M O D U L SK: Memahami Pengertian Administrasi Perkantoran Pengantar Administrasi Perkantoran Penulis: Agustin U.N Nama : ............................................................................................... Kelas : ............................................................................................... No. Absensi : ............................................................................................... Untuk : SMK dan MAK Kelas X Sumber: sekretaris-bse.com
37
Embed
M O D U L - · PDF filemeliputi penetapan tujuan serta penetapan cara-cara ... dan tata usaha. ... Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
M O D U L
SK: Memahami Pengertian Administrasi Perkantoran
Pengantar Administrasi Perkantoran
Penulis: Agustin U.N
Nama : ...............................................................................................
Kelas : ...............................................................................................
STANDAR KOMPETENSI MEMAHAMI PENGERTIAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
Untuk SMK dan MAK
Penulis:
Agustin U.N
KI 1: Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya. KI2: Menghayati dan Mengamalkan perilaku jujur, disiplin, tanggungjawab,
peduli (gotong royong, kerjasama, toleran, damai), santun, responsif dan pro-aktif dan menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia.
KI 3: Memahami, menerapkan dan menganalisis pengetahuan faktual, konseptual, dan prosedural berdasarkan rasa ingin tahunya tentang ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dalam wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait penyebab fenomena dan kejadian dalam bidang kerja yang spesifik untuk memecahkan masalah.
KI 4: Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung.
Menjelaskan paradigma dan filosofi administrasi perkantoran
Siswa mampu memahami arti paradigma dan filosofis administrasi
perkantoran
Siswa mampu mendefinisikan administrasi perkantoran
Siswa mengetahui tentang administrasi perkantoran
KOMPETENSI INTI
KOMPETENSI DASAR
TUJUAN
MENGIDENTIFIKASI ADMINISTRASI PERKANTORAN
Istilah atau kata Administrasi dan kata Manajmen sudah sangat
populer di kalangan masyarakat, mereka sudah menjalankan administrasi
dan manajemen. Yang dimaksud adalah masyarakat yang telah dan
sedang menjalankan praktek kerja Sedangkan peserta didik lainnya belum
menyadari atau memahami apakah mereka sudah menjalankan
administrasi atau manajemen.
Dalam praktek kehidupan masyarakat sudah dikenal istilah-istilah
administrasi dan manajemen. Dengan pembelajaran ilmu administrasi dan
manajemen dimaksudkan agar para pelaku administrasi dan manajenem
dapat mengatur di dalam organisasinya dan melaksanakan pelayanan
yang prima pada masyarakat dengan prinsip-prinsip organisasi dan
manajemen yang benar. Dengan sistematika administrasi yang baik,
pelaksanaan tugas-tugas administrasi dapat lebih efektif dan efisien.
Dengan manajemen yang baik, fungsi–fungsi manajemen dapat bekerja
sebagaimana mestinya secara proporsional dan professional.
Bagaimana hubungan antara administrasi dan manajemen? Hubungan
antara admistrasi dan manajemen mempunyai hubungan yang sedemikan
rupa, administrasi adalah penyelenggaraan kerja sedangkan manajemen
adalah orang-orang yang menyelenggarakan kerja tersebut.
PENDAHULUAN
MENGIDENTIFIKASI ADMINISTRASI PERKANTORAN
1. Administrasi Perkantoran
a. Tinjauan Historis Secara Singkat
Bukti-bukti sejarah menunjukkan dengan jelas bahwa pada
masa prasejarah administrasi dan manajemen sudah berkembang
dengan baik. Penerapan prinsip-prinsip administrasi dan
manajemen masih sangat sederhana, misalnya:
1. Mesir Kuno
Analisa dari peninggalan-peninggalan sejarah Mesir
Kuno membuktikan bahwa aspekaspek administrasi sudah
ada pada bidang pemerintahan, militer, perpajakan,
perhubungan dan pertanian/irigasi. Hanya saja proses
administrasi dijalankan bukan untuk kepentingan rakyat, tapi
untuk kepentingan kaum penguasa dan keluarganya.
2. Masa Tiongkok Kuno
Tokoh utama dan pertama pada masa Tingkok Kuno
adalah Konfusius. Konfusius terkenal tidak hanya sebagai
ahli filsafat dan rokhaniawan yang agung tetapi dikenal pula
sebagai negarawan dan administrator. Pada masa itu
Konfusius telah menyusun tentang Ketentuanketentuan
Administrasi Negara ( Rules of Public Administration) yang
merupakan “kode etik” bagi pejabat pemerintahan.
