1
3
PENDAHULUAN
Sistem Informasi Administrasi Penelitian dan Pengabdian LPPM
Universitas Lancang Kuning (SIAPP-LPPM UNILAK) merupakan wadah layanan
bagi dosen-dosen di Universitas Lancang Kuning untuk melakukan administrasi
pelayanan P2M di lingkungan Universitas Lancang Kuning. Sistem ini
merupakan proses digitalisasi dari layanan Penelitian dan Pengabdian Kepada
Masyarakat (P2M) di LPPM Universitas Lancang Kuning. Sistem ini mencakup
semua kebutuhan layanan P2M. Mulai dari pengajuan proposal penelitian,
distribusi proposal, penilaian oleh reviewer, penentuan diterimanya proposal,
hingga pelaksanaan Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat (P2M)
berupa pengisian log book, penggunaan anggaran, upload laporan kemajuan
dan hasil. Sistem layanan ini dirancang khusus menyerupai seperti layanan
induk yang telah ada di Sistem Informasi Penelitian Dan Pengabdian
Masyarakat (SIMLITABMAS) RISTEKDIKTI.
Alhamdulillah Sistem Informasi Administrasi Penelitian dan Pengabdian
LPPM Universitas Lancang Kuning (SIAPP-LPPM UNILAK) sudah bisa
dilaksanakan dengan baik dan akan terus dilakukan penyempurnaan. Adapun
buku manual petunjuk singkat ini ditujukan kepada para dosen di lingkungan
Universitas Lancang Kuning dalam proses penggunaannya.
Terima Kasih
TIM IT SIAPP LPPM
4
A. HALAMAN UTAMA WEBSITEUntuk mengakses halaman Sistem Informasi Administrasi Penelitian dan
Pengabdian LPPM Universitas Lancang Kuning (SIAPP-LPPM UNILAK) bisa
dengan mengakses url berikut : http://lppm.unilak.ac.id pada browser anda.
Maka akan muncul halaman utama dengan tampilan sebagai berikut.
Sistem Informasi Administrasi Penelitian dan Pengabdian LPPM
Universitas Lancang Kuning (SIAPP-LPPM UNILAK).
Gambar 1 : Halaman Utama Website LPPM UNILAK
Penjelasan : Menu Atas : Merupakan halaman menu bagian atas dari website SIAPP
LPPM UNILAK. Menu atas ini menyajikan menu utama dari halaman
website. Diantaranya (home, struktur orgranisasi , sinta, masuk),
sedangkan dihujung dari menu ini terdapat tombol masuk yang gunanya
untuk menampilkan halaman login dari proses SIAPP LPPM UNILAK.
Slide Bar : Pada bagian ini menyajikan berita headline dari website SIAPP
LPPM UNILAK.
5
Pengumuman Singkat : Pada Bagian ini menyajikan informasi berupa
pengumuman singkat yang ditampilkan di website.
Berita Terkini : Pada bagian ini menyajikan berita-berita terbaru dari
semua kegiatan yang dilakukan oleh LPPM UNILAK.
Agenda : Pada menu ini menyajikan informasi agenda dari semua
kegiatan LPPM UNILAK.
Pengumuman : Pada menu ini menyajikan informasi Pengumuman dari
semua kegiatan LPPM UNILAK.
Area Download : Pada Menu ini menyajikan material yang dapat di
Download.
B. HALAMAN LOGIN DAN PROSES ADMINISTRASI LAYANAN SIAAPLPPM UNILAK BAGI DOSEN UNIVERSITAS LANCANG KUNING .Sudah dijelaskan pada bagian sebelumnya, untuk bisa masuk ke proses
layanan halaman Sistem Informasi Administrasi Penelitian dan Pengabdian
LPPM Universitas Lancang Kuning (SIAPP-LPPM UNILAK) dapat dengan
mengklik menu “masuk” pada sudut kanan atas halaman utama website.
Setelah mengklik menu tersebut maka akan muncul halaman login dengan
tampilan sebagai berikut.
Gambar 2 : Halaman Login SIAPP LPPM UNILAK
6
Penjelasan :
Username : Username dari Peneliti (DOSEN).
Password : Password Peneliti.
Level : Level ada tiga (Administrator, Reviewer, dan Peneliti).
Pilih “Peneliti” jika anda adalah seorang dosen atau peneliti.
Capthca : Isikan Kode Captha (pada gambar sebelumnya).
Masuk : Tombol Masuk ke dalam Sistem.
