[Hỗ trợ : 0989 228 108 – 046 288 4586] Page 1 MỤC LỤC I. GIỚI THIỆU LOTUS VINASOFT. ..............................................................................................1 Cách mở phần mềm kế toán công ty ...............................................................................................2 II. CẬP NHẬT DANH MỤC TỪ ĐIỂN Danh mục tài khoản ................................................................................................. 3 Danh mục khoản mục chi phí ................................................................................... 10 III. ĐẦU KỲ .............................................................................................................. 12 Số dư đầu tài khoản .................................................................................................. 12 IV. PHÁT SINH ........................................................................................................ 15 Cách lập phiếu thu, phiếu chi, phiếu kế toán khác .................................................. 15 V.SỔ SÁCH BÁO CÁO ............................................................................................. 19 I. GIỚI THIỆU CÔNG TY LOTUS VINASOFT là công ty hàng đầu về lĩnh vực sản xuất và chuyển giao phần mềm kế toán ứng dụng vào doanh nghiệp, công ty, các cơ quan hành chính, các cửa hàng siêu thị, đại lý kinh doanh. Trải qua quá trình xây dựng và phát triển đến nay công ty đã chuyển giao thành công phần mềm và đưa các giải pháp thiết thực giúp tối thiểu hóa chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh cho hàng trăm doanh nghiệp trong cả nước. Thông tin liên hệ CÔNG TY TNHH PHẦN MỀM LOTUS VINA Số 168 phố Đại Từ,P. Đại Kim, Q. Hoàng Mai, Tp Hà Nội ĐT: 046 288 4586 DĐ: 0989 228 108 Email: [email protected]. Web: http://www.phanmemketoanlotus.com Đăng nhập • Sau khi cài đặt thành công, trên màn hình Desktop xuất hiện biểu tượng "LOTUS 4.0.1 CTY ", kích đúp chuột vào biểu tượng để chạy ứng dụng, màn hình đăng nhập xuất hiện:
21
Embed
M C L C I. GI I THI€¦ · 2 - Tên ă ng nh p( Tên NSD): Tên ă ng nhˇp c ˆa ng ư˙i s d ng ã ă ng ký cho m t ơ n v k toán. Tr ươ ng trình m ˘c nh là Lotus -M t kh
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
[Hỗ trợ : 0989 228 108 – 046 288 4586] Page 1
MỤC LỤC I. GIỚI THIỆU LOTUS VINASOFT. ..............................................................................................1 Cách mở phần mềm kế toán công ty ...............................................................................................2 II. CẬP NHẬT DANH MỤC TỪ ĐIỂN Danh mục tài khoản ................................................................................................. 3 Danh mục khoản mục chi phí ................................................................................... 10 III. ĐẦU KỲ .............................................................................................................. 12 Số dư đầu tài khoản .................................................................................................. 12 IV. PHÁT SINH ........................................................................................................ 15
Cách lập phiếu thu, phiếu chi, phiếu kế toán khác .................................................. 15 V.SỔ SÁCH BÁO CÁO ............................................................................................. 19 I. GIỚI THIỆU CÔNG TY
LOTUS VINASOFT là công ty hàng đầu về lĩnh vực sản xuất và chuyển giao phần mềm kế
toán ứng dụng vào doanh nghiệp, công ty, các cơ quan hành chính, các cửa hàng siêu thị, đại lý kinh
doanh. Trải qua quá trình xây dựng và phát triển đến nay công ty đã chuyển giao thành công phần
mềm và đưa các giải pháp thiết thực giúp tối thiểu hóa chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất
kinh doanh cho hàng trăm doanh nghiệp trong cả nước.
