1 DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO CENTRAL DE LA ENTIDAD COVINOC S.A DE LA CIUDAD DE BOGOTÁ ENTRE LOS AÑOS 2002 - 2012 MARIA FERNANDA AGUIRRE GARZÓN MANUEL FERNANDO GÓMEZ RODRÍGUEZ FUNDACION UNIVERSITARIA INPAHU FACULTAD DE INGENIERIA Y TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION PROGRAMA TECNOLÓGICO ADMINISTRACIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACION Y DOCUMENTACIÓN BOGOTA D.C. 2013
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DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO CENTRAL DE LA ENTIDAD COVINOC S.A DE LA CIUDAD DE BOGOTÁ ENTRE LOS AÑOS
2002 - 2012
MARIA FERNANDA AGUIRRE GARZÓN MANUEL FERNANDO GÓMEZ RODRÍGUEZ
FUNDACION UNIVERSITARIA INPAHU FACULTAD DE INGENIERIA Y TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION PROGRAMA TECNOLÓGICO ADMINISTRACIÓN DE SISTEMAS DE
INFORMACION Y DOCUMENTACIÓN BOGOTA D.C.
2013
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DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO CENTRAL DE LA ENTIDAD COVINOC S.A DE LA CIUDAD DE BOGOTÁ ENTRE LOS AÑOS
2002 - 2012
MARIA FERNANDA AGUIRRE GARZÓN MANUEL FERNANDO GÓMEZ RODRÍGUEZ
Proyecto de Investigación Tecnológica
Asesor Metodológico: EDGAR TORRES VARGAS. Asesor temático: esp. GLORIA MARÍA PARRA MORA.
FUNDACIÓN UNIVERSITARIA INPAHU FACULTAD DE INGENIERÍA Y TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN PROGRAMA TECNOLÓGICO ADMINISTRACIÓN DE SISTEMAS DE
Para esto se tomo en algunas fases de la organización documental para dar un
orden fijo al proceso de digitalización:
FASE 1: Clasificación de documentos a digitalizar.
FASE 2: Ordenación de documentos.
FASE 3: Alistamiento documental.
FASE 4: Ejecución del plan de digitalización
FASE 5: Digitalizar.
La población de nuestro proyecto es principalmente los funcionarios de la
empresa, ya que el objetivo es facilitar la obtención de dichos documentos
teniendo en cuenta que todo será manejado por medio de correo corporativo, por
ende se manejara una parte de la empresa principalmente las personas del área
de recursos humanos para realizar una encuesta sobre lo que queremos cambiar
al momento de iniciar la digitalización documental de acuerdo a esto realizaremos
nuestro cronograma.
FASES / MESES 1 1 2 2 3 3 4 4 5 5 6 6
FASE 1:
Clasificación de documentos a
digitalizar.
FASE 2:
Ordenación de documentos.
FASE 3:
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Alistamiento documental.
FASE 4:
Ejecución del plan de
digitalización
FASE 5:
Digitalizar.
Desde el comienzo de este año, se evaluó la solución al problema y el estado del
archivo histórico de la entidad COVINOC S.A. se llegó a la conclusión de
digitalizar todo el material impreso que se almacena por una empresa u
outsourcing, el cual se llama archivos Modulares, esta posee aproximadamente
1200 cajas con contratos y documentos importantes para la entidad, estos
documentos siguen siendo consultados por los funcionarios de la entidad,
haciendo transportar la información de un lugar a otro diariamente, esto trae
consecuencias de costos tanto para el almacenamiento como para el transporte y
sin pensarlo para el material impreso documental y el deterioro del mismo.
FASE 1 Clasificación de documentos a digitalizar
En esta fase se solicita la documentación almacenada por el outsourcing,
esta información no se solicita toda, es primordial llevar un orden de
negocio por el cual se va a comenzar.
Por qué se comienza por negocio? Como la entidad es una entidad de
crédito y cartera, maneja carpetas o documentos por diferentes números de
negocios, esto quiere decir que tenemos que comenzar a buscar y
organizar documentos que pertenezcan al mismo negocio para que así al
momento de digitalizar quede ordenadas secuencial mente todas las
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carpetas del mismo negocio, esto con el fin de que en el sistema que se
adaptara para el manejo y difusión de la información sea eficaz y rápida,
por tal motivo se da un orden de esta magnitud, gracias a una base de
datos que se maneja en fiduciaria de occidente, se sabe el número y el
contenido de cada carpeta que es almacenada por el outsourcing para dar
más agilidad a la hora de reunir toda la información.
