MAKALAH MATA KULIAH AZAS-AZAS MANAJEMEN " PENERAPAN PROSES POAC DALAM PELAKSANAAN SERAH TERIMA JABATAN HIMPUNAN MAHASISWA HUBUNGAN INTERNASIONAL PERIODE 2014 " OLEH

MAKALAH MATA KULIAH AZAS-AZAS MANAJEMEN

“ PENERAPAN PROSES POAC DALAM PELAKSANAAN SERAH

TERIMA JABATAN HIMPUNAN MAHASISWA HUBUNGAN

INTERNASIONAL PERIODE 2014 ”

OLEH :

AUDI MUHAMMAD

( 14010413140089 )

AMRINA ROSYADA

( 14010413130094 )

ADDIEN MIRZA PRATAMA

(14010413140066 )

KADEK NARAISWARI ANGGUN SAPUTRI

( 14010413140078 )

TRI PUJI ASTUTIK

( 1401041110067 )

WAKHID APRIZAL MA’RUF

( 14010413140064 )

20

PROGRAM STUDI HUBUNGAN INTERNASIONAL

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS DIPONEGORO 2014

PENDAHULUAN

Himpunan Mahasiswa Hubungan Internasional adalah organisasi

di program studi Hubungan Internasional yang menjadi wadah

dari kreativitas dan aspirasi Mahasiswa program studi Hubungan

Internsional, dimana diharapkan anggotanya menjadi mahasiswa

yang kreatif, berpotensi,aktif, dan dipersiapkan sebagai kader

perubahan yang mampu membawa nama program studi ke kancah

Internasional.

Sebagai perwujudan dari salah satu program kerja Himpunan

Mahasiswa Hubungan Internasional Universitas Diponegoro yaitu

melaksanakan Serah Terima Jabatan. Pada dasarnya pelaksanaan

Serah Terima Jabatan Himpunan Mahasiswa Hubungan Internasional

Universitas Diponegoro diarahkan untuk penyegaran organisasi

dalam rangka pembinaan personil untuk mengembangkan

kepemimpinan dengan berbagai improvisasi dan inovasi serta

daya kreativitas serta memberi kesempatan kepada generasi

penerus untuk belajar menjadi pemimpin yang proaktif dan

sinergi sehingga dapat menghasilkan organisasi yang sehat

serta dinamis sesuai dengan tujuan dan sasaran Himpunan

Mahasiswa Hubungan Internasional Universitas Diponegoro.

PENERAPAN POAC DALAM SERTIJAB HMHI AZAS-AZAS MANAJEMEN

20

A. DASAR PELAKSANAAN

1. Tri Dharma Perguruan Tinggi

2. Program Kerja Himpunan Mahasiswa Hubungan Internasional

Universitas Diponegoro periode 2013.

3. Program Kerja Atase Muda Himpunan Mahasiswa Hubungan

Internasional Universitas Diponegoro periode 2013.

4. Rapat Koordinasi Panitia.

B. NAMA KEGIATAN

“SERAH TERIMA JABATAN PENGURUS

HIMPUNAN MAHASISWA HUBUNGAN INTERNASIONAL 2013”

C. TUJUAN KEGIATAN

Adapun tujuan kegiatan acara ini sebagai berikut:

1. Membubarkan secara resmi kepengurusan HMHI 2013 dan

menggantikannya dengan kepengurusan yang baru HMHI 2014

2. Mempererat hubungan kekeluargaan dan hubungan kerja antar

pengurus HMHI


20

3. Membangun kerjasama dalam berkoordinasi sesama pengurus

HMHI

4. Memberikan pengetahuan dasar dan aspek-aspek tentang

kepengurusan HMHI secara umum maupun khusus

5. Menumbuhkan rasa kecintaan terhadap Jurusan Hubungan

Internasional

6. Menciptakan loyalitas, integritas, dan dedikasi yang tinggi

terhadap jurusan Hubungan Internasional.

D. SASARAN KEGIATAN

Semua Pengurus Himpunan Mahasiswa Hubungan Internasional

Angkatan 2011, 2012, dan 2013 Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu

Politik, Universitas Diponegoro.

E. BENTUK KEGIATAN

1.Evaluasi Kegiatan HMHI periode 2012-2013

2.Penyerahan jabatan dari Badan Pengurus Harian ( BPH )

2012-2013 ke

2013-2014


20

3.Team Building dalam bentuk kegiatan luar ruangan

F. WAKTU DAN TEMPAT KEGIATAN

Tanggal: Sabtu dan Minggu, 11-12 Januari 2014

Tempat : Wisma Langen Werdhasih - Ungaran

PEMBAHASAN


20

Perencanaan merupakan bagian penting dalam sebuah

manajemen organisasi. Perencanaan adalah landasan yang menjadi

acuan pelaksanaan kegiatan organisasi. Perencanaan dilakukan

untuk merumuskan apa sesungguhnya yang ingin dicapai oleh

organisasi dan bagaimana cara meraihnya.1

“Planning is a process that involves defining the

organization’s goals, establishing an overall strategy for

achieving those goals, and developing a comprehensive set of

plans to intergrate and coordinate organizational work.”

