LUNIVERSIDAD NACIONAL SAN LUIS GONZAGA DE ICA
FACULTAD DE ADMINISTRACINLIBRO DE RETECIONES LIBRO DE
PERCEPCIONES, LIBRO DE RETENCIONES, GUIAS DE REMISION, NOTAS DE
CRDITO Y DBITO Monografa que se presenta como parte del curso de
CONTABILIDAD del trabajo universitario y de la investigacin
cientfica
DOCENTE: JULIO QUISPE GARCIAINTEGRANTES: BRAVO ROMERO,
DALIAGUTIERREZ RUIZ, YESENIAHERRERA TITO, KEITHHUAMANCHA
LIMAYMANTA, CAROL
20141
1
DEDICATORIALe dedicamos primeramente nuestro trabajo a Dios fu
el creador de todas las cosas, el que nos ha dado fortaleza para
continuar cuando a punto de caer hemos estado; por ello, con toda
la humildad que de nuestro corazn puede emanar .De igual forma, a
nuestros Padres, a quienes les debemos toda nuestra vida, les
agradecemos el cario y su comprensin, a ustedes quienes han sabido
formarnos con buenos sentimientos, hbitos y valores, lo cual me ha
ayudado a salir adelante buscando siempre el mejor camino9
INTRODUCCIN
El presente trabajoest diseado de forma prctica y sencilla para
comenzar a conocer los diferentes libros de contabilidad, Pues como
estudiantes que somos debemos tener conocimiento de dicha libros
sumamente importantes en nuestra carrera profesional.
AGRADECIMIENTOPrimero y antes que nada , dar gracias a Dios, por
estar con nosotros en cada en cada paso que damos, por fortalecer
nuestro corazn e iluminar nuestra mente y por haber puesto en
nuestro camino a aquellas personas que han sido nuestro soporte y
compaa durante todo el periodo de estudio que recien
comienza.Agradecer hoy ysiempre a nuestra familia por el esfuerzo
realizado por ellos. El apoyo en nuestros estudios, de ser as no
hubiese sido posible. A cada uno de nuestros padres y dems
familiares ya que nos brindan el apoyo, la alegra y nos dan la
fortaleza necesaria para seguir adelante.Un agradecimiento especial
al ProfesorJULIO QUISPE, por la colaboracin, paciencia, apoyo y
sobre todo por esa gran amistad que nos brinda y nos da las
herramientas necesarias para seguir siempre adelante.
NDICE 1.-Dedicatoria 12-Introduccin23.- Agradecimiento34.-NDICE
45.-LIBRO DE RETENCIONES5Definicin Formatos7Aplicacin
Prctica6.-LIBRO DE PERCEPCIONES84.1definicion4.2.
FORMALIDADESFormato 11Aplicacin Prctica127.-GUAS DE
REMISIN131.1)Definicin 1.2Uso de las G. R. como sustento de las
operaciones14Tipos De Guas De Remisin168.-NOTA DE
CRDITO29CONCEPTOPreguntas frecuentes369.-NOTA DE DBITO35Funcin de
la Nota de DbitoFormato36
EL LIBRO DE RETENCIN
El Libro de Retenciones sustenta la deduccin de estos gastos
para efectos del Impuesto a la Renta, en la medida que los
generadores de este tipo de rentas no tienen la obligacin de emitir
comprobantes de pago. Al calificar como quinta categora las rentas
de los incisos antes sealados, estarn sujetas a las retenciones
correspondientes por Impuesto a la Renta.
OBLIGADOS A LLEVAR EL LIBRO DE RETENCIONESEl Libro de
Retenciones es de uso obligatorio para aquellas personas que paguen
los tipos de rentas antes sealados. As lo estableci el inciso j del
artculo 21 del Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta.
EXCEPCIN A SU LLEVADO:Los sujetos que paguen este tipo de rentas
y que estn obligados a presentar el PDT Planilla Electrnica,
Formulario Virtual N 601, o aquellos que sin estarlo, ejerzan la
opcin de llevar dicha planilla para presentarla ante el Ministerio
de Trabajo y Promocin del Empleo, estn exceptuados de llevar este
libro.FORMALIDADESa) Datos de CabeceraEl Libro de Retenciones debe
contar con los siguientes datos de cabecera: Denominacin del libro
o registro. Perodo y/o ejercicio al que corresponde la informacin
registrada. Nmero de RUC del deudor tributario, Apellidos y
Nombres, Denominacin y/o Razn Social de ste.No obstante lo
anterior, si el citado libro es llevado en forma manual, bastar con
incluir estos datos en el primer folio de cada perodo o
ejercicio.
b) Registro de las Operaciones Al efectuar el registro de las
operaciones en el Libro de Retenciones, el sujeto obligado deber
efectuar dicha anotacin:
En orden cronolgico. De manera legible, sin espacios ni lneas en
blanco, interpolaciones, enmendaduras ni seales de haber sido
alteradas Totalizando sus importes. Utilizando los trminos VAN y
VIENEN segn corresponda, al final y al inicio de cada folio
respectivamente. Lo dispuesto en este punto no es exigible al Libro
de Retenciones que se lleve en hojas sueltas o continuas. De no
realizarse operaciones en un determinado perodo o ejercicio
gravable se registrar la leyenda SIN OPERACIONES en el folio
correspondiente.
Lo dispuesto en este punto no es exigible al Libro de
Retenciones que se lleve en hojas sueltas o continuas. En moneda
nacional y en castellano, salvo los casos previstos en el numeral 4
del artculo 87 del Cdigo Tributario*.* De acuerdo a esta
disposicin, los libros y registros deben ser llevados en castellano
y expresados en moneda nacional; salvo que se trate de
contribuyentes que reciban y/o efecten inversin extranjera directa
en moneda extranjera, de acuerdo a los requisitos que se
establezcan mediante Decreto Supremo refrendado por el Ministro de
Economa y Finanzas, y que al efecto contraten con el Estado, en
cuyo caso podrn llevar la contabilidad en dlares de los Estados
Unidos de Amrica. En folios originales, no admitindose la adhesin
de hojas o folios.
OBLIGACIN DE LEGALIZAR
Adems de las formalidades sealadas en el punto anterior, debe
considerarse que el Libro de Retenciones debe ser legalizado, por
un notario o, a falta de stos, por un juez de paz letrado o juez de
paz, cuando corresponda, de la provincia en la que se encuentre
ubicado el domicilio fiscal del deudor tributario, salvo tratndose
de las provincias de Lima y Callao, en cuyo caso la legalizacin
podr ser efectuada por los notarios o jueces de cualquiera de
dichas provincias.
FORMATO E INFORMACIN MNIMAA partir del 01.07.2010 los
contribuyentes obligados a llevar el Libro de Retenciones debern
utilizar el siguiente formato:
FORMATO DESCRIPCINFORMATO 4.1 Libro de Retenciones incisos e) y
f) del artculo 34 de la LIR. En ese caso, la informacin mnima a ser
consignada en el citado formato, ser la siguiente:a) Fecha de
retencin, cuando esta coincida con la fecha de pago de la
retribucin o, en su defecto fecha de pago de la retribucin.b)
Informacin de la persona que prest el servicio, de acuerdo a lo
siguiente:Tipo de documento de identidad Nmero del documento de
identidad, de ser el caso. Apellidos y Nombres.c) Informacin de la
retribucin, de acuerdo a lo siguiente:Monto bruto de la
retribucin.Monto de las retenciones efectuadas.Monto neto de la
retribucin.d) Totales.
