Liderando Equipos Virtuales Una guía de herramientas
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Comunicación
Ahora, más que nunca, es fundamental poder trabajar con éxito en equipo desde múltiples ubicaciones. Si bien el trabajo remoto ha aumentado constantemente durante un tiempo, eventos sin precedentes como el brote de COVID en marzo de 2020 trajo como resultado que las organizaciones tuvieron que mejorar su capacidad de trabajo virtualrápidamente.
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Ajustando tu comunicación
Decide con qué frecuencia, dónde y cuándo quieres hacer check-in, la comunicación regular es vital cuando no puedes ponerte al día en la máquina de café. Además de sesiones uno a uno formales, considera un tiempo de café virtual para que el equipo socialice online. Los grupos de WhatsApp para mensajes críticos o gifs divertidos (elimina según corresponda con la cultura de tu equipo) o incluso los eventos en equipo como ver una película a través de NetflixParty o algo similar. No pases por alto los check-ins sociales.
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En un entorno escrito, tu tono de voz y lenguaje corporal ya no están disponibles para comunicar mensajes clave, elige cuidadosamente tus palabras.
Cada adjetivo, punto final y signo de exclamación son importantes. Puede que no haya un estilo correcto, pero sentirse cómodo usando imágenes, emojis y gifs puede ayudarte a brindar una gama amplia de herramientas de comunicación de forma clara, y esto es importante.
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Puedes comunicarte con el grupo mientras el productor (que puede ser alguien de tu equipo) gestiona la grabación y monitorea la calidad del audio, prepara la próxima encuesta, etc. También pueden ayudar a las personas que tienen problemas técnicos y silenciar a quien sea necesario. También pueden vigilar el chat, extraer preguntas ycomentarios clave y asegurarse de que se lean en la grabación.
Si presentan varias personas están exponiendo, ya sea desde una computadora o, si es realmente necesario, ensaya la entrega del control de modo que sea invisible durante la presentación.
Cuando comiences la reunión, aclara si la gente debería estar escuchando algo o no, y por favor ponte en mute, o considera reproducir algo de música antes de que comience el webinar para que la gente compruebe si pueden escuchar el audio. Además, no tengas conversaciones internas mientras estás preparándote si el micrófono está encendido, puede sonar poco profesional.
En el pasado, los colegas virtuales frecuentemente podían ser pasados por alto en reuniones donde la mayoría del equipo estaba en la oficina. Ahora necesitas pensar primero en lo virtual. Aquí está el checklist para que tengas una excelente sesión de equipo virtual.
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Inspírateen la radio
Si usas un solomicrófono,ubícalo bien
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Si no tienes un productor, pausa regularmente la presentación para revisar los comentarios del chat (no quieres un espacio vacío al final cuando lo revises). Si tienes un productor, hazlo igual (muéstrale a tu audien-cia que estás involucrado y puedes motivar conversacio-nes interesantes). Si las cosas se ralentizan por escribir mucho, alienta a la persona a salir del mute y utilizar el micrófono.
Siempre es mejor mantener las cosas lo más simples posible ya que hay menos formas de controlar la atención. Existe el peligro de que los participantes se pierdan o se sientan abrumados. Este es un modelo muy útil a seguir:
Cualquier persona en la sala que diga algo, debe decirlo al micrófono para demoras mientras la gente en línea espera a escuchar lo que dicen.
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Junto a la resolución colaborativa de los problemas, darle tiempo a cada persona en la agenda fomenta la colaboración y ayuda a obtener aportes de todos los miembros del equipo. Así es como funciona: antes de la sesión, haz que el equipo escriba un desafío que están teniendo y que lo presenten en la mesa, uno a la vez. Luego, cada miembro del equipo tiene cinco minutos en la agenda para discutir su problema. El grupo luego da la vuelta a la reunión para que todos tengan la oportunidad de hacer una pregunta, de expresar su opinión o pasar. Luego, pasa al número siguiente. Es un uso muy efectivo de una técnica de colaboración muy fácil de administrar en un entorno virtual.
La franqueza es difícil incluso para equipos en la misma ubicación, pero es el mejor indicador de productividad. Para mantener a la gente comprometida , asigna un “Yoda”. Como el sabio maestro de Star Wars, mantiene a los miembros del equipo alineados y asegura que todos estén activos y dentro del tema. El Yoda previene que la honestidad se convierta en faltas de respeto siendo valiente para señalar comportamientos inapropiados. En los puntos críticos de la reunión, el líder debe dirigirse al Yoda y preguntarle: “¿Qué es lo que sucede y de lo que nadie está hablando?”. Esto le permite al Yoda expresa la franqueza del grupo y alentar la toma de riesgos.
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En un entorno virtual, acuerda con qué frecuencia y cómo desean hacer check-in, mensajes diarios en tu herramienta de colaboración, una actualización por correo electrónico o una videollamada semanal. Encuentra lo que funciona para cada individuo y su estilo de trabajo.
Todo lo que hagas, hazlo como equipo, un proyecto o con un trabajo individual, muy claro. ¿Qué intentas lograr? ¿Cómo llegarás allí? ¿Cuáles son las acciones necesarias para lograrlo?
Todo trabajo y nada de diversión hacen que un equipo virtual sea muy triste. Somos seres sociales, comparte noticias, celebraciones y fotos para conectar y fomentar el engagement.
Asigna proyectos donde los miembros del equipo deben comunicarse entre sí y con el líder del equipo.
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Apertura con la información
Confianza basada en la observación de que otros miembros del equipo mantienen promesas, están orientados al equipo y se comportan conmigo de acuerdo con un código moral.
Otros miembros del equipo comparten sus verdaderos sentimien-tos y puedo relacionarme con ellos a nivel personal.
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Cuando se trabaja únicamente en línea, la confianza es vital. Un líder debe confiar en que su equipo haga las cosas, sea cual sea su patrón de trabajo, y los equipos deben confiar en su líder para compartir su visión y objetivos y ser transparentes con la planifi-cación y los comentarios. Entonces, ¿cómo se cons-truye un equipo de alta confianza?
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WFH Checklist
Es probable que te falte caminar si no estás yendo a la oficina, pero esta es tu oportunidad de usar ese tiempo para hacer una clase en línea, dar un paseo en bicicleta o correr, ¡mejor al aire libre!
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Headspace
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Tener un horario de llamadas establecido con anticipación significa que todos saben cuándo estarán en contacto y pueden prepararse. Este es un tiempo precioso: nada rompe la confianza como cancelar reuniones constantemente, así que ponlo en tu agenda y ten un espacio tranquilo listo para que puedas estarcompletamente presente.
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