TUGAS MANAJEMEN FARMASI DAN KOMUNITAS PENGADAAN DAN PENGENDALIAN PERSEDIAAN DI APOTEK Dosen pembimbing: Dra. Azizahwati, M Si., Apt Disusun oleh : KELOMPOK 7 Baskoro Surya Narendra 1306343422 Daisy Natalia 1306434143 Dina Haryanti 1306343492 Mastin Sibarani 1306343826
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
TUGAS MANAJEMEN FARMASI DAN KOMUNITAS
PENGADAAN DAN PENGENDALIAN PERSEDIAAN
DI APOTEK
Dosen pembimbing: Dra. Azizahwati, M Si., Apt
Disusun oleh :
KELOMPOK 7
Baskoro Surya Narendra 1306343422
Daisy Natalia 1306434143
Dina Haryanti 1306343492
Mastin Sibarani 1306343826
Sumayyah 1306344261
Ummi Erlina 1306434244
Vhony Purnamasari H 1306344040
PROGRAM PROFESI APOTEKER ANGKATAN 78
FAKULTAS FARMASI
UNIVERSITAS INDONESIA
DEPOK
2013
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Dalam upaya memenuhi kebutuhan perbekalan farmasi bagi pasien di
rumah sakit, dalam waktu, jumlah serta mutu yang tepat, maka diperlukan
suatu manajemen yang meliputi proses kegiatan perencanaan, pengadaan,
pembelian dan pendistribusian. Kegiatan perencanaan meliputi penyusunan
rencana kebutuhan yang tepat, mencegah terjadinya kekurangan dan sedapat
mungkin mencegah terjadinya kelebihan perbekalan farmasi yang tersimpan
lama dalam gudang serta untuk meningkatkan penggunaan perbekalan
farmasi secara efektif dan efisien.
Pengadaan perbekalan farmasi adalah penentu utama terhadap tersedianya
obat dan total biaya kesehatan. Proses pengadaan yang efektif adalah faktor
yang sangat menentukan dalam menjamin adanya ketersediaan obat yang
diperlukan dalam jumlah yang sesuai, dengan harga yang rasional dan
tentunya dengan kualitas yang memenuhi standar mutu yang jelas. Oleh
karena itu, pengadaan perbekalan farmasi harus dapat diterapkan sebaik
mungkin sehingga pengendalian, keamanan, dan jaminan mutu obat dalam
meningkatkan pelayanan kepada pasien dapat dilakukan secara efektif dan
efisien sehingga pasien merasa terpuaskan dengan servis rumah sakit yang
bersangkutan. Apotek selain sebagai pusat pelayanan obat juga merupakan
tempat bisnis dan investasi. Sebagai aset bisnis apotek harus dikelola dengan
manajemen yang baik. Salah satu obyek manajemen di apotek adalah
manajemen pengadaan dan persediaan obat.
Demi menyediakan pelayanan yang maksimal di apotek, maka harus
ditunjang dengan adanya kelengkapan barang yang dijual. Hal ini juga
sebagai salah satu cara memberi kepercayaan kepada pelanggan bahwa
apotek yang dituju selalu akan menyediakan segala kebutuhan obat-
obatannnya. Jika salah satu barang tidak tersedia atau jumlahnya tidak
mencukupi akan berdampak buruk pada citra apotek dari segi kelengkapan
barangnya dimata konsumen. Meskipun dampak dari keadaan tersebut tidak
langsung terasa saat itu juga, namun perluasan pelanggan baru akan
terhambat dan berefek pada kelambatan perkembangan apotek tersebut.
1.2 Tujuan
Memaparkan penerapan pengadaan dan pengendalian persedian di apotek
sebaik mungkin sehingga pengendalian, keamanan, dan jaminan mutu obat
dalam meningkatkan pelayanan kepada pasien dapat dilakukan secara efektif
dan efisien sehingga pasien merasa terpuaskan dengan pelayanan dari apotek.
BAB 2
PENGADAAN DAN PERSEDIAAN
2.1 Definisi
Pengadaan merupakan kegiatan pembelian dalam rangka memenuhi
kebutuhan proses penjualan. Manajemen pengadaan diperlukan untuk
meningkatkan laba apotek dan memuaskan konsumen dengan memenuhi
kebutuhannya. Titik awal dari proses pengadaan adalah melakukan pembelian.
2.2 Prinsip
Pengadaan harus disesuaikan dengan hasil penjualan sehingga ada
keseimbangan antara penjualan dan pembelian.
