Kata Pengantar
Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Allah SWT, karena
berkat rahmat dan hidayah-Nya penulis telah mampu menyelesaikan
makalah berjudul Audit Siklus Penggajian dan Personalia. Makalah
ini disusun untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah Auditing
2.Penulis menyadari bahwa didalam pembuatan makalah ini berkat
bantuan dan tuntunan Tuhan Yang Maha Esa dan tidak lepas dari
bantuan berbagai pihak untuk itu dalam kesempatan ini penulis
menghaturkan rasa hormat dan terima kasih yang sebesar-besarnya
kepada semua pihak yang membantu dalam pembuatan makalah ini. Tim
penulis menyadari bahwa dalam proses penulisan makalah ini masih
dari jauh dari kesempurnaan baik materi maupun cara penulisannya.
Namun demikian, tim penulis telah berupaya dengan segala kemampuan
dan pengetahuan yang dimiliki sehingga dapat selesai dengan baik
dan oleh karenanya, tim penulis dengan rendah hati dan dengan
tangan terbuka menerima masukan,saran dan usul guna penyempurnaan
makalah ini. Dan semoga dengan selesainya makalah ini dapat
bermanfaat bagi seluruh pembaca dan teman-teman
Bandung, 28 Februari 2015
BAB 1PENDAHULUAN1.1 Latar Belakang MasalahSumber daya manusia
merupakan faktor penting perusahaan dalam menjalankan segala
aktivitas perusahaan . Salah satu kewajiban perusahaan adalah
pemberian gaji sebagai balas jasa perusahaan.Pemberian jasa ini
meerupakan proses yang dalam pelaksanaannya butuh suatu
pengendalian yang memadai agar tidak terjadi penyimpangan. Biaya
gaji merupakan suatu masalah yang sangat penting, baiya gaji
merupakan biaya yang membutuhkan jumlah yang cukup besar
dibandingkan yang lain. Sehingga perlu adanya audit atas penggajian
guna menghindari berbagai macam kecurangan (fraud) dalam
pelaksanaan siklus penggajian. Bertolak dari uraian diatas, penulis
membahas tentang siklus penggajian beseta prosedur-prosedur nya.
Penulis memberikan judul makalah Audit Siklus Penggajian dan
Personalia.1.2 Rumusan Masalah1.3 Tujuan Penulisan1.4 Manfaat
Penulisan
BAB 2PEMBAHASANSiklus penggajian dan personalia (payroll and
personnel cycle) melibatkan pekerjaan dan pembayaran kepada semua
karyawan. Ketidaktepatan dalam penilaian dan pengalokasian biaya
tenaga kerja dapat mengakibatkan salah saji laba bersih yang
material.Perbedaan utama antara siklus penggajian dan personalia
serta siklus lainnya : Hanya ada satu kelas transaksi untuk
penggajianPenggajian hanya memiliki satu kelas karena penerimaan
jasa dari karyawan dan pembayaran jasa tersebut melalui penggajian
biasanya terjadi dalam periode waktu yang singkat. Transaksi pada
umumnya jauh lebih signifikan daripada akun neraca terkaitAkun-akun
yang terkait dengan penggajian seperti penggajian akrual dan
potongan pajak biasanya bernilai kecil dibandingkan dengan total
transaksi selama tahun bersangkutan. Pengendalian internal terhadap
penggajian sudah efektif bagi hampir semua perusahaan, bahkan
perusahaan yang kecil sekalipunKeefektifan dari pengendalian atas
pemotongan dan pembayaran pajak penggajian diatur oleh pemerintah.
Adanya ketidakadilan dalam pembahian gaji karyawan dapat
menimbulkan masalah moral.Audit penggajian menekankan pada
pengujian pengendalian, pengujian substantif atas transaksi, dan
prosedur analitis.
2.1 AKUN DAN TRANSAKSI DALAM SIKLUS PENGGAJIAN DAN
PERSONALIATujuan keseluruhan dari audit siklus penggajian dan
personalia adalah untuk mengevaluasi apakah saldo akun yang
terpengaruh oleh siklus tersebut telah dinyatakan secara wajar
sesuai degan prinsip-prinsip akuntansi yang diterima umum.Akun yang
umum dalam siklus penggajian dan personalia umunya dijelaskan
dengan akun T, yang menggambarkan cara informasi akuntansi mengalir
melalui berbagai akun dalam siklus penggajian dan personalia.Dalam
sebagian besar sistem, akun gaji dan upah akrual hanya digunakan
pada akhir periode akuntansi. Selama periode berjalan, beban baru
akan dicatat apabila karyawan telah benar-benar dibayar dan bukan
ketika biaya tenaga kerja terjadi. Akrual untuk tenaga kerja
dicatat dengan ayat jurnal penyesuaian pada akhir periode bagi
setiap biaya tenaga kerja yang dihasilkan tetapi belum dibayar.
2.2 FUNGSI BISNIS DALAM SIKLUS PENGGAJIAN DAN PERSONALIA SERTA
DOKUMEN DAN CATATAN TERKAIT2.2.1 Akun dalam Siklus Penggajian dan
PersonaliaSiklus penggajian dan personalia melibatkan perolehan
jasa dari karyawan yang konsisten dengan tujuan perusahaan, dan
akuntansi yang tepat untuk jasa tersebut.
