BAB IIPEMBAHASANA. Konsep Dasar KeorganisasianTerdapat beberapa
teori dan perspektif mengenai organisasi, ada yang cocok sama satu
sama lain, dan ada pula yang berbeda. Organisasi pada dasarnya
digunakan sebagai tempat atau wadah dimana orang-orang berkumpul,
bekerjasama secara rasional dan sistematis, terencana,
terorganisasi, terpimpin dan terkendali, dalam memanfaatkan sumber
daya (uang, material, mesin, metode, lingkungan),
sarana-parasarana, data, dan lain sebagainya yang digunakan secara
efisien dan efektif untuk mencapai tujuan organisasi.Dalam
berorganisasi setiap individu dapat berinteraksi dengan semua
struktur yang terkait baik itu secara langsung maupun secara tidak
langsung kepada organisasi yang mereka pilih. Agar dapat
berinteraksi secara efektif setiap individu bisa berpartisipasi
pada organisasi yang bersangkutan. Dengan berpartisipasi setiap
individu dapat lebih mengetahui hal-hal apa saja yang harus
dilakukan. Pada dasarnya partisipasi didefinisikan sebagai
keterlibatan mental atau pikiran dan emosi atau perasaan seseorang
di dalam situasi kelompok yang mendorongnya untuk memberikan
sumbangan kepada kelompok dalam usaha mencapai tujuan. Keterlibatan
aktif dalam berpartisipasi, bukan hanya berarti keterlibatan
jasmaniah semata. Partisipasi dapat diartikan sebagai keterlibatan
mental, pikiran, dan emosi atau perasaan seseorang dalam situasi
kelompok yang mendorongnya untuk memberikan sumbangan kepada
kelompok dalam usaha mencapai tujuan serta turut bertanggung jawab
terhadap usaha yang bersangkutan. Organisasi berasal dari kata
organon dalam bahasa Yunani yang berarti alat. Pengertian
organisasi telah banyak disampaikan para ahli, tetapi pada dasarnya
tidak ada perbedaan yang prinsip, dan sebagai bahan perbandingan
akan disampaikan beberapa pendapat sebagai berikut :a. Chester I.
Barnard (1938) dalam bukunya The Executive Functions mengemukakan
bahwa : Organisasi adalah system kerjasama antara dua orang atau
lebih (I define organization as a system of cooperatives of two
more persons) b. James D. Mooney mengatakan bahwa : Organization is
the form of every human association for the attainment of common
purpose (Organisasi adalah setiap bentuk kerjasama untuk mencapai
tujuan bersama)c. Menurut Dimock, organisasi adalah : Organization
is the systematic bringing together of interdependent part to form
a unified whole through which authority, coordination and control
may be exercised to achive a given purpose (organisasi adalah
perpaduan secara sistematis daripada bagian-bagian yang saling
ketergantungan/berkaitan untuk membentuk suatu kesatuan yang bulat
melalui kewenangan, koordinasi dan pengawasan dalam usaha mencapai
tujuan yang telah ditentukan).Dari beberapa pengertian organisasi
di atas, dapat disimpulkan bahwa setiap organisasi harus memiliki
tiga unsur dasar, yaitu :a. Sekumpulan orang,b. Kerjasama,c. Tujuan
yang ingin dicapai, Dengan demikian organisasi merupakan sarana
untuk melakukan kerjasama antara orang-orang dalam rangka mencapai
tujuan bersama, dengan mendayagunakan sumber daya yang
dimiliki.Seperti telah diuraikan di atas bahwa organisasi memiliki
tiga unsur dasar, dan secara lebih rinci organisasi memiliki
ciri-ciri sebagai berikut :a. Adanya suatu kelompok orang yang
dapat dikenal dan saling mengenal,b. Adanya kegiatan yang
berbeda-beda, tetapi satu sama lain saling berkaitan
(interdependent part) yang merupakan kesatuan kegiatan,c. Tiap-tiap
orang memberikan sumbangan atau kontribusinya berupa; pemikiran,
tenaga, dan lain-lain,d. Adanya kewenangan, koordinasi dan
pengawasan,e.Adanya tujuan yang ingin dicapai.
Sebuah organisasi dapat terbentuk karena dipengaruhi oleh
beberapa aspek seperti penyatuan visi dan misi serta tujuan yang
sama dengan perwujudan eksistensi sekelompok orang tersebut
terhadap masyarakat. Organisasi yang dianggap baik adalah
organisasi yang dapat diakui keberadaannya oleh masyarakat
disekitarnya, karena memberikan kontribusi seperti; pengambilan
sumber daya manusia dalam masyarakat sebagai anggota-anggotanya
sehingga menekan angka pengangguran.Orang-orang yang ada di dalam
suatu organisasi mempunyai suatu keterkaitan yang terus menerus.
Rasa keterkaitan ini, bukan berarti keanggotaan seumur hidup. Akan
tetapi sebaliknya, organisasi menghadapi perubahan yang konstan di
dalam keanggotaan mereka, meskipun pada saat mereka menjadi
anggota, orang-orang dalam organisasi berpartisipasi secara relatif
teratur.Menuruth Keith Davis ada tiga unsur penting partisipasi:1.
Unsur pertama, bahwa partisipasi atau keikutsertaan sesungguhnya
merupakan suatu keterlibatan mental dan perasaan, lebih daripada
semata-mata atau hanya keterlibatan secara jasmaniah.2. Unsur kedua
adalah kesediaan memberi sesuatu sumbangan kepada usaha mencapai
tujuan kelompok. Ini berarti, bahwa terdapat rasa senang,
kesukarelaan untuk membantu kelompok.3. Unsur ketiga adalah unsur
tanggung jawab. Unsur tersebut merupakan segi yang menonjol dari
rasa menjadi anggota. Hal ini diakui sebagai anggota artinya ada
rasa sense of belongingness.Keith Davis juga mengemukakan
jenis-jenis partisipasi, yaitu sebagai berikut:1. Pikiran
(psychological participation)2. Tenaga (physical partisipation)3.
Pikiran dan tenaga4. Keahlian5. Barang6. UangAgar suatu partisipasi
dalam organisasi dapat berjalan dengan efektif, membutuhkan
persyaratan-persyaratan yang mutlak yaitu:1. Waktu. Untuk dapat
berpatisipasi diperlukan waktu. Waktu yang dimaksudkan disini
adalah untuk memahamai pesan yang disampaikan oleh pemimpin. Pesan
tersebut mengandung informasi mengenai apa dan bagaimana serta
mengapa diperlukan peran serta.2. Bilamana dalam kegiatan
partisipasi ini diperlukan dana perangsang, hendaknya dibatasi
seperlunya agar tidak menimbulkan kesan memanjakan, yang akan
menimbulkan efek negatif. 3. Subyek partisipasi hendaknya relevan
atau berkaitan dengan organisasi dimana individu yang bersangkutan
itu tergabung atau sesuatau yang menjadi perhatiannnya. 4.
Partisipasi harus memiliki kemampuan untuk berpartisipasi, dalam
arti kata yang bersangkutan memiliki luas lingkup pemikiran dan
pengalaman yang sama dengan komunikator, dan kalupun belum ada,
maka unsur-unsur itu ditumbuhkan oleh komunikator. 5. Partisipasi
harus memiliki kemampuan untuk melakukan komunikasi timbal balik,
misalnya menggunakan bahasa yang sama atau yang sama-sama dipahami,
sehingga tercipta pertukaran pikiran yang efektif atau berhasil.6.