FASE 2 Ordenación de documentos.
El documento que llega en cajas X300 como se aprecia en imágenes se
debe seleccionar en orden cronológico para su tercera fase, esto quiere
decir que hay que sacar toda la documentación de todas las caja que
tengan existencia o que contengan este negocio y se debe poner en primer
lugar el contrato más antiguo con el cual se le dio creación al mismo, esto
es dispendioso ya que en muchas ocasiones el documento más importante
no se encuentra por consecuencia a que este aún se encuentra en consulta
por los funcionarios de la entidad y no se le da prioridad al proyecto de
digitalización hasta que no sea examinado por parte del personal
encargado del negocio y posteriormente puesto a disposición de nosotros
los encargados del proyecto.
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Fase 3 Alistamiento documental.
En esta fase, posterior a la ordenación de los documentos, se procede al
alistamiento del material al cual se va a ser digitalizado, por este motivo se
debe eliminar cualquier clase de gancho de cosedora o dobles que posea el
documento para que a la hora de pasar por la máquina de digitalización, la
maquina no presente ningún inconveniente, como el atascamiento del
rodillo de impresión que es utilizado por estas máquinas haciendo que los
documentos presentes dobladuras inclusive hasta rasgaduras, por tal
motivo el documento debe quedar libre de posibles ganchos, cintas,
quiebres o dobladuras para el buen proceso de digitalización.
Fase 4 Ejecución del plan de digitalización.
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Tan pronto la carpeta es tratada con los procesos establecidos, es
conducida a las maquinas digitalizadoras o escáner, que se han
seleccionado en la entidad para el proceso en mención, estas máquinas
son especiales para digitalizar, se alquilaron por un tiempo mientras que se
establece los parámetros para la compra de una propia para el uso
adecuado por parte de los funcionarios encargados de digitalizar
documentos de la entidad que tengan importancia alta.
Fase 5 Digitalización.
Los equipos de escáner están conectados a un modem u ordenador que
toma la imagen digitalizada para ser almacenada en medio magnético
mientras se instala una red por la cual se hará la consulta por parte de los
funcionarios, este proceso aun esta en observación ya que no se ha
establecido con que programa digital se manejara el intercambio de
información, o ya sea vía Email o por medio de modem establecido para el
pertinente préstamo interno.
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Este proyecto se inició en enero de este año específicamente el 15 de enero ya
que fue necesario esperar el permiso por parte de la entidad para realizar este
proceso de digitalización.
Se inició con la fase número uno la cual se trata sobre Clasificación de
documentos a digitalizar, así que según nuestro cronograma esta fase duro en
proceso aproximadamente 3 meses, en la cual se hizo la elección de la
documentación que se iba a digitalizar; Ya que este proyecto nos habla de la
digitalización de historias laborales en la última década se debía hacer una
elección de las hojas de vida que estuvieran directamente vinculadas con la
empresa.
Al comienzo del proyecto existía una acumulación de esta documentación así
que era necesario primero que todo realizar una elección de historias laborales
pues no estaban seleccionadas la personas vinculadas directamente con la
empresa y las personas que se encontraban contratadas por temporales, por este
motivo nos gastamos aproximadamente 3 meses en la elección de esta
información pues debíamos separarlas, esta fase llego a su final el 29 de marzo
del presente año, esta fase se finalizo con éxito pues se logro realizar esta labor
en el tiempo que se tenía estipulado en nuestro cronograma.
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Nuestra segunda etapa se trata sobre Ordenación de documentos, el tiempo de
duración de esta etapa es de 2 meses, pues ya después de que fue seleccionada
la documentación era primordial ordenarla, la idea era iniciar desde el 2002 hasta
el 2012, así que lo importante era separarlas por años y luego organizar cada año
por mes y cada mes por días que al momento de digitalizarla sea mucho más fácil
su localización en el sistema y físico por si en algún momento se encontraba
alguna inconsistencia y era necesario volver a digitalizarla era de fácil acceso, en
esta etapa estaba planeada que durara 2 meses, lo cual se cumplió perfectamente
pues se finalizó a finales del mes de mayo.
