalam pengolahan data Tender E-Proc

c. Membantu mempermudah penyajian data Tender E-Proc

d. Memacu mahasiswa untuk dapat memahami pengumpulan, pengolahan serta

penganalisaan data, dan penarikan kesimpulan serta pembuatan keputusan

pada setiap melakukan kegiatan penelitian.

e. Menambah wawasan dalam hal menganalisa sebuah data pengerjaan Tender

E-Proc


Adapun tujuan dari penulisan makalah ini adalah sebagai berikut :

a. Untuk memenuhi salah satu tugas untuk nilai Ujian Akhir Semester (UAS)

pada mata kuliah Sistem Informasi Manajemen.

b. Sebagai penambah pengetahuan tentang analisa sistem yang berjalan dalam

sebuah perusahaan.

C. MANFAAT PENELITIAN

Kami mengharapkan dengan adanya observasi ini dapat menambah

pengetahuan kami dan makalah ini dapat dimengerti oleh pembaca dan dapat

memahami pentingnya ilmu statistika dalam kehidupan sehari-hari.

D. SISTEMATIKA PENELITIAN

Untuk mempermudah pembaca mengerti akan maksud dan isi makalah

ini,maka penulis mengadakan penggolongan secara garis besar sesuai dengan

permasalahan yang akan dibahas yaitu :

BAB I : Dalam bab Pendahuluan ini Kami mencoba menguraikan tentang

Latar Belakang, Maksud dan Tujuan Penelitian,Manfaat Penelitian dan

Sistematika Penelitian.

BAB II : Dalam bab Landasan Teori ini akan diuraikan mengenai

Tinjauan Teori yaitu Konsep Dasar Sistem Informasi, Komponen Sistem

Informasi, Elemen Sistem Informasi, Klasifikasi Sistem Informasi,

Pengelola Sistem Informasi, Pengembangan Sistem Informasi, Jenis-Jenis

Sistem Informasi.

BAB III : Dalam bab Hasil Analisa Sistem Informasi ini akan dibahas

mengenai Tinjauan Perusahaan, Prosedur Sistem Berjalan, dan

Permasalahan.

BAB V : Dalam bab penutup ini kami menguraikan tentang kesimpulan

dan saran berdasarkan atas pada bab pembahasan sebelumnya

DAFTAR PUSTAKA


BAB II

LANDASAN TEORI

A. TINJAUAN TEORI

1. KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI

a. Konsep Dasar Sistem

Suatu sistem pada dasarnya adalah sekolompok unsur yang erat

hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama

untuk mencapai tujuan tertentu. Secara sederhana, suatu sistem dapat

diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur,

komponen, atau variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling

tergantung satu sama lain, dan terpadu. Dari defenisi ini dapat dirinci

lebih lanjut pengertian sistem secara umum, yaitu :

a) Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur

b) Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang

bersangkutan

c) Unsur sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan

system

d) Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih

besar.

b. Konsep Dasar Informasi

Secara umum informasi dapat didefinisikan sebagai hasil

dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan

lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu

kejadian-kejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan


keputusan. Informasi merupakan data yang telah diklasifikasikan

atau diolah atau diinterpretasi untuk digunakan dalam proses

pengabilan keputusan.

c. Konsep Dasar Sistem Informasi

Sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu

organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi

harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat

manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk

dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan informasi

yang diperlukan untuk pengambilan keputusan. Sistem informasi

dalam suatu organisasi dapat dikatakan sebagai suatu sistem yang

menyediakan informasi bagi semua tingkatan dalam organisasi

tersebut kapan saja diperlukan. Sistem ini menyimpan, mengambil,

mengubah, mengolah dan mengkomunikasikan informasi yang

diterima dengan menggunakan sistem informasi atau peralatan

sistem lainnya.

2. KOMPONEN SISTEM INFORMASI

Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut

blok bangunan (building blok), yang terdiri dari komponen input,

komponen model, komponen output, komponen teknologi, komponen

hardware, komponen software, komponen basis data, dan komponen

kontrol. Semua komponen tersebut saling berinteraksi satu dengan yang

lain membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran, berikut

komponen system informasi :


a. Komponen input

Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi.