APLICACIN PRCTICA
La empresa INVERSIONES SANTA ROSA S.A.C. dedicada a la compra
venta de computadoras y accesorios, ha suscrito con uno de sus
trabajadores, un contrato al amparo del inciso f) del artculo 34 de
la Ley del Impuesto a la Renta, a travs del cual, ste realizar una
revisin del sistema informtico de la empresa. Sobre el particular,
nos consultan cmo registrar el pago de esta renta en el Libro de
Retenciones. Considerar que el monto del contrato es de S/. 12,000
el cual fue abonado el 15.06.2011
SOLUCIN:De acuerdo a los supuestos que nos proporciona la
empresa INVERSIONES SANTA ROSA S.A.C., el llenado del Libro de
Retenciones sera de acuerdo a lo siguiente:Es importante mencionar
que en este caso, la renta obtenida por el trabajador ser
adicionada a su Remuneracin Anual Proyectada, a efectos de
determinar la retencin correspondiente al mes en que percibi dicha
renta. De ser as, la citada retencin no ser consignada en este
libro, sino en la Planilla Electrnica, Formulario Virtual N
601.
OBLIGACIN DE UTILIZAR LOS FORMATOSCuando el Libro de Retenciones
es llevado en forma manual. Es obligatoria.Cuando el Libro de
Retenciones es llevado mediante hojas sueltas o continas. No es
obligatoria.
LIBRO DE PERCEPCINEl Rgimen de Percepciones del IGV, es otro de
los sistemas de pagos adelantados de este impuesto, implementados
por el Poder Ejecutivo. A diferencia del Rgimen de Retenciones, el
cual es regulado por la Resolucinde Superintendencia N
037-2002/SUNAT, este rgimen es regulado de manera general por la
Ley N 29173 Ley del Rgimen de Percepciones.De acuerdo a este
rgimen, se obliga que los sujetos designados porla SUNATcomo
Agentes de Percepcin deban efectuar a sus clientes, una percepcin a
cuenta del IGV que stos debern pagar, en sus operaciones de venta
futuras.Para estos efectos, estas normas establecen entre otras
obligaciones que los Agentes de Percepcin (con excepcin dela
SUNAT), deben llevar un Registro del Rgimen de Percepciones, en el
cual deben controlar los dbitos y crditos con respecto a la cuenta
por cobrar por cada cliente.2. FORMALIDADESa) Datos de cabeceraEl
Registro del Rgimen de Percepciones, al ser un libro vinculado a
asuntos tributarios que los deudores tributarios se encuentran
obligados a llevar, deber contar con los siguientes datos de
cabecera:Denominacin del libro o registro.Perodo y/o ejercicio al
que corresponde la informacin registrada.Nmero de RUC del deudor
tributario, Apellidos y Nombres, Denominacin y/o Razn Social de
ste.No obstante lo anterior, tratndose del Registro del Rgimen de
Percepciones llevado en forma manual, bastar con incluir estos
datos en el primer folio de cada perodo o ejercicio.
LIBROS Y REGISTROSINFORMACIN A CONSIGNAR
REGISTRO DEL RGIMEN DE PERCEPCIONES LLEVADO EN HOJAS SUELTASEn
todos los folios se deber consignar: Denominacin del libro o
registro. Perodo y/o ejercicio al que corresponde la informacin
registrada. Nmero de RUC del deudor tributario, Apellidos y
Nombres, Denominacin y/o Razn Social de ste
REGISTRO DEL RGIMEN DE PERCEPCIONES LLEVADO EN FORMA MANUALEn el
primer folio se deber consignar: Denominacin del libro o registro.
Perodo y/o ejercicio al que corresponde la informacin registrada.
Nmero de RUC del deudor tributario,Apellidos y Nombres, Denominacin
y/o Razn Social de ste
b) Registro de las Operaciones
Al efectuar el registro de las operaciones en el Registro del
Rgimen de Percepciones, el sujeto obligado deber efectuar dicha
anotacin:
En orden cronolgico. De manera legible, sin espacios ni lneas en
blanco, interpolaciones, enmendaduras ni seales de haber sido
alteradas. Totalizando sus importes. Utilizando los trminos VAN y
VIENEN segn corresponda, al final y al inicio de cada folio
respectivamente. Lo dispuesto en este punto no es exigible al
Registro del Rgimen de Percepciones que se lleve en hojas sueltas o
continuas. De no realizarse operaciones en un determinado perodo o
ejercicio gravable se registrar la leyenda SIN OPERACIONES en el
folio correspondiente. Lo dispuesto en este punto no es exigible al
Registro del Rgimen de Percepciones del IGV que se lleve en hojas
sueltas o continuas.
En moneda nacional y en castellano, salvo los casos previstos en
el numeral 4 del artculo 87 del Cdigo Tributario*. En folios
originales, no admitindose la adhesin de hojas o folios. OBLIGACIN
DE LEGALIZAR
Adems de las formalidades sealadas en el punto anterior, debe
considerarse que el Registro del Rgimen de Percepciones debe ser
legalizado, por un notario o, a falta de stos, por un juez de paz
letrado o juez de paz, cuando corresponda, de la provincia en la
que se encuentre ubicado el domicilio fiscal del deudor tributario,
salvo tratndose de las provincias de Lima y Callao, en cuyo caso la
legalizacin podr ser efectuada por los notarios o jueces de
cualquiera de dichas provincias.PLAZO MXIMO DE ATRASO
De acuerdo al Anexo 2 dela Resolucinde Superintendencia N
234-2006/SUNAT, el Registro del Rgimen de Percepciones no podr
tener un atraso mayor a diez (10) diez das hbiles, contados a
partir del primer da hbil del mes siguiente a aquel en que se
decepcione o emita, segn corresponda, el documento que sustenta las
transacciones realizadas con los proveedores.Libro o
Registrovinculadoa AsuntosTributariosMximoatrasopermitidoActo o
circunstanciaque determina elinicio del plazo parael mximo
atrasopermitido
REGISTRO DELRGIMEN DEPERCEPCIONESDiez (10)dasDesde el primer
dahbil del mes siguientea aqul en que seemita, segn corresponda,el
documentoque sustenta las transaccionesrealizadascon los
clientes
FORMATO E INFORMACIN MNIMA
El numeral 17 del artculo 13 dela Resolucinde Superintendencia N
234-2006/SUNAT seala que en este registro se deber incluir la
informacin solicitada en el inciso a) del artculo 11 dela
Resolucinde Superintendencia N 128-2003/SUNAT, as como el inciso a)
del artculo 16 dela Resolucinde Superintendencia N
058-2006/SUNAT.En ese sentido, de acuerdo a la citada resolucin,
dicho registro debe contener, como mnimo la siguiente informacin en
columnas separadas: Fecha de la transaccin. Denominacin y nmero del
documento sustentatorio. Tipo de transaccin realizada, tales como:
ventas, ajustes en la operacin, cobros, compensaciones, canje de
factura por letras de cambio, entre otras. Importe de la
transaccin, anotado en la columna del debe o del haber, segn
corresponda a la naturaleza de la transaccin. Saldo resultante de
la cuenta por cobrar por cada cliente.
De otra parte, y aun cuandola Resolucinde Superintendencia N
234-2006/SUNAT no haya aprobado un formato especfico para este
registro, consideramos que el que presentamos en la aplicacin
prctica que se presenta a continuacin, incluye las formalidades
antes previstas.IMPORTANTE
El Agente de Retencin que utilice sistemas mecanizados o
computarizados de contabilidad podr llevar dicho registro anotando
el total de las transacciones mensuales realizadas con cada
Proveedor en forma consolidada, siempre que en el sistema de enlace
se mantenga la informacin requerida y se pueda efectuar la
verificacin individual de cada transaccin.
