-
@ MANUAL Cdigo: M-MC-01Versin: 01.. MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO
DE GESTiNvigenc~: 1 JUN- 20,:
MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHORepblica de Colombia
MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTiN
OFICINA ASESORA DE PLANEACIN
2013
F-MC-01-01V.01
-
@ MANUAL Cdigo: M-MC-01Versin: 01.. MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO
DE GESTiN- vigend:i 1 JlIN 7n'pTABLA DE CONTENIDO
1.2.3.3.13.1.23.1.33.1.43.1.53.1.63.1.73.23.2.13.2.23.33.43.4.13.4.23.4.2.13.4.2.23.4.2.33.4.2.43.53.5.13.5.23.5.33.5.43.5.53.5.63.5.6.13.5.6.23.5.73.5.7.13.5.7.23.5.7.33.5.83.63.6.13.6.23.6.33.6.43.7
,....3.7.1
INTRODUCCiNGLOSARIODESARROLLOPRESENTACiN DE LA
ORGANIZACiNOBJETIVOESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL MINISTERIO DE
JUSTICIA Y DEL DERECHOFUNCIONES DEL MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL
DERECHOMISION - VISIONANTECEDENTES HISTRICOSUBICACiNOBJETO Y
ALCANCE DEL MANUALOBJETOALCANCEEXCLUSIONESSISTEMA INTEGRADO DE
GESTiNREQUISITOS GENERALESGESTiN DOCUMENTALGeneralidadesManual de
CalidadControl de DocumentosControl de los RegistrosRESPONSABILIDAD
DE LA DIRECCiNCOMPROMISO DE LA DIRECCiNENFOQUE AL CLIENTEPOLlTICA
DE CALIDADPRINCIPIOSVALORESPLANIFICACiNObjetivos de
calidadPlanificacin del sistema integrado de gestinRESPONSABILIDAD,
AUTORIDAD Y COMUNICACiN.Responsabilidad y AutoridadRepresentante de
la DireccinComunicacin InternaREVISiN POR LA DIRECCiNGESTiN DE LOS
RECURSOSPROVISiN DE RECURSOSTALENTO HUMANOINFRAESTRUCTURAAMBIENTE
DE TRABAJOREALIZACiN DEL PRODUCTOPLANIFICACiN DE LA REALIZACiN DEL
SERVICIO
F-MC-01-01V.01
-
-MANUAL
MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTiN
Cdigo: M-MC-01
Versin: 01
vigen~a:l JUN 20t33.7.2 PROCESOS RELACIONADOS CON EL
CLIENTE3.7.2.1 Determinacin de los Requisitos Relacionados con el
Producto y/o
Servicio3.7.2.2 Revisin de los Requisitos Relacionados con los
Servicios3.7.2.3 Comunicacin con el Cliente3.7.3 DISEO Y
DESARROLLO3.7.4 ADQUISICiN DE BIENES Y SERVICIOS3.7.4.1 Proceso de
Adquisicin de Bienes y Servicios3.7.4.2 Informacin para la
Adquisicin de Bienes y Servicios3.7.4.3 Verificacin de los
Productos y/o Servicios Adquiridos3.7.5 PRESTACiN DEL
SERVICIO3.7.5.1 Control de la Produccin y de la Prestacin del
Servicio3.7.5.2 Identificacin y Trazabilidad3.7.5.3 Propiedad del
Cliente3.7.5.4 Preservacin del Servicio3.8 MEDICiN, ANLISIS Y
MEJORA3.8.1 GENERALIDADES3.8.2 SEGUIMIENTO Y MEDICION3.8.2.1
Satisfaccin del Cliente3.8.2.2 Auditora Interna3.8.2.3 Seguimiento
y Medicin de los Procesos3.8.2.4 Seguimiento y Medicin del
Servicio3.8.3 CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME3.8.4 ANLISIS DE
DATOS3.8.5 MEJORA3.8.5.1 Mejora Continua3.8.5.2 Accin
Correctiva3.8.5.3 Accin Preventiva3.9 CONTROL DE EVALUACiN4.
CONTROL DE CAMBIOS
F-MC-01-01V.01
-
MANUAL
MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTiN
Cdigo: M-MC-01
Versin: 01
vigencr: 1 JfJN 20n
1. INTRODUCCION
El Manual del Sistema Integrado de Gestin es un documento que
muestra el modelo de gestinimplementado por el Ministerio de
Justicia y del Derecho, con un enfoque por procesos de acuerdo con
loestablecido en las normas de calidad NTC GP: 1000 Y el Modelo
Estndar de Control Interno MEC!.
El manual presenta la forma en la que el Ministerio asegura la
calidad de los productos y servicios prestadosa los clientes tanto
internos como externos, soportado en la mejora continua.
Adicionalmente muestra la estructura por procesos del
Ministerio, las interrelaciones entre los mismos, lapoltica y
objetivos de calidad y la forma en que se estructura la gestin
basado en los principios de calidad.
F-MC-01-01V.01
-
2. GLOSARIO
MANUAL
MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTiN
Cdigo: M-MC-01
Versin: 01
Vigenci'i 1
Calidad. Grado en el que un conjunto de caractersticas
inherentes cumple con los requisitos.
Cliente. Organizacin, entidad o persona que recibe un producto
y/o servicio.
Conformidad: Cumplimiento de un requisito.
Control de la calidad: Parte de la gestin de la calidad
orientada al cumplimiento de los requisitos dela calidad.
Eficacia. Grado en el que se realizan las actividades
planificadas y se alcanzan los resultadosplanificados.
Eficiencia. Relacin entre el resultado alcanzado y los recursos
utilizados.
Efectividad: Medida del impacto de la gestin tanto en el logro
de los resultados planificados, comoen el manejo de los recursos
utilizados y disponibles.
Enfoque basado en los procesos: Identificacin y gestin
sistemtica de los procesos empleadosen las entidades. En
particular, las interacciones entre tales procesos se conocen como
"enfoquebasado en los procesos".
Mejora de la calidad. Parte de la gestin de la calidad orientada
a aumentarla capacidad de cumplircon los requisitos de la
calidad.
Mejora continua. Accin permanente realizada, con el fin de
aumentar la capacidad para cumplir losrequisitos y optimizar el
desempeo.
Manual de la calidad. Documento que describe y especifica el
Sistema Integrado de Gestin de unaentidad.
Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que
interactan para generar valor ylas cuales transforman elementos de
entrada en resultados.
Producto o servicio. Resultado de un proceso o un conjunto de
procesos.
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos
proporciona evidencia de la realizacin delas actividades de los
procesos de la entidad.
Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente
implcita u obligatoria.
Satisfaccin del cliente. Percepcin del cliente sobre el grado en
que se han cumplido sus requisitos.
Trazabilidad. Capacidad para seguir la historia, la aplicacin o
la localizacin de todo aquello que estbajo consideracin.