Tokoh kedua adalah Chow. Chow pernah menjabat
sebagai perdana menteri dan menciptakan “Undang-undang
Dasar Chow” (The Constitution of Chow). UUD Chow
merupakan syarat-syarat yang cukup berat (dipandang kaca
mata modern) yang harus dipenuhi oleh setiap pegawai
A. URAIAN MATERI
pemerintah, antara lain : Kejujuran, Kecakapan, Pengabdian
pada masyarakat,Pengetahuan tentang kondisi Negara, giat
dan produktif.
3. Gereja Katholik Roma
Gereja Katholik Roma telah memberikan sumbangan
yang besar dalam perkembangan administrasi dan
manajemen. Tidak hanya pesatnya ajaran ajarannya yang
suci, tetapi yang paling menonjol adalah rapinya organisasi
kegerejaan di Roma. Pada masa ini dikenal pula bahwa
administrasi dan manajemen sebagai “seni” yaitu
“sistematika struktur organisasi”.
4. Masa Revolusi Industri I di Inggris
Pada masa revolusi industri I di Inggris dipercepat
dengan telah ditemukannya mesin uap oleh James Watt.
Pada masa itu telah terjadi perubahan yang radikal yaitu dari
“job centered” berubah menjadi “human centered” yang
artinya dari orientasi terhadap pekerjaan berubah ke
orientasi “efisiensi dan efektifitas”.
b. Pengertian Administrasi
Secara etimologis, administrasi berasal dari bahasa latin
yang terdiri dari kata ad yang berarti intensif dan ministraire yang
berarti to serve (melayani). Kata administrasi juga berasal dari
bahasa Belanda, yaitu administratie yang meliputi: kegiatan catat
mencatat, surat menyurat, pembukaan ringan, ketik mengetik,
agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan.
Menurut KBBI, administrasi adalah usaha dan kegiatan
meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara-cara
penyelenggaraan pembinaan organisasi; usaha dan kegiatan yang
berkaitan dengan penyelenggaraan pemerintahan; kegiatan kantor
dan tata usaha.
Menurut Prof.Prajudi Atmosudirdjo (Lembaga Administrasi
Negara), membedakan administrasi dalam 2 pengertian, yaitu :
1. Administrasi dalam pengertian sempit.
2. Administrasi dalam pengertian luas.
Dalam arti sempit, administrasi adalah kegiatan
penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis
dengan tujuan menyediakan keterangan bagi pihak yang
membutuhkan serta memudahkan memperoleh kembali informasi
secara keseluruhan dalam hubungan satu sama lain, atau dengan
kata lain disebut tata usaha. Dalam pengertian sempit di sini
dimaksudkan ditinjau dari lingkup kerja yang sempit yaitu hanya
berkisar pada kegiatan tata usaha kantor (office work) seperti :
tulis menulis, pengetikan surat menyurat (termasuk menggunakan
kompuer), agenda, kearsipan, pembukuan dan lain sebagainya.
Sedangkan dalam arti luas, administrasi adalah kegiatan
kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih berdasarkan
pembagian kerja yang telah ditentukan dalam struktur organisasi
dengan mendayagunakan sumber daya yang ada untuk mencapai
tujuan secara efektif dan efisien. Dalam pengertian luas
administrasi dapat dibedakan dalam 3 sudut, yaitu :
1. Proses
Ditinjau dari sudut proses, maka administrasi
merupakan keseluruhan proses, mulai dari proses
pemikiran, proses perencanaan, proses pengaturan,
proses penggerakan, proses pengawasan sampai
dengan pencapaian tujuan. Untuk mencapai suatu
tujuan orang harus memikirkan dahulu apa yang akan
dicapai dan bagaimana cara mencapainya serta sarana
dan prasana apa yang digunakan untuk mencapai
tujuan tersebut serta kemampuan seseorang untuk
menjalankannya.
2. Fungsi atau Tugas
Ditinjau dari sudut fungsi atau tugas administrasi
berarti keseluruhan tindakan (aktivitas) yang harus
dilakukan oleh seseorang yang berkedudukan sebagai
“administrator” (memegang jabatan dalam manajemen
suatu organisasi). Dalam setiap organisasi atau instansi
sudah tentu ada orang-orang yang menjalankan
administrasi, misalnya :
1. Orang-orang yang melaksanakan tugas
kepemimpinan (pemimpin);
2. Orang-orang yang melaksanakan tugas perencanaan
(perencana);
3. Orang-orang yang melaksanakan tugas pengawasan
/kontrol (pengawas);
4. Orang-orang yang mengorganisir (organisator), dan
lain sebagainya.