(Robbins, Coulter, 2002)

Setelah itu, yang terpenting dari manajemen ini adalah

melibatkan proses manajemen strategis. Proses ini terdiri dari

6 langkah dalam proses manajemen strategis yang mencakup

perencanaan, implementasi, dan evaluasi strategis. Keenam

langkah tersebut adalah pengenalan misi organisasi, analisis

eksternal, analisis internal ( keduanya disebut SWOT ),

pengformulasian strategi, penerapan strategi, dan evaluasi

hasil. Bagaimana mereka dirincikan akan dibahas dalam

paragraf-paragraf selanjutnya.

Proses pertama adalah pengenalan misi organisasi. Setiap

organisasi membutuhkan semacam pernyataan mengenai maksud

organisasi. Pernyataan ini terutama menyangkut alasan adanya

organisasi itu. Pendefinisian misi organisasi membuat

identifikasi lingkup produk atau jasa dapat dilakukan secara

cermat. Penting pula bagi para manajer untuk mengidentifikasi

1 Ma’ruf, Wakhid Aprizal. 2014. Review Perencanaan untuk memenuhi tugas matakuliah Azas Manajemen, SemarangPENERAPAN POAC DALAM SERTIJAB HMHI AZAS-AZAS MANAJEMEN

20

sasaran terkini yang ada dan strategi yang akan digunakan pada

saat itu.

Alasan terbentuknya organisasi menjadi penting mengingat

itulah rasionalisasi dari tujuan-tujuan yang akan diwujudkan.

Keterwujudan dari impian suatu organisasi bukanlah sebuah

cinta yang tak butuh alasan. Hal ini dikarenakan tujuan suatu

organisasi haruslah logis dan rasional, berangkat dari latar

belakang. Misalkan, Palang Merah Indonesia mengadakan acara

donor darah. Tentu saja, adanya acara tersebut berangkat dari

kenyataan bahwa cadangan darah suatu kota semakin lama semakin

berkurang.

Selanjutnya, identifikasi lingkup produk dan jasa secara

cermat dilakukan untuk menentukan sasaran. Hal ini secara

ekonomi berhubungan dengan pertanyaan “ Untuk siapa produk itu

dibuat? “ (for whom?). Penting untuk melakukan identifikasi,

demi tepatnya sasaran suatu produk dan jasa. Suatu organisasi

tentu saja tidak ingin hasil kerjanya terbuang sia-sia.

Setelah proses pertama selesai, barulah menuju proses yang

kedua.

Proses kedua, yang sebenarnya terdiri dari 2 proses,

adalah analisis SWOT. Analisis ini terdiri dari dua langkah,

yaitu internal dan eksternal. Disebut SWOT karena analisis

internal menilai Strength dan Weakness sedangkan eksternal

menilai Opportunity dan Threat.

Analisis eksternal ada karena pengaruh dari luar perlu

dianalisis. Misalkan bagaimana para kompetitor mengembangkan

produknya masing-masing atau peraturan perundang-undangan yangPENERAPAN POAC DALAM SERTIJAB HMHI AZAS-AZAS MANAJEMEN

20

berlaku yang mempengaruhi kegiatan organisasi maupun kondisi

alam sekitar perusahaan atau sasaran produk. Selain itu perlu

juga memperhatikan perkembangan dinamika politik dan ekonomi

negara karena berpengaruh terhadap kebijakan yang akan berlaku

atapun daya beli masyarakat.

Sedangkan analisis internal dapat memberikan penilaian

yang jelas tentang sumber daya organisasi. Analisis ini

menilai kekuatan dan kelemahan yang ditimbulkan dari sumber

daya. Potensi yang akan timbul dari sumber daya yang ada perlu

diantisipasi. Potensi baik dari sumber daya perlu

dimaksimalkan agar organisasi dapat berjalan dengan baik.

Misalkan, karyawan yang bekerja dengan baik, alat-alat

berteknologi tinggi, maupun lingkungan kerja yang kondusif.

Sementara itu, potensi buruk yang mengancam, perlu diakali

agar tidak membahayakan kinerja perusahaan. Kelebihan jumlah

karyawan, pajak yang tinggi, buruknya birokrasi, maupun

bencana alam merupakan .

Kedua analisis ini digabungkan menjadi analisis SWOT yang

menilai kekuatan dan kelemahan organisasi, serta pengaruh dari

luar yang mampu menjadi peluang maupun ancaman. Kekuatan

internal organisasi kemudian dipadukan dengan peluang dari

luar untuk menciptakan kinerja yang maksimal. Sementara itu,

kelemahan internal dan ancaman eksternal perlu diantisipasi

demi terhindarnya bahaya yang potensial.

