Määrämuotoinen kirjaaminen sosiaalihuollon arjessa - Hanna Lohijoki

Määrämuotoinenkirjaaminensosiaalihuollonarjessa

Sosiaalihuollon asiakasasiakirjalaintoimeenpanonkoulutuspäivä19.11.2015

HannaLohijokisosiaalihuollon tiedonhallinnan asiantuntija

Kaakkois-Suomensosiaalialan osaamiskeskusOySocom

Esityksensisältö• Mitä,mitenjamiksisosiaalihuollossakirjoitetaanasiakkaidenkanssatehtävästätyöstä?• Sosiaalihuollonasiakastietomallinvaltakunnallinenkehittäminen• Määrämuotoinenkirjaaminenkäytännöntyössä

HannaLohijoki 19.11.2015 2

Mitä,mitenjamiksisosiaalihuollossakirjoitetaanasiakkaidenkanssatehtävästätyöstä?


Asiakastyöndokumentoinninkeskeisetkäsitteet• Dokumentointi:asiakirjojenlaatiminenjakirjoittaminen,asiakassuhteessajapalvelutapahtumassasyntyvientietojen,kuvienjaäänitteidentallentaminen• Kirjaaminen:merkintöjentekemistäasiakirjaan• Määrämuotoinenkirjaaminen:asiakastietojenkirjaaminenyhtenäisestisovitullatavalla• Rakenteinentieto:etukäteensovitunrakenteenmukaankirjattujatallennettutieto


Kirjaamisenkehittyminen• Suomessaasiakastyöndokumentointinousitarkasteluun1930-luvullahuoltolakienmyötä• Dokumentitnähtiinlaillisuuden jaoikeaoppisuuden valvonnanvälineinä

• 1970- ja1980-luvuilladokumentoinninpainopistemuuttui• Keskiössämm.palveluhenkisyys,luottamuksellisuus, ennaltaehkäisyjaomatoimisuudenedistäminen

• Asiakkaantiedonsaantioikeus asiakirjoistajaasiakastietojen käytöstäkorostui

• Ensimmäisetsosiaalihuollontietojärjestelmätotettiinkäyttöön1980-luvullajaneyleistyivätseuraavallavuosikymmenellä

• Sosiaalihuollontietoteknologia–hankkeessa(Tikesos,2005–2011)luotiinpohjansosiaalihuollontiedonhallinnankansallisellekehittämiselle

Laaksonen,Kääriäinen,Penttilä,Tapola-Haapala,Sahala,Kärki&Jäppinen,Asiakastyöndokumentointisosiaalihuollossa(2011)


Kirjaamisennykytila• Sosiaalihuollonkirjaamisenkäytännötvaihtelevat• Asiakastyötäkirjataansekätietojärjestelmiinettäniidenulkopuolelle• Asiakirjojensisällötvaihtelevatorganisaatioidenvälilläjaorganisaatioidensisällä• Asiakirjatonkehitettyorganisaatioissa

• Myösalueellistayhtenäistämistäontehty• Kirjoitetuttekstitovatuseinpitkiäjaproosamaisia

• Tietyntiedonlöytäminenonhaastavaa• Lainsäädäntömäärittääjonytosanasiakirjojensisällöistä• EsimerkiksilapsenasiakassuunnitelmaLsl 30§


Kirjaamisvelvoitesosiaalihuollossa• Asiakasasiakirjalain4§ tuoyleisenkirjaamisvelvoitteensosiaalihuoltoon

Sosiaalihuollonammatillinen henkilöstösekäavustavahenkilöstö,jokaosallistuuasiakastyöhön,ovatvelvollisiakirjaamaansosiaalihuollon järjestämisen,suunnittelun,toteuttamisen,seurannanjavalvonnankannaltatarpeelliset jariittävättiedotmäärämuotoisinaasiakirjoina jatallettamaanne5 §:nmukaisesti.

Velvollisuuskirjataasiakastiedotalkaa,kunpalvelunantajaonsaanuttiedonhenkilönpalveluntarpeesta tairyhtynyttoteuttamaansosiaalipalvelua.Tietoasiakkuudenpäättymisestäonkirjattavaasiakasasiakirjaan.

Kirjauksetontehtäväviipymättäsenjälkeen,kunasiakkaanasiaaonkäsitelty.