Misal: Pada bulan Januari 2012 akan dilakukan pembayaran gaji
karyawan dengan infromasi sebagai berikut: Biaya Gaji 20 Pegawai
adalah Rp.20.000.000,- dan biaya PPhnya adalah Rp.500.000,-
31 Jan 2012 Beban Gaji Rp.20.000.000,-Beban PPh Rp.500.000,-
Kas/Bank Rp.20.000.000,- Utang PPh Rp.500.000,-
Pada 08 Feb 2012 ---- bayar PPh bulan Januari 2012 ke Kantor
pajak
Utang PPh Rp.500.000,- Kas/Bank Rp.500.000,-
2.2.2 Klasifikasi Transaksi, Akun, Fungsi-fungsi Bisnis, Dokumen
dan Pencatatan Terkait untuk Siklus Penggajian dan Personalia
Kolom ketiga mengidentifikasi empat fungsi bisnis dalam siklus
penggajian dan personalia yang umum serta mengilustrasikan hubungan
antara fungsi bisnis, kelas transaksi, akun-akun, dan dokumen serta
catatan.1. Personalia dan kesempatan kerjaDepartemen sumber daya
manusia menyediakan sumber yang independen untuk mewawancarai dan
merekrut personil yang memenuhi kualifikasi. Departemen tersebut
juga merupakan sumber catatan yang independen nagi verifikasi
internal atas informasi upah. Catatan personaliaMeliputi data
seperti tanggal mulai bekerja, investigasi personil, tingkat
pembayaran, pembayaran, pengurangan yang diotorisasi, evaluasi
kinerja, dan tanggal berhenti bekerja. Formulir otorisasi
penguranganFormulir ini digunakan untuk mengotorisasi pengurangan
gaji, termasuk jumlah pembebasan untuk pemotongan pajak penghasilan
dan program tabungan lainnya, obligasi tabungan, serta iuran
serikat pekerja. Formulir otorisasi tingkat pembayaranDigunakan
untuk mengotorisasi tingkat pembayaran. Sumbernya adalah kontrak
tenaga kerja, otorisasi oleh manajemen, atau otorisasi dari dewan
direksi.
2. Pencatatan waktu dan persiapan penggajianPencatatan waktu dan
persiapan penggajian mempengaruhi secara langsung beban penggajian
setiap periode. Untuk mencegah salah saji dalam empat aktivitas
berikut, diperlukan penggajian yang memadai : Penyiapan kartu waktu
oleh karyawan Pengikhtisaran dan penghitungan pembayaran kotor,
pengurangan, dan pembayaran bersih Penyiapan cek gaji Penyiapan
catatan gaji
a. Kartu waktuDokumen yang mengindikasikan waktu per jam
karyawan mulai dan berhenti bekerja setiap hari serta jumlah jam
kerja karyawan.b. Tiket waktu pekerjaanFormulir yang menunjukkan
pekerjaan mana yang dikerjakan karyawan selama periode waktu
tertentu.c. File transaksi penggajianFile ini mencantumkan semua
transaksi penggajian yang diproses oleh sistem akuntansi selama
suatu periode.d. Jurnal atau daftar penggajianLaporan ini dibuat
dari file transaksi penggajian dan umumnya mencantumkan nama
karyawan, tanggal, jumlah penggajian kotor dan bersih, jumlah
pemotongan, serta klasifikasi akun atau klasifikasi setiap
transaksi.e. File induk penggajianFile komputer yang digunakan
untuk mencatat transaksi penggajian bagi setiap karyawan dan
mempertahankan total upah karyawan yang dibayar selaa tahun
tersebut hingga tanggal saat ini.3. Pembayaran Gajia. Cek gajiCek
gaji ditulis dan kemudian diserahkan kepada karyawan sebagai
pertukaran atas jasa yang dilaksanakannya. Jumlah dalam cek
tersebut merupakan pembayaran kotor dikurangi pajak dan pemotongan
lainnya.b. Rekonsiliasi rekening bank penggajianRekonsiliasi bank
independen merupakan hal yang penting bagi semua akun kas termasuk
penggajian, untuk menemukan kesalahan dan kecurangan. Akun
penggajian imprest adalah akun penggajian terpisah di mana saldo
bernilai kecil dipertahankan. Akun imprest membatasi exposure klien
terhadap kecurangan penggajian, serta menyederhanakan rekonsiliasi
rekening bank penggajian.
4. Penyiapan SPT Pajak penggajian dan pembayaran pajakSebagian
besar sistem penggajian yang terkomputerisasi menyiapkan SPT Pajak
penggajian dengan menggunakan informasi tentang transaksi
penggajian dan file induk. Untuk mencegah salah saji dan kewajiban
pajak serta penalti yang potensial, individu yang kompeten harus
memverifikasi output secara independen. Formulir W2Formulir yang
dikirim ke setiap karyawan yang mengikhtisarkan penghasilan
karyawan selama tahun kalender, termasuk pembayaran kotor,
pemotongan pajak penghasilan, dan pemotongan jaminan sosial. SPT
pajak penghasilanFormulir yang diserahkan ke unit pemerintah lokal,
negara bagian, dan federal untuk menunjukkan pembayaran pajak yang
dipotong dan pajak perusahaan.
2.2.3 Catatan dan Dokumen dalam Siklus Penggajian dan
PersonaliaDokumen-dokumen dan catatan akuntansi yang digunakan
dalam prosedur penggajian antara lain sebagai berikut :a. Personal
Authorization adalah surat keputusan yang berisi penempatan dan
penugasan seseorang karyawan dalam posisi dan jabatan tertentub.
Clock Card adalah formulir daftar hadir karyawanc. Time tickect
adalah formulir yang digunakan untuk mencatat waktu kerja seseorang
karyawan atas penugasan dan jabatan tertentud. Payroll Register
adalah laopran yang berisi informasi penggajian seluruh karyawan
perusahaan.e. Payroll Check adalah dokumen yang berisi perintah
kepada bank untuk membayarkan sejumlah uang sebagai kompensasi yang
diserahkan kepadanya.f. Labor Cost Distribution Summary adalah
laporan yang berisi jumlah pembayaran gaji setiap periode untuk
setiap klasifikasi rekening gajig. Employee Personnel File
merupakan data permanen yang berisi risalah kerja setiap karyawanh.