Thông tin liên hệ CÔNG TY TNHH PHẦN MỀM LOTUS VINA Số 168 phố Đại Từ,P. Đại Kim, Q. Hoàng Mai, Tp Hà Nội ĐT: 046 288 4586 DĐ: 0989 228 108 Email: [email protected]. Web: http://www.phanmemketoanlotus.com
Đăng nhập
• Sau khi cài đặt thành công, trên màn hình Desktop xuất hiện biểu tượng "LOTUS 4.0.1 CTY ", kích đúp chuột vào biểu tượng để chạy ứng dụng, màn hình đăng nhập xuất hiện:
2
- Tên đăng nhập( Tên NSD): Tên đăng nhập của người sử dụng đã đăng ký cho một đơn vị kế toán. Trương trình để mặc định là Lotus - Mật khẩu: Mật khẩu tương ứng của người sử dụng ( Có thể thay đổi tùy theo yêu cầu của người sử dụng)
Nhấn nút "Vào chương trình" để đăng nhập vào chương trình. Ghi chú: - Tài khoản mặc định: Tên đăng nhập: LOTUS. Trong quá trình sử dụng, người quản trị nên thay đổi mật khẩu và tạo thêm các tài khoản người sử dụng khác, phân quyền chi tiết nếu cần thiết. Chú ý: - Sau khi cài đặt ứng dụng, có thể cập nhật ngay các chứng từ phát sinh như: Phiếu thu, chi, Nhập mua hàng, bán hàng ... Các đối tượng kế toán (như tài khoản, đối tượng công nợ, kho, hàng hóa ...) bạn có thể tạo thêm trong quá trình sử dụng. - Không nhất thiết phải cập nhật Số dư ban đầu trước, người sử dụng có thể cập nhật hoặc chỉnh sửa số dư ban đầu bất cứ thời điểm nào. - Khai báo kết chuyển tự động số dư tài khoản: Mặc định ứng dụng đã khai báo sẵn kết chuyển số dư tài khoản cuối kỳ theo hệ thống kế toán hiện hành cho toàn bộ các tài khoản đầu 6 trở lên. Việc kết chuyển là hoàn toàn tự động, người sử dụng không cần thao tác gì thêm.
II. CẬP NHẬT DANH MỤC TỪ ĐIỂN Danh mục khoản mục phí
Danh mục khoản mục phí để khai báo các khoản mục chi phí.
Để vào danh mục chi phí vào danh mục danh mục khoản mục chi phí, khi
[Hỗ trợ : 0989 228 108 – 046 288 4586] Page 3
đó trên màn hình hiện lên một giao diện mới
Giải thích các thông tin về các khoản mục phí
Mã khoản mục 16 ký tự, đặt theo số thứ tự
Tên khoản mục 64 ký tự, tên của khoản mục phí
Một số chức năng trong danh mục chi phí
1.Thêm(F2): Để thêm vào danh mục chi phí kích chuột vào thêm trên màn hình hiện lên giao diện mới.
Ví dụ: Thêm khoản mục chi phí xăng xe, điện thoại hoạt động điện
Mã khoản mục: 01- Mã mà người dùng muốn đặt Tên khoản mục: Tiền lương- Chi phí mà người dùng sử dụng Sau đó kích chuột vào lưu Chú ý: Ta có thể ấn phím F2 trên bàn phím để thêm 2.Sửa(F3): Di chuột đến ô hay dòng cần sửa rồi kích chuột vào sửa trên màn hình hiện lên
một cửa sổ mới. Sửa đúng nội dung cần sửa kích chuột vào L ưu Chú ý: Ta có thể ấn phím F3 trên bàn phím để sửa
3. Xóa(F8): Đây là phím chức năng giúp cho người sử dụng có thể xóa bỏ những tên đối tượng không đúng hoặc không cần thiết trong danh mục chi phí
Sau khi kích chuột vào nút xóa ( F8) chương trình sẽ đưa ra câu hỏi “Có chắc chán xóa không”. Nếu nhấp chuột vào nút không tức là ta sẽ không xóa dữ liệu mà ta đã chọn ( Nếu là có thì chương trình sẽ thực hiện theo đúng yêu cầu của người sử dụng)
Chú ý: Ta có thể ấn phím F8 trên bàn phím để thêm
III. ĐẦU KỲ
Kích chuột
Kích chuột
4
Số dư đầu tài khoản:
Chức năng: Khi mới bắt đầu sử dụng chương trình ta nhập số dư số đầu năm của các tài khoản . Đối với các năm tiếp theo ta chỉ việc thực hiện chuyển số dư cuối năm trước sang đầu năm mới sau khi đã khóa sổ kế toán cuối năm trước.