• Kukakirjaa?• Mitäkirjataan?• Mitenkirjataan?• Milloinkirjataan?


Kirjaamisvelvoitesosiaalihuollossa• Asiakasasiakirjalain4§ tuoyleisenkirjaamisvelvoitteensosiaalihuoltoon

Sosiaalihuollonammatillinenhenkilöstösekäavustavahenkilöstö,jokaosallistuuasiakastyöhön,ovatvelvollisiakirjaamaansosiaalihuollonjärjestämisen,suunnittelun,toteuttamisen,seurannanjavalvonnankannaltatarpeellisetjariittävättiedotmäärämuotoisinaasiakirjoinajatallettamaanne5 §:nmukaisesti.Velvollisuuskirjataasiakastiedotalkaa,kunpalvelunantajaonsaanuttiedonhenkilönpalveluntarpeestatairyhtynyttoteuttamaansosiaalipalvelua. Tietoasiakkuuden päättymisestäonkirjattavaasiakasasiakirjaan.Kirjauksetontehtäväviipymättäsenjälkeen,kunasiakkaanasiaaonkäsitelty.

• Kukakirjaa?• Mitäkirjataan?• Mitenkirjataan?• Milloinkirjataan?


Määrämuotoinenkirjaaminen• Määrämuotoisellakirjaamisellatarkoitetaantiedontallentamistaasiakirjoihinennaltapäätetyssämuodossa

• Määrämuotoisuusyhtenäistääasiakasasiakirjojennimiäjatietosisältöjä

• Määrämuotoisuusnäkyysekäasiakirjanrakenteessaettätiedontallennusmuodossa• Vapaatakirjaamistaannettujenotsikoiden alle• Valikkojajavalintaruutuja• Numeromuotoisiakenttiä

• Määrämuotoinenkirjaaminenpitääsisälläänvapaatakirjaamista• Määrämuotoistenasiakirjojenotsikoidenallevoidaankirjatavapaatatekstiä

• Asiakaskertomus• Määrämuotoisuuttavoidaanverratareseptilomakkeeseen,jossa(Kääriäinen2015)


Rakenteinenasiakirja• Rakenteisessaasiakirjassatiedotkirjataanetukäteenmääritellyssämuodossaannettujenotsikoidenalle• Osatiedoistavoidaanantaavalitsemallavalikostaasiakkaantilanteeseensopivavaihtoehto,osakirjoitetaan• Pääsääntöisestiosatiedoistaonpakollisia,osaannetaantarvittaessa• Rakenteisenasiakirjannäyttömuotovoiollaesimerkiksilomake


Sosiaalihuollonasiakastietomallinvaltakunnallinenkehittäminen


Sosiaalihuollonasiakastietomalli• Sosiaalihuollonasiakastietomallikoostuuasiakasasiakirjarakenteista, tietokomponenteistajaluokituksista• Asiakastietomalli luopohjanmäärämuotoisellekirjaamiselle• Asiakastietomallintarkoitusontukeavaltakunnallisensosiaalihuollonasiakastiedonarkistonkäyttöönottoa• Sosiaalihuollonasiakastietomallia kehittääjaylläpitääTerveydenjahyvinvoinninlaitos


Sosiaalihuollonpalvelutehtävät• Sosiaalihuollonpalvelutehtävällätarkoitetaantietynlaiseenpalvelutarpeeseenvastaavaasosiaalipalveluidenjamuuntuenmuodostamaakokonaisuutta• Palvelutehtäväonlaissataiasetuksessakunnalleannettutehtäväsosiaalipalveluidenjaniihinliittyväntaloudellisentuenjärjestämiseksi• Palvelutehtävienavullajäsennetäänsosiaalihuollonpalveluidenkokonaisuus• Sosiaalipalveluidenluokitusonkokonaisuus

• Palvelutehtävät• Sosiaalipalvelut• Palveluprosessit• Sosiaalipalveluidentoteutustapa(lastensuojelu)


PalvelutehtäväluokitusmuutoksessaVanhapalvelutehtäväluokitus Lausunnoillaoleva

palvelutehtäväluokitus

Peruspalvelut• Lapsiperheidenperuspalvelut• Työikäistenperuspalvelut• Ikääntyneidenperuspalvelut• Perheoikeudelliset palvelut

Erityispalvelut• Lastensuojelu• Päihdehuolto• Vammaispalvelut


Palvelutehtäväluokituslaissasosiaalihuollonasiakasasiakirjoista• Tiedottallennetaansosiaalihuollonhenkilörekistereihinpalvelutehtävittäin(22§)• Käyttöoikeudettietojärjestelmiinmääritelläänpalvelutehtävittäin(23§)• Kaikkisosiaalihuollossalaadittavatasiakasasiakirjatliittyvätyhteentaiuseampaanpalvelutehtävään• Palvelutehtäväluokitusmuodostaapohjanasiakastietojärjestelmienkehittämiselle


Palveluprosessit• Asiakasasiakirjoja laaditaanpalveluprosesseissa• Palveluprosessikuvausmäärittääkoskaasiakasasiakirjalaaditaan• Palveluprosesseistaontunnistettu9ydinprosessia

• Sosiaalipalvelun alkukartoitus• Ilmoituksen käsittely• Hallintoasiankäsittely• Neuvonta• Selvitys• Sopiminen• Sosiaalipalvelun järjestäminen asiakkaalle• Sosiaalipalvelun tuottaminenasiakkaalle• Sovittelu

• Palvelutehtäväkohtaisetpalveluprosessit• Kaikissapalvelutehtävissäeiesiinnykaikkiaydinprosesseja


Sosiaalihuollonyleisetasiakirjatyypit• Sosiaalihuollossaontunnistettu17yleistäasiakirjatyyppiä

• Hakemus,ilmoitus,sopimus• Selvitys,suostumus• Arvio,asiakaskertomus,kuulemisasiakirja, laskelma, lausunto,lähete,maksusitoumus,pyyntö,päätös,suunnitelma,yhteenveto

• Liite• Yleistenasiakirjatyyppienpohjaltamallinnetaantarkennettujaasiakirjatyyppejä,joissatäsmennetäänyleisenasiakirjatyypinkäyttötarkoitusta• Toimeentulotukipäätös, sosiaalihuollon asiakassuunnitelma

• Eriasiakasasiakirjoillaonerilaatijoita• Asiakas,asiakkaanedustajataimuuasianosainen• Sosiaalihuollon palvelunantaja• Asiakas,palvelunantajataimuutahoSosiaalialantiedonhallinnan sanasto.Palveluihin, palveluprosesseihin jaasiakastietoihin liittyviäkäsitteitä.THL2015.


Sosiaalihuollonyleisetasiakirjatyypit• Sosiaalihuollossaontunnistettu17yleistäasiakirjatyyppiä

• Hakemus,ilmoitus,sopimus• Selvitys,suostumus• Arvio,asiakaskertomus,kuulemisasiakirja, laskelma, lausunto,lähete,maksusitoumus,pyyntö,päätös,suunnitelma,yhteenveto

• Liite• Yleistenasiakirjatyyppienpohjaltamallinnetaantarkennettujaasiakirjatyyppejä,joissatäsmennetäänyleisenasiakirjatyypinkäyttötarkoitusta• Toimeentulotukipäätös, sosiaalihuollon asiakassuunnitelma

• Eriasiakasasiakirjoillaonerilaatijoita• Asiakas,asiakkaanedustajataimuuasianosainen• Sosiaalihuollon palvelunantaja• Asiakas,palvelunantajataimuutahoSosiaalialantiedonhallinnan sanasto.Palveluihin, palveluprosesseihin jaasiakastietoihin liittyviäkäsitteitä.THL2015.


Palvelutehtäväkohtaisetasiakasasiakirjarakenteet• Asiakasasiakirjatmallinnetaanpalvelutehtävittäin• Lisäksionsosiaalihuollonpalvelutehtävilleyhteisiäasiakasasiakirjoja• Palvelutehtäväkohtaistenasiakasasiakirjarakenteidenpohjanaonlaajatiedonkeruu• Mikälipalvelutehtäväluokitusmuuttuuehdotetullatavalla,syntyytarvemääritelläasiakasasiakirjojamyössosiaalipalveluittain• AsiakirjarakenteetonkatselmoituASKO-projektissa• Asiakasasiakirjarakenteidenkehittämistyötäjatketaanlainsäädännönmuutostenjakatselmointipalautteenanalysoinnilla


Tietokomponentit• Määrämuotoonkirjattujenrakenteistenasiakirjojentavoitteenaonmahdollistaatiedonautomaattinensiirtyminen• Asiakirjoihinkirjattujentietojensiirtyminenasiakirjojenvälillä• Asiakirjojensiirtyminentietojärjestelmienvälillä

• Tietojensiirtymisenedellytyksenäonyhdenmukainentiedonesitystapa• Suuriosaasiakasasiakirjoihinkirjattavistatiedoistaonmallinnettutietokomponenteiksi• Tietokomponentitovattietokokonaisuuksia,joitakäytetäänasiakirjallisensisällönrakenteistamisessa• Tietokomponentitovatasiakastietomallissayhteentoimivuuden perusta


Esimerkkitietokomponentista:asuminen• TKAsuminen:tietokomponentillakuvataansosiaalihuollonasiakkaanasumiseenliittyvättiedot• Tietokomponentissaonuseitatietoja,joistaasiakirjoihinpoimitaanpääsääntöisestivainosa

THL:Sosiaalihuollontietokomponentitversio2015


Esimerkkiasiakasasiakirjanrakenteesta:virka-apupyyntö


• Virka-apupyyntöonsosiaalihuollon palvelutehtävilleyhteinenasiakasasiakirja

• Asiakirjassaontietokomponentteja jatekstikenttiä• Osatiedoistaonmääriteltypakollisiksi

LUONNOSSosiaalihuollonpalvelutehtävilleyhteisetasiakasasiakirjat.THL2015

Ydinprosessitjayleisetasiakirjatyypit:hallintoasiankäsittely• Hallintoasiankäsittelyprosessissaesiintyvätseuraavatasiakirjatyypit• Hakemus• Ilmoitus• Pyyntö• Selvitys• Laskelma• Päätös• Maksusitoumus

• Hallintoasiankäsittelyprosessiesiintyykaikissauusissapalvelutehtävissä


Yleisetasiakirjatyypit:arvio• Asiakasasiakirja,jossapalvelunantajaarvioiasiakkaantilannettajatekeepäätelmänsosiaalihuollonpalveluprosessinedistämisestätaipäättämisestä• Arviotlaaditaanuseinyhdessäasiakkaankanssa• Arvioitalaaditaaneripalvelutehtävissäjapalveluprosessienerivaiheissa• Ensiarvio• Palvelutarpeenarvio• Suunnitelmanarvio


Sosiaalihuollonpalvelutarpeenarviojalainsäädäntö• Asiakasasiakirjalaki15§ 1.mom.:palvelutarpeenarviointi

”Senlisäksi,mitäsosiaalihuoltolain37 §:ssäja39 §:n2momentin1—3ja5kohdissaonsäädetty,asiakkaanpalvelutarpeenarviointiakoskeviinasiakirjoihinkirjataantarvittaessaasiakkaanlaillisenedustajan,omaisen,läheisentaimuunhenkilönkäsitysasiakkaantuentarpeesta.”

• Sosiaalihuoltolaki37§• Yhteenvetoasiakkaantilanteestasekäsosiaalipalvelujenjaerityisentuen

tarpeesta• Sosiaalihuollonammattihenkilönjohtopäätöksetasiakkuuden edellytyksistä• Asiakkaanmielipiteenjanäkemyksenpalvelutarpeestaan• Asiakkaanjaammattihenkilönarvionomatyöntekijäntarpeesta

• Sosiaalihuoltolaki39§ 2.mom.1– 3ja5kohdat• Asiakkaanjaammattilaisenarviotuentarpeesta• Asiakkaanjaammattilaisenarviotarvittavistapalveluistajatoimenpiteistä• Omatyöntekijäntaimuunasiakkaanpalveluistavastaavantyöntekijänarvio

välttämättömistäsosiaalipalveluista,alkamisajankohdastajakestosta


Yleisetasiakirjatyypit:suunnitelma

• Asiakasasiakirja,jossapalvelunantajajaasiakasasettavatpalvelutarpeeseenliittyvättavoitteetsekäkeinottavoitteidensaavuttamiselle• Suunnitelmialaaditaanasiakkuudenerivaiheissa• Asiakassuunnitelma• Toteuttamissuunnitelma