Proses ketiga, atau sebenarnya adalah langkah keempat,

adalah perumusan strategi. Setelah analisis SWOT selesai,

manajer perlu membuat dan mengevaluasi alternatif dan memilih


20

strategi yang menekankan pada kekuatan organisasi. Strategi

ini dibuat secara cermat untuk memaksimalkan potensi dan

meminimalkan bahaya internal yang telah dianalisis pada

langkah sebelumnya. Untuk memaksimalkan potensi, hal yang

dapat dilakukan misalnya insentif pada karyawan berkinerja

baik, perawatan berkala terhadap alat-alat perusahaan, dan

adanya penyegaran terhadap organisasi. Namun, proses

pengurangan potensi buruk, terutama terhadap manusia, perlu

dilakukan secara cermat, hati-hati, dan tuntas agar tidak

menjadi bom waktu yang mengancam. Contohnya boikot buruh

maupun terjadinya pelanggaran hukum perdata akibat

dilakukannya Pemutusan Hubungan Kerja.

Sebaliknya, menggunakan peluang pada lingkungan dan

memperbaiki kelemahan organisasi serta penahan terhadap

ancaman juga harus dilakukan. Misalkan diketahui bahwa

pemerintah setempat memberi insentif bagi organisasi yang

berperan dalam masalah lingkungan, tentu perlu dipertimbangkan

untuk menjadi organisasi yang mampu bertindak lebih terhadap

kualitas lingkungan. Sementara itu, ada ancaman berupa

lingkungan yang tidak aman. Tentu perlu diantisipasi dengan

pemasangan kamera pengawas maupun penambahan tenaga keamanan.

Semuanya, mulai dari alinea sebelumnya, perlu dipadukan secara

kompak agar organisasi mampu bertahan dengan baik di tengah

lingkungan yang cepat berubah.

Sementara itu, proses keempat dan kelima adalah

implementasi dan evaluasi strategi. Implementasi strategi

berkaitan dengan kenyataan bahwa strategi yang telah


20

dirumuskan menjadi baik jika implementasinya baik. Sebuah

perusahaan tidak akan berhasil jika strategi yang dirumuskan

tidak dapat diimplementasikan dengan semestinya.

Perencanaan menjadi penting sebab selain memperjelas

tujuan yang akan diraih, dengan melakukan perencanaan maka

semua bagian yang ada dalam organisasi akan bekerja ke arah

satu tujuan yang sama. Hal ini tentu saja membuat pekerjaan

menjadi lebih efektif dan efisien. Perencanaan yang baik

adalah perencanaan yang realistis serta bisa diimplementasikan

secara nyata. Menurut George R. Terry, perencanaan harus dapat

menjawab pertanyaan what, why, where, when, who, dan how (5W+1H).

Lalu bagaimana bila sebuah organisasi tidak melakukan

perencanaan sebelum melaksanakan kegiatan? Tentu dapat

dipastikan pelaksanaan akan berjalan tidak terarah, koordinasi

antar bagian organisasi yang tidak lancar, timbulnya berbagai

dampak yang belum tentu dapat diatasi dengan baik, serta

tujuan organisasi akan lebih sulit untuk dicapai.

Acara Sertijab ini telah direncanakan kira-kira 2 bulan

sebelum acara. Waktu itu, semua atase muda dikumpulkan dan

diberi pengarahan bahwa akan ada acara Sertijab sebagai

penutupan masa magang Atase Muda HMHI. Hal yang pertama kali

dirumuskan dalam perencanaan adalah persiapan acara Sertijab

itu sendiri. Semuanya berkaitan dengan what,when,why,who,where,

and how-nya Sebagai why, pelaksanaan Sertijab disesuaikan dengan

tujuan acara, yang sudah dituliskan di pendahuluan sebelumnya.

What berarti membahas apa yang akan dilaksanakan. Dalam

melaksanakan tujuan yang ada, panitia merumuskan 3 acara.PENERAPAN POAC DALAM SERTIJAB HMHI AZAS-AZAS MANAJEMEN

20

Ketiga acara itu adalah evaluasi kegiatan, penyerahterimaan

jabatan, dan team building. Meski relatif sama seperti tahun-

tahun sebelumnya, akan dilakukan beberapa perbaikan teknis

maupun nonteknis untuk mengatasi kekurangan yang muncul di

tahun sebelumnya.