F-MC-01-01V.01
-
@ MANUAL Cdigo: M-MC-01Versin: 01.. MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO
DE GESTiN- Vigenci, 1 "'~1 ?n1'...3. DESARROLLO
3.1 PRESENTACiN DE LA ORGANIZACiN
El Ministerio de Justicia y del Derecho es una entidad del nivel
central, cabeza del Sector Justicia y delDerecho, que lidera el
desarrollo de polticas pblicas en materia de justicia y amparo
efectivo de losderechos, en el marco de un Estado Social y
Democrtico de Derecho.
El sector Justicia y del Derecho, el cual lidera, est conformado
por entidades adscritas como la Unidad deServicios Penitenciarios y
Carcelarios, el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario, la
Agencia Nacionalpara la Defensa Jurdica del Estado, la
Superintendencia de Notariado y Registro y la Direccin Nacional
deEstupefacientes (En liquidacin).
3.1.2 OBJETIVO
El Ministerio de Justicia y del Derecho tiene como objetivo,
dentro del marco de sus competencias, formular,adoptar, dirigir,
coordinar y ejecutar la poltica pblica en materia de ordenamiento
jurdico, defensa yseguridad jurdica, acceso a la justicia formal y
alternativa, lucha contra la criminalidad, mecanismosjudiciales
transicionales, prevencin y control del delito, asuntos carcelarios
y penitenciarios, promocin dela cultura de la legalidad, la
concordia y el respeto a los derechos; la cual se desarrollar por
medio de lainstitucionalidad que comprende el Sector
Administrativo.
El Ministerio de Justicia y del Derecho coordinar las relaciones
entre la rama Ejecutiva, la Judicial, elMinisterio Pblico, los
organismos de control y dems entidades pblicas y privadas para el
desarrollo yconsolidacin de la poltica en materia de la justicia y
del derecho.
Grfico 1: Sector Justicia y del Derecho Fuente: MinJusticia
F-MC-01-01V,01
-
@-MANUAL
MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTiN
Cdigo: M-MC-01
Versin: 01
3.1.3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL
DERECHO
Mediante el Decreto 2897 del 11 de agosto de 2011 se establece
la estructura del Ministerio de Justicia y delDerecho y se
determinan las funciones de sus dependencias en procura de cumplir
con la misin de laEntidad. El siguiente grfico presenta la
organizacin a nivel directivo, que conlleva el despliegue en
cadauna de estas instancias.
r---"
!" _ y, -- '"GtVlJQ 00 COOtrol Oi,dpi!t1*~ :
ln~fMt, ~,,
-
@) MANUAL Cdigo: M-MC-01Versin: 01.. MANUAL DEL SISTEMA
INTEGRADO DE GESTiN- Vigencil: 1 JffN 20r3.1.4 FUNCIONES DEL
MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO
Articular la formulacin, adopcin, ejecucin y evaluacin de la
poltica pblica del SectorAdministrativo de Justicia y del
Derecho.
Coordinar las relaciones entre la Rama Ejecutiva, la Rama
Judicial, el Ministerio Pblico y losorganismos de control para el
desarrollo y consolidacin de la poltica pblica en materia de
justicia y.del derecho.
Formular, adoptar, promover y coordinar las polticas y
estrategias en: racionalizacin, reforma ydefensa del ordenamiento
jurdico; gestin jurdica pblica del derecho; ejercicio de la
profesin deabogado; socializacin de la informacin jurdica; justicia
transicional y restaurativa; y las que facilitenel acceso a la
justicia formal y a la alternativa, en el marco del mandato
contenido en las normasvigentes, al igual que las de lucha contra
las drogas ilcitas, lavado de activos, enriquecimiento
ilcito,financiamiento del terrorismo, administracin de bienes
incautados y acciones de extincin de dominio.
Disear y coordinar las polticas para el ejercicio de la funcin
jurisdiccional a cargo de autoridadesadministrativas y
particulares, de conformidad con lo que disponga la ley, orientar
la presentacin deresultados y proponer el mejoramiento de las
mismas.
Ejercer excepcionalmente en los trminos que sealan el inciso
tercero del artculo 116 de laConstitucin Poltica y en las materias
precisas determinadas en la ley, la funcin jurisdiccional
delMinisterio de Justicia y del Derecho.
Disear, hacer seguimiento y evaluar la poltica en materia
criminal, carcelaria y penitenciaria, en laprevencin del delito y
las acciones contra la criminalidad organizada.
Promover las normas legales y reglamentarias, la proteccin
jurdica, garanta y restablecimiento delos derechos de nios, nias y
adolescentes, en coordinacin con el Instituto Colombiano de
BienestarFamiliar -ICBF- bajo los principios de inters superior,
proteccin integral y enfoque diferencial, y lasdems entidades
competentes.
Disear la poltica y promover los instrumentos aplicables dentro
del sistema de responsabilidad penalpara adolescentes, hacer
seguimiento y evaluar su aplicacin atendiendo su carcter
especializado, sufinalidad restaurativa y los acuerdos
internacionales en la materia.
Participar en el diseo de las polticas relacionadas con la
proteccin de la fe pblica en materia denotariado y registro.
Gestionar alianzas con los organismos de cooperacin nacional e
internacional para el fortalecimientodel Sector Administrativo de
Justicia y del Derecho.
Administrar los Fondos de Infraestructura Carcelaria y de Lucha
contra las Drogas.
Apoyar ante las dems instancias de la Rama Ejecutiva, a la Rama
Judicial del Poder Pblico en lasolucin de las necesidades para su
funcionamiento.
r. Las dems funciones asignadas por la Constitucin y la ley.
Pgi~de25 F-MC-01-01V.01
-
@ MANUAL Cdigo: M-MC-01Versin: 01MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTiN- vigence: 1 JUN 2013
3.1.5 MISION - VISION
MISION
Formular, gestionar e implementar las polticas, planes,
programas y proyectos de orden nacional, enmateria de justicia y
amparo efectivo de los derechos, con el fin de contribuir al
fortalecimiento del EstadoSocial y Democrtico de Derecho.
VISION
El Ministerio de Justicia y del Derecho se proyecta para el 2018
como la institucin lder en la construccinde un sistema de justicia
accesible, que juega un papel fundamental en la creacin de una
sociedad conigualdad, equidad y seguridad yen la cual se garantiza
el goce efectivo de derechos y libertades.
3.1.6 ANTECEDENTES HISTRICOS
Aunque el Ministerio de Justicia fue creado en 1890 como una
entidad administrativa encargada de lavigilancia y auxilio de la
Rama Judicial, fue suprimido en 1894, al parecer por iniciar y
tramitar unainvestigacin sobre la ejecucin de los contratos
celebrados para la construccin de los ferrocarriles deAntioquia y
Santander. No obstante, ante la necesidad de imprimir una verdadera
tcnica a la realidadjudicial, el 21 de diciembre de 1945, se dio
vida nuevamente al Ministerio, teniendo como funciones lavigilancia
y control del funcionamiento del rgano judicial; los
establecimientos de detencin, pena ymedidas de seguridad; la Polica
Judicial y dems asuntos que le asigne la Ley, relacionados con
laadministracin de justicia, la represin y la prevencin de la
delincuencia, y la reforma de la legislacin civil ypenal. Adems se
encargara de la direccin suprema del Ministerio Pblico.
En 1960 se reorganiz su estructura, asignndole entre sus
principales funciones: velar porque seadministre pronta y cumplida
justicia; vigilar la Rama Judicial; estudiar e investigar las
causales del delito ysu prevencin; proteccin y correccin de los
menores; organizacin y direccin de establecimientoscarcelarios;
direccin y vigilancia de la instruccin criminal del pas; preparacin
de reformas legislativas;reconocimiento de personeras jurdicas;
cambio de radicacin de procesos penales y extradiciones.
El Gobierno Nacional en 1964 determin la creacin de las
penitenciarias, colonias agrcolas y crceles decabecera de Distrito
Judicial, cuya direccin y administracin estaba bajo la tutela del
Ministerio de Justicia.En 1973, empez a regir en el pas el primer
estatuto para la prevencin y depresin de la produccin,trfico y
consumo de estupefacientes, y se cre el Consejo Nacional de
Estupefaciente y la Oficina deEstupefacientes del Ministerio de
Justicia.
Tras una nueva reorganizacin, se asignaron como funciones del
Ministerio de Justicia, formular la polticade estado en materia de
justicia; realizar investigaciones socio-jurdicas y criminolgicas
para determinar laeficacia de la legislacin vigente o propiciar su
reforma; prestar a la Rama Jurisdiccional y a la DireccinGeneral de
Instruccin Criminal los auxilios administrativos, tcnicos,
cientficos y econmicos necesariospara el ejercicio de sus funciones
y cumplimiento de las providencias; organizar, administrar y
vigilar losestablecimientos de detencin y preparar medidas de
tratamiento y rehabilitacin de la poblacin carcelariay
penitenciaria; atender la correcta y eficaz prestacin de los
servicios de notariado y registro.
El artculo 4 de la Ley 1444 de 2011 cre el Ministerio de
Justicia y del Derecho.
F-MC-01-01V.01
-
@ MANUAL Cdigo: M-MC-01.., Versin: 01"''"... MANUAL DEL SISTEMA
INTEGRADO DE GESTiN- vigenc~: 1 .I"N 201:Con la Constitucin Poltica
de 1991 el Ministerio de Justicia, abandon su carcter de
organismoadministrador de juzgados y crceles para transformarse en
una entidad planificadora de polticas enmateria jurdica y judicial
e impulsadora de reformas legislativas y evaluadora permanente de
la eficacia dela legislacin, promoviendo las soluciones
prejudiciales de conflictos y la cooperacin y asistencia jurdica
enla comunidad internacional.
En el ao 2003, a travs de la Ley 790 de 2002, se dio paso a la
fusin del Ministerio del Interior y de deJusticia y del Derecho.
Este proceso permiti renovar y modernizar la estructura de la rama
ejecutiva delorden nacional, con la finalidad de garantizar la
adecuada atencin de los ciudadanos.
Posteriormente, el 11 de agosto de 2011, el Presidente de la
Repblica Juan Manuel Santos, firm elDecreto 2897 que revivi esta
cartera ministerial, pues en virtud del artculo 1 de la Ley 1444 de
2011, seescindieron del Ministerio del Interior y de Justicia los
objetivos y funciones asignadas al despacho delviceministro de
Justicia y del Derecho, y de las dependencias a su cargo.El artculo
4 de la Ley mencionada cre el Ministerio de Justicia y del
Derecho.
3.1.7 UBICACiN
El Ministerio de Justicia y del Derecho est ubicado en la ciudad
de Bogot en la Cra. 9 No. 12C- 10.
3.2 OBJETO Y ALCANCE DEL MANUAL
3.2.1 OBJETO
Este manual del Sistema Integrado de Gestin tiene por objeto
describir las disposiciones adoptadas por elMinisterio de Justicia
y del Derecho para la implementacin, mantenimiento y mejora de la
gestin, mediantela aplicacin del modelo de operacin por procesos y
la mejora continua, as como establecer las directricesgenerales,
alcance y exclusiones del Sistema Integrado de Gestin (SIG).
3.2.2 ALCANCE
El Sistema Integrado de Gestin del Ministerio de Justicia y del
Derecho comprende los procesosestratgicos, misionales, de apoyo y
de evaluacin, que permitan la Formulacin y Adopcin de Polticas,
elDiseo de Normas, la Aplicacin de Polticas y/o Normas y la
Inspeccin Control y Vigilancia asociados a lostemas de justicia y
del derecho.
Este manual cubre los requisitos del Sistema Integrado de Gestin
del Ministerio de Justicia y del Derecho,de conformidad con lo
establecido en la Norma Tcnica ISO 9001 :2008 y en la Ley 872 de
2003,reglamentada mediante el Decreto 4110 de 2004, en la Norma
Tcnica de Calidad en la Gestin PblicaNTC-GP 1000:2009 y MECI
1000:2005.
3.3 EXCLUSIONES
El Ministerio de Justicia y del Derecho de acuerdo con el
numeral 1.2 de la Norma ISO 9001: 2008 y 2.2 dela NTC GP 1000: 2009
establece que cuando uno o varios requisitos no se puedan aplicar
debido a lanaturaleza de la entidad, pueden considerarse para su
exclusin. Por lo anterior se ha decidido excluir los
,....siguiente numeral:
'"F-MC-01-01
V.01
-
@:_,... ~
MANUAL
MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTiN
Cdigo: M-MC-01
Versin: 01
Numeral 7.6. Control de los dispositivos de seguimiento y de
medicin, contenido en la NTCGP 1000:2009 yen la ISO 9001 :2008, por
cuanto no se requiere utilizar dispositivos de seguimiento y
medicin para calibrar,ajustar o proteger los equipos utilizados
(hardware, servidores y dems bienes fsicos de la entidad) ya quelos
mismos no se utilizan con criterios metrolgicos u otros que deban
arrojar mediciones exactas.
No obstante, el Ministerio de Justicia y del Derecho garantiza
el uso de la plataforma informtica requeridapara efectuar
seguimiento y medicin de las polticas emitidas, en cumplimiento de
su misin, mediante elmantenimiento de la infraestructura, polticas
de seguridad y recurso humano idneo. La aplicacin de estenumeral
puede variar en la medida en que en los procesos misionales
implementen software especficospara el desarrollo de sus
actividades y/o prestacin de servicios.
3.4 SISTEMA INTEGRADO DE GESTiN
3.4.1 REQUISITOS GENERALES
Al interior del Ministerio de Justicia y del Derecho se
establecieron, documentaron e implantaron losprocesos necesarios
para su funcionamiento, los cuales se observan en el Anexo 1: Mapa
de procesos, loscuales se clasifican en procesos estratgicos,
misionales, de apoyo y de evaluacin, evidenciando lasecuencia e
interaccin entre ellos.
La secuencia e interaccin se refuerza en las caracterizaciones
de proceso, en las cuales se identifican lasentradas, proveedores,
salidas y clientes, tanto internos como externos. Adicionalmente se
evidencian losindicadores y recursos que permiten hacer seguimiento
al cumplimiento de los objetivos trazados.
Los procesos descritos anteriormente se definieron de acuerdo
con la metodologa PHVA (Planear- Hacer-Verificar - Actuar),
considerando las entradas con sus respectivas fuentes, las salidas
con sus respectivosclientes internos o externos y las actividades
generales que se siguen para alcanzar los resultados
deprocesos.
Se asegura la disponibilidad de la informacin necesaria para
apoyar el funcionamiento y seguimiento de losprocesos mediante la
documentacin asociada a cada proceso evidenciada en la
caracterizacin de losprocesos y el listado maestro de
documentos.
3.4.2 GESTiN DOCUMENTAL
3.4.2.1 Generalidades
El Sistema de Gestin de Calidad de la Ministerio de Justicia y
del Derecho se encuentra documentado de fasiguiente forma:
Declaracin de la poltica y objetivos de calidad Manual de
Calidad Otros manuales Caracterizacin de los Procesos y subprocesos
(Documentos de Planificacin) Procedimientos (Documentos de operacin
y control) Guas Instructivos Formatos
F-MC-01-01V.01
-
@ MANUAL Cdigo: M-MC-01Versin: 01MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTiN
Vigenci2 1 201.-, JUN3.4.2.2 Manual de Calidad
El presente documento representa la obligatoriedad de documentar
el manual de calidad, el cual cumple loestablecido por la norma
NTCGP1000: 2009, relacionado con el alcance del Sistema Integrado
de Gestin,incluidos los detalles y la justificacin de las
exclusiones, la referencia a los procedimientos documentados yla
interaccin entre los procesos.
3.4.2.3 Control de Documentos
El Ministerio de Justicia y del Derecho ha definido los
controles necesarios para la administracin y controlde la
documentacin, mediante la promulgacin del procedimiento P-MC-01
"Administracin y control de ladocumentacin del Sistema Integrado de
Gestin", a cargo de la Oficina Asesora de Planeacin, el cualdefine
las actividades de aprobacin, actualizacin, identificacin de
cambios, disposicin de las versionesvigentes, legibilidad de los
documentos, control de los documentos externos y la prevencin de
documentosobsoletos.
A continuacin se presenta la tipificacin de la documentacin que
conforma el Sistema Integrado deGestin del Ministerio de Justicia y
del Derecho, dando cumplimiento a lo exigido por la norma
NTCGP1000:2009 y en la ISO 9001 :2008.
Grfico 3: Estructura Documental del SIG Fuente: MinJusticia
F-MC-01-01V.01
-
@.. "-MANUAL
MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTiN
Cdigo: M-MC-01
Versin: 01
3.4.2.4 Control de los registros
La Ministerio de Justicia y del Derecho establece y mantiene
registros de calidad con el objetivo deproporcionar evidencia de la
conformidad con los requisitos as como la operacin eficaz del
S.G.C. En lasTablas de Retencin Documental se establecen cuales son
los registros que se generan y se controlan deacuerdo con lo
establecido en el proceso C-GD "Gestin Documental" y sus
procedimientos asociados:
"P-GD-01 Recepcin y distribucin de la correspondencia externa",
"P-GD-02 Gestin de la correspondencia interna con destino externo e
interdependencias" "P-GD-03 Organizacin del Archivo de Gestin"
"P-GD-04 Gestin y Control del Archivo Central".
Adicionalmente el Ministerio cuenta con la Gua G-MC-01 "Control
de Registros" la cual establece loslineamientos para definir y
mantener los controles necesarios para la identificacin, el
almacenamiento, laproteccin, la recuperacin, el tiempo de retencin
y la disposicin de los registros, acorde con las normaslegales
vigentes sobre la materia.
3.5 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCiN
3.5.1 COMPROMISO DE LA DIRECCiN
La alta direccin del Ministerio de Justicia y del Derecho est
comprometida con el desarrollo,implementacin y mejora de su Sistema
Integrado de Gestin mediante:
La comunicacin a la organizacin de la importancia de satisfacer
tanto los requisitos de los usuarioscomo los legales y
reglamentarios,
El establecimiento de la poltica de la calidad, El aseguramiento
del establecimiento de los objetivos de calidad, La realizacin de
las revisiones por la direccin, y El aseguramiento de la
disponibilidad de recursos.
3.5.2 ENFOQUE AL CLIENTE
La alta direccin se asegura de que los requisitos del cliente se
determinan y se cumplen con el propsito deaumentar su satisfaccin,
a travs de la documentacin interna del Sistema Integrado de Gestin
de laCalidad, los cuales estn enfocados a aumentar la satisfaccin
del cliente. Adicional se identifica y se dacumplimiento a las
normas de orden constitucional, legal y reglamentario vigentes.
Los clientes y los servicios prestados han sido definidos en las
caracterizaciones de procesos ysubprocesos, para lo cual se han
definido como clientes a los ciudadanos que requieren la
representacindel estado en la definicin normativa, personas al
margen de la ley, personas privadas de la libertad yentidades del
estado.
3.5.3 POLlTICA DE CALIDAD
La alta direccin del Ministerio de Justicia y del Derecho en
cabeza de la Ministra de Justicia y del Derechoha declarado su
compromiso con el desarrollo e implementacin del Sistema Integrado
de Gestin,declarando la poltica de calidad.
F-MC-01-01V.01
-
@ MANUAL Cdigo: M-MC-01Versin: 01.. MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO
DE GESTiN- vigenci~2 l JUN 20"El Ministerio de Justicia y del
Derecho busca la satisfaccin de las necesidades de la sociedad en
materiade justicia y amparo efectivo de los derechos, con una
gerencia pblica eficaz y transparente, un talentohumano
comprometido y competente, y una cultura de la calidad".
3.5.4 PRINCIPIOS
Transparencia: Hacer de conocimiento pblico la informacin y el
actuar personal. Es actuar de formaclara, evidente y oportuna sin
ambigedad y siguiendo los procedimientos establecidos y dados
aconocer previamente.
Perseverancia: Es la actitud de ser constante en alcanzar un
objetivo, en momentos que uno sepropone llegar a un final
definido.
Cooperacin: Consiste en desarrollar un trabajo armnico llevado a
cabo por parte de un grupo paracumplir un objetivo compartido.
Efectividad: Consiste en que el servidor pblico genere impacto
en el desarrollo de sus actividadesconsiguiendo el logro de los
resultados planificados y en el manejo de los recursos utilizados
ydisponibles.
Participacin: Es el actuar cuando podemos ser fichas clave en un
conjunto. Es aportar lo quepodemos dar, cuando es necesario para
llegar a un fin en conjunto.
3.5.5 VALORES
Responsabilidad: Cumplimiento de los deberes en forma oportuna y
efectiva para beneficio pblico,aceptando y asumiendo libremente las
consecuencias de nuestros actos y omisiones.
Respeto: Reconocimiento y valoracin de la dignidad, los derechos
y las creencias de los dems,reconocindolos como sujetos de
derechos, sin ninguna discriminacin.
Vocacin de Servicio: Dar para facilitar el cumplimiento de un
proceso, resolver una necesidad,demanda o solicitud, o satisfacer
una expectativa de alguien, de modo que tanto quien da como
quienrecibe puedan sentirse agradados.
Solidaridad: Actuar desinteresadamente a favor de otra persona,
mediante el apoyo incondicional,para el logro de los objetivos y el
bienestar de todos y cada uno en particular y en
consecuencia,contribuir a la realizacin de sus proyectos de vida y
a la satisfaccin de sus necesidades.
Tolerancia: Aceptacin y comprensin de la diversidad tnica,
cultural, social, religiosa y de opinin,reconociendo su
individualidad y diferencias. Aceptar a los dems como son.
3.5.6 PLANIFICACiN
3
El Sistema Integrado de Gestin del Ministerio de Justicia y del
Derecho se planifica a travs de ladefinicin e implementacin de
actividades que den cumplimiento en forma permanente a la
normatividadvigente y a los requisitos de calidad de los
beneficiarios o usuarios, alineado con el Plan estratgico.::
F-MC-01-01V.01
-
@:~".:,",\',~J,.. ", l.
MANUAL
MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTiN
Cdigo: M-MC-01
Versin: 01
Vigen . :
Cuando se presentan factores externos o internos que afecten el
SIG, se consideran como entradas para laRevisin de la Direccin y se
planifican las acciones necesarias para que no afecten el desempeo
delSistema.
3.5.6.1 Objetivos de calidad
El Ministerio de Justicia y del Derecho alineo los objetivos de
calidad, con su planeacin estratgicaquedando como resultado la
declaracin de los siguientes objetivos de calidad:
- .~ ",-'-' _ .... _._.-
Grfico 3: Objetivos de Calidad Fuente: MinJusticia
3.5.6.2 Planificacin del Sistema Integrado de Gestin
La planificacin del Sistema en cuanto a definicin de procesos se
realiza mediante su identificacin y elestablecimiento de las
secuencias e interacciones entre los mismos, los mtodos de control
se encuentrandefinidos en las caracterizaciones de procesos y
Subprocesos, siendo stos los documentos que reflejan laplanificacin
del Sistema Integrado de Gestin.
3.5.7 RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACiN.
3.5.7.1 Responsabilidad y autoridad
La definicin de las funciones por dependencias se encuentran
establecidas en el Decreto 2897 del 11 deagosto de 2011, "por el
cual se determinan los objetivos, la estructura orgnica, las
funciones del Ministeriode Justicia y del Derecho y se integra el
Sector Administrativo de Justicia y del Derecho".
~F\;ina 15 de 25 F-MC-01-01
V.01
-
@ MANUAL Cdigo: M-MC-01Versin: 01MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTiN- Vigenc1t: 1 . rr 1M 2013
Adicionalmente, y con el fin de definir los roles, funciones y
responsabilidades por cargos, se estableci elManual de Funciones,
mediante la Resolucin 002 del 11 de agosto de 2011, "Por el cual se
adopta elManual Especfico de Funciones Requisitos Mnimos y
Competencias Laborales para los empleos de laPlanta de Personal del
Ministerio de Justicia y del Derecho".
Las responsabilidades y autoridades especficas se encuentran en
cada uno de los procedimientos en losque se tiene un flujograma
funcional que permite visualizar la participacin de los cargos en
las actividades yla toma decisiones.
3.5.7.2 Representante de la direccin
La alta direccin ha designado al Jefe de la Oficina Asesora de
Planeacin como representante del sistemaIntegrado de Gestin.
Mediante la Resolucin W 0265 del 11 de abril de 2012, Por la cual
se designa elRepresentante de la Direccin para el Sistema Integrado
de Gestin del Ministerio de Justicia y del Derecho,quien adems de
las funciones a su cargo, tiene las siguientes:
Recomendar pautas para la determinacin, adaptacin e
implementacin del Sistema Integrado deGestin, en concordancia con
la normatividad vigente.
Dirigir, coordinar y orientar la planeacin, desarrollo e
implementacin del Sistema Integrado deGestin de la entidad.
Fomentar la difusin de la poltica y los objetivos de calidad.
Dirigir y coordinar las actividades del equipo operativo para el
desarrollo e implementacin del Sistema
Integrado de Gestin. Coordinar a travs de las dependencias de la
entidad la .realizacin de actividades relacionadas con el
Sistema Integrado de Gestin. Asesorar a las dependencias de la
entidad en el establecimiento e implementacin, de los procesos
necesarios para el Sistema Integrado de Gestin. Hacer
seguimiento a las actividades planeadas para la implementacin del
Sistema Integrado de
Gestin. Coordinar la elaboracin de informes sobre el estado de
desempeo del Sistema Integrado de
Gestin. Informar al Comit de coordinacin sobre la planificacin y
avances de la Implementacin del Sistema
Integrado de Gestin. Asesorar a las Dependencias en la generacin
de acciones de mejora producto de la gestin del
Sistema Integrado de Gestin.
3.5.7.3 Comunicacin interna
El Ministerio de Justicia y del Derecho dispone de los
mecanismos e infraestructura necesarios para lacomunicacin entre
los funcionarios, dependencias y otras entidades, con el propsito
de cumplireficazmente con los procesos.
La comunicacin interna se realiza a travs de correo electrnico,
memorandos y oficios, carteleras, fondode pantalla de los
computadores, por la pgina Web de la entidad
www.minjusticia.gov.co, comits,boletines, entre otras.
Como soporte a estas actividades se estableci el Manual Gestin
de la Comunicacin interna y externaM-GI-01 el cual busca optimizar
las herramientas y los procesos comunicativos al interior y
exterior del
Pgina 16 de 25 F-MC-01-01V.01
-
@..-MANUAL
MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTiN
Cdigo: M-MC-01
Versin: 01
Vigen
Ministerio de Justicia y del Derecho, permitiendo establecer
flujos de comunicacin que sean dinmicos yslidos en un camino de
mejoramiento continuo.
La alta direccin propicia herramientas de comunicacin interna
adecuados para garantizar la eficacia delSistema Integrado de
Gestin, como la pgina web de la entidad donde encontramos un link
denominadoSistema Integrado de Gestin SIG, que contiene la
informacin relacionada con el Sistema, los documentos,normogramas,
riesgos, entre otros.
3.5.8 REVISiN POR LA DIRECCiN
Teniendo en cuenta que las necesidades de gestin interna del
Ministerio de Justicia y del Derecho, la altadireccin realiza por
lo menos una revisin formal del Sistema Integrado de Gestin durante
el ao, con elfin de asegurar la conveniencia, adecuacin y eficacia
contina de dicho sistema.
La revisin del Sistema Integrado de Gestin es responsabilidad
del Comit de Coordinacin de losSistemas de Control Interno y del
Sistema Integrado de Gestin y su desarrollo se hace teniendo en
cuentalas entradas de informacin establecidas en el numeral 5.6.2 y
los resultados que establece el numeral5.6.3 de la norma NTCGP1000.
De esta revisin se derivan los informes, soportes y actas que
reflejan elanlisis de la informacin y acciones generadas.
En la revisin por parte de la direccin se verifican los
siguientes aspectos:
Resultados de auditoras de calidad, Retroalimentacin de los
beneficiarios o usuarios (clientes), Gestin de riesgos de la
Entidad, Desempeo de los procesos y conformidad del producto y
servicio, Estado de las acciones correctivas, preventivas y de
mejora, Acciones de seguimiento de las revisiones anteriores,
Cambios que podran afectar el Sistema Integrado de Gestin Poltica y
objetivos de calidad
Como resultado de esta revisin se consideran acciones para:
La mejora del Sistema Integrado de Gestin y los procesos. La
mejora del producto o servicio La necesidad de nuevos recursos
El soporte de esta actividad se realiza mediante el
procedimiento P-MC-04 "Revisin por la alta direccin alSIG".
3.6 GESTION DE LOS RECURSOS
3.6.1 PROVISiN DE RECURSOS
El Ministerio de Justicia y del Derecho cuenta con instrumentos
de planificacin presupuestal que garantizanla apropiacin de los
recursos financieros necesarios para implementar, mantener y
mejorar la eficacia delSistema Integrado de Gestin, as como para
aumentar la satisfaccin de los usuarios.
el'-
F-MC-01-01V.01
-
@,"'_.";.~{ ,
MANUAL
MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTiN
Cdigo: M-MC-01
Versin: 01
Vigen
Como soporte a esta actividad se crea el proceso C-DP
"Direccionamiento y Planeacin Institucional", en elcual se
establecen las necesidades financieras para la operacin del
Ministerio.
3.6.2 TALENTO HUMANO
En la Ministerio de Justicia y del Derecho todo el personal que
ejecuta procesos y procedimientosrelacionados con la calidad de los
servicios tienen la competencia adecuada sobre la base de la
educacin,formacin, habilidades, y experiencia apropiadas, las
cuales se encuentran documentadas en el Manual deFunciones, el cual
se reglamente mediante la Resolucin 002 del 11 de agosto de 2011,
"Por el cual seadopta el Manual Especfico de Funciones Requisitos
Mnimos y Competencias Laborales para los empleosde la Planta de
Personal del Ministerio de Justicia y del Derecho".
Con el fin de adelantar los procesos de gestin del Talento
Humano, el Ministerio defini el proceso C-TH"Gestin Talento
Humano", el cual se compone de los siguientes subprocesos:
C-THAD "Administracin del Talento Humano", el cual se soporta en
los procedimientos:
P-THAD-01 Ingreso y Retiro de funcionariosP-THAD-02
Reconocimiento de Prima TcnicaP-THAD-03 Novedades de personal y
actuaciones administrativasP-THAD-04 Elaboracin y Pago de
NminaP-THAD-05 Certificaciones LaboralesP-THAD-06 Administracin
Historia LaboralP-THAD-07 Comisin de Servicio al InteriorP-THAD-08
Reconocimiento y liquidacin de horas extras, dominicales, festivos,
recargos nocturnos ydescanso compensatorio
G-THAD-01 Comisin de Servicios al Exterior
C-THDE "Desarrollo del Talento Humano", con los
procedimientos:
P-THDE-01 Induccin y Reinduccin de funcionariosP-THDE-02 Plan de
CapacitacinP-THDE-03 Plan de Bienestar SocialP-THDE-04 Plan de
Estmulos e IncentivosP-THDE-05 Plan de Salud OcupacionalP-THDE-06
Evaluacin de desempeoP-THDE-07 Concertacin, seguimiento y evaluacin
de acuerdos de gestin
C-THGD "Gestin de Asuntos Disciplinarios", con el
procedimiento
P-THGD-01 "Gestin Disciplinaria"
3.6.3 INFRAESTRUCTURA
De acuerdo con las necesidades, planes, programas y proyectos
establecidos en el Ministerio, y el Decreto2897 de 2011, se ha
determinado que la administracin de la Infraestructura estar a
cargo de la SecretaraGeneral, especficamente el Grupo de Gestin
administrativa, para lo cual se han documentado el procesoC-GA
"Gestin Administrativa", con los subprocesos C-GASA "Servicios
Administrativos" y C-GAGB
F-MC-01-01V.01
- @ MANUAL Cdigo: M-MC-01Versin: 01.. MANUAL DEL SISTEMA
INTEGRADO DE GESTiN- vigen
-
@ MANUAL Cdigo: M-MC-01Versin: 01.. MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO
DE GESTiN.,- vigencia2 1 JUN 20\8 C-IV Inspeccin control y
Vigilancia.
Estos documentos incluyen, entre otros captulos, el objetivo del
proceso, alcance, responsable, descripcingeneral, documentos
asociados, indicadores, riesgos, normograma y recursos.
3.7.2 PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE
3.7.2.1 Determinacin de los requisitos relacionados con el
producto y/o servicio
El Ministerio de Justicia y del Derecho ha determinado, los
requisitos legales, productos y/o serviciosprestados a los
clientes.
Los requisitos especificados y no establecidos por el cliente se
encuentran definidos en el Portafolio deproductos, servicios y
trmites del Ministerio.
Los requisitos legales y reglamentarios relacionados con el
producto y/o servicio, se encuentranreferenciados en el formato
Documentos Externos y Normograma.
3.7.2.2 Revisin de los requisitos relacionados con los
servicios
Debido al carcter pblico del Ministerio de Justicia y del
Derecho, los requisitos asociados a los productos yservicios estn
definidos en la normatividad legal.
Para realizar el control a los requisitos, se estableci el
formato F-MC-01-08 "Documentos externos-Normograma", el cual
permite llevar el registro de la documentacin externa y legal
relacionada.
3.7.2.3 Comunicacin con el cliente
La Ministerio de Justicia y del Derecho ha determinado e
implementado disposiciones eficaces para lacomunicacin con los
clientes, para esto ha definido el proceso C-GI "Gestin de la
Informacin", el cualdetermina los canales de recepcin de informacin
proveniente del cliente, la administracin de la misma ysu
divulgacin, a travs de los documentos:
P-GI-01 "Atencin y tratamiento de quejas, reclamos, solicitud de
informacin, sugerencias, derechosde peticin"
P-GI-02 "Plan Institucional de Informacin" M-GI-01 "Gestin de la
Comunicacin Interna y Externa"
3.7.3 DISEO Y DESARROLLO
El Ministerio de Justicia y del Derecho realiza diseo y
desarrollo a las actividades encaminadas a laformulacin de polticas
y diseo de normas, para lo cual ha definido los controles
necesarios para susetapas de planificacin, los requerimientos de
entrada, la verificacin de los requisitos y la revisin,verificacin
y validacin de requisitos, el desarrollo de este numeral se
identifica en la Gua G-FP-01"Elaboracin de Polticas Pblicas".
F-MC-01-01y.01
-
-MANUAL
MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTiN
Cdigo: M-MC-01
Versin: 01
N 2013
3.7.4 ADQUISICiN DE BIENES Y SERVICIOS
3.7.4.1 Proceso de adquisicin de bienes y servicios
El Ministerio de Justicia y del Derecho tiene implementado su
proceso de contratacin de acuerdo con lasnormas y parmetros
establecidos para la adquisicin de bienes y servicios. Para este
efecto se documentel proceso C-GC "Gestin Contractual", soportado
en los siguientes Manuales y procedimientos:
Manuales:
M-GC-01 "Manual de Contratacin" M-GC-02 "Manual de
Interventora"
Procedimientos:
P-GC-01 "Elaboracin, Aprobacin, Modificacin y Seguimiento del
Plan de Contratacin" P-GC-02 "Solicitud, Trmite y Suscripcin de
Modificaciones, Adiciones, Prorrogas y Suspensiones de
Contratos" P-GC-03 "Imposicin de Multas, Clausula Penal y
Declaratoria de Caducidad" P-GC-04 "Solicitud y Trmite de Procesos
de Contratacin" P-GC-05 Liquidacin de Contratos
3.7.4.2 Informacin para la adquisicin de bienes y servicios
El Ministerio de Justicia y del Derecho ha definido la generacin
de documentos que soportan los procesostrasparentes de contratacin,
mediante la publicacin de los trminos y pliegos para contratar en
las pginasweb habilitadas para este tema, por lo que se garantiza
el acceso a la informacin a los posiblesproveedores.
3.7.4.3 Verificacin de los productos y/o servicios
adquiridos
El Ministerio de Justicia y del Derecho estableci y defini los
mecanismos de verificacin a los productos yservicios adquiridos,
mediante la documentacin del Manual de Interventora M-GC-02 "Manual
deInterventora". Esta actividad se realiza en conjunto con un
software que permite hacer un mejor seguimientoy consulta de la
informacin de cada contrato.
3.7.5 PRESTACiN DEL SERVICIO
3.7.5.1 Control de la produccin y de la prestacin del
servicio
El Ministerio de Justicia y del Derecho ha generado los
documentos necesarios para la prestacin de losservicios, mediante
la definicin de los procesos y procedimientos en los diferentes
niveles de laorganizacin.
Los procesos establecidos con:
F-MC-01-01V.01
-
-MANUAL
MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTiN
Cdigo: M-MC-01
Versin: 01
vigenc~: 1 JUN C-FP Formulacin y Adopcin de Polticas C-DN Diseo
de Normas C-AN Aplicacin de Polticas y/o Normas C-IV Inspeccin
control y Vigilancia.
En la definicin de los procesos se han identificado los riesgos,
los indicadores, los productos que seentregan al cliente y los
procedimientos que definen las instrucciones de trabajo
Adicional a lo anterior, la prestacin del servicio se soporta en
la dotacin tecnolgica para el desarrollo delas actividades, las
cuales se estandarizan a travs del proceso C-RI"Gestin de Recursos
Informticos".
3.7.5.2 Identificacin y trazabilidad
Los productos y servicios prestados por el Ministerio se
identifican y hace seguimiento desde el aplicativoSIGOB, el cual
permite conocer la etapa en la que se encuentra, dejando registros
magnticos,adicionalmente se conservan los documentos de acuerdo a
lo establecido el proceso C-GD "GestinDocumental".
3.7.5.3 Propiedad del cliente
De acuerdo con la informacin que es propiedad del cliente, el
Ministerio de Justicia y del Derecho registrala informacin en
medios informticos seguros, salvaguardando la informacin, su
veracidad ydisponibilidad. Para lo cual regula estas actividades
mediante la generacin de control de accesos y copiasde seguridad de
la informacin.
Por otra parte existen disposiciones reglamentarias en relacin
con la confidencialidad de la informacin quepermite salvaguardar la
privacidad de informacin.
3.7.5.4 Preservacin del servicio
En las caracterizaciones de los procesos se han definido los
productos que estn orientados a los clientes, yse relacionan los
documentos y registros, los cuales se administran de acuerdo con
las disposiciones delproceso C-GD "Gestin Documental" y C-RI"Gestin
de Recursos Informticos".
3.8 MEDICiN, ANLISIS Y MEJORA
El Ministerio de Justicia y del Derecho ha definido los
mecanismos de seguimiento, medicin, anlisis ymejora, con el objeto
de lograr un adecuado servicio a los clientes y un continuo
mejoramiento de losprocesos a su interior, entre los que se
encuentran el anlisis de informacin de los diferentes
procesos,indicadores de gestin, mediciones de satisfaccin de los
clientes respecto a los productos y serviciosbrindados, resultados
de las auditoras internas.
3.8.1 GENERALIDADES
El Ministerio de Justicia y del Derecho ha planificado e
implantado los procesos de seguimiento, medicin,anlisis y mejora
necesarios para:
f'\.1\
~ina 22 de 25 F-MC-01-01V.01
-
@-MANUAL
MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTiN
Cdigo: M-MC-01
Versin: 01
Vigenc' :
Demostrar la conformidad del servicio, Asegurarse de la
conformidad del Sistema Integrado de Gestin, y Mejorar
continuamente la eficacia del Sistema Integrado de Gestin.
Lo anterior mediante la conformacin del proceso C-MC
"Mejoramiento Continuo" y los procedimientos yguas que permiten
hacer seguimiento a la conformidad del Sistema Integrado de
Gestin.
3.8.2 SEGUIMIENTO Y MEDICION
3.8.2.1 Satisfaccin del cliente
Como herramienta de medicin de la satisfaccin del cliente, el
Ministerio de Justicia y del Derecho haimplementado tres mecanismos
para asegurar que se identifican sus necesidades, entre las que
seencuentran:
Elaboracin de encuestas de satisfaccin, de acuerdo con lo
establecido en la Gua G-MC-02"Medicin de satisfaccin del
cliente".
Documentacin y puesta en marcha del procedimiento de Peticiones,
quejas, reclamos y sugerencias.P-GI-01 "Atencin y tratamiento de
quejas, reclamos, solicitud de informacin, sugerencias, derechosde
peticin".
Jornadas de rendicin de cuentas a la ciudadana.
3.8.2.2 Auditora interna
La Ministerio de Justicia y del Derecho lleva a cabo a
intervalos planificados auditoras internas paradeterminar si el
Sistema Integrado de Gestin:
Es conforme con las disposiciones planificadas Se ha
implementado y se mantiene de manera eficaz.
Para lo cual ha establecido el proceso C-SE "Seguimiento y
Evaluacin", junto con los procedimientos:
P-SE-01 "Auditoras Independientes" P-SE-02 "Auditoras de
Calidad"
3.8.2.3 Seguimiento y medicin de los procesos
El Ministerio de Justicia y del Derecho ha definido indicadores
en los procesos para el asegurar elseguimiento y medicin de los
procesos del Sistema Integrado de Gestin. Estos mtodos demuestran
lacapacidad de los procesos para alcanzar los resultados
planificados. Como soporte a esta actividad se crela Gua G-MC-05
"Formulacin y seguimiento a indicadores del sistema integrado de
gestin".
Adicionalmente y cuando no se alcancen los resultados
planificados, se llevan a cabo correcciones yacciones correctivas,
segn sea conveniente, para asegurarse de la conformidad del
servicio, de acuerdocon el procedimiento P-MC-02 "Acciones
preventivas, correctivas y/o de mejora".
F-MC-01-01V.01
-
@...-MANUAL
MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTiN
Cdigo: M-MC-01
Versin: 01
vigen1'al .1l'tJ 7.0r~3.8.2.4 Seguimiento y medicin del
servicio
El Ministerio de Justicia y del Derecho hace seguimiento a las
caractersticas de los productos, establecidasen las
caracterizaciones de procesos y subprocesos, adicionalmente realiza
seguimiento al producto noconforme y los indicadores.
3.8.3 CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME
Cuando se realiza seguimiento a los productos y/o servicios del
Ministerio de Justicia y del Derecho seasegura que el servicio que
no sea conforme con los requisitos, se identifica y controla para
prevenir su usoo entrega no intencional.
Para la gestin y control al producto no conforme, el Ministerio
ha documentado el procedimiento P-MC-03"Control de producto y/o
servicio no conforme".
3.8.4 ANLISIS DE DATOS
El Ministerio de Justicia y del Derecho determina, recopila y
analiza los datos producto del seguimiento a losprocesos con el fin
de evaluar el cumplimiento de las metas y as demostrar la idoneidad
y la eficacia delsistema Integrado de Gestin, para lo cual tiene en
cuenta los resultados de los indicadores, producto noconforme,
satisfaccin del cliente, entre otras.
3.8.5 MEJORA
3.8.5.1 Mejora continua
El Ministerio de Justicia y del Derecho mejora continuamente la
eficacia del sistema Integrado de Gestinmediante el uso de la
poltica de la calidad, los objetivos de la calidad, los resultados
de las auditoras, elanlisis de datos, las acciones correctivas y
preventivas y la revisin por la direccin.
3.8.5.2 Accin correctiva
El Ministerio de Justicia y del Derecho establece y ejecuta las
acciones necesarias para eliminar la causa deno conformidades con
objeto de prevenir que vuelva a ocurrir. Las acciones correctivas
son apropiadas alos efectos y magnitud de las no conformidades
encontradas.
El desarrollo de esta actividad se basa en el procedimiento
P-MC-02 "Acciones preventivas, correctivas y/ode mejora", en el
cual se revisan de las no conformidades, se determinan las causas
de las noconformidades, se evala la necesidad de adoptar acciones
para asegurarse de que las no conformidadesno vuelvan a ocurrir, se
determinan e implementan las acciones necesarias para mitigar o
eliminar las noconformidades detectadas, se registran los
resultados de las acciones tomadas, y se revisan las
accionescorrectivas tomadas.
3.8.5.3 Accin Preventiva
Mediante el procedimiento P-MC-02 "Acciones preventivas,
correctivas y/o de mejora", el Ministerio deJusticia y del Derecho
determina las acciones para eliminar las causas de no conformidades
potencialespara prevenir su ocurrencia. Las acciones preventivas
son apropiadas a los efectos de los problemas
N- potenciales y establece las disposiciones para la
determinacin de las no conformidades potenciales y sus'"""
~ de 25 F-MC-01-01V.01
-
MANUAL
MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTiN
Cdigo: M-MC-01
Versin: 01
Vigen . :
causas. Para ello utiliza como mecanismo importante la
realizacin de Anlisis de Riesgos, la evaluacin dela necesidad de
actuar para prevenir la ocurrencia de no conformidades, la
determinacin e implementacinde las acciones necesarias, el registro
de los resultados de las acciones tomadas, y la revisin de
lasacciones preventivas tomadas.
3.9 CONTROL DE EVALUACiN
El Ministerio de Justicia y del Derecho realiza el control de
evaluacin mediante la autoevaluacin del controly la gestin,
aplicando el proceso de Seguimiento y evaluacin C-SE "Seguimiento y
Evaluacin", en lascuales se referencia adicionalmente las auditoras
de gestin y las auditoras de calidad P-SE-01
"AuditorasIndependientes" y P-SE-02 "Auditoras de Calidad".
Adicionalmente se hace referencia del autocontrol en las
caracterizaciones de proceso, en el captulo 4"Descripcin General",
en la cual se identifican las acciones de verificacin y accin.
Los Planes de Mejoramiento Institucionales se realizan de
acuerdo a las especificaciones dadas por losEntes de Control y se
relacionan en el procedimiento P-SE-01 "Auditoras Independientes",
mientras que losplanes de mejoramiento por procesos se administran
de acuerdo con lo establecido en el procedimientoP-MC-02 "Acciones
preventivas, correctivas y/o de mejora", por ltimo, los planes de
mejoramiento individualse realizan conforme a lo establecido en el
procedimiento P-THDE-06 "Evaluacin de desempeo".
4. CONTROL DE CAMBIOS
VERSiN1
DESCRIPCiN DE CAMBIOSN.A.
ombre: Isaas Snchez Rivera
Cargo: Jefe Oficina Asesora dePlaneacin
argo: Jefe Oficina Asesora dePlaneacin
Firma:
Elabor / Actualiz:
Firma: 9JbO .Nombre: Angela Patricia Cabeza
Morales
Cargo: Prof sional Especializado
Pgina 25 de 25 F-MC-01-01V.01
-
ANEXO 1
MAPA DE PROCESOSMINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO
\
GESTINDOCUMENTAL
mSf'ECClr~.CONTROL YVIGIlANCIA
GESTiN DE LAINI'O~MACIN
(' .. - -'-"-,APLlCACIt4OEPOTICASYfONORMAS
_____ ....1
OISEOOOENORHAS
,_._---,_ ..-.."D:IRECCIONMlIENTO
V PlANEACININSTITUCIONAL
.r
r...---._-GESllN. AQ.MINIS'l'RATIVA'.1/ GESTIN DET~;~HUMANO
,._,".. -1
2 1 JUN 201
MEJt>RAMIENTClCONTINUO
SEGUIMIENTO Ye;VALUAClN
0000000100000002000000030000000400000005000000060000000700000008000000090000001000000011000000120000001300000014000000150000001600000017000000180000001900000020000000210000002200000023000000240000002500000026