Kembali ke Beranda : Menu ini ditujukan kembali ke halaman utama
C. PROSES PENGAJUAN PROPOSAL P2M SIAPP-LPPM UNILAKDengan telah adanya Sistem Informasi Administrasi Penelitian dan
Pengabdian LPPM Universitas Lancang Kuning (SIAPP-LPPM UNILAK), maka
aplikasi ini dapat mendigitalisasi layananan Penelitian dan Pengabdian Kepada
Masyarakat (P2M) di lingkungan Universitas Lancang Kuning Pekanbaru Riau.
Sebelumnya proses ini masih dilakukan secara manual yang mempunyai
beberapa kendala, sehingga dengan adanya layanan digitalisasi ini maka dapat
membantu dosen-dosen di lingkungan Universitas Lancang Kuning untuk dapat
melakukan proses Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat (P2M)
mereka dengan mudah serta tanpa rintangan dan juga para dosen tidak perlu
harus repot mendatangi LPPM UNILAK untuk pengumpulan berkas proposal
maupun hasil dari Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat. Adapun
proses digitalisasi dari proses layanan Sistem Informasi Administrasi Penelitian
dan Pengabdian kepada Masyarakat LPPM Universitas Lancang Kuning ini bisa
dilihat pada flowchart berikut ini.
7
Gambar 3 : Flowchart SIAPP
Membuka WEB LPPMUNILAK
(http://lppm.unilak.ac.id
Memilih Tombol Masuk DanMengisi Form Login
Mengisi Biodata Peneliti
Memilih Tombol Daftar Usulan(Penelitian atau Pengabdian
Menambah Usulan Penelitian,Mengisi Identitas Usulan dan
merubah Atribut Usulan
Validasi Proposal Pada P2M
Distribusi Proposal KeReviewer Oleh LPPM
Desk Evaluasi Proposal OlehReviewer
Penentuan Pemenang OlehAdministrator dan Besaran
Anggaran
Mengisi Catatan Harian,Penggunaan Anggaran DanUpload Monev Oleh Peneliti
Desk Evaluasi Monev OlehReviewer
Upload Laporan Hasil OlehPeneliti
Penilaian Laporan Akhir OlehReviewer
Kembali JikaBelum Lengkap
8
1. Halaman Interface PenelitiSetelah membuka halaman login diatas dan dinyatakan berhasil masuk ke
dalam halaman Peneliti. Selanjutkan Peneliti akan mendapatkan tampilan
Interface Halaman Peneliti seperti tampilan menu berikut ini.
Gambar 4 : Tampilan Interface Halaman Peneliti
Hal yang pertama dilakukan oleh peneliti adalah mengisi Biodata Peneliti.
Karena ini wajib dilakukan peneliti sebelum mengajukan proses selanjutnya.
Beberapa entitas yang harus diisi oleh peneliti pada form biodata adalah: NIDN,
Nama Lengkap, Gelar Depan, Gelar Belakang, Tanggal Lahir, Jenis Kelamin,
Alamat, No Telpon, Email, Url Sinta, Program Studi, dan Jabatan Fungsional.
2. Proses Pengajuan Proposal Penelitian dan Pengabdian KepadaMasyarakat (P2M)
Untuk melakukan proses pengajuan proposal Penelitian dan Pengabdian
Kepada Masyarakat (P2M). Peneliti bisa mengklik menu pada sebelah kiri yaitu
Daftar Usulan (Penelitian dan Pengabdian). Peneliti bisa memilih salah satu
menu Daftar Usulan sesuai dengan kebutuhan Proposal.
Berikut ini contoh proses usulan untuk Penelitian, sedangkan untuk
Pengabdian juga sama caranya seperti Penelitian. Setelah mengklik menu
Daftar Usulan Penelitian, maka akan muncul tampilan sebagai berikut :
9
Gambar 5 : Tampilan Halaman Menu Daftar Usulan Penelitian
Untuk melakukan proses Penambahan Usulan Proposal Baru maka
Peneliti harus mengklik menu tambah Usulan Baru berikut. Adapun tampilan
untuk Interface halaman tambah usulan baru sebagai berikut :
Gambar 6 : Menu Pengajuan Penelitian Baru
10
Gambar diatas merupakan form pertama dari Proses Pengajuan Proposal.
Entitas yang harus diisi adalah Bidang Penelitian, Judul Penelitian, Keyword dan
Upload Proposal (Ketentuan Besar File 10 MB). Setelah Peneliti mengisi Form
ini maka Peneliti mengklik tombol simpan, sehingga akan muncul tampilan
sebagai berikut :
Gambar 7 : Menu Tampilan Data Pengajuan
Pada tampilan diatas Peneliti sudah melakukan proses pengajuan, namun
entitas pengajuan belum dikatakan lengkap. Untuk langkah selanjutnya Peneliti
harus mengisi atribut lain dari pengajuan dengan mengklik tombol
TelusuriUbah Data Pengajuan sehingga tampilannya sebagai berikut :
Gambar 8 : Form Pengeditan Proposal
11
Ada 6 Tab Utama Dalam Pengeditan Proposal1) Identitas Usulan
Identitas Usulan ini merupakan Form Pengajuan Proposal Awal yang terdiri
dari Bidang Penelitian, Judul Penelitian, Keyword dan Upload Proposal
(Ketentuan Besar File 10 MB). Hal ini sudah dilakukan Pengentrian
sebelumnya oleh Peneliti, namun Peneliti dapat merubah kembali Identitas
Usulan ini jika terjadi kesalahan dengan mengklik tombol Ubah Identitas
Usulan.