3. Kepranataan/Institusi
Ditinjau dari kepranataan (institusi), maka tinjauan
administrasi adalah melihat kegiatan dalam suatu
lembaga melakukan aktivitas tertentu, misalnya:
Lembaga perbankan, maka ada orang-orang yang
melakukan kegiatan perbankan dalam lembaga itu
;Kantor Pos, maka ada orang-orang yang melakukan
kegiatan pelayanan pos (surat menyurat, pengiriman
barang, dan lain lain); kantor pajak, kantor kepolisian,
kantor departemen-departemen, non departemen dan
lain sebagainya.
Dari uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa
administrasi mempunyai pengertian : ”Aktivitas-aktivitas
untuk mencapai tujuan ”atau“ proses penyelenggaraan
kerja untuk mencapai
tujuan”.
Gambar Ilustrasi
Gambar 1: Ilustrasi alur pemikiran proses
Gambar 2: Ilustrasi alur pemikiran Fungsi/Tugas
Administrasi Proses
Penggerakan Perencanaan Pengaturan
Tujuan
Pemikiran
Fungsi/Tugas Administrasi
Pemimpin
Pengawas Pengorganisasi
Perencana Pengatur
Gambar 3 : Ilustrasi Kepranataan /Institusi
Ada delapan unsur-unsur administrasi Menurut The Liang
Gie dalam buku “Adminitrasi Perkantoran Modern” :
a. Pengorganisasian
Pengorganisasian merupakan rangkaian perbuatan menyusun
suatu kerangkan organisasi yang menjadi wadah atau tempat
bagi setiap kegiatan dalam usaha kerja sama mencapai tujuan
yang telah ditentukan.
b. Manajemen
Manajemen merupakan rangkaian perbuatan menggerakkan
karyawan-karyawan dan mengerakkan segenap fasilitas kerja
agar tujuan kerja sama yang telah ditetapkan benar-benar
tercapai.
c. Tata hubungan
Tata hubungan merupakan rangkaian perbuatan menyampaikan
warta dari saru pihak ke pihak lain dalam usaha kerja sama.
d. Kepegawaian
Kepegawaian merupakan rangkaian perbuatan mengatur dan
mengurus tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha kerja
sama.
Kantor Administrasi
Kantor Pajak
Kantor Departemenn
Kantor Bank X
Kantor AMG
e. Keuangan
Keuangan merupakan rangkaian perbuatan mengelola segi-segi
pembelanjaan dalam usaha kerja sama.
f. Perbekalan
Perbekalan merupakan rangkaian perbuatan mengadakan,
mengatur pemakaian, mendaftar, memelihara sanpai
menyingkirkan segenap perlengkapan yang sudah tidak
diperlukan dalan usaha kerja sama.
g. Tata usaha
Tata usaha merupakan rangkaian perbuatan menghimpun,
mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan
menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam
usaha kerja sama.
h. Perwakilan
Perwakilan merupakan rangkaian perbuatan menciptakan
hubungan baik dan berusaha memperoleh dukungan dari
masyarakat sekitar terhadap usaha kerja sama yang dilakukan.
Selain delapan unsur di atas, administrasi juga memiliki lima
fungsi menurut Quible (2001), yaitu:
1. Fungsi rutin
Fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran minimal
mencakup pengarsipan dan penggandaan.
2. Fungsi teknis
Fungsi administrasi membutuhkan pendapat, keputusan dan
ketrampilan perkantoran yang memadai.
3. Fungsi analisis
Fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran yang kritis
dan kreatif disertai kemampuan mengambil keputusan,
seperti membuat keputusan pembelian.
4. Fungsi interpersonal
Fungsi administrasi yang membutuhkan penilaian dan
analisis sebagai dasar pengambilan keputusan serta
ketrampilan yang berhubungan dengan orang lain seperti
mengoordinasikan tim.
5. Fungsi manajerial
Fungsi administrasi yang membutuhkan perencanaan,
pengorganisasian, pengukuran dan pemotivasian.
c. Pengertian Kantor
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), kantor
adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu
pekerjaan (perusahaan); tempat bekerja. Pengertian lainnya,
kantor merupakan suatu unit organisasi yang terdiri dari tempat,
personil, dan operasi ketatausahaan untuk membantu pimpinan
organisasi. Tempat adalah ruangan, gedung, kompleks, serta
perabot dan perlengkapannya, seperti mesin-mesin kantor dan
perlengkapan lainnya.
Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa kantor
merupakan wadah atau tempat untuk sekelompok orang yang
melakukan kegiatan tata usaha. Adapun tujuan dari kantor yaitu
memberikan pelayanan komunikasi dan perekaman.