Cách đăng nhập: vào menu Đầu kỳ/1. Số dư đầu tài khoản, khi đó trên màn hình hiện lên một giao diện mới như dưới
Một số chức năng trong số dư đầu tài khoản
1.1Thêm(F2): Để thêm số dư đầu tài khoản kích chuột vào thêm hoặc nhấn phím F2 trên bàn phím, khi đó trên màn hình hiện lên một cửa số mới
Ví dụ: Thêm số dư đầu của tài khoản 1111
Tài khoản: 1111- Tiền mặt vnđ - Tài khoản mà người dùng muốn sử dụng Đối tượng(Tk công nợ)- Nếu là tài khoản công nợ thì ta theo dõi chi tiết theo từng đối tượng còn không thì để trống
Số dư đầu tháng 01: Dư nợ: 20 000 000- Số tiền mà người sử dụng muốn nhập của Tk 1111 Dư có: Vì đây là TK bên tài sản nên không có số dư bên có Tương tự số dư đầu năm cũng vậy.
Sau khi nhập xong nội dung các dữ liệu ta kích chuột vào thực hiện để Thực Hiện Lưu ý: Với các tài khoản công nợ thì ta phải vào số dư chi tiết của từng đối tượng công
nợ mà không phải vào số dư tổng của tài khoản.
Kích chuột
Kích chuột
2
Chú ý: Ta có thể ấn phím F2 trên bàn phím để thêm
12. Sửa(F3): Chức năng này giúp cho người sử dụng có thể sử dụng sửa lại những nội dung không đúng, để sửa di chuột đến ô hay dòng cần sửa sau đó kích chuột vào sửa hay nhấn phím
F3 trên bàn phím, khi đó trên màn hình hiện ra một cửa sổ mới
Sửa đúng nội dung cần sửa kích chuột vào Thực Hiện
Chú ý: Ta có thể ấn phím F3 trên bàn phím để sửa
1.3 Xóa(F8): Đây là phím chức năng giúp cho người sử dụng có thể xóa bỏ những nội dung không đúng hoặc không cần thiết trong danh mục
Sau khi kích chuột vào nút xóa ( F8) chương trình sẽ đưa ra câu hỏi “Có chắc chắn xóa không”. Nếu nhấp chuột vào nút “No” tức là ta sẽ không xóa dữ liệu mà ta đã chọn ( Nếu là “Yes” thì chương trình sẽ thực hiện theo đúng yêu cầu của người sử dụng)
Chú ý: Ta có thể ấn phím F8 trên bàn phím để thêm
IV. CẬP NHẬT CHỨNG TỪ PHÁT SINH
1. Phiếu thu tiền mặt:
Cách đăng nhập: Kế toán tiền mặt, TGNH \ Phiếu thu tiền mặt.
Kích chuột
Kích chuột
Chọn dòng cần xóa
[Hỗ trợ : 0989 228 108 – 046 288 4586] Page 3
1.1. Thêm(F2): Để thêm phiếu thu tiền mặt kích chuột vào thêm(F2), chương trình hiện
lên một cửa sổ
- Mã chứng từ: PT- Chương trình tự mặc định
- Ngày: 12/04/12- Ngày phát sinh chứng từ � cứ thế nhập không cần xóa
- Số chứng từ: 025/PTHU- Số chứng tư mà người dùng đánh theo thứ tự
- Họ tên: Nguyễn Thành Nam - Địa chỉ: Hà Nội - Nội dung: Thu tiền sản phẩm - Tk nợ: 111- - Tk có: 1311 - Tiền tiền VND-1 000 000 - Đối tượng: CTY
Sau khi nhập xong nội dung vào chứng từ kích chuột vào Lưu hoặc (Ctrl + Enter)
* Lưu ý: - Dùng phím Enter hoặc phím mũi tên lên, xuống để di chuyển từ ô này sang ô khác
Kích chuột
2
- Tại ô tài khoản nếu không nhớ tài khoản thì ấn phím ? rồi enter để tìm tài khoản tìm thấy enter để lựa chọn tài khoản đó đưa vào ô
- Ô tài khoản nợ trên phiếu thu mặc định là tài khoản 111
1.2. Sửa(F3): Dùng để sửa những nôi dung không đúng trong phiếu thu tiền mặt, để sửa di chuột đến ô hay dòng cần sửa kích chuột vào sửa(F3) trên màn hình như ví dụ dưới đây
Sửa đúng nội dung cần sửa kích chuột vào lưu
1.3. Xóa(F8): Chức năng này dùng để xóa những nội dung không cần thiết hay không đúng trong phiếu thu tiền mặt, để xóa di chuột đến ô hay dòng cần xóa kích chuột vào xóa(F8) khi đó chương trình sẽ đưa ra câu hỏi: “ Xóa chứng từ số 81/09” không?. Nếu muốn xóa chứng từ kích chuột vào: “Yes”, nếu không muốn xóa kích chuột vào: “ No”.