• Suunnitelmiatuleeseuratajaarvioida• Tämävoitapahtuaerilliselläsuunnitelmanarvio-asiakirjalla


Suunnitelma-asiakirjat• Sosiaalihuollossavoidaanlaatiaasiakas- jatoteuttamissuunnitelmia• Asiakassuunnitelma

• Palvelunjärjestäjän yhteisymmärryksessäsosiaalihuollonasiakkaankanssalaatimasuunnitelma,jokakoskeekaikkienpalveluntuottajienasiakkaalletietynsosiaalihuollonpalvelutehtävänperusteellatoteuttamiapalveluja

• Esimerkiksisosiaalityöntekijäjaasiakaslaativatyhdessäsosiaalihuollonasiakassuunnitelman,jossasuunnitellaanasiakkaansosiaalipalveluidenkokonaisuus

• Toteuttamissuunnitelma• Palveluntuottajan yhteisymmärryksessäsosiaalihuollonasiakkaankanssa

laatimasuunnitelma,jokaperustuuasiakassuunnitelmaan jakuvaatoteutettavaapalvelua,sentavoitteitajakeinojatavoitteidensaavuttamiseksi

• Esimerkiksipäihdehuollonlaitoskuntoutuksessalaaditaankuntoutusjaksollepäihdehuollontoteuttamissuunnitelmayhdessäasiakkaankanssa.Toteuttamissuunnitelmapohjautuupäihdehuollonasiakassuunnitelmaan

cSosiaalialan tiedonhallinnansanasto.Palveluihin,palveluprosesseihinjaasiakastietoihinliittyviäkäsitteitä.THL2015.


Sosiaalihuollonasiakassuunnitelmajalainsäädäntö• Asiakasasiakirjalaki16§

• Palvelutarpeenarvioonperustuvaasiakkaantuentarve• Kuvausasiakkaantarvitsemistapalveluista• Palvelullejaasiakkuudelle asetetuttavoitteetjakeinotniidensaavuttamiselle• Asiakkaantukemiseenosallistuvatyksityishenkilötjaheidäntehtävänsä

• Sosiaalihuoltolaki39§• Asiakkaanarviojaammatillinenarviotuentarpeesta• Asiakkaanarviojaammatillinenarviotarvittavistapalveluistajatoimenpiteistä• Omatyöntekijäntaimuunvastuutyöntekijänarviovälttämättömistä

sosiaalipalveluistasekäniidenalkamisajankohdastajakestosta• Tiedotasiakkaanjaomatyöntekijäntaimuunvastuutyöntekijäntapaamisista• Arvioasiakkuuden kestosta• Suunnitelmantoteutumisenseurantaa,tavoitteidensaavuttamistajatarpeiden

uudelleenarviointiakoskevattiedot


Määrämuotoinenkirjaaminenkäytännöntyössä


Määrämuotoisetasiakasasiakirjattyövälineinä• Määrämuotoisetasiakasasiakirjatjäsentävätasiakkuusprosessia• Määrämuotoisuusvahvistaasosiaalihuollossatehtävääyksilöllistämuutostyötä• Suunnitelma-asiakirjoihinliittyvätarvio-asiakirjatohjaavatarvioimaantavoitteidentoteutumista


Asiakasasiakirjatpalveluprosessinjäsentäjinä:päihdehuolto• Päihdehuoltoon kuuluvaalkukartoitus

• Ilmoituspäihdehuollontarpeesta• Päihdehuollontarpeenensiarvio• Päihdehuollontilannearvio

• Päihdehuollon järjestäminenasiakkaalle• Päihdehuollonasiakassuunnitelma• Päihdehuollonasiakassuunnitelmanarvio

• Päihdehuollon hallintoasiankäsittely• Hakemuspäihdehuollonpalveluun• Päihdehuollonasiakasmaksulaskelma• Päihdehuollonpalvelupäätös

• Päihdehuollon palvelun tuottaminenasiakkaalle• Päihdehuollontoteuttamissuunnitelma• Päihdehuollontoteuttamissuunnitelmanarvio

• Päihdehuollon asiakaskertomustavoidaankirjatakaikissaprosessinvaiheissa


Millaisenmuutoksenmäärämuotoisuustuo?• Yleistenasiakirjatyyppienmukaisiaasiakasasiakirjojalaaditaanjonyt• Määrämuotoisuusjäsentääjayhdenmukaistaakirjaamistauudellatavalla