Where, adalah usaha panitia mencari tempat yang paling

representatif untuk dilaksanakan sertijab ini. Dibutuhkan

sebuah tempat yang mampu menyediakan akomodasi untuk

penginapan dan meeting plus outbound dengan harga yang

terjangkau. Dalam pencarian tersebut, banyak rekomendasi

tempat. Mulai dari Bandungan hingga Banaran. Akhirnya, panitia

menemukan satu tempat yang sesuai, yaitu Wisma Langen

Wredhasih. Terletak di kecamatan Ungaran Barat, lokasinya

hanya 15 menit dari kawasan Tembalang, namun suasananya sejuk

dan tenang karena posisinya di perbukitan yang berjarak

sekitar 2 km dari jalan raya Semarang-Bawen. Lebih dari itu,

Wisma Langen juga memiliki ruang pertemuan ber-AC yang mampu

menampung 80 orang, cukup untuk menampung peserta dan panitia

lapangan. Kamar yang disediakan Wisma Langen pun cukup layak

dan mampu menampung semua. Usut punya usut, tanpa

sepengetahuan panitia, lokasi sertijab tahun lalu pun ternyata

mengambil tempat di Wisma Langen Werdhasih.

When, tidak terlalu sulit mencari tanggal yang tepat. 11-

12 Januari 2013 menjadi pilihan. Selain tanggal tersebut

tergolong weekend dimana Sabtu-Minggu merupakan hari libur bagi

mahasiswa UNDIP, tanggal tersebut juga berada setelah

pelaksanaan UAS sehingga tidak menganggu jadwal belajar.


20

Who, sertijab sendiri tidak mensyaratkan setiap anggota

untuk menghadirinya. Namun, diwajibkan bagi setiap departemen

di HMHI untuk memilki perwakilan di acara tersebut, terutama

kepala departemen. Hal ini membuat panitia memutuskan bahwa

kuota peserta ( termasuk panitia ) menjadi 40-50 orang.

Untuk how, detil acara diperhatikan lebih oleh panitia

untuk mengatasi kekurangan-kekurangan yang muncul pada tahun

sebelumnya. Misalkan kesepakatan untuk menggunakan penyejuk

udara ketika rapat hingga pelaksanaan team building yang

direncanakan lebih atraktif. Selain itu, rundown acara juga

akan dibagikan ke peserta ketika sebelum acara. Hal ini

dilakukan agar peserta mampu mengikuti acara dengan baik.

Langkah selanjutnya tentu saja adalah Organizing.

Pengorganisasian (organizing) adalah suatu proses pembuatan

struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi,

sumberdaya-sumberdaya yang dimilikinya dan lingkungan yang

melingkupinya. Dua aspek utama proses penyusunan struktur

organisai adalah departementalisasi dan pembagian kerja.

Dimana deparmentalisasi adalah pengelompokkan kegiatan kerja

suatu organisasi agar saling berkesinambungan dan dikerjakan

bersama. Ini dibuktikan dengan adanya struktur pasti dari

sebuah organisasi atau bagan organisasi. Pembagian kerja

adalah pemerincian tugas pekerjaan agar setiap individu dalam

organisasi bertanggung jawab untuk melaksanakan sekumpulan

kegiatan.

Visi misi sebuah organisasi tidak akan terwujud tanpa

adanya struktur formal yang jelas dan pas, begitu pun dengan


20

pembuatan sebuah acara tidak akan berjalan lancer atau sesuai

keinginan ketika tidak ada struktur panitia kegiatan yang

jelas atau formal. Tidak kalah dari berbagai unsur manajemen

yang lain, unsur organizing juga sangat penting dan menunjang

dalam sebuah manajemen organisasi atau sebuah acara.2

Implementasi dari kegiatan Serah Terima Jabatan

(Sertijab) HMHI periode 2012/2013. Susunan panitia dari

kegiatan ini terdiri dari:

1. Ketua Pelaksana

Tugas ketua pelaksana dalam struktur dan dalam kegiatan

tersebut adalah menyusun tim pelaksana kegiatan, kemudian

merembukkan konsep kegiatan dan mengawasi proses dan jalannya

kegiatan tersebut.

2. Sekretaris Pelaksana

Tugas sekretaris pelaksana dalam struktur dan dalam

kegiatan tersebut adalah membantu ketua pelaksana dalam

menyusun baik proposal maupun surat keluar dan masuk yang

nantinya akan memengaruhi kelancaran kegiatan sertijab,

membantu divisi-divisi dalam urusan surat menyurat yang

dibutuhkan.

3. Bendahara Pelaksana

Tugas bendahara pelaksana dalam struktur dan dalam

kegiatan tersebut adalah memegang kendali atas keuangan yang

dibutuhkan untuk kegiatan tersebut.

2 Hani, T. Handoko. 2009. Manajemen Edisi 2. Yogyakarta: BPFE-YOGYAKARTA ANGGOTA IKAPI No. 008PENERAPAN POAC DALAM SERTIJAB HMHI AZAS-AZAS MANAJEMEN

20

4. Sie Acara

Tugas sie acara dalam struktur dan dalam kegiatan

tersebut adalah menyusun dan mengkoordinasikan kegiatan baik

secara konsep bersama ketua maupun pelaksanaannya.

5. Sie Perlengkapan

Tugas sie perlengkapan dalam struktur dan dalam kegiatan

tersebut adalah melengkapi seluruh perlengkapan yang

dibutuhkan selama kegiatan berlangsung.

