M A N U E L N A T IO N A L D E S IM U L A T IO N Soutilsrrdhaiti.cridlac.org/documents/0187.manuel_national_simex[1].pdf · Structure, rôles et ... formateurs de formateurs du SNGRD,

MANUEL NATIONALDE SIMUL ATIONS

GUIDE POUR L A CONCEPTION ETCONDUITE D’EXERCICES DE SIMUL ATION

OCTOBRE 2007

Manuel National de Simulation 1

TABLE DES MATIERES

GLOSSAIRE 3

PREFACE 4

I. INTRODUCTION SUR LES EXERCICES DE SIMULATION 5

1. Définitions 5

2. Leçons apprises 6

II. PROGRAMME D’EXERCICES 8

1. Définition d’un programme d’exercices 8

2. Les différents types d’exercices 9

3. Développement d’un programme d’exercice 14

III. PROCESSUS DE DEVELOPPEMENT 16

1. Etapes de développement 16

2. Tâches clés pour établir les bases de l’exercice 19

3. Documents de l’exercice 23

IV. ETAPES DE CONCEPTION 26

V. CONDUITE D’EXERCICES ET CONDITIONS DE REALISATION 35

1. Exercice sur table 35

2. Exercice fonctionnel 36

3. Exercice complet 39

VI. PROCESSUS D’EVALUATION 43

1. Importance de l’évaluation 43

2. Structure, rôles et responsabilités d’une équipe d’évaluation 43

3. Méthodologie d’évaluation 45

4. Tâches spécifiques liées à l’évaluation après l’exercice 46

5. Mettre en oeuvre les changements 47

VII. ANNEXES 48


GLOSSAIRE

CNGRD Comité National de Gestion des Risques et des Désastres

CDGRD Comité Départemental de Gestion des Risques et des Désastres

CCGRD Comité Communal de Gestion des Risques et des Désastres

COU Centre d’Opérations d’Urgence

DPC Direction de la Protection Civile

FEMA Federal Emergency Management Agency (USA)

MICT Ministère de l’Intérieur et des Collectivité Territoriales

ONG Organisation Non Gouvernementale

PNGRD Plan National de Gestion des Risques et des Désastres

PNUD Programme des Nations Unies pour le Développement

SIMEX Exercice de Simulation (de l’anglais SIMulation EXercise)

SNGRD Système National de Gestion des Risques et des Désastres

SPGRD Secrétariat Permanent de Gestion des Risques et des Désastres

REMERCIEMENTS


PRÉFACE

Ce manuel est le fruit d’une consultation conduite dans le cadre du Projet d’Urgence et de Gestion des Risques et des Désastres, financé par la Banque Mondiale et exécuté par le Mi-nistère de l’Intérieur et des Collectivités Territoriales de la République d’Haïti.

Il a pour objectifs de :• Systématiser les expériences antérieures ;• Fournir un guide et une méthodologie harmonisée pour la conception et conduite

de SIMEX, et finalement ;• Renforcer le processus de planification pour la gestion des situations d’urgence.

Développé par une équipe de consultants, il a donné lieu à la réalisation d’un exercice de simulation en juillet 2007. La méthodologie suivie dans le cadre de cet exercice, qui avait ainsi une valeur de test, ainsi que les leçons apprises dans la conception et conduite de l’exercice 2007 sont consignées dans ce manuel national.

Ce manuel a pour vocation de soutenir tout processus futur de développement et d’organi-sation d’exercices, tant au niveau central que local, et devrait être utilisé comme un ma-nuel de référence, non seulement par les institutions nationales mais également par les partenaires nationaux et internationaux oeuvrant en Haïti, dans le cadre du Système Natio-nal de Gestion des Risques et des Désastres (SNGRD). La méthodologie proposée dans ce manuel est ainsi applicable à tout type d’exercice de simulation et à tout niveau.

Néanmoins, l’usage de ce manuel devrait être également accompagné d’un processus de formation, afin que les concepts qui sont développés soit bien compris et assimilés. En ef-fet, plus que le document lui-même, c’est le processus de conception de l’exercice qui est important. Il sera donc nécessaire de continuer à développer ce processus au travers du réseau de formateurs déjà “formés” dans le cadre de la consultation.

Enfin, signalons ici que la méthodologie développée dans ce manuel est basée sur le Ma-nuel de Conception d’Exercice de FEMA (IS 139, 2003), compte tenu que ce manuel consti-tue une des seules référence internationale d’organisation méthodologique d’exercices de simulation. Elle a été “allégée” et adaptée au contexte haïtien, en tenant compte des leçons apprises des exercices antérieurs.


I. INTRODUCTION SUR LES EXERCICES DE SIMULATION

1. DÉFINITIONS

Selon le lexique Anglais-Français de gestion des situations d’urgence de l’Ontario (Cana-da)1, un exercice de simulation est un “Programme d’entraînement simulé ou une séquence d’événements simulés ayant pour but d’évaluer les plans et procédures. Il place les partici-pants dans une situation simulée et les oblige à agir dans la capacité qui serait attendue d’eux dans une situation réelle.”

Les exercices de simulation font partie intégrante du processus de planification d’urgence. Ils fournissent l’opportunité d’évaluer l’efficience et l’effectivité2 des plans d’urgence et de ses composantes, et de tester les systèmes, les moyens (installations et équipements) et les personnels impliqués dans la mise en œuvre des plans3.Outre l’amélioration des systèmes de gestion des urgences, ils permettent également de former les personnels d’urgence en leur permettant de pratiquer leurs rôles et de gagner ainsi de l’expérience.

Dans ce cadre, la conduite d’exercices de simulation est parfois inscrite dans la législation en matière de gestion des situations d’urgence, en tant qu’activité obligatoire pour valider un plan d’urgence. Ceci n’est pas le cas en Haïti mais compte tenu du cadre légal en cours de réforme, il pourrait être intéressant d’envisager d’y intégrer un article relatif aux exerci-ces de simulation.Dans le même sens, il serait important d’introduire des exigences pour la réalisation d’exercice de simulation dans chaque plan d’urgence développé dans le pays.

Parmi les raisons spécifiques de conduire des SIMEX, nous pouvons lister les raisons sui-vantes4 :

• Permet de tester et évaluer des plans, en passant de la théorie à la pratique

• Révèle des faiblesses dans la planification

• Evalue les besoins et révèle les manques de ressources

• Améliore la coordination et la communication

• Clarifie les rôles et responsabilités


1 Il s’agit d’une traduction littérale de l’anglais. En effet, la littérature francophone dans le domaine de la ges-tion des situations d’urgence est assez limitée et il faut souvent se référer à des ouvrages écrits en anglais pour la théorie se rapportant à ce domaine.

2 Pour préserver la différence, en anglais, entre "efficiency" et "effectiveness", ("efficacité", en français), nous avons choisi de maintenir la distinction en français, en traduisant "efficiency" par "efficience", qui renvoie à l'idée de compétence, et "effectiveness" par "effectivité", qui renvoie à l'idée de performance réalisée.

3 Référence : Introduction to Emergency Management, George D. Haddow & Jane A. Bullock, Butterworth-Hei-nemann, 2003.

4 L’identification des raisons spécifiques est en partie issue du séminaire de formation organisé à l’attention des formateurs de formateurs du SNGRD, en juin 2007.

• Améliore les performances individuelles et fournit un apprentissage aux person-nels d’urgence

• Motive les personnels et gestionnaires des situations d’urgence

• Conscientise les acteurs et les décideurs, ainsi que les partenaires et bailleurs

• Dynamise les structures de gestion des urgences

Par ailleurs, les bénéfices de ces exercices ne résultent pas seulement de la conduite de l’exercice, mais surtout de son évaluation et de la prise en compte des actions correctrices dans la planification des urgences. Ainsi, un exercice n’a de plus-value que s’il mène à une amélioration des systèmes en place.

L’identification et l’élimination des problèmes avant que la catastrophe même ne se pro-duise doit être au cœur des préoccupations lors de la conception et de la réalisation d’un exercice. Les actions correctives sont donc une partie importante pour la conception, l’éva-luation et le suivi de l’exercice.

Il convient d’énoncer ici quelques “ingrédients” nécessaires pour conduire un exercice de simulation avec succès :

‣ Un bon processus de préparation avec la participation de représentants des prin-cipaux acteurs, et ce afin de développer des scénarios réalistes et adaptés aux besoins.

‣ Une large participation des différentes parties prenantes/acteurs (Gouvernement, Communautés, Bailleurs, Acteurs Humanitaires, Nations Unies, Secteur Privé).

‣ L’utilisation d’observateurs impartiaux ayant une connaissance de la préparation et réponse aux désastres

‣ L’implication des participants : un exercice de simulation n’est pas fait pour juger qui est bon et qui est mauvais. Cela fait partie du processus d’identification des forces et faiblesses pour l’amélioration des systèmes de réponse et d’acquisition des connaissances.

2. LEÇONS APPRISES

Dans la pratique, les effets bénéfiques des exercices de simulation ont été rapidement no-tés en Haïti. Il a été relevé dans le cadre des leçons apprises de la saison cyclonique 2005 que « les exercices de simulation ont effectivement amélioré la préparation, la compréhen-sion des mécanismes et les capacités de réponse des différents acteurs », tout en dévelop-pant chez ces acteurs « la capacité de travailler en équipe et certains réflexes »5.


5 Saison Cyclonique 2005 en Haïti – Bilan, leçons apprises et recommandations, Système National de Gestion des Risques et des Désastres, 2006.

Par ailleurs, 55% des personnes interrogées6 dans le cadre de cette évaluation ont estimé que les simulations effectuées cette même année, étaient bonnes voir excellentes. De ma-nière globale, 77% étaient d’avis que la situation en matière de préparation aux urgences s’était améliorée voir fortement améliorée cette même année.Le Bilan de la saison cyclonique 2006 notait également la plus-value des exercices de simu-lation dans la compréhension des mécanismes et procédures de coordination. Il notait enfin l’importance des simulacres dans le renforcement de la préparation des populations à ris-que.

Parmi les leçons apprises des exercices antérieurs, voici quelques exemples qui montrent l’importance de cette activité :

• La méconnaissance des procédures et des rôles des membres du COU a in-fluencé le bon déroulement de l’exercice ;

• Il y avait souvent une surcharge de responsabilité sur une personne au cours de l’exercice ;

• La planification des exercices était souvent courte et limitée, entraînant de fait une absence de préparation des participants.

Au niveau des améliorations qui ont suivi la conduite des exercices, on note que :

• Ils ont effectivement engendré une révision des plans et la rectification ou cla-rification des rôles ;

• Ils ont renforcé la conscientisation et la préparation des membres du COU ;

• Lorsqu’il s’agissait de simulacre au niveau local, cela a également permis une sensibilisation de la population.

En tenant compte des leçons apprises dans la conception et la conduite des exercices anté-rieurs, il a donc été suggéré de capitaliser sur ces expériences en développant un Manuel de référence permettant au Système National de Gestion des Risques et Désastres dans son ensemble de réaliser à l’avenir des SIMEX.

Bien que de nombreux exercices de simulation aient été conduits en Haïti, ils ont été fina-lement assez peu documentés, à l’exception des exercices nationaux réalisés en 2005 et 2006. Il convient donc de souligner ici l’importance de rapporter systèmatiquement les exercices de simulation, surtout au niveau local. Cela sera également rappelé dans la partie consacrée à l’évaluation, dans la dernière partie de ce manuel. En effet, c’est uniquement au travers d’une évaluation systématique que pourront être identifiées et répliquées les bonnes pratiques dans ce domaine. Le présent manuel gagnera donc à être mis à jour et révisé en fonction des leçons qui seront apprises des exercices futures. Même si la métho-dologie reste la même, cela permettra néanmoins de l’ajuster et de la rendre encore plus performante.


6 Membres de la communauté humanitaire dans son ensemble : ONGs, UN, etc.

II. PROGRAMME D’EXERCICES

Il n’existe pas un seul mais plusieurs types d’exercices de simulation. Il est donc préférable de parler de “programme” d’exercices de simulation plutôt que de parler d’exercice de si-mulation en particulier.

La méthodologie développée dans le présent manuel s’applique ainsi à tous les types d’exercices qui seront présentés ci-après, en spécifiant lorsque cela est nécessaire les as-pects devant être développés ou pris en compte selon le type d’exercice.

1. DÉFINITION D’UN PROGRAMME D’EXERCICES

Un programme doit être envisagé comme un ensemble d’exercices de complexité crois-sante et qui doit donner lieu à une planification soignée ; il est bâti sur les succès des exer-cices antérieurs.

Il s’agit donc de ne plus envisager l’exercice de simulation comme une activité isolée, ayant lieu à une période spécifique de l’année (par exemple le début de la saison cyclonique comme ce fut le cas ces dernières années en Haïti) et pour tester l’ensemble d’un Plan d’Urgence, simultanément sur un ou plusieurs sites.

Il s’agit au contraire de concevoir les simulations comme un ensemble d’activités visant à engager toutes les institutions membres et partenaires du Système National de Gestion des Risques et des Désastres, et qui s’intègre ainsi comme une composante incontournable des différents programmes du Plan National de Gestion des Risques et des Désastres (PNGRD).