Input disini termasuk metode dan media untuk menangkap data yang

akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumendokumen dasar.

b. Komponen model

Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan

model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang

tersimpan di basis data dengan cara yag sudah ditentukan untuk

menghasilkan keluaran yang diinginkan.

c. Komponen output

Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan

informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk

semua pemakai sistem.

d. Komponen teknologi

Teknologi merupakan “tool box” dalam sistem informasi,

Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model,

menyimpan dan mengakses data, neghasilkan dan mengirimkan

keluaran, dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.

e. Komponen hardware

Hardware berperan penting sebagai suatu media penyimpanan

vital bagi sistem informasi.Yang berfungsi sebagai tempat untuk

menampung database atau lebih mudah dikatakan sebagai sumber data

dan informasi untuk memperlancar dan mempermudah kerja dari

sistem informasi.


f. Komponen software

Software berfungsi sebagai tempat untuk

mengolah,menghitung dan memanipulasi data yang diambil dari

hardware untuk menciptakan suatu informasi.

g. Komponen basis data

Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling

berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di

pernagkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk

memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis data untuk

keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data

perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang

dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna

untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau

dimanipulasi menggunakan perangkat lunak paket yang disebut

DBMS (Database Management System).

h. Komponen control

Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti

bencana alam, api, temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan,

kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, ketidak efisienan, sabotase dan

lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan

diterapkan untuk meyakinkan bahwa halhal yang dapat merusak

sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan

dapat langsung cepat diatasi.

3. ELEMEN SISTEM INFORMASI

Sistem informasi terdiri dari elemen-elemen yang terdiri dari

orang, prosedur, perangkat keras, perangkat lunak, basis data, jaringan


komputer dan komunikasi data. Semua elemen ini merupakan komponen

fisik.

a. Orang

Orang atau personil yang di maksudkan yaitu operator

komputer, analis sistem, programmer, personil data entry, dan

manajer sistem informasi/EDP

b. Prosedur

Prosedur merupakan elemen fisik. Hal ini di sebabkan karena

prosedur disediakan dalam bentuk fisik seperti buku panduan dan

instruksi. Ada 3 jenis prosedur yang dibutuhkan, yaitu instruksi

untuk pemakai, instruksi untuk penyiapan masukan, instruksi

pengoperasian untuk karyawan pusat komputer.

c. Perangkat keras

Perangkat keras bagi suatu sistem informasi terdiri atas

komputer (pusat pengolah, unit masukan/keluaran), peralatan

penyiapan data, dan terminal masukan/keluaran.

d. Perangkat lunak

Perangkat lunak dapat dibagi dalam 3 jenis utama :

Sistem perangkat lunak umum, seperti sistem

pengoperasian dan sistem manajemen data yang

memungkinkan pengoperasian sistem komputer.

Aplikasi perangkat lunak umum, seperti model analisis

dan keputusan.

Aplikasi pernagkat lunak yang terdiri atas program

yang secara spesifik dibuat untuk setiap aplikasi.


e. Basis data

File yang berisi program dan data dibuktikan dengan adanya

media penyimpanan secara fisik seperti diskette, hard disk,

magnetic tape, dan sebagainya. File juga meliputi keluaran tercetak

dan catatan lain diatas kertas, mikro film, an lain sebagainya.

f. Jaringan computer

Jaringan komputer adalah sebuah kumpulan komputer, printer

dan peralatan lainnya yang terhubung dalam satu kesatuan.

Informasi dan data bergerak melalui kabel-kabel atau tanpa kabel

sehingga memungkinkan pengguna jaringan komputer dapat saling

bertukar dokumen dan data.

g. Komunikasi data

Komunikasi data adalah merupakan bagian dari telekomunikasi

yang secara khusus berkenaan dengan transmisi atau pemindahan

data dan informasi diantara komputerkomputer dan pirant-piranti

yang lain dalam bentuk digital yang dikirimkan melalui media

komunikasi data. Data berarti informasi yang disajikan oleh isyarat

digital. Komunikasi data merupakan bagian vital dari suatu sistem

informasi karena sistem ini menyediakan infrastruktur yang

memungkinkan komputer-komputer dapat berkomunikasi satu

sama lain.

4. KLASIFIKASI SISTEM INFORMASI

Sistem informasi merupakan suatu bentuk integrasi antara satu

komponen dengan komponen lain karena sistem memiliki sasaran yang

berbeda untuk setiap kasus yang terjadi yang ada di dalam sistem tersebut.