6. Sie Dokumentasi

Tugas sie dokumentasi dalam struktur dan dalam kegiatan

tersebut adalah merekam dan mendokumentasikan seluruh bagian

dalam kegiatan berlangsung.

7. Sie Publikasi dan Dekorasi

Tugas sie publikasi dan dekorasi dalam struktur dan dalam

kegiatan tersebut adalah membantu menyebarkan berita kepada

kakak angkatan dan bem/senat mengenai adanya kegiatan tersebut

dan membatu sie perlengkapan dalam mendesain tempat-tempat

yang digunakan dalam kegiatan tersebut.

8. Sie Hubungan Masyarakat

Tugas sie hubungan masyarakat dalam struktur dan dalam

kegiatan tersebut adalah membantu sekretaris dalam penyebaran

surat-surat izin kepada pihak kampus.

9. Sie Dana UsahaPENERAPAN POAC DALAM SERTIJAB HMHI AZAS-AZAS MANAJEMEN

20

Tugas sie dana usaha dalam struktur dan dalam kegiatan

tersebut adalah mengumpulkan dana yang kemudian diserahkan

kepada bendahara untuk membantu kelancaran kegiatan tersebut.

10. Sie Konsumsi

Tugas sie konsumsi dalam struktur dan dalam kegiatan

tersebut adalah mengalokasikan dana yang didapat dari

bendahara untuk membantu menyediakan kebutuhan logistik bagi

seluruh peserta dan panitia kegiatan tersebut.

Didalam sebuah struktur organisasi maupun kegiatan

menggunakan pendekatan dalam pengelompokkan organisasi atau

kegiatan-kegiatan. Melihat struktur kegiatan Sertijab HMHI

periode 2012/2013 ini menggunakan pendekatan

departementalisasi fungsional dimana terjadi pembagian

struktur organisasi dan individu yang terkait didalamnya

melaksanakan kegiatan dalam menurut keahlian dan

pengelompokkan yang dibentuk secara bersama. Pendekatan

fungional ini menjaga struktur organisasi tetap berjalan

sesuai dengan kapabilitasnya masing-masing sehingga ini

mengindikasikan terjadinya kerjasama yang baik dalam

kelancaran kegiatan tersebut. Kalaupun ada salah satu sub

kegiatan yang tidak terlaksana dengan baik, itu bisa dinilai

menjadi kesalahan dari segi teknis saja.


20

Selanjutnya, secara teoritis, pelaksanaan ( Actuating )

dalam suatu organisasi dapat dituangkan dalam beberapa hal,

seperti Motivasi , seorang pemimpin harus bisa memotivasi

bawahannya karena tidak jarang dalam suatu organisasi timbul

rasa bosan dan lelah terhadap pekerjaan. Dalam hal inilah,

peran seorang pemimpin dalam memotivasi berupa semangat,

dukungan, dan dorongan diperlukan. Motivasi merupakan kegiatan

yang mengakibatkan, menyalurkan, dan memelihara perilaku

manusia. Melalui motivasi yang disampaikan oleh seorang

pemimpin inilah, para anggotanya akan merasa bahwa atasannya

memberikan perhatian yang sebenarnya mereka butuhkan untuk

senantiasa bersemangat dalam menjalankan dan menyelasaikan

tugas guna mencapai tujuan yang diinginkan organisasi

tersebut.

Kemudian komunikasi, organisasi yang terdiri dari

individu-individu yang memiliki bermacam-macam karakter tidak

jarang menimbulkan suatu miscommunication yang mengakibatkan

terjadi suatu perbedaan pemahaman antara individu yang satu

dengan yang lain. Disinilah peran seorang pemimpin dibutuhkan

dalam memberikan komunikasi yang efektif kepada para manajer

sehingga mereka dapat memiliki dasar perencanaan yang kemudian

dapat disampaikan kepada para anggota dengan jelas mengenai

penugasan jabatan atau jobdesk masing-masing.

Ketiga ialah kepemimpinan, tidak dapat dipungkiri gaya

kepemimpinan seorang pemimpin dapat berpengaruh pada proses

kerja dan pencapaian yang berhasil diraih oleh para

anggotanya. Kepemimpinan merupakan kemampuan seseorang untuk

mempengaruhi orang lain agar bekerja mencapai tujuan danPENERAPAN POAC DALAM SERTIJAB HMHI AZAS-AZAS MANAJEMEN

20

sasaran. Gaya kepemimpinan ddapat dibagi menjadi dua, yaitu :

orientasi pada tugas dan otokratik. Masing-masing gaya

kepemimpinan memiliki kelebihan dan kelemahannya. Sehingga

gaya kepemimpinan yang ideal disesuaikan dengan kondisi dan

situasi yang dihadapi oleh organisasi.

Terakhir adalah perubahan dan pengembangan organisasi.

Seiring dengan berjalannya proses suatu organisasi dalam

mencapai tujuan yang diinginkan, perubahan-perubahan akibat

penyesuaian zaman dalam organiasi sering kali terjadi,

sehingga seorang pemimpin maupun manajer harus mampu

mengantisipasi perubahan tersebut. Seorang pemimpin harus

sigap dalam mengelola perubahan yang muncul agar perubahan

tersebut tidak menggoyahkan eksistensi dan tujuan organisasi.

Pengelolaan perubahan secara efektif diperlukan untuk

kelangsungan hidup organisasi dan tantangan pengembangan.

Namun, jangan dilupakan juga Manajemen Konflik. Konflik

dalam organisasi timbul biasanya dikarenakan adanya masalah-

masalah terkait dengan :

a. Komunikasi yang disebabkan oleh salah persepsi, bahasa

yang sulit dimengerti, informasi yang tidak lengkap, serta

gaya manajer yang tidak konsisten.

b. Struktur organisasi yang disebabkan oleh pertarungan

kekuasaan antardepartemen dengan kepentingan dan sistem

penilaian yang bertentangan, persaingan dalam memperebutkan

sumber daya yang terbats, dan rasa ketergantungan antardivisi

yang berlebihan.


20

c.Pribadi yang disebabkan oleh ketidakcocokan nilai

maupun sikap dan perbedaan pendapat maupun persepsi antar

karyawan.

Upaya mengatasi konflik yang terjadi dalam organisasi

dapat ditempuh dengan jalan konsensus, konfrontasi, maupun

mediasi. Konflik-konflik tersebut harus segera diatasi agar

tidak menghambat upaya pencapaian tujuan organisasi dengan

cara stimulasi konflik, pengurangan konflik, dan peneyelesaian

konflik.

Di dalam pelaksanaan acara Serah Terima Jabatan Himpunan

Mahasiswa Hubungan Internasional yang dilaksanakan pada

beberapa bulan lalu, peran seorang penggerak atau leader sangat

dibutuhkan. Actuating lebih menekankan pada hubungan langsung

antara pemimpin atau ketua dengan orang-orang atau panitia

yang ada di dalam acara ini. Pada acara tersebut, ketua

panitia menggunakan cara directing atau commanding, dimana dengan

memberi saran, bimbingan, perintah-perintah atau instruksi

kepada bawahan atau seksi-seksi yang ada di dalamnya agar

dapat melaksanakan tugas masing-masing, sehingga tugas dapat

dilaksanakan dengan baik dan benar-benar tertuju pada tujuan

yang telah ditetapkan sebelumnya. Ketua panitia atau ketua

pelaksana juga melakukan suatu komunikasi dengan seksi-seksi

terkait agar dapat mengerti struktur dan fungsi kepanitiaan

dari acara+ tersebut.

Sebenarnya, Actuating merupakan fungsi yang paling

fundamental dalam melaksanakan acara Serah Terima Jabatan

Himpunan Mahasiswa Hubungan Internasional yang dilaksanakan


20

pada beberapa bulan lalu. Mengapa demikian? Karena merupakan

suatu upaya dari berbagai jenis tindakan tersebut, agar semua

anggota panitia atau seksi-seksi mulai dari tingkat teratas

sampai terbawah, berusaha mencapai sasaran atau tujuan sesuai

rencana yang telah ditetapkan semula, dengan cara terbaik dan

benar. Memang diakui bahwa usaha-usaha perencanaan (planning)

dan pengorganisasian (organizing) bersifat vital atau krusial,

tetapi tidak akan ada output konkrit yang akan dihasilkan

sampai kita mengimplementasi aktivitas-aktivitas yang

diusahakan dan yang diorganisasi. Untuk maksud itu maka

diperlukan tindakan penggerakan (actuating) atau usaha untuk

menimbulkan action. Hal yang penting untuk diperhatikan dalam

penggerakan (actuating) dalam acara ini adalah bahwa seseorang

bawahan atau panitia akan termotivasi untuk mengerjakan

sesuatu jika merasa yakin akan mampu mengerjakan, lalu yakin

bahwa pekerjaan tersebut memberikan manfaat bagi dirinya,

tidak sedang dibebani oleh problem pribadi atau tugas lain

yang lebih penting atau mendesak, sehingga tugas tersebut

merupakan kepercayaan bagi yang bersangkutan, serta

meningkatkan keharmonisan hubungan antar teman dalam

organisasi atau acara tersebut.

Controlling atau pengendalian dalam proses manajemen

merupakan proses manajemen yang keempat yang bisa

didefinisikan sebagai proses penentuan apa yang ingin dicapai

(tujuan), apa yang akan dilakukan yaitu pelaksanaan, dan

menilai pelaksanaan serta mengambil tindakan jika ada yang

perlu dibenahi sehingga tujuanpun tercapai.


20

Seperti yang telah diketahui jika atase muda HMHI Undip

merealisasilan salah satu program kerjanya yaitu serah terima

jabatan dari HMHI 2013 kepada HMHI 2014. Dalam kegiatan

tersebut bisa dianalisis proses controllingnya sebagai

berikut.