Compte tenu de l’expérience acquise en Haïti en matière d’exercices de simulation, la con-ception et mise en oeuvre d’un tel programme revêt donc un caractère incoutournable et urgent.Pour cela, il est nécessaire de comprendre les différents types d’exercices qui peuvent composer un programme.

Il existe cinq grands types d’exercice, que l’on peut classer selon l’échelle suivante :


Simple Restreint Peu cher Théorique

1. Séminaire d’Orientation2. Exercice d’Entraînement3. Exercice sur table4. Exercice Fonctionnel5. Exercice Complet

Complexe Large Coûteux Réaliste

Comme cela sera présenté ultérieurement, chaque type d’activités doit être utilisé en fonc-tion de l’analyse des besoins et des capacités, et selon l’avancement du programme d’exer-cice.

Ainsi, il n’est pas recommandé de se lancer immédiatement dans l’organisation d’un exer-cice complet, qui va mobiliser beaucoup de ressources, sans avoir auparavant conduit des exercices fonctionnels. De la même manière, il est nécessaire qu’avant de participer à un exercice fonctionnel, les participants aient été sensibilisés sur leurs rôles en situation d’ur-gence, dans le cadre d’exercices sur table ou de séminaires d’orientation.

C’est donc seulement au travers du suivi d’un processus progressif que des exercices plus complexes pourront être réalisés avec succès.

2. LES DIFFÉRENTS TYPES D’EXERCICES

Les différents types d’exercices sont présentés ci-dessous. Leurs caractéristiques essentiel-les sont reprises dans les tableaux à la fin de ce chapitre. Les exercices sur table, exercices fonctionnels et exercices complets seront également présentés plus en détail par la suite.

Séminaire d’Orientation

Le séminaire d’orientation est un aperçu global ou une introduction sur la gestion des situa-tions d’urgence. Il permet de familiariser les participants avec leurs rôles, les plans et pro-cédures, les équipements. Il peut également être utilisé pour résoudre des problèmes de coordination et d’attribution de responsabilités.

Sans être en soi un “exercice” de simulation, le séminaire d’orientation permet de mettre en place les fondations d’un programme complet d’exercice, et devrait ainsi constituer une activité systématique avant toute réalisation de véritables simulations.

C’est une activité très peu coûteuse et qui devrait être conduite de façon régulière, afin d’informer toutes nouvelles personnes impliquées dans la gestion des situations d’urgence de l’existence des plans, procédures et protocoles. C’est seulement après cela que ces per-sonnes pourront tirer pleinement profit des exercices de simulation.

Bien qu’il n’y ait pas de règles précises pour l’organisation d’un séminaire d’orientation, et qu’ils ne représentent pas des activités complexes, ils nécessitent néanmoins d’être tou-jours bien planifiés et préparés. Notons en ce sens, que toute présentation ou discussion sur les mécanismes et procédures de gestion des désastres ne doit jamais être improvisée, et que l’exposé doit être clair et sans ambigüités, au risque de semer la confusion chez les participants et de donner l’impression que les mécanismes de réponse ne sont pas clairs et précis.

Conformément aux techniques d’animation déjà utilisées en Haïti7, ce type de séminaire doit être dynamique et faire participer l’assemblée au maximum. La revue des exercices de


7 Techniques d’animation introduites dans le cadre des formations de formateurs conduites dans le cadre d’une projet PNUD/OFDA,

simulation précédents, voir même de véritables situations d’urgence, peut apporter égale-ment un support de travail intéressant.

Exercice d’entraînement

L’exercice d’entraînement est une activité coordonnée et supervisée qui est normalement utilisée pour tester une seule opération ou une fonction spécifique. Il ne teste pas les capa-cités de coordination, et n’entraîne pas d’activation du Centre d’Opération d’Urgence.

Dans le cadre d’un programme d’exercice, son but est de parfaire une petite partie d’un plan de réponse, et d’aider ainsi à préparer des exercices plus vastes, au cours desquels plusieurs fonctions seront testées. Le succès d’un exercice d’entraînement repose sur sa capacité à cibler une portion limitée du système global de gestion des situations d’urgence.

Les exercices d’entraînement sont typiquement et régulièrement conduits par des services d’urgences, tels que les pompiers, le SAMU, et bien entendu la police.Compte tenu de l’importance grandissante des composantes techniques au sein du SNGRD, et en particulier des systèmes d’alerte précoce, il serait important d’envisager régulière-ment de tester ces systèmes dans le cadre d’exercices d’entraînement.

La conduite d’un exercice d’entraînement dépendra donc du type d’entraînement que l’on veut réaliser, depuis des procédures opérationnelles très simples à des entraînements plus complexes de postes de commandement et de communication. Dans ce cas, des déploie-ments d’effectifs et d’équipements sur le terrain pourraient être nécessaires.

Comme pour les autres exercices, il est important de bien se préparer et de revoir en détail les procédures opérationnelles qui seront testées.

Exercice sur Table

Il s’agit d’une analyse dirigée d’une situation d’urgence dans un environnement informel et dénué de stress. Il peut inclure une étude de cas et un exercice écrit.

Il est développé pour obtenir des participants une discussion constructive sur la base de leurs capacités à examiner et résoudre des problèmes en relation avec les plans d’urgence existants et finalement à identifier les besoins d’amélioration de ces plans.

Le succès de ce type d’exercice repose essentiellement sur la capacité des participants à identifier les problèmes.

Comme indiqué précédemment, il s’agit d’un type d’exercice très simple, sans déploiement de ressources, sans utilisation d’équipements et sans pression de temps. Les efforts de si-mulation sont minimaux dans ce type d’exercice.

Exercice Fonctionnel

Il s’agit d’un exercice interactif entièrement simulé qui évalue la capacité d’un organisme d’intervenir en cas d’urgence. L’exercice teste ainsi des fonctions multiples des plans de ré-


ponse et correspond ainsi à une réponse coordonnée à une situation, avec une forte pres-sion de temps et dans un environnement réaliste.

Depuis 2005 et de façon annuelle, c’est ce type d’exercice qui a été conduit au niveau na-tional en Haïti.

L’exercice fonctionnel va se concentrer sur la coordination, l’intégration et l’interaction des procédures, roles et responsabilités avant, pendant et après un événement simulé.

Exercice Complet (synonyme d’exercice sur le terrain ou simulacre)

Il s’agit d’un exercice qui simule un événement réel dans le but d’évaluer la capacité opéra-tionnelle des systèmes de gestion des situations d’urgence dans des conditions très stres-santes, représentatives des conditions d’intervention réelles.

Afin de rendre la simulation réaliste, ce type d’exercice s’accompagne d’une forte mobilisa-tion de personnels d’urgence, d’équipements et de ressources, et de leur déploiement sur le “terrain”.

Dans l’idéal, un exercice complet devrait tester et évaluer la plupart des fonctions d’un plan d’urgence.

A la différence de l’exercice d’entraînement, l’exercice complet va conduire à la coordina-tion des actions de plusieurs entités, tester diverses fonctions d’urgence et activer le COU.

Le réalisme de la simulation est atteint au travers des points suivants :• Des actions et des prises de décisions ont lieu sur le terrain.• Des “victimes” sont simulées• Des besoins en recherche et sauvetage sont générés• Des équipements de communication sont utilisés, etc.


Les différentes raisons pour conduire ces 5 types d’activités et les caractéristiques de cha-cune sont résumées dans les deux tableaux ci-dessous.

Raisons pour conduire les différents types d’activités, dans le cadre d’un programme progressif

Séminaire d’Orientation

Exercice d’Entraînement

Exercice sur Table


Exercice Complet

Pas d’exercices antérieurs

Pas d’opérations d’urgence récen-tes

Nouveau plan

Nouvelles procé-dures

Nouveau person-nel

Tester des équi-pements spécifi-ques

Tester le temps de réponse

Formation du personnel

Pratiquer la réso-lution de pro-blèmes en groupe

Familiariser les personnels avec les plans d’ur-gence

Observer les mé-canismes de par-tage d’informa-tion

Evaluer des fonc-tions

Observer l’utili-sation physique des installations

Renforcer les po-litiques et procé-dures établies

Mesurer l’adé-quation des res-sources

Evaluer et ren-forcer les rela-rions interinstitu-tionnelles

Evaluer et amé-liorer l’analyse de l’information

Evaluer et amé-liorer la coopéra-tion interagence

Diriger l’attention des médias

Evaluer et amé-liorer les rela-tions interinstitu-tionnelles

Evaluer les per-sonnels et les équipements

Tester le fonc-tionnement et la capacité des équipements

Les tableaux suivants reprennent les caractéristiques clés des cinq types d’activités dans un programme d’exercice.

Comparaison des caractéristiques clés

Séminaire d’Orientatio

n

Exercice d’Entraînem

ent

Exercice sur Table


Exercice Complet



Format Discussions informelles par groupes

Différentes méthodes de présentation (PowerPoint, etc.)

Sur le terrain ou au sein de l’installation

Equipement existant

Présentation Narrative

Enoncé des problèmes

Discussion de groupe

Pas de pres-sion temps

Complexe et interactif

Joueurs ré-pondent à des messages

Réaliste mais sans déploie-ment d’équi-pements

Stressant

Evénement réaliste an-noncé

Personnel dé-ployé

Présentation visuelle

Actions sur le terrain sont les intrants pour la simu-lation au COU

Responsa-bles

Facilitateur Chef de Ser-vice, Supervi-seur ou Facili-tateur

Facilitateur Controlleur Controlleur

Participants Personnels d’une seule institution

Personnels impliqués dans la fonc-tion à être testée

Toute per-sonne avec un rôle de cordination ou d’opération

Joueurs (membres des COU)

Simulateurs

Evaluateurs

Tous les types de personnels (opération, coordination, personnel de terrain, com-munautés)

Evaluateurs

Installations Une salle de réunion

COU, terrain ou autre ins-tallation spé-cifique

Grande salle de conférence

COU ou autre centre d’opé-ration

COU ou autre centre d’opé-ration et scène simulée sur le terrain

Durée 1-2 heures 1-2 heures 1-4 heures ou plus

3-8 heures ou plus

2 heures - 1 jour ou plus



Préparation Simple, 2 semaines

Facile, 1 mois avec orienta-tion des parti-cipants

1 mois de préparation

Précédé par des séminai-res d’orienta-tion

Complexe, 6-18 mois de préparation

Précédé par des exercices plus simples

Allocation si-gnificative de ressources

Temps, efforts et ressources considérables

1-11/2 ans de développe-ment

Précédé par des entraî-nements et des exercices de table et fonctionnels

3. DÉVELOPPEMENT D’UN PROGRAMME D’EXERCICES

Comme nous venons de le voir, un programme d’exercices progressifs implique les efforts combinés de plusieurs institutions, agences ou autres entités dans le cadre d’une série d’activités de complexités croissantes, jusqu’à la maîtrise des plans et procédures de ges-tion des situations d’urgence.

Le développement d’un programme d’exercices est similaire au développement d’un exer-cice unique, à l’exception que les activités ont lieu à une échelle plus large. Cette planifica-tion doit être faite par une équipe, basée sur un examen précis des plans d’urgence.

Il devra inclure :

• Une analyse des capacités et des coûts

• Un chronogramme d’activités

• Des efforts de relation publique

• Le développement d’un plan à long terme

Au risque de ne pas être focalisé et continu, ce programme devra définir des buts sur du long terme, compte tenu que le programme pourra être développé sur plusieurs mois, voire plusieurs années. Compte tenu de la présence de nombreux projets d’appui au Système National de Gestion des Risques et Désastres, il serait intéressant d’initier avec ces diffé-rents projets des discussions sur les opportunités d’appui au programme de simulation.

Afin de faciliter la compréhension du programme, voici un modèle de plan à suivre pour sa présentation :

• Calendrier

• Enoncé du problème

• Buts à long terme

• Objectifs fonctionnels

• Chronogramme


• Description des exercices, y inclus :- Type d’exercice- Participants- But- Rationnel

Un exemple de plan est présenté en annexe.


III. PROCESSUS DE DÉVELOPPEMENT

La préparation d’un exercice de simulation réaliste et efficace demande une organisation précise et méthodique. Avant de se lancer dans la conception de l’exercice en lui-même, il est essentiel de suivre un processus de planification rigoureux, dont les différentes étapes sont présentées ci-après.

Bien qu’il existe différentes manières de présenter ces étapes, il est courant de présenter le processus selon les 3 phases avant, pendant et après l’exercice.Notons ici que si la phase de conduite de l’exercice (pendant) est la plus visible, les phases “avant” et “après” l’exercice sont toutes aussi importantes et doivent faire l’objet d’une at-tention toute particulière avant de se lancer dans la conduite d’une simulation.