Oleh karena itu, sistem dapat di klasifikasikan dari beberapa sudut

pandang, diantaranya:

a. Sistem abstrak dan Sistem fisik

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-

ide yang tidak tampak secara fisik,misalnya sistem teologia,

yaitu sistem yang berupa pemikiran hubungan antara manusia

dengan Tuhan.

Sistem fisik merupakan sistem secara fisik, misalnya sistem

komputer.

b. Sistem alamiah dan Sistem buatan manusia

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam,

tidak dibuat oleh manusia, misalnya sistem perputaran bumi.

Sistem buatan manusia merupakan sistem yang melibatkan

interaksi manusia dengan mesin, yang disebut human machine

system. Sistem informasi berbasis internet merupakan contoh

human machine system karena menyangkut penggunaan

komputer yang berinteraksi dengan manusia.

c. Sistem deterministik dan Sistem probabilistic

Sistem deterministik adalah sistem yang beroperasi dengan

tingkah laku yang dapat diprediksi.

Sistem probabilistik dalah sistem yang kondisi masa depannya

tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilistik.

d. Sistem terbuka dan Sistem tertutup

Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan di

pengaruhi oleh lingkunagn luarnya. Sistem ini menerima

masukan dan menghasilkan keluaran untuk subsistem lainnya.


Sistem tertutup adalah sistem yang tidak terhubung dan tidak

terpengaruh oleh lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara

otomatis tanpa campur tangan pihak luar.

5. PENGELOLA SISTEM INFORMASI

Salah satu perangkat yang paling penting dari sistem informasi

adalah manusia sebagai pengelola informasi. Oleh karena itu hubungan

antara sistem informasi dengan pengelolanya sangat erat. Sistem informasi

yang dibutuhkan sangat tergantung dari kebutuhan pengelolanya.

Pengelola sistem informasi terorganisasi dalam suatu struktur

manajemen. Oleh karena itu bentuk atau jenis sistem informasi yang

diperlukan sesuai dengan level manajemennya.

a. Manajemen Level Atas: untuk perencanaan strategis, kebijakan

dan pengambilan keputusan.

b. Manejemen Level Menengah: untuk perencanaan taktis dan

pengambilan keputusan.

c. Manejemen Level Bawah: untuk perencanan dan pengawasan

operasi dan pengambilan keputusan.

Kemudian pada perkembangannya, dengan semakin besarnya

lingkup sebuah sistem informasi memerlukan adanya penataan kembali

personel dengan baik terutama pada struktur manajemen organisasi

personil. Manajemen sumber daya manusia perlu dilakukan dengan benar

agar sistem informasi dapat berjalan dengan baik. Hal itu dilakukan untuk

mengurangi terjadinya kesalahan-kesalahan yang bersifat manusiawi yang

dapat mengurangi mutu informasi yang dihasilkan sebuah sistem.


Gordon B. Davis memberikan contoh kesalahan-kesalahan tersebut

seperti misalnya :

1) Metode pengumpulan dan pengukuran data yang tidak tepat.

2) Operator sistem tidak mengikuti prosedur pengolahan yang

benar.

3) Kehilangan data atau data tidak terolah.

4) Pemeriksaan atau pencatatan data yang salah.

5) Salah dalam menggunakan dokumen induk/file induk.

6) Kesalahan dalam prosedur pengolahan.

7) Kesalahan yang dilakukan dengan sengaja.

Kesulitan karena kesalahan dapat diatasi dengan dua teknik yaitu

pengontrolan data dan penambahan batas kepercayaan pada data.

Pengontrolan secara intern dapat dilakukan untuk menemukan kesalahan-

kesalahan yang terjadi. Selain itu perlu juga dilakukan pemeriksaan

auditing baik secara intern maupun ekstern.

6. PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

Pengembangan sistem dapat berati menyusun suatu sistem yang

baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau

memperbaiki sistem telah ada. Sistem yang lama perlu diperbaiki/diganti

disebabkan beberapa hal, yaitu :

a. Adanya permasalahan-permasalahan yang timbul di sistem

yang lama, permasalahan yang timbul dapat berupa

ketidakberesan, pertumbuhan organisasi,

b. Untuk meraih kesempatan-kesempatan

c. Adanya instruksi-instruksi (dari pimpinan atau dari luar

organisasi misalnya pemerintah).


Pengembangan sistem informasi yang berbasis komputer dapat

merupakan tugas kompleks yang membutuhkan banyak sumber daya dan

dapat memakan waktu yang lama untuk menyelesaikannya.