APLICACIN PRCTICA
La empresa INVERSIONES SANTA ANITA S.A.C. ha sido designada
porla SUNATcomo Agente de Percepcin del IGV, a partir del
01.07.2010, estando obligada a llevar por tanto, el Registro del
Rgimen de Percepciones. Sobre el particular, el contador de la
citada empresa nos pide ayuda a efectos de anotar en el citado
registro, las siguientes operaciones realizadas con el cliente
COMERCIAL NEPTUNO S.R.L.:a) Mediante Factura N 001-0010 del
05.07.2010 se efecta la venta de mercaderas por S/. 10,000 (Incluye
IGV).b) El 10.07.2010 se cobra parcialmentela Factura N 001-0010
por S/. 6,000, monto que incluye la percepcin correspondiente.c) El
21.07.2010 se cobra el saldo pendiente dela Factura N 001-0010,
efectundose la percepcin correspondiente.SOLUCIN:
De acuerdo a los supuestos que nos proporciona la empresa
INVERSIONES SANTA ANITA S.A.C., el llenado del Registro del Rgimen
de Percepciones sera de acuerdo a lo siguiente:
GUAS DE REMISIN
1.1)Concepto: Se denomina gua de remisin a aquel documento
creado y regulado por la Superintendencia Nacional
deAdministracinTributaria (SUNAT) que sustenta el traslado de
bienes por las pistas y carreteras del pas, no es el nico, pero es
el de uso ms extendido.
Es un documento que solo tiene sentido o razn de su existencia,
cuando se est efectuando el traslado de bienes, por lo que, si se
cometieran errores formales pasibles de sancin tributaria y estos
no fueran detectados por los controles tributarios, tales
situaciones contingentes desapareceran con el arribo de la unidad
de transporte a su punto de destino, ya que as se ha eliminado la
posibilidad de deteccin de la infraccin en el momento del traslado
y por consiguiente de la imposicin de sancin alguna. Sin embargo,
si el error fuera detectado mientras el traslado se estaba
realizando la consecuencia hubiera sido una de dos posibles
alternativas: el comiso de los bienes o la imposicin de una
multa.
La gua de remisin forma parte delsistemade control tributario
que permite la identificacin de actividades que se pueden estar
realizando al margen de lalegalidady por consiguiente
evadiendotributos. Esa es, en esencia, la bondad que ofrece este
documento en la lucha a favor del incremento de la
recaudacinfiscal. La obligacin de su emisin complica
lossistemasorganizados de evasin tributaria, es por ello, que se
castiga con igual severidad los casos en los que la gua de remisin
se confeccione con errores, ya que los requisitos obligatorios que
esta debe contener son los que laAdministracinTributaria ha
establecido como los mnimos a observar e impedir que con una cuasi
formalidad se entorpezca el control del desplazamiento de bienes
que realizan los contribuyentes.
La gua de remisin es aprovechada por lacontabilidad, quien la
emplea como sustento de los egresos dealmacnvinculando as una
salida de bienes que debe ser anotada en el kardex
olibrodeinventarioscon el documento (la gua de remisin) en el que
queda anotada el detalle de lo remitido as como la conformidad u
observaciones de quien recibi los bienes, por ello resulta
sumamente importante el compromiso del rea contable en la
determinacin de laspolticasque permitan la conservacin de
talesdocumentosya que estos serviran para demostrar la fehaciencia
de lasoperacionesen las revisiones tributarias.
1.2) Uso de las G. R. como sustento de las operaciones:La gua de
remisin pese a encontrarse en una norma denominada Reglamento de
Comprobantes de Pago, no lo es, por consiguiente no tiene relacin
directa conobligacionestributarias que generan deuda y no sirven
para sustentar por s mismas operaciones deventao prestacin
deservicios.
Sin embargo, de manera indirecta las guas de remisin permiten
sustento tributario, por ejemplo, cuando se requiere demostrar la
fehaciencia de un gasto por flete, la gua de remisin con el sello
de recepcin delclienteo destinatario evidencia que el transporte
arrib a su destino.En otras circunstancias, la gua de remisin
incorrectamente empleada, o como en el caso que se comenta a
continuacin, equivocadamente anulada, generanproblemasal
contribuyente, en este caso, la presuncin deventasno
declaradas.
En la RTF N 8858-2-2007 el contribuyente argument que una gua de
remisin sustentaba al mismotiempola venta y posterior anulacin de
sta, cuando lo correcto era contar con dos guas de remisin, la
primera por la venta y la segunda elaborada das despus por la
anulacin. No haber procedido correctamente, tal como loseventosiban
ocurriendo determin que la Sunat, con justa razn, presumiera que se
trataba de una venta realizada la cual se pretendi ocultar anulando
la gua de remisin, -prctica que por lo dems no resulta desconocida
para los que llevan tiempo en los avatares tributarios as como
tampoco parala AdministracinTributaria-, si la operacin fue anulada
realmente, el contribuyente no lo demostr oportuna y
apropiadamente, ya que cuando la Sunat revis los documentos la
operacin no se encontraba anulada (faltaba el documento para el
Destinatario y la copia Sunat, justo los documentos que se entregan
al cliente).
1.3) Guas de Remisin que se encuentran vigentes:Las guas de
remisin al igual que en el caso de los dems comprobantes de pago
han sufrido de manera constante modificaciones en sudiseoimpreso y
en lainformacina consignar en estos documentos, estos cambios se
han producido en cortos lapsos de tiempo, disponiendo en todas las
ocasiones plazos para la adecuacin y un tiempo adicional
parapoderseguir usando los diseos anteriores, por ello es
pertinente identificar qu tipo de gua de remisin es la que se puede
seguir usando en el presente.As tenemos, que la ltima norma que
regul los plazos devencimientode formatos de guas de remisin
anteriores fue la Resolucin de Superintendencia N 064-2006/SUNAT
(25/04/2006), la cual indic en su Tercera Disposicin Complementaria
y Transitoria que los cambios introducidos por esta norma en las
guas de remisin podan ser consignados mediante algn medio
mecanizado, computarizado o un sello legible en los formatos de las
guas de remisin que se tuvieran en stock, esto result posible hasta
el 31/12/2007, en consecuencia las guas de remisin con el formato
anterior ya no podan seguirse empleando despus de esa fecha.
Nota:Las guas de remisin remitente y transportista que se
utilizan desde el 01/01/2008 deben observar las disposiciones
actualmente vigentes en el Reglamento de comprobantes de Pago, solo
se aceptaron guas con "adecuaciones" hasta el 31/12/2007.
Normas para el traslado de bienesSegn las normas vigentes, el
traslado de bienes se puede efectuar de dos maneras: Transporte
privado Transporte pblico
2.1) TRANSPORTE PRIVADO:Se denomina as a aquel transporte
efectuado por:
El propietario o poseedor de los bienes que son objeto de
traslado. El consignador, en la entrega al consignatario y en la
devolucin de los bienes no vendidos por el consignatario. El
prestador de servicios cuando las condiciones contractuales sealen
que este debe recoger o entregar los bienes. La agencia deaduana,
cuando el propietario o consignatario de los bienes le haya
otorgado mandato para despachar. El Almacn Aduanero o responsable,
en el caso de traslado de bienes considerados en laLeyGeneral
deAduanascomo mercanca extranjera trasladada desde el puerto o
aeropuerto hasta el Almacn Aduanero. El Almacn Aduanero o
responsable, en el caso de traslado de bienes considerados en la
Ley General de Aduanas como mercanca nacional, desde el Almacn
Aduanero hasta el puerto o aeropuerto. Excepcionalmente se
considera transporte privado a aquel que es prestado en el mbito
provincial para el reparto odistribucinexclusiva de bienes en
vehculos depropiedaddel fabricante o productor de los bienes
repartidos o distribuidos, tomados enarrendamientopor el que
realiza la actividad de reparto o distribucin. El transporte
privado de bienes no se puede efectuar con unidades alquiladas, slo
se puede efectuar con unidades propias o enleasing.
2.2) TRANSPORTE PBLICO:El transporte se denomina pblico cuando
elserviciode transporte es efectuado por terceros. En estos casos
durante el traslado se deben llevar dos guas de remisin, una
denominada "Gua de Remisin - Remitente" elaborada por los
propietarios y otra llamada "Gua de Remisin Transportista"
elaborada por el prestador del servicio.
TIPOS DE GUAS DE REMISINActualmente existen dos tipos de guas de
remisin, si el traslado de bienes se efecta bajo la modalidad de
transporte privado se debe elaborar el documento denominado Gua de
remisin - Remitente, en el caso del transporte pblico, el
transportista debe elaborar la Gua de remisin - Transportista,
debiendo llevar, cuando el servicio se est prestando ambas
guas.