1. ETAPES DE DÉVELOPPEMENT

Il est aisé de présenter ce processus selon les différentes étapes qui le composent. Comme indiqué dans le graphique ci-dessous, ce processus peut être divisé en cinq réalisations ma-jeures :

✓ Etablissement des bases

✓ Développement de l’exercice

✓ Conduite de l’exercice

✓ Critique et évaluation de l’exercice

✓ Suivi de l’exercice

Chaque réalisation représente en ensemble de tâches spécifiques détaillées ci-après. No-tons par ailleurs qu’il s’agit d’un processus cyclique, impliquant que les résultats et leçons apprises d’un exercice soient pris en compte dans la réalisation de l’exercice ultérieur.Signalons également que ce processus s’applique à tous les types d’exercices, à toute or-ganisation et à tout niveau.

Il est néanmoins nécessaire d’être flexible dans la mise en oeuvre de ce processus, en s’as-surant que chacune des tâches soit définie de manière à suivre les besoins et capacités de chaque organisation. Il n’y a donc pas de “recette” toute faite mais plutôt une méthodolo-gie générale qu’il faudra suivre tout en l’adaptant au contexte.

1ère étape : Etablissement des bases

Il s’agit ici de mettre en place les fondations sur lesquelles va se développer le processus, au travers des tâches suivantes :

• Revue du ou des plans d’urgence• Evaluation des besoins• Evaluation des capacités pour conduire l’exercice


• Définition de l’étendue/envergure de l’exercice• Sélection du type d’exercice• Prise en compte des coûts et des responsabilités (financements, ressources humai-

nes, responsabilités institutionnelles)• Développement d’une déclaration de but, détaillant ce qui est attendu de l’exercice• Recherche des appuis et annonce de l’exercice• Mise en place et organisation d’une équipe de conception• Développement d’un plan de travail

2ème étape : Développement de l’exercice

Les exercices, en particulier les exercices “sur table”, exercices fonctionnels et complets, sont généralement développés en suivant le processus suivant à 8 niveaux :

• Evaluation des besoins• Définition de l’envergure• Ecriture de la déclaration de but• Définition des objectifs• Ecriture du narratif ou trame du scénario• Ecriture des événements majeurs et détaillés• Identification des actions attendues• Préparation des messages

Cette étape de développement de l’exercice sera revue en détail dans le chapitre suivant.

3ème étape : Conduite de l’exercice

La conduite de l’exercice, sur une ou plusieurs journées, représente le point culminant du processus de planification. Si le succès de l’exercice dépend de la bonne conduite des éta-pes antérieures, il n’empêche que la conduite de l’exercice peut être améliorée, en tenant compte des suggestions suivantes :


1. Etablissement des bases

5. Suivi de l’Exercise

4. Critique et Evaluation de l’exercise

3. Conduite de l’Exercise

2. Développement de l’Exercise

‣ Soyez clair : le succès d’un exercice dépend largement de la compréhension par les participants de ce qui est attendu d’eux. Les bases et règles de l’exercice doivent être clairement expliquées, au risque de conduire à un échec.

‣ Soutenir les actions : il est essentiel de maintenir le rythme d’un exercice, au tra-vers d’une distribution adéquate des messages. Il est important de garder les parti-cipants actifs pendant toute la durée de l’exercice. Il est donc nécessaire d’assurer un suivi et un contrôle minutieux du flux des messages durant l’exercice. Si néces-saire, il faudra veiller à introduire de nouvelles actions, au travers de messages écrits ou oraux (via un simulateur).

‣ Renforcer le réalisme : les participants doivent être encouragés à gérer les situa-tions d’urgence simulées comme ils le ferraient durant une situation réelle. Pour ce-la, il faudra compter sur l’action des simulateurs et sur l’utilisation de certains moyens de communication (radio, vidéo) et d’outils (cartes, etc.)/

‣ Etablir un chronogramme : l'établissement d’un chronogramme valide et réaliste permet d’assurer que les actions seront réalisées dans l’ordre. Cela est d’autant plus vrai lorsqu’une simulation est conduite simultanément sur plusieurs sites et/ou avec plusieurs institutions.

‣ Capitaliser sur les situations problèmatiques : les situations pouvant provoquer un blocage de l’exercice peuvent aussi être valorisées compte tenu du stress addition-nel qu’elles font peser sur le système. Elles permettent en effet de tester plus effi-cacement la capacité d’une institution à gérer les difficultés durant une urgence.

4ème étape : Critique et évaluation de l’exercice

Il s’agit là d’une étape majeure puisqu’elle permet de mesurer l’atteinte des objectifs, à la fois en terme de :

• Besoins d’améliorations du plan d’urgence• Besoins d’améliorations du système de gestion des situations d’urgence• Formation des personnels• Identification des déficits de personnels

L’étendue de l’évaluation doit être définie par la ou les organisations participantes.

L’évaluation va permettre d’analyser et d’expliquer l’atteinte ou non des objectifs et de fournir des recommandations pour prendre en compte les faiblesses enregistrées. Aussi, les évaluateurs devront être familiers avec les procédures de gestion des urgences et les do-maines qui seront évalués.

Les stratégies d’évaluation d’exercice seront vue en détail dans la partie VI du manuel.

5ème étape : Suivi de l’exercice


Souvent négligée, cette étape représente pourtant l’aboutissement du processus de simu-lation. Si un exercice sans évaluation et recommandations serait un exercice incomplet, des recommandations sans suivi seraient également inutiles.

Afin de renforcer ce processus de suivi, il est important de :• Définir des responsabilités claires pour chacune des améliorations recommandées,

avec un calendrier de mise en oeuvre.• Etablir un plan de suivi des recommandations pour mesurer les progrès.• Intégrer dans l’exercice suivant le test des améliorations mise en oeuvre.

2. TÂCHES CLÉS POUR ÉTABLIR LES BASES DE L’EXERCICE

Revue du Plan en cours

Qu’il soit appelé Plan d’Urgence, Plan de Contingence ou Manuel Opérationnel, ce document décrit comment les personnels d’une institution ou d’une organisation doivent répondre en cas d’urgence, en répondant basiquement à la question suivante : “Quelles ressources, personnels et procédures seront utilisés pour répondre aux problèmes créés par une situa-tion d’urgence ?”.

C’est la revue de ce plan d’urgence qui va permettre d’identifier les problèmes, de sélec-tionner un type d’exercice, de définir son but et de formuler des objectives. En effet, c’est le plan qui décrit la performance idéale d’un système de réponse aux urgences ; c’est donc le meilleur guide pour tester cette performance au travers d’une simulation. Aussi, pour utiliser ce plan correctement comme base de l’exercice, il est nécessaire d’être familier avec ses diverses composantes.

Cela soulève également un aspect fondamental, particulierement pertinent pour la situation d’Haïti, qui est l’absence de plan d’urgence. En effet, il est très difficile d’engager une orga-nisation ou une communauté dans une simulation si celle si n’a pas les bases minimales pour répondre à une situation d’urgence. Et ses bases sont généralement consignées dans un plan. On veillera donc à cibler tout d’abord les départements et les communes qui béné-ficient d’un plan minimal et on veillera à ce que ce plan soit systématiquement testé au travers d’un exercice.

Dans la revue du plan d’urgence, il faudra particulièrement s’intéresser à :➡ Quelles sont les types de réponses planifiées (pour quels aléas, qu’est-ce qui est

visé par le plan, etc.)➡ Quels sont les personnels, ressources, et procédures utilisées pour répondre aux

problèmes ?➡ Y a-t-il différents types d’urgences ?➡ Est-ce que les rôles varient selon les types d’urgences ?➡ Quelles ont été les formations suivies par les personnels d’urgence ?

Evaluer les capacités de conduire un exercice


Pour concevoir un exercice qui simule une véritable situation d’urgence, il est nécessaire de connaitre les réponses qui sont planifiées et évaluer les capacités nécessaires pour attein-dre le niveau de réponse souhaité ?Il faut ensuite se demander “Sommes-nous à un point où un exercice peut être réalisé ?”.

En effet, avant de se lancer dans la préparation d’un exercice, il est important de se rensei-gner sur les ressources, compétences, fonds, personnels, temps, installations, et les appuis disponibles.Des déficiences dans l’un ou l’autre de ces aspects devra être considéré dans la conception de l’exercice. Si en effet un enthousiasme débordant pourrait pousser à l’organisation d’un exercice complet, parfois l’évaluation des capacités dira que seul un exercice sur table peut être conduit en ce moment.

Aussi, il sera nécessaire de répondre aux questions suivantes sur les capacités et ressour-ces :

‣ Quand a eu lieu le dernier exercice ?

‣ Quelles sont les expériences acquises en la matière au sein de notre institution ?

‣ Quelles sont nos propres expériences ?

‣ Combien de temps sera raisonnablement alloué à la préparation de l’exercice ?

‣ Combien de temps les personnes pourront accorder au développement de l’exerci-ce ?

‣ Quelles sont les compétences que ces personnes peuvent apporter ?

‣ Quelles sont les installations utilisées dans le cas d’une réponse à une urgence ?

‣ Ces installations pourront elles êtres disponibles et utilisées pour un exercice ?

Aborder la question des coûts

La question des coûts doit être abordée au plus tôt dans le processus. Ceux-ci sont en ef-fets encourrus à tous les stades du développement de l’exercice. Il est donc important de planifier à l’avance afin d’avoir les ressources nécessaires.

En accord avec le type d’exercice et les politiques internes de l’institution, il faudra en par-ticulier considérer :

- Les salaires des personnels et heures supplémentaires si l’exercice à lieu un week-end ou à des heures tardives.

- Les équipements et matériels.- Le carburant pour le transport des personnels et les génératrices.- Les frais de déplacement et prise en charge des repas.- L’achat des fournitures.- Divers

Si ces coûts sont jusqu’à maintenant essentiellement pris en charge par les projets d’appui au SNGRD, à terme, il est essentiel que ces coûts pour l’organisation d’exercices routiniers soient reconnus par les institutions et intégrés dans les budgets de fonctionnement.


Rechercher des appuis

Une condition requise pour l’organisation d’un exercice est d’avoir l’appui des plus hautes autorités. Même si la participation de ces autorités à l’exercice n’est pas envisagée, leur appui est essentiel puisqu’il permettra d’assurer la mobilisation et la coopération des parti-cipants, à tous les niveaux. Sans cet appui, il pourrait être très difficile de mobiliser diver-ses institutions et collectivités territoriales. Il faut rappeler ici, que jusqu’à maintenant, l’organisation des simulations au niveau national a toujours reçu l’appui du Ministre de l’In-térieur et des Collectivités Territoriales, président du CNGRD.

Néanmoins, si des appuis devaient être sollicités à d’autres niveaux, il est important de pouvoir présenter clairement ce qui est attendu :

✦ Résultats des activités de préparation initiales, afin de rendre la requête plus crédi-ble

✦ Nécessité d’organiser un exercice✦ Capacités organisationnelles (expérience, coûts, personnels)✦ Type d’exercice✦ Envergure de l’exercice✦ But de l’exercice

Il sera également important d’annoncer officiellement l’exercice, à toutes les institutions et personnes concernées. Cela apportera également une crédibilité supplémentaire à l’équipe en charge de préparer l’exercice.

L’annonce pourra se faire sous la forme d’une publication des directives de l’exercice, qui devra contenir :

‣ But

‣ Liste des institutions ou organisations participantes

‣ Personnel responsable du développement de l’exercice

‣ Date de l’exercice (il est préférable d’indiquer à l’avance les dates de la simulation. Dans le cas où un effet de surprise additionnel serait souhaité, il n’est pas forcé-ment nécessaire d’indiquer les dates exactes mais de fournir néanmoins une pé-riode)

‣ Institution/Personnes de contact pour obtenir des informations additionnelles

Par contre, il est important que le type d’urgence qui sera simulée ne soit pas révélé.

Organiser l’équipe de conception

La mise en place d’une équipe de conception est essentielle, tant les tâches à réaliser sont nombreuses. De la conception de l’exercice à l’organisation des questions administratives et logistiques, cela nécessite les efforts d’une équipe qui sera dédiée à ces tâches, avec un chef d’équipe pour coordonner tout le processus. Cela est surtout vrai pour les exercices de fonctionnels et pour les exercices complets.

Le Chef de l’équipe de conception


Il a la responsabilité globale de l’exercice durant tout le processus de développement, ainsi que la gestion des questions logistiques et financières. Dans le cadre d’un exercice impli-quant plusieurs niveaux ou plusieurs organisations, le chef de l’équipe devra s’adjoindre les services d’autres personnes pour la coordination.

Compte tenu du rôle majeur du chef de l’équipe de conception, il est essentiel que ce soit une personne expérimentée et compétente dans le domaine de la gestion des désastres ou situations d’urgence.

Il doit pouvoir dédier énormément de temps tout au long du cycle de l’exercice et être fa-milié avec les plans d’urgence et avoir une bonne connaissance des organisations partici-pantes. Néanmoins, il ne peut en aucun cas être un membre opérationnel clé d’une ou des organisations participantes.

L’utilisation de formateurs en gestion des risques et désastres, familiers avec les procédu-res d’urgences, mais non membre du Centre d’Opération d’Urgence, semble un bon choix. Si nécessaire, il peut aussi être fait appel à des consultants externes.