• Määrämuotoisuuseipoistavalinnanvapautta• Vainosaasiakasasiakirjarakenteidentietosisällöistäonmääriteltyvaltakunnallisestipakollisiksi

• Näidenlisäksimyösorganisaatiotvoivatmääritelläpakollisiakirjattaviatietoja

• Lopullisenvalinnankirjattavistaasioistatekeeainatyöntekijä• Määrämuotoiseenkirjaamiseensiirtyminenlisääkirjaamisenasiakaslähtöisyyttä


Määrämuotoinenkirjaaminenasiakastyössä• Asiakastyöndokumentointionosaasiakastyötä• Määrämuotoinenkirjaaminenvoierityisestikäyttöönotonalkuvaiheessalisätädokumentointiinkuluvaaaikaa• Määrämuotoisuusparantaatiedonlaatuajalöydettävyyttätuodensitenajansäästöä• Määrämuotoisuustukeejahelpottaavaikeidenasioidenpuheeksiottoa


Määrämuotoonkirjatutasiakastiedottiedontuottamisentukena• Asiakasasiakirjalaki21§:asiakasasiakirjojenkäytettävyys

• Asiakastietojaonvoitavahyödyntääasiakasprosessissa sekätoiminnansuunnittelussa, arvioinnissa,johtamisessa,valvonnassa,tilastoinnissa jatutkimuksessa

• Sosiaalihuoltolaki7§:rakenteellinensosiaalityö• Sosiaalihuollon asiakastyöhönperustuvantiedontuottaminenasiakkaidentarpeista janiidenyhteiskunnallisista yhteyksistäsekätarpeisiinvastaaviensosiaalipalvelujen jamuunsosiaalihuollonvaikutuksista

• Määrämuotoonkirjattujenasiakastietojenavullavoidaantuottaatietoaasiakaslähtöistenjavaikuttaviensosiaalipalveluidensuunnitteluntueksi

• Sosiaali- jaterveydenhuollonasiakastietojentoissijaistakäyttöäkoskevaalainsäädäntöävalmistellaanparhaillaan


Miksimäärämuotoiseenkirjaamiseen?• Kirjaamisessatehtävätvalinnatovatmyösvallankäyttöä• Kirjoittajatekeetiedostettujajatiedostamattomiavalintojaesillenostamistaanasioista• Määrämuotoinenkirjaaminenohjaatiedontuotantoa,muttaeipoistakirjoittajanvastuuta

• Määrämuotoisuusselkeyttääkirjaamisenprosessia• Asiakasasiakirjojentietosisältöjenvaltakunnallinenyhtenäistäminenvapauttaaorganisaatiotjayksittäisettyöntekijätpohtimastamitämihinkinasiakirjaankirjataan


Määrämuotoinenkirjaaminenkäyttöön• Määrämuotoisenkirjaamisenkäyttöönottoeivaaditietojärjestelmämuutoksia• Vähimmilläänmäärämuotoisuustarkoittaaasiakasasiakirjojenkäsitteistönyhdenmukaistamistajavaltakunnallisestimääriteltyjenotsikoidenkäyttöönottoa• Määrämuotoisenkirjaamisentavoitetilassatiedottallentuvatrakenteisestialuksikäytettäväänasiakastietojärjestelmään,myöhemminsosiaalihuollonasiakastiedonarkistoonKanta-palveluihin• Määrämuotoisenkirjaamisenkäyttöönottoonosasosiaalihuollonasiakasasiakirjalain toimeenpanoa


Määrämuotoisuusjatkaasosiaalihuollonasiakastyönkirjaamisenkehittämistä• Määrämuotoinenkirjaaminenonseuraavaaskelsosiaalihuollonasiakastyöndokumentoinnissa• Määrämuotoisuuseimuutadokumentoinninydintä:asiakaslähtöistärakentavaakirjaamista


”Määrämuotoinenkirjaaminenonsosiaalityöntekijänjaasiakkaanyhteinentyöväline.”

- sosiaalityöntekijäVarsinais-Suomesta


Määrämuotoinen kirjaaminen sosiaalihuollon arjessa - Hanna Lohijoki

Education