3.1) Gua de remisin RemitenteEs un documento que se emplea en
elcomerciopara enviar las mercaderas solicitadas por el cliente. Y
sirve para que el comerciante tenga testimonio de los bienes que ha
entregado en las condiciones solicitadas y aprobado por el
departamento de ventas.Este documento se extiende por duplicado o
triplicado segn la necesidad dela empresapor lo general es prctico
que sea un talonario con 3 copias, una queda en el talonario para
laempresaque vende, la otra es entregada al cliente junto con las
mercaderas y la tercera es devuelta con la firma de conformidad del
cliente en el que certifica haber recibido conforme dichos
bienes.Una gua de remisin contiene la informacin que semuestraen
elGrfico N 1, existirn variaciones a estemodelodependiendo de
circunstancias particulares que se presentan de manera constante
para cierto tipo de contribuyentes.Grfico N 1
3.1.1) Informacin Impresa:
a)Datosde identificacin del remitente: Apellidos y nombres, o
denominacin o razn social. Adicionalmente, los contribuyentes que
generen rentas de tercera categora debern consignar su nombre
comercial, si lo tuvieran. Direccin del domicilio fiscal y del
establecimiento donde est localizado el punto de emisin. Podr
consignarse la totalidad de direcciones de los diversos
establecimientos que posee el contribuyente. Nmero de RUC.
b)Denominacin del documento: GUA DE REMISIN REMITENTE
c)Numeracin: Serie y nmero correlativo.
d)Motivo del traslado:Deber consignar las siguientes opciones:
Venta Venta sujeta a confirmacin del comprador Compra Consignacin
Devolucin .Traslado entre establecimientos de la misma Traslado de
bienes para transformacin Recojo de bienes Traslado por emisor
itinerante de comprobante de pago Traslado zona primaria Importacin
Exportacin Venta con entrega a terceros. Esta opcin ser utilizada
cuando el comprador solicita al remitente que los bienes sean
entregados a un tercero, quien ser considerado como destinatario
para efecto de la informacin a consignar en la gua de remisin.
Asimismo, se indicar el nmero de RUC del comprador, o en su
defecto, el tipo y nmero de su documento deidentidady sus apellidos
y nombres. Otras no incluidas en los puntos anteriores, tales como
exhibicin, demostracin, entrega en uso, traslado para propia
utilizacin; debiendo consignarse expresamente el motivo del
traslado.Se debe indicar cul de las opciones motiva el traslado. En
caso que no se utilice alguna de las opciones podr imprimirse slo
aquellas empleadas.Nota:Los sujetos del Nuevo Rgimen nico
Simplificado pueden emitir guas de remisin remitente, en estos
casos no se consignar lo sealado en los literales iv, vi, x, xi y
xii salvo que el domicilio fiscal de tales sujetos se encuentre en
zona defrontera, en cuyo caso podrn consignar los motivos sealados
en los literales x y xi.
e)Datos de laimprentao empresa grfica que efectu la impresin:
Apellidos y nombres, o denominacin o razn social. Adicionalmente,
podr consignarse el nombre comercial. Nmero de RUC Fecha de
impresin
f)Nmero de autorizacin de impresin otorgado por la SUNAT, el
cual ser consignado junto a los datos de la imprenta o empresa
grfica.
g)Destino del original y copias:En el original: DESTINATARIOEn
la primera copia: REMITENTEEn la segunda copia: SUNAT
3.1.2) Informacin no necesariamente impresa: a)Direccindel punto
de partida, excepto si el mismo coincide con el punto de emisin del
documento.
b)Direccin del punto de llegada.
c)Datos de identificacin del destinatario:
Apellidos y nombres o denominacin o razn social. Nmero de RUC,
salvo que no est obligado a tenerlo, en cuyo caso se deber
consignar el tipo y nmero de documento de identidad. Cuando el
destinatario sea el mismo remitente se consignarn sus Apellidos y
nombres o la denominacin o razn social, o alternativamente la
frase: "el remitente"
d)Datos de identificacin de la unidad de transporte y del
conductor: Marca y nmero de placa del vehculo. De tratarse de una
combinacin se indicar el nmero de placa del camin, remolque, tracto
remolcador y/o semirremolque, segn corresponda. Nmero(s) de
licencia(s) de conducir.
e)Datos del bien transportado: Descripcin detallada del bien,
indicando el nombre y caractersticas tales como lamarcadel mismo.
Si el motivo de traslado es una venta, se deber consignar adems
obligatoriamente el nmero de serie y/omotor, de corresponder.
Cantidad y peso total siempre y cuando, por lanaturalezade los
bienes trasladados, puedan ser expresados en unidades o fraccin de
toneladas mtricas (TM), de acuerdo a los usos y costumbres
delmercado. Unidad de medida, de acuerdo a los usos y costumbres
del mercado.
f)Cdigode autorizacin emitido por el Sistema de Control de
rdenes de Pedido (SCOP) aprobado por Resolucin de Consejo Directivo
OSINERG N 048-2003-OS/CD, en la venta de combustibles lquidos y
otrosproductosderivados de loshidrocarburosque realicen los sujetos
comprendidos dentro de los alcances de dicho sistema.
g)Fecha de inicio del traslado.
h)En el traslado de bienes considerados en la Ley General de
Aduanas como mercanca extranjera desde el puerto o aeropuerto hasta
el Almacn Aduanero, la gua de remisin del remitente deber contener
los requisitos sealados en los literales a) / g) de la seccin 3.1.1
del presente trabajo y en sustitucin de los dems requisitos, la
siguiente informacin no necesariamente impresa: Fecha y hora de
salida del puerto o aeropuerto. Nmero de RUC, apellidos y nombres o
denominacin o razn social del transportista que presta el servicio,
cuando corresponda. Cdigo del puerto o aeropuerto de embarque.
Nmero del contenedor. Nmero del precinto, cuando corresponda. Nmero
de bultos o pallets, cuando corresponda. Nmero de Manifiesto de
Carga.Nota:Para efecto de los literales a) y b) del presente
acpite, tratndose del traslado de bienes de un puerto o aeropuerto
a un terminal dealmacenamientoo viceversa, cuando el motivo del
traslado fuera cualquier operacin, destino o rgimen aduanero,
bastar consignar el nombre del puerto o aeropuerto y del terminal
de almacenamiento como punto de llegada o partida,
respectivamente.
No ser obligatorio consignar los datos sealados en el literal d)
del presente acpite, cuando:
El traslado se realice bajo la modalidad de transporte pblico,
debiendo en este caso indicarse el nmero de RUC y nombres y
apellidos o denominacin o razn social del transportista. El
traslado de encomiendaspostalesrealizadas por concesionarios
conforme a lo establecido en el Reglamento de Servicios y
Concesiones Postales, aprobado por Decreto Supremo N 032-93-TCC,
debiendo en este caso indicarse el nmero de RUC y nombres y
apellidos o denominacin o razn social del concesionario postal.
Dependiendo de determinadas circunstancias la confeccin de las
guas de remisin implica variantes o situaciones que motivarn un
llenado particular de las mismas.Veremos a continuacin una
diversidad de situaciones:
Venta con entrega a terceros
Caso:La empresa Alfa S.A. ha efectuado la venta de
(01)computadoraa la empresa Beta S.A. Ambas han acordado que la
primera de las mencionadas entregar el bien vendido directamente a
la empresa Omega S.A. cliente de la segunda de las mencionadas.Se
pide confeccionar la gua de remisin remitente.Datos:
Solucin:La gua de remisin a elaborar ser como se aprecia en el
Grfico N 2En la gua que se muestra en el Grfico N 2 aquellas
operaciones en las que se ha pactado entregar los bienes a un
tercero sealado por el comprador motivan que se consigne como
destinatario a esta ltima entidad, siendo obligatorio que se
indique el nmero de RUC del comprador, ahora bien, en nuestro
ejemplo hemos aadido no solo este dato sino la denominacin social
de la entidad compradora, lo que no invalida al documentos debido a
que se trata de la anotacin de una informacin voluntaria no
prohibida por norma alguna y que resulta siendo til para la
verificacin rpida de la operacin. En el ejemplo se est trabajando
conuna empresaque brinda el servicio de transporte, si se hubiera
empleado unidades propias el recuadroDatos del transportistaestara
en blanco.