L’équipe de conception

Comme cela a été vu antérieurement, la conception d’un exercice est une tâche complexe qui ne peut en aucun cas être réalisée par un seul individu.

Les responsabilités d’une équipe de conception sont diverses :- Déterminer les objectifs de l’exercice- Développer le scénario- Développer la séquence des événements et les messages- Développer les documents de l’exercice- Conduire les sessions de formation ou de briefing préexercice

Lors de la conduite de l’exercice, les membres de l’équipe de conception représente égale-ment les meilleurs candidats pour agir en tant que contrôleurs et simulateurs.

Les membres de l’équipe de conception devront être choisies parmi les organisations par-tenaires, sans oublier l’implication de personnels évoluant au niveau local. L’utilisation du réseau de formateurs lors de l’exercice de simulation de 2007 a montré qu’il s’agissait éga-lement d’une bonne alternative pour faire face au manque de personnels.

Une sélection de membres de formation diverses permettra de stimuler la créativité au sein de l’équipe. Il faudra également s’assurer de la présence de ressources humaines capables d’assurer les tâches liées à la logistique et à la préparation des matériels.

Il n’existe pas vraiment d’équipe modèle, puisque celle ci dépendra de l’envergure du pro-gramme d’exercice, des ressources disponibles, etc.

La stratégie pour organiser une équipe de conception peut se baser sur les points suivants :

‣ Etablir des buts clairs


‣ Se mettre d’accord sur un plan d’action, avec des responsabilités spécifiques et des délais à respecter pour atteindre les objectifs

‣ Atteindre un consensus sur un calendrier réaliste pour compléter les activités

‣ Se réunir régulièrement pour mesurer les progrès

‣ Travailler ensemble afin de partager les expertises individuelles et les ressources pour faire le travail

‣ Se servir des intéractions au sein de l’équipe pour en savoir plus sur les différentes organisations partenaires et améliorer ainsi au passage la coordination

‣ Toujours garder les lignes de communication ouvertes à de nouvelles idées, à l’identification de problèmes et de besoins

‣ Utiliser les outils existants

Des outils/références sont proposés en annexe afin de faciliter le processus.

3. DOCUMENTS DE L’EXERCICE

4 documents principaux devraient être développés durant le processus de conception de l’exercice, surtout pour ce qui est des exercices majeurs, y compris les exercices de tables, fonctionnels et complets. Ces documents sont en quelque sorte des manuels à l’attention d’audiences spécifiques ; ils servent d’outils durant le développement, la conduite et l’éva-luation de l’exercice. Ils fournissent aussi des conseils pour les personnels et participants de l’exercices, à l’occasion par exemple des briefings pré-exercices (briefings pour les con-trôleurs et simulateurs, briefings pour les évaluateurs, briefings pour les participants).Ces outils sont :

✴ Le Plan de l’exercice✴ Le Plan de Contrôle✴ Le Plan d’évaluation✴ Le Manuel des Participants

Le Plan de l’exercice

Le Plan de l’Exercice contient les informations qui sont nécessaires avant l’exercice. Il peut être utilisé comme un document d’ensemble, qui peut être présenté aux agences et asso-ciations partenaires qui pourraient être désireuses de participer aux activités de l’exercice.

Ce document fournira :• Le but de l’exercice• Les objectifs généraux• La stratégie globale de l’exercice• La structure de gestion• Les agences et autres structures impliquées• Les questions de sûreté et de sécurité (en termes généraux)• Le Type d’exercice et les informations basiques


• L’appui administratif et logistique• Les références de l’exercice

Le Plan de Contrôle

Le plan de contrôle est développé à l’attention des contrôleurs, simulateurs et évaluateurs. Il ne doit absolument pas être connus des participants/joueurs.

Il fournit des informations sur :• But et objectifs généraux• Concept de l’exercice• Objectifs spécifiques fonctionnels• Procédures, responsabilités, tâches et appuis• Structure de gestion et contrôle de l’exercice• Calendrier de l’exercice• Procédures d’annulation d’urgences, sûreté et sécurité• Artifices, hypothèses et simulations• Formation de l’équipe de contrôle de l’exercice• Scénario directeur de l’exercice avec la liste des événements• Formulaires pour les contôleurs et simulateurs• Structures et procédures de communication• Diverses checklists et autres outils (cartes, etc.)

Plan d’évaluation

Le plan d’évaluation est à l’attention du groupe de contrôle de l’exercice, et essentiellement de l’équipe d’évaluation. Ce document décrit :

• Le but du manuel• Les objectifs généraux• Le Concept de l’exercice• Les objectifs spécifiques fonctionnels• Le calendrier• Les procédures d’annulation d’urgence• La Structure de gestion et contrôle de l’exercice• Les Artifices, hypothèses et simulations• Formation de l’équipe d’évaluation de l’exercice• Les responsabilités et procédures de l’équipe d’évaluation• La documentation d’évaluation• L’appui logistique et administratif• Structures de communication


Le Manuel des Participants

Le Manuel des Participants est préparé pour les joueurs membres des centres d’opérations d’urgences. Il fournit aux joueurs les informations nécessaires pour participer pleinement à l’exercice. Il est utilisé par le contrôleur de l’exercice pour les activités de briefings pré-exercices.

Il doit contenir :• But du Manuel• Objectifs généraux• Concept de l’exercice en termes généraux• Ce qui est attendu globalement de l’exercice• Les règles de l’exercice• Artifices, hypothèses et simulations (en termes généraux)• Le récit de l’exercice, afin de mettre les joueurs dans le scénario• Les procédures et responsabilités des joueurs• Les questions de sûreté et sécurité• Les procédures de communication• Divers outils (cartes, etc.)

En annexe de ce manuel, sont présentés différents supports de travail pour la conception de l’exercice.


IV. ETAPES DE CONCEPTION

Comme nous l’avons vu précédemment, la conception d’un exercice de simulation demande également beaucoup de rigueur. Afin de s’assurer que l’exercice réponde exactement aux besoins, il est recommandé de suivre la méthodologie suivante qui comprend huit étapes majeures :

- Evaluation des besoins

- Définition de l’étendue

- Déclaration du but de l’exercice

- Définition des objectifs de l’exercice

- Ecriture du récit ou de la trame du scénario

- Développement des événements majeurs et détaillés

- Identification des actions attendues des participants (joueurs)

- Développement des messages

1ère étape : Evaluation des besoins

La conception d’un exercice passe par la réalisation d’un inventaire des besoins, ce qui de-vrait permettre d’établir clairement le “pourquoi” de l’exercice, de définir les problèmes et d’identifier les fonctions devant être testées. Cette étape devrait permettre d’éviter de se lancer dans l’organisation d’exercices de simulation de grande ampleur par exemple, qui ne répondraient ni aux besoins, ni aux capacités existantes, qui se traduirait au final par une situation d’échec.

L’évaluation du ou des plans d’urgence constitue la base de cette première étape. Il est ainsi nécessaire d’examiner les réponses planifiées, les ressources et personnels disponi-bles et les procédures identifiées.

Cette évaluation doit ainsi aborder les points suivants :

- Aléas/Menaces les plus probables et le niveau de priorité de ces aléas

- Zones les plus vulnérables

- Fonctions ayant besoin d’être testées (par exemple : alerte, communication, éva-luation, etc.)

- Participants potentiels

- Exercices antérieurs

- Capacités

Pour cela, l’évaluation des exercices et des situations d’urgences antérieures constitue une source première d’information. Il est ainsi important d’identifier :

- Qui a participé ou non à l’exercice

- Quel était le niveau d’atteinte des objectifs de l’exercice


- Quelles leçons furent tirées de l’exercice ?

- Quels problèmes furent identifiés ?

- Quelles améliorations ont été faites suite à ces exercices passés, et ont-elles étaient testées ?

Pour résumé, l’évaluation des besoins devrait réveler les questions suivantes, le cas échéant :

- Aléas majeurs et secondaires menançant - Problèmes devant être résolus- Problèmes récurrents- Compétences et aptitudes devant être pratiquées- Fonctions ayant des faiblesses- Améliorations mises en oeuvre suite à la simulation précédente, devant maintenant

être testées- Nouvelles installations, personnels ou équipements n’ayant pas encore fait l’objet

d’un exercice- Faiblesses au sein du plan d’urgence- Besoins pour une clarification des rôles- Besoins pour un certain type d’exercice

2ème étape : Définition de l’étendue

Au travers de la définition de l’étendue ou envergure de l’exercice, il s’agit ainsi de mettre en place des limites réalistes aux questions soulevées durant l’identification des besoins.

En effet, l’évaluation des besoins révélera peut être un large ensemble de préoccupations. Mais il n’est évidemment pas possible de concevoir un exercice permettant de tester effica-cement toutes les fonctions, dans le contexte de toutes les menaces, avec toutes les orga-nisations, en utilisant toutes les ressources et au travers des différents formats d’exercice.

Il est bien entendu nécessaire d’établir des priorités et de faire des choix, afin que l’éten-due de l’exercice soit clairement et étroitement définie.

Plusieurs facteurs vont influencer l’envergure de l’exercice, parmi lesquels :

‣ Les dépenses

‣ La disponibilité de personnel et de ressources

‣ Les aptitudes et expériences des membres de l’équipe de conception

‣ La durée de l’exercice

Il y a 5 éléments clés pour définir l’étendue de l’exercice: le type d’urgence, la localisation, les fonctions à tester, les participants et le type d’exercice.


‣ Le type d’urgence : il est d’usage de limité l’exercice à un événement majeur, bien que des événements secondaires puissent se développer à mesure que le scénario se déroule. Les aléas devrait être choisis en accord avec les situations d’urgence qui vont génerer le type d’actions devant être testées, les menaces les plus importan-tes auxquelles il faut faire face, les aléas qui n’ont pas été pratiqués récemment, les problèmes ayant eu un développement récent.

‣ La localisation : il est nécessaire d’identifier le ou les lieux de simulations des évé-nements. Pour les exercices de table ou fonctionnels, le choix se fera selon l’endroit le plus réaliste pour l’occurence d’un tel événement.

‣ Les fonctions : il s’agit de lister les opérations que les participants devront prati-quer. Pour que la simulation ait un impact, il faudra s’assurer que les fonctions à tester soient supportées par des procédures claires et bien définies.

‣ Les participants : une fois que les besoins et fonctions les plus importants ont été identifiées, il sera alors nécessaire de réduire la liste des participants, organisations et individus, à ceux qui sont nécessaire pour exercer les actions.

‣ Le type d’exercice : pour finir, une décision doit être faite sur le type d’exercice. Les questions suivantes permettront de faciliter ce choix :

- Quels exercices sont les plus nécessaires ?- Quels sont les expériences des personnels dans les différents types d’exercices

?- Quel niveau de stress veut on inculquer ?

Lorsque tous ces points auront été traités, le moment est venu de les formuler en une dé-claration de but.

3ème étape: la déclaration de but

Elle permet de :• Diriger la sélection des objectifs, qui dirigeront ensuite les étapes ultérieures• Clarifier pour les responsables et différents participants pourquoi l’exercice est-il

réalisé• Communiquer les plans aux médias et aux dirigeants

Cette déclaration de but est construite facilement, en incorporant les décisions portant sur l’étendue de l’exercice (type d’urgence, localisation, fonctions, organisation et type d’exer-cice) dans une seule phrase, avec indication d’une date.

A cet effet, le format suivant pourra être utilisé :

“Le but de cette exercice de simulation de gestion d’une situation d’urgence est d’améliorer les opérations d’urgences suivantes :

- Surveillance météorologique- Difussion des alertes- Evacuation des populations menacées

en impliquant les strcutures suivantes :- Centre d’opération d’Urgence


- Centre National de Météorologie- Comité Départemental de GRD

dans le cadre d’un exercice fonctionnel simulant le passage d’un cyclone sur le départe-ment de l’Artibonite, les 26 et 27 mai prochain.”

La déclaration de but pourra ainsi servir de directives pour l’exercice et accompagner le courrier ou mémorandum officiel de convocation des institutions impliquées, en prenant soin d’ajouter le nom et téléphone de la personne contact, les heures de conduite de l’exer-cice et le lieu de l’exercice (sauf si cela constitue un élément de surprise dans le cadre du scénario développé).

4ème étape : la définition des objectifs

Très rapidement dans la conception de l’exercice, il est nécessaire de décider ce que l’exer-cice cherche à accomplir, au travers d’objectifs clairement définis.

Un objectif représente la description de la performance attendue des participants pour dé-montrer leur compétence.

Les objectifs sont essentiels tout au long des quatre étapes du processus d’exercice :

✦ Processus de conception : les objectifs sont le pivot du processus de conception. En effet, l’évaluation des besoins, la définition de l’envergure et la déclaration de but conduisent vers la formulation des objectifs. Le succès des actions et décisions ultérieures commence au moyen d’objectifs soigneusement écrits. Enfin, le narratif, les événements majeurs et détaillés, les actions attendues et les messages sont tous basés sur les objectifs.

✦ Conduite de l’exercice : au cours de l’exercice lui-même, il est nécessaire de sui-vre le déroulement des activités en accord avec les objectifs et d’éviter toute dévia-tion.