Personnel Data Master File adalah arsip data personel berkomputer
yang termuktahiri. Employee Earning Master File adalah arsip data
personel untuk komputer mengenai penghasilan masing-masing
karyawan.2.2.4 Fungsi-fungsi yang Terkait pada Siklus Penggajian
PersonaliaFungsi personalia melibatkan aktivitas bagian-bagian lain
yang berkaitan dengan pemberian kompensasi kepada sesorang karyawan
perusahaan. Kerjasama diantara berbagai bagian tersebut menunjukkan
fungsi tertentu yang antara lain :1. Hiring EmployeesFungsi ini
berkaitan dengan proses penempatan karyawan pada suatu unit kerja2.
Authorizing Payroll ChangesAdalah fungsi personalia yang berkaitan
dengan penetapan struktur gaji atau upah seseorang beserta
perubahannya dalam sistem penggajian perusahaan3. Preparing
Attendance dan Time Keeping DataAdalah fungsi personalia yang
berkaitan dengan pencatatan kehadiran seseorang dalam kantor atau
pabrik dan pencatatan aktifitas seseorang di unit kerja
masingmasing4. Preparing the PayrollAdalah fungsi personalia yng
berkaitan dengan penyiapan daftar gaji seluruh karyawan5. Recording
the PayrollAdalah fungsi akuntansi yang berkaitan dengan pencatatan
semua transaksi penggaj ian6. Paying the PayrollAdalah fungsi
berkaitan dengan pembayaran gaji kepada setiap individu karyawan7.
Filling Payroll Tax ReturnAdalah fungsi ini berkaitan dengan
penanganan pembayaran pajak untuk setiap individu karyawan
2.3 TUJUAN AUDIT TERHADAP SIKLUS GAJI DAN PERSONALIA
1. Asersi Keberadaan / Keterjadian Apakah saldo biaya gaji dan
upah dan ekening yang terkait benar-benar eksis pada tanggal neraca
Apakah seluruh transaksi gaji dan upah benar-benar terjadi dan
tidak ada transaksi fiktif2. Asersi Kelengkapan Apakah seluruh
transaksi dan saldo yang semestinya tercantum dalam Laporan
Keuangan sudah dicatat atau disajikan Apakah ada transaksi
pembayaran gaji yang beum dicatat3. Asersi Hak dan Kewajiban Apakah
perusahaan mempunyai kewajiban legal atas biaya gaji dan upah dan
rekening terkait pada tanggal neraca.4. Asersi penilaian dan
pengalokasian Apakah saldo biaya gaji, upah dan rekening terkait
telah disajiakn pada jumlah yang tepat. Apakah saldo biaya gaji,
upah dan rekening terkait telah disajikan pada jumlah yang tepat.5.
Asersi Pelaporan dan pengungkapan Apakah transaksi dan saldo yang
tercatat telah tepat diklasifikasikan, dijelaskan dan diungkapkan
dalam neraca.
2.4 PROGRAM AUDIT
1. Pengujian pengendaliana. Pengujian pengendalian biaya gaji
dan upah Minta register gaji dan upah, pilih sampel karyawan dan
periksa kebenarannya. Himpun arsip personalia, periksa kelengkapan
arsip karyawan dan lakukan perbandingan informasi pengurangan gaji/
upah dengan catatan personalia.b. Pengujian pengendalian
pendistribusian cek dan gaji Pilih dan minta sampel gaji yang sudah
di cancelled Bandingkan tanda-tangan cek penerima dengan tanda
tangan dalam catatan. Mengamati pendistribusian cek secara
langsung2. Pengujian Substantifa. Program audit awal Buat top
schedue Minta rincian biaya gaji, upah dan rekening terkait Lakukan
tes matematis Cocokkanb. Prosedur analitis Bandingkan saldo gaji,
upah dan rekening terkait dengan saldo tahun sebelumnya Bandingkan
saldo dan anggaran Hitung rasioc. Detail transaksi Telusuri nama
dan tarif gaji dan upah untuk dasar pencatatannya Telusuri waktu
yang tampak pada kartu hadir dan pulang serta laporan yang
ditandatangani mandor Tentukan dasar pengurangan dan penggajian dan
bandingkan dengan catatan pengurangan yang telah diotorisasi
Bandingkan total gaji dan upah dan rekening terkait dari data yang
dibuat Adakan observasi pengadaan mesin absensi dan kartu absensi
yang tidak digunakan
d. Detail Saldo Buat ringkasan daftar kompensasi staff atau
pimpinan dan telusuri ke kontrolnya Periksa daftar gaji untuk satu
atau beberapa bulan dan tes perhitungan PPh apakah sesuai
Undang-undang Bandingkan total biaya gaji, upah dan rekening
terkait dalam laporan Laba Rugi dan SPT Bandingkan data yang ada
dalam daftar gaji dan upah dengan catatan personal. Lakukan
observasi pada saat pembayaran gaji dan upah.e. Penyajian dan
Pengungkapan Periksa penyajian dan pengungkapan dalam neraca dan
Laporan laba Rugi apakah sudah tepat.
2.5 Metodologi Untuk Merancang Pengujian Pengendalian dan
Pengujian Substantif Atas Transaksi
Pengendalian internal untuk pengujian biasanya sangat
terstruktur dan terkendali dengan baik untuk mengelola pengeluaran
kas, meminimalkan keluhan dan ketidakpuasan para karyawan, serta
meminimalkan kecurangan penggajian.Karena memroses penggajian
serupa pada sebagian besar organisasi, dan program penggajian di
komputer harus dimodifikasi setiap tahun terhadap perubahan
schedule pemotongan pajak, umumnya perusahaan menggunakan jasa
penggajian dari luar untuk memroses penggajian. Biasanya tidak
sulit bagi perusahaan untuk menetapkan pengendalian yang baik dalam
siklus penggajian dan personalia.Pengujian pengendalian dan
pengujian substantif atas transaksi merupaka bagian paling penting
dalam menguji penggajian, namun hal ini tidak bersifat ekstensif.