Tomar cuidado de la importancia de ser bastante detallado en la
identificacin del bien que se enva, ya que no sera correcto colocar
en ladescripcindel bien: "una computadora" y nada ms, se tiene que
individualizar al bien, en este caso,la computadorase compone de
accesorios y cada uno de estos, tiene un fabricante, un modelo,
nmero de serie, estos datos deben ser anotados al elaborar la gua
de remisin, caso contrario estaramos enriesgode sufrir el comiso
del bien o la imposicin de una multa.
Ntese que en la elaboracin de este modelo de gua de remisin, al
ser bajo la modalidad de transporte pblico, esto es, que se ha
contratado a una empresa para que brinde el servicio de transporte,
las zonas destinadas a la marca, placa y licencia de conducir se
pueden dejar en blanco, bastando que se consigne la razn o
denominacin social o el apellido y nombre de lapersonaque brinda el
servicio de transporte.Nota:En las guas de remisin no resulta
obligatorio consignar la serie y el nmero del comprobante de pago
elaboradoproductode una operacin de venta.Traslado entre locales
anexosCaso:La empresa San Miguel Arcngel S.A. se dedica a la
confeccin de telas, debido al incremento de actividades dispuso la
compra de un inmueble ubicado a corta distancia de la planta
industrial. Con frecuencia se requiere la movilizacin demateria
primao productos terminados entre estos dos locales anexos.
Datos:DenominacinSocialDireccinN RUCTipo de Local
San Miguel Arcngel S.A.Av. Materiales 9999
Cercado2000209512Domicilio fiscal
San Miguel Arcngel S.A.Av. Maquinarias 7777
Cercado2000209512Almacn de telas
Solucin:En este modelo de gua debe destacarse el hecho que se
trata de unmovimientode bienes entre locales que pertenecen al
mismo contribuyente, por ello se ha marcado como motivo del
traslado la opcinTraslado entre establecimientos de la misma
empresa.En esalgica, cuando se menciona al destinatario se ha
consignado para identificarlo la fraseEl remitente, la cual era una
de dos opciones, la otra posibilidad era indicar la denominacin
social, no siendo obligatorio el nmero de RUC. Otro elemento a
destacar, es el vinculado con la cantidad de bienes transportado,
en el ejemplo, la primera verificacin visual de lo que se est
trasladando lo representan los bienes en forma de fardos, el cual
sera una primera forma de comprobar la cantidad de bienes
movilizados, pero esto resulta insuficiente si no se indica la
magnitud del total, en este caso, las telas tienen un segundo
elemento verificador: la extensin en longitud de los fardos, por
ello resulta obligatorio anotar el metraje total de los bienes
transportados. Ntese que en el ejemplo se ha considerado el
traslado de un nico tipo de bien, si fueran varios, estos ocuparn
una nueva lnea en la gua de remisin indicando a su vez, la cantidad
de fardos y el metraje de este segundo tem.
En el ejemplo, el transporte se est realizando con unidades
propias, por ello el recuadro Datos del transportista se encuentra
en blanco.
Nota:Cuando se efecte el traslado de bienes entre locales
anexos, estos deben encontrarse declarados previamente en
elRegistronico de Contribuyentes.
Envo de bienes a varios destinatariosCaso:La empresa LunaGasS.A.
va a efectuar un reparto de balones de gas tipo Premium a varios
restaurantes que sonclientessuyos. Con los datos que se
proporcionan se pide confeccionar la gua de remisin
remitente.Datos:
Solucin:Cuando se tiene que efectuar el traslado de bienes en
los que existen varios destinatarios, tenemos dos posibilidades, la
primera es efectuar una gua por cada destinatario, lo cual en
nuestro ejemplo, implicara efectuar cuatro guas de remisin, una por
cada cliente, lo cual no resulta muy eficiente, especialmente
cuando se trate de mayores clientes a repartir.
La otra alternativa es efectuar una gua de remisin resumen en la
que detallaremos el comprobante de pago elaborado por cada operacin
de venta, esta posibilidad contemplada en el Reglamento se sustenta
en prcticas comerciales, debido a que en un solo desplazamiento se
hace entrega del bien y del comprobante de pago, sea porque la
operacin ya se encuentra cancelada o ser cancelada posteriormente.
As, en nuestro ejemplo, consignamos en la gua de remisin la
direccin de entrega de cada cliente as como el comprobante de pago
que sustenta la operacin de venta, de modo que, cuando se produzca
una intervencin de la Sunat, la cantidadfsicade balones de gas que
se encuentren transportando en ese instante ser igual a la cantidad
de facturas que an no han sido entregadas, por las que ya lo
fueron, el cargo de entrega del comprobante de pago, ser evidencia
que sustente la diferencia. En el momento de la intervencin se debe
contar con el original y la copia Sunat de los bienes que an no se
han entregado.
Otra caracterstica a destacar en el Grfico 4, est relacionada
con el dato del Punto de partida, en nuestro ejemplo esta coincide
con la direccin del punto de emisin del comprobante
(Av.Brasil4589), permitindose en estos casos, que aquel dato no sea
necesario consignar, por ello, hemos puesto para fines didcticos la
leyenda "En blanco", entendindose que en esta zona se puede dejar
as, -no que se vaya a escribir esetexto-.
Transbordos programados a otras unidadesCaso:La empresa Hijos
del Rmac S.A. con sede en Lima va a efectuar el traslado de bidones
de combustible a la ciudad de Pasco. El traslado se iniciar en Lima
partiendo de esta con una unidad propia, luego en la ciudad de
Huancayo la carga se transbordar a otra unidad, propiedad de
Empresa de Transportes Torres S.A., siendo esta quien culminar la
operacin.Se pide confeccionar la gua de remisin
remitente.Datos:
Solucin:En el caso de los traslados en los que existe
unaprogramacinde transbordos a efectuar, el remitente debe
consignar de manera obligatoria, los puntos de partida y de destino
de cada uno de los tramos o puntos de transbordo que se efectuarn.
Asimismo consignar de forma obligatoria los datos de la marca,
nmero de placa, licencia de conducir de la unidad, nmero de
constancia de inscripcin del vehculo en el Ministerio de
Transportes yComunicacionesde ser el caso-, que efectuar el
transporte en las subsiguientes etapas del traslado. En nuestro
ejemplo hemos consignado la denominacin social de la entidad que
brindar el servicio luego del transbordo, este es un dato
voluntario que bien se pudo dejar en blanco si as se dispona.El
caso de los transbordos no programados es bastante parecido, la
gran diferencia est basada en la ocurrencia de un hecho fortuito
(se descompone el vehculo, se siniestra ste, etc.) que obliga a
trasladar los bienes a una nueva unidad. En este tipo de
situaciones ni siquiera se encontraba prevista la posibilidad de
una unidad vehicular adicional, por lo que no habra gua de remisin
en blanco que se pudiera llenar. El reglamento de comprobantes de
pago seala en el segundoprrafodel numeral 2.2 del artculo 20 lo
siguiente"En el caso de transporte privado, si el remitente, por
causas no imputables a ste, se viese obligado a transbordar los
bienes a otra unidad de transporte, sea la nueva unidad del mismo
sujeto o se contrate el servicio de un tercero, se indicar en la
misma gua de remisin del remitente, el motivo del trasbordo y los
datos de identificacin de la nueva unidad de transporte y del nuevo
conductor; de contratar el servicio de un tercero, se indicar adems
los apellidos y nombres, o denominacin o razn social y el nmero de
RUC del nuevo transportista, el cual no se encuentra eximido de la
obligacin de emitir la gua de remisin del transportista".Si el
vehculo que ha recibido la carga de la unidad de transporte que
empez el trayecto y esta ltima pertenecen a la misma entidad,
seguiremos en el mbito de un transporte privado, teniendo la nueva
unidad de transporte que contar con una nueva gua de remisin
indicando como punto de partida el lugar donde recogi los bienes as
como las razones del transbordo. Si el transbordo se realiza hacia
un vehculo que pertenece a una empresa de transporte nos
encontraremos ahora en una modalidad de transporte pblico.