Para pihak yang bersangkutan bebas di dlam melaksanakan peran serta
tersebut sesuai dengan persyaratan yang telah ditentukan.7. Bila
partisipasi diadakan untuk menentukan suatu kegiatan hendaknya
didasarkan kepada kebebasan dalam kelompok, artinya tidak dilakukan
pemaksaan atau penekanan yang dapat menimbulkan ketegangan atau
gangguan dalam pikiran atau jiwa pihak-pihak yang bersangkutan. Hal
ini didasarkan kepada prisnsip bahwa partisipasi adalah bersifat
persuasif.Partisipasi dalam organisasi menekankan pada pembagian
wewenang atau tugas-tugas dalam melaksanakan kegiatannya dengan
maksud meningkatkan efektif tugas yang diberikan secara terstruktur
dan lebih jelas.
B. Sekilas Sejarah OrganisasiOrganisasi mungkin telah ada sejak
ratusan tahun yang lalu, karena ruang lingkup organisasi yang
sangat luas, secara tidak sadar semua manusia sejak lahir sudah
ikut dalam organisasi, suatu organisasi dapat menjadi fokus sentral
kehidupan seseorang atau ia mungkin hanya merupakan pelayannya
untuk sementara waktu. Sebuah organisasi mungkin dapat besifat
kaku, dingin, tanpa kepribadian, atau kadang-kadang dapat
menghasilkan hubungan-hubungan luwes dan bermakna bagi para
anggotanya.Untuk sejarah sendiri belum di ketahui secara pasti
kapan terbentuknya organisasi, sutau organisasi biasanya dianggap
baru dimulai sebagai disiplin akademik bersamaan dengan munculnya
manajemen ilmiah pada tahun 1890-an, dengan Taylorisme yang
mewakili puncak dari gerakan ini. Para tokoh manajemen ilmiah
berpendapat bahwa rasionalisasi terhadap organisasi dengan
rangkaian instruksi dan studi tentang gerak-waktu akan menyebabkan
peningkatan produktivitas. Studi tentang berbagai sistem kompensasi
pun dilakukan.Setelah Perang Dunia I, fokus dari studi organisasi
bergeser kepada analisis tentang bagaimana faktor-faktor manusia
dan psikologi mempengaruhi organisasi. Ini adalah transformasi yang
didorong oleh penemuan tentang Dampak Hawthorne. Gerakan hubungan
antar manusia ini lebih terpusat pada tim, motivasi, dan
aktualisasi tujuan-tujuan individu di dalam organisasi.Perang Dunia
II menghasilkan pergeseran lebih lanjut dari bidang ini, ketika
penemuan logistik besar-besaran dan penelitian operasi menyebabkan
munculnya minat yang baru terhadap sistem dan pendekatan
rasionalistik terhadap studi organisasi.Pada tahun 1960-an dan
1970-an, bidang ini sangat dipengaruhi oleh psikologi sosial dan
tekanan dalam studi akademiknya dipusatkan pada penelitian
kuantitatif.Sejak tahun 1980-an, penjelasan-penjelasan budaya
tentang organisasi dan perubahan menjadi bagian yang penting dari
studi ini. Metode-metode kualitatif dalam studi ini menjadi makin
diterima, dengan memanfaatkan pendekatan-pendekatan dari
antropologi, psikologi dan sosiologi.
C. Prinsip Prinsip OrganisasiPrinsip-prinsip organisasi banyak
dikemukan oleh para ahli, salah satunya A.M. Williams yang
mengemukakan pendapatnya cukup lengkap dalam bukunya Organization
of Canadian Government Administration (1965), bahwa prinsip-prinsip
organisasi meliputi :1. Prinsip bahwa Organisasi Harus Mempunyai
Tujuan yang Jelas,2. Prinsip Skala Hirarkhi,3. Prinsip Kesatuan
Perintah,4. Prinsip Pendelegasian Wewenang,5. Prinsip
Pertanggungjawaban,6. Prinsip Pembagian Pekerjaan,7. Prinsip
Rentang Pengendalian,8. Prinsip Fungsional,9. Prinsip Pemisahan,10.
Prinsip Keseimbangan,11. Prinsip Fleksibilitas,12. Prinsip
Kepemimpinan.
1. Organisasi Harus Mempunyai Tujuan yang Jelas. Organisasi
dibentuk atas dasar adanya tujuan yang ingin dicapai, dengan
demikian tidak mungkin suatu organisasi tanpa adanya tujuan.
Misalnya, organisasi pelayanan kesehatan seperti rumah sakit dan
puskesmas sebagai suatu organisasi, mempunyai tujuan yang ingin
dicapai antara lain, memberikan pelayanan kesehatan yang
berkualitas dan lain lain.
2. Prinsip Skala Hirarkhi. Dalam suatu organisasi harus ada
garis kewenangan yang jelas dari pimpinan, pembantu pimpinan sampai
pelaksana, sehingga dapat mempertegas dalam pendelegasian wewenang
dan pertanggungjawaban, dan akan menunjang efektivitas jalannya
organisasi secara keseluruhan.3. Prinsip Kesatuan Perintah. Dalam
hal ini, seseorang hanya menerima perintah atau bertanggung jawab
kepada seorang atasan saja.4. Prinsip Pendelegasian Wewenang.
Seorang pemimpin mempunyai kemampuan terbatas dalam menjalankan
pekerjaannya, sehingga perlu dilakukan pendelegasian wewenang
kepada bawahannya. Pejabat yang diberi wewenang harus dapat
menjamin tercapainya hasil yang diharapkan. Dalam pendelegasian,
wewenang yang dilimpahkan meliputi kewenangan dalam pengambilan
keputusan, melakukan hubungan dengan orang lain, dan mengadakan
tindakan tanpa minta persetujuan lebih dahulu kepada atasannya
lagi.5. Prinsip Pertanggungjawaban. Dalam menjalankan tugasnya
setiap pegawai harus bertanggung jawab sepenuhnya kepada atasan.6.
Prinsip Pembagian Pekerjaan. Suatu organisasi, untuk mencapai
tujuannya, melakukan berbagai aktivitas atau kegiatan. Agar
kegiatan tersebut dapat berjalan optimal maka dilakukan pembagian
tugas/pekerjaan yang didasarkan kepada kemampuan dan keahlian dari
masing-masing pegawai. Adanya kejelasan dalam pembagian tugas, akan
memperjelas dalam pendelegasian wewenang, pertanggungjawaban, serta
menunjang efektivitas jalannya organisasi.7. Prinsip Rentang
Pengendalian. Artinya bahwa jumlah bawahan atau staf yang harus
dikendalikan oleh seorang atasan perlu dibatasi secara rasional.
Rentang kendali ini sesuai dengan bentuk dan tipe organisasi,
semakin besar suatu organisasi dengan jumlah pegawai yang cukup
banyak, semakin kompleks rentang pengendaliannya.8. Prinsip
Fungsional. Bahwa seorang pegawai dalam suatu organisasi secara
fungsional harus jelas tugas dan wewenangnya, kegiatannya, hubungan
kerja, serta tanggung jawab dari pekerjaannya.9. Prinsip Pemisahan.
Bahwa beban tugas pekerjaan seseorang tidak dapat dibebankan
tanggung jawabnya kepada orang lain.10. Prinsip Keseimbangan.