Banyak auditor menghadapi resiko salah saji material yang rendah,
walaupun penggajian seringkali menjadi bagian yang signifikan dari
total beban. Ada tiga alasan untuk hal ini : Karyawan kemungkinan
besar akan mengajukan keluhan kepada manajemen jika mereka dibayar
terlalu rendah. Semua transaksi penggajian secara tipikal seragam
dan tidak rumit. Transaksi penggajian merupakan subjek audit
pemerintah negara bagian dan federal meyangkut pemotongan pajak
penghasilan, jaminan sosial, dan pajak pengangguran.
Untuk pengujian transaksi penjualan dan penerimaan kas,
pengendalian internal, pengujian pengendalian, dan pengujian
substantif atas transaksi bagi setiap tujuan audit yang berkaitan
dengan transaksi, kita harus mengenal hal hal berikut :
Pengendalian internal bervariasi dari perusahaan ke perusahaan;
karena itu, auditor harus mengidentifikasi pengendalian, defisiensi
yang signifikan, dan kelemahan yang material untuk setiap
organisasi. Pengendalian yang akan digunakan oleh auditor untuk
mengurangi penilaian risiko pengendalian harus diuji dengan
pengujian pengendalian. Jika klien merupakan perusahaan publik,
tingkat pemahaman pengendalian dan luas pengujian pengendalian
harus mencukupi untuk menerbitkan opini tentang keefektifan
pengendalian internal terhadap pelaporan keuangan. Pengujian
substantif atas transaksi bervariasi tergantung pada resiko
pengendalian yang dinilai dan pertimbangan audit lainnya. Pengujian
pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi akan
digabungkan jika memungkinkan dan dilaksanakan dengan cara senyaman
mungkin, dengan menggunakan program audit format
kinerja.Pengendalian kunci bagi siklus penggajian dan personalia
untuk menilai risiko pengendalian:1. Pemisahan tugas yang
memadaiPemisahan tugas merupakan hal yang penting dalam siklus
penggajian dan personalia, terutama untuk mencegah pembayaran
berlebih dan pembayaran kepada karyawan yang tidak ada atau fiktif.
Fungsi penggajian harus tetap independen dari departemen sumber
daya manusia, yang mengendalikan aktivitas penggajian kunci,
seperti menghapus ayau menambahkan karyawan. Pemrosesan penggajian
harus terpisah dari penyimpanan cek gaji yang telah
ditandatangani.2. Otorisasi yang tepatHanya departemen sumber daya
manusia yang boleh mengotorisasi untuk menambah dan menghapus
karyawan dari daftar penggajian atau mengubah tingkat upah serta
potongan. Jumlah jam kerja setiap karyawan, terutama lembur, harus
diotorisasi oleh bagian personalia. Persetujuan dapat dibubuhkan
pada semua kartu waktu atau dilakukan atas dasar pengecualian hanya
untuk jam lembur saja.3. Dokumen dan Catatan yang memadaiDokumen
dan catatan yang memadai tergantung pada sifat sistem penggajian.
Kartu waktu dan catatan diperlukan untuk karyawan per jam atau
paruh-waktu. Untuk karyawan yang dibayar berdasarkan tingkat
potongan atau sistem intensif lainnya, diperlukan catatan yang
berbeda. Bagi banyak perusahaan, catatan waktu harus memadai untuk
mengakumulasi biaya penggajian menurut pekerjaan atau penugasan.4.
Pengendalian Fisik Terhadap Aktiva dan CatatanAkses ke cek gaji
yang belum ditandatangani harus dibatasi. Cek harus ditandatangani
oleh karyawan yang bertanggung jawab, dan penggajian harus
didistribusikan oleh seseorang yang independen dari fungsi
penggajian dan pencatatan waktu. Setiap cek yang tidak diklaim atau
dicairkan harus dikembalikan untuk disetor ulang. Jika cek
ditandatangani oleh mesin tanda tangan, akses ke mesin tersebut
harus dibatasi.5. Pengecekan yang Independen atas
KinerjaPerhitungan penggajian harus diverifikasi secara independen,
termasuk perbandingan total batch dengan laporan ikhtisar. Anggota
manajemen atau karyawan lain yang bertanggung jawab harus meriview
output penggajian untuk melihat setiap salah saji atau jumlah yang
tidak biasa.6. Penyiapan Formulir Pajak PenggajianSebagai bagian
dari pemahaman atas pengendalian internal, auditor harus meriview
pengisian dari setidaknya salah satu jenis formulir pajak
penggajian yang merupakan tanggung jawab klien. Potensi kewajiban
berupa pajak yang belum dibayar, denda, dan bunga akan muncul jika
klien lalai menyiapkan formulir pajak secara benar.7. Pengujian
atas Karyawan yang Tidak AdaMengeluarkan cek gaji kepada individu
yang tidak bekerja lagi untuk perusahaan (karyawan yang tidak ada)
sering kali diakibatkan oleh masih dibayarnya cek karyawan padahal
dia sudah berhenti bekerja. Contoh orang yang melakukan jenis
penggelapan ini adalah mandor atau rekan karyawan. Untuk mendeteksi
penggelapan, auditor dapat membandingkan nama pada cek yang
dibatalkan dengan kartu waktu dan catatan lainnya untuk mengetahui
tanda tangan yang diotorisasi. Untuk menguji karyawan yang tidak
ada, auditor dapat menelusuri transaksi yang dicatat dalam jurnal
penggajian ke departemen sumber daya manusia untuk menentukan
apakah karyawan telah benar-benar bekerja selama periode