2) Atribut Usulan
Gambar 9 : Atribut UsulanPeneliti diharuskan mengisi Atribut Usulan Penelitian. Ada 2 Entitas di
dalam Atribut Penelitian yakni : Nama Rumpun Ilmu dan Lama Penelitian.
3) Anggota PenelitiMelakukan Penambahan Anggota Peneliti juga merupakan bagian dari
pengeditan Pengajuan Proposal Penelitian. Peneliti sebagai Pengusul
(Ketua) wajib menambahkan Anggota Peneliti. Adapun proses langkah-
langkah untuk penambahan Anggota Peneliti tersebut adalah sebagai
berikut :
a. Menambah Anggota PenelitiHal yang pertama dilakukan Peneliti sebagai Ketua Peneliti adalah
melakukan penambahan Anggota Penelitian. Peneliti bisa melakukan
penambahan Anggota Peneliti dengan mengisi Form dibawah ini dan
kemudian mengklik tombol tambah Anggota Peneliti.
12
Gambar 10 : Tambah Anggota Peneliti
Ada 2 Atribut dalam penambahan tersebut yakni : 1). Pilih Anggota yang
merupakan daftar nama Anggota yang bisa dipilih dan, 2). Peran
Personel merupakan penjelasan dari peran Anggota tersebut.
b. Persetujuan Anggota PenelitiPada Gambar Tambah Anggota Peneliti di atas kita melihat status
Anggota Peneliti masih menunggu konfirmasi. Ini disebabkan karena
Anggota belum melakukan persetujuan terhadap konfirmasi sebagai
Anggota Peneliti dari Pengusul Penelitian. Langkah selanjutnya yang
harus dilakukan adalah Anggota Penelitian diharuskan login ke sistem
dan melakukan persetujuan terhadap penerimaan sebagai Anggota
Peneliti. Adapun konfirmasi tersebut bisa dilihat diakun Anggota Peneliti
pada menu bagian atas. Seperti yang ditunjukkan pada gambar berikut
ini.
Gambar 11 : Contoh Permintaan Anggota
Setelah Anggota Peneliti melakukan login maka Anggota Peneliti bisa
melihat di Sudut Tengah Atas ada konfirmasi Permintaan Anggota.
Anggota Peneliti harus melakukan persetujuan terlebih dahulu dengan
mengklik tombol permintaan Anggota tersebut dan dilanjutkan dengan
13
mengklik tombol centang (√) untuk melakukan persetujuan sebagai
Anggota Peneliti.
Kemudian persetujuan sebagai Anggota Peneliti tersebut dapat terlihat
kembali dari akun Ketua Pengusul Penelitian. Maka dapat dilihat bahwa
Anggota Pengusul atau Anggota Peneliti, sudah melakukan konfirmasi
terhadap kesediaannya sebagai Anggota Peneliti. Adapun konfirmasi
tersebut bisa dilihat kembali pada Tab Anggota Peneliti.
Gambar 12 : Contoh Permintaan Anggota Yang Telah Disetujui
4) Biaya UsulanPada tahap selanjutnya Peneliti diharuskan mengisi Biaya Usulan Penelitian
pada Tab Biaya Usulan. Ada 2 Entitas utama yang harus diisi yakni :
Sumber Dana dan Jumlah Dana yang diusulkan kemudian dilanjutkan
dengan mengklik tombol Ubah Data.
Gambar 13 : Biaya Usulan
5) Isian PengesahanPada Tab ke 5 Peneliti diharuskan mengisi Halaman Isian Pengesahan. Ada
6 Entitas yang harus diisi yaitu : (Jabatan yang mengetahui , Nama yang
14
mengetahui, NIK yang mengetahui, Jabatan yang menyetujui, Nama yang
menyetujui, NIK yang menyetujui). Kemudian dillanjutkan dengan mengklik
Tombol Ubah Isian Pengesahan. Adapun contoh pengisian Isian
Pengesahan tersebut bisa dilihat pada gambar berikut ini.