Keseimbangan antara struktur organisasi yang efektif dengan tujuan
organisasi. Dalam hal ini, penyusunan struktur organisasi harus
sesuai dengan tujuan dari organisasi tersebut. Tujuan organisasi
tersebut akan diwujudkan melalui aktivitas/ kegiatan yang akan
dilakukan. Organisasi yang aktivitasnya sederhana (tidak kompleks)
contoh koperasi di suatu desa terpencil, struktur organisasinya
akan berbeda dengan organisasi koperasi yang ada di kota besar
seperti di Jakarta, Bandung, atau Surabaya.11. Prinsip
Fleksibilitas Organisasi harus senantiasa melakukan pertumbuhan dan
perkembangan sesuai dengan dinamika organisasi sendiri (internal
factor) dan juga karena adanya pengaruh di luar organisasi
(external factor), sehingga organisasi mampu menjalankan fungsi
dalam mencapai tujuannya.12. Prinsip Kepemimpinan. Dalam organisasi
apapun bentuknya diperlukan adanya kepemimpinan, atau dengan kata
lain organisasi mampu menjalankan aktivitasnya karena adanya proses
kepemimpinan yang digerakan oleh pemimpin organisasi tersebut.
D. Manajemen OrganisasiKata Manajemen berasal dari bahasa
Prancis kuno mnagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan
mengatur. Manajemen belum memiliki definisi yang mapan dan diterima
secara universal. Mary Parker Follet, misalnya, mendefinisikan
manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain.
Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan
mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. Ricky W.
Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan,
pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya
untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien. Efektif
berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan,
sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara
benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.Fungsi manajemen
adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan melekat di
dalam proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh manajer dalam
melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan. Fungsi manajemen
pertama kali diperkenalkan oleh seorang industrialis Perancis
bernama Henry Fayol pada awal abad ke-20. Ketika itu, ia
menyebutkan lima fungsi manajemen, yaitu merancang, mengorganisir,
memerintah, mengordinasi, dan mengendalikan. Namun saat ini, kelima
fungsi tersebut telah diringkas menjadi empat, yaitu:1. Perencanaan
(planning) adalah memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber
yang dimiliki. Perencanaan dilakukan untuk menentukan tujuan
perusahaan secara keseluruhan dan cara terbaik untuk memenuhi
tujuan itu. Manajer mengevaluasi berbagai rencana alternatif
sebelum mengambil tindakan dan kemudian melihat apakah rencana yang
dipilih cocok dan dapat digunakan untuk memenuhi tujuan perusahaan.
Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen
karena tanpa perencanaan, fungsi-fungsi lainnya tak dapat
berjalan.2. Pengorganisasian (organizing) dilakukan dengan tujuan
membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih
kecil. Pengorganisasian mempermudah manajer dalam melakukan
pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan
tugas-tugas yang telah dibagi-bagi tersebut. Pengorganisasian dapat
dilakukan dengan cara menentukan tugas apa yang harus dikerjakan,
siapa yang harus mengerjakannya, bagaimana tugas-tugas tersebut
dikelompokkan, siapa yang bertanggung jawab atas tugas tersebut,
pada tingkatan mana keputusan harus diambil.3. Pengarahan
(directing) adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua
anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran sesuai dengan
perencanaan manajerial dan usaha-usaha organisasi. Jadi actuating
artinya adalah menggerakkan orang-orang agar mau bekerja dengan
sendirinya atau penuh kesadaran secara bersama-sama untuk mencapai
tujuan yang dikehendaki secara efektif. Dalam hal ini yang
dibutuhkan adalah kepemimpinan (leadership).4. Pengevaluasian
(evaluating) adalah proses pengawasan dan pengendalian performa
perusahaan untuk memastikan bahwa jalannya perusahaan sesuai dengan
rencana yang telah ditetapkan. Seorang manajer dituntut untuk
menemukan masalah yang ada dalam operasional perusahaan, kemudian
memecahkannya sebelum masalah itu menjadi semakin besar.
E. Manfaat Berorganisasi
1. Psikologi ManajemenOrganisasi memiliki definisi koordinasi
sejumlah kegiatan manusia yang direncanakan untuk mencapai suatu
maksud atau tujuan bersama melalui pembagian kerja atau tugas dan
fungsi serta melalui serangkaian wewenang dan tanggung jawab.Banyak
banget manfaat yang diperoleh apabila kita aktif dalam suatu
organisasi baik organisasi formal, informal dan sosial. Di bawah
ini terdapat beberapa manfaat berorganisasi.2. TeamworkOrganisasi
adalah kesatuan dari berbagai orang yang bekerja untuk satu tujuan.
Dari mulai brainstorming ide, rapat, nyusun anggaran, eksekusi
kegiatan, sampai evaluasi, semua dipikirkan dan dikerjakan
bersama-sama. Setiap anggota bagai roda mesin yang saling
menggerakkan. Kalau salah satu macet, hasil akhirnya bisa tidak
sesuai tujuan awal.3. Sikap Mental PositifBerorganisasi bikin kita
sadar akan pentingnya sikap-sikap mental yang positif. Dengan
segala tanggung jawab di organisasi, kita dilatih disiplin, jujur,
berpikir kritis, dan mampu memanage waktu. Kita juga semakin
terlatih untuk berani membuat suatu keputusan. Sikap-sikap ini akan
terpakai di dunia kerja, sehingga memungkinkan karir kamu naik
lebih cepat.4. Berdiskusi dan Berbeda PendapatKarena di organisasi
kita bekerja sama dengan banyak orang yang karakternya beda-beda,
kita dituntut untuk mampu menghargai pendapat dan mau mendengar
pendapat orang lain. Kita juga dipaksa untuk berani mengemukakan
pendapat lewat diskusi, baik itu dalam rapat, maupun kepada
pihak-pihak yang lebih tua, seperti guru, kepala sekolah, atau
rektor yang akan kita ajak kerja sama.5. Belajar Manajemen
OrganisasiAktif di organisasi mengajarkan kita untuk bertindak
sesuai prosedur dalam manajemen organisasi. Misalnya, tentang tata
cara rapat, cara mengajukan proposal yang baik, termasuk step-step
dalam mengerjakan sebuah proyek. Misalnya, kamu bergabung dalam
OSIS dan akan mengadakan suatu kegiatan, maka kamu akan terlibat
dalam acara tersebut dari sejak masih berupa ide mentah sampai saat
hari H berlangsung.6. BersosialisasiPergaulan akan meluas, kita
dapat banyak teman dari adik kelas, senior, pejabat sekolah/kampus,
pihak sponsor, dan banyak kontak penting lainnya.
F. Dasar Dasar KeorganisasianMenurut James A.F. Stoner dan R.
Edward Freeman, departemen suatu organisasi secara formal dapat
distruktur berdasarkan tiga macam cara, yakni distrukturkan dalam:
Fungsi Produk Bentuk MatriksOrganisasi-organisasi yang distruktur
berdasarkan fungsi menyatukan dalam suatu departemen, semua pihak
yang terlibat pada aktivitas tertentu atau berbagai macam aktivitas
yang berkaitan satu sama lain.Organisasi yang distruktur
berdasarkan produk produk, yang sering pula dinamakan orang
organisasi berdasarkan devisi, menyatukan dalam semua unit kerja,
semua pihak yang terlibat dalam bidang produksi dan pemasaran
sesuatu produk, atau kelompok produk yang berkaitan satu sama lain.
Ini disatukan pada wilayah geografis tertentu atau yang berhubungan
dengan tipe pelanggan tertentu.Pada organisasi matriks, terdapat
dua macan tipe desain secara simultan. Departemen-departemen fungsi
permanent, memiliki otoritas bagi performa, dan standar-standar
professional unit-unit mereka. Diciptakan pula tim-tim proyek
sesuai kebutuhan untuk melaksanakan program-program spesifik.
Anggota-anggota tim tersebut diambil dari berbagai departemen
fungsional, Mereka bertanggung jawab terhadap seorang menejer
proyek. Menejer proyek bertanggung jawab secara keseluruhan
terhadap hasil pekerjaan tim tersebut.Komponen penting organisasi
meliputi :7. TujuanMerupakan sesuatu yang akan di capai dalam
rentang waktu tertentu, Tujuan berdasarkan rentang dan cakupanya
dapat di bagi dala beberapa karakteristik antara lain : Tujuan
Jangka panjang Tujuan Jangka menengah dan Tujuan Jangka pendek8.
StrukturStruktur Organisasi sangat penting untuk dapat dipahami
oleh semua komponen dalam rangka menciptakan system kerja yang
efektif dan efesien.
9. SistemTerbagi dalam komponen penyusun yang saling berikatan
yaitu : Input Proses Output Feedback
Stuktur dan Anatomi Organisasi1. Elemen struktur organisasiAda
enam elemen kunci yang perlu diperhatikan oleh para manajer ketika
hendak mendesain struktur, antara lain:a. Spesialisasi pekerjaan.
Sejauh mana tugas-tugas dalam organisasi dibagi-bagi ke dalam
beberapa pekerjaan tersendiri.b. Departementalisasi. Dasar yang
dipakai untuk mengelompokkan pekerjaan secara bersama-sama.
Departementalisasi dapat berupa proses, produk, geografi, dan
pelanggan.c. Rantai komando. Garis wewenang yang tanpa putus yang
membentang dari puncak organisasi ke eselon paling bawah dan
menjelaskan siapa bertanggung jawab kepada siapa.d. Rentang
kendali. Jumlah bawahan yang dapat diarahkan oleh seorang manajer
secara efisien dan efektif.
e. Sentralisasi dan Desentralisasi. Sentralisasi mengacu pada
sejauh mana tingkat pengambilan keputusan terkonsentrasi pada satu
titik di dalam organisasi. Desentralisasi adalah lawan dari
sentralisasi.f. Formalisasi. Sejauh mana pekerjaan-pekerjaan di
dalam organisasi dibakukan.
2. Desain OrganisasiDesain organisasi yang umum adalah :a.
Struktur sederhanaStruktur sederhana adalah sebuah struktur yang
dicirikan dengan kadar departementalisasi yang rendah, rentang
kendali yang luas, wewenang yang terpusat pada seseorang saja, dan
sedikit formalisasi. Struktur sederhana paling banyak dipraktikkan
dalam usaha-usaha kecil di mana manajer dan pemilik adalah orang
yang satu dan sama.Kekuatan dari struktur ini adalah
kesederhanaannya yang tercermin dalam kecepatan, kefleksibelan,
ketidakmahalan dalam pengelolaan, dan kejelasan akuntabilitas. Satu
kelemahan utamanya adalah struktur ini sulit untuk dijalankan di
mana pun selain di organisasi kecil karena struktur sederhana
menjadi tidak memadai tatkala sebuah organisasi Berkembang karena
formalisasinya yang rendah dan sentralisasinya yang tinggi
cenderung menciptakan kelebihan beban (overload) di puncak.b.
BirokrasiBirokrasi adalah sebuah struktur dengan tugas-tugas
operasi yang sangat rutin yang dicapai melalui spesialisasi, aturan
dan ketentuan yang sangat formal, tugas-tugas yang dikelompokkan ke
dalam berbagai departemen fungsional, wewenang terpusat, rentang
kendali yang sempit, dan pengambilan keputusan yang mengikuti
rantai komando.Kekuatan utama birokrasi ada kemampuannya
menjalankan kegiatan-kegiatan yang terstandar secara sangat
efisien, sedangkan kelemahannya adalah dengan spesialisasi yang
diciptakan bisa menimbulkan konflik-konflik subunit, karena
tujuantujuan unit fungsional dapat mengalahkan tujuan keseluruhan
organisasi. Kelemahan besar lainnnya adalah ketika ada kasus yang
tidak sesuai sedikit saja dengan aturan, tidak ada ruang untuk
modifikasi karena birokrasi hanya efisien sepanjang karyawan
menghadapi masalah yang sebelumnya telah mereka hadapi dan sudah
ada aturan keputusan terprogram yang mapan. c. Struktur
matriksStruktur matriks adalah sebuah struktur yang menciptakan
garis wewenang ganda dan menggabungkan departementalisasi
fungsional dan produk. Struktur matriks dapat ditemukan di agenagen
periklanan, perusahaan pesawat terbang, laboratorium penelitian dan
pengembangan, perusahaan konstruksi, rumah sakit, lembaga-lembaga
pemerintah, universitas, perusahaan konsultan manajemen, dan
perusahaan hiburan.Kelemahan terbesarnya adalah sulitnya
mengoordinasi tugas para spesialis fungsional yang beragam agar
kegiatan mereka rampung tepat waktu dan sesuai anggaran.
Karakteristik struktural paling nyata dari matriks adalah bahwa ia
mematahkan konsep kesatuan komando sehingga karyawan dalam struktur
matriks memiliki dua atasan -manajer departemen fungsional dan
manajer produk. Karena itulah matriks memiliki rantai komando
ganda.
3. Desain Struktur Organisasi Moderna.Struktur timStruktur tim
adalah pemanfaatan tim sebagai perangkat sentral untuk
mengoordinasikan kegiatan-kegiatan kerja. Karakteristik utama
struktur tim adalah bahwa struktur ini meniadakan kendalakendala
departemental dan mendesentralisasi pengambilan keputusan ke
tingkat tim kerja. Struktur tim juga mendorong karyawan untuk
menjadi generalis sekaligus spesialisb.Organisasi virtualOrganisasi
virtual adalah organisasi inti kecil yang menyubkontrakkan
fungsi-fungsi utama bisnis.c.Organisasi NirbatasOrganisasi nirbatas
adalah sebuah organisasi yang berusaha menghapuskan rantai komando,
memiliki rentang kendali tak terbatas, dan mengganti departemen
dengan tim yang diberdayakan.
4.Model desain struktur organisasiAda dua model ekstrem dari
desain organisasi.a. Model mekanistis, yaitu sebuah struktur yang
dicirikan oleh departementalisasi yang luas, formalisasi yang
tinggi, jaringan informasi yang terbatas, dan sentralisasi.b. Model
organik, yaitu sebuah struktur yang rata, menggunakan tim lintas
hierarki dan lintas fungsi, memiliki formalisasi yang rendah,
memiliki jaringan informasi yang komprehensif, dan mengandalkan
pengambilanc. Keputusan secara partisipatif.
5.Faktor penentu struktur organisasiBerikut adalah faktor-faktor
utama yang diidentifikasi menjadi penyebab atau penentu struktur
suatu organisasi :a. StrategiStruktur organisasi adalah salah satu
sarana yang digunakan manajemen untuk mencapai sasarannya. Karena
sasaran diturunkan dari strategi organisasi secara keseluruhan,
logis kalau strategi dan struktur harus terkait erat tepatnya,
struktur harus mengikuti strategi. Jika manajemen melakukan
perubahan signifikan dalam strategi organisasinya, struktur pun
perlu dimodifikasi untuk menampung dan mendukung perubahan
ini.Sebagian besar kerangka strategi dewasa ini terfokus pada tiga
dimensi -inovasi, minimalisasi biaya, dan imitasi- dan pada desain
struktur yang berfungsi dengan baik untuk masing-masing
dimensi.Strategi inovasi adalah strategi yang menekankan
diperkenalkannya produk dan jasa baru yang menjadi andalan.
Strategi minimalisasi biaya adalah strategi yang menekankan
pengendalian biaya secara ketat, menghindari pengeluaran untuk
inovasi dan pemasaran yang tidak perlu, dan pemotongan harga.
Strategi imitasi adalah strategi yang mencoba masuk ke produkproduk
atau pasar-pasar baru hanya setelah viabilitas terbukti.b. Ukuran
organisasiTerdapat banyak bukti yang mendukung ide bahwa ukuran
sebuah organisasi secara signifikan mempengaruhi strukturnya. c.
TeknologiIstilah teknologi mengacu pada cara sebuah organisasi
mengubah input menjadi output. Setiap organisasi paling tidak
memiliki satu teknologi untuk mengubah sumber daya finansial, SDM,
dan sumber daya fisik menjadi produk atau jasa.
d. LingkunganLingkungan sebuah organisasi terbentuk dari
lembaga-lembaga atau kekuatan-kekuatan di luar organisasi yang
berpotensi mempengaruhi kinerja organisasi. Kekuatan-kekuatan ini
biasanya meliputi pemasok, pelanggan, pesaing, badan peraturan
pemerintah, kelompok-kelompok tekanan publik, dan sebagainya.
Pembagian departemen atau unit pada struktur organisasi dapat
dibagi menjadi 3 (tiga) macam :a. Departementalisasi Menurut
FungsiPada pembagian ini orang yang memiliki fungsi yang terikat
dikelompokkan menjadi satu. Umum terjadi pada organisasi kecil
dengan sumber daya terbatas dengan produksi lini produk yang tidak
banyak. Biasanya dibagi dalam bagian keuangan, pemasaran, umum,
produksi, dan lain sebagainya.b. Departementalisasi Menurut Produk
/ PasarPada jenis departementalisasi ini orang-orang atau sumber
daya yang ada dibagi ke dalam departementalisasi menurut fungsi
serta dibagi juga ke dalam tiap-tiap lini produk, wilayah
geografis, menurut jenis konsumen, dan lain sebagainya.c.
Departementalisasi Organisasi Matrix / MatriksBentuk organisasi
matriks marupakan gabungan dari departementalisasi menurut
fungsional dan departementalisasi menurut proyek. Seorang pegawai
dapat memiliki dua posisi baik secara fungsi maupun proyek sehingga
otomatis akan memiliki dua atasan / komando ganda. Proyek biasanya
diadakan secara tidak menentu dan sifatnya tidak tetap.
Tata kerja : merupakan cara pekerjaan dengan benar dan
berhasilguna atau bisa mencapai tingkat efisien yang
maksimal.Prosedur kerja : merupakan tahapan dalam tata kerja yang
harusdilalui suatu pekerjaan baik mengenai dari mana asalnya dan
maumenuju mana, kapan pekerjaan tersebut harus diselesaikan
maupunalat apa yang harus digunakan agar pekerjaan tersebut
dapatdiselesaikan.Sistem Kerja : merupakan susunan antara tata
kerja denganprosedur yang menjadi satu sehingga membentuk suatu
pola tertentudalam menyelesaikan suatu pekerjaan
6.Struktur OrganisasiStruktur organisasi merupakan kelanjutan
dari dua bentuk organisasi. Struktur organisasi yang dibentuk akan
selalu berdasarkan pada 3 komponen organisasi yaitu:a.Interaksi
kemanusiaanb.Kegiatan yang terarah ke tujuanc.Struktur.Berdasarkan
ketiga komponen organisasi itu seorang manajer puncak harus dapat
mengkoordinir kegiatan-kegiatan karyawan dalam mencapai tujuan
Organisasi. Disamping pertimbangan ketiga komponen tersebut,
struktur Organisasi harus memberi penjelasan bagaimana pembagian
kekuasaan ( authorothy = wewenang ) dan bagaimana tanggung
jawabnya. Pendelegasian wewenang sangat erat hubungannya dengan
batasan wewenang dan tanggung jawab seseorang tentang suatu bagian
kegiatan yang dilaksanakan.
Dengan menugaskan sebagian pekerjaan kepada bawahan berarti
manajer memberikan wewenang dan tanggung jawab yang seimbang, untuk
kemudian setiap bawahan harus mempertanggungjawabkannya kepada
atasannya sesuai dengan struktur organisasi.
7. Bentuk OrganisasiBentuk Struktur Organisasi
yaitu:a.Organisasi Linib.Organisasi Fungsionalc.Organisasi Lini dan
Staff.d.Organisasi Fungsional dan Linie.Organisasi
Matrik.f.Organisasi Komiteg.Organisasi Lini
Organisasi FungsionalOrganisasi fungsional adalah suatu
organisasi di mana wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan
kepada kepala bagian yang mempunyai jabatan fungsional untuk
dikerjakan kepada para pelaksana yang mcmpunyai keahlian
khusus.
Organisasi Garis dan StaffOrganisasi lini dan staff adalah suatu
bentuk organisasi di mana pelimpahan wewenang berlangsung secara
vertikal dan sepenuhnya dari pucuk pimpinan ke kepala bagian di
bawahnya serta masing-masing pejabat manajer ditempatkan satu atau
lebih pejabat staff yang tidak mempunyai wewenang memerintah tetapi
hanya sebagai penasihat, misalnya mengenai masalah kearsipan,
keuangan, personel dan sebagainya
Organisasi Fungsional dan garisOrganisasi fungsional dan garis
adalah bentuk organisasi dimana wewenang dari pimpinan tertinggi
dilimpahkan kepada kepala bagian di bawahnya yang mempunyai
keahlian tertentu serta sebagian dilimpahkan kepada pejabat
fungsional yang koordinasinya tetap diserahkan kepada kepala
bagian.
Organisasi MatrikOrganisasi matrik disebut juga sebagai
organisasi manajemen proyek yaitu organisasi di mana penggunaan
struktur organisasi menunjukkan di mana para spesialis yang
mempunyai ketrampilan di masing-masing bagian dari kegiatan
pemasaran dikumpulkan lagi menjadi satu untuk sualu proyek yang
harus diselesaikan.
Organisasi komiteOrganisasi komite adalah bentuk organisasi di
mana tugas kepemimpinan dan tugas tertentu dilaksanakan secara
kolektif oleh sekelompok pejabat, yang berupa komite atau dewan
atau board dengan pluralistic manajemen.
Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara
tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau
perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai
tujuan. Struktur Organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan
kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana
hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi. Dalam struktur organisasi
yang baik harus menjelaskan hubungan wewenang siapa melapor kepada
siapa. Struktur organisasi mendefinisikan cara tugas pekerjaan
dibagi, dikelompokkan, dan dikoordinasikan secara formal.
8. Elemen Struktur OrganisasiEmpat elemen dalam struktur
organisasi yaitu :a.Adanya spesialisasi kegiatan kerjab.Adanya
standardisasi kegiatan kerjac.Adanya koordinasi kegiatan
kerjad.Besaran seluruh organisasi
Ada enam elemen kunci yang perlu diperhatikan oleh para manajer
ketika hendak mendesain struktur, antara lain:a. Spesialisasi
pekerjaanSejauh mana tugas-tugas dalam organisasi dibagi-bagi ke
dalam beberapa pekerjaan tersendiri.b. DepartementalisasiDasar yang
dipakai untuk mengelompokkan pekerjaan secara bersama-sama.