7. JENIS – JENIS SISTEM INFORMASI

Sistem informasi dikembangkan untuk tujuan yang berbeda-beda,

tergantung pada kebutuhan bisnis. Sistem informasi dapat dibagi menjadi

beberapa bagian, diantaranya :

a. Transaction Processing Systems (TPS)

TPS adalah sistem informasi yang terkomputerisasi yang

dikembangkan untuk memproses data dalam jumlah besar

untuk transaksi bisnis rutin seperti daftar gaji dan inventarisasi.

TPS berfungsi pada level organisasi yang memungkinkan

organisasi bisa berinteraksi dengan lingkungan eksternal. Data

yang dihasilkan oleh TPS dapat dilihat atau digunakan oleh

manajer.

b. Office Automation Systems (OAS) dan Knowledge Work

Systems (KWS)

OAS dan KWS bekerja pada level knowledge. OAS

mendukung pekerja data, yang biasanya tidak menciptakan

pengetahuan baru melainkan hanya menganalisis informasi

sedemikian rupa untuk mentransformasikan data atau

memanipulasikannya dengan cara-cara tertentu sebelum

menyebarkannya secara keseluruhan dengan organisasi dan

kadang-kadang diluar organisasi. Aspek-aspek OAS seperti

word processing, spreadsheets, electronic scheduling, dan

komunikasi melalui voice mail, email dan video conferencing.

KWS mendukung para pekerja profesional seperti ilmuwan,

insinyur dan doktor dengan membantu menciptakan


pengetahuan baru dan memungkinkan mereka

mengkontribusikannya ke organisasi atau masyarakat.

c. Sistem Informasi Manajemen (SIM)

SIM tidak menggantikan TPS , tetapi mendukung

spektrum tugas-tugas organisasional yang lebih luas dari TPS,

termasuk analisis keputusan dan pembuat keputusan. SIM

menghasilkan informasi yang digunakan untuk membuat

keputusan, dan juga dapat membatu menyatukan beberapa

fungsi informasi bisnis yang sudah terkomputerisasi (basis

data).

d. Decision Support Systems (DSS)

DSS hampir sama dengan SIM karena menggunakan

basis data sebagai sumber data. DSS bermula dari SIM karena

menekankan pada fungsi mendukung pembuat keputusan

diseluruh tahap-tahapnya, meskipun keputusan aktual tetap

wewenang eksklusif pembuat keputusan.

e. Sistem Ahli (ES) dan Kecerdasan Buatan (AI)

AI dimaksudkan untuk mengembangkan mesin-mesin

yang berfungsi secara cerdas. Dua cara untuk melakukan riset

AI adalah memahami bahasa alamiahnya dan menganalisis

kemampuannya untuk berfikir melalui problem sampai

kesimpulan logiknya. Sistem ahli menggunakan pendekatan-

pendekatan pemikiran AI untuk menyelesaikan masalah serta

memberikannya lewat pengguna bisnis. Sistem ahli (juga

disebut knowledge-based systems) secara efektif menangkap

dan menggunakan pengetahuan seorang ahli untuk

menyelesaikan masalah yang dialami dalam suatu organisasi.


Berbeda dengan DSS, DSS meningalkan keputusan terakhir

bagi pembuat keputusan sedangkan sistem ahli menyeleksi

solusi terbaik terhadap suatu masalah khusus. Komponen dasar

sistem ahli adalah knowledge-base yaikni suatu mesin

interferensi yang menghubungkan pengguna dengan sistem

melalui pengolahan pertanyaan lewat bahasa terstruktur dan

anatarmuka pengguna.

f. Group Decision Support Systems (GDSS) dan Computer-

Support Collaborative Work Systems (CSCW)

Bila kelompok, perlu bekerja bersama-sama untuk

membuat keputusan semi-terstruktur dan tak terstruktur, maka

group Decision support systems membuat suatu solusi. GDSS

dimaksudkan untuk membawa kelompok bersama-sama

menyelesaikan masalah dengan memberi bantuan dalam

bentuk pendapat, kuesioner, konsultasi dan skenario. Kadang-

kadang GDSS disebut dengan CSCW yang mencakup

pendukung perangkat lunak yang disebut dengan “groupware”

untuk kolaborasi tim melalui komputer yang terhubung dengan

jaringan.

g. Executive Support Systems (ESS)

ESS tergantung pada informasi yang dihasilkan TPS dan

SIM dan ESS membantu eksekutif mengatur interaksinya

dengan lingkungan eksternal dengan menyediakan grafik-

grafik dan pendukung komunikasi di tempat-tempat yang bisa

diakses seperti kantor.


BAB III

HASIL ANALISA SISTEM INFORMASI PERUSAHAAN

A. TINJAUAN PERUSAHAAN

1. Sejarah Perusahaan

PT. PUSTAKA AGUNG SEJAHTERA yang beralamatkan di Kampung

Melayu, Jakarta Timur. Berdiri sesuai dengan Akte Pendirian No. 100

tanggal 07 Juni 2012, Notaris Novianti, S.H. Maksud dan tujuan perseroan

ini didirikan adalah untuk menjalankan perdagangan umum, keagenan,

jasa, computer, pemborongan umum, mekanikal, elektrikal, elektronik.

2. Visi dan Misi

a. Visi

Merupakan sesuatu yang didambakan untuk dimiliki dimasa

depan. Menggambarkan aspirasi masa depan tanpa menspesifikasi

cara-cara untuk mencapainya.

Visi Perusahaan :

1) Menjadi Perusahaan yang terus tumbuh dan berkembang,

menjadikan perusahaan yang profesional dengan

mengutamakan kecepatan, ketepatan waktu tanpa mengurangi

kualitas kerja serta memberikan pelayanan terbaik serta mampu

bersaing secara andal dan terpercaya dalam bidang tender.

b. Misi

Apa yang harus dikerjakan oleh perusahaan dalam usahanya

mewujudkan Visi yang telah dirumuskan.

Misi Perusahaan :

1) Menjadi perusahaan yang kuat dan bertumbuh, serta siap untuk

menghadapi persaingan regional maupun global.


2) Turut serta mensukseskan program lembaga/instansi resmi di

indonesai melalui penyedia barang dan jasa yang mendukung

aktivitas pemerintah maupun swasta dan menciptakan

kesadaran masyarakat akan kelestarian lingkungan hidup.

3) Mengoptimalkan strategi pertumbuhan bisnis secara

menguntungkan untuk meningkatkan nilai pemegang saham

dan meningkatkan kesejahteraan karyawan.

4) Melakukan kerja sama dengan perusahaan lain dalam hal

penyediaan barang dan jasa saat pelaksanaan proses tender.

5) Berperan serta dalam menciptakan lapangan pekerjaan dan

turut serta membangun budaya kerja yang berkualitas dan

professional.

3. Struktur Perusahaan


Tugas dari struktur organisasi :

1) Direktur

a. Mengurus dan memimpin perusahaan, serta bertanggung

jawab penuh dalam melaksanakan tugasnya

b. Melaksanakan Visi Misi dan Tujuan perusahaan

c. Menetapkan jenis jenis kegiatan usaha, beserta

pengembangannya

d. Mempunyai hak dan wewenang bertindak untuk dan atas

nama Direksi, serta mewakili perusahaan di dalam, maupun

di luar pengadilan

2) Manajer Proyek

Mengelola fungsi produksi untuk memastikan proses produksi dan

produk selalu memenuhi persyaratan.

3) Supervisor

Bertanggung jawab dalam perencanaan dan pelaksanaan pekerjaan

yaitu Pengolahan data asset sesuai dengan ketentuan dan target

yang telah ditetapkan Perusahaan

4) Accounting

Merencanakan, mengembangkan, dan mengontrol fungsi keuangan

dan akuntansi di perusahaan dalam memberikan informasi

keuangan secara komprehensif dan tepat waktu untuk membantu

perusahaan dalam proses pengambilan keputusan yang mendukung

pencapaian target keuangan perusahaan.

5) Finance

Merencanakan dan mengkoordinasikan pengembangan sistem dan

prosedur keuangan dan akuntansi, serta mengontrol

pelaksanaannya untuk memastikan semua proses dan transaksi

keuangan berjalan dengan tertib dan teratur, serta mengurangi

risiko keuangan.


6) Admin Proyek

Mengatur apa yang dibutuhkan dalam melakukan pekerjaan sesuai

dengan persyaratan Tender yaitu dengan menyiapkan dokumen

administrasi, dokumen teknis, surat dukungan, dan pembuatan

jaminan asuransi.

7) Tenaga Teknis

Mengatur jalannya pelaksanaan pekerjaan agar selesai sebelum

batas waktu pelaksanaan.