1.5. In phiếu(F7): Chức năng này giúp cho người sử dụng in được các chứng từ . Để in được phiếu thu tiền mặt ta Click chuột đến các chứng từ cần in sau đó đó kích chuột vào biểu tượng máy in. Khi đó chương trình sẽ in chứng từ mà người sử dụng cần in.
Lưu ý: Ta có thể ấn phím F7 trên bàn phím để thực hiện quá trình in. Phím F7 được goi là phím tắt giúp người sử dụng giảm bớt được các thao tác một cách nhanh nhất.
Kích chuột
Kích chuột
[Hỗ trợ : 0989 228 108 – 046 288 4586] Page 3
1.6: Xem trước khi in(ctrl+F7): Chức năng này giúp cho người sử dụng có thể xem những nội dung trước khi in. Để xem trước khi in kích chuột vào biêủ tượng máy in, khi đó chương trình sẽ hiển thị lên nội dung mà ta cần in.
1.7. Lọc dữ liệu: Chức năng này có thể giúp cho người sử dụng lọc ra những chứng từ là phiếu chi muốn xem một cách nhanh nhất, để lọc ta kích chuột vào biểu tượng lọc trên màn hình hiện lên một cửa sổ
Điều kiện lọc:
- Từ ngày: 01/03/11 đến ngày: 31/03/11- Ngày tháng năm mà người dùng muốn lọc
Sau đó kích chuột vào Thực Hiện để hoàn thành quá trình lọc dữ liệu
2. Phiếu chi tiền mặt:
Cách đăng nhập: Kế toán tiền mặt, TGNH \ Phiếu chi tiền mặt.
2
Một số chức năng trong phiếu chi tiền mặt:
2.1. Thêm(F2): Chức năng này dùng đẻ thêm các chứng từ trong phiếu thu tiền mặt, để thêm vào phiếu chi tiền mặt kích chuột vào thêm trên màn hình, khi đó chương trình hiển thị
Các bước để nhập một chứng từ mới: Ngày: 12/04/12- Ngày cập nhật chứng từ� cứ thế nhập không cần xóa Số chứng từ: 004/PCHI- Số chứng từ- Là số chứng từ mà người sử dụng đánh theo thứ tự chứng từ Họ tên: Nguyễn Văn Bốn Địa chỉ: Thủ quỹ Nội dung: Chi tiền báo và điện thoại
Tk nợ: 642
Tk có: 111 Tiền Việt Nam Đồng: 500 000 Đối tượng:CTY khoản mục: 02. Kèm theo bao nhiêu chứng từ gốc thì ghi nếu không thì bỏ trống
Sau đó kích chuột vào Lưu
Kích chuột
[Hỗ trợ : 0989 228 108 – 046 288 4586] Page 1
* Lưu ý: - Dùng phím Enter hoặc phím mũi tên lên, xuống để di chuyển từ ô này sang ô khác
- Tại ô tài khoản nếu không nhớ tài khoản thì ấn phím ? rồi enter để tìm tài khoản tìm thấy enter để lựa chọn tài khoản đó đưa vào ô
- Ô tài khoản nợ trên phiếu thu mặc định là tài khoản 111
2.2. Sửa(F3): Chức năng này dùng để sửa những nội dung không đúng hoặc không khớp trong phiếu chi tiền mặt, để sửa di chuột đén ô hay dòng cần sửa kích chuột vào sửa(F3) trên màn hình như ví dụ dưới đây
Sửa đúng nội dung mà ta cần sửa sau đó kích chuột vào lưu
Chú ý : Ta có thể nhấn Ctrl+F7 để xem trước khi in. .
3.Phiếu kế toán khác:
Chức năng: Phiếu kế toán khác dùng để cập nhật các bổ sung, các bút toán điều chỉnh hay các nghiệp vụ kinh tế phát sinh không cập nhật ở các cửa sổ khác
Thêm(F2): Chức năng này có thể giúp cho người sử dụng thêm mới những nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào phiếu kế toán khác. Để thêm kích chuột vào Thêm trên thanh công cụ, khi đó chương trình sẽ hiện lên một giao diện mới để ta thêm như dưới
Ví dụ: Thêm mới tiền lương Bản quản lý CTY tháng 4/2014
Kích chuột
[Hỗ trợ : 0989 228 108 – 046 288 4586] Page 1
Mã chứng từ: PK- Chương trình tự mặc định Ngày:22/04/12- Ngày phát sinh nghiệp vụ kinh tế Số: 001- Số thứ tự của hóa đơn Họ tên: Công ty Địa chỉ: CTY Nội dung: Chi phí lương
Tiền tệ VND- 1000 000 TK nợ, Tk có: 6422-334 Khoản mục: 01- Mã của chi lương (Enter để xem chi tiết) Kèm theo chứng từ gốc: Nếu có kèm theo chứng từ gốc thì nhập còn không bỏ trống
Sau đó kích chuột vào lưu để hoàn thành quá trình thêm mới.