3.2) GUA DE REMISIN TRANSPORTISTALos obligados a emitir este
tipo de gua son los sealados en el acpite 4.2 del presente trabajo.
En el Grfico N 6 encontramos un modelo estndar de Gua de remisin
Transportista. Muy importante de destacar es la disposicin que
seala que cuando el remitente es un obligado a elaborar la gua de
remisin remitente solo se deber consignar la serie y nmero de este
documento o la serie y nmero del comprobante de pago que de acuerdo
a lo que dispone el Reglamento permite sustentar el traslado de los
bienes, en aquellos casos, que se brinde el servicio a sujetos no
obligados a emitir guas de remisin remitente, el transportista se
encuentra obligado a detallar el bien que se est transportando
(descripcin, unidad de medida, cantidad).Por ello, en nuestro
ejemplo, la zona destinada a la descripcin del bien se encuentra en
blanco, ya que esos datos se encuentran consignados en la gua de
remisin remitente, por ello, a efectos de duplicar informacin, en
la gua del transportista bastaba con hacer referencia a la gua de
remisin remitente.
Grfico N 6Obligados a emitir Guas de RemisinEl Reglamento de
Comprobantes de Pago, identifica a los sujetos que se encuentran
obligados a emitir la gua de remisin, esto permite identificar al
responsable de la emisin o de la correcta emisin de este tipo de
documento, as asignada la responsabilidad, la infraccin que pudiera
cometerse en relacin con el traslado de los bienes se impondr a
este sujeto.
4.1) Traslado bajo la modalidad de transporte privado:
Propietario o poseedor del bien:La propiedad y la posesin son
dosderechosreales regulados por elCdigo Civil. As, en el artculo
923 de la norma mencionada se define la propiedad como "el poder
jurdico que permite usar, disfrutar, disponer y reivindicar un
bien". En el caso de la posesin, el artculo 896 del mismo cuerpo
normativo se seala que "es el ejercicio de uno o ms poderes
inherentes a la propiedad".En consecuencia es importante
establecer, sin ningn tipo de duda, quin es el propietario o
poseedor de los bienes en el momento del traslado ya que el defecto
que pudieran tener las guas de remisin remitente determinarn la
imposicin de una sancin al propietario o poseedor de los bienes.Por
ello, no se debe ser tan ligero al momento de acceder a entregar
una gua de remisin ya que en ese acto el emisor est sealando que l
es el propietario o poseedor de los bienes, por tanto, la multa le
ser impuesta a ste.Cuando una operacin de venta se pacta con las
condiciones "Entrega en el domicilio del cliente" o "Entrega por
cuenta del vendedor" implicar que quien efecta la venta se ha
comprometido con el traslado de los bienes de modo que ser l quien
elabore la gua de remisin y asumir losriesgosdel mismo
(infracciones, accidentes, robos y otros). Si una operacin se pacta
con las condiciones "El cliente recoge" ser el comprador quien debe
elaborar la gua de remisin ya que al salir los bienes de las
instalaciones del vendedor elderecho de propiedadsobre estos, es
del cliente.
4.2) Traslado bajo la modalidad de transporte pblicoEste tipo de
traslado se caracteriza por que el transporte lo efecta un tercero,
el cual brinda el servicio de transporte como una actividad
empresarial obteniendo una retribucin por el servicio brindado,
esta persona o entidad es denominada por el Reglamento como
transportista.
Dos guas de remisin: Transportistas y remitenteEn el traslado
pblico de bienes es obligatorio que este se sustente con dos guas
de remisin, la del remitente y la del transportista, por cuestiones
obvias, dada la naturaleza de la prestacin, ser este ltimo quien
lleve y potencialmente tenga que mostrar las guas si la unidad es
intervenida por algn control de la Sunat. Los defectos que pudieran
tener alguna de estas afectarn al sujeto que se encontraba obligado
a su elaboracin.Tomar en consideracin que la gua de remisin del
transportista se emite cuando se presta un servicio de transporte,
de modo que este tipo de entidades, cuando tengan que movilizar sus
propios bienes, debern emitir una gua de remisin remitente, ya que,
al no estar brindando ningn servicio, estn realizando un transporte
privado.
Requisitos adicionales5.1) Antes del inicio del trasladoEn este
punto ha debido quedar claro que la emisin de la gua de remisin
debe efectuarse antes del inicio del traslado, sin embargo subyace
la cuestin, qu significa "antes del inicio del traslado"?, al
respecto existe elInformeSunat N 060-2003/Sunat que seala lo
siguiente:
Informe SunatAlcance del trmino "traslado"SUMILLA: El traslado
se debe considerar iniciado con la salida de los bienes del
establecimiento que constituya el punto de partida y concluido con
la llegada de stos al establecimiento que constituya el punto de
llegada.
En el supuesto que los bienes son depositados en un almacn de
propiedad de quien realizar el transporte, con anterioridad a que
se inicie el traslado, nada obsta para que la Administracin exija a
quien est en posesin de los bienes que acredite dicha posesin
mediante ladocumentacinsustentadora correspondiente.
En el supuesto que los bienes han arribado al punto de llegada
pero an no han sido retirados de ste, debe exigirse la presentacin
de la gua de remisin, toda vez que sta ya ha sido emitida a fin de
sustentar el traslado efectuado.
Original firmado por
CLARA URTEAGA GOLDSTEINIntendente Nacional Jurdico
Adems de lo sealado en el informe citado, se debe tener en
cuenta que debe existir un plazo razonable de diferencia de tiempo
entre el momento de elaboracin de la gua de remisin y el momento
del traslado.As, en unradiourbano, por ejemplo, un traslado que
parte del Cercado de Lima al distrito de Chorrillos, la gua de
remisin se confeccion el 10/08/2009 y el transporte se estaba
realizando, cuando la unidad que lo realizaba fue intervenida por
la Sunat, el da 13/08/2009, esa diferencia de tres das no se
justifica debido a que la distancia entre estos dos puntos de la
ciudad de Lima pueden ser cubiertos en la peor de las situaciones
en unos 60 minutos, por lo tanto, si la unidad de transporte
hubiera sido intervenida se detectara con que su gua de remisin no
cuenta con un dato exigible por las normas: le falta el dato de la
fecha del inicio del traslado, ya que como sealamos si la unidad es
intervenida el 13/08/2009 y tiene consignada como fecha de emisin
el 10/08/2009 y los puntos de partida y de destino se encuentran
separados por una distancia que se puede cubrir en una hora,
tenemos que a esta gua le est faltando la fecha de partida.
5.2) Durante el traslado de los bienesVan a existir situaciones
especiales en las cuales por causas que no pueden ser atribuidas al
remitente o al transportista los bienes no pueden ser entregados al
destinatario (el local se encuentra cerrado, el cliente no se
encuentra conforme con los bienes remitidos, la operacin de venta
es anulada, etc.), en estos casos, la norma dispone que, sea que se
trate de un transporte pblico o privado, que en el mismo momento
que se produzca el hecho que genere la imposibilidad, se deber
consignar en la misma gua de remisin los nuevos puntos de partida y
de destino, indicando el motivo de la interrupcin del traslado.