B. PROSEDUR SISTEM BERJALAN

1. Perancangan Sistem Informasi Perusahaan

a. Blok Input : Dalam melakukan pekerjaan Tender Blok Input itu

penting, karena mengingat Tender E-Proc yang sudah berbasis

electronic sehingga membutuhkan alat yang digunakan untuk

menerima data. Contohnya : keyboard, mouse, scanner, kamera,

dll.

b. Blok Output : Bukan hanya Blok Input, Blok Output dalam

melakukan pekerjaan Tender juga penting, karena dalam Tender E-

Proc kini dilakukan melalui web sehingga perusahaan

membutuhkan sebuah Blok Output untuk dapat mengakses web

lembaga yang bersangkutan, dan dalam Tender E-Proc dibutuhkan

juga data atau hard copy sebagai bukti perusahaan dalam

mengikuti Tender E-Proc sehingga dalam hal ini perusahaan

membutuhkan alat yang digunakan untuk menghasilkan keluaran.

Contoh : Printer, Monitor

c. Blok Model : Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur,

logika, yang akan memanipulasi data input dan data yang

tersimpan di basis data dengan cara yag sudah ditentukan untuk


menghasilkan keluaran yang diinginkan. Contohnya : Penggunaan

Aplikasi Appendo.

d. Blok Teknologi : Tingkat teknologi yang diperlukan sistem

informasi, termasuk penggunaan internet karena dalam

menjalankan kegiatan Tender ini membutuhkan koneksi ke server

Lembaga yang bersangkutan.

e. Blok Hardware : Pada proses pelaksanaan tender dibutuhkan suatu

alat untuk proses penyimpanan data/berkas. Contohnya :

Flashdisk, Hardisk, CD-ROM, dll.

f. Blok Software : Menyangkut Tender E-Proc. Aplikasi Appendo

digunakan untuk melakukan proses Upload dokumen ke server

lembaga yang bersangkutan.

g. Blok Database : Database yang disusun sangat dipengaruhi oleh

kompleksitas organisasi/Perusahaan.

h. Blok Kontrol : Aspek pengamanan system informasi Tender

biasanya setiap perusahaan mempunyai User ID dan Password

untuk bias mengakses ke server agar terhindar dari sabotase.


2. Flowchart Kegiatan Perusahaan

a. Flowchart Pelaksanaan Tender E-Proc


b. Flowchart Prosedur Penerimaan Barang


c. Flowchart Prosedur Pembayaran Pelunasan


3. PERMASALAHAN

1. Strategi Instansi / Lembaga Lain

Dalam melakukan Proses Tender E-Proc, suatu Instansi / Lembaga

pasti menentukan Strategi terlebih dahulu, agar apa yang direncanakan bsa

berhasil sesuai dengan harapan, berikut Strategi yang dilakukan :

a. Place ( Tempat )

Tempat merupakan salah satu faktor terpenting dalam kegiatan

berbisnis, yaitu dengan menentukan tempat dimana setiap

lembaga/instansi bisa bekerjasama dengan perusahaan lain. Dalam

hal ini untuk lembaga/instansi yang bergerak di bidang tender,

yaitu melalui Via E-Proc ( Online ) di masing-masing website

resmi lembaga/instansi, misalnya :

BNPB : lpse.bnpb.go.id

KEMSOS : lpse.kemsos.go.id

KEMKEU : lpse.kemkeu.go.id

KPDT : lpse.kpdt.go.id , dll.

b. Price ( Harga )

Dalam hal ini lembaga/instansi akan menentukan harga sesuai

dengan ketentuan tender, biasanya dalam sebuah tender sudah

ditentukan berapa nilai HPS ( Harga Perkiraan Sendiri ), HPS

berfungsi sebagai acuan dalam melakukan evaluasi harga

penawaran barang dan jasa dengan tujuan untuk menghasilkan

harga penawaran yang wajar dan dapat dipertanggung jawabkan

serta dapat dilaksanakan oleh perusahaan sesuai dengan ketentuan

kontrak. Dengan demikian penyusunan HPS merupakan kunci

keberhasilan sebuah perusahaan. Dalam menentukan nilai HPS,

biasanya melakukan survey pasar yaitu mengecek harga pasaran

barang-barang yang dibutuhkan untuk keperluan tender.


c. Product ( Produk )