✦ Evaluation : les objectifs écrits marque le début du processus d’évaluation de l’exercice. Durant l’exercice, les observateurs et évaluateurs utilisent les objectifs pour évaluer les performances. Après l’exercice, le rapport d’évaluation est basé sur ces objectifs. Le processus d’identification des critères d’évaluation prend place au moment où les objectifs sont élaborés.

✦ Suivi : durant la période de suivi, les participants doivent planifier et pratiquer afin d’aborder les objectifs qui n’ont pas été atteints.

Ce qu’il faut retenir des objectifs c’est qu’ils doivent être clairs, concis et doivent cibler la performance des participants.Ils doivent comporter :

- Une action observable- Les conditions de réalisation de l’action- Des standards ou normes de performance


En d’autres termes, un objectif doit énoncer qui devrait faire quoi, sous quelles conditions et selon quels standards.

L’objectif doit également être développé selon le système SMART, comme décrit ci-après :

‣ Simple : un bon objectif est simple et clairement énoncé. Il est bref et facile à com-prendre.

‣ Mesurable : il doit fixer un niveau de performance à atteindre, afin de pouvoir être observé.

‣ Atteignible : l’objectif ne doit pas être trop difficile à atteindre.

‣ Réaliste : l’objectif doit présenter une attente réaliste. Même s’il peut être atteint, il peut ne pas être réaliste vis-à-vis de l’exercice.

‣ axé sur les Tâches : il doit cibler les procédures et les comportements. Il devrait de préfrérence se focaliser sur une fonction d’urgence individuelle.

L’utilisation des mots est très importante dans la définition de l’objectif. Il faut veiller à uti-liser des mots concrets, en faisant, tout particulièrement, attention aux verbes qui décri-vent la performance des participants. On évitera les verbes à la signification vague, tels que savoir, comprendre, apprécier, montrer la capacité de, etc. On préferera des verbes d’actions tels que définir, déterminer, démontrer, établir, évaluer, identifier, préparer, rap-porter, etc.

5ème étape : composition du narratif

Un exercice correspond à un scénario qui simule une situation d’urgence. Une partie de ce scénario est le narratif ou trame, qui est une brêve description des événements se produi-sant juste avant que l’exercice ne commence. Il a deux fonctions majeures :


Dans les 30 minutes qui suivent le lance-ment de la phase d’alerte 2, les membres du COU doivent se mobiliser au local du COU

Qui

Normes

Condition

Action Spécifique

Tout d’abord, il met en place l’atmosphère de l’exercice. En effet, les participants doivent être motivés pour être le plus actif durant l’exercice ; le narratif doit alors captiver leur at-tention et leur donner envie de continuer.

Enfin, le narratif fournit la mise en scène pour les actions ultérieures en fournissant des in-formations dont les participants auront besoin durant l’exercice.

Ainsi, un bon narratif :

- Comporte en général cinq paragraphes

- Est très spécific

- Est formulé au présent

- Est écrit en utilisant des phrases courtes

- Peut développer la situation de manière chronologique

- Peut insister sur l’environnement de la situation d’urgence

Lorsqu’il s’agit d’une situation d’urgence avec un temps d’alerte (comme par exemple le passage d’un cyclone), le narratif expose le développement de la situation chronologique-ment.

Pour un événement inattendu (un tremblement de terre par exemple), le narratif peut être plus court, ou alors présenter plus en détail l’environnement autour de la situation d’ur-gence pour créer une atmosphère plus intense.

Afin de faciliter l’écriture de ce narratif, on pourra utiliser les réponses aux questions sui-vantes :

- Quel événement ?

- Quelle vitesse, force et niveau de danger ?

- Quelles réponses ont été apportées ?

- Quelle heure ?

- Quelles étaient les alertes ?

- Où cela a-t-il lieu ?

A titre d’exemple, on pourra se référer au narratif développé pour l’exercice de simulation 2007.

6ème étape : écriture des événements majeurs et détaillés

Le développement d’un scénario d’exercice est similaire à l’écriture d’une pièce.

Les événements majeurs et détaillés, qu’ils soient de faible ou large ampleur, sont les ré-sultats de la situation d’urgence décrite dans le narratif. Il peut être plus facile de les con-cevoir comme des problèmes qui nécessitent des actions réalistes pour satisfaire aux ob-jectifs de l’exercice.


En développant ces événements, il est important de concevoir un scénario convaincant, so-lide et unifié plutôt qu’une série d’événements pas forcement reliés entre eux et farfelus. Mais il est aussi très important de créer un scénario avant tout guidé par les objectifs de l’exercice et de ne pas développer des événements sans aucun lien avec ces objectifs.

La matrice présentée en annexe a été utilisée durant la conception de l’exercice 2007 ; elle a fortement facilitée le développement de l’exercice.

Les événements majeurs, dans un premier temps, représentent les gros problèmes résul-tants de la situation d’urgence. Ils doivent être des événements très probables, basés sur des études de cas, qui exigent des actions réalistes.

Les événements détaillés représentent quant à eux des problèmes spécifiques auxquels les personnels d’urgence doivent répondre. Afin de faciliter le développement de ces événe-ments, il peut être préférable de leur faire en même temps que les actions attendues (étape Nº 7, voir ci-dessous), en identifiant d’abord les actions attendues puis en remon-tant vers les événements qui devraient entrainer ces actions.

Quoique soit la méthode, le résultat doit correspondre à une liste d’événements spécifiques qui sont étroitement liés aux actions que nous souhaitons voir réaliser par les participants.

A titre d’exemple, voici une liste d’événements majeurs, avec les événements détaillés cor-respondants (issus de l’exercice national 2007) :

Evénements Majeurs Evénements Détaillés

Le passage de Carlos est confirmé dans les prochaines 6 heures. Il perd en intensité, revenant à la catégorie 1, et il est moins bien organisé. Le risque très élevé d'inon-dation demeure.

Le CNM émet le bulletin d'Alerte 2 cycloni-que. Compte tenu du risque élevé d'inonda-tion, il lance également l'alerte rouge à l'inondation, avec recommandations d'éva-cuer les populations situées dans les zones à risque.Des efforts sont développés au niveau local pour évacuer les populations à risque, avec l'appui de la PNH et de la MINUSTAH, ainsi que des ONGs.Compte tenu des inondations de 2004 aux Gonaïves, les populations sont très nerveu-ses et se dirigent en masse vers les refu-ges. Ceux ci manquent de stocks de vivres/eau.

La ville des Gonaïves a été fortement tou-chée par les inondations, avec plus de 3m d’eau par endroit, dévastant ainsi de nom-breuses infrastructures de base, y compris l’hôpital.

Des efforts sont développés au niveau local pour évacuer les populations à risque, avec l'appui de la PNH et de la MINUSTAH, ainsi que des ONGs.


Evénements Majeurs Evénements Détaillés

Environ 200 fideles sont bloques dans une Eglise, dans la localité de Terre Rouge, dont une partie s’est effondrée suite à un glis-sement de terrain

Compte tenu des inondations de 2004 aux Gonaïves, les populations sont très nerveu-ses et se dirigent en masse vers les refu-ges. Ceux ci manquent de stocks de vivres/eau.

7ème étape : Identification des actions attendues

Les actions attendues sont les actions ou décisions qui doivent êtres prises par les partici-pants, démontrant ainsi leur compétence.

Etant donné que l’intérêt de l’exercice est de réussir à faire penser et agir les participants d’une certaine façon, le script doit être soigneusement développé pour permettre aux mes-sages d’engendrer les résultats attendus. C’est cette liste d’actions attendues qui permettra d’écrire les messages avec efficacité.

Il est important de soulever ici le fait que l’évaluation de l’exercice sera focalisée sur les ré-ponses qui seront apportées par les participants. Par conséquent, la liste des actions atten-dues est au centre du processus d’évaluation.

Il y a quatre types d’actions que les participants peuvent conduire :- Vérification des informations- Considération des informations, au travers de discussions entre les

joueurs, négociations et consultation du plan- Priorisation des actions- Décision du déploiement ou pas de ressources

Les actions appropriées à conduire en fonction de la situation doivent normalement être présentées dans le plan d’urgence ou manuel opérationel, au travers de protocoles et pro-cédures d’urgence.

Avant d’aborder la huitième et dernière étape du processus de conception de l’exercice, il est important de rappeler ici que les étapes 4 à 7, qui comprennent la définition des objec-tifs de l’exercice, l’écriture de la trame, le développement des événements majeurs et dé-taillés et l’identification des actions attendues des participants, sont des étapes essentielles auxquelles il est critique d’apporter le temps et le soin nécessaire. L’expérience de la con-ception de l’exercice 2007 a montré que ces étapes peuvent parfois être longues et néces-siter de nombreuses réunions avant de se mettre d’accord. Elle a aussi montré que tant que ces étapes n’avaient pas été correctement franchies, il était alors très hasardeux de se lancer dans la rédaction des messages.

8ème étape : la préparation des messages


Les messages sont conçus afin de communiquer les événements détaillés aux participants. Un message peut représenter un événement, ou bien plusieurs messages peuvent être né-cessaires pour notifier un événement. Chaque message est conçu pour générer un ou plu-sieurs actions attendues. Bien que cette étape soit nettement moins compliquée que les étapes antérieures, elle représente la concrétisation du processus de conception ; et sans messages, il n’y a pas de simulation. La plus grande rigueure devra donc être apportée dans l’écriture des messages.

Ces messages peuvent être transmis par différents canaux, tels que le téléphone, le fax, la radio en personne, ou tout simplement et comme c’est souvent le cas, au travers d’une message écrit.

Les messages ont une relation directe avec les actions attendues, étant donné que chaque message est conçu pour génerer une ou plusieurs actions attendues.

Qu’ils soient simples ou complexes, les messages ont quatre variables, listées ci-dessous. Qui envoi quoi à qui, à quel effet ?

✓ Source du message (QUI)

✓ Méthode de transmission (COMMENT)

✓ Contenu du message (QUOI)

✓ Destinataire (A QUI)

Un format de message type est proposé en annexe.

Durant la conduite de l’exercice de simulation, et en particulier pour les exercices fonction-nels, il pourra être nécessaire de développer des messages additionnels afin de recadrer l’action. Avec l’aide des simulateurs, le contrôleur devra donc injecter des messages spon-tannés, sous forme écrite ou bien souvent orale. Il est donc pour cela nécessaire de bien maîtriser le scénario et plan directeur de l’exercice.

Durant un exercice de simulation fonctionnel, il est nécessaire de développer qui va rappe-ler les différents messages, l’heure réelle à laquelle est injecté le message durant l’exercice ainsi que l’action attendue de la part des participants. Il est aussi parfois nécessaire d’ajou-ter la date et l’heure simulée. Un exemple de plan directeur d’exercice est proposé en an-nexe.

Là encore, l’expérience de la conception de l’exercice de simulation nationale 2007 a mon-tré la rigueure nécessaire dans le développement des messages. En effet, il ne s’agit pas d’une tâche difficile et il faut seulement un peu d’imagination pour traduire dans un mes-sage l’action attendue. Néanmoins, compte tenu du nombre de messages à produire, il est impératif de suivre une méthode stricte. Cette tâche est encore plus compliquée, nous l’avons vu, lorsque la simulation se déroule sur plusieurs sites simultanément.


V. CONDUITE D’EXERCICES ET CONDITIONS DE RÉALISATION

Dans la première partie de ce manuel, une présentation rapide des différents types d’exer-cices a été faite. Nous allons ici présenter plus en détail les méthodes et techniques d’ani-mation selon les 3 types d’exercices suivants : sur table, fonctionnel et complet. Il ne s’agit pas de revenir sur les différentes étapes à suivre dans la conception de ces exercices mais plutôt de souligner ce qui les différencie et les conditions nécessaires pour les réaliser.

1. EXERCICE SUR TABLE

Comme nous l’avons vu dans le chapitre II, un exercice sur table simule une situation d’ur-gence dans un environnement informel et dénué de stress. Les participants, généralement des cadres impliqués dans la gestion des urgences, se réunissent autour d’une table pour discuter de problèmes généraux et de procédures dans un contexte d’urgence. L’attention est sur la formation et sur la familiarisation avec les rôles, procédures et responsabilités.

Caractéristiques d’un Exercice sur table

L’exercice sur table prend essentiellement la forme d’une discussion guidée par un facilita-teur et dont le but est de résoudre des problèmes en tant que groupe.Il n’y a pas de simulateurs, ni de mise en place d’installations élaborées ou utilisation d’équipements. Le succès d’un tel exercice est mesuré par le feedback des participants, et l’impact qu’il a sur les politiques, plans et procédures.

L’avantage d’un tel exercice est qu’il ne demande pas trop de temps et ne sollicite pas des ressources majeures. C’est néanmoins un moyen effectif de revoir les plans et procédures d’urgence et de familiariser les personnels d’urgence avec leurs responsabilités.

Par contre, compte tenu du manque de réalisme, il ne constitue pas un vrai test du sys-tème de gestion des urgences et ne permet pas d’identifier les surcharges au niveau de certaines fonctions.