La 3 fase es Alistamiento documental, en esta fase se comienza con el
alistamiento de la información que se va a digitalizar, así que se procede a retirar
los ganchos cintas o demás objetos que traen adheridos los documentos que
puedan interrumpir o dañar el desarrollo del proceso de digitalizar pues alguno de
estos objetos puede llegar a dañar nuestro escáner así que es demasiado
importante que esta fase se realice con el cuidado y la atención más grande por
parte de las personas que estén desarrollando esta labor, el tiempo estipulado
para esta fase es de 3 meses.
Se inició en junio con este procedimiento el cual termino con éxito en agosto asi
que se cumplió con el tiempo estipulado en nuestro cronograma, se tomó todo
este tiempo, ya que era necesario que toda la documentación terminara totalmente
preparada para que de aquí en adelante podamos implementar el proceso de
digitalización planeado para esta empresa.
La fase cuatro se comenzó en el mes de septiembre, la cual duro específicamente
1 mes era la preparación para iniciar el procedimiento de digitalización dela
información así que esta fase fue la que menos duro en proceso.
La 5 y ultima fase la cual es la más importante se realizó en el mes de octubre y la
idea es terminar en diciembre hasta el momento llevamos una cantidad de 4.200
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historias laborales digitalizadas completamente para su consulta, y el tiempo esta
contado para que estemos finalizando en el mes de diciembre.
Implementación de software Kodak Capture Pro software
El software Existente en COVINOC fue el empleado para el procesamiento y
generación de digitalización de Historias Laborales mediante imágenes y
formularios que se manejan en la entidad anterior mente mencionada, ya que las
aplicaciones de flujos de trabajo y el material a digitalizar, se maneja con una
aplicación independiente. Gestiona la digitalización a una y dos caras
dependiendo del material impreso a utilizar ya sea de diferente tamaño y textura,
la indexación y la creación de lotes en color, blanco y negro y/o escala de colores.
Estos se pueden exportar fácilmente con número de aplicaciones más habituales
según lo necesite el usuario en este caso nosotros.
Permite aprovechar al máximo las capacidades de los escáneres para obtener la
máxima productividad. Todas las funciones están disponibles en el software. No
se requiere ninguna aceleración especial de hardware, adicional mente este
software ya fue probado por la entidad ya mencionada, trayendo beneficios a esta
entidad, de lo único que depende y que utiliza una gran cantidad de recursos es
en las actualizaciones ya que no es un software libre, por tal motivo este programa
es uno de los más indicados para este proyecto como se mostro en imágenes
anteriores.
La última actualización que se le practico a este programa fue en el 2010. Por tal
motivo cumple con las expectativas de Digitalización de las historias laborales de
COVINOC, ya que permite focalizar y enfatizar sobre el documento o material que
se necesita para tales fines,
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Imagen N° 1
Estandar de calidad de imagen.
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Se adjuntan evidencias del proceso realizado de digitalización de esta manera
ya que por políticas internas de la entidad no es posible mostrar los resultados
del proyecto, por este motivo se nos hace entrega de una carta de satisfacción
de la labor cumplida.
Imagen N° 2 Proceso de administraciòn de imagenen, nueva carpeta.
Imagen N° 3 Descripcciòn de nuevo indice de busqueda digital.
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Imagen N° 4 Visor del lote a digitalizar y orden de la misma.
Imagen N° 5 Muestra de orden y producto digitalizado.
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Imagen N° 6 Listado de productos por contrato en formato PDF.
Imagen N° 7 Listado de carpetas que contienen archivo PDF de historias laborales.
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Imagen N° 8 Selescciòn de imagen a mostrar dependiendo del producto utilizado por usuario.
Imagen N° 9 Implementaciòn de correcciòn o selecciòn de elementos digitalizados.
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Imagen N° 10 Implementaciòn de correcciòn o selecciòn de elementos digitalizados.
Imagen N° 11 Editor de imagen.