2.3 Pengadaan
Pengadaan perbekalan farmasi adalah penentu utama terhadap tersedianya
obat dan total biaya kesehatan. Proses pengadaan yang efektif adalah faktor yang
sangat menentukan dalam menjamin adanya ketersediaan obat yang diperlukan
dalam jumlah yang sesuai, dengan harga yang rasional dan tentunya dengan
kualitas yang memenuhi standar mutu yang jelas. Oleh karena itu, pengadaan
perbekalan farmasi harus dapat diterapkan sebaik mungkin sehingga
pengendalian, keamanan, dan jaminan mutu obat dalam meningkatkan pelayanan
kepada pasien dapat dilakukan secara efektif dan efisien sehingga pasien merasa
terpuaskan dengan servis pelayanan yang diberikan. Apotek selain sebagai pusat
pelayanan obat juga merupakan tempat bisnis dan investasi. Sebagai aset bisnis
apotek harus dikelola dengan manajemen yang baik. Salah satu obyek
manajemen di apotek adalah manajemen pengadaan dan persediaan obat. Demi
menyediakan pelayanan yang maksimal di apotek, maka harus ditunjang dengan
adanya kelengkapan barang yang dijual. Hal ini juga sebagai salah satu cara
memberi kepercayaan kepada pelanggan bahwa apotek yang dituju selalu akan
menyediakan segala kebutuhan obat-obatannnya. Jika salah satu barang tidak
tersedia atau jumlahnya tidak mencukupi akan berdampak buruk pada citra
apotek dari segi kelengkapan barangnya dimata konsumen. Meskipun dampak
dari keadaan tersebut tidak langsung terasa saat itu juga, namun perluasan
pelanggan baru akan terhambat dan berefek pada kelambatan perkembangan
apotek tersebut.
Pengendalian persediaan sangat penting baik untuk apotek besar maupun
kecil. Persediaan obat merupakan harta paling besar dari sebuah apotek. Karena
begitu besar jumlah yang diinvestasikan dalam persediaan, pengendalian
persediaan obat yang tepat memliki pengaruh kuat dan langsung terhadap
perolehan kembali atas investasi apotek. Pengendalian yang efektif berakibat
pada investasi yang lebih kecil. Untuk suat laba tertentu, pengendalian stok obat
mengarah pada perolehan yang lebih besar atas investasi. Bila APA dapat
menurunkan persediaan dengan menjual lebih sedikit obat atau dengan
menyingkirkan barang/ obat yang tidak mudah dijual dan bila pengurangan ini
digunakan untuk menurunkan modal sendiri, amak perolehan kembali atas modal
sendiri akan meningkat. Sebaliknya bila investasi/ penanaman modal atas
persediaan obat/ barang dagangan dinaikkan, peroleh atas modal dengan
sendirinya akan menurunn.
Untuk itu perlu ditetapkan kebijaksanaan yang berkenaan dengan
persediaan yang optimum:
- untuk pemesanan: perlu ditentukan bagaimana cara pemesanannya,
berapa jumlah yang dipesan agar pemesanan tersebut ekonomis dan kapan
pemesanan dapat dilakukan.
- Untuk penyimpanan: perlu ditentukan berapa besarnya cadangan yang
merupakan persediaan minimum, besarnya persediaan pada waktu
pemesanan kembali dan besarnya persediaan maksimum.
Adapun tujuh dasar pengetahuan yang perlu diperhatikan dalam mernacang
sistem pengelolaan persediaan yang baik adalah:
1. adanya pemahaman di mana sistem pengelolaan sama dengan manajemen
dan keduanya harus berfungsi.
2. penentian tipe pencatatan persediaan dana laporan persediaan dibutuhkan.
3. seleksi barang-barang yang disediakan.
4. pemeliharaan keseimbangan yang sesuai antara tingkat pelayanan dan
penyediaan.
5. pengambilan model untuk frekuensi pemesanan kembali.
6. pelaksanaan perumusan pemesanan kembali.
7. identifikasi dan pengaturan dari harga-harga manajemen yang bervariasi.