Conception d’un Exercice sur table

Il faut suivre le processus à 8 étapes présentées dans le chapitre IV. Mais les étapes 5 à 8 sont simplifiées, avec :

- Un narratif qui est parfois plus court

- Des événements majeurs et détaillés moins nombreux

- Des actions attendues qui servent de base pour développer l’énoncé du problème et les messages

- Juste quelques messages soigneusement écrits pour annoncer le problème


Conduite d’un Exercice sur table

D’une certaine façon, un exercice sur table est comme une session de brainstorming. Au contraire d’un exercice fonctionnel, les problèmes sont abordés un par un et discuter sans pression de temps ni stres.

Comme il ne s’agit pas d’un exercice très structuré, les énoncés de problèmes peuvent être abordés de différentes façons :

• Le facilitateur peut présenter verbalement les problèmes généraux, qui sont ensuite discutés un par un par le groupe.

• Les problèmes peuvent être présentés à des individus dans un 1er temps et ensuite être exposés au groupe.

• Des événements détaillés, avec des questions y relatives, peuvent être données à des personnes, qui y répondront selon la perspective de leur institution et selon leur propre rôle, et qui seront ensuite débattues en public.

• Enfin, les messages peuvent être remis aux participants qui les discuteront entre eux.

Mais dans tous les cas, les joueurs devront prendre le temps de réfléchir au problème posé et y répondre.

Ce type d’exercice devrait de préférence être réalisé dans les installations du COU. Néan-moins, toute salle de conférence/réunion fera l’affaire.

Les plans ou manuels d’opération d’urgence devront être disponibles, avec si nécessaire des documents de support (cartes, etc.).

Notons enfin que le facilitateur devra avoir des compétences solides en matière de commu-nication et doit être bien informé sur les plans d’urgence et les procédures. Il devra sans cesse s’assurer de la participation active de chacun, en impliquant les personnes et en les encourageant à répondre.Compte tenu qu’il ne s’agit pas d’une simulation réaliste, le rythme de l’exercice dépendra beaucoup du facilitateur, contrairement aux exercices fonctionnels ou complets.

2. EXERCICE FONCTIONNEL

L’exercice fonctionnel va simuler une situation d’urgence de la façon la plus réaliste possi-ble, sauf déployer des personnes et des équipements sur le terrain. Comme son nom l’indi-que, son but est de tester ou d’évaluer les capacités d’une ou plusieurs fonctions dans une situation d’urgence.

Actuellement, les fonctiosn contenues dans le Manuel d’Opérations Fonctionnel du COU en Haïti sont :

‣ Gestion de l’Alerte

‣ Collecte et Traitement des données

‣ Contrôle de la coordination des opérations

‣ Planification et Coordination des opérations de premiers secours


‣ Infrastructures de transports et Services Publics

‣ Logistique et assistance à la population

‣ Services de Santé

‣ Assistance Humanitaire Internationale

‣ Elaboration et diffusion des alertes à la population

‣ Annulation de l’état d’alerte et désactivation du COUN

Caractéristiques clés d’un exercice fonctionnel

Un exercice fonctionnel est un exercice interactif, développé pour mettre à l’épreuve le sys-tème de gestion des situations d’urgence dans son ensemble.Il implique la participation de contrôleurs, joueurs (participants), simulateurs et évalua-teurs et il a lieu dans une atmosphère stressante.C’est en général un exercice assez long et complexe, qui nécessite un scénario et une pla-nification soignés, et une attention aux détails.Il est particlièrement adapté aux décideurs et aux personnels de coordination et d’opéra-tions.

Les joueurs (participants) répondent de façon réaliste à des messages soigneusement pla-nifiés et ordonnés, qui reflètent des événements et des problèmes.Les actions et décisions des joueurs se font en temps réel et génèrent des réponses et ac-tions d’autres joueurs.

L’intérêt d’un tel exercice est qu’il permet d’évaluer les mêmes fonctions qu’un exercice complet, sans des coûts trop importants ni de risque de sûreté. Il est particulièrement adapté pour évaluer :

- Direction et contrôle des opération de gestion des urgences

- Adéquation des plans, politiques, procèdures et rôles

- Performance des individus et des systèmes

- Le processus de Prise de décisions

- Le partage d’information et la Communication

- L’allocation et l’adéquation des ressources

Les différents participants

Comme indiqué antérieurement, l’exercice fonctionnel implique des joueurs, des simula-teurs, des évaluateurs et un ou des contrôleurs.

Les joueurs sont des personnels des COU et des décideurs et ils doivent durant l’exercice répondre aux messages comme durant une vraie situation urgence. Leurs décisions et ac-tions ont lieu en temps réel et elles engendrent des réponses réelles et des conséquences pour les autres joueurs.

Les Simulateurs sont en quelque sorte des acteurs, qui jouent un rôle à la place de l’agence ou l’institution qui agirait dans la réalité avec le joueur au sein du COU. Ils ont la responsa-


bilité de délivrer des messages écrits et des messages spontanés. Ils simulent des actions prises par l’organisation qu’ils représentent.Ils doivent également informer les contrôleurs des déviations qui pourraient avoir lieu du-rant l’exercice.

Le rôle du contrôleur de la simulation est la conduite globale de l’exercice, afin de s’assurer que celle-ci se déroule comme prévu et que les objectifs soient atteints. Le contrôleur fait le suivi de la séquence des événements et supervise la distribution des messages.Ils ont également pour tâches de former et orienter l’équipe de conception.

Ils doivent suivre le bon déroulement de l’exercice et ajuster, si besoin est lors d’actions innatendues, en prenant des décisions comme par exemple, le développement de nou-veaux messages ou l’intervention de personnes au travers des simulateurs.Enfin, notons qu’il on la responsabilité globale de maintenir l’ordre et le professionnalisme

Enfin, les Evaluateurs observent les progrès de l’exercice, enregistrent et rapportent les ob-servations. Ils ont pour tâches d’observer et d’enregistrer les actions des joueurs et d’éva-luer l’atteinte des objectifs. Ils identifient les problèmes et informent le contrôleur au be-soin. Ils leur faut documenter à la fois les observations positives et négatives.

Les évaluateurs enfin observent les actions et décisions prises par les joueurs, afin de rap-porter ensuite ce qui s’est bien et mal déroulé. Leur préoccupation principale est d’évaluer la performance des fonctions et/ou institutions testées dans le cadre de l’exercice, par rap-port aux objectifs établis.

Conduite d’un exercice fonctionnel

Au démarrage, il revient au contôleur d’annoncer l’exercice en donnant un aperçu des ob-jectifs, en rappelant les règles du jeu et le déroulement de l’exercice. Si il est faut usage d’un calendrier simulé sur plusieurs jours voir semaines, le contrôleur devra indiquer aux joueurs comment seront signalés les changements de dates.Enfin, le narratif devra être présenté afin de lancer l’action. Pour rendre l’exercice plus réel et dynamique, il pourra être fait usage de la vidéo ou autres pour présenter le narratif.

Ensuite, l’exercice commence et les messages doivent être distribués. Ces messages peu-vent être présentés sur papier, par téléphone, par radio ou en personne. Les simulateurs communiquent des messages aux joueurs et les joueurs y répondent.La distribution des messages doit être guidée par le plan de contrôle ou plan directeur de l’exercice.

Sur ce type d’exercice, le succès dépend du réalisme de la simulation. Le contrôleur veillera donc à encourager la spontanéité des joueurs. Ce derniers ne devront pas être bloqués dans leurs actions et il faudra prévoir les messages de manières à ce qu’ils permettent aux joueurs d’avoir un éventail normal de réponses possibles.

Il faudra aussi ajuster le scénario pour les décisions spontanées, ajuster l’allure et la circu-lation des messages. Si l’exercice a lieu sur plusieurs sites simultanément, une des préoc-cupations majeures sera que les participants aillent à la même allure sur les différents si-


tes. Il s’agit d’un point critique et les exercices réalisés au niveau national en 2005, 2006 et 2007 ont eu à souffrir du décalage qui se créé entre les différents sites.

Les sauts dans le temps permettent de simuler différentes phases d’une situation d’urgence sur un exercice relativement court. Là aussi, il s’agit d’un point critique qui devra être traité avec attention. On pourra se servir de “points de rupture”, c’est-à-dire la fin d’une journée ou le midi, pour planifier les transitions. Celles-ci devront alors être annoncées par les con-trôleurs présentent les mises à jour.

En ce qui concerne le lieu de l’exercice, il est préférable de le faire là où on opère pendant les opérations d’urgence, comme le COU. Il faut également un espace adéquat pour les si-mulateurs, les évaluateurs et les contrôleurs. Il faudra enfin prévoir les équipements né-cessaires (téléphones, cartes, formulaires, affichages, etc.), en veillant à ne pas introduire des choses qui ne seraient normalement pas disponibles en cas d’urgence.

Conception d’un exercice fonctionnel

Pour la conception d’un exercice fonctionnel, il faut toujours suivre le processus complet à 8 étapes, en prêtant attention aux détails.Le succès d’un exercice fonctionnel dépendra de :

‣ Un scénario convaincant

‣ Des événements majeurs et mineurs soigneusement choisis

‣ Une séquence réaliste

‣ Des actions attendues clairement liées aux objectifs

‣ Beaucoup de messages bien conçus (100 ou plus)

‣ Un plan de séquence des événements rigoureusement construit

3. EXERCICE COMPLET

L’exercice complet doit être au plus proche possible de la réalité. C’est un exercice très long qui a lieu sur le terrain, en utilisant le plus que possible, les personnels et les équipements qui seraient mobilisés en cas d’urgence réelle.

C’est en quelque sorte un exercice qui combine l’interactivité d’un exercice fonctionnel, mais avec une composante “terrain”. Il diffère de l’exercice d’entraînement qui lui, teste seulement une fonction au sein d’une organisation.

En fin de compte, il serait important que chaque institution organise un exercice complet qui est en quelque sorte l’aboutissement d’un programme d’exercice.

Caractéristiques d’un exercice complet

Les caractéristiques clés d’un exercice complet sont :


• Exercice interactif développé pour mettre à l’épreuve le système de gestion des si-tuations d’urgence dans son ensemble, dans un environnement très réaliste et très stressant.

• Test et évalue la plupart des fonctions d’un plan d’urgence• A lieu à la fois sur le terrain et au COU• Force le réalisme au travers de :

- Actions et prises de décisions sur le terrain- Victimes simulées- Exigences en matière de recherche et sauvetage- Equipements de communication- Déploiement de personnels et d’équipements

• Implique des contrôleurs, des joueurs, des simulateurs et des évaluateurs• Les joueurs corrspondent à tous les types de personnel de réponse• Messages peuvent être visuels• Toutes les décisions et actions ont lieu en temps réel et génèrent des réponses réel-

les• Nécessite des investissements significatifs, en temps et en ressources.

Le But d’un exercice complet est de :

• Tester la capacité de plusieurs fonctions à la fois

• Tester la coordination totale

• Révéler les potentiels des ressources et les insuffisances

• Etendre l’envergure du programme et sa visibilité

• Attirer l’attention du public et accroître la crédibilité

De par ces caractéristiques, certaines conditions doivent être réunis avant de se lancer dans l’organisation d’un exercice complet. Il est ainsi nécessaire d’avoir eu des expériences importantes en matière de préparation d’exercice de plusieurs types : entrainement, sur table et fonctionnel.Il faut également un engagement total des institutions et services d’urgence et l’appui des plus hautes autoritésIl faudra également posséder des installations physiques et de communications adéquates, sans oublier les ressources financières nécessaires.Enfin, une logistique et une planification rigoureuse sera nécessaire pour concrétiser le tout.

Conduite d’un exercice complet

Au début, l’annonce de l’exercice se fait par voie normale. Mais il faut que cela soit le plus réaliste possible, en utilisant par exemple le téléphone pour convoquer les personnels. Les équipes de réponse se rendront alors sur site. Les personnels de coordination se rendront au COU.Si besoin, et en relation avec le plan d’urgence, des postes de commandement peuvent être mis en place sur les sites.

Les actions ont lieu à la fois au COU, sur le terrain et dans les postes de commandement. Ce sont les actions sur le terrain et dans les postes de commandement qui fournissent les


données pour le COU. L’action est entretenue aux travers de messages, d’actions et de ré-ponses.

Conception d’un exercice complet

La conception d’un exercice complet peut être hasardeuse et difficile. Aussi, s’il s’agit du premier exercice complet, il serait préférable de commencer “petit”. La plupart des difficul-tés potentielles seront liées aux problèmes logistiques.

Comme pour les autres exercices, il faut suivre le processus complet à 8 étapes. Néan-moins, alors que les exercices sur table et exercices fonctionnels se basent sur des “mots”, l’exercice complet se basera lui sur des choses. Tout ne sera pas seulement écrit mais éga-lement représenté visuellement, avec un site sur lequel est représenté une catastrophe, des simulateurs plus nombreux et des équipements à utiliser.