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Imagen N° 11 Selector de imagen para el usuario.
Imagen N° 12 Muestra de envio mediante PDF .
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Imagen N° 13 Muestra de envio mediante PDF.
Imagen N° 14 Ejemplo de historia laboral digitalizada PRODUCTO FINAL.
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Imagen N° 15
Uso de PRODUCTO FINAL para usuarios internos y externos. Se muestra en las siguientes imágenes la conceptualizaciòn del proceso ya mencionado , damos alcance al proceso de cómo y mediante que herramienta de digitalización, se desarrollo el producto, por tal motivo enfatizamos en mostrar paso a paso el progreso y culminación del proyecto. La herramienta que se muestra adjunta fue la principal herramienta de captura de imágenes para el servicio de los usuarios internos y en ocaciones se realizaban búsquedas y prestamos externos de carácter provatorio. Mostramos la trazabilidad y las pruebas que se acomodaron a nuestras expectativas para el buen funcionamiento e implementaciòn de este proyecto.
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8. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Se logra mostrar que la acumulación de la información sin ser almacenada en medio digital esta siempre en riesgo de su perdida total
Los proyectos de digitalización implican un gran esfuerzo de coordinación y planificación. Además involucran varios recursos: humanos, hardware, software, comunicaciones, etc.
Los archivos digitales brindan varias ventajas a las Instituciones, como son, la facilidad y simultaneidad de consulta, protección de los documentos originales, rapidez para su consulta.
La empresa debe comenzar a regir las TRD incluyendo a todo el personal de la empresa, y con esto llevar un control de la información.
La conversión de los archivos físicos en archivos digitales es muy beneficioso para las instituciones.
La capacitación a los funcionarios para culturizarlos de la importancia de la documentación.
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PRODUCTO FINAL
Proyecto COVINOC S.A.
Coordinador de proyecto José Vicente Latorre
Periodo del reporte De 28/10/2013 A:01/11/2013 Fecha Reporte: 05/11/2013
Información Contrato
TIPO DE CONTRATO -
CONTRATO No. -
OBJETO GESTION INTEGRAL DE MANEJO DE
DOCUMENTOS Y MENSAJERÍA
PLAZO TREINTA Y SEIS (36) MESES
FECHA DE INICIACIÓN 15-01-2013
FECHA DE TERMINACIÓN 15-12-2013
INCREMENTO -
CONTRATISTA PROYECTO TECNOLOGICO
UNIVERSITARIO
Rubros
A gran escala de la entidad
de impresión solicitada.
FUENTES DE FINANCIACIÓN
Gastos Covinoc
S.A
Otros aportes
Total
Facultad
Recurso Humano $ 20.000.000 $ 20.000.000
Materiales, suministros e $ 2.000.000 $ 2.000.000
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insumos
Transporte $ 3.000.000 $3.000.000
Bibliografía $ 0 $ 0
Papelería, materiales e
insumos de impresión
$ 10.000.000 $ 6.800.000
Compra y/o Alquiler de equipos $ 100.000.000 $ 100.000.000
Utilización de laboratorios y/o
clínicas
$ 0 $ 0
Gastos de viajes ocasionales a
las regionales de la entidad.
$ 20.000.000 $ 20.000.000
Imprevistos (5%) $ 50.000.000 $ 50.000.000
TOTAL $ 205.000.000 $ 205.000.000
Progresos:
De conformidad con el acuerdo a nivel de servicios entre ESTUDIANTES
UNIVERSITARIOS (Maria Fernanda Aguirre Garzon y Manuel Fernando Gomez
Rodriguez) y COVINOC S.A (Diana Katherine Tunjo y Jeison Murillo), se presenta a
continuación el informe comprendido entre el 15 al 31 de octubre de 2013, en el cual se
describen las actividades desarrolladas en cumplimiento del plan de trabajo para el servicio
de Gestión Integral de la documentación en las diferentes líneas de proceso. Centro de
Atención Documental, Correspondencia, Archivo Físico, Títulos Valores y Servicios
Digitales.