penggajian.8. Pengujian atas Kecurangan WaktuKecurangan waktu
terjadi apabila seorang karyawan melaporkan waktu yang lebih banyak
dari yang sebenarnya dikerjakan. Karena kurangnya bukti yang
tersedia, biasanya sulit bagi auditor untuk mengungkapkan
kecurangan waktu. Salah satu prosedurnya adalah merekonsiliasi
total jam yang dibayar menurut catatan penggajian dengan catatan
jam kerja yang independen. Akan tetapi biasanya jauh lebih mudah
bagi klien untuk mencegah jenis penipuan ini dengan pengendalian
yang memadai ketimbang bagi auditor untuk mendeteksinya.Tujuan
Audit yang Berkaitan dengan Transaksi, Pengendalian Kunci,
Pengujian Pengendalian dan Pengujian Substantif atas Transaksi
untuk PenggajianTUJUAN AUDIT TERKAIT TRANSAKSIPROSEDURTIPE
PROSEDUR
1Pembayaran gaji dicatat untuk pekerjaan yang benar-benar
dilakukan oleh karyawan yang ada. (Keterjadian)a. Mengamati
keberadaan dari data personal dari direktur.b. Mengamati penggunaan
mesin absen pegawai dan kontrol kartu absen.c. Memeriksa kartu
absen untuk mendapatkan persetujuan dari direkturd. Mengamati
pembagian gaji yang dilakukan oleh direkture. Memeriksa cek yang
telah dibatalkan.f. Membandigkan cek-cek yang dibatalkan dengan
data probadi karyawan.g. Memeriksa cek-cek yang dibatalkan apakah
sudah ditandatangani oleh direktur.Test of control
Test of control
Test of control
Test of control
Substantive test of transctionSubstantive test of transction
Test of control
2Transaksi penggajian yang dicatat benar-benar ada.
(Kelengkapan)a. Menghitung urutan pembayaran cek untuk gajib.
Mengamati rekonsiliasi bank.Test of control dan Substantive test of
transctionTest of control
3Transaksi penggajian dicatat pada waktu kerja yang sesungguhnya
dan dibayar pada tarif yang benar; potongan dihitung dengan benar.
(Akurasi)a. Mengamati penggunaan mesin absen pegawi dan kontrol
absen.b. Menghitung kembali jumlah jam kerja dari kartu pecatat
waktu.c. Menghitung kembali gaji kotor, potongan dan gaji bersih.d.
Menelusuri tarif dan otorisasi ke berkas personalia.e. Memeriksa
jumlah gaji untuk disetujui.f. Membandingkan tarif yang ada pada
jurnal gaji dengan data pegawai apakah tarif yang dibayar sudah
diotorisasiTest of control
Test of control
Substantive test of transction
Substantive test of transction
Test of controlSubstantive test of transction
4Transaksi penggajiana. Menelaah bagan akunb. Memeriksa jurnal
gaji dengan persetujuanc. Membandingkan klasifikasi dengan bagan
akun atau manual prosedurTest of controlTest of control
Substantive test of transction
5Transaksi penggajian dicatat pada waktu yang tepat. (ketepatan
waktu)a. Pengumpulan dan pemrosesan kartu absenb. Memeriksa jurnal
penggajianc. Memeriksa buku besar yang diperiksa oleh bagian
penjualan.d. Mengamati rekonsiliasi banke. Membandingkan tanggal
yang tercatat di cek dengan jurnal penggajian dan cek pembatalan
dan kartu waktu.Test of control
Test of controlTest of control
Test of controlSubstantive test of transction
6Transaksi penggajian dimasukkan dengan benar ke catatan
penggajian karyawan dan diringkas dengan benar. (posting dan
ringkasan)a. Mengamati penambahan ulang jurnal penggajian atau
daftar dan postinganb. Memeriksa jurnal gaji dengan persetujuan.c.
Mengamati pemostingan buku besar oleh petugas.d. Menulusuri tarif
dan otorisasi ke berkas personalia.Test of control
Test of control
Test of control
Substantive test of transction
6. METODOLOGI UNTUK MERANCANG PENGUJIAN ATAS RINCIAN
SALDOAuditor akan mengikuti metodologi untuk merancang pengujian
atas rincian saldo setelah menyelesaikan penilaian resiko
pengendalian dan melaksanakan pengujian pengendalian serta
pengujian substantif atas transaksi serta menilai kemungkinan salah
saji akun laporan keuangan dalam siklus penggajian dan
personalia.Tahapan metodologi untuk merancang pengujian atas
rincian saldo untuk kewajiban penggajian adalah sebagai berikut :
Mengidentifikasi resiko bisnis klien yang mempengaruhi akun
kewajiban penggajian.Resiko bisnis klien yang signifikan yang
mempengaruhi penggajian tidak mungkin terjadi pada sebagian besar
perusahaan. Akan tetapi, resiko bisnis klien itu mungkin saja
terjadi pada kesepakatan kompensasi yang kompleks, yang mencakup
bonus dan rencana opsi saham serta kesepakatan kompensasi yang
ditangguhkan lainnya. Menetapkan salah saji yang dapat ditoleransi
dan menilai resiko inheren untuk akun kewajiban penggajian.Jika
sebagian besar transaksi melibatkan kas, ada resiko inheren berupa
kecurangan penggajian. Karena itu, auditor sering kali
mempertimbangkan pentingnya tujuan audit yang berkaitan dengan
transaksi keterjadian. Hal ini juga berlaku bagi perusahaan
manufaktur yang secara signifikan membebankan tenaga kerjanya ke
persediaan, yang berpotensi menimbulkan misklasifikasi antara beban
penggajian dan persediaan atau di antara kategori persediaan.
Menilai resiko pengendalian untuk siklus penggajian dan personalia.
Merancang dan melaksanakan pengujian pengendalian serta pengujian
substantif atas transaksi untuk siklus penggajian dan personalia.
Merancang dan melaksanakan prosedur analitis untuk akun kewajiban
penggajian.
Penggunaan prosedur analitis merupakan hal penting dalam siklus
penggajian dan personalia seperti pada setiap siklus lainnya.
Berikut ini ilustrasi atas prosedur analitis untuk akun akun
neraca serta laporan laba rugi dalam siklus penggajian dan
personalia :PROSEDUR ANALITISSALAH SAJI YANG MUNGKIN
Membandingkan saldo akun beban penggajian dengan tahun tahun
sebelumnya (disesuaikan dengan kenaikan tingkat upah dan kenaikan
volume)Salah saji akun beban penggajian
Membandingkan tenaga kerja langsung sebagai persentase dari
penjualan dengan tahun tahun sebelumnyaSalah saji tenaga kerja
langsung dan persediaan
Membandingkan beban komisi sebagai persentase dari penjualan
dengan tahun tahun sebelumnyaSalah saji beban komisi dan kewajiban
komisi
Membandingkan beban pajak penggajian sebagai persentase dari
gaji dan upah dengan tahun tahun sebelumnya (disesuaikan dengan
perubahan tarif pajakSalah saji beban pajak penggajian dan
kewajiban pajak penggajian
Membandingkan akun pajak penggajian akrual dengan tahun tahun
sebelumnyaSalah saji pajak penggajian akrual dan beban pajak
penggajian
Merancang pengujian atas rincian saldo akun kewajiban penggajian
untuk memenuhi tujuan audit yang berkaitan dengan saldo.Verifikasi
akun kewajiban yang berkaitan dengan penggajian, yang sering kali
disebut sebagai beban penggajian akrual (accrued payroll expenses),
biasanya bersifat langsung jika pengendalian internal telah
beroperasi secara efektif.
Dua tujuan audit yang berkaitan dengan saldo yang utama dalam
menguji kewajiban penggajian adalah :a. Akrual dalam neraca saldo
telah dinyatakan pada jumlah yang benar (Keakuratan).b. Transaksi
dalam siklus penggajian dan personalia telah dicatat pada periode
yang benar (Pisah Batas).Perhatian utama dalam kedua tujuan itu
adalah untuk memastikan bahwa tidak ada kurang saji atau akrual
yang dihilangkan. Berikut ini adalah beberapa akun kewajiban yang
utama dalam siklus penggajian dan personalia :1. Jumlah Potongan
dari Gaji KaryawanPajak penggajian yang dipotong tetapi belum
dibayar kepada pemerintah dapat diuji dengan membandingkan saldonya
dengan jurnal penggajian, formulir pajak penggajian yang dibuat
pada periode selanjutnya, dan pengeluaran kas periode selanjutnya.
Jika pengendalian internal sudah beroperasi secara efektif, pisah
batas dan keakuratan dapat dengan mudah diuji pada saat yang
bersamaan dengan prosedur tersebut.2. Gaji dan Upah AkrualGaji dan
upah akrual terjadi setiap kali karyawan belum menerima upah yang
telah menjadi haknya selama beberapa hari atau jam terakhir hingga
periode selanjutnya. Pisah batas dan keakuratan yang benar untuk
gaji dan upah akrual tergantung pada kebijakan perusahaan yang
harus diikuti secara konsisten dari tahun ke tahun.Setelah auditor
menentukan kebijakan perusahaan untuk mengakrualkan upah dan
mengetahui hal tersebut konsisten dengan tahun sebelumnya, prosedur
audit yang tepat untuk menguji pisah batas dan keakuratan adalah
menghitung ulang akrual klien. Salah saji yang paling mungkin dari
setiap signifikansi saldo adalah kelalaian untuk memasukkan jumlah
hari yang tepat yang telah dihasilkan tetapi belum dibayar.3.
Komisi AkrualKonsep yang sama yang digunakan dalam memverifikasi
gaji dan upah akrual juga dapat diterapkan pada komisi akrual,
meskipun akrual ini umumnya lebih sulit diverifikasi karena
perusahaan seringkali memiliki beberapa jenis perjanjian yang
berbeda dengan wiraniaga dan karyawan dengan komisi lainnya.Dalam
memverifikasi komisi akrual, hal yang pertama yang perlu dilakukan
adalah menentukan sifat perjanjian komisi dan kemudian menguji
perhitungannya berdasarkan perjanjian tersebut. Auditor harus
membandingkan metode untuk mengakrualkan komisi dengan tahun tahun
sebelumnya demi tujuan konsistensi.4. Bonus AkrualPada banyak
perusahaan, bonus akhir tahun yang belum dibayar kepada para
pejabat dan karyawan merupakan pos yang sangat besar sehingga
kelalaian untuk mencatatnya akan menimbulkan salah saji yang
material.Verifikasi atas akrual yang tercatat biasanya dapat
dicapai dengan membandingkannya dengan jumlah yang diotorisasi pada
risalah rapat dewan direksi.5. Pembayaran Cuti Liburan, Cuti Sakit,
atau Tunjangan Akrual LainnyaAkrual dari kewajiban kewajiban
tersebut yang relatif konsisten dengan tahun sebelumnya merupakan
pertimbangan yang paling penting ketika mengevaluasi kewajaran
jumlahnya.Kebijakan perusahaan untuk mencatat kewajiban harus
ditentukan pertama kali, baru kemudian jumlah yang tercatat harus
dihitung ulang. Kebijakan perusahaan ini harus sesuai dengan SFAS
43 mengenai absen yang diberi kompensasi.6. Pajak Penggajian
AkrualPajak penggajian, seperti FICA dan pajak pengangguran negara
bagian serta federal dapat diverifikasi dengan memeriksa jumlah
formulir pajak yang disiapkan pada periode selanjutnya untuk
menentukan jumlah yang sudah harus dicatat sebagai kewajiban pada
tanggal neraca.7. Pengujian atas Rincian Saldo untuk Akun
BebanDisini pos yang paling penting adalah gaji dan bonus pejabat,
gaji kantor, gaji dan komisi penjualan, serta tenaga kerja
manufaktur langsung.Auditor hanya perlu melakukan pengujian
tambahan yang relatif sedikit terhadap akun akun laporan laba rugi
pada sebagian besar audit selain prosedur analitis, pengujian
pengendalian, pengujian substantif atas transaksi, dan pengujian
atas akun kewajiban terkait yang telah dibahas. Pengujian tambahan
yang ekstensif hanya akan diperlukan apabila auditor mengungkapkan
defisiensi yang signifikan atau kelemahan yang material dalam
pengendalian internal, salah saji yang signifikan dalam pengujian
kewajiban, atau varians utama yang belum dijelaskan dalam prosedur
analitis.8. Kompensasi PejabatAuditor harus memverifikasi apakah
total kompensasi pejabat merupakan jumlah yang diotorisasi oleh
dewan direksi, karena gaji dan bonusnya harus dimasukkan dalam
laporan 10-K SEC dan SPT pajak penghasilan federal. Verifikasi
kompensasi pejabat juga dijamin karena beberapa individu mungkin
saja mampu membayar dirinya sendiri lebih besar dari jumlah yang
diotorisasi. Pengujian audit yang biasa adalah untuk memperoleh
gaji setiap pejabat yang diotorisasi dari risalah rapat dewan
direksi dan membandingkannya dengan catatan pendapatan yang
berhubungan.9. KomisiBeban komisi total dapat diverifikasi dengan
mengalikan tingkat komisi untuk setiap jenis penjualan dengan
jumlah penjualan dalam kategori tersebut. Jika informasi yang
diinginkan tidak tersedia, mungkin perlu untuk menguji pembayaran
komisi tahunan atau bulanan untuk tenaga penjualan terpilih dan
menelusuri total pembayaran komisi.10. Beban Pajak PenggajianBeban
pajak penggajian untuk tahun berjalan dapat diuji dengan mula mula
merekonsiliasi total penggajian di setiap formulir pajak penggajian
dengan total penggajian untuk seluruh tahun. Total pajak penggajian
kemudian dapat dihitung ulang dengan mengalikan tingkat yang sesuai
dengan penggajian yang dikenakan pajak.Pada sebagian besar audit,
perhitungan tersebut memerlukan banyak biaya dan biasanyab tidak
diperlukan kecuali jika prosedur analitits mengindikasikan bahwa
terdapat masalah yang tidak dapat dipecahkan melalui prosedur
lainnya.11. Total PenggajianPengujian yang berhubungan erat dengan
pengujian pajak penggajian adalah rekonsiliasi total beban
penggajian dalam buku besar umum dengan SPT pajak penggajian dan
formulir W-2. Tujuan dari pengujian tersebut adalah untuk
menentukan apakah transaksi penggajian dibebankan ke akun non
penggajian atau sama sekali tidak dicatat dalam jurnal
penggajian.Pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas
transaksi merupakan cara yang lebih baik dalam mengungkapkan kedua
jenis salah saji tersebut dalam sebagian besar audit.12. Tenaga
Kerja KontrakUntuk mengurangi biaya penggajian, banyak organisasi
melakukan kontrak dengan organisasi luar untuk menyediakan staf.
Biaya yang dibayarkan ke organisasi luar diuji dengan membandingkan
jumlah dengan kesepakatan kontrak yang ditandatangani antara
perusahaan dan perusahaan jasa luar.13. Tujuan Penyajian dan
PengungkapanPengungkapan yang diperlukan untuk transaksi siklus
penggajian dan personalia tidaklah mendalam, akan tetapi, beberapa
transaksi yang kompleksi seperti opsi saham dan rencana kompensasi
pejabat eksekutif lainnya mungkin memerlukan pengungkapan catatan
kaki. Auditor dapat menggabungkan prosedur audit yang berhubungan
dengan keempat tujuan penyajian dan pengungkapan dengan pengujian
atas rincian saldo untuk akun kewajiban dan beban.TUJUAN AUDIT
TERKAIT TRANSAKSIPENGENDALIAN INTERNAL KUNCIPENGUJIAN PENGENDALIAN
UMUMPENGUJIAN SUBSTANTIF ATAS TRANSAKSI UMUM
Pembayaran penggajian yang tercatat adalah untuk pekerjaan yang
dilaksanakan oleh karyawan yang benar-benar ada (keterjadian).
Transaksi penggajian yang adal telah dicatat (kelengkapan)
a. Kartu waktu disetujui oleh personalia.
b. Jam waktu digunakan untuk mencatat waktu.c. Mempertahankan
file personil yang memadai.d. Perekrutan tenaga kerja
diotorisasi.e. Ada pemisahan tugas di antara personalia, pencatat
waktu, dan pengeluaran gaji.
f. Hanya karyawan yang ada dalam file data komputer yang
diterima ketika mereka dimasukkan.
a. Cek diotorisasi sebelum dikeluarkan.
b. Cek gaji telah dipranomori dan diperhitungkan.c. Akun bank
telah direkonsiliasi secara independen.
a. Memeriksa kartu untuk indikasi persetujuan.b. Memeriksa kartu
waktuc. Mereview kebijakan personalia.d. Memeriksa file
personalia.e. Mereview bagan organisasi, membahasnya dengan
karyawan, dan mengamati tugas yang sedang dilaksanakan.f. Memeriksa
printout transaksi yang ditolak oleh komputer karena memiliki nomor
karyawan yang tidak ada
a. Memeriksa catatan penggajian menyangkut indikasi
persetujuan.b. Memperhitungkan urutan cek gaji.c. Membahas dengan
karyawan dan mengamati rekonsiliasi. Meriview jurnal penggajian,
buku besar umum, dan catatan gaji yang diperoleh menyangkut jumlah
yang besar atau tidak biasa. Membandingkan cek yang dibatalkan
dengan jurnal penggajian menyangkut nama, jumlah, dan tanggal.