Si les quatre premières étapes resteront sensiblement les mêmes, avec une analyse plus approfondie et une plus grande attention aux détails, c’est surtout au niveau des étapes 5 à 8 que les différences se font sentir.

Le narratif sera plus court puisque c’est la scène sur le terrain qui mettra en place le décor.Les événements majeurs et détaillés seront également moins nombreux, et représentés physiquement.

Personnels selon les différents exercices

En quelque sorte, c’est le plan ou manuel d’opération d’urgence qui devrait déterminer les participants à un exercice. En effet, les participants sont normalement sélectionnés parmis les personnels et décideurs qui sont responsables de la conduite des opérations de réponse aux situations d’urgence.

En fonction du but de l’exercice et des ressources disponibles, il pourra être choisi d’impli-quer non seulement les membres du Centre d’Opération d’Urgence, mais également des membres d’ONGs, de la communauté internationale, des médias, etc. mais également des communautés elles-mêmes.

Le tableau suivant peut être utile pour une meilleure planification :

Exercice Contrôleur Simulateur Evaluateur

Séminaire d’Orien-tation

Une personne (un gestionnaire d’ur-gence)

Aucun (cela est fait au travers des do-cuments écrits)

C’est le facilitateur ou les participants eux même qui éva-luent


Exercice Contrôleur Simulateur Evaluateur

Exercice d’entrai-nement

Gestionnaire des situations d’urgence ou directeur

Un sur le terrain ou au COU

Un sur le terrain ou au COU

Exercice sur Table Gestionnaire des situations d’urgence

Aucun (cela est fait au travers des do-cuments écrits)

Un ou deux évalua-teurs

Exercice Fonctionnel Un contrôleur prin-cipal + des contrô-leurs sur les diffé-rents sites

2 à 3 simulateurs par site

Equipe d’évaluation, qui inclut un chef d’équipe, et au moins 3 évaluateurs par site

Exercice Complet Un contrôleur prin-cipal + des contrô-leurs sur les diffé-rents sites

Equipe de simula-teurs

Equipe d’évaluation, qui inclut un chef d’équipe, et au moins 3 évaluateurs par site

Conditions physiques, techniques et financières

Les installations physiques nécessaires varient largement selon le type d’exercice. Si une salle de réunion sera suffisante pour conduire un séminaire d’orientation ou une simulation “sur table”, l’organisation d’un exercice fonctionnel et surtout d’un exercice complet va né-cessiter l’utilisation des moyens plus importants.

Néanmoins, le choix du lieu de réalisation de l’exercice devrait être guidé par les

Espaces de travail suffisantAccès visuel aux affichages

Salle disponible pour les contrôleurs, simulateurs et évaluateurs

Néanmoins, il faut rappeler que pour les exercices fonctionnels et exercices complets, il faudra utiliser les


VI. PROCESSUS D’ÉVALUATION

1. IMPORTANCE DE L’ÉVALUATION AINSI QUE SA RELATION AVEC LE DÉVELOPPE-

MENT DE L’EXERCICE

L’évaluation constitue une étape fondamentale des exercices de simulation, et nécessite d’être planifiée dès les premières étapes de développement de l’exercice. C’est en effet le processus d’observation et d’appréciation des activités de l’exercice, de la performance des participants eu égard aux objectifs fixés qui nous permet d’identifier les points forts et les points faibles, et ainsi de proposer des améliorations au processus de gestion des situations d’urgence.

Pour qu’un système de Gestion d’urgence soit performant, il est indispensable que le per-sonnel, les plans, les procédures, les installations et les équipements soient testés sur une base régulière. Mais le nombre d’exercices sera insignifiant tout autant que chaque exercice n’est pas suivi par une évaluation systématique qui permettra à l’organisation en charge de la gestion des urgences d’identifier les forces et les faiblesses de tout le système.

Ainsi, une bonne évaluation permettra à l’organisation de :

Vérifier si l’exercice a permis d’atteindre les objectifs fixés

Identifier les éléments à améliorer au niveau des plans et procédures d’urgence

Identifier les déficiences dans la formation et le jeu d’équipe.

Identifier les déficiences au niveau de l’équipement.

Identifier les besoins pour les futurs exercices.

Comme nous l’avons vu au début du manuel, le développement de l’exercice constitut un processus continu qui commence longtemps avant l’exercice et qui continue bien longtemps après le déroulement de ce dernier. Il continue jusqu’à ce que des changements significa-tifs et positifs identifiés dans l’exercice soient réalisés et que des recommandations soient incorporées dans le prochain exercice.

De la même manière, l’évaluation n’est pas quelque chose qui prend fin avec l’accomplis-sement des activités de l’exercice. Il s’agit d’un processus qui commence avec le plan de l’exercice, avec l’élaboration des objectifs.

2. LA STRUCTURE, LES RÔLES ET RESPONSABILITÉS D’UNE ÉQUIPE D’ÉVALUATION

Afin de faciliter le processus d’évaluation et de s’assurer de son intégration dans l’ensemble du processus de simulation, il est important qu’une personne de l’équipe de conception de-vienne le chef de l’équipe d’évaluation, et choisisse ensuite les autres membres de l’équipe.

La taille et la composition d’une équipe d’évaluation dépendra bien entendu du type d’exer-cice, de sa complexité, ainsi que de la disponibilité de personnel.


Un petit exercice avec des objectifs limités, seulement quelques institutions participantes et sur un ou deux sites ne nécessitera peut être qu’un chef d’équipe et trois à six évaluateurs. Dans ce cas, les évaluateurs rapporteront directement au chef d’équipe.

Dans ce cadre d’un exercice complet, il y aura peut être besoin d’un directeur d’évaluation qui supervisera plusieurs chefs d’équipes d’évaluation sur de nombreux sites.

Le Rôle du Chef d’Equipe

Il est responsable de la méthodologie d’évaluation, de la sélection et de la formation de l’équipe d’évaluation, et de la préparation du rapport d’évaluation.

Idéalement, il devrait avoir de l’expérience en matière d’évaluation, de conception et parti-cipation à des exercices, et de formation.

Le chef d’équipe d’évaluation devrait être sélectionné dès le début du processus de concep-tion, afin de s’assurer que l’évaluation devienne ainsi une composante intégrale des efforts de développement de l’exercice, tout en s’assurant que l’intégrité de la fonction d’évalua-tion soit maintenue et bien séparée des fonctions de contrôle et de simulation.

La sélection des membres de l’équipe d’évaluation se fera selon les critères suivants :‣ Connaissance des techniques d’évaluation‣ Compétences organisationnelles‣ Capacités à suivre les relations entre événements et objectifs‣ Capacités d’adaptation aux changements rapides de situation‣ Motivation personnelle et volonté d’aider‣ Honnêteté et intégrité‣ Familiarité avec les plans et procédures d’urgence

Les évaluateurs pourront être des personnels de COU qui ne participent pas à l’exercice (par exemple de COU Départementaux) ou d’institutions partenaires (ONGs, Nations Unies). Si les ressources humaines ne sont pas suffisantes, on pourra faire appel à des consultants indépendants.

Les évaluateurs devront être préparés à la simulation, au cours d’une séminaire ou d’une réunion de formation/information, pendant laquelle ils recevront les informations suivan-tes :

- Scénario de l’exercice

- Règles du Jeu

- Objectifs

- Exigences et procédures d’évaluation

- Formulaires d’évaluation

De plus, les évaluateurs qui viendraient de l’extérieur de l’organisation ou du SNGRD de-vront recevoir des informations sur le ou les plans d’urgence et sur les mécanismes de ré-ponse.

Si possible, le manuel des évaluateurs devrait leur être remis durant cette réunion.


Pour terminer, les évaluateurs devraient être sensibilisés sur le comportement à adopter durant la simulation. En effet, la présence d’un évaluateur peut affecter l’attitude de la per-sonne qui est observée, ce qui fausserait l’évaluation. Par conséquent, les évaluateurs de-vront veiller à ne pas attirer l’attention et à ne pas interagir avec les joueurs. Ils devront si nécessaire retarder la prise de note en attendant que les joueurs rentrent réellement dans l’action et ne soient pas pertuber par leur observation.

3. MÉTHODOLOGIE D’EVALUATION

Des aspects de la structure de l’équipe d’évaluation vont avoir un impact significatif sur le déroulement de l’évaluation. Cependant les facteurs suivants constituent une part impor-tante de la méthodologie :

Le nombre d’évaluateurs et leurs expériences et connaissances en matière d’éva-luation.

Organisation des évaluateurs sur plusieurs sites (sous-équipes).

La hiérarchie dans l’équipe (les lignes de commandes (Evaluateurs, superviseurs, chef d’équipe ou évaluateur en chef).

La Communication et la coordination au sein de l’équipe.

Critères d’Evaluation

L’une des étapes importantes dans le développement de la méthodologie consiste à déter-miner les critères de réussite de l’exercice. Ces critères sont intimement liés aux objectifs et aux résultats attendus de l’exercice.

Au début de la conception de l’exercice, on définit les objectifs généraux. Au niveau du dé-veloppement du scénario, les objectifs généraux sont éclatés en petites unités que sont les résultats attendus. Et des résultats attendus dérivent des actions spécifiques facilement mesurables qui facilitent l’évaluation.

Comme discuté au niveau du chapitre IV, les objectifs doivent être clairs et précis décrivant des actions qui peuvent être observées et mesurées. L’utilisation du système « SMART » permettra aux objectifs d’être :

Simples. Mesurables en mesure d’être Atteints Réaliste axés sur les Tâches

Vous pouvez revoir le matériel du chapitre 4 pour vous rappeler des éléments importants des bons objectifs.


Les formulaires d’évaluation

Le plan d’évaluation contient tous les plans pour la collecte des données, incluant les objec-tifs, les points de révision, les listes de vérification ou autres formes (outils d’évaluation), et techniques d’observation. Un échantillon de plan d’évaluation avec des instructions pour l’utiliser dans un exercice spécifique est donné en annexe.

4. TÂCHES SPÉCIFIQUES LIÉES À L’ÉVALUATION APRÈS LE DÉROULEMENT DE

L’EXERCICE

Débriefing des joueurs

Un court débriefing devrait être réalisé avec les joueurs, immédiatement à l’issue de l’exer-cice. Ce débriefing leur donnera en effet l’opportunité de donner leur avis sur l’organisation générale de l’exercice et sur ce qui devrait être modifié. Il leur permettra également de s’exprimer directement sur la façon dont ils ont géré cette situation d’urgence simulée, et à chaud, sur les modifications qu’ils devront apporter sur les procédures d’urgences ou sur certains points du plan.

Cette session de débriefing pourrait être organisér de la façon suivante :

Le contrôleur conduit le débriefing, en commançant par une revue des objectifs globaux, et apportant des commentaires généraux à la fois sur les succès et sur les insuffisances.Le contrôleur demande à chaque joueur de donner une brêve réponse (pas plus de 2mns).Au fur et à mesure que les participants commentent leurs performances, le contrôleur es-saye de maintenir un équilibre entre les commentaires positifs et négatifs et encourage la participation de tous. Ces commentaires doivent être enregistrés, de préférence par l’équipe d’évaluation.Il est important de se souvenir que cette session est organisée à l’attention des joueurs. Par conséquent, les évaluateurs, s’ils souhaitent prendre la parole, le feront brièvement et en se concentrant sur les aspects positifs de l’exercice.Enfin, cette session sera l’occasion pour les joueurs de remplir un formulaire de critique de l’exercice. Un exemple de formulaire est donné en annexe. Ce formulaire leur permettra aussi de faire des critiques sur l’exercice en lui-même, sans qu’on ne perde trop de temps à cela durant les discussions.

Réunion(s) de l’équipe d’évaluation

L’équipe d’évaluation se réunit pour analyser l’exercice et préparer le rapport final.

Les réunions devraient inclure :

• Une réunion de l’équipe d’évaluation juste après l’exercice pour comparer les notes

• Une réunion plus formelle de l’équipe quelques jours après l’exercice pour analyser les conclusions et développer le rapport

Rapport d’évaluation


Il permet de compiler les résultats de l’évaluation, et de documenter ainsi l’efficacité de l’exercice. Il sert surtout de base pour la planification des exercices futurs et pour la mise à jour des plans d’urgence concernés, et la mise en oeuvre d’actions correctives.

Là encore, le type et le contenu du rapport sera fonction de l’ampleur de l’exercice. Alors qu’un petit exercice “de table” nécessitera peut être qu’un compte rendu du débriefing des joueurs, suivi de quelques recommandations, un exercice majeur engendrera un rapport plus spécifique et complet.

De manière générale, le rapport devrait comprendre :

✦ Résumé exécutif : But et objectifs, activités pré-exercice, participants, description du scénario

✦ Introduction : Objectif du rapport, méthodologie d’évaluation✦ Enoncé du problème✦ Accomplissements et insuffisances : résultats de l’évaluation, résumé des débrie-

fings post-exercices✦ Recommandations : besoins en formation, modifications du plan d’urgence, autres

actions correctives, recommandations spécifiques à la conduite de simulation

De préférence, le rapport devrait être présenté aux différents participants dans le cadre d’une réunion de restitution.