Tabla de contenido del informe:
1. Operación Gestión Integral de documentos
1.1. Recibo de documentos.
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1.2. Ordenación de documentos
1.3. Alistamiento documental
1.4. Ejecución del plan de digitalización
1.5. Digitalización.
2. Proyectos Gestión Documental.
3. Facturación del Periodo.
Compromisos del informe del 15 de diciembre de 2013 para finalización de proyecto:
1. Digitalización total de historias laborales. La fecha de entrega es el 20 de
diciembre del presente año.
2. Terminación de proceso de clasificación, digitalización y cargue de imágenes
20 de diciembre del presente año.
3. Clasificación de documentos a digitalizar 15 de marzo de 2013,
4. Ordenación de documentos 15 de mayo de 2013.
5. Alistamiento documental 15 de agosto del 2013.
6. Ejecución del plan de digitalización 15 de septiembre 2013.
7. Digitalización 15 de diciembre de 2013.
1. OPERACIÓN GESTION INTEGRADA DE DOCUMENTOS: El comportamiento del
servicio para el periodo analizado fue el siguiente:
1.1 Recibo de documentos: En el mes de enero se recibieron un total de 5.000
documentos los cuales nos se encontraban en orden para su respectiva
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digitalización y se necesito de 3 meses para su organización.
1.2 Ordenación de documentos:
1.3 Alistamiento documental
0
500
1000
1500
2000
2500
Ener
o
feb
rero
Mar
zo
Ab
ril
May
o
Jun
io
Julio
Ago
sto
Sep
tiem
bre
Oct
ub
re
No
viem
bre
Dic
iem
bre
Recibo de documentos
Recibo de documentos
Pendiente
2500 2500
Ordenación de documentos
Ordenación de documentos: Pendiente
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1.4 Ejecución del plan de digitalización.
1.5 Digitalización
1200
2500
1300
Alistamiento documental
Alistamiento Documental Pendiente
5000
Ejecución del plan de digitalización
Ejecución del plan de digitalización Pendiente
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2 Proyectos Adicionales Gestión Documental:
Teniendo en cuenta que el enfoque principal era la digitalización de las historias
laborales en el menor tiempo posible, ya que era primordial abrir espacio en el archivo
para nuevas carteras que se estaban recibiendo, es necesario contar con las otras
tareas que se desarrollaban diariamente que interrumpían esta labor de digitalización.
3 Facturación del periodo: La facturación esta dividida en el proceso mensualmente.
FUENTES DE FINANCIACIÓN
2535
1665
800
Digitalización
Digitalización Pendiente
60
Rubros
A gran escala de
la entidad de
impresión
solicitada.
Gastos empresa Covinoc S.A a la fecha
Mensual
Recurso Humano $ 2.000.000
Materiales,
suministros e
insumos
$ 200.000
Transporte $ 300.000
Bibliografía $ 0
Papelería,
materiales e
insumos de
impresión
$ 1.000.000
Compra y/o Alquiler
de equipos $ -
Utilización de
laboratorios y/o
clínicas
$ 0
Gastos de viajes
ocasionales a las
regionales de la
entidad.
$ -
Imprevistos (5%) $ 2.000.000
TOTAL $ 5.500.000
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Producto final.
Este proyecto se finalizara en el tiempo que se había estipulado en nuestro anteproyecto
ya que se recibio una colaboración por parte de los empleados de la empresa, y por ende
su finalización seraun total éxito, se logró disminuir al final los gastos mensuales ya que
se redujo bastante las fuentes de financiación pues la empresa nos permitió la ayuda de
funcionarios contratados directamente por ellos para la colaboración del desarrollo de
este producto en total se realizó la digitalización de 4200 ya que el proceso está
planteado para que finalice en el mes diciembre, pero según su tiempo en cada una de
las fases que se realizo fue un total éxito.
Adjunto cuadro de avance mensual y producción de la elaboración del trabajo.
______________________________ José Vicente Latorre Coordinador Proyecto Hocol
0 1000 2000 3000 4000 5000
ENERO
FEBRERO
MARZO
ABRIL
MAYO
JUNIO
JULIO
AGOSTO
SEPTIEMBRE
OCTUBRE
NOVIEMBRE
DICIEMBRE
Recibo de documentos
Ordenación de documentos
Alistamiento documental
Ejecución del plan de digitalización
Digitalización
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