Memeriksa cek yang dibatalkan dengan catatan personalia.
Merekonsiliasi pengeluaran dalam jumlah penggajian dengan
pengeluaran pada rekening bank penggajian. membuktikan rekonsiliasi
bank.
Transaksi penggajian yang dicatat adalah untuk jumlah waktu yang
benar-benar dikerjakan dan pada tingkat upah yang sesuai;
pemotongan pajak telah dihitung dengan benar (keakuratan).a.
Perhitungan dan jumlah telah diverifikasi secara internal.b. Total
batch dibandingkan dengan laporan ikhtisar komputer.
c. Tingkat upah, gaji, atau tingkat komisi diotorisasi secara
layak.
d. Pemotongan, termasuk jumlah untuk asuransi dan tabungan
penggajian, telah diotorisasi secara layak.
a. Memeriksa indikasi verifikasi internal.
b. Memeriksa file total batch untuk melihat tanda tangan klerk
pengendali data; membandingkan totalnya dengan laporan ikhtisar.c.
Memeriksa catatan penggajian menyangkut indikasi otorisasi.d.
Memeriksa otorisasi dalam file personalia.
Menghitung ulang jam yang digunakan dari kartu waktu.
Membandingkan tingkat upah dengan kontrak serikat pekerja,
persetujuan oleh dewan direksi, atau sumber lainnya. Menghitung
ulang pembayaran kotor. Mengecek pemotongan dengan mengacu pada
tabel pajak dan formulir otorisasi dalam file personalia.
Menghitung ulang pembayaran bersih. Membandingkan cek yang
dibatalkan dengan jurnal penggajian menyangkut jumlahnya.
Transaksi penggajian telah dimasukkan dengan benar dalam file
induk penggajian dan diikhtisarkan dengan benar (posting dan
pengikhtisaran).a. Isi file induk penggajian telah diverifikasi
secara internal.b. Total file induk penggajian telah di bandingkan
dengan total buku besar umum.
a. Memeriksa indikasi verifikasi internal.
b. Memeriksa laporan total ikhtisar awal yang menunjukkan bahwa
perbandingan telah dilakukan.
Menguji keakuratan klerikal dengan menfooting jurnal penggajian
dan menelusuri posting ke buku besar umum serta file induk
penggajian.
Transaksi penggajian telah diklasifikasikan dengan benar
(klasifikasi).a. Bagan akun yang memadai telah digunakan.b.
Klasifikasi akun telah diverifikasi secara internal.
a. Mereview bagian akun.b. Memeriksa indikasi verifikasi
internal.
Membandingkan klasifikasi dengan bagian akun atau prosedur
manual. Mereview kartu waktu karyawan departemen dan tiket
pekerjaan untuk penugasan pekerjaan serta menelusuri ke distribusi
tenaga kerja.
Transaksi penggajian telah dicatat pada tanggal yang benar
(penetapan waktu).a. Prosedur memerlukan pencatatan transaksi
sesegera mungkin setelah penggajian dibayarkan.
b. Tanggal telah diverifikasi secara internal.a. Memeriksa
prosedur manual dan mengamati kapan pencatatan dilakukan.b.
Memeriksa indikasi verifikasi internal.
Membandingkan tanggal cek yang tercatat dalam jurnal penggajian
dengan tanggal pada cek yang dibatalkan dan kartu waktu.
Membandingkan tanggal pada cek dengan tanggal cek tersebut
dicairkan bank.
7. MENJELASKAN DAN MENILAI MATERIALITAS, RISIKO, DAN STRATEGI
AUDITKecurangan dalam pembuatan daftar gaji menjadi perhatian
auditor. Kecurangan semacam ini timbul dari adanya pegawai fiktif
yang dimasukkan dalam daftar gaji, dan kemungkinan kesalahan yang
disengaja dalam menyusun klasifikasi daftar gaji. Ini berarti ada
karyawan yang dihitung dengan tarif yang lebih tinggi. Disamping
adanya kecurangan tersebut, akuntan harus memperhatikan ketelitian
perhitungan sejak penhitungan waktu hadir, insentif sampai dengan
pembuatan daftar gaji dan pembuatan slip gaji.Berbagai aspek resiko
diatas akan mempengaruhi strategi audit siklus penggajian dan
personalia, oleh karena itu hal hal yang harus dipertimbangkan
adalah :a. Resiko audit yang utama timbul dari pemrosesan transaksi
penggajianb. Perusahaan pada umumnya memperluas cakupan
pengendalian intern untuk transaksi penggajianc. Saldo hutang gaji
pada akhir tahun kadang kala tidak material
Teknis audit yang disarankan:
1.Verifikasi kecermatan penyajian berbagai saldo, daftar dan
buku pembantu 2.Terapkan prosedur analitikal3.Lakukan inspeksi
proses penghitungan daftar gaji dan hutang4.Hitung kembali dan
lakukan pengujian terhadap daftar gaji dan upah 5.Bandingkan
penyajian statement dengan GAAP
BAB 3PENUTUP3.1 Kesimpulan
DAFTAR PUSTAKA