Gambar 14 : Isian Pengesahan
6) Isian LuaranTab terakhir dari Pengisian Proposal ini adalah Isian Luaran. Pada menu
Isian Luaran ini Peneliti wajib mengisi Isian dari Target Luaran Penelitian.
Adapun contoh pengisisian sebagai berikut ini.
Gambar 15 : Contoh Isian Luaran
3. Proses Validasi Penelitian Oleh P2M Fakultas.Proses Pengajuan Proposal Penelitian tidaklah seutuhnya selesai. Hal ini
dikarenakan Proposal yang diajukan harus melalui persetujuan dan pengecekan
Administratif oleh P2M Fakultas. P2M Fakultas wajib melakukan verifikasi
15
proposal yang dilakukan oleh Dosen (Peneliti), sehingga proposal yang ada
nanti akan masuk ke proses selanjutnya yakni pendistribusian ke Reviewer yang
dilakukan oleh Administrator (Operator LPPM).
Untuk melakukan hal tersebut di atas, P2M Fakultas diharuskan login
terlebih dahulu ke Sistem layanan SIAAP dengan menggunakan akun masing-
masing. Adapun contoh login dari P2M Fakultas bisa dilihat pada tampilan
berikut ini.
Gambar 16 : Contoh Login P2M
Setelah P2M berhasil Login kedalam sistem maka P2M akan melihat
Konfirmasi bahwa Proposal yang diajukan sebelumnya masuk kedalam proses
tahap Pending. Adapun konfirmasi tersebut bisa dilihat pada menu Sudut Atas
Akun P2M Fakultas.
Gambar 17 : Tampilan Halaman P2M Fakultas
16
Selanjutnya P2M dapat melihat detail Pengajuan yang dilakukan oleh
Peneliti (Dosen). Jika terjadinya kesalahan dalam pengisian oleh Dosen
tersebut, maka P2M akan memberi tahu ulang kepada Dosen yang
bersangkutan agar dapat melengkapi kekurangan yang ada. Namun jika
persyaratan sudah dinilai layak maka selanjutnya P2M akan melakukan
Verifikasi Proposal dengan cara mengklik Menu Verifikasi Data oleh P2M
Fakultas.
4. Distribusi Proposal, Desk Evaluasi Proposal, Penentuan PemenangSetelah Unit P2M melakukan Verifikasi terhadap Proposal Penelitian.
Maka tahap selanjutnya Administrator (LPPM) akan melakukan Distribusi
Proposal Penelitian Kepada Reviewer. Proses ini sepenuhnya dilakukan oleh
Admin nantinya. Admin menentukan Proposal berdasarkan Bidang Kajian
Masing-Masing Reviewer. Setelah sampai di akun Reviewer maka selanjutnya
Reviewer melakukan penilaian terhadap proposal yang sudah masuk tersebut.
Reviewer selanjutnya akan memberikan rekomendasi kelayakan proposal yang
dinilai.
Setelah selesai dinilai oleh Reviewer, maka tahap selanjutnya adalah
Administrator dalam hal ini yaitu LPPM-UNILAK akan menentukan siapa saja
pemenang dari Proposal tersebut, berdasarkan nilai dan rekomendasi yang
telah diberikan oleh Reviewer. Setelah ditentukan pemenang dari Proposal
tersebut, maka selesailah tahap proses pengajuan proposal dan tahap
berikutnya peneliti dapat melanjutkan untuk melaksanakan penelitian.
5. Mengisi Catatan Harian dan Penggunaan AnggaranSetelah Peneliti mengetahui hasil dari penentuan pemenang Proposal,
diterima atau tidak diterimanya Proposal Penelitian dan Pengabdian Kepada
Masyarakat yang mereka ajukan sebelumnya. Maka proses tahapan selanjutnya
adalah peneliti dapat melaksanakan kegiatan penelitiannya. Pelaksanaan harian
kegiatan Penelitian tersebut harus di entri ke dalam sistem. Pengentrian Catatan
Harian dapat dilakukan pada menu Catatan Harian dan Penggunaan Anggaran
yang dilakukan pada menu Penggunaan Anggaran.
17
6. Upload Laporan Kemajuan dan Laporan HasilLPPM Universitas Lancang Kuning memberitahukan informasi kepada
Peneliti batas waktu untuk Pelaksanaan Laporan Kemajuan dan Laporan Hasil.
Peneliti sendiri yang harus menguploadkan bahan-bahan Penelitian mereka
pada Menu Laporan Kemajuan, setelah Peneliti di Monev oleh Reviewer.
Sedangkan Laporan Hasil Penelitian, Peneliti juga wajib melakukan sendiri
untuk mengupload semua bahan-bahan Laporan Hasil Penelitian tersebut ke
Sistem SIAPP LPPM Universitas Lancang Kuning.