Departementalisasi dapat berupa proses, produk, geografi, dan
pelanggan.c. Rantai komandoGaris wewenang yang tanpa putus yang
membentang dari puncak organisasi ke eselon paling bawah dan
menjelaskan siapa bertanggung jawab kepada siapa. d. Rentang
kendaliJumlah bawahan yang dapat diarahkan oleh seorang manajer
secara efisien dan efektif.
e. Sentralisasi dan DesentralisasiSentralisasi mengacu pada
sejauh mana tingkat pengambilan keputusan terkonsentrasi pada satu
titik di dalam organisasi. Desentralisasi adalah lawan dari
sentralisasi.f. FormalisasiSejauh mana pekerjaan-pekerjaan di dalam
organisasi dibakukan.
9. Teknik Penguasaan Lapangan Dalam OrganisasiDalam ilmu
pengkondisian lapangan ini, kita akan mempelajari dan melatih
mengenai bagaimana teknik mengendalikan massa di lapangan sehingga
massa bereaksi sesuai dengan apa yang kita inginkan dan agar
informasi yang hendak kita sampaikan dapat diterima massa secara
optimal.Mengendalikan massa berbeda jauh tingkat kesulitannya
dibandingkan jika mengendalikan kelompok orang yang berjumlah
kecil. Tetapi bagi seorang tenaga professional lapangan,
mengendalikan massa adalah hal yang mudah jika kita menguasai
ilmunya.Aplikasi ilmu ini dapat kita terapkan pada : Kegiatan
pengorganisasian kerja massal (kerja bakti, persiapan kegiatan
dalam waktu singkat, dll) Kegiatan yang bersifat kolosal (Tadzabur
alam, rihlah, tabligh akbar, kamping dll) Kegiatan kaderisasi
Persiapan fisikPersiapan fisik yang kiranya perlu dipersiapkan :
Penampilan fisik dan kharisma (pancaran jiwa) terutama sewaktu
penampilan pertama, karena dapat menimbulkan kesan pertama Dekorasi
seperti spanduk, poster, dll. Kesemuanya bertujuan untuk
membangkitkan minat massa untuk memperhatikan dan sebagai alat
bantu penyampaian informasi Ada kalanya dekorasi juga diwujudkan
dalam hal yang kreatif seperti boneka, drama, dll. Alat komunikasi
yang memadai (megaphone, sound system, dll)Pengumpulan Massa dan
Teknik Pengkondisian AwalTugas pertama orang-orang lapangan adalah
:1. Mengumpulkan massaMassa tentu belum ada di tempat yang kita
inginkan dan walau ada di tempat yang kita inginkan, belum tentu
mereka berada dalam satu forum dengan kita. Tugas awal kita adalah
menyatukan mereka dengan kita.Teknik yang dapat kita gunakan adalah
ajakan, perintah ataupun paksaan.Pengumpulan ini dapat dilakukan
oleh : DanLap : Dia berada di sekitar pusat lokasi dan mengajak
massa secara ammah untuk mengikuti kegiatan ini. Dia biasanya
menggunakan alat komunikasi yang paling baik. Wakil-wakil DanLap :
Mereka bergerak mendukung tujuan DanLap. Mereka dapat menyebar ke
lokasi-lokasi yang ada disekitar tempat acara (terutama lokasi yang
tidak mendengar seruan DanLap ini). Tujuan penyebaran mereka untuk
menginformasikan adanya acara ini. Mereka pun melakukan ajakan
secara ammah Tim Lapangan : Biasanya jumlahnya banyak, dan
merekalah yang mengajak massa bergabung secara fardiyah. Misalnya
dengan ajakan langsung, menyebarkan lef let, mengibarkan spanduk,
dll.Pengkondisian lapangan ini juga dapat dilakukan jauh-jauh waktu
sebelum acara digelar, seperti jika acara digelar siang, maka
pagi-paginya telah dilaksanakan publikasi.
2. Mengkondisikan massaMassa perlu dikondisikan agar : Massa
panas atau bergairah Massa siap menerima informasi Massa
(lingkungan) mendukung proses penyampaian informasiCara
pengkondisian massa : ORASI, yel-yel, lagu, penggerakan tim
lapangan
10. Kepanitiaan dalam OrganisasiPengertian panitia menurut
bahasa adalah sekumpulan beberapa orang yang diberi tugas mengurus
sesuatu pekerjaan.Urutan kerja kepanitiaan suatu kegiatan/program
adalah :a. Munculnya ide/rencana kegiatan/programb. Rapat awal
untuk menyikapi ide/rencana tersebutc. Pengurusan perizinan
pelaksanaan kegiatand. Persiapan kegiatane. Pelaksanaan kegiatanf.
Evaluasi1. Munculnya ide/rencana/sebab kegiatan/programSebab
munculnya ide/rencana suatu kegiatan dapat berupa : Karena satu hal
dan lain Karena adanya moment/kesempatan. Karena adanya tujuan yang
ingin dicapai Karena program kerja,
Kegiatan yang dilaksanakan sebaiknya bervariasi dan menarik.
Orang akan bosan menghadiri/mengikuti kegiatan yang monoton dan
tidak menarik, frekuensinya relatif sering, secara terencana
mengadakan kegiatan-kegiatan yang bersifat kolosal dan
partisipatif.Proses pelahiran ide dari markas ini akan memegang
peran penting tatkala kita telah go Public.2. Rapat awal untuk
menyikapi ide/rencana tersebutRapat awal adalah menyiapkan ide-ide
pokok kegiatanURUTAN TEKNIK RAPAT AWAL :a. Persiapan rapat awal,
intinya adalah mengusahakan agar seluruh anggota dapat hadir dalam
rapat ini. Persiapannya mencakup : penentuan waktu dan tempat
rapat. mengundang seluruh anggota yang terkait untuk hadir dalam
rapat. Keunggulan menggunakan surat : mengantisipasi kelupaan orang
yang diundang beberapa orang akan merasakan pentingnya rapat itu
jika diundang secara resmi dengan surat jika perlu dapat saja
mengadakan hal menarik agar peserta rapat termotivasi untuk
datangCatatan : jangan sampai melupakan seorang pun !!Persiapan
rapat serumit ini perlu kita pahami saat kita memimpin jumlah
pengurus yang besar (saat go public)b. Pelaksanaan rapat, hal-hal
yang dibahas dalam rapat awal adalah: Penentuan deskripsi kegiatan
(mencakup bentuk, waktu dan tempat kegiatan yang belum
terdefinisi)Cara yang dapat digunakan : dengan diskusi (usul-usul)
dengan cara Brain Storming. (Lihat tip-tip BS)Setelah kegiatan
terdeskripsi perlu dilakukan SWOT. Hasil SWOT ini akan membantu
memutuskan apakah kegiatan ini baik untuk dilaksanakan atau
tidak.PERHATIKAN : Program dan sasaran dari kegiatan ini harus
jelas dan terkomunikasi kepada seluruh anggota yang terkait.
Penentuan kepanitiaan,Yang pertamakali dipilih dalam kepanitiaan
ini adalah ketua panitia.Seorang ketua panitia hendaknya minimal :
Memiliki pengetahuan yang cukup akan kegiatan yang akan
dilaksanakannya. Bersikap adil(atas amanat yang diterimanya) dalam
memberikan tugas.Sedangkan anggota yang memilih hendaknya : Memilih
ketua tersebut dengan serius. Bersedia taat kepada ketua tersebut,
baik dikala mudah maupun dikala sulit.Dalam struktur kepanitiaan,
yang selalu ada adalah : Ketua, sekertaris dan bendahara.Jika
hendak mengadakan wakil ketua, sekertaris I, bendahara I, dsb., hal
ini terserah panitia yang juga disesuaikan dengan keadaan.Adapun
seksi-seksi yang diadakan, disesuaikan dengan keadaan juga dan
jenis kegiatan yang akan dilakukan. Seksi-seksi yang diadakan dapat
berupa seksi humas, dana usaha, acara, sarana prasarana, perizinan,
transportasi, konsumsi, kebersihan, dekorasi, keamanan, publikasi,
dokumentasi, dsb.Yang perlu diperhatikan, hendaknya kepanitiaan ini
bersifat padat karya.Partisipasi seseorang dalam kegiatan suatu
organisasi Insya Allah akan berakibat positif bagi tumbuhnya
kepercayaan dan loyalitas orang tersebut akan organisasi itu.Sistem
komando (kontrol, evaluasi dan disiplin) seksi-seksi yang ada dapat
berupa : langsung kepada ketua melalui koordinatorJika SDM yang ada
tidak mencukupi jumlah seksi-seksi yang ada, maka seseorang dapat
saja menjabat lebih dari satu jabatan di kepanitiaan.Walaupun telah
ada ketua panitia, kepemimpinan tetap bersifat kolektif. Kesalahan
seorang panitia akan ditanggung oleh seluruh panitia. Jangan selalu
bergantung kepada ketua. Pendeskripsian tugas, agar : Setiap orang
mengerti & jelas akan tugasnya, agar : akan mengurangi beban
ketua dapat bekerja mandiri lebih memotivasi orang untuk berkreasi
(otonomi) Setiap tugas terdelegasikan sehingga tidak ada tugas yang
tidak terkerjakan karena lupa (tidak terdeteksi semenjak awal) atau
tidak ada yang merasa bertanggung jawab.Sebagai acuan
pendeskripsian tugas panitia, harus diketahui terlebih dahulu
hal-hal apa saja yang harus disiapkan guna berlangsungnya acara
ini. Pembuatan time schedule/daftar waktu kerjaHal ini membantu
evaluasi persiapan kegiatan. Selain itu panitia tidak perlu
menunggu perintah ketua untuk bekerja karena telah mengetahui kapan
saja ia harus bekerja.Pedoman pembuatan time schedule dapat merujuk
kepada hal-hal apa saja yang harus dilakukan pada tahap persiapan
kegiatan.
Penentuan anggaran kegiatan dan cara pemenuhannya.Biasanya
setiap seksi diminta untuk membuat anggaran dana yang dibutuhkan
seksi tersebut.c. Pasca RapatHasil rapat perlu disosialisasikan
kepada anggota lainnya yang tidak hadir sewaktu rapat. Hal ini
berguna agar setiap anggota merasa ikut bertanggung jawab atas
kegiatan ini.3. Pengurusan perizinan kegiatanPengurusan perizinan
dapat dibagi dua :a. Perizinan dengan proposalAkan sangat membantu
dalam tahap perizinan ini jika sejak semula kita telah membina
hubungan yang baik dengan pihak pemberi izin.b. Perizinan dengan
surat (dengan melampirkan proposal)Perizinan dengan surat dilakukan
jika dibutuhkan saja.Perizinan dengan surat dilakukan misalnya
untuk peminjaman ruangan atau prasarana, izin keramaian pada
polwiltabes, dsb.Kita memiliki beberapa kegiatan-kegiatan mendasar
yang jika perizinannya gagal, kegiatan tersebut harus tetap
dilaksanakan. Seperti dauroh dan training. Kegiatan-kegiatan ini
adalah kegiatan mendasar ROHANI yang jika diizinkan kita jalankan
dengan legal, jika tidak kita tetap laksanakan dengan istilah Under
Ground Movement.2. Persiapan kegiatanDalam tahap ini, setiap
panitia melaksanakan tugasnya sesuai dengan deskripsi tugas dan
time schedule yang telah disepakati sewaktu rapat awal.Sering
timbul masalah-masalah yang belum terantisipasi dalam rapat awal.
Karena itu kebersamaan panitia dan evaluasi persiapan sangat
penting dalam tahap ini.Jalur komunikasi dan informasi antar sesama
panitia pun cukup penting karena kemungkinan sesama panitia akan
sulit bertemu karena memiliki kesibukan dalam tanggung jawabnya
yang berbeda. (Mungkin sebuah buku komunikasi akan sangat
bermanfaat)Ketua harus senantiasa memonitor situasi dan
mengevaluasi persiapan ini melalui sistem komando yang telah
dipilihnya sewaktu rapat awal.Evaluasi ini adalah baik evaluasi
persiapan itu sendiri ataupun pemantauan ghirah panitia. Jika
ghirah panitia menurun, maka ketua harus segera
mengantisipasinya.Untuk beberapa jenis kegiatan, perlu adanya
technical meeting baik dengan sesama panitia ataupun dengan peserta
tidak jauh sebelum pelaksanaan kegiatan untuk mematangkan pelaksaan
kegiatan.Karena dalam pelaksaan kegiatan kemungkinan besar
koordinasi antar panitia agak sukar, maka technical meeting disini
memainkan peranan yang penting. (Tetapi untuk kegiatan-kegiatan
besar non-partisipatif, maka technical meeting adalah urusan
teman-teman dari operation)3. Pencarian DanaSumber-sumber dana
:Dana Usaha : (Alternatif yang pernah dikerjakan) Penjualan baju
Penjualan soal-soal ujian Penjualan koran bekas Profit
kegiatanSponsorship Tip-tip pembuatan proposal : ringkas, unik
(orang lebih tertarik membacanya daripada proposal lain), jelas,
memastikan adanya prospek bagi yang terlibat didalamnya. Arsip
proposal apa saja Penjelasan ikatan kerjasama Komunikasi (duta
pembawa proposal)Arsip-arsip dalam proposal sponsorship :1. Surat
pengantar2. Proposal 3. Pada lampiran terdapat ketentuan
sponsorship4. Surat tanda terima proposal5. Surat perjanjian kerja
samaDonatusi Kejelasan Proposal Komunikasi (duta pembawa proposal)
Ada cinderamata KwitansiArsip-arsip dalam proposal donatusi :1.
Surat pengantar2. Proposal 1. Pada lampiran terdapat ketentuan
donatusi3. Kwitansi4. CinderamataDana Pribadi4. Pelaksanaan
KegiatanUntuk kegiatan-kegiatan tertentu, pelaksanaan menjadi
tanggung jawab Operation.5. EvaluasiEvaluasi berguna untuk
mengetahui kekurangan dan kelebihan sesuatu pekerjaan sehingga
dengan demikian dapat ditentukan tindakan selanjutnya bagi suatu
tujuan. Bagi angkatan pelaksananya : Untuk mempelajari kekurangan
yang terjadi agar kelak tidak mengulangi kekurangan yang serupa dan
dapat mengusahakan agar kegiatan yang mendatang menjadi lebih baik
Bagi angkatan berikutnya : Belajar dari pengalaman angkatan
sebelumnya Sehingga perbaikan yang dilakukan tidak mulai lagi dari
nolHal ini dapat terwujudkan hanya jika ada di ROHANI ini suatu
sistem evaluasi kegiatan yang rapi yaitu dalam bentuk laporan
kegiatan yang terarsipkan.Hasil evaluasi hendaknya diarsipkan dalam
bentuk laporan kegiatan yang sistematis.Evaluasi disini mencakup
evaluasi tahapan persiapan kegiatan dan pelaksanaan kegiatan dengan
evaluasi tiap tahapan kurang lebih terdiri dari:1. Deskripsi
pelaksanaan tahapan tersebut2. hasil-hasil dari tahapan tersebut3.
Kekurangan, kesalahan, hambatan atau masalah yang terjadi4. Saran
bagi kegiatan selanjutnnya
11. Bentuk-bentuk organisasiAda beberapa bentuk berbeda dari
struktur organisasi dalam sebuah tim. Tim yang sudah terorganisir
dan tersturktur dengan baik sangatlah penting, karena akan
mengarahkan tim tersebut menjadi sebuah tim yang ahli dan cakap
dalam bekerja. Pengambilan keputusan dalam sebuah tim bergantung
pada bagaimana cara tim tersebut akan bekerja bersama. Macam-macam
bentuk organisasi tersebut adalah:1. Democratic Decentralized
(DD)Tidak memiliki pemimpin yang permanen.Koordinator dipilih untuk
menangani suatu tugas yang harus diselesaikan.Koordinator pun bisa
berubah/diganti bila ada perubahan dalam pekerjaan (task).
Keputusan yang dibuat harus berdasarkan konsensus kelompok, bukan
hanya wewenang satu orang saja. Komunikasi sangatlah penting karena
setiap individu harus benar-benar paham akan segala sesuatu yang
harus ditangani / dikerjakan. Sifat komunikasi antar anggota di
sini adalah komunikasi horizontal, karena tidak ada istilah
pimpinan dan bawahan dalam bentuk organisasi ini.
2. Controlled Decentralized (CD)Memiliki satu pemimpin utama
yang menangani dan mengkoordinir tugas-tugas utama. Terdapat
pemimpin-pemimpin sekunder yang dipilih pemimpin utama untuk
mengkoordinir dan menangani sub-sub tugas yang dibagi berdasarkan
kebijakan pemimpin utama. Pemimpin sekunder ini menjadi koordinator
dalam sub-sub group yang dibentuk berdasarkan pembagian tugas.
Pengambilan keputusan dilakukan secara bersama-sama antar anggota
dalam masing-masing sub group. Sedangkan pengambilan keputusan
antar group diputuskan oleh pemimpin utama. Komunikasi juga tetap
diperlukan dalam satu sub group. Komunikasi dilakukan secara
horizontal antar anggota dalam satu sub group. Tetapi terjadi
komunikasi vertikal antara sub-sub kelompok dengan pemimpin utama
tim.3. Controlled Centralized (CC)Hanya ada pimpinan utama tim di
sini, semua tugas dikoordinir dan ditangani langsung oleh pimpinan
utama. Semua pengambilan keputusan terhadap suatu masalah berada di
tangan pimpinan utama. Pimpinan utama ini pula yang menentukan
anggota kelompok mana yang harus bekerja dan tidak bekerja.Semua
komunikasi tim harus melalui pimpinan utama. Karena itu sifat
komunikasi dalam bentuk organisasi ini hanya bersifat vertikal.
Beberapa faktor yang harus dipertimbangkan dalam menentukan atau
merancanakan bentuk organisasi yang akan digunakan :a. Seberapa
sulit masalah tersebut dipecahkan? Akan lebih mudah bila masalah
yang sudah pernah dihadapi ditangani oleh orang yang berpengalaman
di bidangnya. Namun bila masalah tersebut agak sulit, maka akan
lebih baik bila ditangani secara bersama-sama.
b. Seberapa besar masalahnya? Dapat diukur dari jumlah pekerjaan
atau function point yang diperlukan dalam proyek tersebut. Semakin
besar ukurannya, maka semakin memerlukan organisasi yang kuat dalam
tim.
c. Berapa lama tim ini akan bekerja bersama? Ditentukan dari
jumlah waktu yang diminta untuk dapat menyelesaikan proyek ini.
Bisa dalam hitungan minggu, bulan, atau bahkan tahun.
d. Dapatkah proyek tersebut dibagi dalam beberapa bagian yang
lebih kecil?Bila suatu proyek dapat dibagi menjadi modul-modul yang
lebih kecil, maka komunikasi antar anggota dalam kelompok tidak
terlalu dibutuhkan. Namun, bila proyek tersebut sangat rumit dan
tidak bisa dibagi dalam modul-modul yang lebih sederhana, maka
komunikasi antar anggota akan sangat diperlukan.
e. Seberapa spesifik kualitas dan ketahanan uji sebagai
syaratnya?Bila beberapa bagian bergantung pada bagian yang lain,
maka kebutuhan untuk masing-masing bagian harus didefinisikan
secara spesifik.
f. Seberapa ketat deadline yang diberikan untuk menyelesaikan
proyek tersebut?Bila batas atau tenggat waktu yang diberikan sangat
ketat (tidak boleh molor) maka struktur organisasinya harus sangat
kuat. Komunikasi juga akan semakin banyak diperlukan. Seberapa
banyak komunikasi yang diperlukan antar anggota dalam proyek
tersebut?Bila tidak membutuhkan komunikasi yang terlalu banyak,
maka bentuk Controlled Centralized yang paling cocok.
Ada pola / pakem lain dalam struktur organisasi sebuah tim. Pola
tersebut merupakan paradigma-paradigma berikut :a. Paradigma
tertutup membentuk sebuah tim di sepanjang hierarki otoritas
tradisional. Mirip dengan bentuk Controlled Centralized. Bekerja
dengan baik pada saat mengerjakan proyek yang serupa atau pernah
ditangani sebelumnya. Tetapi tim menjadi kurang inovatif.
b. Paradigma terbuka cenderung membentuk tim dengan cara
tertentu sehingga tercapai banyak kontrol yang berhubungan dengan
paradigma tertutup, tetapi sekaligus juga banyak inovasi pada saat
menggunakan paradigma random. Kerja dilakukan secara kolaboratif
dengan komunikasi yang sarat serta konsensus yang didasarkan pada
pengambilan keputusan.
c. Paradigma random membentuk sebuah tim secara longgar dan
tergantung pada inisiatif individual anggota tim. Merupakan
gabungan anatara paradigma tertutup dan paradigma terbuka. Pada
saat membutuhkan inovasi, tim ini akan unggul. Tetapi tim semacam
ini akan kesulitan bila kerjanya ditentukan pada aturan
tertentu.
d. Paradigma sinkron bertumpu pada penggolongan alami dari suatu
masalah serta mengorganisasi anggota tim untuk bekerja pada
bagian-bagian kecil masalah dengan komunikasi aktif di antara
mereka sendiri.Teori organisasi klasik mendefinisikan organisasi
sebagai struktur hubungan wewenang , tujuan, peranan, kegiatan,
komunikasi dan faktor-faktor lain yang terdapat bila orang-orang
bekerja bersama. Teori organisasi klasik terdiri atas (1) teori
birokrasi (2) teori administrasi dan (3) manajemen ilmiah. Teori
birokrasi dipelopori oleh max weber, menurut max weber birokrasi
mempunyai karakteristik tertentu yaitu: 1)Pembagian kerja yang
jelasPembagian kerja atau spesialisasi harus sesuai dengan
kemampuan seseorang. 2)Hierarki wewenang dirumuskan dengan
baikSentralisasi kekuasaan berdasarkan suatu hierarki dengan
pemisahan jelas peringkat atas dan bawah. 3)Program rasional untuk
mencapai tujuanSeleksi dan promosi personalia didasarkan atas
kecakapan teknis, dan pendidikan latihan serta persyaratan lain
yang disesuaikan dengan kebutuhan dan pelaksanaan tugas.4)Sistem
dan prosedur bagi penanganan situasi kerjaPerlu catatan tertulis
demi kesinambungan, keseragaman dan transaksi.5)Sistem aturan yang
mencakup hak-hak dan kewajiaban-kewajiban posisi para pemegang
jabatan.6)Hubungan antar pribadi bersifat normalAda pemisahan
antara masalah pribadi dengan masalah formal organisasi.
1