5. METTRE EN OEUVRE LES CHANGEMENTS

Il ne faut pas perdre d’esprit que la raison majeure de conduire des exercices est de corri-ger si nécessaire les plans d’urgence. Par conséquent, les objectifs d’une simulation ne peuvent être considérés atteints si les recommandations n’ont pas été mises en oeuvre.Nous l’avons rappelé en introduction de cette partie, le but de l’évaluation est d’améliorer le plan de gestion des situations d’urgence et la performance des institutions dans la mise en oeuvre de ce plan.

La meilleure façon de l’obtenir est que les objectifs reflètes clairement les fonctions du plan d’urgence, et le centre d’intérêt de l’évaluation est sur la performance, pas sur les person-nes.

Il sera donc nécessaire de traiter des points suivants :

✴ Est-ce que les procédures sont fiables ?

✴ Est-ce que les ressources sont suffisantes pour supporter ces procédures ?

✴ Est-ce que les personnels sont adéquatement formés et entraînés pour suivre ces procédures et utiliser adéquatement les ressources ?


VII. ANNEXES

• Bibliographie (Internationale et Nationale)

• Fiche d’évaluation des besoins

• Check-list de développement de l’exercice

• Fiches de conception

• Modèle de Plan Directeur d’Exercice

• Formulaires d’évaluation

• Canevas des documents de l’exercice (Manuel des Participants, Manuel des Evalua-teurs, etc.)

• Canevas de message


Bibliographique Nationales

• Rapports des Exercices de Simulation 2005 et 2006.

• Saison Cyclonique 2005 en Haïti : Bilan, leçons apprises et recommandations, Système National de Gestion des Risques et des Désastres, 2006.

• Saison Cyclonique 2006 : Bilan et Leçons apprises, Système National de Gestion des Risques et des Désastres, 2006.

• Stratégie Nationale de Préparation de la Saison Cyclonique 2007, Système National de Gestion des Risques et des Désastres, 2007.

• Manuel d’Organisation Fonctionnelle du Centre d’Opérations d’Urgence National, Système National de Gestion des Risques et des Désastres, République d’Haïti, 2007.

Internationales

• Disaster Exercise Manual: Guide for Exercising Emergency Operations Plans, Emergency Management Division/Michigan State Police, 2004.

• Introduction to Emergency Management, George D. Haddow & Jane A. Bullock, Butterworth-Heinemann, 2003.

• Principles of Emergency Planning and Management, David Alexander, Oxford University Press, 2002.

• Exercise Design : Student Manual IS 139, Emergency Management Institute, Federal Emergency Management Agency, 2003.

• An Orientation to Community Disaster Exercises – IS SM 120, Emergency Management Institute, Federal Emergency Management Agency, 1995.

• Guide to Emergency Management Exercises: Exercise Design Course – IS SM 120, Emergency Management Institute, Federal Emergency Management Agency, 1997.

Etape 1: Evaluation des Besoins

La première étape du développement de n'importe quel exercice est d'évaluer les besoins. Indiquez Basez votre évaluation sur l’examen des plans et des procédures de secours et des leçons apprises des exercices ou des situations d’urgences précédentes.

1. Menaces Énumérez les divers risques dans la votre communauté ou organisation. Quels risques êtes-vous à faire face très probablement ? Vous pouvez employer la liste de contrôle suivante comme point de départ. Note : Si votre communauté a déjà conduit une analyse de risque, c'est la meilleure ressource.

Cyclones Epidémie Inondations Incendies de Forêts Glissement de Terrain Tsunami Tremblement de terre Autres______________________ Incendies Autres______________________ Accident d'avion Autres______________________ Sécheresse Autres______________________

2. Risques Secondaires Quels sont les effets secondaires de ces menaces les plus couramment observés?

Rupture de système de Communication Interruption du courant électrique Rupture du transport routier Interruption des activités économiques Evacuation massive/Déplacement de population Surcharge des services de santé / services mortuaires Autres ________________________ Autres ________________________ Autres ________________________ Autres ________________________ Autres ________________________

3. Priorisation des risques Quels sont les risques les plus élevés prioritaires? Considérez des facteurs tels que :

Fréquence d'occurrence Probabilité relative d'occurrence Etendue et intensité Endroit (affectant les secteurs ou l'infrastructure critiques). Dimension spatiale Vitesse de début et disponibilité de moyens d’alerte Sévérité potentielle des conséquences sur la population, sur les équipements

critiques, les infrastructures de service à la communauté, et sur la propriété

Risque prioritaire #1: Risque prioritaire #2: Risquee prioritaire #3:

4. Régions / Infrastructures cibles

Quelles régions géographiques et/ou infrastructures de service les plus vulnérables aux menaces élevées prioritaires ?

5. Plans et Procédures

Quels plans et procédures de réponse, plan d’urgence, et autres plans d’opérations qui sont utilisés au moment des urgences ?

6. Fonctions

Quelles sont les fonctions qui ont le plus besoin d’être testées ? Par exemple, une fonction qui n’a pas été testée récemment, ou à propos desquelles, des difficultés ont été identifiées dans le passé. Vous pouvez employer la liste de contrôle suivante comme point de départ.

Transmission de l’Alerte Sécurité Diffusion de l’alerte au Public Logistique Communications Evaluation des dégâts Coordination et Contrôle Autres__________________________ Information du public Autres__________________________ Traitement des données Autres__________________________ Assistance aux Individus/familles Autres__________________________

7. Participants

Quelles entités (agences, départements, unités opérationnelles…) et/ou personnel ont un besoin de participer à l’exercice ? Par exemple, des entités :

Dont les plans et procédures d’urgence ont été mises à jour ; Ayant connu un changement de politique ou de personnel ; Ayant une responsabilité dans les plans et procédures ; Avec qui votre organisation doit coordonner en cas d'urgence ; Qui peuvent être requis en situation d’urgence ; Disposant de personnel qui peut être utilisé dans le développement de l’ exercice.

8. Situation actuelle des Plans et Procédures d’urgence et des secteurs concernés par les Urgences Cet exercice permet d’identifier les Plans et Procédures d’urgence, des annexes et les secteurs concernés qui doivent être prises en compte dans l’exercice. Veuillez cocher les cases appropriées dans les colonnes correspondantes au statut actuel.

Nouveau Mise à

jour Testé Déjà utilisé

en situation d’urgence

N/A

Plan d’Urgence Annexes du Plan Procédures Standard d’Opération Fiche d’évaluation des Dégâts Evaluation des Besoins Les rapports de situation Procédures de Notification Décideurs Politiques Personnel de Coordination Personnel opérationnel Organisations de Volontaires COU Facilité de Communication Système d’Alerte Les services de Secours

9. Exercices passés Quelles ont été les leçons apprises des exercices passés et les résultats indiquent-ils des besoins futurs d'exercice ? Par exemple, considérez les questions suivantes :

Qui a participé à l'exercice, et qui n’a pas participé ? Dans quelle mesure les objectifs de ces exercices ont été atteints ? Quelles ont été les leçons apprises ? Quels problèmes ont été identifiés et quelles ont été les recommandations faites

pour les résoudre ? Quelles améliorations ont été apportées après ces exercices ? Ont-elles été

examinées ?

Annexe 3 - Checklist pour le Développement de l’Exercise

Mission Scénario Évaluation des besoins Récit/Trame Étendue Événements majeurs/Détaillés Déclaration de but Actions attendues Objectifs Messages

Personnel Logistique Équipe de conception Sûreté Contrôleur ou Facilitateur Chronogramme Joueurs Lieux/Salles Simulateurs Équipement Évaluateurs Communications Gestion Téléphones Sûreté Radio Observateurs Ordinateurs Améliorations

Information Cartes Directives Tableaux Media Autre: Avis au Public Invitations Évaluation Appui de la Communauté Méthodologie Appui administratif Locations Formulaires d’évaluation Débriefing Post-exercice

Formation/Briefing Documentation/ Recommandations Formation

évaluateurs/simulateurs Post exercice

Contrôleurs Réunion d’évaluation Briefing des joueurs Rapport d’évaluation Idées de suivi pour le prochain exercice

Objectifs Résultats attendus

Actions attendues Événements

Central Départemental Communal Majeurs Détaillés

MODELE DE PLAN DIRECTEUR

Date Heure Jour Heure Majeur Détaillé Site 1 Site 2 …

Nº Objectif

RéelCommentaires

Actions attenduesSimuléNº de

messages

Evénements

MODELE 2 - PLAN DIRECTEUR

Jour Heure

SimuléHeure Réelle

Nº du Messag

eSource Commentaires

Mode de Transmission

Destinataire Contenu du messageActions attendues des

ParticipantsActions attendues des

Contôleurs/Facilitateurs

Page 1 of 1

GRILLE D’EVALUATION DU SIMEX Joueurs : Entité à évaluer : Durée de l’exercice : Date : Heure début : Heure fin : Objectif Nº :

Note attribuée ACTIONS A EVALUER 1 2 3 NO COMMENTAIRES

Résultat Nº

Action 1 :

Action 2 :

Action 3 :

AJOUTER AUTANT DE GRILLES NECESSAIRES, EN FONCTION DU NOMBRE D’OBJECTIFS, DE RESULTATS ET D’ACTIONS ATTENDUES

1 = Action non réalisée 2 = Action partiellement réalisée 3 = Action totalement réalisée NO = Action non observée Instructions : Pour chaque action évaluée, l’évaluateur devra placer un X dans la case correspondante N.B : Des commentaires seront produits par les évaluateurs concernant l’organisation des salles de réunion, le travail en équipe des entités évaluées

GRILLE D’EVALUATION DU SIMEX

2

Valeur pondérée des différentes fonctions évaluées

Responsables d’évaluation Nom et Prénom (s) de l’évaluateur : ______________________________________ Date : ___________________ Approuvé par : ______________________________________ Date : ___________________

Objectifs Intervalle de validation Valeur Appréciative Commentaires

1-

2-

3-

4-

5-

1

Formulaire Critique de l’Exercice

S’il vous plait, veuillez prendre quelques minutes pour remplir ce formulaire. Vos opinions et

suggestions nous permettront d’améliorer les prochains exercices de simulation, et seront prises en compte dans la finalisation du manuel national de conception et conduite d’exercices.

1. S.V.P. Placez l’exercice sur l’échelle suivante.

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Très mauvais Excellent

2. Comparé aux exercices antérieurs, celui-ci était :

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Très mauvais Excellent

3. Cet exercice a-t-il efficacement simulé l’environnement d’une situation d’urgence et les

activités de réponse aux urgences ? Oui _________ Non __________

Sinon, expliquez brièvement pourquoi :

4. Les problèmes présentés dans l’exercice ont-ils adéquatement testé le niveau de

préparation pour la mise en œuvre des plans d’urgence? Oui ______ Non ______

Sinon, expliquez brièvement pourquoi :

2

5. Les points suivants méritent d’être résolus ou améliorés :

6. Je suggère que vous ajoutiez ces problèmes au prochain exercice :

7. Autres commentaires et suggestions :

Exercice National de Simulation

Manuel des Evaluateurs

2

I. BUT

II. CONTEXTE

III. OBJECTIFS DE L’EVALUATION

IV. CARACTÉRISTIQUES DE L’EXERCICE

1. But de l’exercice

2. Objectifs de l’exercice

3. Date, lieu et agenda

4. Concept de l’exercice

5. Hypothèses de l’exercice

6. Artifices de l’exercice

7. Concepts de base

8. Scénario

V. RÔLES ET RESPONSABILITÉS

1. Les Participants (ou Joueurs)

2. Les Simulateurs

3. Les Contrôleurs

4. Les Evaluateurs

5. Les Observateurs

VI. L’ÉQUIPE D’ÉVALUATION

VII. LE PROCESSUS D’EVALUATION

VIII. RAPPORTS

IX. GRILLES D’ÉVALUATION

Manuel des Evaluateurs

SIMEX – Manuel des Evaluateurs

Exercice National de Simulation

Manuel des Participants

2

I. BUT

II. CONTEXTE

III. CARACTÉRISTIQUES DE L’EXERCICE

1. But de l’exercice

2. Objectifs de l’exercice

3. Date et lieu

4. Agenda de l’Exercice de Simulation

5. Concept de l’exercice

6. Hypothèses de l’exercice

7. Artifices de l’exercice

8. Concepts de base

9. Scénario

IV. RÔLES ET RESPONSABILITÉS

1. Les Participants (ou Joueurs)

2. Les Simulateurs

3. Les Contrôleurs

4. Les Evaluateurs

5. Les Observateurs

V. SÛRETÉ, SÉCURITÉ ET BIEN ÊTRE

VI. COMMUNICATIONS

VII. EVALUATION ET RAPPORTS

VIII. ADMINISTRATION ET LOGISTIQUE

Manuel des Participants

SIMEX 2007 – Manuel des Participants

EXERCICE DE SIMULATION MESSAGE

SITE : Nº Message :

DESTINATAIRE : SOURCE :

DATE : HEURE :

CONTENU :

ACTIONS PRISES :

PAR QUI :