Chú ý: Ta có thể nhấn phím F2 trên bàn phím để thêm mới . Sửa(F3): Chức năng có thể giúp cho người sử dụng sửa những chứng từ không đúng. Để
sửa ta Click chuột đến chứng từ cần sửa và kích chuột vào sửa trên thanh công cụ, khi đó chương trình sẽ hiện lên nôi dung mà ta cần sửa như dưới
Sửa đúng nội dung cần sửa và kích chuột vào Lưu để hoàn thành quá trình sửa.
Chú ý: Ta có thể nhấn phím F3 trên bàn phím để sửa .
V. SỔ SÁCH BÁO CÁO: BƯỚC 1: Chọn nhóm số sách báo cáo trong thực đơn: So sach ke toan
BƯỚC 2: Trước tiên ta phải xác định báo cáo cần in ra rồi chọn báo cáo đó
BƯỚC 3: Điền các thông tin cho màn hình điều kiện lọc chứng từ
BƯỚC 4: Xem, kiểm tra báo cáo trên màn hình rồi in ra
1. Bảng cân đối kế toán Cách đăng nhập: Sổ sách kế toán
\ Báo cáo quyết toán tài chính \ Bảng cân
đối kế toán. Để vào bảng cân đối kế toán ta
Click chuột vào bẳng cân đối kê toán, khi đó chương trình hiện lên
Nhập ngày lập biểu: 01/01/10 và
ngày đầu năm tài chính: 30/10/10, sau đó kích chuột vào chấp nhận bẳng cân đối kế
Kích chuột
Kích chuột
2
toán sẽ hiện lên như dưới
Một số chức năng trong bảng cân đối kế toán:
In báo cáo(F7): Chức năng này có
thể giúp cho người sử dụng in được bảng cân đối kế toán. Để in ta kích chuột vào biểu tượng in trên thanh công cụ, khi đó chương trình hiện lên
Để in chứng từ kích chuột vào “All” để
in tất cả, ô “ Number of copies” chọn 1 in ra 2 liên, chọn 2 sẽ in ra 4 liên tùy người sủ
dụng muốn in ra bao nhiêu liên. Sau đó kích chuột vào Print để
Chú ý: Ta có thể nhấn phím F7 trên bàn phím để in báo cáo.
Xem trước khi in: Chức năng này giúp cho người sử dụng xem được bảng cân đối trước
khi in. Để xem di chuột đến chứng từ cần xem và kích chuột vào biểu tượng xem trước khi in trên thanh công cụ, khi đó chương trình sẽ hiện lên chứng từ mà ta cần xem.
Kích chuột
2
Chú ý: Ta có thể nhấn phím Crtl+F7 trên bàn phím để xem trước khi in. 2. Bảng cân đối phát sinh: Cách đăng nhập: Sổ sách kế toán \ Báo cáo quyết toán tài chính \ Cân đối phát sinh
Để vào bảng cân đối phát sinh ta kích chuột bảng cân đối phát sinh, khi đó chương trình hiện lên một cửa sổ
Ô tài khoản: Bỏ trống Từ ngày: 01/01/10 Đến ngày: 30/11/10
Sau đó kích chuột vào Xem số liệu, chương trình hiện lên bảng cân đối kế toán
Kích chuột
Kích chuột
[Hỗ trợ : 0989 228 108 – 046 288 4586] Page 3
Cách in bảng cân đối tài khoản
Để in chứng từ kích chuột vào “All” để in tất cả, ô “ Number of copies” chọn 1 in ra 2 liên, chọn 2 sẽ in ra 4 liên tùy người sủ dụng muốn in ra bao nhiêu liên. Sau đó kích chuột vào Print để
Chú ý: Ta có thể nhấn phím F7 trên bàn phím để in báo cáo.