INFORME N 094-2007-SUNAT/2B0000Modificacin del punto de destino
por causas no imputables al remitente o transportistaSumilla:El
nuevo punto de llegada que se debe consignar en las guas de remisin
(Remitente y/o Transportista), en caso que el transportista o el
remitente se viesen imposibilitados de entregar al destinatario los
bienes trasladados, por causas no imputables a ellos, no debe
coincidir necesariamente con un establecimiento anexo de dicho
destinatario.
Modelo De Gua De Remisin Con Anotaciones Por Encontrarse El
Local Del Destinatario Cerrado PorParoRegional
Caso:La empresalimea Gorka S.A. ha efectuado una transaccin
deventadebienes, comprometindose a entregar los bienes a sucliente,
laempresaSantos S.A., que tiene su domicilio en la ciudad de Ica,
el da 14/08/2009. El da sealado, el vehculo enviado a cumplir con
la entrega arriba a su destino, pero las instalaciones se
encontraban cerradas en previsin de daos que pudieran ocurrir por
los desmanes que una convocatoria de paro estaba generando en la
zona.Ante esta situacin y sabiendo que el paro culminaba ese da,
laoficinaprincipal en Lima ordena al transportista que alquile un
espacio en una cochera y que al da siguiente, luego de normalizadas
las actividades, entregue los bienes, lo cual efectivamente
sucede.Cmo debera confeccionarse esa gua de remisin?
Solucin:El artculo 20 numeral 2.1 del Reglamento de Comprobantes
de Pago establece que en situaciones no atribuibles al
transportista o remitente, existieran circunstancias que
imposibiliten la entrega de los bienes y que por ello deban partir
a otro punto distinto, en el momento que se produzca este hecho se
deber consignar en la gua de remisin (transportista o remitente) el
nuevo punto de partida y de destino indicando a la vez las razones
de la interrupcin del traslado.
Conclusiones La gua de remisin no es considerada un comprobante
de pago pero nos ayuda a sustentar traslados de bienes. La gua de
remisin es sustentada por lacontabilidad, quien la emplea como
sustento de los egresos delalmacnvinculando una salida de bienes
que debe ser anotada en unlibrodeinventario. La gua de remisin
remitente as como la gua de remisin transportista no pueden
consignar un peso aproximado de los bienes materias de traslados.
De procederse de esa manera, los referidosdocumentosno reunirn los
requisitos y caractersticas para ser considerados guas de remisin.
Las guas de remisin son empleadas fundamentalmente para el descarte
deoperacioneseconmicas que no tributan. De manera general las guas
de remisin contendrn lainformacinsobre el remitente de la
mercadera, el destinatario y ladescripcinde la misma, de acuerdo al
formato.
Recomendaciones Es importante que al hacer el traslado de
bienes, estos debern ser acompaados por la gua de remisin para
evitar una posible multa o en su defecto el comiso de los mismos.
Para realizar eltransporteprivado se debe llevar a cabo en unidades
propias de los comerciantes. Las guas de remisin no deben tener
tachones ni enmendaduras puesto que crean confusin y pierden
validez. Cuando se efecte el traslado de bienes entre locales
anexos, estos deben encontrarse declarados previamente en
elRegistrosnico de Contribuyentes.
NOTA DE CRDITOCONCEPTOEs aquel documento comercial emitido por
el vendedor en el cual se detallan conceptos por los que un
comprador dispone de crdito a su favor en su cuenta comercial. Es
un documento registrable y siempre genera un saldo positivo para el
cliente.Casos en los que se emite Errores de facturacin: Se factur
un importe superior y luego se lo corrige con NC. Aplicacin de
bonificaciones y/o descuentos Devoluciones Casos de roturas de
mercaderaDIFERENCIA CON LA CARTA DE CRDITOLa carta de crdito no
tiene nada que ver con la nota de crdito. La primera es un
documento que constituye un instrumento de pago utilizado en
operaciones de comercio exterior, en cambio la segunda, como
dijimos es un documento que expresa un saldo a favor para el
cliente en operaciones comerciales corrientes.DIFERENCIA CON LA
NOTA DE DEBITOLa nota de debito es un documento comercial emitido
por el vendedor en el cual se detallan cargos por diferentes
conceptos hacia el comprador lo que constituye una deuda a pagar de
este ltimo o una disminucin de su saldo en cuenta corriente.EJEMPLO
DE UTILIZACINUn caso comn es la devolucin de productos, por ejemplo
en un negocio de indumentaria al realizar el pedido de la ropa, la
misma se abona con una factura. Al llegar la mercadera se advierte
que unas camisas llegaron con roturas y manchas por lo que se las
enva nuevamente al proveedor y este mismo emite una nota de crdito
por el valor de las mismas y la entrega al comprador.
CMO SE CONFECCIONA?Lanota de crditoes eldocumento
administrativoms utilizado para asentar sobre el papel los
movimientos que se ejecutan sobre una transaccin anterior, que, por
lo general, fue registrada en una factura perteneciente a una caja
ya cerrada.Fundamentalmente se utiliza para remendar errores de
facturacin, otorgar beneficios no contemplados de antemano o
reflejar la concesin de un reintegro ante la devolucin de una
determinada mercadera por parte del cliente.A pesar de su uso
extendido y obligatorio en ciertas circunstancias surgen muchas
dudas en relacin a su expedicin, las cuales podrn ser evacuadas a
travs de este artculo.En primer lugar, se debe conocer que los
nicos responsables de la emisin de una NC son los vendedores de
bienes o los proveedores de servicios, ya sean los propietarios de
un comercio, las autoridades de una empresa o los empleados. Sern
ellos los encargados de completar este instrumento administrativo
para disminuir un monto en una ocasin dada.Hay varias situaciones
que motivan a la emisin de una nota de crdito. Entre los ms
frecuentes, se cuentan: rebajas no consideradas en la factura
original, diferencias entre el precio real y el importe cobrado,
rotura de un producto no entregado pero ya abonado por el
consumidor, necesidad de restituir una mercadera por la cual el
cliente exige reembolso, aplicacin de un beneficio o descuento en
una fecha posterior al labrado de un recibo, entre otros.Ante
cualquiera de estas circunstancias, quien tenga que expedirla deber
considerar una serie de datos que no pueden faltar en este
documento escrito, que tendr como destinatario a su
cliente.Principalmente, tendr que prestar atencin a: la razn social
de quien emite la NC, junto con la clave de identificacin
tributaria, el domicilio de la casa central o de las sucursales (en
caso de que las tuviera), la ciudad donde est radicado el negocio o
la empresa firmante y el rubro en el que se enmarca.Tambin deber
contemplar la inclusin del nmero de telfono, la casilla de correo
y/o la direccin de e-mail.Respecto del tenedor de lanota, ser
conveniente que escriba nombre y apellido, si se trata de una
persona fsica, o identidad legal, si se refiere a una persona
jurdica; nmero de cliente (si existiera) y suficiente informacin de
contacto.Una vez revisada esta fase, el emisor no podr olvidar: la
remisin a la factura que se confeccion en la operacin original (con
fecha, producto/s e importe), el concepto por el cual se recurri a
la nota de crdito y el monto correspondiente a la disminucin que se
efecta.En sntesis, si usted internaliza estas recomendaciones
cuando est al frente de un mostrador, no tendr problemas ni con sus
clientes ni con las rendiciones exigidas por el rea contable.