1. Menggunakan cara pengendalian secara langsung dan tidak

langsung.

Dimana pada kegiatan sertijab yang berlangsung pada 11-12

Januari 2014 tersebut, dilakukan dua cara pengenalian

sekaligus, yaitu :

a. Pengendalian secara langsung.

Ketua pelaksana yaitu Addien Mirza langsung

mengawasi kegiatan yang berjalan dengan memberikan

arahan kepada panitia lainnya.

b. Pengendalian secara tidaak langsung.

Pengendalian dan pengawasan dilakukan oleh masing-

masing ketua sie kegiatan sertijab, dan kemudian

dilaporkan kepada ketua pelaksana, selanjutnya ketua

pelaksana memberikan arahan terhadap apa yang

seharusnya dilakukan.

2. Melakukan preventive control dan repressive control

a. Preventive control : dilakukan sebelum kegiatan

dilaksanakan.

Pada kegiatan sertijab tersebut, sebelum

pelaksanaannya dilakukan beberapa kali technical


20

meeting (TM) panitia pelaksana. Dalam TM tersebut,

ketua pelaksana menjelaskan kembali mengenai kegiatan

yang akan dilaksanakan dan tugas masing-masing panitia.

Setiap sie juga mendeskripsikan kembali detil yang akan

dilakukan oleh anggotanya. Dari fungsi kontrol ini

ditemukan beberapa permasalahan :

• Kesulitan utama sertijab terjadi pada proses

perbedaan pendapat antara bawahan dengan atasan

• Minimnya dana yang dimiliki sebagai langkah

awal dalam melaksanakan langkah awal dalam melaksanakan

berbagai macam kegiatan yang tertuang

• perbedaan visi dan misi angkatan lama dengan

yang baru, sehingga dapat mempengaruhi kebijakan -

kebijakan setiap pemimpin

• Beberapa panitia ada yang tidak ada yang

efektif dan efisien, menjalankan tugasmya

• Dalam menjalankan acara sertijab, tidak sesuai

dengan waktu yang sudah ditentukan

• Sulitnnya melibatkan pengurus HMHI dari tingkat

atas dalam setiap rapat

b. Repressive control : dilakukan setelah muncul

kesalahan (biasanya dilakukan saat pelaksanaan dan

setelah kegiatan berakhir berupa evaluasi) dengan

tujuan agar kesalahan tersebut tidak terulang kembali.

Dalam kegiatan sertijab beberapa kali muncul masalah

yang kemudian dengan cepat ketua panitia berunding

dengan masing-masing ketua sie dalam pemecahan


20

masalahnya. Dan kemudian memberikan arahan untuk acara-

acara selanjutnya yang belum terlaksana.

c. Menganalisa hambatan yang terjadi sebelum hingga

berakhirnya kegiatan sertijab.

Hambatan yang muncul pada kegiatan tersebut ada

beberapa, yaitu :

1. Acara berlangsung tidak terlalu sesuai dengan jadwal

yang telah dibuat, yang mana kebanyakan acaranya

mundur dari waktu yang ditentukan.

2. Beberapa panitia tidak bekerja secara efektif dan

efisien, jadi pada satu seksi ada yang terlalu

banyak pesonilnya dan ada yang kekurangan. Hal

tersebut menyebabkan ada yang hanya duduk santai dan

ada yang terus-menerus bekerja.

3. Panitia memiliki pengalaman yang minim, karena

panitia adalah dari atase muda HMHI yang notabene

belum memiliki pengalaman dalam menangani suatu

kegiatan dibandingkan fungsionaris HMHI.

4. Terjadi miskomunikasi dengan peserta kegiatan,

berupa :

- Peserta tidak mengetahui lokasi kegiatan

dilangsungkan.

- Ketidaktahuan peserta tentang urgensi acara

sertijab, sehingga beberapa peserta yang

sebenarnya memiliki posisi penting justru tidak

hadir dalam acara tersebut.

5. Sempat terjadi kekurangan dana ( defisit ).


20

d. Melakukan pengendalian sesuai porsi.

1. Personal control : mengawasi atau mengendalikan

panitia apakah sudah sesuai dengan arahan.

2. Time control : yaitu pengendalian waktu.

Seperti yang telah diketahuai beberapa hambatan

membuat acara berlangsung mundur dari jadwal yang

ditentukan, sehingga dilakukan time control untuk

menjaga berlangsungnya semua acara dalam kegiatan

tersebut.

3. Financial control : pengendalian keuangan yang

mana seperti diketahui ada seksi yang kekurangan

dana. Untuk menutupi kekurangan tersebut, maka seksi

yang kelebihan dana menyerahkannya kepada bendahara

untuk diolah sehingga dapat menutupi kekurangan

tersebut. Dalam bagian ini, sempat panitia mengalami

defisit karena ada peserta yang membatalkan diri,

akhirnya setelah efisiensi di beberapa bagian,

misalkan pengurangan coffee break, defisit tersebut

bisa diatasi. Bahkan keuangan panitia pada akhirnya

surplus.