Dalam hal ini lembaga/instansi melakukan survey pasar untuk

mencari barang yang sesuai dengan ketentuan spesifikasi disetiap

tender untuk mendapatkan nama barang ( merk ) dan harga pasaran

yang tepat. Produk yang dibutuhkan biasanya sudah sesuai dengan

Tender yang akan diumumkan, dan setelah semua daftar

terkumpul, dibuatlah daftar spesifikasi teknis dan dalam

pembuatannya lembaga/instansi tidak ditentukan merk barangnya,

dalam hal ini biasanya untuk mempersulit setiap perusahaan yang

akan mengikuti tender, oleh karena itu sangat dibutuhkan ketelitian

dalam melakukan survey pasar agar barang/produk yang

dipilih/dibeli oleh setiap perusahaan sesuai dengan spesifikasi

barang yang sudah ditentukan oleh pihak penyelenggara.

d. Promotion ( Promosi )

Promosi dalam hal ini adalah salah satu media untuk memperluas

usaha yang sedang dijalankan oleh lembaga/instansi yaitu dengan

melakukan kerja sama dengan perusahaan lain untuk

mengoptimalkan strategi pertumbuhan bisnis melalui penyedia

barang dan jasa yang mendukung aktivitas pemerintah atau swasta

dan menciptakan kesadaran masyarakat akan kelestarian

lingkungan hidup sehingga bisa menjadi perusahaan yang kuat dan

bertumbuh, serta siap untuk menghadapi persaingan regional

maupun global. Setiap lembaga/instansi yang mengadakan tender

biasanya melakukan sebuah Stategi Promotion, misalnya melalui

Seminar dalam hal Strategi Pelaksanaan Tender E-Proc.


2. Kegiatan Instansi / Lembaga Lain

Dalam hal ini, Instansi / Lembaga ingin melakukan salah satu

Strategi dalam merencanakan Proses Tender E-Proc yaitu dengan

membuat sebuah Stategi Promotion melalui Seminar, berikut contoh

seminar yang pernah Perusahaan kami ikuti dalam hal Strategi

Memenangkan Tender Pemerintah Melalui Sistem Elektronik :

SEMINAR “Strategi Memenangkan Tender Pemerintah Melalui Sistem

Elektronik, Sesuai Dengan Perpres Nomor 54 Tahun 2010 Termasuk

Perpres No.4 Tahun 2015, Serta Praktek Penggunaan Aplikasi Spse.4”

a. Tema Kegiatan

Strategi Memenangkan Tender Pemerintah Melalui Sistem Elektronik

b. Tempat, Tanggal Dan Waktu Pelaksanaan

No. Tempat Kegiatan Waktu Kegiatan

1. Hotel The Premiere - Pekanbaru

Jl. Jendral Sudirman No. 389 - Riau 28 - 29 Agustus 2015

2. Hotel Mercure Kota - Jakarta

Jl. Hayam Wuruk No. 123 - Jakarta Pusat 08 - 09 September 2015

3. Hotel Grand Clarion Kendari

Jl. Edi Sabara Bypass No. 89 Kendari 11 - 12 September 2015

c. Tujuan Kegiatan

Pelaksanaan pengadaan secara elektronik (e-procurement) saat ini

menggunakan aplikasi Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE)