2.4 Fungsi pengadaan di apotek meliputi
1. Fungsi biaya
Menaikan keuntungan dengan menurunkan biaya pengadaan melalui :
Pengaturan sediaan optimal
Pengaturan system sediaan optimal (Administrasi, distribusi,
penjadwalan dll)
Penanganan barang “slow moving” , rusak, dll
2. Fungsi Perolehan
Mengadakan pengadaan untuk kebutuhan penjualan dengan menetapkan
Kapan barang diperoleh
Bagaimana cara memperoleh
Siapa pemasoknya
Bagaimana memasoknya keunit/lini penjualan
Sistem pengadaan barang dikatakan baik bila memenuhi kriteria sebagai
berikut :
Terjadi kesetimbangan komposisi , misalnya barang fast moving
lebih diprioritaskan dari pada yang slow moving
Mampu melayani produk yang diperlukan konsumen
Terjadi kesetimbangan antara persediaan dengan seluruh
permintaan (keseimbangan total)
Tidak terjadi kelebihan persediaan yang dapat merugikan apotek
yang disebabkan oleh barang yang belum/tidak laku dan sudah
kadaluarsa
2.5 Arus Barang
Setiap hari dilakukan pengecekan barang dengan menghitung stok
persediaan obat-obatan baik narkotika, psikotropika, obat keras dan obata bebas
yang terpakai hari sebelumnya dengan mencatatnya dikartu stok harian. Jika
jumlah persediaan obat tidak mencukupi atau habis maka dilakukan pemesanan
yang sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan dan dicatat dibuku pemesanan
barang.
Setiap kejadian penjualan berarti pengeluaran barang dari apotek dan
barang yang keluar tersebut harus diisi kembali sehingga jumlah barang itu tetap.
Namun keseimbangan tidak mungkin dapat dilakukan setiap hari untuk setiap
produk karena frekuensi pembelian akan menjadi sangat tinggi dan berakibat
volume pekerjaan menjadi sangat besar. Untuk itu perlu dicari waktu yang baik
untuk pembelian produk, sehingga ada keseimbangan antara beban dan
kemampuan memenuhi permintaan dalam penjualan.
Tiga jenis kegiatan yang terlibat dalam arus barang:
1. Pengadaan barang (pembelian)
2. Penyimpanan di gudang
3. Penyerahan barang (penjualan)
PBF GUDANG APOTEK RUANG RACIK PASIEN
PEMBELIAN PENYIMPANAN PENYERAHAN
Barang dipesan berdasarkan kepada jenis barang yang sudah habis pada
hari sebelumnya atau persediaan barang di ruang peracikan tinggal sedikit.
Dalam pengadaan perbekalan farmasi penting dipertimbangkan sifat barang,
apakah fast moving atau slow moving, pemilihan distributor meliputi legalitas,
harga yang kompetitif, pelayanan yang cepat, potongan harga yang diberikan,
tenggang waktu pembayaran yang ditawarkan serta dapat membeli dalam jumlah
sedikit.
Pemesanan barang dilakukan dengan cara menghubungi pemasok melalui
penjualnya atau melalui telepon dengan menggunakan Surat Pesanan. Khusus
narkotika, pemesanan dilakukan kepada PBF Kimia Farma dengan menggunakan
Surat Pesanan Narkotika rangkap 5 yang ditandatangani oleh Apoteker Pengelola
Apotek, untuk psikotropika digunakan Surat Pesanan Psikotropika. Selain itu
pemesanan barang ke PBF dibuat dalam satu surat pemesanan yang
ditandatangani oleh Apoteker Penanggung jawab Apotek yang didalamnya harus
terdapat nomor Surat Izin Kerja.
Pemesanan barang di apotek harus memperhatikan beberapa hal berikut:
1. Persediaan minimum dan maksimum
2. Reorder point (titik pesanan) terutama untuk obat yang laku keras
3. Memperhatikan buffer stock
Sistem pemesanan barang dapat dikatakan baik jika pembeliannya
memenuhiketentuan sebagai berikut :
1. Komposisi produk sesuai kebutuhan
2. Mampu melayani jenis produk yang diperlukan pasien
3. Jumlah pembelian keperluan rutin sebulan telah menunjukkan
keseimbangan dengan penjualan secara proporsional.
2.6 Faktor-faktor pemesanan/pembelian
Faktor-faktor yang harus dipertimbangkan dalam memilih sumber
pemesanan atau pemberlian barang yaitu :
1. Harga beli yang kompetitif
2. Pelayanan yang cepat dari PBF yang bersangkutan
3. Pemberian kredit yang menguntungkan dengan tingkat harga yang
kompetitif
4. Kondisi keuangan.
Semakin besar omset atau modal apotek semakin besar dana yang dapat
dikeluarkan untuk pembelian barang
5. Waktu pembelian (kapan barang tersebut harus dibeli).
6. Jarak apotek dengan pemasok.
Semakin jauh jaraknya semakin lama lead time. Oleh karena itu perlu
menetapkan persediaan barang yang aman (safety stock) agar jangan
sampai kehabisan barang sebelum barang yang dipesan datang.
7. Frekuensi dan volume pembelian.
Semakin kecil volume pembelian semakin besar frekuensi order.
Frekuensi pembelian yang tinggi berakibat kepada :