Monitoring merupakan kegiatan untuk mengetahui apakah

sebuah kegiatan yang dibuat berjalan baik sebagaimana mestinya

dengan yang direncanakan, adakah hambatan yang terjadi, dan

bagaimana mengatasi hambatan yang terjadi tersebut. Sehingga

monitoring merupakan kegiatan dalam pengumpulan data pada saat

kegiatan berlangsung. Monitoring juga sering disebut dengan

pemantauan kegiatan.


20

Pada kegiatan sertijab HMHI tersebut, proses monitoring

juga dilakukan. Proses ini dilakukan dengan cara :

a. Observasi

Yaitu melakukan pengamatan terhadap jalannya kegiatan,

sehingga segera terdeteksi jika ada sesuatu yang salah yang

melenceng dari rencana semula. Dilakukan untuk menemukan

hambatan-hambatan pada kegiatan sertijab. Pengamatan ini

dilakukan oleh masing-masing ketua seksi (sie) yang dipimpin

langsung oleh ketua kegiatan. Sehingga jika ketua seksi

menemukan kejanggalan akan segera memberitahukannya kepada

ketua panitia, sehingga dicarikan solusi terbaik bersama.

b. Wawancara

Wawancara disini, maksudnya ketua panitia mengadakan tanya

jawab pada masing-masing penanggungjawab setiap kegiatan dan

ketua seksi, agar dapat mengetahui hambatan yang terjadi.

c. Diskusi

Panitia kegiatan berdiskusi untuk menyelesaikan masalah dan

hambatan yang terjadi, sehingga tujuan kegiatan dapat tercapai

Kemudian proses selanjutnya adalah evaluasi. Evaluasi

adalah suatu proses yang teratur dan sistematis dalam

membandingkan hasil yang dicapai dengan tolak ukur atau

kriteria yang telah ditetapkan kemudian dibuat suatu

kesimpulan dan penyusunan saran pada setiap tahap dari

pelaksanaan program (Azwar, 1996). Sejatinya evaluasi bisa

dilakukan sebelum kegiatan, pada saat kegiatan dan setelah

kegiatan. Namun, pada kegiatan setijab evaluasi akan


20

dilaksanakan setelah kegiatan selesai dilangsungkan, mengingat

sudah ada proses contolling dan monitoring.

Pada kegiatan sertijab, panitia akan melakukan evaluasi

kegiatan dalam bentuk evaluasi dampak program. Yaitu dengan

menilai seluruh keefektifan program-program yang dilaksanakan

dalam kegiatan sertijab HMHI dalam mencapai tujuan. Kegiatan

evaluasi ini bertujuan untuk mengetahui apakah tujuan telah

dicapai dan memberi saran untuk kegiatan-kegiatan berikutnya

yang serupa. Prosesnya adalah :

a. Ketua panitia mengumpulkan seluruh panitia setelah

kegiatan selesai.

b. Ketua panitia memimpin jalannya evaluasi.

c. Kemudian evaluasi seluruh kegiatan berdasarkan data

yang diperoleh dari monitoring.

d. Masing-masing ketua seksi dan penanggungjawab

kegiatan melaporkan hasil pengamatan keseluruhan.

e. Ketua panitia melakukan evaluasi berdasarkan data

yang telah disampaikan.

f. Kemudian panitia memberikan saran dan masukan untuk

kegiatan serupa yang mungkin akan dilakukan untuk tahun-

tahun berikutnya.


20

Daftar Pustaka

Hani, T. Handoko. 2009. Manajemen Edisi 2. Yogyakarta: BPFE-

YOGYAKARTA ANGGOTA IKAPI No. 008

Ma’ruf, Wakhid Aprizal. 2014. Review Perencanaan untuk memenuhi

tugas mata kuliah Azas Manajemen Program Studi Hubungan

Internasional Universitas Diponegoro, Semarang

http://id.wikipedia.org/wiki/Perencanaan

http://id.wikipedia.org/wiki/Prosedur

http://tugaskelompok4tikelasa.blogspot.com/2012/12/pengertian-

dan-tujuan-evaluasi-pada.html

http://file.upi.edu/Direktori/FIP/JUR._ADMINISTRASI_PENDIDIKAN

/197203211999031-ASEP_SURYANA/

Copy_of_STRATEGI_MONITORING_DAN_EVALUASI.pdf


http://id.wikipedia.org/wiki/Prosedur

MAKALAH MATA KULIAH AZAS-AZAS MANAJEMEN " PENERAPAN PROSES POAC DALAM PELAKSANAAN SERAH TERIMA JABATAN HIMPUNAN MAHASISWA HUBUNGAN INTERNASIONAL PERIODE 2014 " OLEH

Documents