DIFERENTES TIPOSDe acuerdo a su definicin ms amplia, lanota de
crdito es un documentoa travs del cual se informa la disminucin de
un determinado valor numrico.Sin embargo, la utilizacin de este
recurso en distintos mbitos ha dado lugar a confusiones y dudas que
este artculo pretende despejar.LANCCOMERCIALEn el rea de los
negocios y las empresas, laN/Ces un elemento sumamente utilizado,
no slo como documento capaz de garantizar trasparencia en el manejo
interno de la compaa sino para respaldar ante la ley una parte de
las operaciones comerciales que se realizan.Desde esta perspectiva,
puede ser definida como un documento registrable que origina una
disminucin a favor del comprador (o deudor) en una determinada
cuenta o cargo.Regularmente, es un instrumento que se emplea para
anular facturas incluidas en cajas que ya fueron cerradas, es
decir, cuando se precisa introducir una modificacin en el monto
final de un recibo expedido con anterioridad a la fecha en
curso.Algunos de los casos que requieren su utilizacin son: rotura
de mercadera ya vendida, rebaja de precios, descuentos especiales,
devoluciones y reembolsos y correcciones por exceso de
facturacin.Vale destacar que en la confeccin de unaN/Cno se deben
olvidar los siguientes datos: referencia a la factura de origen con
numeracin, fecha de emisin, concepto, importe total y monto de
disminucin.Tampoco puede faltar la informacin relacionada con el
cliente que recibe el beneficio y la empresa o comercio que lo
otorga.Por ltimo, con el afn de prevenir un desconcierto en torno
al tema, cabe recordar que esta herramienta comercial tambin recibe
el nombre de nota de crditoadministrativa.LANOTA DE
CRDITOBANCARIATambin conocida como boleta de depsito, laN/Cbancaria
es el documento que un banco entrega a sus clientes como constancia
de haber recibido una determinada cantidad de dinero.El empleado
que la expida deber incluir: el nombre de la entidad bancaria, la
identidad de la persona que realiza el depsito, el importe de la
operacin en letras y nmeros, la especificacin sobre la forma (si se
trata de efectivo o cheques, por ejemplo) y el lugar y fecha de la
transaccin.Sin embargo, cabe aclarar que el concepto se aplica
adems a una comunicacin por escrito que el banco realiza para
informarle a su cliente que ha agregado valores a su cuenta, por
caso, en concepto de intereses.CASOS EN LOS QUE SE UTILIZAAunque
sus motivos pueden ser varios y variados, y cada ocasin es
particular, en las ciencias econmicas se tienden a agrupar los
casos en los que se recurre a la NC en cinco oportunidades
diferentes, contribuyendo con su expresin y estudio. Detallemos
estas clasificaciones.- DescuentosLa NC tiene su esencia contable y
tributaria. Algunas empresas suelen descontar porcentajes a sus
mejores clientes, o a quienes compran por grandes volmenes. Sin
embargo, por cuestiones propias de la administracin, y dependiendo
las formas de asentamiento en los libros contables, es comn que la
clientela perciba el beneficio posteriormente y a travs de una NC.-
RebajasSegn el rubro y el acuerdo al que hayan llegado las partes,
puede necesitarse modificar los precios de los productos. Por
ejemplo, algunos comercios de ropa arreglan con sus proveedores la
compra de un volumen de vestimenta de verano incluyendo una
clusula: en caso de no lograr el objetivo de ventas y deber
recurrir a una liquidacin ante la inminente llegada del otoo, el
proveedor rebajar el costo. Con el pago principal por parte del
cliente consumado, la solucin es la nota de crdito.-
BonificacionesAlgunas empresas motivan a sus clientes para llegan a
un nivel alto de compras. Significarles un cierto grado de ingresos
es retribuido con mejores plazos, mayor cantidad de mercadera,
menores intereses en la financiacin o descuentos en los precios. En
los ltimos dos casos, se concede una NC a favor del cliente, dado
que la contabilidad requiere registrar los dos asientos por
separado (las ventas y sus ingresos por un lado, y los descuentos
por el otro).- DevolucionesToda produccin en serie est expuesta a
fallas o mermas en la calidad. Cuando los productos entregados no
cumplen con los requisitos mnimos, el vendedor resarce al cliente
con nueva mercadera, o le devuelve el equivalente en dinero a travs
de la nota de crdito. Generalmente esto ltimo ocurre cuando las
circunstancias del mercado cambian (por ejemplo, en las prendas
puede que cambie la temporada, y al cliente ya no le sirvan nuevos
trajes de bao), y tambin en los casos que el cliente no es
frecuente, o sus compras son eventuales. Si el comprador solicitara
todos los meses nuestros productos, probablemente se arreglara
compensando con productos en la entrega siguiente, o realizndole un
descuento, tambin con NC, en ese pedido.PREGUNTAS FRECUENTES SOBRE
ESTE DOCUMENTO 1 Para qu sirve unanota de crdito?Es un documento
comercial, complementario a la factura, que se utiliza con el
objeto de reducir el monto fijado en un recibo emitido con
anterioridad.
2- Quines deben expedir unaNC?La tarea est a cargo de los
vendedores o prestadores de servicios, quienes dispondrn de este
documento ante la necesidad de disminuir un valor por una
circunstancia dada.3 Ante qu eventualidades se debe emitir?La
disminucin en el valor de una factura puede ser necesaria por
diferentes motivos: que existan diferencias entre el precio real y
el monto cobrado, que se deseen otorgar descuentos o bonificaciones
luego de haber confeccionado el ticket o que el comercio o empresa
precise restituir una determinada suma a un cliente que le devolvi
una mercadera (cualquiera fuera la causa).4 Qu relacin puede haber
entre unanota de crditoy una nota de dbito?Ms all del vnculo
conceptual que las une, el nico vnculo que tienen entre s radica en
que la primera podr ser utilizada para subsanar la incorrecta
emisin de la segunda.5 Qu errores de una factura se pueden
rectificar mediante unaNC?Este recurso es til nicamente para
enmendar fallas cometidas en lo que respecta a: rol nico
tributario, domicilio, comuna/municipio o giro.6 Qu datos deben
figurar s o s?En su expedicin, no deben faltar: la razn social del
emisor, la clave de identificacin tributaria, el domicilio de la
casa central y las sucursales, la ciudad donde est radicado el
comercio o empresa y el giro del negocio. Adems, si corresponde, se
debern incluir el telfono, casilla de correo o e-mail.7 Existen
otras referencias que se deban incluir en la emisin de este
documento?Se recomienda agregar la identidad y los datos del
destinario, la fecha y el concepto por el cual se expide.
8 Hay plazos para la emisin de unaNC?No, pero deben considerarse
las implicancias del IVA transcurrido un tiempo determinado.9 Se
puede aplicar simultneamente a varias facturas?Sin ningn problema,
ya que no existen disposiciones reglamentarias ni legales que lo
impidan.10- Es vlido emitir dos o ms notas de crdito asociadas a
una misma factura?No hay obstculos concretos en ese sentido.
NOTA DE DBITOEs un comprobante que una empresa enva a su
cliente, en la que se le notifica haber cargado o debitado en su
cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica
en la misma nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o
saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturacin, inters
por mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique
el incremento del saldo de una cuenta.Funcin de la Nota de DbitoEs
el documento que enva un comerciante a su cliente, en la que le
notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma
o valor, por el concepto que la misma indica. Este documento
incrementa la deuda, ya sea por un error en la facturacin, inters
por pago fuera de trmino, etc.En qu casos se usa la Nota de
Dbito
En los bancos: Cuando se carga al cliente de una comisin o
sellado que se aplic a un cheque depositado y girado sobre una
plaza del interior.En los comercios: Cuando se pag el flete por
envo de una mercadera; cuando se debitan intereses, sellados y
comisiones sobre documentos, etc.Cuando el vendedor quiere poner en
conocimiento al comprador de que ha cargado en su cuenta un importe
determinado, emite una Nota de Dbito. Las causas que generan su
emisin pueden ser: Error en menos en la facturacin. Intereses.
Gastos por fletes. Gastos bancarios, etc.
Datos Obligatorios de la Nota de DbitoNmero de cliente, nombre y
apellido, hacer referencia a una factura, numeracin, importe,
cantidad que devuelves, importe total.Cul es la informacin bsica
que debe tener la Nota de DbitoLas notas de dbito deben contener
informacin del emisor, de los costos, gatos o intereses, del
comprobante de venta al que hace referencia e identificacin de
quien la recibe; as como los datos de la autorizacin y de su
caducidad. Los elementos mnimos son los que se detallan a
continuacin.
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