Kantor juga memiliki bebrapa fungsi, diantaranya adalah
sebagai berikut:
1. Menerima informasi.
2. Merekam informasi.
3. Mengatur informasi.
4. Memberi informasi.
5. Melindungi aset/harta.
d. Pengertian Administrasi Perkantoran
Istilah administrasi perkantoran dalam bahasa asing disebut
office management (manajemen kantor). Berikut ini beberapa
pengertian manajemen kantor yang dikemukakan oleh
beberapa ahli, yaitu sebagai berikut:
1. William Spriegel dan Ernest Davies
Dalam buku “Principles of Business Organization and
Operation”, manajemen kantor adalah pengarahan menyeluruh
terhadap kegiatan-kegiatan seperti transportasi,
manufakturing, pergudangan, dan penjualan.
2. George R. Terry
Dalam buku ”Office Management and Control”, manajemen
kantor adalah perencanaan, pengorganisasian,
pengkoordinasian dan pengawasan pekerjaan kantor dan
pelaksanaannya untuk mencapai tujuan.
3. Arthur Granger
Dalam buku “National Office Management Association Report”,
manajemen kantor adalah fungsi dari tata penyelenggaraan
pelayanan komunikasi dan perekaman dari suatu organisasi.
4. William Leffingwell dan Edwin Robinson
Dalam buku ”Textbook of Office Management”, manajemen
kantor sebagai suatu fungsi, yang merupakan cabang dari seni
dan ilmu manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan
pekerjaan kantor secara efisien, kapan pun dan dimana pun
pekerjaan itu dilakukan.
5. W. H Evans
Dalam buku “Administrasi Perkantoran Modern”, administrasi
perkantoran sebagai fungsi yang berkaitan dengan manajemen
dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan, yaitu
proses pengolahan data, komunikasi dan memori organisasi.
Dari berbagai pendapat para ahli di atas maka dapat
diambil kesimpulannya:
1. Kantor adalah tempat melakukan aktivitas penyelesaian
pekerjaan kantor untuk menunjang pencapaian tujuan
penyelesaian pekerjaan pokok organisasi.
2. Administrasi perkantoran merupakan proses kegiatan
penataan untuk menyelenggarakan kegiatan
penyelesaian pekerjaan kantor untuk menopang
pencapaian tujuan penyelesaian pekerjaan pokok
organisasi.
3. Ciri-ciri kantor identik berupa bangunan sebuah gedung,
dan terbagi menjadi ruang-ruang kerja yang layak untuk
digunakan sebagai tempat melakukan suatu pekerjaan
atau aktivitas kantor.
4. Administrasi perkantoran memiliki ciri-ciri antara lain:
dirancang sistematik, kegiatan substantif yang
menopang kegiatan pokok, bersifat memberikan
layanan informatif dan mengelola informasi.
5. Kantor dan administrasi perkantoran merupakan satu
kesatuan dalam proses penyelesaian pekerjaan yang
diperlukan untuk menunjang penyelesaian pekerjaan
pokok organisasi.
Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran meliputi:
1. Kegiatan Kantor.
a. Perencanaan Perkantoran (office planning).
1) Perencanaan gedung
2) Tata ruang kantor
3) Penerangan/cahaya
4) Ventilasi
5) Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor
6) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
7) Anggaran (budgeting) perkantoran
8) Standar kualitas kerja
9) Sistem informasi dan telekomunikasi
b. Pengorganisasian Perkantoran (office organizing).
1) Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien
dalam organisasi/perusahaan.
2) Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan
atasan ataupun bawahan.
3) Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat,
sesuai dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan
karyawan dalam melakukan pekerjaan.
c. Pengarahan Perkantoran (office actuating).
1. Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan
pengawasan terhadap bawahan.
2. Penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan
motivasi terhadap bawahan.
3. Pemberian bantuan kepada karyawan dalam
memecahkan masalah ketika karyawan menghadapi
kesulitan dalam pekerjaan.
4. Penyatuan visi, misi karyawan dan organisasi.
5. Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan
karyawan, agar komunikasi antara atasan dengan
bawahan dapat berjalan lancar.
6. Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan
gaji kepada karyawan.
d. Pengawasan Perkantoran (office controlling).
1. Penggunaan peralatan dan perabot kantor.
2. Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor.
3. Kualitas pekerjaan kantor.
4. Pelayanan kantor.
5. Waktu.
6. Biaya perkantoran
2. Sarana dan Fasilitas Kerja Perkantoran.
a. Lokasi kantor
Faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi