GESTION EFICIENTE DE COMPRAS EXPOSITOR : ING CIP JORGE ROCA BECERRA EMAIL : [email protected], Nextel 417*4837 PRACTICA DIRIGIDA Instrucciones.- 1. Revisar y analizar la información adjunta durante la semana. 2. Preparé entre semana cuadro comparativo de factores comunes entre las tres (03) empresas y asigne puntaje comparativo. Obtenga resultados. 3. ¿cuál empresa tiene mejor performance? 4. Presente sus conclusiones y recomendaciones. 5. Tiempo de análisis : 3 días útiles de recibido el presente archivo. 6. Este archivo será considerado para resolver en clase y desarrollar las preguntas que formule el expositor. 7. Lleve una hoja doble para desarrollar en clase las preguntas 2, 3 y 4 que equivale a la nota de control de dicha fecha. Título: Benchmarking de proceso de compras (El proceso de compras presentado se obtiene de un benchmarking realizado entre 03 empresas extranjeras que tienen certificación ISO; IPAC, GRUPO VEGAFLOR y SENEFELDER ) PROCESO MEJORADO 1. El departamento solicitante, debe remitir la “requisición de compras” al “jefe de compras”, es necesario que adjunte especificaciones técnicas en caso de productos nuevos. 2. El “jefe de compras” recepciona la “requisición de compras”, evalúa contenido del documento y si el caso amerita, verifica especificaciones técnicas. 3. El jefe de compras decide si es viable la aprobación de la requisición. 4. Si la requisición es aprobada por el jefe de compras, elabora el “formato de consulta de insumos a bodega”, y hace llegar el documento al departamento de bodega.
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Logistica Compras - Sesion 3 - Control de Lectura Benchmarking de Proceso de Compras
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5. El supervisor de bodega que atiende pedido, verifica la existencia del
pedido en relación a las cantidades actuales que se encuentran en bodega.
6. El supervisor de bodega elabora un “informe de saldos en bodega”; y hace llegar copia del documento al jefe de compras.
7. El jefe de compras determina si las existencias de bodega, cumplen
con la “requisición de compras” enviada por el departamento solicitante, si este es el caso; termina procedimiento de compras.
8. Si las existencias de bodega no satisfacen la “requisición de compras”; el “jefe de compras” establece cantidades efectivamente
necesarias (cantidad requerida – saldos en bodega).
9. El “jefe de compras” revisa historial de proveedores; determina si existen registros de proveedores para la “requisición de compra”; si
encuentra registros, ir al paso 11 caso contrario al paso 10.
10. El “jefe de compras” solicita proformas o cotizaciones a
proveedores.
11. Los proveedores realizan y proporciona proforma en el tiempo
sugerido por el jefe de compras.
12. El jefe de compras realiza un análisis en base a las proformas recibidas, determina mejor opción de compra en base a precios y
tiempos de entrega; debe emitir un informe en un periodo máximo de dos días.
13. Si no existe una proforma que llegue a satisfacer la requisición, se regresa al paso 10.
14. Si el costo del producto es mayor al parámetro establecido como “monto máximo de aprobación de compras”, se debe solicitar la aprobación al Gerente General.
15. Si el costo del producto es menor al parámetro establecido como “monto máximo de aprobación de compras”, se debe solicitar la
aprobación al jefe administrativo.
16. Si el jefe administrativo determina que la compra requiere de la
instauración de un contrato, ir al paso 17.
17. El Asesor Jurídico de la empresa, se encarga de la elaboración del contrato y de su debida legalización, también se encarga de establecer
Relación con punto 4.2.4 (Control de los registros)
A lo largo del proceso, se establece que la comunicación entre departamentos deja una
constancia escrita de la actividad, lo cual proporciona evidencia de las operaciones
realizadas.
Relación con punto 7.4.1 (proceso de Compras) y 7.4.2 (información de las Compras)
Antes de la adquisición de un producto, el departamento solicitante determina los
requisitos de los productos a comprar; incluso se realizan especificaciones técnicas si el
caso amerita; de esta forma la información que llega al proveedor tiene un mayor grado
de exactitud y precisión.
Los proveedores, se seleccionan en base a su capacidad para proporcionar productos o
servicios que alcance la mayor satisfacción con forme a los requisitos de la empresa.
Se establece un riguroso control administrativo.
Relación con punto 7.4.3 (Verificación de los productos comprados)
El personal de bodega realiza una comprobación de patrones técnicos y funcionales y
una verificación visual de aspecto del producto, con lo cual determina si es permitido o
no el ingreso a bodega del producto comprado.
Relación con punto 8.4 (Análisis de datos)
Existe un sub-proceso de “EVALUACIÓN DE PROVEEDORES”, el cual deriva en la
depuración de proveedores que pueden ayudarnos a alcanzar los objetivos de calidad,
fijados por la empresa.
Conclusiones El proceso de compras dentro de una organización, afectan directamente sobre las
actividades de la empresa, pero en diferente magnitud, dependiendo del giro que esta
posea; por este motivo, la selección de un proveedor debe orientarse en función de la
capacidad que tenga el proveedor para proporcionar productos que satisfagan los requisitos de la organización; es necesario que se establezcan sistemas de medición que
ayuden en la gestión de seguimiento y evaluación de los proveedores.
Es importante contar con un asesor jurídico, que sirva como asesor legal a la empresa en
la formulación de contratos y en el establecimiento de las garantías que estos ameriten,
en ocasiones existen compras que incurren en costos muy elevados, y es necesario
cuidar los intereses de la empresa, un profesional en esta rama, es una herramienta
indispensable no solo en el marco de una función litigante, sino también y
fundamentalmente de prevención.
La departamentalización dentro de una organización, sin duda ayuda en la fluidez y
coordinación del proceso de compras; sectorizar actividades y decisiones entre los
diferentes departamentos que intervienen en el proceso; ayuda a que la decisión de
compra sea el conjunto de trabajos que realicen los recursos de varios departamentos.
de Compras, entradas “Pedido de Insumos y Materiales”, éste reúne información
proporcionada por el Bodeguero, de la existencia de los productos que fueron
requeridos y establece cantidades efectivamente necesarias (cantidad requerida –
saldos en bodega), y procede con la gestión de compra según el procedimiento
establecido realizando un análisis en base a las proformas recibidas, el análisis
proporcionará la mejor opción de compra en base a precios y tiempos de entrega
como sugerencia para el Jefe compras, quien realizará las respectivas órdenes de
compra para que sean aprobadas por el Subgerente Administrativo Financiero ó el
Jefe Administrativo y posteriormente se envíen al respectivo proveedor. Una vez
que el proveedor entrega el pedido, éste es verificado antes de su ingreso a bodega.
Los resultados de la verificación son considerados en la evaluación de proveedores.
Registrado el ingreso a bodega, los productos son entregados a los respectivos
solicitantes de acuerdo a sus requerimientos.
Una descripción más detallada del proceso se encuentra en el “Proceso de
compras”.
Un análisis comparativo entre la requisición solicitada y los productos entregados,
(facturas, nota de venta y otros), permite comprobar el nivel de cumplimiento del
Objetivo del proceso.
Durante la inspección, los productos que no cumplan con las especificaciones, son
manejados de acuerdo al procedimiento “Producto no conforme”.
PROCESO DE COMPRA DE AGROQUÍMICOS Y MATERIAL DE EMPAQUE 1. OBJETIVO: Efectuar el procedimiento de las compras de agroquímicos y material de empaque que se requieran en la compañía.
2. ALCANCE: El presente procedimiento abarca desde la solicitud de compra, hasta la adquisición del artículo solicitado.
3. DEFINICIONES: Requerimiento Interno.- Documento interno que contiene el requerimiento de bienes necesarios para el buen desarrollo. Requisitos: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria. Especificación: Características requeridas en un bien. Calidad: Grado en el que un conjunto de características cumplen con los requisitos. Verificación: Confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva de que se han
cumplido los requisitos especificados. Por ejemplo verificación de la altura de botas de trabajo o su material. Validación: Confirmación mediante el suministro de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos para una utilización o aplicación específica. Esta confirmación se realiza posterior al uso previsto. Por ejemplo validación de la duración de botas de trabajo. Solicitud: Documento interno que emite cada departamento para solicitar la adquisición de
cualquier bien. Orden de Compra: Documento que establece los términos en los que se solicitan los bienes a
los proveedores. Producto: Conjunto de atributos tangibles e intangibles. Proveedor: Organización o persona que proporciona un producto.
IDAF – 001 Listado de proveedores FDAF – 002 Fichas de especificaciones técnicas de los productos FDAF – 003 Ingreso a bodega FDAF – 004 formato de consulta de insumos a bodega FDAF – 005 informe de saldos en bodega
ISG – 022 Matriz de identificación de responsabilidades para la compra de bienes y servicios
5. ADQUISICIONES
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO OBSERVACIONES
1 Elabora el “formato de requisición de materiales y/o insumos necesarios”.
Departamento solicitante
Se deberá adjuntar las especificaciones técnicas en caso de productos nuevos
2
Receptar pedido de insumos y materiales, además verifica el cumplimiento del formato establecido para requisición de materiales y / o insumos necesarios.
Jefe de compras
Para cada compra se deberá consultar las fichas de especificaciones técnicas (IDAF – 002) entregadas con anterioridad.
3 Aprobar “requisición de compra de materiales y / o insumos necesarios”,
Jefe de compras Requerimiento interno FDAF-002
4 Elaborar “formato de consulta de insumos a bodega” Jefe de compras
Requerimiento interno FDAF-004
La orden de requerimiento interno será firmada por el supervisor de bodega.
5 Revisar y determinar el stock actual de los productos incluidos en el documento
Supervisor de bodega
6 Elaboración de “informe de saldos en bodega” Supervisor de bodega
Requerimiento interno FDAF-005
7
Establece cantidades efectivamente necesarias (cantidad requerida – saldos en bodega).
Jefe de compras
8 Solicitar proforma a proveedores
Jefe de compras
Para identificar al responsable de la compra, consultar la matriz de identificación de responsabilidades para la compra de bienes y servicios ISG – 022. Difundir listado de proveedores (IDAF- 001) a responsables de compra cuando se actualice.
9 proporcionar proforma en el tiempo sugerido por el jefe de compras
Realizar análisis en base a las proformas recibidas, determina mejor opción de compra en base a precios y tiempos de entrega.
Jefe de compras
11 Si no existe proforma que satisfaga requisitos, ir al paso 8 Jefe de compras
12 Elaborar orden de compra
Jefe de compras Orden de Compra FDAF-001
13 Revisa, objeta, cuestiona o recomienda Jefe Administrativo
14 Comunicar al Proveedor Bodeguero sobre la decisión de compra.
Jefe de compras
15 Remitir orden de compra a proveedor Jefe de compras
17 Despachar Orden de Compra Proveedor
18
Si el producto comprado, cumple con las especificaciones, ingresar a bodega. Caso contrario realizar la devolución correspondiente y acordar tiempos para la nueva entrega.
Proveedor Bodega Ingreso a Bodega FDAF-003
Cuando el producto no cumpla con las especificaciones, se notificará ésta situación al Jefe Departamental para la toma de decisiones.
Senefelder es una industria gráfica ecuatoriana reconocida a nivel
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DETALLE DEL MANUAL DE CALIDAD
7.4 Compras
7.4.1 Proceso de compras
VESPUCIOS S.A.asegura que los productos ó servicios comprados ó contratados cumplen con
los requisitos de compra ó contratación especificados.
El tipo y alcance del control aplicado al proveedor y al producto ó servicio adquirido depende
del efecto del producto ó servicio y su impacto a la calidad de los servicios (formación y asesoría) de VESPUCIOS S.A..
VESPUCIOS S.A.evalua y selecciona los proveedores en función de su capacidad para
suministrar productos ó servicios de acuerdo con los requisitos de la VESPUCIOS S.A.. Se establecen los criterios para la selección y evaluación periódica.
Se mantienen registros de los resultados de la evaluación y las subsiguientes acciones
necesarias que se deriven de la misma (véase 4.2.4).
7.4.2 Información de las compras
La información de compra (Orden de Compra, Contratos) describen el producto ó servicio a
a) requisitos para la aprobación del producto ó servicio,
b) requisitos para la cualificación del personal, y
c) requisitos del sistema de gestión de la calidad.
VESPUCIOS S.A.asegura que los requisitos de compra son claramente especificados previo a su comunicación al proveedor.
7.4.3 Verificación de los productos comprados
VESPUCIOS S.A.establecer e implantar la inspección u otras actividades necesarias para asegurar que el producto comprado cumple los requisitos de compra especificados.
Cuando la organización o su cliente proponga llevar a cabo actividades de verificación en las instalaciones del proveedor, la organización debe especificar en la información de compra las disposiciones requeridas para la verificación y el método para la puesta en circulación del
producto.
NORMAS, POLÍTICAS Y CONCEPTOS GENERALES
POLÍTICAS:
El departamento de Compras realizará revisiones periódicas a la ejecución del Plan de Compras.
El Plan de Compras está sujeto a cambios, según disposición del área de ventas.
El departamento de Ventas y demás departamentos proporcionarán cada tres meses la información para actualizar el Plan de Compras de la Compañía
CONCEPTOS INFORME DE EXISTENCIAS: Documento en donde se encuentran las cantidades existentes
de cada una de las materias primas adquiridas durante el año. PRESUPUESTO ANUAL DE COMPRAS: Documento que muestra la inversión destinada por
Artes Gráficas Senefelder a la adquisición de insumos requeridos para la producción de litografía, formas continuas y valores y demás.
OBJETIVO ALCANCE
Asegurar una planificación efectiva de las compras de materia prima para las áreas de litografía, formas continuas y valores de la empresa, de forma tal que permita garantizar la satisfacción de nuestros clientes.
Desde la detección de los requerimientos de materia prima de las diferentes áreas de producción hasta la planificación anual de las compras, su aprobación y verificación periódica.
Envía cada mes al Gerente y Contralor General, Jefe de Ventas y Jefe de Valores el Forecast.
Ver REG. Forecast
2 Gerente General
Contralor General
Gerente de Producción
Gerente de Seguridad
Valores
Receptan, llenan y entregan al gerente de Compras el registro de requerimientos de materia prima basándose en el comportamiento del ejercicio anterior, la situación proyectada
del país y a la proyección esperada del negocio.
Ver REG. Necesidades Anuales de Materia
Prima
3 Gerente de Compras
Recepta los requerimientos, los compara con el Informe de Existencias de materia prima para
asegurar la cantidad de insumos a demandar y actualiza el plan de compras.
Ver REG. Necesidades Anuales de Materia Prima
No. Responsable Actividad
4 Gerente de Compras
Elabora el plan con el efecto sobre el flujo de caja proyectado, y entrega al Jefe Financiero. Ver REG. Flujo de Caja
5 Gerente de Compras
Elabora el Plan Anual de Compras, el mismo que deberá contener:
Necesidad de Materias Primas por división
Inversión por división
Colocación de Pedido con fecha de llegada
Ver REG. Plan Anual de Compras
6 Contralor General
Recepta, revisa y aprueba la planificación de compras basado en el Presupuesto Anual. * En caso de no estar de acuerdo en alguna de las partes de la planificación, informa al Gerente de Compras para su adecuación.
7 Solicita y analiza las cotizaciones, de las necesidades reales de materia prima, a los proveedores previamente calificados y realiza el análisis comparativo de las mismas. Ver REG. Análisis de Cotizaciones
8 Gerente de Compras
Revisa mensualmente el cumplimiento de la Planificación y actualiza el plan anual de compras. VA HACIA AL PEC 2.3.2 EVALUACIÓN DE PROVEEDORES
REGISTROS Y DOCUMENTOS GENERADOS
Registro – Document
o
Distribución
Indexación Conservaci
ón
Disposición
Acceso
Necesidades Anuales de Materia Prima REG.2.3.1-1
Original Departamento de compras Copia Jefe de Ventas