Versi 3.5. Namun seiring dengan berkembangnya tantangan dalam hal

pengadaan Barang dan Jasa melalui sistem elektronik maka saat ini

SPSE 3.5 dianggap tidak relevan lagi. Untuk itu, Lembaga Kebijakan


Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP) melakukan

penyempurnaan dengan meluncurkan SPSE.4. Banyak pengembangan

yang dilakukan pada versi 4 ini. Dari sisi teknis, penyedia tidak lagi

direpotkan dengan mengunggah dokumen penawaran administrasi,

mengunduh dokumen pengadaan, menunggu jawaban Kelompok

Kerja (Pokja) Unit Layanan Pengadaan (ULP) saat penjelasan

pekerjaan, atau harga penawaran yang tidak tampil pada sistem. Masih

banyak lagi fitur baru lainnya yang terdapat pada fitur SPSE .4 yang

tidak terdapat di SPSE versi 3.5. Oleh karena itu kami mengadakan

Pelatihan Teknik tentang “Strategi Memenangkan Tender Pemerintah

Melalui Sistem Elektronik, Sesuai Dengan Perpres Nomor 54 Tahun

2010 Termasuk Perpres No.4 Tahun 2015, Serta Praktek Penggunaan

Aplikasi SPSE 4” dengan tujuan agar para peserta me kemampuan

dan strategi dalam mengikuti tender pemerintah secara tepat, aman,

dan memiliki peluang untuk dapat memenangkan tender

d. Sasaran Peserta

1) Bagian Pemasaran (Marketing),

2) Bagian Admistrasi, dan

3) Bagian Teknologi Informasi (IT) Perusahaan Penyedia

Barang/Jasa Pemerintah

e. Susunan Acara

1. Hari I / Pertama

Jam Kegiatan

07.30 - 08.30 Registrasi peserta dan pengambilan materi pelatihan

08.30 - 08.45 Pembukaan


08.45 - 10.00

Konsep Dasar Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

berdasarkan Perpres Nomor 54 Tahun 2010 dan

Perubahannya

10.00 - 10.30 Coffe Break

10.30 - 12.00

Lanjutkan Konsep Dasar Pengadaan Barang/Jasa

Pemerintah berdasarkan Perpres Nomor 54 Tahun

2010 dan Perubahannya

12.00 - 13.00 Ishoma

13.00 - 15.00

Tip dan Trik Memenangkan Tender Pemerintah

Melalui Lelang Elektronik (E-Procurement)

- Cari Peluang, jangan Menunggu

- Pelajari Dokumen Pengadaan

15.00 - 15.30 Coffee Break

15.30 - 17.00

Tips dan Trik memenangkan tender Pemerintah

melalui lelang elektronik (e-procurement)

- Masukkan Sesuai Aturan

- Tips & Trik, Sanggah, dan Pengaduan

Narasumber : Khalid Mustafa (Procurement Specialist)

2. Hari II / Ke Dua

Jam Kegiatan

08.00 - 10.00 Praktek Penggunaan Aplikasi versi SPSE 4 dan

Apendo versi 3.1.2


10.15 - 12.00 Tips dan trik pengolahan dokumen penawaran digital

(Upload Dokumen Lebih Cepat, Konversi File,

Menghindari gagal Upload, Mengunci Dokumen dan

lain lain)


12.00 - 13.00 Ishoma

13.00 - 14.45 Lanjutan tips dan trik pengolahan dokumen

penawaran digital.


15.00 - 16.45 Solusi dan Pendekatan dalam menangani kerusakan

kerusakan data (serangan Virus dan Kendala IT

Lainnya )

Narasumber : Tim LPSE Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa

Pemerintah (LKPP)

f. Rancangan Anggaran Dana Kegiatan


BAB IV

PENUTUP

1. KESIMPULAN

Sistem Informasi Manajemen adalah suatu sistem yang menyediakan

informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang

mampu mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian

cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat

manajer atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan oleh setiap perusahaan

dalam menjalakan rencana pelaksanaan kerja. Seperti dalam Era Bisnis

sekarang, Sistem Informasi Manajemen dalam pelaksanaan Tender E-Proc ini

sangat berperan penting dalam proses pengerjaannya, karena seperti kita

ketahui Tender E-Proc sudah berbasis internet, sehingga dalam melakukan

kegiatan tersebut perlu ada yang namanya system informasi manajemen agar

apa yang direncakan bisa menghasilkan keuntungan bagi setiap perusahaan.

2. SARAN

Dalam proses pelaksaan kerja menurut kami masih kurang efektif

dalam masalah pembagian kerja, karena masih menggunakan struktur

organisasi Lini, seperti :

1) Jumlah karyawan sedikit dan Sarana alatnya terbatas

2) Bentuk lini pada perusahaan perseorangan, pemilik perusahaan

adalah sebagai top manajer

3) Pengembangan kreatifitas karyawan terhambat

4) Tujuan top manajer sering tidak bisa dibedakan dengan tujuan

organisasi

5) Karyawan tergantung pada satu orang dalam organisasi

Untuk itu lebih diperhatikan dalam Proses Pembagian yang benar, agar

proses pelaksanaan kerja bisa berjalan dengan baik.


DAFTAR PUSTAKA

www.google.com; pencarian materi makalah mengenai sitem informasi; nov 2015

www.lpse.bnpb.go.id; pencarian materi makalah mengenai tender e-proc; nov 2015

slide perkuliahan mata kuliah system informasi manajemen; nov 2015

pustaka agung sejahtera, pt; pengambilan data kegiatan perusahaan; nov 2015

http://www.lpse.bnpb.go.id/

MAKALAH - · PDF fileMAKALAH “ SISTEM INFORMASI ... Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang

Documents